Anleitung 4 D Wording Optimizer (Add‐in)

Anleitung
4DWordingOptimizer(Add‐in)
_______________________________________________________________________ Stand: 10.2014
Anleitung CW‐Tools 1
SCHNELL-ÜBERSICHT
Bereich Funktion 4 D Wording Optimizer (Add‐in) EINSTIEG Beispiele 
BEWERTUNG Index für Textqualität 
LESBARKEIT Wort‐/Satzlänge prüfen 
Passiv‐Check 
Floskel‐Check 
Anglizismen, Helvetismen 
VEREINHEITLICHUNG Top 100, Regeln 
WORTVIELFALT Wiederholungen, Wörterliste 
Thesaurus (Adjektive) 
EMOTIONSGEHALT Sprachklima, Typen‐Test 
Freundlich 
Kompass, Analyse 
Thesaurus (Adjektive) 
BEARBEITEN Wörterlisten 
Einstellungen 
CW‐ADD‐INS Textbausteine, Grußformeln optional Textbausteinverwaltung optional Terminologie‐Service, Datenbank‐Inhalte individuell erweitern, Seminare/Workshops und CW‐Manual Redaktion optional. –2–
Anleitung CW‐Tools 1.1
Inhaltsverzeichnis
Kapitel 1 2 Seite Schnell-Übersicht
2 1.1 Inhaltsverzeichnis
3 Basis-Informationen
5 2.1 Installations-Anforderungen
6 2.2 Installation
6 2.3 Lizenzschlüssel setzen
6 2.4 Die Toolbar
7 2.4.1 Add-in
7 2.5 Info-Bereich
7 2.6 Prüf-Funktionen
8 2.6.1 Textbereich selektieren
8 3 EINSTIEG
9 4 BEWERTUNG
9 5 6 4.1 Index: Lesbarkeit
10 4.2 Index Vereinheitlichung
11 4.3 Index: Wortvielfalt
11 4.4 Index: Emotionsgehalt
12 LESBARKEIT
13 5.1 Lange Wörter
13 5.2 Lange Sätze
13 5.3 Passiv-Check
14 5.4 Textverständnis
14 5.5 Floskeln
14 5.6 Helvetismen
15 5.7 Anglizismen
16 VEREINHEITLICHUNG
17 6.1 Top 100
17 6.2 Regeln
17 6.2.1 Datenmanager
18
–3–
Anleitung CW‐Tools 7 8 9 WORTVIELFALT
19 7.1 Wiederholungen
19 7.2 Wörterliste
19 7.3 Thesaurus
19 7.4 Wortschatz
20 EMOTIONSGEHALT
21 8.1 Sprachklima
21 8.2 Typen-Test
22 8.3 Freundlich
23 8.4 Kompass
23 8.5 Analyse
24 8.6 Thesaurus (Adjektive)
26 8.1 Profiler
26 BEARBEITEN
28 9.1 Markierung entfernen
28 9.2 Wörterliste bearbeiten
28 9.2.1 Top100-Liste
29 9.2.2 Regeln
30 9.3 Einstellungen
30 9.3.1 Sprache
30 9.3.2 Wirkung/Identität
31 9.3.3 Daten
34 9.3.4 Netzwerk
34 9.3.5 Lizenzierung
35 10 Buch-Empfehlungen
36 –4–
Anleitung CW‐Tools 2 BASIS-INFORMATIONEN
4D steht für Textqualität in vier Dimensionen: Lesbarkeit, Konsistenz, Wortvielfalt und Emotionsgehalt. Wording Corporate Wording® unterstützt die durchgängige Unternehmenssprache: Sprachklima (z. B. per CW‐Kompass), Wortlaut (z. B. per Terminologie‐Verwaltung) Sprachstil (z. B. per Stilprüfung) Optimizer unterstützt Texter mit drei hilfreichen Software‐Funktionen: Textbewertung, Textanalyse und Textoptimierung. Die Praxis‐Tipps und Strategie‐Empfehlungen aus dem Bestseller “Texten wie ein Profi” und dem Standardwerk für Unternehmenssprache “Corporate Wording®” (Frankfurter Allgemeine Buch) sind in dieses Produkt eingeflossen. –5–
Anleitung CW‐Tools 2.1
Installations-Anforderungen
Das Add‐in "4D Wording Optimizer" ist momentan für MS Word 2007/2010 für Windows XP, Vista und Windows 7 verfügbar. Es benötigt das .Net‐Framework 2 oder höher (in Vista und Windows 7 bereits enthalten). Das Programm unterstützt auch MS Word 64‐Bit. 2.2
Installation
Schließen Sie alle Word‐Dokumente bevor Sie das Add‐in installieren. Starten Sie die Datei "setup.exe" und folgen Sie den Instruktionen. Nach der Installation können Sie sämtliche Funktionen 30 Tage lang kostenlos nutzen. 2.3
Lizenzschlüssel setzen
Nach dem Kauf des Produktes erhalten Sie einen Lizenzschlüssel (Seriennummer). Öffnen Sie den "Einstellungen"‐Dialog und wechseln Sie auf den Reiter "Lizenzierung". Geben Sie dort den Lizenzschlüssel ein und speichern Sie ihn. –6–
Anleitung CW‐Tools 2.4 Die Toolbar
2.4.1
Add-in
Nach der Installation des Word Add‐ins finden Sie in der Word‐Toolbar den zusätzlichen Tabulator"4D Wording Optimizer": Die Toolbar ist in folgende Bereiche von links nach rechts aufgeteilt: EINSTIEG mit Beispielen; BEWERTUNG per Index nach den vier Dimensionen für Textqualität mit mehreren, kombinierten Prüffunktionen; LESBARKEIT, VEREINHEITLICHUNG, WORTVIELFALT, EMOTIONSGEHALT (einzelne Prüffunktionen nach den vier Dimensionen für Textqualität; BEARBEITEN (Wörterlisten zur Regelung von Terminologie und Schreibweisen, Einstellungen wie Lizenzschlüssel, Sprachklima etc.) und ALLGEMEIN (Hilfe, Hersteller/Version etc.). Wir empfehlen zum Einstieg sämtliche Text‐Beispiele unter EINSTIEG nacheinander aufzurufen und die jeweiligen Funktionen auszuprobieren. 2.5
