Leseprobe - HERDT

Fachpraxis
Helga Bernhauser,
Barbara Hirschwald
1. Auflage, 2009
ISBN 9783941132481
Textverarbeitung – Standardsoftware –
Büropraxis
Schülerbuch
BSRPFP
I
Inhaltsverzeichnis
1
Internet und Dateiverwaltung ......................................................7
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
2
Mit 10 Fingern schreiben ..............................................................27
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
2.11
2.12
2.13
2.14
2.15
3
Funktion, Stil und Elemente eines Protokolls.............................................................75
Text mit Tabulatoren ausrichten .................................................................................78
Aufzählungen und Nummerierungen .......................................................................81
Rechtschreibprüfung und Thesaurus ..........................................................................86
Silbentrennung (Worttrennung) .................................................................................89
Kurz zusammengefasst ................................................................................................92
Projekt: Protokoll aus Notizen anfertigen..................................................................93
Lernfortschritt ..............................................................................................................94
Erfolgreich bewerben....................................................................95
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4
Die Tastatur als Eingabegerät .....................................................................................29
Die Tasten der Grundreihe ..........................................................................................30
Mit Word arbeiten .......................................................................................................36
Ergonomische Sitz- und Handhaltung ........................................................................39
Die Großschreibung .....................................................................................................40
Die Satzzeichen ............................................................................................................42
Text markieren und formatieren.................................................................................44
Die Tasten der Oberreihe und das ß ..........................................................................46
Die Tasten der Unterreihe ..........................................................................................53
Formatierungen über das Menü FORMAT.................................................................59
Die Ziffern und Zeichen .............................................................................................61
Sonstige Zeichen, dritte Belegungsebene und Nummernblock...............................63
Autorenkorrekturzeichen...........................................................................................69
Projekt: Text schreiben, korrigieren und formatieren ..............................................71
Lernfortschritt .............................................................................................................72
Ein Besprechungsprotokoll anfertigen ........................................73
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
4
Informationen aus dem Internet verwenden...............................................................9
Wie funktioniert das Internet?....................................................................................15
Ordner anlegen und bearbeiten .................................................................................21
Kurz zusammengefasst ................................................................................................24
Projekt: Die Angebote verschiedener Provider vorstellen.........................................25
Lernfortschritt ..............................................................................................................26
Werbung in eigener Sache – Ihr Lebenslauf...............................................................97
Der Lebenslauf in Tabellenform................................................................................101
Das Anschreiben – der Brief in die Zukunft .............................................................107
Das Deckblatt .............................................................................................................112
Bewerbungsfoto, Anlagen, Bewerbungsmappe ......................................................116
Kurz zusammengefasst ..............................................................................................121
Projekt: Expertenpuzzle zur Bewertung der Bewerbungsunterlagen....................122
Lernfortschritt ............................................................................................................124
© HERDT-Verlag
I
5
Geschäftsbriefe gestalten ..........................................................125
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
5.9
6
Postbearbeitung ..........................................................................155
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
7
Hotelpreise in Excel eingeben und formatieren ......................................................183
Übernachtungskosten berechnen .............................................................................187
Excel-Tabellen für den Ausdruck optimieren ...........................................................192
Reisetage aus Datumsangaben berechnen ..............................................................195
Reisezahlen als Diagramm darstellen .......................................................................198
Kurz zusammengefasst ..............................................................................................204
Projekt: Übernachtungszahlen als Diagramm darstellen ........................................205
Lernfortschritt ............................................................................................................206
