- Mittelstand Digital

LEITFADEN
Effizient und
wettbewerbsfähig
Informationssysteme für ressourceneffiziente Prozesse
in kleinen und mittelständischen Unternehmen
Leitfaden „Informationssysteme für ressourceneffiziente Prozesse“
Effizient und
wettbewerbsfähig
IT-Sy
Inhaltsverzeichnis
Weshalb IT-Systeme für ressourceneffiziente Prozesse? . 3
Datenberge nutzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Was muss wirklich sein?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Telefon und mehr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Internet-Auftritt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Welche Anbieter gibt es? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Papierloses Büro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Glossar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Abläufe vereinfachen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Mitwirkenden / Weitere Informationen . . . . . . . . . . . . . . 15
Professionelle Kundenbetreuung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
2
Leitfaden „Informationssysteme für ressourceneffiziente Prozesse“
Systeme
Weshalb IT-Systeme
für ressourceneffiziente Prozesse?
Unternehmen sind wettbewerbsfähig und langfristig erfolg-
reich, wenn sie ihre Ressourcen effizient einsetzen. Zu diesen
Ressourcen gehören die Arbeitszeit der Mitarbeiter, finanzielle Mittel sowie Maschinen und Ausrüstung.
Der Leitfaden „Effizient und wettbewerbsfähig – Informationssysteme für ressourceneffiziente Prozesse in kleinen und mittelständischen Unternehmen“ beschreibt,
wie Unternehmen vom Ein-MitarbeiterBetrieb bis zum Unternehmen mit einigen
hundert Mitarbeitern mit Hilfe von IT-Systemen ihre Ressourcen optimal einsetzen.
Diese IT-Systeme decken sehr unterschiedliche Aufgabenbereiche vom Internetauftritt über die Kundenbetreuung bis zur
Analyse sämtlicher im Unternehmen
anfallenden Daten ab.
Vor allem sind die Systeme möglichst
weitgehend miteinander integriert. Systeme zur Verwaltung von Arbeitsabläufen
(Workflows) setzen zum Beispiel auf Dokumentenmanagement-Systeme auf. Oder
Business-Intelligence-Systeme analysieren
Daten, die aus dem Webauftritt oder dem
Kundenbetreuungssystem stammen.
Erfahren Sie, wie Sie Ihr Unternehmen mit Hilfe von Informationssystemen effizient und wettbewerbsfähig machen.
►► Welche Abläufe in Ihrem Unternehmen lassen sich
mit IT-Systemen unterstützen?
►► Welche IT-Systeme kommen für Ihr Unternehmen in Frage?
►► Wie lassen sich die Systeme mit geringem Aufwand
im täglichen Geschäft einsetzen?
►► Wo erhalten Sie weitere Informationen?
Systeme für Warenwirtschaft und
Enterprise Resource Planning (ERP) sind
im Leitfaden nicht berücksichtigt. Hierzu
gibt es genügend umfangreiche und gut
aufbereitete Informationen, unter anderem
vom eBusiness-Lotsen Mainfranken
(www.ebl-mainfranken.de).
„Hervorgehobene
Begriffe “ können
Sie im Glossar auf
Seite 14 nachschlagen.
3
Leitfaden „Informationssysteme für ressourceneffiziente Prozesse“
Was muss
wirklich sein?
IT
IT, die jedes Unternehmen braucht
Endgeräte
Gehören Computer, Telefon, Drucker und Fax wirklich an jeden Büro-Arbeitsplatz? Benötigt
jeder Mitarbeiter ein Handy? Genügen in der Werkstatt ein einzelner Rechner und ein Telefon oder sind sogar Tablets sinnvoll?
Entscheiden Sie bewusst, welche Mitarbeiter welche Ausrüstung erhalten: Wie viele
Drucker sind nötig – einer je Stockwerk,
Abteilung oder Arbeitsplatz? Ist in jeder
Abteilung ein Fax erforderlich? Oder ist es
sinnvoller, per Computer zu faxen?
Sollen Ihre Mitarbeiter eher mit Laptops
ausgerüstet sein oder mit Arbeitsplatzrechnern? Eventuell vermeiden Sie viel
doppelte Arbeit, wenn die Mitarbeiter in
Besprechungen ihre Laptops mitbringen,
statt Zettel und Papier.
Benötigen alle Führungskräfte in der Produktion ein Tischtelefon und ein Handy?
Oder ist für einige ein schnurloses DECTTelefon besser geeignet?
Netzwerke, Server und
Datensicherung
Ein Netzwerk besteht aus Servern, Arbeitsplatzrechnern und Netzwerkkomponenten
(zum Beispiel Switches) sowie vielen Metern
Kabel. Hinzu kommen WLAN-Hotspots, die
mobiles Arbeiten ermöglichen.
Nicht jedes Unternehmen benötigt ein
komplexes Netzwerk. Insbesondere für
4
Kleinunternehmen, Freiberufler und Handwerker kann eine relativ einfache Infrastruktur ausreichen. Speicherplatz und
Server lassen sich aus dem Internet, der
„Cloud “, beziehen.
