MANUAL DE NORMAS E ROTINAS: ORIENTANDO SERVIÇOS E

MANUAL DE NORMAS E ROTINAS: ORIENTANDO SERVIÇOS E
TRATAMENTO DE MATERIAIS
Autores: Rejane M. Rosa Ribeiro* - [email protected]. Maria de Fátima de Jesus
Moreira* - [email protected]. Solange dos Santos Rocha* - [email protected] .
Gerusa Maria Teles de Oliveira* – [email protected]
*
Universidade Estadual de Feira de Santana.
Introdução:
A Biblioteca Central (BC) da Universidade Estadual de Feira de Santana (UEFS)
em consonância com a política administrativa de sua instituição cria em 1988 o
Manual de Normas e Rotinas que descreve as competências e rotinas das Seções
e Setores da BC, seguindo a meta do Plano de Ação 1988/1991 que era de treinar
o corpo administrativo da biblioteca para executar com eficiência e qualidade as
atividades inerentes a cada setor.
A importância do manual é descrita pela professora Camélia Regina de Mattos, na
apresentação da terceira edição
Um manual de normas e rotinas é importante para a organização e
políticas a serem adotadas, eliminando incorreções e orientando seu
“staff” na execução de tarefas, servindo como instrumento de treinamento
em rotinas desenvolvidas nas diferentes seções, gerencias e subgerencias da biblioteca.
Cada membro do corpo administrativo deve ler atentamente todo o
manual e, sobretudo, as partes que lhe dizem respeito, procurando seguilas e sugerindo mudanças quando necessário. Desse modo, a Biblioteca
Central Julieta Carteado avança nos seus procedimentos de gestão e
avaliação dos serviços estruturais e daqueles destinados ao usuário.
(Manual de normas e rotinas da Biblioteca Central Julieta Carteado,
2006, p.6)
Como a qualidade em Bibliotecas depende do desempenho eficaz dos recursos
humanos o Manual de Normas e Rotinas torna-se um instrumento norteador no
desenvolvimento das atividades desenvolvidas na Biblioteca, permitindo que na
ausência de um colaborador qualquer outro possa assumir seu posto sem prejuízo
do desempenho das atividades.
Relato da experiência:
Lançado em 1988 a primeira edição do manual descreve as competências do
Bibliotecário e as rotinas das Seções e Setores, nas segunda e terceira edições o
modelo continuou com essa estrutura, porém, com o crescimento da biblioteca foi
preciso atualizá-lo, assim, se encontra na terceira edição (do ano de 2006) e a
equipe da BCJC já trabalha na quarta edição.
As duas primeiras edições foram produzidas pela equipe de bibliotecários, já a
terceira edição contou com a participação de auxiliares, o mesmo acontecendo
com a quarta edição (no prelo).
O manual traz um breve histórico da Biblioteca Central, órgão coordenador do
Sistema de Bibliotecas da UEFS (SISBI), estabelece as competências do
responsável pela seção ou setor e descreve o passo a passo das atividades e as
rotinas desempenhadas pelo corpo de funcionários da BCJC.
A organização do manual baseia-se na estrutura da biblioteca (ver figura 01) onde
a descrição das atividades se inicia com a Direção, seguindo as gerencias e
dentro destas as seções e setores. Uma Seção pode ter sob sua responsabilidade
um ou mais setores, a exemplo da Seção de Referência que tem o Setor de
COMUT, responsável pelo serviço de Comutação Bibliográfica entre outros.
Figura 01 – Organograma da BCJC
DIREÇÃO
SECRETARIA
CONSELHO DELIBERATIVO
INFORMAÇÃO E CIRCULAÇÃO DO ACERVO
PBL
MULTIMEIOS
COL. ESPECIAL
DESENVOLVIMENTO DO ACERVO
PERIÓDICOS
PROJ. IMAGEM
REFERENCIA
GUARDA-VOLUME
AQUISIÇÃO E INTERCÂMBIO
COMUT
COL. GERAL
PROC. TÉCNICOS
MEMÓRIA DA UEFS
Fonte: Do autor
No manual cada Seção e Setor ganha um parágrafo sobre sua conceituação e
após são descritas as competências e rotinas que desempenham, formando assim
um passo a passo minucioso do fazer cotidiano na Biblioteca. Alguns serviços
foram colocados em anexo devido à grande quantidade de informação, como é o
caso do treinamento para acessar o Portal de Periódicos da CAPES, ou das
ordens de serviço.
Considerações Finais ou Conclusões:
A biblioteca é um organismo dinâmico e se faz necessário as atualizações
periódicas do seu Manual de Normas e Rotinas, no caso da BCJC o manual está
em fase de construção da quarta edição que é mais completa e detalhada e com
maior participação dos seus colaboradores. Assim, o objetivo da biblioteca com a
atualização do manual é de facilitar o serviço diário dos setores e seções da
Biblioteca Central e de servir como auxílio na execução das tarefas
desempenhadas por cada funcionário mantendo o padrão e qualidade dos
serviços oferecidos a comunidade universitária.
Palavras-chave: Manual de Normas e Rotinas. Biblioteca universitária.
Referência
MANUAL de normas e rotinas da Biblioteca Central Julieta Carteado. 3.ed. Feira
de Santana: UEFS, 2006.