Info-Bereich
Der Info‐Bereich befindet sich am unteren Ende des Word Fensters. Der Info‐Bereich hat zwei Funktionen: 1) Fortschrittsanzeige Die Funktionsabläufe werden mit Hilfe der Fortschrittsanzeige dargestellt. 2) Info zu Wörtern a) Wenn Sie in ein markiertes Wort klicken, erhalten Sie Informationen darüber, weshalb das Wort markiert wurde. –7–
Anleitung CW‐Tools b) Bei der Funktion "Wiederholungen" wird angezeigt, wie häufig ein markiertes Wort im Dokument vorkommt. c) Bei langen Wörtern und langen Sätzen erhalten Sie Infos über die Wort‐ und Satzlänge. 2.6 Prüf-Funktionen
Nach dem Aufruf einer der Prüf‐Funktionen werden relevante Wörter farbig markiert: Werden die markierten Wörter zusätzlich mit einer blauen Wellenlinie angezeigt, dann stehen eine oder mehrere Wort‐Alternativen zur Auswahl in der 4D‐Info bereit. Durch Auswahl einer der Vorschläge wird das markierte Wort durch den Vorschlag ersetzt. 2.6.1
Textbereich selektieren
Wenn Sie nur einen Teilbereich des Dokuments prüfen wollen, können Sie den gewünschten Text‐Bereich markieren. Die Prüfung erfolgt dann innerhalb des selektierten Bereichs. –8–
Anleitung CW‐Tools 3 EINSTIEG
Wir empfehlen zum Einstieg sämtliche Text‐Beispiele nacheinander aufzurufen und die jeweiligen Funktionen auszuprobieren. 4 BEWERTUNG
Unter der Funktion "Index" können Sie messen, wie Ihre Texte in den vier Dimensionen für Textqualität abschneiden. Je mehr Sie sich im grünen Bereich bewegen, desto besser! Alles ist leicht überschaubar: Sie erkennen schnell das Wesentliche und erfahren bei Bedarf auch weitere Details. Diese Index‐Bewertung ist für Praktiker entwickelt worden, die Texte im beruflichen wie privaten Alltag optimieren wollen. Der Corporate Wording® Index hat sich in dieser Form seit 2005 bewährt. Daher verzichten wir bewusst auf die Darstellung komplexer Diagramme, die allenfalls für Wissenschaftler im Textlabor relevant sein könnten. Wir haben die wichtigsten Parameter in vier Gruppen zusammengefasst: 1. Lesbarkeit 2. Vereinheitlichung 3. Wortvielfalt 4. Emotionsgehalt Besonderheit: Wirkung messen Lesbarkeitsformeln beschränken sich meist auf formale Kriterien wie Satz‐/Wortlänge oder Anzahl von Silben. Der Kontext bleibt unberücksichtigt. Die CW‐Tools liefern zuverlässige Informationen, wie Wörter wirken. Die Software arbeitet mit unterschiedlich gewichteten Messinstrumenten. Diese sind auf die Wortvielfalt in Relation zum Wortschatz, auf Floskeln und Phrasen sowie über Indikatoren der Grundfunktion von Sprache geeicht. Ziel: Texte so optimieren, dass sich der Index im grünen Bereich befindet. Da Ausnahmen die Regeln bestätigen, müssen in den meisten Disziplinen keine 100 % erreicht werden. –9–
Anleitung CW‐Tools Ausnahme: Das Einhalten von Schreibregeln und Terminologie‐Vorgaben sollte zur Pflicht‐Disziplin zählen. Sollte sich der Index im gelben oder roten Bereich befinden, klicken Sie einfach oberhalb des Farbbalkens auf "Details". Sie sehen dann auf einen Blick, in welcher Disziplin Sie noch nachbessern können. 4.1
Index: Lesbarkeit
Der Lesbarkeitsindex setzt sich aus sechs Prüfkriterien zusammen: 1. Lange Wörter 2. Lange Sätze 3. Passiv 4. Textverständnis 5. Floskeln Diese Prüfkriterien sind verschieden gewichtet. Daraus errechnet sich der Index. Ziel: Texte so optimieren, dass sich der Index im grünen Bereich befindet. Sollte sich der Index im gelben oder roten Bereich befinden, klicken Sie oberhalb des Farbbalkens auf "Details". Sie sehen dann auf einen Blick, in welcher Disziplin Sie noch nachbessern sollten. Empfehlung: Kurze Sätze schreiben, allgemein verständliche, kurze Wörter verwenden und typische Floskeln wie „wir verbleiben“ oder Juristen‐ und Behördendeutsch wie „gemäß § ...“ vermeiden. All das steigert die Aufmerksamkeit des Lesers und fördert den Lesefluss. – 10 –
Anleitung CW‐Tools 4.2 Index Vereinheitlichung
Diese Analyse prüft und bewertet mit Hilfe der Standard‐Wörterlisten Folgendes: 
Anteil der häufigsten Tippfehler im Dokument, die Word nicht als Rechtschreibfehler erkennt. 
