Office-Helferlein für Ihr Geschäft Bereiten Sie Ihre Einnahmen

I vorbereitung ihrer einnahmen-überschuss-rechnung I
Office-Helferlein für Ihr Geschäft
Bereiten Sie Ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung sauber vor
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Gratis für Sie
©
2012 Alle Rechte vorbehalten
Wolfgang Huber
http://www.aktenbuchen.de
Haftungsausschluss
Die Inhalte diesen Mini-Reports sind mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt worden. Wolfgang Huber
übernimmt jedoch keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Qualität und Aktualität der
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beziehen, die durch die Nutzung oder Nichtnutzung der dargebotenen Informationen bzw. durch die
Nutzung fehlerhafter und unvollständiger Informationen verursacht wurden, sind grundsätzlich
ausgeschlossen, sofern seitens Wolfgang Huber kein nachweislich vorsätzliches oder grob fahrlässiges
Verschulden vorliegt.
Vorwort
Ziel diesen Mini-Reports ist, dass Sie die betrieblichen Belege Ihres Unternehmens
sauber vorbereiten. Sie minimieren dadurch mögliche Fehlerquellen und zaubern Ihrem
Steuerberater ein Lächeln ins Gesicht. Selbstverständlich können Sie die Erläuterungen
auch verwenden, falls Sie Ihre Belege selbst verbuchen.
Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung dürfen Sie gerne kostenlos und unverändert
Freunden und Geschäftspartnern weitergeben. Ein schönes giveaway, zumal auch
andere daraus Nutzen ziehen können.
Schönen Gruß aus Konstanz
Wolfgang Huber
www.aktenbuchen.de
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Auf den ersten Blick erscheinen die Erläuterungen vielleicht ein wenig kompliziert. Ich
nehme Sie aber mit der Schritt-für-Schritt-Anleitung an die Hand und Sie werden ganz
schnell erkennen: Alles ganz easy – Sie brauchen keinerlei Vorkenntnisse! Nur ein
wenig Büromaterial und etwas Zeit.
Vorbereitung von Belegen zum flüssigen Buchen
Schritt für Schritt
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Zwischen-Ablage der Belege in einem Schuhkarton
Oftmals fehlt die Zeit oder Lust und Laune, dass Sie Belege sofort lochen und
abheften. Da stehen Sie nicht alleine da, es liegt in der Natur der Sache. Legen
Sie daher alle Belege zunächst in einen Schuhkarton oder in ein Ablagefach.
Dort bleiben die Belege, bis Sie an die Vorbereitung Ihrer Buchhaltung rangehen.
Je nach Menge sollte dies täglich, einmal die Woche oder einmal im Monat sein.
Pendelordner 1 und 2
Beschriften Sie einen Ordner mit “Pendelordner 1” und einen zweiten mit
“Pendelordner 2”. Die beiden Ordner dienen zur Übergabe an Ihren
Steuerberater. Dazu gleich mehr. Zunächst legen Sie bitte in jeden dieser beiden
Ordner zwei Trennblätter aus Karton oder Plastik ein:
1. Trennblatt beschriften: Kasse
2. Trennblatt beschriften: Bank (oder Sparkasse)
Füllen Sie nun Pendelordner 1 mit den Belegen aus dem Schuhkarton. Gehen
Sie bitte wie folgt vor:
Alle Belege aus dem Schuhkarton auf einen Tisch legen. Nehmen Sie jeden
Beleg nach und nach in die Hand und legen Barbelege links von sich auf den
Tisch und Kontoauszüge und Rechnungen und sonstige Schreiben rechts von
sich auf den Tisch. Nach dem letzten Beleg haben Sie nun zwei Beleg-Stapel
auf Ihrem Tisch: Links die Barbelege und rechts die anderen Belege.
Barbelege
Nehmen Sie jetzt den Stapel der Barbelege zur Hand, lochen diese und legen
sie hinter dem Trennblatt “Kasse” im Pendelordner 1 ab. Und zwar so, dass das
älteste Datum des Monats ganz unten ist und das neueste Datum ganz oben.
Sie haben also chronologisch von unten nach oben sortiert abgelegt (ganz unten
ist z. B. ein Barbeleg mit Datum 1. Juni und ganz oben ein Barbeleg vom 30.
Juni).
Über den obersten Barbeleg heften Sie Ihren selbst geschriebenen
Kassenbericht ein. Sie können dazu mein Excel-Kassenbuch verwenden, mit
dem Sie auch ohne Excel-Kenntnisse ganz schnell klar kommen. Falls Sie kein
Excel auf Ihrem Computer installiert haben, nehmen Sie bitte das für OpenOffice
optimierte Kassenbuch.
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Kontoauszüge, Rechnungen und sonstige Schreiben
Hinter das Trennblatt “Bank” oder “Sparkasse” legen Sie Ihre Kontoauszüge ab.
