Reisekosten ab 2014 - Lexikon des Steuerrechts

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Reisekosten ab 2014 - Lexikon des Steuerrechts
1 Definition (Stand: 06.11.2013)
1.1 Allgemeines
1.2 Die erste Tätigkeitsstätte
1.3 Arbeitnehmer mit typischer Einsatzwechseltätigkeit
1.4 Arbeitnehmer mit typischer Fahrtätigkeit
1.5 Tätigkeit in einem weiträumigen Arbeitsgebiet
1.6 Leiharbeitnehmer
1.7 Fahrten zu Bildungseinrichtungen
1.8 Kettenabordnungen und 48 Monats-Zeitraum
1.9 Abzug von Mehraufwendungen für Verpflegung
1.10 Gestellung von Mahlzeiten im Rahmen von Auswärtstätigkeiten
1 Definition (Stand: 06.11.2013)
1.1 Allgemeines
Das Reisekostenrecht ist seit vielen Jahren im Wesentlichen durch Rechtsprechung und
Verwaltungsanweisungen geprägt. Strittig war bisher insbesondere die Definition des Begriffs
der regelmäßigen Arbeitsstätte. Hiervon war entscheidend abhängig, inwieweit Arbeitnehmer

Fahrtkosten als Reisekosten sowie ggf.

Mehraufwendungen für Verpflegung
als Werbungskosten abziehen konnten. Hinzu kamen Auswirkungen bei etwaigen Erstattungen
durch den Arbeitgeber.
Folgende Vorschriften des EStG wurden hierzu ergänzt bzw. geändert:
Vorschrift
Regelungsinhalt
§ 3 Nr. 13 EStG
Reisekostenerstattungen aus öffentlichen Kassen
§ 3 Nr. 16 EStG
Reisekostenerstattungen aus nicht öffentlichen Kassen
§ 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG
Verpflegungsmehraufwendungen
§ 8 Abs. 2 EStG
Geldwerter Vorteil bei Pkw-Überlassung
§ 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG
Berücksichtigung der Entfernungspauschale
Quelle: Datev lexinform, Dokument 5228388, Themenlexikon vom 06.11.2013
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§ 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG
Berücksichtigung der Fahrtkosten in Sonderfällen
Berücksichtigung von Übernachtungskosten
§ 9 Abs. 4 EStG
Definition der ersten Tätigkeitsstätte
§ 9 Abs. 4a EStG
Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen
Pauschalierung von Mahlzeiten
Das BMF hat zwischenzeitlich Stellung zu Details der neuen reisekostenrechtlichen Regelungen
ab 2014 genommen: BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab
1.1.2014 vom 30.09.2013, IV C 5 - S-2353/13/10004.
Mit der ab 2014 geltenden Neuregelung sollen widersprüchliche Auslegungen von Verwaltung
und Rechtsprechung nunmehr durch die gesetzlichen Vorgaben vermieden werden. Hierdurch
soll das Reisekostenrecht einfacher, übersichtlicher und gerechter werden.
1.2 Die erste Tätigkeitsstätte
Nach § 9 Abs. 4 EStG n.F. wird der bisherige Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte durch den
Begriff der ersten Tätigkeitsstätte ersetzt.
Die Prüfung, ob der Arbeitnehmer über eine erste Tätigkeitsstätte verfügt, erfolgt ggf. in drei
Stufen, die nacheinander - in der Reihenfolge der Sätze des § 9 Abs. 4 EStG - zu prüfen sind.
In der ersten Prüfungsstufe geht es ausschließlich um etwaige Festlegungen des Arbeitgebers.
Hierzu auszugsweise der Gesetzeswortlaut des § 9 Abs. 4 Satz 1 bis 3 EStG:
(4) 1 Erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines
verbundenen Unternehmens … oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der
Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist.
Die Zuordnung im Sinne des Satzes 1 wird durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen
Festlegungen sowie die diese ausfüllenden Absprachen und Weisungen bestimmt.
2
Von einer dauerhaften Zuordnung ist insbesondere auszugehen, wenn der Arbeitnehmer
unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten
hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll.
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Abb. 1: Erste Tätigkeitsstätte (Prüfungsstufe 1)
Beachte:
Wie bisher muss es sich um ortsfeste betriebliche Einrichtungen handeln. Eine Baustelle oder
ein Fahrzeug ist keine ortsfeste betriebliche Einrichtung. So haben z.B. Bauarbeiter oder auch
Berufskraftfahrer in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte.
Eine erste Tätigkeitsstätte kann somit eine ortsfeste betriebliche Einrichtung