Erfolgreich präsentieren ............................................................207
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
8.7
8.8
8.9
9
Die Post ist da!............................................................................................................157
Wohin mit den Schriftstücken? .................................................................................160
Datenschutz und Persönlichkeitsrecht......................................................................165
Serienbriefe versenden .............................................................................................167
Textbausteine als AutoTexte speichern.....................................................................174
Kurz zusammengefasst ..............................................................................................178
Projekt: Einen Werbebrief verschicken .....................................................................179
Lernfortschritt ............................................................................................................180
Mit Excel Preise berechnen und Diagramme darstellen ..........181
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
7.8
8
Geschäftsbriefe – alles hat seinen Platz....................................................................127
Seitenränder und Briefkopf.......................................................................................129
Postanschrift und Anschriftfeld.................................................................................135
Informationsblock und Bezugszeichenzeile .............................................................140
Betreff, Anrede, Unterschrift, Anlagen, Geschäftsangaben ...................................144
Dokumentvorlage für Geschäftsbriefe anlegen ......................................................150
Kurz zusammengefasst .............................................................................................152
Projekt: Reiseanfrage und Reiseangebot .................................................................153
Lernfortschritt ............................................................................................................154
Eine Präsentation planen...........................................................................................209
Eine einfache Bildschirmpräsentation erstellen .......................................................211
Das Design auswählen und bearbeiten ....................................................................215
Diagramme in PowerPoint erstellen .........................................................................218
Animationen, ClipArts und Multimedia-Elemente ..................................................221
Begleitmaterial drucken – Präsentation vorführen ................................................224
Kurz zusammengefasst ..............................................................................................230
Projekt: Präsentation zur Marktforschung ..............................................................231
Lernfortschritt ............................................................................................................232
Einen Büroarbeitsplatz beschreiben ..........................................233
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
Projekt: Büro einrichten ............................................................................................235
Projekt: Computerarbeitsplatz ausstatten................................................................236
Projekt: Büromaterial beschaffen .............................................................................237
Projekt: Kommunikation im Büro organisieren .......................................................238
Hinweise zur Projektarbeit ........................................................................................239
Stichwortverzeichnis ........................................................................240
Tastatur ..............................................................................................243
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5
5
Geschäftsbriefe
gestalten
5
Geschäftsbriefe gestalten
Situation
Katrin Kühn ist im 2. Ausbildungsjahr und hat die meisten Abläufe im Büro kennen
gelernt. Jetzt wird sie selbstständig Kundenanfragen beantworten. Viele Kunden
fragen zunächst formlos per EMail an. Solche Anfragen werden auch häufig per
EMail beantwortet. Wenn es aber um eine vertragliche Vereinbarung geht, wie
z. B. ein verbindliches Angebot für eine Reise, dann schreibt sie einen Brief auf
dem Briefpapier ihrer Firma. Heute bittet ein Kunde um ein Angebot für seinen
geschäftlichen Aufenthalt in Kaiserslautern.
Lernziele
DINRegeln für
Geschäftsbriefe richtig
anwenden
Empfängerangaben
normgerecht eingeben
und platzieren
Kopf und Fußzeilen für
Briefkopf und Geschäfts
angaben nutzen
Informationsblock und
Bezugszeichenzeile als
Tabelle formatieren
Falzmarken und Loch
marken für Form A und
Form B positionieren
Höfliche Briefanrede
und Grußformeln
verwenden
Was ist zu tun?
126
Kundenbrief aufmerksam lesen
DINRegeln kennen lernen
Seitenränder, Anschriftfeld und Kommunikationsangaben nach DIN einrichten
Antworttext formulieren
Brief in Word schreiben
Eine Dokumentvorlage anlegen
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5
5.1 Geschäftsbriefe – alles hat seinen Platz
Welche Elemente enthält ein Geschäftsbrief?
Katrin betrachtet aufmerksam den Brief des Kunden. Frau Becker erläutert ihr die
verschiedenen Angaben auf dem Brief und diktiert ihr Stichwörter für den Antworttext.
Sie weist Katrin auf die DINRegeln hin, die für Geschäftsbriefe einzuhalten sind.
Zuerst lernt Katrin alle wichtigen Elemente eines Geschäftsbriefes kennen und informiert
sich über deren Funktion.
Briefkopf in der
Kopfzeile
Postanschrift des
Absenders
Anschriftfeld
Infoblock
Betreff
Anrede
Brieftext
Unterschriftenblock
Geschäftsangaben
in der Fußzeile
Bei den meisten Angaben hat Katrin schnell verstanden, warum sie für einen Geschäfts
brief wichtig sind. Bei den Geschäftsangaben wird sie später im Internet recherchieren,
welche Angaben die Firmen auf ihre Briefe schreiben müssen.
