Auditbericht: 2. Überwachungsaudit

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Auditbericht:
2. Überwachungsaudit
Firma:
DTL Deutsche Textil Logistik GmbH
Anschrift:
Standort(e):
Leiderer Str. 12
63811 Stockstadt
Bereich:
Distribution, Beschaffungslogistik, Lagerhaltung
für Textilien (hängend und in Paketen) sowie
sonstige logistische Dienstleistungen.
Entwicklung der eigenen Speditionssoftware.
Speditionelle Tätigkeiten im Bereich von Teilund Ladungsverkehr, Bike Logistik, Möbel
Logistik, Matratzen Logistik
QUM-Beauftragte(r):
Herr Wilfried Walter
QUM-Handbuch Nr.:
Intranetversion o.Nr.
Revision Nr.:
o.Nr.
aktuelles Ausgabedatum:
12/2005 mit laufender Aktualisierung
Normengrundlage:
DIN EN ISO 9001:2000 / 14001:2004
Berichts-Nr.:
A0501390
erstellt von Lead-Auditor(in) QM:
Wolfgang Glas
und von Lead-Auditor(in) UM:
Wolfgang Glas
Auditdurchführung:
02.05.2007 - 04.05.2007 + 14.05.2007
Erstellungsdatum:
14.05.07
DEKRA
Certification GmbH
Handwerkstrasse 15
D-70565 Stuttgart
www.dekra-certification.com
Sitz Stuttgart; Registergericht Stuttgart
HRB Nr. 17662
Bankverbindung:
Dresdner Bank AG
BLZ 600 800 00 Konto Nr. 9 014 949
USt.-ID-Nr. DE 811 976 119
Geschäftsführer:
Dipl.-Ing. (FH) Thomas Bergler
Vorsitzender des Aufsichtsrates:
Prof. Dr. Gerhard Zeidler
Auditbericht zum
2. Überwachungsaudit, A0501390
Inhaltsübersicht
1
Einleitung
2
Unternehmensdaten
3
Änderungen zum Vorjahr
4
Zusammenfassung / Empfehlungen
4.1 Aufrechterhaltung und Wirksamkeit des
Qualitäts- und Umweltmanagementsystems
4.2 Verantwortung der Leitung
4.3 Management der Ressourcen
4.4 Produktrealisierung / Ablauflenkung
4.5 Messung, Analyse und Verbesserung /
Kontroll- und Korrekturmaßnahmen
Maßnahmen seit dem letzten Audit
5
Stellungnahme
6
Auditteilnehmer
7
Anlagen
8
Verteiler
1
Einleitung
Das Qualitäts- und Umweltmanagementsystem des Unternehmens wurde durch das jährliche
Überwachungsaudit auf seine Aufrechterhaltung, Wirksamkeit und Verbesserung hin untersucht.
Die Ergebnisse und Nachweise der andauernden Umsetzung des Qualitäts- und
Umweltmanagementsystems werden nachfolgend im Auditbericht erläutert. Abweichungen oder
Feststellungen sind in den Abweichungs-/Feststellungsblättern festgehalten (siehe Abschnitt 6).
Es wird zwischen folgenden Kategorien unterschieden:
Abweichungen (A):
Feststellungen (F):
Empfehlungen (E):
sind bis zur Entscheidung der Zertifikatserteilung bzw.
–aufrechterhaltung zu beheben.
sind bis zum nächsten Audit zu beheben.
stellen keine Abweichungen zur Normforderung dar. Sie zeigen jedoch
Optimierungsmöglichkeiten in der QM-/UM-Dokumentation bzw. im QM/UM-System auf.
D-092-12_Ü1ABericht.doc
Rev. 06/03/06
DEKRA Certification GmbH – Handwerkstraße 15 – D- 70565 Stuttgart - www.dekra-certification.com
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Auditbericht zum
2
Unternehmensdaten
EAC-Scope, Branche
31
Auditierte Tätigkeitsbereiche: Distribution, Beschaffungslogistik, Lagerhaltung für Textilien
(hängend und in Paketen) sowie sonstige logistische
(entspr. Zertifikatsvorlage)
Dienstleistungen. Entwicklung der eigenen
Speditionssoftware. Speditionelle Tätigkeiten im Bereich
von Teil- und Ladungsverkehren, Bike Logistik, Möbel
Ausschlüsse:
Keine
Produkte:
--
Dienstleistungen:
Textil Logistik, Bike Logistik, Möbel Logistik, Matratzen
Logistik, Lagerhaltung, Warenumschlag, cube³-Logistik
Kernprozesse:
Distribution, Beschaffungslogistik, Lagerhaltung für Textilien
(hängend und in Paketen) sowie sonstige logistische
Dienstleistungen. Entwicklung der eigenen
Speditionssoftware. Speditionelle Tätigkeiten im Bereich
von Teil- und Ladungsverkehren, Bike Logistik, Möbel
Ausgegliederte Prozesse:
Zentrale Disposition Fernverkehre ausgegliedert an Meyer
& Meyer TLO, Osnabrück
Gesamtanzahl der Standorte:
14 (Zentrale + 13 Depots)
Gesamtanzahl der Mitarbeiter: 148
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Auditbericht zum
Unternehmensbeschreibung
an den Standorten (Zentrale und Depots):
Die DTL GmbH mit den in der folgenden Übersicht aufgeführten Betrieben und
Systempartnern wurde 1993 als erster Textilspediteur nach DIN EN ISO 9002, 1996 nach
DIN EN ISO 9001: 8/94 von TÜV Cert zertifiziert. Im Mai 2001 erfolgte die
Umstellungszertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000 für den im Prüfbericht benannten
Geltungsbereich. Im Dezember 2001 wurde mit dem Wechsel zur DEKRA-ITS GmbH das
Voraudit nach DIN EN ISO 14001 am Depotstandort in Nürnberg durchgeführt. Bei dem im
Mai 2007 durch die DEKRA Certification GmbH geführten Audit handelt es sich um das
zweite Überwachungsaudit nach DIN EN ISO 9001:2000 und ISO 14001:2004.
