St.-Marien-Hospital Lünen
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St.-Marien-Hospital Lünen
Case Study CDC 1726, CLP 3726, CD 1028, CD 1128, CD 1435, CD 5240, LP 3240, LP 3335 Vom Hardwarezoo zum homogenen Maschinenpark: UTAX kuriert Output Management‐Probleme im St.‐Marien‐Hospital Lünen „Die Geräte werden aufgrund der Funktionen und Bauweise den täglichen Anforderungen im Klinikalltag mehr als gerecht und es gibt quasi für jedes Problem eine Lösung.“ Ralf Plomann, IT-Leiter am St.-Marien-Hospital Die Herausforderung: Konsolidierung gewachsener Output Manangement-Umgebung mit hohem Druckaufkommen Auch in einem Krankenhaus muss das Drucken schnell und störungsfrei von der Hand gehen, und wirtschaftlich muss es auch sein. Eine über die Jahre gewachsene, heterogene Infrastruktur machte es im St.-Marien-Hospital Lünen immer schwieriger, diese Vorgaben zu erfüllen. Mit Hilfe von Multifunktionssystemen und Druckern des spezialisierten deutschen Anbieters UTAX und der Büroorganisation Brauch als Fachhändler vor Ort wurde deshalb die gesamte Druckerlandschaft neu organisiert. Um die 1.000 Mitarbeiter arbeiten im St.-Marien-Hospital Lünen. Von Patientenakten und -informationen bis hin zu den Dokumenten der Buchhaltung fällt ein zum Teil überdurchschnittlich hohes Druckaufkommen an. Entsprechende Geräte werden und wurden nach Bedarf angeschafft –so entstand über die Jahre ein „Hardware-Zoo“: Um die 300 Papierausgabegeräte, Laser- und Tintenstrahldrucker, Faxgeräte und Kopierer sammelten sich an, verteilt auf 45 verschiedene Modelltypen. Neben der Bedienbarkeit – die Anwender im Krankenhaus müssen mit unterschiedlichsten Benutzeroberflächen umgehen können – beeinträchtigt dies vor allem die Wirtschaftlichkeit. Drei Bereiche waren hier besonders betroffen: der Einkauf, der für jedes Modell unterschiedliche Verbrauchsmaterialien wie Toner und Tinte beschafft und lagert, die Buchhaltung, die den Überblick über all die Abrechnungen verantwortet, und schließlich der IT-Support, der alle Geräte und die damit verbundene Software wartet. Im St.-Marien-Hospital sind sieben © UTAX GmbH, 2011 Auf einen Blick Drastische Reduzierung der Anzahl der Geräte durch den Einsatz von Multifunktionssystemen Vereinfachung und Vereinheitlichung der IT Struktur Weniger Administrationsund Wartungsaufwand, Entlastung der IT-Abteilung Weniger Druckkosten durch vereinbarte Fixpreise Höhere Performance Weniger Bedarf an Lagerplatz durch einheitliches Zubehör „Green IT“: Deutlich gesunkene Stromkosten und Emissionen Umfassende Unterstützung durch Fachhändler vor Ort Mitarbeiter in der IT-Abteilung beschäftigt, die einen großen Teil ihrer Arbeitszeit darauf verwendeten, Drucker zu reparieren – doch dafür sind sie viel zu teuer. Sie sind zudem nicht als Drucker-Techniker ausgebildet, benötigten deshalb mehr Zeit am Drucker und hatten weniger Zeit für Kernaufgaben wie die Optimierung der Krankenhaus-IT. Im Jahr 2007 beschlossen Geschäftsleitung und IT-Abteilung daher die Umrüstung des gesamten Standorts auf neue, einheitliche Geräte. Eine der wesentlichen Anforderungen des Projekts war die strikte Vereinfachung der Infrastruktur: Das Klinikum wollte insgesamt weniger Geräte verwenden und den administrativen sowie den Wartungsaufwand deutlich vermindern. Durch die Umstellung sollten zudem die Druckkosten gesenkt werden, die den Verantwortlichen insbesondere bei den Tintenstrahldruckern als zu hoch erschienen. Das Konzept: Umstellung auf Multifunktionsgeräte Die Erfüllung der Anforderungen sollte unter anderem durch den überwiegenden Einsatz von Multifunktionsgeräten – sprich Scanner, Drucker und Kopierer in einem – erreicht werden. Ausschlaggebend waren bei der Auswahl die Kriterien Robustheit, Zuverlässigkeit sowie Kompatibilität mit der vorhandenen Systemumgebung. Neben den kaufmännischen und technischen Aspekten war Ralf Plomann, dem IT-Leiter am St.