SGE – Passo a Passo

SGE – Passo a Passo
Descrição das Atividades
Abaixo temos listadas as atividades que as Unidades Escolares devem realizar no
Sistema de Gestão Escolar/SGE.
1º PASSO
Solicitar a senha de acesso ao sistema de gestão escolar.
A direção da escola deve enviar e-mail para [email protected]
solicitando criação de usuário e senha. É necessário que o diretor da escola informe;
Nome completo: Maria dos Santos Silva
Perfil: Diretor
E-mail: [email protected]
CPF: xxx.xxx.xxx-xx
* Os perfis disponíveis para as escolas são: diretor, vice-diretor, secretário escolar,
técnico de secretaria escolar. Todas essas informações são obrigatórias.
ATENÇÃO! As pessoas que informaram e-mail pessoal como: hotmail, gmail, yahoo,
entre outros, devem verificar se o-email não se encontra na “lixeira” ou “Spam” da sua
caixa de e-mail.
2º PASSO
De posse do usuário e senha inicial informados via e-mail pela SEC, o servidor que
utilizará o sistema na escola, deve ingressar com o seu usuário e informar a senha
inicial (sempre será 123456).
Feito isso, o sistema solicitará nova senha que deve ser pessoal e intransferível
(observe tela abaixo):
Informar nova senha.
Informada a nova senha, o usuário deve confirmá-la no campo “confirmação de nova
senha” e clicar no botão
.
ATENÇÂO! A nova senha deve ter o mínimo de 6 (seis) e o máximo de
20(vinte)caracteres, que podem ser letras ou números, ou letras e números. Caso o
usuário opte por cadastrar uma NOVA SENHA que contenha letras, deve-se cadastrála com a tecla CAPS LOCK DESATIVADA.
3º PASSO
Selecionar (ao lado esquerdo da tela) o tópico: Gestão escolar → Trocar de Escola.
Informar o nome da sua escola no campo “escola” e clicar no botão
. Em
seguida selecionar o nome da sua escola.
4º PASSO
Objetivo: Confirmar as classes/turmas criadas para a escola.
Selecionar Gestão escolar → configuração anual → classe , selecionar o “período
letivo” (2010) e clicar no botão
. Nesse momento o sistema vai listar as
classes criadas para sua escola. Vide tela abaixo;
Esses botões em formato
triangular servem para
colocar as classes em
ordem.
ATENÇÃO! Caso não existam todas as classes necessárias, ou existam classes a
mais, a escola deve contactar a central de atendimento, através do ramal 3115-1060,
informar a situação e detalhar para o atendente da central as classes que necessitam
ser criadas ou excluídas.
ATENÇÃO 2! O campo TURMA, sinalizado na tela acima, foi gerado automaticamente
pelo sistema. Como cada escola utiliza uma nomenclatura para nomear as turmas, é
necessário que ela entre em contato com a central de atendimento para alterar os
nomes.
A central tem um prazo de até 5 (cinco) dias para atender as solicitações. Porém,
nada impede que a escola prossiga com a enturmação dos alunos até que os
ajustes sejam providenciados.
ATENÇÃO 3! As escolas não devem parar o processo de enturmação porque não
tem todas as suas classes cadastradas no sistema. A central tem um prazo de até
5(cinco) dias para cadastrar as turmas ou excluí-las. Nada impede que a escola
enturme os alunos nas classes que estão corretas no sistema e posteriormente,
quando as classes forem criadas, enturmem os demais alunos.
- Escolas que possuem anexo:
As escolas que possuem anexos, necessariamente deverão entrar em contato com a
central de atendimento para solicitar a criação de classes para os seus anexos, já que
esses não terão suas classes geradas automaticamente pelo sistema.
5º PASSO
Objetivo: Atualizar as informações de dependências, equipamentos e sala de
aula.
Selecione o tópico Gestão Escolar → Rede Física → Sala de Aula. Após atualizar as
informações clicar no botão
.
ATENÇÃO! As informações lançadas nessa guia refletem no 6º PASSO, então cada
informação lançada nas guias “dependências e equipamentos” devem ser atualizadas
posteriormente nos dados da escola (6º PASSO).
6º PASSO
Objetivo: Cadastrar e atualizar os dados da Escola.
Selecionar o tópico Gestão Escolar → Rede Física → Escola
A escola deve preencher um dos campos abaixo, como por exemplo, o código na
Secretaria (que equivale ao código SEC). Feito isso, clicar no botão
,
selecionar a escola e clicar em
. A partir deste ponto, deve-se atualizar os
dados da escola e clicar em
.
