Explorative Studie zu Personal-Workflows in
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Explorative Studie zu Personal-Workflows in
Explorative Studie zu Personal-Workflows in sozialen Netzwerken - Technical Paper Stefan Müller Universität Trier 54295 Trier, Deutschland [email protected] 1 Einleitung Im Folgenden sind Fragen und Ergebnisse der Delphi-Studie Personal-Workflows in sozialen Netzwerken beschrieben. Dazu werden zunächst in Abschnitt zwei die Fragen beider Runden erläutert. Abschnitt drei beinhaltet dann die Ergebnisse der Studie. Dieses Paper bezieht sich dazu auf den Artikel Explorative Studie zu Personal-Workflows in sozialen Netzwerken.1 2 Fragebögen 2.1 Fragebogen der ersten Runde Vielen Dank, dass Sie sich Zeit für die Teilnahme an der Studie zum Thema „Personal-Workflows in sozialen Netzwerken“ nehmen. Diese erste offene Befragungsrunde sollte nicht mehr als 15 Minuten Ihrer Zeit in Anspruch nehmen. Privatpersonen kommen zunehmend in virtuellen, sozialen Netzwerken (Facebook, Google+) zusammen, um sich zu organisieren. Dort verfolgen Menschen zum Teil komplexe, organisatorische Ziele, deren Realisierung die Abarbeitung einzelner Aufgaben erfordert. Ebensolche Aufgaben werden dann entweder mit Hilfe von kostenlosen Diensten oder mit Unterstützung von Freunden, Bekannten oder Fachkundigen ausgeführt. Diesem Umstand entsprechend, ist der Begriff „Personal-Workflows“ definiert als die automatisierte Abarbeitung von Aufgaben durch Delegation an frei verfügbare Dienste oder Personen im privaten Umfeld. Als Dienst werden hier alle Anwendungen des Internets, seien es Clouds, Services, Webseiten, Foren, Kleinanzeigen, Apps oder sonstige technische Systeme angesehen. Diese Studie hat nun das Ziel, Anwendungsszenarien für Personal-Workflows zu identifizieren. Ein Beispiel für ein solches Anwendungsszenario ist das Buchen einer Urlaubsreise. Dieser Prozess wiederum kann in unterschiedliche Aufgaben zerlegt werden, welche dann mit Hilfe von Diensten im Internet ausgeführt werden. Es sei hier darauf hingewiesen, dass diese erste Befragungsrunde explizit der Ideenfindung dient und entsprechend als ein Brainstorming verstanden werden darf. Aus diesem Grund sind auch durchaus unkonventionelle Ideen/Ansichten sehr willkommen. Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf! Frage 1: Immer mehr Menschen greifen auf das Internet zurück, wenn Sie sich zum Beispiel dazu entscheiden, ein neues Auto zu kaufen (Informationen einholen, Autos vergleichen, Auto kaufen). Auch erfolgt die Planung und Organisation von Partys/Feiern heute oft mit Hilfe des Internets. In welchen Angelegenheiten nutzen Sie privat das Internet? 1 Vgl.: Müller, Stefan: „Explorative Studie zu Personal-Workflows in sozialen Netzwerken“. Siehe auch: http://dl.dropbox.com/u/84678563/Explorative_Studie_PW.pdf , 2012. Frage 2: Verschiedene Dienste im Internet unterstützen zum Beispiel beim Autokauf. So kann man sich zunächst z.B. in Foren und Chats informieren, welches das passende Auto wäre. Über Kleinanzeigen, wie zum Beispiel autoscout24.de, ist dann der Kauf des PKWs möglich. Welche Dienste* helfen Ihnen in Ihren Angelegenheiten? *Unter einem Dienst versteht man hier alle Anwendungen des Internets, seien es Clouds, Services, Webseiten, Foren, Apps oder sonstige technische Systeme. Frage 3: Viele Angelegenheiten erfordern ebenfalls die Unterstützung von Personen oder Personengruppen. So kann zum Beispiel die Erfahrung von KFZ-Fachkundigen beim Autokauf eine wichtige Rolle spielen. Auch ist es vorstellbar, dass ein Autokauf mit der Familie diskutiert wird. Welche Personen/Personengruppen unterstützen Sie in den zuvor genannten Angelegenheiten? Frage 4: Die Kommunikation mit diesen Personen/Personengruppen erfolgt dann oft über das Internet oder mit Hilfe von Handy-Apps. Wie kommunizieren Sie online mit diesen Personen? Ein Personal Workflow Management System ist ein technisches System, welches Personal Workflows definiert und die Ausführung kontrolliert. Frage 5: Wie hoch schätzen Sie den Nutzen eines solchen Systems für Privatpersonen ein? Bitte wählen Sie nur eine der folgenden Antworten aus: sehr hoher Nutzen hoher Nutzen mittlerer Nutzen kaum Nutzen kein Nutzen Bitte schreiben Sie einen Kommentar zu Ihrer Auswahl. 