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127
5
Geschäftsbriefe gestalten
Welche Normen regeln den Briefverkehr?
Katrin hat den Inhalt des Antwortbriefes notiert, nun geht es an die Formatierung. Es
gibt einige Regeln, die man hierbei einhalten muss, z. B. damit die Adresse im Fenster
des Briefumschlages zu sehen ist. Diese Vorgaben werden in der DIN 5008 und in der
DIN 676 geregelt.
Die DIN 5008 legt unter anderem die inhaltliche
Gestaltung von Briefteilen, wie Angaben zum
Absender und Empfänger, Betreff und
Anrede, fest.
In der DIN 676 werden die Größe und die Posi
tion des Anschriftfeldes bzw. der Falzmarken
definiert. Mithilfe von Falzmarken lassen sich
Briefe so falten, dass sie problemlos in die ent
sprechenden Standardbriefumschläge passen.
A1
Papierformate werden in der DIN 476 festge
legt. Besondere Bedeutung kommt hierbei
den Papierformaten der DINAReihe zu. Das
größte Papierformat der DINAReihe wird als
DIN A0 bezeichnet. Es misst 841 x 1189 mm.
A3
Wird ein Blatt der DINAReihe halbiert,
erhalten Sie das Format mit der nächsthöheren
Ziffer. So wird aus dem Format DIN A0 das
Format DIN A1, aus dem Format DIN A1 wird
das Format DIN A2 usw.
A5
A7
A6
A2
A4
Papierformate der DINAReihe
Wichtig!
Geschäftsbriefe werden in der Regel auf DINA4Papier verfasst. DINA4Papier
misst 210 x 297 mm.
Aufgaben
1 Was unterscheidet einen Geschäftsbrief von einem privaten Brief?
2 Notieren Sie für jedes Element, welche Probleme auftauchen könnten, wenn dieses
Element im Brief fehlt.
3 Notieren Sie für jedes Element den Zweck, den es im Geschäftsbrief erfüllt.
4 Stellen Sie sich einen dreieckigen Brief mit dazu passendem Briefumschlag vor. Wel
che Probleme würde ein solcher Brief im geschäftlichen Alltag verursachen? Gehen
Sie jede Station durch, die ein Brief durchläuft.
5 Warum ist die genaue Positionierung des Anschriftfeldes wichtig?
6 Welchen Vorteil hat die Einhaltung der Leerzeilen?
7 Welches DINAFormat und welche Seitenlängen in mm hat eine Postkarte?
8 Überlegen Sie, was einen Geschäftsbrief von einer geschäftlichen EMail unterscheidet.
Welche Vor und Nachteile gibt es jeweils?
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5
5.2 Seitenränder und Briefkopf
Verschiedene Arten von Briefbogen
Für Geschäftsbriefe können drei Arten von Briefformen im Format DIN A4 verwendet
werden. Die verschiedenen Briefformen weisen unterschiedliche Einstellungen des obe
ren Seitenrandes auf, wodurch sich die Positionen der einzelnen Briefelemente ändern.
2,7 cm
4,5 cm
Form A
1,69 cm
Form B
Privatbrief
Ob die Form A oder B genutzt wird, hängt von der Größe des Briefkopfes ab. Für Ge
schäftsbriefe mit Firmenname und Logo im Briefkopf wird meistens die Form B genutzt.
Wenn Sie als Privatperson einen Brief an ein Unternehmen schreiben, verwenden Sie die
Einstellungen für einen Privatbrief, wie beispielsweise im Bewerbungsanschreiben.
DINRegeln: Seitenränder
Seitenränder Form A
Form B
Briefbogen ohne
Vordruck
Oben
2,7 cm
4,5 cm
1,69 cm
Unten
abhängig vom Umfang abhängig vom Umfang
nach Bedarf
der Geschäftsangaben der Geschäftsangaben
Links
2,41 cm
2,41 cm
2,41 cm
Rechts
mindestens 0,81 cm
mindestens 0,81 cm
mindestens 0,81 cm
Für den rechten Seitenrand werden meistens 2 cm eingestellt.
