Personenstandswesen
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Personenstandswesen
e-government 240/170 mm(2) 10.07.2003 16:40 Uhr Seite 15 Teilprojekt Personenstandswesen e-government 240/170 mm(2) 10.07.2003 16:40 Uhr Seite 1 Pilotprojekt e-Government NRW Städte und Gemeinden auf dem Weg zum Virtuellen Rathaus Dokumentation e-government 240/170 mm(2) 10.07.2003 16:40 Uhr Dokumentation ›Pilotprojekt e-Government NRW‹ hrsg. im Selbstverlag vom Städte- und Gemeindebund NRW Kaiserswerther Str. 199-201 40474 Düsseldorf Telefon 0211-4587-1 Telefax 0211-4587-211 e-Mail: [email protected] Internet: www.nwstgb.de Konzept: Martin Lehrer M.A. Redaktion: Dr. iur. Lutz Gollan Gestaltung: Grafik Design Bock-Ferber Auflage 1.000 ISBN 3-00-011803-9 © StGB NRW 2003 Seite 2 e-government 240/170 mm(2) 10.07.2003 16:40 Uhr Seite 3 Pilotprojekt e-Government NRW Städte und Gemeinden auf dem Weg zum Virtuellen Rathaus Dokumentation e-government 240/170 mm(2) 10.07.2003 16:40 Uhr Seite 9 Inhalt Inhalt Einleitung 10 Beschreibung der Teilprojekte Personenstandswesen Stadt Lippstadt Stadt Olsberg Stadt Paderborn 15 17 26 30 Bauleitpläne / Bauplanung 35 Baugenehmigung Stadt Herten Stadt Rietberg 49 50 59 Melderegisterauskunft Stadt Siegburg Stadt Rees Stadt Rietberg 65 66 75 79 Steuerwesen/Müllgefäß-Änderung 85 Gewerberegister 97 Bewertung von Zahlungssystemen für e-Government-Anwendungen unter kommunalen Gesichtspunkten 105 Umfrage zu Bürgerservices auf kommunaler Ebene in NRW 125 Leitfaden Ratsinformationssysteme 129 9 e-government 240/170 mm(2) 10.07.2003 16:40 Uhr Seite 17 Personenstandswesen Teilprojekt Personenstandswesen I. Ziel des Teilprojekts Stadt Lippstadt A. Gründe für die Auswahl des Teilprojekts Die Stadt Lippstadt hat sich für das e-GovernmentTeilprojekt Personenstandswesen entschieden, weil neben der Verbesserung des Bürgerservices in diesem Bereich durch die Verknüpfung von Fachanwendungen mit digital zur Verfügung stehenden weborientierten Angeboten auch eingefahrene Prozesse im Personenstandswesen aufzubrechen sind, um e-Government hier zu ermöglichen. Von Walter Böhle Fachdienstleiter Organisation Stadt Lippstadt e-Mail:[email protected] Martina Meis Organisationssachbearbeiterin Stadt Lippstadt e-Mail: [email protected] Inhalt I. Ziel des Teilprojekts A. Gründe für die Auswahl des Teilprojekts B. Beschreibung des angestrebten Endzustandes nach Abschluss des Teilprojekts II. Beschreibung der Ausgangslage A. Definition der kommunalen Aufgabe B. Rechtliche Rahmenbedingungen und lokale Besonderheiten C. Beteiligte am Verwaltungsprozess D. Beschreibung der EDV-Ausstattung zu Beginn des Projekts E. Darstellung des Workflows zu Beginn des Projekts F. Fallzahlen in Lippstadt G. Kostensituation III. Umsetzung des Teilprojekts A. Erstellung eines Sollkonzepts B. Ergebnisse der Differenzanalyse zwischen Ist-Zustand und Sollkonzept C. Anpassung des Sollkonzepts D. Realisierungsphase Technische Umsetzung Organisatorische Veränderungen Schulung von Personal Belange des Datenschutzes Kommunikation der Ergebnisse in Politik und Öffentlichkeit 17 17 17 17 17 18 20 20 20 21 21 21 21 22 22 23 23 23 24 24 24 Verfolgte Ziele waren: ■ Aufzeigen von e-Government-Lösungen, trotz eng gesteckter Rahmenbedingungen ■ Aufzeigen noch bestehender rechtlicher Hemmnisse ■ Veränderung interner Verwaltungsprozesse ■ Entwicklung einer e-Government-Lösung auf der Basis von Standardtechnologie ■ Integration bereits eingesetzter Fachanwendungen ■ Übertragbarkeit entwickelter Lösungen auf weitere Kommunen ■ Dokumentation als Hilfestellung für weitere Kommunen. B. Beschreibung des angestrebten Endzustandes nach Abschluss des Teilprojekts Angestrebt wird von Seiten der Stadt Lippstadt eine medienbruchfreie Abwicklung von Dienstleistungen. Medienbruchfreiheit bedeutet in diesem Kontext, die Transaktion von Daten aus einem Webinterface über gesicherte Internet-Kanäle in die verwaltungsspezifischen Fachanwendungen. Auf die bisher erforderliche manuelle und auch parallele Datenerfassung für die Abwicklung der einzelnen Verwaltungsprozesse im Personenstandswesen, wie auch im Kassenwesen sollte verzichtet werden. II. Beschreibung der Ausgangslage A. Definition der kommunalen Aufgabe Die Dienstleistungen des Fachdienstes Personenstandswesen (Standesamt) lassen sich im Wesentlichen zu den Produkten Eheschließung (1), Geburtenanmeldung (2), Abwicklung eines Sterbefalls (3) 17 e-government 240/170 mm(2) 10.07.2003 16:40 Uhr Seite 18 Personenstandswesen und Beurkundungen (4) zusammenfassen. Sie wurden zu Projektbeginn selektiert und in detaillierten Ablaufdiagrammen dargestellt. B. Rechtliche Rahmenbedingungen und lokale Besonderheiten Erwartungsgemäß zeigten die bestehenden rechtlichen Rahmenbedingungen dem Teilprojekt sehr schnell die Grenzen von e-Government-Entwicklungen gerade im Personenstandswesen auf.Handlungs- oder Ermessensspielräume sind im Personenstandsrecht auf ein Minimum begrenzt.Anwendung finden das Personenstandsgesetz (PStG) und die Verordnung zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (PStV). Wie die nachstehenden Ausführungen darstellen, setzt eine Veränderung interner Verwaltungsprozesse im Sinne von e-Government zugleich eine Anpassung rechtlicher Vorgaben unabdingbar voraus.Im Einzelnen sind nachfolgende Rahmenbedingungen zu beachten: 1. Eheschließung Die Arbeitsabläufe im Bereich der Anmeldung zur Eheschließung sind sehr komplex und nach heutigem Stand wohl kaum digitalisierbar, sodass von einer weiteren Ausgestaltung eines Online-Dienstes in Lippstadt abgesehen wurde. Insbesondere ist bei der Eheschließung eine umfassende Beratung durch die Standesbeamtin/den Standesbeamten, bspw. im Bereich des Namensrechts, erforderlich. 2. Anmeldung einer Geburt Die Anmeldung einer Geburt muss durch den Vater des Kindes, wenn er Mitinhaber der elterlichen Sorge ist, die Hebamme, die bei der Geburt zugegen war, den Arzt, der dabei zugegen war, jede andere Person, die dabei zugegen war oder von der Geburt aus eigener Wissenschaft unterrichtet ist oder die Mutter, sobald sie dazu imstande ist, erfolgen (§ 17 Abs. 1 PStG). Dabei gilt die genannte Reihenfolge. Nach § 18 Abs. 1 PStG ist bei Geburten in öffentlichen Entbindungs-, Hebammen-, Kranken- und ähnlichen Anstalten ausschließlich der Leiter der Anstalt oder der von der zuständigen Behörde ermächtigte Beamte oder Angestellte zur Anzeige verpflichtet. Die Meldung muss bei den Fällen des § 17 Abs. 1 PStG mündlich, bei den Regelfällen des § 17 Abs. 3 PStG 18 schriftlich erfolgen. In letztgenannten Fällen kann die Anzeige nach § 18 Abs. 3 PStG schriftlich in der ›amtlichen Form‹ erfolgen. Gleichwohl in § 3 a Bundesverwaltungsverfahrensgesetz bereits entsprechende Regelungen bezüglich der Gleichsetzung der Schriftform mit der elektronischen Form getroffen sind, ist das Landesverfahrensgesetz NRW – anders als etwa in Bayern – bislang nicht geändert. Bis zur Änderung der Landesverwaltungsverfahrensgesetze bedeutet ›schriftlich‹ zumindest die papiergebundene Form. Bei mündlicher Anzeige muss der Anzeigende vor dem Standesbeamten erscheinen. Nach § 3 PStV soll die Eintragung im Geburtenbuch aufgrund einer mündlichen Erklärung auch folgende Angaben enthalten: ■ ■ ■ ■ den Ort und Tag der Eintragung, die Bezeichnung der Erschienenen, den Vermerk des Standesbeamten,dass und wie er die Persönlichkeit der Erschienenen festgestellt hat, den Vermerk, dass die Eintragung den Erschienenen vorgelesen und von ihnen genehmigt worden ist. Führt der Standesbeamte nicht die Personenstandsbücher, aus denen die folgenden Urkunden erstellt werden können, so soll er nach § 26 PStV verlangen, dass ihm bei verheirateten Eltern ein Auszug aus dem Familienbuch oder, wenn kein Familienbuch angelegt ist, die Heiratsurkunde der Eltern, bzw. bei nicht verheirateten Eltern die Geburtsurkunde der Mutter und, falls eine wirksame Vaterschaftsanerkennung vorliegt oder die Vaterschaft gerichtlich festgestellt worden ist, die Geburtsurkunde des Vaters vorgelegt werden. Zur Prüfung, ob ein Kind ausländischer Eltern durch die Geburt die deutsche Staatsangehörigkeit erhält, müssen nach § 26 PStV weitere Urkunden (Aufenthaltsberechtigung, Aufenthaltserlaubnis) vorgelegt werden. Im Regelfall scheidet eine vollständige Meldung der Geburt auf Online-Basis aus den vorgenannten Gründen aus. Eine Online-Anzeige von Geburten ist bis zur Änderung des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW generell nicht möglich. Danach ist eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem SigG erforderlich. Daneben besteht in einigen Fällen das Problem der beizubringenden sonstigen Urkunden. e-government 240/170 mm(2) 10.07.2003 16:40 Uhr Seite 19 Personenstandswesen Als lokale Besonderheit in Lippstadt ist erwähnenswert, dass lediglich ein Krankenhaus mit Entbindungsabteilung existiert und über einen ›Vor-OrtService‹ durch das Standesamt zur Anmeldung von Geburten nachgedacht wird. 3. Abwicklung eines Sterbefalls Die Meldung eines Sterbefalls muss durch das Familienhaupt, denjenigen, in dessen Wohnung sich der Sterbefall ereignet hat, ■ jede Person, die bei dem Tode zugegen war oder von dem Sterbefall aus eigener Wissenschaft unterrichtet ist, erfolgen (§ 33 Abs. 1 PStG). Dabei gilt die genannte Reihenfolge. ■ ■ lichen Jugendhilfe § 18 PStG entsprechend anzuwenden. Das bedeutet, dass ausschließlich der Leiter der Anstalt oder der von der zuständigen Behörde ermächtigte Beamte oder Angestellte zur Anzeige verpflichtet ist. Die Anzeige für die Fälle, in denen der Sterbefall nicht in einer der in § 34 S. 1 PStG genannten Anstalten erfolgt, ist nach § 33 Abs. 2 PStG mündlich zu erstatten. In den anderen Fällen ist die Anzeige nach § 34 S. 1 PStG i.V.m. § 18 Abs. 3 PStG schriftlich in der ›amtlichen Form‹ zu erstatten. Hier kann nach Änderung des Verwaltungsverfahrensgesetzes (s. Ausführungen zu (2)) die Anzeige mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem SigG online erfolgen. Eine Online-Anzeige von Sterbefällen ist bis zur Änderung des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW nicht möglich. Über ein Menü kann im Modul ›Personenstandsurkunden‹ der Antragsteller den gewünschten Urkundentyp auswählen Nach § 34 S. 1 PStG ist für die Anzeige von Sterbefällen in öffentlichen Entbindungs-, Hebammen-, Krankenund ähnlichen Anstalten, in öffentlichen Heil-, Pflegeund Entziehungsanstalten, in Gefangenenanstalten und Anstalten, in denen eine mit Freiheitsentziehung verbundene Maßregel der Besserung und Sicherung vollzogen wird, sowie in Einrichtungen der öffent- 4. Ausstellung von Urkunden Nach § 61 a PStG stellt die Standesbeamtin/der Standesbeamte ›Personenstandsurkunden‹ aus. Die Urkunden selbst sind nach Vordrucken auszustellen (§ 62 PStV). Diese können grundsätzlich ›maschinengerecht eingerichtet‹ werden. 19 e-government 240/170 mm(2) 10.07.2003 16:40 Uhr Seite 20 Personenstandswesen Die Erteilung der Urkunden kann nur von denjenigen Personen verlangt werden, auf die sich die Urkunden beziehen sowie von deren Ehegatten, Vorfahren und Abkömmlingen (§ 61 Abs. 1 Satz 1 PStG). Behörden haben bei der Beantragung nach § 61 Abs. 1 Satz 2 PStG den Zweck der Erteilung anzugeben, Dritte müssen nach § 61 Abs. 1 Satz 3 PStG ein rechtliches Interesse glaubhaft machen. Bei der Erteilung von Urkunden ist erheblich, ob der Verlangende als Berechtigter bzw. Inhaber eines rechtlichen Interesses authentifiziert werden kann. Ein Hauptproblem dürfte insbesondere bei Ehegatten mit anderen Namen, den Vorfahren und den Abkömmlingen liegen. Dritte müssen außerdem ein rechtliches Interesse, z.B. durch Vorlage eines Schuldtitels oder die Anforderung des Gerichts über die Beibringung von Personenstandsurkunden, u. a. zur Löschung des Grundbuchs etc., nachweisen. Eingehende Anträge werden im Standesamt dahin gehend überprüft, ob eine Berechtigung für den Erhalt der Urkunde gegeben ist. Bislang werden bei telefonischen oder schriftlichen Anfragen als Nachweis der Berechtigung detaillierte persönliche Daten des Berechtigten akzeptiert. Sie beziehen sich auf ihn selbst, oder, wenn für einen Verwandten/Ehegatten die Urkunde beantragt wird, auf diesen. Bei diesen rechtlichen Vorgaben und der bisher geübten Praxis wurden Ansatzpunkte für eine e-GovernmentLösung zur Beantragung von Personenstandsurkunden gesehen.Die nach dem Personenstandsgesetz und der Verordnung zur Änderung des Personenstandsgesetzes zu beantwortende Frage der Authentizität sowie der Berechtigung der Antragstellerin oder des Antragstellers unterscheidet sich bei der digitalen Form in keinster Weise von den bisher üblichen Antragsformen.Detaillierte persönliche Daten können auch digital vom Antragsteller abgefragt werden. Auch datenschutzrechtliche Aspekte stehen dem nicht entgegen. Somit ist die Beantragung von Urkunden für eine Online-Anwendung geeignet. Im Teilprojekt galt es Wege aufzuzeigen, die eine sichere Übertragungsform der Antragsdaten, ihre Importierung in die nachgeschaltete Fachanwendung, die Erhebung der Verwaltungsgebühr und die Abwicklung des Zahlungs- und Buchungsvorgangs medienbruchfrei gewährleisteten. Nach kritischer und sehr detaillierter Analyse bisheriger Verwaltungsabläufe bei der Bearbeitung von Anforderungen zu Personenstandsurkunden zeigte 20 das danach erarbeitete Sollkonzept deutliche Reorganisationspotenzale auf. Sie sind insbesondere in dem weitgehenden Verzicht auf manuelle Datenerfassung und die für die Kommune komplett digitale Abwicklung des Zahlungs- und Buchungsprozesses zu sehen. Das geltende Personenstandsrecht schreibt für die Führung der Personenstandsbücher nach wie vor die Schriftform vor (§ 70 PStG i. V. m. § 2 PStV). Im Ergebnis führt dies dazu, dass die relevanten Daten aus den Personenstandsbüchern manuell zu recherchieren und die Urkunden in gewohnter Weise mit Unterstützung einer Personenstandsfachanwendung zu erstellen sind. Die im Projekt entwickelte Lösung unterstützt u.a. genau in diesem Punkt das