dienstbetriebsordnung für die oö. landesbehörden

Transcrição

Referenzdokument VB 06b V1.1
DIENSTBETRIEBSORDNUNG
FÜR DIE
OÖ. LANDESBEHÖRDEN
AUSGABE FÜR DAS
AMT DER Oö. LANDESREGIERUNG,
DIE BEZIRKSHAUPTMANNSCHAFTEN UND
DIE AGRARBEZIRKSBEHÖRDE
(DBO)
ANHÄNGE
Stand: 1. Jänner 2010
1
Verzeichnis der Anhänge zur DBO*
Anhang zu § ... DBO
§ 3 Abs. 3
§ 4 Abs. 3
§ 11 Abs. 4
§ 11 Abs. 5
§ 17 Abs. 3
§ 19 Abs. 7
§ 19 Abs. 9
1 zu § 28 Abs. 1 und 2
2 zu § 28 Abs. 1 und 2
§ 28 Abs. 5 bzw.
§ 29 Abs. 5
§ 32 Abs. 1
§ 34
1 zu § 35 Abs. 2
2 zu § 35 Abs. 2
§ 37 Abs. 7 bzw.
§ 38 Abs. 5
1 zu § 41 Abs. 1
2 zu § 41 Abs. 1
§ 41 Abs. 2
§ 42 Abs. 4
§ 43
1 zu § 51
2 zu § 51
3 zu § 51
4 zu § 51
5 zu § 51
6 zu § 51
§ 52 Abs. 1
§ 53
§ 54 Abs. 1
§ 55 Abs. 4
Gegenstand
Sonstige innerdienstliche Vorschriften und Sonderregelungen, die für
den inneren Dienst wesentliche Bedeutung haben
Notanordnungen von Sachverständigen des Amtes der Oö. Landesregierung in Katastrophenfällen
Organigrammstandards für die Abteilungen des Amtes der Landesregierung
Organisation und Aufgabenstellung der Büros der Mitglieder der Landesregierung
Sachverständige – Weisungen
Anordnung von Überstunden
Hauptaufgaben der Direktorinnen bzw. Direktoren und der Abteilungsleiterinnen bzw. Abteilungsleiter
Flexible Arbeitszeit mit elektronischer Zeiterfassung
Flexible Arbeitszeit mit händischer Zeiterfassung
Dienstzeitregelung: 24. und 31. Dezember und Karfreitag
Dienstverhinderungen; Definition der Abwesenheitsgründe "Arztbesuch"
und "(wichtiger) Behördengang"
Richtlinien für die Gewährung von Sonderurlaub
Pflegefreistellung
Sonderurlaub und Genehmigung von Kuraufenthalten (für Beamte);
Übertragung der Entscheidungsbefugnis an die Dienststellenleiter
Rufbereitschaft beim Amt der Oö. Landesregierung
Expertenkonferenzen der Bundesländer – Richtlinien
Richtlinien für gemeinsame Ländervertreterinnen bzw. Ländervertreter
Externe Fortbildung; Tagungen etc.; Genehmigung
Auswärtige Dienstverrichtung; Außendiensttagebuch
Richtlinien für den Ausgleich von Reisezeiten außerhalb der Amtsstunden durch Freizeit
Elektronische Datenverarbeitung in der Landesverwaltung; organisatorische Regelungen
Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik (IKT)
Dienstvergütung für IT-Koordinatorinnen bzw. IT-Koordinatoren, ITLeitkoordinatorinnen
bzw.
IT-Leitkoordinatoren
und
ITLeitanwenderinnen bzw. IT-Leitanwender; Neuregelung ab 1. Jänner
2006
Richtlinien für den Einsatz von Einrichtungen der Informations- und
Kommunikationstechnologie
Vorkehrungen für Datenschutz und Datensicherheit
Einsicht in von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verwendete Daten und
Programme durch den Dienstgeber
Einsatz von Telefax-Geräten
Einsatz von Kraftfahrzeugen im Dienstbetrieb
Bibliotheksordnung für die Amtsbibliothek des Amtes der Oö. Landesregierung
Bürgernahe Verwaltung – Verständigung der betroffenen Personen
3
Anhang zu § ... DBO
§ 55 Abs. 6
§ 58 Abs. 2
§ 60 Abs. 2
§ 64
§ 70 Abs. 1
§ 70 Abs. 2
§ 71
§ 76
§ 77 Abs. 1 und 2
§ 77 Abs. 4
1 zu § 77 Abs. 5
2 zu § 77 Abs. 5
§ 78
§ 80 Abs. 1
§ 81
*
4
Gegenstand
Schriftverkehr; Anrede und Grußformel
Behörden- bzw. Dienststellenbezeichnungen und Unterschriftsklauseln
im Bereich der Hoheitsverwaltung bzw. der Privatwirtschaftsverwaltung
Vermerke auf dem Erledigungsentwurf
Amtssiegel; Landessigel
Verschlusssachen; vertrauliche Geschäftsstücke
Vertraulichkeit von Schriftstücken – Schutz von berechtigten Interessen
von Personen
Äußere Form der Regierungssitzungsstücke; Arbeitsablauf vor und
nach Behandlung in der Sitzung der Oö. Landesregierung
Verbesserungsvorschläge
Entbindung von der Amtsverschwiegenheitspflicht und Amtshilfeersuchen
Einsicht in Verwaltungsvorgänge im Zusammenhang mit Diplomarbeiten, Forschungsaufträgen udgl.
