Internet Kapitel 4 Outlook mit E

Basic Computer Skills Internet
Internet Kapitel 4 Outlook mit E-Mail und
Terminverwaltung
Lektion 1 E-Mail
Theorie
Outlook Benutzeroberfläche
Ordner, die Sie brauchen
E-Mail-Konto einrichten
Erwerben Sie in dieser Lektion E-Mail-Grundkenntnisse und lernen Sie die
Benutzeroberfläche von Outlook kennen.
Aufgabe
Der meistgenutzte Dienst im Internet ist die elektronische Post.
Ray Tomlinson erfand 1972 das E-Mail und benutzte zum ersten Mal das Zeichen @ für
elektronische Kommunikation. Die erste Nachricht, die via E-Mail übermittelt wurde,
lautete: QWERTYUIOP. Das sind die Zeichen in der obersten Buchstabenreihe auf der
amerikanischen Tastatur.
1.
Theorie
E-Mails werden innerhalb von Sekunden rund um den Erdball verschickt, egal wie viele
Adressaten dieser Brief hat. Wenn Sie Bilder und Videos mitschicken, mag es länger
dauern, die Vorteile liegen trotzdem auf der Hand: schnell, günstig und praktisch sind
Daten gleich am PC und mit Verteilerlisten versenden Sie Nachrichten unkompliziert an
mehrere Personen.
SPAM (unerwünschte Werbemails), Viren in Anhängen (Attachments), große Dateimengen oder Mengen an unwichtiger Post sind einige Nachteile von E-Mails.1
Die Netiquette (Verhaltensregeln im Internet) empfiehlt:
Aussagekräftigen Betreff wählen und die Rechtschreibung prüfen.
Korrekte Anreden und Grußformeln verwenden.
Nicht ungefragt große Dateianhänge senden. Die Grenze liegt bei höchstens
500 KB. Einerseits, weil Sie nicht wissen, über welchen Internetzugang die
Empfänger/ -innen verfügen, andererseits begrenzen ISPs oft die Größe eines
E-Mails oder eines E-Mail-Kontos.
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Sind SPAM- oder Junk-Mails lästig und können Viren ungesicherte Daten zerstören, so hat das
Ausspionieren persönlicher Daten ein bedrohliches Ausmaß im Sinne unserer verankerten
Grundrechte angenommen, beispielsweise dem Briefgeheimnis. Absender von Werbemails
bauen zB sogenannte Clear Gifs ein oder nützen Angebote, um heimlich festzustellen, wann eine
E-Mail ankam, wann und wie lange die Nachricht gelesen wurde und was mit dem Mail getan
wurde (drucken, weiterleiten, etc.). Andere an unserem Schriftverkehr Interessierte - Firmen,
Regierungen, Geheimdienste spionieren unter dem Deckmantel „Terror, organisiertes Verbrechen
und Kinderpornografie“ - brauchen Nachrichten gar nicht mehr abzufangen, weil sie Zugriff auf
die Daten der Internet Provider und Handyanbieter haben bzw. sich diesen Zugriff verschaffen.
© Daniela Wagner | www.computertraining4you.eu | Autorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024
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Fit am PC mit IT-Coaching
Möchten Sie Ihre Bilder zeigen, dann nutzen Sie doch www.flickr.com und
laden Sie die Fotos hier hoch. Das bringt Ihnen die zusätzlichen Vorteile, dass
Ihre Fotos im Internet gesichert sind und Sie von überall in der Welt darauf
zugreifen.
Der Netiquette entspricht es auch, Anhänge gegebenenfalls zu komprimieren
oder im dateiunabhängigen PDF-Format zu senden.
Keine Wörter zum Hervorheben in Großbuchstaben schreiben. Das gilt als
Anschreien. Möchten Sie Ihre Gefühle ausdrücken, verwenden Sie Emot-Icons
und Akronyme.
Einige Emot-Icons
:-)
:'-(
:-D
:-0
-o
lachen
weinen
laut lachen
schreien
gelangweilt
;-)
:-(
:-x
:-o
:->
Augenzwinkern
traurig sein
Kuss
schockiert sein
Sarkasmus
Einige Akronyme
4u
u2
asap
cu
faq
tnx
for you (für dich)
you too (du auch)
as soon as possible (so bald wie möglich)
see you (man sieht sich)
frequently asked questions (häufig gestellte Fragen)
thanks
Der wahrscheinliche Weg eines Briefes von New York nach Ohlsdorf, Österreich:
Post New York schickt den Brief nach Österreich
Anschließend weiter nach Salzburg.