Standesamt, indem die digital übersandten Antragsdaten über eine neue Importschnittstelle direkt in die Fachanwendung (z. B. AutiSta) zur Urkundenerstellung übernommen werden. Es sind lediglich Ergänzungen oder ggf. Korrekturen vorzunehmen. Im Folgenden wird die Dokumentation daher nur noch auf die Beantragung von Urkunden abgestellt. C. Beteiligte am Verwaltungsprozess Bezogen auf die Dienstleistung ›Beantragung von Urkunden‹ sind beteiligt: ■ intern: das Standesamt und die Stadtkasse ■ extern: die Bürgerinnen und Bürger, andere Behörden D. Beschreibung der EDV-Ausstattung zu Beginn des Projekts Eingesetzt wird in Lippstadt die PC-Anwendung AutiSta an vernetzten Arbeitsplätzen im Fachdienst Personenstand (Standesamt). Die Daten werden zentral auf einem Server in der Stadtverwaltung abgelegt. Die Kommunikation zu anderen internen Dienststellen der Stadt Lippstadt und externen Behörden auf digitalem Wege ist möglich. Aufgrund der autarken Aufgabenstellung ist die Kommunikation (intern/extern) jedoch wenig ausgeprägt. E. Darstellung des Workflows zu Beginn des Projekts Bürgerinnen und Bürger, die vor Projektbeginn eine Abschrift aus dem Familienbuch, einer Abstam- e-government 240/170 mm(2) 10.07.2003 16:40 Uhr Seite 21 Personenstandswesen mungs-, eine Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunde der Stadt Lippstadt benötigten, stellen einen Antrag beim Standesamt auf Ausstellung dieses Dokumentes persönlich, telefonisch, schriftlich oder in Einzelfällen auch per E-Mail. Im Standesamt wird nach Eingang des Antrags geprüft, ob die Berechtigung des Antragstellers, die Urkunde zu erhalten, gegeben ist. Diese Prüfung vollzieht sich wie in Absatz B beschrieben. Ist der Antragsteller danach berechtigt, so wird eine Urkunde ausgefertigt. Das Standesamt führt dazu eine Recherche im manuell geführten Datenbestand der Personenstandsbücher durch und erstellt die gewünschte Urkunde – entweder als Urkunde oder als beglaubigte Abschrift aus dem Personenstandsbuch. Die Fachanwendung AutiSta unterstützt – soweit möglich – die Bediensteten des Standesamtes bei der Erstellung der Urkunde. Die langfristige Speicherung der Daten ist nach der Kommentierung zu § 2 PStG nicht zulässig, da die digitale Datenhaltung neben dem Erst- und Zweitbuch ein weiteres Register (Drittbuch) ergeben würde, was nicht vorgesehen ist. Eine manuelle Recherche in den geführten Personenstandsbüchern kann daher auch die Entwicklung einer e-Government-Lösung bei dieser rechtlichen Vorgabe nicht ersparen. Die Urkunde wird anschließend der Berechtigten/ dem Berechtigten gegen Rechnung – unter Beifügung eines Überweisungsformulars – per Post übersandt. Die Stadtkasse erhält eine Durchschrift des Bescheides. Die Daten des Rechnungsempfängers und die weiteren zahlungsrelevanten Daten werden durch die Stadtkasse pro Einzelfall manuell erfasst. Die individuelle Kontrolle des Zahlungseingangs erfolgt durch die Stadtkasse; diese führt ggf. auch das Mahnverfahren durch. F. Fallzahlen in Lippstadt Dienstleistung 1999 2000 2001 Eheschließung 440 426 353 382 Geburten 1106 1160 1062 1161 Sterbefälle 881 915 903 1114 Beurkundungen und sonstige Eintragungen (Randvermerke) nicht 613 bekannt 651 571 Lippstadt hat ca. 68.000 Einwohner. 2002 G. Kostensituation Die Kostensituation für das Standesamt der Stadt Lippstadt stellt sich wie folgt dar: ■ Einnahmen (Verwaltungsgebühren, Verkauf von Stammbüchern) jährlich rd. 65.000,00 1 (lt. Haushaltplan der Vorjahre). Hiervon sind die Ausgaben für den Einkauf der Familienbücher, Urkunden, etc. in Abzug zu bringen. ■ Personal- und Sachkosten nach KGSt (Bericht Kosten eines Arbeitsplatzes 8/2001: Stellen KGStPersonalkostentabelle A 11 Sachkosten Gemeinkosten Gesamt 51.800,00 15.594,40 10.360,00 77.754,40 A 9 m. D. 43.100,00 15.594,40 8.620,00 67.314,40 Vc 37.100,00 15.594,40 7.420,00 60.114,40 VIb 34.200,00 15.594,40 6.840,00 56.634,40 261.817,61 3 Aufzeichnungen, aus denen sich die anteiligen Kosten für die Erstellung einer Urkunde ergeben, existierten nicht. III. Umsetzung des Teilprojekts A. Erstellung eines Sollkonzepts Bürgerinnen und Bürger können unter der Voraussetzung eines beliebigen Internet-Zugangs den Antrag auf Ausstellung einer Urkunde über ein Web-Interface stellen. Die Antragsdaten werden über einen gesicherten Internet-Kanal (SSL-Verschlüsselung) übertragen. Die Authentifizierung der antragstellenden Person, also die Feststellung, ob sie die Identität besitzt, die sie behauptet, ist dabei maßgeblich auf die Berechtigung der Antragstellerin/des Antragstellers, die Urkunde zu erhalten, beschränkt. Ob die Antragstellerin/der Antragsteller diejenige/derjenige ist, der sie/er vorgibt zu sein, wird – ebenso wenig wie bei schriftlicher oder telefonischer Anforderung – nachvollzogen. Die von der Antragstellerin/vom Antragsteller angegebenen Daten zur Person werden benötigt, um die Berechtigung, die Urkunde zu erhalten, zu prüfen. 21 e-government 240/170 mm(2) 10.07.2003 16:40 Uhr Seite 22 Personenstandswesen Die von der Person angegebenen Daten zur Person, für die die Urkunde ausgefertigt werden soll, also • Name • ggf. Geburtsname • ggf. abweichender Familienname • Vorname(n) • Geschlecht • Sterbe-, Geburts-, Heiratsdatum • Sterbe-, Geburts-, Heiratsort • Verwendungszweck und/oder • Verwandschaftsverhältnis, werden in die Fachanwendung übernommen, so dass von Seiten des Standesamtes lediglich eine Prüfung erfolgen muss, ob die Daten korrekt sind sowie fehlende Daten ergänzt werden müssen. Bei vorhandener Berechtigung des Antragstellers wird die Urkunde ausgefertigt und mit einer automatisiert erstellten Rechnung versandt. Visionär wäre eine automatisierte Recherche in einem digitalen Datenbestand. Dies bedingt aber, dass eine digitale Führung der Personenstandsbücher zulässig wäre. Eine weitere Voraussetzung mit nicht zu unterschätzendem Aufwand müsste mit der digitalen Nacherfassung aller bisher manuell geführten Personenstandsbücher mindestens der zurückliegenden 80 – 100 Jahre ebenfalls erst noch geschaffen werden. Für die Abrechnung der Gebühr einer Personenstandsurkunde (Geburtsschein 5,00 1, Geburts-, Abstammungs-, Sterbe- bzw. Heiratsurkunde 7,00 1, beglaubigte Abschrift aus dem Familienbuch 8,00 1) sollen zwei Zahlwege ermöglicht werden: Zahlung per Rechnung: Alle relevanten Zahlungsdaten werden dabei aus der Antragstellung digital entnommen, durch die zu entwickelnde Lösung um die jeweilige Gebührenhöhe und ein individuelles Kassenzeichen ergänzt und digital – ohne weiteren manuellen Schritt – an die Kassenverfahren übergeben. Eine bisher manuelle Eingabe der Zahlungsdaten entfällt dabei vollständig, ebenso die Überwachung des Zahlungseingangs durch das Standesamt. Zahlung per Online-Lastschrift: Bereits mit der Antragstellung erklärt die antragstellende Person ihr Einverständnis zum elektronischen Lastschrifteinzug und ergänzt die Antrags22 daten um die Angaben ihrer Bankverbindung. Wie auch bei der Zahlung per Rechnung werden die Daten ergänzt und