no. 19 - easy software ag

index
no. 19
DAS EASY SOFTWARE AG-MAGAZIN FÜR DOKUMENTEN-MANAGEMENT
THE EASY SOFTWARE AG’S MAGAZINE FOR DOCUMENT MANAGEMENT
EASY
goes public...
(page 22)
R E P O R T
SOFTWARE
N
E
W
S
EASY SOFTWARE AG . EPPINGHOFER STR. 50 . D-45468 MÜLHEIM/RUHR
Pressesendung . Deutsche Post AG . Entgelt bezahlt . K 47948
-
E - M a i l : i n d e x - o n l i n e @ e a s y. d e . I n t e r n e t : w w w. e a s y. d e
-
EDITORIAL
Mit Freude an die Börse
Looking Forward Going to Market
Entwickelte sich in Amerika ”silicon valley”, gibt es Anzeichen dafür, daß sich Deutschland zum ”document valley”
etabliert. Mit EASY wird am ”Neuen Markt” in Frankfurt
in 1999 der vierte Wert aus der DMS-Software Branche
notiert sein. Vergleicht man den Neuen Markt mit den
Top-Werten des deutschen Aktienmarkts, zugegeben eine
mutige Nebeneinanderstellung, so fällt auf, daß in
Deutschland mehrere Branchen mit ebenfalls vier Werten
vertreten sind. Eine der deutschen Domänen, die Automobilindustrie, ist mit DaimlerChrysler, VW, BMW und Porsche sicher ein Paradebeispiel.
Die junge deutsche DMS-Softwareindustrie steckt dagegen
noch in den Kinderschuhen. Die allerdings, so könnte man
meinen, müssen von einem Sportartikelhersteller kommen,
so große Sprünge werden gemacht.
”Silicon Valley” emerged in America and there are signs
that Germany is establishing itself as ”Document Valley”.
With EASY being quoted on the ”Neue Markt” in Frankfurt, it will be the fourth share from the DMS branch. If
one compares the Neue Markt with the top shares in the
German stock market, admittedly a daring comparison, it
can be noticed that several German branches are represented by four companies. One of the German domains, the
automotive industry, is surely a prime example with DaimlerChrysler, VW, BMW and Porsche. The young German
DMS software industry is still learning to walk. But they
seem to be wearing professional training shoes considering
the great leaps being made.
Neben solchen mehr theoretischen Vergleichen, gibt es
natürlich auch prägnante Unterschiede in der deutschen
DMS-Softwarelandschaft. Mit 3200 Dokumenten-Management- und Archivsystemkunden streben wir als Marktführer das neue Börsensegment in Frankfurt an. Als einziger Anbieter von DMS- und Archivsystemen am Neuen
Markt kann EASY außerdem auf eine internationale, strategische Allianz mit Microsoft verweisen. Durch die hohe
Skalierbarkeit der Software erreichen wir das größte
Marktpotential und sind gemessen an der Anzahl installierter Archivsysteme unter SAP R/3 Anwendern inzwischen weltweit die Nr. 2. Durch die starke internationale
Präsenz mit über 350 autorisierten Partnern in über 20
Ländern weist EASY unangefochten den am besten vorbereiteten Vertriebskanal für DMS- und Archivsysteme in
Europa auf - nicht die schlechteste Ausgangssituation für
einen Börsengang, wie wir meinen.
Wenn wir an dieser Stelle auch noch über die
besondere Ertragsstärke unseres Unternehmens und über das rasante Wachstum
berichten würden, wäre das wahrscheinlich zu viel des Guten. Bleibt uns nur
noch die Deutsche Börse AG zu zitieren, die uns wenige Tage nach der Unternehmenspräsentation in Frankfurt
kontaktierte mit den Worten: ”Der
Neue Markt freut sich auf die EASY
SOFTWARE AG” und den Börsianern
zuzurufen ”Wir freuen uns auch auf Sie!”
Ih r Vo r s t a nd de r EAS Y S O FTWA R E A G
M a r us H a ni s c h, D i r k Vo l l m eri n g
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Apart from such theoretical comparisons, there are also obvious differences in the German DMS software landscape.
With more than 3200 document management and archive
system customers, we are aiming at the new market segment as market leader. As the only supplier of DMS and
archive systems in the Neue Markt, EASY can also make
reference to an international, strategic alliance with Microsoft. Through great scalability of the software, we achieve
maximum market potential and, judged by the number of
installed archive systems under SAP R/3, we are now the
second world-wide. Through the strong international presence of more than 350 authorised partners in over 20
countries EASY demonstrates unchallenged the best prepared sales channels for DMS and archive systems in Europe not the worst starting position for a stock market floatation, we think.
To this, we can only refer to the profitability of our company - almost unheard of in the Neue Markt - and the meteoric growth in the still-young EASY company history.
It remains only for us, in closing, to quote Frau
Dr Böhnlein from the Deutsche Börse AG
(German stock market), who contacted us
a few days after the company presentation in Frankfurt with the words, ”The
Neue Markt is looking forward to EASY SOFTWARE AG” and to call out
to the stock brokers, ”We are also looking forward to you!”
Ih r Vo rs t a n d d er E A S Y S OF T WA R E A G
Jö r g Mi ch a el P l ä s k er
I N H A LT / C O N T E N T S
4
2
Editorial
2
Editorial
4
EASY in das neue Jahrtausend
8
EASY into the next Millennium
12
Kurzmeldungen
12
News
14
EASY beim ZDF
14
EASY at ZDF (Second German Television)
18
DMS-Roadshow
18
DMS Roadshow
20
Anwenderbericht der Königbrauerei
20
User report of the Koenig Brewery
14
18
24
EASY in der Schweiz: Unicare Informatik AG
24
EASY in Switzerland: Unicare Informatik AG
26
Der Hammer bei hagebau
26
Hammer falls for hagebau
30
Das neue EASY Mappenkonzept
31
The new EASY File Concept
32
Neuer CAD-Viewer in EASY-ARCHIV 3.0
33
New CAD Viewer in EASY ARCHIVE 3.0
34
Archivrecherche übers Internet
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Archive search over the Internet
36
Intelligente Bildkompression
36
Intelligent Image Compression
38
Nr. 2 in der elektronischen SAP/R3 Archivierung
38
No 2 in electronic SAP/R3 Archiving
40
EASY mit neuer Werbelinie
40
EASY with new advertising concept
42
EASY bei der DEVK-Versicherung
43
EASY at the DEVK-Insurance
45
Kurzmeldungen
45
News
47
Seminare
47
Courses
20
34
40
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3
REPORT
Eine AG mit
»Persönlichkeit«
EASY in das neue
Jahrtausend
Börsengang als logische Konsequenz aus
erfolgreichem Geschäftsverlauf und dynamischer Entwicklung des DMS-Marktes
–
Kundennähe bleibt strategisches Anliegen
Daß die rasante Entwicklung der EASY SOFTWARE
AG von einer Zwei-Mann-Firma im Gründungsjahr 1990
zur 30 Mio. DM-Company mit mehr als 100 Mitarbeitern
im Rückblick fast etwas Zwangsläufiges hat, erklärt
EASY-Vorstand Vollmering lapidar so: ”Wir haben zum
richtigen Zeitpunkt wohl immer das Richtige getan.” In
der Tat zieht sich durch die neunjährige Firmengeschichte
bis hin zur Vorbereitung des Börsengangs als roter Faden
eine Kette von Maßnahmen und Entscheidungen, mit denen die Unternehmensgründer Dirk Vollmering und Markus Hanisch gängigen Markteinschätzungen oft weit voraus waren.
Als sie Anfang 1990 für den Vertrieb des spanischen
Softwareprodukts ”Clarity” die EASY Elektronische Archivsysteme GmbH in Düsseldorf gründeten, waren elektronische Archivierung und Dokumenten-Management
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noch weit davon entfernt, boomende Anwendungsbereiche zu sein. Die wenigen verfügbaren Programme waren
komplex, zu teuer und setzten für den Dokumentenzugriff das aufwendige Indexierungsverfahren voraus.
”Gerade deshalb rechneten wir uns mit dem komfortablen volltextbasierten Archivsystem ”Clarity”, einer
preiswerten aber technologisch führenden DMS-Lösung,
gute Chancen aus” begründet Vollmering den Schritt in
die Selbständigkeit, dem bald eine weitere wichtige Entscheidung folgte: Die Durststrecke, die bis zur Realisierung des ersten größeren Projekts zu überstehen war, gab
den Ausschlag dafür, den Vertrieb durch den Aufbau eines
Distributoren- und Fachandelsnetzes auf eine breitere und
damit sichere Basis zu stellen. Heute wickelt EASY
über weltweit 350 zertifizierte Vertriebspartner rund 80
Prozent des Umsatzes ab; die restlichen 20 Prozent werden direkt, beispielsweise über Rahmenverträge mit
Großkunden, erwirtschaftet.
REPORT
Die beste Bestätigung für das Konzept lieferte der
Markt, der den anwenderfreundlichen Nonkonformismus
mit bis heute rund 10.000 EASY-ARCHIV-Installationen
belohnte.
Eine weitere Grundlage für den anhaltenden Erfolg ist
freilich auch die Beharrlichkeit, mit der bei EASY der eingeschlagene Weg weiter verfolgt wurde. Der 1995 vollzogene Wechsel zu Verity als Volltexttechnologie-Lieferant,
ebnete den Weg in die Sprachunabhängigkeit und damit in
internationale Märkte. Die in 10 Sprachen verfügbaren
EASY-Produkte werden inzwischen in über 20 Ländern
vertrieben. Verzettelung vermied das EASY-Management
durch den Verzicht auf scheinbar lukrative Seitenlinien.
„Weil wir uns 1994 trotz wohlklingender Werbeversprechen nicht zu einer eigenen Version für OS/2 hinreißen
ließen und auch der Verlockung einer Unix-Version widerstanden, konnte sich
unsere
Softwaremannschaft voll auf optimale
Ergebnisse unter Windows
konzentrieren”,
stellt Dirk Vollmering fest.
Anwenderfreundlicher Nonkonformismus
Wiederum weit über kurzfristige Markteinschätzungen
hinaus reichte auch der 1992 gefällte Entschluß, sich vom
ursprünglichen DOS-verhafteten Softwarelieferanten zu
lösen. Überzeugt vom Windows-Zukunftspotential entschieden sich Vollmering und Hanisch zur Eigenentwicklung des Windows- und Novell-basierten DMS-Programms EASY-ARCHIV.
Als „absolut entscheidend” beurteilt Vollmering im
Rückblick, daß man dabei entgegen gängiger Gepflogenheiten nicht auf einer relationalen Datenbank aufsetzte,
sondern auf einer Fulcrum-basierten eigenen Volltextdatenbank. Sie erlaubt ein extrem schnelles Wiederauffinden
der archivierten Dokumente nach frei definierten Suchbegriffen.
Als logische Weiterentwicklung der Windows-Orientierung folgte
der Ausbau der Partnerschaft mit Microsoft vom
”Solution Provider” zum
”Independent Software
Vendor”, die im September 1998 besiegelt wurde.
Dadurch ist EASY in der
Lage, Windows NT, MS
BackOffice und – speziell
für EASY-DMS - den MS
SQL Server direkt in ihre Lösungsangebote zu integrieren.
Unabhängig davon bewahrt sich EASY Offenheit und
Flexibilität für alle marktrelevanten Veränderungen, wie
Vertriebsvorstand Markus Hanisch ausdrücklich betont:
„Wir setzen clientseitig neben Fat-Client-Lösungen zunehmend auf javabasierende Web-Browser-Lösungen, die
auf jeder Hardware-Plattform lauffähig sind. Serverseitig
beobachten wir die weitere Entwicklung sehr sorgfältig.”
Weltweit zweitgrößter Anbieter im SAP R/3 –
Marktsegment
Die Fähigkeit, die Spreu vom Weizen zu trennen, führte
auch relativ früh zu einer Partnerschaft mit SAP. Mit der
1996 entwickelten und von SAP zertifizierten SAP R/3Schnittstelle zu EASY-Archiv avancierte das Unternehmen
mit inzwischen mehr als 100 Installationen zum weltweit
zweitstärksten Anbieter von SAP-Archivierungslösungen.
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REPORT
Damit ist das R/3-Potential noch nicht einmal angekratzt. „Es gibt weltweit bekanntlich über 17.000 SAP R/3
Installationen, aber erst wenige 100 mit Archivanbindungen zur Entlastung der relationalen Datenbanken wie
Oracle, Informix, DB/2 etc.” umreißt Markus Hanisch
den Markt mit enormen Wachstumsmöglichkeiten. „Mit
zunehmenden Dokumentenmengen verschlechtert sich
die Performance dieser Datenbanken und zwingt zur Auslagerung der abgearbeiteten Dokumente auf Sicherungsbändern. Recherchen sind dann nur noch über aufwendiges Rückladen möglich.”
EASY-LINK for SAP R/3 erlaubt dagegen die tägliche
revisionssichere Übergabe der bearbeiteten SAP-Belege an
EASY-ARCHIV. Bei Recherchebedarf lassen sie sich
wahlweise direkt aus der SAP-Anwendung oder unabhängig davon mit EASY-Client-Software oder einem gängigen Internetbrowser aufrufen. Mit Client-Software und
Browser erschließt sich dem SAP-Anwender dabei die
EASY-typische volltextbasierte Inhaltssuche.
Schnittstellen gibt es darüber hinaus zu nahezu allen
anderen marktbedeutenden betriebswirtschaftlichen Standardprogrammen, allerdings vermarkten deren Anbieter
die EASY-Lösungen als OEM-Produkt unter eigenem
Namen. Als integrierter Bestandteil kommt EASY-Archiv
beispielsweise bei Baan, Comet, Navision oder Sage-KHK
zum Einsatz.
Unbegrenzte Skalierbarkeit erlaubt DMS-Lösungen
für alle Unternehmensgrößen
Auch wenn die Mehrzahl der rund 10.000 EASY-Installationen noch durch kleinere Anwendungen unter Einsatz des ”EASY-ARCHIV 2000”-Paketes bestritten wird,
ist die Anwendungsskala durch die unbegrenzte Skalierbarkeit der EASY-Produkte nach oben hin absolut offen.
Alleine rund 3.200 Unternehmen setzen EASY-Lösungen
überwiegend in großen und mittleren Rechnernetzwerken
ein. Diese Zahl beruht übrigens nicht auf einer der branchenüblichen und entsprechend unpräzisen Eigeneinschätzungen, sondern wurde durch eine namhafte Wirtschaftprüfungsgesellschaft attestiert. Mit dem Mut zur
neutralen Kontrolle seiner Installationen steht das Unternehmen im Markt bisher allein.
Für größere Unternehmen hat die Festlegung auf ein
Archiv- oder DMS-System in der Regel eine strategische
Dimension. Sie wird deshalb nicht nur von der Produktqualität, sondern auch vom Vertrauen in die Zukunftssicherheit des Herstellers mitgetragen. Die EASY-Referenzliste, die sich wie ein Who-is-who der europäischen Wirtschaft liest, ist ein eindrucksvoller Beweis dafür, daß man
dem Unternehmen dieses Vertrauen entgegenbringt. Sie
spannt sich – um nur einige Beispiele zu nennen - im Alphabet von ABB und Aero Lloyd über BMW, DaimlerChrysler, Deutsche Bank, IVECO, Krupp-Hoesch,
Preussen Elektra, Leica und Rover Deutschland bis hin
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zur Verlagsgruppe WAZ und zur öffentlichen Medienanstalt ZDF.
Der Fokus der EASY SOFTWARE AG verlagert sich
gegenwärtig stärker auf den Bereich mittlerer und größerer Anwender. „Unsere vorrangige Zielgruppe sind zur
Zeit SAP- und Lotus-Notes-Anwender”, führt Vertriebschef Markus Hanisch aus, „weil dort der Zwang zur Rationalisierung bei gleichzeitig besseren technischen Voraussetzungen größer ist.” Das stückzahlintensive Marktsegment der kleineren Anwendungen wird dabei nicht
vernachlässigt. Mit ihrer inzwischen auf 120 Mitarbeiter
gewachsenen Mannschaft und dem entsprechend strukturierten Vertriebsnetz wird EASY auch künftig in der Lage
sein, das gesamte Anwendungsspektrum abzudecken.
Komplettlösungen
Die EASY SOFTWARE AG und ihre Vertriebspartner
sind in der Lage, Komplettlösungen einschließlich Projektierung, Schulung, Hardware und ergänzender Dienstleistungen anzubieten. Zum Hardware-Lieferumfang
gehören u.a. Jukebox-Speicher und optische Laufwerke,
die von der Firma Plasmon, einem der marktführenden
Unternehmen in Europa, bezogen werden. Scanner und
Scan-Services kommen von der Schwestergesellschaft
ScanOptic GmbH, die im Bedarfsfall auch die Dokumenten-Archivierung im Outsourcing übernimmt.
