Zeitbudget „Tabu“ „In-die-Gänge

Zeitbudget
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ermöglicht den Überblick auf einen Blick
wichtige Termine und Fristen sind im Horizont
zwingt mich, Prioritäten zu setzen und mich zu entscheiden
vermittelt Befriedigung beim Abhaken/Durchstreichen erledigter Dinge
Vorgehen:
1. Liste oder Heft anlegen, dass die Kategorien „eilig“, „wichtig“, „wünschenswert“
und „Luxus“ umfasst (die Liste/das Heft sollte jederzeit greifbar sein)
2. Einträge machen, Zeitbedarf abschätzen und in Klammer ergänzen, terminieren
3. täglich abhaken/durchstreichen und abends „Laufliste“ für den nächsten Tag
erstellen
4. am Ende der Woche neue Liste erstellen, bzw. abgearbeitete Seiten
herausreißen und Einzelposten, die noch ausstehen, übertragen
„Tabu“
Zeiten etablieren, in denen man nicht erreichbar ist. Die Umstände so gestalten,
dass man nicht verführbar ist (Handy ausschalten, Telefonhörer ablegen …)
Arbeitsorte für bestimmte Tätigkeiten festlegen, z.B. Schule, Privates, Hobby …
„In-die-Gänge-kommen“
Diese Strategie verspricht Hilfe demjenigen, der zum Trödeln neigt und alle Stifte
spitzt, bevor er einen Blick auf das Arbeitspensum des nächsten Tages wirft.
1. Notieren Sie sich die anstehenden Tätigkeiten
2. Bewerten Sie diese nach „wichtig“ und „kann warten“, schwarz auf weiß
3. Schätzen Sie den Zeitbedarf ein
4. Erstellen Sie eine Sequenz nach folgendem Muster: Minijob (max. 10 Min.) ?
wichtige Aufgabe (30 – 60 Min.) ? Minijob als Belohnung ? usw.
„Zuckerbrot statt Peitsche“: PC-Spiele
„Süchtige“ nur schrittweise entwöhnen!
Spielpausen (Dauer 5-6 Min.) einplanen, die mich für mein „hartes“ Arbeiten (Dauer
60 Min.) belohnen.
Zeitkiller TV entschärfen
Langweilt mich eine Sendung, schalte ich nicht um, sondern begebe mich z.B. in
die Küche um ein Glas Milch zu trinken; auf dem Rückweg entscheide ich mich, ob
ich ausschalten werde.
Tipp: Die Fernsteuerung an einem fernen Ort aufbewahren.
Seriensüchtig?
Jede zweite Sendung nur schauen. Das reicht, um den Handlungsstrang zu
verfolgen.
Ist eine Sendung abgeschlossen, schalte ich den Apparat vollständig aus. Sollte
ich dann tatsächlich noch eine weitere Sendung anschauen wollen, schalte ich den
Fernseher wieder ein - und nach Abschluss erneut aus!
Fortgeschrittene integrieren TV-Zeiten in ihrem Tages-/Wochenplan, nachdem sie
anhand einer Programmzeitschrift sich bewusst entschieden haben. Achtung, Titel
auch eintragen – und nachher sofort abschalten.
„Zauberkleber“
Ziel: unangenehme Aufgaben nicht zu „vergessen“
Vorgehen:
Ich stelle mir bildhaft vor, der lästige Brief von der Steuerbehörde bleibt bis zu seiner
Erledigung an meinen Händen haften (Selbstklebeeffekt).
„Direktprinzip“
Ziel: sich anbahnendes Chaos rechtzeitig bändigen
Vorgehen:
1. Eine Liste der Dinge aufstellen, die man gerne aufschiebt: Teetasse nach
Gebrauch spülen, E-Mails beantworten, Briefe öffnen und beantworten,
Unterlagen wegräumen, Schmutzwäsche in den Wäschekorb räumen,
Schultasche ausräumen u. neu packen, Termine eintragen, Telefonat
erledigen…
2. Abläufe planen, die so gestaltet sind, dass abends z. B. alles erledigt ist.
3. entsprechender Vermerk im Tages-/Wochenplaner
Vorteil: Der Kopf ist frei für andere, wichtige Dinge. Der Zeitbedarf mindert sich, da
man sich nicht immer wieder neu eindenken muss.
Aufgaben delegieren
Ziel: Zeitressourcen auftun.
Vorgehen:
1. Eine Liste der Dinge erstellen, die reihum erledigt werden können: Filmdienst,
Bibliothek …
2. Kollegen/Kolleginnen fragen, ob sie mit einem kooperieren möchten
3. Plan aufstellen unter Beachtung folgender Prinzipien: „Subunternehmer“
haben Gestaltungsfreiraum und auf gerechte Verteilung der Aufgaben achten
Vorteile:
Man fühlt sich eher verpflichtet etwas zu erledigen.
Jeder, der kooperiert, ist zeitlich auch entlastet.
Kooperation begünstigt soziale Kontakte, so dass man sich eher unterstützt fühlt.
„4-Quadranten“
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schafft Ordnung auf dem Schreibtisch
Schriftstücke werden nach Dringlichkeit sortiert
Je ein Ablagekorb (DIN A4) für
„wichtig“
„weiterleiten“
„Fon/Fax/Mail“: alles, was ich per Telefon etc. erledigen kann oder nur abgeheftet
wird
„Angebote“: alles, was mich interessiert, aber nicht beantwortet werden muss
Ordnung in Ordnern und Dateien
Jede Woche eine festgelegte ½-1 Stunde Zeit reservieren (s. Terminplaner) um
aufzuräumen.
Jede Ferien einen Tag bestimmen, an dem nichts anderes tut als aufzuräumen.