Anteil lesehemmender Wörter, zu denen die Rechtschreibregeln lesefreundliche Alternativen bieten, die bevorzugt werden sollten. Mit dem Datenmanager (Funktion „Wörterliste bearbeiten“ können die Inhalte beider Analysen individuell auf die Vorgaben des Unternehmens zugeschnitten werden. Weitere Infos siehe Top 100, Regeln, Wörterliste. Vorteil: Sie erfahren per Index, in welcher Intensität Ihr Text korrekt nach Terminologie‐
Vorgaben und bevorzugten Schreibweisen verfasst wurde. Wichtig: Die Funktion "Wörterliste bearbeiten" ist nicht in der Standard‐Cloud‐Version enthalten, kann aber für firmeninterne Anwendungen erweitert werden. 4.3 Index: Wortvielfalt
Dieser Index ermittelt den Anteil der Wörter, die mehr als einmal im Text vorkommen. Je kleiner dieser Anteil ist, desto vielfältiger ist die Wortwahl. Wichtig: Die Wortvielfalt allein sagt nichts darüber aus, wie verständlich ein Text ist. Daher wird auch überprüft, wie hoch der Anteil der Wörter aus dem Grundwortschatz ist. Je höher dieser Anteil ist, desto allgemeinverständlicher ist der Text. Siehe auch Prüffunktion Wortvielfalt. – 11 –
Anleitung CW‐Tools 4.4 Index: Emotionsgehalt
Die Auswertung auf dem Farbbalken zeigt, ob der Emotionsgehalt in einem Text eher über‐ oder unterdurchschnittlich ist. In der Detail‐Analyse wird geprüft, ob die vier Grundfunktionen der Sprache im ausgewogenen Verhältnis zueinander stehen. Dabei wird berücksichtig, dass die Anteile der rationalen Wörter (Blau, Grün) im Wortschatz weit stärker vertreten sind, als die emotionalen Wörter (Gelb, Rot). ‐ Wörter mit Informationsfunktion (Zahlen, Daten, Fakten), ca. 53 % Anteil ‐ Wörter mit Garantiefunktion (Nachweis, Tradition, Ordnung), ca. 35 % Anteil ‐ Wörter mit Erlebnisfunktion (Vision, Idee, Begeisterung), ca. 5 % Anteil ‐ Wörter mit Kontaktfunktion (Sympathie, Emotion, Herz), ca. 7 % Anteil Weitere Infos: siehe Kompass und Analyse. – 12 –
Anleitung CW‐Tools 5
LESBARKEIT
5.1
Lange Wörter
Alle Wörter mit mehr als 24 Zeichen werden farbig markiert. Der Anteil langer Wörter in einem Text sollte unter einem Prozent liegen. Details: In der Regel hemmen lange Wörter den Lesefluss, weil sie kaum mit einem „fotografischen Blick“ erfasst werden können. Viele zusammengesetzte Wörter lassen sich durch einen Bindestrich auflösen. Unter den ermittelten Wörtern können sich auch feste Begriffe wie zum Beispiel "Versicherungsvertragsgesetz" befinden. Umso wichtiger ist es, auf lesehemmende Wörter zu achten, die sich kürzen oder auflösen lassen. 5.2
Lange Sätze
Sätze mit mehr als 224 Zeichen inkl. Leerzeichen werden farbig markiert. Der Anteil langer Sätze in einem Text sollte unter einem Prozent liegen. Details: Sätze mit mehr als 224 Zeichen hemmen den Lesefluss. In der Regel stecken zwei Gedanken in solch einem langen Satz. Dies kann das Verständnis erschweren. Steigern Sie die Text‐Produktivität durch kurze, lesefreundliche Sätze. Hinweis: Abkürzungen können von Word als Satzende interpretiert werden. Doppelpunkte werden seitens von Word nicht als Satzende definiert. – 13 –
Anleitung CW‐Tools 5.3
Passiv-Check
Das Programm markiert Substantive, die mit den Endsilben 'heit', 'keit' und 'ung' gebildet wurden (Verdacht auf Nominalstil, wenn aus einem Verb ein Substantiv gebildet wurde). Wörter wie ""Achtung" oder Zeitung" bleiben unberücksichtigt. Beispiel: aktiv = bearbeiten passiv = Bearbeitung Der Anteil solcher Wortbildungen sollte unter fünf Prozent liegen. 5.4
Textverständnis
Markiert alle Wörter, die im deutschen Grundwortschatz enthalten sind. Ziel für allgemein verständliche Text: Es sollten mehr als 80 % aller Wörter in einem Text aus dem deutschen Grundwortschatz stammen. 5.5
Floskeln
