Vorlesungsfolien
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Wirtschaftlichkeit von IT-Projekten Dr. Jürgen Stein 1 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Dr. Jürgen Stein • Studium der Physik und Promotion an der Phillips-Universität Marburg • 1994 – 2010 bei sd&m als Software-Ingenieur Berater Geschäftsbereichsmanager • Seit 2010 bei der msg systems ag – Bereichsleiter Travel & Logistics in Frankfurt – Branchenschwerpunkte: Transport, Verkehr, Touristik, Logistik, Luft- und Raumfahrt – Durchführung von Projekten für große und mittelständische Kunden • Umfangreiche Erfahrung in allen Phasen von Software-Entwicklungsprojekten, Schwerpunkt im Projektmanagement und in frühen Projektphasen • Durchführung mehrerer Business Cases bei verschiedenen Kunden Privates Verheiratet, 2 Kinder 2 Astrofotografie Dr. Jürgen Stein letzte Urlaube © msg systems ag, November 2014 Agenda 1. Grundlagen und Begriffsdefinitionen 2. Wirtschaftlichkeit der IT-Organisation 3. Wirtschaftlichkeit von IT-Projekten 4. Business Case und IT-Investitionsvorhaben 5. Ein Beispiel aus der Praxis 6. Literatur 3 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Ein paar Fakten und Zahlen … • IT-Budgets beanspruchen je nach Branche zwischen 1,5% und 15% des Umsatzes – bzw. nach einer anderen Untersuchung im Mittel 8,8%. • Der Aufwand des IT-Bereiches eines Industrieunternehmens besteht zu rund 50-60% aus Personalaufwand gegenüber Sachaufwand. • Der größte Teil der jährlichen IT-Kosten eines Unternehmens entfällt insbesondere auf die Wartung und Betrieb der installierten Basis – bis zu 80%. • Dies wird unterstrichen von einer Untersuchung der Lebenszykluskosten von 30 ITAnwendungen: Bereits bei einer Produktionsdauer von 5 Jahren fallen knapp 80% der Lebenszykluskosten innerhalb der Produktion und Weiterentwicklung an(1). (1) zu den Lebenszykluskosten zählen sämtliche Kosten des Herstellers als auch die des Nutzers / Verbrauchers eines Produktes Quelle: Wirtschaftinformatik 3/2004: IV-Controlling, Computerwoche 4 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 IT-Wirtschaftlichkeit IT-Investitionen • IT-Vorhaben und IT-Projekte stellen oftmals große Investitionen im Unternehmen dar. • Einem häufig nicht transparenten Nutzen stehen hohe Kosten gegenüber. • Begrenzte IT-Budgets erfordern eine objektive Priorisierung dieser Investitionen. IT-Organisation Zielsetzung • Messbare, vollständige und nachhaltige Kriterien als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen • Laufende Kontrolle der Zielerreichung • Wirtschaftlichkeit ist Kernfrage jedes Unternehmens. • Die IT-Organisation wird als Kostentreiber gesehen. • Im Gegensatz zu „klassischen“ Unternehmensfunktionen ist IT oft noch eine „Black Box“ für Entscheidungsträger – der Wirtschaftlichkeitsbezug ist unklar, der Nutzen von IT wird nicht gesehen. 5 Dr. Jürgen Stein Nutzen durch IT Wirtschaftlichkeit = durch IT IT-Kosten © msg systems ag, November 2014 Agenda 1. Grundlagen und Begriffsdefinitionen 2. Wirtschaftlichkeit der IT-Organisation 3. Wirtschaftlichkeit von IT-Projekten 4. Business Case und IT-Investitionsvorhaben 5. Ein Beispiel aus der Praxis 6. Literatur 6 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Optimierung der IT-Wirtschaftlichkeit Transparenz und Bewertung des IT-Aufwands Transparenz und Bewertung des IT-Nutzens • Was kostet die IT? • Welche Leistungen • Welchen Nutzen stiftet werden erbracht? die IT für das Unternehmen? • Stehen Nutzen und Kosten in einem passenden Verhältnis? • Werden die Risiken beherrscht? • Stimmt die Qualität? Optimierung des Verhältnisses Nutzen / Aufwand Effizienz Mit welchen Maßnahmen kann der gleiche Nutzen mit geringerem Aufwand erreicht werden? IT Nutzen und Aufwand werden gemeinsam betrachtet Optimierung ITAufwand 7 Effektivität Mit welchen Maßnahmen kann bei gleichem Aufwand größerer Nutzen gestiftet werden? Nutzen durch IT Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Effizienz vs. Effektivität in der IT Einseitige Kostensicht • IT-Kostentransparenz ist heute fast „Commodity“. 