ebenfalls an die Stadtkasse – in diesem Fall allerdings – mit dem Ziel des Lastschrifteinzugs übergeben. Die weitere Verfolgung des Zahlungseingangs übernimmt wie auch im Fall der Rechnungsstellung die Kassenanwendung. In beiden Fällen wird ein Gebührenbescheid digital erzeugt und der Antragstellerin/dem Antragsteller im Ergebnisbereich des Online-Dienstes druckbar zur Verfügung gestellt. Nur auf besonderen Wunsch erfolgt ein Versand zusätzlich per Post. Die Sollstellung erfolgt anhand einer Sollliste aus der Haushaltsüberwachung und wird monatlich durch das Standesamt angeordnet. B. Ergebnisse der Differenzanalyse zwischen IstZustand und Sollkonzept Die Differenzanalyse zwischen Ist-Zustand und Sollkonzeptes zeigt, dass die o. a. Vision rechtlich derzeit nicht umsetzbar ist. Einerseits lassen Personenstandsgesetz bzw. –verordnung das digitale Vorhalten von Personenstandsbüchern nicht zu, andererseits bedürfen die Urkunden der Unterschrift durch die Standesbeamtin/den Standesbeamten, so dass auch aus diesem Grund ein digitaler Versand nicht erfolgen kann. C. Anpassung des Sollkonzepts Da eine automatisierte Recherche im digitalen Datenbestand (digitale Personenstandsbücher) rechtlich nicht zulässig und faktisch nicht möglich ist, erfolgt die Recherche seitens des Standesamtes manuell im jeweiligen Personenstandsbuch, ggf. unterstützt durch ein zulässiges, aber bisher nicht bei allen Kommunen angelegtes, digitales Namensverzeichnis. Ein solches Verzeichnis erleichtert den Mitarbeiter/n/innen im Standesamt die Suche nach dem betreffenden Personenstandsbuch, indem auf die entsprechende Stelle (Buchnummer, Seite, Eintrag-Nr.) verwiesen wird. Bei erfolgreicher Recherche aus dem Personenstandsbuch soll die gewünschte Urkunde ausgefertigt und dem Berechtigten per Post übersandt werden. Die Zustellung einer Urkunde ausschließlich an die Adresse des Berechtigten beugt evtl. Missbrauch bei Antragstellung vor. e-government 240/170 mm(2) 10.07.2003 16:40 Uhr Seite 23 Personenstandswesen Als zusätzlichem Service wird der Antragstellerin/dem Antragsteller per E-Mail der Status der Bearbeitung mitgeteilt. Das Kassenverfahren kann – wie oben beschreiben – realisiert werden. D. Realisierungsphase Der 11. September 2002 war Kick-Off-Termin für die Realisierungsphase des Pilotprojekts. Beteiligt waren neben der Fa. Microsoft und dem Städte- und Gemeindebund NRW die KDVZ Hellweg Sauerland sowie die Kommunen Lippstadt, Olsberg und Paderborn. Erstellt werden sollte eine technisch erprobte Lösung mit Pilotcharakter, welche folgende Leistungsmerkmale hat: ■ Web-Interface für Bürgerinnen und Bürger, um eine Personenstandsurkunde zu beantragen (inkl. Plausibilitätsprüfung), ■ Anzeige der Bürgerdaten für den Standesbeamten zur Sichtprüfung mit Entscheidung, ob der Antrag auf Urkundenausfertigung angenommen oder abgelehnt wird, ■ Export des Antrags an die Fachanwendung (zunächst nur AutiSta) über eine definierte XML/Dateischnittstelle, ■ Implementierung einer Datenimportschnittstelle der Fachanwendung (›Postkorb‹), ■ lokales Erzeugen eines Datensatzes für die Buchung im Kassensystem, ■ Ausdruck eines Gebührenbescheides, ■ E-Mail Benachrichtigung des Bürgers über den Erfolgs- oder Fehlerfall. In der Woche vom 23. – 27. September 2002 wurde das Development Lab (DevLab) Personenstandsurkunden (PSU) unter Mitwirkung aller Beteiligten bei der KDVZ Hellweg-Sauerland sowie bei der Stadt Lippstadt implementiert. Diese Lösung kam jedoch nicht zur Anwendung. Maßgeblich hierfür waren folgende Faktoren: ■ In die Fachanwendung AutiSta wurde erst im November 2002 ein Update implementiert; Nur die Vorabversion war Grundlage des DevLab PSU, so dass ein Test mit der (alten) Version der Fachanwendung im Standesamt nur schwerlich möglich und zudem wenig effektiv war. ■ Im Projektverlauf zeigten sich Parallelitäten zu den übrigen Entwicklungen in anderen Teilprojekten des e-Government-Projekts des Städte- und Gemeindebundes NRW. Hierzu zählten in erster Linie die Authentifizierungsphase, Paymentfunktionen und verschiedene Webservices. Zwecks Bündelung der Ressourcen entschied sich das Gesamtprojekt zur Entwicklung einer skalierbaren und flexiblen Plattform, in die sich auch spätere Entwicklungen leicht integrieren lassen. Das so genannte e-Government Starter Kit basiert dabei im wesentlichen auf drei Modulen: • der passwortgebundenen Anmeldung durch den Nutzer (für alle Fachverfahren, d. h. PSU, Meldewesen, etc. identisch), • dem spezifischen Fachanwendungsmodul und • der identischen Bezahlfunktion Das e-Government Starter Kit wurde in der Zeit vom 17. – 21. Februar 2003 beim Rechenzentrum KDVZ und der Stadt Lippstadt implementiert. Technische Umsetzung In die technische Plattform des e-Government Starter Kits sind bisher die Online-Dienste ›Melderegisterauskunft‹ und ›Personenstandsurkunden‹ (PSUUrkunden) eingebettet. Herzstück der Anwendung bildet der MS BizTalk-Server, der die Steuerung der einzelnen Prozesse übernimmt. Im Antwortbereich erhalten Bürger/innen Informationen über den Stand der Bearbeitung des von ihnen beantragten Online-Dienste. Soweit die Kommune Antwortoder Arbeitsergebnisse digital zur Verfügung stellen kann, werden diese aus Sicherheitsgründen nur im ›Ergebnisbereich‹ zur Abholung über verschlüsselte Internet-Kanäle bereitgestellt. Das e-Government Starter Kit besitzt derzeitig im Bereich des Personenstandswesen eine Schnittstelle zur Fachanwendung AutiSta des Verlags für Standesamtswesen. Andere Kommunen setzen Softwareprodukte anderer Hersteller ein. Ein Teilziel des Projekts war es, eine auch auf weitere Kommunen übertragbare Lösung zu entwickeln. Die hier eingesetzte Standardtechnologie bietet dafür beste Voraussetzungen. Dies bestätigen Erfolg versprechende Kontakte zu einem weiteren Softwarehersteller einer anderen Personenstandsfachanwendung. Organisatorische Veränderungen Diverse organisatorische Änderungen sind mit dem Einsatz des Starter Kit in Lippstadt verbunden: 23 e-government 240/170 mm(2) 10.07.2003 16:40 Uhr Seite 24 Personenstandswesen ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ Unmittelbarer Posteingang in den betroffenen Organisationseinheiten, d. h. bei Personenstandsurkunden im Standesamt, Bereitstellung bisher nicht eingerichteter Internet-Zugänge an ausgewählten Arbeitsplätzen im Standesamt, die vom Antragsteller eingegebenen Daten werden auf digitalem in die Fachanwendung übernommen, die Erstellung des Gebührenbescheides erfolgt nur noch auf Wunsch für den Bürger in Papierform, je nach Zahlungsweg komplette Veränderung der bisherigen Buchungs- und Zahlungsprozesse, der Antragsteller erhält einen Statusbericht, die Bearbeitungszeit ist deutlich verkürzt, Erwerb, Installation und laufende Betreuung diverser Standardsoftwareprodukte, wie SQL-Datenbanken, MS BizTalk-Server, ISA-Server,.NET Framework und IIS-Server. Schulung von Personal Das e-Government Starter Kit ist nahezu selbsterklärend, eine kurze Schulung von wenigen Stunden im