S Sparkasse Schopfheim-Zell Machen Sie Ihr Unternehmen fit für

S Sparkasse
Schopfheim-Zell
Machen Sie Ihr Unternehmen fit für SEPA
Mit der SEPA-Überweisung und der SEPA-Lastschrift
können Sie bereits heute in Deutschland und europaweit
bezahlen. Zum 1. Februar 2014 werden die bisherigen nationalen
Verfahren abgelöst. Die Sparkasse Schopfheim-Zell unterstützt Sie bei der Umstellung.
A) Vorbereitende Maßnahmen
Nr.
Was Sie tun müssen
Hinweise
1
IBAN und BIC
bekannt geben
Ab dem 1. Februar 2014 müssen Sie bei Überweisungen und
Lastschriften an Stelle von Kontonummer und Bankleitzahl künftig
IBAN und BIC verwenden. Geben Sie deshalb auf Ihren Rechnungen
bereits heute zusätzlich IBAN und BIC an. Sie finden IBAN und BIC auf
jedem Kontoauszug.
2
SEPA-Zahlscheine
verwenden
Sie legen Ihren Rechnungen einen vorgedruckten Zahlschein mit Ihrer
Bankverbindung bei? Dann verwenden Sie bei der nächsten
Bestellung von Zahlscheinvordrucken bereits den SEPA-Zahlschein;
diese erhalten Sie ab dem 2.Halbjahr 2013. Wichtig: Privatkunden
dürfen noch bis 1. Februar 2016 die Kontonummer an Stelle der IBAN
verwenden, das Kreditinstitut Ihres Kunden übernimmt dann die
Umrechnung in die Auftraggeber-IBAN.
3
Zahlungsverkehrs- und Prüfen Sie, ob Ihre Software bereits das neue SEPA-Datenformat
Buchhaltungs-Software erzeugen kann:
auf SEPA-Fähigkeit
Können Sie in den Kundenstammdaten IBAN und BIC hinterlegen?
prüfen
Verfügt Ihre Software über eine Mandatsverwaltung?
(notwendig für SEPA-Lastschriften)
Unterstützt Ihr Buchhaltungsprogramm XML-Umsatzdateien?
Sprechen Sie ggf. mit dem Hersteller Ihrer Software.
Ihre Vermerke
Tipp: Die Sparkasse Schopfheim-Zell bietet mit SFirm eine
leistungsfähige und preisgünstige Software für Ihren
Zahlungsverkehr an, die voll SEPA-fähig ist.
4
SEPA-Verantwortlichen Bestimmen Sie einen SEPA-Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen,
bestimmen und
der die notwendigen Arbeiten koordiniert. Evt. müssen Sie ein SEPAZeitplan vorsehen
Projekt vorsehen (Budgetplanung!).
Planen Sie die notwendigen Arbeiten und stimmen Sie diese ggf. mit
der Sparkasse Schopfheim-Zell ab.
5
Kontoverbindungen im Haben Sie Girokonten im europäischen Ausland? Mit SEPA wird ihr
europäischen Ausland Sparkassen-Girokonto zum Europa-Konto, Zahlungen in Euro
überprüfen
(Überweisungen und Lastschriften) können Sie problemlos über Ihr
Sparkassen-Girokonto abwickeln. Prüfen Sie, ob die ausländische
Kontoverbindung noch notwendig ist.
6
Geschäftsstrategie
überprüfen
Hat die SEPA-Migration Auswirkungen auf Ihr Kerngeschäft?
Überprüfen Sie, ob sich neue Marktchancen oder auch neue Risiken
für Sie ergeben.
7
Geschäftspartner
überprüfen
Bestehen Abhängigkeiten zwischen Ihnen und Ihren Geschäftspartnern, z.B. bei der Zahlungsverkehrsabwicklung, bei der Vergabe
von Referenznummern, bei der Änderung des Datenformats? Haben
Sie von Ihren Geschäftspartnern IBAN und BIC?
8
Beleghaften
Zahlungsverkehr
überprüfen
Wickeln Sie Ihren Zahlungsverkehr noch beleghaft ab?
Beachten Sie: Insbesondere Lastschriften dürfen nur noch
elektronisch, d.h. online eingereicht werden.
Das Diskettenverfahren wird komplett eingestellt.