des Arbeitgebers,

eines verbundenen Unternehmens oder

eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten
sein, sofern der Arbeitnehmer dieser Einrichtung dauerhaft zugeordnet ist.
Im Gegensatz zur bisherigen Regelung kann damit auch die ortsfeste betriebliche Einrichtung
eines Kunden eine erste Tätigkeitsstätte bilden.
Auch Leiharbeitnehmer können an der betrieblichen Einrichtung des Entleihers eine erste
Tätigkeitsstätte haben.
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Als Grundsatz gilt künftig:
Maßgebend für die Festlegung einer betrieblichen Einrichtung sind vorrangig die Bestimmungen
des Arbeitgebers.
In folgenden Fällen ist nach dem Gesetzeswortlaut von einer ersten Tätigkeitsstätte
auszugehen:
a. Der Arbeitnehmer wird voraussichtlich unbefristet in der betrieblichen Einrichtung
tätig.
b. Der Arbeitnehmer wird voraussichtlich für die Dauer des Dienstverhältnisses tätig.
c. Der Arbeitnehmer wird voraussichtlich über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus
tätig.
Beispiel:
Ein Arbeitgeber entsendet einen Mitarbeiter auf unbestimmte Zeit zu einem Großkunden. Dort
wird er künftig im Betrieb des Kunden tätig sein.
Lösung:
Während bisher von einer Auswärtstätigkeit ausgegangen werden konnte, bildet die betriebliche
Einrichtung des Kunden künftig eine erste Tätigkeitsstätte. Folglich können die Fahrtkosten zum
Betrieb des Kunden lediglich mit der Entfernungspauschale berücksichtigt werden.
Beispiel:
Ein angestellter Steuerberater wird für einen Zeitraum von 18 Monaten zu einem Mandanten
abgeordnet.
Lösung:
Aufgrund der befristeten Abordnung liegt (wie bisher) eine Auswärtstätigkeit vor.
Dienst- oder arbeitsrechtlich gibt es im Bereich der Prüfungsstufe 1 drei mögliche
Fallkonstellationen:
1. Der Arbeitgeber legt eine Tätigkeitsstätte fest
dies ist die erste Tätigkeitsstätte.
2. Der Arbeitgeber legt mehrere Tätigkeitsstätten fest
Prüfungsstufe 1 ist nicht möglich.
3. Der Arbeitgeber legt keine Tätigkeitsstätten fest
Prüfungsstufe 1 nicht möglich.
eine Bestimmung nach
auch hier ist eine Bestimmung nach
In diesen Fällen ist die Prüfungsstufe 2 erforderlich.
Auch hierzu der Gesetzeswortlaut des § 9 Abs. 4 EStG:
Fehlt eine solche dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung auf eine Tätigkeitsstätte oder ist
sie nicht eindeutig, ist erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der der
Arbeitnehmer.
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5

typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll oder

dje Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten
regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll.
Je Dienstverhältnis hat der Arbeitnehmer höchstens eine erste Tätigkeitsstätte.
Abb. 2: Erst Tätigkeitsstätte (Prüfungsstufe 2)
Fehlt somit eine dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung auf eine Tätigkeitsstätte oder ist
diese Festlegung nicht eindeutig, kann von einer ersten Tätigkeitsstätte ausgegangen werden,
sofern der Arbeitnehmer an der ortsfesten betrieblichen Einrichtung

typischerweise arbeitstäglich oder

je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder

mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit
tätig werden soll (Prognoseentscheidung).
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer ist in jeder Arbeitswoche jeweils am Montag und Dienstag in der Filiale in A,
am Mittwoch in der Filiale B, am Donnerstag in der Filiale C sowie am Freitag in der Filiale D
tätig. Der Arbeitgeber hat keine erste Tätigkeitsstätte festgelegt.
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Lösung:
Der Arbeitnehmer hat in A seine erste Tätigkeitsstätte, da er hier an zwei vollen Tagen je
Woche tätig ist. Auch verbringt er mindestens 1/3 seiner Arbeitszeit dort.
Legt der Arbeitgeber hingegen z.B. C als erste Tätigkeitsstätte fest, ist dies die erste
Tätigkeitsstätte.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer ist an 130 Tagen in der Filiale A, an weiteren 60 Tagen in der Filiale B sowie
an 30 Tagen in der Filiale C tätig. Die Entfernung zwischen Wohnung und jeweiliger Filiale
betragen 10 km (zu A), 20 km (zu B) sowie 30 km (zu C). Der Arbeitgeber hat keine erste
Tätigkeitsstätte festgelegt.
Lösung:
Der Arbeitnehmer hat in A seine erste Tätigkeitsstätte, da er hier zu mindestens 1/3 seiner
Arbeitszeit tätig ist.
Welche Folgen ergeben sich hieraus?

