S Sparkasse Schopfheim-Zell Machen Sie Ihren Verein fit für SEPA

S Sparkasse
Schopfheim-Zell
Machen Sie Ihren Verein fit für SEPA
Mit der SEPA-Überweisung und der SEPA-Lastschrift
können Sie bereits heute in Deutschland und europaweit
bezahlen. Zum 1. Februar 2014 werden die bisherigen nationalen
Verfahren abgelöst. Die Sparkasse Schopfheim-Zell unterstützt Sie bei der Umstellung.
A) Vorbereitende Maßnahmen
Nr.
Was Sie tun müssen Hinweise
1
Gläubiger-ID
beantragen
Ihre Vermerke
Die Gläubiger-Identifikationsnummer (kurz Gläubiger-ID) dient der
Identifikation eines Lastschrifteinreichers unabhängig von seiner
Bankverbindung. Jeder Lastschrifteinreicher muss über die InternetSeite der Bundesbank http://glaeubiger-id.bundesbank.de eine
Gläubiger-ID beantragen. Sie benötigten dazu lediglich eine
E-Mail-Adresse.
Beachten Sie: Die Gläubiger-ID muss zwingend mit Angabe des
Vereinsitzes (nicht Wohnort des Kassierers) beantragt werden.
Tipp: Bei nicht selbstständigen Vereinen müssen Sie ggf. die
Gläubiger-ID des Verbandes, Kirche oder Kommune verwenden, indem
Sie die drei variablen Stellen der Gläubiger-ID (ZZZ) durch ein eigenes
Kürzel ersetzen. Wir beraten Sie gerne vor Beantragung.
2
Electronic Banking
beantragen
SEPA-Lastschriften können künftig nur noch elektronisch, d.h. online
eingereicht werden. Lastschriftbelege und Disketteneinreichungen
sind ab 01.02.2014 nicht mehr möglich.
Falls Sie noch kein Online-Banking verwenden, nehmen Sie Kontakt
mit uns auf, damit wir für Sie einen Zugang bereitstellen können.
3
Vereinssoftware auf
SEPA-Fähigkeit
überprüfen und ggf.
aktualisieren bzw.
neu anschaffen
Bei der Erzeugung von SEPA-Lastschriften müssen Sie u.a. GläubigerID, Mandatsreferenzen, IBAN und BIC verwenden. Auch das
Datenformat ändert sich (XML statt DTA).
Sie benötigen daher eine Software, bei der Sie für jedes Mitglied IBAN,
BIC und die Mandatsreferenz hinterlegen können. Die so erzeugte
Datei können Sie dann per Online-Banking (ab voraussichtlich
06/2013) bei der Sparkasse Schopfheim-Zell einreichen.
Mit der Vereinssoftware SPG-Verein ab Version 3.0 sind Sie bestens
auf SEPA vorbereitet.
4
Mandatsreferenz
vergeben
Die Mandatsreferenz dient in Verbindung mit der Gläubiger-ID der
eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Mandats. Sie wird vom
Lastschrifteinreicher individuell für jedes SEPA-Mandat vergeben.
Dieses muss eindeutig sein, also nicht mehrfach verwendet werden.
Die Länge beträgt maximal 35 Zeichen, der Aufbau kann vom
Lastschrifteinreicher festgelegt werden (z. B. Mitgliedsnummer in
Verbindung mit dem Jahr der Mandatserteilung)
Beispiel: 2013-12345678
5
Stammdaten pflegen Statt Kontonummer und Bankleitzahl müssen Sie für SEPALastschriften IBAN und BIC verwenden. Viele Vereinsprogramme
unterstützen die automatische Umrechnung von Kontonummer und
BLZ von Haus aus.
6
Mandatsverwaltung
einrichten
SEPA-Mandate müssen Sie – ungeachtet von privat- und
steuerrechlichen Vorschriften – mindestens 14 Monate nach der
letzten Verwendung (d.h. Lastschrifteinzug) im Original aufbewahren,
da Sie diese auf Verlangen vorzeigen müssen.
Weitere Informationen zu SEPA, sowie die aktuelle Fassung dieser Checkliste, finden Sie unter www.sparkasse-schopfheim-zell.de
Checkliste
Machen Sie Ihren Verein fit für SEPA
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7
SEPA-LastschriftMandate
Die bisherige Einzugsermächtigung heißt künftig SEPA-Mandat. Das
SEPA-Mandat verlangt deutlich höhere formale Anforderungen (z.B.
vorgegebener Text) als bei der Einzugsermächtigung. Überprüfen Sie
Ihre Beitrittserklärungen oder sonstige Vordrucke auf
Anpassungsbedarf.
