Schnellere Produkteinführungen bei der Dr. Scheller

DIE BRANCHE Kosmetik, dekorative Kosmetik,
Haut- und Mundpflege
DIE WEB SITE www.dr-scheller-cosmetics.com
DER STANDORT Eislingen, Baden-Württemberg
DIE MITARBEITER ca. 400 Mitarbeiter
DAS UNTERNEHMEN eine seit 1944
Schnellere Produkteinführungen bei der Dr. Scheller
Cosmetics AG dank Captaris Workflow
Die Softwarelösung wird unternehmensweit für Geschäftsprozessverwaltung eingesetzt
Die Dr. Scheller Cosmetics AG wurde 1944 als Familienunternehmen gegründet und ist heute eine global
bestehende Aktiengesellschaft
agierende Aktiengesellschaft mit Sitz in Zentraleuropa. Die Angebotspalette umfasst die Marken
DIE EINNAHMEN ca. 80 Mio. Euro
SCHELLER - Das Naturkonzept (Naturkosmetik) und durodont medical (Mundpflege). Das Motto des
DIE HERAUSFORDERUNG Die Verwaltung
von Genehmigungsprozessen war komplex
und zeitaufwändig; unstrukturierte und
unübersichtliche Verfahren für Dokumente führten
dazu, dass Formulare verspätet eingereicht
wurden.
DIE LÖSUNG Captaris Workflow 5.2
DIE INTEGRATION mit Microsoft SharePoint
Portal2003 und dem Blending ERP-System
DIE ERGEBNISSE Verkürzung von
Genehmigungsprozessen von bis zu 40 Tagen
auf sieben Tage, schnellere Produkteinführungen;
keine verspätet eingereichten Dokumente
und fehlenden Informationen mehr, weniger
Dokumentationsfehler
MANHATTAN (dekorative Kosmetik), MANHATTAN CLEARFACE (Hautpflege), APOTHEKER
Unternehmens lautet „CREATING-CARE-COMPETENCE”.
Die Herausforderung
In jedem einzelnen Lippenstift steckt eine Menge Forschung und Teamarbeit. Neben vielen anderen
Tätigkeiten führen die Mitarbeiter von Dr. Scheller Cosmetics Studien zur Produktentwicklung durch und
entwerfen Werbematerialien, um absatzstarke Kosmetikprodukte für den internationalen Markt
herzustellen. Im Basisdatenprozess werden alle für ein neues Produkt erforderlichen Informationen, z. B.
über die Logistikplanung, Produktdetails und die Preisgestaltung unternehmensweit gesammelt.
Verpackungsgestaltung und Werbematerialien bedürfen der Genehmigung durch die Abteilung für
Forschung und Entwicklung und durch das Qualitätsmanagement, bevor sie an die Produktionsabteilung
geleitet werden. Ein solches Verfahren, das mit dem Austausch vieler Dokumente verbunden ist, führt
schnell zu Chaos und Papierbergen.
Erste Versuche, das Verfahren effizienter zu verwalten, basierten zunächst auf Papierdokumenten, bevor
sich Dr. Scheller Cosmetics für die Einführung einer Workflow-Software entschied. Mitarbeiter mussten
Dokumente zusammentragen und Formulare ausfüllen, die dann persönlich weitergereicht bzw. per Post
verschickt wurden. Gelegentlich waren Dokumente oder Formulare fehlerhaft bzw. nicht korrekt ausgefüllt,
oder die Weitergabe der Papiere verzögerte sich. Als das Unternehmen ein Workflow-Tool einführte, um
einen reibungsloseren Ablauf des Genehmigungsprozesses zu unterstützen, konnte die Software nicht mit
dem SharePoint Portal Server, der Kollaborationsplattform von Dr. Scheller Cosmetics, integriert werden.
Darüber hinaus war ein Überblick über laufende Prozesse nicht möglich.