Die jährliche Fahrstrecke zwischen Wohnung und A beträgt 2.600 km, zwischen
Wohnung und B 2.400 km sowie zwischen Wohnung und C 1.800 km.

Filiale A ist daher aus Sicht des Arbeitnehmers nicht die günstigste Tätigkeitsstätte.

Legt der Arbeitgeber C als erste Tätigkeitsstätte fest, ergibt sich ein höherer
Werbungskostenabzug.
Beachte:
In den Unternehmen regeln häufig Reisekostenrichtlinien die (steuerfreie) Erstattung von
Fahrtkosten. Durch die gesetzliche Neuregelung wird eine bisherige auswärtige Tätigkeitsstätte
ggf. zur ersten Tätigkeitsstätte. Eine steuerfreie Erstattung von Fahrtkosten ist in diesen Fällen
nicht mehr möglich. Überprüfen Sie daher Ihre Reisekostenrichtlinien und nehmen sie ggf.
Anpassungen vor.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer ist jeweils 75 Arbeitstage in den Filialen A, B und C tätig. Der Arbeitgeber hat
keine erste Tätigkeitsstätte festgelegt.
Lösung für 2013:
Da der Arbeitnehmer an keinen Ort seinen qualitativen Tätigkeitsschwerpunkt hat, hat er keine
regelmäßige Arbeitsstätte. Der Arbeitgeber hat bisher für die Fahrten zu sämtlichen Filialen
Fahrtkosten steuerfrei erstattet.
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Lösung für 2014:
Ist der Arbeitnehmer an drei Filialen tätig, wird eine hiervon zur ersten Tätigkeitsstätte (vgl.
nachfolgend Prüfungsstufe 3). Eine steuerfreie Zahlung von Fahrtkosten ist damit für diese
Fahrt nicht mehr möglich. Entweder es erfolgt eine Anpassung der Reisekostenrichtlinien oder
die Fahrtkostenerstattungen werden steuerpflichtig.
Wie im vorgenannten Beispiel ersichtlich ist, kann hier auch nach den quantitativen Kriterien
keine Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer ersten Tätigkeitsstätte erfolgen. Die
Voraussetzungen liegen für alle Filialen vor. Daher ist in diesen Fällen ein weiterer
Prüfungsschritt erforderlich.
Auch hierzu wieder der entsprechende Gesetzeswortlaut des § 9 Abs. 4 EStG:
Liegen die Voraussetzungen der Sätze 1 bis 4 für mehrere Tätigkeitsstätten vor, ist diejenige
Tätigkeitsstätte erste Tätigkeitsstätte, die der Arbeitgeber bestimmt. 7 Fehlt es an dieser
Bestimmung oder ist sie nicht eindeutig, ist die der Wohnung örtlich am nächsten liegende
Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte.
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Abb. 3: Erste Tätigkeitsstätte (Prüfungsstufe 3)
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer ist im Jahr 2014 jeweils 75 Arbeitstage in den Filialen A, B und C tätig. Die
Filialen sind 10 km (A), 20 km (B) sowie 30 km (C) entfernt. Der Arbeitgeber hat keine erste
Tätigkeitsstätte festgelegt.
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Lösung:
Der Arbeitnehmer hat in A seine erste Tätigkeitsstätte, da diese betriebliche Einrichtung seiner
Wohnung am nächsten liegt.
Ist dies ungünstig, kann der Arbeitgeber auch hier wieder durch eine entsprechende
Bestimmung eine andere Filiale als erste Tätigkeitsstätte festlegen.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer betreut in Süddeutschland 5 Niederlassungen, an denen er je nach Bedarf
tätig ist. Bei keiner Niederlassung erfüllt er die quantitativen Voraussetzungen der
Prüfungsstufe 2. Die Firmenzentrale sucht er lediglich einmal je Monat auf. Der Arbeitgeber hat
die Firmenzentrale als erste Tätigkeitsstätte festgelegt.
Lösung:
Der Arbeitnehmer hat in der Firmenzentrale eine erste Tätigkeitsstätte. Somit kann er die
Fahrten von der Wohnung zur Firmenzentrale (nur) mit der Entfernungspauschale
berücksichtigen.

Hätte der Arbeitgeber keine Bestimmung vorgenommen, hätte der Arbeitnehmer keine
erste Tätigkeitsstätte.