Hier wird der Brief nach Ohlsdorf weiter geleitet.
Briefträger /-in sortiert die Post und stellt den Brief zu.
Bei Einschreiben muss ich persönlich anwesend sein.
Ich hole die Post aus dem Postkasten.
A
L
T
Die Zustellung über das Internet läuft anders ab:
Der Mail-Server schickt das E-Mail an einen ihm bekannten Server in
Österreich.
Dieser Rechner kennt wiederum meinen Provider.
Die Post kommt in meinen Postkasten bei meinem Provider. Dabei ist es
egal, welche Leitung gerade frei ist oder ob ich online bin.
Ich wähle mich ein und schaue in meinem Postfach nach.
Ich erhalte das E-Mail auf meinen Rechner zugestellt.
N
E
U
Zum Mailen brauchen Sie neben Hard- und Software, Provider und DFÜ eine E-MailAdresse. Diese Adressen bauen sich nach folgendem System auf:
[email protected] level domain
In der Praxis sieht das so aus:
[email protected]
[email protected]
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2.
Outlook Benutzeroberfläche
Egal, welches E-Mail-Programm Sie verwenden, Sie brauchen eine Ordner-Struktur.
Diese Struktur gleicht sich in den gängigen Programmen, die Namen lauten manchmal
anders. Aber man entdeckt schnell, was sich hinter den Bezeichnungen verbirgt.
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Titelleiste mit Schnellzugriff (links) und Fenstersteuerung (rechts)
Menüband mit Gruppen
Navigationsbereich mit Favoriten und Ordnern
Anzeigebereich mit Liste der E-Mails (in der Abbildung oben Posteingang)
Lesebereich (in der Abbildung mit geöffnetem E-Mail Übung 7 Testbild)
Aufgabenleiste mit angezeigtem Kalender
E-Mail, Kalender, Kontakte und Vorgangsliste (Aufgaben)
Statusleiste
3.
Ordner, die Sie brauchen
Posteingang
Hier finden Sie alle erhaltenen E-Mails. Wird der Ordnername fett hervorgehoben und
sehen Sie eine Zahl in Klammern hinter dem Ordnernamen, haben Sie ungelesene Post.
Sie können die Liste sortieren, Spalten ein- und ausblenden, neue Unterordner
erstellen und die E-Mails in diese neuen Ordner hineinschieben.
Postausgang
Bis das E-Mail von Ihrem Rechner zum Provider geschickt wird, ist es im Postausgang.
Warten Sie mit dem Schließen des Programms, bis der Postausgang leer ist.
Gesendete Elemente (Sent Items)
Hier finden Sie die Kopien der gesendeten E-Mails.
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Gelöschte Elemente
E-Mails, die Sie löschen, werden hier gelagert. Wenn Sie die E-Mails auch hier löschen,
sind sie wirklich weg.
Entwürfe
Wenn Sie ein E-Mail noch nicht senden möchten, klicken Sie auf das Speicher-Symbol.
Das E-Mail wird in diesem Ordner abgelegt.
4.
E-Mail mit Yahoo Mail
Öffnen Sie www.yahoo.de. Folgen Sie dem Link MAIL
Verbindung.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
Neuen Account erstellen.
. Sie gelangen auf eine sichere
Füllen Sie das Formular
sorgfältig aus. Yahoo überprüft
die von Ihnen gewünschte EMail-Adresse sofort.
Denken Sie vor allem an ein
sicheres Kennwort, das Sie sich
auch merken werden. Nutzen
Sie ein neues, noch nicht von
Ihnen verwendetes Kennwort.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Meinen Account erstellen. Wählen Sie eine
Geheimfrage, geben Sie den abgebildeten Sicherheitscode gegen Spam ein
und klicken Sie auf Fertig.
Yahoo bringt eine Zusammenfassung Ihrer Anmeldedaten. Klicken Sie auf
Loslegen.
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Sie haben erfolgreich ein E-Mail-Konto angelegt. Melden Sie sich an und senden /
empfangen Sie elektronische Post (siehe Abbildung auf der vorigen Seite).
Rechts oben können Sie sich abmelden und erhalten Infos zu Ihrem Account
(Konto).
Wenn Sie Ihre E-Mails abrufen möchten, rufen Sie www.yahoo.de wieder auf
(vielleicht fügen Sie diese Adresse der Favoritenleiste hinzu) und melden sich
mit Ihrer Yahoo-ID (das ist Ihre E-Mail-Adresse) und Ihrem Passwort an.
