Skript zu PowerPoint 2010 - oerttel.net Kommunikation

Transcrição

PowerPoint 2010
Basiskurs
Burkhard Oerttel
Oktober 2014
1
PowerPoint – Erste Schritte .................. 4
7
Vektorgrafik zeichnen ......................... 44
1.1
Arbeitsoberfläche .............................................. 4
7.1
Die Formen-Auswahl...................................... 44
1.2
Kontextmenüs ...................................................10
7.2
Linien und Pfeile zeichnen ........................... 44
1.3
Aufgabenbereiche ...........................................10
7.3
Flächen (Formen) zeichnen .......................... 45
1.4
Ansichten ............................................................10
7.4
1.5
Präsentationen und Folien ...........................11
Linienzüge, Polygone und Kurven
zeichnen.............................................................. 45
7.5
Formen ändern ................................................. 46
7.6
Gruppieren ......................................................... 48
7.7
Objekte ausrichten .......................................... 49
2
Präsentation einrichten ...................... 14
2.1
Vorlagen benutzen..........................................14
2.2
Folien-Hintergrund gestalten .....................16
2.3
Folienmaster ......................................................16
3
8
Folien und Objekte organisieren ....... 18
3.1
Folienmanagement .........................................18
3.2
Objekte auf der Folie organisieren ...........19
3.3
Objekt-Stapel ....................................................22
4
Textfolien ............................................. 23
Animation von Objekten auf der Folie
............................................................... 52
8.1
Animation zuweisen und ändern .............. 52
8.2
Animationsauslöser ........................................ 53
8.3
Der Animationsbereich: Regiezentrum für
Animationen...................................................... 53
8.4
Animationen auf andere Objekte
übertragen ......................................................... 55
4.1
Textfolie anlegen .............................................23
4.2
Texteingabe-Spezialitäten............................23
8.5
Animationsreihenfolge .................................. 56
4.3
Text aus anderen Quellen übernehmen .24
8.6
Eingangs- und Ausgangsanimationen .... 56
4.4
Text strukturieren ............................................26
4.5
Organigramme und Ablaufpläne ..............27
9.1
Mehr oder weniger starke Effekte ............ 58
Diagrammfolien .................................. 29
9.2
Übergangsrichtung ......................................... 59
5.2
Vorhandenes Diagramm aus Excel
importieren ........................................................30
9.3
Übergangsgeschwindigkeit ......................... 59
5.3
Diagramm-Daten übernehmen ..................31
5.4
Daten und Benennungen ergänzen .........32
5.5
Diagrammelemente formatieren ...............34
5.6
Diagrammlayout auswählen ........................35
5.7
Diagramm bewegen .......................................36
5.8
Diagramm beschriften ...................................36
5
6
Bilder, Fotos, Illustrationen ................ 38
6.1
Einzelbilder .........................................................38
6.2
Die Bildtools.......................................................39
6.3
Speicherbedarf von Bildern reduzieren ..42
9
Folienübergänge.................................. 58
10
Drucksachen ......................................... 60
10.1 Aus PowerPoint heraus drucken................ 60
10.2 Moderationskärtchen drucken ................... 61
10.3 Dokumentation für das Publikum ............. 62
10.4 Graustufendruck und Schwarzweiß .......... 62
11
Computer-Präsentation vorführen .... 64
11.1 Notebook und Beamer verbinden ............ 64
11.2 Präsentation starten ....................................... 65
11.3 Präsentation steuern ...................................... 65
11.4 Präsentation unterbrechen .......................... 67
© 2014 Burkhard Oerttel
Jede Vervielfältigung, auch von Auszügen, bedarf der ausdrücklichen Einwilligung des Verfassers.
Vorab
PowerPoint 2010 ist ein Programm zum Präsentieren, enthält
aber auch sehr leistungsstarke Funktionen zum Erstellen von
Geschäftsgrafik und Illustrationen. Dieser Kurs und dieses
Script sollen einen ersten Einstieg in die vielseitigen Fähigkeiten des Programms bieten.
Gut gestaltete Folien allein machen noch keinen guten Vortrag. Ergänzend zu diesem Kurs sei deshalb auf den Kurs
»Grundlagen der Präsentation und Visualisierung« an der
VAk Berlin hingewiesen, in dem es um die Vorbereitung, die
Themenfindung, die Visualisierung und um den Faktor
Mensch beim Präsentieren geht;
nächster Termin: 16. bis 17. Juni 2015.
Zu diesem Script
Der einfachen und schnell erfassbaren Darstellung zuliebe sind die Wege zu den Funktionen wie folgt dargestellt:
KAPITÄLCHENSCHRIFT
kennzeichnet mit der linken Maustaste anzuklickende Register und Schaltflächen.
Kursivschrift
gibt Orientierungshilfen, in welcher Funktionsgruppe der aktuellen Registerkarte die nachfolgende Schaltfläche zu finden ist.


trennt zwei aufeinanderfolgende Mausklicks in einer Befehlsfolge.

steht für einen Klick mit der rechten Maustaste auf das beschriebene Objekt
mit nachfolgendem Rechtsklick auf die angegebene Schaltfläche(nfolge) im
Kontextmenü.

steht für einen Doppelklick mit der linken Maustaste.
 Tastensymbole,
z.B. S+z
kennzeichnen die Verwendung von Tastenkombinationen als schnellere Alternative zur Bedienung mit der Maus im Menüband oder Kontextmenü.
steht für einen Klick mit der linken Maustaste (wird nur in besonderen Fällen
verwandt, sonst gilt in den Befehlsfolgen ohnehin der Linksklick auf die mit
Kapitälchen genannten Funktionen).
1 PowerPoint – Erste Schritte
Es gibt mehrere Wege, um das Programm PowerPoint aufzurufen.
Start via Startmenü
Für PowerPoint wird bei der Installation ein Aufruf über
WINDOWS-STARTMENÜALLE PROGRAMMEMICROSOFT OFFICEMICROSOFT POWERPOINT 2010
eingerichtet.
Start über Datei
Ein Klick im Explorer auf eine PowerPoint-Datei startet PowerPoint und öffnet die Datei.
Abhängig von der Art der Datei wird PowerPoint in unterschiedlichen Modi gestartet:
 Präsentationen mit der Endung .PPS oder .PPSX starten direkt im Präsentationsmodus.
 Alle anderen PowerPoint-Dateien starten im Bearbeitungsmodus.
Wollen Sie eine Datei mit der Endung .PPS oder .PPSX bearbeiten und nicht nur vorführen, starten Sie
PowerPoint und öffnen Sie die Datei dann mit DATEIÖFFNEN.
PowerPoint 2010 kann die Dateien der Vorversionen öffnen und arbeitet dann im so genannten Kompatibilitätsmodus. Im Kompatibilitätsmodus bearbeitete Dateien werden wieder im alten Dateiformat abgespeichert
oder auf Wunsch ins neue Format umgewandelt.
DATEIINFORMATIONKONVERTIEREN oder DATEISPEICHERN UNTERDateityp: POWERPOINT-PRÄSENTATION
(*.PPTX)
Sie können PowerPoint 2010 umgekehrt auch zwingen, eine Datei des neuen Formats im alten Format zu
speichern:
DATEISPEICHERN UNTERPOWERPOINT 97-2003-FORMAT (*.PPT)
Mit dieser Speichervariante gehen etliche Features der Version 2010 verloren, selbst solche, die von den
Vorversionen mit Tricks noch verarbeitet werden könnten. Eine Systemmeldung warnt mit folienbezogenen
Hinweisen.
1.1
Arbeitsoberfläche
Abbildung 1-1: Die Arbeitsfläche
von PowerPoint 2010
Im Zentrum des PowerPoint-Fensters steht die Arbeitsfläche mit der eigentlichen »Folie«. Der graue Bereich
darum wird bei Projektion und Druck nicht angezeigt. Überkragende Folienelemente werden also rigoros
abgeschnitten.
PowerPoint – Erste Schritte
1.1.1
Das Menüband
Beherrschendes Bedienelement am oberen Bildschirmrand ist das Menüband, eine Mischung aus Menüs und
Symbolleisten, die sich beständig der aktuellen Arbeitssituation »kontextsensitiv« anpasst.
Abbildung 1-2: Aufbau des Menübandes
Sie ist in über Registertabs ansteuerbare Registerkarten gegliedert. Es gibt ständig präsente und »Hauptregisterkarten« und bei Bedarf vom Programm zusätzlich eingeblendete »Tool-Registerkarten«. Sobald Sie ein
Element auf der Folie markieren, ggf. darauf doppelklicken, werden die dafür benötigten Tool-Registertabs
eingeblendet.
Das Menüband, das den Bereich für die Foliendarstellung stark einengt, lässt sich bis auf die Registertabs
ausblenden.
Menüband ausblenden
Menüband wieder einblenden

beliebigen Registertab (verschwindet wieder)

beliebigen Registertab
beliebigen Registertab (dauerhaft wieder einblenden)

im Menüband: MENÜBAND MINIMIEREN
in Schnellzugriffsleiste: Option MENÜBAND MINIMIEREN
deaktivieren

S+!
S+!
Tabelle 1.1: Funktionen für die Organisation des Menübandes
Bei gering auflösenden Monitoren ist die Darstellung kommt es im Menüband zu Einsparungen:
 Beschriftungen von Schaltflächen werden weggelassen; die verbale Bezeichnung sehen Sie nur in einem
Quickhelp, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf der Schaltfläche verweilen.
 Funktionsgruppen (untere Registerleiste) werden zu einer Schaltfläche umgewandelt; es bedarf dann eines
zusätzlichen Klicks auf die Gruppen-Schaltfläche, um zu den darunter verborgenen Funktionen des Bereichs zu gelangen. Sie bekommen daraufhin den kompletten Bereich einschließlich Schaltfläche  für die
Dialoge als Fenster eingeblendet.
1.1.2
Register, Registertabs, Registerkarten
Register sind Ordnungsmittel in den Dialogen und Registerkarten der Office-Programme. Wie in einem Karteikasten werden verschiedene Inhalte innerhalb eines Dialogfensters untergebracht, ohne das Fenster zu
überladen.
5
Der Begriff Register ist auf verschiedene Bedienelemente anwendbar.
Abbildung 1-3: Dialoge in neuer (links) und alter (rechts) Gestaltung
In Dialogen kann das Auswählen einzelner Optionen  bewirken, dass zu dieser Option gehörige Dialogelemente eingeblendet werden – eine weitere Konvention an die kontextorientierte Benutzerführung.
1.1.3
Der Backstagebereich
Das Register DATEI erscheint nicht in Bandform, sondern formatfüllend mit am linken Rand senkrecht angeordneter Funktionen- und Bereichsauswahl, dem so genannten Backstagebereich.
Hier sind die klassischen Funktionen eines Dateimenüs untergebracht, um Dateien zu öffnen und zu speichern.
1.1.4
Schnellzugriffsleiste
Oberhalb des Menübandes finden Sie in der linken Ecke neben dem PowerPoint-Symbol die Schnellzugriffsleiste mit lieferseitig nur sehr wenigen Funktionen.
Öffnen Sie das Konfigurationsmenü mit , können Sie weitere Funktionen durch Anklicken aktivieren oder
deaktivieren.
Die Reihenfolge der Schaltflächen in der Schnellzugriffsleiste richtet sich nach der Reihenfolge des Aktivierens. In WEITERE BEFEHLE können Sie die Reihenfolge frei festlegen und über die direkte Auswahl hinausgehend
beliebige Funktionen »nachladen«.
6
1.1.5
Formatieren
Formatieren bezeichnet jede Veränderung der Eigenschaften eines Textes, eines Elements, einer Folie.
Für fast alle Folienelemente gibt es
Format-Dialoge, in denen eine Vielzahl von Einstellmöglichkeiten zusammengefasst sind.
Format-Dialog aufrufen
Der Weg zu diesem Dialog ist für alle
Arten von Elementen identisch:
Folienelement-ToolsFORMAT Formenarten oder  Folienelement formatieren
(Folienelement steht hier für den Typ
des jeweiligen Folienelements, also
z. B. Bild, Form, Tabelle etc.)
Abbildung 1-4: Wege durch Menüs und Dialoge
Innerhalb der Dialoge und Registerkarten gibt es Schaltflächen zum Aufruf von Funktionen oder Auswahlmöglichkeiten; die Funktion oder der Aufruf wird ausgelöst, indem Sie den Mauszeiger auf die Schaltfläche
bringen – die Schaltfläche leuchtet beim Berühren mit dem Mauszeiger auf – und mit der linken Maustaste
darauf klicken.
1.1.6
Formatierungen übertragen
Formatierungen lassen sich von einem Objekt auf ein anderes übertragen – ausgenommen die Abmessungen.
Dazu benutzen Sie am einfachsten den »Formatpinsel«:
1. Markieren Sie das formatierte Element, indem Sie es anklicken.
2. STARTZwischenablage FORMAT ÜBERTRAGEN
oder
 auf das formatierte ElementMinisymbolleiste 
Der Mauszeiger nimmt das Symbol  an.
2.  auf das zu formatierende Element
Ein Doppelklick auf  bewirkt, dass Sie anschließend nacheinander beliebig viele Objekte anklicken und
formatieren können, bis Sie die Schaltfläche  erneut anklicken oder E drücken.
Falls Sie lieber Tastenkombinationen verwenden, können Sie anstelle des Formatpinsels zwei Shortcuts einsetzen:
2. Markieren Sie das formatierte Element, indem Sie es anklicken.
2. S+H+c
3. Markieren Sie das zu formatierende Element, indem Sie es anklicken.
4. S+H+v
5. Die Formatierung bleibt bei der Tastenmethode so lange gespeichert, bis Sie durch erneutes Verwenden
von S+H+c oder Aktivieren des Formatpinsels überschrieben wird.
7
Hinweis
Nur die grafischen Eigenschaften werden damit übertragen; Animationen können nur mit dem Werkzeug
ANIMATION ÜBERTRAGEN in der Hauptregisterkarte ANIMATIONEN auf ein anderes Objekt kopiert werden.
1.1.7
Ausführliche Funktionen-Dialoge öffnen
Die in den Registerkarten des Menübandes angezeigten Einstellungen sind aus Platzgründen häufig nicht
abschließend. Am rechten Ende der unteren Registerbeschriftungen finden Sie das Symbol , mit dem Sie
den ausführlichen, objektbezogenen »Format-Dialog« öffnen. (Im offiziellen Sprachgebrauch von Microsoft
werden die Dialoge »Dialogfelder« genannt, was aber unzutreffend ist, weil die Dialoge den Rahmen für andere Felder bilden.)
Ein häufig anzutreffender Feldtyp in Dialogen ist das Eingabefeld. Hier lassen sich Werte direkt durch Anklicken und Tippen per Tastatur eingeben oder mit vorbereiteten Schaltflächen in Abstufungen verändern.
Maßeinheiten
Für Längenangaben verwendet PowerPoint sowohl metrische
Werte als auch das Typographiemaß Punkt (pt).
1 pt = 1/72 Zoll = 0,3528 mm
72 pt = 1 Zoll = 2,54 cm
Wenn Sie nun ein metrisches Maß eingeben möchten, das Feld jedoch in pt anzeigt, müssen Sie nicht umrechnen. PowerPoint rechnet metrische Eingaben in pt um. Sie müssen natürlich mm oder cm hinter den Wert
schreiben! PowerPoint versteht als Maßeinheiten pt, Zoll, ", cm und mm.
Wichtig
Eingegebene Zahlen werden nur auf eine Dezimalstelle genau in die Umrechnung einbezogen. Alle weiteren
Dezimalstellen ignoriert PowerPoint beim Umrechnen.
1.1.8
Schaltflächen
Ein Mausklick (linke Maustaste) auf eine Schaltfläche (Icon) löst die zugehörige Funktion aus, aber:




Enthält eine Schaltfläche das Dreieck , wird sie nicht direkt wirksam, sondern klappt ein Untermenü auf.
Geteilte Schaltflächen, z. B. , lösen beim Klick auf das Symbol eine Standard-Funktion oder die zuletzt
gewählte Einstellung aus, ein Klick auf  klappt ein Untermenü auf.
Die Schaltfläche zum Aufklappen einer Auswahlliste  dient in einigen Bereichen auch als Ersatz für das
Kontextmenü.
Mit  blättern Sie in einem Katalog; mit  öffnen Sie den kompletten Katalog.
1.1.9
Farbwahl in PowerPoint
Zu den Formatierungsaufgaben gehört immer auch die Farbwahl, die für jedwede Art von Elementen überall
gleich ist. In den einschlägigen Registerkarten, Aufgabenbereichen und Dialogen begegnen Ihnen immer
wieder diese Symbole:
Werkzeuge für Formen:
Werkzeuge für Text:
Diese Schaltflächen öffnen die primäre Farbwahl mit den zehn Designfarben und deren Abstufungspaletten,
darunter zehn Standardfarben, darunter wiederum eine Liste der zehn zuletzt verwendeten Farben.
Diese Farbauswahl ist an die Live-Vorschau angeschlossen: Beim bloßen Darüberfahren mit dem Mauszeiger
sehen Sie bereits, wie das markierte Objekt eingefärbt werden wird. Ein Klick auf die Farb-Schaltfläche färbt
das Objekt ein.
8
Ein Klick auf WEITERE FÜLLFARBEN öffnet Ihnen ein größeres Farbangebot, zunächst mit einer wabenförmigen
Auswahl. Im Register BENUTZERDEFINIERT lassen sich Farben auch korrekt als RGB- oder HSL-Wert einstellen.
Hier wird die Färbung ohne Vorschau erst mit dem Klick auf  oder Ü auf das Objekt übertragen.
Die zuletzt mit WEITERE FÜLLFARBEN gewählte Farbe wird in die Liste der zuletzt verwendeten Farben eingestellt,
damit Sie dort immer die zehn zuletzt benutzten Farben zur Verfügung haben.
Abbildung 1-5: Werkzeuge zur Färbung
Für Flächenfüllungen stehen darüber hinaus Farbverläufe, Bild- und Musterfüllungen zur Verfügung,
Abbildung 1-6: Unterschiedliche Werkzeuge zur Flächenfüllung
Linien- und Konturfarben lassen sich nur einfarbig oder als Farbverlauf einfärben, eine Musterfüllung gibt es
dafür nicht.
9
1.2
Kontextmenüs
Die Kontextmenüs funktionieren wie in den
Vorversionen. Ein Rechtsklick auf ein beliebiges
Objekt auf der Folie öffnet ein Menü mit den
wichtigsten und am häufigsten benötigten Befehlen für dieses Objekt. In nahezu jedem Kontextmenü finden Sie einen Befehl (Objektname) FORMATIEREN … Dieser Befehl ruft einen
Dialog auf, in dem Sie die wichtigsten Funktionen zur Bearbeitung und Gestaltung des markierten Objekts finden.
Eine zusätzliche Hilfe im Stil der Kontextmenüs
bietet die Minisymbolleiste, die beim Rechtsklick auf Text oder Text enthaltende Container
zusätzlich zum Kontextmenü eingeblendet wird
und die wichtigsten Formatierungsbefehle unmittelbar bereitstellt.
Abbildung 1-7: Kontextmenü und Minisymbolleiste
nur Minisymbolleiste anzeigen:  auf markierten Text
Minisymbolleiste und Kontextmenü:  auf markierten Text
Minisymbolleiste aktivieren/deaktivieren:
DATEIOPTIONENALLGEMEINOption MINISYMBOLLEISTE FÜR DIE AUSWAHL ANZEIGEN
1.3
Aufgabenbereiche
Aufgabenbereiche sind Zusammenstellungen von Funktionen, mit denen bestimmte Arbeitsabläufe systematisiert werden. Die Aufgabenbereiche werden im Kontext mit bestimmten Funktionen vom System eingeblendet.
Mit einem Klick auf  lässt sich jeder Aufgabenbereich wieder schließen. Da Aufgabenbereiche vom System
nicht geschlossen werden, kann es vorkommen, dass mehrere Aufgabenbereiche nebeneinander angezeigt
werden. Die Foliendarstellung wird dabei geschrumpft.
1.4
Ansichten
In der Registerkarte ANSICHT bietet diverse spezielle Ansichten für das PowerPoint-Fenster zur Auswahl, auf
die in den Fachkapiteln eingegangen wird.
Abbildung 1-8: Ansichts-Varianten
1.4.1
Die Livevorschau
Beim bloßen Berühren einer Schaltfläche mit dem Mauszeiger wird das Ergebnis sofort als Vorschau für das
Element angezeigt. Auf das Element angewandt wird ein Effekt erst, wenn Sie die zugehörige Schaltfläche
anklicken.
10
Wichtig
Die Livevorschau funktioniert nicht durchgängig. Etliche Funktionen in den Dialogen und Einstellboxen sind
noch nicht an den neuen Standard angepasst worden. Sie erkennen diese »Altlasten« an der abweichenden,
der alten Norm entsprechenden Darstellung und der -Schaltfläche.
Livevorschau aktivieren/deaktivieren
DATEIOPTIONENALLGEMEINOption LIVEVORSCHAU AKTIVIEREN
1.4.2
Ansichtsgröße der Folie
Um bei geringeren Auflösungen feine Details auf der Folie erkennen und bearbeiten zu können, gibt es unten
rechts die Zoom-Funktion für das Arbeitsfenster.
Abbildung 1-9: Zoom-Einsteller
Wollen Sie zurück zur Darstellung der ganzen Folie im größtmöglichen Format, klicken Sie auf die Schaltfläche
FOLIE AN DAS AKTUELLE FENSTER ANPASSEN rechts neben dem Zoom-Regler.
Abbildung 1-10: Foliengröße bestmöglich an Platz anpassen
1.5
Präsentationen und Folien
Zum Präsentieren benutzt man Folien, wenn der Overheadprojektor verwendet wird. Der Begriff Folie wurde
in die Terminologie der Präsentationsprogramme übernommen und bezeichnet auch den virtuellen Arbeitsbereich auf dem Bildschirm, der nach Fertigstellung als Folie, Poster oder Handout gedruckt oder direkt an
die Wand projiziert wird.
Die Gesamtheit aller Folien ist die Präsentation und gleichbedeutend mit der Datei, in der die Präsentation
gespeichert wird.
Bildschirmpräsentation ist die aktuelle Form des Präsentierens, indem das Bild vom Computer direkt über
einen Projektor (Beamer) an die Wand gestrahlt wird.
Die Präsentation lässt sich in Abschnitte einteilen, was das Ausblenden und Umstellen ganzer Foliengruppen
erleichtert. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in der Vorschau links zwischen zwei Folien und wählen
Sie im Kontextmenü ABSCHNITT HINZUFÜGEN.
1.5.1
Folienlayout und Platzhalter
Folienlayouts sind vorgefertigte Aufteilungen einer Folie in Bereiche für Text, Grafik, Diagramme etc., die im
Folienmaster verwaltet werden.
Folienlayouts wählen Sie in der illustrierten Liste aus, die nach Anklicken von
STARTFolien NEUE FOLIE (untere Hälfte der Schaltfläche)
erscheint. Es gibt in der Grundeinstellung folgende Arten von Layouts:
 mit Text-Platzhaltern (nur leere Rahmen im Symbol)
 mit Inhaltsplatzhaltern
, wobei der Inhalt durchaus auch Text sein darf (Rahmen mit Icons)
 mit sowohl Text- als auch Inhaltsplatzhaltern (leere Rahmen und Icons)
 mit Text- und Bild-Platzhalter
11
Abbildung 1-11: Aktivierungs-Schaltflächen in den Platzhaltern
Ob ein Inhaltsplatzhalter für Text oder andere Inhalte verwendet wird, entscheiden Sie nach dem Erscheinen
der Folie. Geben Sie im Platzhalter sofort Text ein, verschwinden die Auswahl-Icons für andere Inhalte. Wollen
Sie einen anderen Inhalt als Text eingeben, wählen Sie die Inhaltsart durch Anklicken des Icons in der KombiSchaltfläche.
Es gibt bei Einsteigern immer wieder Irritationen über die Unterschiede der Begriffe Platzhalter und Textfeld.
Ein Textfeld ist ein grafisches Objekt auf der Folie,
das Text enthält und vom Layout unabhängig ist.
Ein Platzhalter ist ein im Layout angelegtes Objekt, das auf der Folie erscheint und mit Text oder
anderen Objekten gefüllt werden muss.
Es wird vom Benutzer angelegt, indem aus der
Formenauswahl das Symbol angeklickt und dann
das Textfeld auf die Folie gezeichnet wird.
Er ist mit der Auswahl des Layouts bereits vorhanden.
Es bleibt von Änderungen am Design, am Master
und am Layout fast unberührt, lediglich veränderte Designfarben wirken sich aus, wenn im Textfeld Designfarben verwendet wurden.
Er reagiert auf alle Veränderungen des Designs,
des Masters und des Layouts
Folienlayout wechseln
Sie können nachträglich ein anderes Folienlayout zuweisen:
STARTFolien LAYOUT
Die erste Folie sollte immer eine Titelfolie sein, weil sie dem Publikum vermittelt, welches Thema nun behandelt werden soll.
Folien reformatieren
Haben Sie Formatierungen von Text, Farbe, Aufzählungszeichen etc. in einzelnen Folien manuell verändert,
wollen aber alles wieder in den ursprünglichen Zustand zurückversetzen, gibt es einen schnellen Weg:
STARTFolien ZURÜCKSETZEN
1.5.2
Folienelemente und Objekte
Die Bestandteile einer Folie, also Texte, Bilder, Diagramme etc. werden synonym Objekte oder Elemente genannt. Microsoft benutzt in seinen Anleitungen und Hilfe-Texten das Wort Objekte in verschiedenen Zusammenhängen; in der speziellen MS-Terminologie gibt es Objekte nach dem OLE-Prinzip, das sind Bestandteile
aus anderen Anwendungen, die in eine Folie eingefügt wurden. In diesem Buch wird der Begriff »Objekte«
meist in diesem engeren Sinne verwendet.
Zeichenobjekte heißen Formen, dazu zählen auch Textfelder und diverse andere grafische Objekte.
Um ein Element zu bearbeiten, muss es markiert sein, um dem Programm deutlich zu machen, auf welche(s)
Element(e) sich die folgenden Befehle beziehen.
12
Markieren können Sie durch einfachen Klick
mit der linken Maustaste auf ein Objekt; Sie
erkennen die erfolgreiche Markierung am
Rahmen, der um das Objekt aufgebaut wird.
Abbildung 1-12: Varianten von Rahmen, die anzeigen, dass ein Element markiert ist, und ihre »Anfasser«
Mehrere Elemente markieren Sie, indem Sie beim Anklicken die Taste H festhalten oder indem Sie mit dem
Mauszeiger auf eine freie Stelle der Folie klicken und bei gedrückter linker Maustaste einen Rahmen um alle
zu markierenden Elemente ziehen. Der Rahmen muss alle Elemente umschließen, einfaches Berühren der Elemente reicht nicht aus.
Manchmal ist es nicht möglich, das gewünschte Element anzuklicken, weil ein anderes Element in der Ebene
darüber liegt. Dieses Problem lässt sich auf zwei Wegen umgehen:
1. Sie markieren das darüberliegende Element und betätigen (ggf. mehrmals) T oder H+T, bis
das gewünschte Element den Markierungsrahmen zeigt.
2. Sie verwenden die Funktion
STARTZeichnung ANORDNENAUSWAHLBEREICH,
indem Sie dort das zu markierende Element in der Liste anklicken.
Eine Markierung heben Sie wieder auf, indem Sie auf
eine freie Stelle der Folie oder in den grauen Rand
klicken.
Jedes Element auf der Folie liegt in einer eigenen
Ebene; die Ebenen stapeln sich über dem Hintergrund (= unterste Ebene) in der Reihenfolge, in der
die Elemente angelegt oder importiert wurden. Sie
können die Ebenen innerhalb des Stapels mit den
Vordergrund-/Hintergrund-Funktionen (auch OBJEKTE SORTIEREN genannt) verlegen, die Sie in etlichen
Registerkarten finden.
13
Abbildung 1-13: Funktionen zum Ebenenwechsel
Präsentation einrichten
2 Präsentation einrichten
Die Basis jeder Präsentation ist die Folie und deren Design.
Ein Design ist eine komplexe Zusammenstellung aus verschiedenen Gestaltungsmerkmalen, die wiederum
einer hierarchischen Gliederung unterliegen. Layouts sind Untermengen der Master, die wiederum Untermengen der Designs sind.
Die Einflüsse dieser Hierarchie sind »föderalistisch«: Sofern in einer unteren Gestaltungsebene keine abweichenden Festlegungen getroffen sind, gelten jene der nächsthöheren Ebene. Das Layout letztendlich wirkt
sich auf die Gestaltung der Einzelfolie aus, in der aber wiederum individuelle Abweichungen möglich sind.
 In einer Präsentation muss mindestens ein Design und können mehrere Designs zum Einsatz kommen.
 Ein Design muss mindestens einen Master und kann mehrere Master enthalten.
 Zu einem Master gehören immer mehrere Layouts.
 Der Folie wird ein bestimmtes Layout als Gestaltungsgrundlage zugewiesen.
Gestaltungsmerkmal
Design
Master
Folienformat (Seitenverhältnis)
Layout
Folie

