La Compliance chez MAN

MAN COMPLIANCE
DRIVEN BY INTEGRITY
La Compliance chez MAN
Engineering the Future – since 1758.
MAN SE
02
Avant-propos
En tant qu’entreprise internationale avec
doit être pratiquée uniformément à tous les
de nombreux domaines d’activités et une
niveaux du Groupe et par tous les collabo-
longue tradition, MAN assume une respon-
rateurs, c’est-à-dire le directoire, les cadres
sabilité sociale à l’égard de ses clients, de
et chaque employé. La Compliance Organi-
ses collaborateurs, de ses investisseurs
sation MAN a mis en place un grand nombre
et du public. Cette responsabilité sociale
d’autres mesures afin de garantir que chez
implique que MAN se doit d’observer les
MAN, la Compliance soit pratiquée et appli-
lois en vigueur, de respecter des valeurs
quée à l’ensemble du Groupe.
éthiques fondamentales et d’agir de manière durable.
Avec cette brochure, nous souhaitons vous
présenter la Compliance Organisation MAN
« Un comportement intègre pour
chacun d’entre nous – partout et
à tout instant. »
(Dr. Pachta-Reyhofen,
Président du Directoire de la MAN SE)
Table des matières
Avant-propos
01
La Compliance Organisation MAN
02
Le programme de Compliance MAN 03
L’engagement MAN pour
la Compliance
01
08
Dr.-Ing. Georg Pachta-Reyhofen,
PDG MAN SE
Dans ce contexte, la Compliance est un
et vous donner un aperçu des mesures de
élément fondamental de la stratégie MAN et
Compliance du Groupe MAN.
La Compliance Organisation MAN
La Compliance Organisation MAN est diri-
Dans les sous-groupes et dans les entre-
gée par le Chief Compliance Officer qui rend
prises de ces sous-groupes, la Compliance
compte directement au Président du Direc-
Organisation est chargée de mettre en place
toire de la MAN SE ainsi que parallèlement
le programme de Compliance développé
à la commission d’examen du Conseil de
par le Corporate Compliance Office. Chaque
surveillance.
sous-groupe possède lui-même un Com-
Commission d’examen du
Conseil de surveillance
CEO MAN SE
Chief Compliance Officer
pliance Officer qui est assisté par un ComLa Compliance Organisation se compose
pliance Manager dans diverses divisions et
de deux parties : le Corporate Compliance
régions commerciales.
Office situé au siège du Groupe et la
Compliance Organisation dans les sous-
De plus, les tâches de Compliance sont éga-
groupes.
lement exécutées par ce qu’on appelle les
Corporate Compliance Office
Compliance
Awareness & Prevention
Compliance
Legal
Compliance
Data Protection
Compliance
Project Management &
Programs
Compliance Champions. Les Compliance
Le Corporate Compliance Office assume
Champions ne sont pas des collaborateurs
des fonctions centrales de Compliance,
Compliance à plein temps, mais des cadres
telles que l’élaboration de directives de
de MAN occupant une responsabilité par-
Compliance valables à l’échelle du Groupe
ticulière en matière de Compliance. Ils as-
entier, la conception des formations de
sistent ainsi la Compliance Organisation en
Compliance, l’identification des contrôles
veillant, par exemple, à ce que les mesures
Compliance et l’examen des infractions
de Compliance soient également appliquées
à la Compliance. De plus, le Corporate
dans les branches du Groupe dépourvues
Compliance Office procède régulièrement
de Compliance Manager local.
Compliance Organisation
Sous-groupes
Compliance Officer TK
Compliance Manager
Sales Region/Business Unit
Compliance Champions
à une analyse de risques afin d’identifier
les risques de Compliance potentiels du
Groupe et d’adapter et de développer le
programme de Compliance au niveau du
Groupe en fonction de ces risques.
