La Compliance chez MAN
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La Compliance chez MAN
MAN COMPLIANCE DRIVEN BY INTEGRITY La Compliance chez MAN Engineering the Future – since 1758. MAN SE 02 Avant-propos En tant qu’entreprise internationale avec doit être pratiquée uniformément à tous les de nombreux domaines d’activités et une niveaux du Groupe et par tous les collabo- longue tradition, MAN assume une respon- rateurs, c’est-à-dire le directoire, les cadres sabilité sociale à l’égard de ses clients, de et chaque employé. La Compliance Organi- ses collaborateurs, de ses investisseurs sation MAN a mis en place un grand nombre et du public. Cette responsabilité sociale d’autres mesures afin de garantir que chez implique que MAN se doit d’observer les MAN, la Compliance soit pratiquée et appli- lois en vigueur, de respecter des valeurs quée à l’ensemble du Groupe. éthiques fondamentales et d’agir de manière durable. Avec cette brochure, nous souhaitons vous présenter la Compliance Organisation MAN « Un comportement intègre pour chacun d’entre nous – partout et à tout instant. » (Dr. Pachta-Reyhofen, Président du Directoire de la MAN SE) Table des matières Avant-propos 01 La Compliance Organisation MAN 02 Le programme de Compliance MAN 03 L’engagement MAN pour la Compliance 01 08 Dr.-Ing. Georg Pachta-Reyhofen, PDG MAN SE Dans ce contexte, la Compliance est un et vous donner un aperçu des mesures de élément fondamental de la stratégie MAN et Compliance du Groupe MAN. La Compliance Organisation MAN La Compliance Organisation MAN est diri- Dans les sous-groupes et dans les entre- gée par le Chief Compliance Officer qui rend prises de ces sous-groupes, la Compliance compte directement au Président du Direc- Organisation est chargée de mettre en place toire de la MAN SE ainsi que parallèlement le programme de Compliance développé à la commission d’examen du Conseil de par le Corporate Compliance Office. Chaque surveillance. sous-groupe possède lui-même un Com- Commission d’examen du Conseil de surveillance CEO MAN SE Chief Compliance Officer pliance Officer qui est assisté par un ComLa Compliance Organisation se compose pliance Manager dans diverses divisions et de deux parties : le Corporate Compliance régions commerciales. Office situé au siège du Groupe et la Compliance Organisation dans les sous- De plus, les tâches de Compliance sont éga- groupes. lement exécutées par ce qu’on appelle les Corporate Compliance Office Compliance Awareness & Prevention Compliance Legal Compliance Data Protection Compliance Project Management & Programs Compliance Champions. Les Compliance Le Corporate Compliance Office assume Champions ne sont pas des collaborateurs des fonctions centrales de Compliance, Compliance à plein temps, mais des cadres telles que l’élaboration de directives de de MAN occupant une responsabilité par- Compliance valables à l’échelle du Groupe ticulière en matière de Compliance. Ils as- entier, la conception des formations de sistent ainsi la Compliance Organisation en Compliance, l’identification des contrôles veillant, par exemple, à ce que les mesures Compliance et l’examen des infractions de Compliance soient également appliquées à la Compliance. De plus, le Corporate dans les branches du Groupe dépourvues Compliance Office procède régulièrement de Compliance Manager local. Compliance Organisation Sous-groupes Compliance Officer TK Compliance Manager Sales Region/Business Unit Compliance Champions à une analyse de risques afin d’identifier les risques de Compliance potentiels du Groupe et d’adapter et de développer le programme de Compliance au niveau du Groupe en fonction de ces risques. 02 Le programme de Compliance MAN Prévention Le programme de Compliance MAN traite 1. Prévention Code of Conduct pour fournisseurs et essentiellement des thèmes suivants : la Pour contrer en amont les infractions à la partenaires commerciaux criminalité économique (en particulier la lutte Compliance, le Service de Compliance a MAN attend de ses fournisseurs et parte- anticorruption et la lutte contre le blanchi- pris et mis en place une multitude de me- naires commerciaux, ainsi que de leurs col- ment d’argent), le droit de la concurrence et sures diverses. laborateurs respectifs, un comportement éthique exemplaire et responsable, respec- la protection des données personnelles. act cti o n Ré Déte ion tant les lois en vigueur. C’est pourquoi, la Compliance Organisation Code of Conduct a développé un programme « Intégrité et Le Code of Conduct du Groupe MAN, valable MAN a donc publié un Code of Conduct Compliance » au niveau du Groupe afin de : pour tous les collaborateurs MAN, c’est-à- propre aux fournisseurs et partenaires contrer les infractions à la Compliance de dire aussi bien pour le Directoire, les cadres commerciaux. Ce code définit des critères que pour chaque employé, est au cœur