ATENÇÃO! A escola NUNCA deve alterar os códigos sinalizados na tela acima.
ATENÇÃO! As informações de quantidade de equipamentos e dependências que
apresentarem a quantidade 0(zero) devem ser excluídas selecionando o botão
ao
lado de cada equipamento . É obrigatória a verificação pela escola. Vide tela abaixo.
7º PASSO
Objetivo: Incluir Alunos nas Turmas (Classes) – Enturmação.
Selecionar os tópicos: Gestão Escolar → Gestão de Alunos → Movimentação →
Período em Formação → Incluir Aluno na Classe → Por Aluno.
Selecionar “período letivo” (2010) *, nível, modalidade, submodalidade e série. Clicar
em
(botão de operação localizado a esquerda), o sistema mostrará a lista dos
alunos da escola. Deve-se selecionar os alunos, clicar em
classe/turma a qual esses alunos pertencem.
e indicar a
*ATENÇÃO! No caso de Tempo de Aprender, Profissional Subseqüente, PROEJA
deve-se utilizar o período letivo (2010-1S).
Caso a escola prefira, também é possível imprimir a lista de alunos selecionando os
tópicos Gestão Escolar → Gestão de Alunos → consultas → alunos, a partir daí
deve-se indicar o período letivo (2010) e informar o nível, modalidade,
submodalidade, série e clicar em
.
DICA! As escolas conseguem visualizar os alunos enturmados na classe através dos
tópicos Gestão Escolar → Gestão de Alunos → consultas → alunos na classe, a
partir daí é necessário selecionar no campo período letivo o ano de 2010 e no
campo situação selecionar “em formação”, feito isso, deve-se clicar no botão
.
ATENÇÃO! Nesse passo a escola deve atentar para não enturmar os alunos que se
matricularam e NUNCA COMPARECERAM, pois esses alunos deverão ter sua
matrícula cancelada (vide 8º passo).
- Escolas que possuem anexo:
As escolas que possuem anexos terão na sua lista de alunos o nome dos seus alunos
e o nome dos alunos do anexo também. Como no sistema a escola e seu anexo tem
suas respectivas áreas de gestão, é preciso que a escola primeiro enturme seus
alunos e identifique em seguida os que estudam no anexo. Identificados os alunos que
estudam no anexo a escola mãe deve cancelar esses alunos para posteriormente
matriculá-los na área de gestão do anexo.
Para cancelar alunos, deve-se selecionar o seguinte tópico Gestão Escolar→
Gestão de Alunos
→ Movimentação → Período em For mação → Cancelar
Matrícula.
No momento em que uma matrícula é cancelada a informação do aluno desaparece
da área de gestão da escola, porém é possível resgatar os seus dados e incluí-lo na
área de gestão do anexo selecionando os tópicos Gestão Escolar → Gestão de
Aluno → Matricular Novo Aluno → Na Classe (vide 9º passo).
Quando a escola já estiver com todos os seus alunos enturmados e os alunos que
pertencem aos seus anexos cancelados, ela deve selecionar o tópico Gestão escolar
→ Trocar de Escola informar o nome do anexo da sua escola no campo “escola” e
clicar no botão
. Em seguida, selecionar o anexo com o qual deseja
trabalhar. A partir daí, a escola mãe deve realizar todos os passos 4, 5 6, 7, 9,10 e 11
na área de gestão do seu anexo.
8º PASSO
Objetivo: Cancelar matrícula de alunos que NUNCA compareceram a escola.
Selecionar os tópicos Gestão Escolar → Gestão de Alunos → Movimentação →
Período em Formação → Cancelar Matrícula.
Nesse momento a escola deve selecionar o “período letivo” (no caso 2010),
preencher o campo “nome do aluno” informando o nome do discente que terá a sua
matricula cancelada. Em seguida, clicar no botão
selecionar o aluno que
terá a matrícula cancelada e clicar no botão
. Após esse trâmite, deve-se
informar no campo “observações” que aparece na tela do sistema o motivo do
.
cancelamento e clicar no botão
Existem três motivos:
1. Aluno de anexo: deve-se informar “Aluno pertence a anexo”.
2. Aluno que nunca freqüentou: deve-se informar “Aluno se matriculou e não
frequentou”.
3. Aluno pediu cancelamento da matrícula: deve-se informar “Aluno solicitou
cancelamento”
IMPORTANTE! Não confundir cancelamento com abandono.
9º PASSO:
Objetivo: Localizar alunos no SGE
Se a escola não localizar algum aluno no momento em que estiver realizando as
enturmações, deve buscá-lo nos seguintes tópicos:
Gestão Escolar → Gestão de Aluno → Matricular Novo Aluno → Na Classe.