Zahl und Anordnung der Platzhalter

Folienhintergrund












Absatzgestaltung einschl. Aufzählungszeichen



wiederkehrende grafische Elemente


auf der Folie gezeigte Verwaltungsdaten


Farbpaletten

Einzelfarben
Schriftarten

Schriftgrößen und -attribute
Effektvorgaben

Tabelle 2.1: Designbestandteile und Zuordnung
PowerPoint unterstützt Sie bei der Gestaltung mit diversen vorinstallierten Hilfsmitteln, gestattet aber auch
Ihrer Kreativität freie Entfaltung. In Verwaltungen und Betrieben gibt es jedoch Vorgaben zur Corporate Identity, von denen nicht abgewichen werden soll. Es gibt in PowerPoint allerdings keine Möglichkeit, ein Corporate Design vor Veränderung zu schützen.
2.1
Vorlagen benutzen
Vorgefertigte Designs können bereits bei der Neuanlage einer Präsentation mit DATEINEU… zugewiesen
werden.
Sie können aber auch nachträglich einer bestehenden Präsentation ein anderes Design zuweisen:
ENTWURFDesigns (gewünschtes Design anklicken) oder
ENTWURFDesigns NACH DESIGNS SUCHEN(Dateiauswahl)
Mit der Auswahl eines Designs werden Hintergrundgestaltung, Farbpalette, Schriftarten und Grafikgestaltung
komplett zugewiesen.
14
2.1.1
Präsentationsvorlagen
Im Backstagebereich DATEINEU finden Sie verschiedene Möglichkeiten, sich an Vorlagen zu orientieren:
Abbildung 2-1: Variantenreiche Vorlagen im Backstagebereich
Es werden auf Ihrem PC vorhandene
Musterpräsentationen: komplette Präsentationsdateien, die Sie auf Ihre Bedürfnisse abwandeln können, und
Designvorlagen: Dateien ohne Inhalte, von denen lediglich die Gestaltung für Ihre neue Präsentation übernommen wird, angeboten.
Wichtig
Sowohl von Musterpräsentationen als auch von Designvorlagen wird eine Kopie der Musterdatei angelegt,
die Ursprungsdatei selbst bleibt unverändert.
Die Leere Präsentation ist eine quasi designfreie Vorlage, die von der Grundeinstellung her immer geöffnet
wird, wenn Sie PowerPoint direkt starten. Sie können Sie austauschen, zum Beispiel gegen eine Vorlage mit
dem Haus-Design, wie in 1.12.5 beschrieben; dann wird beim Start von PowerPoint oder bei Neuanlage einer
Präsentation mit S+n sofort jene Vorlage geladen.
2.1.2
Folienformat
Beim Start von PowerPoint bzw. beim Erstellen einer neuen Präsentation ist ein Querformat mit dem Namen
»Bildschirmpräsentation« voreingestellt. Dieses Format mit einem Seitenverhältnis 4:3 entspricht den üblichen Bildschirm- und Beamer-Aspekten. In einer Auswahlliste finden Sie weitere Folienformate, u. a. auch
eines für das 16:9-Monitorformat.
Das Standardformat »Bildschirmpräsentation« mit 25,4 x 19,05 cm (= 10" x 7,5" = Seitenabmessungen eines
12,5-Zoll-Monitors) ist immer eine gute Wahl, denn es kann von jedem Monitor und Beamer wiedergegeben
werden und passt im Ausdruck auch auf eine A4-Seite.
Wenn Sie andere Formate, z. B. für die Druckausgabe, benötigen, können Sie unter verschiedenen anderen
Formaten wählen.
ENTWURFSeite einrichten SEITE EINRICHTEN
Sofern das gewünschte Format nicht dabei ist, stellen Sie die benötigten Maße unter BENUTZERDEFINIERT ein.
Nur ein Folienformat!
Einer Präsentation kann nur ein einziges Format zugewiesen werden. Es ist nicht möglich, einzelnen Folien
ein anderes Format zuzuweisen. Auch das häufig nachgefragte Drehen der Ausrichtung quer oder hochkant
ist nicht möglich, aber entbehrlich, denn bei der Ausgabe auf Monitor oder Beamer wird ein Hochformat auf
die Höhe des Querformats gestaucht – nicht anders, als würden Sie ein hochformatiges Bild manuell in eine
querformatige Folie einpassen.
Vorsicht
Wenn Sie nachträglich das Format einer Präsentation verändern und dabei ein anderes Seitenverhältnis wählen, werden alle Folieninhalte verzerrt!
15
Posterdruck
Planen Sie den Ausdruck eines Posters auf einem Großformatdrucker, ist es nicht erforderlich, ein entsprechend großes Format vorzugeben. Die Treiber dieser Drucker vergrößern die Folien selbsttätig. Der dabei
entstehende Qualitätsverlust kann vernachlässigt werden, denn Poster werden auf Entfernung betrachtet.
2.2
Folien-Hintergrund gestalten
ENTWURFHintergrund HINTERGRUNDFORMATE
bietet Ihnen zunächst Hintergrundvarianten in vier Farben, vollflächig und in zwei Varianten verlaufend, abgeleitet vom Design der Präsentation an.
Mehr Gestaltungsspielraum erhalten Sie, wenn Sie den Befehl HINTERGRUND FORMATIEREN darunter aufrufen
oder gleich im Gruppenregister Hintergrund auf  klicken. Sie gelangen in den Format-Dialog HINTERGRUND
FORMATIEREN, dessen oberes Register FÜLLUNG verschiedene Füllmöglichkeiten bereitstellt.
Objekte des Folienmasters ausblenden
In die Masterfolie und in die Layouts eingebundene Grafiken oder andere Objekte lassen sich aus einzelnen
Folien einer Präsentation auch wieder ausblenden.
HINTERGRUNDOption HINTERGRUNDGRAFIKEN AUSBLENDEN einschalten
Damit werden alle Elemente des Folienmasters oder Layouts ausgeblendet, die nicht Platzhalter sind. Diese
Option hat eine Entsprechung im Format-Dialog für die Hintergrundgestaltung.
2.3
Folienmaster
Folienmaster bestimmen über das Design hinaus Vorgaben zu Hintergrund, Schriftart und -größe, Farben für
Schrift, Formen, Diagramme und Grafiken (z. B. Logos,), um Ihrer Präsentation ein einheitliches Gesicht zu
geben. Den Folienmastern zugeordnet sind die Folienlayouts.
Folienmaster anzeigen
ANSICHTMasteransichten FOLIENMASTER oder H+
Wichtig
In der Masteransicht steht Ihnen das Menüband mit allen Hauptregistern außer ENTWURF weiterhin zur Verfügung; zwischen DATEI und START wird ein zusätzliches Register FOLIENMASTER eingefügt. Die weiteren Registerkarten haben in der Masteransicht zum Teil andere, speziell auf Folienmaster bezogene Funktionen. Die
für die Masterbearbeitung relevanten Aufgaben der Registerkarte ENTWURF sind in der Registerkarte FOLIENMASTER enthalten.
In der Masteransicht finden Sie links eine Übersicht der Folienlayouts, oben darüber etwas größer den zugehörigen Folienmaster. Die Formatierung des Folienmasters wirkt sich auf alle an ihm hängenden Layouts aus;
Sie können aber jedes einzelne Layout von Hand abweichend vom Master formatieren, wenn dies notwendig
sein sollte.
Master: Folienhintergrund, Gestaltung von Schrift und Aufzählungszeichen, Logos, Verwaltungsangaben für
alle Layouts und Folien
Layout: Menge, Art, Größe und Anordnung der Platzhalter sowie vom Master abweichende Formatierungen
Die Masteransicht ähnelt der einer noch unausgefüllten Folie. Allerdings stehen die Platzhalter nicht für Inhalte, sondern für Formatierungen und für Führungstexte, die in den Platzhaltern einer neuen Folie erscheinen.
16
Die drei Platzhalter in der Fußleiste dagegen können Texte aufnehmen, die auf allen diesem Master und
diesem Layout zugewiesenen Folien wiederholt werden.
Abbildung 2-2: Masterbearbeitung
Wenn Sie wissen wollen, ob die angezeigten Layouts überhaupt in Ihrer Präsentation benutzt werden, bewegen Sie einfach den Mauszeiger in das Layout-Symbol in der Übersichtsleiste. Eine Quickhelp zeigt Ihnen die
Verwendungsorte an.
Masteransicht verlassen
Schließen MASTERANSICHT SCHLIESSEN oder 
2.3.1
Grafische Elemente und Texte im Master
Zusätzlich zum Festlegen der Formatierungen lassen sich in Masterfolien und Layouts auch Inhalte unterbringen, die in allen Folien gezeigt werden, zum Beispiel Logos.
EINFÜGENBilder GRAFIK oder CLIPART
2.3.2
Foliennummern und weitere Verwaltungsdaten
Die Master enthalten am unteren Rand Platzhalter für Verwaltungsangaben zu Ihrer Präsentation. Davon ist
eigentlich nur die Foliennummer sinnvoll, weil Sie damit Ihre gedruckte Präsentation leichter sortieren können.
Tipp
Wenn Sie die Foliennummer in Hintergrundfarbe formatieren, erscheint sie nur auf Schwarz-Weiß-Ausdrucken und stört nicht während der Präsentation. Weitere Angaben wie das Datum und Uhrzeit der Bearbeitung
bringen nicht viel und verwirren nur Ihr Auditorium.
Foliennummerierung nicht bei 1 beginnen
Voreingestellt beginnt PowerPoint die Folienzählung mit 1. Da in manchen Fällen die Titelfolie nicht mitgezählt werden soll, lässt sich der Zählerbeginn verändern.
Seite einrichten SEITE EINRICHTENNUMMERIERUNG BEGINNT BEI
Hinweis
Es gibt nur eine durchgängige Folienzählung, beginnend beim Startwert und mit jeder folgenden Folie um 1
inkrementiert. Die Reihenfolge in der Übersichtsleiste/Foliensortierung gibt die Reihenfolge der Foliennummern vor. Ausgeblendete Folien werden mitgezählt!
17
3 Folien und Objekte organisieren
Sowohl für Folien als auch für die auf ihnen befindlichen Objekte und Elemente gibt es zahlreiche Werkzeuge,
die Ihnen das Organisieren erleichtern.
3.1
Folienmanagement
3.1.1
Folien sortieren und duplizieren
Solange es nur darum geht, druckbare Folien herzustellen, ist deren Sortierung unerheblich. Sobald Sie aber
eine wie auch immer geartete Dokumentation erstellen oder Ihre Folien direkt vom Computer aus vorführen
wollen, muss selbstverständlich die Reihung der Folien in der Präsentation der Vortragsreihenfolge entsprechen.
Foliensortieransicht einschalten
ANSICHTPräsentationsansichten FOLIENSORTIERUNG oder H+
Die Ansicht FOLIENSORTIERUNG ist eine ausführlichere Darstellungsform des Registers FOLIEN in der seitlichen
Übersichtsleiste. Viele Funktionen lassen sich dort ebenso aufrufen.
Abbildung 3-1: Kontextmenüs für die Folienverwaltung
Sie können Folien bequem per Drag&Drop hin und her schieben oder mit _ auch löschen, durch Ziehen
mit der Maus bei gedrückter S-Taste auch duplizieren.
Mehrere Folien markieren Sie wie Dateien im Explorer, indem Sie beim Anklicken die -Taste bzw. die STaste festhalten:
 +H: Folien zwischen erstem und letztem Mausklick werden markiert. (Aufeinanderfolgende Folien
können durch Aufspannen eines Rahmens mit dem Mauszeiger markiert werden.)
 +S: Jede angeklickte Folie wird markiert.
3.1.2
Folientransfer zwischen verschiedenen Präsentationen
Über die Zwischenablage lassen sich Folien in andere Präsentationen übernehmen:
In der Quelldatei:
1. Markieren Sie die zu kopierenden Folien in der Foliensortierung oder in der Übersichtsleiste.
2. STARTZwischenablage KOPIEREN oder S+c
In der Zieldatei:
1. Setzen Sie den Cursor in der Foliensortierung oder in der Übersichtsleiste an die Position, an der die Folien
eingefügt werden sollen.
2. STARTZwischenablage EINFÜGEN (oben) oder S+v
Folien und Objekte organisieren
Beim Einfügen einer Folie mit einem in der Zieldatei nicht vorhandenen Layout über die Zwischenablage dagegen haben Sie per Einfügen-Smarttag die Auswahl, ob Sie
 das Design der Zieldatei auf die eingefügte Folie anwenden möchten,
 dann fügt PowerPoint dem empfangenden Design das neue Layout hinzu, wie zu FOLIEN WIEDERVERWENDEN beschrieben,
 oder deren ursprüngliche Formatierung behalten wollen,
 dann fügt PowerPoint der empfangenden Datei den kompletten Master mit allen Layouts aus der
Quelldatei hinzu.
Folien wiederverwenden
Eine noch bequemere Methode, Folien zwischen verschiedenen Dateien auszutauschen:
1. STARTFolien NEUE FOLIE (unten)FOLIEN WIEDERVERWENDEN
2. Klicken Sie im daraufhin geöffneten Aufgabenbereich FOLIEN WIEDERVERWENDEN auf DURCHSUCHEN und navigieren Sie zum Ordner mit der Quelldatei.
3. Wählen Sie die Quelldatei aus und klicken Sie auf . Die Quelldatei wird geöffnet und alle Folien als
Miniatur dargestellt.
4. Wenn Sie die gewünschte Folie anklicken, erscheint sie in der Zieldatei. Der Aufgabenbereich bleibt geöffnet, so dass Sie weitere Folien übernehmen können.
Mit der Option URSPRÜNGLICHE FORMATIERUNG BEIBEHALTEN am unteren Ende des Aufgabenbereichs können Sie
entscheiden, ob das Layout an die empfangende Präsentation angepasst werden soll oder nicht.
Wird eine Folie mit einem in der Zieldatei nicht vorhandenen Layout eingefügt, ergänzt PowerPoint den aktuellen Master um dieses Layout mit den Formatierungen aus der Masterfolie.
3.2
Objekte auf der Folie organisieren
PowerPoint macht beim grafischen Bearbeiten keinen Unterschied zwischen Zeichnungsobjekten, Textfeldern, SmartArt- oder WordArt-Objekten. Alle können mit identischen, jedoch in unterschiedlichen, spezifischen Registerkarten und Dialogen untergebrachten Werkzeugen bearbeitet werden. Die nachfolgenden Beschreibungen der Zeichentools gelten deshalb für nahezu alle Arten interner Folienelemente.
Um ein Element auf der Folie zu bewegen oder zu bearbeiten, muss es markiert sein.
3.2.1
Objekte aus der Zwischenablage auf die Folie bringen
Fügen Sie per S+v ein Objekt aus der Zwischenablage auf die Folie ein, erscheint am eingefügten Objekt
ein Smarttag mit dem Zwischenablagesymbol und dem Text »(Strg)«; klicken Sie dieses Smarttag an, klappt
eine Auswahl mit den Varianten auf, als was der Zwischenablage-Inhalt eingefügt werden kann.
Abbildung 3-2: Einfügeoptionen für Text (links) und Formen (rechts)
19
Fügen Sie über das Register START, Bereich EINFÜGEN ein, haben
Sie zwei Möglichkeiten, die Schaltfläche EINFÜGEN zu betätigen:
Ein Klick auf die obere Hälfte der Schaltfläche EINFÜGEN bewirkt
dasselbe wie S+v.
Klicken Sie auf die untere Hälfte der Schaltfläche EINFÜGEN,
können Sie sofort aus verschiedenen Formaten – abgestimmt
auf den Inhalt der Zwischenablage – auswählen.
Auf die kontextabhängigen Eigenschaften der Smarttags wird
in den jeweiligen Kapiteln detailliert eingegangen.
Abbildung 3-3: Einfügeoptionen im Register
START, Gruppe »Zwischenablage«
3.2.2
Objekt einfügen (einbetten)
Sie fügen ein solches Objekt in eine Folie ein, indem Sie entweder ein Folienlayout mit Objektplatzhalter
wählen und nachfolgend auf den Platzhalter doppelklicken oder mit
EINFÜGENText OBJEKT
Danach müssen Sie zunächst in einer Auswahlbox die Art des Objekts bestimmen.
Abbildung 3-4: Objekte anderer Anwendungen einbinden
3.2.3
Objekt neu erstellen
Nach der Auswahl mit NEU ERSTELLEN öffnet sich ein Fenster des zugehörigen Bearbeitungsprogramms und
Sie können damit ein Objekt des gewählten Typs erzeugen. Sie können das am leichtesten mit dem Objekttyp
BITMAP ausprobieren, das die Windows-Standardapplikation »Paint« startet.
Sie erstellen in dieser Anwendung Ihr einzufügendes Objekt; der einzige Unterschied in der Bearbeitung ist,
dass ein SPEICHERN-Befehl im aufgerufenen Programm keine Datei anlegt, sondern den Inhalt in PowerPoint
überträgt.
Vorhandenes Objekt übernehmen
Wenn Sie fertige Objekte einfügen möchten, die schon vorab mit anderen Programmen bearbeitet wurden,
benutzen Sie die Option AUS DATEI ERSTELLEN und wählen dann die einzufügende Datei aus.
3.2.4
Objekt verknüpfen
Der Option VERKNÜPFEN kommt eine besondere Bedeutung zu: Ist sie aktiviert, wird nicht das Objekt an sich
eingefügt, sondern ein Verweis auf die Quelldatei. Damit soll erreicht werden, dass die eingebundenen Objekte stets aktuell gehalten werden.
20
Vorsicht
Das hat aber auch erhebliche Nachteile: So müssen die Daten auch ständig verfügbar sein. Außerdem kann
es vorkommen, dass im Netzbetrieb von anderer Seite wesentliche Veränderungen erfolgen, die Ihre Präsentation beeinflussen könnten, ohne dass Sie etwas davon mitbekommen.
Tipp
Um das sichere »Einpacken« zu erleichtern, sei die Funktion
DATEISPEICHERN UND SENDENBILDSCHIRMPRÄSENTATION FÜR CD VERPACKEN
empfohlen.
3.2.5
Daten aus Word und Excel
Leider gibt es noch weitere Einschränkungen: Wenn Sie Word- oder Excel-Tabellen übernehmen – egal ob
mit der OLE-Funktion oder über die Zwischenablage –, werden die Tabellenlayouts verändert und von großen
Tabellen Teile abgeschnitten. Bei Tabellen aus Fremdanwendungen ist die Verstümmelungsgefahr noch größer. Mit den Einfügeoptionen bei
STARTZwischenablage EINFÜGEN (untere Symbolhälfte)
und der damit verbundenen Livevorschau lassen sich einige Probleme umgehen.
3.2.6
Kopieren und duplizieren auf derselben Folie
Bewegen Sie die Form mit der Maus und halten dabei S fest oder drücken Sie S+d.
3.2.7
Multiduplikate
Mehrere Kopien lassen sich komfortabel mit S+d anlegen. Beim ersten Betätigen erscheint eine Kopie
leicht nach rechts unten versetzt. Wenn Sie nun die Kopie mit der Maus oder den Pfeiltasten an eine neue
Position schieben, werden alle weiteren mit S+d erzeugten Kopien in die gleiche Relativposition zum
zuletzt erzeugten Duplikat gebracht wie die erste Kopie zum Original. Damit sind Serienkopien eines Elements
sehr leicht möglich.
Abbildung 3-5: Die Phasen einer Serienkopie mit S+d
3.2.8
Objekte verstecken
Manchmal ist es nicht erwünscht, alle Objekte auf einer Folie zu zeigen, sondern einige von ihnen sollen in
einer bestimmten Präsentation »außen vor« bleiben. Zu diesem Zweck müssen Sie an der Präsentation nicht
viel verändern, denn mit dem Aufgabenbereich AUSWAHL UND SICHTBARKEIT lassen sich einzelne Folienelemente
unsichtbar machen. Dazu dient das Symbol
rechts neben den Objektbezeichnungen. Ein Klick darauf blendet das zugehörige Objekt aus; das fehlende Auge im Symbol
zeigt in der Liste die Unsichtbarkeit an. Um
das Objekt wieder sichtbar zu machen, bedarf es eines erneuten Klicks auf
oder auf die Schaltfläche ALLE
ANZEIGEN am unteren Rand des Aufgabenbereichs.
21
3.3
Objekt-Stapel
Jedes Element auf der Folie liegt in einer eigenen Ebene; die Ebenen stapeln sich über dem Hintergrund (=
unterste Ebene) in der Reihenfolge, in der die Elemente angelegt oder importiert wurden.
Abbildung 3-6: Prinzip der Ebenen
Sie können eine Ebene mitsamt dem darauf liegenden, markierten Element innerhalb des Stapels mit den
Vordergrund-/Hintergrund-Funktionen verlegen, die Sie in mehreren Registerkarten finden.
 EINE EBENE NACH VORN und EINE EBENE NACH HINTEN lässt die markierte Form ihren Platz in der Ebenenabfolge
mit dem Nachbarn tauschen.
 IN DEN VORDERGRUND holt die markierte Form ganz nach oben.
 IN DEN HINTERGRUND bewirkt, dass die markierte Form in die unterste Ebene über dem Hintergrund gestellt
wird. Hinterste (= unterste), nicht antastbare Ebene ist der Hintergrund der Folie.
3.3.1
Stapeln mit dem Auswahl-Werkzeug
Der Aufgabenbereich AUSWAHL UND SICHTBARKEIT hilft auch beim Verschieben der Formen und Bilder zwischen
den Ebenen. Die Auflistung der Elemente entspricht der Lage der Ebenen; ganz unten im Aufgabenbereich
sind zwei Schaltflächen NEU ANORDNEN mit Pfeilen , die das markierte Element im Stapel aufwärts- oder
abwärtsbewegen.
3.3.2
Gruppen im Stapel
Für gruppierte Formen gelten beim Verschieben der Ebenen einige Sonderregeln:
 Die Ebenen-Befehle lassen sich sowohl auf Gruppen insgesamt als auch auf Formen innerhalb einer
Gruppe anwenden, allerdings sind Vordergrund und Hintergrund in letzterem Fall die Ebenen der jeweils
obersten und untersten Form der Gruppe. Über die Ebenen einer Gruppe hinaus lässt sich keine Form
bewegen. (Abhilfe: mit S+x in die Zwischenablage verschieben und mit S+v außerhalb der Gruppe
wieder einfügen.) Außerdem ist es nicht möglich, Untergruppen einer Gruppe eine andere Ebene innerhalb
der Gruppe zuzuweisen!
 Sind mehrere Elemente markiert, so bewegen sie sich gemeinsam durch die Ebenen.
 Sind alle Elemente markiert, so werden sie beim schrittweisen Bewegen zyklisch miteinander vertauscht.
 Beim Gruppieren von Formen nimmt die Gruppe die Ebene der zuoberst liegenden Form der Gruppe ein.
 Wird die Gruppe wieder aufgelöst, erstellt das Programm neue Ebenen unter dieser Ebene, in die sich die
Formen der Gruppe in ihrer alten Reihenfolge einordnen. Sie gelangen beim Auflösen der Gruppe nicht in
ihre ursprünglichen Ebenen zurück!
22
Textfolien
4 Textfolien
Text soll auf Vortragsfolien schnell erfassbar sein. Deshalb ist es erforderlich, einige Grundregeln zu beachten:
Geben Sie die Inhalte Ihres Vortrags auf der Folie in Stichworten an!
Das Auditorium soll durch die Visualisierung des Themas aufmerksamer werden, nicht den Vortrag mitlesen.