Dialog mit Anwendern und Vertriebspartnern behält
Schlüsselfunktion
Der hohe Bedienungskomfort der EASY-Produkte, zu
denen seit Ende 1998 auch das Dokumenten-Management-System EASY-DMS zählt, die frühe Bereitstellung
von Lösungen für SAP R/3-, Intranet- und Internet-Anwendungen (EASY-LINK for Web), sind nicht zuletzt das
Ergebnis einer intensiven Kommunikation mit Anwendern und Vertriebspartnern, die in der Unternehmensge-
REPORT
Bildschirmarbeitsplätzen. Umsatz 9,8 Mio. DM
schichte stets eines der wichtigsten Anliegen des EASYManagements war.
Daß es dabei auch nach dem für Frühjahr 1999 geplanten Gang an den Kapitalmarkt bleiben wird, hat die EASY
SOFTWARE AG im Rahmen der vorbereitenden Maßnahmen deutlich unterstrichen. Mit Jörg-Michael Pläsker wurde der Leiter der Unternehmenskommunikation in den
Vorstand berufen und damit der Schnittstelle zu Öffentlichkeit und Kunden eine Schlüsselposition zugewiesen.
Auch alle anderen Schritte, die im Vorfeld des Börsenganges eingeleitet wurden, zielen ab auf Kontinuitätssicherung im Unternehmen und im Verhältnis zwischen
EASY, Vertriebspartnern und Kunden. Nach der im Sommer 1998 erfolgten Zusammenführung der EASY Elektronische Archivsysteme GmbH und der EASY SOFTWARE GmbH sowie Gründung der EASY SOFTWARE
AG machten 90 Prozent der Mitarbeiter von der Möglichkeit des Aktienkaufs Gebrauch. Ein deutlicher Beweis für
das Vertrauen in das Potential des Unternehmens, bei der
Dirk Vollmering und Markus Hanisch nach der Kapitalbeschaffung noch einmal kräftig zulegen wollen:
1995: Wechsel des Volltexttechnologie-Lieferanten und
Börsengang sichert Wachstum und
damit Vertriebsausweitung auf internationale Märkte.
Technologieführerschaft
MEILENSTEINE
1990: Gründung der EASY Elektronische Archivsysteme in
Düsseldorf. Vertrieb des volltextbasierten
Softwareproduktes Clarity
1991: Verlegung des Firmensitzes nach Mülheim a.d. Ruhr,
Entwicklung des COLD-Programmes ”EASY-BRIDGE”.
1991 bis 1992: Aufbau eines europaweiten Händler- und
Distributorennetzes.
1992: Eigenentwicklung des Windows-basierten DMSProgramms EASY-ARCHIV mit eigener Volltextdatenbank
1993: Markteinführung der ersten Version von
EASY-ARCHIV. Umsatz 4,3 Mio. DM.
1994: Entwicklung von EASY-KEY zum computergestützten
Verschlagworten gescannter Dokumente an
Umsatz 14,3 Mio. DM
1996: Entwicklung von EASY-LINK for SAP. Eröffnung einer
Geschäftsstelle in Berlin. Umsatz 19,2 Mio. DM
1997: Umsatz 24,5 Mio. DM. Gründung des
Schwesterunternehmens ScanOptic GmbH als
Dienstleistungsunternehmen im DMS-Umfeld.
1998: Vorstellung des mappenorientierten Dokumenten
Management Systems EASY-DMS, Vertriebsbeginn im vierten Quartal. Internationale, weitreichende Partnerschaft
mit Microsoft. Umwandlung des Unternehmens in die EASY
SOFTWARE AG mit vorbörslicher Kapitalerhöhung und
Mitarbeiterbeteiligung. Umsatz 30 Mio. DM.
1999: Börsengang voraussichtlich bis Jahresmitte.
Umsatzplanung ca. 40 Mio. DM
„Durch die erweiterten Möglichkeiten nach dem Börsengang fängt unsere Herausforderung erst richtig an”, unterstreicht Dirk Vollmering die Absicht der Firmengründer,
auch weiterhin Verantwortung zu tragen. Dabei sieht er vor
allem „wesentlich bessere Möglichkeiten, neue Mitarbeiter
zu gewinnen, Unternehmensbeteiligungen zu erwerben
und den Aufwand für Forschung und Entwicklung zu erhöhen, was künftigen Produkten und damit unseren Kunden zugute kommt.”
Unabhängig davon allerdings ist der Vorstand davon
überzeugt, „daß es auf Finanzkraft und Größe alleine nicht
ankommt. Entscheidend sind die Innovationskraft des Unternehmens sowie die Möglichkeiten und Freiräume der
Mitarbeiter, sich kreativ und zum Wohl der Kunden in das
Unternehmen einzubringen.”
Mit dem Gang an den Neuen Markt der Frankfurter
Börse sichert das Management einerseits das rasante Wachstum der EASY SOFTWARE AG ab, das in den letzten vier
Jahren durch eine Verdreifachung des Umsatzes gekennzeichnet war und bei der stürmischen Entwicklung im
DMS-Markt voraussichtlich noch an Rasanz gewinnen
wird. Darüber hinaus wird die Maßnahme sicherstellen, daß
EASY die Tradition eines DMS-Technologieführers in das
nächste Jahrtausend fortschreiben kann. [ENDE]
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7
REPORT
A PLC with
»Personality«
EASY into the next
Millennium
The floatation as a logical consequence
of successful business and the dynamic
development
of
the
DMS
market.
–
Customer closeness remains a strategic
intention
That the tremendous development of EASY SOFTWARE AG from a two-man company in it's founding
year, 1990, to a DEM 30 million company with more than
100 employees has, with hindsight, something inevitable,
is explained succinctly by EASY director Vollmering, “We
have always done the right thing at the right time.” Indeed,
a chain of measures and decisions can be followed through
the nine-year company's history and up to the preparations for the floatation, with which the company founders
Dirk Vollmering and Markus Hanisch were often far
ahead of.
As they founded Easy Elektronische Archivsysteme
GmbH in 1990 in Düsseldorf to sell the Spanish software
product 'Clarity', electronic archive systems and document management were still far away from being booming
application areas. The few available programs were complex, too expensive and had a complicated indexing procedure as a condition for access to the documents.
“For that reason especially, we counted on the convenient fulltext based archive system 'Clarity', which was
a good value but technologically leading DMS solution,
giving us good chances,” said Vollmering, giving the reasons for the step to independence. This was soon followed
by a further important decision : To survive the lean period up to the implementation of the first big project lead to
the decision to create a distributor and specialist sales network on a broad and, therefore, sure base. Today, EASY
does 80 percent of it's business turnover with about 350
certified partners world-wide; the other 20 percent of the
turnover is obtained directly, for example, through general
contracts with large customers.
User Friendly Non-conformity
On the other hand, way beyond short-term market
estimates, the decision was taken to part with the original
DOS bound software provider. Convinced of the future
potential of Windows, Vollmering and Hanisch decided to
develop their own Windows and Novell based DMS program EASY ARCHIVE.
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REPORT
the way to language independence and, with that, the
international market. The EASY products, available in ten
languages, are sold in 22 countries by now. The EASY
management avoided being a “Jack of all trades” by not
taking up apparently lucrative side lines. “Because we
didn't let ourselves be carried away by the good-sounding
advertising promises and produce our own version for
OS/2 and also resisted the temptation of a Unix version,
our software team could concentrate its efforts completely on achieving optimum results under Windows,” notes
Dirk Vollmering.
A logical further development of the Windows orientation was the extension of the partnership with Microsoft
from “Solution Provider” to “Independent Software
Vendor” which was sealed in September 1998. This puts
EASY in the position
to directly integrate Windows NT, MS BackOffice
and – especially for EASY
DMS – the MS SQL
Server in its range of solutions.
“Absolutely decisive,” judges Vollmering in retrospect,
was that one did not depend on a relational database, going
against customary practice, but a Fulcrum-based fulltext
database. This allows an extremely fast retrieval of the
archived documents using freely defined search terms.
The best confirmation for this concept was given by the
market, which has rewarded the user-friendly non-conformity until now with about 10 000 EASY ARCHIVE installations.
A further basis for the continuing success is admittedly also the persistency with which EASY has continued to
follow the adopted methods. The change to Verity, completed in 1995, as the fulltext technology supplier levelled
Regardless of that,
EASY remains open and
flexible for all marketrelevant changes, as sales
director Markus Hanisch
expressly stressed, “On
the hardware side, apart
from Fat-Client solutions,
we are making increasingly more Java-based
solutions, which can be
run on any platform. On
the server side, we are carefully observing the further
developments.”
World-Wide second largest Provider in SAP R/3 –
Market Segment
The ability, to separate the wheat from the chaff, also
led relatively early to a partnership with SAP. With the
SAP R/3 interface to EASY ARCHIVE, developed in
1996 and certified by SAP, the company advanced to the
second strongest provider of SAP archive solutions worldwide with more than 100 installation up to the present.
This has not even scratched the surface of the SAP
potential. “There are known to be over 17 000 SAP R/3
installations throughout the world, but only 100 have
archive links to relieve the relational databases such as
Oracle, Informix, DB/2 etc.,” as Markus Hanisch de-
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REPORT
scribed the market with enormous potential for growth.
“With growing amounts of documents, this deteriorates
the performance of these databases and forces the processed documents to be stored on backup tapes. Retrieval
is then only possible with time-consuming reloading.”
In contrast, EASY-LINK for SAP R/3 allows the daily
revision-proof transferral of the processed SAP records to
EASY ARCHIVE. When retrieval is required it can take
place either from the SAP application directly or independently with EASY client software or any typical Internet
browser. With client software and a browser the SAP user
has access to the EASY-typical retrieval with fulltextbased searching of contents.
Furthermore, there are interfaces to almost all other
important standard business programs, which are, however, marketed by the providers under their own names as
OEM products. EASY ARCHIVE is present as an integrated component in, for example, BaaN, Comet,
Navision or Sage-KHK.
Unlimited Scalablity allows DMS Solutions for all
of sales Markus Hanisch, “because the compulsion
towards rationalisation with simultaneously better technical provisions is greater.” The market segment with the
highest numbers for smaller applications has also not been
neglected. With its, by now, 120 employees and an accordingly structured sales network, EASY will be able to
cover the complete spectrum in the future.
Sizes of Companies
Complete Solutions
Around a third of the total of 10 000 EASY installations are solutions in large and medium-sized computer
networks. The scale of the application is upwardly completely open due to the unlimited scalability of the EASY
products. By the way, the number of installations does not
come from a typical and accordingly imprecise estimate of
ours but has been certified by a well-known chartered
accountant, KPMG. The company stands alone in the
market place being the only one to have had its installation checked by a neutral party.
The commitment to an archive or DMS system usually
has a strategic dimension for larger companies. For this
reason, the products are judged not only on their quality
but also on the faith in the future security of the producer.
The EASY reference list, which reads like a who's-who of
European businesses, is impressive evidence for the trust
placed in the company. This spans – to name but a few
examples – the alphabet from ABB and Aero Lloyd over
Babcock, BMW, Daimler-Chrysler, Deutsche Bank,
IVECO, Krupp-Hoesch, Preussen Elektra, Leica,
Mannesmann, Nestlé, Thyssen and Rover Deutschland up
to the WAZ publishing group and the public broadcaster
ZDF.
The focus of EASY SOFTWARE AG has moved more
strongly towards the area of large and medium-sized users.
“Our target group with the highest priority is, at the
moment, SAP and Lotus Notes users,” explained director
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EASY SOFTWARE AG and its sales partners are able
to offer complete solutions including project planning,
training, hardware and complementary services. Belonging
to the range of hardware are, among others, jukebox and
optical drives supplied by one of the leading companies in
Europe, Plasmon. Scanner and scanning services are provided by the sister company, ScanOptic GmbH, which also
takes over the archiving of documents as outsourcing
where required.
Dialogue between Users and Sales Partners keeps
its Key Function
The high convenience of operation of the EASY products, to which belongs the document management system
EASY DMS since the end of 1998, the early provision of
SAP R/3 solutions, the intranet and internet applications
(EASY-LINK for Web), are no less than the result of
intensive communication between users and sales partners,
which was always one of the most important topics for the
EASY management throughout the company's history.
Through these preparatory measures, EASY SOFTWARE AG has clearly underlined the planned floatation
on the stock market after the spring 1999. Jörg-Michael
Pläsker, the head of corporate communications was called
to join the board and thus giving the interface to the public
and customers a key position.
REPORT
MILE STONES
1990: Founding of EASY Elektronische Archivsysteme in
Düsseldorf. Marketing of the fulltext-based software
Clarity
1991: Relocation of the company base to Mülheim / Ruhr,
development of the COLD program ”EASY-BRIDGE”
Also all other steps made in preparation for the floatation are targeted on ensuring continuity in the company
and the relationship between EASY, sales partners and
customers. After the merging of Easy Elektronische
Archivsysteme GmbH and Easy Software GmbH as well
as the founding of EASY SOFTWARE AG after the summer 1998, 90 percent of employees took up the offer of
buying shares. A very clear proof of the trust in the company's capability.
1991 to 1992: Implementation of a Europe-wide dealer
and distributor network
Floatation ensures Growth and Technological
Leadership
1992: Own development of the Windows-based DMS program EASY ARCHIVE with its own fulltext database
1993: Market introduction of the first version of
EASY ARCHIVE. Turnover DEM 4.21 m.
1994: Development of EASY-KEY for the computer-aided
indexing of scanned documents at monitor workstations.
“The challenge for us will start after the floatation due
to the greater possibilities,” said Dirk Vollmering underlining the intention of the company founders to continue
to have responsibility. He sees especially, “much better
possibilities to obtain new employees, to increase foreign
activities, which will be good for future products and,
therefore, our customers.”
Turnover DEM 9.8 m.
1995: Change of fulltext technology supplier and sales
expansion to international markets. Turnover DEM 14.3 m.
1996: Development of EASY-LINK for SAP. Opening of a
Regardless of that, the board is convinced, however,
that, “it is not only the financial capacity and size alone.
Decisive is the company’s innovation as well as the possibilities and freedom that the employees bring into the
company for the customer’s benefit.”
branch office in Berlin. Turnover DEM 19.2 m
1997: Turnover 24.5 m. Foundation of a sister company,
ScanOptic GmbH, as a service company in the DMS area
1998: Presentation of the file-orientated Document
Management System, EASY DMS, sales begun in the four th
quarter. International, far-reaching partnership with
Microsoft. Transformation of the company to a public limited company with pre-floatation capital increase and
On the one hand, the management ensures fast growth
for EASY SOFTWARE AG with the floatation on the
Neuer Markt of the Frankfurt stock exchange. This
growth has been marked by a threefold increase in turnover in the last five years and will probably be even faster
due to the meteoric developments in the DMS market.
Furthermore, these measures will ensure that the EASY
tradition of being a DMS-technology leader can be continued in the next millennium. [ END ]
employee participation. Turnover DEM 30 m
1999: Anticipated floatation before the middle of the year.
Planned turnover approx. DEM 40 m
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NEWS
News
++Kurzmeldungen
News++
12
++EASY ist interessanter
Börsenkandidat++
++Interesting stock
market candidate++
Das Wirtschaftsmagazin CAPITAL beschäftigte sich
in der Ausgabe 2/99 unter dem Titel „Die besten Aktien
1999“ mit Aktien-Neuemissionen. Zitat: „Experten erwarten 1999 so viele Börsengänge wie in den letzten drei
Jahren zusammen. CAPITAL nennt die spannendsten....“.
Bei einer dreistufigen Bewertung durch die CAPITALRedaktion (uninteressant, bedingt interessant, interessant)
erhält die EASY SOFTWARE AG hier mit drei “C“ die
bestmögliche Beurteilung als interessanter Börsenkandidat!
The business magazine CAPITAL concerned itself in
its 2/99 issue under the title of ‘Die besten Aktien 1999’
(The Best Shares in 1999) with new share issues. Quote:
“Experts are expecting as many floatations in 1999 as in
the preceding three years together. CAPITAL names the
most exciting…” With an evaluation in three steps by the
CAPITAL editors (uninteresting, partly interesting, interesting) EASY SOFTWARE AG was awarded three ‘C’s –
the best possible assessment as an interesting stock market
candidate!
++Kooperation
mit Staffware++
++Co-operation
with Staffware++
Staffware, weltweit Marktführer im Workflowbereich
und die EASY SOFTWARE AG schaffen im Rahmen einer strategischen Partnerschaft eine Verbindung der beiden
Produkte Staffware® Workflow und EASY-ARCHIV im
Rahmen einer branchenunabhängigen Lösung für große
und mittelständische Unternehmen. Eine entsprechende
Schnittstelle wird von der Firma VERDI Information
Consult GmbH, Bonn, entwickelt.
Staffware, world-wide market leader in the workflow
area, and EASY SOFTWARE AG have, within the framework of a strategic partnership, created a link between both
products Staffware® Workflow and EASY ARCHIVE in
order to be able to provide a branch-independent solution
for medium-sized and large companies. The interface for
this is being developed by VERDI Information Consult
GmbH, Bonn.