Standesamt durch eine Mitarbeiterin des Fachdienstes Organisation war ausreichend. Belange des Datenschutzes Mit Schreiben vom 31. Juli 2002 hat die Landesbeauftragte für den Datenschutz NRW zu dem geplanten Verfahren Stellung genommen. Insbesondere auf die Berechtigung des Antragstellers ist sie dezidiert eingegangen: nach ihrer Auffassung wird das persönliche Erscheinen einer Person zur Feststellung der Berechtigung als unverhältnismäßig angesehen. Eine einfache Glaubhaftmachung des Verwandtschaftsgrades bzw. der Ehe mit dem Betroffenen soll genügen. Selbst ein Abgleich mit dem Melderegister wird als nicht erforderlich betrachtet. Die Urkunde sollte jedoch nach der Vorstellung der Landesbeauftragten nur an den Antragsteller per Post versendet werden. Einer Antragstellung über das Internet steht aus diesem Grund nichts entgegen. Hiervon unterscheidet sich die Authentifizierung des Antragstellers, wobei nachzuweisen ist, dass der von ihm genannte Name mit der angegebenen Identität übereinstimmt. Dieses ist bei schriftlichen Anträgen 24 bislang nicht erforderlich – daher sollte auch bei EMail Anfragen hiervon abgesehen werden. Erläuternd ist festzuhalten, dass es keine gesetzlichen Vorgaben für die Form der Antragstellung gibt. Es gilt daher § 10 Abs. 1 VwVfG, wonach das Verwaltungsverfahren grundsätzlich formfrei erfolgt. Der Antrag per Internet sollte aus daten- und telediensterechtlichen Gründen verschlüsselt, z.B. über SSL erfolgen. Im übrigen wird die Fachanwendung AutiSta lediglich über eine Schnittstelle, nicht direkt, angesprochen, so dass diese weiterhin autonom verbleibt. Auch werden die Antragsdaten nach 6 Wochen automatisch gelöscht. Die spezifische Entwicklung wurde darüber hinaus in einzelnen Schritten mit dem Datenschutzbeauftragten der Stadt Lippstadt abgestimmt. Kommunikation der Ergebnisse in Politik und Öffentlichkeit Am 27. September 2002 wurde die Lösung PSU der Presse vorgestellt mit dem Hinweis, bei Echteinführung nochmals eine Konferenz einzuberufen. Die Reaktionen waren durchweg positiv. Über Zwischenstände wurde in den politischen Gremien berichtet. Der Prototyp des e-Government Starter Kits befindet sich Stand März 2003 in der Testphase und wird noch nicht produktiv eingesetzt. Es existieren eine Reihe von Wünschen zur Verbesserung und Optimierung der Lösungen (z.B. Überarbeitung des User Interfaces). Nach Abschluss der Testphase soll das Ergebnis in Politik und Öffentlichkeit vorgestellt werden. Tipps und Hinweise für weitere Anwender 1. Wichtig für die Implementierung der Entwikklung ist es, alle Beteiligten – nicht zu vergessen der Personalrat – am Verwaltungsprozess frühzeitig an einen Tisch zu holen und den Verwaltungsprozess in allen Einzelheiten zu definieren. Die Fragen »Welche Datenangaben sind notwendig? Welche Prozessschritte gliedern sich wie?« etc. sind dabei zu beantworten. »Der Teufel steckt im Detail!!« 2. Es ist die Frage zu beantworten, ob die einzusetzenden Softwareprodukte der verfolgten IT-Strategie entsprechen. e-government 240/170 mm(2) 10.07.2003 16:40 Uhr Seite 25 Personenstandswesen 3. Das kommunale Rechenzentrum sollte eingebunden werden, wenn es für die technische Umsetzung verantwortlich zeichnen soll. 4. Die einzusetzende Standardsoftware ist lizenzpflichtig.Rechenzentren können aufgrund der Mandantenfähigkeit des e-Government Starter Kits Konzepte für ihr gesamtes Verbandsgebiet entwickeln, um so die Lösung wirtschaftlich zu betreiben. 5. Der Einsatz der Technik sollte genau definiert werden. Für eine einzelne Kommune stellt sich bei ausschließlicher Nutzung der erforderlichen Technologie für bisher noch wenige Online-Anwendungen die Frage der Wirtschaftlichkeit. Die Stadt Lippstadt ist beim Betrieb des BizTalk Servers eine Kooperation mit ihrem kommunalen Rechenzentrum eingegangen. 6. Für den Einsatz der Entwicklung ausschließlich zur Online-Beantragung von Personenstandsurkunden wäre das e-Government Starter Kit unwirtschaftlich. Die skalierbare und flexible Plattform ist aber offen für zukünftige zusätzlich zu implementierende Anwendungen. Damit wird das DevLab effizient. Es gibt überzeugende Signale, die zukünftige Entwicklungen auf gleicher technologischer Plattform erwarten lassen. 7. Das Personenstandsrecht mit all seinen Facetten, äußerst engen Handlungsspielräumen und ›preußischen‹ Formvorschriften drängt sich aus Verwaltungssicht nicht gerade auf, um pilotmäßig das Thema e-Government anzugehen. Es ist aber ein Aufgabenbereich, von dem Bürger/innen in unterschiedlichsten Lebenslagen betroffen sind. So nimmt zumindest in mittleren und größeren Kommunen der Publikums- oder auch Schriftverkehr in den Standesämtern ein durchaus beachtliches Maß an und rechtfertigt die Auseinandersetzung mit dem Thema e-Government. 8. Zudem bietet gerade die Lösung PSU den großen Vorteil der Übertragbarkeit auf Standardtechnologie anderer Anwender. Bundeseinheitlich sind im Wesentlichen zwei Fachverfahren im Bereich des Standesamtwesens in Anwendung: ■ zum einen die Anwendung AutiSta des Verlags für Standesamtswesen, Frankfurt, ■ zum anderen die Anwendung ElViS der Fa. PROTEXT, Bremen. Seitens des Herstellers der Fachanwendung ElViS wurde signalisiert, dass eine Schnittstelle zum eGovernment Starter Kit geschaffen wird. Ergebnisbereich des e-Government Starter Kits 25 e-government 240/170 mm(2) 10.07.2003 16:40 Uhr Seite 26 Personenstandswesen Teilprojekt Personenstandswesen I. Ziel des Teilprojekts Stadt Olsberg A. Gründe für die Auswahl des Teilprojekts E-Government bietet sich besonders für Bereiche an, in denen häufige Kontakte mit Bürgern gegeben sind. Sie sollen dem Bürger den die Kommunikation mit seiner Stadt erleichtern und im Rathaus zur Vereinfachung und letztlich zur Optimierung von Abläufen führen. Im Personenstandswesen ist dies an vielen Stellen der Fall, wenngleich man gerade in diesem Bereich auf eingefahrene Prozesse trifft, die es gilt aufzubrechen. Von Andreas Rüther IT-Verantwortlicher der Stadt Olsberg e-Mail: [email protected] Inhalt 26 26 Ziele: ■ Mögliche e-Government-Lösungen darstellen, wenn auch der Rahmen eng gesteckt ist ■ Wo sind rechtliche Hemmnisse? ■ Verändern von Verwaltungsabläufen bewirken ■ Entwicklung einer e-Government-Lösung auf der Basis von Standardtechnologien ■ Einfache Übertragbarkeit der Ergebnisse auf andere Kommunen ■ Dokumentation des Prozesses 27 27 B. Beschreibung des angestrebten Endzustandes nach Abschluss des Teilprojekts 27 Ziel des Projekts ist die medienbruchfreie Abwicklung von Dienstleistungen im Standesamt bis hin zur Sollstellung in der Kasse über das Internet. 