SAP Grundlagen_SS2006_02_V02f
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SAP Grundlagen / Einführung in mySAP ERP Michael Gieseking Berlin, 24.3.2006 Struktur der Vorlesung Einleitung ERP Central Component SAP Organisationsstruktur Financials Operations Corporate Services Human Capital Management SAP Basis SAP Netweaver Die Enterprise Services Architecture SAP-Projekte SAP Betriebsorganisation Zusammenfassung 23.03.2006 2 Auszug aus der Solution Map 23.03.2006 3 23.03.2006 4 23.03.2006 5 23.03.2006 6 Integration der Finanzwirtschaft in SAP SCHEMATISCH 23.03.2006 7 Integration der Finanzwirtschaft in SAP Erläuterungen • Das Hauptbuch (GL — General Ledger) enthält die Aufzeichnung aller buchungsrelevanten Geschäftsvorfälle unter sachlichen Gesichtspunkten auf Sachkonten. Das Hauptbuch enthält aus Gründen der Übersichtlichkeit häufig nur Sammelbuchungen. In solchen Fällen wird der Buchungsstoff differenzierter in sogenannten Nebenbüchern dargestellt, die ihre Daten verdichtet an das Hauptbuch weitergeben: • Die Kreditorenbuchhaltung (AP — Accounts Payable) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die die Beziehungen zu Lieferanten betreffen. Es bezieht viele seiner Daten aus dem Einkauf (MM — Materials Management). • Die Debitorenbuchhaltung (AR — Accounts Receivable) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die die Beziehungen zu Kunden betreffen. Es bezieht viele seiner Daten aus dem Vertrieb (SD — Sales & Distribution). • Die Anlagenbuchhaltung (AA — Asset Accounting) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die die Verwaltung von Anlagen betreffen. • Die Bankbuchhaltung (BL — Bank Ledger) unterstützt die Buchung von Bargeldflüssen. • Alle Sachbuchungen, die auf betriebliche Aufwandskonten buchen, leiten automatisch den Aufwand als Kosten in die Kostenrechnung (CO — Controlling) weiter. Die Salden der Sachkonten dienen der Erstellung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. 23.03.2006 8 SAP Organisationsstruktur BEISPIEL VATTENFALL EUROPE Mandant • Der Mandant ist die höchste Hierarchieebene im SAP. Die Einstellungen, die für einen Mandanten getroffen werden, gelten für alle Buchungskreise. Für Vattenfall Europe wird immer der Manant 100 verwendet. • Der Kontenplan wird dem Mandanten zugeordnet. Dem Kontenplan können ein oder mehrere Buchungskreise zugeordnet werden. Für Vattenfall Europe gibt es einen gemeinsamen Kontenplan. • Der Buchungskreis stellt die kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens dar. Für jeden Buchungskreis kann eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet werden. Dies beinhaltet die Erfassung aller buchungspflichtigen Ereignisse und die Erstellung aller Nachweise für einen gesetzlichen Einzelabschluss, wie Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen. Kontenplan VATE Buchungskreis HEW 5100 Buchungskreis EHA 6201 bzw. 6202 Weitere Buchungskreise 23.03.2006 9 Buchungskreise der Vattenfall Europe 1000 Vattenfall Europe Vattenfall Europe (Holding) Trading Transmission 3000 Trading 2000 Transmission Kernkraftwerke 41nn Krümmel Sales 41nn Brunsbüttel Technische Dienste 23.03.2006 = BU = Sub-BU = Buchungskreis (Bezeichungen (hier gekürzt) entsprechen Legal Entity Bezeichnungen) 5100 HEW Operations 6100 Bewag Operations 4200 LAUBAG 4300 Generation Spitzenlasterzeugung Heat Weiterverteiler Grundlasterzeugung 4340 4340 KW Schwarze Schwarze KW Pumpe Grosskunden Vertriebsservice Konventionelle Erzeugung/Tagebau Tagebau Distribution 6500 Sales Mining & Generation SSC Hamburg Tarifkunden Verteilnetz Heizkraftwerke Wärmeverteilung und –vertrieb SSC Berlin Tarifkunden 10 Verteilnetz Heizkraftwerke Wärmeverteilung und –vertrieb Stammdaten Kontenplan Kontenplan Buchungskreis A Buchungskreis B Buchungskreis C 23.03.2006 11 Stammdaten Kontenplan • Der Kontenplan ist das Verzeichnis aller Sachkonten, die von einem oder mehreren Buchungskreisen gemeinsam verwendet werden. • Der Kontenplan enthält zu jedem Sachkonto die Kontonummer, die Sachkontenbezeichnung und die Kategorisierung des Sachkontos als Erfolgs- oder Bilanzkonto. • Jedem Buchungskreis muss ein Kontenplan zugeordnet sein. Dies ist der operative Kontenplan, der sowohl von der Finanzbuchhaltung als auch der Kostenrechnung verwendet wird. Neben dem operativen Kontenplan kann es folgende Kontenpläne geben: - einen Konzernkontenplan, der die für die Konsolidierung erforderliche Gliederung aufweist - einen Landeskontenplan, der die nach dem jeweiligen Landesrecht erforderliche Gliederung aufweist. ! Bei Vattenfall Europe gibt es nur einen Kontenplan der sowohl als operativer Kontenplan, als Konzernkontenplan und auch als Landeskontenplan dient. Die bilanziellen Anpassungen zwischen HGB und Swedish-GAAP werden durch spezielle Konten ermöglicht. 