Handbuch Dienstplan als pdf

Transcrição

I NH ALT
1.
WAS SIE WISSEN SOLLTEN ................................................................................................................... 2
Aufbau und inhaltliche Konventionen des Handbuches ................................................................................. 2
Typografische Konvention.............................................................................................................................. 2
Symbole .......................................................................................................................................................... 2
Blattschutz - Sicherheit................................................................................................................................... 2
Allgemeines .................................................................................................................................................... 2
2.
BESCHREIBUNG DER ARBEITSOBERFLÄCHE ................................................................................ 2
2.1.
DIE SYMBOLLEISTE >>DIENSTPLAN-EDG<<......................................................................................... 2
2.2.
DAS SYMBOL >>KRONENKREUZ<< ....................................................................................................... 2
2.3.
DAS MENÜ DIENSTPLAN (ÜBERSICHT)................................................................................................... 2
2.4.
WIE KANN ICH EINEN NEUEN DIENSTPLAN (XLS-DATEI) ANLEGEN? ..................................................... 2
2.5.
WELCHE BASISTABELLENBLÄTTER ENTHÄLT EINE JUNGFRÄULICHE DATEI (DP_NEU1)?...................... 2
2.6.
DAS TABELLENBLATT >>PERSONAL<< ................................................................................................. 2
Abbildungen (Screenshots) Tabellenblatt >>Personal<<............................................................................. 2
Detailbeschreibung von dem Tabellenblatt >>Personal<<.......................................................................... 2
Das Tabellenblatt >>Dienste<< ................................................................................................................... 2
Abbildungen (Screenshots) Tabellenblatt >>Dienste<<............................................................................... 2
2.7.
DAS TABELLENBLATT >>MUSTERDIENSTPLAN<<................................................................................. 2
Abbildungen (Screenshots) Tabellenblatt >> MusterDienstplan << ............................................................ 2
2.8.
DAS TABELLENBLATT >>MM-JJJJ<< (MONATSDIENSTPLAN)............................................................... 2
Abbildungen (Screenshots) Tabellenblatt >>1-2008<<................................................................................ 2
Automatische Berechnungen in z4n und z5n .................................................................................................. 2
Wann wird eine automatische Berechnung in der Zelle z4n und z5n nicht durchgeführt? ............................ 2
Wie ist bei Korrektur-Eingaben in Zellen z4n vorzugehen?........................................................................... 2
2.9.
DAS TABELLENBLATT >>SOLL_IST<< ................................................................................................... 2
Abbildungen (Screenshots) Tabellenblatt >>Soll_Ist<<............................................................................... 2
Σ Z DRZ (z3n) in den Spalten >>J, P, V und AB<< (je Quartal).................................................................. 2
ausgezahlt (z2n) in den Spalten >> J, P, V und AB<< (je Quartal).............................................................. 2
2.10. DAS TABELLENBLATT >>MONATSMELDUNGF830<< ............................................................................ 2
Abbildungen (Screenshots) Tabellenblatt >> MonatsmeldungF830<< ........................................................ 2
Beschreibungen (Definitionen) der Kennzahlen (MonatsmeldungF830) ....................................................... 2
2.11. DAS TABELLENBLATT >>MA_BLATT<< ............................................................................................... 2
Abbildungen (Screenshot) Tabellenblatt >> MA_Blatt<< ............................................................................ 2
2.12. DAS TABELLENBLATT >>ND_BLATT<<................................................................................................ 2
Abbildungen (Screenshot) Tabellenblatt >> ND_Blatt<< ............................................................................ 2
2.13. DAS TABELLENBLATT >>RB_BLATT<< ................................................................................................ 2
Abbildungen (Screenshot) Tabellenblatt >> RB_Blatt<< ............................................................................. 2
2.14. DIE SEITENANSICHT >>DRUCK-VORSCHAU (OHNE Z5N)<< ................................................................... 2
2.15. DIE SEITENANSICHT >>DRUCK-VORSCHAU ORG. EINHEIT…<< ........................................................... 2
Handbuch Dienstplan-DW Rev. 2008.11.19.doc
Seite 1 von 38
3.
BESCHREIBUNG DER AKTIONEN (DIENSTPLAN-FUNKTIONEN) .............................................. 2
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
3.7.
3.8.
3.9.
3.10.
3.11.
3.12.
3.13.
4.
MONATS-DP ANLEGEN…....................................................................................................................... 2
DRUCK-VORSCHAU (OHNE Z5N)............................................................................................................. 2
DRUCK-VORSCHAU ORG. EINHEIT… ..................................................................................................... 2
RUHEZEITGESETZ PRÜFEN ...................................................................................................................... 2
MA-BLÄTTER ERZEUGEN…................................................................................................................... 2
NACHTDIENSTÜBERSICHT ...................................................................................................................... 2
RUFBEREITSCHAFTSÜBERSICHT ............................................................................................................. 2
SOLL/IST-ÜBERSICHT NEU GENERIEREN ................................................................................................. 2
MONATSMELDUNG (F830) ..................................................................................................................... 2
AKTIVES BLATT LÖSCHEN….................................................................................................................. 2
AKTIVES BLATT IN EINE NEUE MAPPE KOPIEREN ................................................................................... 2
MUSTERDIENSTPLAN DUPLIZIEREN… .................................................................................................... 2