Auch durch dieses Beispiel wird deutlich: Den Bestimmungen des Arbeitgebers kommt
künftig eine besondere Bedeutung zu.
1.3 Arbeitnehmer mit typischer Einsatzwechseltätigkeit
Arbeitnehmer mit typischer Einsatzwechseltätigkeit haben zwar keine erste Tätigkeitsstätte,
fahren jedoch häufig zunächst mit ihrem eigenen Pkw zum Betrieb des Arbeitgebers, um von
dort aus dann - ggf. mit Firmenfahrzeugen - die jeweiligen Einsatzorte aufzusuchen.
Nach der Neuregelung des § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG n.F. können diese Arbeitnehmer
künftig für die Fahrten zum Betrieb lediglich die Entfernungspauschale abziehen. Dies gilt
unabhängig von der Tatsache, dass ab Verlassen der Wohnung eine Auswärtstätigkeit vorliegt.
Fährt der Arbeitnehmer von seiner Wohnung hingegen direkt zu den jeweiligen Baustellen,
können die Fahrtkosten (wie bisher) nach Reisekostengrundsätzen berücksichtigt werden.
Beispiel:
Ein Fliesenleger fährt zur Aufnahme seiner Tätigkeit einmal wöchentlich zum Betrieb, ansonsten
direkt zu den jeweiligen Baustellen.
Lösung:
Da er den Betrieb des Arbeitgebers nicht arbeitstäglich aufsucht, können auch die Fahrten zum
Betrieb nach Reisekostengrundsätzen abgezogen werden.
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Beispiel:
Ein Fliesenleger fährt zur Aufnahme seiner Tätigkeit zunächst jeden Morgen zum Betrieb.
Nachdem er Material aufgeladen hat, fährt er mit dem Firmenwagen zu den jeweiligen
Baustellen.
Lösung:
Da er den Betrieb des Arbeitgebers arbeitstäglich aufsucht, können die Fahrten zum Betrieb
(nur) mit der Entfernungspauschale berücksichtigt werden.
1.4 Arbeitnehmer mit typischer Fahrtätigkeit
Eine Fahrtätigkeit wird z. B. von den Arbeitnehmern ausgeübt, die eine Tätigkeit als angestellte
Berufskraftfahrer, Beifahrer, Linienbusfahrer, Straßenbahnführer, Taxifahrer,
Müllfahrzeugführer, Beton- und Kiesfahrer, Fahrer von Autokranen, die täglich verschiedene
Bau- und Einsatzstellen anfahren, Lokführer und als Zugbegleitpersonal ausüben. Auch der
Schlafwagenschaffner ist einem Berufskraftfahrer gleichzustellen. Gleiches gilt für einen
Zugrestaurantkellner sowie für den Fahrer eines Kanalreinigungsfahrzeuges.
Die vorgenannten Regelungen gelten auch für Arbeitnehmer, die eine der o.g. Fahrtätigkeiten
ausüben, sofern sie für den Beginn ihrer Tätigkeit einen gleichbleibenden Ort aufsuchen.
Beispiel:
Ein im regionalen Dienst tätiger Busfahrer fährt arbeitstäglich zum Busdepot seines
Arbeitgebers. Dort beginnt und beendet er seine Tätigkeit.
Lösung:
Da er die betriebliche Einrichtung arbeitstäglich für die Aufnahme seiner Tätigkeit aufsucht,
können die Fahrtkosten lediglich mit der Entfernungspauschale berücksichtigt werden.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer ist bei einem Baustoffhändler als Kraftfahrer beschäftigt. Er hat Kunden zu
beliefern sowie sein Fahrzeug zu be- und entladen. Die täglichen Fahrten werden unregelmäßig
entweder am Betriebssitz in A oder am Auslieferungslager in B angetreten und beendet. Der
Arbeitnehmer ist keiner betrieblichen Einrichtung zugeordnet.
Lösung:
Der Arbeitnehmer hat mangels Zuordnung keine erste Tätigkeitsstätte. Da er auch nicht
arbeitstäglich dauerhaft denselben Ort für die Aufnahme seiner Tätigkeit aufzusuchen hat, sind
die Fahrten von der Wohnung sowohl nach A als auch nach B nach Reisekostengrundsätzen zu
berücksichtigen.
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1.5 Tätigkeit in einem weiträumigen Arbeitsgebiet
Ist der Arbeitnehmer in einem weiträumigen Arbeitsgebiet tätig, konnten bisher die Fahrten
zum ersten Tätigkeitsort innerhalb des Arbeitsgebietes sowie vom letzten Tätigkeitsort des
Arbeitsgebietes zur Wohnung lediglich mit der Entfernungspauschale berücksichtigt werden.
Hieran wird sich - dem Grunde nach - auch ab 2014 nichts ändern.
Künftig ist jedoch nur noch diejenige Strecke im Rahmen der Entfernungspauschale zu
berücksichtigen, die zwischen der Wohnung und dem nächstgelegenen Zugang zum
Tätigkeitsgebiet liegt, vgl. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG. Dies gilt auch für die
Rückfahrt. Alle übrigen Fahrten können nach Reisekostengrundsätzen berücksichtigt werden.
Trotz des beschränkten Abzuges der Fahrtkosten liegt auch in diesen Fällen ab Verlassen der
Wohnung eine Auswärtstätigkeit mit der Folge vor, dass der Abzug von Mehraufwendungen für
Verpflegung möglich ist.
Folgende Bereiche können nach der bisherigen Rechtsauffassung als weiträumiges
Arbeitsgebiet anzusehen sein:

Werksgelände,

Neubaugebiet,

Flughafengelände,

Kehrbezirk,

Forstrevier,

Waldgebiet.
Nach wie vor ist strittig, wie der Begriff des weiträumigen Arbeitsgebietes auszulegen ist. Bei
einem Werksgelände dürfte dies unstrittig sein. Bei einem Waldarbeiter hingegen hatte der BFH
das Vorliegen eines weiträumigen Arbeitsgebietes verneint. Die weitere Entwicklung der
Rechtsprechung bleibt hier abzuwarten.
1.6 Leiharbeitnehmer
Während bisher aufgrund der Rechtsprechung (vgl. FG Münster, Urteil vom 10.11.2011, 13 K
456/10) die Fahrten zum Entleiher (= Kunde des Verleihers) nach Reisekostengrundsätzen
abzugsfähig waren, wird künftig in einigen Fällen lediglich die Entfernungspauschale zu
berücksichtigen sein.
Die steuerliche Einordnung von Leiharbeitnehmern kann an zwei Regelungen des EStG
festgemacht werden.

Fall 1: Der Leiharbeitnehmer wird von seinem Arbeitgeber (Verleiher) für die gesamte
Dauer des Dienstverhältnisses zum Kunden (Entleiher) entsendet. Dies wird auch
schriftlich so festgehalten.
Folge:
Der Arbeitnehmer hat beim Kunden (Entleiher) eine erste Tätigkeitsstätte. Somit sind
die Fahrtkosten lediglich in Höhe der Entfernungspauschale zu berücksichtigen, vgl. § 9
Abs. 1 Nr. 4 EStG.
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
Fall 2: Der Leiharbeitnehmer wird keinem konkreten Tätigkeitsort zugeordnet.
Folge:
Der Arbeitnehmer hat beim Kunden (Entleiher) zwar keine erste Tätigkeitsstätte, sucht
jedoch dauerhaft denselben Ort für die Aufnahme seiner beruflichen Tätigkeit auf. Somit
sind die Fahrtkosten auch hier lediglich in Höhe der Entfernungspauschale zu
berücksichtigen, vgl. § 9 Abs. 1 Nr. 4a Satz 3 EStG.
Beachte:
Im Fall 2 liegt (zumindest) eine Auswärtstätigkeit vor, wodurch der Abzug von
Verpflegungsmehraufwendungen möglich ist.
Beispiel:
Ein als Bürokaufmann tätiger Leiharbeitnehmer wird für einen Zeitraum von einem Jahr
eingestellt und für die gesamte Zeit an den Kunden K verliehen.
Lösung:
Der Arbeitnehmer wird für die gesamte Dauer des Dienstverhältnisses bei einem Kunden tätig.
Somit befindet sich dort auch seine erste Tätigkeitsstätte.
Beispiel:
Wie vor, jedoch wurde der Arbeitnehmer unbefristet eingestellt und unbefristet an den Kunden
verliehen.
Lösung:
Auch hier hat der Arbeitnehmer beim Entleiher seine erste Tätigkeitsstätte, da er dauerhaft dort
tätig werden soll.
Beispiel:
Wie vor, jedoch wird der Arbeitnehmer lediglich für einen Zeitraum von zwei Jahren an den
Kunden K verliehen.
Lösung:
Nunmehr wird der Arbeitnehmer nicht dauerhaft beim Kunden tätig. Somit liegt hier eine
vorübergehende Auswärtstätigkeit vor.
Beispiel:
Ein als Maurer tätiger Leiharbeitnehmer wird zum Bauunternehmen B verliehen. Der
Arbeitnehmer fährt täglich zunächst zum Betrieb des B, von dort aus sucht er die jeweiligen
Baustellen auf.
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Lösung:
Der Arbeitnehmer hat keine erste Tätigkeitsstätte. Da er jedoch für die Aufnahme seiner
Tätigkeit arbeitstäglich den gleichen Ort aufsucht, sind die Fahrten zum Betrieb des B (nur) mit
der Entfernungspauschale zu berücksichtigen.
Beispiel:
Wie vor, jedoch sucht der Maurer zumindest einmal je Woche direkt die Baustellen auf.
Lösung:
Nunmehr erfolgt keine arbeitstägliche Fahrt zum Betrieb. Somit können auch die Fahrten zum
Betrieb des B (wie bisher) nach Reisekostengrundsätzen berücksichtigt werden.
1.7 Fahrten zu Bildungseinrichtungen
Auch Bildungseinrichtungen gelten künftig als erste Tätigkeitsstätte. Dies gilt:

bei einem Vollzeitstudium sowie

bei einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme außerhalb eines Dienstverhältnisses.
Folglich sind in diesen Fällen die Fahrtkosten lediglich mit der Entfernungspauschale zu
berücksichtigen. Darüber hinaus entfällt - mangels Auswärtstätigkeit - der Abzug von
Mehraufwendungen für Verpflegung.
Beispiel:
Ein als Bürokaufmann tätiger Leiharbeitnehmer wird für einen Zeitraum von einem Jahr
eingestellt und für die gesamte Zeit an den Kunden K verliehen.
Lösung:
Der Arbeitnehmer wird für die gesamte Dauer des Dienstverhältnisses bei einem Kunden tätig.
Somit befindet sich dort auch seine erste Tätigkeitsstätte.
1.8 Kettenabordnungen und 48 Monats-Zeitraum
Wie bereits erwähnt, sieht der Gesetzgeber in längerfristigen Abordnungen eine dauerhafte
Tätigkeit an der entsprechenden Tätigkeitsstätte. Für die Praxis stellt sich daher die Frage, wie
vermieden werden kann, dass der neue bzw. künftige Tätigkeitsort zu einer ersten
Tätigkeitsstätte wird.
Die Abordnung darf somit maximal 48 Monate betragen.
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Beispiel:
Ein Arbeitnehmer wird unbefristet zu einer Zweigniederlassung entsendet.
Lösung:
Der Arbeitnehmer wird dauerhaft an der Zweigniederlassung tätig und hat dort somit eine erste
Tätigkeitsstätte.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer wird für einen Zeitraum von drei Jahren zu einer Zweigniederlassung
entsendet.
Lösung:
Der Arbeitnehmer wird nun nicht dauerhaft an der Zweigniederlassung tätig und hat dort somit
keine erste Tätigkeitsstätte.
Wie ist zu verfahren, wenn die (befristete) Abordnung nicht ausreicht und der Arbeitnehmer
weiterhin (vorübergehend) dort tätig werden soll?
In diesem Fall ist es sinnvoll, den Arbeitnehmer erneut abzuordnen. Beträgt auch der neue
Abordnungszeitraum nicht mehr als 48 Monate, bleibt es bei einer vorübergehenden
Auswärtstätigkeit.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer wird ab 1.1.2014 zu einer Zweigniederlassung entsendet. Die Entsendung ist
bis zum 31.12.2016 befristet. Ende des Jahres 2016 ist absehbar, dass der Arbeitnehmer
weitere zwei Jahre an dieser Zweigniederlassung tätig werden soll. Er wird daher vom 1.1.2017
bis zum 31.12.2018 erneut abgeordnet.
Lösung:
Der Arbeitnehmer wird nun insgesamt 5 Jahre und damit länger als 48 Monate tätig. Da die
jeweilige Abordnung jedoch nicht länger als 48 Monate war (36 Monate und 24 Monate), bleibt
es bis zum Ende der Abordnung am 31.12.2018 eine vorübergehende Auswärtstätigkeit.
Beachte:
Insbesondere in Fällen, in denen nicht absehbar ist, dass der Arbeitnehmer dauerhaft bzw.
endgültig an dem neuen Ort tätig werden soll, empfiehlt es sich, die Abordnung auf maximal 48
Monate zu begrenzen. Hierdurch bleibt es zunächst bei einer vorübergehenden
Auswärtstätigkeit.
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1.9 Abzug von Mehraufwendungen für Verpflegung
Redaktionelle Änderungen
Während der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen bisher bei den
Gewinnermittlungsvorschriften (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG) geregelt war und diese Regelung
für die Überschusseinkünfte über § 9 Abs. 5 EStG anzuwenden war, ist dies künftig umgekehrt.
Mehraufwendungen für Verpflegung werden seit 2014 nach § 9 Abs. 4a EStG ermittelt. Für
Gewinneinkünfte ergibt sich danach eine Anwendung dieser Regelungen nach § 4 Abs. 5 Satz 1
Nr. 5 EStG. Eine Änderung ergibt sich in Fällen, in denen dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber
Mahlzeiten zur Verfügung gestellt werden.
Inhaltliche Änderungen
Mehraufwendungen für Verpflegung werden auch in Zukunft lediglich mit gesetzlich
festgelegten Pauschbeträgen angesetzt. Diese betragen seit 2014:

12 € je Kalendertag, sofern der Arbeitnehmer mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung
und der ersten Tätigkeitsstätte ohne Übernachtung abwesend ist,

jeweils 12 € für den An- und Abreisetag bei auswärtiger Übernachtung sowie

24 € je Kalendertag bei einer Abwesenheit von 24 Stunden.
Im Vergleich zur bisherigen Regelung reduzieren sich die Pauschalen auf eine zweistufige
Staffelung. Die bisherige Dreimonatsfrist wird beibehalten, ebenso die Regelung, dass bei einer
zweitätigen Auswärtstätigkeit ohne Übernachtung ein Pauschbetrag (von nunmehr 12 €)
berücksichtigt werden kann.
Im Gegensatz zur bisherigen Regelung ist es für den Beginn einer neuen Dreimonatsfrist nicht
mehr entscheidend, aus welchen Gründen (berufliche Tätigkeit, Krankheit, Urlaub) der
Arbeitnehmer vorübergehend nicht mehr am bisherigen Ort tätig wurde.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer sucht einen Kunden auf. Aufgrund der großen Entfernung reist er bereits am
Vortag an und verlässt seine Wohnung gegen 19.00 Uhr. Da sich die Besprechung am
folgenden Tag bis in die Abendstunden hinzieht, erreicht er seine Wohnung erst am
darauffolgenden Tag gegen 0.30 Uhr. Während der Auswärtstätigkeit hat ihm sein Arbeitgeber
keine Mahlzeiten zur Verfügung gestellt.
Lösung:
Da der Arbeitnehmer mindestens einmal übernachtet hat, kann er für den An- und Abreisetag
jeweils einen Pauschbetrag von 12 € als Werbungskosten geltend machen. Für den
Besprechungstag beträgt der Pauschbetrag 24 €. Insgesamt sind somit 48 € als
Verpflegungsmehraufwendungen abzugsfähig.
Im Jahr 2013 hätte der Arbeitnehmer lediglich für den Besprechungstag einen Pauschbetrag
von 24 € geltend machen können.
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Beispiel:
Ein Bauarbeiter ist vom 1.1. bis zum 30.6. auf einer gleichbleibenden Baustelle eingesetzt.
Aufgrund einer Erkrankung ist er im gesamten Monat April nicht tätig. Am 2.5. kehrt er wieder
zur ursprünglichen Baustelle zurück.
Lösung für 2014:
Nunmehr ist der Grund für die Unterbrechung ohne Bedeutung. Der Arbeitnehmer kann daher
für die Monate Mai und Juni erneut Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen.
Im Jahr 2013 hätte der Arbeitnehmer lediglich für den Zeitraum Januar bis März
Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen können.
1.10 Gestellung von Mahlzeiten im Rahmen von Auswärtstätigkeiten
Wurden dem Arbeitnehmer bisher Mahlzeiten (z.B. Frühstück) zur Verfügung gestellt, konnte er
ungeachtet hiervon - je nach Abwesenheitszeit - den entsprechenden Pauschbetrag für
Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen. Im Gegenzug musste der Arbeitgeber einen
geldwerten Vorteil als Sachbezug versteuern. Diese Regelung wird ab 2014 dahingehend
geändert, dass künftig der Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer

für ein Frühstück um 20 % sowie

für ein Mittag- bzw. Abendessen um 40 % des Pauschbetrages von 24 €
gekürzt wird.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer sucht einen Kunden seines Arbeitgebers auf. Aufgrund der größeren
Entfernung reist er bereits am Vorabend an. Er kehrt am Besprechungstag gegen 19.00 Uhr
zurück. Am Morgen des Besprechungstages wird ihm im Hotel auf Veranlassung seines
Arbeitgebers ein Frühstück unentgeltlich zur Verfügung gestellt.
Lösung:
Der Arbeitnehmer kann für jeden Tag einen Pauschbetrag von 12 € an
Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen (An- und Abreisetag). Hiervon ist aufgrund
der Frühstücksgestellung ein Betrag von 4,80 € (20 % von 24 €) abzuziehen. Somit verbleiben
für die Auswärtstätigkeit Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 19,20 €.
Beachte:
Der Arbeitgeber konnte bisher die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen auch
dann steuerfrei erstatten, wenn der Arbeitnehmer Mahlzeiten im Rahmen einer
Auswärtstätigkeit erhalten hat. Dies ist 2014 nicht mehr möglich. Überprüfen Sie bitte auch
diesbezüglich Ihrer aktuell gültigen Reisekostenrichtlinien.
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Beispiel:
Wie vor, jedoch erstattet der Arbeitgeber in Höhe von:

10,00 €,

19,20 €,

24,00 €.
Lösung:
Wichtig (auch aus Arbeitgebersicht) ist zunächst, die Höhe der Werbungskosten des
Arbeitnehmers zu bestimmen. Diese betragen (wie oben bereits ermittelt) 19,20 €.