Oö. Auskunftspflicht-, Datenschutz- und Informationsweiterverwendungsgesetz
Umweltinformationsgesetz; Oö. Umweltschutzgesetz 1996; Durchführung
Objektive und unparteiische Entscheidungen von Landesbediensteten
Nebenbeschäftigungen von Landesbediensteten; Genehmigungspflicht
Vertretung in Körperschaften des öffentlichen und des privaten Rechts,
in Beräten udgl. durch Bedienstete
Es wird darauf hingewiesen, dass die in der DBO enthaltenen Anhänge mitunter nicht dem Letztstand
der zugrundeliegenden Erlässe entsprechen.
Anhang zu § 3 Abs. 3 DBO
Sonstige innerdienstliche Vorschriften und Sonderregelungen,
denen im Bereich des inneren Dienstes wesentliche Bedeutung zukommt1
Neben der Dienstbetriebsordnung, der Kanzleiordnung, dem Organisationsplan des Amtes der
Landesregierung und dem Komptenezen-Katalog sind im Besonderen folgende Regelungen zu
beachten:
1. Richtlinien für das Projektmanagement (PM) im Landesdienst
Erlass vom 19. Oktober 1992, PräsI-100083/55-Kr/S
2. Controlling-Leitbild
Erlass vom 18. Dezember 2000, PräsI-100091/142-2000-Kg/Bra
3. Kostenstellenplan und Verzeichnis der Produktzentren des Landes Oberösterreich
4. Telefonie beim Land Oberösterreich – Telekommunikationsordnung (TKO)
Erlass vom 6. Mai 2008, Präs-2007-8061/16-Ls/RM
5. Einführung von A1Network – Mobile Nebenstellenanlagen beim Land OÖ
Erlass vom 11. Juni 2002, PräsI-014106/13-2002-B/Ba
6. Sprechfunkordnung für die Oö. Landesbehörden – Katastrophenfunknetz
Erlass vom 24. Februar 2006, Präs-2005-8459/3
7. Informations- und Wissensmanagement – Verteiler für Rundschreiben – Neugestaltung
Erlass vom 29. November 2007, Präs-2007-6800/3-LD/BRA
8. Volksanwaltschaft; Vorgangsweise
Erlass vom 27. August 1993, PräsI-6800/3-LS/BRA
9. Ermittlung von "Leistungsmengen- und Kennzahlen (LMKZ)"; Änderung der bisherigen
Vorgehensweise
Erlass vom 13. Mai 2008, Präs-2008-15765/1-RL/MS
10. Organisationsguide für E-Government-Aktivitäten
Erlass vom 13. Februar 2001, PräsI-063034/28-2000-Heu/Schm
11. Telearbeit beim Land Oberösterreich
Erlass vom 31. August 2004, PersR-450158/540-2004-Hm
12. Melden von Dienstverhinderungen
Erlass vom 19. März 1996, PersR-230013/136-1996-Hem
13. Dienstfreistellung für Gemeindemandatare
Erlass vom 22. Juni 1998, PersR-230011/121-1998/G
14. Jobbörse – Neuerungen
Erlass vom 28. Mai 1998, PersI/R-230029/870-1998/WA
1
Die angeführten innerdienstlichen Erlässe ("PräsI", "PersI", "FinI") bleiben (neben dem Test und den
anderen Anhängen der DBO) weiterhin in Geltung.
5
15. Haushaltsordnung des Landes Oberösterreich
Fin-010000/138-I-1998 idgF, Ausführungsbestimmungen FinD-010000/310-I-2008-Ni/pa idgF
16. Dienstanweisung für die Landesbuchhaltung und die Personalverrechnung
Erlass von 10. Jänner 2008, FinD-010000/310-I-2008-Ni/Pa
17. Buchhaltungsorganisationsvorschriften gemäß § 11 der Dienstanweisung für die Landesbuchhaltung und die Personalverrechnung
Erlass vom 11. Februar 2009, FinD-010515/3-I-2009-Ri/Ma
18. Gebarung mit streng verrechenbaren Drucksorten
Erlass vom 15. Mai 2007, FinI-050218/112-I-2007-Kra/Ma
19. Richtlinien für die Verwaltung der beweglichen Sachen bei den Organisationseinheiten
des Landes Oberösterreich (RIM-L)
Erlass vom 8. Mai 1989, FinI-6061/54-I-Stö (in Kraft getreten am 1. Juli 1989) idgF; Ausführungsbestimmungen
20. Brandschutzorganisation für die Gebäude des Amtes der Oö. Landesregierung
Erlass vom 30. Mai 2007, GBM-010156/21-2007-Pei/FB idgF
21. Abfalltrennung in Amtsgebäuden; Erlass über die Abfalltrennungsordnung (ATO)
Erlass vom 20. Mai 2007, GBM-725000/9-Pei/Hie
22. Bürgernahe Sprache im Schriftverkehr der Oö. Landesbehörden
Erlass vom 31. März 1982, PräsI-6709/1-12/Me/LE
23. Genehmigung von ICT-Ausstattung
Erlass vom 10. März 2004, PräsI-060001/204-2004-Heu
24. Beschwerdemanagement bei der Bürgerservicestelle
Erlass vom 6. Oktober 2004, PräsI-135356/169-2004-Ws/Bra
25. Impressumspflicht und Offenlegungspflicht für Websites und Newsletter
