(Berlin): Die Verschmelzung von ECM und IHE bei der Vivantes

Die Verschmelzung von
ECM und IHE bei der Vivantes.
Mit PEGASOS 3D zur grenzenlosen Prozessunterstützung.
Berliner Archivtage, 3.12.2014 im Vivantes-Klinikum Neukölln
Thomas Lichtenberg, Geschäftsführer
MARABU - 20 Jahre Erfahrung im
Management von Informationen
•
Führender Anbieter im Healthcare Markt
für Archivierung, Dokumenten- &
Prozessmanagement
•
Mehr als 20 Jahre Branchenerfahrung
•
Zahlreiche Projekte in Medizin und
Verwaltung
•
Standardisiertes und flexibles ECMSystem PEGASOS
•
Kompetentes, höchst engagiertes Team
•
Persönlich, flexibel & in guter
Zusammenarbeit
Medical Information Broker (MIB)
MIB Motivation
Finanzierungssituation
Ca. 50% der Krankenhäuser arbeiten defizitär!
Fachkräftemangel = höhere Gehaltsforderungen
Höhere Qualifikationen = mehr Schulungsaufwände
Verdichtung der Arbeit = hohe Krankenstände / Gesamtausfälle
Niedrigzinspolitik der EZB = Steigende Energiekosten
Investitionsstau = Mehr Aufwände für Instandhaltung
Usw., usw., ...
Wie sollen die Herausforderungen finanziert werden?
Finanzierungssituation
Der neue Koalitionsvertrag beinhaltet zum Thema Finanzierung folgende
Wortschöpfungen:
Wachstumsfinanzierung
Refinanzierung
Finanzierungsgrundlage
Finanzierungspfad
Finanzierungsinstrumente
Finanzierungsformen
Unterfinanzierung
Projektfinanzierung Gegenfinanzierung
Finanzierungskonditionen
Finanzierung
Finanzierungsvorbehalt
Finanzierungsbeiträge
Finanzierungsmodalitäten
Mittelstandsfinanzierung
Grundfinanzierung
Schwarmfinanzierung
Anschubfinanzierung
Sonderfinanzierungsprogramm
Finanzierungsinstrumente
Finanzierungsmodelle
Finanzierungsvereinbarung
Nutzerfinanzierung
Finanzierungsperspektiven
Welche dieser Wortschöpfungen kommen im Koalitionsvertrag im Kapitel
2.4 Gesundheit und Pflege / Krankenhausversorgung (Seite 78-80) vor?:
Gar keine!
Veränderung im Gesundheitsmarkt
Durch den Finanzierungsdruck entstehen neue Unternehmensstrukturen:
Krankenhausträger
Versorgungsträger
Praxis
Dr. Zwei
Diagnose
Krankenhaus 1
GmbH Funktion 1
Med Abteilung 1
GmbH Funktion 2
Med Abteilung 2
Med Abteilung 3
Gemeinschaftspraxis
Tochtereinrichtungen
Funktionseinheit
2
MVZ 2
Pflegeheim /
Ambulante Pflege
Dr. Drei
Dr. Vier
Krankenhaus 2
Altenheim
Dr. Fünf
Dr. Sechs
Rehaeinrichtung
Funktionseinheit
MVZ 1
1
Krankenhaus 3
Nach einem Modell von: C.Seidel, Braunschweig für CCeSig
Intersektorale medizinische
Betreuung
Praxis
Dr. Eins
Med. Eingriff / Therapie
Rehabilitation
Pflege
Betreuung
Der Paradigmenwechsel
Nicht nur die Krankenhausunternehmen haben sich verändert, sondern auch die
Möglichkeiten ihrer IT.
Bislang (Zentral):
•
Standardisierung und Zentralisierung der klinischen Dokumentation in den wichtigsten
Systemen (KIS; RIS; LIS; PACS; Archiv - auf Basis HL7)
•
Standardisierung und Zentralisierung der Abrechnungsverfahren
(KIS; DRG Coding; ERP Systeme)
Neu (Zentral+Dezentral):
•
Direkte, unmittelbare Prozessunterstützung! (Information on the fly)
•
Standardisierung in der Kommunikation aller prozessrelevanten Systeme
•
Einrichtungsübergreifende Prozesskommunikation innerhalb eines Trägers
•
Gesicherte, standardisierte Kommunikation mit externen Leistungserbringern
Was kann die IT zur Erreichung der
Geschäftsziele in den neuen
Versorgungsunternehmen beitragen?