de éthiques standards que fournisseurs et de détecter aussi rapidement que pos- la culture d’entreprise de MAN. Il s’adresse partenaires commerciaux de MAN doivent sible d’éventuelles infractions à la Com- de manière ciblée aux collaborateurs MAN, s’engager à respecter. pliance pouvant survenir malgré les me- concrétise les valeurs de l’entreprise (fiabilité, sures de prévention ; esprit novateur, dynamisme et ouverture) et manière préventive (prévention) ; et de mettre fin immédiatement et effica- fixe des directives concrètes et obligatoires cement à ces infractions à la Compliance à suivre lors de situations nécessitant un dès qu’elles sont détectées. comportement particulièrement responsable et éthique. Des exemples sont fournis et décrivent comment gérer des situations conflictuelles au quotidien. 03 Directives de Compliance qui permet de contrôler l’intégrité de chaque Groupe grâce à laquelle chaque collabo- position dominante sur le marché. Elle doit La Compliance Organisation de MAN a dé- partenaire commercial de manière rapide, rateur peut reconnaître si, et sous quelles permettre d’éviter d’éventuelles infractions veloppé des directives sur les thèmes de la transparente et détaillée. La directive donne conditions, des dons et des actions de au droit de la concurrence. Compliance : lutte anti-corruption, droit de des spécifications concrètes pour : le bon mécénat peuvent être accordées au nom la concurrence, lutte contre le blanchiment contrôle des partenaires commerciaux ; la de MAN. d’argent et protection des données person- rédaction de contrats ; la documentation nelles. Ces directives mettent en vigueur concernant la relation commerciale ; le paie- des spécifications standardisées et obliga- ment de la rémunération garantissant que la droit de la concurrence caractère personnel très au sérieux. Afin toires pour tous les collaborateurs au sein rémunération versée au partenaire commer- Sur tous les marchés, MAN se comporte d’assurer le respect des prescriptions appli- du Groupe. cial ne soit pas utilisée comme moyen de en concurrent loyal et responsable. Afin de cables en matière de protection des don- corruption potentielle. Le Business Partner garantir que les collaborateurs soient infor- nées et de garantir partout dans le monde Cadeaux, repas d’affaires et invitations Approval Tool a été développé en 2010 par més et respectent les prescriptions relatives un niveau élevé et homogène pour la pro- à des événements sociaux la Compliance Organisation en collaboration au droit de la concurrence, une directive tection des données à caractère personnel, MAN a édicté une directive spécifique afin avec les collaborateurs commerciaux et est MAN définit les spécifications quant aux MAN a édicté une directive sur la protection de s’assurer que des cadeaux, des repas utilisé au sein du Groupe. contacts avec des concurrents, des clients des données. Cette directive établit des et des fournisseurs. La directive fixe égale- règles fondamentales pour la procédure d’affaires et des invitations à des événe- Procédure avec les données à caractère personnel Respect des prescriptions relatives au MAN prend la protection des données à ment les conditions préalables juridiques qui avec les données à caractère personnel et sonnable et ne soient pas employés dans le Il existe également pour les dons et les ac- doivent être prises en compte lorsqu’une définit l’organisation destinée à la protection but d’influencer des partenaires commer- tions de mécénat une directive au sein du entreprise dispose de ce qu’on appelle une des données au sein du Groupe MAN. ments sociaux restent dans le cadre du rai- Dons et actions de mécénat ciaux ou bien des administrations publiques. La directive contient un système de feux de Lutte contre le blanchiment d’argent et signalisation clairement structuré, au moyen le financement du terrorisme duquel chaque collaborateur peut recon- Le commerce de produits haut de gamme naître et contrôler de manière responsable, est source d’abus à des fins du blanchiment si et sous quelles conditions, il peut accor- d’argent ou de financement de terrorisme. der ou accepter un avantage en nature. Même la Société MAN peut à la fois en être la victime ou un acteur complice à son insu. Procédure avec des conseillers et inter- À cet effet, MAN a mis en œuvre différentes médiaires/Business Partner Approval Tool mesures, dont une directive s’appliquant L’intégrité de tous les partenaires commer- dans tout le Groupe. Celle-ci établit des ciaux de MAN est contrôlée par ce qu’on exigences de base quant aux relations avec appelle le Business Partner Approval Tool des partenaires commerciaux douteux et dont l’application est stipulée de manière impose, avant toute conclusion de contrat, obligatoire par la directive. Le Business Par- un éclaircissement d’éventuels arrière-plans tner Approval Tool est une application web obscurs. 