23.03.2006 12 Stammdaten Aufbau Sachkontenstammsatz BEISPIEL S A C H K O N T E N • Bezeichnung • Kontengruppe • Erfolgs-/Bestandskonto • ..... Kontenplansegment • Kontowährung • Kontowährung • Einzelpostenanzeige • Einzelpostenanzeige • ..... • ..... BuchungskreisBuchungskreissegment segment BK5100 BK6201 BK5100 BK6201 23.03.2006 13 Stammdaten Kontengruppen BEISPIEL • Die Kontengruppe ist eine Zusammenfassung von Konten nach Kriterien, die sich auf das Anlegen von Sachkonten beziehen. • Die Kontengruppe bestimmt: - das Nummernintervall, aus dem die Kontonummer beim Anlegen eines Sachkontos zu wählen ist - den Bildschirmaufbau beim Anlegen eines Sachkontos im buchungskreisspezifischen Bereich Kontenpl. Kontengr. Bezeichnung von Kto. bis Kto. VATE VATE VATE VATE VATE VATE H9999999 VATE VATE VATE ANLA ARAP FILA FLMT GUKV HGB Anlagenkonten Aktive Rechnungsabgrenzung Finanzanlagen Flüssige Mittel G. u. V. Konten Bilanzierung nach HGB 0 2900000 1100000 2800000 5000000 H0000001 999999 2999999 1699999 2899999 7999999 PASS UMVM VERR Passiva Umlaufvermögen Verrechnungskonten 3000000 2000000 8000000 4999999 2799999 8999999 23.03.2006 14 Stammdaten Kontenplan anzeigen BEISPIEL • Den Kontenplan für Vattenfall Europe findet man unter dem Kürzel VATE. Den Rahmen für diesen Kontenplan bildet der IKR. Führend für die Kontengliederung ist die Bilanzierung nach Swedish GAAP. Für die abweichende Buchung nach HGB wurde eine gesonderte Kontenklasse H (HGB) definiert. Die Konten für die Buchung nach Swedish GAAP sind 7stellig. Zur Unterscheidung der Buchungen nach HGB wurde den zutreffenden Konten der Buchstabe H vorangestellt. • Für die einzelnen Buchungskreise wird eine Selektion von Konten aus dem gemeinsamen Kontenplan vorgenommen. 23.03.2006 15 Grunddaten Belegerfassung Überblick Belegnummernkreis Belegart Buchungsschlüssel 23.03.2006 16 Steuerkennzeichen Grunddaten Belegerfassung Belegarten • Um die Vielzahl der FI-Belege leicht unterscheiden und ordnen zu können, werden Belegarten verwendet. Jeder Beleg ist genau einer Belegart zugeordnet, welche im Belegkopf eingetragen ist. • Die Belegart legt den Nummernkreis für alle zugehörigen Belege fest. • Die Belegart definiert, welche Kontoarten in einem bestimmten Beleg zulässig sind. • Es gibt fünf verschiedene Kontoarten im R/3-System: D Debitoren K Kreditoren S Sachkonten A Anlagen M Material 23.03.2006 17 Grunddaten Belegerfassung Belegarten Die Belegart ist ein Schlüssel, durch den Buchhaltungsbelege klassifiziert und zu buchende Geschäfts-vorfälle unterschieden werden. Die Belegart ist im Belegkopf vermerkt und gilt für den gesamten Beleg. Mit Hilfe der Belegart können Sie: • die zu buchenden Geschäftsvorfälle unterscheiden. Dies ist z.B. in der Anzeige der Einzelposten zu einem Konto von Bedeutung. • die Bebuchung der Kontoarten steuern (Kreditoren-, Debitoren- oder Sachkonten). Die Belegart bestimmt, welche Kontoarten mit ihr bebucht werden können. • Belegnummern vergeben. Jeder Belegart ist ein Nummernkreis zugeordnet. Die Originalbelege aus einem Nummernkreis sollten Sie zusammen ablegen. Dadurch steuert die Belegart die Belegablage. • das Nettoverfahren anwenden. Hier wird bereits beim Buchen einer kreditorischen Rechnung der anfallende Skonto und der Nettobetrag errechnet und gebucht. 23.03.2006 18 Grunddaten Belegerfassung Belegarten Belegarten werden auf Mandantenebene definiert. In der Regel schlägt das System Ihnen beim Erfassen eines Geschäftsvorfalls die entsprechende Belegart vor. Für einige Vorgänge (z.B. Ausgleichsvorgänge) werden Belegarten im System hinterlegt, die für die automatischen Buchungen benötigt werden. Beispiele für Belegarten AA AB AF AK AN AS AÜ CO DA DB DE Anlagenbuchung Ausgleichsbeleg AfA-Buchungen Anlagenkorrekturen Anlagenbuchung netto Anl. Sonstige/Storno Datenübernahme Anl. CO Abrechnung Debitorenbeleg Debitoren Dauerbuch Debitor Ecas Abrechn DG DR DS DV DZ DÜ FA FG FU FWZwfh. FZ GF Debitoren Gutschrift Debitoren Rechnung Debitoren Storno Belegvorerfassung Schrott Debitoren Zahlung Datenübernahme Debitoren Zwfh.Forder.allgemein Zwfh.Forder.Geldeingang Zwfh.Forder.Umbuchung Forder.Wertberichtigung Zwfh.Forder.Zubuchung Nachbelastung 23.03.2006 19 Grunddaten Belegerfassung Buchungsschlüssel Der Buchungsschlüssel ist ein zweistelliger nummerischer Schlüssel, der die Erfassung von Belegpositionen steuert. Der Buchungsschlüssel legt u.a. folgendes fest: • • • Kontoart (Anlagen, Debitor, Kreditor, Material, Sachkonto). Sollbuchung oder Habenbuchung Gestaltung der Erfassungsbilder Beispiele für Buchungsschlüssel Buchungsschlüssel 40 50 01 11 21 25 31 Bedeutung Sachkontenbuchung im Soll Sachkontenbuchung im Haben debitorische Rechnungen debitorische Gutschriften kreditorische Gutschriften Kreditorenzahlungen kreditorische Rechnungen 23.03.2006 20 Grunddaten Belegerfassung Steuerkennzeichen Für jedes Land, in dem einer der Buchungskreise seinen Sitz hat, sind eigene Umsatzsteuerkennzeichen definiert. Jedes Kennzeichen enthält einen Steuersatz zu den unterschiedlichen Steuerarten. Für steuerfreie oder nicht steuerbare Umsätze, die an die Finanzbehörde gemeldet werden müssen, ist ein Steuersatz mit dem Wert 0 definiert. Die Buchung der Vor- und Umsatzsteuer erfolgt automatisch anhand im Customizing hinterlegter Kontenfindungen. Beispiele für Steuerkennzeichen 00 07 16 21 25 V6 XA