02
Le programme de Compliance MAN
Prévention
Le programme de Compliance MAN traite
1. Prévention
Code of Conduct pour fournisseurs et
essentiellement des thèmes suivants : la
Pour contrer en amont les infractions à la
partenaires commerciaux
criminalité économique (en particulier la lutte
Compliance, le Service de Compliance a
MAN attend de ses fournisseurs et parte-
anticorruption et la lutte contre le blanchi-
pris et mis en place une multitude de me-
naires commerciaux, ainsi que de leurs col-
ment d’argent), le droit de la concurrence et
sures diverses.
laborateurs respectifs, un comportement
éthique exemplaire et responsable, respec-
la protection des données personnelles.
act
cti
o
n
Ré
Déte
ion
tant les lois en vigueur.
C’est pourquoi, la Compliance Organisation
Code of Conduct
a développé un programme « Intégrité et
Le Code of Conduct du Groupe MAN, valable
MAN a donc publié un Code of Conduct
Compliance » au niveau du Groupe afin de :
pour tous les collaborateurs MAN, c’est-à-
propre aux fournisseurs et partenaires
contrer les infractions à la Compliance de
dire aussi bien pour le Directoire, les cadres
commerciaux. Ce code définit des critères
que pour chaque employé, est au cœur de
éthiques standards que fournisseurs et
de détecter aussi rapidement que pos-
la culture d’entreprise de MAN. Il s’adresse
partenaires commerciaux de MAN doivent
sible d’éventuelles infractions à la Com-
de manière ciblée aux collaborateurs MAN,
s’engager à respecter.
pliance pouvant survenir malgré les me-
concrétise les valeurs de l’entreprise (fiabilité,
sures de prévention ;
esprit novateur, dynamisme et ouverture) et
manière préventive (prévention) ;
et de mettre fin immédiatement et effica-
fixe des directives concrètes et obligatoires
cement à ces infractions à la Compliance
à suivre lors de situations nécessitant un
dès qu’elles sont détectées.
comportement particulièrement responsable
et éthique. Des exemples sont fournis et
décrivent comment gérer des situations
conflictuelles au quotidien.
03
Directives de Compliance
qui permet de contrôler l’intégrité de chaque
Groupe grâce à laquelle chaque collabo-
position dominante sur le marché. Elle doit
La Compliance Organisation de MAN a dé-
partenaire commercial de manière rapide,
rateur peut reconnaître si, et sous quelles
permettre d’éviter d’éventuelles infractions
veloppé des directives sur les thèmes de la
transparente et détaillée. La directive donne
conditions, des dons et des actions de
au droit de la concurrence.
Compliance : lutte anti-corruption, droit de
des spécifications concrètes pour : le bon
mécénat peuvent être accordées au nom
la concurrence, lutte contre le blanchiment
contrôle des partenaires commerciaux ; la
de MAN.
d’argent et protection des données person-
rédaction de contrats ; la documentation
nelles. Ces directives mettent en vigueur
concernant la relation commerciale ; le paie-
des spécifications standardisées et obliga-
ment de la rémunération garantissant que la
droit de la concurrence
caractère personnel très au sérieux. Afin
toires pour tous les collaborateurs au sein
rémunération versée au partenaire commer-
Sur tous les marchés, MAN se comporte
d’assurer le respect des prescriptions appli-
du Groupe.
cial ne soit pas utilisée comme moyen de
en concurrent loyal et responsable. Afin de
cables en matière de protection des don-
corruption potentielle. Le Business Partner
garantir que les collaborateurs soient infor-
nées et de garantir partout dans le monde
Cadeaux, repas d’affaires et invitations
Approval Tool a été développé en 2010 par
més et respectent les prescriptions relatives
un niveau élevé et homogène pour la pro-
à des événements sociaux
la Compliance Organisation en collaboration
au droit de la concurrence, une directive
tection des données à caractère personnel,
MAN a édicté une directive spécifique afin
avec les collaborateurs commerciaux et est
MAN définit les spécifications quant aux
MAN a édicté une directive sur la protection
de s’assurer que des cadeaux, des repas
utilisé au sein du Groupe.
contacts avec des concurrents, des clients
des données. Cette directive établit des
et des fournisseurs. La directive fixe égale-
règles fondamentales pour la procédure
d’affaires et des invitations à des événe-
Procédure avec les données à caractère
personnel
Respect des prescriptions relatives au
MAN prend la protection des données à
ment les conditions préalables juridiques qui
avec les données à caractère personnel et
sonnable et ne soient pas employés dans le
Il existe également pour les dons et les ac-
doivent être prises en compte lorsqu’une
définit l’organisation destinée à la protection
but d’influencer des partenaires commer-
tions de mécénat une directive au sein du
entreprise dispose de ce qu’on appelle une
des données au sein du Groupe MAN.
ments sociaux restent dans le cadre du rai-
Dons et actions de mécénat
ciaux ou bien des administrations publiques.
