Immobilienweisung - ETH-Rat

Weisung
über das Immobilienmanagement im Bereich
der Eidgenössischen Technischen Hochschulen
(Immobilienweisung ETH-Bereich)
Vom 01.01.2013
Der ETH-Rat,
gestützt auf Art. 8 Abs. 4 der Verordnung vom 5. Dezember 2008 über das Immobilienmanagement und die Logistik des Bundes (VILB) 1,
erlässt:
1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
Art. 1
Gegenstand
1
Diese Weisung regelt innerhalb des ETH-Bereichs Aufgaben, Zuständigkeiten und
Steuerungsinstrumente des Immobilienmanagements.
2
Sie erfasst sämtliche Immobilien, die
a.
im ETH-Immobilienportfolio enthalten sind, oder
b.
von den Institutionen des ETH-Bereichs genutzt werden.
2. Abschnitt: Immobilienmanagement
Art. 2
Leitsätze
1
Immobilien sind ein strategisches Element der nationalen und internationalen
Attraktivität und Konkurrenzfähigkeit des ETH-Bereichs.
2
Das Immobilienmanagement des ETH-Bereichs ist auf die Immobilienstrategie des
Bundes als Eigentümer abgestimmt und erfüllt nachhaltig die Anforderungen der
ETH-Institutionen.
3
Der Planung des Kerngeschäfts folgend werden die infrastrukturellen Bedürfnisse
sowie die Ausrichtung des Immobilienportfolios (Angebot) durch eine räumliche
und finanzielle Planung ermittelt und durch Optimierung und Koordination abgeglichen.
1
SR 172.010.21
1
Immobilienweisung ETH-Bereich
4
Das Immobilienmanagement sorgt für die rechtzeitige und wirtschaftliche Bereitstellung der baulichen Infrastruktur sowie für die angemessene Wert- und Funktionserhaltung.
5
Der Handlungsspielraum zur Finanzierung des Kerngeschäfts wird durch eine
langfristige Sicht auf die immobilienbezogenen Ausgaben (Bau, Unterhalt, Betrieb)
sowie den Aufwand und Ertrag beeinflusst.
6 Durch die Delegation von Aufgaben und Kompetenzen im Immobilienmanagement vom ETH-Rat als Bau- und Liegenschaftsorgan (BLO) an die Institutionen
wird ein optimaler Handlungsspielraum zur Unterstützung ihrer Autonomie in Lehre
und Forschung gefördert. Die Gesamtverantwortung verbleibt beim ETH-Rat.
Art. 3
Strategische Ziele
Ergänzend zu Art. 2 der Verordnung über das Immobilienmanagement und die
Logistik des Bundes vom 5. Dezember 2008 (VILB) werden die folgenden strategischen Ziele verfolgt:
a.
Verantwortungsvolles und aufeinander abgestimmtes Verhalten der Immobilienakteure im ETH-Bereich;
b.
Hohe Professionalität in der Aufgabenerfüllung und kontinuierliche Verbesserung der Leistung und Qualität auf allen Stufen;
c.
Erfüllung der Kernaufgaben in Immobilien im Eigentum des Bundes;
d.
Verdichtung im Bestand (Standorte, Areale).
Art. 4
Steuerungsinstrumente
Der ETH-Rat verwendet im Immobilienmanagement folgende Steuerungsinstrumente:
a.
Räumliche und finanzielle Gesamtkonzepte (RFGK) unter Einbezug der Unterhaltsplanung (Instandhaltung und Instandsetzung);
b.
Normen und Standards / Kenngrössen (Schlüsselkennzahlen);
c.
Investitionsplan;
d.
Jährliches Bauprogramm;
e.
Lebenszykluskosten;
f.
Jährliche und vierjährliche Rechenschaft;
g.
Bestandesführung;
h.
Evaluationen.
Art. 5
1
Steuerungsmodell
Ausgehend von der Langfristplanung des Kerngeschäfts und des davon abgeleiteten langfristigen Raumbedarfs wird das potenzielle zukünftige Raumangebot ermittelt und dieses dem bestehenden Raumangebot gegenübergestellt. Unter Berücksich-
2
Immobilienweisung ETH-Bereich
tigung der strategischen Finanzplanung werden die räumlichen und finanziellen
Gesamtkonzepte (RFGK) der Institutionen erstellt, deren Umsetzung den Institutionen des ETH-Bereichs obliegt. Die aus den RFGK fliessenden Massnahmen werden
rollend in einem mehrjährigen Investitionsplan abgebildet; sämtliche durchzuführende Projekte werden in einem jährlichen Bauprogramm zusammengefasst.
