Nachlese Outlook-Umk.. - DESY

Effekte nach der
OutlookUmstellung
(im Rahmen der Exchange-Server-Umstellung
am 15.-17.04.2005)
Inhalt
Effekte nach der Outlook-Umstellung .......................................................................................1
Inhalt ...........................................................................................................................................1
Änderungen an diesem Dokument..............................................................................................1
Einleitung....................................................................................................................................2
Hilfe ............................................................................................................................................2
Probleme durch Verweise auf den alten Mailserver ...................................................................2
Unzustellbare Mails durch Benutzung zwischengespeicherter, alter Mailadressen ...............2
Alte Verteiler- / Mailinglisten.................................................................................................3
Aktualisierung alter Verteilerlisten.........................................................................................4
Lösung 1: Nur wenige Einträge in der Verteilerliste ..............................................................4
Lösung 2: Viele Einträge in der Verteilerliste ........................................................................4
Unzustellbare Mails durch Benutzung von alten Verteiler-/Mailinglisten .............................5
Verknüpfungen auf Kalender / Posteingänge von Kollegen/innen schlagen fehl ..................6
Neue Verknüpfungen auf Kalender / Posteingänge können nicht erstellt werden .................6
Alte Verknüfungen auf der Outlook-Startleiste funktionieren nicht ......................................7
Kontakte-Ordner beim Schreiben einer Email nicht verfügbar ..............................................7
Doppelte Einträge wie Calendar / Kalender oder Contacts / Kontakte ......................................7
Es fehlen Adresseinträge in der „globalen Adressliste“ .............................................................8
Es gibt mehr als einen Eintrag für einen Adressaten ..................................................................9
Benutzung des Web-basierten Mail-Zugriffs..............................................................................9
Anmeldung am Web-Interface schlägt fehl ............................................................................9
Änderungen an diesem Dokument
Version
1.00
1.01
1.02
1.03
Datum
20.04.05
20.04.05
21.04.05
26.04.05
Grund
Erste Version des Dokumentes
Neu: „Unzustellbare Mails durch Benutzung von früheren Mailinglisten“
Neu: Behandlung fehlerhafter Mailinglisten unter „Lösung …“
Neu: Fehlende Adresseinträge; überarbeitet: Doppelte Einträge „Kontakte/Contacts“, „Posteingang/Inbox“, etc.
IT - Benutzerservice
(mg)
21.04.05
Version 1.03
Einleitung
Die Umstellung des Microsoft Mailserver-Systems ntmail (Exchange) erforderte die Umkonfiguration
von Outlook auf den neuen Mailserver – daraus resultierten Effekte, die in diesem Dokument zusammengefasst werden sollen. Gleichzeitig soll das Dokument dazu dienen, bei Bedarf Anleitung zur Behebung
zu geben. Zielgruppe dieses Dokumentes sind insbesondere erfahrene Outlook-Benutzer, insofern werden
teilweise Detailkenntnisse vorausgesetzt, die nicht extra noch Erwähnung hier finden.
Ein Wort vorweg: Dass diese Effekte auftreten, hängt wesentlich von der Weise ab, mit der mit Outlook
gearbeitet worden ist.
Hilfe
Weitere Hilfe erhalten Sie bei Bedarf beim User Consulting Office (UCO) unter Tel. 5005 oder per Email
an [email protected].
Beachten Sie bitte ggf. auch noch die folgende Webseite mit allgemeinen Informationen zur MailserverUmstellung: http://www-it.desy.de/systems/services/mail/x2003/migration.html.de
Probleme durch Verweise auf den alten Mailserver
Kurz gesagt: Outlook merkt sich zur einfacheren Benutzung durch den Benutzer viele Einstellungen – leider bedeutet dies bei einer solchen Umstellung, wie sie bei DESY durchgeführt wurde, auch, dass viele alte Verweise wie Verknüpfungen, Mailadressen, Kontakteordner etc. noch
direkt auf den alten Mailserver zeigen. Da dieser aber nicht mehr zur Verfügung steht, führt das
zu unterschiedlichen Effekten.