Die DTL - Deutsche Textil Logistik GmbH erbringt logistische Dienstleistungen für die
Textil- und Modebranche, Möbel- und Fahrradbranche (Hersteller,
Großhandelsorganisationen, Filialisten, Einzelhandel) in Deutschland. Dies geschieht im
Zusammenhang mit der Annahme, Beförderung und Verteilung von hängenden Textilien
und ergänzenden Sendungen, wie Pakete, Matratzen, Fahrräder und Möbel im Teil- und
Ladungsverkehr. In der Systemzentrale in Stockstadt wird die Speditionssoftware für
eigene Zwecke weiterentwickelt. Das DTL-Transportsystem wird in Form eines
Franchisesystems unter dem Systemnamen DTL Deutsche Textil Logistik organisiert und
unterhalten.
Von der DTL-Systemzentrale wurde ein Systemhandbuch entwickelt, welches alle Kern-,
Unterstützungs- und Hilfsprozesse des Unternehmens und der 13 Depots beschreibt. Die
bundesweiten Depots, welche über den Geltungsbereich der DIN EN ISO 9001:2000 und
ISO 14001:2004-Zertifizierung definiert sind, tragen als eigenständige Unternehmen im
Franchisesystem der DTL die Verantwortung, den reibungslosen und störungsfreien
Prozessablauf nach Maßgabe des Systemhandbuches sicher zu stellen. Zudem sind sie in
ihrem Vertragsgebiet gemäß Franchisevertrag für die Organisation (Aufbau- und
Ablauforganisation) selbst verantwortlich.
Die Depots und die ausgegliederte Zentraldisposition in Stockstadt haben eine jeweils
unterschiedliche Anzahl von selbständigen Transportunternehmen vor Ort zur
Durchführung der Direkt-, System- und Transitverkehre beschäftigt (zurzeit ca. 70
Transportunternehmen). Diese Transportunternehmen nutzen eigene Fahrzeuge zur
Durchführung der Fern- und Nahverkehre mit Wechselbrücken-LKW bzw.
Kleinlastkraftwagen. Die DTL unterhält keinen eigenen Fuhrpark zur Durchführung der
Logistik.
Die Be- und Umladevorgänge an den Depots, welche als „Textile Abgangs, Empfangs-,
oder Umschlags Plätze“ (TAP, TEP, TUP) fungieren, werden per Hand aus/auf den/die
Transportbehältnisse(n) (Wechselbrücken, Nahverkehrsfahrzeuge) vorgenommen. In den
Depotlagern sind zum Teil elektrisch betriebene Trolley-Anlagen und Rolltore sowie
hydraulische Überladebrücken vorhanden. Flurförderzeuge (manuelle Hebeeinrichtungen,
elektrische Ameisen bzw. elektrische Gabelstapler) werden nur in geringer Ausnahme zum
Heben und Bewegen von Palettenware (Matratzen, Möbel) eingesetzt. Die wesentlichen
prozessbezogenen Anlagen sind EDV-Netzwerke sowie Lager- und Umschlagsanlagen für
Textilien und haben nur eine geringe Umweltrelevanz. Für den Textil- und ergänzenden
Sendungsteiledurchsatz (TAP und TEP) von ca. 55 Mio. Teilen sind insgesamt 30.946 m²
(2004: 25.532 m²) Umschlagshallenfläche, 2.663 m² (2004: 2.082 m²) Bürofläche, 55.686
m² (2004: 40.050 m²) Verkehrs-/Hofflächen und 8.945 m² (2004: 3.700 m²) Grünflächen zur
Nutzung vorhanden.
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Auditbericht zum
Umweltrelevante Prozesse
und Anlagen:
s.o.
Erforderliche Genehmigungen: Baurecht, Nutzungsanzeigen, Gewerbeanmeldung
Emissionen:
Aus Heizvorgängen: 99.874 L Gas/Heizöl (2006 )
Wasser/Abwasser:
Im Rahmen der häuslichen Brauchwassernutzung: seit
2000 um ca. 60 % reduziert ~1691 m³ (2005: 1975 m³ )
~77 m³ Regenwassernutzung
Abfälle:
Der Anfall von Altpapier und Altpappe, Folien und Restmüll
hat sich durch den neuen Bereich Matratzen, Fahrrad und
Möbel Logistik und cube³ aufgrund erweiterter und
veränderter Dienstleistungspaletten mit mehr Verpackung
jedoch erhöht. Der Anfall von Holz unbehandelt, E-Schrott
verringerte sich deutlich.