Das Reisebüro Krüber verwendet für die Geschäftskorrespondenz Briefbogen, auf denen
sich bereits das Firmenlogo im Briefkopf und die geschäftlichen Angaben in der Fußzeile
befinden. Katrin lernt zunächst Schritt für Schritt, wie sie alle Briefelemente selbst erstel
len kann. Wenn sie das beherrscht, wird sie die vorgedruckten Briefbogen ihrer Firma
verwenden.
© HERDTVerlag
129
5
Geschäftsbriefe gestalten
!
?
„Wie erreiche ich denn, dass bei unter
schiedlich hohen Briefköpfen die Anschrift
immer im Fenster des Briefumschlags zu
sehen ist?“
„Die Briefe werden an verschiedenen Stellen
gefaltet, und zwar an den sogenannten Falz
marken.“
Textbegrenzung anzeigen – Seitenränder eingeben
Mit den Seitenrändern legen Sie fest, welcher Bereich der Seite bedruckt werden soll.
Diesen bedruckbaren Bereich können Sie mithilfe von Begrenzungslinien anzeigen.
Die Begrenzungslinien werden nicht mit ausgedruckt.
Öffnen Sie ein neues WordDokument und wählen Sie EXTRAS – OPTIONEN.
Aktivieren Sie das Kontrollfeld
Textbegrenzungen.
Seitenränder mit eingeblen
deten Textbegrenzungslinien
Nun stellen Sie die Seitenränder für die Form B im Menü DATEI – SEITE EINRICHTEN ein.
oberer Rand: 4,5 cm
unterer Rand: 2,0 cm
linker Rand: 2,41 cm
rechter Rand: 2,0 cm
Speichern Sie das Dokument unter dem Dateinamen AntwortbriefKrüber.doc.
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Der Briefkopf – die „Visitenkarte“ eines Unternehmens
Die erste Seite eines Geschäftsbriefes ist die „Visitenkarte“ eines Unternehmens. Sie
enthält deshalb im Briefkopf den Firmenschriftzug und das Firmenlogo. Daneben können
hier noch weitere Informationen enthalten sein, beispielsweise Telefonnummer und
EMailAdresse. Bei mehrseitigen Briefen werden oft nicht mehr alle Elemente des Brief
kopfes der ersten Seite auf den Folgeseiten eingebunden.
Viele Unternehmen besitzen ein unverwechselbares Erscheinungsbild, das Corporate
Design. Das Corporate Design wird beispielsweise durch einen speziell gestalteten
Firmennamen, ein Logo, eine firmentypische Schrift oder eine besondere Schriftfarbe
verkörpert. Häufig ist es eine Mischung aus Form, Farbe, Schrift und Anordnung.
Wichtig!
Das Corporate Design eines Unternehmens finden Sie auf dem Briefkopf, in der
Werbung, auf den Webseiten und häufig auch auf den Produkten.
Die Kopfzeile einblenden
Der Briefkopf wird üblicherweise in der Kopfzeile gestaltet. Dadurch bleiben die nachfol
genden Briefelemente an ihren exakten Positionen erhalten. Außerdem kann die Kopf
zeile auf der ersten Seite eines Briefes anders gestaltet werden als auf den Folgeseiten.
Wählen Sie den Menüpunkt ANSICHT – KOPF UND FUSSZEILE.
Oberhalb des bedruckbaren Bereiches werden die Begrenzungslinien für die Kopfzeile
eingeblendet und die Symbolleiste erscheint. In der Kopfzeile können Sie die gleichen
Bearbeitungsschritte vornehmen wie im normalen Textbereich.
Tragen Sie in die Kopfzeile den Namen des Unternehmens und die Internetadresse ein.
Gestalten Sie den Schriftzug mit einer passenden Schriftart, Schriftgröße max. 36 pt,
Farbe und Zentrierung.
