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Prof. Hannes Brachat, Felix Walter
Prof. Hannes Brachat
Felix Walter
Hannes Brachat, Dipl.-Kfm., zeichnete sich schon
früh durch praxisnahe Fachbeiträge sowie mehrere
Buchtitel zu Themen rund um das Autohaus aus.
Seine Tätigkeit als Seminarleiter der Akademie
für Unternehmensführung im Kfz-Gewerbe, Bonn
und an der BFC, Calw, führte 1984 zur Übernahme
der Chefredaktion von AUTOHAUS; zum 1. Januar
1993 wurde Brachat die Herausgeberschaft von
AUTOHAUS übertragen. Hannes Brachat lehrt
an der Hochschule für Wirtschaft und Umwelt
Nürtingen/Geislingen. 2002 wurde er Professor für
Automobilwirtschaft an der Hochschule in Geislingen. Brachat ist ferner als Moderator, Referent
wie Veranstalter von Seminaren, Kongressen und
Fachtagungen der AUTOHAUS-Akademie bekannt.
Geboren am 14.03.1987 in Pforzheim.
Aufgewachsen im elterlichen Autohaus. Nach
erfolgreichem Abitur im Jahr 2006, Studium an
der HfWU Nürtingen/Geislingen. Abschluss zum
Bachelor of Arts mit den Vertiefungsrichtungen
Automobilwirtschaft und Unternehmensführung
im Oktober 2010.
Personalprofi
Stellenbeschreibungen im Autohaus
Stellenbeschreibungen
im Autohaus
1. Auflage 2011
Bestell-Nr. 194
ISBN 978-3-89059-194-0
www.auto-business-shop.de
klar definiert – richtig besetzt
PERSONALPROFI
Stellenbeschreibungen
im Autohaus
klar definiert – richtig besetzt
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Wilfried Wilhelm Anclam, Inhaber der »Autowelt«
(Leipzig-Brehna), einem großen Förderer der Hochschule
für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen-Geislingen,
gewidmet.
© 2011 Springer Automotive Media in der Springer Fachmedien München GmbH,
Aschauer Straße 30, 81549 München
www.auto-business-shop.de
1. Auflage 2011
Stand 06/2011
Lektorat: Sarah Weiß
Herstellung: Silvia Sperling, Markus Tröger
Satz & Layout: Uhl + Massopust, Aalen
Umschlaggestaltung: Bloom Project GmbH, München
Titelbild: © Kzenon I fotolia.com
Druck: Kessler Druck + Medien, Michael-Schäffer-Str. 1, 86399 Bobingen
Springer Fachmedien ist Teil der Fachverlagsgruppe Springer Science+Business Media
Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb
der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und
strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmung und die
Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.
Das Werk ist mit größter Sorgfalt erarbeitet worden. Eine rechtliche Gewähr für die Richtigkeit der
einzelnen Angaben kann jedoch nicht übernommen werden.
Aus Gründen der Lesbarkeit wurde im Folgenden die männliche Form (z. B. Verkäufer) verwendet.
Selbstverständlich sind bei personenbezogenen Aussagen Frauen und Männer gleichermaßen
gemeint.
ISBN 978-3-89059-194-0
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INHALTSVERZEICHNIS
Vorwort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1
7
Der Überbau
...................................................
Grundsätzliche Anmerkungen zum Phänomen Stellenbeschreibung . . . . . . . . .
Aufbau und Vorgehensweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10
10
11
2.1
2.2
2.3
Einige Bemerkungen vorab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Definition Stellenbeschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Vorteile einer Stellenbeschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Nachteile einer Stellenbeschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13
13
14
15
3
Stellenbeschreibungen als Führungsinstrument
.............
Die Stellenbeschreibung im Wellental des betrieblichen Auf und Ab . . . . . . . .
Ziele und Anwendungsmöglichkeiten der Stellenbeschreibung . . . . . . . . . . . . .
Bedeutung und Funktion der Stellenbeschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16
16
17
18
Erstellen einer Stellenbeschreibung (SB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Einleitende Maßnahmen vor der Einführung einer SB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mitwirken des Stelleninhabers bei der Erstellung einer SB . . . . . . . . . . . . . . . .