04 2. Détection Élucidation d’infractions à la Compliance électroniques Si des infractions à la Compliance sur- La La Compliance Organisation organise par- viennent au sein du Groupe MAN, ceci les informations relatives à d’éventuelles tout dans le monde des formations sur le peut entraîner des risques majeurs pour le infractions à la Compliance et veille à ce thème de la Compliance pour les collabo- Groupe MAN ainsi que pour les collabo- que de telles informations soient traitées rateurs MAN susceptibles d’être exposés rateurs concernés. C’est pourquoi, l’inté- au sein du Groupe. Les infractions graves à des risques de Compliance. Dans ces grité et un comportement conforme à la loi à la Compliance relevant de la crimina- formations, on présente la Compliance jouissent de la plus haute priorité au sein du lité économique, du domaine du droit de la Organisation MAN et on transmet des Groupe MAN. Afin de garantir ces valeurs, concurrence et de la protection des don- connaissances de base sur les thèmes de MAN a créé des processus clairs et trans- nées personnelles seront examinées sous Compliance Helpdesk la criminalité économique, de la lutte anti- parents pour s’assurer que les infractions à l’égide du Corporate Compliance Office. Depuis février 2010, il existe chez MAN ce corruption, du droit de la concurrence et de la Compliance soient détectées en interne, Cette compétence centrale pour le recueil qu’on appelle le Compliance Helpdesk par la protection des données personnelles et élucidées et supprimées sans délai. le biais duquel les collaborateurs peuvent de la lutte contre le blanchiment d’argent. poser des questions sur le thème de la D’autre part, on présente des risques à l’aide Compliance par téléphone ou par e-mail. d’exemples concrets et on communique les Les collaborateurs MAN utilisent le Com- contenus des directives de Compliance. pliance Helpdesk de manière intensive. Les collaborateurs apprennent ainsi com- Chaque mois, il arrive une multitude de ment ils doivent se comporter pour éviter questions sur les thèmes les plus divers que des violations de la loi et des conflits. Formations présentielles et formations les avocats travaillant au Corporate Compliance Office examinent et auxquelles ils A ceci s’ajoutent des formations électro- répondent en général dans les 48 heures. niques et des formations spéciales sur des thèmes spécifiques pour les collaborateurs Grâce aux questions adressées au Com- travaillant dans des domaines particulière- pliance Helpdesk, le Service de Compliance ment exposés aux risques. La Compliance obtient un aperçu des questions fréquem- Organisation procède par exemple à des ment posées. Les connaissances qui en formations approfondies sur le thème du sont tirées servent à identifier d’autres droit de la concurrence pour les collabo- mesures de prévention sur le plan de la rateurs qui travaillent dans le domaine de Compliance. l’analyse de la concurrence et des marchés. 05 Compliance Organisation recueille d’informations et l’examen d’infractions à la d’éventuels éléments de départ pour amé- Mergers & Acquisitions (M&A) formations sur des violations de Compliance Compliance graves permet de garantir que liorer les systèmes. Les résultats de l’analyse Afin d’empêcher que MAN ne soit confronté graves en toute confidentialité, partout dans les fautes de comportement soient détec- de risques de Compliance et des audits de à des risques de Compliance résultant de le monde et 24 h sur 24. Le portail Speak up! tées et que les risques pour le Groupe MAN Compliance permettront de définir la struc- l’acquisition ou de la vente de participa- sert à identifier et à éviter des risques graves soient reconnus et évités à temps. ture de la Compliance Organisation, le pro- tions dans des entreprises, la Compliance pour l’entreprise. Ce portail ne recueille et gramme de Compliance adapté aux besoins Organisation est impliquée dès le départ ne traite que les informations en rapport de MAN ainsi que d’autres mesures pour dans les projets M&A du Groupe MAN. La avec des violations de Compliance graves, éviter des risques de Compliance. Compliance Organisation définit des exi- notamment dans le domaine de la crimina- Compliance gences spécifiques relatives à l’examen de lité économique (par ex. délits de corruption La Compliance Organisation procède régu- Due Diligence des entreprises concernées et de blanchiment d’argent), du du droit de lièrement à des analyses de risques pour Continuous Controls Monitoring (CCM) qui doivent permettre de détecter à temps la concurrence et de la protection des don- le Groupe dans sa totalité. Cette analyse Afin de garantir que les processus d’achat et d’éventuels risques de Compliance. nées personnelles. Les informations fournies recherche les risques de Compliance dans de paiement chez MAN se déroulent confor- au portail Speak up! sont transmises au Cor- les domaines de la corruption, du droit de la mément aux directives et que les risques de porate Compliance Office qui les traite de concurrence, de la protection des don- Compliance dans ces domaines soient dé- Speak up!