++Gute Noten
für die Redaktion++
++Top marks
for the editorial staff++
In Ausgabe 18 wollten wir von unseren Lesern wissen,
wie sie unser Magazin beurteilen. Vielen Dank an dieser
Stelle allen, die uns damit ihren persönlichen Eindruck
mitgeteilt haben. Ergebnis der Umfrage waren zum
großen Teil gute bis sehr gute Noten für Inhalt, Aktualität
und graphische Gestaltung. Die Länge der Artikel empfanden 80 % als genau richtig. Verbesserungsvorschläge
sind bereits in der aktuellen Ausgabe berücksichtigt worden und wir werden uns auch weiterhin bemühen, unseren
Lesern ein innovatives Magazin zu liefern. Die Gewinner
eines Laser-Pointers werden in diesen Tagen schriftlich
benachrichtigt.
In the last INDEX, issue 18, we asked our readers
what they think of our magazine. We would like to thank
all those who sent us their comments. The result of the
survey mainly showed positive reactions: top marks for
contents, topicality and layout. Furthermore, 80% of the
participants thought the length of the articles was just
right. Suggestions for improvement have already been
taken into account for the current edition. We will continue to supply our readers with an innovative magazine.
The winners of a laser pointer will be notified shortly.
I N D E X
1 9
REPORT
EASY beim ZDF
EASY at ZDF
Die erste Wahl des Zweiten
Deutschen Fernsehens
Es scheint so einfach zu sein. Ein Druck
auf die Taste der Fernbedienung, und jeden Tag erfreuen sich Millionen Menschen
am
vielseitigen
Programm
The first choice of ZDF
(Second German Television)
des
ZDF. Ob gute Unterhaltung, informative
It seems to be so simple. One touch on
Nachrichten,
Dokumenta-
the remote control and, every day, milli-
tionen oder erstklassige Fernsehfilme,
ons of people enjoy the diverse pro-
das ZDF ist nicht nur gern gesehener
gramming of ZDF. Whether it concerns
Gast in den Wohnzimmern der Zuschau-
good entertainment, informative news,
er, sondern eine der beiden öffentlich-
valuable
rechtlichen
Deutsch-
tele-vision films, ZDF is not only a wel-
land. Aber die wenigsten wissen, wel-
come guest in the living rooms of the
cher logistische Aufwand hinter den Ku-
viewers
lissen notwendig ist, um tagtäglich ein
of public broadcasting in Germany. But
Fernsehprogramm der Spitzenklasse zu
few people know how much logistical
produzieren.
expense is required behind the scenes
hochwertige
Medien-Säulen
Beispiel
Dokumentenflut
im
in
Verwaltung:
Die
Rechnungswesen
to
documentaries
or
first-class
but also one of the two pillars
produce
top
class
television
pro-
und Einkauf beläuft sich auf jährlich ca.
grammes every day. Example, adminis-
200.000 Belege. Dafür braucht man viel
tration: the flood of documents in the
Platz. Und leider noch viel mehr Zeit,
accounting department and purchasing
um
wiederzufin-
amounts yearly to around 200 000 re-
den. Es sei denn, man hat ein elektroni-
cords. You need room for this. And, un-
sches Archiv.
fortunately, also a lot more time to be
einzelne
Dokumente
able to find individual documents again.
Unless you have an electronic archive.
Das erkannte 1995 auch der damalige Leiter des Planungsteams Rechungswesen, Herr Redlich. Die Mikroverfilmung von aufbewahrungspflichtigen SAP-Listen
war an ihre Grenzen gestoßen. Der Arbeitsprozeß mußte
vereinfacht werden. Die Nachfolgerin von Herrn Redlich
ist Sabine Kaufmann. Sie gab Uwe Kreit, seines Zeichens
Systemorganisator beim ZDF, die Aufgabe, sich an die
Konzeption zur baldigen Einführung eines elektronischen
Archivsystems zu machen. Dabei gestaltete sich die Suche
nach der geeigneten Lösung zunächst etwas schwierig.
Nicht nur, daß das Anforderungsprofil des ZDF technische Spezifikationen, wie z.B. die Anbindung an SAP R/2,
beinhaltete. Es gibt in der Verwaltung ein selbst entwickeltes Einkaufsinformationssystem, das ebenfalls mit
14
I N D E X
1 9
REPORT
dem Archiv harmonieren sollte. Und das war noch
nicht alles. Als öffentlich-rechtliches Unternehmen geht das ZDF mit den Gebühren der Fernsehzuschauer verantwortungsvoll und effizient
um. Dazu gehört auch ein klar umrissenes Budget für Hard- und Software. Uwe Kreit erzählt:
„Da gab es Anbieter, die uns ernsthaft sagten, unter zwei Millionen liefe bei ihnen sowieso nichts.
Wieder andere hatten brauchbare Lösungen und der Preis
stimmte auch. Aber wir interessierten uns vor allem für
ein Volltextsystem mit SAP-Zertifizierung. Da bot uns
EASY-ARCHIV das bessere Preis-/Leistungsverhältnis.”
1997 begann die Einführungsphase. Es gab viel Arbeit.
Die Daten des Großrechners mußten aus SAP R/2-Listen
übernommen werden. In einer zweiten Stufe sollten die
Papierbelege mit Hilfe von Scannern auf optische Speichermedien übertragen werden. Die Anbindung an SAP
wurde mit einem NT-Server realisiert, wobei die Workstations auch auf Windows 95 laufen sollten. Im Hause arbeitet man zur Zeit mit SAP R/2. Das Archivsystem muß jedoch bei späteren Upgrades auf R/3 mitwachsen. An ca.
25 Arbeitsplätzen wird im ZDF mittlerweile mit EASYARCHIV archiviert und recherchiert. Zwei Scanner werden im Sendebetrieb und in der Verwaltung genutzt, um
Papierbelege, wie z.B. Angebote, mit BARCODE elektronisch zu archivieren. CI-Daten werden direkt aus SAP
R/2 archiviert. Der Betrieb rüstet sich aber bereits für die
Umstellung auf SAP R/3 im Herbst nächsten Jahres. Eine
R/3 Kopplung ist bereits für das hauseigene Einkaufsinformationssystem realisiert.
This was recognised by the then manager of the accounting department's planning team, Mr Redlich.
Microfilming of SAP lists which were obliged to
be stored had reached its limits. The work process had to be simplified. The successor to Mr
Redlich is Ms Sabine Kaufmann. She gave Uwe
Kreit, system organiser at ZDF, the task of working on the concept of the speedy introduction of an
electronic archiving system. The search for a suitable solution turned out to be a little difficult at first. Not only
did the requirements profile of the ZDF technical specification contain such things as the linkage to SAP R/2. The
administration has a self-developed purchasing information system which also had to work in harmony with the
archiving system. And that was not all. As a state-owned
company, ZDF handles the television audiences licence
fees responsibly and efficiently. To this belongs a clearly
outlined budget for hardware and software. Uwe Kreit
told us, "There are providers who said that they would
not do anything for less than 2 million (marks). But others
also had useful solutions and the price was right as well.
But we were especially interested in a fulltext system with
SAP certification. Here, EASY ARCHIVE offered us the
best cost effectiveness."
The introductory phase started in 1997. There was a lot
of work. The mainframe data had to be transferred to SAP
R/2 lists. In a second step, the paper records were to be
transferred to optical storage media with the help of scanners. The linkage to SAP was realised with an NT server
where the workstations were to run under Windows 95.
I N D E X
1 9
15
REPORT
The archive system had to be able to grow with later upgrades from R/2 to R/3. By now, EASY ARCHIVE is
used for archiving and retrieval on about 25 workstations
at ZDF. Two scanners are being used in the broadcasting
and administration departments to electronically archive
paper records such as, for example, bids or offers. CI data
is archived directly from SAP R/2. The firm is already reequipping itself for the change to SAP R/3 in autumn of
next year. An R/3 link has already been realised for the inhouse purchasing information system.
When people are confronted with new technology,
they are very often sceptical about it. But the ZDF employees have got used to the new system very quickly.
Uwe Kreit, "People quickly realised the potential in this
system . Now everything is running smoothly and EASY
ARCHIVE is seen as a real relief."
Wenn Menschen mit einer neuen Technologie konfrontiert werden, begegnen sie dieser oft zunächst mit
Skepsis. Doch die Mitarbeiter des ZDF haben sich schnell
an das neue System gewöhnt. Uwe Kreit: „Man hat schnell
erkannt, welches Potential in diesem System steckt. Jetzt
läuft alles reibungslos und EASY-ARCHIV wird als echte
Erleichterung empfunden.”
Für die Zukunft ist beim ‘Planungsteam Rechnungswesen und Logistik’ ein weiterer Ausbau des Systems geplant. Neben der Umstellung auf SAP R/3 werden 10 weitere Archiv-Arbeitsplätze eingerichtet. Die Anzahl der
Scanner erhöht sich dann auf vier. Immerhin gibt es allein
ca. 90.000 Rechnungen jährlich zu scannen. Bei Drucklegung dieser INDEX-Ausgabe werden die EDV-Experten
des ZDF außerdem an einer Präsentation des neuen Dokumenten-Management-Systems EASY-DMS in Mülheim
teilgenommen haben. Denn auch darin sieht Uwe Kreit eine realistische Möglichkeit zur Optimierung der Bürokommunikation des Senders. „Vielleicht werden wir bald
unsere Projektakten per DMS managen.” [ ENDE ]
ZDF-Sendezentrum Mainz
ZDF Broadcasting Centre in Mainz
16
I N D E X
1 9
In the future, a further extension of the system is planned by the accounting department and logistics planning
team. Apart from the change-over to SAP R/3, 10 further
archive workstations are to be set up. The number of scanners will rise to four. After all, there are around 90 000 invoices to be scanned each year. By the time this INDEX
edition goes to press the ZDF EDP experts will have taken
part in a presentation of the new document management
system EASY DMS in Muelheim. Uwe Kreit also sees a
realistic opportunity to optimise the broadcaster's office
communication, "Perhaps we will soon be managing our
project files with DMS." [ END ]
REPORT
Die Road-Show läuft
The Road Show is Running
Im Februar fiel der Startschuß für die Deutschland-
In February, the starter ’s pistol went off for the Ger-
reise des neuen Dokumenten-Management-Systems
man tour of the new document management system
EASY-DMS. In insgesamt vierzehn Städten wird das
EASY DMS. The product will be presented to the in-
Produkt
vorgestellt.
terested public in a total of fourteen cities. We had a
Wir führten ein Gespräch mit Peter Ertl, Alliance
dem
interessierten
Publikum
conversation with Peter Ertl, Alliance Manager and
Manager und Referent bei der DMS-Roadshow.
presenter at the DMS Roadshow.
INDEX: Wie stark ist die Resonanz auf die Ankündigung
INDEX: How strong has the resonance to the announce-
der DMS-Roadshow?
ment of the DMS Roadshow been?
PETER ERTL: Bis heute haben sich knapp 500 Firmen angemeldet. Die Teilnehmerzahl der ersten drei Veranstaltungen in Stuttgart, Dortmund und Hamburg lag bei weit
über 250 Personen.
PETER ERTL: Until now, more than 430 companies have
registered, partially with more than one participant. For
example, there are 160 people expected at the event on
19th February in Hamburg.
INDEX: Welchen Ablauf hat eine Veranstaltung im Rah-
INDEX: What structure does an event have within the con-
men der DMS-Roadshow?
text of a roadshow?
PETER ERTL: Die Veranstaltung beginnt mit der Vorstel-
PETER ERTL: The event begins with a presentation of
EASY DMS. Here, the differences to mail and workflow
are highlighted, the reasons for implementing the product
are listed and various scenarios are presented. Following
that, is a talk by my colleague from Microsoft on the
subject of the SQL database. Finally, there is a discussion
round where the questions from the public can be
discussed.
lung von EASY-DMS. Dabei werden Unterschiede zu
Mail und Workflow herausgearbeitet, Motivationen für
den Einsatz des Produktes aufgezählt und verschiedene
Szenarien vorgestellt. Darauf folgt der Vortrag meines
Kollegen von Microsoft zur Datenbank SQL-Server 7.0.
Abschließend gibt es die Vorstellung unseres Vertriebspartners vor Ort und eine Diskussionsrunde, in der Fragen aus dem Publikum diskutiert werden können.
INDEX: How does the audience react to EASY DMS?
INDEX: Wie reagieren die Zuhörer auf EASY-DMS?
PETER ERTL: Wir verzeichnen ein großes Interesse am Pro-
dukt. Die Zuhörer informieren sich ausführlich über das
Dokumenten-Management-System und erkennen die Einsatzperspektiven im eigenen Unternehmen.
18
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1 9
PETER ERTL: We have noted a marked interest in the product. The audience informs itself in detail about the document management system and recognises the prospects for
implementation in their own firms.
REPORT
Weitere Roadshow-Veranstaltungen
Berlin
21.04.1999
ICS Integra Computing Ser vice GmbH
Dresden
06.05.1999
SRS Software- und Systemhaus Dresden GmbH
Nürnberg
11.05.1999
Henrichsen und Partner
Computerorganisation Vertriebsgesellschaft mbH
Köln
18.05.1999
PlanOrg Informationssysteme GmbH
Osnabrück
20.05.1999
BOG Informationstechnologie & Ser vice GmbH
Hamburg
03.06.1999
GOS Gesellschaft für Organisation
und Systemberatung mbH
München
Lösungen, die überzeugen.
Electronic Commerce
und EDI mit OCS
z. B. Endverbraucher
VANS
Internet
Firewall
08.06.1999
realware AG für Unternehmensberatung
und Realisation von EDV-Projekten
Düsseldorf
15.06.1999
GOB Software & Systeme GmbH
München
24.06.1999
PART München GmbH
Geschäftspartner
Intranet
Mitarbeiter(in)
Ihr Unternehmen
Die OCS bietet Ihnen eine komplette Palette
von Produkten und Dienstleistungen:
Darüberhinaus gibt es bereits
Beratung und Personalservices
für EC- / EDI-Projekte
Planungen für die Fortführung
Á in der Vorbereitungsphase:
– Anfangsberatung, Präsentationen,
Schulungen zu den Themen EC,
EDI, Standards, Kommunikation,
Produkte
der DMS - Roadshow in
Deutschland und den angrenzenden Nachbarländern.
Á in der Planungsphase:
– Istanalyse, Grob- / Detailkonzept,
Testplanung
– Projektberatung / -planung
Roadshow in Germany and its
Á in der Realisierungsphase:
– Projektberatung, -begleitung,
-management
– Produktimplementierungen
– Standardanpassungen
– Kommunikationsanbindungen
– Anwendungsintegration
– Programmierservices
– Anwenderschulung
neighbouring countries.
Á in der Produktionsphase:
– Support und Wartung
Furthermore, plans are already
being made to continue the DMS-
ZUR PERSON
Peter Ertl, seit Oktober 1998 Alliance
Á Betreuung der beteiligten
Geschäftspartner
im Rahmen eines Teilprojektes
Manager bei der EASY SOFTWARE
AG, war vorher bei der SER tätig.
Geboren
1965
in
Wolfratshausen
(Bayern) lebt er jetzt mit seiner Frau
und seinem Sohn im Sauerland.
Personal Details
Peter Ertl, Alliance Manager at EASY SOFTWARE AG since October 1998, was previously with SER. He was born in 1965 in
Wolfratshausen / Bavaria and now lives in
OCS – Organisations-,
Computer-und SoftwareUnternehmensberatung GmbH
Rudi-Wünzer-Straße 9
69483 Wald-Michelbach
Tel: 0 62 07 / 94 24-0 · Fax: -94
E-Mail: [email protected]
Internet: HTTP://www.ocs.de
the Sauerland with his wife and son.
CeBIT’99 Hannover: Halle 6, Stand A48 (917)
REPORT
Das Archiv des Königs
An Archive for a king
Anwenderbericht
der Königbrauerei
Langsam
König-
Things were getting tight. The "King" -
Brauerei in Duisburg ist mit ihren Spit-
Koenig Brewery in Duisburg does top
zenbieren gut im Geschäft. Rund 2,2
business with its top beer. About 2.2
Millionen Hektoliter König-Pilsener und
million hectolitres of
KELTS fließen jährlich durch die Kehlen
and KELTS quench consumers' thirst each
der Genießer. Wer gut im Geschäft ist,
year. People that do this kind of top busi-
hat viele Kunden. Und wer viele Kunden
ness,
hat, hat auch ein hohes Dokumentenauf-
And a business with many cus-
kommen. In der “königlichen” Verwal-
tomers involves huge amounts
tung zeichnete sich bereits 1995 ab, daß
of paperwork. As far back as
die ungeheuren Mengen von Papierbele-
1995, it was already obvious
gen, die sich Jahr für Jahr ansammelten,
to the "Royal" Koenig Admin-
nicht mehr mit konventionellen Mitteln
istration, that it was no longer
zu bewältigen waren. Die Mikroverfil-
possible to manage the huge
mung hatte eine Zeitlang für Erleichte-
amounts
rung gesorgt, doch bei über 1.000.000
collected year after year, using
Seiten
conventional
gen
wurde
es
Altbestand
und
jährlich
eng.
an
Die
User report of
the Koenig Brewery
Kundenverträ-
hinzukommenden
usually
of
have
paper
Koenig - Pilsener
many
that
methods
customers.
they
only.