nicht steuerrelevant Umsatzsteuer Inland 7% Umsatzsteuer Inland 16% Umsatzsteuer Inland Vormonat 16% Umbuchung Anlagenverrechnungskonto nicht steuerbar Vorsteuer Inland 16% Umbuchung ohne Umsatzsteuer 23.03.2006 21 Grunddaten Belegerfassung Belegnummernkreise Anlagenbuchhaltung BEISPIEL Belegart Nummernkreis Kontoart Storno Belegart Bezeichnung Von Nummer AF 1 AS AS AfA-Buchungen 1000000000 AA 14 AS AS Anlagenbuchung 1200000000 AK 14 A AS Anlagenkorrekturen 1200000000 AN 14 AS AN Anlagenbuchung netto 1200000000 AS 14 A AS Anl. Sonstige/Storno 1200000000 23.03.2006 22 Bis Nummer 1199999999 1999999999 1999999999 1999999999 1999999999 Grunddaten Belegerfassung Mitbuchkontentechnik • Das Mitbuchkonto ist ein Konto im Hauptbuch. Wenn eine Kreditorenoder Debitorenrechnung in einem Nebenbuch gebucht wird, so wird automatisch diese Buchung auch auf ein Hauptbuchkonto gebucht. • Ein typisches Mitbuchkonto ist z.B. das Konto Verbindlichkeiten Inland, das bei der Rechnung eines Kreditors mitbebucht wird. • Die Mitbuchkonten sind nicht manuell zu bebuchen, sondern sie werden vom System automatisch geführt. • Mitbuchkonten müssen beim Anlegen von Kreditoren- oder Debitorenstammsätzen angegeben werden. • Ein anderer Begriff für Mitbuchkonto ist auch Abstimmkonto. 23.03.2006 23 Grunddaten Belegerfassung Allgemeine Buchung erfassen Bildschirmfolge Einstiegsbild Eingabe Belegkopf 1. Positionsbild Eingabe Erste Belegposition Einstieg Erste Belegposition 2. Positionsbild Eingabe Zweite Belegposition Einstieg Zweite Belegposition weitere Positions -bilder Einstieg Dritte Belegposition 23.03.2006 24 Grunddaten Belegerfassung Belegvorerfassung • Mit der Belegvorerfassung können Sie unvollständige Belege ohne umfangreiche Eingabeprüfungen im SAP-System erfassen und ablegen (parken). So können Beträge aus vorerfassten Rechnungen beispielsweise für die Umsatzsteuervoranmeldung verwendet werden. Die auf Basis der vorerfassten Belege ermittelten Steuerbeträge können verwendet werden, um anfallende Forderungen aus Steuern frühzeitig bei den Finanzbehörden geltend zu machen. • Wenn Sie den Beleg vorerfassen, muss er nicht vollständig sein und es werden keine Kontensalden fortgeschrieben. • Die Daten stehen dem System allerdings zeitnah für Auswertungen zur Verfügung. • Es wird eine Belegnummer vergeben. Sie parken einen Beleg beispielsweise dann, wenn Kontierungen fehlen und Sie diese zu einem späteren Zeitpunkt vervollständigen möchten. 23.03.2006 25 Dauerbuchungen Erfassung von Dauerbuchungsurbelegen Definition Periodisch wiederkehrende Buchung, die das Dauerbuchungsprogramm aufgrund von Dauerbuchungsbelegen vornimmt. Das Verfahren der Dauerbuchung ist vergleichbar mit dem Dauerauftrag, der einer Bank zum Abbuchen von Miete, Beitragszahlungen oder Darlehenstilgungen gegeben wird. Verwendung Dauerbuchungen führen Sie für regelmäßig wiederkehrende Geschäftsvorfälle, wie z. B. Miete und Versicherungsbeiträge, durch. Dabei bleiben folgende Daten unverändert: • Buchungsschlüssel • Konto • Beträge Diese gleichbleibenden Daten hinterlegen Sie in einem Dauerbuchungsurbeleg. Dies ist ein Beleg, der nicht zur Fortschreibung von Verkehrszahlen führt. Mit Hilfe dieses Belegs erzeugt das Dauerbuchungsprogramm Buchhaltungsbelege. 23.03.2006 26 Dauerbuchungen Erfassung von Dauerbuchungsurbelegen Struktur Ein erfasster Dauerbuchungsurbeleg dient dem System als Vorlage. Er ist kein Buchhaltungsbeleg und verändert daher auch nicht den Kontostand. Mit ihm legen Sie fest, wann eine Buchung erzeugt werden soll. Für die Terminierung haben Sie zwei Möglichkeiten. Die Buchungen können periodisch oder aber zu einem bestimmten Termin vorgenommen werden: • Für periodische Buchungen geben Sie in den Dauerbuchungsurbeleg den ersten und den letzten Tag der Ausführung sowie einen Abstand in Monaten an. 23.03.2006 27 Dauerbuchungen Dauerbuchung ausführen Um aus den Dauerbuchungsurbelegen die Buchhaltungsbelege zu erzeugen, führt man das Dauerbuchungs- programm aus oder plant es für die Ausführung ein. Die Terminierung der Dauerbuchungsurbelege allein reicht nicht aus, um Buchhaltungsbelege aus den Dauerbuchungsurbelegen zu erzeugen. Man muss das Dauerbuchungsprogramm in den entsprechenden Zeitabständen starten und über einen Abrechnungszeitraum angeben, welche Dauerbuchungsurbelege zu berücksichtigen sind. Das Dauerbuchungsprogramm erzeugt eine Batch-Input-Mappe. Darin sind die Buchhaltungsbelege enthalten, die zu erstellen sind. Nach dem Ausführen des Dauerbuchungsprogramms spielen Sie die Mappen ab, um die Buchungen vorzunehmen. Vorgehensweise Das Dauerbuchungsprogramm führen Sie aus, indem Sie vom Hauptbuchmenü aus folgende Schritte durchführen: Rechnungswesen Hauptbuch Period.Arbeiten Dauerbuchungen Ausführen 23.03.2006 28 Sachkontenauswertungen Einzelpostenanzeige Sortieränderungen oder Summenbildungen, werden mit den Bearbeitungsoptionen durchgeführt: 1. Spalte durch Anklicken markieren 2. Aufsteigend / Absteigend auswählen 3. Zwischensumme je Zuordnung auswählen Angewandte Optionen werden zurückgesetzt, in dem Sie über die Menüleiste - am oberen Bildschirmrand - den Button „Einstellungen“ und dann die Anzeige-variante „Grundliste“ auswählen. 