Beschreibung Office Communicator 2007 Public Version

Office Communicator 2007 –
Einführung Neufunktionen
Last Reviewed:
Product Version:
Author:
October 2007
OCS 2007 RTM
Daniel Jonathan Valik, Microsoft Austria GmbH
Office Communicator 2007 –
Einführung Neufunktionen
Daniel Jonathan Valik
Product Technical Specialist –Unified Communications
MCT, MCTS, MOC, MCSE, MCP, MCSA
Published: October 2007
Applies To: Office Communications Server 2007 RTM
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Table of Contents
Table of Contents ................................................................................................................... 1
1.0
Beschreibung Dokument/Zielgruppe........................................................................ 2
1.1
Vorwort ........................................................................................................................ 3
2.0
Presence Integration ............................................................................................... 4-5
3.0
Instant Messaging ...................................................................................................... 6
4.0
Voice over IP Telefonie und CTI Integration ........................................................... 7-9
5.0
Call Journaling .................................................................................................... 10-11
6.0
Adressbuchsuche ............................................................................................... 12-14
7.0
Feedback & FAQ ....................................................................................................... 15
Office Communications Server 2007 – Unified Communications
1.0 Beschreibung Dokument/Zielgruppe
Dieses Dokument beschreibt die Neufunktionalitäten des Office Communicators 2007 im Bezug auf die
Kommunikationsfunktionalitäten des Produkts im Zusammenhang mit dem Microsoft Office 2003 bzw.
der Office System 2007 Plattform.
In diesem Dokument sind die wichtigsten Funktionalitäten des Microsoft Office Communicators 2007
für Endanwender zusammengefasst. Zielgruppe ist somit der Anwender, dem diese Schulungsunterlage
bzw. Dokumentation die Bedienung der Microsoft Lösung mit den enthaltenen Inhalten und
Abbildungen vereinfachen soll.
Office Communications Server 2007 – Unified Communications
1.1 Vorwort
Office Communications Server 2007
Der Office Communications Server 2007 ist Microsofts neues Produkt im Bereich EchtzeitKommunikation und steht für den nächsten technologischen Schritt, die Kommunikation
zwischen Personen und ebenso Unternehmen einfacher und effizienter zu gestalten. Wie bei fast
allen Microsoft Produkten, verfügt der Office Communications Server 2007 über eine ClientServer Architektur und somit über verschiedenen Clientintegrationen und
Zugriffsmöglichkeiten. Dies bedeutet im engeren Sinne, dass dem Endbenutzer viele
verbesserte und auch neue Möglichkeiten der Kommunikation von seinem Arbeitsplatz möglich
sind. Gemeinsam integriert mit Office 2003 oder bereits Office 2007 bietet der Office
Communications Server 2007 viele Kommunikationsvarianten an, wie etwa die Telefonie aus
jeder Office Anwendung oder die Entgegennahme eingehender Telefongespräche über die
Client-Anwendung, anstatt über das Arbeitsplatztelefon. Die folgende Grafik zeigt die
verschiedenen Clientfunktionen auf, die in den nächsten Seiten dieses Dokuments näher
beschrieben werden.
Office Communications Server 2007 – Unified Communications
2.0 Presence Integration
Presence Integration (Verfügbarkeitsinformationen)
Die Integration der Presence Technologie durch den Office Communicator 2007 ermöglicht
dem Benutzer die effiziente Kommunikation in Form einer sehr relevanten Information, der
Presence- oder auch Verfügbarkeitsinformation.
Presenceintegration bedeutet, dass der Benutzer beispielsweise nicht mehr versucht, den
gewünschten Ansprechpartner mehrmals über das Arbeitsplatztelefon oder per Email vergebens
zu erreichen, sondern in Form einer symbolischen Information im Microsoft Office 2007 oder
in weiteren Applikationen bereits vor der Kontaktaufnahme über dessen Verfügbarkeit
informiert ist.
Diese Verfügbarkeitsinformation ist in jeder Office Anwendung einsehbar, sei es innerhalb
eines Worddokumentes, einer Email im Outlook oder auch dem Microsoft Sharepoint Server
bzw. verschiedenen Web-Anwendungen. Die verschiedenen Farben zeigen die jeweilige
Verfügbarkeit der eigenen Person (Synchronisiert aus dem Outlook Kalender, oder manuelle
Einstellung) und den Gesprächspartnern bzw. Kontakten der Kontaktliste. Folgende Farben sind
wählbar oder werden aus dem Outlook Kalender entsprechend automatisch angezeigt:
Grün zeigt „Verfügbar“ (Available) an.
Rot zeigt „Nicht Verfügbar“ (Busy) an.
Rot durchgestrichen zeigt „Bitte nicht stören“ (Do not distrub) an.