Microfilm
had improved the situation for a short
2.100.000 Seiten auf Mikrofiche aus di-
while,
but
taking
into
consideration
versen Anwendungen war es an der
over 1,000,000 pages of old customer
Zeit, nach einer elektronischen Lösung
contracts and an additional 2,100,000
zu suchen.
pages on Microfiche annually, it was
time to find an electronic solution.
Ganze Räume voller Aktenschränke, etwa 15.000 Hängeordner, kosteten zu viel Zeit und Geld. Die ständige Recherche nach wichtigen Dokumenten, die irgendwo abgelegt worden waren, machte effizientes Arbeiten immer
schwerer. Werner Sieben, Stefan Brass und Detlef Terbeck,
die EDV-Spezialisten im Hause König, waren gefordert.
„Wir wollten die Verwaltungsvorgänge optimal gestalten, deshalb haben wir auf der CeBIT 1996 die
Produkte verschiedener Anbieter unter die Lupe genommen.” erzählt Stefan Brass. Werner Sieben beschreibt die Problematik der Suche: „Wir hatten ganz
spezifische Anforderungen hier im Hause. Unsere
Altbestände und die laufenden Dokumente sollten
alle elektronisch abgelegt werden, ganz egal in welcher Form sie vorlagen. Das ganze sollte automatisch
im Batch passieren, ohne großen manuellen Zeitauf-
20
I N D E X
1 9
Room after room stuffed with filing cabinets storing as
many as 15,000 files and folders, was just costing too
much time and money. It was almost impossible to work
efficiently because of the time-consuming search for important documents that "just had to be here somewhere".
Werner Sieben, Stefan
Brass and Detlev Terbeck, the DP specialists at the Brewery,
took on the challenge.
"We wanted to optimise the administrative process; so at the
CeBIT 1996 we scrutinised the products of
REPORT
wand. Und die Recherche sollte schnell und sicher sein, so
daß die Mitarbeiter jederzeit von ihrem Arbeitsplatz auf
die gewünschten Dokumente zugreifen können.” Stefan
Brass erläutert dazu eine ganz besondere Schwierigkeit:
„Ein spezielles Problem waren unsere Kundenverträge,
die an Objekte gebunden sind und nur durch alphanumerische Kennungen durchgehend erkennbar sind. Wenn also der Besitzer einer Gastronomie wechselt, und plötzlich
das Objekt nicht mehr ‘Blauer Anker’, sondern ‘Roter
Anker’ heißt, dann wird es
für den Anwender unter
Umständen schwierig, irgendetwas wiederzufinden. Da
kann man nur noch über den
Dokumenteninhalt recherchieren. Deshalb war uns die
Möglichkeit der Volltextrecherche besonders wichtig.”
Auf dem EASY-Messestand erhielten die EDVVerantwortlichen einen ersten Eindruck von der Leistungsfähigkeit des elektronischen Archivsystems mit Volltextrecherche und modularem Aufbau. Dieser Eindruck wurde bei einem nachfolgenden Besuch in der EASY-Zentrale in Mülheim vertieft.
Dann ging es Schlag auf Schlag. Im Oktober 1996 begann
die Testphase in der Verwaltung der Brauerei König. Kurze Zeit später entschied man sich endgültig für EASYARCHIV. Werner Sieben: „Innerhalb eines halben Jahres
haben wir mit nur zwei Leuten und zwei Scannern sukzessive den gesamten Altbestand, das sind etwa 1.000.000
Papierdokumente, elektronisch archiviert. Und trotz der
several different providers," explained Stefan Brass. Werner Sieben described the complexity of the search, "We
had very specific requirements. Our old records and reports, as well as all the current documents needed to be
electronically filed, regardless of their present form. We
wanted to be able to process everything automatically,
batch-wise, not completely by hand and without having to
invest too much time and effort. It had to be possible to
trace all documents quickly and correctly, enabling our
personnel to access the desired information at any time
from their own desk." Stefan Brass pointed out a particular difficulty, "One of the specific problems that we had
was our property-based customer contracts, which were
only recognisable through their alphanumerical nametags.
So, whenever a new owner takes over a restaurant or a pub
and suddenly changes the name of the property from
'Blue Anchor' to 'Red Anchor', it might be difficult for
the user to find anything at all. In this case, the search
would have to be based on the document's contents. So,
the ability to make fulltext searches was important for us."
During a visit to the EASY booth, the DP people got a
first impression of the performance and efficiency of an
electronic archiving system with fulltext search and modular construction. This impression was intensified through
a visit to the EASY - headquarters in Mülheim. After that,
everything happened quickly. The test phase began in October 1996 in Koenig Brewery's central administration.
The final decision to work with EASY ARCHIVE followed shortly thereafter. Werner Sieben, "Within half a
year we were able to electronically archive our complete
set of old records consisting of about 1,000,000 paper documents, with a staff of just two and using only two scanners. Despite the problems normally experienced with
I N D E X
1 9
21
REPORT
KELTS alkoholfreies Pils
Kelts alcohol-free pils
König-Brauerei
König-Brauerei (Brewery)
üblichen Anfangsschwierigkeiten mit einer
neuen Technologie ging uns kein einziger
Datensatz verloren. Der Papierbestand ist
jetzt vernichtet, die Aktenschränke sind
weg. Wir haben mehr Platz und als nächstes werden die Mikrofilme auch abgelöst.”
Detlef Terbeck bemerkt dazu: „Außer der
schnellen Recherche waren die Gründe für
die stufenweise Abkehr von der Mikroverfilmung auch die qualitative Verbesserung und die große
Kostenersparnis durch das elektronische Archiv.”
Heute läuft alles automatisch im nächtlichen Batchbetrieb mit Hilfe des EASY-TIME-Moduls ab. Insgesamt
gibt es ca. 15 Archive, wie z.B. für Kreditoren, Salden, Absatzmeldungen, Verträge, Preise und Presse, die über
Nacht gefüllt werden. Für das Kreditoren-Archiv erfolgt
ein automatischer Abgleich zu den gebuchten SAP-Belegen des Vortages. Alle NCI-Daten werden über einen
Leitbeleg mit Hilfe von BARCODE archiviert.
22
new technologies, we managed
not to lose a single record. All of
that paper has now been destroyed; the filing cabinets are
gone. We have more room, and
the next step is to proceed with
the microfilms. Detlev Terbeck
noted another advantage, "Besides the quick search, the improved quality and cost reduction through electronic,
archiving were the main reasons for getting away from
microfilming."
Nowadays everything runs automatically at night in
batch operation supported through the EASY-TIME module. About 15 archives including credits, balances, sales
reports, contracts, prices and the press, are filled overnight. The accounts payable archive is automatically adjusted by the SAP records booked on the previous day. All
NCI-data is archived by the BARCODE module according to their header records.
Werner Sieben: „Die Systemarchitektur und unsere
spezifischen Anforderungen sind so komplex, daß uns Releasewechsel noch einige Probleme bereiten. Da würden
wir in Zukunft gerne schon in der Entwicklungsphase unsere Vorschläge einbringen. Allerdings werden wir durch
Herrn König (so ein Zufall!) von EASY optimal betreut.
Wenn’s mal Probleme gibt, sind die Reaktionszeiten sehr
kurz.”
Stefan Brass: „Die Akzeptanz des elektronischen Archivs bei den Mitarbeitern ist jedenfalls sehr gut. Die anderen Abteilungen drängen uns förmlich, auch endlich angeschlossen zu werden. Die wollen ihre Arbeitsabläufe
natürlich auch mit dem Archiv erleichtern.”
Werner Sieben, "The system architecture as well as our
own very specific requirements are so complicated that we
are still experiencing a few problems in release update. In
the future we would not mind contributing some suggestions of our own in the developing process. We have, however, been very well taken care of by Mr. König (what a
coincidence!) from EASY. If problems do arise, we do not
have to wait long for a reaction." Stefan Brass, "Our staff
has accepted the electronic archive very well. The other
departments are waiting very impatiently to finally be
connected, too. They, of course, want to ease their work
processes with the archive, too."
Und so wird für die Zukunft in der Verwaltung der
König-Brauerei auch eine Erweiterung der aktuellen Archivsystemarchitektur angepeilt. Zur Zeit werden die Daten auf einer Jukebox für 25 WORMs abgelegt, wovon 14
bereits voll sind. Ein Archivserver auf Windows NT und
Koenig brewery's administration is aiming at expanding their present archive system architecture in the future.
At present, the data is being stored in a Jukebox for 25
WORMS, 14 of which are already full. An archive server
for Windows NT as well as a Jukebox server enable cor-
I N D E X
1 9
REPORT
ein Jukeboxserver sorgen für die korrekte Verwaltung und
den schnellen Zugriff. Die Belege werden mit Hilfe von
vier Scannern digitalisiert, wovon die zwei leistungsstärksten von RICOH im nächtlichen Stapelbetrieb arbeiten.
Dabei werden Kunden- und Rechnungsnummern durch
EASY-BARCODE erkannt und die Dokumente entsprechend gesteuert. Von 60 Workstations aus können die Mitarbeiter im Archiv recherchieren. Werner Sieben blickt in
die Zukunft: „Die angestrebte Anbindung aller Abteilungen der Verwaltung erfordert die Spiegelung der Daten
mit ONLINE, um die Zugriffszeiten noch kürzer zu machen. Auch Abteilungen außerhalb der Verwaltung, wie
z.B. das Labor, sollen in Zukunft mit dem Archiv arbeiten.
Früher oder später wird dann auch ein weiterer Archivserver notwendig.”
So trägt EASY-ARCHIV zum reibungslosen Datenfluß bei. Denn edles Bier ist nicht das einzige, was in der
Duisburger Brauerei fließt. Der Kunde ist bekanntlich
König. Und des Königs Archiv heißt EASY. [ ENDE ]
rect administration and quick access. Four scanners work
to digitise the records; two of which are high-end scanners
from RICOH operating in overnight batch-mode. Customer and invoice numbers are recognised by EASYBARCODE and accordingly sorted and stored. Sixty
workstations are available to enable the staff to look
through the archives. Werner Sieben takes a look into the
future, "Our goal, to connect all the departments in our
administration means that we need to mirror the data
ONLINE , to make access time shorter. Departments outside of the administration, for example the laboratory,
should be able to work with the archive in the future as
well. We'll need an additional archive server sooner or
later."
In this way EASY-ARCHIVE makes a smooth data
flow possible. Because high-class beer is not the only thing
that flows in the Duisburger Brewery. Everyone knows
that the customer is King. And the King has an archive
called EASY. [ END ]
FAKTEN
FACTS
KÖNIG-BRAUEREI
KÖNIG-BRAUEREI (Brewery)
Gründung:
Founded:
1858 durch Theodor König
1858 by Theodor König
seit 5 Generationen in Familienbesitz
family-owned for 5 generations
Produkte:
Products:
König-Pilsener (seit 1911)
König-Pilsener (since 1911)
KELTS alkoholfreies Pils (seit 1989)
KELTS alcohol-free pils (since 1989)
Aktueller Slogan:
Current slogan:
»HEUTE EIN KÖNIG.«
(König-Pilsener)
»HEUTE EIN KÖNIG.«
(König-Pilsener, "A King for the day")
Die pure Lust auf Pils.
(KELTS)
Die pure Lust auf Pils.
(KELTS, "The sheer pleasure of drinking Pils")
Ausstoß im Kalenderjahr 1997 (in hl):
Output in 1997 (in hectoliters):
Gesamt:
2.250.000
Total: 2.250.000
König-Pilsener:
2.150.000
König-Pilsener: 2.150.000
KELTS alkoholfreies Pils: 100.000
KELTS alcohol free lager: 100.000
Faßbieranteil:
Keg beer percentage: 35%
35%
Mitarbeiter:
Employees:
400
400
Umsatz (in Mio. DM):
Turnover (in million DM):
357
357
König-Brauerei GmbH & Co. KG
König-Brauerei GmbH & Co. KG
Postfach 66 01 40
Postfach 66 01 40
47130 Duisburg
47130 Duisburg / Germany
I N D E X
1 9
23
NEWS
EASY in der Schweiz
EASY in Switzerland
Unicare Informatik AG
ist neuer EASY-Distributor
Ursprünglich
als
Vertriebspartner
Unicare Informatik AG
becomes an EASY Distributor
für
Originally an EASY sales partner, Unicare
EASY tätig, wird die Unicare Informatik
Informatik AG will in future be a new
AG künftig als neuer Distributor in der
distributor
Schweiz sowohl das Vertriebspartner-
support the sales partner and end-user
als auch das Endkundengeschäft betreu-
business. The Swiss market leader for
in
Switzerland
which
will
en. Der Schweizer Marktführer bei Lö-
local government solutions is an inde-
sungen für Kommunen ist ein unabhän-
pendent advisory and service company
giges Beratungs- und Dienstleistungsun-
in the professional EDP application envi-
ternehmen
ronment.
im
Umfeld
professioneller
EDV-Anwendungen.
Zu den umfassenden Serviceleistungen der Firma gehören neben Internet Providerdiensten und Schulungen
zum eigenen Produktangebot
auch Archivierungsdienstleistungen, Unterstützung bei der
Umstellung auf das Jahr 2000
und Hilfestellung bei der
Übertragung alter Datenbestände in moderne Applikationen wie ABACUS, NEST und
EASY-ARCHIV.
Von der Züricher Zentrale
aus betreut ein Team von zertifizierten Systemspezialisten
den Kundenstamm im ganzen
Land. Durch ihre weitreichende Erfahrung im Umfeld der
elektronischen Archivierung ist
die Unicare in der Lage, eine auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden maßgeschneiderte Lösung zu erarbeiten
und einen EDV-Systemwechsel weitgehend zu vereinfachen, indem sie die bestehenden Datenmengen als Dienstleistung elektronisch archiviert und an jedem gewünschten
Arbeitsplatz zugänglich macht. Zur Zeit arbeiten bereits
mehr als 10 öffentliche Verwaltungen mit elektronischen
Archiven, die mit Hilfe des Moduls EASY-CDQuery auf
CD-ROM gebrannt wurden.
24
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1 9
Belonging to the extensive
services of the company, apart
from Internet provider services
and training for their own products, archiving services, support
for the change-over to the year
2000 and help with transferring
old data to modern applications
such as ABACUS, NEST and
EASY-ARCHIV.
From their headquarters in
Zurich, a team of certified system
specialists supports the customer
base in the whole country. With
their very extensive experience in
the electronic archiving environment Unicare is able to produce
made-to-measure solutions to
suit the customer’s individual requirements and to extensively simplify an EDP system
change by electronically archiving the existing amount of
documents making them accessible from every workstation. At the moment, more than 10 public administrations
are working with electronic archives which have been
burnt to CD-Rs with the help of the CDQuery module.
Jürg Grau, manager of Unicare Informatik AG, "The
archiving market in Switzerland has only just started to
NEWS
Jürg Grau, Geschäftsführer der Unicare Informatik
AG: "Der Archivierungsmarkt in der Schweiz fängt gerade erst an, sich zu entwickeln. Durch unsere Dienstleistungen in diesem Sektor haben wir bei der Betreuung des
Marktes einen großen Vorsprung. Unsere Kunden sind auf
dem Sprung zur elektronischen Archivierung; bei vielen
steht die Entscheidung für das Jahr 2000 fest und wir sind
dafür schon jetzt der Ansprechpartner. Jede Woche erreichen uns diesbezügliche Anfragen über das Internet. Unser Ziel ist es, den Archivierungssektor mittelfristig zu einem 60%-Geschäftsanteil auszubauen."
develop. With our services in this sector, we have a great
advantage in support for the market. Our customers are in
a hurry to get electronic archiving; many have already decided for the year 2000 and we are already the contact for
this. Every week, queries on this subject reach us over the
internet. Our target is to expand to a 60 % share of the archiving sector in the medium term." [ END ]
Dazu EASY Vertriebsvorstand Markus Hanisch: "Als
Marktführer in der Schweiz bei Kommunalverwaltungen
öffnet Unicare EASY ein hochinteressantes Marktsegment. Durch die strategische Ausrichtung auf Dokumenten-Management und Archivierung ist Unicare in Zürich
für uns der ideale Partner." [ ENDE ]
E-Paper
1/2 S quer
REPORT
hagebau
DIY Store: hagebau
Der Hammer bei hagebau
Baumärkte entscheiden
sich für EASY-ARCHIV
Leistung durch Gemeinschaft – unter diesem Motto haben sich 235 Gesellschafter mit rund 930 Betriebstätten zur hagebau Handelsgesellschaft für Baustoffe
zusammengeschlossen, um sich auch im
Wettbewerb mit Konzernen erfolgreich
am Markt zu behaupten.