27 27 II. Beschreibung der Ausgangslage I. Ziel des Teilprojekts 26 A. Gründe für die Auswahl des Teilprojekts 26 B. Beschreibung des angestrebten Endzustandes nach Abschluss des Teilprojekts 26 II. Beschreibung der Ausgangslage A. Definition der kommunalen Aufgabe B. Rechtliche Rahmenbedingungen und lokale Besonderheiten C. Beteiligte am Verwaltungsprozess D. Beschreibung der EDV-Ausstattung zu Beginn des Projekts und Einbindung des Kommunalen Rechenzentrums KDVZ Hellweg-Sauerland Iserlohn E. Darstellung des Workflows zu Beginn des Projekts F. Fallzahlen in Olsberg A. Definition der kommunalen Aufgabe III. Umsetzung des Teilprojekts A. Erstellung eines Sollkonzepts, Ergebnisse der Differenzanalyse zwischen Ist-Zustand und Sollkonzept und Anpassung des Sollkonzepts B. Realisierungsphase Technische Umsetzung Organisatorische Veränderungen Schulung von Personal Belange des Datenschutzes Kommunikation der Ergebnisse in Politik und Öffentlichkeit 26 27 27 27 28 28 29 29 29 Neben den vielen Aufgaben im Standesamt standen im Projekt die Abläufe von Eheschließung, Geburtenanmeldung, Abwicklung eines Sterbefalls und Beurkundungen im Fokus. Hierbei handelt es sich um Pflichtaufgaben des Personenstandswesens. In vielen Gesprächen mit den Standesbeamten der beteiligten Kommunen wurden diese Aufgaben analysiert und in Ablaufdiagrammen dargestellt. e-government 240/170 mm(2) 10.07.2003 16:40 Uhr Seite 27 Personenstandswesen B. Rechtliche Rahmenbedingungen und lokale Besonderheiten Hinsichtlich der rechtlichen Rahmenbedingungen wird auf den Beitrag der Stadt Lippstadt verwiesen. Die Stadt Olsberg nutzt das Standesamtsverfahren AutiSta des Verlags für Standesamtwesen. Die Internetanbindung läuft über ein kommunales Rechenzentrum C. Beteiligte am Verwaltungsprozess Im Prozess ›Beantragen von Urkunden‹ gibt es folgende Beteiligte: ■ Standesamt ■ Stadtkasse ■ Bürgerinnen und Bürger ■ sonstige Externe D. Beschreibung der EDV-Ausstattung zu Beginn des Projekts und Einbindung des Kommunalen Rechenzentrums KDVZ Hellweg-Sauerland Iserlohn Die Standesbeamtin der Stadt Olsberg verfügt an ihrem Arbeitsplatz über einen vernetzten PC mit einem Matrix- und einem Laserdrucker. Unterstützt wird die tägliche Arbeit durch die Fachanwendung AutiSta (s. o.). Die Datenhaltung erfolgt zum Teil auf einem Server. Die Stadt Olsberg ist Miteigentümer und gleichzeitig Kunde der Kommunalen Datenverarbeitungszentrale Hellweg-Sauerland in Iserlohn (KDVZ). Von Beginn des Projekts an haben wir Wert darauf gelegt, die KDVZ in alle Projektphasen einzubinden. E. Darstellung des Workflows zu Beginn des Projekts Benötigen Bürgerinnen oder Bürger eine Urkunde oder eine Abschrift aus dem Familienbuch, ist ein Antrag beim Standesamt auf Ausstellung dieses Dokumentes zu stellen. Die Antragstellung kann persönlich, telefonisch, schriftlich oder auch per EMail erfolgen. Im Standesamt wird nach Eingang des Antrags geprüft, ob die Berechtigung des Antragstellers, die Urkunde zu erhalten, gegeben ist. Diese Prüfung vollzieht sich wie in unter B. beschrieben. Ist der Antragsteller danach berechtigt, so wird eine Urkunde ausgefertigt. Das Standesamt führt dazu eine Recherche im manuell geführten Datenbestand der Personenstandsbücher durch und stellt die gewünschte Urkunde aus – entweder als Urkunde oder als beglaubigte Abschrift aus dem Personenstandsbuch. Die Fachanwendung AutiSta unterstützt – soweit möglich – die Bediensteten des Standesamtes bei der Erstellung der Urkunde. Die Urkunde wird gegen Rechnung – unter Beifügung eines Überweisungsformulars – per Post übersandt. Die Stadtkasse erhält eine Kopie des Bescheides. Die Daten des Rechnungsempfängers und die weiteren zahlungsrelevanten Daten werden durch die Stadtkasse pro Einzelfall manuell erfasst. Die Kontrolle des Zahlungseingangs erfolgt durch die Stadtkasse, die ggf. auch das Mahnverfahren durchführt. F. Fallzahlen in Olsberg Dienstleistung 1999 2000 2001 2002 Eheschließung 80 60 60 60 Sterbefälle 165 163 163 170 Geburten 1 1 0 1 Olsberg hat ca. 17.000 Einwohner. III. Umsetzung des Teilprojekts A. Erstellung eines Sollkonzepts, Ergebnisse der Differenzanalyse zwischen Ist-Zustand und Sollkonzept und Anpassung des Sollkonzepts Das Sollkonzept, die Differenzanalyse und die Anpassung des Sollkonzepts entsprachen in Olsberg den Gegebenheiten der Stadt Lippstadt. B. Realisierungsphase Am 11. September 2002 fand in Lippstadt gemeinsam mit den Städten Lippstadt und Paderborn sowie dem Rechenzentrum der Kick-Off-Termin für die Realisierungsphase statt. Erstellt werden sollte eine übertragbare Lösung mit Pilotcharakter, welche folgende Leistungsmerkmale haben sollte: ■ Web-Interface für Bürgerinnen und Bürger,um eine Personenstandsurkunde zu beantragen (inkl. Plausibilitätsprüfung), 27 e-government 240/170 mm(2) 10.07.2003 16:40 Uhr Seite 28 Personenstandswesen ■ ■ ■ ■ ■ ■ Anzeige der Bürgerdaten für den Standesbeamten zur Sichtprüfung mit Entscheidung, ob der Antrag auf Urkundenausfertigung angenommen oder abgelehnt wird, Export des Antrags an die Fachanwendung (zunächst nur AutiSta, später ElVis) über eine definierte XML-/Dateischnittstelle, Implementierung einer Datenimportschnittstelle der Fachanwendung (›virtueller Postkorb‹), lokales Erzeugen eines Datensatzes für die Buchung im Kassensystem, Ausdruck eines Gebührenbescheides, E-Mail Benachrichtigung des Bürgers/der Bürgerin über den Erfolgs- oder Fehlerfall. In der Woche vom 23. – 27. September 2002 wurde das Development Lab (DevLab) Personenstandsurkunden (PSU) unter Mitwirkung aller Beteiligten bei der KDVZ Hellweg-Sauerland sowie bei der Stadt Lippstadt implementiert. Diese Lösung wurde jedoch nicht eingesetzt. Maßgeblich hierfür waren folgende Faktoren: ■ In die Fachanwendung AutiSta wurde erst im November 2002 ein Update für den Postkorb und damit die Internetschnittstelle implementiert; ■ Im Projektverlauf zeigten sich Gemeinsamkeiten mit übrigen Entwicklungen in anderen Teilprojekten des Gesamt-Projekts. Hierzu zählten in erster Linie die Authentifizierungsphase, Paymentfunktionen und verschiedene Webservices. Zwecks Bündelung der Ressourcen wurde entschieden, zur Entwicklung einer skalierbaren und flexiblen Plattform, in die sich auch spätere Entwicklungen leicht integrieren lassen, die bis dahin entwickelte Lösung zu überarbeiten. Das so genannte e-Government Starter Kit basiert nun im wesentlichen auf drei Modulen: • der passwortgebundenen Anmeldung durch den Nutzer (für alle Fachverfahren, d. h. PSU, Meldewesen, etc.) identisch, • dem spezifischen Fachanwendungsmodul und • der identischen Bezahlfunktion. Das e-Government Starter Kit wurde in der Zeit vom 17. – 21. Februar 2003 beim Rechenzentrum KDVZ, bei der Stadt Lippstadt und bei der Stadt Olsberg implementiert. Technische Umsetzung In die technische Plattform des e-Government Starter Kits sind bisher die Online-Dienste ›Melderegisterauskunft‹ und ›Personenstandsurkunden‹ eingebettet. Kern ist der MS BizTalk-Server, der die Steuerung der einzelnen Prozesse übernimmt. Im Antwortbereich erhalten Bürger/innen bzw. andere Nutzer Informationen über den Stand der Bearbeitung der beantragten Online-Dienste. Soweit die Kommune Antwort- oder Arbeitsergebnisse digital zur Verfügung stellen kann, werden diese aus Sicherheitsgründen nur im ›Ergebnisbereich‹ zur Abholung über verschlüsselte Internet-Kanäle bereitgestellt, und