Selecionar o período letivo, Tipo de Ensino, Modalidade, SubModalidade, Série e
clicar no botão
. Selecionar a série em que o aluno deve ser matriculado
e clicar em
preencher o campo “nome do aluno” e clicar em
, selecionar o nome do aluno que pertence à escola e clicar em
.
A partir desse momento a escola deve confirmar os dados da matrícula,
documentação, endereço (vide anexo), informar os contatos do aluno, transporte
(sinalizar se é Estadual ou Municipal).
DICA! Caso não consiga localizar o aluno através dos tópicos informado neste 9º
passo, sugere-se pesquisar o nome do mesmo no Banco Alunos, através do site
www.sec.ba.gov.br/bancoalunosi, e digitar no SGE exatamente como consta no
banco aluno evitando duplicidade de dados.
Quando for encontrado o aluno no SGE é importante verificar se a data de nascimento
do aluno e o nome da mãe conferem.
DICA! As escolas conseguem visualizar os alunos enturmados nas classes através
dos tópicos Gestão Escolar → Gestão de Alunos → consultas → alunos na
classe, a partir daí é necessário selecionar no campo período letivo o ano de 2010 e
no campo situação indicar “período em formação”.
10º PASSO:
Objetivo: Atualizar o Cadastro dos Alunos
A escola deve atualizar os dados cadastrais de todos os alunos, tais como;
- endereço (vide anexo)
- dados familiares
- dados Cadastrais
Selecionar o tópico Gestão Escolar→ Gestão de Alunos→ Cadastro de A luno.
Informar o período Letivo (2010), nome completo do aluno e clicar em
,
selecionar o aluno e clicar em
. O sistema abrirá uma nova janela que mostra
as
guias
essas informações devem ser atualizadas e confirmadas no botão
.
ATENÇÂO! É muito importante que as escolas quando estiverem atualizando a guia
“endereço” não esqueçam de indicar a localização da residência do aluno (se urbana
ou rural (vide tela abaixo).
ATENÇÂO 2! No campo “observação” (vide tela abaixo), constará o endereço do
aluno que deverá ser atualizado na guia “endereço” logo acima. É necessário
confirmar as informações antes de atualizá-las no sistema.
ATENÇÂO 3! PRIORIZAR ALUNOS QUE UTILIZAM TRANSPORTE ESCOLAR E
RESIDEM EM ZONA RURAL.
A informação do endereço do
aluno estará aqui.
11º PASSO
Objetivo: solicitação e atendimento de transporte escolar.
É extremamente necessário que as escolas indiquem no sistema a solicitação do
transporte escolar. Para isso, devem selecionar a guia Gestão Escolar → Transporte
Escolar → Solicitar.
ATENÇÃO! Alunos atendidos pelo Salvador Card não devem fazer essa
solicitação.
ATENÇÃO! Antes de fazer esta solicitação é preciso que os alunos estejam
enturmados.
Indicar na tela apresentada pelo sistema, o período letivo, o nome da escola,
preencher o nome do aluno e clicar no botão
.
DICA! A escola pode indicar o nome completo do aluno ou buscar por partes do nome.
Ex: A escola pode buscar pelo nome completo João de Jesus Santos, ou João de
Jesus, ou ainda procurar somente pela letra do alfabeto, no caso do exemplo a letra J.
O sistema irá listar todos os alunos que começam com a letra j na escola.
O sistema irá listar o aluno procurado, deve-se então selecionar o nome do aluno para
o qual é necessário solicitar transporte e clicar no botão
.
Em seguida, deve-se selecionar o tipo de transporte como “Transporte Escolar” e no
campo motivo da solicitação colocar o texto “RESIDE DISTANTE DA UNIDADE
ESCOLAR” e clicar em
.
Após essa solicitação é necessário atender o transporte solicitado, através da guia
Gestão Escolar → Transporte Escolar → Atender.
Informar o período letivo o nome e o tipo de transporte e clicar em
. O sistema
listará o nome do aluno. Deve-se então, selecionar o aluno ou alunos para os quais é
necessário atender o transporte e clicar no botão
.
A tela abaixo será apresentada e a escola deverá selecionar no campo tipo de
atendimento a palavra “outros” e informar no campo Motivo do Atendimento
“Reside distante da Unidade Escolar”. No campo Poder público, a escola deve
selecionar quem Fornece o transporte escolar, se o poder público Estadual ou
Municipal.
ATENÇÂO! A grande maioria dos alunos da rede estadual é atendido pelo
transporte Municipal, através de convênios com o Município. Porém, em alguns
casos o poder público responsável é o Estadual, portanto é necessário atenção
neste momento.