In Deutschland ist die hagebau im Baustoff-Fachhandel mit einem Marktanteil von knapp 20% inzwischen
Marktführer. Die Kooperation bietet neben dem kostengünstigen Zentraleinkauf zahlreiche Servicedienstleistungen an, wie z.B. die professionelle Betreuung des IT Bereichs durch den hagebau Datendienst.
Neben Beratung, Installation, Customizing und Support bietet der hagebau Datendienst seinen Kunden das
Warenwirtschaftssystem hibis an, das speziell an die besonderen Anforderungen des Holz- und Baustoffhandels
angepaßt ist.
„Die Einführung eines elektronischen Archivierungssystems ist für viele
Baumärkte der nächste Schritt, um die
Kosten weiter zu senken”, so Herr
Zoll vom hagebau Datendienst. „Daher haben wir bereits vor einigen Jahren begonnen, uns auf dem Markt umzusehen. Für uns
war es wichtig, ein System zu finden, das so flexibel ist,
daß es mit wenig Aufwand an die speziellen Anforderungen der einzelnen Baumärkte angepaßt werden
kann. Die Hard- und Softwareausstattung der einzelnen
Baumärkte ist keinesfalls gleich, ebenso unterscheidet sich das täglich anfallende Dokumentenvolumen erheblich.”
Die Anforderungen
Bei der Entscheidungsfindung stand die Option zur
vollautomatischen Datenübernahme direkt aus dem hibisSystem heraus im Vordergrund. Darüber hinaus mußte
aber auch gewährleistet sein, daß Daten aus anderen Wa-
26
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Hammer falls for hagebau
DIY Stores decide for
EASY ARCHIVE
Performance through Unity - with this
motto
235
par tners
with
about
930
places of business united to form the
hagebau partnership for building materials in order to be able to compete
success-fully against large concerns in
the marketplace.
In Germany, hagebau has become the market leader in
building material stores with a market share of 20%.
Apart from good value purchasing, this co-operation offers numerous services such as the professional care of the
IT area by the hagebau "Datendienst" - data services.
Apart from advice, installation, customising and support, hagebau Datendienst offers its customers the goods
business system "hibis", which is especially adapted to the
particular requirements of the wood and building material
trade.
"The introduction of an electronic archiving system is
the next step to sink costs further for many DIY stores,“
said Herr Zoll from hagebau Datendienst. "For that reason, we already started, some years ago, to look around
the market place. It was important for us to find a system
which was flexible enough to be adjusted to the needs of
the individual DIY stores with little effort. The hardware
and software equipment in the individual DIY stores can-
REPORT
DMS-Gruppe – eine Zusammenführung von Spezialisten aus
den Bereichen Archivierung
und Dokumentenmanagement
DMS Group - a unison of
specialists from the archiving
and document management
areas
not be compared, the amount of occurring documents also
varies remarkedly."
The Requirements
Die hagebau Zentrale in Soltau – ein
modernes Dienstleistungsunternehmen
The hagebau headquarters in Soltau a modern service sector company
renwirtschaftssystemen über ein integriertes COLD-Modul übernommen werden können. Ein weiteres Entscheidungskriterium war die Übernahme von Dokumenten aus
MS-Office-Anwendungen und Exchange. Ganz wichtig
für alle Baumärkte ist aber eine schnelle und unkomplizierte Archivierung von NCI-Belegen - z.B. von rücklaufenden Lieferscheinen - über Barcode- oder OCR-Erkennung.
Pionierlösung überzeugte
Pionieranwender war unter anderen das Unternehmen Delmes Heitmann mit Hauptsitz in Hamburg und Filialen in Harburg, Buchholz, Maschen
und Winsen. Bereits 1994 wurde hier das Archivierungssystem EASY-ARCHIV eingeführt. 1998
wurde die Infrastruktur mit einem NT Netzwerk
neben der AS/400 ausgebaut. Somit konnte das Archivsystem im Netz freigegeben, und den Mitarbeitern
direkt in den einzelnen Abteilungen als Informationsquelle zur Verfügung gestellt werden.
Die Archivierung umfaßt neben den Debitoren- auch
die Kreditorenbelege und die Ablieferungsnachweise. Die
Anbindung der Filialen erfolgt über eine Intranet-Lösung
mittels einem WEB-Server. Hierfür ist lediglich ein Browser erforderlich, der auf jedem PC standardmäßig vorhanden ist. Die nächste Stufe ist die Einführung des EASYDMS Workflowsystems. Dieses rundet den Einsatz des
Archivsystems sinnvoll ab, da die Dokumente nicht mehr
zeitintensiv durch das Haus oder zu den Filialen fließen
müssen, sondern in einem definierten Geschäftsprozeß
weitergeleitet werden
Realisation im Stufenkonzept
Bei Baubedarf Lehrmann mit Hauptsitz in Helmstedt kommt EASY-ARCHIV bereits seit 1997 zum
Einsatz. Das Archiv wurde in einem Stufenkonzept
realisiert – zunächst mit der Installation eines Scanarbeitsplatzes, um die Ablieferungsnachweise mit Unterschrift des Kunden zu archivieren. Aufgrund einer automatischen Barcodeerkennung erfolgt die Verschlagwortung dann vollautomatisch. Auch alte Lieferscheine, die
bereits als Papierbeleg archiviert worden sind, werden bei
Baubedarf Lehrmann gescannt, um die Recherche zu er-
In the decision making process, the option of being able
to directly take over the data from the hibis system was
paramount. Furthermore, it had to be ensured that data
from other goods business systems could also be taken
over through the use of an integrated COLD module. A
further criterion was that documents from MS Office
applications and Exchange could also be taken over. Especially important for all DIY stores is a fast and uncomplicated archiving of NCI records - with barcode or OCR.
Pioneer Solution Convincing
Among the pioneering users was the Delmes Heitmann company based in Hamburg with branches in Harburg, Buchholz, Maschen and Winsen. The archiving system EASY ARCHIVE was implemented as early as 1994.
In 1998 the infrastructure was extended with an NT network in addition to the AS/400. This made it possible to
release the archive system on the network and allow the
employees from the various departments to use it as a
source of information.
Apart from the accounts payable records, the archiving
includes the accounts receivable records and the delivery
notes. The linkage of the branches is realised through an
intranet solution with a web server. This means only a
browser is required which is present on every PC when it
is delivered. The next step is the implementation of the
EASY DMS workflow system. This rounds off the application of the archive system very effectively because the
documents do not have to move through the headquarters
or the branches, but are forwarded within a defined business case.
Implementation in Steps
EASY ARCHIVE has been in use since 1997 at Baubedarf Lehrmann based in Helmstedt. The archive was
implemented in steps - firstly with the installation
of a scanning workstation to archive the delivery notes with the customers’ signatures.
Using automatic
barcode recognition, the assignment of
index terms was carried out completely
automatically. Also, old delivery
notes, which had already been
archived in paper form, are
scanned at Baubedarf Lehrmann to make retrieval easier and allow customers' queries to be
answered directly on the telephone.
I N D E X
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27
REPORT
leichtern und Kundenanfragen direkt am
Telefon beantworten zu können.
In der zweiten Stufe wurden die Ausgangsrechnungen direkt aus der hibis-Anwendung übernommen. Inzwischen ist ein
weiterer Scanarbeitsplatz eingerichtet, von dem
aus die Kreditorenbelege und Lieferantenlieferscheine eingelesen und archiviert werden. Die entsprechenden Indexkriterien liefert die hibis-Anwendung –
ebenfalls nach erfolgter Barcodeerkennung. Die dritte
Stufe umfaßt den revisionssicheren und platzsparenden
Transfer der Daten auf Datenträger, die in einer Jukebox
verwaltet werden und damit jederzeit zugänglich sind.
Wie Delmes Heitmann plant auch Baubedarf Lehrmann
eine Anbindung der Filialen und die Einführung von
EASY-DMS.
Optimale Betreuung
„Die Erfahrungen der Gesellschafter, die Leistungsfähigkeit und einfache Bedienung von EASY haben uns
überzeugt”, so Herr Zoll vom hagebau Datendienst. „Der
Erfolg bei der Einführung einer neuen Software steht und
fällt mit der Akzeptanz der Benutzer. Daher war es uns
besonders wichtig, ein anwenderfreundliches System anzubieten. Durch die volltextorientierte Recherche ist
EASY so flexibel, daß auch ungeübte EDV-Anwender
schnell die gewünschten Dokumente finden.”
Da die Bedeutung von Dokumenten-Management
wächst, ist ein Archivierungssystem ohne Schnittstelle zu
einem Workflow- oder DMS anachronistisch. Der hagebau Datendienst hat sich daher einen starken Partner gesucht, der über jahrelange Erfahrungen in den Bereichen
elektronische Archivierung und DMS verfügt und darüber
hinaus bereits EASY-Installationen bei hagebauBaumärkten durchgeführt hat: die DMS-Gruppe.
Um den verschiedenen Größenordnungen der einzelnen hagebau Gesellschafter gerecht zu werden - und damit
verbunden, den unterschiedlichen Belegvolumina - wurden drei aufwärtskompatible Pakete entworfen.
Bei diesem Agreement profitieren die Gesellschafter
nicht nur von der Erfahrung bei den Projektgesprächen,
sondern auch von einer reibungslosen Installation, von
speziellen Schulungen und von einem damit verbundenen
Preisvorteil. [ ENDE ]
28
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1 9
In the second step, the outgoing invoices
are taken over directly from the hibis
application. By now, a further scan station
has been set up from which the accounts
payable and suppliers' delivery notes are
read in and archived. The corresponding index
criteria are provided by the hibis application - also after
barcode recognition has taken place. The third step consisted of the revision-proof and space-saving transfer of data
to disks, administered in a jukebox, thus being constantly
accessible. Just the same as Delmes Heitmann, Baubedarf
Lehrmann also plans a linkage of the branches and the introduction of EASY DMS.
Optimum Support
"The experience of the partners in the high-performance and easy operation of EASY has convinced us," said
Herr Zoll of hagebau Datendienst. "The success of the implementation of new software stands and falls with the acceptance by the user. For that reason, it was especially important to us to be able to offer a user-friendly system.
EASY is so flexible through its fulltext retrieval that even
unpractised EDP users can quickly find the required
document."
Because the importance of document management is
growing, an archive system without an interface to a
workflow or DMS would be anachronistic. For that reason, hagebau Datendienst looked for a strong partner with
years of experience in the areas of electronic archiving and
DMS and, furthermore, had already carried out EASY installations at hagebau DIY stores: the DMS-Group.
In order to be fair to each of the various sizes of hagebau partners - and linked to that, with varying volumes of
records - 3 upwardly compatible packages were designed.
In this agreement the partners profit not only from the
experience of the project discussions, but also from a
problem-free installation, special training and the price
benefit that arises from this. [ END ]
S O F T WA R E
DocuManagement
DocuManagement
Das neue EASY
Mappenkonzept:
Eine für alle - Alle in einer!
Wäre es nicht schön, wenn Sie auf Ihrem eigenen
System alles "unter einem Dach" ablegen und
wiederfinden könnten? Ab sofort können Sie das!
Mit der neuen Produktgeneration der EASY SOFTWARE AG wird endlich der Traum all jener wahr,
die sich ihre Dokumente nicht mehr aus den entlegensten Winkeln ihres Systems oder - schlimmer noch - dem Chaos ihrer Aktenschränke zu-
NEU
NE
und intuitiver Bedieneroberfläche bilden die Realität Ihres
Büroalltags ab. Mit einer entscheidenden Ausnahme: das
gefürchtete, weil teure Chaos bleibt außen vor. Denn alle
drei Werkzeuge basieren auf einer genial einfachen Idee:
die Ihnen wohlbekannte Mappe, in die man so schön alle
Dokumente stecken konnte (und die dann doch in irgendeinem Aktenschrank verschwand), bildet in elektronischer
Form den Kern aller drei Tools. Sie packen einfach alles in
den Mappenmanager von EASY und werden nie wieder
ein Dokument zu spät erhalten oder gar vermissen. Denn
EASY-CAPTURE hilft Ihnen bei der Erfassung sämtlicher
Dokumente, unabhängig von Format und Anzahl. EASYDMS sorgt für die kontrollierte Weiterleitung und schnelle
Bearbeitung und schließlich, wenn der Vorgang beendet
ist, sorgt EASY-ARCHIV 3.0 für eine dauerhaft revisionssichere, elektronische Archivierung.
sammensuchen wollen, und sich dabei auch noch
mit unterschiedlichen Programmoberflächen auseinandersetzen müssen. Willkommen in der Welt
des EASY DocuManagement!
Täglich treffen bei Ihnen Dokumente aller Art ein, von
der E-Mail mit angehängter Word-Datei oder sonstigen
elektronischen Dateien, bis zur simplen Rechnung in Papierform oder sogar Massendrucksachen. Sie wollen und
müssen diese Dokumente sinnvoll geordnet bearbeiten
und abschließend archivieren. Das sind drei unterschiedliche Vorgänge: der Dokumenteneingang, die Weiterleitung
und Bearbeitung sowie die Archivierung.
Mit ihrem neuen Konzept des DocuManagement hat
die EASY SOFTWARE AG dieser Tatsache Rechnung getragen. Drei leistungsstarke Werkzeuge mit einheitlicher
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Mit EASY-ARCHIV 3.0 sind alle archivierten Dokumente unter einem Dach wiederzufinden - oder besser: in
einem Mappenmanager. Es gibt nur noch ein Fenster mit
Ihrer jeweiligen Mappe. Dort sind sämtliche Funktionen
der elektronischen Archivierung jederzeit im Zugriff. Per
Drag & Drop können Dokumente aller Art direkt in der
Mappe abgelegt und nachfolgend archiviert werden. Papierbelege lassen sich über eine Scanner-Fernbedienung
schnell und unkompliziert einscannen. Sie können sich nahezu alle Dokumententypen direkt in der Mappe anschauen. Dem Anwender steht sowohl der Volltext aller Dokumente zur schnellen Recherche zur Verfügung, als auch
die jeweiligen Originaldokumente. Selbstverständlich ist
der Zugriff auf ältere EASY-Archive ebenfalls gewährleistet. Und alle Dokumente befinden sich dann in einer gemeinsamen Mappe. Eine für alle!
S O F T WA R E
Archivierung mit EASY-ARCHIV ist das Grande Finale des Dokumenten-Managements. Wir wollen jedoch
nicht nur, daß Ihre Dokumente revisionssicher archiviert
werden, sondern Ihnen auch die Arbeit mit Ihren elektronischen Unterlagen erleichtern.. Zu diesem Zweck wurde
ein neuartiges Dokumenten-Management-System entwickelt: EASY-DMS . Und richtig, der Anwender braucht
sich auch hier nicht umzustellen. Das gleiche Mappenkonzept, das schon die Bedienung von EASY-ARCHIV 3.0
zu einem spielerischen Vergnügen macht, bestimmt auch
Ihr Arbeiten mit "lebenden" Dokumenten im EASYDMS. Ob mit automatischer Weiterleitung, zeitgesteuerter Wiedervorlage oder durch die Tatsache, daß alle Beteiligten immer mit dem Originaldokument arbeiten: mit
EASY-DMS wird nie wieder ein wichtiges Dokument auf
dem Dienstweg oder im Chaos unterschiedlicher Dokumentenfassungen verloren gehen. Komplizierte Workflow-Administration ist dabei völlig überflüssig. Die "lebenden" Dokumente werden im MS SQL Server direkt
aufbewahrt und verbleiben bis zur Archivierung in unmittelbarem Zugriff im System.
EU
Das neue High-End Werkzeug zur Massendatenerfassung fügt sich nahtlos in das neue Mappenkonzept ein.
EASY-CAPTURE erscheint im gleichen "Look & Feel" wie
das eigentliche Archivsystem. Auch hier stehen in einem
zentralen Dialogfenster sämtliche Funktionen übersichtlich zur Verfügung. Dazu gehören z.B. der Stapelbetrieb
mit Hochleistungsscannern, die vollautomatische Indexierung mit Barcode, OCR oder ICR, eine Thumbnail-Leiste
für die optische Unterstützung des Scanner Operators.
Noch nie war das zentrale oder dezentrale Erfassen und
Weiterleiten des Posteingangs so einfach und übersichtlich
wie mit EASY-CAPTURE. Dabei erklärt sich die Bedienung fast von selbst, ob per Drag&Drop oder über die Tastatur. Der Archivanwender braucht dabei nicht zweimal
hinzuschauen, um alle Funktionen sofort zu beherrschen.
Schließlich ist die Bedienung von EASY-CAPTURE genauso einfach und intuitiv wie die Steuerung von EASYARCHIV 3.0 und EASY-DMS. [ ENDE ]
Die EASY-Oberflächen:
EASY-CAPTURE
Mappenmanager EASY-ARCHIV 3.0
EASY-DMS Mappenmanager
The EASY User Interfaces:
EASY CAPTURE
The File Manager in EASY ARCHIVE 3.0
The File Manager in EASY DMS
The new EASY
File Concept:
One for all and all in one!
Wouldn't it be nice, if you could store everything
"under one roof" on your system and retrieve it?
