Scannen - Landratsamt Dachau

Landratsamt Dachau
Schulungsunterlagen
Scannen
Grundlagen
© 2009 Landratsamt Dachau, EDV
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Scannen
Inhaltsverzeichnis:
1
Grundlagen ........................................................................................................ 3
1.1
Was ist ein Scanner? ................................................................................... 3
1.2
Wofür braucht man einen Scanner?............................................................. 3
1.3
Was ist scannen? ......................................................................................... 3
1.4
Welche Scanner gibt es? ............................................................................. 3
1.5
Welche Scanformate gibt es? ...................................................................... 4
1.5.1
*.gif........................................................................................................ 4
1.5.2
*.jpeg / *.jpg........................................................................................... 4
1.5.3
*.bmp..................................................................................................... 4
1.5.4
*.tif......................................................................................................... 5
1.5.5
*.png...................................................................................................... 5
1.5.6
*.pdf....................................................................................................... 5
1.5.7
Formate und Dateigrößen ..................................................................... 6
1.6
Scan- und Bildauflösung .............................................................................. 6
1.6.1
Was ist eine Auflösung?........................................................................ 6
1.6.2
Bildgröße und Auflösung....................................................................... 7
1.6.3
Was ist eine Scanauflösung? ................................................................ 7
1.6.4
Beispiele für Scanauflösungen bei Bildern............................................ 8
1.7
Bildgröße beim Fotografieren....................................................................... 8
2
Scannen über den Farbkopierer .....................................................................10
3
Scannen über den Grafikarbeitsplatz .............................................................13
3.1
Bilder einscannen....................................................................................... 14
3.2
Dokumente einscannen.............................................................................. 16
3.2.1
Dokumente scannen ohne Texterkennung ......................................... 16
3.2.2
Dokumente scannen mit Texterkennung............................................. 17
Seite 3
1
Grundlagen
1.1
Was ist ein Scanner?
Scannen
Scanner sind Geräte, mit denen man Bilder, Texte, Codes u.s.w. aufnehmen
kann. Scanner kommt von to scan = genau überprüfen, ansehen.
1.2
Wofür braucht man einen Scanner?
Einen Scanner benötigt man, um Bilder bzw. Dokumente elektronisch zu
erfassen. Dazu werden die Daten digitalisiert, d. h. sie werden in Bildpunkte
(Pixel) zerlegt. Pixelmaße zeigen an, wie groß eine Datei wirklich ist.
1.3
Was ist scannen?
Scannen ist der Vorgang, Daten von einem vorliegenden Objekt abzulesen.
Die erfassten Objekte/ Daten werden anschließend digital angelegt.
1.4
Welche Scanner gibt es?
Es gibt verschiedene Arten von Scannern. Man unterscheidet:
Handscanner:
Das Gerät wird über das Blatt gezogen oder an einem Strichcode gehalten.
Handscanner findet man heute nur noch an Supermarktkassen.
Durchzugsscanner:
Die Vorlage wird durch das Gerät gezogen. Nachteil: Bücher und dickere
Materialien können nicht gescannt werden.
Trommelscanner:
Bei dieser Art, wird das Dokument auf die Trommel des Scanners geheftet
und anschließend wird die Trommel um die Lichteinheit gedreht.
Einzugscanner:
Das Dokument wird unter der Lichteinheit des Scanners durchgezogen. Wenig
Aufwand, schnelle Bearbeitung.
Flachbettscanner:
Das zu scannende Objekt wird auf eine Glasplatte gelegt, eine Stableuchte
fährt entlang und das Objekt wird aufgenommen.
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1.5
Scannen
Welche Scanformate gibt es?
Ein Scanner kann in verschiedenen Dateiformaten speichern. Die wichtigsten
Formate sind:
1.5.1 *.gif
Das *.gif-Format ist ein Grafikformat mit guter verlustfreier Komprimierung für
Bilder mit geringer Farbtiefe (= wenig Farben), wie z.B. Logos, Wappen,
Zeichnungen oder Schwarz-Weiß-Bilder. Dieses Format wird hauptsächlich für
Internetseiten verwendet.
Vorteile:
Es ist möglich, eine Bildfarbe als "transparent" anzuzeigen, bei der der Untergrund auf dem das Bild dargestellt wird durchscheint.
Man kann mehrere Bilder oder Bildteile in einer Datei zu speichern, die in festgelegter zeitlicher Reihenfolge angezeigt werden. Damit kann man einfache
Animationen erstellen.