Tipp: Nutzen Sie bereits frühzeitig unsere Electronic BankingLösungen zur beleglosen Abwicklung des Zahlungsverkehrs.
Weitere Informationen zu SEPA, sowie die aktuelle Fassung dieser Checkliste, finden Sie unter www.sparkasse-schopfheim-zell.de
Checkliste
Machen Sie Ihr Unternehmen fit für SEPA
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B) Nutzung von SEPA-Lastschriften vorbereiten
Nr.
Was Sie tun müssen
Hinweise
1
Gläubiger-ID
beantragen
Die Gläubiger-Identifikationsnummer (kurz Gläubiger-ID) dient der
Identifikation eines Lastschrifteinreichers unabhängig von seiner
Bankverbindung. Jeder Lastschrifteinreicher muss über die
Internet-Seite der Bundesbank http://glaeubiger-id.bundesbank.de
eine Gläubiger-ID beantragen. Sie benötigten dazu lediglich eine
E-Mail-Adresse.
Beachten Sie: Die Gläubiger-ID muss zwingend mit Angabe des
Firmensitzes (nicht Standort) beantragt werden.
Ihre Vermerke
Tipp: Bei mehreren getrennten Buchhaltungen kann es sinnvoll
sein, die drei variablen Stellen der Gläubiger-ID (ZZZ) durch ein
individuelles Kürzel zu ersetzen. Wir beraten Sie gerne.
2
Electronic Banking
beantragen
SEPA-Lastschriften können künftig nur noch elektronisch, d.h.
online eingereicht werden. Lastschriftbelege und
Disketteneinreichungen sind ab 01.02.2014 nicht mehr möglich.
Falls Sie noch kein Online-Banking oder alternativ das EBICSVerfahren verwenden, nehmen Sie Kontakt mit uns auf, damit wir
für Sie einen Zugang bereitstellen können. Sie erreichen uns unter
+49 7622 696-300 oder [email protected].
3
Software auf SEPAFähigkeit überprüfen
und ggf. aktualisieren
bzw. neu anschaffen
Bei der Erzeugung von SEPA-Lastschriften müssen Sie u.a.
Gläubiger-ID, Mandatsreferenzen, IBAN und BIC verwenden. Auch
das Datenformat ändert sich (XML statt DTA).
Sie benötigen daher eine Software, bei der Sie für jeden
Zahlungspflichtigen IBAN, BIC und die Mandatsreferenz hinterlegen
können. Die so erzeugte Datei können Sie dann per Online-Banking
(ab voraussichtlich Juni 2013) oder per EBICS bei der Sparkasse
Schopfheim-Zell einreichen.
Tipp: Mit unserer Software SFirm ab Version 2.5 sind Sie bestens für
SEPA gerüstet.
4
Mandatsreferenz
vergeben
Die Mandatsreferenz dient in Verbindung mit der Gläubiger-ID der
eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Mandats.
Sie wird vom Lastschrifteinreicher individuell für jedes SEPAMandat vergeben. Dieses muss eindeutig sein, also nicht mehrfach
verwendet werden. Die Länge beträgt maximal 35 Zeichen, der
Aufbau kann vom Lastschrifteinreicher festgelegt werden (z. B.
Kundennummer in Verbindung mit dem Jahr der Mandatserteilung)
Beispiel: 2013-12345678
5
Stammdaten pflegen
Statt Kontonummer und Bankleitzahl müssen Sie für SEPALastschriften IBAN und BIC verwenden. Viele Programme
unterstützen die automatische Umrechnung von Kontonummer und
BLZ von Haus aus. Die Sparkasse Schopfheim-Zell stellt Ihnen auf
Wunsch Werkzeuge zur Umrechnung von Konto/BLZ auf IBAN/BIC
zur Verfügung.
6
Mandatsverwaltung
einrichten
SEPA-Mandate müssen Sie – ungeachtet von privat- und
steuerrechlichen Vorschriften – mindestens 14 Monate nach der
letzten Verwendung (d.h. Lastschrifteinzug) im Original
aufbewahren, da Sie diese auf Verlangen vorzeigen müssen.