From now on, you can! With the new generation
of products from EASY SOFTWARE AG, the dreams
of all those will come true who no longer want
to retrieve their documents from the farthest
reaches of their systems and also have to concern
themselves with the various user-interfaces. Not
to mention the chaos of bulging filing cabinets.
Welcome to the world of EASY DocuManagement!
Documents of all types arrive daily at your offices,
from the Word file attached to an email or other electronic
files to basic invoices on paper or mass-printed items. You
want and have to process these documents in a sensible
and orderly manner and then archive them. That's three
different processes: the document registry, the forwarding
and processing, as well as the archiving.
With its new concept of DocuManagement , EASY
SOFTWARE AG has taken this fact into account. Three
effective tools with a uniform and intuitive user-interface
represent the reality of your day at the office. With one
decisive exception: the chaos, feared due to its expense, remains irrelevant because all three tools are based on an ingeniously simple idea: the file you know all so well, where
all documents could be stuffed into (and then promptly
disappeared), represented in electronic form, is the core of
all three tools. You simply place everything in the EASY
file manager and will never again receive a document too
late, or not get it at all because EASY CAPTURE helps you
with the acquisition of all documents, regardless of format
and number. EASY DMS takes care of the controlled forwarding and fast processing and, finally, when the processing has been finished, EASY ARCHIVE 3.0 ensures the
permanent revision-proof, electronic archiving.
With EASY ARCHIVE 3.0 , all archived documents can
be found under the same roof - or in the file manager, to
be precise. Now there is only one window with your current file. From there, you can access all electronic archiving functions at any time. Documents of all types can be
placed in the file using 'drag and drop' and then be archived. Paper records can be quickly and easily scanned in
with a scanner remote control. You can view almost all >>
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S O F T WA R E
document types directly in the file. The user has the
choice of fast retrieval using fulltext through all documents as well as searching for individual original documents. Naturally, access to older EASY archives is guaranteed. And all documents are then to be found in a
single file. One for all!
Archiving with EASY ARCHIVE is the grande
finalé of document management. However, we do not
just want your documents to be archived revisionproof but also to make your work with electronic
documents easier. To this end, we have developed a new
type of document management system: EASY-DMS .
And, of course, the user does not need to re-adjust himself here either. The same file concept which makes the
operation of EASY ARCHIVE 3.0 so effortlessly simple, determines your work with "living" documents in
EASY DMS. Whether with automatic forwarding, time
controlled resubmission or the fact that all employees
work with the same version of the document: with
EASY DMS, an important document will never again
get lost on its way through the offices or in the chaos of
various document versions. Complicated workflow
administration is completely unnecessary for this. The
"living" documents are stored directly on the MS SQL
server and remain there for direct access in the system
until they are archived.
The new high-end tool for mass data acquisition fits
seamlessly into the new file concept. EASY CAPTURE
appears in the same "Look & Feel" as the archive
system. Here also, all functions are clearly available in
a central dialogue window. Among these are, for
example, the batch operation with high-end scanners,
the fully automatic indexing using barcodes, OCR or
ICR, a thumbnail bar for the optical support of the
scanner operator. Central or de-central acquisition and
forwarding of the inbox has never been so simple and
clear as with EASY CAPTURE. The operation almost
explains itself - whether by drag and drop or with the
keyboard. The archive user does not need to look twice
to have command of all the functions immediately.
After all, the operation of EASY CAPTURE is as intuitive and simple as the operation of EASY ARCHIVE
3.0 and EASY DMS. [ END ]
CAD
Viewer
Powered by TwinView
Neuer CAD-Viewer in
EASY-ARCHIV 3.0
In vielen Unternehmen kommt TwinView bereits
zum Einsatz. Das Programm ist eine preiswerte
Alternative zu normalen CAD-Arbeitsplätzen und
ermöglicht den schnellen und komfortablen Zugriff auf CAD Zeichnungen.
Durch Integration der dubiel&polok Software konnte
die CAD-View-Funktion in EASY-ARCHIV 3.0 weiter
verbessert werden. TwinView ermöglicht EASY-Anwendern ein unkompliziertes Handling von DXF und DWG
Dateien. Eine automatische Überprüfung und Korrektur
der Datei-Struktur versetzt den Viewer in die Lage, auch
alte oder defekte DXF oder DWG Daten zu visualisieren.
Es werden die Versionen 10 bis 14 des AutoCAD-Formats
(*.DWG) unterstützt.
Zeichnungen können direkt in der EASY-Mappe angezeigt, bei Bedarf vergrößert und in einem Winkel von 90°
nach links oder rechts gedreht angezeigt werden. Auch
können die angezeigten CAD-Dateien auf einen angeschlossenen Drucker oder Plotter direkt ausgegeben werden.
Abbildung des Mappenmanagers
mit CAD-Zeichnung
Illustration of the File Manager
with a CAD Drawing
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Für die Archivierung besonders interessant ist ein integrierter Filter, der die CAD-Dateien nach Textelementen
durchsucht und diese für eine Volltext-Recherche speichert. Zeichnungen können so auch später anhand von
Textinhalten gefunden werden, ohne daß bei der Archivierung eine gesonderte manuelle Speicherung von Stichworten erfolgen muß. [ ENDE ]
Powered by TwinView
New CAD Viewer in
EASY ARCHIVE 3.0
TwinView is already being used in many companies. The program is a good value alternative to normal CAD workstations and allows fast
and convenient access to CAD drawings.
UK
Tel: +44 (0) 1763 262963
Germany
Tel: +49 89 3246 390
Italy
Tel: +39 0331 782904
Belgium
Tel: +32 3 355.19.80
Email:
[email protected]
Website
http://www.plasmon.co.uk
The CAD view function of EASY ARCHIVE 3.0
has been improved further by the integration of the
dubiel&polok software. TwinView makes it possible
for the EASY user to deal with DXF and DWG files in
an uncomplicated way. Automatic checking and correction of the data structure puts the viewer in the position
of being able to display old or defective DXF or DWG
files. Versions 10 to 14 of the AutoCAD format
(*.DWG) are supported.
Drawings can be enlarged or displayed in the EASY
file rotated by an angle of 90° left or right. Also, the
displayed CAD files can be output directly on a local
printer or plotter.
Of especial interest for archiving is an integrated filter which searches through the CAD files for text elements and stores them for fulltext searching. Thus,
drawings can later be found on the basis of their textual
content without any special manual saving of keywords
taking place. [ END ]
Magneto Optic Jukeboxes from 104GB to 2600GB
Compact Disc Jukeboxes from 120 to 480 discs
Tape Libraries from 300GB to 1620GB
5.25" and 12" Optical Media
What You Store is Your Business –
How You Store it is
Ours
PROFESSIONAL
DATA
STORAGE
SOLUTIONS
See
H us
Sta all in
nd 1,
7k
4
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Durch Raum und Zeit
Across Space and Time
Archivrecherche über das
Internet mit dem neuen
EASY-LINK for Web 2.0
Das Internet ist das Kommunikationsmedium
der Zukunft. Deshalb haben wir EASY-LINK for
WEB für Sie aufgerüstet. Das bewährte Recherche-Frontend ermöglicht schon jetzt die Suche
in entfernten EASY-Archiven über Internet oder
Intranet. Alles, was dafür noch benötigt wird,
ist ein handelsüblicher WEB-Browser. Mit dieser Innovation hat EASY seinerzeit die hardwareunabhängige Recherche in heterogenen
Netzen durch Nutzung von firmeneigenen Intranet-Servern sowie die Veröffentlichung von
Informationsarchiven im Internet ermöglicht.
Die
Resonanz
war
überwältigend.
Unter
Berücksichtigung der Praxiserfahrung unserer
Kunden haben wir das Modul nun weiterentwickelt.
EASY-ARCHIV Anwender profitieren seit jeher vom
einheitlichen Standard der Software. Dazu gehören die
automatisch generierte Suchmaske und die individuell zu
gestaltende Trefferliste pro Archiv sowie die Dokumentenanzeige mit Hyperlinks auf eingebettete Objekte wie
TIFF-Images, Word-Dokumente oder andere Dateitypen.
Zu den bekannten und bewährten Funktionen der Archivrecherche übers Internet oder Intranet kommen nun
einige Leistungsmerkmale hinzu. Dazu gehören u.a. der
Dokumentenklassenschutz von EASY-ARCHIV, der nun
nahtlos ins Modul integriert ist. Aber das ist bei weitem
nicht alles. Die neue Version des EASY-LINK for Web
unterstützt nun auch den Microsoft Internet Information
Server (IIS). COLD-Dokumente mit beliebigen Hintergrundbitmaps können über PDF-Dateien ausgedruckt
werden. Mit dem Browser lassen sich Referenzdateien,
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die in EASY-ARCHIV erzeugt wurden, direkt vom lokalen Dateisystem anwählen. Darüber hinaus kommt EASY
den Wünschen vieler Administratoren entgegen, denn ab
sofort kann per Remote-Administration das Modul
mittels eines beliebigen Browsers vom Client aus verwaltet werden.
S O F T WA R E
Archive search over the
Internet with the new
EASY-LINK for Web 2.0
The Internet is the communication tool of the
EASY-LINK for Web verschafft Ihnen gewissermaßen
die Möglichkeit, Raum und Zeit zu überbrücken. Über
das Internet oder Intranet können Sie selbst in den entferntesten EASY-Archiven Dokumente recherchieren,
und das in einer Bedieneroberfläche, die Sie vollständig an
Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen können. [ ENDE ]
future and EASY is joining in. That is why we
have extended EASY-LINK for WEB for you. Already now, the proven Search-Frontend enables the search in remote EASY archives over
the Internet or Intranet. All you need is a standard WEB-Browser. In the beginning, EASY
created an innovative tool for the hardware
independent archive search in heterogeneous
networks based on company internal Intranet
servers. It also allowed the publication of archived information on the Internet. The response was overwhelming. Now, we have developed the module further, taking our customer’s practical experience into consideration.
EASY ARCHIVE users have always benefitted from
the integrated standard of the software. Part of this standard are the automatically generated search mask and the
hitlist which can be designed individually for each archive.
The document display contains hyper links to embedded
objects such as TIFF images, Word documents or other
file types.
Now we have added a few interesting new features to
the well-established module for archive search over the Internet or Intranet. For instance, the document class protection of EASY ARCHIVE has now been fully integrated into the module. However, there is a lot more to it.
The new version of EASY-LINK for Web also supports
Microsoft’s Internet Information Server (IIS). Also,
COLD documents can be printed out with any background bitmaps through PDF files. With the browser,
you can select reference files, which have been created in
EASY ARCHIVE, straight from your local file system.
Furthermore, we have complied with the requests of many
system administrators by enabling remote administration
of the module with any standard browser from the client.
In a way, EASY-LINK for Web enables you to search
across space and time. Over the Internet or Intranet you
can even search documents in the remotest EASY archives. And all that with a user interface which you can fully
adapt to your individual requirements. [ END ]
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KOMPRESSION
Bildkompression
Image Compression
Reduktion ohne Verlust
Reduction without Loss
Intelligente Bildkompression
in EASY-ARCHIV 3.0
Intelligent Image Compression
in EASY ARCHIVE 3.0
Das ”LuraWave-Format” hat das Potential, die bis-
The ”LuraWave Format” has the potential to replace
herigen Standards JPEG und GIF zu ersetzen, da Lu-
the previous standards of JPEG and GIF because
raWave-Bilder bei gleicher Dateigröße eine wesent-
LuraWave images have a considerably higher quality
lich höhere Qualität als mit JPEG-Verfahren kompri-
with files of the same size than produced by the
mierte Versionen aufweisen. EASY hat die Vorteile
JPEG process. EASY has discovered the advantages
dieses neuen Verfahrens entdeckt und wird es ab
of this new procedure and, for this reason, it is sup-
der Version EASY-ARCHIV 3.0 unterstützen.
ported from EASY ARCHIVE version 3.0 onwards.
JPEG 1:150
LuraWave 1:150
(17,5 KByte)
(17,5 KByte)
Ideal für die Bildarchivierung
Perfect for Archiving Images
Die Vorteile des neuen Bildformats liegen auf der Hand:
Im Gegensatz zur JPEG-Technik, bei der das komprimierte
Bild stets an Qualität gegenüber dem Original verliert,
schafft LuraWave eine 50%-Kompression ohne sichtbaren
Verlust. So kann auch für die Archivierung von Bildmaterial Speicherplatz gespart werden, ohne dabei Kompromisse
bezüglich der Qualität zu machen. Die Dekompression und
die Kompression von LuraWave-Dateien (*.LWF) wird von
EASY-ARCHIV ab der Version 3.0 unterstützt. Auch weit
höhere Kompressionsraten als 1:2 sind möglich. Die Kompressionsrate ist zwischen 1:1 und 1:10000 frei wählbar.
The advantages of the new picture format are plain to
see: In contrast to JPEG technology where the compressed picture always loses quality in comparison to the original, LuraWave manages a 50% compression without visible loss. This means that storage space can be saved when
pictures are archived without compromises in quality. The
decompression and compression of LuraWave files
(*.LWF) is supported by EASY ARCHIVE version 3.0
onwards. The compression ratio can be freely selected between 1:1 and 1:10000.
Superior technology
Überlegene Technologie
LuraWave arbeitet bei der Bildanalyse mit der WaveletTransformation. Gegenüber der bei JPEG angewandten
Cosinus-Transformation, die das Bild zunächst in kleine
Blöcke unterteilt, erzeugt die Wavelet-Methode einen
hierarchischen Datenstrom. Zuerst werden die Grobdaten
des Bildes übertragen, gefolgt von mehr und mehr Detailinformationen. Wenn das Laden vorzeitig abgebrochen
wird, kann das Bild trotzdem (in schlechterer Qualität)
angezeigt werden. Bei gleicher Kompressionsrate ist ein
mit LuraWave komprimiertes Bild einem JPEG-Bild und
sogar einem LZW-TIFF qualitativ überlegen. [ ENDE ]
36
I N D E X
1 9
During the image analysis LuraWave works with
Wavelet transformation. Whereas cosine transformation
used by JPEG firstly breaks up the picture into small
blocks, the Wavelet method creates a hierarchical data
stream. First the rough picture data is written followed by
more and more detailed information. When loading is
aborted the image can still be displayed (in poorer quality). With the same compression rate, an image compressed
with LuraWave has superior quality to a JPEG picture and
even to an LZW TIFF picture. [ END ]
Internet: www.luratech.com
S O F T WA R E
Ein gutes Gespann
A Good Team
SAP R/3 & EASY-ARCHIV:
Ein gutes Gespann
SAP R/3 & EASY ARCHIVE:
A Good Team
EASY weltweit Nr. 2 in der elektronischen SAP R/3 Archivierung
EASY: World-Wide No 2 in electronic
SAP R/3 Archiving
Mit jetzt über 100 Installationen hat die EASY SOFT-
EASY SOFTWARE AG has reinforced its position as
WARE AG ihre Stellung als Nr. 2 im Markt der SAP-
the number two in the SAP archiving market with
Archivierung gefestigt. Namhafte Unternehmen wie
now more than 100 installations. Well-known com-
das ZDF, Apetito, ERCO Leuchten, Festo KG und Alfa
panies such as ZDF,
Laval Agri archivieren ihre SAP R/3 Daten mit EASY-
KG and Alfa Laval Agri archive their SAP R/3 data
ARCHIV. Die leistungsfähigen Funktionen und die
with EASY ARCHIVE. The high-performance functions
einfache Installation der EASY-Software haben die-
and the simple installation of the EASY software
sen Erfolg ermöglicht. Ein spezielles ”Reorg”-Paket
have made this success possible. A special ”Reorg”
bietet eine preisgünstige Einstiegslösung zur Archi-
package offers a good value starter solution for
vierung von SAP-Reorganisationsdaten.
archiving SAP reorganisation
Apetito, ERCO Leuchten, Festo
data.
SAP R/3 Anwender kennen das Problem: schon nach
kurzer Betriebszeit wächst die Datenbank stark an; das
System reagiert immer schwerfälliger und langsamer. Archivierung muß her, um die aktuellen Datenbestände klein
zu halten. SAP hat dies erkannt und mit ”ArchiveLink”
einen Archivierungsstandard für einen schnellen und problemfreien Zugriff auf archivierte Dokumente geschaffen.
Mit ArchiveLink können im Prinzip beliebige Archivsysteme an R/3 angebunden werden. SAP bestätigt durch ein
Zertifikat, daß das jeweilige Archivprodukt korrekt mit
ArchiveLink zusammenarbeitet.
Die EASY-Lösung ”EASY LINK for SAP R/3” wurde
im Sommer 1996 von SAP zertifiziert. EASY war zu dieser Zeit weltweit erst der dritte Hersteller, der diese Zertifizierung der höchsten Stufe (”all options”) erhalten hat.
Seitdem wurde die EASY-Schnittstelle ständig an die aktuellen SAP-Releases angepaßt und neu zertifiziert. Die
Zertifizierung für das Release 4.5 wird gerade vorbereitet.