Neue Anforderungen an die IT
•
Interkommunikation Medizintechnik und IT
•
Vernetzung der Leistungserbringer
•
Mehr Sicherheit in Qualität und Verfügbarkeit
•
Einbindung bislang fremder Leistungs- und Funktionsabteilungen
•
Mobilität
•
Prozessanalyse
•
Prozessunterstützung und Prozesssteuerung durch Workflows
Das Vivantes DMS-Projekt
Vivantes Zielstellung
Unternehmensweites DMS
•
IHE-basierte klinische Akte (Patientenakte)
•
MDK-Aktenmanagement
•
Aufbau einer administrativen Akte
•
E-Mail-Archivierung
•
Personalakte
•
Digitale Signaturen und Zeitstempel
•
Externe Digitalisierung der Patienten- und Personalakte
•
Inhouse-Verarbeitung im „frühen Scannen“ für klin. + admin. Dokumente
•
Revisionssichere Archivierung (über alles, inkl. externer Zertifizierung)
Vivantes Zielstellung
IHE-basierte klinische Akte
Nutzung einer IHE-konformen Archivstruktur in einem externen Archiv
•
•
Extern = außerhalb des DMS
eigenes Los der Ausschreibung
•
Eine (!) zentrale Registry
•
Zugriff von verschiedensten Clients, IHE-Consumern ( Mobilität, Offenheit)
•
Kommunikation mit externen Partnern (
Interoperabilität)
Sammelbecken für Informationen klinischer Quellen und unterschiedlichster
•
Formate
Vermeidung von Papier (Ausdruck)
•
Ablage strukturierter Befunde als CDA-Objekte
•
Generierung von CDA-Dokumenten
Konseqent!
•
Verteilen von Links statt Duplikaten (?? IHE-konform ??)
•
Nutzung der Komfortmerkmale eines DMS (Thumbnails, Volltext, Uniformat)
Vivantes Zielstellung
Verwaltungsakte
Sammelbecken für Objekte aus KIS (Orbis) und SAP, Papier
•
•
Reduzierung von Papier, Prozessoptimierung
•
Zugriff auf ausgewählte klinische Dokumente (und umgekehrt)
•
In wesentlichen Teilen „frühes Scannen“:
•
Viele Standorte, zentrale Patientenverwaltung
•
Gemeinsames Scannen von admin. und klin. Belegen
•
Papierlose Prozesse
Formular-Identifikation und -Erschließung (Erkennen
von Optionen zur Steuerung des Workflows)
•
Workflows als Reaktion auf den internen und externen Posteingang
Vorgehen der Realisierung
Teilprojekte
•
System
•
Klinische Akte
•
Administrative Akte
Aufgaben
•
Abteilungsübergreifende Strukturen und Prozesse statt paralleler Systeme
•
Gemeinsamer Aktenplan
•
Berechtigungskonzept
unterschiedliche Sichten nach Tätigkeit
definieren
Realisierung „Administrative Akte“
Klassische DMS-Akte
•
Ablage digitaler Dokumente aus SAP und ORBIS im DMS
•
Integration in führende Systeme SAP und ORBIS zum komfortablen Aufruf
•
Etablieren von Scanverfahren für stationäre Aufnahmen und Poststelle zur
effektiven Verarbeitung von Beleggut mit nachfolgender Indexierung und
Workflow
•
„digitale Poststelle“
In Arbeit: Hybrides Signaturverfahren für die papierlose Archivierung von
Behandlungsverträgen u.ä.
Integration klinische Akte
•
Transparenter Zugriff auf berechtigte Dokumente der klinischen Akte aus
dem IHE-Archiv
Realisierung „Klinische Akte“ (1)
Verarbeitung von Papierbelegen
•
Archivierung fremd-digitalisierter Krankenakten (kompletter Prozess)
•
Frühe Digitalisierung von „mitgebrachten Dokumenten“ etc.
•
•
Aufnahmescannen
•
Scannen im Behandlungsverlauf
Aufruf-Integration KIS (Benutzer- und Objektkontext)
Realisierung „Klinische Akte“ (2)
Digitale Dokumente
Verarbeitung von Dokumenten aus dem KIS
•
•
Archivierung nach Vidierung (Trigger Vidierung)
•
Speicherung nach Änderungen (Trigger Speichern)
Ablage digitaler Dokumente aus diversen klinischen Anwendungen
•
•
•
Klassische MDM- / PDF-Archivierung
•
Konvertierung von ORU / (TXT) nach PDF / CDA (z.B. Patho)
•
Konvertierung von ORU / (Struct) nach CDA (z.B. POCT)
Melden neuer Objekte als Link an KIS
aktuell CDA-Level 3
Realisierung „Klinische Akte“ (3)
Archivierungsprozess
Spezifische Ablage-Policies je Archiv
•
•
„klassisch“ für Verwaltungsdokumente
Zeitstempel, Storage
•
„IHE“ für alle Inhalte der klinischen Patientenakte
IHE-Archivierung
•
•
Vorverarbeitung der Dokumente in PEGASOS
•
Komfortmerkmale erschließen (Volltext, Thumbnails, ..)