7
SEPA-LastschriftEinreicherVereinbarung
aktualisieren
Für die Einreichung von SEPA-Lastschriften ist eine neue
Vereinbarung zwischen Ihnen und der Sparkasse Schopfheim-Zell
erforderlich. Wenn Sie bereits Lastschriften einreichen, senden wir
Ihnen diese Vereinbarung automatisch zu. Bitte senden Sie diese
ausgefüllt und von einem zur Vertretung Ihres Unternehmens
Berechtigten unterschrieben an uns zurück.
Weitere Informationen zu SEPA, sowie die aktuelle Fassung dieser Checkliste, finden Sie unter www.sparkasse-schopfheim-zell.de
Checkliste
Machen Sie Ihr Unternehmen fit für SEPA
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C) Nutzung der SEPA-Basis-Lastschrift
Nr.
Was Sie tun müssen
Hinweise
1
Voraussetzungen
prüfen
Haben Sie alle vorbereitenden Maßnahmen umgesetzt?
Haben Sie einen Online-Banking-Zugang?
Bitte beachten Sie, dass Sie SEPA-Lastschriften im Online-Banking
der Sparkasse Schopfheim-Zell voraussichtlich ab Juni 2013 nutzen
können!
2
Bestehende Einzugsermächtigungen in
SEPA-Mandate
umwidmen
Die bisherige Einzugsermächtigung heißt künftig SEPA-Mandat.
Das SEPA-Mandat verlangt deutlich höhere formale Anforderungen
(z.B. vorgegebener Text) als bei der Einzugsermächtigung.
Überprüfen Sie Ihre Verträge oder sonstige Vordrucke auf
Anpassungsbedarf.
Ein Muster eines gültigen SEPA-Mandats finden Sie unter
www.sparkasse-schopfheim-zell.de
Ihre Vermerke
Prüfen Sie bestehende Einzugsermächtigungen:
Liegen diese schriftlich im Original vor?
Wurden sie vom Zahlungspflichtigen unterschrieben?
Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, müssen Sie ein neues
SEPA-Mandat einholen.
Bestehende Einzugsermächtigungen können Sie seit dem 9. Juli
2012 in ein SEPA-Lastschriftmandat umwandeln. Dazu müssen Sie
vor der ersten Verwendung dem Zahlungspflichtigen die GläubigerID, die Mandatsreferenz und den Umstellungstermin (Tag der
ersten SEPA-Lastschrift) mitteilen.
Textbeispiel: „Wir werden Ihre bestehende Einzugsermächtigung
am xx.xx.xxxx in ein SEPA-Mandat umwandeln. Die Mandatsreferenz
ist xx-xxxxx, unsere Gläubiger-ID lautet DExxx.“
Tipp: Verwenden Sie ohnehin anstehende Korrespondenz zu Ihren
Kunden, um über die Umstellung zu informieren, z. B.
Rechnungsversand, Werbeaktionen, …
3
Zeitpunkt der
Mandatserteilung
In Ihrer Mandatsverwaltung muss das Datum der Mandatserteilung
(Tag der Unterschrift) angegeben werden. Sofern Sie eine bisherige
Einzugsermächtigung umgewidmet haben, liegt Ihnen kein neues
SEPA-Mandat vor. In diesem Fall gilt der Tag der
Umstellungsinformation an den Zahlungspflichtigen (gemäß C2
dieser Checkliste) als Zeitpunkt der Mandatserteilung.
4
Vorabinformation vor
dem ersten und jedem
weiteren Einzug
Sie müssen Ihre Zahlungspflichtigen künftig vorab über den
genauen Termin des Lastschrifteinzugs informieren. Die Vorlauffrist
für diese Information können Sie vertraglich mit Ihren
Zahlungspflichten selbst vereinbaren, z.B. über die AGB. Sofern Sie
nichts Abweichendes vereinbart haben, gilt eine gesetzliche Frist
von mindestens 14 Kalendertagen vor dem Fälligkeitstag.
Tipp: Nehmen Sie diese Information mit in die Rechnung auf.
5
Lastschriften
rechtzeitig einreichen
SEPA-Lastschriften müssen Sie künftig mit einem Fälligkeitsdatum
versehen (dieses Datum teilen Sie den Zahlungspflichtigen
rechtzeitig mit). Die Lastschriftdatei müssen Sie der Sparkasse
Schopfheim-Zell bei der ersten Ausführung mindestens 6
Geschäftstage, bei weiteren Einzügen mindestens 3 Geschäftstage
vorher online einreichen, frühestens jedoch 14 Kalendertage vor
dem Fälligkeitstag.