* manière confidentielle. nées personnelles et de la lutte contre le tectés à temps, MAN présente un système Le portail Speak up! par le biais duquel il Chaque collaborateur désirant fournir des in- blanchiment d’argent. Cette analyse de de contrôle électronique qui complète les est possible de fournir des informations a formations sur des violations de Compliance risques s’étend à tous les sous-groupes et contrôles du système de contrôle interne. Si également pour but de détecter des risques peut bien entendu s’adresser également à tient compte du nombre et de la taille des certains points de contrôle des processus dangereux pour MAN. Avec ce portail, MAN d’autres points de contact dans l’entreprise, différentes sociétés du Groupe, du modèle ne correspondent pas aux manières de pro- offre à ses collaborateurs et partenaires tels que les supérieurs, le Service du Person- d’affaires, de la structure de la clientèle, des céder décrites dans les directives centrales commerciaux la possibilité de fournir des in- nel ou la Compliance Organisation. ventes, de l’Indice de Perception de la Cor- du Groupe MAN sur les thèmes des achats, ruption de Transparency International dans de la facturation et des paiements, le sys- les marchés cibles, ainsi que de la structure tème CCM génère une alarme automatique, de la concurrence locale respective. puis des opérations prédéfinies doivent être Sur la base de cette analyse de risques, des exécutées avec une assistance technique. audits de Compliance sont effectués régu- Le système CCM veille ainsi à détecter à lièrement. Ils comprennent une analyse sys- temps d’éventuels risques de Compliance tématique des données et une vérification et d’éventuelles infractions aux directives des contrôles de Compliance. Ils permettent dans les processus d’achat et de paiement d’identifier les points faibles au regard des au sein du Groupe MAN. Analyse de risques et audits de Groupe cible interne/externe Objectif Disponible pour informations sur les violations de Compliance graves Voie d’accès En ligne www.bkms-system.net/MAN Joignabilité temporelle Confidentialité 24/7 Confidentiel et sûr thèmes de Compliance et de rechercher * Veuillez noter que le portail Speak Up! n’est pas disponible en France. 06 3. Réaction Enquêtes administratives Sanctions A côté de la prévention des infractions à MAN s’engage pour l’ouverture et la trans- MAN ne tolère aucune infraction à la Com- la Compliance et la détection de fautes, la parence et coopère donc étroitement avec pliance. En cas de constatation d’infractions réaction rapide, efficace et systématique les autorités compétentes lorsque celles-ci à la Compliance, la Compliance Organisa- à l’égard des fautes constitue le troisième procèdent à des enquêtes ou posent des tion soumet des propositions de mesures pilier du programme de Compliance MAN. questions à l’entreprise. Dans tous ces types de sanctions adéquates et raisonnables. Un de cas, la Compliance Organisation est à la comité interne à MAN décide alors de leur disposition des autorités en qualité d’inter- application. En fonction de la gravité de l’in- Évolution du programme de locuteur central. En outre, la Compliance fraction, les mesures de sanction s’étendent Compliance MAN Organisation de MAN a publié un guide du à des sanctions relevant du droit du travail En cas d’infractions à la Compliance, les comportement lors d’enquêtes dans lequel jusqu’à des sanctions de droit civil. L’appli- collaborateurs de la Compliance Organi- tous les collaborateurs peuvent voir com- cation des mesures de sanctions est contrô- sation compétents en la matière analysent ment ils doivent se comporter lorsque des lée au sein du Groupe. les causes et les motifs de l’infraction. Les autorités investies d’un pouvoir d’instruction connaissances tirées de cette analyse procèdent à des enquêtes. Dans ce guide servent à détecter d’éventuels points faibles du comportement, l’accent est également du programme de Compliance et à les éli- mis sur l’ouverture, la transparence et la miner en conséquence. La découverte d’in- coopération. MAN a ainsi communiqué très fractions à la Compliance sert ainsi à déve- clairement à tous ses collaborateurs qu’ils lopper et à améliorer en continu le système sont tenus d’informer la Compliance Orga- de Compliance. De cette manière, MAN nisation en cas d’enquêtes et de coopérer garantit un programme Intégrité et Com- avec les autorités. pliance durablement efficace. 