Verwenden Sie ausschließlich Schriften ohne Serifen.
Gehen Sie nie unter eine Mindestschriftgröße von 22 pt bei Folien und 72 pt bei Postern!
4.1
Textfolie anlegen
1. Legen Sie eine neue Folie an: STARTFolien NEUE FOLIE
2. Wählen Sie eines der Inhalts-Layouts mit dem Symbol
.
3. Klicken Sie in den Platzhalter für den Folientitel und geben Sie eine Überschrift ein.
4. Klicken Sie in einen der Inhalts-Platzhalter und geben Sie Ihren Text ein.
5. Sie geben Texte ein wie in einem Textprogramm. Zeilenumbrüche werden automatisch eingefügt.
4.2
Texteingabe-Spezialitäten
Sie können Text in Platzhalter, Textfelder und jede beliebige Form eingeben. Bei Formen genügt es, die Form
zu markieren und drauflos zu schreiben.
Gegenüber Textprogrammen weicht PowerPoint bei der Texteingabe in einigen Punkten ab:
 Mit Ü wechseln Sie zum nächsten Aufzählungspunkt. Mit H+Ü erzeugen Sie einen Zeilenwechsel
innerhalb des Aufzählungspunkts.
 Mit T gliedern Sie den Aufzählungspunkt eine Ebene tiefer, mit H+T eine Ebene höher.
 Die geschützten Leerschritte funktionieren nicht über die aus Word gewohnten Tastenkombinationen;
wenn Sie sie benötigen, müssen Sie die Codeingabe über die Tasten des Ziffernblocks wählen:
 geschützter Bindestrich = A+0173
 geschützter Leerschritt = A+0160
Silbentrennung
Immer wieder wird gefragt, wie denn die automatische Silbentrennung in PowerPoint aktiviert werden könne.
Überhaupt nicht! Es gibt keine Silbentrennautomatik in PowerPoint, ebenso wenig kennt PowerPoint Trennfugen. In Präsentationen soll möglichst überhaupt keine Silbentrennung vorkommen, denn es geht darum,
dass die Texte vom Auditorium schnell erfasst werden. Am schnellsten nehmen wir Wörter nach der Ganzheitsmethode auf; eine Silbentrennung am Zeilenende würde dem entgegenstehen. Wenn schon aus Platzgründen eine Silbentrennung unumgänglich ist, bleibt nur die harte Trennung mit -.
Wichtig
Trennen Sie aber auch dann nicht dort, wo es platzmäßig noch geht, sondern logisch nach selbstständigen
Wortbestandteilen. Beim schnellen Erfassen von Wörtern wirken sich willkürliche Silbentrennungen negativ
aus; wir sind es gewohnt, Wörter und Wortbestandteile ganzheitlich zu erfassen.
23
Textfolien
4.3
Text aus anderen Quellen übernehmen
Häufig werden Präsentationstexte nicht eigens für die Präsentation geschrieben, sondern liegen bereits in
anderen Dokumenten vor. Grundsätzlich lässt sich jeder Text über die Zwischenablage in Textelemente übernehmen.
Mit dem Einbinden von Objekten lassen sich komplette Textdokumente aus anderen Anwendungen in Folien
importieren, was aber wenig zu empfehlen ist, denn Fließtext hat nun mal in einer Präsentation nichts zu
suchen. Deshalb sollte solch eine Einbindung auf Ausnahmefälle begrenzt sein, in denen z. B. auf Nachfrage
aus dem Publikum bestimmte Stellen in einem Dokument vorgeführt.
4.3.1
Text als Text einfügen
Die schnellste und sicherste Methode der Textübernahme aus anderen Quellen ist der Weg über die Zwischenablage:
1. Markieren Sie den Text im Quelldokument.
2. Kopieren Sie den markierten Text mit S+c in die Zwischenablage.
3. Wechseln Sie zum PowerPoint-Fenster und klicken Sie in den Platzhalter.
4. Fügen Sie den Text aus der Zwischenablage mit S+v ein.
Text einfügen in Platzhalter
Für das Einfügen von Text in einen Platzhalter gelten unterschiedliche Regeln, je nachdem, ob
 Ihr Textcursor beim Import in einem Text steht, dann wird der importierte Text an dieser Stelle in den Text
eingefügt,
oder
 ein kompletter Platzhalter, ein Textfeld oder eine Form markiert ist, dann wird der Inhalt des Containers
mit dem Import überschrieben.
Darüber hinaus unterscheidet sich der Umgang mit importiertem Text, der in der Quellanwendung formatiert
wurde, auch noch je nach der Art des Containers, in den der Text eingefügt wird:
Die Formatierung des importierten Textes wird beibehalten; der Platzhalter passt sich in der Höhe der Textmenge an. Die Textformatierung kann per Smarttag angepasst werden.
Abbildung 4-1: Smarttag zur Anpassung des importierten Textes in Formen
Leider sind die Formulierungen im Smarttag (schon seit mehreren Versionen) irreführend:
URSPRÜNGLICHE FORMATIERUNG BEIBEHALTEN trifft zu,
ZIELDESIGN VERWENDEN übernimmt nur die Schriftgröße des Containers, während
NUR DEN TEXT ÜBERNEHMEN alle Formatierungen des Containers auf den Import übernimmt.
Neben diesen drei Varianten gibt es noch die Möglichkeit, Text als Grafik mit der Schaltfläche
mehr dazu unter Abschnitt 1.18.2.
einzufügen;
Die Formatierung im Platzhalter kann mittels
STARTFOLIENZURÜCKSETZEN
dem Format des Masters angepasst werden.
Ist viel Text in einen Platzhalter eingefügt worden, erleichtert ein weiteres Smarttag die Textmengen-Verwaltung.
24
Textfolien
Abbildung 4-2: Anpassen des Platzhalters bei reichlichem Textimport
Text einfügen in Formen oder Textfelder
Die Textfarbe der Form wird für den Text übernommen, alle anderen Formatierungen des importierten Textes
bleiben erhalten. Die Größe der Form passt sich nicht der Textmenge an.
Die Formatierungen können über ein Smarttag wie in Abbildung 4.2 variiert werden; allerdings sind die Optionen anders zu interpretieren:
URSPRÜNGLICHE FORMATIERUNG BEIBEHALTEN trifft zu,
ZIELDESIGN VERWENDEN übernimmt die Schriftart der aufnehmenden Form, während bei
NUR DEN TEXT ÜBERNEHMEN verwirft alle Formatierungen des einzufügenden Textes zugunsten der Standardformatierung der übernehmenden Form.
Text in eine Folie einfügen, ohne dass ein Container markiert ist
PowerPoint erzeugt ein Textfeld, in das der importierte Text platziert wird; Schriftart, -größe und -attribute
bleiben erhalten, können aber mit einem Smarttag wie beim Textfeld den vorgegebenen Standards für Formen angepasst werden.
4.3.2
Text als Objekt einfügen
Ein indirekter Weg bietet weitere Vielfalt beim Einfügen von Text. Der Text wird in der Textverarbeitung wie
oben gezeigt kopiert und mit S+v, Option
oder mit
STARTZwischenablage EINFÜGEN (unten)INHALTE EINFÜGEN
als Objekt eingefügt. Im Dialogfenster können Sie festlegen, in welchem Format der Text eingefügt werden
soll. Diese Formatwahl hat Auswirkungen auf die übernommenen Formatierungen und künftigen Möglichkeiten zur Bearbeitung.
Format
Entspricht
übernommene Formatierungen
bearbeitbar als
HTML
alle, auch Absatzformate
Text
Word-Objekt
alle, auch Absatzformate
Text (im Word-Fenster)
Bild (Erweiterte Metadatei)
alle
Bild
Bild (Windows Metadatei)
alle
Bild
Formatierter Text (RTF)
alle Textformate
Text
Unformatierter Text
keine
Text
Tabelle 4.1: Unterschiede bei INHALTE EINFÜGEN
Als Bild eingefügten Text wieder als Text bearbeitbar machen
STARTZeichnung ANORDNENGRUPPIERUNG AUFHEBEN
25
Textfolien
4.3.3
Überschriftenliste aus Word übernehmen
PowerPoint bietet eine Schnittstelle an, mit der die Struktur eines Word-Dokuments zu Folien umgearbeitet
werden kann. Dazu muss der Text mit Überschriften-Formatvorlagen formatiert sein! Die Überschriften werden als Gliederungsebenen verwendet.
STARTFolien NEUE FOLIE (unten) FOLIEN AUS GLIEDERUNG
So zu übernehmender Text aus Word oder einer Office-kompatiblen Textverarbeitung muss mit Überschriften-Formatvorlagen formatiert worden sein. PowerPoint übernimmt die Überschriften der Formatvorlagen
Überschrift nach folgendem Schema in die Präsentation:
 Titel  Titelfolie
 Überschrift1  Folientitel (zugleich Signal, eine neue Folie anzulegen)
 Überschrift2  Haupteintrag
 Überschrift3  1. Einzugsebene etc.
Der Fließtext der Textdatei und alle nicht mit Überschriften-Formaten versehenen Textteile bleiben unberücksichtigt.
4.4
Text strukturieren
Strukturierte Texte werden häufig in Tabellenform dargestellt. Bedenken Sie dabei aber bitte, die Anzahl der
Tabellenzellen klein zu halten, weil sonst die Folie überladen wird. 12 bis 15 Zellen gelten als Obergrenze der
Darstellbarkeit.
Die Bedienung des Tabellenmodus ist identisch mit Word.
Häufig erschließen sich Sachverhalte leichter, wenn die Texte/Schlagwörter räumlich gegliedert werden; dafür
gibt es die SmartArts.
Typ
Einsatzzweck
Typ
Einsatzzweck
Liste
Grafische Aufwertung von Text
Beziehung
Gegenüberstellungen,
züge
Prozess
Entwicklungen
Matrix
Beziehung innerhalb von Quadranten
Zyklus
Verfahrensabläufe, Rückkopplungen
Pyramide
Mengen, Hierarchien, Abläufe
Hierarchie
Strukturen,
gramme
Grafik
Strukturierte Bildinformationen
Hierarchien,
Organi-
Komponentenbe-
Tabelle 4.2: Typen und Einsatzzwecke für strukturierte Darstellungen
In grafisch betonter Textpräsentation ist für Text nur wenig Platz vorhanden. SmartArts sind also nur dann
sinnvoll in einer Präsentation einsetzbar, wenn kurze Begriffe in die Elemente einzutragen sind.
4.4.1
SmartArt-Folie anlegen
Es gibt drei Methoden, ein SmartArt zu erzeugen:
SmartArt via Platzhalter
Wählen Sie nach dem Anlegen einer Folie ein Folienlayout mit dem Inhalt-Symbol:
STARTFolien LAYOUT
26
Textfolien
Abbildung 4-3: SmartArt-Folie erzeugen
Klicken Sie darin auf das SmartArt-Symbol
genden Auswahl die gewünschte Form.
4.4.2
in der Kombi-Schaltfläche und bestimmen Sie in der nachfol-
SmartArt nachträglich in Folien einfügen
EINFÜGENIllustration SMARTART(Auswahl)
4.4.3
Textobjekt in SmartArt umwandeln
Haben Sie einen Text-Platzhalter oder ein Textfeld bereits mit Text bestückt und wollen diesen Text grafisch
aufbereiten, setzen Sie Ihre Schreibmarke irgendwo in den Text innerhalb des Containers und gehen wie folgt
vor:
STARTAbsatz
IN SMARTART KONVERTIEREN oder  IN SMARTART KONVERTIEREN
Bestimmen Sie in der nachfolgenden Auswahl die gewünschte Form. Ein Klick auf WEITERE SMARTART-GRAFIKEN
führt zur kompletten Auswahl.
Abbildung 4-4: Vom Textfeld (links) mit zwei Klicks zum SmartArt (rechts)
4.5
Organigramme und Ablaufpläne
4.5.1
SmartArt-Organigramme
Organigramme sind SmartArts der Gruppe Hierarchie. Sie sind genauso einzufügen und zu bearbeiten wie
alle anderen SmartArts. Organigramme lassen sich in andere SmartArt-Formen umwandeln und umgekehrt.
Sie können auch die Verbindungslinien eines hierarchischen SmartArts markieren, um deren seine Attribute
zu ändern; Lage und Größe sind aber nicht beeinflussbar.
Die ersten drei im Bereich Hierarchie aufgeführten Organigramme verfügen über eine ureigenste Option, die
für kein anderes SmartArt aktiv ist, es aber dennoch an eine prominente Position in der Registerkarte
SmartArt-Tools ENTWURF geschafft hat: Die Schaltfläche LAYOUT ist zuständig für die Anbindung der untergeordneten Ebenen an die Führungsebenen und bietet eine kleine, selbsterklärende Auswahl an.
27
Textfolien
Abbildung 4-5: Nur für drei SmartArts einsetzbar: die Anbindungsoptionen für Organigramme
4.5.2
Organigramme frei erstellen
Völlig frei in der Organigrammgestaltung sind Sie, wenn Sie Formen und Verbindungslinien benutzen. Diese
Methode bietet zudem die Möglichkeit, dass Sie bei der Animation des Organigramms völlig freie Hand haben.
Abbildung 4-6: Linienarten zum Verbinden von Objekten
1. Ausgangspunkt sind mindestens zwei Formen auf Ihrer Folie.
Sodann verbinden Sie die Formen untereinander mit Linien:
2. Linientyp wählen: STARTZeichnen (Formenauswahl) LINIEN
3. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Ausgangsform für Ihre Verbindung.
4.
Klicken Sie dort auf einen der am Rand aufleuchtenden Andockpunkte und halten Sie die Maustaste
fest.
5.
Bewegen Sie den Mauszeiger mit gedrückter Maustaste zum Zielelement.
6.
Lassen Sie die Maustaste am gewünschten Andockpunkt los.
Abbildung 4-7: Aus Formen und Verbindungslinien erstelltes Organigramm
Die Verbindungslinie macht jede Bewegung von Start- oder Zielelement mit. Verbindungslinien lassen sich
wie andere Linien mit den Kontur- und Linienwerkzeugen bearbeiten.
Verbindungen nach Verschieben der Objekte optimieren
Zeichentools FORMATFormen einfügen FORM BEARBEITENVERBINDUNGEN NEU ERSTELLEN
28
5 Diagrammfolien
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Diagramme in PowerPoint einzurichten:
Per Platzhalter
Wählen Sie nach dem Anlegen einer Folie ein Folienlayout mit dem Inhalt-Symbol:
1. STARTFolien LAYOUT
2. Klicken Sie auf das Diagramm-Symbol
in der Kombi-Schaltfläche.
Abbildung 5-1: Diagramm-Folie erzeugen
Nachträglich in Folien einfügen
Unabhängig vom Folienlayout lassen sich neue Diagramme in jede beliebige Folie einfügen.
EINFÜGENIllustrationen DIAGRAMM
5.1.1
Diagrammtyp auswählen
Beide Wege führen zur Auswahl des Diagrammtyps. PowerPoint bietet eine Vielzahl unterschiedlicher Diagrammtypen an. Zur Verwendung der verschiedenen Diagrammtypen gibt es in der PowerPoint-Hilfe des
Auswahlfensters brauchbare Hinweise.
Sobald Sie einen Diagrammtyp durch Markieren und  oder durch Doppelklick selektiert haben, wird das
PowerPoint-Fenster verkleinert, daneben eine Excel-Instanz mit Musterwerten gestartet und ein dazu passendes Diagramm gemäß Ihrer Auswahl in die PowerPoint-Folie gestellt. Sie bearbeiten die Daten in Excel
und formatieren das Diagramm in PowerPoint.
Abbildung 5-2: PowerPoint- und Excel-Instanz arbeiten im Diagrammmodus unmittelbar zusammen.
Diagrammfolien
5.1.2
Diagrammtyp wechseln
Sie können nachträglich noch von einem Diagrammtyp in den anderen wechseln:
Diagrammtools ENTWURFTyp DIAGRAMMTYP ÄNDERN
Wichtig
Wenn Sie in einem Diagramm bereits einige Formatierungen geändert haben und danach den Diagrammtyp
wechseln, funktioniert die automatische Farbvergabe nicht mehr! Stellen Sie also unbedingt immer erst den
Diagrammtyp ein und formatieren Sie anschließend.
Hinweis
Einige Diagrammtypen (z. B. finanzmathematische Diagramme in der Rubrik Kurs) erwarten eine bestimmte
Datenstruktur im Datenblatt, die beim Aufruf des Diagrammtyps exemplarisch im Excel-Arbeitsblatt vorgegeben wird. Wollen Sie von einem bestehenden Diagramm zu einem dieser Diagrammtypen wechseln, erhalten Sie ggf. eine Fehlermeldung mit Hinweisen zur korrekten Datenblattstruktur.
5.1.3
Diagramm-Mischformen
Sie sind nicht auf eine durchgängige Darstellung des Diagramms beschränkt. Durch Markierung einer Datenreihe können Sie dieser einen anderen Diagrammtyp zuweisen, also z. B. in einem Säulendiagramm eine Datenreihe als Liniendiagramm definieren. Solche Darstellungsformen wählt man u. a. zur besseren Darstellung
einer gemeinsamen Bezugsgröße für alle anderen Datenreihen. Das funktioniert allerdings nur in 2D-Diagrammen!
1. Markieren Sie die Datenreihe, die anders gestaltet werden soll, indem Sie einen Datenpunkt oder die zugehörige Linie anklicken. Alle Datenpunkte bzw. die komplette Linie werden markiert.
2. Weisen Sie der Datenreihe mit
Diagrammtools ENTWURFTyp DIAGRAMMTYP ÄNDERN
einen anderen Typ zu.
Abbildung 5-3: Gemischtes Diagramm
5.2
Vorhandenes Diagramm aus Excel importieren
1.
Öffnen Sie die Arbeitsblatt-Datei, die das Diagramm enthält, und markieren Sie das Diagramm.
2.
Kopieren Sie das Diagramm mit S+c in die Zwischenablage.
3.
STARTZwischenablage EINFÜGENEINFÜGEN (unten) oder S+v
Sowohl über die Einfüge-Optionen der Schaltfläche EINFÜGEN als auch das Smarttag STRG werden Ihnen Optionen zum Einfügen angeboten:
30
Diagrammfolien
Abbildung 5-4: Einfüge-Varianten für Tabellen
Die Bezeichnungen der Einfügeoptionen
URSPRÜNGLICHE FORMATIERUNG BEIBEHALTEN UND ARBEITSMAPPE EINBETTEN
ZIELDESIGN VERWENDEN UND ARBEITSMAPPE EINBETTEN
URSPRÜNGLICHE FORMATIERUNG BEIBEHALTEN UND DATEN VERKNÜPFEN
ZIELDESIGN VERWENDEN UND DATEN VERKNÜPFEN
GRAFIK
treffen insgesamt zu, doch der Begriff »Arbeitsmappe einbetten« sollte zu denken geben!
Vorsicht
Wenn Sie eine Präsentationsdatei mit Diagrammen weitergeben wollen, überzeugen Sie sich, ob durch eingebettete Arbeitsmappen evtl. Daten weitergegeben werden, die Sie besser unter Verschluss behalten hätten.
Denn beim Bearbeiten der Diagrammdaten steht die komplette Arbeitsmappe zur Verfügung!
5.2.1
Inhalte einfügen
Die Auswahl der Einfügeformate unter der Schaltfläche
STARTZwischenablage EINFÜGEN (unten)
besitzt die Zusatzfunktion INHALTE EINFÜGEN. Die Auswahl
 Microsoft Office-Grafikobjekt und
 verschiedene Grafikformate
vermittelt den Eindruck, Diagramme könnten nur als Grafik übernommen werden. Mitnichten, wie ein Doppelklick auf ein als »Microsoft Office-Grafikobjekt« eingefügtes Diagramm zeigt: Es ist wie ein PowerPointDiagramm zu bearbeiten; die Verbindung zur Quellmappe zwecks Datenbearbeitung steht!
Hinweis
Um zu vermeiden, dass die Beschriftung eines Excel-Diagramms beim Importieren nach PowerPoint verzerrt
wird, formatieren Sie das Diagramm bereits in Excel so, dass sein Design mit dem PowerPoint-Design übereinstimmt. Die Diagrammtools von Excel sind nahezu identisch mit denen von PowerPoint, so dass Sie die
Erläuterungen dieses Buches ebenso in Excel anwenden können.
5.2.2
Excel-Diagramm verknüpfen
Ein Diagramm aus Excel lässt sich als Verknüpfung einfügen, das heißt, die Daten für das Diagramm werden
weiter in der Excel-Arbeitsmappe verwaltet und beim Öffnen der Präsentation von dort aktuell abgerufen.
Zum Verknüpfen dienen die Einfügeoptionen
URSPRÜNGLICHE FORMATIERUNG BEIBEHALTEN UND DATEN VERKNÜPFEN
ZIELDESIGN VERWENDEN UND DATEN VERKNÜPFEN
STARTZwischenablage EINFÜGEN (unten)INHALTE EINFÜGENMICROSOFT OFFICE-GRAFIKOBJEKT
5.3
Diagramm-Daten übernehmen
Anstelle der standardmäßig angelegten internen Excel-Arbeitsmappe können Sie die Daten einer bereits existierenden Excel-Datei für ein PowerPoint-Diagramm übernehmen, indem Sie in PowerPoint zunächst ein Musterdiagramm anlegen und dessen Wertezuordnung dann umleiten:
31
Diagrammfolien
1.
Öffnen Sie zusätzlich zum integrierten Arbeitsblatt die gewünschte Excel-Datei mit DATEIÖFFNEN.
2.
Diagrammtools ENTWURFDaten DATEN AUSWÄHLEN
3.
Wechseln Sie zum Fenster mit dem zusätzlich geöffneten Arbeitsblatt.
4.
Markieren Sie die Zellen mit den zu übernehmenden Daten.
5. 
Vorsicht
PowerPoint übernimmt diese Daten in das Diagramm, speichert sie jedoch nicht im internen Arbeitsblatt.
Beim erneuten Öffnen des Diagramms zeigt PowerPoint das integrierte Arbeitsblatt an, obwohl es weiter die
Musterdaten enthält. Sie müssen zum Bearbeiten die bezogene Excel-Datei öffnen.
Sicherer ist der Weg, die Daten aus der externen Arbeitsmappe via Zwischenablage in die PowerPoint-interne
Arbeitsmappe zu kopieren:
1.
Wechseln Sie zum Fenster mit dem zusätzlich geöffneten Arbeitsblatt und markieren Sie die benötigten Daten.
2.
S+c
3.
Wechseln Sie zum Fenster mit dem integrierten Arbeitsblatt und setzen Sie den Cursor in Zelle A1.
4.
S+c
Sofern die übernommenen Daten einen größeren oder kleineren Bereich des Arbeitsblatts ausmachen als die
Musterdaten, müssen Sie den Auswahlbereich noch anpassen:
5.
Diagrammtools ENTWURFDaten DATEN AUSWÄHLEN
6.
Markieren Sie den gewünschten Datenbereich.
Dieser Weg ist auch der einzig probate, um Daten aus anderen Kalkulationsprogrammen als Excel für ein
PowerPoint-Diagramm zu nutzen.
5.4
Daten und Benennungen ergänzen
Sie können die Musterwerte im Excel-Fenster beliebig verändern, formatieren, Zeilen und Spalten entfernen,
hinzufügen und verschieben sowie Spalten- und Zeilenüberschriften ändern. Die Spalten- und Zeilenüberschriften werden im Diagramm zur Benennung der Kategorien und Datenreihen herangezogen.
5.4.1
Datenorientierung
Ob dabei Spalten oder Zeilen zu Kategorien oder Serien werden, richtet sich nach dem gewünschten Bezug.
In der Standardeinstellung gilt: Spalten  Kategorien, Zeilen  Datenreihen.
Spalten-Zeilen-Orientierung umkehren
Diagrammtools ENTWURFDaten ZEILE/SPALTE WECHSELN
Danach gilt: Zeilen  Kategorien, Spalten  Datenreihen.
5.4.2
Excel-Fenster ein- und ausblenden
einblenden:
Diagrammtools ENTWURFDaten DATEN BEARBEITEN
ausblenden:

5.4.3
1.
Daten ergänzen
Diagrammtools ENTWURFDaten DATEN BEARBEITEN
32
Diagrammfolien
2.
3.
Füllen Sie die zusätzlichen Zellen aus.
Passen Sie den blauen Rahmen an den neuen Inhalt an, indem Sie dessen rechte untere Ecke anklicken
und verschieben oder den kompletten Datenbereich noch einmal markieren.
Zeilen oder Spalten hinzufügen bzw. entfernen
Zeile oder Spalte durch Klick auf den Tabellenkopf markieren
Einfügen:
STARTZellen EINFÜGEN oder  ZELLEN EINFÜGEN oder S++
Entfernen:
STARTZellen LÖSCHEN oder  ZELLEN LÖSCHEN oder S+-
5.4.4
Anzeige von Reihen oder Kategorien unterdrücken
Im Diagramm werden nur diejenigen Daten angezeigt, die auch im Datenblatt zu sehen sind.
Ausblenden:
1.
Spalte oder Zeile markieren
2.
STARTZellen FORMATAUSBLENDEN & EINBLENDEN oder  AUSBLENDEN
Einblenden:
1.
benachbarte Spalten oder Zeilen markieren
2.
STARTZellen FORMATAUSBLENDEN & EINBLENDEN oder  EINBLENDEN
Hinweis
Unterdrückte Spalten oder Zeilen im Datenblatt lassen im Diagramm die zugehörigen Kategorien oder Serien
verschwinden, ohne dass die Werte verloren gehen.
5.4.5
Datenblatt umformatieren
Zahlenformat ändern:
STARTZahl …
Schriftart, -größe, -format ändern:
STARTSchriftart …
Spaltenbreite im Datenblatt ändern
STARTZellen FORMATSPALTENBREITE oder  Spaltentrenner im Tabellenkopf verschieben
Reihenfolge der Daten umkehren
Bei Balkendiagrammen kann die Sortierung der Balken im Diagramm umgekehrt zu den Zeilen im Datenblatt
sein. Wenn Sie das bei der Bearbeitung stört, weil Sie zum Beispiel interaktiv in einer Präsentation ins Datenblatt neue Werte eintragen wollen, gibt es Abhilfe:
Diagrammtools FORMATAktuelle Auswahl VERTIKAL (WERT) ACHSEAUSWAHL FORMATIERENRegister ACHSENOPTIONENOption WERTE IN UMGEKEHRTER REIHENFOLGE
Diese Umkehrung funktioniert für die drei Achsen Kategorienachse, Reihenachse und Werteachse. Wird die
Werteachse umgekehrt sortiert, erhalten Sie ein »hängendes« Diagramm.
33
Diagrammfolien
Abbildung 5-5: Bezeichnungen der Diagrammachsen
5.4.6
Datentabelle anzeigen
Das Excel-Datenblatt steht nur im Bearbeitungsmodus zur Verfügung. Egal ob es dort beim Präsentationsstart
ein- oder ausgeblendet ist, im Präsentationsmodus fehlt es. Ersatzweise kann aber eine Datentabelle in das
Diagramm einbezogen werden, die dann selbstverständlich auch in der Präsentation angezeigt wird:
Diagrammtools LAYOUTBeschriftungen DATENTABELLE
5.5
5.5.1
Diagrammelemente formatieren
Mit den Auswahlfunktionen markieren
In den Registerkarten LAYOUT und FORMAT der Diagrammtools steht eine Auswahlliste zur Verfügung:
1. Diagrammtools FORMAT oder LAYOUTAktuelle Auswahl 
2. Klicken Sie die Bezeichnung des zu bearbeitenden Elements in der Liste an.
3. AUSWAHL FORMATIEREN führt direkt in den Format-Dialog.
Abbildung 5-6: Diagrammelement auswählen
5.5.2
Wege zum Format-Dialog
Die ausführlichsten Bearbeitungen führen über den Format-Dialog; dorthin führen neben dem oben beschriebenen diverse weitere Wege:
  oder S+1 (ausschließlich für Diagramme) oder
  … FORMATIEREN
Der Weg über die Schaltfläche  steht in den Diagrammtools nur für die Formenarten und WordArt-Formate
zur Verfügung, sonst nicht. Ersatzweise existiert in den DiagrammtoolsLayout BESCHRIFTUNGEN, ACHSEN und
HINTERGRUND mit dem jeweils letzten Eintrag WEITERE OPTIONEN FÜR … ein Weg zum Format-Dialog für das zu
formatierende Element.
34
Diagrammfolien
Abbildung 5-7: Aus dem Menüband zum Format-Dialog
Wichtig
Ist der Format-Dialog erst einmal aktiv, wechselt er beim Markierungswechsel kontextsensitiv seinen Inhalt.
Hinweis
Im Folgenden werden häufig Funktionen der Format-Dialoge angegeben, weil dort die umfassendsten Einstellmöglichkeiten gegeben sind. Die »Wegbeschreibungen« zu den Funktionen beginnen mit
Aktuelle Auswahl  (Element)AUSWAHL FORMATIERENRegister …,
weil damit zweifelsfrei beschrieben werden kann, welcher Format-Dialog aufzurufen ist. Selbstverständlich
funktionieren die anderen Wege zum Format-Dialog ebenso.
5.6
Diagrammlayout auswählen
Diagrammtools ENTWURF Diagrammlayouts 
Diagrammlayouts geben bestimmte Strukturen innerhalb des Diagramms vor, also ob Diagramm- und Achsentitel, Gitternetzlinien etc. angezeigt werden, ob und wo die Legende gezeigt wird, welche Abstände die
Datenpunkte zueinander einnehmen und Ähnliches.
Die Abbildungen in der Layout-Auswahl sind leider winzig, deshalb kaum aussagekräftig, und wechseln in
Anzahl und Gestaltung mit dem Diagrammtyp. Versuch und Irrtum ist die einzig probate Art, mit diesem Tool
umzugehen.
Mit der Registerkarte LAYOUT lassen sich in den Gruppen Beschriftungen und Achsen Diagrammlayouts detaillierter einstellen. Nicht alle Bestandteile sind bei den vorgegebenen Diagrammen aktiviert; mit
Diagrammtools ENTWURFDiagrammlayouts und
Diagrammtools LAYOUTBeschriftungen sowie Achsen
können fehlende Elemente nach Bedarf ins Diagramm geholt oder verändert werden. Sie finden dort die am
häufigsten benötigten zusätzlichen Elemente mit Varianten zu ihren Eigenschaften. Sollte die gewünschte
Möglichkeit dort nicht vorhanden sein, helfen noch tiefer gehende Einstellungen der Format-Dialoge, die
Ihnen in den meisten Menüs der Diagrammtools als letzte Funktion WEITERE …-OPTIONEN angeboten werden.
Dort sind auch ausführliche Einstellungen zur Formatierung der einzelnen Elemente zu finden.
Grafische Gestaltung
Mit den Funktionen unter Diagrammtools FORMATFormenarten bearbeiten Sie alle grafischen Elemente des
Diagramms wie Rahmen- und Achsenlinien, Graphen. Es gelten im Wesentlichen dieselben Funktionen wie
bei den Formen (Kapitel 7).
35
Diagrammfolien
Textgestaltung
Mit den Funktionen unter STARTSchriftart und Diagrammtools FORMATWordArt-Formate bearbeiten Sie
alle Texte im Diagramm, jedoch nicht die Textgröße! Dafür müssen Sie auf das Hauptregister START oder auf
die Minisymbolleiste ausweichen.
5.7
Diagramm bewegen
Da die Pfeiltasten im Diagrammmodus schon für den Markierungswechsel vergeben sind, lässt sich ein Diagramm nur mit per Drag&drop mit der Maus über die Folie bewegen.
5.7.1
Diagrammelemente bewegen
Einige Elemente eines Diagramms lassen sich frei innerhalb der Diagrammfläche per Drag&Drop bewegen:
 Diagramm- und Achsentitel
 Legende
 Sektoren eines Kreis- oder Ringdiagramms
 Wenn Sie in einen Sektor klicken und gleich die Maustaste zum Ziehen festhalten, werden alle Sektoren des Diagramms (des Ringes bei
konzentrischen Ringdiagrammen) bewegt.
 Wenn Sie nach dem Anklicken die Maustaste loslassen und zum Ziehen erneut anklicken, wird nur der angeklickte Sektor bewegt.
Abbildung 5-8: Separierter Sektor
Diese Methode zur Veränderung der Sektorenabstände arbeitet sehr ungenau. Sicherer ist es, wenn Sie mit
den Einstellungen zur »Kreisexplosion« arbeiten:
Aktuelle Auswahl  REIHEN...AUSWAHL FORMATIERENRegister REIHENOPTIONEN
Vorsicht
Wenn der Platz im Diagrammrahmen nicht ausreicht, werden die Sektoren zugunsten der Abstände verkleinert!
5.8
Diagramm beschriften
Ein Diagramm visualisiert Werte, aber um konkrete Informationen zu vermitteln, kommt man ohne Zahlen
doch nicht aus. Auch müssen die Linien, Säulen, Tortenstücke etc. in irgendeiner Form den dargestellten
Sachverhalten zuzuordnen sein, weshalb es auch einer Legende bedarf.
Dafür stehen etliche Optionen und Werkzeuge bereit.
Diagrammtools LAYOUTBeschriftungen
Datenbeschriftungen lassen sich nachträglich wie ein Textfeld mit den Werkzeugen der Hauptregisterkarte
START bearbeiten!
Hinweis
Die Größe eines Beschriftungselements lässt sich nur indirekt über die Schriftgröße verändern.
5.8.1
Datenpunkte beschriften
Skalierte Achsen sind zwar eine übliche Form der Zuordnung von Werten zu Datenpunkten, aber in manchen
Fällen nicht genau genug oder nicht gut ablesbar. Darum tritt der Wunsch auf, direkt am Graphen die Werte
der Datenpunkte anzugeben.
36
Diagrammfolien
Diagrammtools LAYOUTBeschriftungen DATENBESCHRIFTUNGEN
Verschiedene Anzeigemöglichkeiten stehen zur Verfügung und können auch kombiniert werden. Die Auswahl der Trennzeichen wird wirksam, wenn mehrere Daten zu einem Datenpunkt angezeigt werden; die Option NEUE ZEILE dürfte dafür (außer bei Balkendiagrammen) die sinnvollste sein.
Je nach Diagrammtyp stehen ggf. verschiedene Varianten zum Positionieren der angezeigten Werte zur Verfügung. Bei Liniendiagrammen sind die Positions-Termini mit zentriert, links, rechts, über und unter dem Datenpunkt klar verständlich; bei Säulen, Balken und Kreisdiagrammen dagegen erklärungsbedürftig, siehe Abbildung 5-9.
Abbildung 5-9: Möglichkeiten, die Datenbeschriftung zu positionieren
Zahlendarstellung einstellen
Aktuelle Auswahl  REIHEN ... DATENBESCHRIFTUNGAUSWAHL FORMATIERENRegister ZAHL
Der Dialog zur Zahlendarstellung ist identisch mit jenem, mit dem Sie in Excel Zahlen in Zellen formatieren.
Sollten Sie Ihre Excel-Wertetabelle bereits sauber formatiert haben, kann Ihr Diagramm in PowerPoint daran
partizipieren, indem Sie die Option MIT QUELLE VERKNÜPFT aktivieren.
Sollte in der Vielzahl der angebotenen Zahlenformate nicht das passende zu finden sein, bleibt Ihnen der
Weg über BENUTZERDEFINIERT.
Weitere Hinweise finden Sie in der Excel-Hilfe zum Stichwort »Zahlenformat«.
5.8.2
Achsen beschriften
Bei sehr großen Zahlen kann die Achsenbeschriftung unübersichtlich werden. PowerPoint kann die Werte
aber intern umrechnen und die Angaben um Tausender-Potenzen verkürzt anzeigen.
Diagrammtools LAYOUTAchsen ACHSEN...-ACHSEACHSE IN TAUSENDEN/MILLIONEN/MILLIARDEN ANZEIGEN
Reicht das noch nicht, hilft der Format-Dialog
Aktuelle Auswahl ...-ACHSEAUSWAHL FORMATIERENRegister ACHSENOPTIONEN,
wo Sie im Bereich Anzeigeeinheiten noch Billionen und einige Zwischenwerte an Zehnerpotenzen finden.
Achsenbeschriftung drehen
Die Beschriftung von Achsen steht gemäß Standard-Einstellung waagerecht. Bei Platzproblemen passt sich
die Richtung der Beschriftung dem zur Verfügung stehenden Platz automatisch an.
Sie können die Achsenbeschriftung auch manuell drehen:
Markieren Sie die zu drehende Beschriftung und wählen Sie dann in
Aktuelle Auswahl  ...-ACHSEAUSWAHL FORMATIERENRegister AUSRICHTUNG
unter Textlayout die gewünschte Textrichtung.
37
6 Bilder, Fotos, Illustrationen
PowerPoint unterscheidet zwischen
Bildern = aus anderen Dateien eingefügte Fotos oder Grafiken und
Formen = intern erzeugte grafische Elemente.
Die Bearbeitung und Formatierung von Bildern und Formen ist in weiten Bereichen identisch, aber es gibt
auch einige wesentliche Unterschiede. Gemeinsamkeiten und Unterschiede werden in diesem und den nachfolgenden Kapiteln erläutert.
6.1
Einzelbilder
6.1.1
Bilder via Folienlayout (Platzhalter) einfügen
Wählen Sie beim Anlegen einer Folie ein Folienlayout mit dem Inhalt-Symbol. Klicken Sie darin auf eines der
Grafik-Symbole in der Kombi-Schaltfläche.
Der Unterschied zwischen CLIPART und GRAFIK AUS DATEI liegt im weiteren Vorgehen:
Bei ClipArt öffnet sich der Aufgabenbereich mit der Office-internen ClipArt-Sammlung.
1. Geben Sie ggf. einen Suchbegriff im Feld SUCHEN NACH ein.
2. Die dem Suchbegriff entsprechenden (oder alle) ClipArts werden angezeigt.
Der ClipArt-Organizer ist ein Katalog und zeigt auch Bilder an, die nicht zur Verfügung stehen, weil z. B.
von einer CD katalogisiert, inzwischen gelöscht, im zurzeit nicht zugänglichen Netzwerk befindlich etc.
Allerdings werden fehlende Bilder in ihrer Miniatur mit dem Symbol
gekennzeichnet. Sie sparen sich
eine Fehlermeldung, wenn Sie derart signierte Bilder nicht auswählen.
3. Wählen Sie ein ClipArt aus; beim Anklicken wird es in die Folie eingefügt.
Bei Grafik öffnet sich ein Dateiauswahl-Dialog.
1. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem das einzufügende Bild steht.
2. Markieren Sie das einzufügende Bild.
3. 
Es gibt ein weiteres Layout mit Grafik-Platzhalter, genannt Bild mit Überschrift. Der Grafik-Platzhalter dieses
Layouts unterscheidet sich vom Inhalts-Layout mit Kombi-Schaltfläche in der Behandlung importierter Grafiken und ist wegen seines rigiden Umgangs mit den Bildern kaum einsetzbar.
6.1.2
Bilder nachträglich in Folien einfügen
ClipArt nachträglich einfügen
EINFÜGENBilder CLIPART(weiter wie am Anfang des Kapitels für ClipArt beschrieben)
Bild aus Datei nachträglich einfügen
EINFÜGENBilder GRAFIK(weiter wie am Anfang des Kapitels für Grafik beschrieben)
Bild aus Datei per Drag&Drop einfügen
1. Verkleinern Sie das PowerPoint-Fenster mit einem Klick auf .
2. Öffnen Sie mit dem Explorer den Ordner, in dem das Bild gespeichert ist.
3.  Ziehen Sie das Dateisymbol des Bildes in die Folie.
Bilder, Fotos, Illustrationen
Bild aus der Zwischenablage einfügen
Sie können auch mit einem externen Bildbearbeitungs- oder Bildbetrachtungsprogramm das Bild auswählen
und über die Zwischenablage in die Folie bringen. Diese Methode kann im Gegensatz zu den Vorversionen
seit PowerPoint 2007 bedenkenlos empfohlen werden; die Speicherverwaltung geht jetzt intelligenter mit
Grafiken um als früher.
STARTZwischenablage EINFÜGEN (obere Hälfte der Schaltfläche) oder S+V
Hinweis
Beim Einfügen von Bildern aus der Zwischenablage bietet Ihnen PowerPoint zwei Optionen per Smarttag an,
die Sie getrost ignorieren können, sie sind hier unerheblich.
Wichtig
Sind beim nachträglichen Einfügen eines Bildes auf der Folie noch unbenutzte Inhalts- oder Bild-Platzhalter
vorhanden, wird das Bild zu den in Tabelle 8.1 aufgelisteten Platzhalter-Konventionen in den ersten freien
Platzhalter eingefügt.
Sind alle Platzhalter belegt, wird das Bild mittig auf der Folie platziert.
Einfügemethode
Bild ist größer als Folie/Platzhalter
Bild ist kleiner als Folie/Platzhalter
Inhalts-Platzhalter
Bild wird proportional so skaliert,
dass es komplett im Platzhalter zu
sehen ist.
Platzhalter passt sich den Bildmaßen
an.
Bild-Platzhalter
Bild wird proportional an die längere Seite des Platzhalters angepasst, in der
anderen Richtung überkragende Teile werden nicht gezeigt.*
EINFÜGENIllustrationen GRAFIK/CLIPART
dass es komplett auf der Folie zu sehen ist
Bild bleibt unverändert.
via Zwischenablage auf
Folie
Bild bleibt unverändert, überkragende Teile werden nicht gezeigt.
Bild bleibt unverändert.
via Zwischenablage in
Inhalts-Platzhalter
dass es komplett im Platzhalter zu
sehen ist.
dass es den Platzhalter in mindestens
einer Richtung komplett ausfüllt.
Tabelle 6.1: Varianten des Bild-Imports
*) Abhilfe für den rigiden Umgang mit in Bild-Platzhalter eingefügten Bildern bietet die Funktion Bildtools
FORMATGröße ZUSCHNEIDEN. Die untere Hälfte dieser Schaltfläche lässt ein Menü aufklappen, in dem
 FÜLLBEREICH die abgeschnittenen Teile des Bildes in Grau anzeigt; durch Greifen mit der Maus können Sie
das Bild in der Form verschieben;
 EINPASSEN das Bild so skaliert, dass es komplett in die Form passt, also ein dem Inhalts-Platzhalter vergleichbares Verhalten.
6.2
Die Bildtools
Haben Sie ein Bild markiert, erscheint im Menüband der Registertab für die Tool-Registerkarte BildtoolsFORMAT mit speziellen Bearbeitungswerkzeugen für importierte Grafik-Elemente. Sie ist untergliedert in die Bereiche:
 Anpassen mit Werkzeugen zur Änderung der Bildfarbe
 Bildformatvorlagen mit Bildbearbeitungsfunktionen
 Anordnen mit Befehlen zum Gruppieren, Drehen und Ausrichten
39
 Größe mit Befehlen zur Größeneinstellung, zum Beschneiden und zur Formwahl
Abbildung 6-1: Die Bildtools zur Fotobearbeitung
Bis auf FREISTELLEN wirken sich die Bildtools sowohl auf Bitmaps als auch auf nicht konvertierte Vektorgrafiken
gleichermaßen aus.
Hinweis
Die volle Bandbreite von Formatierungen bietet Ihnen der Format-Dialog GRAFIK FORMATIEREN, den Sie mit
einem Klick auf
Bildformatvorlagen  oder  GRAFIK FORMATIEREN
öffnen. Dort finden Sie auch detailliertere Einstellungen für die Funktionen der Gruppe Anpassen.
Vorsicht
Der an mehreren Stellen in den Bildtools anzutreffende Befehl ZURÜCKSETZEN hat durchschlagende Wirkung,
denn er nimmt alle Änderungen zurück! Dazu gehören sowohl die manuellen Änderungen mit den Bildtools
als auch automatische Größenanpassungen beim Import. Das Bild wird in einen Zustand versetzt, als wäre es
per Zwischenablage aus einer Grafikanwendung eingefügt worden.
6.2.1
Bild zuschneiden
Mit
Bildtools FORMATGröße ZUSCHNEIDEN (oben)
lassen sich periphere Teile einer eingefügten Grafik verstecken. Setzen Sie dazu nach Anklicken des Befehls
den Mauszeiger auf einen der nun als Blocklinien und -ecken dargestellten Anfasser am Rand der Grafik, wird
die Grafik beim Bewegen nach innen nicht verkleinert, sondern gestutzt. Die weggeschnittenen Teile bleiben
weiter als graues Bild sichtbar, bis Sie die Markierung aufheben.
Sobald Sie das Zuschneiden-Werkzeug erneut aktivieren, werden die weggeschnittenen Teile wieder sichtbar,
denn die Randbereiche werden nicht wirklich beschnitten, nur versteckt, und können jederzeit mit dem Zuschneiden-Werkzeug freigelegt werden. Nur mit Komprimieren (Abschnitt 1.39) beseitigen Sie die gestutzten
Teile tatsächlich.
Automatisches Zuschneiden
Mit Bildtools FORMATGröße ZUSCHNEIDEN (unten)SEITENVERHÄLTNIS schneiden Sie das Bild auf Standard-Proportionen zu, zum Beispiel 3:2 für das übliche Fotoabzugsformat. Insgesamt stehen elf übliche Bildformate
zur Verfügung.
Zuschnitt verändern
Trifft der automatisch erzeugte Ausschnitt nicht Ihre Wünsche (z. B. abgeschnittene Köpfe), lässt sich das Bild
einfach mit der Maus im Ausschnittrahmen verschieben.
Bildtools FORMATGröße ZUSCHNEIDEN (untere Hälfte)EINPASSEN skaliert das Bild so, dass die volle Höhe und
Breite in die Form passen wie bei einem Inhalts-Platzhalter.
40
6.2.2
Bild rahmen
Bildtools FORMATBildformatvorlagen GRAFIKRAHMEN
Bildtools FORMATBildformatvorlagen Register LINIENFARBE und LINIENART
 GRAFIK FORMATIERENRegister LINIENFARBE und LINIENART
Abbildung 6-2: Einfache Farbwahl für den Bilderrahmen
Mit Auswahl einer Rahmenfarbe, -stärke und Strichart wird das Bild in dieser Weise eingerahmt.
Leider funktioniert in der mit WEITERE LINIENFARBEN erreichbaren ausführlichen Farbauswahl die Livevorschau
nicht, so dass Sie immer erst auf  klicken müssen, um die Wirkung Ihrer Auswahl beurteilen zu können.
Bildeffekte
Der Bereich Bildformatvorlagen enthält einige vorgefertigte Bildeffekte, mit denen sich eingefügte Bilder
schnell mit Rahmen und weiteren Auszeichnungen versehen lassen. Die Bildformatvorlagen sind nichts anderes als eine Auswahl von Kombinationen verschiedener Formatierungen aus den rechts daneben angeordneten Einzelwerkzeugen BILDFORM, GRAFIKRAHMEN und BILDEFFEKTE.
Weitere vorgefertigte Kombinationen, teils aufwendiger als in der Auswahl der Bildformatvorlagen, finden Sie
unter
Bildtools FORMATBildformatvorlagen BILDEFFEKTEVOREINSTELLUNG
Die Rahmengestaltung ist wie alle Linienformatierungen identisch mit der Konturgestaltung für Formen. Auch
die weiteren Formatierungsmöglichkeiten für Bilder sind dieselben wie für. Diese Gleichheit beruht darauf,
dass Bilder beim Einfügen – auf welchem Weg auch immer – in eine Form eingebettet werden, deren Attribute
sich auf das Bild als Flächenfüllung auswirken.
6.2.3
Bild austauschen oder Formatierungen übertragen
Um eine Formatierung auf ein anderes Bild zu übertragen, gibt es den »Formatpinsel«
in
STARTZwischenablage. Markieren Sie das formatierte Bild, wählen Sie FORMAT ÜBERTRAGEN und klicken Sie
dann das unformatierte Bild an. Das zweite Bild erhält alle Formatierungen des ersten.
Ein Austausch des Bildes (= Flächenfüllung der Form) führt zum vergleichbaren Ergebnis, das Bild wird durch
ein anderes ersetzt, das die Formatierung des ersetzten Bildes übernimmt.
Bildtools FORMATAnpassen BILD ÄNDERN
 BILD ÄNDERN
41
Wichtig
Die Form passt sich bei diesem Wechsel den Proportionen des neuen Bildes an!
Abbildung 6-3: Bild austauschen. – Orientierung wird angepasst, Formatierung beibehalten
6.3
Speicherbedarf von Bildern reduzieren
Eingebundene Pixelgrafiken, also alle Fotos und diverse andere Grafiken, soweit sie nicht Vektorgrafiken sind,
können die Dateigröße Ihrer Präsentation heftig aufblähen, obwohl die Informationen der Grafik für den
Zweck der Präsentation gar nicht benötigt werden. Die Größe importierter Grafiken wird an die Folien- oder
Platzhaltergröße angepasst, jedoch nur virtuell, die Informationen für das gesamte Bild, also z. B. 7 Megapixel
(= rd. 1,5 MB) sind immer noch vorhanden, ohne benötigt zu werden.
Tipp
Auch wenn es die nachfolgend beschriebenen PowerPoint-internen Komprimierungsmethoden gibt, reduzieren Sie Bildgröße und Auflösung möglichst bereits extern mit einem Grafikprogramm. Die Algorithmen
darauf spezialisierter Programme sind oft besser. Für eine gedruckte Präsentation genügen 150 bis 300 dpi,
für eine Bildschirmpräsentation 96 dpi.
6.3.1
Automatisch komprimieren lassen
PowerPoint 2010 verfügt über eine automatische Bildkomprimierung, mit der beim Speichern (!) überflüssige
Details, auch die nicht angezeigten Reste beschnittener Bilder entfernt werden.
Vorsicht
Diese automatische Komprimierung ist lieferseitig aktiviert!
Die Funktionen, um die automatische Bildkomprimierung zu ändern oder zu deaktivieren, finden Sie in den
PowerPoint-Optionen:
DATEIOPTIONENERWEITERTBildgröße und -qualität
Die Option BEARBEITUNGSDATEIEN VERWERFEN sollte bis zur endgültigen Fertigstellung der Präsentation ausgeschaltet bleiben, denn sie vernichtet auch die Zuschnittreste, die evtl. beim Überarbeiten noch benötigt werden können.
6.3.2
Manuell komprimieren
Wenn die automatische Komprimierung abgeschaltet ist, können Sie dennoch überflüssige Bilddaten entfernen:
Bildtools FORMATAnpassen BILDER KOMPRIMIEREN
42
Abbildung 6-4: Spart Speicherplatz: eingebundene Bilder komprimieren
Dabei stehen nur die Auflösungen zur Verfügung, die das Bild auch liefern kann. Erhöhen der niedrigen Auflösung eines Bildes ist nicht möglich und wäre auch sinnlos.
Derselbe Dialog steht auch bei DATEISPEICHERN UNTERTOOLSBILDER KOMPRIMIEREN zur Verfügung, allerdings ohne die Option zur Einzelkomprimierung.
Tipp
Sie sollten importierte Bilder sofort komprimieren, bevor Sie mit ihnen in PowerPoint arbeiten oder die Präsentation speichern. Sie ersparen sich damit Ärger, Wartezeiten und evtl. sogar Abstürze, denn an zu großen
Präsentationen »verschluckt« sich auch ein leistungsfähiger Computer gelegentlich.
Abbildung 6-5: Vermeidbare Verzugsmeldung, u. a. durch zu große Bilder verursacht
Hinweis
Wenn Sie mehr über Grafikformate und deren Bearbeitung erfahren möchten, besuchen Sie bitte den Kurs
»Grafik und Fotobearbeitung« (nächster Termin: noch offen).
6.3.3
Grafik-Auflösung an Ausgabemedium anpassen
Bildtools FORMATGröße Register GRÖSSESkalierung Option OPTIMAL FÜR BILDSCHIRMPRÄSENTATION
Damit wird die Größe des Bildes auf der Folie so eingestellt, dass bei der Ausgabe ein Pixel des Bildes exakt
einem Pixel des Ausgabemediums entspricht, also keine Interpretationen seitens Grafikkarte und Beamer
zwecks Anpassung notwendig sind, was der Darstellungsqualität zugutekommt.
43
7 Vektorgrafik zeichnen
Die Applikationen von MS Office beherrschen durchgängig das Erzeugen und Bearbeiten von Vektorgrafik.
Zusammengenommen sind die Zeichenfunktionen derart komplex, dass sich damit auch aufwendige Illustrationen herstellen lassen, die weit über das übliche Leistungsspektrum von Geschäftsgrafik hinausgehen.
Bis Version 2003 hießen die Zeichenobjekte »AutoFormen«, seit Version 2007 beschränkt man sich auf die
Bezeichnung »Formen«.
Formen sind die Basis aller Zeichenaktivitäten in PowerPoint und neben den Platzhaltern das zweite programminterne Folienelement. Jedes in eine Folie importierte Text- oder Grafikobjekt wird in eine Form gezwängt, auch wenn das zunächst nicht augenfällig ist. Selbst die Bestandteile der SmartArts lassen sich wie
Formen behandeln.
Selbst gestaltete Grafiken können vielfältige Einsatzzwecke haben, zum Beispiel um eine »trockene« Diagrammfolie etwas netter zu gestalten oder auch als Illustration für Dokumentationen und Bücher.
7.1
Die Formen-Auswahl
Um eine Form auf einer Folie zu erzeugen, benutzen Sie die Formenauswahl der Registerkarte STARTZeichnung. Die Formen-Auswahl ist in Rubriken unterteilt.
Sobald Sie eine Form ausgewählt haben, ändert der Mauszeiger seine Form zum Kreuz; damit können Sie auf
der Folie ein Zeichnungsobjekt der gewählten Form erzeugen.
7.1.1
Mehrere gleichartige Formen nacheinander zeichnen
 auf das gewünschte WerkzeugZEICHENMODUS SPERREN
Im gesperrten Modus zeichnen Sie so lange Formen desselben Typs, bis Sie den Sperrmodus wieder aufheben.
Gesperrten Modus wieder aufheben
 auf das gesperrte WerkzeugZEICHENMODUS SPERREN oder E
7.1.2
Form tauschen oder ändern
Gefällt Ihnen eine gezeichnete Form nicht, können Sie sie nachträglich problemlos austauschen.
Zeichentools FORMATFormen einfügen FORM BEARBEITENFORM ÄNDERN
7.2
Linien und Pfeile zeichnen
1. STARTZeichnung
2. Setzen Sie den Cursor am gewünschten Startpunkt auf die Arbeitsfläche und drücken Sie die linke Maustaste.
3. Bewegen Sie den Cursor mit gedrückter linker Maustaste zum Zielpunkt.
Beim Loslassen der Maustaste bleibt eine Linie zwischen Start- und Zielpunkt stehen.
Waagerechte und senkrechte Linien
Wollen Sie eine genau senkrechte oder genau waagerechte Linie zeichnen, halten Sie beim Zeichnen die HTaste fest; dann erlaubt PowerPoint nur Zeichenwinkel im 15°-Raster.
Linienenden ändern
Zeichentools FORMATFormenarten FORMKONTURPFEILE oder
Vektorgrafik zeichnen
Zeichentools FORMATFormenarten
 Register LINIENARTABSCHLUSSTYP und Pfeileinstellungen oder
 FORM FORMATIERENRegister LINIENART ABSCHLUSSTYP und Pfeileinstellungen
Hinweis
Jede nicht geschlossene Linie lässt sich zum Pfeil umwandeln; umgekehrt lassen sich aus Pfeilen einfache
Linien machen, indem Sie die Spitzen in den Pfeileinstellungen abwählen.
Der ABSCHLUSSTYP gibt drei Möglichkeiten für Linienenden vor:
 FLACH schließt mit dem Ende der gezeichneten Linie ab.
 RECHTECK verlängert die gezeichnete Linie an den Enden um eine halbe Linienstärke.
 RUND baut um das Ende der gezeichneten Linie einen Halbkreis mit dem Radius der halben Linienstärke.
Hinweis
Diese Linienabschlüsse wirken sich auch auf die Teilstücke unterbrochener Linien aus den STRICHTYPEN aus!
Im Gegensatz zu den Pfeileinstellungen lassen sich die Abschlusstypen nicht separat, sondern nur für beide
Enden der Linie gemeinsam einstellen – es sei denn, einem Ende wurde ein Abschluss aus den Pfeileinstellungen zugewiesen, denn die Pfeileinstellungen dominieren die Abschlusstypen.
Beachten Sie, dass innerhalb der Pfeileinstellungen Unterschiede bestehen:
 Die Pfeilspitzen schließen mit der gezeichneten Linie ab wie der Abschlusstyp FLACH.
 Die Raute und der Kreis als Pfeileinstellung umschließen das Linienende.
Abbildung 7-1: Abschlusstypen und »Pfeilspitzen«
7.3
Flächen (Formen) zeichnen
Eine der hilfreichsten Funktionen von PowerPoint sind die vorgefertigten Formen. Mit ihnen lassen sich sauber gestaltete Standardformen, aber auch komplexere Figuren sehr leicht zeichnen und variieren
1. STARTZeichnung ggf. Formauswahl
2. Setzen Sie den Cursor am gewünschten Startpunkt (= eine Ecke der zu zeichnenden Form oder des die
Form umgebenden Rechtecks) auf die Arbeitsfläche und drücken Sie die linke Maustaste.
3. Bewegen Sie den Cursor mit gedrückter linker Maustaste zum Zielpunkt, der diagonal dem Startpunkt gegenüber liegenden Ecke der zu zeichnenden Form oder des die Form umgebenden Rechtecks.
Tipps
Wollen Sie eine Form mit gleichen Kantenlängen/Radien zeichnen, halten Sie beim Zeichnen die H-Taste
fest.
Klicken Sie nach Anwahl des Werkzeugs einmal kurz auf Ihre Arbeitsfläche, dann entsteht die Form innerhalb
eines quadratischen Rahmens von 1 Zoll (2,54 cm) Kantenlänge.
7.4
Linienzüge, Polygone und Kurven zeichnen
STARTZeichnung 
(Linienzüge und Polygone)
(Kurven)
45
Zum Zeichnen klicken Sie am Startpunkt Ihres geplanten Linienzugs in die Arbeitsfläche und lassen die Maustaste wieder los! Klicken Sie anschließend auf den nächsten gewünschten Eck- bzw. Scheitelpunkt usw. Es ist
egal, ob Sie mit der linken oder rechten Maustaste klicken. Beenden Sie den Zeichenvorgang mit einem Doppelklick. Entspricht der Endpunkt dem Startpunkt, wird ein Polygon bzw. eine geschlossene Fläche mit »sauber gebogenen« Außenlinien erzeugt.
Hinweise
Innerhalb eines Linienzugs sind auch unregelmäßige Freihandlinien möglich, wenn Sie von einem Eckpunkt
aus mit gedrückter Maustaste weiterzeichnen. Loslassen der Maustaste erzeugt wieder einen Eckpunkt und
der Linienzug kann fortgesetzt werden.
Freihandlinien (Werkzeug »Skizze«)
Freihandlinien werden mit gedrückter Maustaste gezeichnet. Ein »Stift« zeichnet jede Bewegung mit. Beenden Sie den Zeichenvorgang mit einem Doppelklick. Endet die Skizze am Startpunkt, wird eine geschlossene
unregelmäßige Fläche erzeugt.
7.5
Formen ändern
7.5.1
Die Zeichentools
Sobald Sie eine Form gezeichnet oder eine bestehende Form markiert haben, erscheinen im Menüband die
Zeichentools mit dem einzigen Register FORMAT.
Die Gruppen-Bezeichnungen dieser Registerkarte sind irreführend, so findet sich in Formen einfügen auch
der Aufruf FORM BEARBEITEN mit wichtigen Funktionen zum Verändern von Formen und mit Formenarten ist
Formformat gemeint.
Die Gruppen Formenarten und WordArt-Formate sind quasi identisch, Formenarten bezieht sich auf die Form
selbst, WordArt-Formate auf den in der Form enthaltenen Text. Hier sind die wesentlichen gestalterischen
Werkzeuge zu finden.
7.5.2
Die »Anfasser«
Ist eine Form markiert (= angeklickt), wird die Markierung durch einen Rahmen deutlich gemacht:
 Eine Form oder ein Bild wird von neun Punkten umgeben. Die acht weißen
»Ziehpunkte« dienen der Größenänderung, der grüne »Drehpunkt« der
Änderung des Lagewinkels.
 Gerade Linien besitzen nur zwei Anfasser, je einen an jedem Ende. Nichtrechteckige Formen, Kurven und Polygone werden von einem rechteckigen
Zeichnungsrahmen mit Anfassern umgeben.
7.5.3
Abbildung 7-2: Rahmen und
Anfasser
Bewegen, skalieren und drehen
Schieben
Per Drag&Drop lassen sich markierte Bilder und Formen verschieben: Klicken Sie die Form an, halten Sie die
Maustaste fest und bewegen Sie die Form an eine neue Position, wo Sie die Maustaste wieder loslassen.
Halten Sie die H-Taste bei der Bewegung fest, lässt sich die Form nur waagerecht oder senkrecht schieben.
46
Skalieren
Das Skalieren einer Form geht üblicherweise so vonstatten, dass Sie einen der Anfasser mit der Maus greifen
und bewegen, wobei Bezugspunkt der dem »gegriffenen« gegenüberliegende Anfasser ist.
 Greifen Sie mit der Maus einen der quadratischen Anfasser an den Seiten, folgt diese Seite des Elements
den Bewegungen der Maus in horizontaler respektive vertikaler Richtung.
 Greifen Sie mit der Maus einen der runden Anfasser an den Ecken, folgt diese Ecke des Elements den
Bewegungen der Maus.
 Bei gedrückter S-Taste wird auf den Element-Mittelpunkt bezogen skaliert, das heißt, die gegenüberliegende Ecke/Seite macht die Bewegungen spiegelverkehrt mit.
 Zieht man mit gedrückter H-Taste an einer Ecke, bleiben die Seitenverhältnisse des Elements erhalten.
So können Verzerrungen vermieden werden. (Bei importierten Grafiken ist dieses Beibehalten des Aspektverhältnisses beim Ziehen an einem Eckpunkt obligatorisch.)
 Bei Linien ist Bezugspunkt das gegenüberliegende Ende der Linie, das in seiner Position bleibt, es sei denn,
Sie halten bei der Mausbewegung die Taste S gedrückt, dann macht das gegenüberliegende Ende die
Bewegungen spiegelverkehrt mit und der Linienmittelpunkt bleibt fest.
 Halten Sie bei der Linienbearbeitung über die Endpunkte die Taste H gedrückt, so bleibt der Lagewinkel
der Linie erhalten.
 Bei gedrückter A-Taste ist vom Raster unabhängiges Skalieren und Schieben möglich.
Abbildung 7-3: Tastenhilfen bei Skalieren mit der Maus
Drehen
Linien: einen der Endpunkte mit dem Mauszeiger greifen und an neue Position ziehen
Flächen: grünen Anfasser mit dem Mauszeiger greifen und drehen
Die beim Drehen gleichzeitig gedrückte H-Taste erlaubt in beiden Fällen nur Drehungen in 15°-Schritten.
Per Einstellungen
Neben der »freihändigen« Arbeit am Objekt lassen sich die Größen und Lagewinkel der Formen und Bilder
auch exakt über Werteeingaben und mittels vorgegebener Standard-Funktionen beeinflussen. In den einschlägigen Registerkarten ist rechts außen eine Gruppe Größe, in der die Abmessungen des aktuell markierten
Objekts dargestellt sind und durch direkte Eingabe verändert werden können.
Im Format-Dialog FORM FORMATIEREN finden Sie die Register GRÖSSE und POSITION; wo Abmessungen, Lagewinkel und Position auf der Folie durch Werteeingaben beeinflusst werden können.
Vorsicht
Wenn Sie im Register GRÖSSE die Option SEITENVERHÄLTNIS SPERREN eingeschaltet haben, gilt diese Beschränkung auch für das Skalieren mit der Maus.
47
Wichtig
PowerPoint dreht in Gegenrichtung zum mathematischen Drehsinn: Positive Grad-Werte drehen im Uhrzeigersinn!
Da es beim Drehen von Objekten meist um 90°-Winkel oder Spiegelungen (in PowerPoint zur Abgrenzung
vom Effekt »Spiegelung« KIPPEN genannt) geht, gibt es in
START ZeichnungANORDNEN, sowie in Bildtools FORMATAnordnen, sowie in Zeichentools FORMATAnordnen
jeweils eine Schaltfläche DREHEN, die zu den vier gebräuchlichsten Dreh- und Spiegelaktionen führt.
7.5.4
Interne Proportionen skalieren
Die meisten Formen besitzen zusätzlich zu den Anfassern eine oder mehrere gelbe Rauten, die ebenfalls mit
dem Mauszeiger gegriffen werden können. Hiermit lassen sich die internen Proportionen ändern, z. B. das
Verhältnis einer Pfeilspitze zum Korpus. Diese Veränderungen können bis zur Entartung des Objekts führen.
Abbildung 7-4: Formen ändern mit den gelben Rauten
7.5.5
Form wechseln
ZEICHENTOOLS | FORMEN EINFÜGEN | FORM BEARBEITEN | FORM ÄNDERN erlaubt Ihnen, jede Form nachträglich in eine
andere Standardform zu wandeln.
7.6
Gruppieren
Speziell beim Zeichnen komplexer Grafiken ist es häufig erforderlich, mehrere Formen zusammenzufassen,
damit sie beim Weiterarbeiten nicht versehentlich wieder auseinandergerissen werden.
Formen gruppieren
in div. Re- ANORDNENGRUPPIEREN
gisterkarten