Unzustellbare Mails durch Benutzung zwischengespeicherter, alter Mailadressen
Es kann vorkommen, dass Sie Mail als unzustellbar markiert mit Absender „Systemadministrator“ zurück
erhalten – außer dass es natürlich möglich ist, dass der Empfänger tatsächlich nicht existiert, kann das
daran liegen, dass sich Outlook eine nun falsche Adresse gemerkt hat.
Abhilfe schafft dann das Löschen der NK2-Datei(en) in H:\Application Data\Microsoft\Outlook beziehungsweise in H:\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook:
1.
2.
3.
4.
5.
Öffnen Sie den Explorer.
Wechseln Sie zum o.a. Verzeichnis.
Markieren Sie die Dateien mit der Endung „NK2“ (oder „Office Data File“).
Benennen Sie diese Dateien um.
Damit ist der so genannte Nickname-Cache von Outlook gelöscht.
Anm.: Wenn die automatische Outlook-Umstellung durch NetInstall erfolgreich war, sollte dies alles
nicht notwendig sein, da NetInstall genau dies macht – das NetInstall-Verfahren schlägt allerdings fehl,
wenn:
1. Outlook zum Zeitpunkt des NetInstall-Ablaufes entweder auf dem Rechner, auf dem der
Ablauf gerade stattfand oder auf einem anderen Rechner des gleichen Benutzers gerade
geöffnet gewesen ist oder
Seite 2
IT - Benutzerservice
(mg)
21.04.05
Version 1.03
2. nicht mit dem Standard-Outlook-Profil von NetInstall gearbeitet wurde/wird – dieses
Profil heißt „Default Outlook Profile“.
Anm.: Es werden so viele NK2-Dateien angelegt, wie Outlook-Profile des Benutzers vorhanden sind.
Alte Verteiler- / Mailinglisten
Über den zentralen unterstützten Mailinglisten-Server hinaus – zur Beschreibung siehe im Web unter
http://desyntwww.desy.de/zit/mail/help_info_pages/help_page_info_right_02_german.html#maillist
–
war es in Outlook beziehungsweise auf Exchange auch möglich, selbst eigene Verteilerlisten („distribution lists“) anzulegen oder diese in öffentlichen Ordnern abzulegen.
Sofern noch nicht versucht wurde, diese Verteilerlisten per Schaltfläche „Jetzt aktualisieren“ in der Bearbeitungsoberfläche einer solchen Verteilerliste zu aktualisieren, sollten diese Mailinglisten wie gewohnt
funktionieren – sofern es allerdings bereits versucht wurde, sei auf den Abschnitt weiter unten verwiesen.
Grundsätzlich sollten allerdings alle alten von Anwendern über Outlook angelegten Verteilerlisten einmal
aktualisiert werden, weil alte darin existierende Einträge vielfach auf den alten Mailserver zeigen dürften;
dass dies gegeben ist, lässt sich wie folgt kontrollieren.
1. Öffnen Sie die Verteilerliste, so
dass die rechts exemplarisch gezeigte Oberfläche erscheint.
Ein erstes Indiz, dass es in der
Verteilerliste alte Einträge gibt ist,
dass in der Spalte „E-Mail“ Email-Adressen auftauchen, die die
folgende Form haben:
„[email protected]“
2. Eine genauere Kontrolle ist möglich, indem einzelne Einträge per
Doppelklick geöffnet werden –
sehen diese aus wie unten links
gezeigt, ist eine Aktualisierung wie weiter unten beschrieben angezeigt – drücken Sie nicht die
Schaltfläche „Jetzt aktualisieren“!
Einträge wie unten rechts gezeigt sind dagegen unkritisch – der Unterschied ist, dass wie unten
links aussehende Einträge über die Funktion „Mitglieder auswählen“ aus dem alten MailserverAdressbuch hinzugefügt wurden und damit von der Mailsystemumstellung betroffen sind, während Einträge der Form unten rechts manuell über
„Neu hinzufügen“ vorgenommen wurden.
Seite 3
IT - Benutzerservice
(mg)
21.04.05
Version 1.03
Aktualisierung alter Verteilerlisten
Zur Aktualisierung alter Verteilerlisten gibt es zwei Möglichkeiten, die nun beschrieben werden.
