Wirtschaftsakademie Schleswig

Wirtschaftsakademie Schleswig-Holstein
Fachschule für Betriebswirtschaft
Dokumentation
Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements „ELO-office“ bei
der expert Elektrofachmärkte Nord GmbH
Verfasser:
Tobias Röder
Dozent:
Dr. Thomas Borck
Klasse:
FS 110 A
Abgabetermin:
02. Juli 2012
I
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis ........................................................................................ I
1
Einleitung ............................................................................................. 1
2
Hauptteil .............................................................................................. 3
2.1
Problemstellung ............................................................................ 3
2.2
Zielsetzung ................................................................................... 3
2.3
Ist-Analyse .................................................................................... 4
2.4
Theoretische Grundlagen ............................................................. 5
2.4.1
Begriffserklärungen................................................................ 5
2.4.2
Vor- und Nachteile gegenüber Papierarchiven....................... 6
2.4.3
Notwendigkeit von DMS in der heutigen Zeit ......................... 7
2.4.4
Projektgestaltung und Auswahl der Beteiligten ...................... 8
2.4.5
Indexierung digitaler Dokumente ........................................... 9
2.5
Risiken bei der Einführung und Verwendung .............................. 10
2.6
Mitarbeiterakzeptanz bei Ablaufänderungen durch Einführung von
Software ................................................................................................ 12
2.7
3
Praktische Umsetzung ....................................................................... 15
3.1
Informierung der Mitarbeiter ........................................................ 15
3.2
Vorgehensweise bei der Einrichtung von „ELO-office“ ................ 17
3.2.1
Archivstruktur erfassen ........................................................ 18
3.2.2
Benutzereinrichtung und Rechteverwaltung ......................... 19
3.2.3
Erfassen und verwalten aktueller Dokumente ...................... 19
3.3
4
Rechtliche Aspekte ..................................................................... 13
Gestaltung der neuen Ablauforganisation ................................... 23
Fazit und Ausblick.............................................................................. 27
Literaturverzeichnis ..................................................................................... II
Internetverzeichnis ...................................................................................... II
Abbildungsverzeichnis .............................................................................. IV
Eidesstattliche Erklärung ........................................................................... V
1
1
Einleitung
Das gesamte Wissen einer kundenorientierten Unternehmung muss zur
richtigen Zeit und dem richtigen Mitarbeiter zur Verfügung stehen.
Digitale
Dokumentenmanagementsysteme,
im
nachfolgenden
DMS
genannt, zentralisieren diesen Wissensvorrat und ermöglichen neben der
Zusammenfassung der verschiedensten Informationsquellen eine schnelle
und unabhängige Ausgabe.
Die expert Elektrofachmärkte Nord GmbH plant die Einführung eines
solchen
DMS,
um
den
wesentlichen
Vorteil
der
schnellen
Informationsbereitstellung nutzen zu können.
Erstmalig wurde die Gesellschafft im Oktober 1992 in Neumünster eröffnet.
Bis
März
2012
„Euronics XXL“
wurden
vertreten.
die
Handelsketten
Die
aktuelle
„Mega Company“
Namensgebung
und
lautet
expert Elektrofachmärkte Nord GmbH und verweist auf die Partnerschaft
mit der Handelskette „Expert“, für die die Gesellschaft zurzeit am Markt
agiert.
Die expert Elektrofachmärkte Nord GmbH definiert die Kundenzufriedenheit
als ihr höchstes Ziel. Der Erfolg dabei wurde im Jahr 2006 durch
MF Consulting - Institut für Marketing und Marktforschung bestätigt. Die
unabhängig durchgeführte Ermittlung der Kundenzufriedenheit stellte die
Gesellschaft als Gewinner aus 5 Elektrogeschäften fest.
Am Standort Neumünster sind 31 Mitarbeiter beschäftigt und am
1. April 2012 kamen mit einer zusätzlichen Filiale in Neustadt i. H.
34 Mitarbeiter hinzu.
2
Neben der Unterstützung bei der technischen Umsetzung sieht diese Arbeit
insbesondere die Einbeziehung ablauforganisatorischer Perspektiven vor.
Die Geschäftsführung verzichtet im Rahmen dieses Projektes auf eine
Analyse
der
anfallenden
bzw.
eingesparten
Kosten.
Die
nötige
Speicherkapazität ist vorhanden. Anschaffungskosten für Softwarelizenzen
und Gerät seien zwar angefallen, der Gegenwert in Form von
Raumeinsparen, Zeitgewinnen und anderen Vorteilen, entsteht aber erst
nach fortwährender Nutzung.
Die Effizienzsteigerung beim Personal ist als Ziel definiert, direkt aber nicht
messbar.1
Das vorhandene Warenwirtschaftssystem „HQS“ verwaltet bereits alle
Debitoren- und Kreditorenrechnungen in digitaler Form. Aus diesem Grund
werden Dokumente des Warenwirtschaftssystems bei der Einführung von
„ELO-office“ nicht beachtet.
1
Gespräch vom 05.12. 2011 mit Herrn Jensen, Geschäftsführer.
3
2
Hauptteil
2.1
Problemstellung
Die Geschäftsführung der expert Elektrofachmärkte Nord GmbH hat im
Zusammenhang mit der eigenen Belegablage und Archivierung festgestellt,
dass
beispielsweise
schriftliche
Vereinbarungen
mit
Lieferanten,
unternehmensinterner Schriftverkehr, Verträge, Reparaturberichte sowie
Lieferscheine und viele andere Dokumente aus Finanzierungs-, Personalund Rechtsangelegenheiten nicht jeden Mitarbeiter schnell und direkt
zugänglich sind.
Die vorgesehene Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
verzögerte sich in letzter Zeit immer wieder, weil personelle Kapazitäten
ausgelastet sind.
2.2
Zielsetzung
Die expert Elektrofachmärkte Nord GmbH möchte das Produkt „ELO-office“
der
Firma
ELO Digital Office GmbH
zukünftig
in
die
Unternehmensprozesse integrieren.
Die Software soll eingerichtet und flexibel strukturiert werden. In
Verbindung
mit
einem
Multifunktionsdrucker
soll
das
bestehende
Papierarchiv reduziert werden und die Voraussetzung geschaffen sein, um
zukünftig eine papierarme Belegablage führen zu können. Die Mitarbeiter
sollen die Funktionen nutzen können. Noch in diesem Geschäftsjahr ist
„ELO-office“ ein fester Bestandteil der bestehenden Ablauforganisation. Es
soll eine Effizienzsteigerung in Form von schneller Verfügbarkeit benötigter
Informationen erreicht werden.
Dabei
sind
Dokumente
Datenschutzbestimmungen
in
berücksichtigen.
den
Zugriffsrechten
und
der
vertraulich
jeweiligen
eingestufte
Nutzer
zu
4
2.3
Ist-Analyse
Die
expert Elektrofachmärkte Nord GmbH
führte
ihre
allgemeine
Belegablage in Form von konventionellen Ordnern. Es gibt verschiedene
Kategorien und damit jeweils eigene Ordnungsstrukturen. Vereinbarung
und Verträge sind alphabetisch gruppiert, andere Gebiete chronologisch.
Die Strukturen für das DMS liegen als Skizze vor und entsprechen einem
Abbild des vorhandenen Archives. Die Ordner befinden sich zum größten
Teil innerhalb des Büros, indem auch die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz
haben, die unmittelbar die Belegablagen führen. Die Software „ELO-office“
ist bereits erworben und installiert. Außerdem steht ein ausführliches
Handbuch zur Verfügung. Ein geeigneter Scanner zur Erfassung
physikalischer Dokumente ist in der Beschaffung. Die Geschäftsführung
plant bereits seit Längerem die Einführung, priorisierte es aber nicht zu
stark. Die Büroleiterin ist dem Vorhaben sehr positiv gegenüber eingestellt
und auch die anderen Mitarbeiter der Abteilung wissen um die Einführung
von „ELO-office“. Die Mitarbeiter der EDV stellen den notwendigen Support
bereit.
5
2.4
Theoretische Grundlagen
2.4.1
Begriffserklärungen
„Dokumente sind alle Objekte auf Papier oder in elektronischer Form, die
Informationen für die jeweiligen betrieblichen Prozesse zur Verfügung
stellen. […]
Dokumentenmanagement
dient
der
datenbankgestützten
Verwaltung
elektronischer Dokumente. Man versteht darunter in Deutschland die
Verwaltung
ursprünglich
meist
papiergebundener
Dokumente
in
elektronischen Systemen.
Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man dagegen von
Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der
Begriff
EDM
Elektronisches
Dokumentenmanagement
(Electronic
Document Management) verwendet.
Die Abkürzung DMS steht für Dokumenten-Management-System und wird
in einem erweiterten Sinn als Branchenbezeichnung verwendet. Im
Amerikanischen
steht
‚Document
Management‘
dagegen
begrifflich
eingeschränkter für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout,
Versionierung
und
anderen
Funktionen.
Inzwischen
gilt
Dokumentenmanagement als eine Komponente des übergreifenden ECM
Enterprise Content Management.“2
„Ein
Dokumentenmanagementsystem
dient
zur
Organisation
und
Koordination der Entwicklung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung
von Dokumenten aller Art über ihren gesamten Lebenszyklus von ihrer
Entstehung zu ihrer Vernichtung. Zwischen diesen Etappen liegen Kontroll, Steuerungs- und Weiterleitungsfunktionen.“3
„Der Dokumentenlebenszyklus beschreibt den Prozess, den ein Dokument
von der Erstellung über die Verwendung bis zum Löschen bzw. bis zum
Sichern in einem Langzeitarchiv durchläuft.“4
2
Straub, Frank (o. J.), http://www.dms-karlsruhe.de/4.html, Abrufdatum: 26.04.2012.
3
Riggert, Dr., W. (2000), S. 164, 165.
4
Pfund, Andreas (o. J.),http://www.andreas-pfund.de/dokumentenmanagement/
dokumentenlebenszyklus_document_lifecycle/dokumentenlebenszyklus_document_lifecycle.php,
Abrufdatum: 16.04.2012.
6
„Daten sind in erkennungsfähiger Form dargestellte Elemente einer
Information, die in Systemen verarbeitet werden können.“5
2.4.2
Vor- und Nachteile gegenüber Papierarchiven
Die Suchzeiten werden durch die Verwendung eines DMS deutlich
verkürzt, da für Sachbearbeiter die Wege zu externen Archiven wegfallen.
Informationen stehen sofort zur Verfügung. Entscheidungen, die auf
Grundlagen früherer Dokumente angewiesen sind, können dadurch
schneller getroffen werden. Insgesamt werden Betriebsabläufe effizienter.
Die
dafür
kontinuierlichen
benötigten
Speicherkapazitäten
Preisverfall.
Die
Anschaffung
unterliegen
von
einem
Speicherplatten
verursacht zwar ähnliche Kosten wie noch vor einigen Jahren, aber die
Kapazitäten sind heute erheblich höher.
Die Allgegenwärtigkeit des Internets kann hier effektiv verwendet werden.
Die ständige und unabhängige Verfügbarkeit reduziert Transport und
Liegezeiten.6,7
Elektronische Dokumente bieten standortübergreifenden Zugriff, ohne
dabei physikalische Kopien zu erstellen. Zentral gespeicherte Daten
können mithilfe der weltweiten Netzwerke eingesehen werden, wenn
entsprechende Berechtigungen erfüllt sind. Außerdem reduziert sich der
Raumbedarf erheblich. Vor allem durch die wachsende Eigenschaft von
Ablagen und Archiven ist die räumliche Einsparung vergleichsweise hoch.
Die Möglichkeit, schnellen Service bieten zu können erhöht die
Auskunftsbereitschaft der Mitarbeiter und kann eine Steigerung der
Kundenzufriedenheit bewirken.8
Die
digitalisierten
Dokumente
unterliegen
nicht
dem
natürlichen
Alterungsprozess. „Die langfristige Lesbarkeit von Dokumenten durch
5
o. V. (o. J.), http://www.itwissen.info/definition/lexikon/Daten-data.html, Abrufdatum: 20.04.2012.
6
(Vgl.) Versteegen, G. (2002) S. 29.
7
(Vgl.) o. V. (o. J.), http://www.microplan.de/dokumenten_management_systeme/
unternehmen_warum_wird_das_dms_immer_wichtiger.php, Abrufdatum: 19.04.2012.
8
(Vgl.) Riggert, Dr., W. (2000), S. 171.
7
Konvertierung in aller Voraussicht nach „zeitlose“ Dateiformate wie TIFF
oder PDF/A ist gewährleistet.“9
Papierbasierende
Dokumente
sind
technologisch
unabhängig.
Das
vertraute Medium ist bis zu einem gewissen Grad an Masse einfach zu
transportieren und kann durch verschiedene Merkmale eine Einmaligkeit
bieten und so auch Sicherheit darstellen.10
Der Aufwand für die Erfassung der vorliegenden physischen Dokumente
mittels Scanners ist abhängig von der Menge und dem Zustand der
Originalvorlagen. Die Mitarbeiter müssen in Bezug auf den Einsatz von
Technologie einen Medienbruch akzeptieren.11
Die Speichermedien müssen in der
Haltbarkeit
den gesetzlichen
Aufbewahrungsfristen gerecht werden. Gleiches gilt für die Lese- und
Ausgabetechnologie.
2.4.3
Notwendigkeit von DMS in der heutigen Zeit
Der wahre Wert von Dokumenten besteht darin, dass sie das Wissen der
Unternehmung beinhalten.
Die Tatsache, dass das enorm wachsende Aufkommen an Dokumenten in
allen Formaten einen immer höheren Verwaltungsaufwand erfordert lässt
den Bedarf an entsprechenden Lösungen entstehen.12
Die technischen Möglichkeiten entwickeln sich seit den vergangenen
Jahren immer rasanter. Eine Organisation mit 10 bis 15 Mitarbeitern
erzeugt
im
Jahr
etwa
4
GB
an
Daten
in
einem
DMS.
Für
Festplattenkapazitäten stellt das kein Problem mehr dar. Neben der
Hardware-Infrastruktur hat die DMS-Software heute einen festen und
verlässlichen Entwicklungsstand erreicht. In einer Zeit, in der die Kunden
Informationen
9
immer
schneller
verlangen
und
die
Kontrolle
der
Straub, Frank (o. J.), http://www.dms-karlsruhe.de/4.html, Abrufdatum: 26.04.2012.
10
(Vgl.) Riggert, Dr., W. (o. J.), http://www.wi.fh-flensburg.de/fileadmin/
dozenten/Riggert/bildmaterial/Dokumentenmanagement/3-Manage-DMS.pdf, Seite 5,
Abrufdatum: 16.03.2012.
11
(Vgl.) Dandl, J. (1999), http://geb.uni-giessen.de/geb/volltexte/2004/1631/pdf/Apap_WI_1999_09.pdf,
Abrufdatum: 14.03.2012.
12
(Vgl.) o. V. (o. J.), http://www.ecm4you.ch/dms, Abrufdatum: 20.04.2012.
8
Geschäftsprozesse immer bedeutsamer wird, kann auf die oben genannten
konkreten Vorteile kaum noch verzichtet werden.13
Die expert Elektrofachmärkte Nord GmbH definiert als ihr höchstes Ziel die
Kundenzufriedenheit.
Um diesem Ziel gerecht werden zu können, sollte das Wissen an jeder
Stelle zur Verfügung stehen. Verkaufsberater haben somit die Möglichkeit
Kunden gegenüber verbindliche und sichere Auskünfte schnell geben zu
können, ohne dabei auf das Backoffice angewiesen zu sein. Die Mitarbeiter
der Verwaltung werden nicht behelligt und dem Kunden werden
Wartezeiten erspart.
2.4.4
Projektgestaltung und Auswahl der Beteiligten
„Ein Projektteam besteht üblicherweise aus einem Projektleiter sowie
mehreren fachlichen und technischen Ansprechpartnern aus den jeweiligen
Bereichen. Die Auswahl dieser Mitarbeiter ist somit entscheidend für den
Verlauf des Projektes. Jedem Mitarbeiter steht für das Projekt genügend
Zeit zur Verfügung, sodass es nicht als hemmende Zusatzaufgabe
verstanden wird, sondern als Anerkennung der bisherigen Leistung.