Zwischen Textbereich und Kopfzeile wechseln
Zwischen der Kopfzeile und dem normalen Textbereich können Sie schnell mit einem
Doppelklick hin und herwechseln, probieren Sie es aus:
Doppelklick in die Kopfzeile, um diese zu bearbeiten
Doppelklick in den Text zur Textbearbeitung
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5
Geschäftsbriefe gestalten
Falzmarken – ein kleiner Strich für den richtigen Knick
Die Falzmarke ist ein kleiner grauer Strich am linken Seitenrand. An der Falzmarke wird
der Brief gefaltet, damit er genau in einen Briefumschlag passt und die Adresse im
Fenster zu sehen ist. Wenn Firmen vorgedrucktes Briefpapier verwenden, ist die Falz
marke häufig aufgedruckt. In Word erzeugen Sie eine kurze Linie, die Sie an der richti
gen Position platzieren.
Falzmarke als Zeichnungsobjekt einfügen
Rufen Sie den Menüpunkt ANSICHT – KOPF UND FUSSZEILE auf, damit die Falzmarke
auf allen Seiten des Dokuments erscheint.
Klicken Sie auf das Symbol
, um die Symbolleiste Zeichnen einzublenden.
Klicken Sie in der Symbolleiste Zeichnen auf das Symbol
und ziehen Sie bei
gedrückter HTaste eine Linie von etwa 0,5 cm Länge auf.
Markierte Linie
Markieren Sie die Linie und rufen Sie den Menüpunkt FORMAT – AUTOFORM auf.
Wechseln Sie zur Gestaltung der Linie ins Register Farben und Linien.
1
Wählen Sie Grau50%.
2
Stellen Sie 0,25 pt
als Linienstärke ein.
Wechseln Sie ins Register Größe.
3
Geben Sie 0,5 cm
als Breite (Länge)
für die Linie ein.
Wechseln Sie ins Register Layout und betätigen Sie die Schaltfläche Weitere, um
die Position der Falzmarke festzulegen. Das Dialogfenster Erweitertes Layout wird
geöffnet.
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© HERDTVerlag
5
1
Geben Sie 0,2 cm als
Abstand von der linken
Blattkante ein.
2
Wählen Sie Seite.
3
4
Geben Sie 10,5 cm als
Abstand von der oberen
Blattkante ein.
Verankern Sie
die Falzmarke am
restlichen Text.
So sieht die fertige Falzmarke aus: nichts weiter als ein kleiner Strich, aber an der
richtigen Stelle.
Falzmarke
Abstände für Falz und Lochmarken von der oberen Blattkante
Neben der oberen Falzmarke können Sie auch eine untere Falzmarke für den zweiten
Knick erstellen. Außerdem erleichtert eine Lochmarke das Abheften eines Briefes.
Markierung
Privatbrief
Form A
Form B
obere Falzmarke
7,69 cm
8,7 cm
10,5 cm
untere Falzmarke
18,19 cm
19,2 cm
21,0 cm
Lochmarke
14,85 cm
14,85 cm
14,85 cm
© HERDTVerlag
133
5
Geschäftsbriefe gestalten
Aufgaben
1 Warum sollten Sie für Geschäftsbriefe einen oberen Seitenrand einrichten, statt die
Adresse mithilfe von Leerzeilen zu platzieren?
2 Was ist das „Corporate Design“ eines Unternehmens? Nennen Sie Beispiele.
3 Benennen Sie die wichtigste Designfarbe folgender Unternehmen:
a) Deutsche Bank
b) Telekom
c) UHU
d) ZDF
4 Zeichnen Sie die Logos der Unternehmen aus Aufgabe 3.
5 Warum ist es sinnvoll, Logo und Firmenname in eine Kopfzeile einzubinden?
6 Sie entwerfen einen Briefbogen mit einem Logo. Das Logo soll im Ausdruck 3,2 cm
hoch sein. Welche Einstellungen für die Seitenränder wählen Sie, damit der Brief
DINkonform ist?
7 Warum ist der Abstand zwischen der oberen Falzmarke und der Lochmarke bei Form
A und Form B verschieden?