La directive contient un système de feux de
Lutte contre le blanchiment d’argent et
signalisation clairement structuré, au moyen
le financement du terrorisme
duquel chaque collaborateur peut recon-
Le commerce de produits haut de gamme
naître et contrôler de manière responsable,
est source d’abus à des fins du blanchiment
si et sous quelles conditions, il peut accor-
d’argent ou de financement de terrorisme.
der ou accepter un avantage en nature.
Même la Société MAN peut à la fois en être
la victime ou un acteur complice à son insu.
Procédure avec des conseillers et inter-
À cet effet, MAN a mis en œuvre différentes
médiaires/Business Partner Approval Tool
mesures, dont une directive s’appliquant
L’intégrité de tous les partenaires commer-
dans tout le Groupe. Celle-ci établit des
ciaux de MAN est contrôlée par ce qu’on
exigences de base quant aux relations avec
appelle le Business Partner Approval Tool
des partenaires commerciaux douteux et
dont l’application est stipulée de manière
impose, avant toute conclusion de contrat,
obligatoire par la directive. Le Business Par-
un éclaircissement d’éventuels arrière-plans
tner Approval Tool est une application web
obscurs.
04
2. Détection
Élucidation d’infractions à la Compliance
électroniques
Si des infractions à la Compliance sur-
La
La Compliance Organisation organise par-
viennent au sein du Groupe MAN, ceci
les informations relatives à d’éventuelles
tout dans le monde des formations sur le
peut entraîner des risques majeurs pour le
infractions à la Compliance et veille à ce
thème de la Compliance pour les collabo-
Groupe MAN ainsi que pour les collabo-
que de telles informations soient traitées
rateurs MAN susceptibles d’être exposés
rateurs concernés. C’est pourquoi, l’inté-
au sein du Groupe. Les infractions graves
à des risques de Compliance. Dans ces
grité et un comportement conforme à la loi
à la Compliance relevant de la crimina-
formations, on présente la Compliance
jouissent de la plus haute priorité au sein du
lité économique, du domaine du droit de la
Organisation MAN et on transmet des
Groupe MAN. Afin de garantir ces valeurs,
concurrence et de la protection des don-
connaissances de base sur les thèmes de
MAN a créé des processus clairs et trans-
nées personnelles seront examinées sous
Compliance Helpdesk
la criminalité économique, de la lutte anti-
parents pour s’assurer que les infractions à
l’égide du Corporate Compliance Office.
Depuis février 2010, il existe chez MAN ce
corruption, du droit de la concurrence et de
la Compliance soient détectées en interne,
Cette compétence centrale pour le recueil
qu’on appelle le Compliance Helpdesk par
la protection des données personnelles et
élucidées et supprimées sans délai.
le biais duquel les collaborateurs peuvent
de la lutte contre le blanchiment d’argent.
poser des questions sur le thème de la
D’autre part, on présente des risques à l’aide
Compliance par téléphone ou par e-mail.
d’exemples concrets et on communique les
Les collaborateurs MAN utilisent le Com-
contenus des directives de Compliance.
pliance Helpdesk de manière intensive.
Les collaborateurs apprennent ainsi com-
Chaque mois, il arrive une multitude de
ment ils doivent se comporter pour éviter
questions sur les thèmes les plus divers que
des violations de la loi et des conflits.