89% der deutschen Großunternehmen messen laut einer Studie von Arthur D. Little laufend ihre IT-Kosten-Effizienz Unternehmen Unterstützung Geschäftsprozesse Kostenreduktion • Der bedeutsamere Nutzen der IT liegt jedoch in der Effektivität: der leistungsfähigen Unterstützung der Geschäftsprozesse der Unternehmen • Problematik: Nur 29% der Unternehmen geben an, IT-Effektivität zu messen / messen zu können • Gleichzeitig wird Messung und Steuerung des Wertbeitrags der IT (IT Value Management) als immer wichtiger eingeschätzt Effizienz IT Effektivität → Es besteht Verbesserungsbedarf Quelle: Arthur D. Little 8 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 IT Wirtschaftlichkeit kann auf mehreren Ebenen betrachtet werden Mittelverwendende / bereitstellende Einheit Aktivitäten / Maßnahmen Jahr 1 I. Gesamtunternehmen GeschäftsGeschäftsfeld feld III. Langfristiger Effekt grundlegender strategischer Programme Projekte Wirtschaftlichkeit einzelner Projekte (auch Infrastrukturprojekte) II. Portfolios Gesamte Wirtschaftlichkeit eines Projektportfolios einer Periode III. Infrastruktur Wirtschaftlichkeit IT-Basis ITFunktion II. IT-Wirtschaftlichkeit bezogen auf ein Geschäftsfeld Nutzen wird durch das Geschäft getrieben 9 Jahr 3 Programme I. II. Jahr 2 Wirtschaftlichkeit der IT-Leistungserbringung Nutzen wird durch die IT getrieben Dr. Jürgen Stein III. © msg systems ag, November 2014 Agenda 1. Grundlagen und Begriffsdefinitionen 2. Wirtschaftlichkeit der IT-Organisation 3. Wirtschaftlichkeit von IT-Projekten 4. Business Case und IT-Investitionsvorhaben 5. Ein Beispiel aus der Praxis 6. Literatur 10 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Die Phasen eines IT-Vorhabens Planung Entwicklung Ablösung Betrieb 11 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Vernachlässigte oder nicht berücksichtigte Kostentreiber Ablösung Planung Entsorgung Machbarkeitsstudie / Business Case Datensicherung Planung Datenmigration Grobkonzept / Anforderungsanalyse Make or Buy Entscheidung Entwicklung Ablösung Fachkonzept / DVKonzept, Design Betrieb Entwicklung / Einführung Anpassungen Implementierung / Customizing Wartung und Pflege Betrieb Betriebsmittel Test / Integration Weiterentwicklung Hardware, Software Releasewechsel SLA-Erstellung Inbetriebnahme / Roll-out Häufig vernachlässigte Kostentreiber 12 Dr. Jürgen Stein Organisationsänderungen © msg systems ag, November 2014 Kostenverteilung für IT-Vorhaben Planung Entwicklung Ablösung Dagegen fallen 60-80% der Kosten während des Betriebs der Anwendung an 13 Nur 20-40% der Kosten für eine typische IT-Lösung entfallen auf die Erstellung der Applikation Betrieb Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Kosten und Nutzen über den Software-Lebenszyklus Nutzen Total Cost of Ownership (TCO) Planung Entwicklung Betrieb Ablösung Netto-Nutzen Zeit Die Bilanzierung aller Geldflüsse (Kosten und Nutzen) über die Lebensdauer einer Anwendung ergibt den Netto-Nutzen. Kosten 14 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Übergreifender Vergleich von TCO-Betrachtungen und Kostenanalyen • Einheitlich TCO-Betrachtungen und Kostenanalysen innerhalb eines Unternehmens stellen die Durchführenden vor besondere Herausforderungen: Beispiel: Differenzierung Weiterentwicklung oder Wartungsaufgabe: • Abgrenzung wird häufig durch den geschätzten Aufwand vorgenommen: z.B. Wartungsaufgaben sind zwischen 5 und 30 Bearbeitertagen groß. Beispiel: Software-Entwicklung mit agilen Methoden • Trennung der Kostentreiber schwierig. Beispiel: Aufwand von Fachabteilungen • Fällt an, wird aber oft dem Projekt nicht zugeschlagen. Beispiel: Metrik für die Arbeitseinheit eines Softwareentwicklers • • Ist nicht einheitlich definiert . Beinhaltet unterschiedliche Anteile für Kommunikation etc. • Unternehmensübergreifende Vergleiche und Benchmarks sind aus den genannten Gründen nur begrenzt möglich. 