Erlass vom 13. Oktober 2005, Pr-050.029/6-Has/La
26. Leitfaden Verhalten von Vorgesetzen bei Dienstpflichtverletzungen
Erlass vom 27. April 2005, PersR-450344/1-2005-Pr/Gem
27. Richtlinien für die Herausgabe von Druckwerken des Landes Oberösterreich
Erlass vom 14. November 2005, Pr-250.000/558-2005-Gri
28. Aktenordnung für das Amt der Oö. Landesregierung und die Oö. Bezirkshauptmannschaften
Erlass vom 15. März 1971, PräsI-8631/2-KzlDion
29. Umstellung der Aktenevidenz
Erlass vom 15. Oktober 2001, PräsI-190033/57-2001-Ilk/Ei
30. Skartierungsordnung für die Bezirkshauptmannschaften
Erlass vom 23. Dezember 1996, PräsI-120001/115-KE, ergänzt durch den Erlass vom 10. Juni
1997, PräsI-120001/120-KE
31. Gebarungsabwicklung und Haushaltsführung bei den Bezirkshauptmannschaften
Erlass vom 5. Dezember 2001, FinI-010000/251-I-2007-Ni/Fr
6
32. Rufbereitschaft der Amtstierärzte Oberösterreichs
Erlass vom 3. August 1979, Vet-2000/33-1979-Za/Wi
33. Pilotprojekt "Verfahrenskonzentration im Anlagenrecht": Ergebnis
Erlass vom 4. September 1995, PräsI-090011/51-Li
7
Notanordnungen von Sachverständigen des
Amtes der Landesregierung in Katastrophenfällen 1
Sachverständige Bedienstete des Amtes der Landesregierung oder der Bezirkshauptmannschaften, die im Rahmen einer Rufbereitschaft oder einer sonstigen dienstlichen Anordnung zu einer
Katastrophe bzw. einem Unfall gerufen werden, sind ermächtigt, nach Maßgabe der gesetzlichen
Vorschriften (Katastrophenhilfsdienst-Gesetz LGBl. Nr. 88/1955, Gewerbeordnung 1994 usw.)
Notanordnungen – auch mit Bescheidcharakter – zu treffen, wenn von der zuständigen Behörde
keine Bedienstete bzw. kein Bediensteter, die bzw. der zum Erlassen von Bescheiden befugt ist,
rechtzeitig erreicht werden kann.
Die bzw. der sachverständige Bedienstete gilt in diesem Fall als der zuständigen Behörde (Landeshauptmann, Landesregierung, Bezirkshauptmannschaft) zugeteilt.
Die bzw. der Sachverständige hat die Notanordnung unverzüglich einer bzw. einem Bediensteten
der zuständigen Behörde, die bzw. der zum Erlassen von Bescheiden befugt ist, mitzuteilen.
Diese Regelung gilt nicht für das übliche Einschreiten bei Ölunfällen, bei denen der Bürgermeister
gemäß § 31 Abs. 3 WRG 1959 Anordnungen trifft.
1
Diese Regelung beruht auf dem Erlass vom 8. November 1982, PräsI-6796/18-R/Re.
9
Organigramm-Standards für Abteilungen
Inhaltsübersicht
Vorwort
Allgemeines
Abgabe/Abgabestelle
Ansprechpersonen
Gesamtorganigramm & Direktionsorganigramm
Abteilungsorganigramme
Organigramm Vorlage
Warum wurde Microsoft Excel gewählt?
Angaben zur Organigramm-Vorlage
Ablaufplan
Download, Öffnen und Speichern der Vorlage
Übersicht der Organigramm-Vorlage
Werkzeugleiste
Vorgaben
Abteilungskästchen
Direktionskästchen
Sekretariatskästchen
Stabsstellenkästchen
nachgeordnete Organisationseinheiten-Kästchen
Gruppenkästchen
Fachbereichskästchen*
Referatskästchen
Aufgaben- und Mitarbeiter/innenkästchen
Legende
Linien
Landeslogo
Abteilungslogo
Anordnung der Kästchen
Erstellung des Übersichtsorganigramms
Vorgehensweise beim Erstellen des Übersichtsorganigramms
Linien und Verbinder
Ausrichtung der Kästchen
Erstellen des Aufgabenorganigramms
Vorgehensweise beim Erstellen des Aufgabenorganigramms
Erstellen des Namensorganigramms
Vorgehensweise beim Erstellen des Namensorganigramms
Papierformat
Einstellen des Papierformats
Erstellen eines PDFs
Zusammenarbeit mit anderen Programmen
Verwendung der Organigramme im Word
Verwendung der Organigramme im PowerPoint
Spezialfälle
Sehr viele nachgeordnete Organisationseinheiten
Organigramme mit mehreren Seiten
Häufig gestellte Fragen
Eigene Notizen
* Vorläufige Regelung
11
Vorwort
Von den Abteilungen wurden bisher in sehr unterschiedlichem Ausmaß und Aussehen die Organigramme gestaltet. Seit längerer Zeit gibt es Überlegungen nach einheitlichen Organigrammstandards. Diese sollen nun im Rahmen der NAO Umsetzung realisiert werden.