Formations présentielles et formations
les avocats travaillant au Corporate Compliance Office examinent et auxquelles ils
A ceci s’ajoutent des formations électro-
répondent en général dans les 48 heures.
niques et des formations spéciales sur des
thèmes spécifiques pour les collaborateurs
Grâce aux questions adressées au Com-
travaillant dans des domaines particulière-
pliance Helpdesk, le Service de Compliance
ment exposés aux risques. La Compliance
obtient un aperçu des questions fréquem-
Organisation procède par exemple à des
ment posées. Les connaissances qui en
formations approfondies sur le thème du
sont tirées servent à identifier d’autres
droit de la concurrence pour les collabo-
mesures de prévention sur le plan de la
rateurs qui travaillent dans le domaine de
­Compliance.
l’analyse de la concurrence et des marchés.
05
Compliance
Organisation
recueille
d’informations et l’examen d’infractions à la
d’éventuels éléments de départ pour amé-
Mergers & Acquisitions (M&A)
formations sur des violations de Compliance
Compliance graves permet de garantir que
liorer les systèmes. Les résultats de l’analyse
Afin d’empêcher que MAN ne soit confronté
graves en toute confidentialité, partout dans
les fautes de comportement soient détec-
de risques de Compliance et des audits de
à des risques de Compliance résultant de
le monde et 24 h sur 24. Le portail Speak up!
tées et que les risques pour le Groupe MAN
Compliance permettront de définir la struc-
l’acquisition ou de la vente de participa-
sert à identifier et à éviter des risques graves
soient reconnus et évités à temps.
ture de la Compliance Organisation, le pro-
tions dans des entreprises, la Compliance
pour l’entreprise. Ce portail ne recueille et
gramme de Compliance adapté aux besoins
Organisation est impliquée dès le départ
ne traite que les informations en rapport
de MAN ainsi que d’autres mesures pour
dans les projets M&A du Groupe MAN. La
avec des violations de Compliance graves,
éviter des risques de Compliance.
Compliance Organisation définit des exi-
notamment dans le domaine de la crimina-
­Compliance
gences spécifiques relatives à l’examen de
lité économique (par ex. délits de corruption
La Compliance Organisation procède régu-
Due Diligence des entreprises concernées
et de blanchiment d’argent), du du droit de
lièrement à des analyses de risques pour
Continuous Controls Monitoring (CCM)
qui doivent permettre de détecter à temps
la concurrence et de la protection des don-
le Groupe dans sa totalité. Cette analyse
Afin de garantir que les processus d’achat et
d’éventuels risques de Compliance.
nées personnelles. Les informations fournies
recherche les risques de Compliance dans
de paiement chez MAN se déroulent confor-
au portail Speak up! sont transmises au Cor-
les domaines de la corruption, du droit de la
mément aux directives et que les risques de
porate Compliance Office qui les traite de
concurrence, de la protection des don-
Compliance dans ces domaines soient dé-
Speak up!*
manière confidentielle.
nées personnelles et de la lutte contre le
tectés à temps, MAN présente un système
Le portail Speak up! par le biais duquel il
Chaque collaborateur désirant fournir des in-
blanchiment d’argent. Cette analyse de
de contrôle électronique qui complète les
est possible de fournir des informations a
formations sur des violations de Compliance
risques s’étend à tous les sous-groupes et
contrôles du système de contrôle interne. Si
également pour but de détecter des risques
peut bien entendu s’adresser également à
tient compte du nombre et de la taille des
certains points de contrôle des processus
dangereux pour MAN. Avec ce portail, MAN
d’autres points de contact dans l’entreprise,
différentes sociétés du Groupe, du modèle
ne correspondent pas aux manières de pro-
offre à ses collaborateurs et partenaires
tels que les supérieurs, le Service du Person-
d’affaires, de la structure de la clientèle, des
céder décrites dans les directives centrales
commerciaux la possibilité de fournir des in-
nel ou la Compliance Organisation.
ventes, de l’Indice de Perception de la Cor-
du Groupe MAN sur les thèmes des achats,
ruption de Transparency International dans
de la facturation et des paiements, le sys-
les marchés cibles, ainsi que de la structure
tème CCM génère une alarme automatique,
de la concurrence locale respective.
puis des opérations prédéfinies doivent être
Sur la base de cette analyse de risques, des
exécutées avec une assistance technique.
audits de Compliance sont effectués régu-
Le système CCM veille ainsi à détecter à
lièrement. Ils comprennent une analyse sys-
temps d’éventuels risques de Compliance
tématique des données et une vérification
et d’éventuelles infractions aux directives
des contrôles de Compliance. Ils permettent
dans les processus d’achat et de paiement
d’identifier les points faibles au regard des
au sein du Groupe MAN.