In vielen Fällen werden bestehende Systeme abgelöst. Dies wird vor allem
dann kritisch, wenn ein Mitarbeiter alleine für das alte Verfahren eine
Schlüsselposition innehat und mit seinem Wissen darüber eine gewisse
Jobgarantie verbunden hat. Solchen Mitarbeitern gilt es aufzuzeigen, dass
die bisherige Arbeit weder schlecht noch unzureichend war, sondern dass
der Wandel der Zeit und der Geschäftsprozesse eine neue standardisierte
Lösung erfordert.
Es empfiehlt sich, unmittelbar betroffene Mitarbeiter direkt zu beteiligen,
indem sie eine tragende Rolle im Projekt erhalten. Diese aktive
Mitbestimmung eröffnet dem Mitarbeiter neue Perspektiven und trägt zum
Verständnis bei. Im Idealfall wird der größte Gegner als Befürworter für das
Projekt gewonnen.
13
(Vgl.) o. V. (o. J.), http://www.microplan.de/dokumenten_management_systeme/
unternehmen_warum_wird_das_dms_immer_wichtiger.php, Abrufdatum: 20.04.2012.
9
Die sofortige und offene Kommunikation jeglicher Kritik ist empfehlenswert.
Eine neutrale Stelle im Unternehmen kann hier hilfreich sein, um negative
Stimmen frühzeitig erkennen und überzeugen zu können.“14
2.4.5
Indexierung digitaler Dokumente
Das Anlegen eindeutiger Merkmale zu jedem Dokument wird als
Indexierung bezeichnet. Diese Informationen werden in eine Datenbank
geschrieben und dem Dokument zugeordnet. Sie ist die Grundlage um das
Finden gewährleisten zu können. Einige Informationen werden in der Regel
automatisch erfasst, sind aber zur späteren Verwendung nur bedingt
geeignet. Als Beispiel sei hier das Datum des Scans genannt. Der Autor
des Dokuments kann auch schon vorliegen, wenn es sich um ein internes,
selbst erstelltes Dokument handelt. Allerdings ist zu beachten, dass der
jeweilige Name des Nutzerkontos als Autorenname verwendet wird und
gegebenenfalls irreführt. Darüber hinaus ist einem DMS bereits der
Dateityp, die Größe, die Seitenanzahl bekannt.15
Um nun sicherstellen zu können, dass Dokumente wiedergefunden werden
können, muss der Benutzer konkrete Angaben definieren, die mit dem
Dokument unmittelbar im Zusammenhang stehen und nachvollziehbar sind.
Klassisch sind Rechnungsnummern, postalische Daten, Adressaten,
wertmäßige Beträge.
Hilfreich dabei und um Fehler bei den Eingaben zu vermeiden, ist die
Erfassung dieser Informationen mittels Texterkennungsverfahren, welches
in
einem
modernen
Scangenauigkeit
DMS
arbeiten
integriert
diese
ist.
Je
nach
OCR-Komponenten
eingestellter
(OCR=Optical
Character Recognition) mit entsprechender Sicherheit.
Je nach Beschaffenheit der Vorlage und verwendeter Schriftart können
Genauigkeitsraten von bis zu 99,9 % erreicht werden.16
Das erzeugte Datenvolumen liegt bei 5 – 10 % der Dateigröße des
Dokumentes.17
14
Rainer Schramm (2011), http://www.searchcloudcomputing.de/applikationen/crm/articles/314777/,
Abrufdatum: 26.04.2012.
15
(Vgl.) Versteegen, G. (2002) S. 31.
16
(Vgl.) Versteegen, G. (2002) S. 36.
10
Die ausgelesenen und mit dem Dokument verknüpften Informationen
geben dem vom Scanner erzeugten Bild auswertbare Daten. Der Benutzer
kann sie Nutzen um Indexierungsmasken sicher auszufüllen.18
2.5
Risiken bei der Einführung und Verwendung
Mit
dem
Kauf
einer
Lizenz
ist
leider
die
Einführung
eines
Softwareproduktes noch nicht vollzogen.19
Ein Projekt birgt immer verschiedene Risiken, die es einzuschätzen und zu
minimieren gilt.
Zunächst sei das Risiko im Zusammenhang mit einer Softwareeinführung
genannt.
Die Mitarbeiter sind in ihren gewohnten Abläufen handlungssicher. Die
Einführung eines DMS greift stark in die bestehende Organisation ein.
Diese kann zu Widerständen seitens der Mitarbeiter führen.
Die Beschaffung der nötigen Hard- und Software wäre unnötig, wenn
niemand bereit ist, sie zu nutzen. Die aufgewandte Zeit zur Einrichtung aller
Komponenten wäre vergeblich.
Um die Akzeptanz der Mitarbeiter von vornherein gewinnen zu können,
müssen alle Beteiligten mit den wichtigsten Informationen versorgt werden.
Die
offene
Bekanntgabe
an
betroffene
Mitarbeiter,
dass
eine
entsprechende Einführung geplant ist, wäre ein erster Schritt.
Den Mitarbeitern sollten auch gewisse Mitspracherechte ermöglicht
werden. Die durchgeführte Befragung stellt eine Möglichkeit dar.
Befürworter des Projektes sollten direkt an den weiteren Arbeiten zur
Einführung beteiligt werden. Mitarbeiter, die selbst an der Gestaltung ihrer
Arbeitsabläufe
mitwirken
benötigen
im
Nachhinein
keine
weiteren
17
(Vgl.) ELO (o. J.), Support
http://www.eloit.de/info/elooffice/faq_search.htm, Abrufdatum: 14.06.2012.
18
ELO online Academy (o. J.),
http://elo.com/wcm/eloimages/automatisierung-i-verschlagwortung-mit-ocr-erkennung.13279.PDF,
Abrufdatum: 08.11.2011.
19
(Vgl.) o. V. (2008) http://www.documanager.de/magazin/
einfache_planung_zur_einfuehrung_eines_dms_oder_ecm_teil_i.html, Abrufdatum: 20.04.2012.
11
Einweisungen und dienen als interne Experten wenn beauftragte
Dienstleister nach der Einführung nicht mehr zur Verfügung stehen.
Weitere Risiken stehen im Zusammenhang mit der Technologie. Hier sind
die unbefugten Zugriffe und die Haltbarkeit von Speichermedien genannt.
Diese Risiken werden häufig als sehr schwerwiegend eingestuft, obwohl
sie im Grunde nicht neu hinzukommen. Auch konventionelle Archive
können durch Unbefugte betreten und „ausgelesen“ werden. Papier ist
grundsätzlich
witterungsunbeständig
und
verliert
im
Zeitablauf
an
Lesbarkeit. Dennoch sind beide Risiken zu berücksichtigen, denn ein
digitales Dokument, welches in einem Netzwerk zur Verfügung steht, kann
trotz sorgfältiger Schutzvorkehrungen Unbefugten zur Verfügung stehen.
Dieser unbefugte Zugriff erfolgt dann in der Regel von weit entfernten
Standorten und ist gegebenenfalls nicht einmal sofort erkennbar.
Neben den bereits vorhandenen Schutzeinrichtungen vor externen
Zugriffen ist die Einrichtung von verschiedenen Nutzerprofilen absolut
notwendig.
Festplatten, als zurzeit gängigstes Speichermedium, können leider ohne
vorherige
Anzeichen
aufgrund
von
Hardwaredefekten,
durch
Bedienerfehler, schadhafte Anwendungen oder andere physikalische
Einflüsse plötzlich zerstört werden.
Die Erstellung von regelmäßigen Datensicherungen auf optische Speicher
stellt eine Redundanz dar und dient im Fall eines eingetretenen
Datenverlustes nur als Quelle zur Datenwiederherstellung. Die Daten sind
dann auf einem Alten Stand und damit unvollständig. Vorbeugende
Maßnahmen sind besser geeignet. Eine Möglichkeit können miteinander
verbundene Festplatten (RAID-Verfahren) sein. Ältere Laufwerke lassen
sich einfach und ohne Datenverlust austauschen.20,21
20
(Vgl.) o. V. (2012), http://www.rditech.com/datenwiederherstellung-bei-datenverlust/,
Abrufdatum: 20.04.2012.
21
(Vgl.) o. V. (o. J.), http://www.hardwaregrundlagen.de/oben15.htm, Abrufdatum: 20.04.2012.
12
2.6
Mitarbeiterakzeptanz bei Ablaufänderungen durch Einführung
von Software
Anknüpfend an den ersten Aspekt der Risikoanalyse wird im Folgenden die
organisatorische Sicht betrachtet.