Bitte auch von unten nach oben, so dass z. B. Kontoauszug Nr. 1 ganz unten
liegt und Nr. 15 ganz oben. Dann blättern Sie die Kontoauszüge von unten nach
oben durch und schauen sich Position für Position an. Ist für eine Position eine
Rechnung vorhanden, sortieren Sie diese hinter das entsprechende
Kontoauszugs-Blatt. Dabei kann es selbstverständlich vorkommen, dass pro
Kontoauszugs-Blatt mehrere Rechnungen einzusortieren sind. Oder dass
vielleicht gar keine Rechnung oder ein sonstiges Schreiben einzusortieren ist.
Prüfen Sie bitte jede einzelne Position Schritt für Schritt und sortieren hinter die
Kontoauszüge Rechnungen und sonstige Schreiben, die zu den entsprechenden
Positionen gehören.
Falls über Ihre Kontoauszüge auch private Zahlungen erfolgen, markieren Sie
diese mit einem “P” auf den Auszügen. Sie informieren damit Ihren
Steuerberater, dass diese Bewegungen auf Privat zu buchen sind.
Im optimalem Fall haben Sie nun keine Belege mehr auf dem Tisch, alles ist im
Pendelordner 1 einsortiert. Sind aber noch Rechnungen da, die noch nicht
einsortiert sind, müsste es sich hierbei um Rechnungen handeln, die noch nicht
bezahlt wurden. Legen Sie diese bitte zunächst in den Schuhkarton zurück. Was
damit erfolgt, erfahren Sie weiter unten.
Haben Sie noch andere Schreiben, die noch nicht einsortiert wurden? Oder bei
denen Sie nicht genau wissen, was zu tun ist? Legen Sie diese bitte im
Pendelordner 1 über das oberste Trennblatt und schreiben dazu einen kurzen
Kommentar. Oder ein Fragezeichen draufschreiben. Ihr Steuerberater weiss
wahrscheinlich, was damit zu tun ist.
Wenn Sie den kompletten Monat im Pendelordner 1 einsortiert haben,
übergeben Sie diesen Ihrem Steuerberater. Er bekommt eine sauber
vorbereitete Buchhaltung und behält den Pendelordner 1 bei sich, bis Sie im
nächsten Monat den Pendelordner 2 abgeben. Pendelordner 2 befüllen Sie mit
der gleichen Methode, wie Sie es mit Pendelordner 1 getan haben.
Sobald Sie den zweiten Pendelordner abgeben, nehmen Sie den anderen
Pendelordner wieder mit zu sich. Darin befinden sich die verbuchten Belege, die
Sie dann in Ordner 3 und 4 umsortieren. Somit haben Sie wieder einen leeren
Pendelordner und befüllen diesen später wieder neu.
Lesen Sie bitte jetzt, wie Sie den zurückerhaltenen Pendelordner leeren und
umsortieren:
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Ordner 3 und 4
In Ordner 3 und 4 kommen die verbuchten Belege. Und Rechnungen, die noch
zu zahlen sind oder die von Ihren Kunden noch nicht bezahlt wurden.
Beschriften Sie Ordner 3 mit “Kasse 2012” und Ordner 4 mit “Bank 2012” oder
“Sparkasse 2012” (oder dem enstprechendem Jahr).
In den Ordner “Kasse 2012” legen Sie die verbuchten Belege aus dem vom
Steuerberater zurück erhaltenen Pendelordner ab. Wenn Sie im nächsten Monat
den anderen Pendelordner zurück erhalten, legen Sie den darin enthaltenen
Stapel oben drauf. Schlussendlich wird Ihr Ordner “Kasse 2012” alle gebuchten
Bar-Belege aus 2012 enthalten. Januar ganz unten, Dezember ganz oben.
Das gleiche machen Sie mit Ihrem Bankordner. Mit einem Zusatz:
Zwei Trennblätter rein. Eines beschriften mit “Bank” oder “Sparkasse” und
darüber ein Trennblatt mit “unbezahlt”.
Trennblatt “unbezahlt”
Hier legen Sie unbezahlte Rechnungen aus dem Schuhkarton in die weitere
“Zwischenablage”. Das sind also Rechnungen, die Sie noch nicht in einen
Pendelordner zum Buchen gelegt haben, weil sie noch nicht bezahlt wurden
(oder weil Sie bei Ausgangsrechnungen Ihr Geld noch nicht bekommen haben).
Sobald eine solche Rechnung bezahlt wurde, nehmen Sie diese aus der
“Zwischenablage” raus und sortieren sie in den Pendelordner, in dem der
dazugehörende Kontoauszug liegt (oder Sie legen diese nun bezahlte Rechnung
bis zum Befüllen des Pendelordners in den Schuhkarton).
Der Effekt dabei: Die Rechnung wird erst mit tatsächlicher Zahlung verbucht,
was bei Ist-Versteuerung angepeilt werden sollte. Und der geniale Effekt:
Sie haben immer die Übersicht über noch unbezahlte Rechnungen.
Doppelzahlungen können bestmöglich vermieden werden, da Sie es bemerken,
falls ein Duplikat in Ihre Zwischenablage gerät (falls Sie viele unbezahlte
Rechnungen haben, empfiehlt sich, hinter das Trennblatt “unbezahlt” noch
zusätzlich ein Alphabet-Register einzubauen).
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Das war's dann schon
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