-Marien-Hospital und Projektleiter bei der Umstellung, ein vertrauenswürdiger, kompetenter Projektpartner vor Ort sehr wichtig. „Wir haben uns für einen qualifizierten Fachhändler vor Ort entschieden, das Systemhaus Büroorganisation Brauch“, erklärt Plomann. Als Vollsortimenter liefert Brauch alles aus einer Hand – nicht nur Bürogeräte, sondern auch Büromaterial und Büromöbel. Das Unternehmen ist seit 1985 UTAX-Partner und hat dementsprechend langjährige Praxiserfahrung mit den UTAX-Multifunktionsgeräten. „Wir folgten dem Vorschlag von Brauch und haben uns zur Konsolidierung unserer Infrastruktur für UTAX-Produkte © UTAX GmbH, 2011 Über das Hospital, Lünen St.-Marien- Das Klinikum Lünen oder St.Marien-Hospital ist eines der größten Krankenhäuser im Ruhrgebiet und Münsterland sowie der größte Anbieter von Gesundheitsdienstleistungen im Kreis Unna. Das 1865 gegründete Krankenhaus mit seinerzeit 50 Betten ist heute ein Schwerpunktklinikum mit Anteilen der Maximalversorgung, 590 Betten und fungiert als akademisches Lehrkrankenhaus der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster. In den insgesamt 16 Fachabteilungen des Klinikums werden jährlich 20.000 stationäre und fast 40.000 ambulante Patienten versorgt sowie ca. 10.000 Operationen durchgeführt. entschieden“, so Ralf Plomann weiter. „Die Geräte werden aufgrund der Funktionen und Bauweise den täglichen Anforderungen im Klinikalltag mehr als gerecht und es gibt quasi für jedes Problem eine Lösung. Druckvorgänge, gerade in zeitkritischen Umgebungen, setzten eine solide und leistungsfähige Geräteklasse voraus, um in den am Druckgang beteiligten Prozessen keine Verzögerung herbeizuführen. Im Klinikalltag gilt es oft moderne Softwareprodukte und AltKonstrukte gleichzeitig zu betreiben. Die Geräte der Firma UTAX sind sowohl für modernste Umgebungen als auch für sehr alte Systemumgebungen und ‚exotische‘ Produktlinien optimal anpassbar.“ Die Abholung der Altgeräte und Auslieferung der 192 Neugeräte nahm 14 Tage in Anspruch, weitere 14 Tage dann die Implementierung. Überwiegend handelte es sich dabei um Schwarz-Weiß-Lasergeräte, nur ein Gerät ist ein FarbMultifunktionssystem. Die Tintenstrahldrucker wurden komplett entfernt, da sie wegen der hohen Verbrauchskosten auch von Brauch als unwirtschaftlich bewertet wurden. Innerhalb eines Monats war der Maschinenpark komplett umgestellt, danach folgte die individuelle Einweisung der Krankenhaus-Mitarbeiter. Das Ergebnis: Hohe Zufriedenheit – und ein Folgeauftrag Die Reduktion der Anzahl der Geräte bedeutete unmittelbar einen geringeren Stellplatzbedarf, einen gesunkenen Stromverbrauch sowie weniger Emissionen. Da viele der neuen UTAXGeräte mit baugleichem Zubehör arbeiten, beispielsweise der gleichen Art von Druckerkassetten, war von Beginn an weniger Lagerplatz nötig. Auch für die Beschaffung bedeutete die Umstellung eine enorme Erleichterung: Hatte früher bei der Anschaffung von Verbrauchsmaterialien oder dem Ersetzen eines defekten Gerätes fast immer auch der Einkauf Modelle gesichtet, Angebote eingeholt; Kaufentscheidung getroffen und Wareneingang, Rechnungsprüfung und Zahlung koordiniert, so gilt heute: Ein Vertrag, ein Ansprechpartner und nur eine einzige Rechnung pro Jahr. Neben den logistischen und © UTAX GmbH, 2011 administrativen Vorteilen waren sofort nach der Umstellung deutliche Performance-Gewinne spürbar: Die neuen Geräte geben bis zu 40 Seiten pro Minute aus. Dies verkürzt die Wartezeiten für die Anwender. Auch die IT-Abteilung spart massiv Zeit, da Brauch den Support vertragsgemäß übernommen hat. Soweit möglich werden Probleme sofort vor Ort behoben, die vereinbarte Reaktionszeit beträgt gerade einmal vier Stunden. Ein defektes Gerät wird sofort repariert oder ein gleichartiges Ersatzgerät zur Verfügung gestellt – es kann unterbrechungsfrei weitergearbeitet werden. Das Klinikum profitiert beim Support zudem von einer Patronatserklärung von UTAX: Kann der Fachhändler aus irgendeinem Grund den vertraglich vereinbarten Service nicht mehr sicherstellen, tritt UTAX mit seiner eigenen Serviceorganisation an seine Stelle. Durch diese vertrauensbildende Maßnahme wird auch der Fachhandel gestärkt, weil seine Position beim Kunden zusätzlich durch UTAX gestützt wird. Durch die bereits bestehende jahrelange und erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Brauch und dem St.