Analyse de risques et audits de
Groupe cible
interne/externe
Objectif
Disponible pour informations sur les
violations de Compliance graves
Voie d’accès
En ligne
www.bkms-system.net/MAN
Joignabilité
temporelle
Confidentialité
24/7
Confidentiel et sûr
thèmes de Compliance et de rechercher
* Veuillez noter que le portail Speak Up! n’est pas disponible en France.
06
3. Réaction
Enquêtes administratives
Sanctions
A côté de la prévention des infractions à
MAN s’engage pour l’ouverture et la trans-
MAN ne tolère aucune infraction à la Com-
la Compliance et la détection de fautes, la
parence et coopère donc étroitement avec
pliance. En cas de constatation d’infractions
réaction rapide, efficace et systématique
les autorités compétentes lorsque celles-ci
à la Compliance, la Compliance Organisa-
à l’égard des fautes constitue le troisième
procèdent à des enquêtes ou posent des
tion soumet des propositions de mesures
pilier du programme de Compliance MAN.
questions à l’entreprise. Dans tous ces types
de sanctions adéquates et raisonnables. Un
de cas, la Compliance Organisation est à la
comité interne à MAN décide alors de leur
disposition des autorités en qualité d’inter-
application. En fonction de la gravité de l’in-
Évolution du programme de
locuteur central. En outre, la Compliance
fraction, les mesures de sanction s’étendent
Compliance MAN
Organisation de MAN a publié un guide du
à des sanctions relevant du droit du travail
En cas d’infractions à la Compliance, les
comportement lors d’enquêtes dans lequel
jusqu’à des sanctions de droit civil. L’appli-
collaborateurs de la Compliance Organi-
tous les collaborateurs peuvent voir com-
cation des mesures de sanctions est contrô-
sation compétents en la matière analysent
ment ils doivent se comporter lorsque des
lée au sein du Groupe.
les causes et les motifs de l’infraction. Les
autorités investies d’un pouvoir d’instruction
connaissances tirées de cette analyse
procèdent à des enquêtes. Dans ce guide
servent à détecter d’éventuels points faibles
du comportement, l’accent est également
du programme de Compliance et à les éli-
mis sur l’ouverture, la transparence et la
miner en conséquence. La découverte d’in-
coopération. MAN a ainsi communiqué très
fractions à la Compliance sert ainsi à déve-
clairement à tous ses collaborateurs qu’ils
lopper et à améliorer en continu le système
sont tenus d’informer la Compliance Orga-
de Compliance. De cette manière, MAN
nisation en cas d’enquêtes et de coopérer
garantit un programme Intégrité et Com-
avec les autorités.
pliance durablement efficace.
07
L’engagement MAN pour la Compliance
1. Tone from the Top
2. Communication
3. Reporting et contrôle
Le Directoire du Groupe MAN assume
Les thèmes de Compliance font régulière-
Afin de garantir la durabilité du programme
complètement sa responsabilité en matière
ment l’objet des Newsletter et des maga-
de Compliance, MAN contrôle régulièrement
de Compliance. Les Compliance Officers
zines d’entreprise internes MAN. Les nou-
son efficacité et sa validité. Les contrôles de
rendent régulièrement compte des progrès
velles directives de Compliance ne sont pas
Compliance décrits et une analyse d’éven-
des activités de Compliance, d’éventuels
seulement communiquées aux collabora-
tuelles infractions à la Compliance per-
cas de Compliance et des mesures prises
teurs via Intranet et par e-mail, mais égale-
mettent de découvrir d’éventuels points
le cas échéant, et ce, non seulement au
ment dans le cadre de formations de Com-
faibles dans la Compliance Organisation et
Directoire de la MAN SE mais également
pliance. Les coordonnées de la Compliance
d’adapter en conséquence le système de
au Directoire des sous-groupes ainsi qu’aux
Organisation sont publiées sur l’Intranet du
Compliance.
