Desktop Messaging für My CallPilot

Transcrição

Avaya CallPilot® Benutzerhandbuch –
Desktop Messaging für My CallPilot
5.0
NN44200-109, 01.07
November 2010
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2
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www.avaya.com/support.
Avaya CallPilot® Benutzerhandbuch – Desktop Messaging für My CallPilot
November 2010
Inhalt
Kapitel 1: Kundenservice..........................................................................................................7
Technische Dokumentation erhalten.................................................................................................................7
Produktschulungen erhalten.............................................................................................................................7
Hilfe von einem Händler oder Wiederverkäufer erhalten..................................................................................7
Technischen Support über die Avaya-Website erhalten....................................................................................8
Kapitel 2: Verwenden von My CallPilot....................................................................................9
Erste Schritte...................................................................................................................................................10
Über dieses Handbuch....................................................................................................................................10
Hardware- und Softwarevoraussetzungen......................................................................................................10
Windows-basierte Hard- und Software...........................................................................................................10
Macintosh-basierte Hard- und Software..........................................................................................................11
Linux-basierte Software...................................................................................................................................11
Peripheriegeräte und die dazugehörige Software (einschließlich Audio-Player)............................................11
Voraussetzungen für den eingebetteten CallPilot Player................................................................................12
Anmelden........................................................................................................................................................13
So melden Sie sich bei My CallPilot an:..........................................................................................................13
Anmelden bei Umgebungen mit mehreren CallPilot-Servern.........................................................................14
So konfigurieren oder aktualisieren Sie die Verbindungseinstellungen für My CallPilot:................................14
So wechseln Sie zu einem anderen Server:...................................................................................................15
So stellen Sie eine andere Sprache ein:.........................................................................................................15
So melden Sie sich mit der sicheren Anmeldung an:......................................................................................16
So melden Sie sich extern an:........................................................................................................................16
So melden Sie sich ab:...................................................................................................................................16
So laden Sie Audio-Player herunter:...............................................................................................................16
Zugreifen auf CallPilot-Nachrichten................................................................................................................17
So rufen Sie neue Nachrichten ab:.................................................................................................................17
So öffnen Sie eine Nachricht:..........................................................................................................................17
So wählen Sie eine Nachricht aus:.................................................................................................................18
So löschen Sie eine Nachricht:.......................................................................................................................18
So verwenden Sie Ihr Telefon oder Ihren Computer zum Wiedergeben und Aufzeichnen von Sprachnachrichten...................................................................................................................................................................18
Ändern der Sortierreihenfolge Ihrer Nachrichten............................................................................................19
Wiedergeben von Sprachnachrichten.............................................................................................................20
So geben Sie Sprachnachrichten schnell wieder (nur bei Windows):.............................................................21
So geben Sie eine Sprachnachricht in einer gemischten Sprach-, Fax- oder Text-Nachricht wieder:............22
Anzeigen von Faxnachrichten.........................................................................................................................22
So zeigen Sie eine Fax-Nachricht an:.............................................................................................................23
Erstellen von Sprachnachrichten....................................................................................................................23
Mit dem eingebetteten CallPilot Player neue Sprachnachrichten aufzeichnen und Senden..........................24
So zeichnen Sie Sprachnachrichten mit dem eigenständigen CallPilot Player auf und speichern diese:
........................................................................................................................................................................25
Erstellen von Fax- und Textnachrichten..........................................................................................................26
So erstellen und speichern Sie eine Fax-Datei:..............................................................................................27
So erstellen und senden Sie eine Fax- oder Text-Nachricht:..........................................................................28
Anrufen des Absenders einer Nachricht.........................................................................................................29
So rufen Sie den Absender einer Nachricht an:..............................................................................................29
Weiterleiten und Beantworten von Nachrichten..............................................................................................30
So leiten Sie eine Nachricht weiter oder beantworten sie:..............................................................................30
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Hinzufügen von Anlagen an Nachrichten........................................................................................................31
So fügen Sie Dateien an Nachrichten an:.......................................................................................................31
Festlegen von Nachrichtenoptionen................................................................................................................32
So legen Sie Nachrichtenoptionen fest:..........................................................................................................32
Adressieren von Nachrichten..........................................................................................................................33
Von CallPilot-Server in anderem Netzwerk auf CallPilot-Adressen zugreifen.................................................33
So adressieren Sie Nachrichten mithilfe des Adressbuchs:............................................................................33
So adressieren Sie eine Nachricht mit Hilfe der Option "Besondere Adressen":............................................34
Verwenden des Symbols für neue Nachrichten..............................................................................................35
So laden Sie das Symbol für neue Nachrichten herunter und installieren es:................................................36
So konfigurieren Sie das Symbol für neue Nachrichten:.................................................................................36
So verwenden Sie das Symbol für neue Nachrichten:....................................................................................38
Die Registerkarte "CallPilot-Funktionen".........................................................................................................39
Arbeiten mit Begrüßungen..............................................................................................................................39
So greifen Sie auf Begrüßungen zu:...............................................................................................................39
So zeichnen Sie eine Begrüßung mit dem Telefon auf oder ändern diese:....................................................40
Importieren einer mit einem eigenständigen Audiogerät aufgezeichneten Begrüßung..................................41
So löschen Sie Begrüßungen:........................................................................................................................41
Einrichten von Benachrichtigung bei Nachrichten...........................................................................................42
So rufen Sie Optionen für Benachrichtigungen bei Nachrichten auf:..............................................................42
Einrichten der Nachrichtenweiterleitung..........................................................................................................43
So richten Sie die Nachrichtenweiterleitung ein:.............................................................................................44
So aktivieren oder deaktivieren Sie die Nachrichtenweiterleitung:.................................................................46
Verwalten von persönlichen Verteilerlisten......................................................................................................46
So erstellen, bearbeiten oder löschen Sie persönliche Verteilerlisten:...........................................................47
Ändern des CallPilot-Passworts......................................................................................................................47
Passwort-Änderungsdienst.............................................................................................................................48
Ändern der Telefonoptionen............................................................................................................................50
So rufen Sie die Telefon-Optionen auf:...........................................................................................................50
So weisen Sie eine Vermittlungsnummer für Anrufer zu:................................................................................50
So legen Sie Zeiten und Optionen zum Blockieren von Nachrichten von Anrufern fest:................................50
So aktivieren/deaktivieren Sie die automatische Anmeldung:........................................................................51
So blenden Sie Name und Nummer in CallPilot-Adressbüchern aus:............................................................51
So wählen Sie aus, welche Anschlussnummern mit Ihrem Symbol für neue Nachrichten verbunden sein sollen
........................................................................................................................................................................52
Einrichten von telefonischem Zugriff auf E-Mail..............................................................................................52
So richten Sie ein E-Mail-Konto für den telefonischen Zugriff ein:..................................................................53
Ändern der Fax-Druckoptionen.......................................................................................................................53
So rufen Sie die Fax-Druckoptionen auf:........................................................................................................54
So ändern Sie den Standarddrucker:..............................................................................................................54
So aktivieren/deaktivieren Sie automatisches Drucken:.................................................................................54
So aktivieren/deaktivieren Sie Nur erste Seite drucken:.................................................................................54
So aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Drucken der Trennseite einer Fax-Nachricht:..................................55
Einrichten von Verknüpfungen zu E-Mail-Konten............................................................................................55
So richten Sie Verknüpfungen zu E-Mail-Konten ein:.....................................................................................55
Durchsuchen von Adressbüchern mit externen E-Mail-Adressen (LDAP-Datenbanken)...............................57
Verwenden der verknüpften E-Mail-Konten....................................................................................................58
So öffnen Sie eine Nachricht:..........................................................................................................................58
So löschen Sie eine Nachricht:.......................................................................................................................59
So erstellen und senden Sie eine neue Nachricht:.........................................................................................59
So leiten Sie Nachrichten weiter oder beantworten diese:..............................................................................59
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Festlegen von Messaging-Voreinstellungen...................................................................................................59
So rufen Sie Messaging-Voreinstellungen auf:...............................................................................................60
So ändern Sie die Spalten der Nachrichtenliste:.............................................................................................60
So fügen Sie eine Unterschrift hinzu:..............................................................................................................60
So ändern Sie die Bereichseinstellungen:......................................................................................................61
Auswählen einer My CallPilot-Home-Page.....................................................................................................61
Registerkarte "Hilfreiche Informationen".........................................................................................................62
Abschrift von Sprachmasken..........................................................................................................................63
Gewährleisten der Sicherheit Ihrer Mailbox....................................................................................................63
Kapitel 3: Externe Text-Benachrichtigung für Microsoft Outlook und BlackBerry-Geräte
...................................................................................................................................................65
Format der Benachrichtigungen......................................................................................................................66
Erste Schritte mit der externen Text-Benachrichtigung...................................................................................66
Voraussetzungen............................................................................................................................................66
Konfigurationsschritte......................................................................................................................................67
Erstellen eines Ordners für Benachrichtigungen.............................................................................................67
So erstellen Sie einen Benachrichtigungsordner:...........................................................................................67
So leiten Sie Benachrichtigungen an den Ordner um:....................................................................................68
Konfigurieren von BlackBerry Desktop Manager............................................................................................70
So konfigurieren Sie die E-Mail-Umleitung:....................................................................................................70
Automatisches Entfernen von Benachrichtigungen........................................................................................71
So konfigurieren Sie das Löschen von Benachrichtigungen:..........................................................................72
So aktivieren Sie die AutoArchivierung:..........................................................................................................73
Index.........................................................................................................................................75
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Kapitel 1: Kundenservice
Besuchen Sie die Avaya-Website um Zugang zum kompletten, von Avaya bereitgestellten Serviceangebot und Supportangebot zu erhalten. Besuchen Sie www.avaya.com oder gehen Sie zu einer der Seiten,
die in den folgenden Abschnitten aufgelistet sind.
Navigation
• Technische Dokumentation erhalten auf Seite 7
• Produktschulungen erhalten auf Seite 7
• Hilfe von einem Händler oder Wiederverkäufer erhalten auf Seite 7
• Technischen Support über die Avaya-Website erhalten auf Seite 8
Technische Dokumentation erhalten
Um ausgewählte technische Publikationen und Versionshinweise direkt aus dem Internet herunterzuladen oder auszudrucken, besuchen Sie www.avaya.com/support.
Produktschulungen erhalten
Laufende Produktschulungen sind verfügbar. Für weitere Informationen oder zur Registrierung können Sie die Website www.avaya.com/support aufrufen. Auf dieser Website finden Sie
die Kontaktlinks für Schulungen auf der linken Seite im Navigationsfenster.
Hilfe von einem Händler oder Wiederverkäufer erhalten
Wenn Sie einen Servicevertrag für Ihr Avaya-Produkt mit einem Händler oder autorisierten
Wiederverkäufer abgeschlossen haben, wenden Sie sich für Unterstützung an die SupportMitarbeiter des jeweiligen Händlers bzw. Wiederverkäufers.
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Kundenservice
Technischen Support über die Avaya-Website erhalten
Der einfachste und effektivste Weg, um technischen Support für Avaya-Produkte zu erhalten, führt über die Avaya-Website "Technischer Support" unter www.avaya.com/support.
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Kapitel 2: Verwenden von My CallPilot
My CallPilot von Avaya ist ein webbasiertes Nachrichtensystem, mit dem Sie Ihre Nachrichten besonders flexibel verwalten können.
Sie können mit My CallPilot von jedem Computer arbeiten, der über Netzwerkzugang und einen für
My CallPilot konfigurierten Webbrowser verfügt. Im Folgenden werden einige der vielen Möglichkeiten
zum Arbeiten mit My CallPilot aufgelistet:
• Aufzeichnen, Bearbeiten und Löschen von Begrüßungen für Anrufer, die an Ihre Mailbox weitergeleitet werden
• Empfangen, Weiterleiten, Beantworten und Senden von Sprach-, Fax- und E-Mail-Nachrichten
• Adressieren von Nachrichten an Avaya CallPilot®-Benutzer auf lokalen und externen Servern sowie an Nicht-Avaya-CallPilot-Benutzer
• Einrichten der Nachrichtenweiterleitung an eine andere CallPilot-Mailbox oder an eine externe EMail-Adresse
• Konfigurieren von E-Mail-per-Telefon
• Einrichten von Verknüpfungen zu Ihren E-Mails
• Ändern des Passworts für Ihre CallPilot-Mailbox
• Erstellen persönlicher Verteilerlisten
• Einrichten von externen Benachrichtigungen an ein Telefon oder einen Pager
• Einrichten einer Benachrichtigung bei Text-Nachrichten auf einem drahtlosen E-Mail-Gerät Siehe
Kapitel 3 für Details
• Abschrift von Sprachmasken, wenn an Ihrem Standort Sprachmasken zum Erfassen von Informationen verwendet werden
Die Desktop Messaging-Funktionalität muss für Ihre Mailbox aktiviert sein, damit Sie mit My CallPilot auf
CallPilot Sprach- und Fax-Nachrichten zugreifen können. Einige in diesem Handbuch erwähnte Funktionen sind optional. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter dem Thema Verfügbarkeit von Funktionen in der Online-Hilfe von CallPilot Player, oder fragen Sie Ihren Administrator.
Hinweis:
Sofern nicht anders angegeben, beziehen sich in diesem Handbuch die Abbildungen von Dialogfeldern auf die Windows-Version von My CallPilot. Unter Macintosh und Linux können Aussehen und
Funktionalität der Dialogfelder von den Abbildungen abweichen.
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Verwenden von My CallPilot
Erste Schritte
Über dieses Handbuch
In diesem Benutzerhandbuch wird beschrieben, wie Sie die webbasierten Ressourcen von
My CallPilot verwenden können. Die in diesem Handbuch enthaltenen Anweisungen und
Screenshots bieten allgemeine Informationen zur Verwendung von My CallPilot über einen
Web-Client. Abhängig vom Betriebssystem Ihres Computers und den für Ihre CallPilot-Mailbox verfügbaren Funktionen können bestimmte Einzelheiten voneinander abweichen.
Hardware- und Softwarevoraussetzungen
Sie können auf My CallPilot von jedem Computer zugreifen, der über Netzwerkzugang und
einen für My CallPilot konfigurierten Webbrowser verfügt. Stellen Sie vor der Verwendung von
My CallPilot sicher, dass der verwendete Computer folgenden Voraussetzungen entsprechend eingerichtet ist.
Hinweis:
Unterstützung für zusätzliche Hardware und Software wird bei Verfügbarkeit zukünftig ggf.
hinzugefügt (z. B. neue Browserversionen). Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem
CallPilot-Administrator.