Aufgrund der Vorlagen ist eine einheitliche Organigrammgestaltung im Aussehen und in den
Inhalten gewährleistet. Diese Vorlagen sind für Sie zum Erstellen der Organigramme vorgesehen.
Die nachstehenden Seiten des Skriptums dienen hauptsächlich als Anleitung zur Erstellung der
Organigramme.
Ziel ist, dass die Landesbediensteten im Intranet anhand des von ihnen gestalteten Übersichtsorganigramms (Seite 1) die Abteilungsstruktur leicht erkennen können.
Zudem verweisen wir auch auf den Erlass der Abteilung Präsidium vom 17. März 2008. (Präs2006-7879/19-SF/BRA)
12
Allgemeines
Die Organigramme sind bis zum 31. März des Jahres der Abteilung Präsidium zu übermitteln. Es
ist vorgesehen die Organigramme mittels E-Mail an folgendes Postfach zu übermitteln:
[email protected]
Abgabe/
Abgabestelle
Organisatorische Fragen:
Günther Schleifer, DW 114 45
DI Daniela König, DW 111 91
Mag. Sigrid Wiesinger, DW 111 77
Ansprechpersonen
Fragen zur technischen Umsetzung:
Bei einer Supportanforderung zur technischen Umsetzung der Organigramme kontaktieren Sie
bitte Ihre/n IT-KoordinatorIn. Kann diese/r das Problem nicht lösen, wird das LIS@-Zentrum über
das Ticketsystem informiert. Es wird sich dann ein/e Mitarbeiter/in des LIS@-Zentrums bei Ihnen
melden.
Das Gesamtorganigramm und die Direktionsorganigramme sind bereits von der Abteilung Präsidium angefertigt und im Internet/Intranet publiziert worden. Die Abteilung Präsidium übernimmt
auch die Wartung dieser Organigramme.
Gesamtorganigramm &
Direktionsorganigramm
Intranet:
Organisation > Amt der Oö. Landesregierung
Internet:
Verwaltung > Amt der Oö. Landesregierung > Die Organisation und ihre Dienstleistungen auf
einen Blick
Es ist vorgesehen, dass jede Abteilung ein Übersichts-, Aufgaben- und Namensorganigramm
erstellt.
Abteilungsorganigramme
Das Übersichtsorganigramm enthält die grundlegende Struktur der Abteilung (Gruppen, Referate,
Sekretariate, ev. Stabsstellen, nachgeordnete Organisationseinheiten).
Im Aufgabenorganigramm wird die gleiche Struktur wie im Übersichtsorganigramm dargestellt
und mit den Hauptaufgaben ergänzt.
Im Namensorganigramm werden die Namen der Mitarbeiter/innen mit den jeweiligen Legendenabkürzungen ergänzt.
13
Organigramm-Vorlage
Für die Organigramm-Vorlage wurde Microsoft Excel aus folgenden Gründen gewählt:
Warum wurde Microsoft
Excel gewählt?
• Microsoft Excel ist standardmäßig auf jedem Computer beim Land Oberösterreich installiert.
• Einfache Skalierung von A3 auf A4 bzw. umgekehrt ist möglich.
• Bestimmte Bereiche können als Druckbereich definiert werden.
• Es kann festgelegt werden, ob ein Element gedruckt werden soll oder nicht.
• Eine angepasste Werkzeugleiste wurde zur Unterstützung an die Vorlage angehängt.
• Einfache Ausrichtung der Grafiken an einem sichtbaren, vordefinierten Raster, der nicht
gedruckt wird.
Die Organigramm-Vorlage finden Sie im Intranet unter Service A-Z > Grafik Service > Angebote
zur Umsetzung > Excel sowie das Skriptum unter Service A-Z > Grafik Service > Hilfe >
Corporate Design - Handbuch für Word und Excel.
Angaben zur Organigramm-Vorlage
• Die Vorlage ist standardmäßig auf A3 eingerichtet. Sie kann aber einfach auf A4 skaliert
werden.
• Die Vorlage wurde für einen 17 Zoll-Bildschirm optimiert. Steht kein 17-Zoll-Bildschirm zur
Verfügung, sollte der Zoom von Ihnen angepasst werden, um eine optimale Anzeige zu
ermöglichen.
• Die Vorlage wurde ohne VBA-Programmierung erstellt, damit es zu keinen Problemen mit
diversen Sicherheitseinstellungen und Versionswechseln kommt.
• In der Vorlage stehen Ihnen vier vordefinierte Seiten zur Verfügung.
• Die Farbwerte wurden vom Präsidium vorgegeben und dürfen nicht verändert werden.
14
Info:
VBA ist die StandardProgrammiersprache der
Office-Programme.