Ein Muster eines gültigen SEPA-Mandats finden Sie unter
www.sparkasse-schopfheim-zell.de
Prüfen Sie bestehende Einzugsermächtigungen:
Liegen diese schriftlich im Original vor?
Wurden sie vom Zahlungspflichtigen unterschrieben?
Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, müssen Sie ein neues SEPAMandat einholen.
8
SEPA-LastschriftEinreicherVereinbarung
aktualisieren
Für die Einreichung von SEPA-Lastschriften ist eine neue Vereinbarung
zwischen Ihrem Verein und der Sparkasse Schopfheim-Zell
erforderlich. Wenn Sie bereits Lastschriften einreichen, senden wir
Ihnen diese Vereinbarung automatisch zu. Bitte senden Sie diese
ausgefüllt und von einem zur Vertretung Ihres Vereins berechtigten
Vorstandsmitglieds an uns zurück.
9
Briefbogen ändern
Geben Sie auf Ihrem Briefbogen, Formularen und sonstigen
Dokumenten neben der Kontonummer und der Bankleitzahl auch die
IBAN und BIC mit an. IBAN und BIC zum Vereinsgirokonto finden Sie
auf jedem Kontoauszug.
B) Vor dem ersten Einzug von SEPA-Lastschriften
Nr.
Was Sie tun müssen Hinweise
1
Voraussetzungen
prüfen
Haben Sie alle vorbereitenden Maßnahmen umgesetzt?
Haben Sie einen Online-Banking-Zugang?
Bitte beachten Sie: SEPA-Lastschriften im Online-Banking der
Sparkasse Schopfheim-Zell können Sie ab Juni 2013 nutzen.
2
Bestehende Einzugsermächtigungen in
SEPA-Mandate
umwidmen
Bestehende Einzugsermächtigungen können Sie seit dem 9. Juli 2012
in ein SEPA-Lastschriftmandat umwandeln. Dazu müssen Sie vor der
ersten Verwendung dem Zahlungspflichtigen die Gläubiger-ID, die
Mandatsreferenz und den Umstellungstermin (Tag des ersten SEPAEinzugs) mitteilen.
Textbeispiel: „Wir werden Ihre bestehende Einzugsermächtigung am
xx.xx.xxxx in ein SEPA-Mandat umwandeln. Die Mandatsreferenz ist xxxxxxx, unsere Gläubiger-ID lautet DExxx.“
3
Zeitpunkt der
Mandatserteilung
In Ihrer Mandatsverwaltung muss das Datum der Mandatserteilung
(Tag der Unterschrift) angegeben werden. Sofern Sie eine bisherige
Einzugsermächtigung umgewidmet haben, gilt der Tag der
Umstellungsinformation an den Zahlungspflichtigen (Ziff. 2) als
Zeitpunkt der Mandatserteilung.
4
Vorabinformation
vor dem ersten und
jedem weiteren
Einzug
Sie müssen Ihre Zahlungspflichtigen künftig vorab über den genauen
Termin des Lastschrifteinzugs informieren. Die Vorlauffrist für diese
Information können Sie schriftlich mit Ihren Zahlungspflichten selbst
vereinbaren, z.B. im Mitgliedsantrag. Sofern Sie nichts Abweichendes
vereinbart haben, gilt eine gesetzliche Frist von mindestens 14
Kalendertagen vor dem Fälligkeitstag.
Tipp: Nehmen Sie diese Information mit in die Ankündigung zur SEPAUmstellung (Ziff. 2) auf.
5
Lastschriften
rechtzeitig
einreichen
SEPA-Lastschriften müssen Sie künftig mit einem Fälligkeitsdatum
versehen (dieses Datum teilen Sie den Zahlungspflichtigen rechtzeitig
mit). Die Lastschriftdatei müssen Sie der Sparkasse Schopfheim-Zell
bei der ersten Ausführung mindestens 6 Geschäftstage, bei FolgeEinzügen mindestens 3 Geschäftstage vorher online einreichen,
frühestens jedoch 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstag.
Ihre Vermerke
Weitere Informationen zu SEPA, sowie die aktuelle Fassung dieser Checkliste, finden Sie unter www.sparkasse-schopfheim-zell.de