Windows-basierte Hard- und Software
• Betriebssysteme: Windows 2000 Professional, Windows XP Professional oder Windows Vista
• Browser: Internet Explorer 6.0 oder 7.0 oder Firefox 2.0 für Windows
• TCP/IP-Netzwerkverbindung von mindestens 56 KBit/s
• Soundkarte und Lautsprecher zum Wiedergeben von Sprachnachrichten auf Ihrem Computer
• Ein an den Computer angeschlossenes Mikrofon oder ein Telefon in der Nähe des Computers zum Aufzeichnen von Sprachnachrichten
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Macintosh-basierte Hard- und Software
Macintosh-basierte Hard- und Software
• PowerPC G3-Prozessor oder höher (bevorzugt PowerPC G4)
• Betriebssystem: Mac OS X v10.3
• Browser: Safari 1.3.2
• Lautsprecher zum Wiedergeben von Sprachnachrichten auf dem Computer
Hinweis:
Der zu verwendende Mikrofon-Typ hängt von dem verwendeten Macintosh-Typ ab. In vielen Fällen kann ein für einen Windows-basierten PC vorgesehenes Mikrofon nicht verwendet werden.
Linux-basierte Software
• Red Hat Linux 9
• Browser: Mozilla 1.7.x oder Firefox 2.0
Peripheriegeräte und die dazugehörige Software (einschließlich Audio-Player)
• Videoanzeige und Monitor mit 8-Bit-Farbtiefe (256 Farben, Auflösung von 800 x 600)
(16-Bit-Farbtiefe und Auflösung von 1024 x 768 bevorzugt)
• Eine Netzwerkverbindung zum My CallPilot-Server und bei Bedarf zum CallPilot-Server
für den Zugriff auf CallPilot-Nachrichten
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• Zum Erstellen von Fax-Nachrichten:
- Bei Windows-Systemen benötigen Sie Avaya-Faxtreiber und CallPilot Desktop
Messaging.
- Bei Macintosh- und Linux-Systemen müssen Sie Ihre eigene Software zum Erstellen von Fax-Nachrichten verwenden.
• Zum Abspielen und Aufnehmen von Sprachnachrichten: Verwenden Sie CallPilot Player
oder einen anderen Audioplayer, der WAV-Dateien abspielen kann.
- Für Windows-Systeme: Wenn Sie Internet Explorer verwenden, können Sie zum
Wiedergeben und Aufzeichnen von Sprachnachrichten den CallPilot Player nutzen, der in den Browser eingebettet ist. Andernfalls können Sie den CallPilot Player
als Hilfsanwendung für den Browser verwenden (eigenständige Version von CallPilot Player). Wenn Sie den CallPilot Player nicht verwenden möchten, können Sie
Microsoft Windows Media Player oder einen anderen WAV-kompatiblen Media
Player verwenden. Die Funktionsweise dieser Player unterscheidet sich von dem in
diesem Handbuch beschriebenen CallPilot Player.
- Bei Macintosh- und Linux-Systemen müssen Sie Ihren eigenen Audio-Player zum
Wiedergeben und Aufzeichnen von Sprachnachrichten verwenden.
Voraussetzungen für den eingebetteten CallPilot Player
Bei Windows-Systemen umfasst My CallPilot einen eingebetteten Audio-Player, der auf der
Seite zum Erstellen und Wiedergeben von Sprachnachrichten wie hier dargestellt angezeigt
wird:
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Anmelden
Damit der eingebettete Player automatisch in My CallPilot angezeigt wird, müssen Ihr Arbeitsplatz und My CallPilot die folgenden Voraussetzungen erfüllen:
• Als Browser muss Internet Explorer verwendet werden.
• Der CallPilot Player muss installiert sein (Anweisungen dazu finden Sie unter So laden
Sie Audio-Player herunter: auf Seite 16).
• In den My CallPilot-Voreinstellungen muss als Audiotyp VBK festgelegt sein (Anweisungen dazu finden Sie unter Festlegen von Messaging-Voreinstellungen auf Seite 59).
Anmelden
Die URL für My CallPilot erhalten Sie von Ihrem Administrator. Fügen Sie diese Adresse den
Favoriten bzw. Lesezeichen Ihres Webbrowsers hinzu, damit Sie die Seite schnell aufrufen
können.
So melden Sie sich bei My CallPilot an:
1. Rufen Sie mit Ihrem Webbrowser die My CallPilot-Website auf.
Beispiel:
http://serverABC/mycallpilot
2. Geben Sie auf der Einstiegsseite in das Feld Mailbox Ihre Mailbox-Nummer ein.
Hierbei handelt es sich in der Regel um die Durchwahlnummer Ihres Büroanschlusses.
3. Geben Sie in das Feld Passwort das Passwort für diese Mailbox ein.
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Hinweis:
Wählen Sie das Kontrollkästchen Passwort speichern nicht auf einem gemeinsam genutzten Computer.
Wenn SSL-Verschlüsselung aktiviert ist, erscheint der Link Sichere Anmeldung
aktivieren.
4. Klicken Sie auf Anmeldung.
Anmelden bei Umgebungen mit mehreren CallPilot-Servern
Wenn sich an Ihrem Standort mehrere CallPilot-Server befinden, bei denen Sie sich anmelden können, wird auf der Einstiegsseite eine Standortliste mit den verschiedenen CallPilotServern angezeigt.
Sie können sich bei Ihrem CallPilot-Server anmelden, indem Sie einen Server aus dieser Liste
auswählen, ohne dass Sie, abgesehen von Ihrer Mailbox und Ihrem Passwort, mit den serverspezifischen Einstellungen vertraut sein müssen.
So konfigurieren oder aktualisieren Sie die Verbindungseinstellungen für My CallPilot:
Normalerweise konfiguriert Ihr CallPilot-Administrator die Einstellungen, die zum Anmelden
bei My CallPilot festgelegt sein müssen. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie die Einstellungen vornehmen oder aktualisieren müssen, damit Sie sich anmelden können.
1. Rufen Sie mit Ihrem Webbrowser die My CallPilot-Website auf.
2. Klicken Sie auf der Einstiegsseite auf Konfigurieren.
Das Dialogfeld Konfigurieren wird angezeigt. Die in der Abbildung unten angezeigten Informationen dienen nur als Beispiel.
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So wechseln Sie zu einem anderen Server:
3. Geben Sie die Konfigurationsinformationen ein, oder aktualisieren Sie sie. Wenn
Sie nicht über diese Informationen verfügen, wenden Sie sich an den CallPilotAdministrator.
4. Klicken Sie auf OK.
Mit den von Ihnen eingegebenen Informationen wird versucht, eine Verbindung
herzustellen.
5. Wenn die Verbindung erfolgreich hergestellt ist, klicken Sie in den Bestätigungsmeldungen auf OK, und melden Sie sich dann erneut an. Wenn keine Verbindung
hergestellt werden kann, wenden Sie sich an den CallPilot-Administrator.
So wechseln Sie zu einem anderen Server:
Wenn Sie auf einem anderen CallPilot-Server über eine Mailbox verfügen, können Sie sich
über My CallPilot bei diesem Server anmelden. Klicken Sie auf Konfigurieren, geben Sie die
Server-Details ein, und klicken Sie dann auf OK, bis die Einstiegsseite wieder angezeigt wird.
Wenn Sie sich erneut über denselben Computer anmelden, greift CallPilot auf den neuen
Server zu. Klicken Sie auf Konfigurieren und anschließend auf Standards wiederherstellen,
wenn Sie zum Standardserver zurückwechseln möchten.
So stellen Sie eine andere Sprache ein:
Wenn auf der My CallPilot-Anmeldeseite Schaltflächen für Sprachen zur Verfügung stehen,
können Sie auf eine dieser Schaltflächen klicken, um von der Standardsprache zu einer anderen Sprache zu wechseln.
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So melden Sie sich mit der sicheren Anmeldung an:
Wenn auf der Anmeldeseite der Link Sichere Anmeldung aktivieren vorhanden ist, klicken Sie
darauf, um die SSL-Verschlüsselung zu aktivieren. Die Schaltfläche Sichere Anmeldung wird
angezeigt. Fügen Sie diese Seite den Favoriten bzw. Lesezeichen des Webbrowsers hinzu,
um sich zukünftig anzumelden.
So melden Sie sich extern an:
Sie können sich bei My CallPilot über jeden Computer anmelden, der über Internetzugang und
eine unterstützte Browserkonfiguration verfügt. Sie können den vorinstallierten Audio-Player
für Sprachnachrichten verwenden oder den CallPilot Player herunterladen, um von allen
Funktionen profitieren zu können.
So melden Sie sich ab:
Zum Abmelden von My CallPilot klicken Sie auf einer beliebigen My CallPilot-Seite auf Abmelden.
So laden Sie Audio-Player herunter:
Sie benötigen einen Audio-Player zum Wiedergeben und Aufzeichnen von Sprachnachrichten. Wenn der CallPilot Player nicht installiert ist, werden Sie bei der ersten Anmeldung bei
My CallPilot aufgefordert, ihn herunterzuladen. Befolgen Sie die Anweisungen, um mit dem
Download- und Installationsvorgang zu beginnen. Wenn Sie einen anderen Audio-Player verwenden möchten, installieren Sie ihn, wenn er nicht bereits vorhanden ist.
Wenn Sie den Player bei der ersten Anmeldung nicht herunterladen, können Sie ihn auf folgende Weise später herunterladen.
1. Melden Sie sich bei My CallPilot an.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte CallPilot-Funktionen, und klicken Sie auf die Option Downloads.
3. Wählen Sie CallPilot Player und Symbol für neue Nachrichten oder einen anderen Audio-Player in der Liste aus.
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Zugreifen auf CallPilot-Nachrichten
4. Folgen Sie den Anweisungen zum Herunterladen und Installieren des AudioPlayers.
Unten sehen Sie die eigenständige Version des CallPilot Player:
Hinweis:
Die Software für den CallPilot Player ist mit der Software für ein Symbol für neue Nachrichten (MWI, Message Waiting Indicator) gebündelt. Nach der Installation wird das Symbol für
neue Nachrichten in der Windows-Taskleiste angezeigt. Bei neuen CallPilot-Nachrichten
werden Sie durch das Symbol benachrichtigt. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden des Symbols für neue Nachrichten auf Seite 35.
Zugreifen auf CallPilot-Nachrichten
Sie können über die Registerkarte CallPilot-Nachrichten auf Ihre CallPilot-Nachrichten zugreifen. Sie können Sprach- und Fax-Nachrichten wiedergeben, Nachrichten löschen, weiterleiten und beantworten und neue Nachrichten verfassen.
So rufen Sie neue Nachrichten ab:
Um neue Nachrichten anzuzeigen, klicken Sie auf Aktualisieren. Neue Nachrichten werden
fett angezeigt.
Klicken Sie zum Sortieren von Nachrichten auf eine der Spaltenüberschriften wie Betreff oder
Empfangen.
Hinweis:
Dabei werden nur die derzeit angezeigten Nachrichten sortiert. Diese Nachrichten stellen
u. U. nicht die gesamte Nachrichtenliste dar.
So öffnen Sie eine Nachricht:
Klicken Sie zum Öffnen einer CallPilot-Nachricht neben der Nachricht in der Spalte Anlagen
auf das Sprach-, Fax- oder Textsymbol oder auf unterstrichenen Text in der Nachrichtenzei-
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le. Hinweise hierzu finden Sie unter Wiedergeben von Sprachnachrichten auf Seite 20 und
unter Anzeigen von Faxnachrichten auf Seite 22.
So wählen Sie eine Nachricht aus:
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen ganz links neben der Nachrichtenzeile, um eine CallPilotNachricht auszuwählen. Wenn eine Nachricht ausgewählt ist, können Sie diese löschen,
weiterleiten oder beantworten.
So löschen Sie eine Nachricht:
Zum Löschen einer CallPilot-Nachricht wählen Sie die Nachricht aus und klicken auf Löschen oder Jetzt löschen. Wenn Sie auf Löschen klicken, wird die Nachricht vorübergehend
in den Ordner Löschbare Objekte verschoben und erst endgültig gelöscht, wenn Sie sich
abmelden. Wenn Sie auf Jetzt löschen klicken, werden alle ausgewählten Nachrichten und die
Elemente im Ordner Löschbare Objekte sofort endgültig gelöscht.
Wenn die im Ordner Löschbare Objekte enthaltenen Elemente beim Abmelden nicht gelöscht werden sollen, ändern Sie die Einstellung für den Ordner auf der Seite My CallPilotVoreinstellungen. Siehe So ändern Sie die Bereichseinstellungen: auf Seite 61.
Hinweis:
Zum Anzeigen von Elementen im Ordner Löschbare Objekte wählen Sie in der Ordnerliste auf der Registerkarte CallPilot-Nachrichten den Ordner Löschbare Objekte aus.
So verwenden Sie Ihr Telefon oder Ihren Computer zum
Wiedergeben und Aufzeichnen von Sprachnachrichten.
Sie können mit Ihrem Telefon oder Computer Sprachnachrichten wiedergeben und aufnehmen. Klicken Sie im eingebetteten oder heruntergeladenen CallPilot Player auf das Symbol
Telefon oder Computer. Wenn beim Wiedergeben und Aufzeichnen von Sprachnachrichten
mit dem Telefon Probleme auftreten, wenden Sie sich an Ihren CallPilot-Administrator.
Siehe Festlegen von Messaging-Voreinstellungen auf Seite 59, um die Audioeinstellungen
und die Nummer, die CallPilot zum Wiedergeben und Aufzeichnen von Nachrichten wählt, zu
ändern.
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Ändern der Sortierreihenfolge Ihrer Nachrichten
Ändern der Sortierreihenfolge Ihrer Nachrichten
Sie können die Reihenfolge Ihrer Nachrichten ändern, indem Sie das Werkzeug Nachrichtensortieroptionen verwenden.
Ändern der Nachrichtensortieroptionen
1. Von My CallPilot wählen Sie CallPilot-Funktionen und dann Nachrichtensortieroptionen.
2. Wählen Sie entweder Benutzerdefinierte Einstellungen verwenden oder Standardeinstellungen verwenden. Beide Einstellungen wurden von Ihrem Administrator
festgelegt.
3. Falls Sie sich für Benutzerdefinierte Einstellungen verwenden entscheiden, können Sie die Sortierreihenfolge und den Einstiegspunkt für Ihre Nachrichten festlegen.
4. Klicken Sie auf Speichern.
Tabelle 1: Sortierreihenfolgeoptionen
Option
Nachrichten werden sortiert nach
Beschreibung
Sortiert Nachrichten nach der ausgewählten Option:
• Priorität – Dringende Nachrichten zuerst
• Priorität – Standardnachrichten zuerst
• Status – Ungelesene Nachrichten zuerst
• Status – Gelesene Nachrichten zuerst
• Keine Auswahl (Standard)
dann nach
Sortiert Nachrichten nach einer zweiten Bedingung Die verfügbaren Optionen beschränken sich auf die in dem Listenfeld
"Nachrichten werden sortiert nach" ausgewählten Optionen.