23.03.2006 29 Sachkontenauswertungen Saldenanzeige / Verkehrszahlen • Durch Doppelklick auf die entsprechende Zeile und Spalte kann man folgende Auswahl der Einzelpostenanzeige treffen: Darstellung des Bildschirmausschnitt *1 *2 *3 *4 ! *5 23.03.2006 30 1. Monat X, Soll-Posten 2. Monat X, Haben-Posten 3. Monat X, Soll- und HabenPosten 4. Kumulativ, Periode 5. Kumulativ, Jahr Änderungsbelege Änderungsbelege zum Stammsatz • Zum Anzeigen der Änderungsbelege zu einem Stammsatz, lassen Sie sich zunächst den Stammsatz eines Sachkontos anzeigen. • Wählen Sie den Register „Informationen“ • In diesem Registerblatt finden Sie den Button Änderungsbelege 23.03.2006 31 Änderungsbelege Änderungsbelege zum Stammsatz • Es erscheint eine Liste mit den geänderten Feldern • Per Doppelklick gelangen Sie auf den Überblick der Änderungen in diesem Feld • Ein weiterer Doppelklick auf eine der Zeilen öffnet ein Fenster mit Detailinformationen zur Änderung (z.B. Datum, Uhrzeit, Benutzer). 23.03.2006 32 Kontenpflege Ausgleichen eines Kontos ! Zwingende Voraussetzung zum Ausgleichen von Konten ist, dass das Konto die Verwaltung offener Posten zulässt. Dies kann im Sachkontenstammsatz in den Steuerungsdaten geprüft werden. 23.03.2006 33 Kontenpflege Ausgleichen eines Kontos ohne Restposten In der Einzelpostenliste des bearbeiteten Kontos kann man sich die Posten des entsprechenden Ausgleichbelegs anzeigen lassen. 23.03.2006 34 Periodische Arbeiten für den Abschluss Abstimmanalyse Finanzbuchhaltung In dieser Vorgehensweise führen Sie eine Prüfung der Soll- und Habenverkehrszahlen der Debitoren, Kreditoren und Sachkonten mit den Soll- und Habensummen der gebuchten Belege und eine Prüfung der Soll- und Habenverkehrszahlen dieser Konten mit den Soll- und Habensalden der Anwendungsindizes aus. Diese Abstimmung gibt Ihnen die Sicherheit, dass Ihr Buchwerk aus technischer Sicht (Abgleich von Einzelbelegen mit fortgeschriebenen Summen ) in sich absolut stimmig ist. Dieser Abstimmreport sollte aus Sicherheitsgründen Bestandteil eines jeden Monatsabschlusses sein. • Wählen Sie die entsprechende Abgrenzung nach Buchungskreis, Geschäftsjahr usw. • Wird der Abstimmparameter 'Belege Verkehrszahlen' eingestellt, so werden die Soll- und Habenverkehrszahlen der Debitorenkonten, Kreditorenkonten und Sachkonten mit den Soll- und Habensummen der gebuchten Belege verglichen. • Wird der Abstimmparameter 'Indizes Verkehrszahlen' eingestellt, so werden die Soll- und Habenverkehrszahlen der Debitorenkonten, Kreditorenkonten und Sachkonten mit den Soll- und Habensummen der Anwendungsindizes (Sekundärindex) verglichen. 23.03.2006 35 Periodische Arbeiten für den Abschluss Abstimmanalyse Finanzbuchhaltung Hier finden Sie ein Ergebnisbeispiel einer solchen Abstimmanalyse. 23.03.2006 36 Periodische Arbeiten für den Abschluss Abgrenzungsbeleg erfassen • Eine Abgrenzungsbuchung ist wie eine normale Sachkontenbuchung zu behandeln. • Die Umkehrbuchung muss später vom Benutzer manuell angestoßen werden. ! • Grund der Umkehrbuchung ist in diesem Fall „05“ für eine Abgrenzungsbuchung 23.03.2006 37 Periodische Arbeiten für den Abschluss Umsatzsteuervoranmeldung 23.03.2006 38 Periodische Arbeiten für den Abschluss Saldovortrag Beim Saldovortrag wird der Saldo eines Kontos in das neue Geschäftsjahr vorgetragen. Für den Saldovortrag stehen Ihnen jeweils ein Programm für die Sachkonten sowie ein Programm für die Debitoren- und Kreditorenkonten zur Verfügung. Um den Saldovortrag für Bestandskonten und Debitoren- und Kreditorenkonten durchzuführen, müssen keine Voraussetzungen erfüllt sein. Nach einmal erfolgtem Saldovortrag, werden weitere Buchungen im Vorjahr automatisch berücksichtigt. 23.03.2006 39 Bilanz & GuV 23.03.2006 40 N70: Externe Finanzbuchhaltung Überblick SAP AG Organisationsstruktur SAP Best Practices Ergebnisbereich BP01 Kostenrechnungskreis BP01 Werk Land Ort BU SMB Inter C US BP01 Produktionswerk BP02 Verteilzentrum BP03 Lagerung BP0X IC-Werk BP01 BP02 BP03 BP0X Verkaufsorg. 01 01 Vertriebsweg Sparte BP0X BP01 BU SMB Unternehmen Buchungskreis 01 01 01 02 01 01 01 23.03.2006 42 03 02 01 N70: Externe Finanzbuchhaltung - Allgemeine Informationen • Umfasst den Buchungskreis BP01 und enthält die wichtigsten Geschäftsprozesse auf Grundlage des Kontenplans IKR • Basiert auf dem neuen Hauptbuch • Basiert auf der deutschen Gesetzgebung und wird für die Verwendung in Deutschland empfohlen • Kann sowohl von mittelgroßen, national operierenden Unternehmen als auch von global operierenden Konzernen verwendet werden • Liefert Stammdaten sowie folgende Funktionen: • Hauptbuchhaltung / Kassenbuch • Debitorenbuchhaltung • Kreditorenbuchhaltung • Bankbuchhaltung • Profit-Center-Rechnung 23.03.2006 43 Hauptbuch in mySAP ERP – Vorteile 1. Das Hauptbuch unterstützt eine einheitliches Finanzbuchhaltung und internes Rechnungswesen. 