Energieverbrauch:
Strom: ~280.00 KWh ( 2004: 265.000 KWh) , Gas und
Heizöl: ~100.000 L
Gefahrstoffe:
Farben, Lösemittel, Öle, Fette: 50 KG
Gefahrgut:
Keine
Sonstige Besonderheiten:
- Die DTL GmbH und ihre Depots betreiben keine in der Branche üblicherweise
vorhandenen umweltrelevanten Anlagen / Einrichtungen wie Betriebstankstellen,
Werkstätten mit Lagerbereichen für Wasser gefährdende Stoffe, Fuhrparks,
motorbetriebene Lager- und Umschlagsanlagen, Waschanlagen, Gefahrstofflager,
Gefahrguttransporte, Abwasseranlagen etc.
- Als besondere Umweltleistung bietet das Unternehmen seinen Kunden als Rückladung
im unpaarigen Verkehr Serviceleistungen zu Folienrecycling und Kleiderbügelrecycling
an. Seit 2003 wird die Logistik zur Wiederverwendung von genormten Kleiderbügeln in
Zusammenhang mit Kooperationspartnerunternehmen angeboten und wurde von den
Kunden gut angenommen.
- Veränderungen / Erweiterungen in der Depotstruktur (Depot 177 Weil am Rhein, Depot
170 Schwieberdingen) wurden in die bestehende moderne Infrastruktur der
Franchisenehmer (moderne Speditionsbetriebe mit z. T. Neubauhallen und moderner
Notfallvorsorge) integriert. Das Depot 120 Norderstedt wurde 2006 aufgegeben und soll
mit dem zurzeit in Aufbau befindlichen Depot in Lübeck ersetzt werden. Die Testphase
ist noch nicht abgeschlossen, daher befindet sich das Depot Lübeck noch außerhalb
des Geltungsbereiches der ISO 9001:2000 und ISO 14001:2004. Zur nächsten
Rezertifizierung soll dieses Depot in das DTL-System vollständig eingegliedert sein und
voraussichtlich in der Zertifizierung mit erfasst werden.
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Auditbericht zum
Standortübersicht:
Land-PLZ Standort
Zentrale:
63811 Stockstadt
Strasse
Bereiche
Leiderer Str. 12
Systemleitung,
Organisation, QM /UM
9
Textillogistikdienstleistungen, Lager,
Warenumschlag
Warenumschlag
Warenumschlag
5
X
2
X
6
X
Warenumschlag
Warenumschlag
Warenumschlag
Warenumschlag
Warenumschlag
Warenumschlag
Warenumschlag
Warenumschlag
5
Niederlassungen:
Depot 110 Berlin,
Pieper & Sohn Speditionsgesellschaft m. b. H
Amboßweg 2 - 16321 Lindenberg,
Depot 116 Fröttstädt,
B & H Spedition GmbH & Co.
Am Bahnhof 6 a - 99880 Fröttstädt
Depot 118 Chemnitz,
ATL Autotransport- und Logistik GmbH
Chemnitz
OT Wüstenbrand; Landgraben 3 - 09337
Hohenstein-Ernstthal
Depot 120 Hamburg, 2006 aufgelöst
Meyer & Meyer Textillogistik GmbH & Co. KG
Oststraße 3 - 22844 Norderstedt
Depot 143 Essen,
Daniel-Eckhardt-Str. 18 - 45356 Essen
Depot 145 Osnabrück,
Hettlicher Masch 19 - 49084 Osnabrück
Depot 170 Schwieberdingen,
Transalkim Internationale Speditions GmbH
Dieselstr. 16 - 71701 Schwieberdingen
Depot 172 Albstadt
Spedition Weisshaupt
Zitterhofstraße 32 - 72461 Albstadt
Depot 176 Kaiserslautern OT-Siegelbach
Hans Grub Logistik GmbH
Hans-Geiger-Strasse 9 - 67661 Kaiserslautern
Depot 177 Weil am Rhein
Fröde GmbH Möbelspedition
Colamarer Str. 11 – 79576 Weil am Rhein
Depot 180 Hallbergmoos,
Barth + Co. Fashion und Logistik GmbH &
Co.KG.