Nachteile:
Für Fotos praktisch ungeeignet (weil zu wenig Farben dargestellt werden).
1.5.2 *.jpeg / *.jpg
Dieses Format ist vorwiegend für Fotos geeignet. Diese werden möglichst
originalgetreu bei möglichst geringer Dateigröße dargestellt. Lediglich das
optische Erscheinungsbild soll beim Betrachten erhalten bleiben. Durch die
Komprimierung bleiben Informationen wie Helligkeit oder Farbton erhalten.
Vorteile:
Dateien werden sehr klein, für Fotos geeignet.
Nachteile:
Durch die Komprimierung gehen "unwichtige" Bildinhalte verloren, bei jedem
Speichern verringert sich die Qualität. Daher sollten *.jpg-Dateien immer vom
Originalbild gespeichert werden, nicht von einer bereits bestehenden *.jpgDatei.
1.5.3 *.bmp
Das "Bitmap" Format BMP ist ein Standard-Windows-Bildformat. Es wurde
entwickelt, damit das Betriebssystem Windows Bilder möglichst rasch und
unkompliziert darstellen kann.
Vorteile:
Kann von jedem Windows Programm verarbeitet werden, da die Unterstützung bereits im Betriebssystem integriert ist.
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Scannen
Nachteile:
Für alle Anwendungsfälle außer programminterne Bilddarstellung (etwa
Menüleisten oder Dialogboxen) ungeeignet. Dateien werden sehr groß
1.5.4 *.tif
Das *tif.Format dient zum Austausch von Dateien zwischen unterschiedlichen
Programmen und Plattformen.
Vorteile:
*tif.-Dateien können praktisch von jedem gelesen werden. Kann beliebig oft
ohne Qualitätsverlust gespeichert und wieder geladen werden
Nachteile:
Dateien werden extrem groß
1.5.5 *.png
Dieses Format ist ein Grafikformat mit verlustfreier Bildkompression und wird
zunehmend als Alternative für das *.gif-Format im Internet verwendet.
Vorteile:
Es erfolgt eine verlustfreie Komprimierung. Es können wie im *.gif-Format
transparente Bereiche angezeigt werden.
Nachteile:
Wird (noch) nicht von allen Browsern unterstützt. Ältere Programme können
solche Bilder nicht anzeigen.
1.5.6 *.pdf
Das *pdf-Format ist ein plattformübergreifendes Dateiformat für Dokumente.
Mit diesem Format können elektronische Dokumente originalgetreu weitergegeben werden.
Vorteile:
Das Format kann von jedem geöffnet und gelesen werden.
Nachteile:
PDF-Dokumente können mit der kostenlos bereitgestellten Software nur
gelesen, jedoch nicht bearbeitet werden.
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Scannen
1.5.7 Formate und Dateigrößen
Man muss sich vor dem Scannen darüber klar sein, zu welchem Zweck man
das zu scannende Bild/Dokument verwenden möchte.
• Um Bilder/Fotos darzustellen, sollte man *.jpg-Format verwenden, um
möglichst wenig Datenverlust bei verhältnismäßig geringer Dateigröße zu
erzielen.
• Bei Graphiken/Bildern mit wenigen Ausgangsfarben (Wappen, Logos) ist
das *.gif-Format am sinnvollsten.
• Für Schriftstücke/Dokumente sollte auf jeden Fall das *pdf-Format verwendet werden
Vergleich von Speichergrößen der einzelnen
Formate (gleiches Ausgangsbild):
1.6
Scan- und Bildauflösung
1.6.1 Was ist eine Auflösung?
Der Begriff Auflösung wird in der Praxis mehrdeutig und in vielen Bereichen
verwendet, wodurch es zu Missverständnissen kommen kann. Auflösung im
physikalischen Sinn (Bildelemente pro Länge) bezeichnet die Detailgenauigkeit einer Wiedergabe oder Bildabtastung als Maß der Qualität (Pixel per
Inch).
Die Auflösung eines Bildes wird durch die Anzahl der Pixel pro Inch
(1 Inch = 2,54 cm) bestimmt.
1 Pixel ist lediglich definiert als 1 Bildpunkt. Je mehr solche Punkte ein Bild
nun hat (d.h.: je kleiner der Bereich ist, den wir als Pixel definieren), desto
höher ist die Auflösung, wie folgendes Beispiel veranschaulicht:
Eine hohe
Auflösung benötigt
also eine große
Anzahl von Pixeln.
