g - Verwaltung Ruhr-Universität Bochum
Transcrição
g - Verwaltung Ruhr-Universität Bochum
Info-Veranstaltung g zur Inventur im Rahmen des Projekts „Einführung „ g der Doppik pp an der RUB“ Projektleitung: j g Burkhard Nawroth Andrea Kaus Teilprojekt Inventur: Beate Kornatz Agenda 1 1. 2. 3. 4. Begrüßung durch den Kanzler Herrn Möller Einführung der Doppik Inventarisierung Fragen und Diskussion Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik Gründe für die Einführung der Doppik Extern bedingte Aspekte z z z z z Mit In-Kraft-Treten des Hochschulfreiheitsgesetzes (HFG) für Nordrhein Nordrhein- Westfalen (NRW) am 01.01.2007 01 01 2007 sind Hochschulen selbstständige Körperschaften des öffentlichen Rechts, die für ihre Liquidität und ihren S b t Substanzerhalt h lt eigenverantwortlich i t tli h sind. i d Konkurrenz der Hochschulen untereinander Zielgerechter Einsatz der Finanzen Mehr Informationen über tatsächlichen Ressourceneinsatzund Verbrauch werden benötigt g Kaufmännische Buchführung als Basis für ein integriertes System zur Finanzsteuerung Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik Gründe für die Einführung der Doppik Extern bedingte Aspekte z Das HFG sieht die Einführung der Doppik vor z Kreditaufnahme wird an die Einführung der kaufmännischen Buchführung gg gebunden z Ein testierter Jahresabschluss ist erforderlich z Der Jahresabschluss und die Wirtschaftsführung sind jährlich von einem Wirtschaftsprüfer zu prüfen Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik Gründe für die Einführung der Doppik Systembedingte Aspekte in Bezug auf das Rechnungswesen (REWE) z Das REWE liefert zukünftig auch Informationen über Ressourcenverbräuche z Das REWE bildet die Basis für eine integrierte Kosten- und Leistungsrechnung Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik Gründe für die Einführung der Doppik Erweiterung der Anwendungsmöglichkeiten für die Verbesserung des zielgerechteten Mitteleinsatz z Zielgenauer Einsatz der Finanzmittel rechtlich nunmehr möglich. Hierzu bedarf es jedoch einer genauen Übersicht über die Kosten der Leistungen der RUB im Einzelnen – z z.B. für die Kalkulation von Drittmittelprojekten, von Weiterbildungsangeboten, der Einwerbung von Forschungsmitteln auf europäischer Ebene etc. Einwerbung von Mitteln für Forschungsprojekte in Zukunft nur noch auf Basis einer Vollkostenkalkulation (Beispiel 7. Europäisches g p g ) Forschungsrahmenprogramm) Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik Gründe für die Einführung der Doppik Ziele des Projekts Einführung der Doppik z Erarbeitung einer tragfähigen bilanziellen Ausgangsbasis für das neue Finanz- und Rechnungswesen. z Entwicklung und Implementierung einer angemessenen Aufbau- und Ablauforganisation zum Betrieb des Finanzund dR Rechnungswesen h auff B Basis i d der D Doppik. ik z Schaffung von ganzheitlichen betriebswirtschaftlichen Steuerungsinstrumenten. z Einbindung und Umsetzung der doppischen Anforderungen in die Softwarelösung. Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik Gründe für die Einführung der Doppik Administrative Umsetzung mit den Fakultäten z z z z Mitarbeit bei der Inventur (einmalig) - optimale Unterstützung g durch die Verwaltung g - Wegfall der bisherigen Bestandsüberprüfung - bei ca. 70 % der Aufnahmestellen ist die Inventur innerhalb von 1-2 Tagen abgeschlossen Rechnungsbearbeitung - weitestgehend unveränderter Aufwand - mittelfristig Entlastung mittels Forderungs- und Verbindlichkeitsmanagements durch die Verwaltung Weiterhin Bereitstellung der kameralen Daten Mittelfristig Vollkostenrechnung zu internen Steuerungszwecken Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik Inventarisierung Agenda g 1 Buchinventur 1. 