Aufgaben- und Funktionsbeschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Anforderungsprofil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Betriebliche Rahmenbedingungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
20
20
23
24
25
26
1.1
1.2
2
3.1
3.2
3.3
4
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
5
Umsetzung und Aufbau der Stellenbeschreibung
im Autohaus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1
5.2
5.3
Organigramm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Grundgliederung einer Stellenbeschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Die Vorgehensweise bei der Umsetzung der Stellenbeschreibungen . . . . . . . . .
6
Stellenbeschreibungen für das Autohaus
6.1
6.2
....................
Geschäftsleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Verkaufsleiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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INHALTSVERZEICHNIS
6.3
6.4
6.2.1 Verkaufsassistenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2.2 Verkäufer Neuwagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2.3 Verkäufer Gebrauchtwagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2.4 Verkäufer – Gewerbe (Außendienst) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2.5 Disposition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Serviceleiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3.1 Teile/Zubehör-Leiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3.2 Teile/Zubehör-Verkäufer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3.3 Werkstattleiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3.4 Serviceassistenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3.5 Serviceberater/Service-Verkäufer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3.6 Kfz-Mechaniker/Kfz-Mechatroniker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3.7 Karosseriebauer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kaufmännischer Leiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.4.1 IT-Administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.4.2 Buchhaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.4.3 Sachbearbeiter Personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.4.4 Sachbearbeiter Garantie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
40
42
45
48
51
54
57
60
62
65
68
71
73
75
79
81
83
85
Literaturverzeichnis
...........................................
87
Abkürzungsverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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VORWORT
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Vorwort
Entscheidende Wettbewerbsvorteile gewinnen Sie heute im Automobilgeschäft mit der
Qualität Ihrer Mitarbeiter. In der Tat: Die größten Ertragsreserven unserer Branche liegen in
der optimalen Nutzung personeller Ressourcen. Das Automobil hat eine große Zukunft! Das
Geschäft rund um das Automobil ist nach wie vor von zukunftsträchtiger und dynamischer
Attraktivität und auffallender Vielfalt und Komplexität. Das Branchenmanagement hat die
Daueraufgabe, die Weichen für das sich wandelnde Anforderungsprofil im Autohaus zu
stellen. Maßstab ist das Anspruchsniveau des Kunden. Es wird weiter wachsen, und zwar
umso mehr, je mehr wir es zu befriedigen vermögen. Dies gilt materiell, immateriell, emotional und moralisch. Das ist eine echte Herausforderung.
Die »weichen Faktoren« wie optimaler IT-Einsatz, die virtuelle Internetwelt in ihren vielfältigen Erscheinungsformen, wirtschaftliche Unternehmensführung und Steuerung, das Marketing, echte und wirkungsvolle Kundenbetreuungsqualität sind das »Klavier«, auf dem es
virtuos zu spielen gilt.
© Ievgenia Tikhonova / iStockphoto
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VORWORT
Dem wirtschaftlichen Verkauf sämtlicher automobiler Leistungsträger, vom Fahrzeugverkauf, Neu- wie Gebrauchtwagen, Financial
Services, Teile und Zubehör sowie Service (!)
gehört die Zukunft. Das sollte niemand in
Frage stellen, sondern mit großer Zuversicht
weiter unternehmerisch, sprich innovativ an
der Zukunftsfähigkeit der Branche arbeiten.
Die vergangenen Jahre haben in der Branche
Nur mit einer Messlatte und einem Ziel vor Augen gezeigt, dass das stetig ansteigende Gesamtist es möglich, Spitzenleistungen zu erbringen.
Know-how mit einer kleineren Mitarbeiter(Foto: Stephi – Fotolia.com)
zahl sicher zu stellen ist. Dennoch soll eine
hohe Kundenzufriedenheit gelingen! Da ist
jeder Mitarbeiter im wahrsten Sinne gefordert. Inzwischen überfordert? Wenige Führungsebenen und kurze Entscheidungswege bestimmen dabei die Organisation im Autohaus.