Übungen am Computer
1 Richten Sie jeweils ein Dokument mit den Seitenrändern nach Form A und Form B
ein. Speichern Sie Ihre Briefbogen unter den Dateinamen BriefFormA.doc und
BriefFormB.doc.
2 Geben Sie in jedes Dokument einen fiktiven Firmennamen in der Kopfzeile ein und
gestalten Sie die Firmennamen mit Farbe, Schrifttyp, Schriftgrad und Hervorhebung.
3 Erstellen Sie für beide Briefformen jeweils die obere und die untere Falzmarke sowie
die Lochmarke.
4 Drucken Sie beide Dokumente aus.
Lochen Sie ein Dokument und heften Sie es in Ihren Ordner. Sitzt die Lochung an
der richtigen Stelle?
Falten Sie das andere Dokument und überprüfen Sie mithilfe eines länglichen Brief
umschlages (Format DL), ob die Falzmarken an der richtigen Stelle sitzen.
5 Für Experten: Im Dialogfenster Seite einrichten können Sie im Register Format ein
Papierformat auswählen.
Welche Seitenlängen hat das Format Double Postcard?
Ist es möglich, die Postkartengröße als Format auszuwählen? Falls nicht, was können
Sie tun, um dennoch das Postkartenformat einzurichten?
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© HERDTVerlag
5
5.3 Postanschrift und Anschriftfeld
Briefumschläge mit Fenster
Durch die festgelegte Position der Adressangaben im Brief können Briefumschläge mit
Fenster verwendet werden. Häufig benötigte Briefumschlaggrößen sind DL für 3 mal
gefaltete Geschäftsbriefe im DINA4Format und C4 für ungefaltete DINA4Briefe mit
Anlagen wie z. B. einem Katalog.
C4Umschlag 229 × 324 mm
DL 110 × 220 mm
Absender und Anschrift richtig schreiben und platzieren
Im geschäftlichen Briefverkehr werden überwiegend Briefumschläge mit Fenster ver
wendet. Deshalb ist es besonders wichtig, das Anschriftfeld an der richtigen Stelle zu
platzieren. Absender und Empfängeradresse müssen im Fenster sichtbar sein.
DINRegeln: Schriftgröße
Schriftgröße: Postanschrift des Absenders 6 bis 8 pt, bevorzugt 8 pt
Schriftgröße: Empfängeradresse und Brieftext 10 bis 12 pt, bevorzugt 11 pt
Postanschrift des Absenders
1. bis 3. Zeile:
Zusatz und Vermerkzone
4. bis 9. Zeile:
Anschriftenzone
In der Zusatz und Vermerkzone stehen postalische Vermerke, wie z. B. Einschreiben,
Einwurf, Nachnahme oder Nicht nachsenden.
© HERDTVerlag
135
5
Geschäftsbriefe gestalten
Eine Tabelle für Adressen und Kommunikationsangaben anlegen
Katrin versucht verzweifelt, die Position des Anschriftfeldes und die danebenstehenden
Angaben des Informationsblocks mit Absatzschaltungen und Tabulatoren auszurichten.
!
?
„Das Anschriftfeld misst 4 x 8,5 cm und beginnt
bei 3,39 cm vom oberen Blattrand, aber nur bei
Form A, und das Datum steht 12,57 cm vom
linken Rand entfernt und der rechte Rand ist
mindestens 0,81 cm breit! Wie kann ich all
diese Angaben berücksichtigen?“
„Nicht verzweifeln, Katrin. Da gibt’s
einen einfachen Trick: Du legst eine
Tabelle an. Dann hast du Anschriftfeld
und Informationsblock gleich an der
richtigen Stelle!“
Frau Becker berechnet zusammen mit Katrin die Maße für die Tabelle, und alles ist nur
noch halb so schwer. Die Tabelle wird direkt unterhalb der Kopfzeile eingefügt und ist
für Form A und Form B genau gleich. Wofür der Informationsblock genutzt wird, erfah
ren Sie im nächsten Abschnitt.