2. Es zeichnet sich durch hohe Flexibilität und Erweiterbarkeit aus - branchen- oder kundenspezifische Auswertungskriterien können in die Standardkostenrechnung einbezogen werden. 3. Es umfasst leistungsstarke Funktionen für ausgeglichene Bücher und unterschiedlichste Auswertungskriterien, was besonders für das Segment- und Management-Reporting und in vielen Branchen von Bedeutung ist. 4. Das Hauptbuch unterstützt parallele Buchhaltung unter Verwendung von parallelen Büchern bzw. parallelen Konten. 5. Umfassende Unterstützung des Fast-Close-Konzepts (vorgezogene Abschlüsse), da viele Periodenabschlussaktivitäten nicht mehr erforderlich sind. 6. Das Hauptbuch bietet absolute Transparenz, minimiert das Risiko von Verstößen gegen die Gesetzgebung und unterstützt damit die Corporate Governance. 7. Geringe Gesamtbetriebskosten für die Implementierung und Nutzung des Hauptbuchs. 23.03.2006 44 Hauptbuch in SAP R/3 Enterprise und mySAP ERP Hauptbuch in SAP R/3 Enterprise Hauptbuch in mySAP ERP Heute: Eine verteilte Welt Klassisches Hauptbuch Gesetzl. Anforderungen mySAP ERP: Eine vereinte Welt Selbstkosten Ledger Das Hauptbuch unterstützt: Gesetzl. Anforderungen Management- und Segment-Reporting Erweiterung für Industrien Profit-Center-Ledger Management- und Segment-Reporting Erweiterungen für Kunden Zahlreiche Auswertungskriterien für ausgeglichene Bücher Parallele Spezielle Ledger Multi-dimensional, kundenspezifisch Buchhaltung Fast-Close-Konzept Reduzierung d. Ges.betriebskosten Industriespez. Ledger B/S nach Zuschuss, Fonds, Titel ... Internat. Standards für das Rechnungswesen Gesetzeskonformität & Transparenz 23.03.2006 45 N70: Hauptbuchhaltung mit dem neuen GL • Neue Hauptbuchhaltungsfunktionen Online-Split Buchungen im Hauptbuch Profit-Center-Rechnung Stornobuchungen Kontoanalyse und -ausgleich Scheckeinreichung Bankbuchhaltung Manueller Kontoauszug Eine Beschreibung der Periodenabschlussaktivitäten finden Sie im Building Block N73. 23.03.2006 46 N70: Organisationsstruktur Operativer Kontenrahmen IKR Kostenrechnungskreis BP01 Parameter: GeschJahresvariante K4 Controlling-Währung 30 (EURO) Standardhierarchie 0001 Profit Center Segmente BP01_A BP01_B BP01_C 1100, 1200, 6000 7000, 8000, 9000 9999 Dummy-PC Buchungskreis BP01 Buchungskreis BP0X GeschJahresvariante K4 GeschJahresvariante K4 23.03.2006 47 Hauptbuch Betriebswirtschaftliche Vorteile Die Hauptbuchhaltung wird zur Verwaltung und Überwachung gebuchter Belege und der Finanzsituation verwendet. Die Finanzsituation wird auf Grundlage der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung bewertet. Echtbuchungen Periodische Bearbeitung Berichtswesen Betriebswirtschaftliche Vorteile Hauptbuchbelege mit und ohne Aufteilung buchen Beleg anzeigen Berichtswesen Kontostände anzeigen Leistungsaufnahmeplanung Belegkompaktjournal anzeigen Berichtswesen Belegjournal anzeigen 23.03.2006 48 In der Hauptbuchhaltung stehen vordefinierte Berichte zur Verfügung. Die vordefinierten Berichte sind in einer Standardberichtshierarchie abgelegt. Die Berichte bieten Ihnen die Möglichkeit, die gebuchten Daten nach unterschiedlichsten Kriterien auszuwerten. Debitorenbuchhaltung Integration der Finanzwirtschaft in SAP 23.03.2006 49 Debitorenbuchhaltung Übersicht Buchungsprinzip Die Debitorenbuchhaltung des Systems FI führt und verwaltet die buchhalterischen Daten eines Kunden. Die Buchungen in der Debitorenbuchhaltung werden direkt auch im Hauptbuch geführt, wobei je nach Vorgang unterschiedliche Sachkonten mitgebucht werden ( Forderungen, erh. Anzahlungen, Einzelwertberichtigungen u.a.). Für die Verfolgung der offenen Posten stehen dem Anwender Kontoanalysen, Reports, Fälligkeitsraster sowie ein flexibles Mahnwesen zur Verfügung. Zur Dokumentation der Vorgänge stehen Saldenlisten, Journale, Kontenschreibungen und zahlreiche andere Standardberichte zur Verfügung siehe Infosystem Debitorenbuchhaltung. 23.03.2006 50 Aufbau Debitorenstammsatz - Übersicht Alle Informationen, die für die Geschäftsbeziehungen mit einem Kunden benötigt werden, sind im Debitorenstammsatz abgelegt. Der Stammsatz wird sowohl von der Buchhaltung als auch vom Vertrieb (Modul SD) genutzt und untergliedert sich in drei Teile: •allgemeine Daten •Daten für die einzelnen Buchungskreise •Daten für den Vertrieb 23.03.2006 51 Grunddaten Belegerfassung - Belegarten Wichtiger Bestandteil einer Buchung ist die Belegart. Sie kennzeichnet den jeweiligen Geschäftsvorfall. Für die Abwicklung der Vorgänge für die Debitorenbuchhaltung genügen i. d. R. die unten aufgeführten Belegarten: Sie finden diese im Matchcode, indem Sie auf das Feld Belegarten klicken und auf der rechten Seite den Knopf drücken. 