Gelb zeigt „Bald wieder Verfügbar“ (Be right back) an.
Gelb kann auch „Nicht am Arbeitsplatz“ (Away) anzeigen.
Office Communications Server 2007 – Unified Communications
Die folgenden Abbildungen zeigen die Presenceintegration innerhalb verschiedener Microsoft
Office Anwendungen.
Daniel Valik ist beschäftigt (Bild oben)
Thomas Laciano ist verfügbar (Bild unten)
Office Communications Server 2007 – Unified Communications
3.0 Instant Messaging
Instant Messaging
Der Office Communicator 2007 gibt dem Benutzer die Möglichkeit, neben Telefon- und
Videogesprächen ebenso textbasierend kommunizieren zu können. Diese Möglichkeit ist unter
dem technischen Begriff „Instant Messaging“ zu verstehen. Doch wann wird diese Funktion
heute neben den vielen neuen Möglichkeiten angewendet?
Eine Instant Message zu verfassen, also den Gesprächspartner ähnlich wie bei anderen
Produkten (AOL, YAHOO, LIVE-MSN Messenger) mittels einer Textnachricht zu kontaktieren,
wird in der Businesswelt ebenso gerne verwendet. Gerade wenn einer der beiden
kommunizierenden Personen sich in einem Meeting befindet, kann auf diese
Kommunikationsvariante sehr effizient zurückgegriffen werden, um beispielsweise rasch
Informationen oder sogar Daten (Dokumente, etc.) auszutauschen. Wie auf den unten
angeführten Abbildungen wird der Benutzer bei einer eingehenden Nachricht links unten am
Bildschirmrand verständigt und kann (Bild rechte Ecke) wiederrum ebenso aus jeder Email oder
Applikation einem Kontakt mittels Instant Message antworten.
Office Communications Server 2007 – Unified Communications
4.0 Voice over IP Telefonie und CTI Integration
Voice over IP Telephony und CTI (Computer Telephony Integration) Integration
Neben der Kommunikationsmöglichkeit mittels Instant Messaging und der Presenceintegration
(Verfügbarkeitsinformation) ermöglicht der Office Communicator 2007 ebenso die Telefonie
aus jeder Microsoft Office 2003 und 2007 Anwendung. Telefonie bedeutet im engeren Sinne,
die Wahl von Rufnummern aus dem Office Communicatiors 2007 bzw. aus den Globalen und
Persönlichen Outlook Adressbuch, jedoch auch die Annahme von Eingehenden
Telefongesprächen mittels des Office Communicatiors 2007. Um nun ein ausgehendes
Gespräch zu initialisieren, gibt es mehrere Möglichkeiten. Die Erste Variante ist den
Communicator zu öffnen (Doppelklick auf das Communicator Symbol in der Taskleiste) und
einen Kontakt aus der Liste zu wählen. Neben dem Namen des Gesprächspartners erscheint ein
kleiner Telefonhörer, mit dem man die entsprechende Rufnummer aus dem Adressbuch wählen
kann (siehe Abbildung).
Danach kann die entsprechende Rufnummer mit einem Mausklick (Linke Maustaste) bestätigt
werden und die Verbindung zum Gesprächspartner über die stationäre Telefonanlage und dem
synchron (Converged) funktionierenden Arbeitsplatztelefon wird hergestellt. Sie können nun
bequem über ein Headset (Mikrofon und Lautsprecher) oder über das stationäre
Arbeitsplatztelefon das Telefongespräch führen.
Office Communications Server 2007 – Unified Communications
Eine weitere Möglichkeit besteht die Rufnummer in der Suchleiste einzutippen und mit der
„Enter“ Taste zu bestätigen. Der Wählvorgang wiederholt sich und es kann wiederum mit dem
Headset oder dem Arbeitsplatztelefon das Gespräch geführt werden. (siehe Abbildung unten)
Bei einem eingehenden Telefonat wird der Benutzer über ein Callfenster (oder auch
Anruffenster) im linken unteren Bildschirmrand verständigt. Das Telefonat kann somit mit
diesem Verständigungsfenster (Call Notification) entgegengenommen werden und mit dem
Headset oder dem Arbeitsplatztelefonapparat geführt werden.