„Das Genehmigungsverfahren war unstrukturiert, unübersichtlich und zeitaufwändig”, so Denis Wiser, IT
Project Director bei Dr. Scheller Cosmetics. „Manager hatten keinen Überblick darüber, wo sich ein
bestimmtes Dokument befand, oder von wem es noch abgezeichnet werden musste. Meistens mussten
sie sich die erforderlichen Informationen telefonisch oder per E-Mail besorgen.” Dies führte häufig zu
Verzögerungen. Im Durchschnitt dauerte es 40 Tage, bis die Basisdatenformulare, der erste Schritt in
der Dokumentenkette, ausgeteilt und wieder eingereicht wurden. Die zeitintensive Bearbeitung verzögerte
die Einführung von Produkten und schränkte die Möglichkeit des Unternehmens ein, Kunden mit neuen
Informationen zu versorgen.
Laut Weiser benötigte Dr. Scheller Cosmetics ein
automatisch mit Hilfe der Workflow-Tools für die
stellen.” Rückmeldungen von Kunden helfen Dr.
Tool für Genehmigungsprozesse und Informations-
Geschäftsprozessverwaltung vorgenommen. „Bei
Scheller Cosmetics dabei, die Kommunikation
beschaffung, das mit dem SharePoint Portal
uns existieren mehr als 250 Prozesse innerhalb
zu verbessern und Produktionsmengen zu steuern.
Server und dem Blending ERP-System kompatibel
des Workflows für Genehmigungsverfahren, und
Das Unternehmen rechnet aufgrund der Nutzung
war. Weiser und sein Team sahen sich nach einer
dennoch herrscht eine größere Transparenz”, stellt
von Workflow mit bedeutenden Einsparungen,
flexiblen, stabilen Workflow-Lösung um, die die
jedoch sind genaue Angaben in US-Dollar
vorhandeneTechnologie effektiv nutzen und sich
schwer möglich, da keine Vergleichszahlen für das
ohne großen Programmieraufwand in die Netzwerk-
Verfahren vor der Installation vorliegen. „Ich rechne
architektur des Unternehmens einfügen würde.
Nach Internetrecherchen und Gesprächen mit
Beratern schränkte Dr. Scheller Cosmetics die
Auswahl auf einige wenige Produkte ein. Eine
weitere Überprüfung ergab, dass Captaris Workflow
als einzige Lösung alle Funktionsanforderungen
erfüllte–und das zu einem günstigen Preis.
Die Lösung
Captaris Workflow ist eine .NET-Lösung, die eng
mit Microsoft-Produkten wie Exchange/Outlook,
SharePoint Portal Server und mit Diensten wie
InfoPath, BizTalk etc., integriert ist. Mit Workflow
verfügen Unternehmen über eine einfache und
flexible Lösung für die Geschäftsprozessver-
„Mit Captaris Workflow
haben wir die
Produkteinführung bei
Dr. Scheller Cosmetics
beschleunigt und können
unseren Kunden schneller
sämtliche benötigten
Produktinformationen zur
Verfügung stellen”.
waltung in nahezu jeder UnternehmenssoftwareUmgebung. Dr. Scheller Cosmetics installierte
Workflow mit Hilfe des in Deutschland ansässigen
Lösungsanbieters egsSoft.
Nach Telefongesprächen und Web meetings
waren der Lösungsanbieter und das Kosmetik-
mit einem guten Return-on-Investment durch
Captaris Workflow”, sagt Weiser, „auch, weil
wir zusätzliche Geschäftsprozesse automatisieren
konnten.” Die Automatisierung weiterer
Genehmigungsprozesse für Dokumente, Lizenzen,
Benutzeranfragen zu Software und Urlaubsanträge
ist geplant.
Zusätzliche Informationen
Captaris, Inc. ist ein führender Hersteller von
Softwareprodukten, mit denen Geschäftsprozesse
automatisiert, Dokumente per Computer verwaltet
und Informationen rasch bereitgestellt werden
können. Unsere Produktsuite, bestehend aus
Captaris RightFax, Captaris Workflow und
Captaris Alchemy Document Management, wird
Weiser fest. „Manager können jetzt rasch überprüfen, an welchem Punkt des Verfahrens sich
ein Dokument befindet, wer es bearbeitet usw.