GRUPPIERENGRUPPIEREN

S+H+g
Gruppierung auflösen
Gelöste
Gruppierung
wiederherstellen
ANORDNENGRUPPIERUNG
ANORDNENGRUPPIERUNG
AUFHEBEN
DERHERSTELLEN
GRUPPIERENGRUPPIERUNG
GRUPPIERENGRUPPIERUNG WIE-
AUFHEBEN
DERHERSTELLEN
S+H+h
S+H+j
WIE-
Tabelle 7.1: Übersicht der Gruppierungsfunktionen
Gruppierte Elemente werden wie ein Element behandelt, Lage- und Größenänderungen betreffen alle erfassten Elemente gleichermaßen, sofern nicht ein Element separat markiert wurde.
48
GRUPPIERUNG WIEDERHERSTELLEN erspart Ihnen beim Regruppieren einer aufgelösten Gruppe das Markieren.
PowerPoint merkt sich alle Bestandteile der zuletzt bearbeiteten Gruppe und fügt sie mit dieser Funktion
automatisch wieder zusammen.
Wichtig
Sobald ein Platzhalter markiert ist, wird der GRUPPIEREN-Befehl ausgegraut. Platzhalter sind nicht gruppierbar!
Hinweis
Das Gruppieren ändert nichts an der Eigenständigkeit der Elemente einer Gruppe.
7.6.1
Mehrfach gruppieren
Es ist möglich, gruppierte Elemente mit anderen Gruppen wiederum zu gruppieren. Beim Aufheben der Gruppierung wird eine solche Gruppe dann zunächst in die Teilgruppen zerlegt.
7.6.2
Gruppenteile bearbeiten
Klicken Sie einmal auf eine Gruppe, so spannt sich ein Markierungsrahmen um die komplette Gruppe. Klicken
Sie nun innerhalb der markierten Gruppe eines der Teilelemente an, wird dieses markiert, um die Gruppe wird
eine gestrichelte Rahmenlinie angezeigt. Wenn Sie nun Formatierungen vornehmen oder die markierte Form
bewegen, bleibt der Rest der Gruppe davon unberührt.
7.7
Objekte ausrichten
Auf alle Arten von Elementen lassen sich die AUSRICHTEN-Befehle anwenden, die in diversen Registerkarten
auftauchen.
STARTZeichnung ANORDNEN AUSRICHTEN oder Bildtools/Zeichentools FORMATAnordnen AUSRICHTEN
7.7.1
Aneinander ausrichten und verteilen
Ist die Option AUSGEWÄHLTE OBJEKTE AUSRICHTEN aktiv, müssen zum Ausrichten mindestens zwei und zum Verteilen mindestens drei Formen oder Bilder markiert sein.


Orientierung beim Ausrichten ist die äußerste Kante oder Ecke der in Ausrichtungsrichtung am weitesten
auswärts liegenden Form; beim zentrierten Ausrichten ist Bezugslinie die Mittellinie zwischen den beiden
zuäußerst liegenden Formen.
Orientierung beim Verteilen sind die Außenkanten der beiden in Verteilrichtung am weitesten außen
liegenden Elemente, zwischen denen die anderen Objekte so verteilt werden, dass alle Abstände untereinander gleich groß sind.
7.7.2
Am Folienrahmen ausrichten und verteilen
Ist die Option AN FOLIE AUSRICHTEN aktiv, müssen zum Ausrichten mindestens ein und zum Verteilen mindestens zwei Formen oder Bilder markiert sein.