Lösung 1: Nur wenige Einträge in der Verteilerliste
Entfernen Sie alle Einträge, deren Email-Adresse mit desy.de endet aus der Verteilerliste und fügen Sie
die gewünschten Empfänger anschließend wieder über die Funktion „Mitglieder auswählen“ hinzu.
Lösung 2: Viele Einträge in der Verteilerliste
Wenn Lösung 1 bei umfangreichen Verteilerlisten droht, zu lange zu dauern, gehen Sie wie folgt vor –
Achtung dieses Verfahren ist ohne Änderung so nur anwendbar, wenn Sie nur desy.de-Email-Adressen
haben, die vormals per „Mitglieder auswählen“ hinzugefügt wurden:
1. Kopieren Sie die zu bearbeitende Verteilerliste aus Sicherheitsgründen.
(Einfachstes Kopier-Vorgehen: Bevor Sie die Verteilerliste öffnen, markieren Sie die Verteilerliste zunächst per einfachem Mausklick, drücken einmal Strg-C und dann Strg-V Æ dies fügt eine
Verteilerliste gleichen Namens in den Kontakteordner ein, die dann umbenannt werden sollte etwa in „Name der Verteilerliste – Orginal“.)
2. Öffnen Sie nun die
entsprechende Mailingliste.
3. Klicken Sie im Menü des Fensters der
Verteilerliste
auf
„Datei“.
4. Klicken Sie auf
„Speichern unter“.
5. Es öffnet sich der
nebenstehende Dialog – speichern Sie
die Liste zum Beispiel auf dem Desktop und achten Sie
beim Speichern darauf, dass dies im
Format „Nur Text
(*.txt)“ erfolgt (siehe rechts).
6. Löschen Sie nun aus
der Verteilerliste in
Outlook alle alten Einträge.
7. Öffnen Sie per Klick auf „Mitglieder auswählen“ den entsprechenden Dialog.
8. Öffnen Sie die auf dem Desktop abgelegte Textdatei mit den Daten der alten Verteilerliste per Doppelklick.
9. Markieren Sie beispielsweise per
Maus nur die Email-Adressdaten wie
rechts im Beispiel gezeigt und kopieren Sie diese Daten per Æ Bearbeiten
Æ Kopieren (oder Strg-c); markieren
Sie nicht den oberen Bereich!
Seite 4
IT - Benutzerservice
(mg)
21.04.05
Version 1.03
10. Wechseln Sie nun in den „Mitglieder auswählen“Dialog von Outlook.
11. Klicken Sie in das weiße Feld unter „Zur Verteilerliste hinzufügen“.
12. Fügen Sie die aus der Textdatei kopierten Daten
dort über die Tastenkombination Strg-V ein.
13. Stören Sie sich nicht an dem unformatierten Aussehen und bestätigen Sie Ihre Eingaben per Klick
auf „OK“.
14. Wenn Sie nun auf einen der so erzeugten Einträge
doppelklicken, sollten die Felder des Bildes auf
Seite 3 ganz unten links nicht mehr leer, sondern
mit Informationen gefüllt sein.
15. „Speichern und schließen“ Sie Ihre so aktualisierte Verteilerliste.
16. Löschen Sie dann noch die auf dem Desktop abgelegte Datei.
Unzustellbare Mails durch Benutzung von alten Verteiler-/Mailinglisten
Sollten Sie bei der Verwendung alter Verteilerlisten als unzustellbare gekennzeichnete Rückläufer erhalten, ist eventuell eine
Mailingliste verwendet worden, bei der
durch betätigen der „Jetzt aktualisieren“Schaltfläche versucht wurde, die Einträge
zu aktualisieren.
Dies ist in einer Verteilerliste dadurch ersichtlich, dass die Einträge der Verteilerliste nicht mehr wohl formatiert aussehen,
sondern von der Form sind, wie im Bild
rechts zu sehen. Wenden Sie sich in einem
solchen Fall zum Vorgehen bitte an das
UCO.