Lindberghstrasse 8 - 85399 Hallbergmoos
Depot 185 Nürnberg,
Barth + Co. Fashion und Logistik GmbH &
Co.KG
Kirchhoffstr. 4, 90431 Nürnberg
Depot 187 Aschaffenburg,
DTL 70 Fashion und Logistik GmbH & Co. KG;
DTL Betrieb 187
Keltenstraße 2 - 63741 Aschaffenburg
MA - Anzahl der Mitarbeiter
Ü1 - 1. Überwachungsaudit
MA
Z/W Ü1 Ü2
X
X
28
X
28
X
13
X
2
X
2
X
2
X
22
X
Warenumschlag
11
X
Warenumschlag
18
X
Z/W - Zertifizierungs-/Wiederholungsaudit
Ü2 - 2. Überwachungsaudit
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Auditbericht zum
3
Änderungen zum Vorjahr
Bemerkungen
Unternehmensbezeichnung
--Standorte
Veränderungen in der Depotstruktur (Depot 120
Hamburg - Norderstedt wurde 2006 aufgelöst)
Geltungsbereich des Zertifikates
--Produktionsprozesse / Betriebsanlagen --eingesetzte Roh- und Hilfsstoffe
--Genehmigungen
--Angaben aus der
unverändert
Kundenselbstauskunft vom 06.2005
Art der Verwendung der Zertifizierung / Korrekte Verwendung und Darstellung auf
Briefpapier, Speditionsaufträgen,
Einsatz des Zertifikates
Internetpräsentation sowie im Werbematerialien
Keine
Beschwerden
4
Zusammenfassung / Empfehlungen
4.1
Aufrechterhaltung und Wirksamkeit
des Qualitäts- und Umweltmanagementsystem
Das aktuelle DTL-Systemhandbuch ist unverändert an den auditierten Standorten über eine
Extranetversion EDV-technisch verfügbar. Die Dokumente sowie deren Ausdruck sind für
die berechtigten Mitarbeiter verfügbar. Die Updates des Systemhandbuchs mit
Benachrichtigung zu Revisionsänderungen und Verteilung der Informationen an die Depots
laufen problemlos. Änderungen und Anpassungen des Handbuches nimmt die DTLSystemzentrale in Abstimmung mit der Geschäftsleitung, der Operativen Systemleitung und
gegebenenfalls mit den Systempartnern vor. Beispiel ist die Integration des neuen
Produktes cube³ (Logistikleistungen für sensible Güter) seit dem II. Quartal 2006. So wurde
das TU-Handbuch mit der Version 2006/1 diesbezüglich überarbeitet.
Die Datensicherung wird unverändert gehandhabt.
Die Lenkung der Dokumente und Aufzeichnungen funktioniert gemäß Vorgabe in den
besuchten Depots 110, 116 und 118. In der Auditierung geforderte Dokumente und
Aufzeichnungen zum kombinierten Qualitäts- und Umweltmanagementsystem waren schnell
verfügbar und jederzeit aktuell.
Das kombinierte Managementsystem ist in der Zentrale und in den auditierten
Depotstandorten angewandt und voll wirksam. Die Anpassung des Managementsystems an
die ISO 14001:2004 wurde bereits 2005 vollzogen. Der Integrationsgrad des kombinierten
Managementsystems (QM/UM, Risiko- und Sicherheitsmanagementsystem) ist weiter sehr
hoch und wird professionell umgesetzt.
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Auditbericht zum
4.2
Verantwortung der Leitung
Verpflichtung der Leitung / Kundenorientierung:
Die Verpflichtung ist unverändert in der Präambel des DTL-Systemhandbuchs zur
„langfristigen Marktteilnahme“ auf Grundlage 100%iger Qualität, Kundenorientierung und
wirtschaftlicher Leistungserbringung für alle Systemteilnehmer definiert.
Der Textilbereich mit weiteren Rückgängen im Transportaufkommen brachte eine weitere
Orientierung auf zum Hängeversand kompatible Transportgüter wie Matratzen, Fahrräder,
Möbel und die Einbindung des neuen Produktes cube³ für sensible Transportgüter mit
besonderem Handling.
Extern und intern verbindliche Unternehmensleitsätze zur Qualität und zum Umweltschutz
sind unverändert gültig und konkretisieren neben der Betonung der Eigenverantwortlichkeit
die Tätigkeiten der Systemteilnehmer und Ihrer Mitarbeiter. Diese Leitlinien sind an den
auditierten Standorten bekannt und werden bei den Depotleiterschulungen (z. B.
16.11.2006) nachdringlich vermittelt.
Politik / Umweltaspekte / Ziele / UM-Programm / Planung des QMS /
Managementbewertung / Gesetzliche Forderungen / Notfallvorsorge:
Die Qualitäts- und Umweltpolitik ist unverändert gültig für alle Systemteilnehmer und
Mitarbeiter. Die Planung des integrierten Qualitäts- und Umweltmanagementsystems bei der
DTL beruht auf exakten Vorgaben und Verpflichtungen für die Systemteilnehmer, der
Förderung des Qualitäts- und Umweltbewusstseins, der Akzeptanz und Kenntnis der
Regelungen sowie der kontinuierlichen Messung, Überwachung und Steuerung der Qualität
und Umweltleistungen durch Auswertungen und Audits.
Aktuell messbare Qualitäts- und Umweltkennzahlen sind definiert, werden kontinuierlich mit
den Zielvorgaben verglichen und in Ampelanalysen als Benchmarks im DTL-System
veröffentlicht. Die Kennzahlen sind ortunabhängig aktuell überprüfbar, vergleichbar und zur
weiteren Ursachenanalyse bis ins kleinste Detail abrufbar. Das Frühwarnsystem im DTLIntranet liefert kritische Daten bevor der Kunde negative Auswirkungen in seinen bestellten
Leistungen wahrnimmt.