Ablaufplan
Download, Speichern und Öffnen der Organigramm-Vorlage
Erstellen des Übersichtsorganigramms
Erstellen von PDF-Dateien
Übermitteln der PDF-Dateien an die Abteilung Präsidium
Publizieren des Übersichtsorganigramms im Intranet
15
Download, Öffnen und
Speichern der Vorlage
Die Vorlage befindet sich im Intranet unter Service A-Z > Grafik Service > Angebote zur Umsetzung > Excel
1. Klicken Sie mit der
Info:
Der vorgegebene Dateiname
lautet:
Dir.kurzbezeichnung_Abt.
kurzbezeichnung_Jahr_
V1.xls oder
Dir.kurzbezeichnung_Jahr_
V1.xls
2. Geben Sie den Datei-
Überschreiben Sie diesen
laut Ihren Angaben.
(Beispiel:
PräsD_Präs_2008_V1.xls
oder
IKD_2008_V1.xls)
rechten Maustaste auf
den Link Vorlage zur
Erstellung des Abteilungsorganigramms
und wählen Sie Ziel
speichern unter.
namen ein.
3. Beenden Sie den
Download mit Schließen.
4. Öffnen Sie nun den
Arbeitsplatz und wählen Sie das Verzeichnis
aus, indem Sie die Vorlage abgespeichert haben.
5. Sie sehen nun die
Oberfläche der Organigramm-Vorlage. Diese wird Ihnen im
nächsten Kapitel näher
erklärt.
16
Der Buchstabe V steht für
Version.
3
15
5
6
9
7
4
16
10
11
7
8
10
10a
9
11
14
14
1
12
13
2
17
19
18
1
Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich wird das Organigramm erstellt. Es befinden sich bereits Beispielelemente darin, die Sie für Ihr Organigramm verwenden können.
2
Raster
Dient zur einfachen Ausrichtung der Kästchen bzw. zur Orientierung. Der Raster wird nicht gedruckt.
3
Werkzeugleiste
In der Werkzeugleiste befinden sich Befehle, die Ihnen die Erstellung der Organigramme erleichtern.
4
Auswahlbereich mit diversen Kästchen und Infoangaben
Im Auswahlbereich stehen Ihnen zusätzliche Kästchen und Infoangaben zur Verfügung. Diese
können einfach in den Arbeitsbereich verschoben werden. Wenn Sie ein Organigramm drucken,
wird der Auswahlbereich nicht mitgedruckt.
17
5
6
7
8
9
Abteilungskästchen
Je nach Struktur der Direktion wird entweder ein Abteilungskästchen oder ein Direktionskästchen
verwendet.
Direktionskästchen
Ein Direktionskästchen wird nur bei Direktionen verwendet, denen keine Abteilungen zugeordnet
sind.
Auf der Abteilungsebene können auch Stabsstellen eingerichtet werden (Stabsstellen haben
keine operativen Verantwortungen, ist Unterstützungsfunktion für Abteilungsleitung z.B. Sekretariate, Kostenrechnung, Budget, Controlling, ...).
Für Unterstützungsfunktionen muss aber keine Stabsstelle eingerichtet werden, nämlich dann
nicht, wenn diejenige Mitarbeiterin/derjenige Mitarbeiter die/der die entsprechenden Aufgaben
wahrnimmt auch in der Linie Aufgaben hat und dadurch sein Mitarbeiter/innengespräch mit einer/einem Gruppen- oder Referatsleiter/In führt. Diese Stabsfunktionen sind dann z.B. mittels
Fußnote (z.B. Stabsfunktion Controlling, Stabsfunktion Personalverwaltung, ...) beim Namensorganigramm zu vermerken.
Nachgeordnete Organisationseinheiten-Kästchen
Nachgeordnete Organisationseinheiten sind jene Organisationseinheiten, die im Organisationsplan als solche eingerichtet sind (entspricht hellblaue Kästchen im Gesamtorganigramm).
10
Gruppenkästchen
10a
Fachbereichskästchen* (siehe Hinweis unter Spezialfälle)
11
Referatskästchen
12
Aufgaben- und Mitarbeiter/innenkästchen
Im Aufgabenorganigramm wird dieses Kästchen für die Hauptaufgaben verwendet. Im Namensorganigramm werden die Namen und die entsprechenden Legendenabkürzungen in diesem
Kästchen angegeben.
13
Legende
Die Legende wird nur im Namensorganigramm eingefügt.
14
Infoangaben
Die rot umrahmten Kästchen dienen nur zur Information.
15
Landeslogo
16
Hilfslinien
Die Hilfslinien grenzen den Druckbereich horizontal und vertikal ein. Diese Linien umfassen immer genau eine Seite. Gedruckt werden diese Linien nicht.
17
Tabellenblattname
Das vorhandene Tabellenblatt wird vervielfältigt und nach dem jeweiligen Organigramm benannt.
*Vorläufige Regelung
18
18
Kopf- und Fußzeile
Die Fußzeile ist nur in der Seitenansicht bzw. am Ausdruck ersichtlich. Der Vorteil einer Fußzeile
ist, dass dieser Text auf jeder Seite wiederholt und nicht jedes Mal eingegeben werden muss.