Egal, wie Ihre Infrastruktur mit Arbeitsplatzrechnern, Servern oder Diensten aus
der Cloud aussieht, immer benötigen
Sie eine zuverlässige Datensicherung, die
regelmäßig automatische Sicherungskopien erstellt.
Leitfaden „Informationssysteme für ressourceneffiziente Prozesse“
Anwendungssoftware
Fast jedes Unternehmen setzt klassische
Office-Anwendungen (Textverarbeitung
und Tabellenkalkulation) ein, darüber hinaus Software für E-Mail, Termine und Präsentationen sowie eine Bank- und eventuell
eine Buchhaltungssoftware.
Je nach Tätigkeit und Größe Ihres Unternehmens gibt es für Office-Anwendungen
unterschiedliche Lösungen:
Der Klassiker ist Microsoft Office mit Word,
Excel und Powerpoint. Der Vorteil dieser
Anwendungen ist ihre hohe Verbreitung,
weshalb sich Dateien leicht austauschen
Sicherheit
lassen und Ihre Mitarbeiter mit der Software meist vertraut sind.
Eine kostenfreie Alternative ist Open Office,
das Sie aus dem Internet herunterladen
können. Es enthält alle wesentlichen Funktionen. Kleine Nachteile gibt es beim Austausch mit Microsoft Office-Anwendungen
und weiterführenden Funktionen.
Hinzu kommen Lösungen aus der Cloud :
zum Beispiel Google Drive Apps. Hier ist
überhaupt keine Software mehr erforderlich. Die Office-Programme laufen komplett im Internet. Ihre Mitarbeiter nutzen
sie per Webbrowser. Die Basisversion von
Google Drive Apps ist kostenfrei.
Eigentlich selbstverständlich, doch immer wieder vernachlässigt,
sind die grundlegenden Sicherheitsmaßnahmen jeder IT:
Internet
Selbst im kleinsten Unternehmen sollten alle Rechner, Smartphones
und Netzwerke von einem aktuellen Virenscanner geschützt sein.
Ebenso grundlegend sind eine zuverlässige Firewall und ein verschlüsseltes WLAN, mindestens mit WPA2 (Wi-Fi Protected Access 2).
WPA2 bietet einen leistungsfähigen Sicherheitsstandard für Funknetzwerke. Viele vorhandene Geräte mit älteren Sicherheitsstandards lassen sich durch ein Firmware-Update auf WPA2 umstellen.
Insbesondere für mobile Geräte wie Laptops empfiehlt sich darüber
hinaus eine Festplattenverschlüsselung. Geht das Gerät verloren,
soll der Finder keinen Zugriff auf Ihre Daten erhalten.
Ohne Internet geht es nicht: E-Mail, InternetTelefonie (VoIP ), die eigene Website, Internetrecherchen, immer benötigen Sie einen
Internetanschluss.
Über rein technische IT-Sicherheitsmaßnahmen hinaus gilt es, organisatorische Maßnahmen, zum Beispiel Passwort-Richtlinien, umzusetzen sowie die gesetzlichen Vorschriften zu Datenschutz und
-sicherheit einzuhalten. Gerade IT-Abteilungen kleiner und mittelständischer Unternehmen können oft nicht das komplette Kompetenzspektrum abdecken. In diesen Fällen empfiehlt es sich, auf spezialisierte IT-Dienstleister zurückzugreifen.
Welche Bandbreite
benötigen Sie?
Um komfortabel im Internet zu surfen, genügt zum Beispiel ein DSL 2000
Anschluss mit 2.000 kBit/Sek. im Down-
Leistungsfähige Internetanschlüsse gibt es
in Deutschland in der Regel per DSL, Glasfaser oder TV-Kabel. Sitzt Ihr Unternehmen in einem der berüchtigten „weißen
Flecken“ auf der Breitbandlandkarte, können Mobilfunk, Richtfunk oder Satellit eine
Alternative sein. Wichtige Informationen
zur aktuellen und künftigen Versorgung
erhalten Sie von Ihrer Gemeinde, den verschiedenen Anbietern sowie bereits ansässigen Unternehmen.
stream . Im Upstream erreichen solche Standardanschlüsse jedoch nur bis
zu 190 kBit/Sek. Hier wird die Bandbreite
schnell knapp: Beim Telefonieren über das
Internet benötigen Sie je Verbindung einen
Upstream von etwa 50 bis 100 kBit/Sek.,
je Videoverbindung von etwa 128 bis 500
kBit/Sek.
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Leitfaden „Informationssysteme für ressourceneffiziente Prozesse“
Internet-Auftritt
Professionelle Websites für
professionelle Unternehmen
Kaum ein Betrieb oder Selbständiger kommt ohne
eigene Website aus. Selbst wenn Sie Ihre Produkte
nicht über das Internet verkaufen, nutzen Ihre Kunden
das Web, um sich zu informieren. Ihre Internetseite ist
eine unverzichtbare Visitenkarte.
Zugleich nimmt der Trend zum direkten Verkauf über
das Internet zu. Am Anfang standen Amazon und
die Bücher, heute sind Kleidung und Elektronik die
umsatzstärksten Waren im Online-Handel. Längst
können Sie bei Ebay & Co. fast jeden beliebigen Artikel erstehen.