Empfehlung 1: Der Fokus sollte künftig verstärkt darauf gerichtet werden, dass die
verantwortlichen Mitarbeiter auf Depotebene verstärkt diese Instrumente auch anwenden
und kontinuierlich proaktiv nutzen.
Die Daten der Umweltaspekte (z.B. Abfall, Abwasser, Ressourcenverbrauch,
Notfallvorsorge, Genehmigungen) werden weiterhin jährlich in der
Umweltdatenbestandsaufnahme standortbezogen aktualisiert und wurden im Umweltbericht
2006 von 17.04.2007 zusammengefasst.. Das Umweltprogramm ist in Zusammenhang mit
den Umweltaspekten, Zielen und Einzelzielen aufgestellt worden und im Intranet verfügbar.
Die Trennung nach Abfallarten erfolgte in definierter Weise, die Anfallmengen haben sich
wie vorne aufgeführt leicht verändert. Der Wasserverbrauch / Abwasseranfall konnte im
Vergleich zu 2000 um 60% reduziert werden.
Der Verbrauch von Papier konnte im Vergleich zu 2000 um 20 % gesenkt werden. Das MailKonzept sowie die Umstellung auf den digitalen Ablieferscan trugen in erheblichem Maß
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Auditbericht zum
dazu bei. In fast allen Betrieben wurde auf 100 % Recyclingpapier umgestellt.
Die Empfehlung 1 des Ü1-Audits zur verbindlichen Erstellung eines Energiepasses für alle
Depotstandorte wurde noch nicht umgesetzt, jedoch werden bei der Planung von Umbauten
und neuen Standorten diese Aspekte berücksichtigt.
Die Management-Reviews erfolgen durch die regelmäßigen Führungskreisbesprechungen
auf Basis umfangreicher kontinuierlicher Auswertungen, die beispielhaft erläutert wurden.
Inhaltlich decken diese Bewertungen alle geforderten Bereiche der DIN EN ISO 9001:2000
und ISO 14001:2004 ab. Für die lokale Umsetzung und Fortführung des QUM-Systems sind
die Depots eigen verantwortlich. Maßnahmen werden abgeleitet und direkt abgestimmt.
Diese bilden wiederum die Grundlage für neue Qualitäts- und Umweltziele und die
monatliche Managementbewertungen durch die Gesellschafter.
Die gesetzlichen Forderungen werden eingehalten. Im Jahre 2006 wurden 63
Umweltkontrollberichte gemeldet und dokumentiert. Im Zusammenhang mit der
Notfallvorsorge ist ein Sicherheitsmanagementsystem implementiert, auf dessen Basis
regelmäßige Sicherheitsaudits mit ausführlichen Checklisten zu Arbeits-, Gebäude-, Feuer-,
Einbruchs- und Diebstahlsicherheit durchgeführt werden. Eine Angleichung der Standards
an den Depots konnte so fortgeführt werden.
Die Empfehlung 2 aus dem Ü1-Audit wurde im Lager Osnabrück umgesetzt. Im
Zugangsbereich wird mit einem Schild auf das bestehende Rauchverbot hingewiesen und
die Schnittstellenregelung für die Prüfungsorganisation der Brandschutztore wurde geregelt.
Verantwortung & Befugnis / Kommunikation / Umweltbewusstseinsbildung:
Die Verantwortlichkeiten und Befugnisse im Managementsystem sind aktuell definiert und
den Mitarbeitern in der Systemzentrale sowie in den Depots bekannt und bewusst. Das
DTL-Systemhandbuch beinhaltet in aktueller Form alle notwendigen Organisations- und
Verfahrensanweisungen zur Prozessstabilität des DTL-Managementsystems. Die
Schnittstellen im System sind über die Darstellung der Aufbau- und Ablauforganisation
(Organisations- und Verfahrensanweisungen) angemessen nach innen (z.B.
Depotorganisation) und außen (z.B. Transportunternehmerhandbuch) dokumentiert. Das
Kommunikationshandbuch regelt den gesamten Kommunikationsaufbau und –ablauf im
DTL-System. Das DTL-Intranet liefert sehr gute Ergänzungen (z.B. ständige Aktualität der
Systemvorgaben, direkte Kommunikation mit den Systembeteiligten etc.) und wird rege
genutzt.
Empfehlung 2: Die kontinuierliche Verbesserung im Umweltbewusstsein bei den
Mitarbeitern sollte auf Depotleiterebene durch die Vorstellung hervorragender
Praxisinstrumente und Einzelinitiativen (z. B. aus Depot 118 Fröttstädt) weiter gefördert
werden. Auf das Tragen von DTL-Imagekleidung sollte in den Depots vermehrt gedrängt
werden.
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Auditbericht zum
4.3
Management der Ressourcen
Ressourcenbereitstellung / Ermittlung der Personalfähigkeiten /
Personalschulung und Wirksamkeitsbeurteilung /:
Durch die Unternehmensleitung werden ausreichend Ressourcen zur Unterstützung und
Umsetzung des QUM-Systems bereitgestellt. Die Fortentwicklung der professionellen
Organisation wird durch Herrn Walter als beauftragter QUB innerhalb des DTL-Systems
dynamisch vorangetrieben. Herr Walter wird zum IV. Quartal 2007 in den Ruhestand gehen.