2.2 Fragebogen der zweiten Runde Sehr geehrte Studienteilnehmer, ich darf Sie herzlich zur zweiten Befragungsrunde der DelphiStudie "Personal-Workflows in sozialen Netzwerken" begrüßen. Nachdem die erste Runde dazu diente potentielle Anwendungsszenarien von Personal-Workflows und die darin involvierten Dienste und Personen zu identifizieren, sollen nun, in dieser zweiten Befragungsrunde, die Ergebnisse konkretisiert und bewertet werden. Die nachfolgende Umfrage sollte dabei nicht mehr als 15 Minuten Ihrer Zeit in Anspruch nehmen. Vielen Dank für Ihre Mithilfe. Frage 1: Bitte stellen Sie sich das folgende, konkrete Anwendungsszenario vor: Nach einem erfolgreichem, aber anstrengendem Jahr freut sich Hans Mayer auf seinen wohlverdienten Urlaub mit seiner Frau Erika und den zwei Kindern, Max und Benjamin. In einer dreiwöchigen Reise möchte die Familie dem Alltagsstress entfliehen. Im familiären Kreis einigte man sich dazu bereits im Vorfeld auf den Reisezeitraum und den Urlaubsort. Als Reiseziel fasste die Familie die Urlaubsinsel Phuket (Thailand) ins Auge. Da die Kinder noch zur Schule gehen, soll die Reise in den Weihnachtsferien 2012 stattfinden.Die Planung und Organisation der eigentlichen Reise übernimmt Hans Mayer. Dabei möchte er sich bei der Planung der Reise von einem, in Facebook integriertem, Personal Workflow Management System (PWfMS) unterstützen lassen. Dieses System ist als Facebook-Anwendung realisiert. Im Folgenden werden einige Situationen beschrieben, in denen die Familie Mayer durch das Personal Workflow Management System Unterstützung bei der Planung erfährt. Workflows entdecken Zu Beginn der Reiseplanung schaut Herr Mayer in der Facebook-Anwendung nach, ob bereits andere Nutzer Reisen nach Phuket geplant und ihre Erfahrungen diesbezüglich mit den Mitgliedern des Systems geteilt haben. Bei der Suche nach geeigneten Workflows gibt Herr Mayer den Reisezeitraum, das Reiseziel und Information bzgl. der Familie an. sehr wichtig wichtig weniger wichtig unwichtig Wie wichtig erscheint Ihnen diese Unterstützungsfunktion? Workflows anpassen Herr Mayer hat Glück und findet einen Workflow, der seiner persönlichen Situation weitesgehend entspricht. Einzig die Möglichkeit der Buchung eines Mietwagens, wird nicht durch den Workflow abgedeckt. Herr Mayer fügt diese automatisierte Aufgabe dem Workflow hinzu und hat somit seinen eigenen, individualisierten Workflow erstellt. sehr wichtig wichtig weniger wichtig unwichtig Wie wichtig erscheint Ihnen diese Unterstützungsfunktion? Workflowteilnehmer einladen Herr und Frau Mayer haben sich darauf geeinigt, dass Herr Mayer für das Buchen des Fluges und Frau Mayer für die Buchung der Unterkunft verantwortlich ist. Daher versendet Herr Mayer über Facebook eine Einladung, die eine Aufgabenbeschreibung beinhaltet.Sobald Frau Mayer die Einladung annimmt, wird sie als Teilnehmer für die Aufgabe "Buchen Unterkunft" in der Facebook-Anwendung aufgeführt. sehr wichtig Wie wichtig erscheint Ihnen diese Unterstützungsfunktion? wichtig weniger wichtig unwichtig Workflow ausführen Nachdem alle Aufgaben definiert und an die entsprechenden Dienste oder Teilnehmer zugewiesen wurden, wird der Workflow unter Verwendung der Facebook-Anwendung ausgeführt. Im Rahmen dieser Ausführung zeigt die Anwendung Herrn Mayer an, welche Aufgaben bereits ausgeführt wurden und welche noch zu erledigen sind. Automatisierte Aufgaben werden von der FacebookAnwendung selbstständig