15 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Agenda 1. Grundlagen und Begriffsdefinitionen 2. Wirtschaftlichkeit der IT-Organisation 3. Wirtschaftlichkeit von IT-Projekten 4. Business Case und IT-Investitionsvorhaben 5. Ein Beispiel aus der Praxis 6. Literatur 16 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Kosten-Nutzen-Analyse für Projektvorhaben – der Business Case Der Business Case fasst alle entscheidungsrelevanten Aspekte eines geplanten Vorhabens mit dem Ziel zusammen, die wirtschaftliche Vorteilhaftigkeit und strategische Konformität des Gesamtprojekts aufzuzeigen und eine abschließende Management-Entscheidung über dessen Ausführung zu ermöglichen. [aus: Brugger, Der IT Business Case, Springer 2005] 17 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Wirtschaftlichkeit in Projektverlauf Begleitender BC IT-Vorhaben Idealerweise begleitet der Business Case (BC) alle Phasen eines IT-Vorhabens Idee Analyse / Vorstudie Initialer BC Initialisierung Betrieb / Nutzung Umsetzung Anpassung BC BC für Änderungen Controlling • Der Schwerpunkt des BC und damit die initiale Wirtschaftlichkeitsbetrachtung liegen in der Analyse- und Initialisierungsphase des IT-Vorhabens. • Das Controlling misst die langfristige Zielerreichung des Vorhabens und setzt ggf. Korrekturmaßnahmen auf. 18 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Die BC Analyse im Überblick Der BC als eigenes Projekt oder Teil einer Vorstudie: • Ein BC ist entweder ein eigenständiges „Projekt“ oder Teil einer Vorstudie des eigentlichen Investitionsvorhabens. • Ein BC hat Ziele, eine Planung (Meilensteinen, Abhängigkeiten) und ein Team. • Am Ende stehen Ergebnisse: Nachvollziehbare Dokumentation und Management-Summary, ggf. eingebettet in Ergebnisse der Vorstudie. Rahmenbedingungen: • Ein BC braucht einen Sponsor („Wer steht hinter dem Hauptprojekt?“). • Es sollte eine Stakeholder-Analyse durchgeführt werden („Wer ist für das Vorhaben?“, „Wo sind Widerstände zu erwarten?“). • Unternehmensvorgaben sind zu beachten (Einbindung Unternehmenscontrolling). Definition der Inhalte und Ziele Planung BC Szenariendefinition Analyse Wirtschaftlichkeitsrechnung Dokumentation 19 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Die BC Analyse – Projektdefiniton und -planung • Ein BC benötigt eine klare Definition der Rahmenbedingungen: − Was ist das Ziel des BC? − Auf welchen Verfahren wird aufgesetzt? − Welche inhaltlichen und zeitlichen Abhängigkeiten bestehen? Definition der Inhalte und Ziele Planung BC • Die Ziele des BC orientieren sich an den Zielen des eigentlichen Investitionsvorhabens. • Das für die Durchführung erforderliche Team steht bereit und verfügt über entsprechende(s) Know-how / Erfahrung. • Die nachfolgend abgeleitete Planung passt zur Planung des Investitionsvorhabens. Szenariendefinition Analyse Wirtschaftlichkeitsrechnung Dokumentation 20 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 BC Analyse – Definition von Szenarien • In einem BC werden mehrere Szenarien betrachtet und miteinander verglichen. I.d.R. sind das − − • • Oftmals wird z.B. von Kostensteigerung, Kostenreduktion oder verbessertem Nutzen einer neuen Lösung gesprochen: dann ist immer das Delta zum Ist-Zustand, also zum Referenzszenario gemeint. Planung BC Szenariendefinition Es kann − − • Referenzszenario: erwartet zukünftige Entwicklung ohne geplante Investition („Beibehaltung des Status Quo“) Lösungsszenario: erwartete zukünftige Entwicklung bei Durchführung der Investition Definition der Inhalte und Ziele mehrere alternative Lösungsszenarien geben (z.B. Lösung basiert auf Individual-Software oder einem Software-Produkt) oder verschiedene Varianten eines Lösungsszenarios geben (z.B. unterschiedliche Annahmen über zukünftige Umsatz-Entwicklungen) Die Zahl der Szenarien / Varianten sollte möglichst klein