-Marien-Hospital Lünen gab es bei diesem Projekt aber ohnehin bereits eine solide Vertrauensbasis zwischen den Projektpartnern. „Wir haben im Haus drei Dienstleister, mit denen wir zu 100 Prozent zufrieden sind – einer davon ist die Büroorganisation Brauch“, lobt Ralf Plomann die Qualität der Zusammenarbeit. Durch die Umstellung wurden deutliche Effekte in Bezug auf die Wirtschaftlichkeit des St.-Marien-Hospitals erzielt. Ralf Plomann kommentiert die Verbesserungen: „Die Zusammenarbeit mit der Firma Brauch brachte für uns drei positive Effekte: Zum einen kann sich die IT-Abteilung voll und ganz auf ihre Kernkompetenz konzentrieren, nämlich den Betrieb einer KrankenhausIT. Druckvorgänge scheinen für Anwender trivial, doch die Geräte sind komplex. Da Fehler im Druckprozess oft zu emotionalen Reaktionen führen, ist der Vorgang der Behebung sowohl technisch als auch menschlich anspruchsvoll. Der zweite Punkt sind die direkten Kostensenkungen, die sich durch die vereinbarten Fixpreise in Bezug auf das Seitenpreiskonzept © UTAX GmbH, 2011 Modelle u.a. CDC 1726 CD 1435 CD 5240 CLP 3726 ergeben. In diesem Zusammenhang bringt uns auch die Verlagerung der Kosten von Investitions- zu Verbrauchskosten große Vorteile. Drittens ergeben sich für uns indirekte Preissenkungen durch die schnelle Behebung von Störungen und Wiederherstellung eines reibungslosen Prozessablaufs.“ Die Zufriedenheit drückte sich für Brauch in einem ähnlich gelagerten Folgeauftrag aus: Ein kleineres Haus aus der gleichen Klinikgruppe im zehn Kilometer entfernten Werne will ebenfalls die Infrastruktur konsolidieren und modernisieren. Die bestehende Druckerlandschaft wurde bereits um Neugeräte ergänzt. Bei Bedarf werden nun sukzessive Altgeräte durch UTAX-Geräte ersetzt, um auch in Werne letztendlich einen wirtschaftlicheren, homogenen Maschinenpark zu verwirklichen. Über UTAX: Die UTAX GmbH mit Sitz in Norderstedt bei Hamburg hat sich auf den Vertrieb von hochwertigen Druck- und Kopiersystemen spezialisiert. Das breite Produktportfolio umfasst Hard- und Software, wie Kopier-, Druck- und Multifunktionssysteme (MFP) für den Büro-Arbeitsplatz bis hin zu Großflächensystemen für professionelle Anwendungen. Maßgeschneiderte Konzepte sowie ganzheitliche Beratung für effizientes Dokumentenmanagement in Unternehmen werden mit dem Konzept UTAX Document Consulting angeboten. In Deutschland wird die Marke UTAX über ein Netz aus über 200 autorisierten Vertragshändlern vertrieben. International agiert das Unternehmen in über 40 Ländern der EMEA-Region. Für UTAX sind ca. 130 Mitarbeiter tätig und das Unternehmen ist eine Tochtergesellschaft der TA Triumph-Adler GmbH. UTAX GmbH Ohechaussee 235 22848 Norderstedt Deutschland © UTAX GmbH, 2011 Telefon: +49 (0) 40 / 528 49 0 Telefax: +49 (0) 40 / 528 49 120 E-Mail: [email protected] Internet: www.utax.de Über die Büroorganisation brauch GmbH, Lünen Das Unternehmen wurde 1949 durch Wilhelm Herr als Reparaturwerkstatt für Büromaschinen in Lünen gegründet. Im Jahr 1970 übernahmen es Horst und Hannelore Brauch. Ab 2001 wurde es durch die Geschwister Birgit und Carsten Brauch weitergeführt und ist damit heute ein Familienunternehmen in der 2. Generation. Büroorganisation Brauch offeriert Drucker, Kopierer und multifunktionale Systeme sowie Präsentationsund Moderationstechnik, aber auch Objekt- und Büroeinrichtungen sowie Schul- und Bürobedarf. Zusatzleistungen umfassen technischen Kundendienst sowie CAD-Planung und Montage von Büros.