durchgeführt. sehr wichtig wichtig weniger wichtig unwichtig Wie wichtig erscheint Ihnen diese Unterstützungsfunktion? Workflow teilen Nachdem der Workflow ausgeführt wurde, teilt Herr Mayer diesen mit der Community, so dass nun auch andere Nutzer auf die Erfahrungen von Herrn Mayer und seiner Familie zurückgreifen können. sehr wichtig wichtig weniger wichtig unwichtig Wie wichtig erscheint Ihnen diese Unterstützungsfunktion? Frage 2: Ein potentielles Anwendungsszenario eines Personal Workflow Management System ist das Planen einer Reise. Daher werden im Folgenden einige Aufgaben genannt, die in diesem Vorgang eine Rolle spielen können. Bitte bewerten Sie die Aufgaben hinsichtlich der Bedeutung die Sie in Ihren Reiseplanungen haben. sehr wichtig wichtig weniger wichtig unwichtig Informationsrecherche Ziel Wetterabfrage Zielort Preisvergleich Unterkunft Informationsrecherche Unterkunft Preisvergleich Fortbewegungsmittel Buchung Unterkunft Buchung Fortbewegungsmittel Reiserouten planen Online Check-In Online Visum-Antrag Frage 3: Gibt es neben den oben aufgeführten Tätigkeiten weitere Aufgaben die Sie bei der Planung von Reisen unternehmen? Frage 4: Ein weiteres potentielles Anwendungsszenario von Personal Workflow Management Systemen ist die Planung und Durchführung eines Wohnungswechsels. Daher werden im Folgenden einige Aufgaben genannt, die in diesem Vorgang eine Rolle spielen können. Bitte bewerten Sie die Aufgaben hinsichtlich der Bedeutung die Sie in Ihren Online-Planungen haben. sehr wichtig wichtig weniger wichtig unwichtig Wohnung suchen Transporter mieten Umzugsfirma engagieren Wohnungsummeldung vornehmen Personen fragen, ob Sie beim Umzug helfen können Nachmieter suchen Abonnements und Mitgliedschaften anpassen KFZ-Kennzeichen ummelden Frage 5: Gibt es neben den oben aufgeführten Tätigkeiten weitere Aufgaben die Sie bei der Planung eines Wohnungswechsels ausführen? Frage 6: Im Folgenden werden verschiedene Anwendungsszenarien für Workflows genannt. Wie hoch schätzen Sie den Nutzen eines Personal Workflow Management Systems für die aufgeführten Anwendungsszenarien? sehr hoher Nutzen hoher Nutzen mittlerer Nutzen kaum Nutzen kein Nutzen Planung von Reisen Planung von Städtetouren, Kurztrips Jobsuche Wohnungssuche Planung von Festen, Party´s Kauf/Verkauf Auto´s Kauf/Verkauf Kleidung Planung einer handwerklichen Tätigkeit (z.B. Bau Garage) Frage 7: Fallen Ihnen, neben den oben aufgeführten Szenarien, weitere Anwendungsbereiche für Personal Workflows ein? 3 Ergebnisse 3.1 Ergebnisse der ersten Fragerunde Frage 1 und Frage 2: Kategorie Ausprägung Social Media Dienst www.facebook.de www.plus.google.com ICQ Instant Messaging Kommunikation WhatsApp Skype Kontaktbörsen eMailing www.gmx.de Thunderbird (Petitionen) Blogs Veranstaltungskalender www.hunderttausend.de Vergünstigungen www.groupon.de www.wetter.de Wetter www.wetter.com Google Weather API Synonyme www.openthesaurus.de www.test.de Informationsbeschaffung Produktvergleiche /Preisvergleiche / Testberichte /Erfahrungsberichte www.testberichte.de www.dooyoo.de www.idealo.de www.ciao.de www.amazon.de Telefonnummern www.telefonbuch.de www.google.de www.Stern.de Allgemeine Information und Neuigkeiten www.spiegel.de www.stern.de www.focus.de www.heise.de www.wikipedia.de Blogs Unterhaltung Anschauen von Filmen/Serien/ www.youtube.de Dokumentationen/Videoclips www.kinox.to ww.maxdome.de Internet TV Hören von Musik/Radio Spotify Spielen Online-Games (Online-Poker, Flashgames) online-Banking e-Commerce www.amazon.de Kauf/Verkauf verschiedener www.kleinanzeigen.ebay.de Produkte (Musik/Bücher/Filme/Spiele/G www.ebay.de eschenke/Elektronik) www.quoka.de Kauf/Verkauf Autos Wohnungssuche Ausflugsplanung www.mobile.de www.autoscout24.de online-Payment www.paypal.com Suche von Immobilien / Mietwohnungen www.immobilienscout24.de Suche von WG-Partner/WGs