Secure File Exchange

S ec ure F ile E xc hange
K urzanleitung
Inhalt
Rollendefinitionen ........................................................................................................................ 3
Neuen Ordner anlegen ................................................................................................................ 9
Hinzufügen oder Hochladen einer neuen Datei ......................................................................... 11
Datei löschen ............................................................................................................................. 13
Dokument herunterladen ........................................................................................................... 14
Datei aktualisieren ..................................................................................................................... 15
Zugriffsrechte an einer Datei oder einem Ordner ändern .......................................................... 17
Link an eine Datei oder an einen Ordner senden ...................................................................... 22
iii
C HE C K L IS T E F ÜR DIE E R S T E N S C HR IT T E (G R UNDL AG E N )
Die nachstehende Checkliste soll Ihnen den Einstieg bei SFX (Secure File Exchange)
erleichtern.
AUFGABE
Benutzerrollen nachlesen
Navigation in SFX nachlesen
Video ansehen, "Wo befinden sich die Menüoptionen"
Ordner anlegen
Dateien hinzufügen
Bestehende Datei aktualisieren
Benachrichtigung einstellen – Benachrichtigungen bei
Änderungen von Datei/Ordner erhalten
(Dies ist keine vollständige Liste aller verfügbaren Funktionen... sondern lediglich eine
Hilfe zum Einstieg in Secure File Exchange)
1
Rollendefinitionen
Der Zugriff auf Ordner und/oder Dateien wird über Benutzerrollen gesteuert. Benutzern
kann jede der nachstehend aufgeführten Rollen zugewiesen sein. Bei verschiedenen
Ordnern und/oder Dokumenten können die Benutzer unterschiedliche Rollen besitzen.
Anders ausgedrückt kann ein Benutzer gleichzeitig ein Leser bei Ordner A, aber ein
Mitarbeiter bei Ordner B sein.
Übersicht der Rollen im SFX
Bezeichnung
der Rolle
Funktionen
Leser können Dateien/Ordner ansehen und herunterladen.
Autoren können Dateien/Ordner ansehen, herunterladen und
erstellen, zusätzlich stehen für eigene Dateien und Ordner die
Funktionen des Eigentümers zur Verfügung.
Mitarbeiter können Dateien/Ordner ansehen, herunterladen,
erstellen und aktualisieren.
Koordinatoren können Dateien/Ordner ansehen, herunterladen,
erstellen, aktualisieren und löschen. Weiterhin können sie
Eigenschaften von Dateien/Ordnern bearbeiten und Zugang zu
Dateien/Ordnern steuern.
Administratoren verfügen über eine Menge an Funktionen, z.B.:
•
•
•
•
•
(Owner)
Sämtliche Dateien/Ordner ansehen, herunterladen,
erstellen, aktualisieren und löschen
Eigentümerschaft an Dateien und Ordnern ändern
Faxnummern für Ordner zuweisen
Allgemeine Einstellungen für Freigabe und Ablehnung
konfigurieren
Archiveinstellungen konfigurieren
Der Eigentümer kann nicht wie die anderen o.a. Rollen
zugewiesen werden. Wenn Sie das Eigentümer-Symbol
rechts
neben einer Datei oder einem Ordner sehen, wird damit
angezeigt, dass Sie Eigentümer dieses Elementes sind und
entsprechende Funktionen ausführen können. Abhängig von den
ihnen zugewiesenen Rollen können ggf. auch andere Benutzer
diese Datei- oder Ordneroperationen durchführen.
3
Secure File Exchange - Kurzanleitung
N AV IG AT ION IM S F X
Hinweis: Ihre Navigationsmöglichkeiten können ggf. durch die Ihnen
zugewiesenen Rollen begrenzt sein. Falls Sie eine bestimmte, in dieser
Anleitung beschriebene Option oder ein Bedienelement nicht sehen können,
dann wurde Ihnen die dazu benötigte Rolle nicht zugewiesen.
Der folgende Screenshot zeigt die allgemeinen Elemente im SFX Fenster.
Navigieren Sie zu einer Datei, indem Sie sie suchen oder indem Sie sich in der
Ordnerstruktur weiter nach unten bewegen.
Navigieren innerhalb der Ordnerstruktur:
1. Klicken Sie auf der Startseite einen Ordner. Der Inhalt des Ordners wird
angezeigt.