23.03.2006 52 Grunddaten Belegerfassung - Buchungsschlüssel Im Teil Positionsdaten erfolgt die Erfassung des eigentlichen Buchungsvorganges. Abhängig von Eingabe des Buchungsschlüssels und Kontos (Debitor, Sachkonto, Kreditor) werden ggf. unter- schiedliche Eingabefelder aufgeblendet oder auch mit unterschiedlichen Feldstati versehen. Gleichzeitig sind systemseitig Plausibilitätsprüfungen hinterlegt. Die Buchung auf Debitoren ist z. B. nur mit der Kontoart D möglich. Für die Abwicklung von Debitorenvorgänge werden die nachfolgend genannten Buchungsschlüssel vorgehalten: Hinweis: Da debitorische Vorgänge oft als Gegenposten eine Buchung auf Sachkonten verlangen z. B. Sollstellung, Zahlungseingang sind häufig auch die Buchungsschlüssel der Kontoart S anzuwenden: 23.03.2006 53 Sonderhauptbuchvorgänge Anzahlungsanforderung Anzahlungseingang Anzahlungseingang für Anzahlungsanforderung Anzahlungseingang ohne Anzahlungsanforderung Anzahlungsverrechnung 23.03.2006 54 Darstellung eines Gesamtvorganges Die Aufstellung gibt Ihnen einen Gesamtüberblick, wie sich die Geschäftsvorfälle Anzahlungsanforderung (Beleg 2000000205) (s. Anhang), Anzahlungseingang (Beleg 2000000216), Rechnung (Beleg 2000000221) und Anzahlungsverrechnung (Beleg 2000000222) auf dem Debitorenkonto darstellen: 23.03.2006 55 Debitorenkonto ausgleichen - Ansicht der Einzelpostenliste vor Ausgleich SAP Menü > Rechnungswesen > Finanzwesen > Debitoren > Konto > Posten anzeigen/ändern (FBL5N) Anzeige der offenen Posten 23.03.2006 56 Änderungsbelege Um die Änderungen nachvollziehen zu können,, werden systemseitig Änderungsbelege erzeugt. Es werden für jedes Feld: - Zeitpunkt der Änderung - Name des Benutzers - der vorherige Feldinhalt gespeichert und protokolliert. SAP erstellt Änderungsbelege für: - Änderungen von Stammdaten z. B. für Debitorenstammsätze - Belegänderungen in Buchungsbelegen 23.03.2006 57 Änderungsbelege Debitoren-Stammdaten Zur Anzeige von Änderungen in Debitorenstammdaten gibt es mehrere Möglichkeiten: Über den Einstieg in die Debitoren-Stammdaten (Hier können bei Bedarf weitergehende Änderungen sofort vorgenommen werden): Pfad: SAPMenü > Rechnungswesen > Finanzwesen > Debitoren > Stammdaten > anzeigen (FD03) Debitorennummer und Buchungskreis eintragen Die Eingaben mit 23.03.2006 58 bestätigen. Korrespondenzen Mahnen - Mahnlauf erstellen - Mahnliste anzeigen / drucken Kontoauszug Korrespondenzen drucken 23.03.2006 59 Mahnen - Mahnverfahren 23.03.2006 60 Mahnen - Mahnverfahren Es sind zwei Mahnverfahren vorgesehen. VAT 1 bezieht sich auf die Mahnung von konzerninternen Debitoren. VAT 2 wird für das Mahnen von externen Kunden verwendet. 23.03.2006 61 Mahnen - Mahnstufen 23.03.2006 62 Mahnen - Mindestbeträge 23.03.2006 63 Mahnen - Mahngebühren Die Mahngebühren im externen Mahnverfahren werden auf der Mahnung ausgewiesen, jedoch erst nach Zahlung manuell belastet. 23.03.2006 64 Mahnen - Mahnsperrgründe Mahnsperrgründe können sowohl im Debitorenstammsatz unter Korrespondenz, als auch in der Debitorenzeile im Buchungsbeleg gesetzt werden. 23.03.2006 65 Mahnen von Sonderhauptbuchvorgängen 23.03.2006 66 Kontoauszug Der folgende Ablauf beschreibt die Erstellung eines Debitoren-Kontoauszuges. Als unbedingte Voraussetzung zur Erstellung eines Kontoauszuges ist es erforderlich, dass im Debitorenstammsatz (Reiter Korrespondenz) das Feld „Kontoauszug“ mit einem entsprechenden Eintrag versehen ist. Pfad: SAPMenü > Rechnungswesen > Finanzwesen > Debitoren > Periodische Arbeiten > Korrespondenz drucken > Periodische Kontoauszüge (F.27) Eingabe des Buchungskreises Kontoart festlegen Auszugskennzeichen auswählen Korrespondenzart auswählen Berichtszeitraum festlegen (Alle Buchungen innerhalb dieses Zeitraumes werden berücksichtigt) 23.03.2006 67 Kontoauszug Nach Betätigung des Symbols wird ein Fenster mit folgendem Hinweis aufgeblendet: Nach Bestätigung der Meldung mit wird ein weiteres Fenster - für die Korrespondenzanforderung - geöffnet. Wenn Sie auf die Frage: „Möchten Sie die Anforderung ausgeben?“ mit antworten, erhalten Sie eine Übersicht der erzeugten Ausgabeaufträge: Zum Ausdrucken des Kontoauszuges ist gemäß Pkt. - „Korrespondenzen drucken“ zu verfahren. 23.03.2006 68 Korrespondenzen drucken Pfad: System > Eigene Spoolaufträge (SP02) Die Druckausgabe aller Korrespondenzen erfolgt durch Auswählen des Spoolauftrages d. h. Setzen des Flags (vor der Spool-Nr.) und anschließender Betätigung des (größeren) Symbols. Die erzeugten Belege werden an den jeweils hinterlegten Drucker ausgedruckt und Sie erhalten die Fertigmeldung : Um Kopien zu erzeugen, muss der Vorgang wiederholt werden. 23.03.2006 69 N70: Debitorenbuchhaltung Rechnungen und Gutschriften • Eingehende Aufträge Rechnung Debitor Buchhaltungsbeleg Lieferung Anzahlungen Kreditkontrollmanagement Abwicklung Zahlungseingänge Kreditkontrolle Zahlungslauf (Bank-Inkasso) Zahlungstransaktionen Cash Management Mahnwesen Mahnung Verzinsung Kontenausgleich Konto: Debitor 101 23.03.2006 70 Debitoren Betriebswirtschaftliche Vorteile Die Debitorenkomponente wird zur Verwaltung und Überwachung von Debitorenbuchungen wie Rechnungen, Anzahlungen usw. verwendet. Echtbuchungen Periodische Bearbeitung Berichtswesen Betriebswirtschaftliche Vorteile Anzahlungsanforderung Anzahlung mit Zahlungsprogramm buchen Kundenrechnung buchen Anzahlungsverrechnung Mahnprogramm starten Zahlung mit dem Zahlungsprogramm buchen Kreditlimit prüfen/setzen Berichtswesen Verzinsung starten 23.03.2006 71 Kreditorenbuchhaltung Integration der Finanzwirtschaft in