„Knabberglück“
Das räumliche Chaos durch Aufteilen in Arbeitsportionen schrittweise bewältigen;
dies verspricht Erfolgserlebnisse und erzielt eher einen Gewöhnungseffekt.
Vorgehen (z.B. Arbeitszimmer aufräumen):
1. Auflisten, welche Einheiten (Reihe im Regal, Schublade, Schrankfach,
Fensterbank …) aufzuräumen sind
2. Terminieren: Tag + Uhrzeit + Zeitbedarf
3. Abhaken
„Entrümpeln“
Arbeitsschritte:
1. Inhalt zur Gänze entfernen
2. Säubern
3. Festlegen, was an diesem Ort zukünftig aufbewahrt werden soll (evt. beschriften)
4. Inhalt sortieren nach „zutreffend“ und „Sonstiges“
5. Zutreffende Inhalte erneut sortieren nach
„okay“ ? wird zurückgeräumt
„fraglich“ ? Karton, der für drei Monate ausgelagert wird, z.B. in die Garage,
bevor man entscheidet, ob der Inhalt einsortiert, weggegeben oder weggeworfen
wird
„müllig“ ? wird direkt weggeworfen
6. „Sonstiges“ nach den o.a. Kategorien sortieren und in beschriftete Kartons
umräumen
7. Den „Okay-Inhalten“ möglichst sofort einen Platz in der Wohnung zuordnen
Entscheidungshilfen:
Würde ich dieses Teil ersetzen, wenn es geklaut würde?
Habe ich dieses Teil in den letzten drei Monaten benutzt?
Ist das Teil notwendig oder etwa mehrfach vorhanden?
Werde ich Zeit finden, das Material innerhalb der nächsten Jahre einzusetzen?
Würde XY (wertgeschätzt und ordnungsliebend) das Teil an meiner Stelle
aufbewahren?
Anspannung abbauen ? Konzentration und Gelassenheit
Vorschläge:
- im Bus sich 5 sec auf einen beliebigen Gegenstand konzentrieren und in
Gedanken mit
Worten beschreiben
- beim Spazierengehen Dinge, die man wahrnimmt, laut beim Namen
benennen
- unliebsame Routineaufgaben ganz besonders sorgfältig erledigen und sich
das Positive an
diesem Tun derweil berichten, z.B. „Gläser sehen poliert sehr viel
appetitlicher aus…“
- beim Essen mit der unüblichen Hand das Besteck führen
- gelegentlich ohne Uhr arbeiten
- …
Mentales Training
Ich erstelle eine Liste (s.u.) zur Reflexion dessen, was ich möchte und was mich
„fesselt“. Dadurch erhoffe ich mir mehr Zielorientierung zu erlangen. Auf jeden Fall
kann ich meine Präferenzen benennen.
Was mir wichtig ist:
Womit ich bisher meine Zeit
tatsächlich verbringe:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Offenheit herstellen
Ich rede mit anderen über mein Problem, bitte sie evt. auch um Hilfe (s.
„Entrümpeln“). Dadurch werden für mich Aspekte meines Handelns sichtbar, die ich
bisher verdrängt habe.
Vorschläge für Fragen:
- Sind meine Ziele halbwegs realistisch?
- Was ist dir wichtig?
- Was würdest du tun, wenn dies dein Arbeitszimmer wäre?
- Was müsste deiner Ansicht nach passieren, dass es gut wird?
- …
„Nein“ sagen können!
sich Bedenkzeit ausbitten:
„Kann ich Sie zurückrufen? Im Moment bin ich gerade mit etwas anderem befasst?
„Reicht es, wenn ich Ihnen morgen Bescheid gebe?“
Offen sein:
„Das mache ich prinzipiell nicht.“
„Es fällt mir schwer, aber ich muss leider absagen. Frage mich bitte nicht nach den
Gründen.“
…
GSP = GutStattPerfekt-Übung
für Leute mit einem Hang zum Perfektionismus
1. Man legt einen „Unperfektheitstag“ ein:
- eine falsche Telefonnummer wählen und sich für die Störung entschuldigen
- in Arbeitsblätter absichtlich einen Tippfehler einbauen
-…
2. Schadensbericht:
Einem Kollegen von einem kleinen Missgeschick berichten und dessen Reaktion
bewusst wahrnehmen.
3. Diapositiv:
Am Ende des Tages vergegenwärtigt man sich bei geschlossenen Augen
detailliert einen schönen Augenblick dieses Tages.
Der schöne Augenblick bewegt das Herz, nicht etwa die perfekte Leistung.
4. 14-Ender“:
Ich zeichne mir ein prächtiges Hirschgeweih; an den Enden notiere ich, was mir
heute alles perfekt gelungen ist, z.B. das Binden der Schnürsenkel, Müll
vollständig entsorgt, die Blumen aufgefrischt …
5. sich ein Motto geben, Beispiele:
- Ich perfektioniere heute meine Fehler.
- Fehlerfrei durchs Leben? Wie soll ich da noch lernen können!
- Fehlerfreundlichkeit? Ich mach was aus meinen Fehlern!
- Wenn ich meine Fehler nicht hätte!
- Fehler sind nützlich!
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Das eigene Zeitempfinden testen
1. Uhrzeit feststellen
2. entspannt hinsetzen, Augen schließen und alles Denken ausschließen, nach 5
Min. die Augen öffnen
3. Ergebnis bewerten:
- weniger als 4 ½ Minuten: man unterschätzt die zur Verfügung stehende
Zeit und stopft
allzu Vieles in seinen Tag. ? vermehrt Zeitpolster einplanen.
- mehr als 5 ½ Minuten: man hat noch Reserven ? sich stärker
auslasten.