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Scannen
1.6.2 Bildgröße und Auflösung
Die Größe eines Bildes ergibt sich aus der Anzahl der Pixel in horizontaler und
in vertikaler Richtung. Je mehr Pixel ein Bild enthält, desto größer ist es. Die
Pixelgröße ist für die Bildschirmauflösung bereits ein hinreichend aussagekräftiger Wert, da beispielsweise bei der Darstellung in einem Webbrowser ein
Monitorpixel genau einem Bildpixel entspricht (die Darstellungsgröße hängt
hierbei von der aktuellen Monitorauflösung ab). Wenn ein Bild gedruckt
werden soll, bestimmt noch ein weiterer Faktor – die Auflösung -, wie groß das
Bild im Druck erscheint.
Ganz wichtig ist, dass die Bildgröße nicht mit der Darstellungsgröße des
Bildes verwechselt wird. Die Bildgröße (genauer gesagt: die Pixelmenge) steht
in direktem Verhältnis zur Dateigröße. Je mehr Pixel ein Bild enthält, desto
größer ist auch sein Speicherbedarf.
Vergleich von verschiedenen Pixelmaßen und Auflösungen:
Hinweis:
Am Monitor beträgt die Auflösung immer 72 dpi. D.h. Bilder, die nur am Bildschirm angezeigt werden, können mit einer niedrigen Auflösung gespeichert
werden.
1.6.3 Was ist eine Scanauflösung?
Die Scanauflösung ist die Auflösung, die Sie beim Scannen einstellen.
Die Auflösung für die zu scannenden Dokumente sollte mindestens bei
200 * 200 dpi liegen. dpi = Punkt pro Inch. Je höher der angegebene Wert ist,
desto besser ist das Bild. Dokumente, die mit kleinen Schriften bedruckt oder
beschrieben sind oder kleinformatige Bearbeitungskennzeichen enthalten,
sollten mit mindestens 300 * 300 dpi gescannt werden. Farbbilder und Grauwertbilder brauchen weniger Auflösung.
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Scannen
Scannen sollte immer ein guter Kompromiss zwischen Verwendungszweck,
Qualität und Speichergröße sein. Deshalb sollte die Scanauflösung immer so
klein wie möglich und so groß wie nötig sein, denn eine höhere Scanauflösung
bedeutet auch größeren Speicherbedarf.
1.6.4 Beispiele für Scanauflösungen bei Bildern
Scanauflösung für die Bildschirmausgabe
Braucht man ein Bild für den Bildschirm (Internet, Powerpointpräsentation), so
kann man sehr gut über Pixel x Pixel kalkulieren und dabei von einer gebräuchlichen Bildschirmauflösung ausgehen (1024 x 768 Pixel).
Beispiel: Das einzuscannende Bild hat eine Größe von 13 x 9 cm. Mit einer
Scanauflösung von 100 dpi nimmt das Bild etwa ¼ des Monitors ein.
Scanauflösung für die Ausgabe auf einem Drucker
Soll das eingescannte Bild für einen Ausdruck auf einem herkömmlichen Farbdrucker verwendet werden, sind 100 bis 150 dpi ausreichend.
Scanauflösung für die Ausgabe in einer Druckerei
Anders sieht es aus, wenn Sie ein Bild für eine Druckerei einscannen. Hier
sollte ein Bild immer mit 300 dpi bezogen auf die zu druckende Ausgabegröße
eingescannt werden.
1.7
Bildgröße beim Fotografieren
Als Auflösung oder Auflösungsvermögen bezeichnet man in der Fotografie die
Fähigkeit eines Objektivs oder Films, bestimmte kleinste Strukturen noch
wiedergeben zu können. In der Digitalfotografie wird die gerundete Gesamtzahl der Bildpunkte in Megapixel (MP) als Anhaltspunkt für die theoretisch
erreichbare Qualität angegeben.
Je nach dem für welchen Zweck Sie fotografieren möchten, können Sie die
Auflösung ihrer digitalen Kamera einstellen. Falls Sie Bilder schießen und
diese später ausdrucken wollen, sollten Sie u.U. eine hohe Auflösung wählen.
Dies hängt davon ab, mit welcher Größe Sie die Fotos ausdrucken möchten
(für 9×13 cm reicht eine mittlere Auflösung völlig aus). Sobald Sie jedoch
Fotos auf Postergröße ausdrucken möchten, sollten sie in jedem Fall eine
hohe Auflösung wählen.