„Die Einführung von neuer Software erfolgt meist im Hinblick auf die
fachlichen und technischen Anforderungen. Leider wird dabei häufig außer
Acht gelassen, dass zum Erfolg einer solchen Einführung vor allem die
Mitarbeiter beitragen.“22
Mitarbeiter können einer Veränderung, die in ihren gewohnten Abläufen
und Arbeitsweisen eingreift, kritisch gegenüberstehen. Durch Ignorierung
dieser Widerstände seitens der Geschäftsführung ist der Erfolg eines
Projektes gefährdet. Eine offene und ehrliche Kommunikation ist hierbei
Grundvoraussetzung.
„Ein einfaches aber wirksames Beispiel ist eine Ansprache von der
Geschäftsleitung zu Projektbeginn. Den Mitarbeitern wird das Vorhaben zur
Implementierung einer neuen Software erläutert, das Projektteam wird
vorgestellt und vor allem werden die verfolgten Ziele aufgezeigt und erklärt.
Diese Art der offenen Kommunikation wird mit wöchentlichen oder
monatlichen Berichten über den Stand des Projektes unterstützt und
verstärkt. Die Mitarbeiter erkennen dadurch den Nutzen der neuen
Software frühzeitig und gewöhnen sich bereits an den Umstand, dass eine
Veränderung ansteht und in welche Richtung diese geht.
Ein
weiterer
wichtiger
Aspekt
fällt
hierbei
auf
die
einzelnen
Projektmitarbeiter und die Abteilungsleiter zurück. Es ist neben der
eigentlichen Fortführung des Projektes ihre Aufgabe, die Vorteile für die
einzelnen Bereiche im Detail zu erarbeiten und zu kommunizieren. So wird
jedem schnell deutlich, welche Verbesserungen das Projekt mit sich bringt.
Hierbei gilt, dass je konkreter die einzelnen Punkte benannt werden, desto
22
Schramm, Rainer (2011),
http://www.searchcloudcomputing.de/applikationen/crm/articles/314777/, Abrufdatum: 26.04.2012.
13
größer wird deren Wirkung bei den Mitarbeitern sein. Die Akzeptanz wird
dadurch sehr schnell auf ein Erfolg versprechendes Niveau gehoben.“23
2.7
Rechtliche Aspekte
Die Einhaltung rechtlicher Vorgaben gestaltet sich einfacher als im
Allgemeinen vermutet wird.
„Die Originaldokumente sind nicht grundsätzlich aufzubewahren.
Bereits in § 257 HGB formuliert der Gesetzgeber die Erlaubnis, die
kaufmännische Aufbewahrungspflicht von Unterlagen auf elektronischem
Wege zu erfüllen. Voraussetzung ist lediglich die Einhaltung der
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GOBS) im Betrieb der
elektronischen Archivierung. Im Zivilrecht gibt es hingegen einige wenige
Rechtsbereiche, die die Vorlage von Originalunterlagen verlangen, wie zum
Beispiel
Titel,
Testamente
und
Originalabrechnungen
der
Mietnebenkostenermittlung. Die Vernichtung von Originalunterlagen ist in
diesen Umfeldern nicht strafbar, das heißt es besteht keine gesetzliche
Aufbewahrungspflicht - gegebenenfalls kann sich durch die Vernichtung
des Originals jedoch ein Rechtsnachteil ergeben.
Archivdatenträger dürfen wechseln.
Obwohl
weder
Gesetze
noch
die
GOBS
bestimmte
Techniken
vorschreiben, hält sich im Markt hartnäckig die Mär, die Speicherung von
Archivdaten auf unveränderbaren Datenträgern sei verpflichtend. Dies hat
dazu geführt, dass sich insbesondere die optische Speicherung zu einer
juristisch nicht begründbaren Pseudo-Technologieanforderung entwickelt
hat. Dieser Trend wurde dadurch verstärkt, dass optische Speichersysteme
günstiger waren als Magnetplatten. Doch dieser Kostenvorteil ist
mittlerweile weggeschmolzen. Immer mehr Anwender lagern daher ihre
Archivsysteminhalte auf "herkömmlichen", zentralen Speichersystemen und verstoßen damit gegen kein Gesetz. Schließlich meistern diese
Unternehmen
23
die
GOBS-konforme
Datenspeicherung
für
Schramm, Rainer (2011),
http://www.searchcloudcomputing.de/applikationen/crm/articles/314777/, Abrufdatum: 26.04.2012.
ihre
14
Buchhaltungsdaten
in
der
Regel
unter
Verwendung
derselben
Speichersysteme bereits seit Jahren.“24
Um auch den Datenschutzanforderungen gerecht zu werden, wird
auf § 2 (1) LDSG
verwiesen.
Demnach
handelt
es
sich
um
personenbezogene Daten, wenn Einzelangaben über persönliche oder
sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren Person
vorliegen. Umfasst sind damit auch Einzelangaben, die eine bestimmte
Person nicht unmittelbar identifizieren, die es aber erlauben, die Person
mithilfe zusätzlicher Informationen festzustellen (personenbeziehbare
Daten).25
„Bei der nach § 5 LDSG erforderlichen Sicherstellung des Datenschutzes
durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bildet die
Festlegung
der
Beschränkung
Zugriffsberechtigungen ein zentrales Element.
der
Zugriffsberechtigungen
gewährleistet,
Die
dass
personenbezogene Daten nur im Rahmen der Erforderlichkeit und nach
dem Grundsatz der Zweckbindung verarbeitet werden. Der Sachbearbeiter
darf nur auf die Daten zurückgreifen können, die er im Rahmen seiner
eigenen Aufgabenerfüllung benötigt. Dazu gehört auch eine Festlegung
und Implementierung von Vertretungsregeln.“26
24
Straub, Frank (o. J.), http://www.dms-karlsruhe.de/4.html, Abrufdatum: 26.04.2012.
25
(Vgl.) Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, (2005),
https://www.datenschutzzentrum.de/e-government/anforderungen-dms.pdf, Abrufdatum: 14.05.2012.
26
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, (2005),
https://www.datenschutzzentrum.de/e-government/anforderungen-dms.pdf, Abrufdatum: 14.05.2012.
15
3
3.1
Praktische Umsetzung
Informierung der Mitarbeiter
Die Grundlage für einen erfolgreichen Eingriff in routinierte Abläufe ist eine
offene
Kommunikation.
Die
bisherige
Arbeit
der
Mitarbeiter,
der
expert Elektrofachmärkte Nord GmbH und speziell die des Bürobereichs
am Standort Neumünster war, bezogen auf die Belegablage keinesfalls
kritisch einzustufen. Dennoch hat sich die Gesellschaft zu der Investition in
ein DMS entschieden. Die Filialisierung und die moderne Ausrichtung der
Gesellschaft macht dies nötig, um der heutigen Zeit zu entsprechen sowie
der Zielsetzung gerecht werden zu können.
Die Durchführung der anonymen Befragung zum Vorhaben soll klären ob,
die Mitarbeiter hinreichend informiert sind und welche grundlegenden
Orientierungen die Mitarbeiter dem Projekt gegenüber einnehmen.
Im
nebenstehenden
Fragebogen
wird
die
Situation
zusammen-
fassend geschildert. Die
Fragen beschränken sich
auf das Wesentlichste und
sind
überwiegend
geschlossen gestellt. Der
Mitarbeiter
soll
sehr
schnell diesen Fragebogen
bearbeitet haben. Primär
ist
dadurch
beanspruchte
die
Arbeitszeit
sehr gering, zusätzlich wird
die Effektivität im Bezug
auf
das
Vorhaben
vermittelt.
Die
Abb. 1 Fragebogen
Namensgebung
Quelle: eigene Darstellung
„XXL Elektrofachmarkt GmbH“ war zum Zeitpunkt der Erstellung des
Fragebogens noch aktuell.
16
Nach Maßgabe der Geschäftsführung wurden diese Fragen, entgegen der
ursprünglichen Absicht, nicht allen zur Verfügung stehenden Mitarbeitern
im Interview gestellt.
Aufgrund des engen Kreises der Mitarbeiter, die aktiv und in nächster Zeit
mit dem DMS arbeiten werden, wurden die Fragebögen während einer
Teamleiterbesprechung zur Bearbeitung verteilt. Dadurch liegen leider nur
4 Fragebögen zur Auswertung vor und es auf eine auf Hundert bezogene
Darstellung verzichtet.