DP FÜR EIN FOLGEJAHR ERSTELLEN…................................................................................................... 2
ANLEITUNG ZUR AKTIVIERUNG DER ANWENDUNG „DIENSTPLAN-DW“ ............................ 2
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
4.7.
4.8.
DIE DATEI >>DP_NEU.XLT<< ............................................................................................................... 2
DIE DATEI >>DIENSTPLAN-DW.XLA<<................................................................................................. 2
WIE KANN ICH DAS ADD-IN >>DIENSTPLAN-DW<< AKTIVIEREN? ........................................................ 2
DATEI-EXPLORER OPTION (ALLE DATEIEN UND ORDNER ANZEIGEN) ................................................... 2
WIE KANN ICH MIT DEM EXPLORER DIE REVISIONS-NR. ERMITTELN? .................................................... 2
MAKRO SICHERHEIT (ANWENDUNG EXCEL) .......................................................................................... 2
WIE KANN ICH DIE SICHERHEITSSTUFE >>MITTEL<< AKTIVIEREN?....................................................... 2
SICHERHEITSWARNUNG.......................................................................................................................... 2
Seite 2 von 38
1. Was Sie wissen sollten
Aufbau und inhaltliche Konventionen des Handbuches
•
Das Handbuch ist in verschiedene Bereiche unterteilt, um Ihnen so einen Überblick
über den Inhalt und den Aufbau der Anwendung >>Dienstplan-DW<< zu geben und
dadurch den Programmeinstieg zu erleichtern.
•
Am Anfang jedes Kapitels finden Sie Erläuterungen zu wichtigen Begriffen mit
entsprechenden Abbildungen, die für ein leichtes Verständnis notwendig sind.
•
Die meisten Kapitel enthalten Musterbeispiele, mit deren Hilfe Sie Ihre individuellen
Anforderungen an den >>Dienstplan-DW<< ableiten lassen.
Typografische Konvention
Im Text erkennen Sie bestimmte Programmelemente an der Formatierung. So werden
beispielsweise Ordnernamen (Verzeichnisse) immer kursiv geschrieben.
Menü Befehle werden fett geschrieben (Menü Dienstplan Befehl Monats-DP anlegen…).
Einzelne unterstrichene Buchstaben zeigen an, dass auch Funktionen ohne Maus ausgeführt
werden können (betätigen Sie die Tastenkombination Alt P und dann A wird die
Funktion >> Monats-DP anlegen…<< ausgeführt).
Symbole
Besondere Information zur Programmbedienung und eventuelle
kollektivvertragliche Bestimmungen.
Besonders praktische und einfache Möglichkeit, eine Aktion durchzuführen;
Tipp, wie eine Arbeit erleichtert werden kann.
Warnhinweise bei Aktionen, die unerwünschte Wirkungen haben können.
Blattschutz - Sicherheit
Die Anwendung >>Dienstplan-DW<< wurde so konzipiert, dass kein Schutz entfernt werden
muss, um alle erforderlichen Aktionen ausführen zu können. Um unnötige Arbeit und Stress
zu vermeiden, sollte auf keinen Fall ein Blattschutz aufgehoben werden. Sollte dennoch ein
Bedarf vorliegen, freue ich mich auf jede Rückmeldung von Ihnen ([email protected]).
Allgemeines
Die Anwendung >>Dienstplan-DW<< besteht grundsätzlich aus zwei (2) Dateien. Die Add-In
Datei: Dienstplan-DW.xla (VBA-Code) und die Vorlagedatei: DP_Neu.xlt (diverse Layouts,
Format, Formel und Quickinfo-Texte).
Seite 3 von 38
2. Beschreibung der Arbeitsoberfläche
2.1. Die Symbolleiste >>Dienstplan-EDG<<
Die Symbolleiste >>Dienstplan-EDG<< wird automatisch bei Excel - START
rechts neben der Symbolleiste >>Standard<< eingeblendet, sofern das Add-In
>>Dienstplan-DW<< aktiviert wurde (Siehe Punkt: Wie kann ich das Add-In
>>Dienstplan-DW<< aktivieren).
2.2. Das Symbol >>Kronenkreuz<<
Wenn Sie in der Symbolleiste >>Dienstplan-EDG<< auf das Symbol
>>Kronenkreuz<< klicken, wird folgendes Dialogfenster eingeblendet:
Im Dialogfenster >>Info zu Dienstplan<< wird rechts unten das aktuelle Add-In
(Revisionsnummer) angezeigt.
Weiters kann mit einem Mausklick auf die Schaltfläche >>Handbuch<< das
letztgültige Online-Handbuch (Internet) geöffnet werden.
Achten Sie immer darauf, dass Sie mit der aktuellen Revisionsnummer des
Add-Ins und der korrespondierenden Datei >>DP_Neu<< arbeiten.
Menübefehle können auch einfach und schnell mit Tastenkombinationen (ohne
Maus) ausgeführt werden, indem Sie z.B. für die Aktion
>>Monats-DP anlegen…<< die Tasten Alt + P und dann A betätigen.
Achten Sie bei den Menübefehlen auf die unterstrichenen Buchstaben.
Seite 4 von 38
2.3. Das Menü Dienstplan (Übersicht)
2.4. Wie kann ich einen neuen Dienstplan (XLS-Datei) anlegen?
Vorraussetzung dafür ist, dass die Datei DP_Neu.xlt in das folgende Verzeichnis
kopiert wurde (Siehe Punkt: Wie kann ich die Vorlage DP_Neu.xlt auf meinem
Rechner aktivieren?):
C:\Dokumente und Einstellungen\$User$\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen
1. Wählen Sie in der Anwendung Excel Menü Datei Befehl Neu… .
2. Klicken Sie dann im Fenster Aufgabenbereich Gruppe Vorlagen auf den
Befehl
.
3. Im Dialogfenster aktivieren Sie bei Bedarf das Dialogregister Allgemein und
wählen das Icon >>DP_Neu<<.
4. Quittieren Sie Ihre Auswahl mit der Schaltfläche OK.
Die neu angelegte Mappe (DP_Neu1) kann mit Ihrem gewünschten Dateinamen
und frei wählbarem Verzeichnis gespeichert werden.
Achten Sie bei der Benennung der Datei darauf, dass Sie aus dem Dateinamen
die Zuordnung zur entsprechenden Einrichtung ableiten können
(z.B.: DP2008_Födergruppe1_Emmaus.xls).
Seite 5 von 38
2.5. Welche Basistabellenblätter enthält eine jungfräuliche
Datei (DP_Neu1)?
•
Blatt >>Personal<< (Ein Muster-Personaldatensatz ist bereits angelegt,
der natürlich für Ihre Erfordernisse abgeändert werden kann.)
•
Blatt >>Dienste<< (Die bereits vordefinierten Dienste können bei Bedarf
geändert bzw. ergänzt werden.)
•
Blatt >>MusterDienstplan<< (Leer – enthält keine Musterdienstpläne)
2.6. Das Tabellenblatt >>Personal<<
•
Es können maximal 37 Mitarbeiter erfasst werden (Zeilen 7 bis 43).
•
Um einen Monats-DP (MM-JJJJ) anlegen zu können, muss mindestens ein (1)
Mitarbeiter mit den erforderlichen Personaldaten erfasst sein.
•
Eingaben im Blatt >>Personal<< sind nur in Zellen mit der Füllfarbe (Hellgrün)
zulässig.
Abbildungen (Screenshots) Tabellenblatt >>Personal<<
Seite 6 von 38
Detailbeschreibung von dem Tabellenblatt >>Personal<<
•
In der Zelle >>A3<< wird das aktuelle Jahr für den vorliegenden Dienstplan
angezeigt.
•
Zellen mit der Füllfarbe (Hellrosa) enthalten Formeln und sind daher generell auch
schreibgeschützt.
•
Zellen mit rotem Indikator rechts oben enthalten
Kommentare (Quickinfos), die angezeigt werden
können, wenn Sie den Mauszeiger auf eine solche
Zelle (mit Indikator) positionieren.
•
Spalte >>A<<, PN = Personalnummer
Eine zulässige Personalnummer liegt im Wertebereich von 100000 bis 999999 und
kann nur eindeutig erfasst werden.
Wird ein Monatsdienstplan mit entsprechenden Mitarbeitern angelegt, dürfen im
Nachhinein keine PN geändert bzw. gelöscht werden; natürlich dürfen weitere
Mitarbeiter im laufenden Kalenderjahr mit eindeutiger Personalnummer ergänzt
werden.
•
Spalte >>B<<, Vorname
Mindesteingabe von zwei (2) Zeichen zwingend erforderlich.
•
Spalte >>C<<, Nachname
Mindesteingabe von zwei (2) Zeichen zwingend erforderlich.
•
Spalte >>D<<, WAZ = Wochenarbeitszeit
Ganze- bzw. Dezimaleingabe (ohne dem Zahlenformat >>h<<).