Ebenso können interne Benutzer (innerhalb des Unternehmensnetzwerks) zu anderen internen
Benutzern mittels VoIP (Voice over Internet) Gespräche von einem Arbeitsplatzcomputer zum
anderen führen. Dies funktioniert einerseits über eine Audioverbindung von PC zu PC, kann
jedoch wahlweise auch mittels einer PC-Webcam auf Videogespräche erweitert werden. Um
diese Funktionen zu nutzen, kann einfach per „rechten Mausklick“ auf die jeweiligen
Bedienungselemente im Office Communicator 2007 die entsprechende Person kontaktiert
werden. (siehe Abbildung nächste Seite)
Office Communications Server 2007 – Unified Communications
*Dieses Fenster erscheint per Doppelklick auf einem Kontakt;
Office Communications Server 2007 – Unified Communications
5.0 Call Journaling
Call Journaling
Die Telefonintegration des Office Communicators 2007 bietet wohl neben den
Kommunikationsvarianten Instant Messaging, Audio und Video Kommunikation eine
gewohnte, jedoch stark vereinfachte und verbesserte Kommunikationsmöglichkeit. Da ein- und
ausgehende Telefongespräche, besonders Anrufe in Abwesenheit innerhalb der Office
Anwendung Microsoft Outlook 2003/2007 ersichtlich sein müssen, besitzt der Office
Communicator 2007 eine „Journal“ bzw. Call Detail Recording Funktion. Dieses Feature
ermöglicht die Einsicht in alle Ein- und Ausgehenden, bzw. Verpassten Anrufe mittels der
Standard Outlook Ansichten.
Um diese Informationen einzusehen, öffnen Sie bitte Ihr Microsoft Outlook und klicken je nach
Version (bei Office 2003) auf den Posteingang (oder Inbox) bzw. bei Outlook 2007 auf die
entsprechenden Search Folders (Such Ordner) innerhalb Ihrer Mailbox. Die Anrufjournale sind
mit einem Symbol versehen, um diese Nachrichten neben den Email und Kalenderdaten besser
erkennen zu können. Auf den folgenden Abbildungen sehen Sie die Outlook 2007 Searchfolder
und ein Anrufjournal unter der aktuellen Microsoft Office (Outlook) 2007 Version. Bei
Microsoft Office 2003 entnehmen Sie diese Informationen direkt aus der Inbox (Posteingang)
bzw. aus den Sent Items (Gesendete Objekte).
Office Communications Server 2007 – Unified Communications
Office Communications Server 2007 – Unified Communications
6.0 Adressbuchsuche
Adressbuchsuche
Die Adressbuchsuche hilft Ihnen die Kontakte in Ihrem globalen Firmenadressbuch bzw. in
Ihren persönlichen Outlook Kontakten zu finden und mit den oben angeführten
Kommunikationstechnologien zu kontaktieren. Um einen Kontakt beispielsweise per Telefon
über den Microsoft Office Communicator 2007 zu erreichen, gehen Sie wie folgt vor:
1) Öffnen Sie den MOC 2007 (Microsoft Office Communictor 2007)
2) Klicken Sie in das Suchfeld (Leiste unter der „grünen“ Presence Anzeige) und geben Sie
die zu suchende Person ein. Nachdem alle Adressbücher nach der Person durchsucht
wurden und diese Person im Ergebnisfenster gefunden wurde, können Sie die
Kommunikationsfunktionen per „rechten Mausklick“ auf den Kontakt nutzen
(Telefongespräch, VoIP Communicator Call Audio & Video, Instant Messaging, etc.)
Office Communications Server 2007 – Unified Communications
Eine weitere Möglichkeit Personen einfach über die enthaltenen Funktionen zu kontaktieren, ist
Ihr Microsoft Outlook zu öffnen und im Adressbuchfeld die entsprechende Person einzugeben.
(siehe Bild unten)
Nachdem die Person über die Suche gefunden wurde und das Ergebnis auf dem Bildschirm
sichtbar ist, können Sie wiederum die enthaltenen Office Communicator 2007 Funktionen
nutzen, um eine Konversation mit der gesuchten Person zu starten. (siehe Bild unten)
Office Communications Server 2007 – Unified Communications
Office Communications Server 2007 – Unified Communications
7.0 Feedback & FAQ
Feedback & FAQ
Die in diesem Dokument zusammengefassten Neuheiten des Office Communications Server
2007 sollen Ihnen einen kompakten Überblick über die Nutzung der Hauptfunktionen geben.
Die Integration des Office Communicators 2007 kann natürlich in jedem Kundennetzwerk bzw.
von Unternehmen zu Unternehmen aufgrund der darin zugrundeliegenden AnwendungsBerechtigungen unterschiedlich sein. Die in diesem Dokument enthaltenen
Kommunikationsvarianten unterliegen somit dem Design und der „Freischaltung“ durch die
Unternehmensadministration (IT Abteilung) und sind nur mit der entsprechenden Berechtigung
durch den Endbenutzer aufrufbar bzw. nutzbar.
Sollten Sie weitere Dokumente und Beschreibungen zum Thema Microsoft Office
Communications Server 2007 oder Exchange Server 2007 beziehen wollen, stehen Ihnen diese
Inhalte unter www.microsoft.com/uc zur Verfügung.
Sollten Sie zu diesem Whitepaper Feedback übermitteln wollen, bitte dieses an die folgende
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