Ebenso klare Ziele, sowohl für das Unternehmen wie für jeden Mitarbeiter. Ziele bilden die
größte Kraftquelle im Menschen. Sie sind die Basis für die gemeinsame Arbeit.
All die genannten Faktoren erfordern partnerschaftliches Verhalten bzw. einen integrativen
Führungsstil. Teamgeist wie die folgenden Teamergebnisse beinhalten ein höheres Maß an
Treffergenauigkeit. Schließlich lautet das Geheimnis positiver Führung: Schaffen Sie Verhaltenssicherheit und stellen Sie klar, was Sie wollen und wie Sie es erledigt haben möchten.
Hierzu möchte Ihnen vorliegendes Buch konkrete Praxishilfen bieten. Wir haben für die
einzelnen Leistungsbereiche im Autohaus die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche im
Detail beschrieben. Das sind Vorschläge! Passen Sie die Vorlagen Ihren jeweiligen betrieblichen Gegebenheiten im Zusammenwirken mit den handelnden Personen an.
Wir treten – trotz aller Vorbehalte – für detaillierte Stellenbeschreibungen ein. Damit sind
für die jeweiligen Stelleninhaber, für die weiteren Mitarbeiter im Umfeld sowie für die
unternehmerischen Entscheidungsträger eindeutige Kompetenzen, eine kontrollierbare
Klarheit und die Grundlage für individuelle Leistungsbeurteilungen geschaffen. Jeder Mitarbeiter braucht das Gefühl, wirklich für etwas »nütze« zu sein. Das wird in der Stellenbeschreibung schriftlich festgehalten und damit bewusst gemacht. Wer Mitarbeiter
befragt, gibt zu erkennen, dass er selbigen schätzt. Wer sich mit seinen Mitarbeitern beschäftigt, mit ihnen kommuniziert, sie um ihre Meinung fragt, zollt ihnen Respekt! Stellenbeschreibungen schaffen zudem die Möglichkeit einem Mitarbeiter aufzuzeigen, wie und
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VORWORT
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wo er noch besser sein könnte. Wo möglicherweise Unter- oder Überforderung vorliegt. So
können die individuellen Stärken eines jeden Mitarbeiters ausgebildet werden und sein
Weiterkommen gezielt gefördert werden. An der Art und Weise, wie die bisherigen Aufgaben erledigt wurden, lässt sich der Erfolg eines Mitarbeiters am besten messen. Sinn macht
jede Arbeit nur, wenn sie Erfolg hat. Schließlich ist die richtige Person am richtigen Platz
die Voraussetzung für dessen Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Die folgenschwersten Managementfehler im Autohaus liegen nach wie vor in personellen Fehlbesetzungen bzw.
werden bei der Einstellung neuer Mitarbeiter »fabriziert«.
Die einführenden Kapitel des Buches geben hierzu grundlegende Hinweise. Der eilige bzw.
vorinformierte Leser kann jedoch sofort zum gewünschten Kapitel übergehen. Möge vorliegendes Buch dazu beitragen, die Effizienz der Prozessabläufe im Interesse aller Beteiligten
zu optimieren. Für Verbesserungsvorschläge bzw. Ergänzungen sind die Autoren dankbar.
ES IST SINNLOS ZU SAGEN:
WIR TUN UNSER BESTES.
ES MUSS DIR GELINGEN DAS ZU TUN,
WAS ERFORDERLICH IST.
Sir Winston Churchill
Mein besonderer Dank ist an Herrn Felix Walter gerichtet, der die Thematik »Stellenbeschreibung im Autohaus« im Rahmen seiner Bachelor-Arbeit an der Hochschule für Wirtschaft und Umwelt in Geislingen bearbeitete und dies mit einem Projekt kombinierte, das
er im elterlichen Autohaus umsetzte.