Seite 5
IT - Benutzerservice
(mg)
21.04.05
Version 1.03
Verknüpfungen auf Kalender / Posteingänge von Kollegen/innen schlagen fehl
In Outlook hat man unter der Voraussetzung, die entsprechenden Zugriffsberechtigungen zu haben, die
Möglichkeit, auf anderer Personen
Posteingänge, Kalender, etc. Zugriff
zu nehmen. Dies richtet man wie
rechts stehend gezeigt ein, indem
man Datei Æ Öffnen Æ Ordner eines anderen Benutzers wählt. Dadurch wird einerseits der Ordner
geöffnet, andererseits auch wie
rechts gezeigt eine dauerhafte Verknüpfung in diesem Menü angelegt.
Derartige existierende alte Verknüpfungen schlagen nun fehl und sollten vor dem Anlegen neuer Zugriffe
gelöscht werden. Leider macht
Microsoft dies nicht einfach – es ist
nur über einen Registry-Eingriff
möglich und sollte nur von damit
vertrauten (!) Personen durchgeführt werden.
Vorgehen:
1. Schließen Sie ggf. Outlook noch und starten Sie Regedit.
2. Ggf. einen Sicherheitsexport des folgenden Registry-Zweiges vornehmen
3. Wert 101e0390 in
HKEY_Current_User\Software\Microsoft\WindowsNT\CurrentVersion\Windows Messaging
Subsystem\Profiles\<ProfileName>\0a0d020000000000c000000000000046 löschen.
(siehe auch http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;292024)
Neue Verknüpfungen auf Kalender / Posteingänge können nicht erstellt werden
Dies kann zwei Ursachen haben:
1. Sie besitzen nicht die Berechtigungen, darauf zuzugreifen Æ bitte überprüfen Sie die Berechtigungen auf Seiten desjenigen, der / die Ihnen Zugriff gewähren möchte: Rechter Mausklick auf
den Ordner, auf den zugegriffen werden soll (also etwa Kalender) Æ Eigenschaften Æ Karteikarte „Berechtigungen“.
2. Beim o.g. Vorgehen schlägt Outlook verschiedene Kategorien vor, auf die man Zugriff bekommen soll: Posteingang, Kalender, Kontakte - wurden die Berechtigungen überprüft und es ist beispielsweise doch kein Zugriff auf den Kalender möglich, so liegt das mit hoher Wahrscheinlichkeit daran, dass es ein Ordnerkollisionsproblem beim Zugriff-Gebenden gibt derart, dass dort beispielsweise nicht nur der Ordner „Kalender“ existiert, sondern auch der Ordner „Calendar“, der
dann in diesem Fall tatsächlich von Outlook angesprochen wird (ebenso für Posteingang Æ Inbox, Kontakte Æ Contacts, etc. ).
Seite 6
IT - Benutzerservice
(mg)
21.04.05
Version 1.03
Schnelle Lösung in diesem Fall: Kopieren aller Daten aus dem einen in den anderen Ordner, wobei es Tricks gibt, dies sehr schnell zu tun - Anleitung an dieser Stelle aus Zeitgründen wohl später, derzeit fragen Sie bitte im UCO um Hilfe dazu nach.
Alte Verknüfungen auf der Outlook-Startleiste funktionieren nicht
Dies kann passieren, wenn Verknüpfungen auf der Outlook-Startleiste links im Bild von Outlook nicht
neu erstellt wurden oder aber früher von Hand angelegt wurden – löschen Sie in diesem Fall einfach die
alte, nicht funktionierende Verknüpfung und erstellen Sie eine neue (rechter Mausklick z.B. auf den Kalender-Ordner Æ Zur Outlook-Leiste hinzufügen.
Kontakte-Ordner beim Schreiben einer Email nicht verfügbar
Wenn Sie beim Adressieren einer neuen Mail in der Mail die „An“/„To“-Schaltfläche verwenden und
versuchen, den „Kontakte“/„Contacts“-Eintrag Ihres persönlichen Adressbuches zu verwenden, kann das
fehl schlagen, wenn dies noch der alte Eintrag ist, der auf den alten Ordner vom alten Mailsystem zeigt.