Ein Nachfolger wird zum 01.08.2007 in das Unternehmen eintreten.
Die Ermittlung der Personalfähigkeiten basiert im Wesentlichen auf den detaillierten
Anforderungen des Systemhandbuches, der Mitarbeiter- und Leistungsgespräche und der
internen Audits.
Die Schulungsplanung 2007 wurde eingesehen und weist Schulungen zu
unterschiedlichsten Bereichen mit QUM-Bezug auf und waren nach deren Durchführung
dokumentiert nachweisbar. Die durchgeführten Schulungen des Jahres 2006 sind über
Teilnehmerlisten und Protokolle dokumentiert und werden bewertet. Die an verschiedenen
Depots und in der Zentrale befragten Mitarbeiter machten durchwegs einen sehr
umgänglichen und kompetenten Eindruck.
Infrastruktur / Arbeitsumgebung:
Die Infrastruktur und Arbeitsumgebung wurde in den Begehungen der Depots 110
Lindenberg, 110 Ernstthal und 118 Fröttstädt vor Ort begutachtet. Dabei sticht das Depot
118 mit einem sehr ordentlichen und sauberen Zustand eindeutig hervor. Die Außen- und
Hallenbereiche waren in den Depots gegen fremden Zutritt gesichert. In den Depots fiel auf,
dass die Mitarbeiter der DTL bzw. die Fahrer anhand der teilweise fehlenden
Imagebekleidung nicht immer leicht identifizierbar waren.
Empfehlung 3: Auf das Tragen von DTL-Imagekleidung sollte in den Depots vermehrt
gedrängt werden.
Die DTL als SAFE-Mitglied hat ein Sicherheitsmanagementsystem eingeführt und
entsprechende Maßnahmen aus den Sicherheitsüberprüfungen weiter umgesetzt.
Die Wartungs- und Prüfübersichten der im Audit besuchten Standorte waren aktuell geführt
und wurden stichprobenweise anhand von Prüfbüchern oder sonstigen Prüf- und
Wartungsaufzeichnungen gegen geprüft. Die Begehungen von Fachkräften für
Arbeitssicherheit wurden durchgeführt, Maßnahmen abgeleitet und veranlasst. In den
Checklisten Umweltkontrollgang werden systematisch Prüfpunkte zur Kontrolle der
Infrastruktur begangen und Abweichungen dokumentiert. Die Anwendung dieser
Checklisten wurde stichprobenweise in den besuchten Depots überprüft.
4.4
Produktrealisierung / Ablauflenkung
Planung der Produktrealisierung / kundenbezogene Prozesse:
Der Bereich Möbel sowie des neuen Produktes cube³ wurden DTL-seitig stark ausgebaut,
die Mitarbeiter wurden zur beherrschten Abwicklung geschult. Die geplanten Anliefer-,
Abhol-, Be- und Entladeverpflichtungen der DTL-Depots (in Lindenberg, Ernstthal, und
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Auditbericht zum
Fröttstädt) wurden anhand Stichproben durch den jeweils aktuellen An- und Abfahrtsplan
nachgewiesen. Die Leistungsbereiche und Pflichten der Depots (TAP, TAP, TUP) und der
Zentrale sind im Systemhandbuch geregelt und deren Einhaltung wird durch geeignete
Kontrollmaßnahmen nach Maßgabe der Organisationsanweisungen überwacht. Die
Ergebnisse der kontinuierlichen Qualitätsreports sowie das hervorragende präventive
Frühwarnsystem zur rechtzeitigen Erkennung von Problemen aus Kundensicht
(Laufzeitüberschreitungwarnungen größer 5 Tage und -auswertungen von Depot zu Depot,
durchschnittliche Entwicklungen, Schadenstatistiken etc.) dienen der proaktiven Planung der
Dienstleistungen.
Die Vertragsprüfung wurden für das Depot 143 Essen durch den Depotleiter / Verkauf
dargelegt. Die Vorgehensweise, der aktuelle Prüfstatus und das Vertriebscontrolling sind
über das VIS-System aus dem Hause Meyer geregelt. Die Kundenberatung und –betreuung
basiert auf den Regelungen des Verkäuferhandbuches. Die Schnittstellen und
Informationsweitergabe zwischen Verkauf und Abrechnung ist an den auditierten Standorten
geregelt und den befragten Mitarbeitern bekannt.
Entwicklung:
Das Unternehmen entwickelt die Software zur Steuerung der Prozess- und
Abrechungsabläufe selbst und unter Mitwirkung zweier externer Unternehmen. Die
Entwicklung der Depotsoftware erfolgt nach wie vor auf Basis von Visual FoxPro und dem
CMS Typo3 für alle webbasierten Anwendungen. Externe Kundenanforderungen sind nur
begrenzt vorhanden. Teilmodule sind ggf. bei Großkunden zur einfacheren
Auftragsabwicklung im Einsatz, die Produkte werden jedoch nicht vertrieben und unterliegen
keinem Lizenzmodell.