2
Auf Ebene des ETH-Rates konsolidiert ein übergeordnetes RFGK des ETHBereiches die Räumlichen Gesamtkonzeptionen der ETH-Institutionen mit einer
institutionenübergreifenden Sicht über den ETH-Bereich.
3
Das Steuerungsmodell wird in Anhang 1 grafisch dargestellt.
3. Abschnitt: Organisation und Zuständigkeiten
Art. 6
ETH-Rat
Der ETH-Rat ist als Bau- und Liegenschaftsorgan (BLO) verantwortlich für die
Erfüllung der Aufgaben gemäss Verordnung über das Immobilienmanagement und
die Logistik des Bundes vom 5. Dezember 2008 (VILB) 2. Er übt hierzu seine Steuerungs-, Aufsichts- und Controllingfunktion aus und nimmt die Aufgaben der langfristigen Entwicklungsplanung, des strategischen Controllings, der Koordination und
der Rechenschaft gegenüber den Eidgenössischen Räten und den Bundesstellen
wahr und unterstützt die Institutionen in deren Immobilienmanagement. Er ist gegenüber dem Bund der allein verantwortliche Ansprechpartner.
Art. 7
Präsident ETH-Rat
1
Der Präsident ETH-Rat vertritt im Rahmen der strategischen Ziele des Bundesrates
die Interessen der Eidgenossenschaft als Eigentümerin der ETH-Immobilien.
2
Er kann Geschäfte von besonderer Tragweite oder mit präjudizieller Wirkung, die
in seinen Aufgabenbereich gemäss Anhang 2 fallen, dem ETH-Rat zur Beschlussfassung unterbreiten.
Art. 8
Führungskoordination Immobilien (FKI)
1
Die Führungskoordination Immobilien (FKI) sorgt für die Aufgabenkoordination
und den Erfahrungsaustausch innerhalb des ETH-Bereichs und des Stabs ETH-Rat.
2
Sie erarbeitet zu Handen des Präsidenten des ETH-Rates Richtlinien zum Vollzug
dieser Weisung sowie Normen und Standards bezüglich Kenngrössen und Schlüsselkennzahlen.
3
Ihr obliegt die Projektsteuerung bei institutionenübergreifenden Projekten im
Immobilienbereich sowie die Vorbereitung und Bereinigung der Bauprogramme und
Investitionspläne.
2
SR 172.010.21
3
Immobilienweisung ETH-Bereich
4 Der FKI gehören ein Vertreter des ETH-Rates (Vorsitz), je ein Vertreter der Hochschulen sowie ein Vertreter der Forschungsanstalten an. Das Aktuariat obliegt dem
Stab ETH-Rat.
Art. 9
Erfahrungsaustausch der Immobilienfachorgane (ERFA Immobilien)
1
Die FKI setzt das Immobilienfachorgan (ERFA Immobilien) ein. Darin sind die
beiden Hochschulen, die Forschungsanstalten sowie der Stab ETH-Rat (Vorsitz)
vertreten.
2
Die ERFA Immobilien dient
a.
dem Austausch der Immobilienfachorgane über Erfahrungen und Innovationen;
b.
der Vorbereitung der konsolidierten Budgetierung und Rechenschaftslegung;
c.
der Durchführung von gemeinsamen Projekten insbesondere im Auftrag der
FKI sowie
d.
der Förderung der Innovationsfähigkeit und der Effizienz des ETH-Bereichs
bei der operativen Abwicklung des Immobilienmanagements.
Art. 10
Institutionen
Den Institutionen des ETH-Bereichs obliegt der Vollzug sämtlicher Aufgaben des
Immobilienmanagements gemäss VILB (vgl. Anhang 2, Funktionendiagramm),
soweit diese Weisung keine anderweitige Zuständigkeit vorsieht.
Art. 11
Stab ETH-Rat
Der Stab ETH-Rat unterstützt und berät den ETH-Rat, dessen Präsidenten sowie die
Institutionen.
Art. 12
Zuständigkeiten
Die Zuständigkeiten ergeben sich aus dem Funktionendiagramm gemäss Anhang 2.