Um das Problem zu beheben und Ihr Adressbuch wieder auf diese Weise verwenden zu können, gehen
Sie bitte wie folgt vor:
1. Starten Sie Outlook
2. Wählen Sie Æ Extras Æ E-Mail Konten (Englisches Outlook: Tools Æ E-Mail Accounts)
3. „Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten“ / „View or change
existing directories or address books”
4. Klicken Sie auf die „Weiter“-Schaltfläche
5. Markieren Sie den Eintrag „Outlook Adressbuch“ / „Outlook Address Book“ per Mausklick links
6. Klicken Sie die „Ändern“- / „Change“-Schaltfläche
7. Markieren Sie das Adressbuch: „Kontakte: Mailbox – Name“ / „Contacts: Mailbox – Name“
8. Klicken Sie auf „Adressbuch entfernen“ / „Remove Address Book“
9. Bestätigen Sie Ihre Aktion mit „Schließen“ / „Close“ und danach mit „Fertigstellen“ / „Finish“
10. Das alte Adressbuch ist nun entfernt.
11. Schließen Sie Outlook komplett.
12. Starten Sie Outlook erneut.
13. Klicken Sie auf den Ordner „Kontakte“ / „Contacts“ in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste
14. Wählen Sie im Menü nun aus: „Eigenschaften“ / „Properties“
15. Unter dem Punkt „Outlook Adressbuch“ / „Outlook Address Book“ aktivieren Sie die Option
„Diesen Ordner als E-Mail Adressbuch anzeigen“ / „Show this folder as an e-mail address book“
16. Bestätigen Sie Ihre Eingaben per „OK“
Doppelte Einträge wie Calendar / Kalender oder Contacts / Kontakte
Teilweise sehen Sie bei der Umstellung doppelte Einträge in Ihrer Mailbox auftauchen wie etwa Calendar
/ Kalender, Contacts / Kontakte, Inbox / Posteingang, etc.. Dies ist technisch bedingt und in vielen Fällen
vorerst eher kosmetischer Natur.
Probleme treten dann auf, wenn man etwa noch eine Verknüpfung auf der Outlook-Startleiste hat, die
etwa auf Kalendar zeigte und nun nicht mehr funktioniert Æ alte Verknüpfung löschen und neu für den
aktuellen Kalender-Eintrag anlegen (s.o.).
Seite 7
IT - Benutzerservice
(mg)
21.04.05
Version 1.03
Probleme gibt es auch dann, wenn andere Personen versuchen, z.B. auf den Kalender zuzugreifen – diese
Zugriffe gehen dann immer auf den „Calendar“-Ordner (auch wenn Kalender angezeigt wird).
Hintergrund: Es gibt so genannte vordefinierte Systemordner in jeder Mailbox sowie vom Benutzer selbst
angelegte Ordner – zu unterscheiden sind diese Systemordner von anderen dadurch, dass diese nicht vom
Benutzer gelöscht oder umbenannt werden können.
Sollten Sie diese doppelten Ordner loswerden wollen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
1. Identifizieren Sie den so genannten Systemordner des Ordnerpaares, indem Sie per rechtem
Mausklick auf die Ordner des interessierenden Ordner-Paars kontrollieren, welcher der beiden
Ordner sich nicht löschen lässt Æ dies ist der Systemordner, also etwa „Contacts“ aus dem Paar
„Contacts/Kontakte“.
2. Übertragen Sie alle Daten aus dem löschbaren Ordner in den Systemordner, also etwa von „Kontakte“ in „Contacts“
Anm.: Dies geht am einfachsten, indem Sie in Outlook ggf. eine Tabellenansicht anlegen, sich in
dieser Ansicht die zu übertragenden Daten anzeigen lassen, per Strg-a alle Daten en bloc markieren (klicken Sie vorher auf irgendeinen Eintrag in diesen Daten), dann in den Systemordner
wechseln, in das rechts in der Ansicht sichtbare Fenster klicken und per Strg-V die alten Daten
dort einfügen.
3. Benennen Sie dann den alten Ordner um, also etwa „Kontakte“ Æ „Kontakte – alt“
4. Verfahren Sie so mit allen eventuell existierenden Ordnerpaaren („Aufgaben/Tasks“, „Kontakte/Contacts“, „Posteingang/Inbox“, „Postausgang/Outbox“, „Gesendete Objekte/Sent Items“,
„Gelöschte Objekte/Deleted Items“, „Kalender/Calendar“, „Entwürfe/Drafts“).