nicht per E-Mail versendet. Das e-Government Starter Kit besitzt bislang im Bereich des Personenstandswesen eine Schnittstelle zur Fachanwendung AutiSta des Verlags für Standesamtswesen. Andere Kommunen setzen Softwareprodukte anderer Hersteller ein. Ein Teilziel des Projekts war es, eine auch auf weitere Kommunen übertragbare Lösung zu entwickeln. Die hier eingesetzte Standardtechnologie bietet hierfür die besten Voraussetzungen. Organisatorische Veränderungen Verschiedene organisatorische Änderungen sind in Olsberg mit der Umstellung der Technik verbunden: ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ 28 Es kommt im elektronischen Bereich zum unmittelbaren Posteingang in den betroffenen Organisationseinheiten, d.h. bei Personenstandsurkunden im Standesamt, Internet-Zugänge an ausgewählten Arbeitsplätzen im Standesamt wurden geschaffen, die vom Antragsteller eingegebenen Daten werden direkt in die Fachanwendung übernommen, die Erstellung des Gebührenbescheides erfolgt nur noch auf Wunsch für den Bürger in Papierform, je nach Zahlungsweg (elektronische Lastschrift oder Gebührenbescheid mit Überweisung) kam es zur kompletten Veränderung der bisherigen Buchungs- und Zahlungsprozesse, der Antragsteller erhält einen Statusbericht über den Stand der Bearbeitung, die Bearbeitungszeit wurde erheblich verkürzt, e-government 240/170 mm(2) 10.07.2003 16:40 Uhr Seite 29 Personenstandswesen ■ erforderlich waren Erwerb, Installation und laufende Betreuung diverser Standardsoftwareprodukte, wie SQL-Datenbanken, MS BizTalk-Server, ISA-Server, .NET Framework und IIS-Server. Schulung von Personal Das e-Government Starter Kit ist für die Sachbearbeiter bzw. Fachadministratoren nahezu selbsterklärend. Eine kurze Einweisung der Standesbeamtin der Stadt Olsberg war ausreichend für eine sichere Handhabung. mäßig angesehen. Eine einfache Glaubhaftmachung des Verwandtschaftsgrades bzw. der Ehe mit dem Betroffenen genügt. Auch ein denkbarer Abgleich mit dem Melderegister wird als nicht erforderlich betrachtet. Die Urkunde sollte jedoch nur an den Antragsteller per Post versendet werden. Einer Antragstellung über das Internet steht daher nichts entgegen. Im Übrigen kann auf die Ausführungen in der Dokumentation der Stadt Lippstadt zum Personenstandswesen verwiesen werden. Belange des Datenschutzes Kommunikation der Ergebnisse in Politik und Öffentlichkeit Die Landesbeauftragte für den Datenschutz NRW hat zu dem Verfahren Stellung genommen. Insbesondere auf die Berechtigung des Antragstellers ist sie eingegangen: nach der dort vertretenen Auffassung wird das persönliche Erscheinen einer Person zur Feststellung der Berechtigung als unverhältnis- Der Prototyp des e-Government Starter Kits befindet sich Stand April 2003 in der Testphase und wird noch nicht produktiv eingesetzt. Im Juni wird eine überarbeitete Version online gehen. Nach Abschluss der Testphase wird das Ergebnis in Olsberg der Politik und der Öffentlichkeit vorgestellt. 29 e-government 240/170 mm(2) 10.07.2003 16:40 Uhr Seite 30 Personenstandswesen Teilprojekt Personenstandswesen I. Vorwort Stadt Paderborn Das hier beschriebene Teil-Projekt wurde gemeinsam mit den Städten Lippstadt und Olsberg bearbeitet. Bei der Stadt Paderborn wurde die Anwendung allerdings bis zum Redaktionsschluss der Dokumentation noch nicht installiert. In diesem Dokument finden Sie jedoch Informationen zu den Planungen und den technischen Rahmenbedingungen. Im Übrigen wird auf die Dokumentationen von Lippstadt und Olsberg verwiesen. Von Thomas Kloppenburg Sachgebietsleiter EDV Stadt Paderborn e-Mail: [email protected] II. Ziele des Teilprojekts Inhalt I. Vorwort 30 II. Ziele des Teilprojekts 30 A. Gründe für die Auswahl des Teilprojekts 30 B. Beschreibung des angestrebten Endzustandes nach Abschluss des Teilprojekts 31 Die Beantragung von Personenstandurkunden soll für den Bürger auch über das Internet möglich sein. Im Standesamt soll die Bearbeitung dieses Antrags, soweit wie möglich, medienbruchfrei (d.h. elektronisch) weiter erfolgen. Das Projekt soll sich als Modul in das e-Government Starter Kit einbinden lassen, dass im Gesamtprojekt entwickelt wurde und auch dessen allgemeine Funktionalitäten (z.B. BenutzerRegistrierung) nutzt. A. Gründe für die Auswahl des Teilprojekts III. Beschreibung der Ausgangslage A. Definition der kommunalen Aufgabe B. Rechtliche Rahmenbedingungen und lokale Besonderheiten C. Beteiligte am Verwaltungsprozess D. Beschreibung der EDV-Ausstattung zu Beginn des Projekts E. Darstellung des Workflow zu Beginn des Projekts F. Fallzahlen G. Kostensituation IV. Umsetzung des Teilprojekts A. Erstellung eines Sollkonzepts B. Realisierungsphase 1. Geplante technische Umsetzung 2. Schulung von Personal 3. Belange des Datenschutzes 30 31 31 31 31 31 31 31 32 32 32 32 32 32 33 Der Bereich des Personenstandswesens ist bisher bei vielen Betrachtungen im Hinblick auf e-Government nicht berücksichtigt worden. Standesämter sind zwar vielfach im Internet mit eigenen – oft insbesondere im Hinblick auf die Zielgruppe ›Ehepaare‹ interessant gestalteten – Internet-Auftritten vertreten; die tatsächliche Abwicklung von Prozessen ist aber kaum bekannt. Dass dieser Bereich bisher ›vernachlässigt‹ wurde, liegt insbesondere an den strengen rechtlichen Regelungen und der entsprechenden Dienstanweisung im Personenstandswesen, die kaum Raum für entsprechende Lösungen lässt. Aufgabe des Projekt-Arbeitskreises des Städte- und Gemeindebundes NRW sollte daher sein, den Bereich zu untersuchen und festzustellen, ob Lösungen im Personenstandswesen möglich sind oder gleichzeitig ggfls. auf eine langfristige Änderung der rechtlichen Rahmenbedingungen über den Städte- und Gemeindebund NRW hinzuwirken. e-government 240/170 mm(2) 10.07.2003 16:40 Uhr Seite 31 Personenstandswesen B. Beschreibung des angestrebten Endzustandes nach Abschluss des Teilprojekts Im Rahmen des Arbeitskreises wurde festgelegt, dass sich für eine automatisierte Verarbeitung insbesondere die Urkundenbeantragung eignet. Realisiert werden soll die Antragstellung für Abstammungs-, Geburts-, Sterbe-, Heirats-Urkunden und das Familienbuch. Dabei soll der Prozess von der Antragstellung über die Gebührenberechnung bis zur Erstellung der Urkunde (allerdings immer noch in Papierform) edv-technisch unterstützt werden. Dafür ist nach einhelliger Meinung aller Beteiligten keine digitale Signatur erforderlich. Die Umsetzung soll so erfolgen, dass gemeinsame Module mit anderen Services des e-Government Starter Kits genutzt werden können. Dies gilt in diesem Falle für die Benutzerregistrierung und die damit verbundenen Berechtigungen. Gleichzeitig soll gezeigt werden, dass mit einer einheitlichen Infrastruktur unterschiedliche Fachanwendungen über neutrale XML-Schnittstellen bedient werden können (in diesem Fall die am weitesten verbreiteten Systeme ›Autista‹ und ›Elvis‹). III. Beschreibung der Ausgangslage A. Definition der kommunalen Aufgabe Die den Standesämtern obliegenden Aufgaben