Eine WAZ von 38h entspricht einem 100%-igen Beschäftigungsausmaß.
•
Spalte >>E<<, TAZ = Wochenarbeitszeit
Keine Eingabe zulässig. Der angezeigte Wert TAZ = WAZ/5.
•
Spalte >>F<<, Organisationseinheit
Zulässige Eingaben sind Werte im Bereich von 1 bis 10 und A für ausgeschieden.
Ein Mitarbeiter kann mehreren Organisationseinheiten zugeordnet werden
(z.B.: 1 3 7). Achten Sie bei der Eingabe darauf, dass nur ein Leerzeichen zwischen
den Nummern der Organisationseinheit gemacht wird.
Die Bezeichnung der einzelnen Organisationseinheiten erfolgt im Tabellenblatt
>>Dienste<< in den Zellen B68 bis B77.
Beispiel:
Gebäudebezeichnung: Mühle
Einrichtung: FÖG Mühle
Organisationseinheit: FÖG 1
•
Spalte >>G<<, Typ
Der erforderliche Typ (Mitarbeiter) kann direkt eingegeben bzw. mit Hilfe eines
Drop-Down-Feldes ausgewählt werden.
Die 11 zulässigen Typen sind in den Zellen G45 bis G55 aufgelistet.
•
Spalte >>H<<, Eintrittsdatum
Eingabeformat = TT.MM.JJJJ
•
Spalte >>I<<, Kostenstelle
Eine zulässige Kostenstellennummer liegt im Wertebereich von 100 bis 999.
Seite 7 von 38
•
Spalte >>J<<, +/- = Übertragsstunden „Ist 1:1“ vom Vorjahr
Eingabe Ganze Zahl bzw. Dezimalzahl (Auch 0 h sind zwingend einzugeben)
•
Spalte >>K<<, Austrittsdatum
Eingabeformat = TT.MM.JJJJ; das Argument Austrittsdatum ist spätestens zum
Datum der Erstellung der entsprechenden Monatsmeldung (F830) zu erfassen.
•
Spalten >>L:W<<, Soll-Stunden (Jän. – Dez.)
Die Soll-Stunden in dem Zellbereich >>L6:W6<< werden automatisch ermittelt
(Basis ist 100%-iges Beschäftigungsausmaß; Aktion „DP für Folgejahr
erstellen…“). Bei Bedarf können diese Soll-Stunden (Hellgrüne Füllfarbe) individuell
angepasst werden.
In dem Zellbereich >>L7:W43<< werden in Abhängigkeit der entsprechenden WAZ
(Spalte >>D<<) die Soll-Stunden automatisch errechnet.
•
Spalte >>X<<, Urlaubsstunden Vorjahr
Eingabe Ganze Zahl bzw. Dezimalzahl (Auch 0 h sind zwingend einzugeben)
Umrechnungsbeispiel: Ein Mitarbeiter hat zum Stichtag 31.12. des Vorjahres einen
Resturlaub (nicht genommener
Urlaub) von 4 Tagen und eine WAZ
(Wochenarbeitszeit) von 25 h
[Urlaubsstunden Vorjahr 20 h = 4 *
(25/5)].
•
Spalte >>Y<<, Anzahl (A)
Urlaubstage (Gesetzlicher
Urlaubsanspruch)
Eingabe Ganze Zahl bzw. Dezimalzahl (zwingend einzugeben).
Der Zeitraum („von Datum“ Spalte >>Z<<, und „bis Datum“ Spalte >>AA<<) sowie
„Anzahl (A) Tage“ Spalte >>AB<< werden ausgehend vom „Eintrittsdatum“ Spalte
>>H<< automatisch errechnet.
•
Spalte >>AC<<, Anzahl (B) Urlaubstage (Gesetzlicher Urlaubsanspruch)
Eingabe Ganze Zahl bzw. Dezimalzahl (zwingend einzugeben).
Der Zeitraum („von Datum“ Spalte >>AD<<, und „bis Datum“ Spalte >>AE<<)
sowie „Anzahl (B) Tage“ Spalte >>AF<< werden ausgehend vom „Eintrittsdatum“
Spalte >>H<< automatisch errechnet.
Die Daten in den Spalten >>Z:AB<< und >>AD:AF<< sind bereits für die
Berechnung eines anteiligen Urlaubsanspruches vorgesehen worden und haben in
der aktuellen Version noch keine Verwendung.
Erfolgt in der Spalte >>Y<< eine Eingabe, wird dieser Wert automatisch in die Spalte
>>AC<< übertragen, sofern die entsprechende Zelle nicht bereits einen Eintrag
aufweist.
Die „Anzahl (B) Urlaubstage“ in Spalte >>AC<< wird mit der entsprechenden „TAZ“
multipliziert und ist ein erforderliches Argument zur Ermittlung der Kennzahl
„aktueller Urlaubsanspruch in Std.“ im Tabellenblatt „MonatsmeldungF830“.
Eine Änderung des gesetzlichen Urlaubsanspruches wird nur zum Stichtag des
jeweiligen Eintrittsdatums wirksam.
Seite 8 von 38
•
Spalte >>AC<< ist die letzte Spalte im Blatt >>Personal<<, in der Eingaben für
einen Mitarbeiter erforderlich sind.
Restliche Zellen >>AG7:HP43<< sind Zwischenergebnisse bzw. aktuelle Angaben
(Werte) zum Zeitpunkt einer Aktion (Monatsdienstplan erstellen bzw. Monatsmeldung
F830) und sollen nicht manipuliert werden.
Wenn der Monatsdienstplan angelegt ist, besteht keine Möglichkeit mehr Mitarbeiter
im lfd. Monat hinzuzufügen ohne den aktuellen Monatsdienstplan zu löschen.
Für den Fall, dass während des Monats ein(e) neue(r) MitarbeiterIn beginnt, ist es
sinnvoll, einen Personalnummern-Platzhalter (z.B. 9900) anzulegen, der im
Monatsdienstplan aufscheint und dort ggf. nachträglich Dienste eingetragen werden
können, ohne die bereits getätigte Planung zu verlieren.
Seite 9 von 38
Das Tabellenblatt >>Dienste<<
Das Tabellenblatt >>Dienste<< enthält folgende drei (3) Blöcke:
•
von Beschäftigungsausmaß unabhängige Dienste
•
von Beschäftigungsausmaß abhängige Dienste
•
Allgemeine Angaben wie Gebäude, Einrichtung, Leitung und
Organisationsbezeichnungen
Die Kürzelnamen (A3:A40) können grundsätzlich individuell formatiert und
benannt werden (Ausnahmen werden noch in Folge explizit beschrieben).
Die Anzahl der Zeichen eines Kürzelnamens sollte mit zwei bzw. drei Zeichen
vorzugsweise gewählt werden (beschränkte Spaltenbreite in den jeweiligen
Monatsdienstplänen).
Nur in dem Zellbereich E3:E19 wird die Dauer eines Dienstes automatisch
errechnet (E=D-C-G).
In dem Zellbereich B3:G40 können nur die Zellen mit der Füllfarbe „Hellgrün“ auf
Ihre individuellen Vorgaben modifiziert werden.
Abbildungen (Screenshots) Tabellenblatt >>Dienste<<
Seite 10 von 38
Kürzel im Zellbereich A45:A62 ergeben in den Monatsdienstplänen immer eine
Dienstdauer (TAZ = TagesArbeitsZeit) des entsprechenden Mitarbeiters.
Individuelles Zellformat, wie die Füllfarbe, Schriftfarbe in „A45:A62“, wird nicht in
die Monatsdienstpläne übernommen.
Angaben in dem Zellbereich B64:B77 sollten unbedingt nach Ihren Vorgaben
editiert werden, da diese in die diversen Ausdrucke übertragen werden und so
die Lesbarkeit und Aussagekraft der Berichtsblätter erhöhen.
Kürzel-Namen und definierte Zeiten, die bereits in Monatsdienstplänen
verwendet wurden, dürfen im Nachhinein nicht mehr geändert bzw. gelöscht
werden.
Bei selbst angelegten Dienstkürzeln zu beachten:
Für Nachtdienst, Nachtbereitschaft bzw. Rufbereitschaft sind Dienstkürzel mit der
Buchstabenfolge ND, NB bzw. RB beginnend zwingend und nur für diese zu
verwenden (z.B. ND1, ND2, NBGU, RB7).
Für Gruppenurlaub-Kürzel sind Kürzel mit Buchstabenreihenfolge GU bzw. GUE
für den letzten Tag zwingend.
In der Zelle „G71“ können Sie festlegen, ob in den Monatsdienstplänen
automatische Berechnungen vorgenommen werden sollen.
In der Zelle „B78“ wird das aktuelle Kalenderjahr der Dienstpläne angezeigt.
Seite 11 von 38
2.7. Das Tabellenblatt >>MusterDienstplan<<
Ein Datenblock besteht aus zwei Zeilen (z1n und z2n) und den
Spalten >>A:AE<<.
Es können bis maximal 37 Musterdienstpläne definiert werden.
Aktiv sind nur jene Musterdienstpläne, die in der Spalte >>A<< „z1n“ eine „PN“
(Personalnummer) aufweisen.
In der Spalte >>A<< „z1n“ „PN“ können nur Personalnummern ausgewählt
werden, die auch im Tabellenblatt >>Personal<< definiert wurden.
Je Datenblock (Musterdienstplan) kann sowohl für „Gerade und Ungerade
Kalenderwochen“ als auch für „Gerade und Ungerade Monate“ vordefiniert
werden.
Die Eingabe der Musterdienste erfolgt nach den Vorgaben wie im
Monatsdienstplan (MM-JJJJ).
Abbildungen (Screenshots) Tabellenblatt >> MusterDienstplan <<
Seite 12 von 38
2.8. Das Tabellenblatt >>MM-JJJJ<< (Monatsdienstplan)
In einer Mappe (Datei) können maximal 12 Tabellenblätter (Jän. – Dez) angelegt
werden.
Der Start-Monat ist beliebig wählbar (1-12).