4
Where Are The Menu Options?
2. Wählen Sie ggf. Unterordner.
3. Klicken Sie auf die Datei, die Sie ansehen möchten.
4. Durch direktes Anklicken eines Elementes im Navigationspfad können Sie, wie
unten gezeigt, schnell direkt zu dem entsprechenden Element navigieren.
5
Secure File Exchange - Kurzanleitung
W O B E F INDE N S IC H DIE ME NÜOP T IONE N ?
Die meisten Menüoptionen werden angezeigt, nachdem Sie durch Anklicken des Pfeils
rechts neben dem betreffenden Element die Dropdown-Liste geöffnet haben.
Die nachfolgend abgebildeten Screenshots zeigen verschiedene Menüoptionen.
6
•
Die Menüoptionen eines Elementes sind nicht ständig sichtbar.
•
Wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen, wird der Pfeil zum Öffnen
Dropdown-Menüs angezeigt.
•
Nach Anklicken des Pfeils erscheint eine erste Liste mit Menüoptionen.
Where Are The Menu Options?
•
Einige Menüoptionen verfügen über seitlich ausklappbare Untermenüs.
7
Neuen Ordner anlegen
1. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie einen neuen Ordner anlegen möchten
(oder klicken Sie im Navigationspfad auf HOME, wenn Sie einen Ordner in der
Hauptebene anlegen möchten).
2. Klicken Sie im Menü F older Ac tions auf New Folder (Neuen Ordner). Es
erscheinen die Eingabefelder zum Anlegen eines neuen Ordners.
Wo befindet sich die Option?
3. Bei den Eingabefeldern:
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Secure File Exchange - Kurzanleitung
a. Geben Sie den Namen des neuen Ordners ein.
b. Geben Sie eine Beschreibung des Ordners ein.
4. Klicken Sie auf OK.
ERGEBNIS:
Sie haben erfolgreich einen Ordner angelegt. Anschließend können Sie ggf.:
- eine Datei in den Ordner einfügen
- Freigabe für den Ordner beantragen (sofern verfügbar)
- Zugriffsrechte zum Ordner ändern
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Premium-Service: Auto Loader
Hinzufügen oder Hochladen einer neuen Datei
Hinweis: Folgende Sonderzeichen dürfen nicht für Dateinamen
verwendet werden:
/ & :%+? ; *
Weiterhin wird empfohlen, bei der Benennung von im SFX gespeicherten
Dateien keine Leerzeichen zu verwenden.
1. Navigieren Sie zu dem Ordner, in den Sie die Datei hochladen möchten. (Oder
erstellen Sie einen neuen Ordner.)
2. Klicken Sie im Folder Actions Menü auf Upload File (Datei hochladen). Es
erscheint der nachfolgende Bildschirm.
Hinweis: Aufgrund der Ihnen zugewiesenen Rollen kann es vorkommen,
dass Sie bestimmte optionale Felder nicht ändern können. Einzelheiten
hierzu finden Sie im Anschnitt „Zusätzliche Optionen beim Hochladen
einer Datei“.
11
Secure File Exchange - Kurzanleitung
3. Klicken Sie auf Browse (Suchen).
4. Suchen und wählen Sie die Datei, die Sie hochladen möchten.
5. Optional: Sie können weitere Dateien hochladen, indem Sie auf den Link
Weitere Datei hinzufügen klicken und Schritt 3-4 wiederholen.
6. Klicken Sie auf OK.
• Falls keine Freigabe erforderlich ist, steht die von Ihnen hochgeladene
Datei sofort zur Verfügung.
• Falls eine Freigabe erforderlich ist, wird Ihre Datei zunächst als Entwurf
hochgeladen. Die Datei steht den SFX Benutzern erst nach erfolgter
Freigabe zur Verfügung. Fahren Sie mit dem Abschnitt „Freigabe eines
Entwurfes beantragen“ fort.
ERGEBNIS:
Sie haben erfolgreich eine Datei hochgeladen. Anschließend können Sie
anderen Benutzern den Zugriff auf diese Datei ermöglichen.
Einzelheiten zur Freigabe, zur Einstelldauer, Beschreibung oder
Schlüsselwörtern finden Sie im Abschnitt „Zusätzliche Optionen beim Hochladen
einer Datei“.