Tabelle zum Eintragen
der Adressen und
Kommunikationsangaben
Die Tabelle besteht aus zwei Zeilen und drei Spalten und hat folgende Maße:
Spaltenbreite
1. Spalte
2. Spalte
3. Spalte
1. Zeile genau 0,5 cm
8,5 cm
1,66 cm
6,43 cm
2. Zeile mindestens 4,0 cm
8,5 cm
1,66 cm
6,43 cm
Zeilenhöhe
Öffnen Sie Ihr Dokument AntwortbriefKrüber und platzieren Sie den Cursor in die
1. Zeile direkt unterhalb der Kopfzeile.
Fügen Sie eine Tabelle mit zwei Zeilen und drei Spalten ein.
Geben Sie die Zeilenhöhe und die Spaltenbreite gemäß den obigen Angaben ein
(Menüpunkt TABELLE – TABELLENEIGENSCHAFTEN).
Blenden Sie die Rahmenlinien aus.
136
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5
Die Absenderangaben mit Symbolen voneinander absetzen
Die Postanschrift wird direkt unterhalb des Briefkopfes eingegeben. Die Adressbestand
teile werden durch Symbole voneinander getrennt.
Geben Sie in der 1. Zeile Ihrer Tabelle die Absenderangaben der Firma Krüber in einer
Schriftgröße von 8 pt ein.
Setzen Sie den Cursor hinter den Namen und rufen Sie EINFÜGEN – SYMBOL auf.
1
Wählen Sie Wingdings
als Symbolsammlung aus.
2
Klicken Sie auf ein Symbol.
3
Klicken Sie auf
Einfügen und schließen
Sie das Dialogfenster.
Fügen Sie das gleiche Symbol auch zwischen der Straße und der Postleitzahl ein.
Das Symbol können Sie wie jedes andere Zeichen markieren und formatieren.
Vor und nach dem Symbol steht ein Leerzeichen.
Die Anschrift des Empfängers eingeben
Damit das Anschriftfeld im Fenster eines Briefumschlags sichtbar ist, darf es insgesamt
nicht größer als 4 cm x 8,5 cm sein und muss sich an der nach DIN 676 vorgegebenen
Position befinden. Die Tabelle mit dem Anschriftfeld ist richtig positioniert, wenn die
Maße für den oberen Seitenrand mit der Position der Falzmarken übereinstimmen.
Klicken Sie in die zweite Tabellenzeile unterhalb der Absenderanschrift und geben
Sie drei Leerzeilen ein für die Zusatz und Vermerkzone. Tragen Sie ab der 4. Zeile
die Empfängerangaben ein.
© HERDTVerlag
137
5
Geschäftsbriefe gestalten
DINRegeln: Anschriftfeld
Angaben zum Empfänger
Beispiele
Die Anrede lautet Frau oder Herrn. Die Angaben im
Anschriftfeld werden nicht durch Leerzeilen getrennt.
Herrn
Christian Gerber
Am Sportforum 13
04105 Leipzig
Berufs und Amtsbezeichnungen (z. B. Rechtsanwalt,
Staatsanwältin, Direktor, Verkaufsleiterin) stehen hinter
der Anrede.
Herrn Rechtsanwalt
Hermann Schmidt
Akademische Grade (z. B. Prof., Dr., Dipl.Kfm.) werden vor
dem Namen eingegeben und dürfen abgekürzt werden.
Frau
Dipl.Ing. Margit Roth
Wenn der Adressat aufgrund seiner Bezeichnung sofort als
Unternehmen identifizierbar ist, lassen Sie den Zusatz
Firma weg.
Schmidt Computer AG
Geben Sie den Ansprechpartner in einem Unternehmen
unter der Firmenbezeichnung an. Der Brief darf dann auch
von der Posteingangsstelle der Firma geöffnet werden.
ComputerProfis
Herrn Peter Müller
Persönliche Briefe: Nennen Sie den Ansprechpartner vor
Frau
der Firmenbezeichnung, darf der Brief nur von der bezeich Petra Mayer
neten Person geöffnet werden.