Auswertend steht fest, dass alle Befragten über die Einführung wissen.
Begründend der allseitigen Abhängigkeit auf den Informationsgehalt der
eigenen Archive werden ebenfalls alle Befragten das DMS nutzen.
Die Befragten bewerten die Einführung nur zum Teil als positiven Beitrag
im Zusammenhang mit der Entwicklung der gesamten Gesellschaft. Zwei
Befragte sehen in der Einführung von „ELO-office“ und einer positive
Unternehmensentwicklung keinen Zusammenhang.
Ein Befragter gibt an, dass bereits Erfahrungen mit DMS vorhanden sind.
Mehrfach ist angegeben worden, dass zeitlich Aspekte nachteilig
empfunden werden. Ein Befragter bezieht dies konkret auf die Erfassung
und Digitalisierung. Diese Angabe beruht sicher auf die Erfahrung, die
derjenige bereits aus einem ähnlichen DMS gezogen hat.
Weiterhin wird von einem Befragten ein „Kosten-Nutzen-Faktor“ infrage
gestellt.
Zusammenfassend lässt sich aus der Befragung schließen, dass die
Mitarbeiter grundsätzlich über die Planungen der Unternehmung informiert
sind.
Kritisch ist zu sehen, dass übereinstimmend zeitliche Beeinträchtigungen
gesehen werden. Der Grund dafür könnte eine unzureichende Aufklärung
im Bezug auf den maßgeblichen Nutzen eines DMS sein. Empfehlend
sollte den Mitarbeitern der Zeitgewinn bei der Wiederbeschaffung von
Informationen aus den Archiven aufgezeigt werden. Außerdem könnte der
Umstand, dass aktuell eine zweite Filiale an einem entfernten Standort
ebenfalls Zugang zu Daten und Belegen benötigt, noch nicht hinreichend
realisiert worden sein. Ob tatsächlich mehr Zeit als bisher für die Erfassung
17
benötigt wird, hängt auch maßgeblich von der Ablaufgestaltung ab, die im
Verlauf detailliert beschrieben wird.
3.2
Vorgehensweise bei der Einrichtung von „ELO-office“
Um „ELO-office“ effizient nutzen zu können, müssen die einzelnen
Funktionen richtig verstanden werden. Das zur Verfügung Stehende,
ausführliche Benutzerhandbuch bildet eine erste Grundlage. Zusätzlich
bietet „ELO-office“ in der eigenen Mediathek Videokurse an, in denen
anhand alltäglicher Aufgaben einzelne Funktionen sehr anschaulich erklärt
werden. Funktionen und Ursache / Wirkungsbeziehungen können mithilfe
einer Testversion praktisch erfahren werden.
Die expert Elektrofachmärkte Nord GmbH stellte noch zusätzlich einen
Terminalzugang zur Verfügung. Damit arbeitet das Projektteam in einer
Netzwerkumgebung mit einem einzigen Testprogramm. Erfahrungen und
Ergebnisse sind transparent. Alle vorbereitenden Einstellungen und bereits
erfassten Dokumente liegen so bei der endgültigen Einführung bereits vor
und können einfach übernommen bzw. weitergeführt werden.27
Alle Treffen um die Einführung von „ELO-office“ wurden mit der Büroleiterin
der expert Elektrofachmärkte Nord GmbH des Standorts Neumünster
vereinbart.
So
ist
gewährleistet,
dass
bei
probeweisen
Erfassungsvorgängen die Mitarbeiter aktiv beteiligt werden, die auch nach
der Einführung unmittelbar mit dem DMS arbeiten. Fragen zum Ablauf und
optimierende Einstellungen können direkt und unter Berücksichtigung der
Mitarbeiterinteressen vorgenommen werden.
Während dieser Termine wurden zusätzlich Funktionen erläutert, die das
DMS in der Eigenschaft als Arbeitsmittel besonders auszeichnen. Als
Beispiel sei die Volltexterfassung genannt. Diese wurde nach der
erforderlichen Parametereinstellung von den Mitarbeitern getestet und
führte zu einem Wow-Effekt, nachdem ein gescanntes Dokument ohne
weitere Umbenennungsprozeduren automatisch verarbeitet wurde und
über das Suchfeld schnell und sicher wiedergefunden werden konnte.
27
(Vgl.) Schramm, Rainer (2011)
http://www.searchcloudcomputing.de/applikationen/crm/articles/314777/index2.html,
Abrufdatum: 26.04.2012.
18
An dieser Stelle wurde in der Phase von Veränderungsprozessen der
Erkenntnispunkt erreicht.28
3.2.1
Archivstruktur erfassen
Die Archivstruktur des einzuführenden
DMS ähnelt sehr der Ordnerstruktur
von
Personal Computer.
handelt
es
sich
Letztlich
bei
den
zu
archivierenden Dokumenten auch um
Dateien.
werden
Somit
Die
jeweiligen
aber
ist
optisch
es
vorhandene
Ebenen
differenziert.
möglich,
dass
Grundstruktur
die
über-
nommen werden kann.
Die Informationen, die das Belegarchiv
beinhaltet, befinden auf Papieren, die
innerhalb
von
chronologisch
Ringordnern
bzw.
alphabetisch
organisiert sind. Die Ordner sind in
Schränken
und
strukturiert.
Die
Backoffice
der
Regalen
analog
Mitarbeiter
im
expert Elektro-
fachmärkte Nord GmbH führen dieses
Abb. 2 Archivstruktur
konventionelle Archiv und sind auf
Quelle: ELO office 9.0
eine sichere Orientierung innerhalb
dessen angewiesen.
Das DMS stellt jede dieser Ebenen symbolisch dar.
Aus diesem Grund und um erste Widerstände zu vermeiden, wurde auf
Grundlage der bestehenden Strukturen das Archiv im DMS angelegt. Es
entspricht einem Abbild dessen, womit die Mitarbeiter bisher arbeiteten.
28
(Vgl.) Behr, Tom (2003), http://www.economics.phil.uni-erlangen.de/bwl/lehrbuch/
kap3/change/change.pdf, Seite 3, Abrufdatum: 11.06.2012.
19
Die ersten Vorteile sind an dieser Stelle bereits erkennbar. Das digitale
Archiv ist deutlich schmaler und somit übersichtlicher, weil Ordner, deren
Inhalt beispielsweise alphabetisch geordnet ist, nur einmal vorkommen.
Räumliche
Kapazitätsgrenzen
entfallen
bereits
in
der
kleinsten
Aufbewahrungseinheit. Durch die symbolische Darstellung von Schränken,
Registraturen, Aktenordnern, Umschlägen usw. kann sich der Mitarbeiter
direkt orientieren.
3.2.2
Benutzereinrichtung und Rechteverwaltung
Die Übersichtlichkeit durch eine Verschmälerung des Archives wird noch
gesteigert, indem nun Benutzerprofile eingerichtet werden.
Formal werden an dieser Stelle die datenschutzrechtlichen Aspekte
berücksichtigt und je nach Befugnissen, die die Stellenbeschreibungen
darstellen umgesetzt.
Nach den ersten Vorstellungen der Mitarbeiter sollte dies durch das
Anlegen mehrerer Archive umgesetzt werden. Da sich das Wiederfinden
bestimmter Dokumente dann allerdings schwieriger gestaltet wurde eine
andere Lösung bevorzugt.
Praktisch ergibt sich nun, dass jeder Mitarbeiter nur den Teil des einzigen
Gesamtarchives optisch dargestellt erhält, den seine Berechtigung zulässt.
Ordner, die beispielsweise personalpolitische Informationen beinhalten,
sind dem Abteilungsleiter für Kundenservice schlicht ausgeblendet.
In
der
Einführungsphase
funktionsbezogenen
Servicemitarbeiter
empfiehlt
Nutzerprofilen.
und Praktikant
sich
die
Geschäftsführer,
wären
Einrichtung
von
Abteilungsleiter,
grundlegende Profile,
die
verschiedene Sichtbarkeits- und Bearbeitungsrechte differenzieren. Diese
können dann auf ein personenbezogenes Nutzerkonto übertragen und
nötigenfalls im Detail angepasst werden.
3.2.3
Erfassen und verwalten aktueller Dokumente
Im Rahmen dieser Projektarbeit wurden praktische Erfahrungen im
Umgang mit dem DMS „ELO-office“ in Testläufen gesammelt und Probleme
zusammen mit der Büroleitung und des technischen Supports besprochen.