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Premium-Service: Auto Loader
Datei löschen
Sie können eine Datei nur dann löschen, wenn Sie Eigentümer der Datei
sind (oder entsprechende Rechte im SFX-Rollensystem besitzen).
Gelöschte Dateien / Ordner landen im SFX Papierkorb. Auf diesen
Papierkorb hat nur der SFX Administrator Zugriff.
1. Navigieren Sie zu der Datei / dem Ordner, die / den Sie aus SFX löschen
möchten. Gesperrte Dateien können nicht gelöscht werden.
2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen.
Wo befindet sich der Dropdown-Pfeil?
3. Klicken Sie auf Delete (Löschen).
4. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Yes (Ja).
ERGEBNIS:
Sie haben erfolgreich eine Datei gelöscht.
13
Secure File Exchange - Kurzanleitung
Dokument herunterladen
1. Suchen Sie die gewünschte Datei durch Blättern innerhalb der Ordnerstruktur.
2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen.
3. Klicken Sie auf Download.
4. Klicken Sie auf Save (Speichern)
5. Wählen Sie den Speicherort, auf den die betreffende Datei herunter geladen
werden soll.
6. Klicken Sie auf Save (Speichern)
ERGEBNIS:
Sie haben erfolgreich ein Dokument herunter geladen.
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Premium-Service: Auto Loader
Datei aktualisieren
Die nachstehend beschriebene Prozedur setzt voraus, dass Sie eine Datei heruntergeladen
und geändert haben und dass Sie diese Datei auf SFX aktualisieren möchten.
Außerhalb von SFX können Sie mit Hilfe einer geeigneten Software Dateien
erstellen oder bearbeiten.
1. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem die Datei liegt, die Sie aktualisieren
möchten.
2. Klicken Sie im Menü Folder Actions (Ordnerverwaltung) auf Upload File (Datei
hochladen).
3. Klicken Sie auf Browse. Einschränkungen für Dateinamen ansehen >>>
Hinweis: Folgende Sonderzeichen dürfen nicht für Dateinamen
verwendet werden:
/ & :%+? ; *
Weiterhin wird empfohlen, bei der Benennung von im SFX
gespeicherten Dateien keine Leerzeichen zu verwenden.
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Secure File Exchange - Kurzanleitung
4. Suchen und wählen Sie die aktualisierte Version der Datei, die Sie von Ihrer
Festplatte hochladen möchten.
5. Optional: Falls Sie alternativ eine Freigabe, eine Anzeigedauer, eine
Beschreibung oder Schlüsselwörter festlegen möchten, siehe „Weitere Optionen
beim Hochladen einer Datei“.
6. Klicken Sie auf OK. Es wird ein Dialogfenster ähnlich der folgenden Abbildung
angezeigt.
7. Klicken Sie auf OK. Die Datei wird hochgeladen und eine neue Version wird
erstellt.
a. Falls keine Freigabe erforderlich ist, erhält die hochgeladene Datei den
Status Checked Out (Gesperrt). Entsperren Sie die Datei (keine Freigabe),
sobald Sie die Datei anderen Benutzern zur Verfügung stellen möchten.
b. Falls eine Freigabe erforderlich ist, erhält die hochgeladene Datei den
Status Draft (Entwurf).Fordern Sie die Freigabe an, sobald Sie die Datei
anderen Benutzern zur Verfügung stellen möchten.
ERGEBNIS:
Sie haben erfolgreich eine Datei aktualisiert.
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Premium-Service: Auto Loader
Zugriffsrechte an einer Datei oder einem Ordner ändern
Dateien und Ordner übernehmen die Zugriffsrechte von dem Ordner, in
dem sie sich befinden. Benutzer mit entsprechenden Rechten können die
übernommenen Zugriffsrechte ändern, indem sie diese Rechte
einschränken oder zusätzliche Rechte hinzufügen.
Die nachfolgend beschriebenen Schritte beziehen sich nur auf das
Element, das Sie gerade bearbeiten, und beeinflussen nicht die
Zugriffsrechte auf andere Elemente.
1. Navigieren Sie zu der Datei oder dem Ordner, dessen Rechte Sie ändern möchten.
2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Datei-/Ordnernamen.