directeurs d’autres domaines spécialisés
Groupe MAN. Dans le monde entier, les col-
(tels que Legal, Accounting, Controlling et
laborateurs utilisent le Compliance Helpdesk
De plus, la Compliance Organisation pro-
Corporate Audit).
pour poser des questions et s’informer sur
cède au suivi continu de l’application des
les thèmes de Compliance. La Compliance
mesures de Compliance et des projets en
Le Directoire et les cadres de MAN consi-
est régulièrement à l’ordre du jour des réu-
cours. Ainsi, chaque semaine, le système
dèrent la Compliance comme partie inté-
nions du Directoire et de cadres.
comptabilise et évalue combien de partenaires commerciaux ont été enregistrés
grante de l’entreprise. Ils encouragent une
culture de la transparence et de l’intégrité.
Au printemps 2012, la Compliance Orga-
dans le Business Partner Approval Tool et
Les infractions à la Compliance ne seront
nisation MAN a chargé la dernière fois un
combien de questions ont été traitées par
donc pas tolérées. « Chez MAN, nous nous
prestataire de services indépendant d’exé-
le Compliance Helpdesk et combien d’in-
accordons tous sur le fait que MAN ne fait
cuter un sondage anonyme auprès des
formations ont été collectées sur le portail
aucun compromis lorsqu’il s’agit de faire
collaborateurs. Cela a permis de mesurer la
Speak up!.* Ceci permet de contrôler en
des affaires conformes aux règles de Com-
perception et l’estimation de la Compliance
permanence l’efficacité de la Compliance
pliance. Nous pratiquons la tolérance zéro »,
Organisation au sein du Groupe. Selon le
Organisation.
déclare Dr. Pachta-Reyhofen, Président du
sondage, les personnes interrogées sont
Directoire de la MAN SE.
désormais familiarisées avec les mesures et
les directives de Compliance et connaissent
le Code of Conduct MAN. Elles pratiquent
une culture d’entreprise éthique et perçoivent la Compliance Organisation comme
un conseiller et partenaire interne fiable.
* Veuillez noter que le portail Speak Up! n’est pas disponible en France.
08
4. Échange régulier avec des
5. Affiliations
experts externes
MAN soutient et encourage la lutte anti-cor-
MAN s’engage en matière de Compliance
ruption et défend cette cause conjointement
également au-delà des frontières du Groupe.
avec d’autres entreprises économiques au
La Compliance Organisation discute réguliè-
sein des organisations suivantes :
rement des thèmes de Compliance d’actua-
Depuis septembre 2010, MAN est membre
lité avec des experts en économie et en
corporatif de Transparency International, une
sciences. Les collaborateurs de la Com-
organisation internationale de lutte contre
pliance Organisation participent et offrent
la corruption. De plus, MAN est également
des communications lors de colloques et de
devenu membre de l’initiative Global Com-
manifestations autour du thème de la Com-
pact des Nations Unies. Par ailleurs, MAN
pliance. Entre autres, MAN s’engage au sein
est membre fondateur de l’Institut allemand
de l’association « Netzwerk Compliance
de Compliance (DICO - Deutsches Institut für
e.V. » qui s’occupe de discuter des ques-
Compliance).
tions d’ordre juridique, économique et d’organisation sur les thèmes de Compliance
et de « Best Practice » entre les entreprises
industrielles, les banques, les assurances
et toutes autres personnes intéressées.
Au printemps 2011, une manifestation de
Netzwerk Compliance a eu lieu chez MAN
au cours de laquelle environ 150 experts en
matière de Compliance ont débattu sur le
thème « Compliance dans les pays BRIC et
les marchés émergents ».
09
Mentions légales
Si vous souhaitez en savoir plus sur la
Compliance chez MAN, veuillez vous
adresser à :
Dr. Philip Matthey
Chief Compliance Officer
Tél. : +49. 89. 36098-350
[email protected]
ou sur l’Internet du Groupe MAN sur :
www.man.eu
MAN SE
Postfach 40 13 47
80713 München