07 L’engagement MAN pour la Compliance 1. Tone from the Top 2. Communication 3. Reporting et contrôle Le Directoire du Groupe MAN assume Les thèmes de Compliance font régulière- Afin de garantir la durabilité du programme complètement sa responsabilité en matière ment l’objet des Newsletter et des maga- de Compliance, MAN contrôle régulièrement de Compliance. Les Compliance Officers zines d’entreprise internes MAN. Les nou- son efficacité et sa validité. Les contrôles de rendent régulièrement compte des progrès velles directives de Compliance ne sont pas Compliance décrits et une analyse d’éven- des activités de Compliance, d’éventuels seulement communiquées aux collabora- tuelles infractions à la Compliance per- cas de Compliance et des mesures prises teurs via Intranet et par e-mail, mais égale- mettent de découvrir d’éventuels points le cas échéant, et ce, non seulement au ment dans le cadre de formations de Com- faibles dans la Compliance Organisation et Directoire de la MAN SE mais également pliance. Les coordonnées de la Compliance d’adapter en conséquence le système de au Directoire des sous-groupes ainsi qu’aux Organisation sont publiées sur l’Intranet du Compliance. directeurs d’autres domaines spécialisés Groupe MAN. Dans le monde entier, les col- (tels que Legal, Accounting, Controlling et laborateurs utilisent le Compliance Helpdesk De plus, la Compliance Organisation pro- Corporate Audit). pour poser des questions et s’informer sur cède au suivi continu de l’application des les thèmes de Compliance. La Compliance mesures de Compliance et des projets en Le Directoire et les cadres de MAN consi- est régulièrement à l’ordre du jour des réu- cours. Ainsi, chaque semaine, le système dèrent la Compliance comme partie inté- nions du Directoire et de cadres. comptabilise et évalue combien de partenaires commerciaux ont été enregistrés grante de l’entreprise. Ils encouragent une culture de la transparence et de l’intégrité. Au printemps 2012, la Compliance Orga- dans le Business Partner Approval Tool et Les infractions à la Compliance ne seront nisation MAN a chargé la dernière fois un combien de questions ont été traitées par donc pas tolérées. « Chez MAN, nous nous prestataire de services indépendant d’exé- le Compliance Helpdesk et combien d’in- accordons tous sur le fait que MAN ne fait cuter un sondage anonyme auprès des formations ont été collectées sur le portail aucun compromis lorsqu’il s’agit de faire collaborateurs. Cela a permis de mesurer la Speak up!.* Ceci permet de contrôler en des affaires conformes aux règles de Com- perception et l’estimation de la Compliance permanence l’efficacité de la Compliance pliance. Nous pratiquons la tolérance zéro », Organisation au sein du Groupe. Selon le Organisation. déclare Dr. Pachta-Reyhofen, Président du sondage, les personnes interrogées sont Directoire de la MAN SE. désormais familiarisées avec les mesures et les directives de Compliance et connaissent le Code of Conduct MAN. Elles pratiquent une culture d’entreprise éthique et perçoivent la Compliance Organisation comme un conseiller et partenaire interne fiable. * Veuillez noter que le portail Speak Up! n’est pas disponible en France. 08 4. Échange régulier avec des 5. Affiliations experts externes MAN soutient et encourage la lutte anti-cor- MAN s’engage en matière de Compliance ruption et défend cette cause conjointement également au-delà des frontières du Groupe. avec d’autres entreprises économiques au La Compliance Organisation discute réguliè- sein des organisations suivantes : rement des thèmes de Compliance d’actua- Depuis septembre 2010, MAN est membre lité avec des experts en économie et en corporatif de Transparency International, une sciences. Les collaborateurs de la Com- organisation internationale de lutte contre pliance Organisation participent et offrent la corruption. De plus, MAN est également des communications lors de colloques et de devenu membre de l’initiative Global Com- manifestations autour du thème de la Com- pact des Nations Unies. Par ailleurs, MAN pliance. Entre autres, MAN s’engage au sein est membre fondateur de l’Institut allemand de l’association « Netzwerk Compliance de Compliance (DICO - Deutsches Institut für e.V. » qui s’occupe de discuter des ques- Compliance). tions d’ordre juridique, économique et d’organisation sur les thèmes de Compliance et de « Best Practice » entre les entreprises industrielles, les banques, les assurances et toutes autres personnes intéressées. Au printemps 2011, une manifestation de Netzwerk Compliance a eu lieu chez MAN au cours de laquelle environ 150 experts en matière de Compliance ont débattu sur le thème « Compliance dans les pays BRIC et les marchés émergents ». 09 Mentions légales Si vous souhaitez en savoir plus sur la Compliance chez MAN, veuillez vous adresser à : Dr. Philip Matthey Chief Compliance Officer Tél. : +49. 89. 36098-350 [email protected] ou sur l’Internet du Groupe MAN sur : www.man.eu MAN SE Postfach 40 13 47 80713 München