20
Die Ergebnisse dieser Testläufe, bei denen erste Dokumente gescannt und
archiviert wurden, trugen zur Verbesserung des zukünftigen Ablaufs bei.
Einige Erfahrungen werden im Folgenden zur Verfügung gestellt und
erläutert.
Das beliebte Dateiformat PDF erwies sich als bedingt geeignet, da die
Volltexterfassung hier nicht zur Verfügung steht. Diese Funktion ist aber
von der Geschäftsführung und von den Mitarbeitern gewünscht.
Die Umstellung der Eigenschaften am Scanner in das TIFF-Format machte
die Volltexterfassung verfügbar.
Doppelseitig
beschriftete
Dokumente
werden
per
Duplexverfahren
gescannt, wenn am Gerät durch den Mitarbeiter die entsprechende Option
manuell und nur für diesen Vorgang gültig aktiviert wird. Aus einer
beidseitig beschrifteten Seite wird so eine zweiseitige TIFF-Datei erstellt.
Mehrseitige
Dokumente
werden
durch
den
automatischen
Einzugsmechanismus der Scan-Einheit des Multifunktionsgerätes auch als
solche gespeichert. Sobald aber unterschiedliche Papierqualitäten zu
einem Dokumentenstapel gehören versagt der Einzug. Als Beispiel seien
eine Wartungsrechnung mit Anlagen für den betrieblichen Pkw und ein
Versicherungsschein mit Anhängen für die betriebliche Altersvorsorge von
Mitarbeitern genannt.
Die Wartungsrechnung umfasste ein Batterieprüfprotokoll aus sehr dünnem
Thermopapier in einem schmalen Format, ähnlich dem eines Kassenbons
im Einzelhandel.
Die Versicherungspolice enthält zum einen den Versicherungsschein aus
Karton und zum Anderen Anlagen, die nicht ausschließlich beidseitig
bedruckt sind.
Diese beiden Vorgänge beschreiben exemplarisch, dass auch ein
modernes DMS nicht auf Improvisationslösungen des Bedieners verzichten
kann.
In beiden Fällen konnte der Vorlageneinzug der Scan-Einheit nicht optimal
arbeiten, sodass der Mitarbeiter einzelne Seiten über das Vorlagenglas der
Scan-Einheit scannen muss und somit einzelne Dateien erzeugt. Im
21
Archivordner sollte ein sachlicher Zusammenhang aber auch in Form einer
einzelnen Datei abgelegt sein.
In Sonderfällen muss der Mitarbeiter auch bei der konventionellen
Belegablage improvisieren, um „störrische“ Unterlagen zu fixieren.
Das DMS bietet auch Werkzeuge zum Ordnen und Klammern. Jedoch ist
der volle Funktionsumfang erst gegeben, wenn die Dokumente in
Schwarz/Weiß vorliegen. In der Testphase wurde farbig gescannt, bis eben
solche problematischen Dokumente auftraten, die einen komplexen
Vorgang einerseits abbilden und andererseits Improvisation erfordern. Die
technische Lösung liegt in der nochmaligen Anpassung der Einstellungen
am Scanner.
Mehrere gescannte Dateien können technisch bedingt umfassender
bearbeitet werden, wenn sie in Schwarz/Weiß vorliegen. So kann der
Mitarbeiter leere Seiten aus einem Duplexscan entfernen, indem er das
mehrseitige Dokument mit der entsprechenden Funktion trennt, Seiten
entfernt, ggf. sortiert und wieder klammert, bevor die Volltexterfassung
startet und das ganze Dokument archiviert wird.29
Mehrere Einzeldateien können nun auch, beispielsweise durch Drehen,
nachbearbeitet werden und in der richtigen Reihenfolge geklammert
werden. Das Klammern mehrerer TIFF-Dateien erzeugt eine Einzeldatei.
Die eigentliche Archivierung erfolgt, indem für das Dokument, über den
entsprechenden Befehl „Archivablage“, der richtige Ort der Archivstruktur
ausgewählt wird und in der darauf folgenden Verschlagwortungsmaske die
nötigen
informationen
Indexein-
getragen werden. Diese
Informationen
sind
zwingend erforderlich um
das
29
Dokument
später
Abb. 3 Verschlagwortungsmaske
Quelle: ELO office 9.0
(Vgl.) ELO online Academy (o. J.),
http://www.elooffice9.com/fileadmin/videos/2/Gescannte%20Dokumente%20bearbeiten.PDF,
Abrufdatum: 08.11.2011.
22
wiederfinden
zu können.
Die
im
Vorhinein
aktivierte
Option
zur
Volltexterfassung erstellt darüber hinaus Indexinformationen, die dem
Dokumenteninhalt entspreche, indem die gedruckte Schrift erkannt wird.
Diese Indexerfassungen bilden die Basis für erfolgreiches Suchen. Die
Verschlagwortungsmasken können individuell gestaltet werden und bei
einer Reparaturrechnung beispielsweise Nummer, Datum und Absender
der Rechnung abfragen. Die Kombination aus diesen Masken und der
Volltexterfassung
ist
empfehlenswert
um
eine
möglichst
korrekte
Verschlagwortung anzulegen.
Damit nun jeder zugangsberechtigte Mitarbeiter schnell und sicher
Dokumente findet, ist es lediglich von Nöten einen entsprechenden
Schlüsselbegriff oder Referenznummer in das Suchfeld einzugeben. Der
Ort des Arbeitsplatzes ist dabei unerheblich, weil die Daten zentral
gespeichert sind.
Weiterhin wird in diesen Verschlagwortungsmasken die Bearbeitungsmöglichkeit ein- bzw. ausgeschaltet, indem der „Dokumentenstatus“
ausgewählt wird. Die „freie Bearbeitung“ und die Option „Revisionssicher“
sind selbsterklärend. Die Auswahl der eingeschalteten Versionskontrolle
lässt Änderungen am Dokument zu, erzwingt aber nach jeder Änderung ein
Kommentar vom Nutzer und legt eine Chronologie an.
Das Bearbeiten erfolgt in der dazugehörigen Originalanwendung wie etwa
„Microsoft Word“
durch
die
Funktion
„Auschecken und bearbeiten“.
Anderen Nutzern steht dieses Dokument bis zum wieder „Einchecken“,
durch ein gesondertes Symbol gekennzeichnet, nur als Ansicht zur Verfügung.30
Die Verwendung der Wiedervorlagefunktion ermöglicht es dem Mitarbeiter
zusätzlich einen papierarmen und damit übersichtlichen Bildschirmarbeitsplatz zu gestalten. Dokumente, die absehbar aus dem Archiv
benötigt werden, können entsprechend terminiert und priorisiert in diese
Wiedervorlage aufgenommen werden. Der Mitarbeiter wird damit um eine
überwachende Tätigkeit entlastet, und es wird Zeitmanagement gefördert.
30
(Vgl.) ELO online Academy (o. J.),
http://www.elooffice9.com/fileadmin/videos/3/Dokumente%20bearbeiten.PDF,
Abrufdatum: 08.11.2011.
23
An dieser Stelle ist das erste Workflowmerkmal im Ansatz vorhanden.
„Dokumentenmanagement ist eine Technologie, die auch die Arbeit im
Team unterstützen soll.“31
Obwohl ein Dokument bereits im DMS archiviert wurde, gehört es immer
noch dynamischen Prozessen an und befindet sich noch innerhalb des
eigenen Lebenszyklus, denn „ELO-office“ ist kein reines Langzeitarchiv.
Die Wiedervorlagefunktion berücksichtigt nur den zeitlichen Aspekt eines
Workflows.32
Abteilungsübergreifende und fachlich abhängige Abläufe sind zwar durch
Nutzerdifferenzierungen und Bearbeitungsmöglichkeiten teilweise gegeben,
betriebliche Prozesse werden aber erst ab der Programmversion „ELOprofessional“ beachtet.
3.3
Gestaltung der neuen Ablauforganisation
Wie bereits bei der Erfassung der Archivstruktur berücksichtigt, bieten sich
auch im Folgenden Chancen, mögliche Widerstände seitens der Mitarbeiter
zu vermeiden, zumal sich diese nach der Befragung abzeichnen.
Aufgrund der Auswertung der Mitarbeiterbefragung ergibt sich zusätzlich
zur
ursprünglichen
Problemstellung,
die
sich
als
mangelnde
Allgegenwärtigkeit betrieblicher Informationen zusammenfassen lässt, die
Problematik aufkommender Widerstände.