Die Floskel‐Analyse entlarvt unter anderem Papierwörter, Phrasen und Füllwörter. Etliche markierte Wörter enthalten Empfehlungen und das Programm schlägt Alternativen vor. Der Anteil an Floskeln sollte in einem Textdokument unter fünf Prozent betragen. Wichtig: Nicht alle markierten Wörter müssen unbedingt ersetzt werden. Vielfach handelt es sich um allgemeine Empfehlungen und Hinweise auf inflationär gebrauchte Wörter. Teils wird auf die Notwendigkeit hingewiesen (z. B. Füllwörter, die ggf. ersatzlos gestrichen werden können, wenn sie keine besondere Funktion erfüllen). Kurze zeitgemäße Begriffe sind in der Regel leichter verständlich als längere Formulierungen: – 14 –
Anleitung CW‐Tools Beispiele: abermalig wieder annäherungsweise fast, etwa Aufgabenstellung Aufgabe Ergebniszusammenfassung Ergebnis oder Zusammenfassung Räumlichkeiten Räume Rückäußerung Antwort unter Zuhilfenahme mithilfe 5.6
Helvetismen
Eine US‐Hotelkette mit Hotels in der Schweiz verordnete „Grüezi“ als Brief‐Anrede. Das soll Vertrauen wecken und Nähe schaffen. Schweizer Traditionsfirmen, die auf „English‐only“ setzen, sollten überlegen, welche Auswirkungen das auf lange Sicht haben kann. Details: Schweizer Anwender haben es selbst in der Hand, folgende Frage zu beantworten: Ein Stück Schweizer Identität forcieren oder Standard‐Deutsch bevorzugen? Anwender, die aus den deutschsprachigen Nachbarländern mit Schweizern korrespondieren, können Standard‐Deutsch durch Schweizer Variantenwörter ersetzen. Doch mit Fingerspitzengefühl überlegen: Ein Schweizer Vorstand soll sich einmal bitterlich darüber beschwert haben, dass er mit einem helvetischen Gruß angeschrieben wurde … Optional: Funktion erweitern um Austriazismen. – 15 –
Anleitung CW‐Tools 5.7
Anglizismen
Im Verhältnis zu rund 250.000 Wörtern der Allgemeinsprache und etwa 85.000 Fremdwörtern (vorwiegend aus dem Griechischen oder Lateinischen) ist die Anzahl der Anglizismen gering: Man schätzt etwa 6.500 aktive Anglizismen. Details: „Mein Leben ist eine Giving‐Story. Ich habe verstanden, dass man contempory sein muss, dass man Future‐Denken haben muss. Aber die Audience hat das alles von Anfang an auch supported.“ (Unternehmerin/Modebranche, Quelle: Südkurier) Empfehlung: Begriffe, die sich im Deutschen eingebürgert haben, wie Controlling, Marketing, Factoring, Computer, Hard‐ und Software, Start‐up‐Unternehmen, u.v.a. sollte man auch weiterhin benutzen. – 16 –
Anleitung CW‐Tools 6 VEREINHEITLICHUNG
6.1
Top 100
Der Top‐100‐Check markiert die Wörter, die zuvor in einer Wörterliste erfasst wurden. Führt man den Mauszeiger auf ein markiertes Wort erscheint ein Kommentar. Durch Klick auf die rechte Maustaste kann man die falsche Schreibweise durch die richtige Schreibweise ersetzen. In der Standard‐Auslieferung wurden die häufigsten Tippfehler erfasst, die Word in der Rechtschreibprüfung nicht als Fehler erkennt. Die Wörterliste kann beliebig erweitert und individuell bearbeitet werden. Tipp: Erfassen Sie mit Hilfe der Funktion "Wörter bearbeiten" Ihre Vorgaben z. B. aus einem Corporate Wording® Manual. Enthält ein Text falsche Schreibweisen oder „verbotene Wörter“ werden diese per Top100‐Check erkannt. Was sich bewährt hat: Firmen geben die Mindestforderung an Ihre Mitarbeiter, jedes Textdokument mit dem Top100‐Check zu prüfen. Damit wird erreicht, dass die wichtigsten Textregeln und häufigsten Mängel unternehmensweit nahezu ausgeschlossen werden. 6.2 Regeln
Der Regel‐Check markiert die Wörter, die zuvor in einer Wörterliste erfasst wurden. Führt man den Mauszeiger auf ein markiertes Wort erscheint ein Kommentar. Durch Klick auf die rechte Maustaste kann man die von einer Schreibregel abweichende durch die gewünschte Schreibweise ersetzen. In der Standard‐Auslieferung wurden Schreibweisen erfasst, die nach Rechtschreibregeln zwar korrekt geschrieben aber lesehemmend sind. Alternativ können die markierten Wörter mit einem Mausklick durch eine lesefreundliche Schreibvariante ersetzen werden. – 17 –