ComputerProfis
Eine Abteilungsbezeichnung steht unter dem
Firmennamen.
Schmidt Computer AG
Personalabteilung
Herrn Peter Müller
Großempfänger mit einer eigenen Postleitzahl adressieren
Sie ohne Postfach oder Straße.
Stahl AG
40004 Dortmund
Ortsteilnamen können in einer separaten Zeile über der
Postfach bzw. Straßen und Hausnummerangabe stehen.
Frau
Hanna Müller
Oberbränd
Freiburger Straße 25
79871 Eisenbach
Bei Auslandsanschriften sollten Sie sich an den Absender
angaben des Empfängers orientieren. Der Ort sollte, wenn
bekannt, in der Sprache des Bestimmungslandes geschrie
ben werden, beispielsweise NAPOLI statt Neapel. Das
Bestimmungsland wird dagegen auf Deutsch angegeben.
Bestimmungsland und ort schreiben Sie in Großbuch
staben.
.
.
.
Minna de Loor
Laan van de Vrijheid
9728 GRONINGEN
NIEDERLANDE
Frau Becker bittet Katrin, einen Brief an folgenden Kunden zu adressieren: Ansprech
partner ist Karl Zimmer bei der Firma Messeservice Frankfurt GmbH in der Abteilung
Transport und Logistik. Die Firma hat ihren Sitz in 60323 Frankfurt am Main in der
Bockenheimer Landstraße 98. Der Brief wird per Einschreiben geschickt.
Mithilfe der DINRegeln stellt Katrin die Adressbestandteile in der richtigen
Reihenfolge zusammen.
138
© HERDTVerlag
5
So sieht Katrins Ergebnis aus:
Zusatz und Vermerkzone
Anschriftzone
Übungen am Computer
1 Erstellen Sie je einen Briefbogen in Form A und Form B mit einem fiktiven Firmenna
men im Kopfbereich.
2 Fügen Sie in beide Dokumente eine Tabelle für die Absenderadresse und das An
schriftfeld ein. Tragen Sie Ihre Adresse als Absender ein und trennen Sie die Adressbe
standteile durch eine kleine Raute .
3 Adressieren Sie je einen Brief an die unten aufgeführten Empfänger. Beachten Sie die
Regeln nach DIN für die Reihenfolge der Adressbestandteile. Speichern Sie jeden Brief
unter dem Firmennamen.
a) Form A: Annette Tannenberg, Bankhaus Werner AG, 61200 Frankfurt,
Auslandsabteilung, Postfach 4 58 79
b) Form A: Fachbereich Biologie, Universität Mainz, 55128 Mainz,
Dr. Erik Sternberger, Gresemundweg 2, Nicht nachsenden
c) Form B: Süddeutsche Zeitung GmbH, Redakteur, Thomas Bauer (persönlich),
Postfach 5 89 23, 80321 München
d) Form B: Landesvermessungsamt BadenWürttemberg,
Büchsenstraße 54, 70174 Stuttgart, Präsident Hansjörg Schönherr
e) Privatbrief: Hôtel Les Jardins d’Alésia, Mme Delacroix, 34 , rue d’Alésia,
75014 Paris
4 Öffnen Sie ein Anschreiben, das Sie als Übung in Kapitel 4 erstellt haben (MeinName
Anschreiben).
Fügen Sie eine Tabelle mit zwei Zeilen und einer Spalte für Ihren Absender und das
Anschriftfeld ein. Die Tabelle hat exakt die Breite des Anschriftfeldes.
Tragen Sie Ihren Absender in die 1. Zeile ein und verwenden Sie Symbole, um die
Bestandteile voneinander zu trennen.
Kopieren Sie die Bestandteile der Empfängeranschrift an die richtigen Positionen in
der 2. Zeile der Tabelle.
5 Für Experten: Sie haben alle Formatierungen und Einstellungen nach DIN vorgenom
men. Trotzdem kann es sein, dass die Absenderangabe nicht ganz im Fenster des Brief
umschlages zu sehen ist. Woran könnte das liegen und was können Sie dagegen tun?
© HERDTVerlag
139