Der für einen Prozess verantwortliche Benutzer
kann die entsprechenden Schritte mit Hilfe von
über ein weltweites Technologiepartnernetz
vertrieben. Zu unseren Kunden zählen
Finanzdienstleister, Behörden, Unternehmen aus
dem Gesundheitswesen und vielen anderen
Branchen. Sämtliche unter dem Fortune 100-Index
Key Performance Indicators (KPIs) kontrollieren.”
gelisteten und viele Global 2000-Unternehmen
mit .NET, daher war es nicht schwer, Workflows zu
Die Ergebnisse
Captaris befindet sich in Bellevue, Washington.
entwickeln und mit Captaris Workflow zu
Weiser zufolge können Genehmigungsprozesse
programmieren”, so Weiser. „Dennoch haben wir
für Dokumente, die bislang 40 Tage dauerten,
wird an der Nasdaq unter dem Kürzel CAPA
davon profitiert, dass uns egsSoft bei der genauen
jetzt innerhalb von sieben Tagen abgeschlossen
Programmsyntax und der Einweisung unterstützt
werden. Web-Formulare können einfacher als
hat.” Die Schulung wurde zum größten Teil im
Papierdokumente erstellt und versendet werden.
egsSoft ist ein Vertriebspartner von Captaris mit
Rahmen eines dreitägigen Workshop mit
Da die Installation eines speziellen Client nicht
Sitz in Düsseldorf. Weitere Informationen finden
Vorführungen und Seminaren zur Entwicklung mit
erforderlich ist, ist auch die Bereitstellung
Sie unter www.egsSoft.de.
Workflow durchgeführt. „Ich war beeindruckt, wie
unkompliziert. Die Nutzung von Captaris Workflow
schnell [die Mitarbeiter von Dr. Scheller Cosmetics]
verhindert, dass Daten oder Dokumente verloren
ihre Kenntnisse über Captaris Workflow
gehen und verringert die Anzahl von Fehlern, die
erweiterten. Innerhalb kürzester Zeit erstellten sie
durch Benutzer verursacht werden. Leitende
eine funktionierende, SharePoint-integrierte
Mitarbeiter können sich wieder auf die Produktent-
Workflow-Anwendung”, erläutert Igor Ignjatovic
wicklungsprozesse konzentrieren, anstatt sich
von egsSoft.
mit dem Bearbeitungsstatus von Dokumenten
unternehmen bereit für die Einrichtung der
Software. „Unser IT-Team hatte bereits Erfahrung
Benutzer verwenden die ihnen bekannte
SharePoint-Oberfläche gerne, da hier Aufgaben,
die mit verschiedenen Unternehmensan-wendungen
verknüpft sind, zentral und anwender-freundlich
bearbeitet werden können. „Sobald ein Benutzer
und Aufgaben zu beschäftigen. Wenn sich der
Genehmigungsprozess für ein Dokument
verzögert, können sie eingreifen und die Bearbeitung
beschleunigen, so dass das Bearbeitungsziel von
sieben Tagen eingehalten werden kann.
eine Datei in der Dokument-Library ablegt,
„Die Verwendung von Captaris Workflow hat die
versendet Captaris Workflow per E-Mail Aufgaben,
Produktentwicklung bei Dr. Scheller Cosmetics
Erinnerungen und andere Nachrichten an alle
vereinfacht”, so Weiser. „Außerdem können wir
Beteiligten.” Darüber hinaus werden alle ein-
unseren Kunden schneller alle benötigten
gestellten Vorgaben und Statusaktualisierungen
Informationen über ein Produkt zur Verfügung
verwenden unsere Produkte. Der Hauptsitz von
Das Unternehmen wurde 1982 gegründet und
gehandelt. Weitere Informationen finden Sie unter
www.Captaris.com.
©2006 Alle Reche vorbehalten. Kein Teil dieser Publikation
darf ohne die schriftliche Genehmigung durch Captaris
unabhängig von der Vorgehensweise und der angewandten
Technik reproduziert, verbreitet, übertragen, in Archiven
gespeichert oder übersetzt werden. Folgende
Namensbezeichnungen sind eingetragene Marken und
Markenzeichen von Captaris: Captaris, Alchemy, RightFax,
Captaris Document Management, Captaris Interchange
und Captaris Workflow. Andere Namen von Unternehmen,
Marken und Produkten sind Eigentum und/oder
Warenzeichen der jeweiligen Markeninhaber.