gehalten werden, da jeweils Kosten-Nutzen-Analyse und Wirtschaftlichkeitsrechnung durchgeführt werden müssen. Analyse Wirtschaftlichkeitsrechnung Dokumentation 21 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 BC Analyse – die Ermittlung von Kosten und Nutzen • Die Analysephase ist der wesentliche Teil der BCDurchführung. Sie beinhaltet − Kostenanalyse − Nutzenanalyse − Risikoanalyse Definition der Inhalte und Ziele Planung BC • Für die Kosten- und Nutzenanalyse erfolgt jeweils − die Identifikation von Kosten- / Nutzenpositionen und Zuordnung zu den jeweiligen Kosten- / Nutzenkategorien − die Klassifizierung, ob die jeweilige Position für die Wirtschaftlichkeitsrechnung relevant ist oder nicht − die Quantifizierung der Positionen − die monetäre Bewertung der Positionen • Im Rahmen der Risikoanalyse werden besondere Risiken betrachtet und im Hinblick auf die Wirtschaftlichkeit des Vorhabens bewertet. Szenariendefinition Analyse Wirtschaftlichkeitsrechnung Dokumentation 22 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Beispiele für Kostenkategorien und zugehörige Kostenpositionen Systementwicklung Test Investitionskosten Schulung SW-Lizenzen Infrastruktur / HW SW-Lizenzen Betriebskosten Infrastruktur / HW Sonstige Betriebskosten Wartungskosten BusinessProzesskosten Erhöhtes Umlaufverm. 23 Personalkosten Dienstleistungskosten Kostenbetrachtung für einen BC • Die Zuordnung von Kostenpositionen zu Kostenkategorien ist nicht eindeutig definiert. • Kostenpositionen können auftreten (z.B. Lizenzkosten). • Für die Wirtschaftlichkeitsrechnung ist es wichtig, zwischen einmaligen und laufenden Kosten zu unterscheiden: • In der Regel werden einmalige auftretende Kosten vor operativer Bereitstellung einer neuen Investition zu den Investitionskosten gerechnet. • Laufende Kosten sind i.d.R. Betriebskosten (vor allem im Bereich IT-Betrieb) und Prozesskosten (vor allem in den Fachbereichen). Sie treten i.d.R. jährlich immer wieder auf. Forderungen Lagerbestände Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Nutzenkategorien und Bewertung von Nutzen Typische Nutzenkategorien • • • • • höherer Umsatz höhere Einnahmen Produktivitätssteigerungen Reduktion Umlaufvermögen Die Reduktion von Kosten ist auch Nutzen, der sich durch den Vergleich von Ziel- und Basisszenario ergibt (geringere Kosten beim Zielszenario). Quantifizierung von Nutzen • Quantifizierung / Bewertung von Nutzen ist i.A. schwierig und nicht immer möglich. Man unterscheidet zwischen • Monetär bewertbarem Nutzen, z.B. Kostenreduktionen • Indirekt bewertbarem Nutzen, z.B. höherer Umsatz durch höhere Kundenzufriedenheit • Nicht bewertbarem Nutzen, z.B. Imagegewinn • Im BC sollte Konzentration auf Hauptnutzenfaktoren erfolgen. Nutzenpositionen treten meist regelmäßig (= jährlich) nach Durchführung der Investition auf. 24 Nutzenpositionen müssen „gehoben“ werden können. Bsp. Einsparung 5 Min. Arbeitszeit pro Tag und Mitarbeiter: kein Nutzen, der Effekt „verpufft“. Dr. Jürgen Stein Nutzen ist häufig Geschäftsnutzen und muss durch Fachbereiche quantifiziert werden. Unterstützende Maßnahmen: Marktumfragen / Benchmarks. © msg systems ag, November 2014 Einfache Beispiele für die Bewertung von Kosten und Nutzen Kategorie Position Quantifizierung Monetäre Bewertung Prozesskosten Aufwand für die manuelle Auftragserfassung 5 FTE für die Auftragserfassung, Vollkostensatz 40.000€ pro FTE Personalkosten: 200.000€ p.a. Geschäftsnutzen Steigerung des Umsatzes durch zusätzlichen Verkauf eines Produkts Mehrverkauf von 1.000 Produkten p.a. Verkaufspreis 100€ pro Artikel Umsatzsteigerung: 100.000€ p.a. Betriebskosten Erwartete Betriebskosten bei einer Kostensteigerung von 10% p.a. Betriebskosten im 1. Jahr 100.000€ Betriebskosten: 100.000€ (1. Jahr), 110.000€ (2. Jahr) usw. Investitionskosten Externe Kosten für die Bereitstellung eines neuen AuftragserfassungsSystems Geschätzte Kosten 100.000€, Budgetpuffer 20% Externe