Content Management
Systeme (CMS)
Vorteile eines
CMS
Basis eines professionellen Internetauftritts ist ein Content Management System
(CMS). Sie geben einfach Benutzername
und Passwort in Ihrem Webbrowser ein
und können ohne Programmierkenntnisse
per Mausklick Texte, Grafiken und Aufbau
Ihrer Website ändern.
Einheitliches Design auf jeder Unterseite: Vorlagen für Layout,
Grafik und Schriftbild
Effiziente Bearbeitung: Erscheint eine Grafik mehrfach auf Ihrer
Website, brauchen Sie diese nur einmal zu ändern.
Ein Webdesign- oder IT-Dienstleister richtet Ihr CMS einmalig ein, gestaltet Ihre Website-Vorlage und weist Sie in das System ein.
Darauf können Sie selbständig arbeiten.
Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernaufgaben: Design und Aufbau entwickelt ein Profi. Steht das Gerüst, pflegen Sie die Inhalte
mit geringem Aufwand selbst.
Inte
Bewährte Erweiterungsmodule: Zum Beispiel für Webshops,
Blogs, Newsletter und vieles mehr
Geeignet für komplexe Aufgaben: Zum Beispiel Integration
eines Webshops mit Ihrem Warenwirtschaftssystem oder Verwaltung mehrerer Sprachversionen
Was ist ein CMS?
Ein Content-Management-System
(CMS) ist ein Redaktionssystem,
mit dem Sie Inhalte vor allem von
Webseiten verwalten. Dabei sind
Layout und redaktioneller Inhalt
getrennt. Das heißt zum Beispiel, Sie
können Inhalte beliebig ändern, das
Layout bleibt immer einheitlich.
6
Webspace – Wo sind Ihre
Seiten gespeichert?
In der Regel kaufen Sie Speicherplatz bei einem Anbieter wie
1und1, Strato oder Domainfactory. Hier erhalten Sie zudem
Domains wie „meinefirma.de“ und beliebig viele E-Mail-Adressen.
Ebenso können Sie einen eigenen Server betreiben oder den Server eines IT-Dienstleisters nutzen.
Leitfaden „Informationssysteme für ressourceneffiziente Prozesse“
CMS
Bei einem Open Source CMS ist die
Software kostenfrei. Sie benötigen lediglich einen Dienstleister für Installation und
Design. Leistungsfähige Open Source CMS
wie Typo3 lassen sich gut mit Warenwirtschaftssystemen und Datenbanken integrieren und bieten vielfältige Erweiterungsmodule für Webshops, Newsletter, Blogs
u.v.m. Als besonders einfach zu bedienen
gilt Joomla. Weit verbreitet sind zudem
Wordpress und Drupal.
Zwei Kategorien CMS
Ein kommerzielles CMS kaufen Sie
einmal oder bezahlen es über monatliche
Beträge. Der Lieferant richtet das System
für Sie ein und erstellt mit Ihnen das
Design der Website. Diese Lösungen lassen
sich an beliebig anspruchsvolle Anforderungen anpassen.
Alternativen zum CMS
Baukastensysteme
Möchten Sie wenig investieren und sind
Sie mit einem Design ohne Anspruch auf
absolute Individualität zufrieden? Dann
können Sie eines der Baukastensysteme
der großen Webhosting-Anbieter oder
eines speziellen Baukasten-Anbieters
nutzen. Sie stellen Ihre Seiten per Mausklick zusammen. Dabei nutzen Sie vorgefertigte Designs, die sich begrenzt
anpassen lassen.
„Früher hatten wir enorme Kosten für die
Webseite unserer Metzgerei. Jetzt nutzen
wir das Baukastensystem Jimdo. Damit können wir Layouts flexibel gestalten, Inhalte frei
anordnen und Clips einstellen. Wir zahlen drei
Euro pro Monat.“
Florian Köhn, Metzgermeister und Koch, www.metzgerei-max.de
ernet
Portalseiten
„Wir haben eine Website innerhalb eines
Schornsteinfeger-Portals. Der Anbieter stellt
das Layout zur Verfügung. Die Inhalte fülle ich
selbst ein. Das System ist einfach zu bedienen
und kostengünstig. Zudem ist das Portal eine
wichtige Werbeplattform.“
Roland Lottes, Kaminkehrerfachbetrieb, www.lottes-roland.de
Für einige Branchen, zum Beispiel Schornsteinfeger, gibt es Anbieter von BranchenPortalen, die Ihren Kunden individuelle
Auftritte bieten.
Einzelne HTML-Seiten
Benötigen Sie einen Internetauftritt mit
nur drei bis vier Unterseiten, dann genügen einzelne in der Sprache HTML
erstellte Seiten. Diese Seiten entwickelt
Ihnen ein Webdesigner für kleines Geld.
Oder Sie gestalten die Seiten selbst ohne
HTML-Kenntnisse mit einem Editor wie MS
Expression Web oder Kompozer.
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Leitfaden „Informationssysteme für ressourceneffiziente Prozesse“
Papierloses Büro
DMS machen Schluss mit aufwendigen,
papiergebundenen Abläufen
Tagtäglich füllen sich in Unternehmen Schreibtische, Ordner, Regale, ja ganze Räume,
mit Papier. Mitarbeiter verwenden viel Zeit, um gedruckte Dokumente zu Aktenbergen aufzutürmen und zu überblicken: Sie legen ab, archivieren und suchen.