Anleitung CW‐Tools Beispiele: Ausschusssitzung Ausschuss‐Sitzung dortzulande dort zu Lande Freeclimbing Free Climbing goethesche Goethe'sche Die Wörterliste kann beliebig erweitert und individuell bearbeitet werden. 6.2.1
Datenmanager
Mit dem Datenmanager können die Wörterlisten individuell zugeschnitten werden (Funktion "Wörterlisten bearbeiten"). – 18 –
Anleitung CW‐Tools 7
WORTVIELFALT
7.1
Wiederholungen
Texte können ermüdend wirken, wenn Sie verschwenderisch mit Wortwiederholungen umgehen. Faustregel für allgemeinverständliche Texte: Wortvielfalt ja, aber nur dann, wenn sie von der Zielgruppe verstanden werden. Daher geläufige, häufig gebrauchte Wörter bevorzugen Details: Wörter wie der, die, das, des, dem, den, auf, in, für, mit, zu, von, sich, daß, dass, sie, ist, sind, im, ein, eine, einer, eines etc. bleiben in der Auswertung unberücksichtigt. Diese Wortformen stellen etwa 30 % der Wörter in beliebigen Texten dar. 7.2
Wörterliste
Die numerisch sortierte Wörterliste zeigt, wie häufig welches Wort vorkommt. Die alphabetische Wörterliste hilft, Abweichungen von Schreibweisen innerhalb eines Dokuments herauszufinden. 7.3
Thesaurus
Diese Funktion markiert die häufigsten Adjektive, zu denen sich sinnverwandte Alternativen anbieten. Diese Datenbank kann vom CW‐Redaktionsservice individuell erweitert und auf Branchen und Zielgruppen zugeschnitten werden (siehe auch unter „Einstellungen“ den Punkt „Wirkung/Identität). Faustregel für allgemeinverständliche Texte: Wortvielfalt ja, aber nur dann, wenn sie von der Zielgruppe verstanden werden. Daher geläufige, häufig gebrauchte Wörter bevorzugen – 19 –
Anleitung CW‐Tools 7.4
Wortschatz
Markiert alle Wörter, die nicht in den 10.000 meist genutzten Wörtern enthalten sind. Faustregel für allgemeinverständliche Texte: Wortvielfalt ja, aber nur dann, wenn sie von der Zielgruppe verstanden werden. Daher geläufige, häufig gebrauchte Wörter bevorzugen – 20 –
Anleitung CW‐Tools 8 EMOTIONSGEHALT
8.1
Sprachklima
Ermitteln Sie mit Hilfe dieses Online‐Tests, wie Ihr Unternehmen vom Kunden wahrgenommen werden soll. So können Sie Ihren individuellen CW‐Kompass erstellen und als Vorgabe unternehmensweit für alle Mitarbeiter einsetzen. Details: Der CW‐ Kompass wird in Unternehmen zum Positionieren der Markenwerte eingesetzt. Erhebungsmöglichkeiten: Führungskräfte‐, Mitarbeiter‐ und Kundenbefragungen über das Eigen‐ und Fremdbild.  Eigenbild ermitteln (Ist): Wie stellt sich unser Unternehmen zurzeit dar?  Wunschbild ermitteln (Soll): Wie sollte Ihrer Meinung nach künftig unser Unternehmen von außen gesehen werden?  Aktuelles Fremdbild ermitteln (Ist, Frage an den Kunden): Wie sehen Sie unser Unternehmen?  Kunden‐Wunschbild ermitteln (Soll): Wie möchten Sie künftig unser Unternehmen sehen? – 21 –
Anleitung CW‐Tools 8.2 Typen-Test
Was für ein Kommunikations‐ und Texter‐Typ sind Sie? Finden Sie mit unserem Online‐Test heraus welchem Kommunikations‐Typ Sie entsprechen. Klicken Sie unter jeder Aussage oder Frage jene der vier Antworten an, die am meisten auf Sie zutrifft. Ein »Richtig« oder »Falsch« gibt es nicht. Details: Corporate Wording® befasst sich mit den typologischen Funktionen vorhersagbarer Prozesse des Wahrnehmens und Entscheidens. Die vier CW‐Grundtypen: Perfektionisten, Konservativen, Intuitive und Emotionale. Sind Sie eher ein emotionaler Typ oder bevorzugen Sie Daten und Fakten? Externe Kundenbefragung: Sie können sich den Online‐Fragebogen auch für eine Kundenabfrage an eine unbegrenzte Anzahl von Kunden einrichten lassen. Test und Auswertung erfolgen in einem vereinbarten Zeitraum. Kosten: Je nach Umfang der Abfrage und ergänzende Fragen, die auf das Unternehmen zugeschnitten werden. Interne Kundeneinschätzung: Setzen Sie sich auf den Stuhl des Kunden. Schauen Sie durch dessen Wahrnehmungsbrille. Beantworten Sie die Testfragen aus Sicht Ihres Idealkunden. Vorsicht: Subjektive Vorurteile über die Kunden sind immer möglich. Daher empfehlen wir, eine externe Kundenbefragung durchführen zu lassen. – 22 –