Kosten: 120.000€ FTE = Full Time Equivalent. Vollkostensatz eines Mitarbeiters pro Jahr. 25 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Monetäre Übersicht von Kosten und Nutzen (Beispiel) Einmalige Kostenposition Abschreibungsdauer: 5 Jahre Investitionsjahr Jahr 0 Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Jahr 4 320 115 125 128 141 144 Betriebskosten 35 45 48 51 54 Personalkosten 55 55 55 65 65 25 25 25 25 25 30 80 170 240 310 30 60 130 180 240 20 40 60 70 -45 42 99 166 Kosten gesamt Invest 270 Marketingkosten 50 Nutzen gesamt Mehreinnahmen Einkünfte aus Prozessverbesserung Nutzen - Kosten Jahr 5 -320 -85 Beträge in Tsd. € Wiederholende Nutzenposition 26 Dr. Jürgen Stein Wiederholende Kostenposition © msg systems ag, November 2014 Die BC Analyse – Wirtschaftlichkeitsrechnung (WiRe) • Die Wirtschaftlichkeitsrechnung (WiRe) oder Investitionsrechnung hat das Ziel, das Kosten-Nutzen-Verhältnis („die Wirtschaftlichkeit“) einer Investition zu ermitteln. • Ergebnis sind Kennzahlen, die den Vergleich des geplanten Investitionsvorhabens mit anderen Vorhaben bzw. mit der Anlage des Investitionsvermögens am Geldmarkt ermöglichen. • Die WiRe ist das wichtigste Ergebnis eines BC und fasst die „Hard Facts“ dieser Analyse zusammen. • Die WiRe wird für jedes Szenario des BC separat durchgeführt. Falls unterschiedliche Varianten eines Szenarios betrachtet werden, sind diese i.d.R. durch entsprechende Parameter in der Berechnung zu berücksichtigen. • In der Regel gibt das Unternehmenscontrolling das anzuwendende Berechnungsverfahren und die entsprechenden Parameter (z.B. Zinsfuß) vor. Definition der Inhalte und Ziele Planung BC Szenariendefinition Analyse Wirtschaftlichkeitsrechnung Dokumentation 27 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Verfahren zur Investionsrechnung Statische Verfahren Dynamische Verfahren • Basieren auf vereinfachenden Annahmen in Form von Durchschnittswerten für Investitionen, Nutzen und Kosten über die Laufzeit des Vorhabens. • Dynamische Verfahren sind charakterisiert durch Einbeziehung kalkulatorischer Zinsen. • Für IT-Projekte besonders wichtig • Für IT-Projekte weniger wichtig • Beispiele: − Amortisationsrechnung − Kostenvergleichsrechnung − Gewinnvergleichsrechnung 28 • Beispiele: − Kapitalwertmethode − Interne Zinsfußmethode − Verfahren zur Berücksichtigung der Unsicherheit Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Kapitalwertmethode Übersteigt der Ertrag einer Investition die vorgegebene Kapitalverzinsung? n 1 K = ∑ ( Et − At ) t ( 1 + i ) t =0 • Zukünftige Zahlungsströme werden auf den Zeitpunkt unmittelbar vor der Investition hin abgezinst (Motivation: „heute verfügbares und anlegbares Geld ist mehr wert als künftiges“). • Kritisch ist die Wahl des Kalkulationszinsfußes i; i entspricht der geforderten Kapitalverzinsung (Motivation: Geld könnte am Kapitalmarkt zu i% angelegt werden, Investition muss für Risikoerhöhung auch höhere Verzinsung erwirtschaften). • Beispiel (für i = 5%): (in €) Einzahlungen Auszahlungen Nettoauszahlungen Zinsfaktor 29 K = Kapitalwert Et = Einzahlungen am Ende der Periode t (Nutzen) At = Auszahlungen am Ende der Periode t (Kosten) i = Kalkulationszinsfuß t = Periode (t = 0, 1, 2 ..., n) n = Nutzungsdauer des Investitionsobjektes 0. Jahr 200.000 1.000.000 -800.000 1 1. Jahr 2. Jahr 3. Jahr 300.000 350.000 400.000 50.000 50.000 50.000 250.000 300.000 350.000 0,9524 0,9070 0,8638 Dr. Jürgen Stein Ergebnis: K=12.547€ © msg systems ag, November 2014 Interne Zinsfussmethode Bei welchem Zinsfuß bestimmt, wird der Kapitalwert zu Null? n K = ∑[(Et − At ) ⋅ t =0 • 1 ]=0 t (1 + r ) K = Kapitalwert Et = Einzahlungen am Ende der Periode t (Nutzen) At = Auszahlungen am Ende der Periode t (Kosten) r = Zinsfusssatz t = Periode (t = 0, 1, 2 ..., n) n = Nutzungsdauer des Investitionsobjektes Im Allgemeinen muss ein Näherungsverfahren angewendet werden, um die Gleichung zu lösen − Dazu werden zwei Zinssätze r1 und r2 bestimmt, bei denen der zugehörige Kapitalwert K1 und K2 positiv bzw. negativ ist. − Der interne Zinssatz kann dann näherungsweise berechnet werden: (r2 − r1 ) rint = r1 − K1 ⋅ ( K2 − K1 ) • • 30 Beispiel: mit obigem Beispiel ergibt sich bei r1 = 5%, r2 = 6%: rint = 5,79%. Der interne Zinsfuß gibt an, mit wie viel Prozent sich das eingesetzte Kapital verzinst. Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Die BC Analyse – Dokumentation • Am Ende des BC steht eine gesamthafte Dokumentation der Ergebnisse. • Die betrachteten Szenarien sind klar definiert. Die ermittelten Kosten- und Nutzenpositionen und ihre Quantifizierung sind nachvollziehbar beschrieben. Gleiches gilt für die angewendeten Berechnungsverfahren. Idealerweise sind alle relevanten Eckdaten mit dem Konzerncontrolling abgestimmt. • I. d. R. werden die wesentlichen Erkenntnisse aus der BCAnalyse im Rahmen der Vorstandsvorlage für den Genehmigung des Hauptprojektes zusammengefasst. • Neben den „Hard Facts“ aus der WiRe spielen dabei auch „weiche“ Faktoren (v.a. nicht quantifizierbarer Nutzen) eine wichtige Rolle, denn im realen Leben werden Entscheidungen nicht nur auf Basis von Kennzahlen getroffen. Definition der Inhalte und Ziele Planung BC Szenariendefinition Analyse Wirtschaftlichkeitsrechnung Dokumentation 31 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Wirtschaftlichkeit in Projekten Begleitender BC IT-Vorhaben Idealerweise begleitet der Business Case (BC) alle Phasen eines IT-Projekts Idee Analyse / Vorstudie Initialer BC Initialisierung Betrieb / Nutzung Umsetzung Anpassung BC BC für Änderungen Controlling • Der Schwerpunkt der BC-Rechnung liegt in der Analyse- und Initialisierungsphase. • Das Controlling misst die langfristige Zielerreichung des Vorhabens und setzt ggf. Korrekturmaßnahmen auf. 32 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Begleitender BC IT-Vorhaben Wirtschaftlichkeit in Projekten – Analyse / Vorstudie Idee Analyse / Vorstudie Initialer BC Initialisierung Anpassung BC BC für Änderungen Controlling Anforderungen an den BC Projektinhalte • Konktretisierung der Ziele • Gap-Analyse • Grobkonzeption / Machbarkeitsuntersuchung • Entwicklung von Lösungsalternativen • Erstellung Genehmigungsvorlage 33 Betrieb / Nutzung Umsetzung • Ermittlung von Kosten- und Nutzenkategorien • Bewertung und Quantifizierung von Kosten- und Nutzenkategorien • Betrachtung von Lösungsszenarien ggü. Referenzszenario • Wirtschaftlichkeitsrechnung Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Begleitender BC IT-Vorhaben Wirtschaftlichkeit in Projekten - Projektinitialisierung Idee Analyse / Vorstudie Initialisierung Initialer BC Anpassung BC BC für Änderungen Controlling Anforderungen an den BC Projektinhalte • Ermittlung und Gewichtung von Entscheidungskriterien • Erstellung Lastenheft / Ausschreibung (Auftraggeber) • Erstellung Pflichtenheft (Auftragn.) • Anbieterauswahl • Erstellung Projektvertrag • Aufsetzen des Projektes 34 Betrieb / Nutzung Umsetzung • Wirtschaftliche Bewertung von Entscheidungskriterien • Konkretisierung der Lösungsszenarien und Anpassung der Wirtschaftlichkeitsrechnung Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Beispiel: Wirtschaftlichkeit im Ausschreibungsverfahren • Betrachtung des Preis-Leistungs-Verhältnisses durch Nutzwertanalyse verschiedener Leistungen. • Kennzahl für Preis-Leistungs-Verhältnis = Kosten / Nutzwertkennzahl • Ein Beispiel für öffentliche Ausschreibungen ist das sog. UfAB-Verfahren (Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen) − Erweiterte Richtwertmethode zur Vergabe von öffentlichen Aufträgen zugrunde − Kennzahl für Preis-Leistungs-Verhältnis = Gesamtsumme der Leistungspunkte (Bewertungspunkte * Gewichtungspunkte) / Preis (z. B. Monatskostensatz je Maßnahme) − UfAB ermöglicht eine transparente und objektive Bewertung verschiedener Anbieter im Rahmen einer Ausschreibung. − Allerdings ist das Verfahren singulär im Bezug auf die Anbieterauswahl und ermöglicht keine absolute Bewertung der Wirtschaftlichkeit eines Vorhabens. • Im nicht-öffentlichen Bereich sind ähnliche Verfahren verbreitet. Sie sind allerdings oftmals weniger transparent und nicht standardisiert. 