1
Seitennummerierung
Auf dem Übersichtsorganigramm ist die Seitennummer bereits definiert. Alle Seiten werden mit
der Nummer 1 und den Zusätzen a, b, c bezeichnet. D.h. 1. Seite = Seite 1, 2. Seite = Seite 1a,
3. Seite = Seite 1b, usw. Dies soll von Ihnen in den Folgeorganigrammen beachtet bzw. korrigiert
werden.
19
Werkzeugleiste
In der Werkzeugleiste finden Sie alle Befehle zur Erstellung der Organigramme.
1
2
5
6
9
14
1
2
3
7
10
15
16
4
8
11
12
13
17
Seite einrichten
Mit dieser Funktion können Sie das Papierformat von A3 auf A4 stellen. Weiters können Sie auch
die Kopf- und Fußzeile mit diesem Befehl verändern.
Drucken
Mit dem Befehl Drucken gelangen Sie in das Druckermenü. Hier wählen Sie den gewünschten
Drucker und den Druckbereich aus.
3
Seitenansicht
In der Seitenansicht sehen Sie eine vollständige Übersicht Ihres gezeichneten Organigramms,
ohne dem Raster und den ausgeblendeten Objekten. So wie das Organigramm in dieser Ansicht
aussieht, wird es auch gedruckt.
4
Am Raster ausrichten
Diese Funktion sollte immer aktiv sein, da Sie so die Kästchen am Raster ausrichten können.
5
Objekte markieren
Dieser Befehl erlaubt es Ihnen mit gedrückter Maustaste mehrere Objekte auf der
Arbeitsoberfläche zu markieren.
6
Gruppierung
Mit der Befehlsgruppe Gruppierung können Sie mehrere Objekte miteinander gruppieren bzw. die
Gruppierung wieder aufheben.
7
Ausrichtung
Mit den Befehlen in der Befehlsgruppe Ausrichtung können Sie mehrere Objekte miteinander
ausrichten.
8
Reihenfolge
Mit den Befehlen in der Befehlsgruppe Reihenfolge können Sie die Reihenfolge der auf der
Arbeitsoberfläche angezeigten Objekte ändern.
9
10
Gerade Verbindung
Mit dem geraden Verbinder können Sie eine gerade Verbindung zwischen zwei Objekten
herstellen. Dieser Verbinder klebt automatisch am Objekt.
Gewinkelte Verbindung
Mit dem gewinkelten Verbinder können Sie eine gewinkelte Verbindung zwischen zwei Objekten
herstellen. Dieser Verbinder klebt automatisch am Objekt.
20
Werkzeugleiste
11
Linie
Mit dem Linien-Werkzeug können Sie beliebig aussehende Verbindungen zwischen den Objekten
zeichnen. Diese Linien kleben nicht automatisch am Objekt.
12
Linienart
Hier können Sie die Stärke der Linie ändern.
13
Strichart
Hier können Sie die Art der Linie ändern.
14
Schriftart vergrößern/verkleinern
Mit diesen beiden Befehlen können Sie die Schriftart in den Kästchen vergrößern bzw. verkleinern.
15
Textfeld
Mit dem Textfeld-Symbol können Sie weitere Textfelder auf Ihrer Arbeitsoberfläche hinzufügen.
16
AutoFormen
In dieser Befehlsgruppe finden Sie die Befehle zum Zeichnen von einem Rechteck, Linien und
Pfeilen.
17
Füllfarbe
Mit dem Symbol Füllfarbe können Sie gezeichnete AutoFormen einfärben.
21
Vorgaben
Wie die Kästchen aussehen ist vorgegeben. Grundsätzlich sollten Sie an den vorgegebenen
Kästchen nichts, außer dem Inhalt und Anzahl, ändern.
Bei allen Kästchen ist die Schriftart auf Arial eingestellt. Diese Schriftart soll nicht verändert werden.
Abteilungskästchen
Farbe:
Schriftgröße:
1. Zeile:
2. Zeile
3. Zeile:
4. Zeile:
Position:
gelb (RGB: 255/239/67) mit schwarzem Rahmen
14 pt
Wort Abteilung
Abteilungsname mit Kurzbezeichnung in Klammer – fett
Wort Abteilungsleiterin/Abteilungsleiter oder z.B. Landeskulturdirektorin/Landeskulturdirektor – fett
Familienname, Vorname und Titel der Abteilungsleiterin oder des Abteilungsleiters – fett
Die Position des Kästchens soll nicht verändert werden.
Das Kästchen ist maximal 4 Zeilen hoch und soll idealerweise in der Größe nicht verändert werden. Wenn der Platz für den Text nicht ausreicht, können Sie die Schriftgröße verändern.
Beispiel:
Direktionskästchen
Farbe:
Schriftgröße:
1. Zeile:
2. Zeile:
3. Zeile:
4. Zeile:
Position:
blau (RGB: 0/118/189) mit schwarzem Rahmen
14 pt
Wort Direktion
Direktionsname mit Kurzbezeichnung in Klammer – fett
Wort Direktorin/Direktor oder z.B. Landeskulturdirektorin/Landeskulturdirektor –
fett
Familienname, Vorname und Titel der Direktorin oder des Direktors – fett
Wenn Sie das Direktionskästchen verwenden, legen Sie es direkt über das Abteilungskästchen.