www.wg-gesucht.de Routenplanung www.maps.google.de Mitfahrgelegenheiten www.mitfahrgelegenheit.de Buchen von Fortbewegungsmittel www.deutsche-bahn.de Hotels buchen Dienste der einzelnen Airlines www.hrs.de www.trivago.de Party-/Eventplanung Planung – allgemein - Wochenendplanung Terminplanung www.doodle.de Drive.google.com Datenmanagement Datensicherheit/ Datensynchronisation www.dropbox.com www.icloud.com Hidrive.strato.com Skydrive.live.com Download/Upload Apple App Store Android Market Www.stepstone.de Jobsuche Career Center Uni Trier Seiten potentieller Arbeitgeber Frage 3: Die Experten geben an, dass Sie in den zuvor genannten Angelegenheiten von Freunden, Bekannten, unbekannten Personen (hier insbesondere Forenmitglieder und Rezensenten), Personen im familiären Kreis (Partner, Eltern, Geschwister, Kinder) und Kollegen (Arbeitskollegen, Kommilitonen) Unterstützung erfahren. Frage 4: Kommunikationsmethode Instant Messenger Dienst ICQ Skype WhatsApp Soziale Netzwerke Facebook Google+ Email Foren Mikroblogs Twitter Frage 5: Der Nutzen eines „Personal Workflow Management System“ wurde von den Experten wie folgt eingeschätzt: Kein Nutzen = 0% Kaum Nutzen = 14% Mittlerer Nutzen = 57% Hoher Nutzen = 29% Sehr hoher Nutzen = 0% Stellungnahmen der Experten bzgl. des Nutzens von „Personal Workflow Management Systems“: - Nutzen abhängig von der Häufigkeit mit der bestimmte Prozesse auftreten bzw. durchlaufen werden. – Nutzen abhängig von der zeitlichen Dauer bzw. der Länge eines Prozesses. – Personal Workflows sind nur sinnvoll in Angelegenheiten die verstärkte Kollaboration erfordern. – Hoher technischer Aufwand und Akzeptanzproblem wird erwartet. – Nutzen abhängig von konkreter Implementierung. Hilfreich wäre die Einbindung automatisiert ausgeführter Aufgaben. – Initialisierungsaufwand muss gering und Benutzerfreundlichkeit muss hoch sein – Personal Workflow sind gekennzeichnet durch hohe Individualität. Prozessautomatisierung nur sinnvoll, wenn standardisierte, immer wiederkehrende Prozesse vorhanden sind oder das System durch entsprechende Flexibilität gekennzeichnet ist. – Nutzen für Treffen/Events/Feierlichkeiten planende „social Networker“ hoch. – Nutzen abhängig von der Anzahl der Personen die in einem personal Workflow involviert sind. 3.2 Ergebnisse der zweiten Fragerunde Frage 1: Sehr wichtig Wichtig Weniger wichtig Unwichtig Keine Antwort Workflows entdecken 2 8 3 0 0 Workflows anpassen 4 6 3 0 0 Workflowteilnehmer einladen 2 5 6 0 0 Workflow ausführen 3 9 1 0 0 Workflow teilen 4 5 3 1 0 Frage 2: Sehr wichtig Wichtig Weniger wichtig Unwichtig Keine Antwort Informationsrecherche Ziel 9 2 1 1 0 Wetterabfrage Zielort 1 5 6 1 0 Preisvergleich Unterkunft 8 4 1 0 0 Informationsrecherche Unterkunft 8 5 0 0 0 Preisvergleich Fortbewegungsmittel 3 5 5 0 0 Buchung Unterkunft 11 2 0 0 0 Buchung Fortbewegungsmittel 4 5 4 0 0 Reiserouten planen 2 7 3 1 0 Online Check-In 6 5 2 0 0 Online Visum-Antrag 3 7 2 1 0 Frage 3: - Reiseapotheke vorbereiten. - Impfungen planen. - Gepäck planen. - Information bzgl. Wechselkurs. Frage 4: Sehr wichtig Wichtig Weniger wichtig Unwichtig Keine Antwort Wohnung suchen 9 3 1 0 0 Transporter mieten 2 8 2 1 0 Umzugsfirma engagieren 1 4 6 1 1 Wohnungsummeldung vornehmen 5 4 1 3 0 Personen um Hilfe fragen 2 8 3 0 0 Nachmieter suchen 5 5 3 0 0 Abonnements und Mitgliedschaften anpassen 7 3 3 0 0 KFZ-Kennzeichen ummelden 5 3 3 2 0 Frage 5: - Wohnungssübergabe (Zählerstände ablesen, Schäden melden) Frage 6: Sehr Hoher Hoher Nutzen Nutzen Mittlerer Nutzen Kaum Nutzen Kein Nutzen Planung von Reisen 1 9 2 1 0 Planung von Städtetouren, Kurztrips 1 5 7 0 0 Jobsuche 3 3 3 2 2 Wohnungssuche 0 7 4 1 1 Planung von Festen, Party´s 0 7 6 0 0 Kauf/Verkauf Auto´s 1 3 4 3 2 Kauf/Verkauf Kleidung 1 0 4 4 4 Planung einer handwerklichen Tätigkeit 1 5 7 0 0 Frage 7: - Versicherungsschaden melden.