Beispielsweise kann ein digitales Foto mit 1600 x1200 Pixel in Druckqualität
bis etwa 10 x 13,5 Zentimeter groß sein, das heißt es können Standardabzüge
bis zum Format 9 x 13 Zentimeter in optimaler Qualität gemacht werden. Aber
auch die nächste Standardgröße, also 10 x 15 Zentimeter, ist noch in guter
Qualität möglich.
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Scannen
Vergleich von Dateigrößen und
der Auflösung einer Kamera
(von höchster zu niedrigster
Auflösung):
Vergleich von Bildgröße und Pixelmaßen:
Dateigröße
3.431 KB
1.055 KB
354 KB
94 KB
Pixelmaße
3648 x
2592 x
1280 x
640 x
2736
1944
960
480
Bildmaße in cm
128,69 x 96,52
94,44 x 68,58
45,16 x 33,87
22,58 x 16,93
Auflösung
72 dpi
72 dpi
72 dpi
72 dpi
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2
Scannen
Scannen über den Farbkopierer
Zum Einscannen über den Farbkopierer (RICOH Aficio MP Color 2500), sind
folgende Schritte notwendig:
(1)
Legen Sie Ihr Dokument mit der Schrift nach unten auf die
Glasoberfläche und schließen Sie die Abdeckung. Alternativ
können Sie den automatischen Einzug verwenden.
(2)
Links im Bedienfeld finden Sie verschiedene Funktionstasten,
die bebildert sind. Um zu scannen, drücken Sie die Taste
mit dem Symbol
(3)
Jetzt können Sie Ihre Einstellungen treffen:
Hinweis:
Standardmäßig wird DIN A 4, einseitig in Schwarz-Weiß mit einer Auflösung
von 200 * 200 dpi im pdf-Format gescannt.
Ihnen stehen am linken Monitorrand
verschiedene Menüpunkte zur
Verfügung, über die Sie ggf. die
Standard-Einstellungen verändern
können:
•
Scaneinstellungen
•
Vorlageneinzugstyp
•
Dateiname/-typ
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Scannen
Scaneinstellungen
•
Auf der Registerkarte Scantyp
können Sie von Farbe auf SW
umstellen.
•
Über die Registerkarte Auflösung
haben Sie die Möglichkeit eine
andere Auflösung einzustellen
(falls es sich z.B. um ein Dokument
handelt, das mit kleinen Schriften
bedruckt ist).
•
Registerkarte Scanformat: Hier kann die Größe des zu scannenden
Dokuments eingestellt werden (z.B. DIN A3).
Vorlageneinzugstyp
Hier können Sie ggf. umstellen, falls Sie ein doppelseitig zu scannendes Dokument haben, welches Sie über den automatischen Einzug scannen möchten.
Standardmäßig ist die 1-seitige Vorlage vorgegeben.
Dateiname/ -typ
Falls Sie in einem anderen Format als im voreingestellten PDF-Format
scannen möchten, haben Sie hier die Möglichkeit auf *.tif/*.jpg umzustellen.
(4)
Bestätigen Sie die Einstellungen jeweils mit OK.
(5)
Auswahl des Zielordners
Über die Registerkarte Ordner im Display können Sie auswählen, wohin Ihre
Datei gespeichert werden soll.
•
Einige Fachbereiche haben
eigene Ordner, die auf die entsprechenden Laufwerke
verweisen.
•
Ansonsten können Sie den
Ordner Scanner auswählen und
später über das I-Laufwerk
aufrufen: I:\Scanner
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(6)
(7)
Scannen
Scannen
•
Starten Sie Ihren Scanvorgang, in dem Sie den grünen
Knopf rechts am Bedienfeld drücken.
•
Das Dokument wird gescannt.
Sie werden über das Display aufgefordert, ein weiteres
Dokument zu scannen oder aber die # - Taste zu
drücken, falls der Scanvorgang beendet ist.
Falls Sie in den allgemeinen Scanner-Ordner als Ziel ausgewählt haben,
verschieben Sie das Dokument anschließend bitte in Ihr eigenes Laufwerk.
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Scannen
3 Scannen über den Grafikarbeitsplatz
In der EDV-Stelle (Zi. E02) befindet sich ein Grafikarbeitsplatz mit Scanner. Dieser
Arbeitsplatz kann von jedem Mitarbeiter genutzt werden.
Benutzername:
Kennwort:
scanner
Landrat11
•
Richten Sie Ihre Vorlage auf dem Vorlagenglas des Scanners aus.