2 Körperliche 2. Kö li h Bestandsaufnahme B t d f h 3. Informations- und Kommunikationskonzept Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik Buchinventur Ausgangssituation Basis für die Einführung der Doppik ist die Eröffnungsbilanz zum 01.01.2011 01 01 2011 Abbildung des gesamten Vermögens und aller Schulden/Verpflichtungen Erstmalige g und einmalige g Erhebung g von Daten und Sachverhalten losgelöst von der bisherigen g rein fiskalen Betrachtung =>Erhebungsbogen ebu gsboge zur u Buchinventur uc e tu Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik Buchinventur Inhalt des Fragebogens (auszugsweise) z z z z z Wirtschaftsgüter im Ausland Lager- und Materialbestände selbst hergestellte Wirtschaftsgüter ausstehende Forderungen noch nicht bezahlte Rechnungen Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik Körperliche Erstbestandsaufnahme Im Rahmen der körperlichen Bestandsaufnahme müssen ü ¾ ¾ ¾ alle Gegenstände des Anlagevermögens gezählt gemessen oder gewogen und gezählt, ggf. unter Berücksichtigung von Mängeln bewertet werden Hierfür werden von der Verwaltung Aufnahmestellen vordefiniert! Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik Aufnahmestellen / zu inventarisierende Einheiten Vorüberlegung: – Jedem derzeit inventarisierten Vermögensgegenstand ist eine Ordnungsnummer zugeteilt und – jeder Räumlichkeit ist bereits jetzt mindestens eine Ordnungsnummer zugeteilt. Fazit: Di zu inventarisierenden Die i t i i d Einheiten Ei h it / Aufnahmestellen A f h t ll werden d aus den Ordnungsnummern abgeleitet. Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik Aufnahmestellen / zu inventarisierende Einheiten Vorplanung zu inventarisierende Einheiten Gruppe Einheit ON XXX Fakultät für _____________ XXX001 Einheit Dekanat XXX001 XXX511 XXX591 XXX650 XXX860 Bezeichnung Dekanat Studienfach Tutorenprogramm p g Kurse und Praktika wissenschaftliche Sammlungen XXX012 Einheit Lehrstuhl XY XXX012 Lehrstuhl für ________ XXX606 Projekt A XXX607 Projekt B Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik Zuständigkeiten in der Inventur Inventurleitung (Verwaltung) Inventurbereich (Fakultät) Aufnahmestelle (Lehrstuhl, Dekanat, Werkstatt, Bibliothek etc.) Aufnahmeteams Ansager (Fakultät) Aufschreiber (Verwaltung) Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik Zuständigkeiten in der Inventur Inventurleitung (Verwaltung) z z z Ihr obliegt: ¾ die vorläufige g Ermittlung g der Aufnahmestellen, ¾ die Planung der Inventurdurchführung, ¾ die Auswahl und Schulung von geeignetem Personal, ¾ die Beratung der beteiligten Stellen. Installation eines Telefon-Supports während der I Inventarisierung t i i Persönliche Begleitung der Aufnahmeteams innerhalb der ersten Woche Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik 16 Zuständigkeiten in der Inventur Inventurbereiche (Fakultäten) Die IInventurbereichsleiter Di t b i h l it ((z.B. B D Dekanats-Geschäftsführer, k t G häft füh D Dezernenten, t Leiter der ZWE oder ZBE usw.) sind für die Ordnungsmäßigkeit und den g Ablauf der Inventarisierung g in Ihrem Bereich verantwortlich. reibungslosen Ihnen obliegt: z in Zusammenarbeit mit der Inventurleitung und den Aufnahmeleitern: - endgültige Festlegung der Aufnahmestellen - endgültige Festlegung der Inventurzeiten z die Verantwortung für die termingerechte und vollständige Rückgabe der Inventurformulare. => die Umsetzung kann bei Bedarf delegiert werden Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik Zuständigkeiten in der Inventur Aufnahmestellen (z.B. Lehrstuhl, Dekanat, Werkstatt) Den Aufnahmeleitern obliegen: z die Koordination und Überwachung der jeweiligen Aufnahmestelle z die personelle Bestimmung eines orts- und fachkundigen MA für das Aufnahmeteam z die Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Gegenstände z stichprobenhafte Kontrolle der Vollständigkeit der Bestandserfassung z die