Lücken sind nicht zulässig. Achten Sie besonders beim Löschen von
Monatsdienstplänen darauf, dass keine Lücken entstehen.
Die Eingabe der Kürzel sollte vorzugsweise in GROSSBUCHSTABEN erfolgen
bzw. so, wie die Kürzel im Tabellenblatt >Dienste<< definiert wurden.
Abbildungen (Screenshots) Tabellenblatt >>1-2008<<
1. Block
2. Block
In einem Monatsdienstplan können eine bis maximal 10 Organisationseinheiten abgebildet werden.
Spalten mit Sonn- und Feiertagen werden mit der Füllfarbe „Helltürkis“ hervorgehoben.
In der o. a. Abbildung beginnt die erste Organisationseinheit mit der Zelle „B4“ (Füllfarbe: „Hellgelb“,
und Bezeichnungstext) und endet mit der Zeile „15“ (Notizen).
Ein Datenblock für einen Mitarbeiter besteht aus fünf (5) Zeilen (z1n, z2n, z3n, z4n und z5n).
•
In z1n wird in der Regel der Dienstbeginn oder ein Dienstkürzel eingegeben.
Wird ein Kürzel eingegeben, das nicht im Tabellenblatt >Dienste<< definiert wurde,
wird in „z3n“ der Text „#NV“ automatisch angezeigt.
Nachtdienste und Nachtdienstbereitschaften können dem Typ (DH, ZD u. PR) nicht
zugewiesen werden.
Wird ein Kürzel wie U, BU, PU, K oder S in z1n eingegeben, wird in der Zelle „z3n“
die jeweilige „TAZ“ (Stunden) ausgewiesen.
•
In z2n wird das Dienstende eingeben. Ist in „z1n“ ein Dienstkürzel, bleibt die Zelle „z2n“ leer.
•
In z3n wird automatisch die Dienstdauer ausgegeben (abzüglich eventueller Pausen).
•
In z4n wird die Stundenabweichung von Plan- zu Ist-Stunden eingegeben.
Detailbeschreibung siehe Punkt: Automatische Berechnungen in z4n und z5n oder
die Kürzel (U, K, BU, PU, SU und RBxx)
Seite 13 von 38
•
In z5n wird automatisch ein 50% h-Zuschlag auf alle Ist-Stunden > 9 errechnet.
Detailbeschreibung siehe Punkt: Automatische Berechnungen in z4n und z5n.
Wird die „Ist 1:1“ (Arbeitszeit) von 9 h überschritten, wird die entsprechende Zelle
„z5n“ mit einer Füllfarbe „Hellgelb“ und rot punktiertem Rahmen hervorgehoben.
z4n = Korrekturzeile Korr. 1:1
+ bzw. – Stunden die hier eingetragen werden, zählen zu den Ist-Stunden und werden
am Ende des DRZ ggf. noch bezuschlagt.
z5n = Korrekturzeile Korr. h+Z
hier werden Stunden inkl. Zuschlag eingetragen, z.B. sofortige Zuschläge bei insg. mehr
als 9 Stunden, pauschal abgegoltene Stunden bei GU,…; diese Stunden werden am
Ende des DRZ nicht mehr bezuschlagt!
Rufbereitschaft:
Jedes Kürzel mit der Buchstabenreihenfolge RB beginnend darf nur in z4n
eingetragen werden.
Bildungsurlaub:
Bei Eingabe des Kürzels "BU" in z1n wird die TAZ in den z3n ausgewiesen. Um
die BU-Stunden in die Monatsabrechnung F830 zu übernehmen ist die Eingabe
des Kürzels „BU“ auch in den z4n nötig.
Soll für die Bildungsurlaubsberechnung die tatsächliche Tagesarbeitszeit
herangezogen werden (Arbeitsbereich), wird in der ersten Zeile das Kürzel des
jeweiligen Dienstes (z.B. FD) eingegeben und zusätzlich in z4n das Kürzel „BU“.
Grundsätzlich gilt: Nur wenn in z4n das Kürzel „BU“ steht, werden die
BU-Stunden in die Monatsabrechnung F830 übernommen.
Urlaub:
Bei Eingabe des Kürzels „U“ in z1n wird die TAZ in z3n ausgewiesen. Damit die
Urlaubskennzahlen in der Monatsabrechnung F830 aufscheinen, ist die
zusätzliche Eingabe des Kürzels „U“ in z4n notwendig.
Soll für die Urlaubsberechnung bzw. die Monatsabrechnung F830 die
tatsächliche Tagesarbeitszeit herangezogen werden (Arbeitsbereich), wird in z1n
das Kürzel des jeweiligen Dienstes (z.B. FD) eingegeben und zusätzlich in z4n
das Kürzel „U“ eingetragen.
Grundsätzlich gilt: Nur wenn in z4n das Kürzel „U“ steht, werden die
Urlaubsdaten (von-bis) in die Monatsabrechnung F830 übernommen. Bei jeder
Lücke bei der Urlaubsplanung im Monats DP (z.B. Sa & So) werden in der
Monatsabrechnung F830 neue Zeilen in den Spalten „T“ und „U“ begonnen.
Um dies bei einem durchgängigen Urlaub zu verhindern, bitte das Kürzel „U“
auch z.B. Sa & So in z4n eingeben (nicht jedoch in z1n, da sonst Verminderung
des Urlaubsstandes!).
Krankenstand, Pflegeurlaub, Sonderurlaub, Schule:
Hier gilt die gleiche Logik wie beim Kürzel „U“.
Eintrag K, PU, SU oder S in z1n führt zu Stundenbewertung entsprechend der
TAZ. Dienstkürzel (z.B. FD) in z1n bzw. Eintrag „Von – Bis“ und Eintrag K, PU,
Seite 14 von 38
SU oder S in z4n führt zu Stundenbewertung entsprechend des Dienstkürzels
bzw. des Wertes „Von – Bis“ (Arbeitsbereich).
Bei Eintrag K in z4n werden die Krankenstandsdaten (von-bis) in die
Monatsabrechnung F830 übernommen.
Bei den Kürzeln PU, SU und S gibt es keinen Eintrag in der Monatsabrechnung
F830.
Zeitausgleich:
Bei Eingabe des Kürzel „ZA“ werden 0 Stunden in z3n ausgewiesen und somit 0
Stunden zu den Ist-Stunden gezählt. Am Mitarbeiterblatt wird das Kürzel ZA mit 0
Stunden ausgewiesen.
Dieses Kürzel nur in z1n verwenden!
Beim Nacharbeiten des Monatsdienstplans wird ein vorher definierter Dienst, falls
ZA genommen wurde mit dem Kürzel ZA in z1n überschrieben.
Automatische Berechnungen in z4n und z5n
Eine automatische Berechnung wird nur durchgeführt, wenn im Tabellenblatt >Dienste<<
Zelle „G71“ der Text = JA gesetzt wurde.
Die automatische Berechnung wird in der Regel wie folgt durchgeführt:
1. Plan 8,0 h (Ist 1:1)
2. Eingabe der +3 h Differenz zu den tatsächlich geleisteten 11,0 h in (z4n)
3. Automatische Berechnung der Zelle „z4n“ (1,0 = 9 – 8,0)
4. “z5n“ (3,0 = [11,0 – 9,0] * 150%)
(1.)
(2.)
(3.)
Änderungen in Zeilen 4 und 5 an Sonn- und Feiertagen:
Werden beim Nacharbeiten des Monatsdienstplanes Änderungen in den Zeilen 4 und
5 vorgenommen (z.B. +3,0 h), so ist in der Monatsabrechnung F830 der Sonn- und
Feiertagszuschlag (LA250) manuell zu korrigieren, da hier nur die Stunden aus Zeile
3 (Ist 1:1) übernommen werden!
Seite 15 von 38
Die automatische Berechnung für „GU“, „NDGU“ und „NBGU“ Dienste wird wie folgt
durchgeführt:
Bei der Eingabe der Kürzel „GU“ , „NDGU“ und „NBGU“ Dienste in der Zeile „z1n“.
(TAZ = 7,6h)
(TAZ = 4,0 h)
„TAZ“ = „WAZ“ / 5
„z4n“ = „TAZ“ – „z3n“
„z5n“ = „z3n“ – „TAZ“
Gruppenurlaub, Nachtdienst-Gruppenurlaub und Gruppenurlaub-letzter-Tag
an Sonn- und Feiertagen:
Bei Eingabe der Kürzel GU, NDGU bzw. GUE in Zeile 1 im Monatsdienstplan werden
max. 12 Stunden in die Monatsabrechnung F830 (LA250) übernommen.
Da für Gruppenurlaub-letzter-Tag (GUE) die tatsächlich angefallenen Stunden
eingegeben werden und diese auch mehr als die definierten 9 h sein können, muss
auch hier der Sonn- und Feiertagszuschlag in der Monatsabrechnung F830 manuell
bis max. 12 h korrigiert werden.
Wann wird eine automatische Berechnung in der Zelle z4n und z5n nicht
durchgeführt?
•
Wenn die Zelle „z5n“ nicht leer ist und eine Eingabe (Änderung) in der Zelle „z1n“
bzw. „z4n“ vorgenommen wird.
Um eine automatische Berechnung an
vereinzelten Zellen zu unterdrücken
geben Sie in der entsprechenden Zelle
„z5n“ ein Leerzeichen ein (Jede Eingabe
ist in Excel mit der Taste „Enter“ bzw.
„Eingabe“ zu quittieren).
•
Wenn die Summe der „Ist 1:1“ Stunden +
„Korr 1:1“ Stunden nicht > 9 Stunden
beträgt.
•
Wenn die Option „automatische
Berechnung“ im Tabellenblatt >>Dienste<< deaktiviert ist.
Wie ist bei Korrektur-Eingaben in Zellen z4n vorzugehen?
•
Löschen Sie zuerst die Zelle „z5n“ und geben Sie dann in der Zelle „z4n“ den neuen
(geänderten) Wert ein.
Seite 16 von 38