4. Abschnitt: Aufgaben
Art. 13
Räumliche und finanzielle Gesamtkonzepte (RFGK)
1
Die Institutionen erstellen gemäss den Vorgaben des ETH-Rats und der FKI die
räumlichen und finanziellen Gesamtkonzepte (RFGK).
2
Die RFGK der Institutionen geben als Planungsgrundlage des zukünftigen Immobilienportfolios für einen Zeitraum von 12 Jahren Auskunft über:
4
a.
den Bedarf an Immobilien und dessen Deckung;
b.
den angestrebten Zustand der Bauten;
Immobilienweisung ETH-Bereich
c.
die Finanzierbarkeit der Bedarfsdeckung, einschliesslich Aufwendungen für
den Betrieb, die Wert- und Funktionserhaltung und die Erweiterung des Immobilienportfolios sowie für den Rückbau von Bauten.
3
Die RFGK unterliegen der Genehmigung des ETH-Rates. Dabei werden namentlich geprüft:
4
a.
die Plausibilität der Annahmen;
b.
die Anwendung von geeigneten Normen und Standards;
c.
die Übereinstimmung mit der langfristigen Planung des Kerngeschäfts;
d.
die finanzielle Tragbarkeit;
e.
die Wirtschaftlichkeit.
Die Institutionen führen die Grundlagendaten der RFGK periodisch nach.
5
Die Institutionen legen dem ETH-Rat periodisch nach vier Jahren die nachgeführten RFGK zur Genehmigung vor. Der ETH-Rat kann bei Änderungen der übergeordneten Vorgaben eine Anpassung der RFGK innerhalb von sechs Monaten verlangen.
6
Die genehmigten RFGK der Institutionen bilden die Grundlage des übergeordneten
RFGK des ETH-Bereichs.
Art. 14
Investitionsplan
1
Die Institutionen unterbreiten dem ETH-Rat jährlich die auf vier Jahre ausgelegte
rollende Investitionsplanung zur Genehmigung. Die Investitionsplanung folgt der
vom ETH-Rat vorgegebenen Systematik und weist die notwendigen Zahlungs- und
Verpflichtungskredite aus.
2
Die vierjährige Investitionsplanung bildet die Grundlage des jährlichen Bauprogramms.
Art. 15
Bauprogramm
1
Die Institutionen reichen dem ETH-Rat ihre jährlichen Bauvorhaben zur Genehmigung und Aufnahme in das jährliche Bauprogramm ein. Die Bauvorhaben werden
hinsichtlich Dringlichkeit und Wichtigkeit, Projektreife, Finanzierbarkeit sowie
Übereinstimmung mit dem RFGK beurteilt.
2
Das jährliche Bauprogramm des ETH-Bereichs bildet die Grundlage zur Einholung
der erforderlichen Verpflichtungskredite für sämtliche Vorhaben im Immobilienmanagement des ETH-Bereichs.
Art. 16
Immobiliengeschäfte
Der Präsident ETH-Rat ist zuständig für die sachenrechtlichen Verfügungsgeschäfte
über die Immobilien des ETH-Bereichs im Eigentum des Bundes, soweit diese
Geschäfte den Kauf, Verkauf oder Tausch sowie die Begründung, Änderung, Ausübung und Aufhebung von Vorkaufs-, Kaufs- und Rückkaufsrechten, bzw. die
5
Immobilienweisung ETH-Bereich
Begründung, Änderung oder Aufhebung von Baurechten und anderen beschränkten
dinglichen Rechten an Immobilien betreffen.
Er kann die Vorbereitung, den Abschluss und den Vollzug von Immobiliengeschäften im Namen des ETH-Rates als BLO an Dritte delegieren.
Art. 17
Vertrags- und Vergabewesen
1
Die Vergabe und der Abschluss von Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträgen,
die Beauftragung Dritter sowie der Abschluss von Leasinggeschäften obliegt den
Institutionen.
2
Die Vermietung und Verpachtung von Immobilien und Grundstücken des ETHBereichs im Eigentum des Bundes an Dritte sowie die Miete und Pacht von Drittliegenschaften oder Grundstücken Dritter obliegt den Institutionen. Übersteigt der
Miet- bzw. Pachtzins im Einzelfall den Betrag von CHF 2 Mio. pro Jahr, ist vorgängig die Genehmigung des Präsidenten ETH-Rat einzuholen.
3
Public Private Partnerships (PPP), Finanzierungsleasinggeschäfte sowie Kofinanzierungen durch die Institutionen bedürfen der Genehmigung durch den Präsidenten
des ETH-Rats.