Mit einem DokumentenmanagementSystem (DMS) erfassen, sortieren, archivieren und verteilen Sie Dokumente elektronisch und teilweise automatisch, zum
Beispiel die gesamte Eingangspost, Verträge, Angebote, Personalunterlagen und
Lieferpapiere.
Beispiel Personalakte: In einer
elektronischen Personalakte erfassen
Sie Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitsverträge,
Einarbeitungsplan, Urlaubsanträge und
Gehaltsabrechnungen eines Mitarbeiters.
Dabei nutzen Sie praktische Werkzeuge wie
automatische Vollständigkeitsprüfungen und
Wiedervorlagen bei Probezeiten und befristeten Arbeitsverträgen. Durch genau definierte
Zugriffsrechte stellen Sie sicher, dass nur
Berechtigte Zugang zu den Akten erhalten.
Papier
Sie führen beliebige Dokumente zu elektronischen Akten zusammen und versehen sie mit Wiedervorlageterminen. Durch
IT-gestützte Arbeitsabläufe (Workflows)
lassen sich aktenbezogene Tätigkeiten
automatisieren, vereinheitlichen und rückverfolgen. Zugleich erfüllen Sie alle gesetzlichen Vorschriften zur Archivierung.
Jedes Dokument gelangt per Mausklick auf
den Bildschirm. Dazu nutzen Sie leistungsfähige Suchfunktionen. Die Zugriffsrechte
Ihrer Mitarbeiter lassen sich frei definieren.
Weitere Systeme Ihres Unternehmens, zum
Beispiel ERP- oder CRM- oder WorkflowSysteme können auf die Dokumente im
DMS zugreifen.
Was ist ein DMS?
Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) verwalten
Sie Dokumente Ihres Unternehmens datenbankgestützt und
elektronisch. Papierdokumente können Sie scannen und
digital ins DMS integrieren.
Was bringen DMS?
8
►►
Einheitliche, elektronische Dokumente,
statt unübersichtlicher Aktenberge
►►
Schnelles aktenübergreifendes
Finden von Unterlagen
►►
Grundlage für strukturierte,
automatische Abläufe (Workflows)
►►
Einhaltung von Aufbewahrungsvorschriften
Welche DMS gibt es?
►►
Kommerzielle DMS wie d.velop, Docuframe, Docuware, Easy
Software oder Saperion bieten professionelle, mit allen Systemen Ihres Unternehmens integrierbare Lösungen.
►►
Zudem gibt es lizenzkostenfreie Open Source Lösungen wie
Agorum, Alfresco oder Nuxeo. Zur Einrichtung benötigen Sie
allerdings meist einen IT-Dienstleister.
Leitfaden „Informationssysteme für ressourceneffiziente Prozesse“
Abläufe
vereinfachen
Elektronische Workflows sparen Zeit und
sorgen für zuverlässige Ergebnisse
Verlaufen selbst simple, wiederkehrende
Abläufe in Ihrem Unternehmen jedes Mal
ein bisschen anders und schwer nachvollziehbar? Lassen sich die zugehörigen Daten
manchmal nicht finden, und sind die Daten
kaum mit Ihren übrigen Systemen integriert?
Abhilfe schafft ein Workflow-Management-System. Es hilft Ihnen, fast beliebige
betriebliche Abläufe effizient zu organisieren, zum Beispiel Urlaubsgenehmigungen,
Auftragsabwicklung oder Materialbeschaffung.
►►
►►
Administrative Workflow-Systeme
sind für Vorgänge geeignet, die in relativ geringer Anzahl anfallen und wenig
mit den übrigen Systemen Ihres Unternehmens verbunden sind, zum Beispiel
Urlaubsanträge, die Einstellung von
Personal oder Beschaffungsvorgänge.
Production-Workflow-Systeme sind
für Vorgänge geeignet, die in großer
Zahl auftreten und tief mit anderen
Systemen integriert sind, zum Beispiel
die Auftragsbearbeitung. ProductionWorkflows sind meist in Warenwirtschaftssystemen (ERP) enthalten.
Beispiel Eingangsrechnungen: Der Workflow
startet mit dem Scannen der Rechnung in der
Poststelle. Darauf gelangt die Rechnung
elektronisch an alle Beteiligten, die ihre Tätigkeiten ausführen: Eintrag ins Rechnungsjournal, Rechnungsprüfung, Kontierung und
Zahlung. Der Ablauf ist immer gleich, nachvollziehbar und automatisiert sowie verknüpft mit
Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung.
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow ist ein wiederkehrender Ablauf in Ihrem
Unternehmen, zum Beispiel der Ablauf, nach dem Sie Waren
einkaufen, Aufträge abwickeln, Urlaubsanträge genehmigen oder
Reparaturen bearbeiten. Workflow-Management-Systeme unterstützen und automatisieren diese Abläufe mit Hilfe von Informationstechnologie.
Welche Lösungen gibt es?