2.9. Das Tabellenblatt >>Soll_Ist<<
Um ein Tabellenblatt >>Soll_Ist<< erstellen zu können, muss mindestens ein
Tabellenblatt >>MM-JJJJ<< (Monatsdienstplan) angelegt sein.
Eine Aktualisierung des Tabellenblatts >>Soll_Ist<< erfolgt immer auch vor der
Aktion „Monatsmeldung F830“.
Ein Datenblock je Mitarbeiter verfügt über 4 Zeilen (z1n, z2n, z3n und z4n).
Für die 12 Monate (Jän. bis Dez.) werden in den Zeilen:
•
z1n
sämtliche Soll-Stunden je Mitarbeiter aus dem Tabellenblatt
>>MM-JJJJ<< (z1n) summiert.
•
z2n
sämtliche Ist-Stunden und Korr 1:1 je Mitarbeiter aus dem
Tabellenblatt >>MM-JJJJ<< (z3n und z4n) summiert.
Vorraussetzung dafür ist, dass im Tabellenblatt >>MM-JJJJ<<
die Zellen „z3n“ keine Fehlermeldungen (#NV) aufweisen.
Aus Sicherheitsgründen werden in solchen Fällen keine
Ist-Stunden übertragen (auch nicht 0 h).
•
z3n
Differenz der Soll-Stunden Zellen „z1n“ – der Ist-Stunden „z2n“.
•
z4n
sämtliche Korr. h + Z-Stunden je Mitarbeiter aus dem
Tabellenblatt >>MM-JJJJ<< (z5n) summiert.
In der Spalte >>C<<, „z3n“ werden die Übertragsstunden (Ist 1:1) des Vorjahres
aus dem Tabellenblatt >>Personal<< Spalte >>J<< übernommen.
In den Spalten >>H, N, T und Z<< Zeilen (z1n, z2n, z3n und z4n) werden die
entsprechenden Quartalsummen gebildet.
In den Spalten >>J, P, V und AB<< Zeile (z1n) wird der „Saldo akt.“ vom
Vorquartal übernommen.
Abbildungen (Screenshots) Tabellenblatt >>Soll_Ist<<
Seite 17 von 38
Σ Z DRZ (z3n) in den Spalten >>J, P, V und AB<< (je Quartal)
Eine Grundvoraussetzung zur Berechnung der „Σ Z DRZ“ (z3n) ist, dass mindestens der
letzte Monat eines Quartals (Monatsdienstplan) bereits angelegt wurde (Die „WAZ“ des
letzten Monats eines Quartals ist zur Berechnung „Σ Z DRZ“ für TeilzeitmitarbeiterInnen
erforderlich).
Letzte Monate eines Quartals sind: Mär., Jun., Sep. und Dez.
Für Mitarbeiter mit dem Typ (IP, DH, ZD und PR) wird keine Berechnung durchgeführt, egal
wie viele Plus-Stunden geleistet wurden.
Folgende Kennzahlen zur Ermittlung der „Σ Z DRZ“ sind erforderlich:
•
Die Quartalsumme der Soll-Stunden (100%-iges Beschäftigungsausmaß)
•
Die Quartalsumme der Soll-Stunden (des jeweiligen Mitarbeiters)
•
Die „WAZ“ des letzten Monats des entsprechenden Quartals
•
Die Quartalsumme der Ist-Stunden (des jeweiligen Mitarbeiters)
Die Berechnung der „Σ Z DRZ“ für Mitarbeiter (100% Beschäftigungsausmaß) mit der
Annahme, dass alle drei (3) Monate eines Quartals vorliegen, lautet wie folgt:
Σ Z DRZ = (Quartalsumme der Soll-Stunden - Quartalsumme der Ist-Stunden) * 50%
Angezeigt werden nur positive Ergebnisse der „Σ Z DRZ“.
Die Berechnung der „Σ Z DRZ“ für TeilzeitmitarbeiterInnen (< 100% Beschäftigungsausmaß)
mit der Annahme, dass alle drei (3) Monate eines Quartals vorliegen, lautet wie folgt:
50%-ige Zuschläge gibt es nur für geleistete Ist-Stunden, die über der Quartalsumme der
Soll-Stunden (Beschäftigungsausmaß 100%) liegen.
35%-ige Zuschläge gibt es nur für geleistete Ist-Stunden, die über der Quartalsumme der
Soll-Stunden + WAZ (des letzten Monats eines Quartals) liegen.
Scheidet ein/e MitarbeiterIn
z.B: im Monat „Jänner“ aus,
können zur Ermittlung der
Kennzahl „Σ Z DRZ“ die
theoretischen Ist-Stunden, in
diesem Fall für Feb. und Mär.,
manuell editiert werden.
Weiters muss der/die MitarbeiterIn
bei der Erstellung des
Monatsdienstplanes bis zum
jeweiligen Quartalsende mitgeführt
werden.
Seite 18 von 38
Für Mitarbeiter, die erst im laufenden Quartal eingetreten sind, werden sämtliche
Quartalsummen entsprechend der vorliegenden Monate (Monatsdienstplan) separat
gebildet (Monat 2 und 3 oder nur Monat 3 eines Quartals).
Bei MitarbeiterInnentypen DH, ZD, IP und PR gilt der Kollektivvertrag nicht, deshalb
gelten auch die Zuschlagsregeln am Ende des Durchrechnungszeitraumes nicht.
Wenn diese MitarbeiterInnentypen aus irgendeinem Grund dennoch Zuschläge
erhalten sollen, so ist dafür die Zeile 5 im Monatsdienstplan (Korr h+Z) zu verwenden.
Generell sind Dienste so zu planen, dass am Ende des Durchrechnungszeitraumes
keine Zuschläge entstehen!
ausgezahlt (z2n) in den Spalten >> J, P, V und AB<< (je Quartal)
Die Eingabe muss eine negative Zahl sein, und ist jeweils am Quartalsende zu bestimmen.
Werden Stunden ausbezahlt, so müssen entsprechend des ausbezahlten Zuschlages
Stunden abgezogen werden (z.B. 10 Std. 1:1,5 ausbezahlt – entspricht -15 Std. in
Zelle J6). In der Monatsabrechnung F830 müssen die auszubezahlten Stunden in
den Spalten „O“ bis „R“ manuell ohne Zuschlag eingetragen werden.
Stundenauszahlungen während des Durchrechnungszeitraumes sind nicht möglich,
weil die Stunden erst am Ende des Durchrechnungszeitraumes bewertet werden
können!
Seite 19 von 38
2.10. Das Tabellenblatt >>MonatsmeldungF830<<
Vorraussetzung ist ein angelegter Monatsdienstplan, in dem auch nur zulässige
(im Tabellenblatt >>Dienste<< definierte) Kürzel verwendet wurden.
Wurde ein Mitarbeiter in einem Monatsdienstplan mehreren
Organisationseinheiten zugewiesen, werden alle Blöcke (MM-JJJJ) zu einem
Datensatz in der >>MonatsmeldungF830<< zusammengefasst.
Mit anderen Worten: „Für jede vorhandene eindeutige Personalnummer im
Tabellenblatt >>MM-JJJJ<< wird ein Datensatz in der Monatsmeldung angelegt
(Keine „PN“ Duplikate).
Der Zellbereich nach dem letzten automatisch generierten Datensatz bis zur
Zeile vor dem Text (Unterschrift Leitung:) ist nicht schreibgeschützt und kann
für individuelle Vermerke genutzt werden, bevor die >>MonatsMeldungF830<<
weitergeleitet wird.
Alle Kennzahlen mit Zell-Füllfarbe Hellgrün werden zurzeit nicht automatisch
ermittelt und sind daher manuell zu erfassen.
Abbildungen (Screenshots) Tabellenblatt >> MonatsmeldungF830<<
Seite 20 von 38
Beschreibungen (Definitionen) der Kennzahlen (MonatsmeldungF830)
•
Spalte >>B<<, KST (Kostenstelle)
•
Spalte >>C<<, Name (Vorname / Nachname)
•
Spalte >>D<<, Pers.- Nr. (Personalnummer)
Spalte >>E<<, Sonn- u. Feiertags- stunden LA 250
Bei folgenden Bedingungen werden Sonn- u. Feiertagsstunden nicht übernommen:
- Für Mitarbeiter mit Typ DH, ZD, LT, IP und PR.
- wenn in der Zelle „z4n“ (Monatsdienstplan) eines der folgenden Kürzel eingetragen
wurde: K, U, BU, SU und PU.
Bei Mitarbeitertyp LT gebührt für angeordnete Dienste bzw. übernommene Dienste
im Rahmen des Turnusdienstes der Sonn- und Feiertagszuschlag wie für
MitarbeiterInnen. Bitte diesen manuell in der Monatsabrechnung F830 eintragen.
Bei den Kürzel GU, NDGU, und NBGU in der Zelle „z1n“ (Monatsdienstplan) werden
immer 12 Stunden gezählt (unabhängig von der tatsächlichen Dienstdauer Kürzeldefinition im Tabellenblatt >>Dienste<<).
Bei dem Kürzel „GUE“ wird bis zu 12h die tatsächliche Dienstdauer gezählt. Liegt die
tatsächliche Dienstdauer über 12h, werden nur maximal 12h übernommen.
Sollte die Arbeitsbereitschaft des Nachtbereitschaftsdienstes abweichend von der
Zeit von 0 Uhr bis 6 Uhr sein, so ist der Sonn- und Feiertagszuschlag in F830
manuell zu korrigieren!
Beispiel Nachtbereitschaft:
Nachtbereitschaft von Sonntag auf Montag beginnt um 20:30 Uhr. Arbeitsbereitschaft
beginnt um 23:00 Uhr.
In F830 werden 3,5 h (20:30 – 24:00 Uhr) automatisch als Sonn- und
Feiertagszuschlag eingetragen, dieser Wert ist manuell um 0,5 h zu vermindern, da
die Zeit zwischen 23:00 und 24:00 Uhr nur zu 50 % bewertet wird.