Grundsätzlich beinhaltet das gebildete Projektteam bereits mit der
Büroleiterin einen möglichen Promotor, um später den Nutzen des DMS
publizieren zu können.
Über den Fragebogen wurden durch mehrere Mitarbeiter zeitliche
Bedenken geäußert. Es gilt also zu erreichen, dass erkannt wird, dass der
Aufbau eines DMS dazu führt, dass die betrieblichen Informationen
schneller
als
im
jetzigen
Verfahren
standortübergreifend zur Verfügung stehen.
31
Versteegen, G. (2002), S. 45.
32
(Vgl.) Riggert, Dr., W. (2000), S. 197.
bereitstehen
und
auch
24
Der Arbeitsaufwand, den das archivieren erfordert, sollte im Idealfall nicht
komplexer sein, als es die Mitarbeiter mit ihren konventionellen Verfahren
kennen. Zur Nutzenerkennung ist zu empfehlen, dass durch gezieltes
anwenden der Software Erfolgserlebnisse entstehen und vorhandene
Widerstände wie von selbst abgebaut werden.
Akut ist die neueröffnete Filiale auf bestehende Lieferantenvereinbarungen
u. ä. angewiesen. Ein Szenario, in dem das dortige Büro häufig
Informationen anfordert und so laufende Prozesse stört wäre denkbar. Eine
zentrale Belegführung würde dann von den Mitarbeitern selbst gefordert
werden und hat einen wesentlichen Nutzen erkennen lassen.
Dokumente, die schon digital vorliegen, können mithilfe des Kontextmenüs
im Dateiexplorer direkt an das DMS gesendet oder mittels drag&drop in die
sogenannte
Postbox
von
„ELO-office“
abgelegt
werden,
in
der
weiterführende Bearbeitungsoptionen möglich sind.
Emails, Textdokumente und Tabellenkalkulationen können mit den
entsprechenden Microsoft-Office-Programmen mittels ELO-plugin ebenfalls
direkt an das DMS gesendet werden.
Der Nutzen, die verschiedensten Dateien in „ELO-office“ abzulegen,
besteht darin, dass alle beteiligten Mitarbeiter grundsätzlich Zugang haben.
Unternehmensinterner
E-Mail-Verkehr
wird
so
reduziert.
Zusätzlich
reduziert sich aus Druckaufkommen.
Das Erfassen vom physischen Schriftgut wird als erhöhter Aufwand
empfunden. Es gilt hier zu erreichen, dass die Mitarbeiter diesen
Arbeitsschritt gern durchführen. Im Folgenden wird eine mögliche Lösung
zur Optimierung beschrieben.
Der grundsätzlich benötigte Scanner steht der Gesellschaft durch eine
Multifunktionsgerätelösung zur Verfügung. Das Gerät gehört zur aktuellen
Generation und arbeitet schnell.
Aus Gründen des Emissionsschutzes muss sich das Gerät außerhalb des
Arbeitsplatzes befinden. Der nächste geeignete Standort wäre bei der
expert Elektrofachmärkte Nord GmbH
unmittelbar
vor
der
Tür
des
Mitarbeiterbüros. Wie eingangs geschildert befindet sich das bisher
geführte, konventionelle Archiv unmittelbar am Arbeitsplatz der Mitarbeiter.
25
Dadurch, dass zum Einscannen der Arbeitsplatz, wenn auch nur
geringfügig,
verlassen werden muss,
könnten längere
Liegezeiten
entstehen, indem Dokumente erst gesammelt und dann in Form einer
Stapelverarbeitung durch den Mitarbeiter gescannt werden.
Dies entspräche dem Verfahren der späten Erfassung.33
Sollte es zu derartigen Verzögerungen kommen, ist der Zeitgewinn durch
schnelle Informationsbereitstellung eingeschränkt. Eine mögliche Lösung
wäre ein dezidierter Scanner direkt am Arbeitsplatz.
Dies entspräche dem Verfahren der gleichzeitigen Erfassung.34
Alternativ wird auch vorgeschlagen, den gesamten Posteingang durch eine
zentrale Stelle digitalisieren und verteilen zu lassen.35
Die Dokumente stehen dem Mitarbeiter dann bereits als Datei zur
Verfügung und der Gedanke einer papierarmen Belegablage setzt schon
früher im Belegfluss an. Die Bedienung von Scaneinheiten fällt für den
betroffenen Mitarbeiter weg. Der am häufigsten genannte Nachteil der
zeitlichen Belastung ist damit berücksichtigt. Die Umsetzung setzt eine
Stellenbildung voraus.
Durch die Komplexität eines elektronischen DMS sollte die Gestaltung für
die Mitarbeiter möglichst von einfachster Natur sein.
Vergleiche mit den Abläufen vor der Einführung werden von den
Mitarbeitern vorgenommen und sind normale Reaktionen.
Um ein Dokument wie bisher für die Archivierung vorzubereiten, reicht es
aus, eine Lochung vorzunehmen. Einen Locher zu bedienen gestaltet sich
äußert einfach, indem ein Papierdokument eingelegt, dann ggf. das Format
eingestellt wird, der Mechanismus betätigt wird und schließlich das
Dokument entnommen wird.
Für den Moment ist diese Tätigkeit unerreicht einfach, doch die Schwäche
der konventionellen Ablage zeigt sich erst bei erneutem Informationsbedarf.
33
(Vgl.) Riggert, Dr., W. (2000), S. 181.
34
(Vgl.) Riggert, Dr., W. (2000), S. 182.
35
(Vgl.) Riggert, Dr., W. (2000), S. 183.
26
Davon unbeeindruckt und durch den deutlich komplexeren Aufbau des
DMS werden Hemmnisse aufgebaut.
Um dem täglich gern genutzten Locher ernsthaft konkurrieren zu können,
sollte der erste Schritt, ein papierbasierendes Dokument einzuscannen, für
den Mitarbeiter kein Mehraufwand bedeuten.
Für das DMS steht ein Multifunktionsgerät zur Verfügung, welches sehr
viele Einstellungsoptionen bietet. Im Idealfall kann die Tätigkeit äquivalent
einfach gestaltet werden.
Nachdem das Dokument in den Vorlageneinzug eingelegt ist, wählt der
Mitarbeiter mittels Kurzwahltaste einen Speicherort aus. Parameter hierfür
sind vorher eingerichtet worden. Das Gerät startet darauf hin, und das
Dokument kann entnommen werden.
Als geeigneter Speicherort für die Kurzwahl wird der sogenannte ‚Postbox‘Ordner des DMS „ELO-office“ vorgeschlagen. Die Umsetzung erfordert die
Unterstützung des entsprechenden Fachpersonals. Dokumente, die in
diesem Verzeichnis liegen, können dann unmittelbar in „ELO-office“
verwaltet werden. In den frühen Testphasen bediente man sich eines
Transferverzeichnisses um gescannte Dokumente dem hausinternen
Netzwerk zur Verfügung zu stellen, welches zur Folge hat, dass zusätzliche
Dateiverschiebungen notwendig sind.
Die unmittelbare Tätigkeit am Scanner stellt keinen größeren Aufwand
gegenüber der Verwendung eines Lochers dar. Dennoch liegt ein
genereller Medienbruch vor. Durch die Angaben der befragten Mitarbeiter
„ELO-office“ zukünftig gern zu nutzen, kann davon ausgegangen werden,
dass hierdurch weitere Widerstände ausbleiben. Die erzeugte Datei
entspricht im angeführten Vergleich einem gelochten Papier, welches nun
in das Archiv eingeordnet werden kann.
Am Bildschirm werden anschließend nötige Klammerungen vorgenommen
und ein Archivpfad zu geordnet. Um hier den Bearbeiter zeitlich nicht zu
belasten, entspricht die Struktur dem bekannten Ordnerregal. Mitarbeiter,
die trotzdem einen Zeitverlust empfinden, sind unter Umständen im
Umgang mit der Software noch nicht sicher und müssen gefördert werden.
27
Ein hilfreiches Argument zur Motivation ist der Zugewinn an Komfort am
Arbeitsplatz, in dem das Bewegen von Ringordnern wegfällt.