Art. 18
Weitere Aufgaben
Die weiteren Aufgaben und deren Zuständigkeiten ergeben sich aus dem Funktionendiagramm gemäss Anhang 2.
5. Abschnitt: Schlussbestimmungen
Art. 19
Aufhebung bisherigen Rechts
Das Immobilienhandbuch 2000 (Weisung und Empfehlungen) über das Immobilienmanagement im Bereich der Eidgenössischen Technischen Hochschulen wird
aufgehoben.
Art. 20
Inkrafttreten
Diese Weisung tritt am 01. Januar 2013 in Kraft.
…
Im Namen des ETH-Rates
Der Präsident: Fritz Schiesser
6
Immobilienweisung ETH-Bereich
Anhang 1
(Art. 5 Abs. 3)
7
Immobilienweisung ETH-Bereich
Anhang 2
(Art. 12)
8
Anhang 2
(Art. 12)
Funktionendiagramm
Ergänzende Bestimmungen zu den Verantwortlichkeiten im Immobilienmanagement des ETH-Bereiches
Legende:
G
Abschliessende Genehmigung
E
Entscheid, resp. Entscheidungsstufe
D
Durchführung
Aufgabe / Aktivität
M
i
K
VILB
Periodizität
Mitwirkung
Informationsrecht
Kontrolle
Parl.
BR
EFV
BBL
WBF
A
Antrag
BLO =
Bau und Liegenschaftsorgan
Immobilienweisung
ETH-Rat ETH-Rat
BLO ETHBereich
Präsident
ETH-Rat
Stab Immo
Institution
SL/Dir
FKI
Erfa
Immo
G
D/E
A. Strategisches Immobilien-Management
Planung/Steuerung
Räumliche und finanzielle Gesamtkonzepte
RFGK (Langfristige Perspektivplanung und
Finanzbedarfsschätzung) der Immobilien
Konzeptionelle Ausgestaltung / Formaler Rahmen
- Langfristige Bedarfs- und Unterhaltsplanung,
Wert- und Funktionserhaltung sowie
Erhaltungsstrategien, langfristige
Massnahmenplanung wie z.B. Beschaffung,
Liquidation, Nutzung, Belegung
- Langfristige Finanzplanung (Investitionen,
Folgekosten)
1. Stufe der Institutionen
2. Konsolidierung Stufe ETH-Bereich
Investitionsplanung (4 Jahre), VK und ZK
1. Stufe der Institutionen
rollend
I
i
alle vier
Jahre (z.H.
BFI-B)
I
E2
G
E1
jährlich
rollend
2. Konsolidierung Stufe ETH-Bereich
jährlich
rollend
Erarbeitung und Pflege Konzept Wert- und
Funktionserhaltung (als Strategie)
4 Jahre
i
i
i
K
G
i
E1
E1
A
M
D
D/A
M
G
K
D/A
A
D
M
M
M
E
K/M
D
M
M
1
Aufgabe / Aktivität
Normen und Standards
- Erarbeitung und Erlass
- Anwendung
Kofinanzierungen mit Drittmitteln: Erarbeitung
und Pflege Rahmenvereinbarung
Umsetzung
Bauprogramm a. Teil d. Botschaft z. Voranschlag
Führung Verpflichtungs- und Zahlungskredite
Berichterstattung
Immobilienreporting
 Stand der Verpflichtungskredite (Rechnung)
 Nachweis Wert- und Funktionserhaltung Art.
35b ETH (jährlich)
 Berichterstattung Stufe Gesamtportfolio inkl.
Kennzahlen (jährlich)
VILB
Periodizität
Parl.
BR
laufend
laufend
4 Jahre
jährlich
G
halbjährlich
i
jährlich
G
E4
EFV
BBL
WBF
Immobilienweisung
ETH-Rat ETH-Rat
Präsident
Stab Immo
Institution
SL/Dir
FKI
BLO ETHBereich
ETH-Rat
Erfa
Immo
i
E
A
M/E
i
E
M
D
M
D
i
M
M
i
M/E
M
K
D
K
E2
E3
E1
i
E
i
D
M
M
D
M
M
i
K
i
Ei
A
D/K
M
M
M
i
D
E2
i
K
i
M
G
i
i
A
i
M
D
D
M
M
K
E2
i
E
E1
D
D
A
A
B. Operatives Immobilienmanagement
Planung/Steuerung
Unterhaltsplanung Einzelobjekt
Einholen Aufwandkredit Unterbringung
Kreditverschiebung zwischen Investitionskredit
und Finanzierungsbeitrag
Umsetzung
Kauf <10 Mio Fr.