Tag überschreitende Dienste, die am Monatsletzten beginnen und deren Folgetag ein
Sonn- und Feiertag ist, werden in dem Monat gezählt, in dem der Dienst begonnen
wurde.
Änderungen in Zeilen 4 und 5 an Sonn- und Feiertagen:
Werden beim Nacharbeiten des Monatsdienstplanes Änderungen in den Zeilen 4 und
5 vorgenommen (z.B. +3,0 h), so ist in der Monatsabrechnung F830 der Sonn- und
Feiertagszuschlag (LA250) manuell zu korrigieren, da hier nur die Stunden aus Zeile
3 (Ist 1:1) übernommen werden!
Seite 21 von 38
Gruppenurlaub, Nachtdienst-Gruppenurlaub und Gruppenurlaub-letzter-Tag
an Sonn- und Feiertagen:
Bei Eingabe der Kürzel GU, NDGU bzw. GUE in Zeile 1 im Monatsdienstplan werden
max. 12 Stunden in die Monatsabrechnung F830 (LA250) übernommen.
Da für Gruppenurlaub-letzter-Tag (GUE) die tatsächlich angefallenen Stunden
eingegeben werden und diese auch mehr als die definierten 9 h sein können, muss
auch hier der Sonn- und Feiertagszuschlag in der Monatsabrechnung F830 manuell
bis max. 12 h korrigiert werden.
•
Spalte >>F<<, Nacht- dienste LA 200
Die Anzahl der Nachtdienste (LA200) wird nur für Mitarbeiter des Typs MA, HH, IP,
GB und LT gezählt und wenn in der Zelle „z4n“ (Monatsdienstplan) nicht eines der
Kürzel K, U, BU, SU und PU eingetragen wurde. Weiters muss das
Nachtdienstkürzel in der Zelle „z1n“ (Monatsdienstplan) die Buchstabenfolge „ND“
aufweisen.
•
Spalte >>G<<, Nacht- dienste (nur ND) LA 201
Die Anzahl der Nachtdienste (LA201) wird nur für Mitarbeiter des Typs „ND“ gezählt
und wenn in der Zelle „z4n“ (Monatsdienstplan) nicht eines der Kürzel K und U
eingetragen wurde. Weiters muss das Nachtdienstkürzel in der Zelle „z1n“
(Monatsdienstplan) die Buchstabenfolge „ND“ aufweisen.
•
Spalte >>H<<, Nacht- dienste Krank (nur ND) LA 201
Die Anzahl der Nachtdienste Krank (nur ND) LA201 wird nur für Mitarbeiter des Typs
„ND“ gezählt und wenn in der Zelle „z4n“ (Monatsdienstplan) das Kürzel „K“
eingetragen wurde.
•
Spalte >>I<<, Nacht- dienste Urlaub (nur ND) LA 202
Die Anzahl der Nachtdienste Urlaub (nur ND) LA202 wird nur für Mitarbeiter des
Typs „ND“ gezählt und wenn in der Zelle „z4n“ (Monatsdienstplan) das Kürzel „U“
eingetragen wurde.
•
Spalte >>J<<, Nacht- bereit- schafts- dienste LA 230
Die Anzahl der Nachtbereitschaftsdienste (LA230) wird nur für Mitarbeiter des Typs
MA, HH, IP, GB und LT gezählt und wenn in der Zelle „z4n“ (Monatsdienstplan)
nicht eines der Kürzel K, U, BU, SU und PU eingetragen wurde. Weiters muss das
Nachtdienstkürzel in der Zelle „z1n“ (Monatsdienstplan) die Buchstabenfolge „NB“
aufweisen.
Die Zeit der Arbeitsbereitschaft wird mit 50 % des Grundstundenlohnes entlohnt.
Nimmt die/der MitarbeiterIn in dieser Zeit die Arbeit auf, so wird diese Zeit zu 100 %
entlohnt, jedoch nur zu 50 % gewertet, da die Nachtbereitschaft von vornherein
bereits zu 50 % entlohnt wird und es ansonsten zu einer 150 %igen Entlohnung
kommen würde.
Seite 22 von 38
•
Spalte >>K<<, Ruf- bereit- schaft 0 – 11h LA 225
Kürzel für Rufbereitschaftsdienste sind generell in der Zelle „z4n“ (Monatsdienstplan)
einzutragen und müssen mit der Buchstabenfolge „RB“ beginnen.
In der Kennzahl „LA225“ werden nur die RB-Dienststunden übernommen, die
„<= 11h“ (Tabellenblatt >>Dienste<<) aufweisen.
•
Spalte >>L<<, Ruf- bereit- schaft >11 – 16h LA 226
In der Kennzahl „LA226“ werden nur die RB-Dienststunden übernommen, die
„> 11h und <= 16h“ (Tabellenblatt >>Dienste<<) aufweisen.
•
Spalte >>M<<, Ruf- bereit- schaft >16h LA 227
In der Kennzahl „LA227“ werden nur die RB-Dienste gezählt, die „>=16h“
(Tabellenblatt >>Dienste<<) aufweisen.
•
Spalte >>N<<, Nacht- dienst pro Std. LA 204
Die Anzahl der tatsächlich geleisteten Stunden „LA 204“ sind manuell einzutragen.
•
Spalte >>O<<, Auszahlung 1:1 (Manuelle Eingabe ohne Zuschlag)
•
Spalte >>P<<, Auszahlung 1:1,35 (Manuelle Eingabe ohne Zuschlag)
•
Spalte >>Q<<, Auszahlung 1:1,5 (Manuelle Eingabe ohne Zuschlag)
Spalte >>R<<, Auszahlung 1:2 (Manuelle Eingabe ohne Zuschlag)
Werden Stunden ausbezahlt, so müssen entsprechend des ausbezahlten Zuschlages
Stunden abgezogen werden (z.B. 10 Std. 1:1,5 ausbezahlt – entspricht -15 Std. in
Zelle J6). In der Monatsabrechnung F830 müssen die auszubezahlenden Stunden in
den Spalten „O“ bis „R“ manuell ohne Zuschlag eingetragen werden.
Stundenauszahlungen während des Durchrechnungszeitraumes sind nicht möglich,
weil die Stunden erst am Ende des Durchrechnungszeitraumes bewertet werden
können!
•
Spalte >>S<<, BA Folge- monat in % („WAZ“ von 38h = Basis 100%)
Zur Ermittlung der Kennzahl wird der aktuelle Wert aus dem Tabellenblatt
>>Personal<< Spalte >>D<< „WAZ“, herangezogen und nicht die „WAZ“ aus dem
entsprechenden Monatsdienstplan (Werden „MonatsmeldungenF830“ von
Vormonaten generiert, können eventuell falsche BA ausgegeben werden).
Begründung: Zum Zeitpunkt der Erstellung der „MonatsmeldungF830“ wurde in
der Regel bereits der Monatsdienstplan (MM-JJJJ) für das Folgemonat erstellt, was
eine Aktualisierung des Tabellenblattes >>Personal<< erfordert (Die „WAZ“ kann im
Folgemonat eine andere „WAZ“ als im Monat der „MonatsmeldungF830“ sein).
Davon unberührt sollten Änderungen des Beschäftigungsausmaßes zur Ablage im
Personalakt mittels Aktenvermerk an die Personaladministration gesendet werden.
Seite 23 von 38
•
Spalte >>T<<, Urlaub von (Tag)
•
Spalte >>U<<, Urlaub bis (Tag)
Auflistung der genommenen Urlaubstage (von/bis), wenn in der Zelle „z4n“
(Monatsdienstplan) das Kürzel „U“ eingetragen wurde.
Bei Einzel-Urlaubstagen ist „von (Tag)“ und „bis (Tag)“ identisch.
Bei Block-Urlaubstagen (>1 Tag) wird bei „von (Tag)“ der erste Urlaubstag und
„bis (Tag)“ der letzte Urlaubstag ausgewiesen.
Bei jeder Lücke bei der Urlaubsplanung im Monats DP (z.B. Sa & So) werden in der
Monatsabrechnung F830 neue Zeilen in den Spalten „T“ und „U“ begonnen.
Um dies bei einem durchgängigen Urlaub zu verhindern, bitte das Kürzel „U“ auch
z.B. Sa & So in z4n eingeben (nicht jedoch in z1n, da sonst Verminderung des
Urlaubsstandes!).
•
Spalte >>V<<, genom. Urlaub in Std.
Für die Kennzahl „genommener Urlaub in Stunden“ werden alle Stunden der
entsprechenden Zellen „z3n“ (Monatsdienstplan) summiert, wenn in der Zelle „z4n“
(Monatsdienstplan) das Kürzel „U“ eingetragen wurde.
•
Spalte >>W<<, aktueller Urlaubs- anspruch in Std.
Ein neuer Urlaubsanspruch wird zur Gänze wirksam in dem entsprechenden
Eintrittsmonat (h = Anzahl Urlaubstage * TAZ).
Urlaubsstunden Vorjahr (Spalte >>X<< Tabellenblatt >>Personal<<) + eventueller
neuer Urlaubsanspruch – genommene Urlaubsstunden (01.01. bis aktuellen
Monatsletzten) = „aktueller Urlaubsanspruch in Stunden“
•
Spalte >>X<<, Rest- urlaub (Tage)
Die Kennzahl „Resturlaubstage“ errechnet sich aus der Kennzahl
„aktueller Urlaubsanspruch in Stunden“ : „TAZ“
Seite 24 von 38
•
Spalte >>Y<<, Kranken- stand von (Tag)
•
Spalte >>Z<<, Kranken- stand bis (Tag)
Auflistung der genommenen Krankentage (von/bis), wenn in der Zelle „z4n“
(Monatsdienstplan) das Kürzel „K“ eingetragen wurde.
Bei Einzel-Krankentagen ist „von (Tag)“ und „bis (Tag)“ identisch.
Bei Block-Krankentagen (>1 Tag) wird bei „von (Tag)“ der erste Krankentag und
„bis (Tag)“ der letzte Krankentag ausgewiesen.
Bei jeder Lücke bei den Krankenstandstagen im Monats DP (z.B. Sa & So) werden
