Feuerwehr Termindaten Import in Outlook

Feuerwehr Termindaten Import in Outlook
Um die persönlichen Termine in Outlook zu importieren sind folgende Schritte
durchzuführen :
Schritt 1:
Die Datei „FFW-Termine.csv“ aus der Mail in ein beliebiges Verzeichnis speichern.
(C:\Temp bietet sich hier an)
Sinnvollerweise sollte ein Speicherort gewählt werden, an den diese Datei immer
gespeichert wird. Jede eMail mit neuen Terminen hat diese Datei als Anhang.
Wenn man den selben Ort wählt, dann muss man beim Import in Outlook weniger
aufpassen und die vorgeschlagenen Einstellungen sind weitestgehend korrekt, mehr dazu
weiter unten.
Schritt 2 :
Der Menüpunkt zum Import externer Daten im Oputlook ist unter
„Datei - Importieren/Exportieren“ zu finden :
Auf der folgenden Maske wird der Typ des Imports abgefragt, hier wählt man
„Import aus anderen Programmen oder Dateien“
Im nächsten Schritt wird der Dateityp abgefragt hier :
„Kommagetrennte Werte (Windows)“
Nun ist die Datei zu bestimmen aus welcher importiert werden soll.
Beim ersten Import ist hier noch kein Dateiname vorgeschlagen, wenn man später
allerdings ein weiteres Mal importieren will, ist hier die Datei des letzten durchgeführten
Imports schon vorgeschlagen, wenn man also die Datei aus der Mail immer wieder an
dieselbe Stelle speichert, muss man hier keine Änderung am Dateinamen vornehmen.
Es ist hier zu empfehlen „Duplikate durch importierte Elemente ersetzen“ zu wählen,
um unnötige Doppeltermine zu vermeiden.
Hat man z.B. vergessen die Datei aus der Mail zu speichern und importiert dann, wird die
„alte“ Datei hierbei importiert, diese Termine bestehen aber schon und somit sind diese
doppelt vorhanden. Mit dieser Option vermeidet man die Doppelbelegung.
Wenn man allerdings zu seinen Terminen Kommentare etc. hinterlegt, sollte man die
Option „Keine Duplikate importieren“ wählen, da sonst diese Kommentare entfernt
werden.
Als Nächstes wird das Importziel abgefragt, hier sollte der Kalender schon vorgewählt sein
und die Maske muss nur bestätigt werden :
Nochmals eine Bestätigung :
Die importierten Termine sind danach als „Privat“ deklariert.
(Hierfür steht das Schlüsselsymbol)
Der Termin ist so angelegt, dass eine Erinnerung immer um 12:00 Uhr am selben Tag
durchgeführt wird. Sollte der Beginn des Termins vor 17 Uhr oder am Wochenende liegen,
dann erfolgt die Erinnerung am direkt davor liegenden Werktag um 12:00 Uhr.
Deine Freiwillige Feuerwehr Bad Wimpfen
P.S.:
Diese Dokumentation wurde mit Hilfe von Outlook 2003 erstellt.
Benutzt man Outlook 97, dann kann es vorkommen, dass die Zeiten der Termine
(Start/Ende/Erinnerung) jeweils auf 00:00 Uhr stehen. In diesem Fall kann man die
Termine nicht in der Tagesübersicht sehen, sondern erst wenn man die Wochenübersicht
aufmacht ! Man muss dann evtl. manuell die Zeiten anpassen !
Outlook 2000 und Xp wurden nicht getestet, sollten aber wir 2003 funktionieren !