Die Weiterentwicklung und Verbesserung der Software erfolgt daher vorwiegend aus den
Erkenntnissen und Feedbackmeldungen der Depots und der DTL-Zentrale (bspw. im
Rahmen der QM-Audits). Kleinere Änderungen werden formlos umgesetzt, größere
Anforderungen im Rahmen einzelner Softwareprojekte detailliert dokumentiert und verfolgt.
Ein Konzept zur Umstellung der Software vom momentanen dezentralen Betrieb auf PC bei
den Depotpartnern zu einem zentralen Hosting der Applikation und Daten wird zurzeit
untersucht und konnte als Dokument vorgelegt werden. Im Zusammenhang mit der
Vorbereitung eines Pflichthefts wurde auch eine Prozessmodellierungssoftware installiert,
welche ggf. erweiterungsfähig in Richtung QM-Dokumentation und Prozesskostenkontrolle
wäre.
Generell werden bei allen Änderungen die Kernmodule des Systems auf Kompatibilität
zueinander und einwandfreie Funktion getestet. Ein Roll-Outmanagement, eine Übersicht
über ausgelieferte Versionsstände und eine Software-Historie (readme.html) lassen
jederzeit Rückschlüsse auf den Werdegang der Software, Verbesserungen und Änderungen
an den Modulen sowie neue Funktionen zu. Eine Übersicht über alle Projekte sowie
Dokumentationen zur Softwarebenutzung liegen vor.
Empfehlung 4: Es wird empfohlen die Freigabe der Softwareupdates/-upgrades im
Rahmen eines Standardformulars unter Berücksichtung der getesteten Aspekte
(Fehlerfreiheit, Usability und Fallbackoptionen) formell zu dokumentieren.
Beschaffung / Produktion und Dienstleistungserbringung:
Die Beschaffung wird unverändert gemäß der Vorgaben des Systemhandbuchs geregelt
durchgeführt und beinhaltet auch umweltrelevante Beschaffungskriterien. Bei erforderlichen
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Auditbericht zum
Ersatzinvestitionen werden umweltrelevante Maßnahmen unter Berücksichtigung deren
Wirtschaftlichkeit und Sinn beachtet.
Die Lieferantenbewertung wird dezentral vorgenommen und konnte anhand feststehender
Kriterien und Bewertungsrhythmen aktuell nachgewiesen werden. Die eingesetzten
Transportunternehmen werden anhand von Checklisten durch verantwortliche Mitarbeiter
der Depots geprüft. Subunternehmerakten wurden am Standort Depot 110 Ernstthal
eingesehen.
Alle Dienstleistungs- und Unterstützungsprozesse sind identifiziert und geplant. Die
Prozesse beginnend mit den Vertriebsplanung, Vertragsprüfung über die Disposition, die
Durchführung der Dienstleistungen bis hin zur ordnungsgemäßen Abrechnung der
Leistungen laufen stabil und waren anhand der umfangreichen und durchgehenden
Datenerfassung mit den DTL-Information Control Center eindeutig rückverfolgbar.
Die im Audit gezogenen Stichproben zur Identifizierung und Rückverfolgbarkeit waren an
allen auditierten Depotstandorten und in der Zentrale positiv. Die Wechselkofferverfolgung
war problemlos möglich, die Zuordnung von Verplombungsnummern bei den Stichproben
war eindeutig.
Lenkung von Überwachungs- und Messmitteln:
In der DTL sind Überwachungs- und Messmittel im Sinne der Norm nur im Zusammenhang
mit der EDV-Software vorhanden. Die Überwachung der Dienstleistung wird im Punkt 4.5
dieses Auditberichtes beschrieben. Die eingesetzten Barcodescanner sind nicht kalibrierbar,
aber werden regelmäßig gewartet.
4.5
Messung, Analyse und Verbesserung /
Kontroll- und Korrekturmaßnahmen
Überwachung und Messung von Prozessen und Produkten / Bewertung der Einhaltung der
umweltgesetzlichen Anforderungen / Datenanalyse / Lenkung fehlerhafter Produkte /
Kundenzufriedenheit:
Das hervorragende Monitoring über die definierte mehrfache Scannung der Teile und
elektronische Datenerfassung des kompletten Handlings an den Ausgangs-, Umschlagsund Eingangsdepots hat sich bewährt und ermöglicht eine lückenlose Rückverfolgbarkeit
zur Leistungserbringung. Monatliche Qualitätsreports u. a. zu Laufzeiten, überzähligen
Sendungen, Störungen (Koffer, Stangen, Avisierung etc.), Schadenentwicklungen und
Auswirkungen werden depotbezogen, monatlich der Geschäftsführung zur Kenntnis
gebracht und bilden die Basis für die kontinuierliche Managementbewertung.
Zusätzliche Daten zur Überwachung und Messung von Prozessen und Produkten sowie zur
Bewertung der Einhaltung der umweltgesetzlichen Anforderungen werden beispielsweise
über die kontinuierlichen Qualitätschecks / Nahverkehrsauswertungen /
Umweltkontrollgänge / Sicherheitschecks / Lagerchecks / Hofchecks pro einzelner Depots
gewonnen. Die tour- und fahrerbezogenen Leistungskenndaten wie Fehleranzahlen, Stati
pro Sendungsanzahl werden darin wiedergegeben und liefern Kennzahlen zur
Gesamtleistungserfüllung im DTL-System. Die kontinuierliche Datenscannung und -analyse
bildet die Grundlage zur Lenkung fehlerhafter Leistungen und zu Korrektur- und
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Auditbericht zum
Vorbeugemaßnahmen.