Orientierung beim Ausrichten ist der in Ausrichtungsrichtung liegende Folienrand; beim zentrierten Ausrichten ist es die Folienmitte.
Orientierung beim Verteilen sind die in Verteilrichtung liegenden Folienränder, zwischen denen die anderen Objekte so verteilt werden, dass alle Abstände untereinander und zum Folienrand gleich groß sind.
49
Abbildung 7-5: Ausrichten
7.7.3
Abbildung 7-6: Verteilen
Rasterorientierung
Im Hintergrund jeder PowerPoint-Folie liegt ein Orientierungs- und Fangraster, das standardmäßig zwar eingeschaltet, aber nicht sichtbar ist.
Raster anzeigen/ausblenden
ANSICHTAnzeigen GITTERNETZLINIEN oder
Dialog RASTER UND LINIENOption RASTER AUF DEM BILDSCHIRM ANZEIGEN oder
 RASTER UND FÜHRUNGSLINIEN oder H+)
Rastereinstellungen aufrufen
STARTZeichnung ANORDNENAUSRICHTENRASTEREINSTELLUNGEN
Bildtools/Zeichentools FORMATAnordnen AUSRICHTENRASTEREINSTELLUNGEN
Fangfunktion dauerhaft ein- und ausschalten
Dialog RASTER UND LINIENOption OBJEKTE AM RASTER AUSRICHTEN
Fangfunktion ad hoc ausschalten
S zusammen mit V Y W I oder A bei der Mausbewegung
Hinweis
Sie arbeiten bei abgeschalteter Rasterorientierung pixelgenau.
Die Pixelgenauigkeit ist abhängig von der gewählten Ansichtsvergrößerung. Je größer Sie den Zoom einstellen, desto kleinteiliger lässt sich ein Objekt positionieren.
50
Abbildung 7-7: Raster und Führungslinien einstellen
Gegenseitig orientieren
Möchten Sie, dass Ihre Formen beim Zeichnen wie auch beim Verschieben immer mit anderen Folienelementen fluchten, aktivieren Sie im Dialog RASTER UND LINIEN die Option OBJEKTE AN ANDEREN OBJEKTEN AUSRICHTEN.
Sobald Sie mit einer Form in die Nähe einer der »unsichtbar über den gesamten Bildschirm verlängerten«
Begrenzungslinien eines anderen Elements kommen, wird sie punktgenau an dieser Linie orientiert, sobald
Sie die Maustaste wieder loslassen.
Eine neue Orientierungshilfe zum gegenseitigen Orientieren ist in Version 2010 mit den »Intelligenten Führungslinien« dazugekommen. Ist diese Option in den Raster- und Linien-Einstellungen aktiviert, blinken beim
Bewegen einer Form oder eines Textfeldes über die Folie immer dann gestrichelte Linien auf, wenn eine der
Außen- oder Mittellinien mit einer der Außen- oder Mittellinien eines anderen Objekts fluchtet.
Abbildung 7-8: »Intelligente Hilfslinien« erleichtern das gegenseitige Ausrichten in beiden Richtungen.
Hilfslinien (Zeichnungslinien, Führungslinien)
Ein mittig auf der Folie orientiertes Fadenkreuz, dessen Achsen Sie mit der Maus verschieben können, wird
mal als Führungslinien, mal als Zeichnungslinien bezeichnet.
Anzeigen der Führungslinien
ANSICHTAnzeigen FÜHRUNGSLINIEN
Dialog RASTER UND LINIENOption ZEICHNUNGSLINIEN AUF DEM BILDSCHIRM ANZEIGEN oder A+)
Sie dienen nicht nur Ihrer Orientierung beim Zeichnen, sondern haben ebenfalls eine Fangfunktion, die allerdings im Urzustand nicht auffällt, weil die normalen Führungslinien im Fangraster liegen.
Die Führungslinien lassen sich mit der Maus im Rasterabstand verschieben, bei gleichzeitig gedrückter ATaste auch pixelgenau.
Benötigen Sie weitere Hilfslinien dieser Art, halten Sie beim Schieben S gedrückt. Überflüssige Zeichnungslinien ziehen Sie aus der Folie hinaus.
Abbildung 7-9: Führungslinie verschieben
Wichtig
Egal ob Führungslinien und Raster angezeigt werden oder nicht, sie sind immer »magnetisch«, solange die
Option OBJEKTE AM RASTER AUSRICHTEN eingeschaltet ist!
Hinweis
Weder Raster- noch Führungslinien werden mitgedruckt und auch bei der Präsentation nicht angezeigt. Sie
müssen sie also zu diesen Zwecken nicht abschalten.
51
8 Animation von Objekten auf der Folie
Animation bedeutet in den meisten Fällen, dass ein Objekt oder Text oder Bild, also ein Folienelement, das
vorher nicht zu sehen war, auf die Folie gebracht oder eingeblendet wird. In diesem Script werden nur diese
»einfachen« Effekte beschrieben; weitergehende Animationen und deren kombinierter Einsatz sind Gegenstand von Fortgeschrittenenkursen.
8.1
Animation zuweisen und ändern
1. Markieren Sie das Element.
2. ANIMATIONENAnimation (Animation auswählen) oder
ANIMATIONENErweiterte Animation ANIMATION HINZUFÜGEN(Animation auswählen)
Nach Auswahl einer Animation wird das Objekt links neben dem animierten Objekt mit einer Animationsnummer gekennzeichnet, die die Reihenfolge der Animationen angibt. Sie können die Reihenfolge mit den
Schaltflächen FRÜHER und SPÄTER in der Gruppe Anzeigedauer der Registerkarte ANIMATIONEN nachträglich
ändern.
Abbildung 8-1: Animationsnummern und Änderung der Reihenfolge
Animation wechseln
Gefällt Ihnen die zugewiesene Animation nicht, markieren Sie das Element und wählen Sie wiederum in
ANIMATIONENAnimation 
eine Animation aus. Die bisherige Animation wird durch die neu gewählte ersetzt, die Optionen werden auf
Standardeinstellungen zurückgesetzt.
Vorsicht
Weisen Sie einem Objekt mit mehreren Animationen eine neue Animation mit ANIMATIONENAnimation 
zu, werden alle bereits zugewiesenen Animationen durch diese eine neue Animation überschrieben!
Animation entfernen
1. Markieren Sie das Element.
2. ANIMATIONENAnimation KEINE
8.1.1
Animation einrichten
Sobald ein animiertes Element markiert ist, wird die Schaltfläche ANIMATIONENAnimation EFFEKTOPTIONEN
aktiviert. Sollte das nicht der Fall sein, kann es zwei Gründe haben:
 Entweder gibt es für diese Animation keine Optionen oder
 Sie haben ein Element markiert, dem mehrere Animationen zugewiesen wurden.
Im letzteren Fall müssen Sie zwecks Unterscheidung der Animationen die jeweilige Animationsnummer markieren.
Hier können Sie die häufig falsche Standardrichtung der Animationen gegen die passende austauschen.
Abbildung 8-2: Animationsspezifische Optionen
Das Symbol der Schaltfläche EFFEKTOPTIONEN wechselt kontextsensitiv: Inaktiv und solange keine Animationen
zugewiesen sind, zeigt es einen grauen Stern, ansonsten das Symbol der dem markierten Objekt zugewiesenen Option.
In den Effektoptionen gibt es einen Abschnitt Sequenz, in dem objektspezifisch auszuwählen ist, ob das Element komplett oder dosiert animiert wird. Fehlen Sequenz-Optionen, zum Beispiel bei Bildern, Grafiken und
Tabellen, so kann dieses Element nur am Stück animiert werden.
Abbildung 8-3: Objektspezifische Sequenzoptionen
Voreingestellt ist bei fast allen Objekttypen ALS EINZELNES OBJEKT, lediglich bei Text ist die Standardanimation
NACH ABSATZ gegliedert; damit bedarf jeder Absatz eines Textes eines Anstoßes zur Animation.
8.1.2
Animation testen
Im Bearbeitungsfenster wird die gewählte Animation gleich vorgestellt, wenn Sie die AUTOVORSCHAU-Option
mit ANIMATIONENVorschau VORSCHAU (untere Hälfte)AUTOVORSCHAU aktiviert haben.
Wollen Sie das Zusammenspiel mehrerer Animationen testen, so starten Sie die Animation mit ANIMATIONENVorschau VORSCHAU (obere Hälfte).
Die Animation aller animierten Objekte läuft hintereinander ab, notwendige Mausklicks substituiert die Vorschau.
8.2
Animationsauslöser
Mit ANIMATIONENAnzeigedauer START wählen Sie den Auslöser, mit dem die Animation während der Vorführung im Präsentationsmodus gestartet wird:
 BEIM KLICKEN: Die Animation bedarf zum Start eines Klicks mit der linken Maustaste.
 MIT VORHERIGEN: Die Animation startet automatisch zeitgleich mit der vorherigen Animation, beide Animationen laufen parallel ab.
 NACH VORHERIGEN: Die Animation startet automatisch nach Ablauf der vorherigen Animation.
8.3
Der Animationsbereich: Regiezentrum für Animationen
Um mit Animationen professionell zu arbeiten, benutzen Sie den ANIMATIONSBEREICH, einen Aufgabenbereich
für Animationen, den Sie mit ANIMATIONEN Erweiterte AnimationenANIMATIONSBEREICH einschalten.
53
Nach Zuweisung einer Animation wird das Objekt mit seiner kryptischen internen Bezeichnung oder mit dem
von Ihnen im AUSWAHLBEREICH zugewiesenen Namen und seiner Animationsnummer im Animationsbereich
dargestellt.
 Wenn Sie ein Objekt auf der Folie markieren, werden alle zu diesem Objekt gehörenden Animationen in
der Liste markiert.
 Wenn Sie eine Animation in der Liste markieren, wird die Animationsnummer am Objekt hervorgehoben.
Abbildung 8-4: Animierte Formen auf der Folie und im Animationsbereich
In der Liste des Animationsbereichs lassen sich einzelne Animationen aus Mehrfachanimationen markieren,
was über die Animationsnummer am Objekt
nicht möglich ist.
Mit einem Klick auf  rechts am Rand des Listeneintrags oder mit einem Rechtsklick auf den Listeneintrag
klappt ein Kontextmenü mit zusätzlichen Einstellungen auf.
Hinweis
Im Folgenden wird für Funktionen des Kontextmenüs im Animationsbereich nur das Symbol  verwendet;
ein rechter Mausklick führt zum selben Ziel.
Abbildung 8-5: Der
Animationsbereich und seine wichtigsten Funktionen
Im Kontextmenü  einer beliebigen Animation können Sie die Darstellung der Animationsliste wechseln:
 ERWEITERTE ZEITACHSE ANZEIGEN (Grundeinstellung) gewährt Ihnen in Form eines Netzplans einen ausführlichen Überblick über zeitliche Abhängigkeiten von Animationen untereinander.
54
 ERWEITERTE ZEITACHSE AUSBLENDEN zeigt nicht mehr die zeitlichen Abhängigkeiten, dafür Textinhalte der animierten Objekte.
8.3.1
Animationsbereich und Menüband im Zusammenspiel
Im Gegensatz zu früheren Versionen ist der Animationsbereich nicht mehr allein für Animationen zu benutzen, ihm fehlen die Zuweisungsfunktionen, die es nur im Menüband gibt. Das Einstellen von Start, Dauer und
Verzögerung ist in der Gruppe Anzeigedauer der Registerkarte ANIMATIONEN des Menübandes wesentlich
besser im Zugriff.
Funktion
Registerkarte ANIMATIONEN
Animationsbereich
Animation zuweisen
Animation  oder
Erweiterte Animation ANIMATION HINZUFÜ-
—
GEN
Animation wechseln
Animation *
—
Animation übertragen
Erweiterte Animation ANIMATION ÜBERTRA-
—
GEN
Animation entfernen
Animation KEINE
 LÖSCHEN oder _
Animationsspezifische
Einstellungen
Animation EFFEKTOPTIONEN
 EFFEKTOPTIONEN
Sequenz
 EFFEKTOPTIONEN3. Register
—
 EFFEKTOPTIONEN3. Register
Starter festlegen
Anzeigedauer START