35 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Beispiel: Wirtschaftlichkeit im Ausschreibungsverfahren A1 A2 A3 A4 nicht erfüllt erfüllt erfüllt erfüllt 120.000 105.000 100.000 98.000 Leistungspunkte 9.500 9.200 8.900 8.500 Kennzahl (L / P) 0,079 0.088 0,089 0,086 79 88 89 86 2 1 Ja (Referenz) Ja Ausschlusskriterien Preis in € Kennzahl skaliert (L / P * 1000) Vereinfachte Preismethode Rangfolge Preis - 3 Erweiterte Richtwertmethode Enthalten in Bereich mit 5% Abweichung zur Referenz1 - Ja Rangfolge bei Entscheidungskriterium Leistung - 1 Rangfolge bei Entscheidungskriterium Preis - 1) 36 1 Definierte Abweichung -5% ergibt einen Bereich für die skalierte Kennzahl zwischen 89 und 85 ausgehend von dem führenden Angebot A3 mit Kennzahl 89 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Begleitender BC IT-Vorhaben Wirtschaftlichkeit in Projekten - Projektumsetzung Idee Analyse / Vorstudie Initialisierung Initialer BC Anpassung BC BC für Änderungen Controlling Anforderungen an den BC Projektinhalte • Umsetzung des Projektes gemäß des gewählten Vorgehensmodells • Anwendung klassischer Projektmangement-Verfahren zur Absicherung des Projekterfolgs 37 Betrieb / Nutzung Umsetzung • Anpassung des Business Case bei Bedarf • Beisteuerung von wirtschaftlichen Kriterien bei Entscheidung über Veränderungen der Rahmenbedingungen (Budget, Termin, Change Requests etc.) • Aufsetzen Controlling Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Erfolgreiches Projektmanagement Das Projektmanagement-Dreieck • Gutes Projektmanagement stellt sicher, das die Projektziele zum geplanten Termin, innerhalb des geschätzten Budgets und mit dem vereinbarten Leistungsumfang erreicht werden Termin • Auch wenn sich im Projektverlauf Änderungen ergeben, ist eine Balance dieser Aspekte anzustreben Inhalt / Qualität 38 Budget • Eine einseitige Fokussierung auf das Projektbudget ist aus wirtschaftlicher Sicht wenig Ziel führend, da auch Termine und Inhalt Kosten- und Nutzen eines Vorhabens maßgeblich beeinflussen Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Projektsteuerung Die Projektsteuerung prüft regelmäßig, die Einhaltung des Projektplans und greift ggf. korrigierend ein Projektplanung Anpassung Soll Abgleich Maßnahmen • Im Soll-Ist-Abgleich werden Abweichungen erkannt • Dabei kommen Fortschrittsanalysen zum Einsatz: − Earned-Value-Analyse − Meilensteintrend-Analyse − Aufwandsverfolgung Ist Steuerung Projektdurchführung 39 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Begleitender BC IT-Vorhaben Wirtschaftlichkeit in Projekten – Betrieb / Nutzung Idee Analyse / Vorstudie Initialisierung Initialer BC Anpassung BC BC für Änderungen Controlling Anforderungen an den BC Projektinhalte • Betrieb und Wartung der IT-Lösung • Anpassung der Lösung an neue Anforderungen 40 Betrieb / Nutzung Umsetzung • Anpassung Business Case bei Bedarf • Beisteuerung von wirtschaftlichen Kriterien bei Entscheidung über neue Vorhaben / Erweiterungen • Controlling des Vorhabens ggü. den definierten Kennzahlen • Aufsetzen von Maßnahmen zur Optimierung / Zielerreichung Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Controlling und Zielverankerung als laufende Maßnahme • Das Controlling eines Investitionsvorhabens auf die Erzielung der prognostizierten Wirtschaftlichkeit beginnt mit dem Start der Umsetzung des zugrunde liegenden Projekts. • Diese Controlling spielt sich im Rahmen des regulären IT-Controllings ab • Bereits in der Umsetzungsphase wird die Einhaltung von Budget, Terminen und Inhalten / Qualität gemessen. • Nach Inbetriebnahme der Anwendung wird dieses Controlling fortgesetzt. Idealerweise werden dabei nicht nur die im BC beschriebenen Kostenpositionen betrachtet, sondern auch der erzielte Nutzen überprüft. • Treten Abweichungen von den Prognosen des BC ein, werden entsprechende Maßnahmen aufgesetzt und deren Erfolg gemessen. • Neben dem operativen Controlling sollte der mittel- und langfristige Erfolg eines Vorhabens auch im Zielsystem des Unternehmens verankert werden (z.B. Zielerreichung von Managern, Projektleitern etc.). 