sind Angelegenheiten des Staates, die den Gemeinden zur Erfüllung nach Weisung übertragen worden sind. Die Aufgaben beinhalten u.a. die Beurkundung des Personenstandes. Hierunter ist auch die Beurkundung von Geburten, Eheschließungen und Sterbefällen zu fassen. Mit der Führung der jeweiligen Personenstandsbücher ist neben weiteren Aufgaben die Ausstellung von Personenstandsurkunden (z. B. Abstammungs-, Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden, Geburtsscheinen, Abschriften aus dem Familienbuch) verbunden. Personenstandsgesetz Personenstandsverordnung ■ Dienstanweisung für die Standesbeamten und ihre Aufsichtsbehörden. ■ ■ Aufgrund der Regelungsdichte ergeben sich keine Freiräume für lokale Besonderheiten. C. Beteiligte am Verwaltungsprozess An dem Verwaltungsprozess sind ausschließlich Bürger und Mitarbeiter der Verwaltung beteiligt. D. Beschreibung der EDV-Ausstattung zu Beginn des Projekts Bei der Stadt Paderborn sind grundsätzlich alle Büro-Arbeitsplätze mit vernetzten PCs mit Windows 2000 und dem Office-Produkt incl. Mail ausgestattet. Darüber hinaus kommen in den einzelnen Ämtern und Abteilungen zusätzliche Fachanwendungen zum Einsatz, wie hier im Standesamt die Anwendung ELVIS der Fa. Protext. Die Infrastruktur für das Internet (Internetsegment und Firewall) wird durch das Rechenzentrum GKD Paderborn zur Verfügung gestellt und betreut, in dem die Stadt Paderborn ihre Internet-Server platzieren kann (dazu mehr unter ›IV Realisierungsphase B.1 – geplante technische Umsetzung‹). Im Internet wurden zu Beginn des Projekts im virtuellen Rathaus Informationen über die Dienstleistungen des Standesamtes bereitgestellt. Ein interaktives Angebot bestand nicht. E. Darstellung des Workflow zu Beginn des Projekts Die bisherigen Arbeitsprozesse werden durch die Internet-Lösung beibehalten. Es wird lediglich ein neuer Informations- und Bearbeitungskanal geöffnet. Dieser wird unter ›IV Realisierungsphase B.1 – geplante technische Umsetzung‹ näher beschrieben. F. Fallzahlen B. Rechtliche Rahmenbedingungen und lokale Besonderheiten Folgende Bestimmungen regeln die Arbeit im Personenstandswesen im Detail: Im Bereich des Sachgebietes ›Urkundenstelle‹ werden in einer Woche durchschnittlich ca. 100 – 120 Anträge auf Ausstellung von Personenstandsurkunden (Abstammungs-, Geburts-, Heirats- und Sterbeur31 e-government 240/170 mm(2) 10.07.2003 16:40 Uhr Seite 32 Personenstandswesen kunden, Geburtsscheinen, Abschriften aus dem Familienbuch) entgegengenommen und bearbeitet. Die Stadt Paderborn hat eine Einwohnerzahl (Anfang 2003) von ca. 140.000. Nach Verfügbarkeit dieses Softwarestandes ist die Installation bei der Stadt Paderborn geplant. G. Kostensituation Da die Realisierungsphase bei der Stadt Paderborn für die technische Lösung noch nicht erreicht ist (s.o.), wird hier die derzeitig geplante Infrastruktur dargestellt. Durch den Einsatz der geplanten e-GovernmentAnwendungen im Bereich des Standesamtes ist mittelfristig keine Kostenreduzierung zu erwarten. Daher erfolgt hier auch keine weitere Kostenbetrachtung. IV. Umsetzung des Teilprojekts A. Erstellung eines Sollkonzepts Das gesamte Konzept und die Lösung wurden gemeinsam mit den Städten Olsberg und Lippstadt erarbeitet. Insofern wird auch auf die dort vorliegenden Dokumentationen verwiesen. Da die rechtlichen Rahmenbedingungen im Bereich Personenstandswesen sehr eng gefasst sind, ergeben sich auch keine wesentlichen Abweichungen oder Änderungen in den Arbeitsabläufen bei der Stadt Paderborn. Bundesweit sind zwei führende Hersteller von Lösungen für das Standesamt bekannt: a) Das Produkt ›Autista‹ vom Standesamtsverlag b) Das Produkt ›ElVIS‹ von der Fa. Protext Bei der Stadt Paderborn kommt im Gegensatz zu den Städten Lippstadt und Olsberg die Anwendung ›ElVIS‹ der Fa. Protext zum Einsatz. Mit beiden Firmen wurden Gespräche bezüglich einer Anbindung über ursprünglich nicht vorhandene Schnittstellen aufgenommen. In der Arbeitsgruppe wurde darüber Einigung erzielt, die Anbindung zunächst für das Produkt ›Autista‹ zu realisieren. Bei der Entwicklung der Lösung wurde jedoch bereits auf eine herstellerunabhängige Schnittstellenprogrammierung geachtet, so dass auch eine Anbindung der Anwendung ›ElVIS‹ vorgenommen werden kann. Bei Redaktionsschluss dieser Dokumentation stand die Auslieferung einer Schnittstelle in der Anwendung ›ElVIS‹ durch die Fa. Protext unmittelbar bevor. 32 B. Realisierungsphase 1. Geplante technische Umsetzung Der Antragsteller (Bürger) gibt über ein HTML-Formular, das auf einem II-Server gehostet wird, seine Antragsdaten und Zugangsdaten (z.B. Adresse, Login usw.) ein. Die Daten werden in einer SQL-Datenbank gespeichert. Über Webservices werden die erforderlichen Informationen über die Firewall hinweg über die Business-Logik des MS BizTalk-Servers, der Träger des e-Government Starter Kits ist, weitergereicht und in eine SQL-Datenbank geschrieben. Über eine entsprechende WEB-Anwendung (IIS) kann der Mitarbeiter die eingehenden Anträge auf Urkunden zur Bearbeitung akzeptieren oder ablehnen. Bei einer Ablehnung (z.B. offensichtlich falsche Antragsdaten, ›Spaßdaten‹ usw.) erhält der Antragsteller eine automatisiere Benachrichtigung. Die Steuerung dafür übernimmt der BizTalk-Server. Bei einer Zustimmung zur Bearbeitung werden die Daten über Webservices an den Postkorb der Anwendung Elvis weitergeben (Verzeichnis, in das die XML-Datei geschrieben wird). Aus dieser Anwendung heraus können die Informationen eingelesen und weiterverarbeitet werden. Außerdem erfolgen die Gebührenberechnung im Biz-TalkServer und die Bedienung der Schnittstelle zum Finanzwesen. Gleichzeitig erhält der Antragsteller durch das e-Government Starter Kit einen Gebührenbescheid. Dieser wird in einen speziellen Postkorb für den Antragsteller abgelegt. 2. Schulung von Personal Im Rahmen der Entwicklung der o.g. Services wurden neben den Arbeitskreissitzungen auch verschiedenste Schulungsmaßnahmen und Workshops im Projekt veranlasst. Der bei der Stadt Paderborn für die technische Umsetzung zuständige Mitarbeiter hat die Entwicklung der Anwendung e-government 240/170 mm(2) 10.07.2003 16:40 Uhr Seite 33 Personenstandswesen Backend Frontend internes LAN Genehmigungsanwendung Internet BIZ-TALK SQL-DB IIS E LV I S Webservices Webservice XMLSchnittstelle Mitarbeiter Antragsteller IIS-Server (f. HTML-Dateien) SQL-Datenbank Schnittstelle (f. Datenhaltung / Postkorb) Finanzwesen Firewall Firewall Technische Übersicht Paderborn in Lippstadt durch 5 Tage vor Ort begleitet. Darüber hinaus bietet die Fa. Microsoft einen Lehrgang ›Microsoft e-Government Starter Kit –System Builder Workshop‹ an. Eine Einweisung der Anwender erfolgte bisher nicht, da die Anwendung bei der Stadt Paderborn bisher noch nicht installiert ist. 3. Belange des Datenschutzes Die Belange des Datenschutzes wurden durch Lippstadt geprüft bzw. eine Prüfung veranlasst. Insofern verweise ich hier auf die entsprechende Dokumentation seitens der Stadt Lippstadt. 33