Das Kästchen ist maximal 4 Zeilen hoch und soll idealerweise in der Größe nicht verändert werden. Wenn der Platz für den Text nicht ausreicht, können Sie die Schriftgröße verändern.
Beispiel:
22
Info:
Je nach Struktur der Direktion wird entweder das Abteilungskästchen oder das
Direktionskästchen (wenn
keine Abteilung zugeordnet
ist) verwendet.
Pro Seite darf nur ein solches Kästchen vorkommen.
Vorgaben
Farbe:
Schriftgröße:
1. Zeile:
Position:
grau (RGB: 192/192/192) mit schwarzem Rahmen
10 pt
Wort Sekretariat
links unterhalb des Abteilungs- bzw. Direktionskästchens
Dieses Kästchen enthält grundsätzlich nur das fett formatierte Wort Sekretariat. Es soll in der
Größe nicht verändert werden.
Farbe:
Schriftgröße:
1. Zeile:
Position:
grau (RGB: 192/192/192) mit schwarzem Rahmen
10 pt
Bezeichnung der Stabsstelle – fett
neben oder unter dem Sekretariatskästchen
Reicht der Platz nicht aus für die Bezeichnung, kann die Schriftgröße verändert werden. Das
Kästchen selber soll in der Größe nicht verändert werden.
Beispiel:
nachgeordnete OrganisationseinheitenKästchen
Farbe:
Schriftgröße:
1. Zeile:
Position:
hellblau (RGB: 204/255/255) ohne Rahmen
10 pt
Name der nachgeordneten Organisationseinheit – fett mit Kurzbezeichnung in
Klammer
rechts neben dem Sekretariatskästchen in gleicher Höhe; Es können auch
mehrere solche Kästchen nebeneinander oder untereinander positioniert
werden, je nachdem wie viel Platz noch ist.
Es kann entweder den Namen der nachgeordneten Organisationseinheit beinhalten oder einen
Verweis zu einer Beilage. Die Beilage enthält alle nachgeordneten Organisationseinheiten. (Dies
ist der Fall, wenn es sehr viele nachgeordnete Organisationseinheiten gibt.)
Reicht der Platz für die Bezeichnung nicht aus, kann die Schriftgröße verändert werden. Es ist
aber auch möglich das Kästchen in der Größe zu verändern.
Beispiel:
23
Vorgaben
Gruppenkästchen
Farbe:
Schriftgröße:
1. Zeile:
2. Zeile:
3. Zeile:
Position:
grün (RGB: 153/255/153) mit schwarzem Rahmen
10 pt, die letzte Zeile 8 pt
Wort Gruppe
Gruppenbezeichnung – fett mit Kurzbezeichnung in Klammer
Familienname, Vorname und Titel der Gruppenleiterin oder des Gruppenleiters
unterhalb des Sekretariats und der nachgeordneten Organisationseinheiten
Die Gruppenbezeichnung kann bis zu zwei Zeilen lang sein. Die Kurzbezeichnung kann gleich im
Anschluss an die Gruppenbezeichnung stehen.
Das Gruppenkästchen kann in der Größe verändert werden. Wenn Sie ein Kästchen ändern,
sollen alle anderen Gruppenkästchen auch angepasst werden.
Beispiel:
Farbe:
Schriftgröße:
1. Zeile:
2. Zeile:
3. Zeile:
Position:
hellgrün (RGB: 204/255/204) mit schwarzem Rahmen
Wort Fachbereich
Fachbezeichnung – fett mit Kurzbezeichnung in Klammer
Familienname, Vorname und Titel der Fachbereichsleiterin oder des Fachbereichsleiters *
auf Gruppenebene; in Ausnahmefällen unterhalb von Gruppen
Die Fachbezeichnung* kann bis zu zwei Zeilen lang sein. Die Kurzbezeichnung kann gleich im
Anschluss an die Fachbezeichnung stehen.
Das Fachbereichskästchen* kann in der Größe verändert werden. Wenn Sie ein Kästchen ändern, sollen alle anderen Fachbereichskästchen* auch angepasst werden.
24
Vorgaben
Referatskästchen
Farbe:
Schriftgröße:
1. Zeile:
2. Zeile:
3. Zeile:
Position:
hellgelb (RGB: 255/255/204) mit schwarzem Rahmen
Wort Referat
Referatsbezeichnung – fett mit Kurzbezeichnung in Klammer
Familienname, Vorname und Titel der Referatsleiterin oder des Referatsleiters
unterhalb der Gruppenkästchen
Die Referatsbezeichnung kann bis zu zwei Zeilen lang sein. Die Kurzbezeichnung kann gleich im
Anschluss an die Referatsbezeichnung stehen.
Das Referatskästchen kann in der Größe verändert werden. Wenn Sie ein Kästchen ändern, sind
alle anderen auch anzupassen.
Das Referatskästchen soll immer die gleiche Größe, wie das Gruppenkästchen haben.
Beispiel:
Info:
Nicht jede Gruppe bzw.
jedes Referat hat eine
Kurzbezeichnung. Ist
keine Kurzbezeichnung
vorhanden wird der Begriff
(Kurzbezeichnung) gelöscht.
