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DYCKERHOFF GMBH OPTIMIERT
LIEFERSCHEIN-ARCHIVIERUNG MIT DEM
CIB PDF BREWER
Die Dyckerhoff-Hauptverwaltung in Wiesbaden: Durch das neue System zur Archivierung von Lieferscheinen spart das Unternehmen Zeit und Geld
Aus der Versandsoftware direkt ins SAP-System: ­
Die Dyckerhoff GmbH hat eine raffinierte Lösung zur Archivierung
von Lieferscheinen entwickelt – und nutzt dafür den CIB pdf brewer.
So spart das Unternehmen Kosten und gewinnt Rechtssicherheit.
Dyckerhoff ist einer der führenden
Hersteller von Zement und Transport­
beton in Deutschland. Der Konzern, der
Teil der Buzzi Unicem Gruppe ist, besteht
aus der in Deutschland operativ tätigen
Dyckerhoff GmbH und ihren Konzern­
gesellschaften in Luxemburg, den
Niederlanden, Polen, der Tschechischen
Republik und der Slowakei, der Ukraine,
in Russland und in den USA. Seit der
Gründung im Jahr 1864 befindet sich
der Firmensitz in Wiesbaden im
Stadtteil Amöneburg. Mittlerweile
beschäftigt Dyckerhoff weltweit rund
6.000 Mitarbeiter und davon 1.800 in
Deutschland. Das Unternehmen setzt die
PDF-Software von CIB für Rechnungen
und Lieferscheine ein, um deren optische
­Archi­v ierung zu ermöglichen.
Eine Million Lieferscheine im Jahr
Allein im Geschäftsbereich Beton fallen
bei Dyckerhoff zirka 500.000 Rechnungen
und eine Million Lieferungen im Jahr an.
Die Lieferscheine zu diesen Vorgängen
müssen aus steuerlichen Gründen samt
Unterschrift archiviert werden. Früher
erfolgte das in Papierform – für die
Lagerung der Dokumente musste das
Unternehmen eigens Container
anmieten. Bei Rückfragen zu einem
Beleg war der Rechercheaufwand
außerdem erheblich. Daraus ergab sich
eine herausfordernde Aufgabenstellung:
Künftig sollten Lieferscheine direkt
elektronisch im PDF/A-Format mit
eingebetteter biometrischer Unter­
schrift im SAP-System archiviert
werden – ohne Medienbrüche. Als
wichtiges Werkzeug kommt dabei der
CIB pdf brewer zum Einsatz.
Vom Datenstrom zum revisions­
sicheren PDF/A-Dokument
Dyckerhoff hat für die beiden Geschäfts­
bereiche Zement und Beton jeweils
selbst entwickelte Versandsysteme im
Einsatz. Diese erzeugen standardmäßig
Druckaufträge für die Lieferungen, die
angelegt werden – allerdings nur als
Datenstrom und ohne optisches Abbild.
„Die entscheidende Frage war: Wie
bekommen wir aus dem Druckstrom,
den unsere Versandsoftware erzeugt,
nachher ein fertiges PDF/A mit einge­
betteter biometrischer Signatur?“,
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auf den Server geladen und gemeinsam mit dem zugehörigen
Rechnungsbeleg im SAP-System abgelegt.
Schneller, preiswerter, sicherer
Thomas-Lars Böhm, Abteilungsleiter für SAPAnwendungsentwicklung bei der Dyckerhoff GmbH
erklärt Thomas-Lars Böhm, Abteilungsleiter für SAP-Anwen­
dungsentwicklung und für die Module Finanzen und Controlling.
Dafür benötigte das Unternehmen eine PDF-Software, die
einen großen Funktionsumfang bietet und kommando­
gesteuert aufrufbar ist, sodass sie in den Gesamtprozess
eingebunden werden kann. „Für uns gab es nur eine Software,
die funktioniert hat, und das war der CIB pdf brewer“, sagt
Thomas-Lars Böhm.
„Für uns ist diese Archivierungslösung eine Riesen-Prozess­
optimierung“, sagt Thomas-Lars Böhm. Früher mussten
Kollegen, die Rückfrage zu einem gebuchten Beleg hatten,
den Lieferschein umständlich in der Versandstelle anfordern.
Jetzt können sie Lieferschein und Beleg selbst schnell aus
dem Archiv heraus abrufen. Da die elektronische Archivie­
rung direkt aus dem Versandsystem ohne Medienbrüche
erfolgt, werden Fehlerquellen vermieden. Das System bietet
Rechtssicherheit und spart Papierkosten. Thomas-Lars Böhm:
„Wir drucken keine Duplikate mehr für Ausgangsbelege und
Lieferscheine für uns aus. Der Prozess ist so, dass ihn auch
Finanzamt und Wirtschaftsprüfung akzeptieren.“
Dyckerhoff hat die Archivierungslösung mit CIB pdf brewer
mittlerweile an sieben Standorten in Deutschland im Einsatz.
Auch in Polen soll das System eingeführt werden. „Wir sind
froh, dass wir mit dem CIB pdf brewer ein Produkt gefunden
hatten, das genau unsere Anforderungen abdeckt“, sagt
Thomas-Lars Böhm.
Einfacher Ablauf – komplexe Lösung
Heute ist der CIB pdf brewer Teil einer komplexen Archi­
vierungs-Gesamtlösung mit SAP-Anbindung. Der Ablauf sieht
folgendermaßen aus: Spediteure bestellen bei Dyckerhoff über
das Internet ihr gewünschtes Baumaterial. Sie fahren am
Versandterminal mit dem LKW vor, authentifizieren sich mit
einer Chipkarte, erhalten einen Abholschein, werden an der
Ladestraße beladen und unterschreiben auf einem Penpad,
dass sie ihre Ladung erhalten haben. Das Penpad der Firma
signotec zeichnet nicht nur das Abbild der Unterschrift auf,
sondern auch Daten wie Aufdruckstärke, Druckverlauf, Stiftposi­
tion, Schreibpausen etc. Dadurch hat diese elektronische
Signatur dieselbe Beweiskraft wie eine Unterschrift auf Papier.
Für den elektronischen Lieferschein wandelt die Shareware
„pcl to pdf“ der Firma OakDoc den Druckdatenstrom des
Versandsystems in ein PDF-Dokument um. Der CIB pdf
brewer überlagert dieses Text-Dokument nun mit dem
optischen Abbild des Lieferscheinformulars, indem er Logo
und Fußzeile einfügt. Da auch die Gefahrgutsymbole auf der
Rückseite des Lieferscheins mit archiviert werden müssen,
hängt die CIB-Software diese als zweite Seite an das
PDF-Dokument an. Anschließend konvertiert der CIB pdf
brewer die Datei ins PDF/A-Format. Im letzten Schritt fügt
die Software des Penpad-Herstellers die zuvor aufgezeich­
nete biometrischen Unterschrift des Spediteurs in das
Dokument ein. Das für die Archivierung fertige PDF wird
Spediteure laden das bestellte Baumaterial am Versandterminal.
Der digital unterzeichnete Lieferschein wird direkt als PDF archiviert
Fotos: Dyckerhoff
Ein elektronischer Lieferschein entsteht
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