5. Um nun die Bezeichnung der Systemordner der Sprache Ihres Outlooks anzupassen - also etwa
„Calendar“ in „Kalender“ umzubenennen - schließen Sie zuerst Outlook.
6. Starten Sie Outlook nun neu mit der Kommandozeilenoption /resetfoldernames - Vorgehen:
a) Öffnen Sie das Startmenü („Start“)
b) Klicken Sie auf „Ausführen“ / „Run“
c) Geben Sie in dem neu geöffneten Fenster ein:
„ C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\outlook.exe” /resetfoldernames
Achtung: Inklusive der Anführungszeichen!
d) Anm.: Diese Befehlszeile wirkt nur, wenn Outlook unter diesem Pfad installiert wurde.
7. Löschen Sie ggf. die nun überflüssigen alten Ordner
Es fehlen Adresseinträge in der „globalen Adressliste“
Derzeit kann es noch vorkommen, dass Outlook Adressen / Personen nicht „kennt“, die es früher noch
kannte. Dies liegt daran, dass die so genannte globale Adressliste („Global Address List“) noch nicht alle
bei DESY existierenden Einträge enthält – eine zentrale Lösung dieses Problems ist für diese Woche
(29.04.05) angestrebt.
Bis dahin bieten sich zwei Alternativen an, um das Problem zu umschiffen:
1. Geben Sie im Email-Programm den Empfänger direkt ein: [email protected].
2. Benutzung des DESY-Telefonbuches im Web:
a) http://www.desy.de/cgi-bin/pbook.pl aufrufen.
b) Gewünschte Person suchen.
c) In dem Suchergebnis auf die gewünschten Person klicken.
d) Damit sollte sich Ihr Email-Programm mit einem Fenster zur Erstellung einer neuen Mail
öffnen, in dem die richtige Empfängeradresse bereits eingetragen sein sollte.
Seite 8
IT - Benutzerservice
(mg)
21.04.05
Version 1.03
Es gibt mehr als einen Eintrag für einen Adressaten
Beim Schreiben einer Mail erhält man mehrere Einträge für die Person, an die man schreiben möchte –
dies passiert derzeit noch, weil es viele Personen bei DESY gibt, die zu unterschiedlichsten Zwecken
mehrere Mailadressen alle unter dem gleichen Namen haben.
Lösungsmöglichkeiten:
1. Schreiben Sie explizit an [email protected]
2. Versuchen Sie, über die Eigenschaften des Empfängers (rechter Mausklick auf den Namen) anhand der zugehörigen Account-Namen herauszufinden, welches der „richtige“ Empfänger ist.
3. Wenn Sie sich unsicher sind, schreiben Sie an alle möglichen Empfänger des gleichen Namens.
Künftig sollen die Extra-Adressen auch dementsprechend in Outlook gekennzeichnet werden – das Verfahren ist in Arbeit und soll diese Woche (29.04.05) noch zur Verfügung stehen.
Benutzung des Web-basierten Mail-Zugriffs
Es ist möglich, Web-basiert Mail auf dem neuen Server bearbeiten zu können – dabei hängen die Bearbeitungsmöglichkeiten wesentlich vom verwendeten Browser ab: Mit dem Internet Explorer ist annähernd die gleiche Funktionalität gegeben wie mit Outlook.
Zu erreichen ist der Mailserver über http://webmail.desy.de und die weiterleitende Verknüpfung hinter
dem Verweis „Zugang zu Exchange 2003“ (https://owa.desy.de/exchange).
Anmeldung am Web-Interface schlägt fehl
Die Anmeldung am Mailserver über das Web-Interace kann aus zwei Gründen fehlschlagen:
1. Es ist nun einzugeben „Domäne\Benutzername“ – also etwa „win\tmeyer“.
2. Sie haben kein oder ein ungültiges Passwort für die neue Windows-Umgebung
Æ Bitte wenden Sie sich an das UCO oder Ihren Administrator.
Seite 9