Anleitung CW‐Tools 8.3
Freundlich
Diese Analyse hält Ausschau nach Wörtern, von denen man aus Studien weiß, dass sie angenehm oder unangenehm empfunden werden. Details: Wörter sind mit bis zu drei Smileys in der Info gekennzeichnet. Je mehr Smileys, desto freundlicher/unfreundlicher wird das Wort empfunden. angenehm :‐) unangenehm :‐( 8.4 Kompass
Diese Auswertung zeigt die Anteile der farbigen Wörter in einem Textdokument. ‐ CW‐Blau Informationsfunktion (Zahlen, Daten, Fakten) ‐ CW‐Grün Garantiefunktion (Nachweis, Tradition, Ordnung) ‐ CW‐Gelb Erlebnisfunktion (Vision, Idee, Begeisterung) ‐ CW‐Rot Kontaktfunktion (Sympathie, Emotion, Herz) Details: Blaue Wörter sind in der deutschen Sprache dominant, gefolgt von grünen Wörtern. Mit Abstand folgenden rote und das Schlusslicht bilden gelbe Wörter. Standardeinstellung: Blau 53 %, Grün 35 %, Gelb 5 %, Rot 7 % Diese Variablen lassen sich im Menü „Einstellungen“ ändern – je nach Unternehmensziel, Thema, Zielgruppen und gewünschter Wirkung (siehe Kapitel BEARBEITEN: Einstellungen von Wirkung/Identität). – 23 –
Anleitung CW‐Tools Die Auswertung wird in zwei verschiedenen Grafiken dargestellt: 
Balken‐Diagramm: Absolute Werte in Bezug auf die Anzahl der Wörter im analysierten Text. Durch Rundungen schwankt die Summe zwischen 98% und 100%. 
Viergeteilte Fläche: Gewichtete Werte unter Berücksichtigung, dass unser Wortschatz mehr rationale als emotionale Wörter umfasst. Das heißt: Wenn Sie bereits wenige gelbe oder rote Wörter in einem Text verwenden, ist das in Bezug auf den Anteil der rationalen Wörter sehr viel und wirkungsvoll. Daher ist die relative Auswertung wichtiger, als die absoluten Zahlenwerte. 8.5
Analyse
Farben, Wörter und Temperamente sind miteinander verwandt. Farben führen assoziativ zu Wörtern (z.B. rot: Blut, Liebe, Herz usw.), Wörter führen zu Farben (z.B. Sonne: gelb, rot, orange). Wir leben in einer vierfarbigen Welt – gestern wie heute. Einige Beispiele: 
Osten (Grün), Süden (Gelb), Westen (Rot) und Norden (Blau) – die vier Himmelsrichtungen. 
Frühling (Grün), Sommer (Gelb), Herbst (Rot) und Winter (Blau) – die vier Jahreszeiten. 
Morgen (Grün), Mittag (Gelb), Abend (Rot), Nacht (Blau) – die vier Tageszeiten. Goethe stellte in seiner Farbenlehre die Verwandtschaft zwischen Wörtern, Temperamenten und Farben her. Seit Anfang der 1990er Jahre vermittelt Hans‐Peter Förster seine bewährte Methode mit Hilfe von vier Farbstiften. Teilnehmer lernen schnell, das die subjektive Wirkung von Wörtern zu beurteilen. Mit dieser Analyse wird das bunte Spektrum der Sprache mit einem Mausklick sichtbar. – 24 –
Anleitung CW‐Tools Rund 250.000 Wörter, Wortformen und Redewendungen wurden den vier Farben zugeordnet. CW‐Blau informativ ‐ im Spektrum zwischen konkret und abstrakt CW‐Grün vertraut – im Spektrum zwischen zeitgemäß und altmodisch CW‐Gelb assoziativ – im Spektrum zwischen hohem bildgehalt und abstrakt CW‐Rot emotional – im Spektrum zwischen angenehm und unangenehm Hinweis Ausnahmen bestätigen diese vier Regeln: Der besondere Zusammenhang von Situationen, Redewendungen und Mehrfach‐Deutungen muss der Anwender beurteilen. Dazu braucht es – ergänzend zu den Analyse‐Werkzeugen – eine Portion menschliche Intelligenz :‐) – 25 –
Anleitung CW‐Tools 8.6 Thesaurus (Adjektive)
Diese Funktion markiert häufig verwendete Adjektive, zu denen sich sinnverwandte Alternativen anbieten. Die Synonyme sind den vier CW‐Farben zugeordnet. Vorteil: Sie wählen das Synonym, das zu Ihrer Zielgruppe oder zu den Vorgaben aus dem CW‐Kompass passt. Diese Datenbank kann vom CW‐Redaktionsservice individuell erweitert und auf Branchen und Zielgruppen zugeschnitten werden (siehe auch unter „Einstellungen“ den Punkt „Wirkung/Identität). 8.1