Das bedeutet auch, dass Sie von überall, wo Sie Zugang zum Internet haben, Ihre Post
abrufen. Löschen Sie auf fremden Rechnern den Verlauf und denken Sie daran, dass
E-Mails ohne Verschlüsselung so sicher wie Postkarten sind. Diesen Zugang zu webbasierten E-Mail-Konten bieten auch Provider an. Sie melden sich dazu einfach auf der
Homepage Ihres Internet-Anbieters an.
POP3 und SMTP
Wenn Sie ein E-Mail-Konto in Outlook einrichten, brauchen Sie für den Posteingang
eine POP3-Adresse (Post Office Protocol) und für den Postausgang eine SMTP-Adresse
(Simple Mail Transfer Protocol). Sie erhalten diese Zugangsdaten von Ihrem Provider.
Outlook sucht diese Daten beim Einrichten eines Kontos aber selber. Sie brauchen
lediglich Ihre E-Mail-Adresse und das Kennwort einzugeben. Auch Gratis-Adressen, zB
bei Yahoo Mail oder GMX verwalten Sie in Outlook. Bei GMX lautet POP3 zum Beispiel
pop.gmx.net und SMTP lautet mail.gmx.net.
E-Mail Konto in Outlook einrichten
Wählen Sie im Register DATEI die Schaltfläche Konto
hinzufügen. Im eingeblendeten Dialogfeld geben Sie Ihren
Namen ein, die komplette E-Mail-Adresse und das Kennwort (siehe Umrandung in der
Abbildung). Bestätigen Sie das Kennwort und klicken Sie auf Weiter.
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Fit am PC mit IT-Coaching
Outlook versucht, eine Verbindung herzustellen, sucht nach der angegebenen
Adresse und meldet sich am Server an.
Wenn alles klappt, klicken Sie auf Fertig stellen. Falls Outlook das Konto nicht
findet, aktivieren Sie das Kontrollfeld SERVEREINSTELLUNGEN MANUELL
KONFIGURIEREN (siehe Umrandung in der Abbildung auf der vorigen Seite).
Im eingeblendeten Dialogfeld geben Sie den Posteingangsserver ein, für
Yahoo Mail ist das pop.mail.yahoo.de. Sie erkennen das System. Geben Sie
den Postausgangsserver ebenfalls ein (siehe Umrandung in der Abbildung).
Klicken Sie auf Weiter und bestätigen Sie anschließend mit Fertig Stellen.
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Outlook testet die Kontoeinstellungen. Dann ist das Konto bereit zum Senden und
Empfangen von E-Mails.
Über DATEI | KONTOEINSTELLUNGEN verwalten Sie Ihre Konten. Sie fügen zB
neue Konten hinzu, ändern Kontoeinstellungen oder entfernen ein bestehendes Konto (siehe Umrandungen in der Abbildung).
Über diese Kontoeinstellungen verbinden Sie Ihr Office nun auch mit Ihren sozialen
Netzwerken. Lesen Sie unbedingt die Datenschutzbestimmungen genau und machen
Sie sich Gedanken, wie leicht Ihre Daten eventuell gehackt werden können. Wenn Sie
diese Frage für sich zufriedenstellend beantworten, dann klicken Sie auf Weiter und
verbinden Sie Ihr Office mit Facebook und anderen sozialen Netzwerken (siehe
Abbildung).
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Übung
1.
Entdecken Sie die Benutzeroberfläche von Outlook.
Blenden Sie Navigationsbereich und Aufgabenleiste aus und wieder ein.
Ändern Sie die Ansicht so, dass der Lesebereich unter dem Anzeigebereich eingeblendet wird. Wechseln Sie wieder zurück zur ursprünglichen Anzeige.
2.
Legen Sie eine E-Mail-Adresse bei GMX, Outlook.com oder Yahoo Mail an und
erstellen Sie anschließend dafür ein neues Konto in Outlook.
Testen Sie Ihr Wissen
1.
Was sind Nachteile von E-Mails?
2.
Was bedeutet SPAM?
3.
Was passiert, wenn Sie den Ordner Gelöschte Elemente leeren?
4.
Sie möchten ein Bild an Verwandte versenden. Die Dateigröße beträgt 2 GB.
Wie gehen Sie vor?
5.
Wozu brauchen Sie POP3, was ist SMTP?
6.
Was ist der Vorteil, wenn Sie über einen web-basierten E-Mail-Zugang
verfügen?
Im Internet finden Sie diese und weitere Fragen in einem Online Quiz zum Kapitel 4.
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