41 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Agenda 1. Grundlagen und Begriffsdefinitionen 2. Wirtschaftlichkeit der IT-Organisation 3. Wirtschaftlichkeit von IT-Projekten 4. Business Case und IT-Investitionsvorhaben 5. Ein Beispiel aus der Praxis 6. Literatur 42 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Ratenfinanzierung von Reisen – Projektbeschreibung • Ziel: DV- und prozesstechnische Implementierung eines Geschäftsprozesses zur Abwicklung der Ratenfinanzierung von Reiseleistungen • Inhalt: Studie / Grobkonzept: − − − − − Ermittlung der Rahmenbedingungen für die Umsetzung dieses Vorhabens Erstellung eines Grobkonzeptes Ermittlung der Kosten Ermittlung des Nutzens auf Basis verschiedener Szenarien für die Geschäftsentwicklung Erstellung einer Investitionsrechnung als Grundlage für die Genehmigung des Vorhabens • • Berechnungsbasis und -verfahren vorgegeben Abschreibungszeitraum 5 Jahre nach Bereitstellung − Erstellung einer Entscheidungsvorlage − Die Umsetzung erfolgte auf Basis des Grobkonzeptes nach Genehmigung des Vorhabens aufgrund der Investitionsrechnung − Basisszenario: Nichteinführung des Produkts 43 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Ratenfinanzierung von Reisen – Kostenfaktoren IT-Betriebskosten Betriebskosten ext. Finanzdienstleister IT-Projektkosten Stückkosten ext. Finanzdienstleister Kostenfaktoren FachbereichsProjektkosten Druckkosten Kataloge Zusätzliche Personalaufwände Refinanzierungskosten 44 Marketingkosten Aufbereitung an Hand komplexer Berechnungsmodelle Dr. Jürgen Stein Quantifizierung auf Basis von Risikomodellen Ausfallrisiken © msg systems ag, November 2014 Ratenfinanzierung von Reisen – Nutzenfaktoren Verbesserte Kundenbindung Einnahmen aus Zinsen Geschäftsziele und Nutzen • Wesentlichen Geschäftsziele des Vorhabens sind: − Erzielung zusätzlicher Quantifizierung auf Basis von Marktstudien und Umfragen Aufbereitung an Hand komplexer Berechnungsmodelle Einnahmen durch Erweiterung des Produkt-Portfolios − verbesserte Kundenbindung/ Ausweitung des Geschäftes • Die Nutzenfaktoren Nutzenkategorien quantifizieren diese Ziele oder bereiten sie für die Investitionsrechnung auf Einnahmen aus sonstigen Gebühren 45 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Ratenfinanzierung von Reisen – Ergebnis Die Betrachtung verschiedener Szenarien führt zum finalen Ergebnis 1 2 Variationen und Berechnung von Alternativszenarien Einzelberechnungen und Simulationen im Rahmen der Investitionsrechnung 3 Finales Ergebnis für Vorstandsvorlage / Vorstandspräsentation 46 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Agenda 1. Grundlagen und Begriffsdefinitionen 2. Wirtschaftlichkeit der IT-Organisation 3. Wirtschaftlichkeit von IT-Projekten 4. Business Case und IT-Investitionsvorhaben 5. Ein Beispiel aus der Praxis 6. Literatur 47 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Literatur • • • 48 Bernotat J., Stein J., “10 Tipps & Tricks zum Business Case “, GPM-Magazin PMAktuell, 2/2007, S. 43-47 Stein J, “Mit dem Business Case Wirtschaftlichkeit von Projekten nachweisen – der Business Case sichert den Erfolg von IT-Projekten”, GI/ACM-Regionalgruppe, Karlsruhe, 25.09.2007 Brugger R., “Der IT Business Case“, Springer, 1. Aufl., 2005 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Dr. Jürgen Stein Bereichsleiter Mergenthalerallee 73-75 65760 Eschborn Telefon: +49 6196 99845-5424 [email protected] www.msg-systems.com 49 Dr. Jürgen Stein © msg systems ag, November 2014