SAP 23.03.2006 72 Für diese Komponente stehen vordefinierte Berichte zur Verfügung. Diese Berichte sind in einer Standardberichtshierarchie abgelegt. Die Berichte bieten Ihnen die Möglichkeit, die gebuchten Daten nach unterschiedlichsten Kriterien auszuwerten. Stammdaten Stammdaten Kurzüberblick - Kreditorenstammdaten 23.03.2006 73 Stammdaten Stammdaten Kurzüberblick - Kreditorenstammdaten Buchungsvorgänge 23.03.2006 74 Stammdaten Stammdaten Kurzüberblick - Kreditorenstammdaten Mit R/3 können Lieferanten zentral angelegt werden, so dass die Rechnungswesen- und statistischen Informationen gemeinsam verwendet werden können. Der Lieferantenstammsatz besteht aus drei Hauptbereichen mit den folgenden Informationen: - Allgemeine Daten, z.B. Lieferantenanschrift und Bankverbindung (Daten auf Mandantenebene) - Buchhaltungsdaten (Daten auf Buchungskreisebene) - Einkaufsdaten (Daten auf Einkaufsorganisationsebene) In VE werden daher Lieferantendaten angelegt, um folgendes zur Verfügung zu stellen: - konzernweite Lieferantendaten (allgemeine); - Daten der Tochtergesellschaften des Konzerns (Buchhaltungsdaten); - Einkaufsorganisationsdaten (Einkaufsdaten). Die Daten auf Mandantenebene stehen allen Buchungskreisen zur Verfügung. Da Sie Konten auf dieser Ebene Nummern zuweisen, erhält ein Lieferant die gleiche Kontennummer in allen Buchungskreisen. Die einzelnen Buchungskreise speichern ihre eigenen Lieferanteninformationen auf der Buchungskreisebene. 23.03.2006 75 Stammdaten Kurzüberblick - Kreditorenstammdaten Aufbau Kreditorenstammsatz 23.03.2006 76 Exkurs: Auswertungen zum Lieferantenkonto Einzelpostenanzeige (Layout) Man hat die Möglichkeit ein Layout zu ändern, das geänderte Layout unter einen Namen zu speichern oder ein bestehendes Layout auszuwählen. Möchte man z.B. das Fälligkeitsdatum mit anzuzeigen geht man auf das Symbol für Layout ändern. Layout auswählen Layout ändern Layout speichern 23.03.2006 77 Exkurs: Auswertungen zum Lieferantenkonto Einzelpostenanzeige (Layout) Die neue Spalte „Nettofäll.“ wird mit angezeigt. Es wird deutlich, warum die untere Position nicht mit angezeigt wird, wenn man „offen zum Stichtag“ 8.10. ausgewählt. Am 8.10. wurde die Position ausgeglichen und somit nicht mehr offen ! 23.03.2006 78 Exkurs: Auswertungen zum Lieferantenkonto Einzelpostenanzeige (Filter) Mit dem Filter hat man die Möglichkeit die Einzelpostenanzeige nach beliebigen Feldern zu selektieren. Man dabei zwei Möglichkeiten: 1.) Felder aus der bestehenden Anzeige zu markieren und dann das Filter Symbol auszuwählen 2.) Filter Symbol auswählen und anschließend die zu selektierenden Felder auszuwählen. Nach Markierung der Feldüberschriften muss man das Symbol drücken und gelangt zu den Filterkriterien. Für die ausgewählten Felder können nun Kriterien eingegeben werden. Zu beachten sind bei Betragsangaben die Vorzeichen ! Mit dem Symbol den Filter. startet man Mit dem Menüpunkt Bearbeiten-> Filter löschen kann alles rückgängig gemacht werde. 23.03.2006 79 Exkurs: Auswertungen zum Lieferantenkonto Einzelpostenanzeige (Filter) ) Filter Symbol auswählen und anschließend die zu selektierenden Felder auszuwählen. Aus dem Feldvorrat kann ein oder mehrere Feld ausgewählt und markiert werden. Mit dem Symbol werden die Felder als Filterkriterien übernommen. Mit gelangt man zu dem bekannten Dialog. Hier können nun die Werte für die Kriterien eingegeben werden und mit der Filter gestartet werden. 23.03.2006 80 Exkurs: Auswertungen zum Lieferantenkonto Einzelpostenanzeige (Detailansicht) In der Einzelpostenanzeige hat man die Möglichkeit Detailinformationen zu den Posten zu bekommen. Dazu muss man mit dem Cursor auf einen Posten gehen und anschließend das Symbol auswählen. Angezeigt wird die Detailansicht der ausgewählten Position. Mit den Pfeiltasten kann zu den anderen Positionen navigiert werden. In dieser Ansicht sieht man zunächst nur die 1 Position eines Beleges, die des Kreditorenkontos. Möchte man zu diesem Beleg weitere Positionsdaten sehen, kann man das über das Menü Springen->Nächste Position oder über das Symbol erreichen. Mit können weitere Informationen zum Belegkopf angezeigt werden. 23.03.2006 81 Zahlungen Zahlungsausgang manuell Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Buchung Zahlungsausgang F-53 - Buchen Mit dem manuellen Zahlungsausgang wird eine Kreditorenzahlung (Belegart KZ) erzeugt mit dem Ziel eine Rechnung gleichen Betrages auszugleichen. - Buchungsdatum = Zahlungsdatum 23.03.2006 - autom. Suche sucht Rechnungen gleichen Betrages 82 und markiert diese. Zahlungsausgang maschinell (Parameter für ZV erfassen) Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Periodische Arbeiten F110 - Zahlen Das Laufdatum (Tag der Ausführung) dient zur Identifikation der Paramete Es handelt sich um das Datum, an dem das Programm planmäßig ausgeführ werden soll. Eine spätere oder frühere Ausführung des Programms ist jedoch auch zulässig. Das zusätzliche Identifikationsmerkmal kann für die Unterscheidung von mehreren Läufen mit gleichem Abstimmungsstichtag eingesetzt werden. Die Identifikation ist vom Anwender frei vergebar. 