in der Monatsabrechnung F830 neue Zeilen in den Spalten „Y“ und „Z“ begonnen.
Um dies bei durchgängigem Krankenstand zu verhindern, bitte in z4n das Kürzel „K“
auch z.B. am Sa & So eingeben (nicht jedoch in z1n, da sonst Mehr- bzw.
Überstunden entstehen!).
•
Spalte >>AA<<, Eintritt (Datum)
Die Kennzahl „Eintritt“ wird entsprechend aus dem Tabellenblatt >>Personal<<
Spalte >>H<< übernommen.
•
Spalte >>AB<<, Saldo aktuell (h)
Die Kennzahl „Saldo aktuell“ wird aus dem Tabellenblatt >>Soll_Ist<<
- (für die Monate Jän., Feb., Mär.) aus der Zelle „z4n“ Spalte >>J<< übernommen.
- (für die Monate Apr., Mai., Jun.) aus der Zelle „z4n“ Spalte >>P<< übernommen.
- (für die Monate Jul., Aug., Sep.) aus der Zelle „z4n“ Spalte >>V<< übernommen.
- (für die Monate Okt., Nov., Dez.) aus der Zelle „z4n“ Spalte >>AB<< übernommen.
•
Spalte >>AC<<, Saldo letzter DRZ (h)
Die Kennzahl „Saldo letzter DRZ“ wird aus dem Tabellenblatt >>Soll_Ist<<
- (für die Monate Jän., Feb., Mär.) aus der Zelle „z3n“ Spalte >>C<< übernommen.
- (für die Monate Apr., Mai., Jun.) aus der Zelle „z4n“ Spalte >>J<< übernommen.
- (für die Monate Jul., Aug., Sep.) aus der Zelle „z4n“ Spalte >>P<< übernommen.
- (für die Monate Okt., Nov., Dez.) aus der Zelle „z4n“ Spalte >>V<< übernommen.
•
Spalte >>AD<<, BU (h)
Die Kennzahl „BU“ wird aus dem aktuellen Monatsdienstplan (MM-JJJJ) Zelle „z3n“
und dem Kürzel „BU“ in der Zelle „z4n“ gebildet.
•
Spalte >>AE<<, BU Jahr (h)
Die Kennzahl „BU Jahr“ wird ab dem ersten verfügbaren Monatsdienstplan bis zum
aktuellen Monatsdienstplan (MM-JJJJ) Zelle „z3n“ und dem Kürzel „BU“ in der Zelle
„z4n“ gebildet.
Seite 25 von 38
2.11. Das Tabellenblatt >>MA_Blatt<<
Im Tabellenblatt >>MA_Blatt<< wird für jeden Mitarbeiter der entsprechende
„Monatsdienstplan“ eine u. a. Seite generiert. In den Zellen >>G5n:J37n<<
können manuelle Eingaben gemacht werde.
Abbildungen (Screenshot) Tabellenblatt >> MA_Blatt<<
Seite 26 von 38
2.12. Das Tabellenblatt >>ND_Blatt<<
Im Tabellenblatt >>ND_Blatt<< werden auf einer Seite sämtliche Nachtdienste
„ND“ bzw. Nachtbereitschaften „NB“ des entsprechenden „Monatsdienstplanes“
gelistet.
Abbildungen (Screenshot) Tabellenblatt >> ND_Blatt<<
Seite 27 von 38
2.13. Das Tabellenblatt >>RB_Blatt<<
Im Tabellenblatt >>RB_Blatt<< werden auf einer Seite sämtliche
Rufbereitschaften „RBxx“ des entsprechenden „Monatsdienstplanes“ gelistet.
Abbildungen (Screenshot) Tabellenblatt >> RB_Blatt<<
Seite 28 von 38
2.14. Die Seitenansicht >>Druck-Vorschau (ohne z5n)<<
Beinhaltet alle MitarbeiterInnen-Blöcke und alle Organisationseinheiten ohne die
Zeilen „z5n“ und ohne Notiz-Zeilen.
2.15. Die Seitenansicht >>Druck-Vorschau Org. Einheit…<<
Beinhaltet alle MitarbeiterInnen-Blöcke und eine Organisationseinheiten mit den
Zeilen „z5n“ und einer Notiz-Zeile.
Seite 29 von 38
3. Beschreibung der Aktionen (Dienstplan-Funktionen)
3.1. Monats-DP anlegen…
Vorraussetzung um einen Monatsdienstplan anlegen zu können ist, dass alle
erforderlichen Mitarbeiterdaten im Tabellenblatt >>Personal<< erfasst wurden,
die im jeweiligen Monatsdienstplan abgebildet werden sollen.
Wurde ein Mitarbeiter nicht erfasst bzw. mit ungültigen Mitarbeiterdaten erfasst,
ist der entsprechende Monatsdienstplan zu löschen und neu anzulegen.
Nachträglich können keine Mitarbeiterblöcke in den Monatsdienstplan (MM-JJJJ)
übernommen werden.
Wenn der Monatsdienstplan angelegt ist, besteht keine Möglichkeit mehr Mitarbeiter
im lfd. Monat hinzuzufügen ohne den aktuellen Monatsdienstplan zu löschen. Für den
Fall, dass während des Monats ein(e) neue(r) MitarbeiterIn beginnt, ist es sinnvoll,
einen Personalnummern-Platzhalter (z.B. 9900) anzulegen, der im Monatsdienstplan
aufscheint und dort ggf. nachträglich Dienste eingetragen werden können, ohne die
bereits getätigte Planung zu verlieren.
Klicken Sie auf den Befehl >>Monats-DP anlegen…<< im Menü
>>Dienstplan<<.
Falls nicht der „Jänner (1)“ der Start-Monat ist,
wählen Sie im Dialogfenster >>Dienstplan Evangelisches Diakoniewerk<< im Listenfeld
Monat: Ihren gewünschten Start-Monat.
Als nächstes aktivieren Sie die erforderlichen
Mitarbeiter (alle verfügbaren Mitarbeiter mit der
Schaltfläche >>Alle auswählen<< oder
einzeln, indem Sie auf den jeweiligen
Mitarbeiternamen klicken).
Quittieren Sie Ihre Wahl abschließend mit der
Schaltfläche >>Dieses Monat anlegen<<
(mindestens ein Mitarbeiter muss aktiviert
sein).
Nr. der Organisationseinheit
Änderungen:
Änderungen im Nachhinein, wenn die
„MonatsmeldungF830“ schon an die Abt.
Personalmanagement übermittelt wurde, sind
bei Urlaub, Bildungsurlaub und Krankenstand
im jeweiligen Monat der Änderung zu
korrigieren, ansonsten im laufenden Abrechnungsmonat. Anschließend ist die
Aktion „MonatsmeldungF830“ neu zu erstellen.
Seite 30 von 38
3.2. Druck-Vorschau (ohne z5n)
In der Aktion >>Druck-Vorschau (ohne z5n)<< werden sämtliche
Organisationseinheiten sowie alle Mitarbeiterblöcke ohne den Zeilen z5n und
ohne Notiz-Zeile zum Drucken temporär eingerichtet.
Möchten Sie ohne zu drucken die Aktion abbrechen, klicken Sie auf die
Schaltfläche >>Schließen<< im Fenster >>Seitenansicht<<.
Möchten Sie einen Ausruck mit allen Organisationseinheiten und z5n sowie der
Notiz-Zeile, so steht dafür die gewöhnliche Excel-Druckfunktion zur Verfügung.
3.3. Druck-Vorschau Org. Einheit…
Bei der Aktion >>Druck-Vorschau Org. Einheit…<<, wenn ein
Monatsdienstplan (MM-JJJJ) über mehr als eine Organisationseinheit verfügt,
wird folgendes Dialogfenster eingeblendet:
Wählen Sie im Dialogfenster >>Organisationseinheit auswählen<< Ihre
gewünschte Organisationseinheit durch einen Mausklick und quittieren Sie Ihre
Wahl mit der Schaltfläche >>Druckvorschau<<.
Möchten Sie ohne zu drucken die Aktion abbrechen, klicken Sie auf die
Schaltfläche >>Schließen<< im Fenster >>Seitenansicht<<.
Möchten Sie einen Ausruck mit allen Organisationseinheiten und z5n sowie der
Notiz-Zeile, so steht dafür die gewöhnliche Excel-Druckfunktion zur Verfügung.
3.4. Ruhezeitgesetz prüfen
Die Aktion >>Ruhezeitgesetz Prüfen<< ist zurzeit nicht realisiert.
Seite 31 von 38
3.5. MA-Blätter erzeugen…
Um „MA-Blätter“ für einen bestimmten Monat erzeugen zu können, ist zuerst das
entsprechende Tabellenblatt >>MM-JJJJ<< zu aktivieren (mit einem Mausklick
auf das Blattregister).
Klicken Sie dann auf den Befehl >>MA-Blätter erzeugen…<< im Menü
>>Dienstplan<<.
Wählen Sie im Dialogfenster >>Organisationseinheit auswählen<< Ihre
gewünschte Organisationsbezeichnung im Listenfeld Bezeichnung und geben
Sie im Eingabefeld Anmerkung: bei Bedarf Ihre Anmerkungen ein.
Quittieren Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche >>MA-Blätter erzeugen<<.
3.6. Nachtdienstübersicht
Um eine „Nachtdienstübersicht“ für einen bestimmten Monat erzeugen zu
können, ist zuerst das entsprechende Tabellenblatt >>MM-JJJJ<< zu aktivieren
(mit einem Mausklick auf das Blattregister).
Klicken Sie dann auf den Befehl >> Nachtdienstübersicht << im Menü
>>Dienstplan<<.
3.7. Rufbereitschaftsübersicht
Um eine „Rufbereitschaftsübersicht“ für einen bestimmten Monat erzeugen zu
Klicken Sie dann auf den Befehl >> Rufbereitschaftsübersicht << im Menü
>>Dienstplan<<.
Seite 32 von 38
3.8. Soll/Ist-Übersicht neu generieren