Weitere Informationen zu SEPA, sowie die aktuelle Fassung dieser Checkliste, finden Sie unter www.sparkasse-schopfheim-zell.de
Checkliste
Machen Sie Ihr Unternehmen fit für SEPA
Seite 4 von 4
D) Nutzung der SEPA-Firmen-Lastschrift
Nr.
Was Sie tun müssen
Hinweise
1
Voraussetzungen
prüfen
Haben Sie alle vorbereitenden Maßnahmen umgesetzt?
Haben Sie einen Online-Banking-Zugang?
Bitte beachten Sie, dass Sie SEPA-Lastschriften im Online-Banking
der Sparkasse Schopfheim-Zell voraussichtlich ab Juni 2013 nutzen
können!
2
Neue SEPA-Mandate
für bestehende
Abbuchungsaufträge
einholen
Der bisherige Abbuchungsauftrag heißt künftig SEPA-Mandat. Das
SEPA-Mandat verlangt deutlich höhere formale Anforderungen (z.B.
vorgegebener Text) als der Abbuchungsauftrag. Überprüfen Sie Ihre
Verträge oder sonstige Vordrucke auf Anpassungsbedarf.
Ein Muster eines gültigen SEPA-Mandats finden Sie unter
www.sparkasse-schopfheim-zell.de
Ihre Vermerke
Beachten Sie: Abbuchungsaufträge können im Gegensatz zu
Einzugsermächtigungen NICHT umgewidmet und weiterverwendet
werden. Sie MÜSSEN neue Mandate einholen. Beachten Sie weiter:
SEPA-Firmen-Lastschriften sind für Verbraucher als
Zahlungspflichtige nicht zugelassen, da sie kein Erstattungsrecht
beinhalten. Mit Verbrauchern (Privatpersonen) können nur SEPABasis-Lastschriften vereinbart werden.
Wir empfehlen Ihnen, den Bestand an Abbuchungsaufträgen
frühzeitig zu prüfen. Gleichzeitig sollten Sie mit jedem neuen
Abbuchungsauftrag auch ein entsprechendes SEPA-Mandat
einholen. Dies ermöglicht Ihnen, weiterhin das alte
Abbuchungsauftragsverfahren zu nutzen und zu einem von Ihnen
gewählten Stichtag, spätestens jedoch 01.02.2014, auf SEPALastschriften umzustellen.
3
Bestätigung des SEPAMandats durch das
Kreditinstitut des
Zahlungspflichtigen
Der Zahlungspflichtige muss die Erteilung eines SEPA-FirmenLastschriftmandats vor dem ersten Einzug bei seinem Kreditinstitut
bestätigen. Das Mandatsoriginal verbleibt jedoch – im Gegensatz
zum heutigen Abbuchungsauftrag – bei Ihnen.
4
Vorabinformation vor
dem ersten und jedem
weiteren Einzug
Sie müssen Ihre Zahlungspflichtigen künftig vorab über den
genauen Termin des Lastschrifteinzugs informieren. Die Vorlauffrist
für diese Information können Sie vertraglich mit Ihren
Zahlungspflichten selbst vereinbaren, z.B. über die AGB. Sofern Sie
nichts Abweichendes vereinbart haben, gilt eine gesetzliche Frist
von mindestens 14 Kalendertagen vor dem Fälligkeitstag.
Tipp: Nehmen Sie diese Information mit in die Rechnung auf.
5
Lastschriften
rechtzeitig einreichen
SEPA-Lastschriften müssen Sie künftig mit einem Fälligkeitsdatum
versehen (dieses Datum teilen Sie den Zahlungspflichtigen
rechtzeitig mit). Die Lastschriftdatei müssen Sie der Sparkasse
Schopfheim-Zell mindestens 2 Geschäftstage vorher online
einreichen, frühestens jedoch 14 Kalendertage vor dem
Fälligkeitstag.
Weitere Informationen zu SEPA, sowie die aktuelle Fassung dieser Checkliste, finden Sie unter www.sparkasse-schopfheim-zell.de