Iphofen, Mai 2011
Prof. Hannes Brachat
Felix Walter
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6.1 GESCHÄFTSLEITUNG
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VI. Anforderungen
■
■
■
■
■
Kaufmännische Ausbildung, wenn möglich im Kfz-Bereich
Mehrjährige verantwortliche Tätigkeit in einem Kfz-Betrieb (einschlägige verkäuferische
und technische Kenntnisse)
Kenntnisse der üblichen IT-Anwendungen wie z. B. DMS, CRM, MS-Office, Internet
IT-Anwenderkenntnisse der händlerspezifischen Programme
Umfangreiche Kenntnisse im Bereich der Personalführung
VII. Verantwortungs- und Aufgabenbereich
■
■
■
■
■
■
■
■
■
■
■
■
Verantwortung über das gesamte betriebliche Geschehen
Erstellung und Umsetzung von Mission, Vision und Unternehmensstrategie
Umsetzung der Unternehmenszielsetzung und Einhaltung der Führungsgrundsätze
Erwirtschaften angemessener Ergebnisse (Gewinne, Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit, Verkaufs- und Service-Erfolge, Werbeerfolg u. a.)
Verantwortung über das Marktgebiet
Erzielen einer hohen Kundenzufriedenheit
Verantwortung für eine hohe Betreuungs- und Begegnungsqualität
Verantwortung für ein gutes Betriebsklima
Mitarbeiter im Teamgeist führen und deren Eigenverantwortung fördern
Ständige Sicherung und Ausweitung der Ergebnispotentiale durch fortlaufende Investitionen
Integration der IT-Organisation
Aufbau und Förderung der eigenen Handelsmarke (firmenspezifisches Image, Reputation, Öffentlichkeitsarbeit u. a.)
VIII. Aufgaben im Einzelnen
a) Allgemeine Aufgaben
■ Koordination der einzelnen Betriebsabteilungen zu einem Gemsamtkonzept
■ Formulierung von Unternehmenszielen und Strategien
■ Ausbau der Verkaufsorientierung als abteilungsübergreifendes Gesamtheitsdenken
■ Festlegung der Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens
■ Sicherstellung einer optimalen, internen Kommunikation
■ Steuerung des Betriebs durch regelmäßige Abteilungsleiterbesprechungen
■ Abstimmung und Unterzeichnung der Verträge mit dem Hersteller
■ Prägung des Führungsstils im Betrieb
■ Festlegung der täglichen Arbeitszeit im Autohaus bzw. den einzelnen Leistungsbereichen
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6 STELLENBESCHREIBUNGEN IM AUTOHAUS
b) Aufgaben im Verkaufsbereich
■ Festlegung und Einhaltung der Verkaufs- und Preispolitik
■ Formulierung der jährlichen Verkaufsziele
■ Festlegung der Politik für die Neuwagen- und Gebrauchtwagendisposition (Einkaufsplanung im Neuwagenbereich, Zukaufpolitik der Gebrauchtwagen)
■ Festlegung der Finanz-, Leasing- und Versicherungspolitik (Financial Services)
■ Bearbeitung von Versicherungsfragen (Unfall, Berufsgenossenschaft, Haftpflicht, Einbruch, Diebstahl, Beschädigungen u. a.)
c) Aufgaben im Teile-/Zubehörbereich
Festlegung von Richtlinien für den Ein- und Verkauf von Teilen und Zubehör
■ Festlegung der saisonalen Aktionen in Absprache mit dem Serviceleiter und/oder dem
Teile-/Zubehörleiter
■ Kontrolle der Teileversorgungsbereitschaft wie der Wirtschaftlichkeitskennzahlen
(Bestände, Rabatte, Liquiditätsbedarf u. a.)
■
d) Aufgaben im Werkstattbereich
Festlegung der individuellen Preispolitik
■ Freigabe von Nachlässen bei Kulanzfällen und Lösung von gravierenden Kundenbeschwerden
■ Planung von Kundendienst-Aktionen und Aktivitäten in Absprache mit dem Serviceund/oder Werkstattleiter
■ Festlegung der Richtlinien zum Annahme-Prozess
■ Festlegung der Richtlinien für die Telefonakquisitionen
■ Festlegung der Richtlinien für die Betreuungsqualität der Kunden
■ Festlegung von Kundendienst-Qualitätsnormen
■ Festlegung des Ablaufs der Garantieabwicklungen
■ Überprüfung der wirtschaftlichen Steuerungsgrößen (Umsatz, Leistungsgrad, Produktivität, Loyalitätsrate u. a.)