►►
Mit Workflow Engines wie Bonita oder Process Maker erstellen
Sie für jeden Ablauf den passenden Workflow. Relativ einfach
einzusetzen sind subjektorientierte Workflow Engines wie
Metasonic, die Abläufe anhand der beteiligten Mitarbeiter und
ihrer Kommunikation modellieren.
Workflow
►►
Dokumentenmanagement-Systeme oder CollaborationLösungen (z. B. Sharepoint) sind ebenfalls geeignet, Workflows
umzusetzen.
►►
Für bestimmte Einsatzbereiche gibt es spezialisierte WorkflowLösungen, zum Beispiel für Reklamationswesen und Support.
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Leitfaden „Informationssysteme für ressourceneffiziente Prozesse“
Professionelle
Kundenbetreuung
Customer Relationship Management hilft,
Kunden zu gewinnen und zu halten
Machen Sie aus Anfragen zufriedene, profitable Neukunden, die Ihrem Unternehmen treu bleiben. Sprechen Sie Ihre Kunden
systematisch an, ohne zu nerven. Berücksichtigen Sie individuelle Wünsche und
Umstände. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Vertrieb über alle wesentlichen Informationen
verfügt. Der Schlüssel hierzu ist Customer
Relationship Management (CRM).
Ein CRM-System dokumentiert alle Kundenkontakte Ihres Unternehmens: Die Vertriebsmitarbeiter tragen Besuchsberichte
und Telefonnotizen ein. Wichtige E-Mails,
lassen sich automatisch ins System übernehmen. Zudem dokumentiert es alle
Vertriebsvorgänge einschließlich der zu
erwartenden Umsätze und Erfolgswahrscheinlichkeiten.
Welche CRM-Systeme
gibt es?
►►
Bei CRM aus der Cloud müssen Sie
keine Software installieren oder komplizierte Sicherheitslösungen einrichten. Für einen monatlichen Betrag können Sie Ihr CRM-System jederzeit von
jedem Ort aus nutzen. Der bekannteste
Anbieter ist Salesforce.
Kunden
Ihr CRM-System lässt sich mit weiteren
Systemen integrieren, zum Beispiel Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Support-Software.
►► Operatives CRM unterstützt Marketing, Vertrieb und Service. Das System hilft zum Beispiel Außendienstmitarbeitern, Kundenbesuche vorzubereiten, zu dokumentieren
und zu bewerten.
►► Kommunikatives CRM synchronisiert die gesamte Kommunikation mit dem Kunden, einschließlich E-Mail-Kampagnen und Call-Center.
►► Analytisches CRM wertet Kundeninformationen aus. Sie
erfahren zum Beispiel, wie viele Anfragen aktuell mit welchen Erfolgschancen im Haus sind.
►► Social CRM nutzt soziale Netzwerke wie Facebook, Xing,
Linkedin und Youtube, um Informationen für Ihr Unternehmen zu gewinnen und mit Kunden zu kommunizieren.
10
►►
Kommerzielle CRM Software ist auf
Ihrem Server installiert. Sie haben das
System komplett unter Kontrolle. Für
Sicherheit, Wartung und Pflege sind Sie
selbst verantwortlich. Es fallen Lizenzkosten an. Anbieter sind spezialisierte
Hersteller wie Sage und Tecart oder die
großen Softwarefirmen Oracle, Microsoft und SAP.
►►
Bei Open Source CRM haben Sie volle
Kontrolle über das System und zahlen
dennoch keine Lizenzgebühren. Bei der
Einrichtung benötigen Sie in der Regel
externe Unterstützung. Beispiele sind
Sugar CRM und vTiger.
n
Leitfaden „Informationssysteme für ressourceneffiziente Prozesse“
Datenberge nutzen
Business-Intelligence-Systeme unterstützen Sie,
richtige Entscheidungen zu treffen
Daten
Webshops, Warenwirtschaftssysteme, CRMSysteme: IT-Systeme produzieren Gigabyte
für Gigabyte wachsende Datenberge, die
nur darauf warten, nutzbringend analysiert
zu werden.
Die Analyse leisten Business-IntelligenceSysteme (BI-Systeme). Sie fassen alle im
Unternehmen anfallenden Daten in einem
so genannten Data Warehouse zusammen, um sie im Zusammenhang auszuwerten. Die Ergebnisse lassen sich in übersichtlichen Diagrammen und Tabellen
darstellen.
Was ist BI?
Business Intelligence (BI) bezeichnet Systeme, mit denen Sie wichtige
betriebliche Daten und Kennzahlen
Ihres Unternehmens aufbereiten und
analysieren. Damit sind Sie zum Beispiel
in der Lage, fundierte Entscheidungen
zu treffen, Kosten und Risiken zu reduzieren oder profitabler zu wirtschaften.
Wann ist BI sinnvoll?
BI ist vor allem bei komplexen Geschäftsmodellen sinnvoll, wenn Tabellenkalkulationen wie Excel an Grenzen stoßen. Beliefern Sie Ihre Kunden über sehr
unterschiedliche Vertriebswege mit sehr
individuellen Leistungen, die Sie auf vielfältige Weise erstellen und kalkulieren?
Dann sind die benötigten komplexen
Analysemodelle in Tabellenkalkulationen kaum mehr zu erfassen.