Wo befindet sich der Dropdown-Pfeil?
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Secure File Exchange - Kurzanleitung
3. Klicken Sie auf Edit Properties (Eigenschaften bearbeiten).
Es erscheint das folgende Fenster.
4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben 'remove inherited access controls
from the folder above' (vom höheren Ordner übernommene Zugriffsrechte
entfernen)... Es erscheint ein Bestätigungsdialog.
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Premium-Service: Auto Loader
5. Klicken Sie auf Yes (Ja), um eventuell für dieses Element übernommene
Zugriffsrechte zu entfernen. Der Bildschirm wird neu aufgebaut und zeigt
die Eigenschaften, die Sie für dieses Element ändern können.
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Secure File Exchange - Kurzanleitung
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Premium-Service: Auto Loader
6. Falls Sie Mitgliedern den Zugriff ermöglichen möchten, klicken Sie bei dem
Rollentyp, dem Sie Mitglieder hinzufügen möchten, auf
neben Add
Members (Mitglieder hinzufügen). Es wird ein neues Fenster mit dem
Benutzerverzeichnis geöffnet.
a. Geben Sie im Feld Type in name (Namen eingeben) den Namen (oder ein
Teil des Namens) des Benutzers oder der Benutzergruppe ein, den/die Sie
hinzufügen möchten.
b. Falls Sie Ihre Suche auf einzelne Benutzer einschränken möchten, klicken
Sie auf den Dropdown-Pfeil Include (Zufügen) und wählen Sie aus der
Liste die gewünschten Benutzer.
c. Klicken Sie auf Find (Suchen). Der Bildschirm wird neu aufgebaut und
die Suchergebnisse werden angezeigt.
d. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei jedem Benutzer/jeder
Benutzergruppe, die Sie hinzufügen möchten. Die gewählten Benutzer
werden in der Box „Selected People“ angezeigt.
e. Wiederholen Sie bei Bedarf Schritt a bis d, bis Sie alle gewünschten
Benutzer hinzugefügt haben.
f. Klicken Sie auf OK. Das Fenster wird geschlossen und die hinzugefügten
Mitglieder werden im Fenster Edit Properties (Eigenschaften bearbeiten)
angezeigt.
7. Falls Sie den Zugriff zu einer Datei oder zu einem Ordner entfernen möchten,
klicken Sie auf das Papierkorbsymbol
neben den Benutzern und Gruppen, die
Sie entfernen möchten.
8. Klicken Sie auf OK.
ERGEBNIS:
Sie haben erfolgreich die Zugriffsrechte für ein Element geändert.
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Secure File Exchange - Kurzanleitung
Link an eine Datei oder an einen Ordner senden
Als Benutzer haben Sie die Möglichkeit, einen direkten Link zu einer bestimmten Datei
oder zu einem Ordner an andere Portalbenutzer zu versenden. Um dieses Element
aufzurufen, muss der betreffende Benutzer über eine Login-ID für das Portal sowie über
entsprechende Zugriffsrechte für dieses Element verfügen. So könnte der Benutzer z.B.
gemäß folgender Schritte die direkte URL zu einer Datei oder Ordner in eine Email
einfügen. Wird diese Email an einen anderen Benutzer gesendet, so könnte dieser die
URL in der Email anklicken und nach dem Einloggen über die URL direkt zu dem SFXVerzeichnis mit der entsprechenden Datei oder dem Ordner gelangen.
1. Navigieren Sie zu der Datei oder dem Ordner, bei dem Sie einen direkten Link zu
einer Email oder zu einem anderen Dokument integrieren möchten.
2. Klicken Sie auf das Link-Symbol
in der Spalte LINK rechts neben der Datei
oder dem Ordner. In einem separaten Fenster "Resource Link"
3. wird die URL dieses Elementes angezeigt.
4. Kopieren Sie die URL des Elementes.
5. Klicken Sie auf Close this window (Fenster schließen).
6. Fügen Sie die URL am gewünschten Ort ein (z.B. in einem Dokument, einer
Email, etc).
Um das betreffende Element aus dem Link zu öffnen, muss der Leser
über eine Login-ID im Portal verfügen .
ERGEBNIS:
Sie haben erfolgreich einen Link zu einer Datei oder einem Ordner gesendet.
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