23.03.2006 83 Zahlungsausgang maschinell (Parameter für ZV erfassen) Im Reiter Parameter müssen verschiedene Werte eingestellt werden: Buchungsdatum des Zahlungsbeleges = Datum des Ausgleiches Belege erfasst bis = Systemdatum der Erfassung der Beleg Nächst Budat = Steuert die Fälligkeit; Belege werden in Zahllauf einbezogen, die bis 1 Tag vor dem Datum fällig sind. Kreditoren = Beschränkung auf spezielle Kreditoren möglich 23.03.2006 84 Nur den Nr. Kreis des spezifischen LIAS Lieferanten eintragen oder über die Konten gruppe auswählen, ansonsten alle Lieferanten berücksichtigen (s. nächste Seite). Ausländer bekommen eigenen Zahllauf, ansonsten werden diese als Ausnahmen nicht berücksichtigt. Zahlungsausgang maschinell (ZV drucken) Das Ausdrucken der ZV erfolgt über das Drucksymbol Die Änderungen können anhand des Error-Codes „Err“ identifiziert werden. Die nachträglich freigegebenen Posten sind mit 098 gekennzeichnet. Die nachträglich gesperrten Posten mit 099. Die Gesperrten sind in der Kategorie „Keine Regulierung“ aufgeführt. Die gezahlt werden sind hier in U = Überweisung aufgeführt. Wenn abweichende Zahlungsempfänger erfasst wurden, ist dies mit Zahlung an in diesem Freiraum aufgeführ 23.03.2006 85 Zahlungsausgang maschinell (Zahllauf anstoßen) Über die Funktion Kreditoren Einzelposten kann man sich die ausgeglichenen Posten ansehen. Beispielhaft sind hier zwei durch den Zahlungslauf ausgeglichene Position aufgeführt. Als Belegart ist hier ZP für Zahlungsbuchung herangezogen worden. Bei Schecks wird ZS für Zahlung per Scheck genommen. Deutlich wird dass die beiden Kreditorenrechnungen durch einen ZP Beleg ausgeglichen wurden. 23.03.2006 86 Zahlungsausgang maschinell (Druck Datenträger) Mit die werden die Avise, Schecks, Datenträgerbegleitzettel gedruckt. Wichtig ist, dass im Reiter die Varianten gepflegt sind. Nach der Ausführung muss der Jobname der angeben werden. Nach der Bestätigung können über das Menü die eigenen Jobs gesichtet werden. ! Achtung Druck an dieser Stellte bedeutet gleich die Bereitstellung der Zahlungsdaten ! 23.03.2006 87 Manueller Ausgleich eines Kontos Ausgleichen ohne Differenz Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Konto F-44 - Ausgleichen Nach den Angaben des Kontos, Ausgleichsdatum, Periode, BK und Währung können weitere Eingrenzung vorgenommen werden. Wählt man Betrag aus und drückt den Button gelangt man zu nächsten Seite. 23.03.2006 88 Korrespondenzen Kontoauszug Angezeigt wird eine Übersicht der erzeugten Ausgabeaufträgen. Angezeigt wird unter anderem die Spoolnr. Über das Menü System->Eingene Spoolaufträge kann der Auftrag mit der Maus angekreuzt werden und und mit gedruckt werden. 23.03.2006 89 Korrespondenzen Zahlungsmitteilungen Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Konto Korrespondenz FB12 - Anfordern Nach Angabe des Buchungskreises, muss die Korrespondenzart mit SAP01 angegeben werden. Anschließend wird man aufgefordert die Belegnummer des Zahlungseinganges anzugeben. Mit Weiter wird die Zahlungsmitteilung mit Einzelposten angefordert. In der Statuszeile erschein folgender Hinweis. 23.03.2006 90 Korrespondenzen Zahlungsmitteilungen Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Periodische Arbeiten Korrespondenz drucken F.61 - Gemäß Anforderungen Die angeforderte Korrespondenz muss über die Transaktion Korrespondenz drucken -> Gemäß Anforderung zum Drucken getriggert werden. Nach Angabe der Korrespondenz und Buchungskreis, kann man über seinen 23.03.2006 Benutzer die Selektion einschränken. Mit wird der Trigger angestoßen. 91 Korrespondenzen Zahlungsmitteilungen Es erscheint die schon bekannte Übersicht erzeugter Ausgabeaufträge. Die Spoolnr zur Orientierung wird angezeigt. Über das Menü System -> Eigene Spoolaufträge kann erzeugte Korrespondenz gedruckt werden. Eine Liste der Aufträge erscheint, kann ausgewählt und mit gedruckt werden. 23.03.2006 92 N70: Kreditorenbuchhaltung • Bestellung Rechnungseingang Rechnungsprüfung Wareneingang Cash Mgmt & PrognoseForecast Date datum Zahlungstransaktionen Cash Management Zahlungsprogramm Rechnungen und Gutschriften Anzahlungen Automatischer Zahlungslauf (mit Erstellung der Zahlungsträger) Abwicklung Zahlungsausgänge und manuelle Kontoauszüg Abwicklung Zahlungsausgänge über Bank-Inkasso und manuellen Kontoauszug Kontenausgleich Konto: Kreditor 102 23.03.2006 93 Kreditoren Betriebswirtschaftliche Vorteile Echtbuchungen Berichtswesen Betriebswirtschaftliche Vorteile Berichtswesen Für diese Komponente stehen vordefinierte Berichte zur Verfügung. Diese Berichte sind in einer Standardberichtshierarch ie abgelegt. Die Berichte bieten Ihnen die Möglichkeit, die gebuchten Daten nach unterschiedlichsten Kriterien auszuwerten. Anzahlungsanforderung Die Kreditorenkomponente wird zur Verwaltung und Überwachung von Kreditorenbuchungen wie Rechnungen, Anzahlungen usw. verwendet. Anzahlung mit Zahlungsprogramm buchen Kreditorenrechnung buchen Anzahlungsverrechnung Zahlung mit dem Zahlungsprogramm buchen 23.03.2006 94