Das Grundmodul (Level 1) ”EASY LINK for SAP
R/3” archiviert z.B. gescannte Belege, Drucklisten, ReorgDateien und viele andere SAP-Datenformate. Dabei werden alle ArchiveLink-Erfassungsszenarien unterstützt
(frühes / gleichzeitiges / spätes Erfassen mit Barcode). Für
SAP-Benutzer arbeitet das EASY-ARCHIV völlig unsichtbar im Hintergrund. Die archivierten Belege können
jederzeit aus der SAP-Oberfläche heraus recherchiert werden.
38
I N D E X
1 9
SAP R/3 users know the
problem: after a brief period of
use the database grows considerably; the system reacts
more slowly. Archiving has to
be implemented to keep the
amount of current data small.
SAP recognised this and created an archiving standard with
”ArchiveLink” for a quick and
problem-free access to archived documents. In principle,
any archive system can be
linked to R/3. SAP confirms
by certification that a particular archive product works
correctly with ArchiveLink.
The EASY solution ”EASY
LINK for SAP R/3” was already certified by SAP in the
summer of 1996. At that time,
EASY was world-wide the
third manufacturer to be awarded with a certification for the
highest level (”all options”).
S O F T WA R E
Bedingt durch die ArchiveLink-Technologie von SAP
kann R/3 auf archivierte Dokumente nur solange bequem
zugreifen, wie die entsprechenden Datensätze noch im
R/3 System aktiv sind. Nach einer Reorganisation des R/3
Systems ist ein Zugriff auf die alten Archivdaten nur sehr
umständlich möglich. Hier bietet Level 2 des ”EASY
LINK for SAP R/3” eine Lösung, die weit über den ArchiveLink-Standard hinausgeht. Mit Level 2 erhalten die
archivierten Daten eigene Indexinformationen, die automatisch aus dem R/3 System ermittelt werden. Später
können diese Daten dann allein mit EASY-ARCHIV recherchiert werden, auch wenn die Datensätze im R/3 System nicht mehr vorhanden sind. Dabei stehen alle Funktionen von EASY-ARCHIV zur Verfügung, insbesondere
die bequeme und schnelle Volltextsuche. Zusammen mit
dem Modul ”EASY LINK for Web” können die SAPDaten dann sogar über das Internet oder Intranet abgerufen werden. Dies ist die ideale Lösung für Unternehmen,
die auf zentrale SAP-Datenbestände von anderen Standorten aus zugreifen wollen. Zusätzliche SAP-Lizenzen sind
dazu nicht erforderlich.
Die Modulpalette für SAP-Anwender wird abgerundet
durch ”EASY LINK for SAP R/3 Retrieval”. Damit kann
der Anwender aus seiner gewohnten SAP R/3 Oberfläche
(SAP-GUI) heraus in beliebigen EASY Archiven recherchieren. Die Daten im Archiv können dabei aus R/3 stammen, aber auch aus allen anderen
Quellen. Gleichgültig, ob es um gescannte Papierbelege, COLD-Daten,
Office-Dateien, eingehende Faxe oder
Emails geht: alles wird mit EASYARCHIV erfaßt und kann aus R/3
heraus per Index- und Volltextsuche
in kürzester Zeit wiedergefunden
werden.
Die vielfältigen Möglichkeiten der
EASY Module für SAP gehen über
den SAP-Standard ArchiveLink weit
hinaus und bieten für alle Anwendungsfälle die richtige Lösung. Die
Installation der Module ist einfach
und schnell durchzuführen. EASY
und seine Partner haben das Knowhow über ArchiveLink und bieten
kompetente Unterstützung ihrer
Kunden an. Und schließlich können
die SAP-Anwender alle Vorteile des
bewährten EASY-ARCHIV-Systems
in vollem Umfang nutzen. Die Kunden wissen das offensichtlich zu
schätzen. Nicht umsonst ist EASY
mit über 100 Installationen seit 1996
heute weltweit die Nummer 2 im Bereich der SAP-Archivierung. [ ENDE ]
Since then, the EASY interface has been continuously adjusted to the latest SAP releases and re-certified. The certification for the 4.5 release is currently being prepared.
The basic module (Level 1) of ‘EASY LINK for SAP
R/3’ archives, for example, scanned records, print lists,
Reorg files and many other SAP data formats. All ArchiveLink acquisition scenarios are supported (early /
simultaneous / late acquisition with barcode). EASY
ARCHIVE works in the background completely invisibly
to the SAP user. The archived records can be searched for
at any time from the SAP interface.
Due to the SAP-ArchiveLink technology, R/3 can only
easily access archived documents as long as the corresponding data record is active in the R/3 system. After a reorganisation of the R/3 system, access to the old archive data
is only possible in a complicated manner. Here, Level II of
‘EASY LINK for SAP R/3’ provides a solution which
goes far beyond the ArchiveLink standard. With Level II
the archived data is assigned its own index information,
which is automatically determined from the R/3 system.
This data can then later be searched for with EASY
ARCHIVE alone, even when the data record is no longer
present in the R/3 system. All EASY ARCHIVE functions are available for this, especially the fast fulltext
search. In conjunction with the ”EASY LINK for Web”
module, the SAP data can even be called up over the Internet or Intranet. This is the ideal solution for companies
that want to access central SAP data from other locations.
Additional SAP licences are not required for this.
The range of modules for the SAP user is rounded off
by ”EASY LINK for SAP R/3 Retrieval”. With this the
user can search in any EASY archive from his familiar SAP
R/3 interface (SAP-GUI). The data in the archive could
have originated from SAP, but could also have come from
other sources. It is immaterial, whether it is about scanned
paper records, COLD data, Office data, incoming faxes or
emails: everything is acquired by EASY ARCHIVE and
can be found again by index or fulltext searching in the
shortest time from R/3.
The versatile possibilities of the EASY modules for
SAP go way beyond the SAP ArchiveLink standard and
offer the right solution for all application instances. The
installation of the module is carried out simply and quickly. EASY and its partners have the know-how for ArchiveLink and offer competent support for their customers.
And, finally, the SAP users have all the advantages of the
proven EASY ARCHIVE system with all its features. The
customers obviously appreciate this. Not for nothing is
EASY today the world-wide number two in the area of
SAP archiving with over 100 installations since 1996. [ END ]
I N D E X
1 9
39
NEWS
It’s so EASY...
It’s so EASY...
EASY SOFTWARE AG
mit neuer Werbelinie
Pünktlich zur CeBIT ist die EASY Software AG mit
einer neuen Werbelinie in den Medien: In überregionalen Wirtschafts- und Nachrichtenmagazinen
startet eine Imagekampagne mit Testimonial-Motiven, zur Einführung von EASY-Archiv 3.0 und
lem in Wirtschaftsmagazinen geschaltet (u.a. in Capital,
Handelsblatt, Focus).
Parallel zur Testimonial-Kampagne erscheint in den
Titeln der IT-Medien eine Produktkampagne mit Illustrationen des Düsseldorfer Künstlers Martin Baltscheit. Die
Motive symbolisieren die markanten Eigenschaften der
neuen Produkte: das Key visual ”Mappe” mal als Dampfer, als Igel oder als Rakete. Diese innovative Umsetzung
bildet auch die Basis für den Werbespot, der auf n-tv gesendet wird.
EASY-DMS läuft in den IT-Medien eine Produktkampagne.
Zusätzlich wird kurz vor dem Börsengang in überregionalen Tageszeitungen und Wirtschaftsmagazinen eine
Going-Public-Kampagne gestartet, um potentielle Investoren anzusprechen.
Der Markenkern der neuen Produkte EASY-DMS und
EASY-ARCHIV 3.0, die elektronische Mappe, ist plakativ
und modern visualisiert. Als ”Key visual” ist die ”Mappe”
in beiden Kampagnen präsent.
In der Testimonial-Kampagne bestätigen Kunden und
Partner von EASY (z.B. Thyssen, Microsoft, Ricoh) die
erfolgreiche Zusammenarbeit und die Qualität der Software. Die persönlichen Statements werden durch eine
hochwertige Portraitaufnahme ergänzt. Durch das Accessoire ”Mappe” wird dieses Fotokonzept, das mit dem
Hamburger Fotografen Christoph Engel realisiert wurde,
zu einer eigenen Bildsprache. Die Motive werden vor al-
EASY
Rider.
Ganz
entspannt Tempo
machen.
Wenn der Daten-Highway quer über Ihren Schreibtisch verläuft, sollten Sie den Verkehr regeln. Mit der
elektronischen EASY-Mappe erreichen Sie im Umgang mit Informationen eine neue Dimension: als
Kernstück von EASY-DMS und EASY-ARCHIV sind
alle Daten eines Projekts in einer Mappe zusammengefaßt. Mit Hilfe der auch im Internet üblichen Volltext-Recherche finden Sie jedes Dokument und jede
Mappe über den gesamten Inhalt. Durch den Einsatz
von EASY-DMS organisieren Sie den Dokumentenfluß in Ihrem Unternehmen neu und profitieren von
der strategischen Zusammenarbeit zwischen Microsoft und EASY im Bereich DocuManagement.
Rufen Sie uns an, wenn Sie mehr über EASYARCHIV, EASY-DMS oder unseren geplanten Börsengang erfahren wollen: 0 800. 40 50 60 1.
Besuchen Sie uns im Internet unter www.easy.de
oder auf der CeBIT in Halle1, Stand 8g1.
EASY
going.
Der Griff nach
den Sternen beginnt
mit dem Griff
zur Maus.
I N D E X
1 9
EASY
Way.
Es ist unzeitgemäß
Amerika zu finden,
wenn man nach
Indien sucht...
Mit der elektronischen EASY-Mappe erreichen Sie im
Umgang mit Informationen eine neue Dimension: als
Kernstück von EASY-DMS und EASY-ARCHIV sind
alle Daten eines Projekts in einer Mappe zusammengefaßt. Mit Hilfe der auch im Internet üblichen Volltext-Recherche finden Sie jedes Dokument und jede
Mappe über den gesamten Inhalt. Durch den Einsatz
von EASY-DMS organisieren Sie den Dokumentenfluß in Ihrem Unternehmen neu und profitieren von
der strategischen Zusammenarbeit zwischen Microsoft und EASY im Bereich DocuManagement.
Mit der elektronischen EASY-Mappe erreichen Sie im
Umgang mit Informationen eine neue Dimension: als
Kernstück von EASY-DMS und EASY-ARCHIV sind
alle Daten eines Projekts in einer Mappe zusammengefaßt. Mit Hilfe der auch im Internet üblichen Volltext-Recherche finden Sie jedes Dokument und jede
Mappe über den gesamten Inhalt. Durch den Einsatz
von EASY-DMS organisieren Sie den Dokumentenfluß in Ihrem Unternehmen neu und profitieren von
der strategischen Zusammenarbeit zwischen Microsoft und EASY im Bereich DocuManagement.
Rufen Sie uns an, wenn Sie mehr über EASYARCHIV, EASY-DMS oder unseren geplanten Börsengang erfahren wollen: 0 800. 40 50 60 1.
Wir freuen uns auf Ihren Besuch im
Internet unter www.easy. de oder auf der
CeBIT in Halle1, Stand 8g1.
Rufen Sie uns an, wenn Sie mehr über EASYARCHIV, EASY-DMS oder unseren geplanten Börsengang erfahren wollen: 0 800. 40 50 60 1.
Wir freuen uns auf Ihren Besuch im
Internet unter www.easy. de oder auf der
CeBIT in Halle1, Stand 8g1.
Eine neue Dimension im
Dokumenten-Management:
Die elektronische
EASY-Mappe in Halle1,
Stand 8g1.
40
Beide Kampagnen wurden von der Werbeabteilung der
EASY-Software AG konzipiert und sind auf Dialog ausgerichet: Die neu eingerichtete Info-Hotline der EASYSOFTWARE AG (0800.4050601) bietet ausführliche Informationen zum Thema Dokumenten-Management. [ ENDE ]
Eine neue Dimension im
Dokumenten-Management:
Die elektronische
EASY-Mappe in Halle1,
Stand 8g1.
NEWS
EASY SOFTWARE AG
with new advertising concept
EASY SOFTWARE AG is appearing in the media
with a new advertising campaign on the occasion
of CeBIT. An image campaign featuring various
testimonials will be started in national financial
and news magazines. Parallel to the introduction
of EASY ARCHIVE 3.0 and EASY DMS the company
scheit, the artist from Dusseldorf is to appear in the IT
media issues. The subjects symbolise the striking properties of the key visual "File" portrayed as a steamer, a hedgehog or rocket. This innovative interpretation also forms
the basis for the television spot to be broadcast on n-tv.
Both campaigns were conceived by the advertising department of EASY SOFTWARE AG and are orientated
on response: The newly set up Info-Hotline of EASYSOFTWARE AG (0800.4050601) provides extensive information on the subject of document management. [ END ]
will run a product campaign in the IT media.
Additionally, a campaign about going public will
be started in national newspapers and financial magazines shortly before the stock market launch, in order
to attract potential investors.
The core of the new products EASY DMS and
EASY ARCHIVE 3.0 – the electronic file – is made
apparent in a modern and eye-catching manner. The
"File" is present in both campaigns as the key visual
element. Through the "File" accessory, this photo concept, realised with the Hamburg photographer Christoph Engel, speaks for itself. These subjects are to be
placed especially in business magazines (in Capital,
Handelsblatt, Focus among others).
In parallel to the testimonial campaign, a campaign
with modern and bold illustration from Martin Balt-
I N D E X
1 9
41
NEWS
Auf der
sicheren Seite
EASY bei der DEVK
Die Kombination ist naheliegend. Sowohl die DEVK als auch EASY setzen auf
Sicherheit
während
und
die
Geschwindigkeit.
einen
die
Risiken
Doch
ihrer
Kunden abdecken und im Schadensfall
schnell und unbürokratisch regulieren,
sorgen die anderen für die sichere Langzeit-Archivierung und schnelle Recherche von Dokumenten. Im Rahmen einer
Roadshow stellte die DEVK vom 20. Januar
bis
ihrem
19.
Februar
EDV-Partner,
zusammen
dem
mit
Dortmunder
matisierung der Bürokommunikation voraus, um Zeit und Kraft
für die Vertriebsorganisation freizumachen. Deshalb hat sich der
Vorstand der DEVK dazu entschlossen, in erheblichem Umfang Service und Technik zu investieren. Die Entscheidung für derartig umfassende Investitionen wurde durch
die Tatsache erleichtert, daß die DEVK 1998 ein Rekordjahr verzeichnen konnte.
Softwarehaus Dr. Materna GmbH, ein
neues Konzept für die Zukunft der Bürokommunikation
in
der
Versicherungs-
branche vor: service@2000. Die EASY
SOFTWARE AG war mit der Präsentation
von EASY-ARCHIV 3.0 in insgesamt Acht
Städten im gesamten Bundesgebiet dabei.
Doch jede Geschichte hat ihren Anfang. Der Stützpfeiler einer Versicherung ist der Vertrieb. Die DEVK - in ihrer Branche immer schon einer der Vorreiter bei der Schaffung neuer Vertriebsstrategien und dem Einsatz neuer
Technologien - setzte sich ein ehrgeiziges Ziel. Vertrieb
und Service sollten zukünftig aus einer Hand kommen.
Die Umsetzung des neuen Mottos ”Zeit sparen - frei sein
für den Kunden” setzt jedoch eine weitestgehende Auto-
Das neue Konzept bekam den Namen ”service@2000”
und setzt sich aus verschiedenen Teilbereichen zusammen,
zu denen neben der EDV-Schulung der Außendienstmitarbeiter durch eine professionelle Fernakademie und der
verstärkten Einbindung des hauseigenen DEVK-Außendienst-Unterstützungssytems (DAUS) auch das Thema
der elektronischen Archivierung gehört. Ansprechpartner
der DEVK in allen Fragen der optischen Archivierung ist
seit 1993 die Dr. Materna GmbH. An 19 Standorten in
ganz Deutschland sorgt das Softwarehaus für die elektronische Archivierung auf Seiten der Server und Netzwerke.
Jetzt geht es darum, den Vertriebspartnern für ihre EDVArbeitsplätze vor Ort eine bedienerfreundliche Lösung
zur optischen Archivierung sämtlicher Versicherungsunterlagen zur Verfügung zu stellen, die zum einen auf dem
Einzelplatz vor Ort läuft, zum anderen den Anforderungen der Massendatenverwaltung der DEVK-Zentrale entspricht.
Thomas Decker von der Dr. Materna GmbH meint:
„Wir haben EASY-ARCHIV ausgewählt, weil es die Anforderungen der DEVK am besten erfüllt, wie z.B. die Lauffähigkeit auch auf dem Einzelplatz, Arbeitserleichterung
durch leistungsfähiges Scannen, Vereinfachung und Optimierung der Bürokommunikation und natürlich die Zeit-,
Platz- und Geldersparnis. Außerdem sollte das System den
Vertriebspartnern auch privat zur Verfügung stehen.”