Die Stichproben zu den Sendungen im so genannten Retourenkäfig z. B. am Depot 118
Fröttstädt waren ausnahmslos identifizier- und rückverfolgbar. Die im Audit an den Depots
dargelegte Reklamations- und Schadenbearbeitung machte einen sehr geordneten
Eindruck. Alle Reklamationen waren zum Zeitpunkt des Überwachungsaudits erfasst und
die beauftragten Mitarbeiter hatten einen umfassenden Kenntnisstand zur aktuellen
Reklamationserledigung. Ein EDV-gestütztes Reklamationsmanagement ist derzeit im
Aufbau.
Die Kundenzufriedenheitsanalyse 2006 wurde am Depotstandort Fröttstädt dargelegt. Die
sehr hohe Rücklaufquote von über 65 % zeigt die hohe Wertschätzung dieses Instrumentes
durch die Kunden. Die ermittelten Werte nach Schulnotensystem bewegten sich für alle
Kriterien im hervorragenden Bereich zwischen 1 und 2.
Das DTL-Kennzahlen-Frühwarnsystem mit dem internen Kriterium - bei nicht terminierten
Sendungen Laufzeiten von maximal 5 Tagen zu erreichen - ist ein optimaler Ansatz zur
Erkennung schwacher Signale bei Abweichungen und liefert wertvolle Zeit zum Agieren
bevor die Kunden dies überhaupt beanstanden würden. Die detaillierte Auswertung und
Trendanalyse zu Laufzeiten und Verlusten sowie die Darstellung im Benchmarking der
Kennzahlenwerte stärken den internen Wettbewerb und die kontinuierliche Verbesserung.
Bei Abweichungen werden Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen definiert, die einer
Nachverfolgung durch den QUB unterliegen. Alle erforderlichen Maßnahmen waren zum
Zeitpunkt des Audits abgeschlossen und unterlagen der Überwachung durch den QUB.
Interne Audits:
Die internen Audits werden nach wie vor sehr professionell durch den Qualitäts- und
Umweltmanagement-Beauftragten (QUB) Herrn Walter geplant und durchgeführt. Diese
internen Audits erstrecken sich über alle Bereiche und Depots im DTL-System und
beinhalten alle erforderlichen Normenabschnitte der ISO 9001:2000 und ISO 14001:2004.
Das interne Auditsystem ist geeignet zur Überwachung und Fortentwicklung des QUMSystems. Die geplanten Audits vor Ort waren komplett durchgeführt, umfangreiche
Auditberichte mit ermittelten Bewertungszahlen konnten eingesehen werden. Zur
Nachkontrolle der Auditergebnisse werden Begehungen vor Ort zur Verifizierung der
durchgeführten Maßnahmen durchgeführt.
Das begutachtete Qualitäts- und Umweltmanagementsystem vermittelte dem Auditor
unverändert einen sehr hohen Reifegrad und große Professionalität in Aufbau,
Durchführung, Überwachung und Weiterentwicklung.
4.6
Maßnahmen seit dem letzten Audit
Norm Nr.
Maßnahmen zu den Feststellungen des letzten Audits
erledigt
--
--
--
--
Rev. 06/03/06
Seite 13 von 15
Auditbericht zum
Rev. 06/03/06
Seite 14 von 15
Auditbericht zum
2
Stellungnahme
⌧
Die Aufrechterhaltung des Zertifikates DIN EN ISO 9001:2000 kann empfohlen werden.
⌧
Die Aufrechterhaltung des Zertifikates ISO 14001:2004 kann empfohlen werden.
Die Aufrechterhaltung des Zertifikates ISO
kann erst empfohlen werden, wenn
dem Auditor die vereinbarten Nachweise zu den Abweichungen / Feststellungen
Nr.
innerhalb des vereinbarten Zeitraums (max. 4 Wochen) vorliegen.
Nachweise eingegangen am:
Nachweise geprüft am:
durch:
Die Aufrechterhaltung des Zertifikates ISO
kann nicht empfohlen werden, es sollte
ein Nachaudit innerhalb von 90 Tagen durchgeführt werden.
Geprüft und freigegeben durch Lead-Auditor UM: Herrn Wolfgang Glas
(keine Unterschrift erforderlich)
Geprüft und freigegeben durch Lead-Auditor QM: Herrn Wolfgang Glas
(keine Unterschrift erforderlich)
geprüft und freigegeben durch DEKRA Certification GmbH:
Unterschrift & Stempel
3
Auditteilnehmer
Siehe Liste der Auditteilnehmer
4
Anlagen
Abweichungs-/Feststellungsblätter QM:
Abweichungs-/Feststellungsblätter UM:
5
Verteiler
DTL Deutsche Textil Logistik GmbH, 63811 Stockstadt
DEKRA Certification GmbH, 70565 Stuttgart
Rev. 06/03/06
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Auditbericht: 2. Überwachungsaudit

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