•
Zum Scannen starten Sie das Problem über das Icon auf dem
Desktop:
•
Im Programmfenster können Sie
eine Vorauswahl treffen, ob Sie
ein Bild oder ein Dokument
scannen möchten.
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3.1
Scannen
Bilder einscannen
•
Wählen Sie den Dateityp aus
•
Im Feld Scannen an wählen Sie
In Datei speichern
Über die Schaltfläche
wird im nachfolgenden
Dialogfenster der Speicherort
festgelegt
•
Vergeben Sie einen Namen für
die Datei
•
Wählen Sie über Durchsuchen
den Speicherort aus
Hinweis: Eine Speicherung ist
nur im jeweiligen ZSD-Ordner
der Laufwerke möglich.
•
Ändern Sie ggf. über die Schaltfläche
sung falls nötig (siehe Grundlagen ab Seite 3 dieses Scripts)
•
Bestätigen Sie mit OK
noch die Auflö-
Seite 15
Scannen
•
Das Bild wird gescannt
•
In der Vorschau können Sie mit der Maus den
angezeigten Rand und damit Ihren Scanbereich
verändern.
Um die Bildränder genauer zu erkennen, können Sie mit der Lupe das
Bild vergrößern bzw. verkleinern.
Über den Menüpunkt Standard haben Sie Möglichkeit, bei Bedarf das Bild z.B. zu
drehen oder die Helligkeit zu verändern.
•
Wenn die Vorschau Ihren Vorstellungen entspricht, klicken Sie auf die
Schaltfläche Akzeptieren.
(Falls Sie das Bild auf dem Vorlagenglas nochmals neu ausrichten möchten,
wählen Sie Neuer Scan, das Bild wird erneut gescannt.)
•
Je nachdem, ob Sie
weitere Bilder einscannen
möchten, beantworten Sie
nachfolgende Frage mit
der Schaltfläche Ja oder
Nein
Seite 16
3.2
Scannen
Dokumente einscannen
Um ein Dokument zu scannen, haben Sie zwei Möglichkeiten:
1. Das Dokument wird „als Bild“ gescannt
Das eingescannte Dokument kann nachträglich nicht nachbearbeitet bzw. durchsucht werden.
2. Das Dokument wird mit Texterkennung gescannt
Falls Sie gescannte Dokumente nachträglich bearbeiten möchten, können Sie mit
OCR scannen. Dadurch wird Text als solcher erkannt und digitalisiert.
Man muss sich vor dem Scannen darüber klar sein, für welchen Zweck man das zu
scannende Dokument verwenden möchte.
Vergleich von Speichergrößen der einzelnen Formate:
Hinweis: Bei dem Scannen von mehreren Seiten über den Vorlageneinzug werden
die Seiten in eine einzige PDF-Datei gescannt.
3.2.1 Dokumente scannen ohne Texterkennung
¾ Starten Sie das HP Solution Center über das Icon auf dem Desktop
¾ Wählen Sie die Schaltfläche Dokumente
•
Unter Dateityp können Sie das
Format festlegen - im Regelfall
PDF oder PDF (durchsuchbar).
•
Über die Schaltfläche
wird im nachfolgenden Dialogfenster der Speicherort festgelegt
Seite 17
Scannen
Die weiteren Schritte zum Scannen sind identisch mit der Anleitung zum Einscannen
von Bildern (siehe Seite 15 dieses Skripts).
3.2.2 Dokumente scannen mit Texterkennung
¾ Starten Sie das HP Solution Center über das Icon auf dem Desktop
¾ Wählen Sie die Schaltfläche Dokumente
¾ Führen Sie in der HP Scansoftware einen der folgenden Schritte durch:
•
Klicken Sie in der Dropdown-Liste Scannen an auf ein Textverarbeitungsprogramm (z. B. Microsoft Word)
•
Klicken Sie in der Dropdown-Liste Scannen an auf In Datei speichern, und
wählen Sie anschließend einen der folgenden Dateitypen aus
o Rich Text Format (*.rtf)
o PDF (durchsuchbar) (*.pdf)
o Textdatei (*.txt)
o HTML (*.html)
Hinweise:
• In einem durchsuchbaren PDF-Dokument kann Text nicht bearbeitet werden.
Der Text wird in der PDF über die optische Zeichenerkennung (OCR) lediglich
durchsuchbar
• Formatierungen und Grafiken werden nicht übernommen, wenn Sie mit
Texterkennung scannen.
Die weiteren Schritte zum Scannen sind identisch mit der Anleitung zum Einscannen
von Bildern (siehe Seite 15 dieses Skripts).