•
Übertragung der Dokumente an XDS-B-Archiv „Tiani“ (Repository und Registry) als
technische Document-Source
•
„vergessen“ der Registrierung/Dokumente
nur eine Registry je „Affinity domain“
•
Verantwortliche Archivierung erfolgt im Fremdarchiv
Realisierung „Klinische Akte“ (4)
Zugriff auf Dokumente
•
Suche nach Objekten
•
Ermitteln der „internen“ Objekte gemäß Suchbedingungen
•
Anfrage an IHE-Registry als IHE-Consumer
•
Merge der Ergebnisse
Anwender sieht transparent eine Komplettakte
Integrationskonzept IHE - Server
PEGASOS
IT-Systeme
KIS / KAS
KIS / KAS
DB
PEGASOS
Client
Archiv
*
Stammdaten
*
PEGASOS DMAS
*
*
Scannprozesse
Dokumente
*
*
PEGASOS
Receiver
*
*
*
PEGASOS
Sender
HR
SAP R/3
SAP
ArchiveLink
FI/AA
*
CO
MM
*
IHE-Client
XDS.b
Techn Source
Consumer
PM
*
*
IHE-Registry
(externe, eFA, KAS)
*
Dokumente
HCM
SRM
*
IHE-Archiv/Server
PEGASOS
Client
XDS.b
Registry
Repository
IHE-Repository
*(externe, eFA, KAS)
Dokumente
KAS / Fachsysteme
Dokumente
*
*
PEGASOS
Client
*
*
IHE-Integration
Erforderliche Profile und Aktoren
Profil
Actor
ATNA-Audit Trail and Node Authentication
Secure Node
CT-Consistent Time
Time Client
PIX-Patient Identifier Cross-referencing for MPI
Patient Identiy Cross-reference Manager
PIX-Patient Identifier Cross-referencing for MPI
Patient Identity Source
PIX-Patient Identifier Cross-referencing for MPI
Patient Identity Consumer
XDS.b-Cross-Enterprise Document Sharing
Document Registry
XDS.b-Cross-Enterprise Document Sharing
Document Repository
XDS.b-Cross-Enterprise Document Sharing
Document Source
XDS.b-Cross-Enterprise Document Sharing
Document Consumer
XDS-I Cross-Enterprise Document Sharing for imaging
Image Document Registry
XDS-I Cross-Enterprise Document Sharing for imaging
Image Document Repository
XDS-I Cross-Enterprise Document Sharing for imaging
Image Document Source
XDS-I Cross-Enterprise Document Sharing for imaging
Image Document Consumer
Nächste Schritte
•
Anbindung weiterer digitaler Quellen
•
Integration PACS über XDS-I
•
DMS als Ausfallkonzept zum KIS
•
Aufbau einer unternehmensübergreifenden Kommunikation mit
Vivantes-Partnern
Resümee
DMS und Archiv bei Vivantes
•
PEGASOS stellt als DMS/Archiv den zentralen Knoten für alle
etablierten Systeme dar
•
Integration der Systeme entsprechend „ihrer Möglichkeiten“
•
Bestandteil der Akte sind Dokumente, Bilder, E-Mails und
strukturierte Informationen
•
Quellen und Nutzer des Systems sind klinische und
administrative Benutzer, die auf einen logisch einheitlichen
Informationspool zugreifen
•
PEGASOS ist die Brücke zwischen klassischen IT-Systemen und
offener IHE-Welt
PEGASOS 3D
PEGASOS Archiv
PEGASOS
MIB
DICOM
MP4 - AVI
eFA 2.0
MP3 -WAV
XML
MS-Office
IHE-XDS
Multimedial
CDA
Portal
MPI
JPG - GIF
PDF/A
HL7
PDF
Mandanten
TIFF
Analog / Papier
Rollen-Profile
PEGASOS
HIB
Interdisziplinär
PEGASOS 3D
Multimedial: revisionssicheres Archiv
Intersektoral: Medical Information Broker
Interdisziplinär: Hospital Information Broker
• Unabhängig vom Quellsystem
• Unabhängig vom Speicherort
• In einer einheitlichen Struktur
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Thomas Lichtenberg - Geschäftsführer
Marabu EDV-Beratung
und -Service GmbH
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℡ 0391 / 54 48 60 - 0
0391 / 54 48 60 - 19
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