Animation
starten
Anzeigedauer VERZÖGERUNG
 ANZEIGEDAUERVERZÖGERUNG
Dauer (Geschwindigkeit)
Anzeigedauer DAUER
 ANZEIGEDAUERDAUER
Animation wiederholen
—
 ANZEIGEDAUERWIEDERHOLEN
Reihenfolge ändern
Anzeigedauer, Animation neu anordnen
FRÜHER oder SPÄTER
Drag&Drop oder  und 
Animationsrichtung
 EFFEKTOPTIONENRICHTUNG
Beschleunigen, Bremsen
—
 EFFEKTOPTIONENGLEITEN
Aufprall
—
 EFFEKTOPTIONENSPRINGEN
Nachbereitung
—
 EFFEKTOPTIONENNACH ANIMATION und
Objektspezifische
stellungen
Ein-
verzögert
 ANZEIGEDAUERNACH WIEDERGABE ZURÜCKSPULEN
Testen
Vorschau VORSCHAU (obere Hälfte)
WIEDERGABE
Tabelle 8.1: Gegenüberstellung der Funktionen im Menüband und im Animationsbereich
8.4
Animationen auf andere Objekte übertragen
Wollen Sie die Animationen zweier Objekte perfekt miteinander synchronisieren, weisen Sie erst einem Objekt
alle erforderlichen Animationen, Richtungen, Zeiteinstellungen und sonstigen Effekte zu.
1. Markieren Sie das animierte Objekt.
55
2. ANIMATIONENErweiterte Animation ANIMATION ÜBERTRAGEN
Der Mauszeiger nimmt das Symbol des Formatpinsels  an.
3. Klicken Sie auf das zu animierende Objekt.
Hinweis
Die Übertragung funktioniert auch auf ein Objekt in einer anderen Folie oder einer anderen Präsentation.
Wechseln Sie nach Schritt 2 zur Zielfolie bzw. zur Zielpräsentation.
8.5
Animationsreihenfolge
Die Animationsnummer gibt an, in welcher Reihenfolge die Animationen ablaufen werden. Dabei steht jede
Animationsnummer für eine durch Mausklick ausgelöste Animation, das kann auch eine Gruppe gleichzeitig
oder sich gegenseitig auslösender Animationen sein.
Eine in der Liste markierte Animation (mit S können mehrere Animationen markiert werden) lässt sich
innerhalb der Liste beliebig verschieben:
 mit den beiden Schaltflächen FRÜHER und SPÄTER in Registerkarte ANIMATIONENAnzeigedauer ANIMATION NEU ANORDNEN
 mit den beiden Schaltflächen  und  am unteren Rand des Animationsbereichs
  per Drag&Drop im Animationsbereich
8.6
Eingangs- und Ausgangsanimationen
Meistbenutzte Animationen sind jene, bei denen ein Objekt oder Text während der Präsentation auf der Folie
erscheint oder in die Folie einfliegt. Bei PowerPoint sind dies die Eingangseffekte.
Die passende Wahl von Animation und Richtung ist wesentliches Merkmal einer gelungenen Präsentation.
Achten Sie deshalb auf die geeignete Richtung, die selten mit der voreingestellten übereinstimmt; also nach
der Animationszuweisung immer Animation EFFEKTOPTIONEN aufrufen!
8.6.1
Erledigt, wohin damit?
Abbildung 8-6: Verhalten nach der Eingangsanimation wählen
Für Eingangsanimationen können Sie im Animationsbereich  EFFEKTOPTIONEN unter Nach Animation wählen,
ob das Objekt nach dem Einblenden sichtbar bleibt (NICHT ABBLENDEN) oder MIT DEM NÄCHSTEN MAUSKLICK AUSGEBLENDET werden soll. Das sofortige Verschwinden NACH ANIMATION AUSBLENDEN ist wohl nur selten sinnvoll
einzusetzen.
56
Weiterhin haben Sie dort die Möglichkeit, dem stehen bleibenden Objekt eine andere Farbe als während der
Animation zuzuweisen.
8.6.2
Ausgangseffekte: Die Folie freiräumen
Wenn Sie in der Animationsauswahl eine Ausgangsanimation wählen, wird damit ein auf der Folie befindliches
Objekt (wieder) aus der Folie entfernt. Die Animationen entsprechen weitgehend den Eingangsanimationen,
nur in umgekehrter Wirkrichtung. Auch die Optionen sind nahezu identisch, so dass Sie fast alle Einstellungen
zu Richtung, Dauer etc. der Eingangsanimationen auch für die Ausgangsanimationen an denselben Orten im
Menüband und im Animationsbereich wiederfinden.
Auch zu den Ausgangseffekten gibt es analog zu den Eingangseffekten über die Animationen im Menüband
hinaus weitere 17 Animationen unter WEITERE AUSGANGSEFFEKTE.
In einigen Fällen ist es schwierig, die zu einer
Eingangsanimation passende Ausgangsanimation zu finden, denn die Bezeichnungen sind
teilweise nicht sehr aussagekräftig oder auch
verwirrend, z. B. Verblassen als Eingangsanimation, denn das Objekt verblasst beim Eingang
ja nicht, im Gegenteil. Im Gegenzug gibt es
korrespondierende Eingangs- und Ausgangsanimationen mit total unterschiedlichen Bezeichnungen. Die Tabelle hilft bei der Zuordnung der unterschiedlichen Namen.
EINGANGS-Animation
BEENDEN-Animation
Auflösen
Auflösend hinaus
Ausdehnen
Zusammenziehen
Einfliegen
Hinausfliegen
Erheben
Untergehen
Erscheinen
Verschwinden
Kurzer Blick
Blickend hinaus
Wachsen und Bewegen
Verkleinern und Drehen
Spirale
Spirale hinaus
Tabelle 8.2: Gegenüberstellung der Animationen-Pendants mit unterschiedlichen Namen
8.6.3
Alles wieder zurück?
Eine weitere Retour-Option ist unter  ANZEIGEDAUERNACH DER WIEDERGABE ZURÜCKSPULEN zu finden. Das
heißt nun aber nicht, die Animation würde in umgekehrter Richtung wiederholt. Sie sorgt nach einer Animation nur dafür, dass der Zustand vor der Animation wiederhergestellt wird, also:
 Ein mit Eingangsanimation in die Folie gekommenes Bild verschwindet wieder.
 Ein mit Ausgangsanimation aus der Folie entferntes Bild taucht am alten Platz wieder auf.
 Ein mit einer Pfadanimation bewegtes Bild springt vom Ende des Pfades wieder an seine Startposition
zurück.
57
9 Folienübergänge
Wenn eine Präsentation mit dem Beamer vorgeführt wird, sehen schlagartige Wechsel unschön aus. Die Folienübergänge dienen dazu, diese Wechsel interessanter und angenehmer zu gestalten.
Doch neben diesem ästhetischen Argument gibt es ein weiteres: Einige Folienübergänge sind geeignet, den
Zuschauern den Zusammenhang zwischen zwei Folien zu verdeutlichen.
Unter
ÜBERGÄNGEÜbergang zu dieser Folie 
finden Sie die komplette Auswahl der verfügbaren Folienübergänge.
Abbildung 9-1: Die Folienübergänge
Die Folienübergänge sind durch Icons visualisiert, doch es empfiehlt sich, anhand Livevorschau den Übergang
richtig einzuschätzen.
Mit Anklicken eines Symbols weisen Sie diesen Übergang unmittelbar der markierten Folie zu. Sind in der
Übersichtsleiste oder in der Foliensortierung mehrere Folien markiert, erhalten diese Folien gemeinsam denselben Übergang. Um allen Folien der Präsentation denselben Übergang zu geben (empfehlenswert der Einheitlichkeit wegen), klicken Sie rechts neben der Übergangsauswahl auf:
Anzeigedauer FÜR ALLE ÜBERNEHMEN
9.1
Mehr oder weniger starke Effekte
Die Folienübergänge sind aufgeteilt in drei Gruppen:
Dezent
Diese Übergänge können überall zum Einsatz kommen, sie sind solide und ressourcenschonend.
Spektakulär
Viele Übergänge dieser Gruppe sind optisch aufwendiger und fesselnder, für Diaschauen besser geeignet als
für Fachvorträge.
Tipp
Beim Übergang WÜRFEL können Sie gern auch mit den Übergangsrichtungen spielen und durch geschickte
Abfolge den Eindruck erwecken, dass tatsächlich nacheinander alle sechs Seiten des Würfels zu sehen sind,
zum Beispiel in dieser Reihenfolge: .
Bei AUFLÖSEN, SCHACHBRETT, JALOUSIE, WIRBELN, FETZEN, BIENENWABE, GLITZERN und auch bei ZUFÄLLIGE BALKEN aus
der Dezent-Gruppe passiert überall auf der Folie zugleich etwas, sie wirken damit unruhig und verwirrend,
weil das Publikum nicht weiß, wo es denn nun weitergeht. Setzen Sie diese Übergänge deshalb nur sehr
pointiert ein.
Dynamischer Inhalt
Nicht nur Symbole und Namen ähneln jenen in der Gruppe Spektakulär, auch die Effekte sind ähnlich mit
einem ganz wesentlichen Unterschied, der jedoch nur dann zu bemerken ist, wenn ein Folienmaster mit auffälligem Hintergrund benutzt wird. Bei diesen Folienübergängen sind alle fixen Elemente des Folienmasters
Folienübergänge
von der Animation ausgenommen, nur die Platzhalter und die sonstigen Elemente auf der Folie werden animiert.
Wichtig
Die Platzhalter in der Fußzeile des Masters sind Platzhalter! Darum machen auch sie die Übergangsanimation
mit, obwohl sie rein funktionell statische Elemente sein sollten. Hier kollidiert also Technik mit Logik. Das
wirkt nicht gut, deshalb sollten Sie bei Präsentationen mit dieser Übergangsform erst recht auf die Verwaltungsdaten verzichten.
Vorsicht
Sie müssen bei diesen sehr eindrucksvollen Folienübergängen darauf achten, dass die Animation nicht über
Elemente der Masterfolie hinwegführt!
9.2
Übergangsrichtung
Wie bei den Animationen ist auch bei Folienübergängen auf die passende Richtung zu achten. Passt sie nicht
zu unseren Sehgewohnheiten, verwirrt sie. Achten Sie deshalb auf die korrekte Richtung des Folienübergangs,
die in den EFFEKTOPTIONEN einstellbar ist.
9.3
Übergangsgeschwindigkeit
Die Geschwindigkeit der Übergänge ist mit Anzeigedauer DAUER frei wählbar (gemeint sind Sekunden), hängt
aber auch von der Güte der Grafikkarte ab. Das kann im Negativfall auch dazu führen, dass die Übergänge
ruckelig werden.
Wie lange die Folie zu sehen ist, bestimmen Sie beim Präsentieren oder vorab mit der Einstellung Nächste
Folie: Wenn Sie hier bei NACH: eine Zeit einstellen, bleibt die Folie exakt diese Zeit lang stehen, es sei denn,
sie enthielte (ebenfalls automatisch ablaufende) Animationen, die noch nicht abgearbeitet sind. In diesem
Fall wird der Folienwechsel bis zum Ende der letzten Animation ausgesetzt; nach deren Abschluss setzt
schlagartig der Folienwechsel ein, ohne Zeit zu lassen, die zuletzt eingeblendete Information noch aufnehmen
zu können.
59
10 Drucksachen
Auch wenn die virtuelle Realität immer weiter um sich greift, das bedruckte Papier als Präsentations- und vor
allem als Dokumentationsmedium wird so bald nicht überflüssig werden.
10.1 Aus PowerPoint heraus drucken
Vorsicht
In der Schnellstartleiste ist ein Druckbefehl vorgesehen, den Sie tunlichst nicht aktivieren sollten:
SCHNELLDRUCK. Diese Schaltfläche bewirkt nämlich, dass der Drucker wild drauflos druckt – ein seit Office 95
bekannter und nicht behobener Bug. Für Drucke aus PowerPoint heraus ist diese Grundeinstellung absurd,
denn es gibt keine Situation, in der man die gesamte Präsentation auf einen Schlag, ohne die Gelegenheit,
Voreinstellungen oder Optionen zu ändern, auf den nächstbesten Drucker schickt!
Am besten verbannen Sie die Schaltfläche aus der Schnellzugriffsleiste, indem Sie sie rechts anklicken und
AUS DER SCHNELLZUGRIFFSLEISTE ENTFERNEN wählen.
DATEIDRUCKEN führt zu den Druckereinstellungen.
Abbildung 10-1: Der Backstagebereich DRUCKEN mit Druckvorschau
PowerPoint kommuniziert bilateral mit Ihrem Drucker und bietet Ihnen die zum gewählten Drucker und zu
dessen aktueller Einstellung passenden Optionen in den Einstellungen zu
 Druckumfang,
 Layout,
 Sortierung,
 Seitenorientierung (nur wenn ein anderes Layout als GANZSEITIGE FOLIEN gewählt ist) und
 Farbe
an. Machen Sie sich vor allem mit den Möglichkeiten Ihres Druckers vertraut, die Sie mit der unscheinbaren
Schaltfläche DRUCKEREIGENSCHAFTEN unterhalb der Druckerwahl erschließen.
Drucksachen
Abbildung 10-2: Die Optionen zum Drucken sind bei PowerPoint unverzichtbar.
Achten Sie darauf, dass die Optionen AUF SEITENFORMAT SKALIEREN und HOHE QUALITÄT in den Einstellungen zum
Drucklayout aktiv sind, um beste Ergebnisse, auch zur Ausnutzung des bedruckten Mediums, zu erzielen.
Sehr hilfreich ist die permanent eingeblendete Druckvorschau, die Ihnen sofort zeigt, welche Auswirkungen
die von Ihnen gewählte Druckoption haben wird.
Tipp
Es ist immer zu empfehlen, die Druckvorschau einmal komplett mit den Schaltflächen am unteren Rand des
Backstagebereichs DRUCKEN durchzuklicken, um die bösen Überraschungen nicht erst auf dem Druck zu erkennen.
10.2 Moderationskärtchen drucken
Bei Moderationskärtchen oder kleinen Karten als Spickzettel geht es darum, mehrere Inhalte auf einem Blatt
A4 unterzubringen und anschließend ins Format A5, A6 oder 1/3 A4 zu schneiden. PowerPoint bietet in den
Druckmodi Mehrfachnutzen eines Blattes an, allerdings sehr stark verkleinert.
Die Einstellung zur Größe ist im Handzettelmaster (ANSICHTMasteransichten HANDZETTELMASTER) fest vorgegeben und kann dort nicht verändert werden. Auch die Option AUF SEITENFORMAT SKALIEREN hilft da nicht weiter,
die Blattausnutzung ist katastrophal.
Es ist deshalb sinnvoller, die Möglichkeiten des Druckertreibers zu verwenden, die eine deutlich bessere Ausnutzung des Blattes bieten.
10.2.1 Notizseiten
Mit der Druckoption NOTIZENSEITEN erzeugt PowerPoint Einzelseiten, die im oberen Teil die Folie, im unteren
Teil Ihre Notizen zu dieser Folie zeigen.
ANSICHTMasteransichten NOTIZENMASTER erlaubt Ihnen
 den Notizentext zu formatieren,
 die Größen von Folienabbild und Notizenbereich zu verändern und
 Verwaltungsdaten einzublenden und zu formatieren.
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Drucksachen
Das Einstellen der Schriftgröße ermöglicht es Ihnen, aus der von PowerPoint erstellten A4-Notizenseite mittels Druckertreiber (siehe oben) platzsparende A5-Seiten zu machen, ohne dass die Lesbarkeit leidet.
10.2.2 Poster und Flipcharts drucken
Häufig benutzt man dafür handbeschriebene Flipchart-Seiten, doch was spricht dagegen, derartige Aushänge
ebenfalls schon vorzubereiten wie die Folien und damit ansehnlicher zu gestalten? Poster im A1-Hochformat
eignen sich hervorragend zum Befestigen am Flipchart-Ständer. So lässt sich Vorbereitungsarbeit unmittelbar
vor der Veranstaltung vermeiden, wenn Sie vorbereitete Flipchart-Szenarien verwenden wollen.
Es ist nicht nötig, die Folie im A1-Format einzurichten, A4 hochkant reicht, den Rest erledigt die Zoom-Funktion des Großformatdruckers. Sie müssen nur auf die Skalierungseinstellungen achten, damit das Format auch
stimmt.
10.3 Dokumentation für das Publikum
10.3.1 Handzettel
Die simpelste Form der Vortragsdokumentation ist der Ausdruck aller Folien, so wie sie gezeigt wurden, das
so genannte Handout. Um Platz zu sparen, bieten die Druckeinstellungen verschiedene Handzettel-Layouts
mit unterschiedlich vielen Folien auf einer A4-Seite an.
Die Einstellung zur Größe ist im Handzettelmaster (ANSICHTMasteransichten HANDZETTELMASTER fest vorgegeben und kann dort nicht verändert werden. Auch die Option AUF SEITENFORMAT SKALIEREN hilft da nicht weiter,
die Blattausnutzung ist katastrophal. )
Es ist deshalb sinnvoller, die Möglichkeiten des Druckertreibers zu verwenden, die eine deutlich bessere Ausnutzung des Blattes bieten.
10.3.2 Notizseiten als Vortragsdokumentation
Notizen sind nicht nur ein Hilfsmittel für Ihren Vortrag; Sie können auch eine Dokumentation Ihres Vortrags
erstellen, indem Sie dort keine persönlichen Notizen, sondern ausführlichere Texte aus Ihrem Vortrag einsetzen. Diese Form ist wesentlich besser und publikumsfreundlicher als die der nackten, unkommentierten
Handzettel.
10.3.3 Dokumentation mit Word
Um eine ausführliche Vortragsdokumentation zu erstellen, bietet PowerPoint einen Export nach Word an.
DATEISPEICHERN UND SENDENHANDZETTEL ERSTELLENHANDZETTEL ERSTELLEN
An Blattaufteilungen stehen zwei dreizeilige und zwei einseitige Varianten jeweils mit oder ohne Notizen zur
Verfügung. Manuelle Nacharbeit bei der Aufteilung der Seiten ist unbedingt erforderlich!
10.4 Graustufendruck und Schwarzweiß
Für Dokumentationen überwiegt immer noch der Schwarzweißdruck, und da sollten Sie sich nicht vollständig
darauf verlassen, dass Druckfunktion und Drucker die Farben Ihrer Präsentation in brauchbare Graustufen
umwandeln. Dank Druckvorschau können Sie das ungefähre Ergebnis schon mal einschätzen.
Entspricht das, was Ihnen PowerPoint und der Druckertreiber da zeigen, nicht Ihren Vorstellungen, hält die
Registerkarte ANSICHT in der Gruppe FARBE/GRAUSTUFE Korrekturwerkzeuge bereit.
Sobald Sie dort GRAUSTUFE oder SCHWARZWEISS wählen, wird eine zusätzliche Registerkarte gleichen Namens
eingespielt, deren Schaltflächen Ihnen Korrekturen en bloc oder en detail gestatten. Beide Registerkarten sind
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Drucksachen
identisch, obwohl für unterschiedliche Modi zuständig, und korrespondieren wiederum mit den monochromen Druckmodi.
Abbildung 10-3: Registerkarte SCHWARZWEISS, identisch mit GRAUSTUFE
10.4.1 Druckmodus »Graustufen« / Registerkarte »Graustufe«
Das Farbbild wird anhand der Helligkeitswerte jeder einzelnen Farbe in 256 abgestufte Grautöne umgerechnet. Dabei kann es vorkommen, dass nebeneinanderliegende Farben, die farblich durchaus kontrastieren,
ähnliche Grauwerte erhalten, was zur schlechteren Erkennbarkeit führt.
10.4.2 Druckmodus »Reines Schwarzweiß« / Registerkarte »Schwarzweiß«
Durchgreifender sind die Änderungen der Einstellung SCHWARZWEISS, die speziell für den Druck von Präsentationen mit dunklem Hintergrund gedacht ist. Der Hintergrund wird unterdrückt und Schriftfarben in
Schwarz umgedeutet, um unabhängig vom Foliendesign einen Ausdruck schwarzer Schrift auf weißem Grund
zu erhalten.
Dies sind aber nicht die einzigen Abweichungen, die dieser Druckmodus vornimmt:
 Flächenfüllungen (auch Bild- und Texturfüllungen) werden weiß.
 Fotos und Bilder werden nur dann in Graustufen dargestellt, sofern sie direkt eingefügt und nicht als Flächenfüllung verwendet wurden.
 Konturen werden schwarz, es sei denn, es ist KEIN RAHMEN eingestellt.
 Schatten werden schwarz mit 50 % Transparenz.
Da kann schon mal das eine oder andere Detail verlorengehen.
Abbildung 10-4: Links das farbige Original, in der Mitte die automatische Schwarzweiß-Interpretation, rechts nachgebessert
Mit den Einstellungen der Registerkarten GRAUSTUFE und SCHWARZWEISS lassen sich derartige Interpretationsprobleme korrigieren.
 Haben Sie auf der Folie kein Objekt markiert, beziehen sich Ihre individuellen Einstellungen auf alle Objekte der Folie einschließlich Folienhintergrund.
 Durch Markieren eines Objekts beschränken Sie die Anpassungen auf dieses Objekt.
Wichtig
Die Änderungen mit diesen beiden Registerkarten haben keinen Einfluss auf die Farbdarstellung der Folie.
PowerPoint legt sich lediglich für den monochromen Druck Umrechnungstabellen an.
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Computer-Präsentation vorführen
11 Computer-Präsentation vorführen
Sie müssen natürlich den Bildschirmschoner abschalten, bevor Sie Ihre Präsentation starten, sonst kann es
Ihnen passieren, dass Sie in einer längeren Diskussion auf eine Folie hinweisen, die Sie zu Beginn der Aussprache noch gesehen hatten, die aber inzwischen von »Aquarium – Malediven 2« verdrängt wurde. Noch
eklatanter ist es, wenn die nicht ausgeschaltete Energiesparfunktion plötzlich das Notebook herunterfährt –
diese Zwangspause können Sie sich durch beherztes Deaktivieren dieser Automatismen ersparen.
11.1 Notebook und Beamer verbinden
Der technische Aufwand bedarf auch einiger Vorbereitungen. Sie sollten sich vor allem mit der Bedienung
des Beamers vertraut machen. Der Anschluss des Beamers an den PC bereitet wenig Probleme. Verwenden
Sie ein Notebook oder einen Laptop, so verfügen diese über einen zusätzlichen Bildschirm-Anschluss, an den
Sie den Beamer anschließen. Der Beamer besitzt meist mehrere Eingänge, für eine Präsentation vom Computer finden Sie am richtigen Eingang Hinweise wie »PC In«, »Computer In« oder »RGB In«.
Hinweis
Mittlerweile hat sich als Standard-Kennzeichnung für diese »VGA-Buchsen« die Farbe Blau durchgesetzt, sowohl am Notebook als auch am Beamer.
Abbildung 11-1: Anschlussbuchsen zur Verbindung von Notebook und Beamer
Aktuelle Beamer verfügen über weitere Anschlussmöglichkeiten, gebräuchlicher Standard neben RGB/VGA
ist DVI, mit dem eine erweiterte Kommunikation zwischen Beamer und Notebook möglich ist. Der TV-Standard HDTV bleibt hinter den Möglichkeiten eines professionellen Beamers zurück.
Windows ab XP erkennt den Beamer auch noch nachträglich, selbst wenn während der Veranstaltung mal
eben schnell auf ein anderes Notebook umgestöpselt wird.
Bei manchen Geräten reicht bereits das Einstecken des Verbindungskabels oder das Herstellen der Funkverbindung, um eine zielführende Aktion des Notebooks auszulösen. In anderen Fällen müssen Sie selbst in der
Systemsteuerung oder in speziellen Grafikkarten-Tools Hand anlegen.
Moderne Beamer können auch mittels Wireless LAN oder Bluetooth mit dem Computer kommunizieren. Das
Notebook muss dazu mit der passenden Sendefunktion ausgestattet sein, entweder bereits integriert oder
nachrüstbar als USB- oder PCMCIA-Modul.
Mit der Verbindung allein ist es nicht getan; der Grafikkarte muss manuell mitgeteilt werden, dass sie sowohl
den Monitor als auch den Ausgang mit Signalen beschicken soll.
Abhängig von den Fähigkeiten und Ausstattungen der Hardware ist Ihr Eingreifen nach dem Anstöpseln des
Beamers. Bei manchen Geräten reicht bereits das Einstecken des Verbindungskabels oder das Herstellen der
Funkverbindung, um eine zielführende Aktion des Notebooks auszulösen. In anderen Fällen müssen Sie selbst
in der Systemsteuerung oder in speziellen Grafikkarten-Tools Hand anlegen.
Wenn Sie mindestens Windows 7 als Betriebssystem auf dem Rechner haben, fällt diese Einstellung leicht:
+p schaltet eine Auswahl für den Videoausgang ein, in der Sie den für die Referentenansicht passenden
Modus ERWEITERT per Mausklick oder mit T gefolgt von Ü aktivieren können. Sollen Monitor und Beamer
dasselbe Bild zeigen, wählen Sie den Modus DOPPELT.
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Abbildung 11-2: Bequeme Steuerung des Grafikkarten-Ausgangs in Windows 7
Bei älteren Betriebssystemen sind Sie auf die Steuerung per Hardware angewiesen. Die Fn-Taste ist gemeinsam mit der F-Taste, die zusätzlich ein Symbol
oder ähnlich trägt, zu drücken. Das weitere Vorgehen
ist von Modell zu Modell unterschiedlich, aber meist stellt sich die gewünschte Signalumleitung nach ein- bis
mehrfachem Druck dieser Tastenkombination ein. Bitte haben Sie etwas Geduld dabei, denn das Umstellen
innerhalb des Notebooks und das Erkennen des Signals durch den Beamer brauchen ein paar Zehntelsekunden.
Tipp
Wenn genügend Zeit ist, lassen Sie die Präsentation einmal komplett im Schnelldurchgang durchlaufen.
PowerPoint speichert dabei alle Folien nebst verknüpften Objekten im Hauptspeicher, was beim erneuten
Durchlauf die Ladezeiten verkürzt.
11.2 Präsentation starten
Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Präsentation zu starten.
Bildschirmpräsentation direkt aus dem Explorer heraus starten
Wenn Sie sicher sind, dass während Ihres Vortrags kein Eingriff im Bearbeitungsmodus nötig ist und Sie auch
nicht die Referentenansicht nutzen wollen, klicken Sie die Präsentationsdatei im Windows-Explorer mit der
rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü EINBLENDEN. Damit startet die Präsentation unter Umgehung des Bearbeitungsmodus direkt.
Wichtig
Beim Betätigen von E landen Sie bei dieser Methode nicht wie gewohnt im Bearbeitungsmodus, sondern
beenden die Präsentation!
In allen anderen Fällen starten Sie die Datei ganz normal im Bearbeitungsmodus, nehmen die erforderlichen
Einstellungen – zum Beispiel Auswahl der Zielgruppen-Variante – vor und starten dann mit einer der beiden
folgenden Methoden:
Bildschirmpräsentation aus PowerPoint heraus von Beginn an starten
BILDSCHIRMPRÄSENTATIONBildschirmpräsentation starten VON BEGINN AN oder %
Bildschirmpräsentation aus PowerPoint heraus von der aktuellen/markierten Folie an starten
BILDSCHIRMPRÄSENTATIONBildschirmpräsentation starten AUS AKTUELLER FOLIE oder
oder H+%
11.3 Präsentation steuern
Es gibt diverse Möglichkeiten zum Steuern einer Präsentation, die hier als tabellarische Übersichten vorangestellt sind. Auf Details wird im folgenden Text noch eingegangen.
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Steuermedium
Vorteile
Nachteile
Maussteuerung und Tasten am
Notebook
bereits vorhanden; funktionieren
problemlos
kein Bewegungsspielraum
Infrarot-Fernbedienung
preiswert; größerer Bewegungsspielraum
genaues Zielen auf Empfänger
nötig; nicht ergonomisch
Infrarot-Fernbedienung des Beamers auf Notebook durchgeschleift
bei neueren Beamern im Liefergenaues Zielen auf Empfänger
umfang; volle Bewegungsfreiheit; nötig; nicht ergonomisch; USB- oLaser-Pointer häufig integriert
der Funkverbindung am Notebook erforderlich
Präsentations-Funk-Steuerung
(Presenter)
volle Bewegungsfreiheit; LaserPointer meist integriert
Pfeilsteuerung nicht bei allen Modellen
Tabelle 11.1: Übersicht über Steuerungsmethoden
Vorwärts
Rückwärts
(Aufrufen der nächsten Animation oder Wechsel
zur nächsten Folie, wenn keine Animation (mehr)
abzuarbeiten ist)

(Zurücknehmen der letzten Animation oder
Wechsel zur vorangegangenen Folie)
Mausrad abwärts
Mausrad aufwärts
WVÜKUn
IYROp
 (sofern entsprechend konfiguriert, siehe Abschnitt 1.6.3)
Tabelle 11.2: Schalten der Bildschirmpräsentation
11.3.1 Direktsprung zu einer bestimmten Folie
»Schnelle Sprünge« innerhalb der Präsentation erreichen Sie mit:
 P zur ersten Folie
 : zur letzten Folie
 Foliennummer, gefolgt von Ü zur Folie mit der eingegebenen Nummer
11.3.2 Übersicht der Tastenfunktionen
Falls Sie mal nicht weiter wissen, hilft ein Druck auf ! im Präsentationsmodus; die daraufhin eingeblendete
Hilfe zeigt Ihnen alle Tastenfunktionen auf einen Blick.
11.3.3 Mit der Maus steuern
Die linke Maustaste ruft die nächste Animation/Folie auf, siehe auch Tabelle 11.2.
Die rechte Maustaste kann während der Präsentation unterschiedliche Aufgaben erfüllen, die jedoch vorher
festgelegt sein müssen:
Rechte Maustaste konfigurieren
DATEIOPTIONENERWEITERTBildschirmpräsentation Option MENÜ BEIM KLICKEN DER RECHTEN MAUSTASTE ANZEIGEN
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Ist die Option MENÜ BEIM KLICKEN DER RECHTEN MAUSTASTE ANZEIGEN
 gesetzt, funktioniert die rechte Maustaste auch in der Bildschirmpräsentation im üblichen Kontextmodus;
 abgeschaltet, sorgt ein Klick mit der rechten Maustaste für einen Rücksprung zur vorigen Folie.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, die rechte Maustaste als Rücktaste zu verwenden, sollten Sie die Option
POPUPSYMBOLLEISTE ANZEIGEN aktivieren, um dennoch während der Vorführung schnellen Zugang zur Foliennavigation zu behalten. Sobald Sie eine der vier unsichtbaren Schaltflächen in der unteren linken Bildschirmecke
mit dem Mauszeiger berühren, wird sie sichtbar und lässt sich anklicken.
Die Kontextmenüs von rechter Maustaste und Popupsymbolleiste sind nahezu identisch. Mit GEHE ZU FOLIE
wird Ihnen der komplette Folienbestand mit Nummer und Titel angezeigt, um direkt angesteuert zu werden.
(Hier zeigt sich wieder einmal die Nützlichkeit von Folientiteln!)
Vorsicht
Der Aufruf einer Zielgruppenorientierten Präsentation über das Kontextmenü ist tückisch: Nach Ablauf der
Zielgruppenorientierten Präsentation wird die Gesamtpräsentation beendet.
11.3.4 Mit dem Presenter steuern
Presenter besitzen mindestens Tasten für das Vorwärts- und Rückwärtsschalten der Folien oder Animationen.
Die Konfiguration der rechten Maustaste beeinflusst die Rückwärts-Taste des Presenters nicht, denn Presentertasten simulieren nicht die Maustasten, sondern meist U und O.
11.4 Präsentation unterbrechen
Um wegen einer entstandenen Diskussion die Präsentation auszublenden, lässt sich die Projektion dunkel
schalten:
 BILDSCHIRMPRÄSENTATION AUSBLENDEN oder b
Ein weiterer Druck auf b oder auf E lässt die Präsentation wieder erscheinen.
Hinweis
Viele Fernbedienungen für Notebooks verfügen über eine »Black-Screen-Taste«, mit der diese PowerPointFunktion ausgelöst werden kann.
Abbildung 11-3: Projektion per Fernbedienung abschalten
Diese Verdunkelung betrifft nicht nur den Beamer, auch Ihr Monitor wird dunkel. Es sei denn, Sie benutzen
die Referentenansicht! Da wird nur das eingeblendete Bild schwarz, das auch zum Beamer gesendet wird. Der
Rest der Referentenansicht, also Steuerung, Notizen und Vorschau, bleiben sichtbar.
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Zur vertiefenden Lektüre empfohlen:
Tipps auf der Seite http://oerttel.net/computerthemen
sowie:
PowerPoint 2010
Das umfassende Praxis-Handbuch
von G. O. Tuhls
1. Auflage 2010, 592 Seiten, MITP-Verlag
Softcover mit CD-ROM ISBN 978-3-8266-9045-7
€ 29,95
E-Book PDF
€ 23,99
ISBN 978-3-8266-8472-2
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Skript zu PowerPoint 2010 - oerttel.net Kommunikation

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