Welche BI-Systeme gibt es?
Die großen Hersteller von Unternehmenssoftware bieten BI-Systeme an. Darüber
hinaus gibt es unabhängige Anbieter wie
SAS Institute, Open Source Lösungen
wie Jaspersoft oder im Mittelstand verbreitete Anwendungen wie Qlickview.
Welche Analysen und
Anwendungen gibt es?
►►
Klassisches Reporting: Sie erhalten Berichte zum Beispiel zu
den Verkaufszahlen Ihres Webshops gegliedert nach Produkten oder Wochentagen, Tageszeiten und Käufergruppen.
►►
Online-Analyse in Echtzeit: Online Analytical Processing
(OLAP) eignet sich für unregelmäßige, spontane Auswertungen. Finden Sie zum Beispiel heraus, wie erfolgreich Ihre letzte
Werbeaktion war.
►►
Data Mining : Stöbern Sie neue Erkenntnisse in Massendaten auf, zum Beispiel, dass in Ihren Geschäften Männer unter
35 nach 17 Uhr gerne Windeln in Kombination mit Bier kaufen.
►►
Text Mining bezieht unstrukturierte Texte in Ihre Analysen
ein. Extrahieren Sie aus E-Mails von Kunden bestimmte Begriffe, um das Interesse an Ihren Produkten nachzuvollziehen.
►►
Opinion Mining ermöglicht es, in solchen E-Mails positive und
negative Meinungen zu unterscheiden und zu bewerten.
►►
Relationship Extraction erkennt zum Beispiel in den Protokollen Ihres Vertriebs Gründe für Lieferverzögerungen bei
bestimmten Produkten.
►►
Web- und Social Media-Monitoring : Finden Sie heraus, wie
und von wem über Sie und Ihre Produkte in Foren sowie bei
Facebook und Twitter gesprochen wird.
„ Als Auftragsfertiger und -entwickler für Elektronik
bieten wir komplexe Dienstleistungen. Wir nutzen
Qlickview, um Daten zu Auftragseingang, Umsatz,
Kunden, Projekten und Auslastung zu analysieren.
Unser BI-System liefert wichtige Grundlagen für
operative und strategische Entscheidungen.“
Martin Vierling, Geschäftsführer, VIERLING Production
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Leitfaden „Informationssysteme für ressourceneffiziente Prozesse“
Telefon und mehr
Telefonanlagen aus der Cloud, Unified
Communications, Online-Konferenzen
Sie und Ihre Mitarbeiter telefonieren regelmäßig mit Kunden, Lieferanten und
Geschäftspartnern. Die Hardware besteht in
der Regel aus Tischtelefonen, Handys, Faxgeräten und einer Telefonanlage, die per
ISDN oder Internet (VoIP ) mit einem
Netzbetreiber verbunden ist.
Eine Alternative sind Telefon-Systeme aus
der Cloud („IP Centrex“). Wie gewohnt erhalten alle Mitarbeiter eigene Telefon- und
Faxnummern sowie Tischtelefone, nur sind
diese nicht mehr durch eine aufwendige
Verkabelung an eine Telefonanlage angeschlossen, sondern direkt an das Internet.
Vorteile virtueller
Telefonanlagen im Internet
Damit Ihre virtuelle Telefonanlage zuverlässig funktioniert,
benötigen Sie:
►► Keine Kosten für Anschaffung und
Wartung von TK-Anlagen-Hardware
und Verkabelung
►► Tischtelefone, Software-Telefone
oder Apps für Computer, Tablet
oder Smartphone verfügbar
►► Ein Netzwerk und einen Internetzugang mit ausreichender Bandbreite und Zuverlässigkeit
►► Alle Funktionen per Mausklick über
das Internet konfigurierbar (Anrufbeantworter, Konferenzen, Weiterleitungen, Warteschleifenmusik,
Sprachansagen usw.)
►► Faxen per Computer
►► Gegebenenfalls eine unterbrechungsfreie Stromversorgung,
die wichtige Telefone bei Stromausfällen in Betrieb hält (zum
Beispiel in Aufzügen)
►► Anzahl der Nebenstellen monatsweise anpassbar
►► Ortsunabhängig immer dieselbe
Telefonnummer
►► Kostenfreie standortübergreifende
Telefonate
Weitere Möglichkeiten
Telefon
Unified Communications (UC) hat das Ziel,
sämtliche Kommunikationskanäle von Festnetz- und Mobiltelefon über Fax und E-Mail
bis Instant Messaging zusammenzuführen.
Einige Telefonie-Anbieter ermöglichen es
Ihnen zum Beispiel, Ihr E-Mail-Postfach als
Nachrichtenzentrale für Sprachnachrichten und Faxe zu nutzen. Andere Lösungen
integrieren Ihr Handy wie ein Festnetztelefon mit Ihrer Telefonanlage. Oder sie verbinden Ihren Computer direkt mit Ihrem Telefonsystem, so dass Sie Telefonnummern per
Mausklick wählen können.
12
Professionelle Telefon- und Videokonferenzen lassen sich mit Online-MeetingWerkzeugen wie Skype, Goto Meeting oder
VideoMeet in Verbindung mit geeigneten
Webcams und Konferenztelefonen nutzen.