Kauf >10 Mio Fr. (Bauprogramm als Teil der
Botschaft zum Voranschlag)
Kofinanzierung: Vereinbarung mit
Drittmittelgeber
Verkauf / Abgabe im Baurecht
(Gesamtdokumentation inkl. Businessplan)
PPP, Finanzierungsleasing (z.B. mittels Baurecht)
Miete/Pacht > 2.0 Mio/Jahr
Miete/Pacht < 2.0 Mio/Jahr (Berichterstattung
summarisch an Präsidenten ETH-Rat)
E
jährlich
E1
bedarfsweise
bedarfsweise
G
E3
bedarfsweise
G2
G1
M/K
E/D
bedarfsweise
G
E
D
M/A
G
G
K
M
i/M
D/E
D/E
D
bedarfsweise
jährlich
i
i
2
Aufgabe / Aktivität
Dienstbarkeiten erhalten/gewähren, Kaufrechte
erhalten
Entscheid Kaufrecht gewähren
Führen der Investitionskredite im Detail
Führen der Liquiditätsplanung
Führen der Anlagezugänge/abgänge/Abschreibungen im Detail
Führen der Rückstellungen und
Eventualverbindlichkeiten im Detail
Summarische Wertführung Investitionsrechnung /
Bilanz
Entgegennahme von Schenkungen, letztwilligen
Verfügungen etc. z.G. Immobilieneigentum der
Institutionen
Weiterbelastung Unterbringung
Projektmanagement
Bedürfnisformulierung/-genehmigung > 10 Mio.
auf Grundlage RGK
Projektpflichtenheft > 10 Mio.
Projektreife z.H. Bauprogramm > 10, 3-10,
Rahmenkredit
Kreditfreigabe >10 nach Bundesbeschluss,
Kreditfreigabe 3-10 ab Rahmenkredit
Genehmigung Schlussrechnung > 10 Mio.
Periodisches Reporting Grossprojekte > 10 Mio.
Berichterstattung
Quartalsreporting Wertveränderung
Investitionsrechnung / Bilanz
Jahresabschluss: Angaben für Staatsrechnung /
Bilanz
VILB
Periodizität
Parl.
BR
EFV
BBL
WBF
Immobilienweisung
ETH-Rat ETH-Rat
BLO ETHBereich
bedarfsweise
bedarfsweise
E
i
i
i
E
K
K
K
quartalsweise
i
K
quartalsweise
i
D
laufend
monatlich
laufend
quartals
weise
D
jährlich
quartals
weise
jährlich
M
i
Präsident
ETH-Rat
Stab Immo
Institution
SL/Dir
E
D
M/A
A
D
K
K
K
M
D
D
D
K
D
i
K
M
G
M
E
i
K
i
E
K
D/A
E
E
K
K
D/A
D/A
E
K
D/A
G
i
K
K
D/E
D
FKI
Erfa
Immo
i
K
i
K
D
M
i
K
i
D
M
M
3
Aufgabe / Aktivität
VILB
Periodizität
Parl.
Stab Immo
Institution
SL/Dir
FKI
Präsident
Erfa
Immo
i
D
M
i
M
i
i
D
i/M
M
D
i
Erarbeitung und Erlass bereichsweiter Richtlinien
zu strategischem und operativem
Immobilienmanagement
Vertretung ETH-Rat in KBOB
Weitere ständige oder temporäre Aufgaben, die
von den Koordinationsgremien innerhalb des
ETH-Bereichs zur Erledigung übertragen werden
oder Einsitznahme in weiteren Gremien
E
M
M
A
M
E
D
D/M
M
D/M
M
E
M
D/M
D. Aufsicht, Durchführung von Evaluationen
E
D/A
M/A
A
A
Kennzahlen zum operativen Immobilienmgnt
(Normen und Standards)
Baustatistiken für Bundesamt für Statistik
Meldung Mieten, andere Nutzungsverhältnisse
und Veränderungen des Portfolios ausserhalb des
Bauprogramms
BR
EFV
BBL
BLO ETHBereich
jährlich
i
jährlich
i
halbjährlich
WBF
Immobilienweisung
ETH-Rat ETH-Rat
i
ETH-Rat
M
C. Koordination
4