Um eine >>Soll/Ist-Übersicht neu zu generieren<<, klicken Sie auf den Befehl
>> Soll/Ist-Übersicht neu generieren << im Menü >>Dienstplan<<.
Alle bereits angelegten Monatsdienstpläne (MM-JJJJ) und erfasste Dienste
werden berücksichtigt.
(Bei der Aktion >>Monatsmeldung (F830)<< hingegen werden alle Monate bis
einschließlich den Monat der Monatsmeldung (F830) im Tabellenblatt
>>Soll_Ist<< berücksichtigt.)
3.9. Monatsmeldung (F830)
Um eine „Monatsmeldung (F830)“ für einen bestimmten Monat erzeugen zu
Klicken Sie dann auf den Befehl >>Monatsmeldung (F830)<< im Menü
>>Dienstplan<<.
Bei dieser Aktion >> Monatsmeldung (F830) << wird auch zuerst immer eine
>>Soll/Ist-Übersicht neu generiert<<.
Manuell ausgefüllte Zellen im Blatt „Soll-Ist“ werden bei den Aktionen >>Soll/IstÜbersicht neu generieren<< bzw. >>Monatsabrechnung F830<< automatisch
wieder überschrieben (siehe „Änderungen“ auf Seite 30).
3.10. Aktives Blatt löschen…
Aktivieren Sie zuerst das Tabellenblatt, das Sie zu löschen beabsichtigen, und
klicken Sie dann auf den Befehl >>Aktives Blatt löschen…<< im Menü
>>Dienstplan<< Untermenü >>Extras<<.
Klicken Sie im Dialogfenster auf die Schaltfläche JA.
Quittieren Sie den Löschvorgang mit der Schaltfläche Löschen.
Folgende Tabellenblätter können nicht gelöscht werden:
>>Personal, Dienste und MusterDienstplan<<
Seite 33 von 38
3.11. Aktives Blatt in eine neue Mappe kopieren
Aktivieren Sie zuerst das Tabellenblatt, das Sie in eine neue Mappe kopieren
möchten, und klicken Sie dann auf den Befehl
>>Aktives Blatt in eine neue Mappe kopieren<< im Menü >>Dienstplan<<
Untermenü >>Extras<<.
Bei Bedarf kann mit dieser Funktion jedes beliebige Blatt in eine separate Datei
kopiert und so gesichert werden, wie z.B. die Tabellenblätter „Soll_Ist“ und
„MonatsmeldungF830“.
3.12. Musterdienstplan duplizieren…
Wenn MitarbeiterInnen annähernd gleiche Dienste haben (Arbeitsbereich), so
kann mit der Funktion Musterdienstplan duplizieren die Diensteinteilung
erleichtert werden.
Vorraussetzung, dass Sie Musterdienstpläne duplizieren können, ist, dass im
Tabellenblatt >>MusterDienstplan<< mindestens für einen Mitarbeiter
Musterdienste definiert sind und dieser Mitarbeiter auch in dem aktuellen
Monatsdienstplan (MM-JJJJ) angelegt ist.
Aktivieren Sie zuerst den Monatsdienstplan (MM-JJJJ), in den Dienste aus dem
Musterdienstplan dupliziert (kopiert) werden sollen.
Wählen Sie die Zelle >>z1n<<, Spalte >>B<< (Mitarbeiter, für den Sie Dienste
duplizieren möchten) und klicken Sie dann auf den Befehl
>>Musterdienste duplizieren…<< im Menü >>Dienstplan<< Untermenü
>>Extras<<.
Wählen Sie im Dialogfenster >>Musterdienstpläne duplizieren<< die
gewünschte >>Duplizier Art:<< (Gerades- / Ungerades Monat; GeradeUngerade Kalenderwoche) und quittieren Sie Ihre Wahl mit der Schaltfläche
Start duplizieren.
Wenn Sie für alle Mitarbeiter im Monatsdienstplan (MM-JJJJ) Musterdienste
duplizieren möchten, aktivieren Sie zuvor auch die Option
>>Alle verfügbaren Muster-Daten (Dienste)<<.
Seite 34 von 38
3.13. DP für ein Folgejahr erstellen…
Bevor Sie einen Dienstplan für ein Folgejahr erstellen (XLS-Dienstplandatei),
machen Sie zuerst eine Dateikopie und brennen den Dateinamen entsprechend.
Der Vorteil gegenüber einem jungfräulich angelegten Dienstplan (Mappe) liegt
darin, dass die Mitarbeiterdaten im Tabellenblatt >>Personal<< und
>>Dienste<< vom Vorjahr übernommen und daher nicht neu zu erfassen sind.
Öffnen Sie die Datei (Mappe.xls) und klicken Sie dann auf den Befehl
>>DP für ein Folgejahr erstellen…<< im Menü >>Dienstplan<< Untermenü
>>Extras<<.
Quittieren Sie die Aktion mit der Schaltfläche JA.
Bei Bedarf geben Sie im Dialogfenster >>Dienstplan für das Kalenderjahr…<<
Ihr gewünschtes Jahr ein und quittieren Ihre Eingabe (Vorgabe) mit der
Schaltfläche OK.
Die Übertragstunden >> +/- << im Tabellenblatt >Personal<< Spalte >>J<< und
>>Urlaubsstunden Vorjahr<< Spalte >>X<< sind manuell zu erfassen
(eventuelle Änderung der >>WAZ<< je Mitarbeiter sind zu berücksichtigen bzw.
>>ausgezahlte Stunden<<).
Seite 35 von 38
4. Anleitung zur Aktivierung der Anwendung „DienstplanDW“
Schließen Sie zuerst die Anwendung Excel und somit auch alle offenen Dateien.
4.1. Die Datei >>DP_Neu.xlt<<
Kopieren Sie die Datei >>DP_Neu.xlt<< in folgendes Verzeichnis:
C:\Dokumente und Einstellungen\$User$\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen
bzw. bei einer Betriebssystem Installation mit „MUI“:
C:\Dokumente und Einstellungen\$User$\Anwendungsdaten\Microsoft\Template
$User$ = Ihr Benutzername (Anmeldedialog)
4.2. Die Datei >>Dienstplan-DW.xla<<
Kopieren Sie die Datei >>Dienstplan-DW.xla<< in folgendes Verzeichnis:
C:\Dokumente und Einstellungen\$User$\Anwendungsdaten\Microsoft\AddIns
4.3. Wie kann ich das Add-In >>Dienstplan-DW<< aktivieren?
Wählen Sie im Menü Extras der Anwendung Excel den Befehl Add-Ins…
Aktivieren Sie im Dialogfenster >>Add Ins<< den Eintrag >>Dienstplan-DW<<
und quittieren Ihre Wahl mit der Schaltfläche OK.
Im unteren Bereich des Dialogfensters >>Add Ins<< ist die aktuelle Version
(Revisionsnummer) ersichtlich.
Seite 36 von 38
4.4. Datei-Explorer Option (Alle Dateien und Ordner anzeigen)
In den Standard-Einstellungen des Explorers sind die sogenannten versteckten
Ordner (Verzeichnisse) und Dateien nicht sichtbar, und dazu gehören auch die
Vorlagen sowie Add-In Verzeichnisse.
Um alle Dateien und Ordner anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie auf den Menübefehl Ordneroptionen… Menü Extras in der
Anwendung Explorer und wählen das Dialogregister Ansicht.
Im Dialogfenster Ordneroptionen Listenfeld Erweiterte Einstellungen:
aktivieren Sie die Option Alle Dateien und Ordner anzeigen und quittieren Ihre
Wahl mit der Schaltfläche OK.
4.5. Wie kann ich mit dem Explorer die Revisions-Nr. ermitteln?
Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den Dateinamen (Dienstplan-DW.xla bzw.
DP_Neu.xlt) im Explorer und Sie erhalten eine Quickinfo.
Bei Fragen zur Installation wenden Sie sich an die IT-Abteilung.
Seite 37 von 38
4.6. Makro Sicherheit (Anwendung Excel)
Die Funktionalität des Dienstplan-Programms ist nur gegeben, wenn auch
Makros (VBA - Prozeduren) ausgeführt werden können.
Damit die Makros ausgeführt werden können, ist die Sicherheitsstufe >>Mittel<<
auf Ihrem Rechner zu aktivieren.
4.7. Wie kann ich die Sicherheitsstufe >>Mittel<< aktivieren?
Wählen Sie im Menü Extras der Anwendung Excel den Befehl Makro
Unterbefehl Sicherheit….
Im Dialogfenster Sicherheit wählen Sie das Dialogregister Sicherheitsstufe und
aktivieren die Option Mittel. Sie können auswählen, ob Sie nicht sichere
Makros ausführen möchten.
Quittieren Sie abschließend Ihre Wahl.
4.8. Sicherheitswarnung
Bei Anlegen bzw. Öffnen eines Dienstplanes sind Makros zu aktivieren.
Seite 38 von 38

Handbuch Dienstplan als pdf

Transcrição

Documentos relacionados

Anlage 2

Dateien anzeigen - Digitale Bibliothek Thüringen

Bedienungsanleitung Excel-Vorlage-EAR

Zahlenformat bei der Eingabe

charaktervolle unikate - Wimmer Wohnkollektionen

Anleitung zum Bearbeiten der Programmliste bzw. Importieren der

Teil 2: Mit Aufgaben differenzieren

EM.MA Import Kandidaten - Online-Testing

Stelle

Backtracking Algotithmus: - Erasmus – Reinhold – Gymnasium

Untitled