Wählen Sie beliebig viele Teilnehmer ein,
zeigen Sie Präsentationen, teilen Sie Dokumente und bieten Sie virtuelle Zeichenflächen an. Damit entfällt manche aufwendige Dienstreise.
Leitfaden „Informationssysteme für ressourceneffiziente Prozesse“
Welche Anbieter
gibt es?
Anbieter
Die folgende Liste enthält keine Empfehlungen des eBusiness-Lotsen. Es handelt sich um
eine Sammlung von Beispiel-Lösungen ohne
Anspruch auf Vollständigkeit.
Infrastruktur und Office-Anwendungen
►► Speicher aus der Cloud
►► Dropbox
►► Google drive
►► Net-files
►► Office-Anwendungen
►► Google Apps
►► MS Office
►► Open Office
Content Management Systeme (CMS)
►► Open Source
►► Drupal
►► Joomla
►► Redaxo
►► Typo3
►► Wordpress
►► Baukasten-Systeme
►► 1und1
►► Jimdo
►► Strato
►► Wix
►► Yola
►► Kommerzielle Software
►► ProComp CMS
►► XIST4C
►► HTML-Editoren
►► Microsoft Expression Web
►► Kompozer (Open Source)
Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)
►► Open Source
►► Agorum
►► Alfresco
►► Nuxeo
►► Kommerzielle Software
►► D.velop
►► Docuware
►► GSD Docuframe
►► Easy Software
►► Saperion
Workflow-Lösungen
►► Workflow Engines
►► Bonita
►► Metasonic
►► Process Maker
►► Weitere Lösungen
►► Microsoft Sharepoint
►► verschiedene DMS
Customer Relationship Management (CRM)
►► CRM aus der Cloud
►► CAS PIA
►► Pipelinedeals
►► Salesforce
►► Scopevisio
►► Open Source
►► Sugar CRM
►► vTiger
►► Kommerzielle Software
►► GSD CRM
►► Microsoft CRM
►► Oracle (Siebel)
►► Sage
►► Tecart
►► BI für Einsteiger
►► Qlickview
►► Tableau
►► Open Source BI
►► Jaspersoft
►► Jedox
►► Pentaho
►► Spago BI
►► Unified Communications
►► Cisco Unified Communications
►► Microsoft Lync
►► Unify (ehem. Siemens)
►► Audio- / Videokonferenzen
►► Goto Meeting
►► Skype
►► Teamviewer
►► Video Meet
►► Webex
Business Intelligence (BI)
►► BI für komplexe Aufgaben
►► IBM Cognos
►► Oracle Hyperion
►► SAP Business Objects
►► SAS Institute
Kommunikation
►► TK-Anlagen aus der Cloud
►► Nfon
►► QSC
►► Sipgate
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Leitfaden „Informationssysteme für ressourceneffiziente Prozesse“
Glossar
Cloud oder Cloud Computing fasst über das Internet verfügbare, verbrauchsabhängig abrechenbare
Dienste zusammen. Aus der Cloud beziehen Unternehmen zum Beispiel virtuelle Server, Rechenleistung und
Speicher, Programmierplattformen für die Entwicklung eigener Webanwendungen oder Anwendungen
zum Beispiel für CRM, Datenanalyse und Textverarbeitung.
Data Mining nutzt statistische Methoden, um
geschäftlich wertvolle Erkenntnisse aus umfangreichen, unübersichtlichen Datenbeständen zu gewinnen.
Data-Warehouses stellen Daten aus den verschiedenen aktiven Datenbeständen Ihres Unternehmens in
einem einheitlichen Format für Analysen zusammen.
Die Leistung der operativen Systeme wird dabei nicht
beeinträchtigt.
DECT-Telefone (Digital Enhanced Cordless Telecommunications) sind schnurlose Telefone, die sich in die
Telefon-Infrastruktur Ihres Unternehmens einbinden
lassen. Für das Funknetz sind DECT-Basisstationen
erforderlich. In Gebäuden haben diese eine Reichweite
von circa 30 bis 50 Metern.
Downstream bezeichnet den Fluss der Daten aus dem
Internet auf einen Computer. Die maximal mögliche
Downstream-Geschwindigkeit wird in kBit/Sekunde
angegeben. Sie bestimmt, wie schnell sich Daten aus
dem Web herunterladen lassen.
HTML (Hypertext Markup Language) ist die Programmiersprache in der Websites geschrieben sind. In
HTML verfasste Dateien lassen sich als Webseiten mit
Texten, Bildern und Hyperlinks im Browser darstellen.
ISDN (Integrated Services Digital Network) bezeichnet
den in Deutschland noch weit verbreiteten digitalen
Telefonie-Standard. Im Unterschied zur analogen Telefonie ermöglicht ISDN zwei gleichzeitige Verbindungen über einen Anschluss. Durch die zunehmende Verbreitung von Internet-Telefonie (VoIP ) und Mobilfunk
geht die Bedeutung von ISDN zurück.