Wenn ein prioritätsbasiertes Sortierkriterium
ausgewählt wurde, sind die folgenden Optionen verfügbar:
• Status – Neueste Nachrichten zuerst
• Status – Gelesene Nachrichten zuerst
• Frei – (Keine Auswahl)
Wenn ein Status ausgewählt wurde, sind die
folgenden Optionen verfügbar:
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Option
Beschreibung
• Priorität – Dringende Nachrichten zuerst
• Priorität – Standardnachrichten zuerst
• Frei – (Keine Auswahl)
Wenn "Frei" ausgewählt wurde, dann wird
diese Option automatisch auf "Frei" gesetzt.
Am Ende nach
Sortiert Nachrichten nach Lieferzeit:
• Älteste Nachrichten zuerst (Standard)
• Neueste Nachrichten zuerst
Tabelle 2: Eingangsspunktoptionen
Option
Der Mailbox-Eingangspunkt ist
Beschreibung
Wählen Sie die Regel für die ersten Nachrichten, die abgespielt werden sollen, wenn
auf Nachrichten überprüft wird:
• Zuerst neue Nachrichten (Standard)
• Zuerst neue dringende Nachrichten
• Zuerst dringende Nachrichten
• Zuerst nicht versandte Nachrichten
• Frei (Keine Auswahl)
Andere
Wählen Sie die Regel für die ersten Nachrichten, die abgespielt werden sollen, falls
keine der Nachrichten dem gesetzten ersten Mailbox-Eingangspunkt entspricht:
• Zuerst neue Nachrichten (Standard)
• Zuerst neue dringende Nachrichten
• Zuerst dringende Nachrichten
• Zuerst nicht versandte Nachrichten
• Frei (Keine Auswahl)
Wiedergeben von Sprachnachrichten
Lesen Sie sich vor dem Wiedergeben von Sprachnachrichten das Thema So verwenden Sie
Ihr Telefon oder Ihren Computer zum Wiedergeben und Aufzeichnen von Sprachnachrichten. auf Seite 18 durch.
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So geben Sie Sprachnachrichten schnell wieder (nur bei Windows):
So geben Sie Sprachnachrichten schnell wieder (nur bei
Windows):
Verwenden Sie, falls verfügbar, den eingebetteten CallPilot Player, um Ihre Sprachnachrichten schnell wiederzugeben. Wenn der eingebettete Player nicht in der Nachrichtenliste
angezeigt wird, siehe Voraussetzungen für den eingebetteten CallPilot Player auf Seite 12.
1. Klicken Sie in der Nachrichtenliste neben der Nachricht, die Sie wiedergeben
möchten (siehe die folgende Abbildung), auf das Sprachnachrichten-Symbol in der
Spalte Anlagen.
Dieses Symbol ist ein Telefon anstelle eines schwarzen Pfeils, wenn das Audioformat in den My CallPilot-Voreinstellungen auf WAV eingestellt ist.
2. Wenn Sie nicht den eingebetteten Player verwenden, folgen Sie zum Öffnen der
Audiodatei den Anweisungen. Wenn der Audio-Player angezeigt wird, klicken Sie
auf die Schaltfläche zur Wiedergabe.
Nachfolgend sehen Sie die Steuerelemente für den eingebetteten CallPilot Player:
Wenn Sie den Computer zur Wiedergabe auswählen, gibt der Audio-Player die
Nachricht über die Lautsprecher des Computers wieder. Wenn Sie das Telefon zur
Wiedergabe auswählen, klingelt Ihr Telefon und gibt die Nachricht wieder, wenn Sie
den Anruf annehmen.
3. Verwenden Sie die Schaltflächen des Players, um die Nachricht anzuhalten oder
erneut abzuspielen oder um den Absender anzurufen. Mit dem Schieberegler des
Players können Sie einen Teil der Nachricht überspringen.
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4. Wenn Sie das Telefon verwenden und mit dem Abhören der Nachricht fertig sind,
klicken Sie auf das Symbol zum Trennen, oder legen Sie den Hörer auf.
5. Um zu Ihren Nachrichten zurückzukehren, klicken Sie auf Nachrichtenliste.
So geben Sie eine Sprachnachricht in einer gemischten
Sprach-, Fax- oder Text-Nachricht wieder:
CallPilot-Nachrichten können über mehrere verschiedene Anlagentypen verfügen. In der
Nachrichtenliste wird jede Anlage in der Spalte Anlagen neben der Nachricht als unterschiedliches Symbol angezeigt.
1. Klicken Sie in der Nachrichtenliste auf unterstrichenen Text in der Nachrichtenzeile, um die Nachricht zu öffnen.
Die einzelnen Anlagen der Nachricht werden links angezeigt.
2. Zum Wiedergeben der Sprachnachricht klicken Sie auf das SprachnachrichtenSymbol. Weitere Informationen zum Wiedergeben von Sprachnachrichten finden
Sie im vorhergehenden Abschnitt.
Anzeigen von Faxnachrichten
Zum Anzeigen von Fax-Nachrichten auf dem Computer benötigen Sie die entsprechende
Software.
• Bei Windows-Systemen können Sie den im Windows-Betriebssystem enthaltenen Viewer verwenden oder Ihre eigene Software installieren.
• Bei Macintosh-Systemen können Sie QuickTime Viewer zum Anzeigen von Fax-Nachrichten verwenden.
• Bei Linux-Systemen können Sie Fax-Nachrichten mit Eye of GNOME- oder kfax-Software anzeigen.
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So zeigen Sie eine Fax-Nachricht an:
So zeigen Sie eine Fax-Nachricht an:
1. Klicken Sie in der Nachrichtenliste in der Spalte Anlagen neben der anzuzeigenden Fax-Nachricht auf das Fax-Symbol, oder klicken Sie auf unterstrichenen Text
in der Nachrichtenzeile.
Wenn das Dialogfeld Öffnen bzw. Speichern angezeigt wird, wählen Sie die Option Öffnen aus, um die Fax-Nachricht anzuzeigen.
2. Verwenden Sie die Steuerelemente der Software für die Fax-Anzeige zum Verarbeiten des Fax.
3. Wenn Sie fertig sind, schließen Sie die Fax-Nachricht, um zu Ihren Nachrichten
zurückzukehren.
Erstellen von Sprachnachrichten
Wenn Sie Internet Explorer für Windows verwenden, können Sie mit den beiden folgenden
Methoden Sprachnachrichten erstellen:
• Mit dem eingebetteten CallPilot Player können Sie eine Sprachnachricht aufzeichnen (nur
im VBK-Format) und automatisch an die Nachricht anhängen. Wenn der eingebettete
Player beim Erstellen einer Nachricht nicht angezeigt wird, siehe Voraussetzungen für
den eingebetteten CallPilot Player auf Seite 12.
• Sie können eine Sprachnachricht mit dem eigenständigen CallPilot Player aufzeichnen
und als eigenständige Datei speichern. Anschließend können Sie die Sprachnachricht an
eine oder mehrere Nachrichten anhängen und versenden.
Diese Verfahren werden in den folgenden Abschnitten erläutert.
Wenn Sie einen anderen Browser oder Player oder ein Macintosh- oder Linux-System verwenden, müssen Sie die Sprachnachricht zuerst mit Ihrem Audio-Player aufzeichnen und an
die CallPilot-Nachricht anhängen, damit Sie sie senden können. Informationen zum Hinzufügen von Anlagen an Nachrichten finden Sie unter Hinzufügen von Anlagen an Nachrichten auf
Seite 31.
Hinweis:
Sie können zu Audio-Dateien in Ihrem Posteingang keine weiteren Audio-Elemente hinzufügen.
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Mit dem eingebetteten CallPilot Player neue Sprachnachrichten aufzeichnen und Senden
1. Klicken Sie in Ihrer Nachrichtenliste auf Erstellen. Eine neue Nachrichtenseite wird
angezeigt.
2. Wählen Sie für die Nachricht einen Empfänger. Weitere Informationen finden Sie
unter Adressieren von Nachrichten auf Seite 33.
3. Geben Sie in der Betreffzeileden Betreff der Nachricht ein.
4. Wählen Sie, wie Sie die Sprachnachricht aufnehmen wollen:Wählen Sie im eingebetteten Windows CallPilot Player entweder das Symbol Telefon oder Computer.
Hinweis:
Wenn Sie die Sprachnachricht mit dem Telefon aufzeichnen möchten, muss Ihre Telefonnummer in My CallPilot konfiguriert sein. Sie können die Konfiguration überprüfen, indem Sie auf die Registerkarte My CallPilot-Funktionen und
anschließend auf My CallPilot-Voreinstellungen klicken. Stellen Sie sicher, dass
Ihre Telefonnummer unter Bereichseinstellungen in das Feld Zu wählende Nummer für die telefonische Wiedergabe (Ihre Telefonnummer) eingegeben ist.
5. Um mit dem Aufzeichnen der Sprachnachricht zu beginnen, klicken Sie auf die
Schaltfläche Aufzeichnen.
6. Wählen Sie eine der folgenden Verfahrensweisen:
• Wenn Sie die Sprachnachricht über einen Computer aufzeichnen, sprechen
Sie in das Mikrofon.
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• Wenn Sie die Sprachnachricht über ein Telefon aufzeichnen, nehmen Sie den
Anruf an, wenn das Telefon klingelt. Nehmen Sie nach dem Signalton Ihre
Nachricht über das Telefon auf.
7. Wenn das Gespräch beendet ist:
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Stopp, um die Aufzeichnung zu beenden.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Wiedergeben, um die Aufzeichnung noch
einmal anzuhören.
• Um die Aufzeichnung zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche Aufzeichnen. Sprechen Sie erneut, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Stopp.
9. Wenn Sie mit der Nachricht zufrieden sind, klicken Sie auf Audio speichern. Dadurch wird die Aufzeichnung automatisch an die Nachricht angehängt.
10. Klicken Sie auf Senden.
Um eine Kopie der Sprachnachricht als eigenständige Datei zu speichern, müssen Sie den
eigenständigen CallPilot Player anstelle des eingebetteten CallPilot Player verwenden.
1. Öffnen Sie den eigenständigen CallPilot Player, indem Sie im Startmenü von Windows Folgendes wählen: Alle Programme > Avaya > CallPilot Desktop Messaging > Audio Player.
2. Wählen Sie, wie Sie die Sprachnachricht aufnehmen wollen: Wählen Sie in CallPilot Player entweder das Symbol Telefon oder Computer.
Hinweis:
Wenn Sie die Sprachnachricht mit dem Telefon aufzeichnen möchten, muss Ihre Telefonnummer in My CallPilot konfiguriert sein. Sie können die Konfiguration überprüfen, indem Sie auf die Registerkarte My CallPilot-Funktionen und
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anschließend auf My CallPilot-Voreinstellungen klicken. Stellen Sie sicher, dass
Ihre Telefonnummer unter Bereichseinstellungen in das Feld Zu wählende Nummer für die telefonische Wiedergabe (Ihre Telefonnummer) eingegeben ist.
3. Um mit dem Aufzeichnen der Sprachnachricht zu beginnen, klicken Sie auf die
Schaltfläche Aufzeichnen.
• Wenn Sie die Sprachnachricht über einen Computer aufzeichnen, sprechen
Sie in das Mikrofon.
• Wenn Sie die Sprachnachricht über ein Telefon aufzeichnen, nehmen Sie den
Anruf an, wenn das Telefon klingelt. Nehmen Sie nach dem Signalton Ihre
Nachricht über das Telefon auf.
einmal anzuhören.
• Um die Aufzeichnung zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche Aufzeichnen. Sprechen Sie erneut, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Stopp.
7. Klicken Sie im Menü Datei des CallPilot Player auf Speichern oder Speichern unter.
8. Geben Sie in das Feld Dateiname einen Namen für die Datei ein. Wählen Sie dann
einen Ordner aus, in dem Sie die Datei speichern möchten, und klicken Sie anschließend auf Speichern. Speichern Sie Sprachnachrichten als VBK-Dateien.
Hinweis:
My CallPilot konvertiert VBK-Dateien automatisch in WAV-Dateien, wenn sie an
Nicht-CallPilot-Benutzer gesendet werden.
9. Fügen Sie eine gespeicherte Aufzeichnung als Anlage zu einer oder mehreren
CallPilot-Nachrichten hinzu. Anweisungen dazu finden Sie unter Hinzufügen von
Anlagen an Nachrichten auf Seite 31.
Erstellen von Fax- und Textnachrichten
Um eine Fax-Nachricht erstellen zu können, muss Ihre CallPilot-Mailbox über Faxfunktionalität verfügen. Des Weiteren muss auf Ihrem Computer Desktop Messaging installiert sein.
Nachdem Sie die Fax-Datei gespeichert haben, können Sie die Fax-Nachricht einer Nachricht als Anlage hinzufügen. Ihre CallPilot-Empfänger müssen über Faxfunktionalität verfügen, um die Fax-Nachricht auf ihrem Computer anzeigen zu können. Wenn die Empfänger
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So erstellen und speichern Sie eine Fax-Datei:
Nachrichten über ihr Telefon abrufen, können sie die Fax-Nachricht nur ansehen, wenn sie
diese drucken. Sie können Ihre Fax-Nachricht auch an ein Faxgerät senden.
Avaya bietet keine Software zum Erstellen von Fax-Nachrichten für Macintosh- und LinuxSysteme. Sie müssen zum Erstellen von Fax-Nachrichten Ihre eigene Software verwenden
und die Fax-Nachricht dann an eine CallPilot-Nachricht anhängen, damit Sie sie senden können. Die Fax-Datei muss im TIFF-F-Format vorliegen. Informationen zum Hinzufügen von
Anlagen an Nachrichten finden Sie unter Hinzufügen von Anlagen an Nachrichten auf Seite 31.
So erstellen und speichern Sie eine Fax-Datei:
1. Starten Sie die Anwendung, die Sie zum Erstellen der Fax-Nachricht verwenden
möchten (beispielsweise Microsoft Word). Das Dokument, das Sie öffnen oder erstellen, muss 21,5 cm oder weniger breit sein. Sie können auch mehrseitige
Dokumente verwenden.
2. Wenn das Dokument fertig gestellt ist, klicken Sie im Menü Datei auf die Option
Drucken oder eine andere Option, die die Auswahl eines Druckers ermöglicht.
3. Wählen Sie aus der Liste der Drucker Avaya Fax.
4. Klicken Sie auf OK oder Drucken oder eine andere Option, die die Datei an den von
Ihnen gewählten Drucker sendet. Das Dialogfeld Fax erstellen wird angezeigt.
5. Klicken Sie auf Speichern unter.
6. Geben Sie einen Namen für die Datei ein.
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Hinweis:
Wenn Sie eine Betreffzeile hinzufügen möchten, werden die Informationen in
diesem Textfeld im E-Mail-Bereich der Fax-Nachricht angezeigt. Die Betreffzeile wird auf einem Ausdruck der Fax-Nachricht nicht angezeigt.
7. Wählen Sie einen Ordner zum Speichern der Datei aus.
8. Stellen Sie sicher, dass TIFF-F (*.tif) als Dateiformat ausgewählt ist.
9. Klicken Sie auf OK, um die Datei im ausgewählten Ordner zu speichern.
10. Klicken Sie auf Beenden.
So erstellen und senden Sie eine Fax- oder Text-Nachricht:
1. Klicken Sie in Ihrer Nachrichtenliste auf Erstellen. Eine neue Nachrichtenseite wird
angezeigt.
2. Wählen Sie für die Nachricht einen Empfänger. Weitere Informationen finden Sie
unter Adressieren von Nachrichten auf Seite 33.
3. Fügen Sie eine Fax-Datei als Anlage wie folgt hinzu:
a. Klicken Sie auf Anfügen von Dateien.
b. Klicken Sie im Feld Datei zum Anfügen auf Durchsuchen, navigieren Sie
zu der Datei, die Sie anfügen möchten, und wählen Sie sie aus. Klicken Sie dann auf Öffnen. Alternativ können Sie den Pfad und den
Dateinamen auch in das Feld Datei zum Anfügen eingeben.
c. Wenn Sie weitere Dateien anfügen möchten, wiederholen Sie den vorherigen Schritt.
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Anrufen des Absenders einer Nachricht
d. Klicken Sie auf OK. In der Nachricht wird neben der Schaltfläche Anfügen von Dateien ein Symbol für jede angehängte Datei angezeigt.
4. Wenn Sie eine Nachricht zu den Fax-Anhängen hinzufügen möchten, geben Sie
die Nachricht ein.
Anrufen des Absenders einer Nachricht
Sie können auf eine Nachricht mit einem Telefonanruf antworten, anstatt eine aufgezeichnete Nachricht zu senden. My CallPilot enthält die Schaltfläche Absender anrufen, die in der
Nachrichtenliste und in einer geöffneten Nachricht angezeigt wird. Wenn Sie auf die Schaltfläche Absender anrufen klicken, wird der Absender der derzeit ausgewählten Nachricht
angerufen, unabhängig davon, ob die Nachricht Audio-Dateianlagen enthält.
Stellen Sie zum Verwenden der Funktion zum Anrufen des Absenders sicher, dass Ihre Telefonnummer in My CallPilot konfiguriert ist. Sie können die Konfiguration überprüfen, indem Sie
auf die Registerkarte My CallPilot-Funktionen und anschließend auf My CallPilot-Voreinstellungen klicken. Stellen Sie sicher, dass Ihre Telefonnummer unter Bereichseinstellungen in
das Feld Zu wählende Nummer für die telefonische Wiedergabe (Ihre Telefonnummer) eingegeben ist.
Wenn die Schaltfläche Absender anrufen nicht angezeigt wird, kann das folgende Gründe
haben:
• Sie zeigen eine Nachricht nicht auf dem CallPilot-Server an, sondern z. B. auf der Registerkarte E-Mail, die mit dem E-Mail-Posteingang verknüpft ist.
• Der Systemadministrator hat diese Funktion nicht für Ihre Mailbox-Klasse aktiviert.
So rufen Sie den Absender einer Nachricht an:
1. Öffnen Sie die Nachricht, oder aktivieren Sie in der Nachrichtenliste das Kontrollkästchen links neben der Nachricht.
2. Klicken Sie auf Absender anrufen.
Je nachdem, ob Sie Internet Explorer verwenden und der CallPilot Player installiert ist, wird eines der folgenden Dialogfelder angezeigt.
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3. Klicken Sie auf Anrufen oder Absender anrufen.
4. Nehmen Sie den Hörer ab, wenn Ihr Telefon klingelt. Die Nummer des Absenders
wird dann automatisch angerufen.
Weiterleiten und Beantworten von Nachrichten
Sie können eine Nachricht weiterleiten und für diese einen Begleittext erstellen. Sie können
auch eine Antwort an den Absender einer Nachricht oder an den Absender und alle weiteren Empfänger einer Nachricht verfassen.
So leiten Sie eine Nachricht weiter oder beantworten sie:
1. Klicken Sie in einer geöffneten Nachricht auf Antworten, Allen antworten oder Weiterleiten.
2. Erstellen Sie auf der Seite für neue Nachrichten eine Sprach-, Fax- oder TextNachricht.
3. Adressieren Sie weitergeleitete Nachrichten genauso wie eine neue Nachricht.
Antworten werden automatisch adressiert.
4. Fügen Sie bei Bedarf Anhänge hinzu, legen Sie Optionen fest, und ändern Sie die
Betreffzeile.
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Hinzufügen von Anlagen an Nachrichten
Hinzufügen von Anlagen an Nachrichten
Bevor Sie eine Nachricht senden, können Sie ihr eine oder mehrere Sprach-, Text- oder Faxdateien hinzufügen. Sprachdateien können im VBK- oder WAV-Format vorliegen. My CallPilot konvertiert VBK-Dateien automatisch in WAV-Dateien, wenn sie an Systeme gesendet
werden, die VBK-Dateien nicht unterstützen. Fax-Dateien müssen im TIF-Format vorliegen.
Textdateien müssen im TXT-Format vorliegen.
So fügen Sie Dateien an Nachrichten an:
1. Klicken Sie auf einer Seite für neue Nachrichten auf Anfügen von Dateien.
2. Klicken Sie im Feld Datei zum Anfügen auf Durchsuchen, navigieren Sie zu der
Datei, die Sie anfügen möchten, und wählen Sie sie aus. Klicken Sie dann auf
Öffnen. Alternativ können Sie den Pfad und den Dateinamen auch in das Feld Datei
zum Anfügen eingeben.
3. Wenn Sie weitere Dateien anfügen möchten, wiederholen Sie den vorherigen
Schritt.
4. Klicken Sie auf OK. In der neuen Nachricht wird neben der Schaltfläche Anfügen
von Dateien ein Symbol für jede angehängte Datei angezeigt.
5. Fahren Sie wie üblich mit der Erstellung, Adressierung und dem Senden der Nachricht fort.
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Festlegen von Nachrichtenoptionen
Bevor Sie eine Nachricht senden, können Sie Optionen zur Verarbeitung und Übermittlung
festlegen.
So legen Sie Nachrichtenoptionen fest:
1. Wählen Sie auf einer Seite für neue Nachrichten nach Bedarf die Optionen Priorität, Vertraulichkeit und Lesebestätigung aus.
• Wählen Sie im Feld Priorität die Option Niedrig bzw. Hoch aus, oder behalten Sie die Einstellung Normal bei.
• Wählen Sie im Feld Vertraulichkeit die Option Privat aus, oder behalten Sie
die Einstellung Öffentlich bei.
Nachrichten, die als Privat gekennzeichnet sind, können nicht an andere CallPilot-Adressen weitergeleitet werden. Wenn Sie eine als Privat gekennzeichnete Nachricht senden, kann der Empfänger die Nachricht jedoch trotzdem
weiterleiten, wenn es sich beim Empfänger nicht um eine CallPilot-Adresse
handelt. Des Weiteren werden Empfänger in Nicht-CallPilot-Systemen nicht
über die Vertraulichkeitsoption Privat informiert. Weisen Sie den Empfänger in
Ihrer Nachricht explizit darauf hin, dass es sich um eine private Nachricht
handelt.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Lesebestätigung an mich zustellen, um
eine Bestätigung zu erhalten, wenn der Empfänger die Nachricht erhalten hat.
2. Fahren Sie wie üblich mit der Erstellung, Adressierung und dem Senden der Nachricht fort.
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Adressieren von Nachrichten
Adressieren von Nachrichten
Zum Adressieren von CallPilot-Nachrichten stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
• Sie können einen Namen aus dem CallPilot-Adressbuch auswählen, das von Ihrem Unternehmen auf dem Server verwaltet wird. Das CallPilot-Adressbuch enthält die Adressen der CallPilot-Benutzer sowie gemeinsame Verteilerlisten, die Sie verwenden können.
• In das Dialogfeld Geben Sie eine bestimmte Adresse ein können Sie Adressen manuell
eingeben.
Von CallPilot-Server in anderem Netzwerk auf CallPilot-Adressen zugreifen
Wenn sich an Ihrem Standort mehrere CallPilot-Server befinden, kann Ihnen Ihr CallPilot-Administrator zusätzliche CallPilot-Adressbücher auf Netzwerkservern zur Verfügung stellen. Sie
können dann auswählen, welches CallPilot-Adressbuch Sie beim Adressieren einer Nachricht verwenden möchten (Siehe folgende Abbildung: Liste Verfügbare Adressbücher).
Alternativ kann Ihr CallPilot-Administrator ein zentrales Adressbuch aus den Daten auf mehreren CallPilot-Servern erstellen. In diesem Fall müssen Sie beim Adressieren einer Nachricht kein bestimmtes Adressbuch auswählen, sondern können automatisch auf eine
erweiterte Liste von CallPilot-Adressen zugreifen.
Wenn Sie nicht auf CallPilot-Adressen auf anderen Netzwerkservern zugreifen müssen, können Sie auf der Seite My CallPilot-Voreinstellungen über ein Kontrollkästchen einstellen, dass
Ihr CallPilot-Adressbuch nur die Adressen auf Ihrem lokalen Server enthalten soll. Weitere
Informationen finden Sie unter So ändern Sie die Bereichseinstellungen: auf Seite 61.
So adressieren Sie Nachrichten mithilfe des Adressbuchs:
1. Klicken Sie in einer neuen CallPilot-Nachricht auf An (oder auf Adressbuch).
Das Dialogfeld Empfänger im Adressbuch auswählen wird angezeigt.
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2. In der Liste Verfügbare Adressbücher müssen Sie das CallPilot-Adressbuch oder
das Verzeichnis auswählen, das Sie zum Adressieren der Nachricht durchsuchen
möchten. Der Systemadministrator legt fest, was Ihnen in dieser Liste angezeigt
wird.
3. Gehen Sie im Feld Nachnamen eingeben (oder *) wie folgt vor:
Um eine individuelle Adresse zu suchen, geben Sie den Nachnamen des Empfängers oder nur den ersten bzw. die ersten Buchstaben des Nachnamens ein,
und klicken Sie dann auf Suchen.
Um eine Liste aller Einträge im Adressbuch anzuzeigen, geben Sie ein Sternchen (*) ein, und klicken Sie auf Suchen.
4. Wählen Sie in der Namensliste den Namen des Empfängers oder die Verteilerliste aus, und klicken Sie auf An.
5. Sie können weitere Namen nach Bedarf suchen. Um weitere Namen hinzuzufügen, wählen Sie einen Namen aus, und klicken Sie auf An, Cc oder Bcc. (Bcc ist
die Abkürzung für "Blind carbon copy". Ein unter Bcc eingefügter Empfänger erhält eine Kopie der Nachricht, ohne dass sein Name für die anderen Empfänger der
Nachricht sichtbar ist.)
6. Um zur neuen CallPilot-Nachricht zurückzukehren, klicken Sie auf OK.
So adressieren Sie eine Nachricht mit Hilfe der Option "Besondere Adressen":
1. Klicken Sie in einer neuen CallPilot-Nachricht auf Besondere Adressen.
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Verwenden des Symbols für neue Nachrichten
Das Dialogfeld Geben Sie eine bestimmte Adresse ein wird angezeigt.
2. Wählen Sie ein Adressformat aus der Dropdown-Liste (zum Beispiel: NetzwerkMailbox oder Persönliche Verteilerliste). Beachten Sie, dass Einträge der persönlichen Verteilerliste bei einer Adressbuch-Suche in alphabetischer Reihenfolge
angezeigt werden.
3. Geben Sie die Nummer der persönlichen Liste und weitere erforderliche Informationen ein. Informationen zu den richtigen Adressierungsformaten finden Sie in der
Online-Hilfe.
4. Klicken Sie auf An, Cc oder Bcc.
Verwenden des Symbols für neue Nachrichten
My CallPilot enthält ein Symbol für neue Nachrichten, das als Telefonhörer unten rechts in der
Windows-Taskleiste angezeigt wird. Das Symbol für neue Nachrichten benachrichtigt Sie,
wenn neue Nachrichten vorhanden sind und bietet direkten Zugriff auf den Posteingang.
Ein roter Telefonhörer zeigt an, dass Sie neue Nachrichten haben:
Das Aussehen des Symbols für neue Nachrichten ändert sich wie folgt, um Ihnen zusätzliche Informationen über die Verbindung mit dem Server anzuzeigen:
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Hinweis:
Wenn Sie einen geografisch redundantes Serverpaar verwenden, werden die Serverinformationen angezeigt, wenn Sie die Maus über das Symbol für neue Nachrichten bewegen.
Dies informiert Sie darüber, ob Sie mit dem Hauptserver oder dem alternativen Server
verbunden sind und gibt Ihnen die IP-Adresse des aktuellen Servers.
So laden Sie das Symbol für neue Nachrichten herunter und
installieren es:
Wenn Desktop Messaging auf Ihrem Arbeitsplatz installiert ist, oder wenn Sie den eigenständigen CallPilot Player bereits heruntergeladen haben, sollte das Symbol für neue Nachrichten bereits in der Taskleiste angezeigt werden. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie das
Symbol wie folgt herunterladen und installieren:
1. Klicken Sie in My CallPilot auf die Registerkarte CallPilot-Funktionen.
2. Klicken Sie auf die Option Downloads.
3. Klicken Sie auf CallPilot Player und Symbol für neue Nachrichten, und befolgen Sie
die Anweisungen zum Speichern und Installieren des Players und des Symbols für
neue Nachrichten.
So konfigurieren Sie das Symbol für neue Nachrichten:
Im Dialogfeld Konfiguration des CallPilot-Symbols für neue Nachrichten können Sie folgende Einstellungen vornehmen:
• Ein-/Ausblenden des Symbols für neue Nachrichten
• Ein-/Ausblenden des entsprechenden Popup-Fensters
• Steuern der Anzeigezeit des Popup-Fensters
1. Klicken Sie in der Windows-Taskleiste mit der rechten Maustaste auf das Symbol
für neue Nachrichten.
2. Klicken Sie auf Konfiguration des CallPilot-Symbols für neue Nachrichten.
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So konfigurieren Sie das Symbol für neue Nachrichten:
Hinweis:
Die ersten vier Felder (Server, Alternativer Server, VPIM-Netzwerk-Verknüpfung und Mailbox) dienen lediglich der Information und sind abgeblendet. Wenn
Sie die Informationen in diesen Feldern ändern möchten, greifen Sie über die
Registerkarte Allgemein darauf zu, indem Sie Extras > CallPilot Desktop Messaging > Konfiguration wählen.
Hinweis:
Der grüne Kreis mit dem Häkchen zeigt an, welcher Server derzeit aktiv ist. Falls
keiner der beiden Server verfügbar ist, erscheint ein Minus-Zeichen neben den
beiden Servern. Der Client stellt die Verbindung zum entsprechenden Server
automatisch wieder her, wenn die Verbindung wieder verfügbar ist.
Hinweis:
Wenn ein alternativer Server konfiguriert wird, während Sie bei CallPilot angemeldet sind, werden die Informationen über den alternativen Server nur angezeigt, wenn Sie sich abmelden und wieder anmelden.
3. Falls Sie My CallPilot durch Doppelklicken auf das Symbol öffnen möchten, stellen Sie sicher, dass im Feld My CallPilot-URL die korrekte URL angegeben ist.
Die korrekte URL kann Ihnen der CallPilot-Administrator mitteilen. Normalerweise
liegt die URL in einem der folgenden Formate vor:
http://prefix.hostname.com/mycallpilot/
http://IP address/mycallpilot/
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4. Um das Symbol für neue Nachrichten ein- oder auszublenden, aktivieren bzw.
deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Symbol für neue Nachrichten in der Taskleiste anzeigen.
Hinweis:
Wenn Sie das Symbol ausblenden und es anschließend wieder einblenden
möchten, klicken Sie in Windows im Menü Start auf Programme > Avaya > CallPilot-Symbol für neue Nachrichten. Das Symbol wird wieder in der Taskleiste
angezeigt.
5. Um das Popup-Fenster zu aktivieren oder zu deaktivieren, aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Popup-Fenster x Sekunden anzeigen. Sie können die Dauer der Anzeige des Popup-Fensters auch ändern.
6. Wenn Sie die Änderungen speichern möchten, klicken Sie auf OK.
So verwenden Sie das Symbol für neue Nachrichten:
Nachfolgend finden Sie nützliche Hinweise für die Verwendung des Symbols für neue Nachrichten.
• Wenn Sie die neueste CallPilot-Nachricht anzeigen möchten, doppelklicken Sie auf das
Symbol für neue Nachrichten.
Hinweis:
Wenn dies nicht funktioniert, stellen Sie sicher, dass das Feld My CallPilot-URL im
Dialogfeld Konfiguration des CallPilot-Symbols für neue Nachrichten die korrekte URL
enthält. Klicken Sie zum Öffnen dieses Dialogfelds mit der rechten Maustaste auf das
Symbol für neue Nachrichten, und klicken Sie dann auf Konfiguration des CallPilotSymbols für neue Nachrichten.
• Wenn Sie die Mailbox-Nummer, die Adresse des Servers und die Anzahl der Nachrichten im Posteingang anzeigen möchten, fahren Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol, um ein Kontextmenü mit den
folgenden Optionen anzuzeigen:
- Öffnen von My CallPilot (wenn in den Konfigurationseinstellungen für das Symbol
für neue Nachrichten eine URL für My CallPilot definiert wurde)
- Konfigurieren des Symbols für neue Nachrichten
- An- oder Abmelden bei der CallPilot-Mailbox
- Beenden des Symbols für neue Nachrichten, damit es nicht mehr angezeigt wird
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Die Registerkarte "CallPilot-Funktionen"
Die Registerkarte "CallPilot-Funktionen"
Klicken Sie auf die Registerkarte CallPilot-Funktionen, um die Einstellungen der CallPilotFunktionen und Telefon-Optionen zu ändern, und um Voreinstellungen für den webbasierten
Zugriff vorzunehmen.
Auf der Hauptseite von CallPilot-Funktionen werden nur die Funktionen angezeigt, die Ihnen
für die Verwendung zur Verfügung stehen. Klicken Sie auf ein beliebiges Objekt, um die entsprechende Einstellungsseite zu öffnen.
Arbeiten mit Begrüßungen
Mit Hilfe von My CallPilot können Sie Sprachbegrüßungen und persönliche Verifizierungen
aufzeichnen und verwalten.
Wenn Sie Internet Explorer auf einem Windows-System verwenden, können Sie mit Hilfe von
CallPilot Player Begrüßungen oder persönliche Verifizierungen in My CallPilot aufzeichnen
und wiedergeben. Alternativ dazu können Sie auf anderen Audiogeräten aufgezeichnete WAVDateien für Begrüßungen und persönliche Verifizierungsmeldungen importieren.
Sie können externe, interne und temporäre Begrüßungen aufzeichnen. Anrufer außerhalb
Ihrer Firma hören die externe Begrüßung, Anrufer innerhalb Ihrer Firma die interne Begrüßung. Wenn Sie keine interne Begrüßung aufzeichnen, hören alle Anrufer die externe
Begrüßung. Wenn Sie eine temporäre Begrüßung aufzeichnen, wird diese an Stelle externer
und interner Begrüßungen für alle Anrufer wiedergegeben, bis sie abgelaufen ist oder gelöscht wird.
So greifen Sie auf Begrüßungen zu:
Klicken Sie auf die Registerkarte CallPilot-Funktionen, und wählen Sie den Eintrag Begrüßungen aus.
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Die Seite Begrüßungen wird angezeigt.
So zeichnen Sie eine Begrüßung mit dem Telefon auf oder
ändern diese:
Stellen Sie sicher, dass Ihre Telefonnummer in My CallPilot konfiguriert ist.
Sie können die Konfiguration überprüfen, indem Sie auf die Registerkarte My CallPilotFunktionen und anschließend auf My CallPilot-Voreinstellungen klicken. Stellen Sie sicher,
dass Ihre Telefonnummer unter Bereichseinstellungen in das Feld Zu wählende Nummer für
die telefonische Wiedergabe (Ihre Telefonnummer) eingegeben ist.
Hinweis:
Wenn Sie eine Begrüßung mit dem eigenständigen CallPilot Player oder einem anderen
Audiogerät statt dem Telefon aufzeichnen möchten, siehe Importieren einer mit einem eigenständigen Audiogerät aufgezeichneten Begrüßung auf Seite 41.
1. Klicken Sie auf die Registerkarte CallPilot-Funktionen, und wählen Sie den Eintrag Begrüßungen.
2. Um mit der Aufzeichnung zu beginnen, klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten
neben der Begrüßungsart.
3. Nehmen Sie den Hörer ab, wenn das Telefon klingelt. Nehmen Sie nach dem Signalton Ihre Nachricht über das Telefon auf.
einmal anzuhören.
5. Wenn Sie mit der Begrüßung zufrieden sind, klicken Sie auf Begrüßung speichern.
6. Wenn Sie den Anruf beendet haben, legen Sie den Hörer auf, oder klicken Sie auf
Trennen.
7. Wenn Sie eine temporäre Begrüßung aufgezeichnet haben und zu einem bestimmten Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) wieder zur regelmäßigen Begrüßung zurückkehren möchten, klicken Sie unter Ablaufdatum auf die Datumsoption, und wählen
Sie Datum und Uhrzeit aus.
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Importieren einer mit einem eigenständigen Audiogerät aufgezeichneten Begrüßung
Importieren einer mit einem eigenständigen Audiogerät aufgezeichneten Begrüßung
Sie können eine neue oder geänderte Begrüßung mit dem eigenständigen CallPilot Player
oder einem anderen Audiogerät, das das WAV-Format unterstützt, aufzeichnen und anschließend importieren.
1. Öffnen Sie das Audiogerät, und zeichnen Sie eine Sprachbegrüßung oder eine
persönliche Verifizierung auf.
Wählen Sie im Windows-Startmenü die Optionsfolge Programme > Avaya > CallPilot Desktop Messaging > Audio Player, um den eigenständigen CallPilot Player
zu öffnen.
2. Speichern Sie die Aufzeichnung. Speichern Sie im VBK-Format (für den CallPilot
Player). Speichern Sie im WAV-Format (für andere Audiogeräte).
3. Klicken Sie auf die Registerkarte CallPilot-Funktionen, und wählen Sie den Eintrag Begrüßungen.
4. Klicken Sie auf das Symbol Importieren neben der Begrüßungsart.
5. Klicken Sie auf Durchsuchen, wählen Sie die Audiodatei, und klicken Sie anschließend auf Öffnen.
7. Wenn Sie eine temporäre Begrüßung aufgezeichnet haben und zu einem bestimmten Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) wieder zur regelmäßigen Begrüßung zurückkehren möchten, klicken Sie unter Ablaufdatum auf die Datumsoption, und wählen
Sie Datum und Uhrzeit aus.
So löschen Sie Begrüßungen:
1. Klicken Sie auf die Registerkarte CallPilot-Funktionen, und wählen Sie den Eintrag Begrüßungen aus.
2. Klicken Sie auf das Symbol Löschen neben der Begrüßung.
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Einrichten von Benachrichtigung bei Nachrichten
CallPilot kann Sie über neue Nachrichten benachrichtigen, wenn Sie sich nicht im Büro befinden. Ihr Administrator definiert, ob Ihnen folgende Geräte und Dienste zur Verfügung stehen:
• Externe Text-Benachrichtigung an ein drahtloses E-Mail-Gerät Siehe Externe Text-Benachrichtigung für Microsoft Outlook und BlackBerry-Geräte auf Seite 65.
• Externe Benachrichtigung an ein Telefon oder einen Pager Diese Art der externen Benachrichtigung kann auch über Ihr Telefon eingerichtet und aktiviert bzw. deaktiviert
werden. Sie können zwei Zeitabschnitte für die Benachrichtigung einstellen. Außerdem
können Sie festlegen, ob Sie über den Eingang aller oder nur über den Eingang dringender Nachrichten informiert werden möchten.
Sie können beide Benachrichtigungsdienste gleichzeitig aktivieren.
So rufen Sie Optionen für Benachrichtigungen bei Nachrichten auf:
Klicken Sie auf die Registerkarte CallPilot-Funktionen, und wählen Sie den Eintrag Begrüßungen aus. Die Seite Benachrichtigung bei Nachrichten wird angezeigt.
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Einrichten der Nachrichtenweiterleitung
Einrichten der Nachrichtenweiterleitung
Sie können Ihre CallPilot-Nachrichten an eine CallPilot-Mailbox oder eine externe E-Mail-Adresse weiterleiten. Hierzu müssen Sie eine Regel zur Nachrichtenweiterleitung erstellen. Eine
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solche Regel enthält Kriterien, mit denen Sie definieren, welche Nachrichten an welche Adresse weitergeleitet werden sollen.
Wenn Sie eine Regel zur Nachrichtenweiterleitung aktivieren, können Sie an einem anderen
Standort (z. B. über ein Internet-Konto oder einen PDA) auf alle eingehenden Nachrichten
zugreifen, die den Kriterien entsprechen. Sie können die Nachrichtenweiterleitung nach Bedarf aktivieren bzw. deaktivieren. Sprachnachrichten können in dem Format weitergeleitet
werden, in dem sie eingehen, oder in das WAV-Format konvertiert werden.
Mit My CallPilot können Sie Ihre eigene Regel zur Nachrichtenweiterleitung anhand folgender Vorgehensweise einrichten, oder der CallPilot-Administrator kann das für Sie übernehmen. Aus Sicherheitsgründen müssen Sie diese Funktion selbst aktivieren.
So richten Sie die Nachrichtenweiterleitung ein:
1. Klicken Sie auf die Registerkarte CallPilot-Funktionen, und wählen Sie den Eintrag Regel zur Nachrichtenweiterleitung.
2. Klicken Sie auf Regel konfigurieren.
Die Seite Konfiguration der neuen Regel zur Nachrichtenweiterleitung wird angezeigt.
3. Wählen Sie aus der Liste Nachrichten zur Weiterleitung die Art von Benachrichtigungen aus, die Sie weiterleiten möchten.
4. Wählen Sie aus den Optionen Weiterleiten an entweder E-Mail-Adresse oder CallPilot-Adresse. Beachten Sie, dass jede Regel nur eine Adresse enthalten kann.
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So richten Sie die Nachrichtenweiterleitung ein:
• Wenn Sie E-Mail-Adresse wählen, geben Sie die Adresse in das nebenstehende Feld ein.
Beispiel: [email protected]
Hinweis:
Sie können auch eine E-Mail-Verteilerliste eingeben.
• Wenn Sie CallPilot-Adresse wählen, haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Klicken Sie auf den Link CallPilot, um das Dialogfeld Empfänger auswählen zu öffnen, und wählen Sie anschließend bzw. geben Sie eine
CallPilot-Adresse oder eine Open VPIM-Adresse ein. Klicken Sie anschließend auf OK.
- Geben Sie eine CallPilot-Mailbox oder eine Open VPIM-Adresse manuell ein. Beachten Sie, dass CallPilot-Verteilerlisten, Telefonnummern und
Faxadressen nicht unterstützt werden. Verwenden Sie die folgenden Adressformate:
Lokale Mailbox:
<lokales VPIM-Präfix><Mailbox>@<lokaler FQDN>
Externe Mailbox:
<VPIM-Präfix des externen Standorts><Mailbox>@<lokaler FQDN>
Open VPIM:
VPIM=<VPIM-Verknüpfung><Mailbox>/<externer FQDN>@<lokaler
FQDN>
6. Wenn Sie möchten, dass die ursprüngliche CallPilot-Nachricht in Ihrer Mailbox unter bestimmten Umständen als gelesen (beispielsweise nicht fett) markiert wird
(siehe nächster Schritt), aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ursprüngliche Nachricht als gelesen markieren.
7. Wenn Sie das Kontrollkästchen Ursprüngliche Nachricht als gelesen markieren
aktiviert haben, wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
• Von diesem Dienst weitergeleitet: Sobald die Nachricht automatisch weitergeleitet wird, wird Sie im CallPilot-Posteingang als gelesen angezeigt.
• Vom Empfänger geöffnet: Erst nachdem die Nachricht an dem Standort geöffnet wurde, an den sie weitergeleitet wurde, wird sie im CallPilot-Posteingang als gelesen angezeigt. Diese Option funktioniert nur, wenn der E-MailServer, an den die Nachricht weitergeleitet wurde, die Lesebetätigungsfunktion unterstützt. Diese Option wird nicht unterstützt, wenn Sie Nachrichten an
eine CallPilot-Adresse weiterleiten.
Für diese Option können Sie auch Folgendes auswählen: Anschließend die
ursprüngliche Nachricht automatisch löschen. So wird nur die weitergeleitete
Kopie der Nachricht gespeichert, und Sie haben nur eine Kopie zu speichern. Beachten Sie, dass diese Option nicht verfügbar ist, wenn die Option
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Von diesem Dienst weitergeleitet ausgewählt ist, weil es keine Garantie dafür gibt, dass der externe E-Mail-Server jemals die Nachricht erhält.
8. Wenn Sie ausgehende Sprachnachrichten in das WAV-Format konvertieren möchten, wählen Sie die Option WAV. Dies ist unter Umständen empfehlenswert, wenn
der CallPilot Player nicht verfügbar ist, um VBK-Nachrichten unter der weitergeleiteten Adresse wiederzugeben.
9. Klicken Sie auf Speichern, um diese Regel zu erstellen. Beachten Sie, dass die
Regel automatisch aktiviert wird. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktivieren, um die Regel zu deaktivieren, bis Sie sie verwenden wollen.
So aktivieren oder deaktivieren Sie die Nachrichtenweiterleitung:
1. Klicken Sie auf die Registerkarte CallPilot-Funktionen, und wählen Sie den Eintrag Regel zur Nachrichtenweiterleitung. Die Seite Regel zur Nachrichtenweiterleitung wird angezeigt.
2. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Aktivieren.
Verwalten von persönlichen Verteilerlisten
Mit einer Verteilerliste können Sie auf schnelle Weise Nachrichten an alle Adressen einer
Gruppe senden. Sie können bis zu 99 persönliche Verteilerlisten erstellen und für jede Liste
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So erstellen, bearbeiten oder löschen Sie persönliche Verteilerlisten:
eine Nummer und einen Namen eingeben. Jede persönliche Verteilerliste kann bis zu
200 Einträge beinhalten.
Eine persönliche Verteilerliste kann beliebige Adressen enthalten, jedoch keine weiteren persönlichen Verteilerlisten. In eine persönliche Verteilerliste können Sie Mailbox-Nummern,
Nummern von gemeinsamen Verteilerlisten, Netzwerk-Mailboxen, Mailboxen eines offenen
Netzwerks oder Telefonnummern eintragen.
Sie können persönliche Verteilerlisten in My CallPilot oder auf Ihrem Telefon erstellen. Diese
Listen werden für Sie im CallPilot-Adressbuch auf dem CallPilot-Server gespeichert. Sie können auf diese Listen über My CallPilot, Desktop Messaging und über Ihr Telefon zugreifen.
So erstellen, bearbeiten oder löschen Sie persönliche Verteilerlisten:
Wählen Sie die zu bearbeitende oder zu löschende Liste aus, und klicken Sie auf Bearbeiten oder Löschen. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, und klicken Sie anschließend auf Speichern.
Klicken Sie zum Erstellen einer persönlichen Verteilerliste auf Neue Liste hinzufügen. Geben Sie eine Nummer und einen Namen für die Liste ein. Fügen Sie Einträge hinzu, indem Sie
ein Adressierungsformat aus der Dropdown-Liste wählen und die benötigten Informationen
eingeben. Informationen zu den richtigen Adressierungsformaten finden Sie bei Bedarf in der
Online-Hilfe. Klicken Sie auf Speichern.
Ändern des CallPilot-Passworts
Hinweis:
Sie können ein vergessenes Mailbox-Passwort per E-Mail oder über die Geheimfrage ändern. Kontaktieren Sie Ihren Administrator für den benötigten Link. Siehe Passwort-Änderungsdienst auf Seite 48.
Beim CallPilot-Passwort handelt es sich um dasselbe Passwort, das Sie für die Anmeldung
bei CallPilot über Ihr Telefon verwenden. CallPilot fordert Sie dazu auf, Ihr Passwort je nach
Administratoreinstellung regelmäßig zu ändern.
Sie werden von CallPilot daran gehindert, Passwörter zu benutzen, die zu kurz oder zu einfach sind, oder die Sie vor kurzer Zeit schon einmal verwendet haben. Schützen Sie Ihre
Mailbox vor fremdem Zugriff, indem Sie Passwörter wählen, die schwer herauszufinden sind.
Geben Sie zum Ändern des Passworts Ihr altes Passwort und dann zwei Mal Ihr neues Passwort ein. Klicken Sie anschließend auf Speichern.
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Passwort-Änderungsdienst
Der Passwort-Änderungsdienst steht zur Änderung Ihres Passworts oder zur Änderung von
vergessenen Passwörtern bereit.
Eine Verbindung zur Website des Passwort-Änderungsdienstes herstellen
1. Greifen Sie auf die Startseite des Passwort-Änderungsdienstes über den von Ihrem Administrator bereitgestellten Link zu.
2. Wählen Sie einen CallPilot-Servername aus der vordefinierten Liste und geben Sie
Ihre Mailbox-Nummer ein.
3. Klicken Sie auf Weiter. Die Startseite des Passwort-Änderungsdienstes wird angezeigt.
Einstellungen des Passwort-Änderungsdienstes ändern
1. Wählen Sie von der Startseite des Passwort-Änderungsdienstes Passworteinstellungen ändern. Die Login-Seite des Passwort-Änderungsdienstes wird angezeigt.
2. Geben Sie Ihr Mailbox-Passwort ein und klicken Sie auf Login. Die Seite des Passwort-Änderungsdienstes wird angezeigt.
Über den Passwort-Änderungsdienst können Sie folgende Maßnahmen vornehmen:
Feld
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Beschreibung
Kennwort ändern
Verwenden Sie diesen Bereich, um Ihr Passwort sofort zu ändern. Siehe Ändern von
Passwörtern auf Seite 49.
E-Mail
Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, die der
Passwort-Änderungsdienst verwenden soll,
wenn E-Mails über Passwortänderungen
versendet werden.
Klicken Sie auf E-Mail-Einstellungen speichern, um die E-Mail-Adresse zu speichern.
Fragen und Antworten
Geben Sie die Geheimfragen und die entsprechende Antworten ein. Diese Fragen
müssen beantwortet werden, wenn Sie Ihr
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Passwort-Änderungsdienst
Feld
Beschreibung
Passwort unter Verwendung der Funktion
Geheimfrage ändern wollen.
Klicken Sie auf F & A-Einstellungen speichern, um die Fragen und die Antworten zu
speichern.
Ändern von Passwörtern
1. Geben Sie auf der Seite Passwort-Änderungsdienst ein neues Passwort ein und
bestätigen Sie das neue Passwort.
2. Klicken Sie auf Passwort ändern.
Ein Passwort per E-Mail ändern
Dieses Verfahren ist nur verfügbar, wenn die Funktion Passwort per E-Mail ändern von Ihrem Administrator aktiviert wurde. Verwenden Sie dieses Verfahren, falls Sie Ihr Passwort
vergessen haben.
1. Gehen Sie zur Startseite des Passwort-Änderungsdienstes.
2. Klicken Sie auf Passwort per E-Mail ändern. Eine Nachricht wird angezeigt, die Sie
darüber informiert, dass an die Ihnen zugeordnete E-Mail-Adresse eine E-Mail versandt wurde. Der Link in dieser E-Mail wird für eine Stunde gültig sein.
3. Klicken Sie auf Schließen.
4. Nach Erhalt der E-Mail, klicken Sie auf den in der E-Mail bereitgestellten Link. Die
Seite Mailbox-Passwortänderung wird geöffnet.
5. Geben Sie ein Neues Passwort ein, und klicken Sie auf Neues Passwort bestätigen.
6. Klicken Sie auf Speichern. Ihr Passwort wurde geändert.
Ein Passwort per Geheimfrage ändern
Dieses Verfahren ist nur verfügbar, wenn die Funktion Passwort per Geheimfragen ändern von
Ihrem Administrator aktiviert wurde. Verwenden Sie dieses Verfahren, falls Sie Ihr Passwort
vergessen haben.
1. Gehen Sie zur Startseite des Passwort-Änderungsdienstes.
2. Klicken Sie auf Passwort per Geheimfragen ändern. Eine Seite öffnet sich, auf der
Ihre vorher festgelegten Fragen angezeigt werden.
3. Beantworten Sie beide Fragen, geben Sie ein Neues Passwort ein, und klicken Sie
auf Neues Passwort bestätigen.
4. Klicken Sie auf Speichern. Wenn beide Fragen richtig beantwortet wurden, wird ein
Popup-Fenster geöffnet, durch das Sie darüber informiert werden, dass Ihr Passwort erfolgreich geändert wurde.
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Ändern der Telefonoptionen
Sie können bestimmte Telefon-Optionen wie in den folgenden Schritten beschrieben ändern.
So rufen Sie die Telefon-Optionen auf:
Klicken Sie auf die Registerkarte CallPilot-Funktionen, und wählen Sie den Eintrag TelefonOptionen aus.
So weisen Sie eine Vermittlungsnummer für Anrufer zu:
Sie können Anrufern die Möglichkeit geben, eine Nachricht zu hinterlassen bzw. mit einem
Ihrer Mitarbeiter oder Kollegen zu sprechen. Weisen Sie die Anrufer in Ihrer Begrüßung darauf hin, 0 zu drücken, wenn sie während Ihrer Abwesenheit mit dieser Person sprechen
möchten. Die Vermittlungsnummer ist die Nummer, mit der ein Anrufer verbunden wird, wenn
er 0 drückt.
1. Geben Sie die Nummer in das Feld Vermittlungsnummer ein.
So legen Sie Zeiten und Optionen zum Blockieren von Nachrichten von Anrufern fest:
Sie können Anrufer vorübergehend daran hindern, Nachrichten in Ihrer Mailbox zu hinterlassen. Sie haben die Option, Anrufer an einen Mitarbeiter weiterzuleiten oder die Verbindung zu
trennen. Während das Blockieren von Nachrichten aktiviert ist, sollten Sie als Hilfestellung für
Anrufer eine temporäre Begrüßung aufzeichnen, die weitere Informationen zu Ihrer Abwesenheit enthält und den Anrufern die jeweilige Vorgehensweise erklärt. Die Option zur Nachrichtenblockierung verhindert auch, dass Benutzer von My CallPilot und Desktop Messaging Ihnen
Nachrichten senden.
1. Geben Sie in der Liste Nachrichtenhinterlassung blockieren an, wann Anrufer für
den Nachrichtenempfang blockiert werden sollen:
• Zu keiner Zeit: Anrufer können Nachrichten hinterlassen.
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So aktivieren/deaktivieren Sie die automatische Anmeldung:
• Zu allen Zeiten: Anrufer können keine Nachrichten hinterlassen.
• Nur wenn eine temporäre Begrüßung aufgezeichnet wurde: Anrufer können
keine Nachrichten hinterlassen, wenn die temporäre Begrüßung aufgezeichnet wird.
2. Für die Funktion Blockierten Anrufern anschließend die Begrüßung wiedergeben
wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
• Übertragung an die Standard-Vermittlungsnummer: Bei Blockierung des
Nachrichtenempfangs die Mailbox-Begrüßung abspielen und den Anrufer anschließend an die im Feld Vermittlungsnummer angegebene Nummer weiterleiten.
• Trennen: Bei Blockierung des Nachrichtenempfangs die Mailbox-Begrüßung
abspielen und anschließend den Anruf trennen.
So aktivieren/deaktivieren Sie die automatische Anmeldung:
Wenn die automatische Anmeldung aktiviert ist, müssen Sie Ihre Mailbox-Daten und Ihr Passwort nicht eingeben, wenn Sie sich von einer zugelassenen Nummer aus anmelden. Ihr
Administrator definiert für diesen Zweck sichere Nummern für die automatische Anmeldung,
z. B. Ihre Büro- oder Privatnummer. Wenn die automatische Anmeldung aktiviert ist, können
Sie auf Ihre Mailbox zugreifen, indem Sie die CallPilot-Zugriffsnummer wählen oder nach der
automatischen Anmeldung auf die Nachrichtentaste drücken.
1. Um die automatische Anmeldung zu aktivieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatische Anmeldung für zugelassene Nummern aktivieren.
3. Verwenden Sie das Telefon zur Aktivierung der automatischen Anmeldung. Melden Sie sich telefonisch bei Ihrer Mailbox an, und aktivieren Sie anschließend die
automatische Anmeldung, indem Sie 804 drücken.
So blenden Sie Name und Nummer in CallPilot-Adressbüchern aus:
Sie können dafür sorgen, dass persönliche Daten in keinem CallPilot-Adressbuch oder keinem Adressbuch von Desktop-Clients aufgelistet werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mailbox
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nicht über die Namenwahl oder das Adressieren mit Namen vom Telefon aus erreicht werden kann.
Selbst wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden Ihr Name und Ihre Adresse
• weiterhin unter den gesendeten Nachrichten angezeigt;
• weiterhin unter den gesendeten Nachrichten angezeigt und können deshalb von anderen auf der Verteilerliste für diese Nachricht gesehen werden.
1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Meinen Namen und meine Nummer in allen
CallPilot-Adressbüchern ausblenden, auch beim Wählen von Namen.
So wählen Sie aus, welche Anschlussnummern mit Ihrem
Symbol für neue Nachrichten verbunden sein sollen
Anschlussnummern des Symbols für neue Nachrichten (Message Waiting Indicator Directory Numbers MWI DN) werden vom Administrator zugeordnet. Sie können die Nummern nicht
verändern; Sie können jedoch diese MWI DNs in Ihren Telefonoptionen sehen und erkennen, welche Nummern Ihrem Symbol für neue Nachrichten zugeordnet sind.
1. Aktivieren Sie im Abschnitt Symbol für neue Nachrichten das Kontrollkästchen neben jeder DN, die Ihrem Symbol für neue Nachrichten zugeordnet werden soll.
Einrichten von telefonischem Zugriff auf E-Mail
Wenn Sie ein verknüpftes E-Mail-Konto eingerichtet haben, können Sie es für telefonischen
Zugriff konfigurieren. Sie können überprüfen, ob Sie neue E-Mail-Nachrichten erhalten haben, wenn Sie über Ihr Telefon bei CallPilot angemeldet sind. Sie können sich den Text jeder
neuen Nachricht über das Telefon vorlesen lassen. Wenn Sie den Zugriff auf Ihre E-Mail-Konten von CallPilot aus noch nicht eingerichtet haben, finden Sie Informationen dazu unter
Einrichten von Verknüpfungen zu E-Mail-Konten auf Seite 55.
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So richten Sie ein E-Mail-Konto für den telefonischen Zugriff ein:
So richten Sie ein E-Mail-Konto für den telefonischen Zugriff ein:
1. Klicken Sie auf die Registerkarte CallPilot-Funktionen, und wählen Sie den Eintrag E-Mail-per-Telefon. Die Seite E-Mail-per-Telefon wird angezeigt, und die
derzeit eingerichteten Mailbox-Verknüpfungen werden aufgelistet.
Hinweis:
Wenn Sie zuerst eine Mailbox-Verknüpfung einrichten oder bearbeiten müssen, klicken Sie auf Neue Mailbox-Verknüpfung konfigurieren. Siehe So richten
Sie Verknüpfungen zu E-Mail-Konten ein: auf Seite 55.
2. Wählen Sie in der Liste Stimmenauswahl eine weibliche oder männliche Stimme
zum Lesen der Nachrichten aus.
3. Wählen Sie in der Spalte Aktivieren ein E-Mail-Konto für den Zugriff per Telefon aus.
Sie können jetzt E-Mails abrufen, indem Sie sich per Telefon bei der CallPilot-Mailbox anmelden und anschließend 8-9 drücken, um zu Ihrer E-Mail-Nachrichtenliste zu wechseln.
Ändern der Fax-Druckoptionen
Wenn Ihre CallPilot-Mailbox über Faxfunktionalität verfügt, können Sie Fax-Nachrichten empfangen und über eine entsprechende Nummer drucken. Auf der Seite Drucken von Faxen
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können Sie Optionen für automatisches Drucken, Standard-Fax-Nummer und das Drucken
eines Deckblatts einstellen.
So rufen Sie die Fax-Druckoptionen auf:
Klicken Sie auf die Registerkarte CallPilot-Funktionen, und wählen Sie den Eintrag Drucken von Faxen aus.
So ändern Sie den Standarddrucker:
Sie müssen eine Standard-Fax-Nummer festlegen. Wenn Sie automatisches Drucken nicht
verwenden, können Sie über eine Standard-Fax-Nummer mühelos drucken. Bei der Standardnummer kann es sich um jede beliebige Fax-Nummer handeln, die CallPilot wählen kann,
einschließlich aller normalerweise benötigten Präfixe.
So aktivieren/deaktivieren Sie automatisches Drucken:
Wenn automatisches Drucken aktiviert ist, werden alle in Ihre Mailbox eingehenden FaxNachrichten über eine festgelegte Standard-Fax-Nummer automatisch gedruckt. Eine automatisch gedruckte Nachricht bleibt in Ihrer Mailbox, so dass Sie diese erneut ausdrucken oder
weiterleiten können. Ihre gedruckten Fax-Nachrichten können automatisch aus Ihrer Mailbox gelöscht werden. Wie oft die Nachrichten gelöscht werden, wird vom Administrator
festgelegt.
Das automatische Drucken stellt die einfachste Verfahrensweise für Fax-Nachrichten dar,
wenn Sie sich am Standort befinden. Wenn Sie nicht in Ihrem Büro sind, können Sie das
automatische Drucken deaktivieren und Ihre Fax-Nachrichten über eine andere Fax-Nummer drucken.
So aktivieren/deaktivieren Sie Nur erste Seite drucken:
Wenn Nur erste Seite drucken aktiviert ist, wird das automatische Drucken von Faxen, die in
Ihrer Mailbox ankommen, auf das Deckblatt beschränkt. Nur erste Seite drucken ist der einfachste Weg, um mit Ihrem Papier wirtschaftlich umzugehen.
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So aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Drucken der Trennseite einer Fax-Nachricht:
So aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Drucken der Trennseite einer Fax-Nachricht:
Sie können festlegen, ob beim Drucken der Fax-Nachricht auch eine Trennseite für das Fax
gedruckt werden soll. Eine Trennseite identifiziert den Empfänger und enthält Informationen
zum Druckauftrag, z. B. die Anzahl der Seiten. Trennseiten sind hilfreich, wenn Sie Fax-Nachrichten ohne Deckblatt erhalten. Wenn der Absender der Fax-Nachricht dieser eine Kopfzeile hinzugefügt hat, wird die Kopfzeile ebenfalls gedruckt.
Einrichten von Verknüpfungen zu E-Mail-Konten
Sie haben die Möglichkeit, Verknüpfungen in My CallPilot einzurichten, so dass Sie Ihre EMail-Konten auf neue Nachrichten abfragen können. Darüber hinaus können Sie Nachrichten weiterleiten, beantworten und neue E-Mails senden.
Sie können bis zu fünf E-Mail-Konten einrichten. Eines dieser Konten kann für den telefonischen Zugriff eingerichtet werden. Siehe Einrichten von telefonischem Zugriff auf E-Mail auf
Seite 52.
So richten Sie Verknüpfungen zu E-Mail-Konten ein:
Bei der Konfiguration eines externen E-Mail-Servers unterstützt My CallPilot verschiedene
Einstellungen. Einige dieser Einstellungen werden in CallPilot Manager konfiguriert, während andere in My CallPilot festgelegt werden können. Durch diese Einstellungen funktioniert My CallPilot auch dann korrekt, wenn sich die IMAP-, SMTP- und LDAP-Server des
Unternehmens auf verschiedenen Hosts befinden.
Wenden Sie sich an Ihren Administrator, wenn Sie diese Einstellungen eingeben oder ändern müssen und sich bei den entsprechenden Einträgen nicht sicher sind.
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Hinweis:
Bei der folgenden Vorgehensweise werden die Kontrollkästchen für Dieser Server erfordert eine sichere Verbindung automatisch aktiviert und abgeblendet angezeigt, wenn der
CallPilot-Administrator angegeben hat, dass nur SSL-Verbindungen verwendet werden
können.
1. Klicken Sie auf die Registerkarte CallPilot-Funktionen, und wählen Sie den Eintrag Mailbox-Verknüpfungen.
2. Klicken Sie auf Neue Mailbox-Verknüpfung konfigurieren. Die Seite Neue MailboxVerknüpfung konfigurieren wird angezeigt.
3. Wählen Sie Ihren E-Mail-Server aus der Dropdown-Liste Mailbox-Server aus. Diese Liste wird von Ihrem CallPilot-Administrator erstellt.
4. Geben Sie einen Namen für dieses Konto ein, der auf der Registerkarte angezeigt werden soll.
5. Geben Sie den Namen des Ordners ein, in dem Ihre E-Mail-Nachrichten abgelegt
werden sollen, wie etwa POSTEINGANG.
6. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.
7. Geben Sie Ihren Mailbox-Benutzernamen ein (die Benutzer-ID Ihres E-Mail-Kontos).
8. Geben Sie das Passwort für dieses E-Mail-Konto ein.
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Durchsuchen von Adressbüchern mit externen E-Mail-Adressen (LDAP-Datenbanken)
9. Geben Sie das Passwort für dieses E-Mail-Konto erneut ein, um es zu bestätigen.
10. Wenn der Mail-Server für dieses E-Mail-Konto eine sichere Verbindung erfordert,
klicken Sie auf Dieser Server erfordert eine sichere Verbindung.
11. Führen Sie in den Einstellungen Server für ausgehende Nachrichten (SMTP) die
folgenden Schritte durch, wenn der SMTP-Server Authentifizierung erfordert:
a. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dieser Server erfordert einen Benutzernamen und ein Passwort.
b. Geben Sie Ihren Mailbox-Benutzernamen ein (die Benutzer-ID Ihres EMail-Kontos).
c. Geben Sie das Passwort für dieses E-Mail-Konto ein.
d. Geben Sie das Passwort für dieses E-Mail-Konto erneut ein, um es zu
bestätigen.
12. Führen Sie im Bereich Verzeichnis-Dienst (LDAP) die folgenden Schritte durch,
wenn der LDAP-Server Authentifizierung erfordert:
a. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dieser Server erfordert einen Benutzernamen und ein Passwort.
b. Geben Sie Ihren Mailbox-Benutzernamen ein (die Benutzer-ID Ihres EMail-Kontos).
c. Geben Sie das Passwort für dieses E-Mail-Konto ein.
d. Geben Sie das Passwort erneut ein, um es zu bestätigen.
14. Klicken Sie auf der Seite Mailbox-Verknüpfungen auf OK. Eine neue Registerkarte wird in My CallPilot mit einer Verknüpfung zum E-Mail-Konto angezeigt, das Sie
gerade konfiguriert haben.
Durch diese Einstellungen kann My CallPilot für praktisch jede Unternehmens-E-Mail-Umgebung konfiguriert werden.
Hinweis:
Um sich anonym anzumelden, deaktivieren Sie jeweils für SMTP und IMAP das Kontrollkästchen Dieser Server erfordert einen Benutzernamen und ein Passwort. Beachten Sie,
dass manche Server Authentifizierung erfordern und kein anonymes Anmelden zulassen.
Durchsuchen von Adressbüchern mit externen E-Mail-Adressen (LDAP-Datenbanken)
Wenn für Ihren E-Mail-Server ein externes Adressbuch definiert und vom Administrator in
CallPilot Manager konfiguriert ist, haben Sie möglicherweise Zugriff darauf. Im vorhergehen-
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den Abschnitt können Sie durch Ausfüllen der Felder im Bereich Verzeichnis-Dienst (LDAP)
externe LDAP-Datenbanken durchsuchen, wenn der LDAP-Server Authentifizierung erfordert. Dies bedeutet, dass Sie das externe Adressbuch beim Erstellen einer neuen Nachricht
an einen externen E-Mail-Server durchsuchen können, ebenso wie beim Erstellen von CallPilot-Nachrichten. Beachten Sie, dass Sie die Anschlussnummern nicht festlegen können.
Diese werden vom Administrator in CallPilot Manager definiert.
Hinweis:
Der Administrator muss die richtige Suchdatenbank, Host-/IP- und Anschlussnummer für
den externen LDAP-Server in CallPilot Manager eingeben, wenn der externe E-Mail-Server definiert ist.
Wenn Sie eine Nachricht adressieren, variiert das angezeigte Adressbuch je nach Posteingang, von dem aus Sie arbeiten. Beispielsweise zeigt das Adressbuch beim Erstellen einer
neuen CallPilot-Nachricht nur Adressen vom CallPilot-Server an. Wenn Sie eine neue Exchange-Nachricht erstellen, zeigt das Adressbuch nur Adressen vom Exchange-Server an
usw.
Verteilerlisten werden unter Umständen in den Suchergebnissen angezeigt.
Verwenden der verknüpften E-Mail-Konten
Wenn Sie das Konfigurieren der verknüpften E-Mail-Konten abgeschlossen haben, können
Sie Ihre E-Mail-Nachrichten abfragen. Darüber hinaus können Sie Nachrichten weiterleiten,
beantworten und neue E-Mails senden.
Sie können auch den Zugriff auf eine zweite CallPilot-Mailbox festlegen, die sich auf einem
anderen Server befinden kann. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Online-Hilfe.
Für jedes verknüpfte E-Mail-Konto wird eine Registerkarte in Ihrer My CallPilot-Sitzung angezeigt. Ihre verknüpften E-Mail-Konten ähneln der Nachrichtenliste auf der Registerkarte
CallPilot-Nachrichten und funktionieren auf ähnliche Weise.
So öffnen Sie eine Nachricht:
Klicken Sie zum Öffnen einer E-Mail-Nachricht in My CallPilot neben der Nachricht in der
Spalte Anlagen auf das Symbol oder auf unterstrichenen Text in der Nachrichtenzeile.
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Wenn Sie eine E-Mail zum Löschen kennzeichnen möchten, wählen Sie die Nachricht aus,
und klicken Sie auf Löschen. Um sicherzustellen, dass gelöschte Nachrichten permanent
gelöscht sind, öffnen Sie die Seite My CallPilot-Voreinstellungen, und aktivieren Sie unter
Bereichseinstellungen das Kontrollkästchen Löschbare Objekte bei der Abmeldung entfernen.
So erstellen und senden Sie eine neue Nachricht:
Klicken Sie zum Erstellen einer neuen Nachricht auf Erstellen, verfassen Sie die Nachricht,
und senden Sie sie wie eine CallPilot-Nachricht. Das Adressbuch ist hier nicht verfügbar.
So leiten Sie Nachrichten weiter oder beantworten diese:
Sie können E-Mail-Nachrichten wie CallPilot-Nachrichten weiterleiten und beantworten. Wenn
für Ihren E-Mail-Server ein externes Adressbuch definiert und vom Administrator in CallPilot
Manager konfiguriert ist, haben Sie möglicherweise Zugriff darauf.
Festlegen von Messaging-Voreinstellungen
Sie können Voreinstellungen für Anzeigen und Verhalten der Nachrichtenliste, Optionen zum
Bearbeiten von Nachrichten und das Standard-Audioformat für Sprachnachrichten festlegen.
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So rufen Sie Messaging-Voreinstellungen auf:
Klicken Sie auf die Registerkarte CallPilot-Funktionen, und wählen Sie den Eintrag My CallPilot-Voreinstellungen aus.
So ändern Sie die Spalten der Nachrichtenliste:
Sie können die Spalten in Ihrer Nachrichtenliste ändern. In der Liste Verfügbare Spalten muss
die Option Anlagen aktiviert sein, damit der eingebettete Player (nur unter Windows) in Ihrer
Nachrichtenliste angezeigt wird.
So fügen Sie eine Unterschrift hinzu:
Geben Sie Ihre Unterschrift und weitere Informationen ein, und aktivieren Sie anschließend
das entsprechende Kontrollkästchen, wenn die Unterschrift ausgehenden Text-Nachrichten
automatisch angefügt werden soll.
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So ändern Sie die Bereichseinstellungen:
So ändern Sie die Bereichseinstellungen:
Wählen Sie beliebig viele dieser My CallPilot-Einstellungen als Ihre Voreinstellungen aus.
Hinweis:
Das Kontrollkästchen Löschbare Objekte bei der Abmeldung entfernen bezieht sich sowohl auf CallPilot- und normale E-Mail-Nachrichten als auch auf Nachrichten, die Sie über
E-Mail-per-Telefon abrufen.
Auswählen einer My CallPilot-Home-Page
Wählen Sie die Seite aus, die automatisch angezeigt werden soll, wenn Sie sich bei My CallPilot anmelden.
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Registerkarte "Hilfreiche Informationen"
Wenn Sie auf die Registerkarte "Hilfreiche Informationen" klicken, stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
• Anzeigen von Status und weiteren Informationen zu Ihrer Mailbox.
• Anzeigen von Online-Benutzerhandbüchern.
• Drucken von Online-Benutzerhandbüchern auf Ihrem Laser-Drucker.
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Abschrift von Sprachmasken
Abschrift von Sprachmasken
Mit My CallPilot können Sie Abschriften von Sprachnachrichten erstellen, wenn der Systemadministrator Ihnen diese entsprechenden Rechte gewährt hat. Wenn ja, enthält Ihre
My CallPilot-Sitzung eine Registerkarte mit der Bezeichnung Abschrift der Sprachmasken.
Eine Sprachmaske ist das elektronische Äquivalent zu einem Formular oder Fragebogen auf
Papier. Sprachmasken können z. B. für Kreditkartenanwendungen, Registrierungsformulare
oder Kundenreklamationen verwendet werden. Mit Hilfe von My CallPilot können Sie Antworten von Anrufern auf einer Sprachmaske abrufen und wiedergeben.
Detaillierte Informationen zur Verwendung von My CallPilot für die Abschrift von Sprachmasken finden Sie im Benutzerhandbuch zur Abschrift von Sprachmasken (NN44200-110) oder
in der Online-Hilfe von My CallPilot.
Gewährleisten der Sicherheit Ihrer Mailbox
Da My CallPilot eine webbasierte Anwendung ist, sollten Sie Sicherheitsmaßnahmen treffen,
um die Sicherheit Ihrer Mailbox zu gewährleisten.
• Wenn Ihr Administrator die SSL-Verschlüsselung aktiviert hat, können Sie die Funktion
Sichere Anmeldung für eine höhere Sicherheit verwenden. Siehe So melden Sie sich mit
der sicheren Anmeldung an: auf Seite 16.
• Melden Sie sich unbedingt ab, wenn Sie My CallPilot nicht weiter verwenden möchten.
Wenn Sie eine Website außerhalb von My CallPilot besuchen und sich nicht vorher abmelden, bleiben Sie angemeldet, bis Ihre My CallPilot-Sitzung abgelaufen ist. Dies kann
Ihre CallPilot-Informationen für Hacker zugänglich machen. Wenn Sie eine Website aufrufen möchten, ohne My CallPilot zu beenden, sollten Sie ein anderes Browser-Fenster
zum Anzeigen dieser Seite öffnen.
• Sie können CallPilot so konfigurieren, dass die Abmeldung nach einem kurzen Zeitraum, z. B. 5 oder 10 Minuten, automatisch erfolgt. Siehe Festlegen von MessagingVoreinstellungen auf Seite 59.
• Falls Sie einen öffentlichen oder gemeinsam genutzten Arbeitsplatz benutzen, sollten Sie
es vermeiden, die Option Passwort speichern beim Anmelden bei My CallPilot zu verwenden. Wenn diese Option aktiviert ist, können Andere auf Ihre CallPilot-Mailbox
zugreifen.
• Falls Sie einen öffentlichen oder gemeinsam genutzten Arbeitsplatz benutzen, leeren Sie
den Browser-Cache-Speicher nach jeder CallPilot-Sitzung. Informationen über Ihren
Browser-Cache-Speicher finden Sie in der Online-Hilfe Ihres Browsers.
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Kapitel 3: Externe Text-Benachrichtigung
für Microsoft Outlook und BlackBerry-Geräte
Sie können die Externe Text-Benachrichtigung so konfigurieren, dass eine Nachricht an Ihr
SMTP E-Mail-Konto gesendet wird, wenn eine neue Sprach-, Fax- oder Text-Nachricht auf
Ihrer Avaya CallPilot® Mailbox eingeht. Sie können diese Funktion für jeden SMTP-fähigen EMail-Server aktivieren. Dies gilt für die meisten E-Mail-Konten, drahtlosen Organizer, Mobiltelefone oder PDAs wie das BlackBerry von Research In Motion.
Um den My Avaya CallPilot für externe Benachrichtigung an ein Telefon oder einen Pager
einzurichten, siehe Einrichten von Benachrichtigung bei Nachrichten auf Seite 42. Wenn Sie
die Nachricht an ein E-Mail-fähiges PDA weiterleiten möchten, können Sie oder Ihr Administrator dafür eine Regel zur Nachrichtenweiterleitung konfigurieren. Siehe Einrichten der
Nachrichtenweiterleitung auf Seite 43.
Der folgende Abschnitt beschreibt, wie Sie Externe Text-Benachrichtigung für Microsoft Outlook and BlackBerry-Geräte einrichten können. Jedes Gerät oder Portal mit einem Serviceanbieter, der SMTP unterstützt kann E-Mail-Benachrichtigungen empfangen. Wenn Sie mit
einem weiteren Gerät externe Text-Benachrichtigung empfangen möchten, fragen Sie bei
ihrem CallPilot-Administrator nach, welche zusätzlichen Einstellungen dafür nötig sind.
Um mit einem Research In Motion (RIM) BlackBerry Internet Edition-Gerät Benachrichtigungen zu empfangen, müssen Sie in Microsoft Outlook und im BlackBerry Desktop Manager
(Version 2 oder höher) einstellen, dass CallPilot-Benachrichtigungen an Ihr BlackBerry-Gerät weitergeleitet werden sollen.
Wenn Sie ein BlackBerry Enterprise Edition-Gerät verwenden kann Ihr Administrator Ihren EMailserver für Sie so einstellen, dass Benachrichtigungen weitergeleitet werden, oder den
BlackBerry Desktop Manager so konfigurieren, dass CallPilot-Benachrichtigungen weitergeleitet werden.
Hinweis:
Wenn Sie in My CallPilot einstellen, dass CallPilot-Benachrichtigungen an Ihren OutlookPosteingang gesendet werden, und im BlackBerry Desktop Manager einstellen, dass alle
eingehenden Nachrichten an Ihr BlackBerry-Gerät gesendet werden, erscheinen Ihre CallPilot-Benachrichtigungen in Ihrer E-Mailliste auf Ihrem BlackBerry-Gerät, ohne das weitere Konfigurationen nötig sind.
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Externe Text-Benachrichtigung für Microsoft Outlook und BlackBerry-Geräte
Format der Benachrichtigungen
Eine E-Mail-Benachrichtigung kann folgende Informationen enthalten:
• Art der Nachricht
• Name der Person, die die Nachricht hinterlassen hat (falls der Name verfügbar ist)
• Telefonnummer (falls verfügbar)
Beispielsweise ruft Thomas Müller von der Durchwahl 1234 an und hinterlässt eine Sprachnachricht für Andreas Schmidt. Es wird eine E-Mail-Nachricht mit folgendem Text an Andreas Schmidt gesendet:
Sie haben eine Sprachnachricht von Thomas Müller [1234].
Microsoft Outlook leitet diese E-Mail-Nachricht an das BlackBerry-Gerät von Andreas Schmidt
weiter. Die Nachricht wird mit dem Betreff "CallPilot-Benachrichtigung" angezeigt. Sobald
Andreas Schmidt die Nachricht erhalten hat, kann er entscheiden, ob er die Nachricht über
CallPilot abrufen oder Thomas Müller sofort anrufen möchte.
Erste Schritte mit der externen Text-Benachrichtigung
Voraussetzungen
• Sie benötigen ein BlackBerry-Gerät. Stellen Sie sicher, dass der E-Mail-Dienst auf Ihrem BlackBerry-Gerät funktioniert.
• Microsoft Outlook muss installiert sein. BlackBerry Desktop Manager funktioniert derzeit nur mit Microsoft Outlook. Hinweise zu weiteren E-Mail-Clients finden Sie in Ihrer
BlackBerry-Dokumentation.
• BlackBerry Desktop Manager 2 oder höher muss installiert sein und auf Ihrem Computer ausgeführt werden.
• Die externe Text-Benachrichtigung muss aktiviert und von Ihrem CallPilot-Administrator
für Ihre Mailbox eingerichtet sein.
• Die externe Text-Benachrichtigung muss in My CallPilot konfiguriert und aktiviert sein.
Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Benachrichtigung bei Nachrichten auf Seite 42.
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Konfigurationsschritte
Konfigurationsschritte
Führen Sie folgende Schritte für eine effektive Verwaltung von E-Mail-Benachrichtigungen
durch.
Schritt
Referenz
Erstellen Sie einen separaten Ordner, um die Erstellen eines Ordners für BenachrichtigunE-Mail-Benachrichtigungen getrennt von Ih- gen auf Seite 67
ren anderen Nachrichten zu speichern.
Wenn Sie alle Nachrichten in Ihrem OutlookPosteingang an Ihr BlackBerry-Gerät weiterleiten möchten, können Sie diesen Schritt
überspringen.
Konfigurieren Sie BlackBerry Desktop Manager, um Nachrichten an Ihr BlackBerryGerät weiterzuleiten.
Konfigurieren von BlackBerry Desktop Manager auf Seite 70
Konfigurieren Sie Outlook bei Bedarf so,
Automatisches Entfernen von Benachrichtidass alte CallPilot-Benachrichtigungen auto- gungen auf Seite 71
matisch aus dem Ordner gelöscht werden.
Als Alternative können Sie Benachrichtigungen aus dem Ordner auch manuell löschen.
Erstellen eines Ordners für Benachrichtigungen
Sie können einen Ordner für Ihre E-Mail-Benachrichtigungen erstellen, so dass diese getrennt von Ihren anderen Nachrichten gespeichert werden. Führen Sie folgende Schritte durch,
um Nachrichten in diesem Ordner zu speichern:
1. Erstellen Sie einen Outlook-Ordner für die Benachrichtigungen.
2. Konfigurieren Sie Outlook so, dass CallPilot-E-Mail-Benachrichtigungen mit Hilfe
des Regel-Assistenten an den Ordner umgeleitet werden.
So erstellen Sie einen Benachrichtigungsordner:
1. Starten Sie Outlook.
2. Wählen Sie in der Ordnerliste Outlook Heute aus.
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3. Wählen Sie im Menü Datei die Option Neu > Ordner aus. Das Dialogfeld Neuen
Ordner erstellen wird angezeigt.
4. Geben Sie im Namensfeld "CallPilot-Benachrichtigung" ein, und klicken Sie anschließend auf OK. Der Ordner CallPilot-Benachrichtigung wird in der Ordnerliste
angezeigt.
So leiten Sie Benachrichtigungen an den Ordner um:
1. Wählen Sie Extras > Regel-Assistent. Das Dialogfeld Regel-Assistent wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf Neu. Das erste Fenster des Regel-Assistenten wird angezeigt.
3. Wählen Sie in der Liste der Regelarten die Option Nachrichten bei Ankunft prüfen
aus, und klicken Sie anschließend auf Weiter.
4. Aktivieren Sie in der Liste der Regelbedingungen das Kontrollkästchen Mit bestimmten Wörtern im Betreff.
5. Klicken Sie im Regelbeschreibungsfeld auf Bestimmte Wörter. Das Dialogfeld Text
suchen wird angezeigt.
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So leiten Sie Benachrichtigungen an den Ordner um:
6. Geben Sie in das Feld Neu hinzufügen den Text CallPilot-Benachrichtigung ein.
7. Klicken Sie auf Hinzufügen. Der Text "CallPilot-Benachrichtigung" wird in das Feld
Suchliste eingefügt.
8. Klicken Sie auf OK. Der Suchbegriff "CallPilot-Benachrichtigung" wird in der Regelbeschreibung angezeigt.
9. Klicken Sie auf Weiter.
10. Aktivieren Sie in der Aktionenliste das Kontrollkästchen Diese in den Zielordner
verschieben.
11. Klicken Sie im Regelbeschreibungsfeld auf Zielordner. Es wird eine Liste mit Outlook-Ordnern angezeigt.
12. Wählen Sie in der Ordnerliste den Ordner CallPilot-Benachrichtigung aus, und klicken Sie anschließend auf OK. Der Ordnername wird in der Regelbeschreibung
angezeigt.
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13. Klicken Sie auf Fertig stellen. Folgende Abbildung enthält die fertiggestellte Regel:
14. Klicken Sie auf OK, um den Regel-Assistenten zu schließen.
Konfigurieren von BlackBerry Desktop Manager
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie BlackBerry Desktop Manager konfigurieren, um
Ihre E-Mail-Benachrichtigungen umzuleiten.
Sie können diesen Abschnitt überspringen, wenn Sie keinen Speicherordner für Benachrichtigungen erstellt und BlackBerry Desktop Manager bereits für das Weiterleiten von Nachrichten an Ihren Outlook-Posteingang konfiguriert haben.
So konfigurieren Sie die E-Mail-Umleitung:
1. Wählen Sie im Windows-Startmenü Programme > BlackBerry > Desktop Manager. BlackBerry Desktop Manager wird angezeigt.
2. Doppelklicken Sie in der Anwendungsliste auf Redirector Settings (Umleitungseinstellungen). Das Dialogfeld Redirector Settings (Umleitungseinstellungen) wird
angezeigt.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Advanced (Erweitert).
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Automatisches Entfernen von Benachrichtigungen
4. Aktivieren Sie im Bereich Folder redirection (Ordnerumleitung) die Option Selected folders (Ausgewählte Ordner).
5. Klicken Sie auf Choose Folders (Ordner auswählen). Das Dialogfeld Choose Folders (Ordner auswählen) wird angezeigt.
6. Wählen Sie die Ordner mit den Nachrichten aus, die Sie an Ihr BlackBerry-Gerät
umleiten möchten.
• Wählen Sie den Ordner CallPilot-Benachrichtigung aus, um Nachrichten an
Ihren Speicherordner umzuleiten.
• Wählen Sie den Ordner Posteingang aus, um alle Nachrichten aus Ihrem
Outlook-Posteingang umzuleiten.
7. Klicken Sie auf Speichern, um die Ordnerauswahl zu speichern.
8. Klicken Sie auf OK, um die Umleitungsoptionen zu speichern.
9. Beenden Sie BlackBerry Desktop Manager.
Automatisches Entfernen von Benachrichtigungen
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Outlook konfigurieren, um mit Hilfe der Funktion AutoArchivierung Nachrichten automatisch aus dem Speicherordner für CallPilot-Benachrichtigungen zu entfernen. Wenn Outlook Benachrichtigungen nicht automatisch löschen soll,
können Sie diese im Ordner auch manuell löschen.
Wichtig:
Falls Sie die AutoArchivierung derzeit nicht verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie mit
dieser Funktion vertraut sind, bevor Sie sie aktivieren. Sie können über Ordner mit bisher
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noch nicht aktivierten AutoArchivierungs-Einstellungen verfügen. Wenn Sie die AutoArchivierung zum automatischen Löschen von Nachrichten im Ordner CallPilot-Benachrichtigungen aktivieren, werden Sie feststellen, dass Nachrichten in anderen Ordnern ebenfalls
archiviert werden.
Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie vorgehen sollen, setzen Sie sich mit Ihrer lokalen Microsoft Outlook-Supportgruppe in Verbindung.
Sie müssen die beiden folgenden Schritte durchführen, um das automatische Löschen von
Benachrichtigungen zu konfigurieren:
1. Einrichten der AutoArchivierung zum Löschen von Nachrichten im Ordner CallPilotBenachrichtigungen
2. Aktivieren der AutoArchivierung
So konfigurieren Sie das Löschen von Benachrichtigungen:
1. Klicken Sie in der Outlook-Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf den Ordner
CallPilot-Benachrichtigungen, und wählen Sie die Option Eigenschaften aus. Das
Dialogfeld CallPilot-Benachrichtigungen: Eigenschaften wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte AutoArchivierung.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Elemente bereinigen, wenn diese älter sind als.
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So aktivieren Sie die AutoArchivierung:
4. Legen Sie das Zeitintervall auf 1 Tag fest.
5. Wählen Sie Alte Elemente endgültig löschen aus.
So aktivieren Sie die AutoArchivierung:
1. Wählen Sie in Outlook Extras > Optionen.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Weitere.
3. Klicken Sie auf AutoArchivierung. Das Dialogfeld AutoArchivierung wird angezeigt.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle, und legen Sie das Zeitintervall auf 1 Tag fest.
5. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.
6. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Optionen zu schließen.
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Index
D
Dokumentation .............................................................7
H
Händler .........................................................................7
S
Schulung ......................................................................7
W
K
Kundenservice .............................................................7
Wiederverkäufer ...........................................................7
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Desktop Messaging für My CallPilot

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