Profiler
Für gezielte, typologische Zielgruppenansprache bietet sich die Profiler‐Funktion an. Je nach Typus kann es von Vorteil sein, eine CW‐Farbe besonders zu forcieren bzw. eine CW‐Farbe bewusst zu vermeiden. Als Hilfe stehen dafür die vier Farb‐Buttons in der Gruppe "Emotionsgehalt" bereit: – 26 –
Anleitung CW‐Tools Diese Datenbank kann vom CW‐Redaktionsservice individuell erweitert und auf Branchen und Zielgruppen zugeschnitten werden (siehe auch unter „Einstellungen“ den Punkt „Wirkung/Identität). Button Adjektiv‐Suche Alternative Synonyme Blau rationale konservative, intuitive oder Adjektive erlebnisreiche Alternativen konservative rationale, intuitive oder Adjektive erlebnisreiche Alternativen intuitive rationale, konservative oder Adjektive emotionale Alternativen emotionale rationale, konservative oder intuitive Adjektive Alternativen Grün Gelb Rot Ob und welche Synonyme in den jeweiligen Kontext, zum Anlass und zur Zielgruppe passen, muss der Anwender entscheiden. Dies wäre auch beim Einsatz eines klassischen Synonym‐Wörterbuchs erforderlich. – 27 –
Anleitung CW‐Tools 9 BEARBEITEN
9.1
Markierung entfernen
Die Markierungen aller nach einer Analyse hervorgehobenen Wörter können Sie mit dieser Funktion entfernen. 9.2 Wörterliste bearbeiten
Das Word Add‐in 4D Wording Optimizer bietet zwei verschiedene Möglichkeiten, Texte auf bestimmte Regeln hin zu prüfen. Um die Wortlisten zu öffnen, in der Gruppe "Bearbeiten" auf "Wörterlisten bearbeiten" klicken. 
Top‐100‐Liste Prüft auf Worte oder Wortkombinationen (auch Abkürzungen) die im Text nicht vorkommen sollen. Dazu können beliebig viele Vorschläge eingegeben werden. 
Regel‐Liste Sucht nach falschen Schreibweisen in unterschiedlicher Ausprägung und bietet die richtige Schreibweise als Vorschlag an. 
Stoppwörter‐Liste Wörter, die in dieser Liste erfasst sind, werden bei der Prüfung ignoriert. Mit diesen Regel‐Typen lassen sich nahezu alle Arten von Prüfungen nach Schreibweisen, "verbotene" Wörter, Terminologie etc. durchführen. – 28 –
Anleitung CW‐Tools Auf der linken Seite können die beiden Regel‐Typen durch Klick ausgewählt werden. Durch Doppel‐Klick auf einen Eintrag wird das zugehörige Formular geöffnet. Neue Einträge können hinzugefügt (
Schaltfläche in der Toolbar) und Einträge können gelöscht werden. Wenn einer oder mehrere Buchstaben in die Filter‐Box eingegeben werden, kann durch ENTER oder "Filter anwenden" die Auswahl eingeschränkt werden. 9.2.1
Top100-Liste
Wird ein Element der Top100‐Liste bearbeitet dann erscheint folgendes Formular: Das falsche Wort oder die falsche Wortkombination kann nun eingegeben werden. Ein Kommentar wird später im Info‐Fenster angezeigt. Die Optionen Groß/Klein und Einzeln werden im Dialog beschrieben. Unter Alternativen können die Vorschläge angegeben werden, die später im Kontext‐
Menü erscheinen. – 29 –
Anleitung CW‐Tools 9.2.2
Regeln
Bei den Unternehmens‐Regeln ist es genau umgekehrt wie bei den Top100‐Regeln. Das richtige Wort erscheint später als Vorschlag. Die falschen Schreibweisen werden im Dokument markiert. 9.3 Einstellungen
Um Einstellungen zu überprüfen oder zu verändern öffnen Sie im Menüpunkt "Einstellungen" den Einstellungsdialog. 9.3.1
Sprache
Die unterschiedlichen Versionen des Add‐ins bieten hier unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten. Stellen Sie hier die Dialogsprache und die Datensprache ein, sofern möglich. – 30 –
Anleitung CW‐Tools 9.3.2
Wirkung/Identität