OLAP (Online Analytical Processing) ermöglicht es,
Datenbestände unregelmäßig und spontan auszuwerten, um geschäftlich relevante Zusammenhänge zu
ergründen. Dazu greifen OLAP-Systeme auf Ihre Datenbanken oder ein Data Warehouse zu. Die Daten lassen sich per OLAP aus verschiedenen Perspektiven
(mehrdimensional) analysieren.
Open Source Software (OSS) verwendet, im Gegensatz zu kommerzieller Software , öffentlich zugänglichen Quelltext. Sie darf frei kopiert, angepasst und
verbreitet werden. Für den Nutzer fallen deshalb keine
Lizenzkosten an. Allerdings entstehen beim Einsatz
von OSS meist Kosten für Einrichtung und Anpassung
an die Anforderungen Ihres Unternehmens.
Upstream bezeichnet den Fluss der Daten von einem
Computer ins Internet. Die maximal mögliche UpStream-Geschwindigkeit wird in kBit/Sekunde angegeben. Bei herkömmlichen (asynchronen) Breitbandanschlüssen ist die Upstream-Geschwindigkeit deutlich
geringer als die Downstream-Geschwindigkeit . Dies ist
vor allem dann zu berücksichtigen, wenn Sie Anwendungen wie Internet-Telefonie oder Video-Konferenzen
betreiben möchten. Eine mögliche Lösung sind synchrone Breitbandanschlüsse, bei denen Upstream und
Downstream gleich hohe Datenraten ermöglichen.
Voice over IP (VoIP) oder Internet-Telefonie bedeutet aus der Sicht der Anwender, dass Telefonverbindungen nicht mehr über klassische digitale (ISDN )
oder analoge Telefonanschlüsse hergestellt werden,
sondern über das Internet. Mit dem Internet verbundene VoIP-Telefonanlagen bieten Ihnen die gewohnten Anschlüsse für Tischtelefone, DECT-Systeme und
Faxgeräte.
Warenwirtschafts- oder ERP-Systeme (Enterprise
Resource Planning) sind die zentralen IT-Systeme in
Unternehmen. Sie unterstützen unter anderem Einkauf, Lager, Produktion und Auftragsabwicklung.
Zudem bieten sie Schnittstellen oder eigene Module
für Finanzbuchhaltung, Personalwirtschaft, CRM usw.
Glossar
Kommerzielle Software verwendet, im Gegensatz zu
Open Source Software , geschützten Quelltext, für
dessen Nutzung Sie Lizenzgebühren an einen Hersteller zahlen. Kommerzielle Software ist professionell
entwickelt und oft schnell einsatzbereit. Die Hersteller bieten Support und Gewährleistung sowie Anpassungsdienstleistungen.
14
Web und Social Media Monitoring beobachtet automatisch, systematisch und kontinuierlich Beiträge auf
sozialen Plattformen wie Blogs, Micro-Blogs (Twitter),
sozialen Netzwerken (Facebook, Xing, Linkedin) oder
Foren. Damit lassen sich Interessen und Stimmungen
der Nutzer frühzeitig erkennen und auswerten.
Leitfaden „Informationssysteme für ressourceneffiziente Prozesse“
Dank an die Mitwirkenden
Dank
Der Leitfaden „Informationssysteme
für ressourceneffiziente Prozesse“ des
eBusiness-Lotsen Oberfranken entstand
mit Unterstützung des Instituts für
Informationssyteme (iisys) der
Hochschule Hof.
Besonderer Dank gilt:
Prof. Dr. Richard Göbel
Dipl.-Ing. (FH) Raik Niemann
Prof. Dr. René Peinl
Prof. Dr. Thomas Schaller
Benötigen Sie
weitere Informationen?
Wenden Sie sich an den
eBusiness-Lotsen Oberfranken:
[email protected]
Prof. Dr. Jörg Scheidt
Impressum
Herausgeber:
eBusiness Lotse Oberfranken
Institut für Informationssysteme der Hochschule Hof (iisys)
Alfons-Goppel-Platz 1
95028 Hof
Text und Redaktion:
Anne-Christine Habbel, eBusiness Lotse Oberfranken
Adremcom Unternehmenskommunikation
Grafische Konzeption und Gestaltung: medienreaktor® GmbH
Bildnachweis: istockphoto.de
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diesem Werk enthaltenen Namen berechtigt nicht zu der Annahme, dass solche Namen und Marken im Sinne der Warenzeichen- und MarkenschutzGesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann genutzt werden dürften. Vielmehr handelt es sich häufig um gesetzlich geschützte,
eingetragene Warenzeichen, auch wenn sie nicht als solche gekennzeichnet sind. Bei der Schreibweise haben sich die Herausgeber bemüht, sich nach
den Schreibweisen der Hersteller zu richten. Trotz der Vielzahl an Informationen sowie aufgrund einer dem ständigen Wandel unterzogenen Sach- und
Rechtslage, kann das Werk jedoch keine auf den konkreten Einzelfall bezogene Beratung durch jeweilige fachlich qualifizierte Stellen ersetzen.
Das Netzwerk der eBusiness-Lotsen steht Ihnen gerne als erste Anlaufstelle zur Verfügung. Bei Anregungen, Kritik oder Wünschen zu diesem Werk
würden wir uns sehr über Ihre Rückmeldung freuen. Schreiben Sie uns eine E-Mail an: [email protected]
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