Die Erstattung ist in voller Höhe steuerfrei, dem Arbeitnehmer verbleibt ein Abzug von
Werbungskosten in Höhe von 9,20 €.

Die Erstattung ist in voller Höhe steuerfrei, dem Arbeitnehmer verbleibt ein Abzug von
Werbungskosten in Höhe von 0 €.

Die Erstattung ist lediglich in Höhe von 19,20 €. Somit liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn
in Höhe von 4,80 € vor.
Da die Erstattung des Arbeitgebers jedoch nicht das Doppelte des Pauschbetrages übersteigt,
kann der Betrag von 4,80 € pauschal versteuert werden (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG). Hierdurch
entsteht Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.
Entrichtet der Arbeitnehmer ein Entgelt, mindert dies den Kürzungsbetrag.
Wie aber ist zu verfahren, wenn dem Arbeitnehmer keine Pauschbeträge für
Verpflegungsmehraufwendungen zustehen?

In diesen Fällen entsteht in Höhe von Sachbezugswerts steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Die Sachbezugswerte betragen für das Jahr 2014 1,63 € je Frühstück sowie 3,00 € je
Mittag- bzw. Abendessen.
Nach der Neuregelung des § 40 Abs. 2 Nr. 1a EStG kann der Arbeitgeber den
Sachbezugswert pauschal versteuern. Hierdurch entsteht Beitragsfreiheit in der
Sozialversicherung.

Beispiel:
Ein Arbeitnehmer wird für einen Zeitraum von 6 Monaten zu einer Zweigniederlassung
abgeordnet. Sein Arbeitgeber stellt ihm an diesem Tätigkeitsort eine Unterkunft sowie
arbeitstäglich ein Frühstück zur Verfügung. Der Arbeitnehmer ist je Monat an 20 Tagen tätig.
Lösung:
In den ersten drei Monaten ist kein geldwerter Vorteil zu versteuern, da der Arbeitnehmer
aufgrund der Abwesenheitszeiten Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen geltend
machen kann. Ab dem vierten Monat entfällt der Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen.
Der Arbeitgeber muss daher für die letzten drei Monate je Arbeitstag einen geldwerten Vorteil
von 1,63 € versteuern. Die Versteuerung kann nach § 40 Abs. 2 Nr. 1a EStG pauschal
vorgenommen werden.
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Beispiel:
Ein Arbeitnehmer hat im Büro seine erste Tätigkeitsstätte. An einem Arbeitstag ist er bei einem
Kunden tätig. Die Abwesenheit beträgt 6 Stunden. Sein Arbeitgeber stellt ihm für diesen
Arbeitstag ein Mittagessen unentgeltlich zur Verfügung.
Lösung:
Dem Arbeitnehmer steht kein Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen zur
Verfügung. Auch hier entsteht folglich ein geldwerter Vorteil in Höhe des Sachbezugswerts von
3,00 €.
Auch hier gilt: Leistet der Arbeitnehmer ein Entgelt, mindert sich der geldwerte Vorteil um
die entrichtete Zuzahlung.
Redaktioneller Hinweis:
Dipl. Finanzwirt (FH), Steuerberater
© HDS-Verlag, Weil im Schönbuch, http://www.hds-verlag.de
Normen:
EStG:3 EStG:4 EStG:8 EStG:9 EStG:40
Arbeitshilfen


Beratungstipps

Deubner Verlag, Anmerkung v. 19. 11. 2013


Internet-Tipps


DATEV-Podcast zum Schwerpunktthema "Reform Reisekostenrecht" (Ausgabe 68,
Juni 2013)
Muster/Checklisten

Reisekosten ab 2014 - Checkliste
Zitate

Rechtsprechung


FG Münster Urteil 13 K 456/10 v. 10.11.2011
Verwaltungsanweisungen
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BMF Schreiben IV C 5 - S-2353/13/10004 v. 30.9.2013

Reisekosten ab 2014 - Lexikon des Steuerrechts

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