Sicherstellung der räumlichen Vollständigkeit z die Sicherstellung der termingerechten Rückgabe sämtlicher Zählformulare an die Inventurleitung => die operative Umsetzung kann bei Bedarf delegiert werden Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik Zuständigkeiten in der Inventur Aufnahmeteams z Jedes Aufnahmeteam besteht aus zwei Personen – einem/r Ansager/in und einem/r Aufschreiber/in. z Der Aufschreiber wird durch die Inventurleitung geschult und gestellt gestellt. z Der e Ansager sage wird d vom o je jeweiligen e ge Aufnahmeleiter u a e e e ges gestellt e u und d so sollte e sich fachlich und örtlich mit den Besonderheiten der jeweiligen Aufnahmestelle auskennen. z Sie führen gemeinsam die körperliche Inventur mittels vorgedruckter Listen und Barcode-Aufklebern selbständig durch. z Eine Stichprobenkontrolle der erfassten Gegenstände findet täglich im Beisein des Teams durch den/die Aufnahmeleiter/in statt. statt Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik Inventurressourcenplanung Anzahl Aufnahmestellen 425 105 39 54 ___16 16 639 Inventarisierungsdauer 1 Tag 2 -3 3 Tage 5 Tage 6 – 10 Tage mehr h als l 10 Tage T Alternativ könnten zeitgleich mehrere Aufnahmeteams innerhalb einer Aufnahmestelle tätig sein. Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik Inventurressourcenplanung Ressourcenplanung Einheit Anzahl ON Anzahl Räume XXX001 XXX012 XXX022 XXX031 11 3 1 1 Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik Tage Anzahl Tage Anlagen 25 3 207 4,5 87 87 9 335 6 9 335 6 75 8 771 12 123 15 232 4,5 Vereinfachungsverfahren 1. Abweichung vom Grundsatz der Einzelerfassung/ Einzelbewertung: a)) Festwerte: zur Zeit: Buchbestände bei Bibliotheken Tierbestände Pflanzenbestände b)) Sachgesamtheiten: g zur Zeit: Sammlungen Anschauungsobjekte Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik Vereinfachungsverfahren 2. Abweichung vom Grundsatz der Vollständigkeit Festlegung von Aufgriffsgrenzen - Anschaffungskosten > 10.000 €: Anlagen im Bau Sammlungen Lager- u. Werkstattbestände - Anschaffungskosten > 1.000 €: M h b tä d körperliche Mehrbestände kö li h Bestandsaufnahme B t d f h Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik Vereinfachungsverfahren 3. Anlehnung g an bereits inventarisierte Wirtschaftsgüter g 4. Soweit möglich g erfolgt g die Bewertung g der Vermögensgegenstände durch die Verwaltung ((z.B.: Ausstattung g Hausmeister)) 5. Lageplan g p und Raumlisten aus Buisy y 6. Vorherige Bereinigung des bisherigen Datenbestands (optional) Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik Zusammenfassung körperliche Bestandsaufnahme Die folgenden Unterlagen werden im Vorfeld durch die Verwaltung zur Verfügung gestellt: z z z Vorplanung V l der d Aufnahmestellen A f h t ll Vorläufige Ressourcenplanung Verschrottungslisten (optional) Die Vorplanungen werden in Einzelgesprächen zwischen der Inventurleitung und den Inventurbereichsleitungen individuell abgestimmt! Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik Gesamtzeitplan z Juni – August 2009: – z August – Oktober 2009: – – – z Erhebungsbogen zur Buchinventur Verschrottungsaktion (optional) Abstimmungsgespräche mit den Fakultäten zur Ressourcenplanung Januar – Oktober 2010: – z Infoveranstaltungen für alle Fakultäten Durchführung körperlichen Bestandsaufnahme 01. Januar 2011: Start der DOPPIK Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik Information + Kommunikation zur Inventur z Informationsveranstaltungen Inventurbereiche z „Road-Show“ Aufnahmestellen z Telefon-Support während der Inventarisierung z Direkte Kontaktaufnahme mit den Fakultäten durch die Inventurleitung z Homepage: www.rub.de/doppik z Inventarisierungs-E-Mailadresse: inventarisierung@rub de [email protected] Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik