Vivendi - Die Software für das Sozialwesen: Klientenmanagement

Vivendi PEP | Sage HR
Personalmanagement
Vivendi PEP | Sage HR
Vivendi PEP und Sage HR sind die Software­
lösungen für den gezielten, kostenoptimier­
ten Personaleinsatz und die Lohnabrechnung.
Die beiden Produkte lassen sich komfortabel
miteinander koppeln.
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Personalmanagement | Dienstplanung
Dienstplanung
Personaleinsatz bedarfsgerecht planen
mit Vivendi PEP
Das Tarif- und Arbeitsrecht sowie knappe Budgets erschweren zunehmend den
äußerst komplexen Dienstplanungsprozess. Vom Dienstplan wird gefordert, dass
er alle notwendigen Informationen enthält, Kosten und Zeit einspart, komplexe
Arbeitszeitmodelle transparent darstellt und dabei einfach in der Handhabung ist.
Das alles vereint Vivendi PEP. Die Lösung für Dienstplanung und Zeitwirtschaft
ist speziell auf die Bedürfnisse des Sozial- und Gesundheitswesens abgestimmt.
Durch die intuitive Bedienung und zahlreiche integrierte Automatismen verlieren
komplexe Arbeitszeitmodelle jeden Schrecken.
Mit Vivendi PEP erfolgt der Personaleinsatz gezielt und kostenoptimiert, exakt nach
tatsächlichem Bedarf. Dank anschaulicher, gerechter und transparenter Dienstpläne
steigt gleichzeitig die Motivation der Mitarbeiter.
Das Modul für die Dienstplanung ist vollständig in die Vivendi-Softwarefamilie inte­
griert und tauscht Daten mit dem Klientenmanagement sowie Pflege- / Betreuungsund der Tourenplanung aus. Darüber hinaus kommuniziert Vivendi PEP mit der
Lohnabrechnung sowie sämtlicher Standardsoftware, wie Microsoft Word oder
Excel.
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Vivendi PEP
Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten in Vivendi PEP
Organisation der Mitarbeiterstammdaten
Durch die übersichtliche Strukturierung der Mitarbeiter -Stammdaten finden Sie
sich im Vivendi Dienstplan-Programm schnell zurecht. Um Ihnen die Arbeit mit
Vivendi zu erleichtern, bestehen direkte Verknüpfungen der Vivendi PEP - Daten zu
Vivendi NG und PD sowie Sage und Diamant – übernehmen Sie die Mitarbeiter stammdaten beispielsweise direkt aus der Lohnbuchhaltung.
Zudem besteht eine Kopplung an das Terminwesen, das Sie automatisch an
wichtige Termine (Geburtstage, auslaufende Verträge, Jubiläen etc.) erinnert.
Ihre Vorteile auf einen Blick
•zentrale Verwaltung von Mitarbeiterdaten
• detaillierte Rechtevergabe pro Datenbereich
•Direktzugriff auf die Stammdaten aus dem Dienstplan und der Urlaubs- /
Fehlzeitenverwaltung
• Terminverwaltung inklusive Erinnerungsfunk­tion
•Möglichkeit der automatischen Übernahme und Aktualisierung der Mitarbeiter­
stammdaten aus dem Lohnabrechnungsprogramm
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Personalmanagement | Dienstplanung
1
2
Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung in Vivendi PEP
1
2
126
Grafisch unterstützte Kontrollfunktion
Anzeige von
Planungsfehlern
(z. B. zu wenig
Personal).
Urlaubskonten
organisieren
UrlaubskontoInformationen im
Überblick (Wie
viel Resturlaub
besteht? Wie viel
Zusatzurlaub wurde
genehmigt?)
Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
Mit der Urlaubsplanung sind die Jahrespläne innerhalb kürzester Zeit erstellt. Dank
der Abwesenheitsprüfung gewinnen Sie die Sicherheit, immer eine bedarfsgerechte
Anzahl an Mitarbeitern einzuplanen.
Wichtige Formulare wie Urlaubsanträge oder mitarbeiterspezifische Urlaubskalender
können direkt aus der Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung erstellt und gedruckt
werden.
Die Kopplung mit dem Vivendi PEP SelfService ermöglicht die elektronische Erstel­
lung von Urlaubsanträgen.
Ihre Vorteile auf einen Blick
•einfaches Eintragen von Abwesenheitsdiensten
•Kopplung von Urlaubsverwaltung und Dienstplan (Dienste sind in beiden
Programmteilen sichtbar)
•Einzelansicht: An- und Abwesenheiten eines Mitarbeiters auf ein Jahr gesehen
•Gruppenübersicht: kalendarischer Überblick über alle An- / Abwesenheiten
•viele Formblätter inklusive
•Anzeige der Rahmendienste möglich
•Einblendung von Prüfungen (z. B. Besetzung) möglich
• Kopplung mit den im Vivendi PEP SelfService gestellten Urlaubsanträgen
Vivendi PEP
Bewerberverwaltung
Vertragsverwaltung
Vom Eingang der Bewerbung über das Vorstellungs­
gespräch bis hin zur Einstellung können Sie alles über
den Bewerber erfassen. Nach der Bewerbungsphase
machen Sie per Mausklick einen Bewerber zum
Mitarbeiter – eine erneute Daten­eingabe ist nicht
notwendig.
Die Verwaltung mehrerer Tarifwerke gelingt mit Vivendi
PEP ohne großen Aufwand. Durch das Vererbungs­
prinzip sparen Sie bei der Administration parallel
existierender Tarifvertragswerke viel Zeit: Wenn sich
tarifliche und gesetzliche Rahmenbedingungen ändern,
brauchen Sie nur die oberste Tarifebene anzupassen –
alle zugeordneten Arbeitsverträge und Mitarbeiterregelungen erben die Neueinstellungen automatisch.
Ihre Vorteile auf einen Blick
•übersichtliche Sammlung von Bewerberdaten
inklusive stellenbezogener Bewerberliste
•Direktzugriff auf Bewerbungsmappe
•integrierte Terminverwaltung (z. B. zur Organisation
von Vorstellungsgesprächen)
•Zugriff auf die Bewerberdaten auch im Stellenplan
Kontenverwaltung
In der Kontenverwaltung laufen die Ist - Arbeitszeiten,
Zuschläge, Fehlzeiten etc. zusammen. Frei definierbare
Umbuchungsregeln sorgen dafür, dass Mehrarbeit
automatisch ausgezahlt wird. Das ›Ampelkonto‹ als
visuelles Steuerungsinstrument markiert alle Konten
farblich, die von einem festgelegten Grenzwert abwei­
chen.
Durch die parallele Kontenführung lassen sich komplexe Arbeitszeitmodelle wie das NettoverfügbarkeitsModell leicht abbilden.
Ihre Vorteile auf einen Blick
•transparente Kontenübersicht
•einfaches Umbuchen von Zeiten (z. B. Auszahlung
von Überstunden), auch automatisch realisierbar
•Zeitzuschläge werden automatisch aus dem
Dienstplan bewertet (monatsgenaue Zuschlagsbe­
wertung auch bei monatsübergreifenden Diensten)
•automatische Berechnung von Erholungs- und
Zusatzurlaub für Nacht- sowie Schicht- / Wechsel­
schichtarbeit
•Arbeitszeit- / Zuschlagsnachweis auch für jeden
Mitarbeiter schnell ausdruckbar
Dokumentenmanagement
Mit dem modulübergreifenden Dokumentenmanage­
ment verwalten Sie beliebige Dateien mit Bezug
zu Mitarbeitern, Bewerbern, Fortbildungen oder
Bereichen in einer zentralen Datenbank. Dank der
Microsoft Word- und PDF - Anbindung sind Vorlagen
rasch erstellt, Formulare gefüllt, Briefe im Seriendruck
generiert und automatisch gespeichert.
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Weitere Informationen über das Dokumentenmanagement
finden Sie auf S. 62.
EasyChat
Mit EasyChat senden Sie einfach und schnell Kurz­
nachrichten an Kollegen. Dabei spielt es keine Rolle,
ob diese ebenfalls mit Vivendi PEP arbeiten oder in
Vivendi NG oder PD angemeldet sind. Ganz gleich, ob
Sie eine Kurznachricht an eine Einzelperson oder eine
Gruppe senden möchten – mit EasyChat können kurze
Dienstwege gelebt werden.
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Weitere Informationen zu EasyChat finden Sie auf S. 74.
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Personalmanagement | Dienstplanung
Fortbildungsplaner in Vivendi PEP
Fortbildungsplan
Planungsautomatik
Mit Vivendi PEP können Sie Fortbildungen zentral
planen, verwalten und automatisch bei den teilneh­
menden Mitarbeitern im Dienstplan eintragen. Das
Antragswesen mit Status- Anzeige sorgt für die nach­
vollziehbare Abwicklung der Teilnahme.
Den Dienstplan anhand des Personalbedarfs sowie
weiterer Kriterien automatisch erstellen lassen? Mit
Hilfe der Planungsautomatik in Vivendi PEP ist das
kein Problem. Gewichten Sie die Planungskriterien
nach Ihren Wünschen und spielen Sie so verschiedene
Szenarien einfach und schnell durch. Abwesenheiten
werden dabei ebenso berücksichtigt wie Wunschdienste.
Schulungsunterlagen können durch die Verknüpfung
mit dem zentralen Dokumentenmanagement direkt
aus dem Fortbildungsplaner heraus gespeichert und
Teilnahmebescheinigungen erzeugt werden.
Ihre Vorteile auf einen Blick
• Fortbildungsplanung mit Dienstplan- Anbindung
• Hinterlegung von Fortbildungskosten
•Erinnerung an Pflichtfortbildungen und Fristen
•ausführliche Beschreibung (Ziele, Inhalte, Lern kontrolle etc.) der Fortbildung abbildbar
•Anbindung an das Dokumentenmanagement sowie
Microsoft Word (Formulardruck)
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Die faire Verteilung von Wochenenddiensten und
Nachtschichten hat zudem positive Auswirkungen auf
die Mitarbeiterzufriedenheit.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Dienstplanerstellung auf Basis des Personalbedarfs
•mit Vivendi PEP SelfService erfasste Wunsch dienste werden automatisch berücksichtigt
• faire Verteilung von Wochend-Diensten und Nachtschichten
•
Vivendi PEP
1
Ist-Dienstplan in Vivendi PEP
Dienstplangestaltung
Als Verantwortlicher für die Dienstplanung haben Sie alles im Blick: Zeitgleich kön­
nen Sie alle planungsrelevanten Parameter erfassen. Neben Arbeitszeiten können
auch Arbeitsinhalte geplant werden.
Vivendi PEP lässt sich an Ihre einrichtungsspezifischen Strukturen und Konzepte
anpassen. Das Dienstplanlayout ist nach Ihren Vorstellungen konfigurierbar. Sie
entscheiden, welche Mitarbeiter - Angaben sichtbar sind, wie die Dienst-Symbole
aussehen, welcher Planungszeitraum angezeigt wird, ob tarifliche und gesetzliche
Prüfungen eingeblendet werden etc.
1
Grafische Markierung von Regelverletzungen
Automatischer ​​
Hinweis auf Ver­
letzungen von Tarifund Betriebsver­
einbarungen sowie
Arbeitsverträgen
etc.
Ihre Vorteile auf einen Blick
•unbegrenzt viele, frei definierbare Planungszeiträume / -ansichten
• Rahmenplanung durch mitarbeiterindividuelle Dienstfolgen
• mehrere Dienste pro Mitarbeiter und Tag abbildbar
•Ausdruck in beliebigen Formaten und nach variablen Zeiträumen
•Sollplanfestlegung und Istplanabschluss auch für einzelne Mitarbeiter
•Anzeige von Prüfungen (tarifliche, gesetzliche etc.)
•direkte Anzeige von differenzierten Stundenvorträgen bzw. Istplanungssalden
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Personalmanagement | Dienstplanung
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1
Soll-Dienstplan mit uhrzeitgenauer Prüfung zur optimalen Personalplanung
1
2
Dienste bedarfsgerecht planen
Anzeige der Aus­
lastungssituation
sowie des Pflege-/
Betreuungsbedarfs.
Anschaulich
Grafische Markie­
rung von tariflichen
Regelverstößen.
Uhrzeitgenaue Besetzungsprüfung
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Vivendi PEP
Dienstfolgen, Rahmenpläne, SzenarioManager
Prüfungen zum Personaleinsatz
Rahmenpläne und Dienstfolgen bieten Unterstützung
bei der Dienstplanung. Durch das Hinterlegen von
Rahmenplänen füllen Sie schnell und effizient Ihre
Planung und garantieren den Mitarbeitern einen
Dienstplan mit wiederkehrenden Schichten.
Eine wichtige Unterstützung für den Dienstplaner
sind die Prüfungen – Fehler in der Dienstplanung, wie
Über - oder Unterbesetzung, werden farblich gekenn­
zeichnet. Während die tariflichen und gesetzlichen
Prüfungen Regelverstöße z. B. zur Höchstarbeitszeit
oder zu den Mindestpausen aufzeigen, werden bei
den Bereichsprüfungen automatisch die von Ihnen
gesetzten Kriterien überprüft.
›Was wäre, wenn‹ -Szenarien können in der EntwurfsPhase nach Belieben simuliert und gespeichert werden.
Vergleichen Sie Ihre Entwürfe und verwenden Sie die
beste Variante für die weitere Planung.
Ihre Vorteile auf einen Blick
• schnelle Dienstplan-Abstimmung
•Testen von Planungsmodellen mit Echtdaten
(losgelöst von den Echtplänen)
•Simulation von Szenarien (z. B. Nettoverfügbar­
keitsmodell), ohne Beeinflussung der Echtpläne
•Controlling: Mit wenigen Handgriffen rechnet
Vivendi den Jahresplan der nächsten Planperiode
neu, sodass Sie kostenminimale Einsatzplanungs­
modelle durchspielen und übernehmen können
Vertretungssuche bei Planänderungen
Setzen Sie dem mühsamen Durchsuchen von Plänen
nach einer Vertretung ein Ende! Bei Unterbesetzungen
oder Krankheitsvertretungen erhalten Sie mit nur
einem Mausklick eine Liste mit Vorschlägen für verfüg­
bare Mitarbeiter und deren Kontaktdaten.
Ihre Vorteile auf einen Blick
•Unterstützung bei Vertretungssuche durch ziel genaue Ergebnisse
• Anzeige der Vor - und Folgetagdienste
•Qualifikations -Filter sowie bereichsweise ein grenzbare Suche
Die Bedarfsprüfungen können auf Basis von Minuten,
Stunden oder VK-Stellen erfolgen.
EasyBudget
Mit Vivendi EasyBudget ist eine budgetgerechte
Dienstplanung unter Berücksichtigung mehrerer
anteiliger Budgets möglich. Neben den bekannten
Budgets können Sie weitere Funktionsbudgets, z. B.
für Hauswirtschaft, Alltagsbegleiter oder Präsenzkräfte
hinterlegen – Mitarbeiter aus der Hauswirtschaft
können so auf einem gemeinsamen Plan geplant, die
Dienste aber dem Arbeitsort (z. B. Wohnbereich) zuge­
wiesen werden.
Ihre Vorteile auf einen Blick
konkrete Planungshilfe für den Dienstplaner:
z. B. farbliche Kennzeichnung von Regelverstößen
• gesetzliche und tarifrechtliche Prüfungen
•Prüffunktion für Opt-out-Regelungen
• Abwesenheitsprüfungen
• quantitative und qualitative Besetzungs­prüfungen
• uhrzeitgenaue Besetzungsprüfungen
•Bedarfsprüfungen (Minuten, Stunden oder
VK -Stellen)
•budgetgerechte Dienstplanung unter Berück sichtigung mehrerer anteiliger Budgets
•
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Personalmanagement | Dienstplanung
Zeiterfassungs­
protokoll im Vivendi
PEP Self­Service
Dank orts- und
zeitunabhängi­
gem Zugriff auf
persönliche Vivendi
PEP-Daten (zum
Beispiel erfasste
Ist-Stunden) eröff­
net der SelfService
Ihren Mitarbeitern
mehr Flexibilität.
Das Modul ist
browserbasiert
und läuft auch auf
mobilen Geräten
wie zum Beispiel
Smartphones oder
Tablets.
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Webbasierter SelfService
Mithilfe des SelfService können Mitarbeiter per Web-Browser auf ihre persönlichen Vivendi PEP-Daten zugreifen. Jeder Mitarbeiter kann seine Dienste für den
Monat einsehen und ausdrucken, bei Bedarf seine Stammdaten korrigieren, sich
seine Urlaubs- und Abwesenheitsübersicht sowie sein Urlaubskonto anschauen
und Urlaubsanträge stellen. Zudem ermöglicht der SelfService die Erfassung von
Arbeitszeiten. Änderungen werden erst nach der Genehmigung wirksam.
Ihre Vorteile auf einen Blick
•papierlose Kommunikation (z. B. elektronischer Urlaubsantrag)
•Einsicht und Bearbeitung eigener Stammdaten
• monatliche Dienste in Listenform
• Eintragen von Wunschdiensten
• individuelle Urlaubs- / Abwesenheitsübersicht
•Funktion zur Arbeitszeiterfassung (freie Eingabe oder Stempelfunktion)
•Einsicht des Bereichsdienstplans
Vivendi PEP
Elektronisches Zeiterfassungs- Terminal: Die Personalzeiten
werden direkt an Vivendi übertragen und ausgewertet.
Zeiterfassung, -verarbeitung und
Zeitbuchung
Die Erfassung der Ist - Zeiten kann entweder im Dienst­
plan, mit Vivendi Mobil, über den SelfService oder
mittels Zeiterfassungsterminals erfolgen.
Mit dem Einsatz von Vivendi Mobil erfassen Sie
Arbeitszeiten ganz nebenbei. Diese werden automa­
tisch an Vivendi PEP gegeben. Dadurch sind Ist - Zeiten
immer aktuell – ganz ohne manuelle Eingabe im
Dienstplan.
Bei der Erfassung via Zeiterfassungsterminal werden
Terminals führender Anbieter wie Datafox oder Kaba
unterstützt. Die Mitarbeiter stempeln ihre Kommenund Gehen- Zeiten inklusive Berücksichtigung von
Pausen, Behördengängen oder Arztbesuchen.
Die Stempelzeiten erscheinen direkt im Dienstplan
und können dort (ggf. korrigiert) ins Ist übernommen
werden. Der Saldo des Arbeitszeitkontos sowie der
Urlaubskontostand können ebenfalls am Zeiterfassungsterminal angezeigt werden.
Ihre Vorteile auf einen Blick
• Entfall manueller Arbeitszeitnachweise
•schnellerer Informationsfluss und verkürzte Infor­
mationswege
• exakte Ermittlung der Zeiten
•Vorgabe von Karenzzeiten möglich
•Transponder können zusätzlich als Schlüssel zur
Tür - / Schrankenöffnung oder als Kredit­karte in der
Kantine genutzt werden
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Personalmanagement | Dienstplanung
Stundenstatistik in
Vivendi PEP
Das Beispiel zeigt
die Nettoverfügbar­
keitsauswertung
mit grafischem Verlauf im Kalender­
jahr.
Die Microsoft
Excel-Integration ermöglicht
die Modifikation
sowie die schnelle
Aktualisierung von
Berichten.
Personalcontrolling mithilfe des Kennzahlen-Cockpits
Im Kennzahlen-Cockpit erstellen Sie umfangreiche und aussagekräftige Auswer­
tungen. Das Modul verbindet Abrechnungsdaten aus Vivendi NG mit Dokumenta­
tionsdaten aus Vivendi PD und vergleicht diese mit Daten aus der Dienstplanung
in Vivendi PEP. Betrachtungen für das Personalcontrolling anhand des Stellenschlüs­
sels und der Auslastungssituation sind somit in einem Bericht darstellbar.
Auch Ausfallstatistiken und Nettoverfügbarkeitsberechnungen können hier berech­
net werden. Die detaillierte Rechtevergabe schützt Auswertungen vor unberechtig­
tem Zugriff.
Dank der Exportfunktion können ebenfalls Daten für Business-Intelligence- Syste­
me und andere externe Auswertungs- / Controlling-Module bereit gestellt werden.
Ihre Vorteile auf einen Blick
• anwenderorientiertes Controlling-Instrument
• hohe Flexibilität bei einfacher Bedienbarkeit
• Über­besetzung / Unterbesetzung
• monatliches Reporting für die Einsatzplanung
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Vivendi PEP
Rückstellung für die
Bilanz
Auswertungen und Statistiken
Sämtliche in Vivendi PEP eingegebene Daten sind in Listenform darstellbar. Schnell
lässt sich beispielsweise die Liste mit dem Personalbestand für die Pflegestatistik
oder die vom MDK geforderte Personalliste erzeugen. Alle Auswertungen sind
als Microsoft Excel- sowie als PDF -Datei exportierbar – auch direkt in das Vivendi
Dateimanagement.
Vivendi erstellt
Listen automatisch
als Excel- oder
PDF -Datei. Damit
haben Sie die
Möglichkeit, Listen
individuell weiterzu­
verarbeiten.
Zudem vereinfacht Vivendi PEP die Erstellung der Bilanz für Ihre Einrichtung. Stun­
densätze, Monatsbrutto und beliebige andere Beträge können erfasst oder aus der
Lohnbuchhaltung importiert werden. Vivendi PEP liefert daraufhin die bilanziellen
Rückstellungswerte auf Knopfdruck.
Ihre Vorteile auf einen Blick
• alle Statistiken auch druckbar
• Microsoft Excel- und PDF -Export
• Anpassungsmöglichkeit der Reports nach Ihren Vorstellungen
• Werte aus Vivendi PEP sind auch im Kennzahlen-Cockpit nutzbar
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