■
e) Aufgaben im Rechnungswesen
Planung/Überwachung von Umsatz, Ertrag, Kosten und Gewinn in sämtlichen Abteilungen
■ Zusammenfügen der Teilplanungen aller Abteilungen zu einem Gesamtplan inklusive
Liquidität, Finanzen, Investitionen, Beschaffung und Personal
■ Prüfung der Geschäftsvorgänge mit dem Fokus auf die Sicherung der absolut und trendmäßig geplanten Erfolgszahlen
■ Kontrolle der Bruttoerträge mit Abweichungs- und Ursachenanalyse und ggf. einleitenden Maßnahmen zum Schwachstellenabbau
■
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6.1 GESCHÄFTSLEITUNG
■
■
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Entscheidung über den Investitions- und Finanzplan
Festlegung der Richtlinien für die Erstellung der Jahressteuererklärung
Festlegung der Richtlinien für die Kreditgewährung und Ausbuchung von Forderungen
Festlegung von Banken und Versicherungen, mit denen Geschäftsbeziehungen gepflegt
werden
f) Aufgaben in der Personalführung und -verantwortung
Festlegung der Personalpolitik des Betriebs
■ Festlegung der Gehalts- und Lohnpolitik des Betriebs
■ Sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter mit dem Unternehmensziel vertraut ist und mit
exakten, klaren Zielvereinbarungen arbeitet
■ Durchführung von Einstellungen und Entlassungen von Mitarbeitern
■ Förderung von Aus-, Weiter- und Fortbildungsmaßnahmen der Mitarbeiter
■ Vorgabe des Führungsstils im Unternehmen
■ Förderung von geeigneten Nachwuchsführungskräften
■ Sicherstellung regelmäßiger Leistungsbeurteilungen aller Mitarbeiter
■ Durchführung regelmäßiger Mitarbeitergespräche mit den entsprechenden Vorgesetzten
■ Führung von Lohnverhandlungen mit den einzelnen Mitarbeitern
■ Sicherstellung eines guten Vertrauens- und Kommunikationsverhältnisses zwischen den
Abteilungen des Betriebes
■ Ermittlung eines wirtschaftlichen Mitarbeiterbedarfs im Unternehmen und die Einleitung erforderlicher Maßnahmen
■ Aufstellung von Arbeitszeitplänen und Urlaubsplänen in Kooperation mit dem Kaufmännischen Leiter
■
g) Aufgaben im Marketing
Festlegung des Werbeetats
■ Festlegung der Marketingstrategie des Betriebes
■ Sicherstellung und Kontrolle des gewünschten Erscheinungsbild des Betriebes in der
Öffentlichkeit
■ Festlegung von Sonderaktionen und Ausstellungen in Absprache mit dem Verkaufsleiter
und dem Serviceleiter
■ Pflege des Firmenimages durch individuelle Kundenkontakte, Kontakte zu Behörden,
Vereinen, Lieferanten, Berufsverbänden, u. a.
■ Durchführung von Marktanalysen in Zusammenarbeit mit den Abteilungsleitern und
Festlegung von Aktivitäten zur besseren Marktdurchdringung
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6 STELLENBESCHREIBUNGEN IM AUTOHAUS
IX. Sonstige Aufgaben
■
Einberufung und Durchführung von Betriebsversammlungen in gleichen Zyklen
X. Besondere Befugnisse
■
■
■
■
■
Ehrung von Jubilaren
Verabschiedung von Mitarbeitern
Erteilung von Prokura ggf. in Absprache mit dem Inhaber/Vorstand
Erteilung von Handlungsvollmachten
Vertretung des Unternehmens im Innen- und Außenverhältnis
XI. Einzelaufträge
Der Geschäftsleitung sind keine Einzelaufträge zuzuordnen.
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