Und so präsentierte Jörg Stappert, Vertriebsleiter der
EASY SOFTWARE AG, auf der DEVK-Roadshow die
42
I N D E X
1 9
NEWS
On the Safe Side
EASY at the DEVK
The link is clear. The DEVK as well as EASY
rely on safety and speed.
But while one
covers the risks of its customers and quickly and unburocratically settles claims the
other ensures secure long-term archiving
and the quick retrieval of documents. During
a roadshow from 20th January to 19th
February, the DEVK, together with its EDP
neue Version 3.0 des EASY-ARCHIV-Systems. Die interessierten Zuschauer konnten live erleben, wie unkompliziert und schnell sich Papierdokumente aller Art in digitale Informationen umwandeln lassen und deren Inhalte
vom ersten bis zum letzten Wort als Volltext in Sekundenschnelle recherchierbar sind. Das neue Mappenkonzept
mit seiner Einfenstertechnik und der Scanfernsteuerung
erleichtert den Umgang mit der Hochtechnologie so sehr,
daß die Software schnell und sofort einsetzbar ist. DEVK
Projektleiter Tong forderte die Anwesenden nach der Präsentation im Gladbecker Hotel van der Falk dann auch
auf: ”Nehmen Sie das Angebot an und lernen Sie die Software durch aktives Arbeiten kennen. Sie werden sehen, es
ist einfacher als Sie sich das vorgestellt haben. Ein elektronisches Archiv in Ihrer Agentur
bringt echte Erleichterung und
verschafft Ihnen mehr Zeit für
den Kunden. Damit haben Sie
einen klaren Wettbewerbsvorteil
vor Ihren Mitbewerbern.”
Die DEVK stellt ihrem Außendienst zur Zeit 1300 PCs
zur Verfügung. Diese Zahl wird bis zum Jahr 2001 auf
4000 Arbeitsplätze steigen. Dazu kommt noch die eigene
Hardware der Außendienstmitarbeiter. Um die Entscheidung für das Archiv zu erleichtern, wird die DEVK in Zukunft 2000 Pakete EASY-BASIC erwerben und ihren Vertriebspartnern und Außendienstmitarbeitern zur Verfügung stellen. In der Zukunft wird die Bürokommunikation des DEVK-Vertriebsnetzes aus vier Hauptelementen
bestehen: Fax, E-Mail, Scannen und Archivieren. Die Implementierungsphase läuft bereits an. Ab dem zweiten
Quartal 1999 werden die EASY-BASIC Pakete von der
DEVK an den Außendienst ausgeliefert. Die ersten Pilotinstallationen der vollständigen Integration in das Außendienst-Unterstützungssystem werden im 3. Quartal 1999
vorgenommen. Mit dem Produktiveinsatz rechnet die
DEVK ab dem vierten Quartal 1999. Für die Integration
von EASY-ARCHIV in das DEVK Gesamtsystem ist die
Dr. Materna GmbH verantwortlich. [ ENDE ]
partner,
the
software
house
from
Dort-
mund, Dr. Materna GmbH, presented a new
concept for the future of office communication in the insurance trade: service@2000.
EASY SOFTWARE AG was also there with a
presentation of EASY ARCHIVE 3.0 in a total
of 8 cities in Germany.
But every story has its beginning. The pillars of any insurance are sales. The DEVK – always known as a leader
in acquiring new sales strategies and implementing new
technologies – set itself an ambitious goal. Sales and service are to come from the same place in future. The implementation of the new motto ”Save time – be free for the
customer” required a far-reaching automation of the office
communication in order to free up time and labour for the
sales organisation. For that reason, the board of the
DEVK decided to invest extensively in service and technology. The decision for such an extensive investment was
made easier by the fact that the DEVK could note a record
year in 1998.
The new concept was given the name ”service@2000”
and consists of various parts among which are, apart from
the EDP training for the external sales employees by a
professional external academy and the intensified linkage
of the internal DEVK sales representative support program (DAUS), also the subject of electronic archiving.
Since 1993, the contact partner for the DEVK in all questions on optical archiving has been Dr. Materna GmbH.
The software house ensures the electronic archiving on the
server and network sides at 19 locations. Now it concerns
making a user-friendly solution
for the optical archiving of all insurance records available to the
sales partners for their EDP
workstations
in-situ,
which
works on a single station at the
I N D E X
1 9
43
NEWS
partner’s location and also corresponds to the requirement
of mass-data administration made by the DEVK HQ.
Thomas Decker from Dr. Materna GmbH says, “We
chose EASY ARCHIVE because it fulfilled the DEVK requirement to the fullest, such as e.g. the ability to run on
single stations, labour saving using high-end scanners, simplification and optimisation of office communication and,
of course, the time, space and money savings. Furthermore, the sales partners’ system should also be available to
them privately.”
And so, Jörg Stappert, a sales manager at EASY SOFTWARE AG, presented the new 3.0 version of the EASY
ARCHIVE system at the DEVK roadshow. The interested
audience could experience live how uncomplicated and fast
all types of paper documents can be transformed into digital information and how their contents, from the first to
the last word, can be used in fulltext to retrieve in seconds.
The new file concept with its one-window technology and
the scanner remote control makes it so easy to deal with
the new technology that the software can be implemented
and used very quickly. The DEVK project leader, Tong,
then challenged the people present at the Hotel van der
Falk in Gladbeck, “Take up the offer and get to know the
new software through active work. You will see that it is
easier than you imagined. An electronic archive in your
agency will make work much easier giving you more time
for your customers. This will give you a great advantage
against your competitors.”
At the moment, the DEVK is making 1300 PCs available to their sales representatives. This number is to increase to 4000 by the year 2001. To this number comes the
sales representatives’ own hardware. To make the decision
for the archive easier, the DEVK will purchase 2000 EASYBASIC packages in the future and make them available to
their employees and sales representatives. In future, the
office communication at the DEVK’s sales network will
consist of four main elements: fax, email, scanning and
archiving. The implementation phase has already started.
The EASY BASIC packages will be delivered by the
DEVK to the sales representatives in the second quarter of
1999. The first pilot installations of the complete integration into the sales representative support system will be
undertaken in the third quarter of 1999. The DEVK expects
productive use of the software in the last quarter of 1999.
Dr. Materna GmbH is responsible for the integration of
EASY ARCHIVE in the DEVK global system. [ END ]
News
++Kurzmeldungen
News++
44
Neue Kunden in Österreich
NEW Customers in Austria
Folgende Abschlüsse meldet unser Distributor ArchivAustria. Der Österreichische Rundfunk (ORF ) wird EASY-ARCHIV als Archivierungslösung für SAP einsetzen.
Vorerst werden ca. 250 SAP-Benutzer auf die archivierten
Belege zugreifen. Ende 1998 hat sich das Austrian Airlines
Aviation Group Mitglied Lauda Air für EASY-ARCHIV
als zentrales Archivierungssystem entschieden. Lauda Air
plant auch die umfangreichen Integrationsmöglichkeiten
von EASY-ARCHIV in SAP R/3 zu nutzen. Auch Austrian Airlinies archiviert mit der Software aus dem Hause
EASY. In der nächsten Ausgabe des INDEX-Magazins
finden sie dazu einen Anwenderbericht.
The following projects have been reported by our distributor Archiv-Austria: The Austrian broadcaster (ORF )
is to use EASY ARCHIVE as the archiving solution for
SAP. For the time being, about 250 SAP users will have access to the archived records. At the end of 1998 Lauda
Air , a member of the Austrian Airlines Aviation Group,
chose EASY ARCHIVE as its central archiving system.
Lauda Air is also planning to use the extensive opportunities of integrating EASY ARCHIVE in SAP R/3.
Austrian Airlinies also archives with the software from
EASY. You will find a user report on this in the next
INDEX edition.
I N D E X
1 9
IMPRESSUM
COUPON
TERMINE/DATES
Firma (Company):
18.-24.03.99
CeBIT, Hannover
(Messe Hannover / Halle 1 / Stand 8 g 1)
Herr/Frau (Mr/Ms):
19.-22.04.99
Interflow, Hannover
(Konferenz mit Ausstellung)
Straße (Street):
02.-05.05.99
IMC, Nizza
PLZ/Ort (Town/Postcode):
(Parkhal - RAL, Stand 518)
■ BESTELLUNG/ ORDER
08.-10.06.99
EASY ARCHIVE 2000
IMC, Nizza
(Parkhal - RAL, Stand 518)
■ Hiermit bestelle ich EASY-ARCHIV 2000 zum Preis von 398,- DM inkl. MwSt.
■ I herewith order EASY ARCHIVE 2000 for the price of DEM 398.- incl. VAT
IMPRESSUM
■ Nachnahme (Germany only)
■ EUROCARD
■ American Express
Karten-Nr. (Card No.):
Datum (Date):
■ VISA
■ Diners
Gültig bis (Valid until):
Unterschrift (Signature):
■ INFO
FAX: ++49 (0)2 08/45 01 6-90
Wenn Sie Interesse an EASY-ARCHIV, EASY-DMS, dem Magazin INDEX oder an unserem Schulungsprogramm haben, faxen Sie uns den Coupon einfach an die Faxnummer oder senden Sie ihn an:
If you are interested in EASY ARCHIVE, EASY DMS, the INDEX magazine or our
training programme, simply fax us this coupon to the number or send it to:
EASY SOFTWARE AG , Eppinghofer Str. 50, 45468 Mülheim a.d. Ruhr
■ Ich habe Interesse an EASY-DOCUMANAGEMENT
I am interested in EASY DOCUMANAGEMENT
■ EASY-ARCHIV
■ EASY-DMS
■ EASY-CAPTURE
■ EASY-LINK FOR WEB
■ EASY-ARCHIV 2000
■ Links (SAP, BaaN, ...) .........................................................................................
■ Bitte senden Sie das Magazin an obige Adresse
Please send the magazine to the above address
■ Bitte senden Sie das Schulungsprogramm an obige Adresse
Please send the training programme to the above address
■ Bitte senden Sie den OEM-Partnerkatalog an obige Adresse
Please send the OEM partner catalog to the above address
■ Bitte senden Sie mir einen EASY-Wandkalender 1999
46
I N D E X
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HERAUSGEBER:
EASY SOFTWARE AG
Eppinghofer Straße 50,
45468 Mülheim an der Ruhr
Tel: +49-(0)208-450160
Fax: +49-(0)208-45016-90
E-Mail: [email protected]
REDAKTION:
Andreas Nowottka (Produktmanager)
Redaktionsleitung,
Michael Schneider,
Wolfgang Heinrich,
Ulrike Feldhaus,
Jörg Schmale,
Mark Alden,
Jörg-Michael Pläsker,
Kai Porankiwitz,
Jürgen Kurschinski,
Uwe Ernst,
Wilfried Klapprott
ANZEIGENVERKAUF:
Ina Kaldewey
Tel. +49-(0)511-523102
Fax +49-(0)511-523152
LAYOUT:
KD+W, Hannover
DRUCK:
WAZ-Druck, Duisburg
AUFLAGE:
20.000
SEMINARE/COURSES
SEMINARBEZEICHNUNG
Name of the Course
Dauer
Sem.Nr.
April’99
Mai’99
Juni’99
Duration
Course No
April
May
June
Vertriebsseminar
2 Tage
DI0517
12.04.
17.05. B
28.06
Grundlagen u. Systemadministration
3 Tage
DI0535
14.04.
19.05. B
30.06
PHB Workshop
2 Tage
DI0527
22.04.
17.06
COLD
1 Tag
DI0521
19.04.
14.06.
KEY Grundlagen
1 Tag
DI0515
20.04.
15.06.
Support Workshop
1 Tag
DI0540
21.04.
16.06.
Systemtechniker Seminar
3 Tage
DI0522
20.04.
15.06.
Module für Fortgeschrittene
2 Tage
DI0562
28.04.
KEY für Fortgeschrittene
1 Tag
DI0516
27.04.
30.06.
EASY-LINK for Web/NT
1 Tag
DI0507
30.04.
29.06.
EASY-ARCHIV Profi Scan Workshop
1 Tag
SL0510
26.04.
28.06.
UpToDate Workshop
2 Tage
DI0580
12.04.
03.05.
21.06.
27.05.
Technik News Workshop
1 Tag
DI0585
14.04.
23.06.
EASY-DMS Einstieg und Administration
3 Tage
SL0500
14.04.
05.05.
12.04.
03.05.
Windows NT
3 Tage
DI0509
MS SQL Server Grundlagen
2 Tage
SL0800
SAP R/3 Grundlagen für die
1 Tag
DI0532
18.05.
1 Tag
DI0531
18.05.
SAP R/3 ArchiveLink Workshop
3 Tage
DI0533
19.05.
Hardware Service Training
3 Tage
DI0514
19.05.
23.06.
14.06.
21.06.
EASY-ARCHIV Integration
EASY-ARCHIV Grundlagen für
die SAP R/3 Integration
Grundwissen für Anwender
1 Tag
DI0100
13.04. B
10.05.
08.06. B
Systemadministration für Anwender
2 Tage
DI0105
14.04. B
11.05.
09.06. B
Fortgeschrittene Systemadministration
1 Tag
DI0107
EASY-DMS Anwendung und Administration
3 Tage
SL0100
21.04.
19.05.
30.06.
MS SQL Server Grundlagen für Anwender
2 Tage
SL0810
19.04.
17.05.
28.06.
17.05.
Hinweise: Die Terminangaben beziehen sich immer auf den ersten Tag der Seminarveranstaltung.
Die Termine, die mit einem “B” gekennzeichnet sind, finden in unserer Geschäftsstelle in Berlin statt.
Note: The given dates refer to the first day of the respective courses.
The courses marked with "B" will take place at our Berlin branch.
I N D E X
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EINE RUNDE SACHE...
BOG Peter Schmidt GmbH
Suchskrug 7
24107 Kiel
Ansprechpartner:
Herr Matthias Schlüter
Tel. 0431-5406-125
Fax 0431-544505
eMail: [email protected]
CARLADATA GmbH
Dieselstraße 2-6
97082 Würzburg
Ansprechpartner:
Herr Ahle
Tel. 0931-45422-0
Fax 0931-45422-19
eMail: [email protected]
DM Delia Mickel GmbH
Ährenfeldstraße 5
82194 Gröbenzell
Ansprechpartner:
Herr Christmann
Tel. 08142-570700
Fax 08142-570701
eMail: [email protected]
http://www.css.de
BOG Informationstechnologie
& Services GmbH
Mindener Straße 127
49084 Osnabrück
Ansprechpartner:
Herr Michael Wegner
Tel. 0541-7104-371
Fax 0541-7104-303
eMail: [email protected]
DoCOM Archivsysteme GmbH
Siemensstr. 17, 61449 Steinbach/Ts.
Ansprechpartner:
Herr Peter Winter
Tel. 06171-7755
Fax 06171-72512
eMail: docom [email protected]
http://www.docom.notrix.de
http://www.q4ibs.com
realware AG
Frankfurter Ring 105a
80807 München
Ansprechpartner:
Frau Petra Feldmeier
Tel. 089-356-32-132
Fax 089-356-32-111
eMail: [email protected]
http://www.realware.de
bitfactory Unternehmensgruppe
Bornbarch 7
22848 Norderstedt
Ansprechpartner:
Herr Norbert Spangenberg
Tel. 040-52867-200
Fax 040-52867-100
eMail: [email protected]
http://www.bitfactory.de
Kreitmeier, Wirtz und Partner
Projekt-Vertriebs GmbH
Porschestraße 5
84030 Landshut
Ansprechpartner:
Herr Handke
Tel. 0871-7008-31
Fax 09403-96312
eMail: [email protected]
ISB GmbH
Jacobsenweg 1
22525 Hamburg
Ansprechpartner:
Herr Wimmer
Tel. 0180-51520-00
Fax 0180-51520-01
eMail: [email protected]
http://www.varial.de
Henrichsen & Partner Computerorganisation Vertriebsgesellschaft mbH
Frauenbrünnlstraße 2, 94315 Straubing
Ansprechpartner: Herr Thomas Weckwarth
Tel. 09421-8109-0, Fax 09421-8109-90
eMail: [email protected]
http://www.henrichsen.de
Sie finden uns auf der CeBIT’99 in Halle 5/Stand E26
ICR GmbH Software & Systeme
Weinbergstraße 23c
88662 Überlingen
Ansprechpartner:
Herr Rolf Schmoldt
Tel. 07551-934-2001
Fax 07551-934-2008
eMail: [email protected]
http://www.icr.de
D. Konertz GmbH Systemhaus
Kunstfeldstraße 8
51377 Leverkusen
Ansprechpartner:
Herr Eggenkämper
Tel. 0214-7501-300
Fax 0214-7501-333
eMail: [email protected]
http://www.konertz.com
EASY SOFTWARE AG
S O F T W A R E
F O R
D O C U M E N T S
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INDEX no.18
EASY SOFTWARE AG . Software for Documents . Eppinghofer Str. 50 . 45468 Mülheim a.d. Ruhr . Tel. +49(0)208/45016-0 . Fax +49(0)208/45016-90 . E-Mail: [email protected] . Internet: http://www.easy.de