Voreingestellte
Verschlagwortungsmasken,
die
die
Volltexterfassung
verwenden, geben dem Mitarbeiter bei der Eingabe von Referenzen
Sicherheit. Durch dieses Anlegen eindeutiger Datenbankinhalte wie etwa
Rechnungsnummern ermöglicht der Mitarbeiter sich und anderen einen
zweiten Weg Dokumente wiederzufinden.
Es gilt zu kommunizieren, dass der eigentliche Zeitgewinn darin besteht,
Dokumente schneller finden zu können, auch wenn nur einzelne Details als
Suchkriterium zur Verfügung stehen. Bei einer Suche ist es nicht mehr
nötig die Ordnerstruktur durchzugehen, um die erforderliche Information zu
erhalten. Besonders hilfreich ist dieser Umstand, wenn das Suchkriterium
beispielsweise nur eine Artikelbezeichnung ist, der entsprechende
Orderpfad aber chronologisch strukturiert ist.
4
Fazit und Ausblick
Diese Dokumentationsarbeit gab den Anlass, die bisher verzögerte
Einführung von „ELO-office“ nun durch eine Teambildung und besprechung konsequent einzuleiten.
Als Ergebnis wird festgehalten, dass nachdem Einstellungen und
Erfassungsvorgänge gemeinsam vorgekommen wurden, die Büroleitung
das DMS nutzen kann. Das bestehende Papierarchiv steht den übrigen
Mitarbeitern
zum
Teil
bereits
zur
Verfügung.
Die
betrieblichen
Informationen sind durch Indexierungen, also die Verwendung von
Verschlagwortungsmasken,
schnell
abrufbar.
Vorbereitete
Nutzerdifferenzierungen, die noch personalisiert werden müssen, werden
rechtliche Aspekte berücksichtigen. Insgesamt ist, auch durch die zentrale
Datenspeicherung, eine unabhängige Informationsbereitstellung gegeben.
Grundsätzlich ist ein elektronisches DMS erst dann wertvoll, wenn es
kontinuierlich geführt wird. Erst wenn der Datenbestand gewachsen ist,
treten die Vorteile Platzersparnis, schnelles Arbeiten und sicheres
Wiederfinden ein und es wird eine Effektivitätssteigerung zu verzeichnen
sein.
28
Die feste Integration hängt aber auch von der Akzeptanz der Mitarbeiter ab.
Während der Einführung wurde erkannt, dass es maßgeblich ist, den
erwarteten Nutzen zu kommunizieren. Es besteht die Gefahr, dass die gut
gemeinte Neuerung als Belastung empfunden wird und die Mitarbeiter
Widerstände bis zur eigentlichen Inbetriebnahme nicht abgebaut haben.
Die derzeitige Platzierung des Scanners wird, trotz aller Optimierung im
Ablauf, dem Verfahren des „Späten Erfassens“ entsprechen. Es werden
sich Stapel bilden und der Mitarbeiter ist durch die Masse an
einzuscannenden
Dokumenten
tatsächlich
zeitlich
belastet.
Die
Anwendung eines anderen Verfahrens ist in beiden Fällen mit zusätzlichen
Kosten verbunden. Eine möglichst einfache Ablaufgestaltung hat zum Ziel,
dass die Mitarbeiter in ihrer Angabe, das DMS gern und häufig nutzen zu
wollen bestätig werden. Der am Projekt beteiligten Büroleitung wird
empfohlen, das DMS offensiv zu nutzen und somit die Schnelligkeit und die
verschiedenen Nutzen zu demonstrieren.
Mit
der
Einführung
von
„ELO-office“
steht
der
expert Elektrofachmärkte Nord GmbH nun eine moderne Technologie zur
Steigerung der internen Effektivität zur Verfügung. Durch die Einbeziehung
der Mitarbeiterinteressen bei der organisatorischen Gestaltung ist eine
erfolgreiche Integration des DMS in den Gesamtprozess gegeben.
II
Literaturverzeichnis
Riggert, Dr., Wolfgang (2000):
Betriebliche Informationskonzepte, 2. Aufl.,
Braunschweig/Wiesbaden
Versteegen, Gerhard (2002):
Management-Technologien,
Berlin/Heidelberg/New York
Internetverzeichnis
Behr, Tom (2003)
Change Management
http://www.economics.phil.unierlangen.de/bwl/lehrbuch/kap3/change/change.pdf,
Abrufdatum: 11.06.2012
Dandl, Jörg (o. J.)
Dokumenten-Management-Systeme
http://geb.unigiessen.de/geb/volltexte/2004/1631/pdf/Apap_WI_1
999_09.pdf
Abrufdatum: 14.03.2012
ELO Online Academy (o. J.)
Einstieg in ELO-office
http://www.elooffice9.com/mediathek.html?PHPSES
SID=ca69997703edf4c003e0fcea402ff1e2
Abrufdatum: 08.11.2011
ELO Support (o. J.)
Suche und Volltext
http://www.eloit.de/info/elooffice/faq_search.htm
Abrufdatum: 14.06.2012
ohne Verfasser (o. J.)
Dateiformate
http://www.itwissen.info/definition/lexikon/Datendata.html
Abrufdatum: 20.04.2012
III
ohne Verfasser (2012)
Datenwiederherstellung bei Datenverlust
http://www.rditech.com/datenwiederherstellung-beidatenverlust/
Abrufdatum: 20.04.2012
ohne Verfasser (o. J.)
DMS – Dokumenten Management
http://www.ecm4you.ch/dms
Abrufdatum: 20.04.2012
ohne Verfasser (o. J.)
Dokumenten Management Systeme für
Unternehmen
http://www.microplan.de/dokumenten_management
_systeme/unternehmen_warum_wird_das_dms_im
mer_wichtiger.php
Abrufdatum: 19.04.2012
ohne Verfasser (2008)
Einfache Planung zur Einführung
eines DMS oder ECM - Teil I
http://www.documanager.de/magazin/einfache_plan
ung_zur_einfuehrung_eines_dms_oder_ecm_teil_i.
html
Abrufdatum: 20.04.2012
ohne Verfasser (o. J.)
RAID
http://www.hardwaregrundlagen.de/oben15.htm
Abrufdatum: 20.04.2012
Pfund, Andreas (o. J.)
Dokumentenmanagement
http://www.andreaspfund.de/dokumentenmanagement/dokumentenma
nagement_uebersicht.php
Abrufdatum: 16.04.2012
Riggert, Dr., Wolfgang (o. J.)
Dokumentenmanagement
http://www.wi.fhflensburg.de/fileadmin/dozenten/Riggert/bildmaterial
/Dokumentenmanagement/3-Manage-DMS.pdf
Abrufdatum: 16.03.2012
IV
Schramm, Rainer (2011)
Software-Einführungsprojekte erfolgreich meistern
http://www.searchcloudcomputing.de/applikationen/
crm/articles/314777/
Abrufdatum: 26.04.2012
Straub, Frank (o. J.)
EBI Computerlösungen Karlsruhe
http://www.dms-karlsruhe.de/4.html
Abrufdatum: 26.04.2012
Unabhängiges Landeszentrum
für Datenschutz
Schleswig-Holstein (2005)
Datenschutzanforderungen an
Dokumentenmanagementsysteme
https://www.datenschutzzentrum.de/egovernment/anforderungen-dms.pdf
Abrufdatum: 14.05.2012
Abbildungsverzeichnis
Abb. 1 Fragebogen ..................................................................................................... 15
Abb. 2 Archivstruktur................................................................................................... 18
Abb. 3 Verschlagwortungsmaske ................................................................................ 21
V
Eidesstattliche Erklärung
Eidesstattliche Versicherung
Ich erkläre an Eides Statt, dass ich meine Betriebswirtarbeit
„Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements „ELO-office“ bei der expert
Elektrofachmärkte Nord GmbH“,
die im Rahmen der Fachschulweiterbildung zum/zur „Staatlich geprüften Betriebswirt/in
erstellt wird, selbstständig und ohne fremde Hilfe angefertigt habe und dass ich alle
von anderen Autoren wörtlich übernommene Stellen wie auch die sich an
Gedankengänge anderer Autoren eng anlehnenden Ausführungen meiner Arbeit
besonders gekennzeichnet und die Quellen nach den mir von der Fachschule für
Betriebswirtschaft angegebenen Richtlinien zitiert habe. Diese Arbeit hat noch keiner
Prüfungsbehörde vorgelegen.
Neumünster, 22.06.2012
Tobias Röder