Stellen Sie hier den Soll‐Wert der vier CW‐Farben für die Analysefunktion "Kompass" ein. Folgende Standardwerte sind voreingestellt: Ermitteln Sie die Ideal‐Werte entweder per Sprachklima‐Analyse (CW‐Kompass im Word Add‐in) oder verwenden Sie das Formular, das Sie als Leser des Standardwerks "Corporate Wording 3.0", Frankfurter Allgemeine Buch, kostenlos downloaden können. Folgende Grundeinstellungen bieten sich je nach Zielsetzung des Unternehmens, der angestrebten Zielgruppen und gewünschtem Wirkungsgrad an: Eine CW‐Farbe = enger Fokus auf ein Individuum Kompass Wirkungsgrad Funktion
Verhältnis 70:10:10:10 10%
Information, Perfektion
CW‐Grundtypus: Rationalisten Blau
Grün Gelb Rot 89%
8%
1% 2% 20%
Garantie, Sicherheit
CW‐Grundtyp: Konservative 17%
79% 2% 2% 30%
Erlebnis, Vision
CW‐Grundtyp: Intuitive 42%
26% 27% 5% 40%
Wärme, Nähe
CW‐Grundtypus: Emotionale 37%
24% 4% 35%
– 31 –
Anleitung CW‐Tools Zwei CW‐Farben = breiterer Fokus auf Clusterpaare Kompass Wirkungsgrad Funktion
Verhältnis 40:40:10:10 30%
rational konservativ:
linke Hirnhälfte Blau
Grün Gelb Rot 58%
39% 1% 2% 40%
aktiv rational:
beide Hirnhälften 77%
13% 7% 3% 50%
irrationale Wahrnehmung
(bewusst/unbewusst) 25%
63% 9% 3% 50%
rationale Wahrnehmung
(objektiv und subjektiv) 76%
12% 2% 10%
60%
Traditionen lieben:
beide Hirnhälften 23%
61% 3% 13%
70%
konservativ emotional:
rechte Hirnhälfte 39%
25% 15% 21%
Grün Gelb Rot 37% 5% 2% Drei CW‐Farben = noch breiterer Fokus auf größere Gruppierungen Kompass Wirkungsgrad Funktion
Blau
Verhältnis 30:30:30:10 60%
alles außer Herz
56%
70%
alles außer Erlebnis
55%
36% 2% 7% 80%
alles außer Tradition
69%
16% 6% 9% 90%
alles außer Fakten
27%
54% 8% 11%
Vier CW‐Farben = Weitwinkel‐Fokus auf Masse ausgerichtet Kompass Wirkungsgrad Funktion
Blau
Verhältnis 25:25:25:25 100%
alle vier 53%
Grundfunktionen: informieren, garantieren, erleben, spüren – 32 –
Grün
Gelb Rot 35%
5% 7% Anleitung CW‐Tools Die folgende Tabelle zeigt Beispiele, wie sich die 4‐Farben‐Sprachmethode mit Milieu‐Definitionen aus der Marktforschung durch Prototypen/Personas verbinden lässt. CW‐Prototypen Einstellung Blau Grün Gelb Rot Sozialökos
27%
54%
8%
11%
Elite-Akademiker
27%
54%
8%
11%
77%
13%
7%
3% 17%
79%
2%
2% 17%
79%
2%
2% 23%
61%
3%
13% Wirkung/Identität Unkonventionelle
Besitzbürgerliche
Kleinbürgerliche
Handycaps
CW‐Prototypen (Quelle: Corporate Wording 3.0, Frankfurter Allgemeine Buch) Im Grunde finden sich bei jedem Typus alle vier CW‐Farben, jedoch unterschiedlich gewichtet. Deutlich wird hier, dass zum Beispiel „grün nicht gleich grün“ ist: Konservative „Grüne“ aus der traditionellen Kriegs‐/Nachkriegsgeneration sind mit anderen „grünen Worten“ anzusprechen als die bürgerliche Mitte. Das Gleiche gilt für die Zielgruppenansprache der „grünen“ gehobenen Schicht der Etablierten. Wir haben also zwei Parameter, mit denen wir die Zielgruppenkommunikation perfektionieren können: 1. Anteil der CW‐Farben Blau, Grün, Gelb und Rot. 2. Treffende typologierelevante Adjektive (siehe Profiler‐Funktion Thesaurus in der Rubrik Emotionsgehalt) und Milieu‐Wörter aus Lebenswelten, mit denen dieser Typus abgeholt werden kann (Hilfsmittel/Optionen: CW‐Manual, Redaktionsleitfaden und individuelle Datenbank‐Erweiterung). – 33 –
Anleitung CW‐Tools 9.3.3
Daten
In den Farb‐Optimierungsfunktionen wird auch auf Mehrfachwörter geprüft (vor allem englische Sprache). Dieser Vorgang benötigt bei großen Dokumenten entsprechend Zeit. Werden keine Mehrfachwörter geprüft dann läuft der Vorgang entsprechend schneller ab. 9.3.4
Netzwerk
Das Add‐in ist auch in einer Netzwerkversion möglich (individuelle Anpssung). – 34 –
Anleitung CW‐Tools 9.3.5
Lizenzierung
Geben Sie an dieser Stelle die beim Kauf erworbene Seriennummer ein. – 35 –
Anleitung CW‐Tools 10 BUCH-EMPFEHLUNGEN
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Anleitung CW‐Tools Herausgeber/Copyright Hans‐Peter Förster J.‐P.‐Hebel‐Weg 35 79737 Herrischried DEUTSCHLAND Fon: + 49 (0) 77 64 / 66 33 Fax: + 49 (0) 77 64 / 66 84 E‐Mail [email protected] www.wording.de – 37 –