12º PASSO:
Objetivo: Atribuir o professor a classe.
As escolas encontrarão todos os professores REDA e efetivos de sua escola, caso
algum servidor não seja encontrado deve-se entrar em contato com a central de
atendimento e solicitar a inclusão do professor (informando o tipo de vínculo, o nº do
cadastro, nome completo e escola/anexo de lotação).
ATENÇÂO! Em alguns dias estarão disponíveis os servidores prestadores de
serviço e Estagiários.
Selecionar os tópicos Gestão de Servidores →Atribuição e Remoção →Atribuição
→Servidor à Classe. A partir daí, selecionar “período letivo” e “função” e clicar em
.
Selecionar o professor a ser atribuído a uma classe e clicar em
.
O sistema apresentará uma tela com os “detalhes das atribuições”, o usuário da
escola deve conferir as informações e se corretas clicar em
.
A partir daí deve-se indicar o nível, modalidade, submodalidade, série, período do
dia e classe a qual o servidor será atribuído, em seguida, clicar em
.
ATENÇÂO! Os anexos deverão seguir estes mesmos passos para atribuição dos seus
professores.
13º PASSO:
Objetivo: Atribuir o professor à disciplina.
As escolas deverão vincular o professor à disciplina que ele ministra na escola. Se a
escola não encontrar alguma disciplina, deve entrar em contato com a central de
atendimento e solicitar a inclusão da disciplina.
Para atribuir o servidor a uma disciplina, deve-se selecionar Gestão de Servidores
→Atribuição e Remoção →Atribuição →Servidor disciplina.
Indicar o período letivo e indicar a função, no caso “docente”.
Feito isso, o sistema listará os docentes vinculados a escola. Vide exemplo abaixo:
A partir deste momento, a escola deve selecionar o docente a ser atribuído a uma
disciplina e clicar no botão
.
A tela acima será apresentada e a escola deve selecionar a que turma o docente
ministrará determinada disciplina e clicar no botão
.
Após isso a escola deverá indicar a disciplina ministrada pelo professor e clicar no
e em seguida clicar em
.
botão
ATENÇÂO! Os anexos deverão seguir estes mesmos passos para atribuição de
disciplinas aos professores.
ATENÇÃO! TODAS AS INFORMAÇÕES DEVERÃO SER CADASTRADAS NO SISTEMA
ATÉ O DIA 16/07/2010, PARA VALIDAÇÃO DO CENSO ESCOLAR.
ANEXO:
Cadastro de endereço/logradouro
Com o objetivo de orientar os usuários no momento de cadastrar ou atualizar o
endereço dos alunos no sistema, o usuário deve obedecer aos seguintes passos:
1º Passo
Digitar o CEP do endereço do aluno.
2º Passo
Clicar na lupa ao lado do CEP e em seguida selecionar o endereço da lista, como no
exemplo.
3º Passo
Verificar se o logradouro que apareceu é realmente o logradouro do aluno, se for
deve-se completar com o número da residência e complemento se houver.
Em seguida clicar no botão confirmar.
4º Passo
Caso a escola não possua o CEP do aluno, será necessário selecionar a UF.
5º Passo
Em seguida, digitar o nome do município, clicar na lupa e selecionar o nome do
município.
6º Passo
Depois de selecionado o município, digitar no campo logradouro o nome do
logradouro/endereço e clicar na lupa. Em seguida, selecionar o endereço do aluno na
lista.
ATENÇÃO! Digitar no campo logradouro somente o nome, não incluindo rua,
travessa,
praça
e
outros
complementos:
Ex: Travessa Abelardo Barbosa
Pesquisar somente como Abelardo Barbosa, ou Abelardo, ou Barbosa, como mostra o
exemplo.
7º Passo
Verificar se o logradouro que apareceu é realmente o logradouro do aluno, completar
com o número da residência e complemento se houver.
Em seguida clicar no botão confirmar.
8º Passo
Caso o logradouro pesquisado não for encontrado, clicar na opção Novo Logradouro.
9º Passo
Clicar na lupa
10º Passo
Selecionar o Estado e preencher o campo localidade com o nome do município e clicar
em consultar.
11º Passo
Selecionar o tipo do logradouro, o titulo do logradouro e o nome do logradouro e
informar no campo código o número 0 e em seguida clicar em incluir.
12º Passo
O sistema informará que o logradouro foi adicionado com sucesso.
13º Passo
Verificar se o logradouro que apareceu é realmente o logradouro do aluno, completar
com o número da residência e complemento se houver. Em seguida clicar no botão
confirmar.