Aufgaben- oder Mitarbeiter/innenkästchen
Farbe:
Schriftgröße:
Inhalt:
Position:
weiß mit schwarzem Rahmen
8 pt
umfasst die Hauptaufgaben (z.B. laut Kompetenzenkatalog) einer Gruppe bzw.
eines Referates
unterhalb der Gruppenkästchen oder unterhalb der Referatskästchen
Dieses Kästchen kann in der Höhe beliebig vergrößert oder verkleinert werden. Die Breite soll
aber den Gruppen- und Referatskästchen entsprechen.
Beispiel:
25
Vorgaben
Aufgaben- oder Mitarbeiter/innenkästchen
Farbe:
Schriftgröße:
Inhalt:
Position:
weiß mit schwarzem Rahmen
8 pt
Funktionsgruppe, Familienname, Vorname und Titel der Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter einer Gruppe bzw. eines Referates, Legendenangaben
unterhalb der Gruppenkästchen oder unterhalb der Referatskästchen
Dieses Kästchen kann in der Höhe beliebig vergrößert oder verkleinert werden. Die Breite soll
aber den Gruppen- und Referatskästchen entsprechen.
Beispiel:
Legende (wird nur beim
Namensorganigramm
verwendet)
Farbe:
Schriftgröße:
1. Zeile:
Inhalt:
Position:
weiß ohne Rahmen
8 pt
Wort Legendenangaben – fett
Abkürzungen und Bezeichnungen
Standardmäßig steht die Legende rechts unten am Seitenrand, außer es ist aus
Platzgründen nicht möglich. Dann kann diese an eine andere Position verschoben werden.
Die vorgegebenen Angaben sollen nicht gelöscht werden. Jedoch können sie beliebig ergänzt
werden.
Die Legende wird nur beim Namensorganigramm verwendet.
Beispiel:
26
Vorgaben
Die verschiedenen Kästchen sollen, je nach Struktur der Abteilung, miteinander verbunden werden. Sie können dies mit automatischen Verbindern oder mit selbstgezeichneten Linien machen.
Es soll aber gewährleistet sein, dass alle Linien die gleiche Stärke aufweisen. Grundsätzlich soll
die Stärke der Linien 0,75 Punkt betragen.
Linien
Das Landeslogo ist fix im oberen, rechten Rand positioniert. Diese Position soll so beibehalten
werden, bzw. ist es nicht notwendig das Logo in der Größe zu ändern. Logo-Kombinationen (wie
z.B. Gesundheits-Land Oberösterreich, ...) sind für externe Auftritte vorgesehen und bei internen
Organigrammen nicht notwendig.
Landeslogo
Das Verwenden von Abteilungslogos ist nicht notwendig. Sollte es allerdings gewünscht sein,
positionieren Sie es im rechten unteren Bereich.
Abteilungslogo
27
Anordnung der
Kästchen
Wie Sie die Kästchen auf der Arbeitsoberfläche anordnen, ist Ihnen überlassen. Nur das Abteilungs- bzw. das Direktionskästchen soll an der vorgegebenen Position bleiben.
Es kommt auf die Struktur Ihrer Abteilung an, wie Sie die Gruppen und Referate darstellen. Haben Sie sehr viele Gruppen, können Sie diese auch in zwei Reihen anordnen. Genauso können
Sie die Referate nebeneinander anordnen.
28
Info:
Versuchen Sie das Übersichtsorganigramm so zu
gestalten, dass möglichst
nur eine Seite benötigt
wird.
Wenn Sie die Vorlage starten, ist nur ein Tabellenblatt vorhanden, dieses nennt sich
Übersichtsorganigramm. Im Arbeitsbereich sind bereits einige Standardkästchen vorhanden, die
Ihnen die Position der einzelnen Kästchen vorgeben.
1. Standardmäßig befindet sich das gelbe Abteilungskästchen auf der Arbeitsoberfläche.
Wenn nötig tauschen Sie dieses gegen das blaue Direktionskästchen aus. Dazu markieren
Sie das Direktionskästchen im Auswahlbereich und bewegen es mit den Cursortasten (auf
der Tastatur) direkt auf das Abteilungskästchen.
Vorgehensweise beim
Erstellen des Übersichtsorganigramms
Info:
Je nach Struktur der Direktion wird entweder das Abteilungskästchen oder das
Direktionskästchen (wenn
keine Abteilung zugeordnet
ist) verwendet.
Info:
Zum besseren Ausrichten
der Kästchen aktivieren Sie
den Befehl Am Raster ausrichten in der Werkzeugleiste. Somit richten sich die
Kästchen beim Verschieben
an dem Raster aus.
2.
Klicken Sie in das Kästchen und markieren Sie jene Zeile, die Sie überschreiben möchten.
Geben Sie dann den gewünschten Text ein.
Info:
Wenn Sie die jeweilige vorgegebene Zeile überschreiben, ist gewährleistet, dass
die richtige Formatierung
übernommen wird.
Info:
Achten Sie darauf, dass Sie
den Text AbteilungsleiterIn
bzw. LandeskulturdirektorIn
dem Geschlecht anpassen.
3. Das Sekretariatskästchen ist bereits auf der Arbeitsoberfläche vorhanden. Wenn Sie es
nicht benötigen, können Sie es löschen.
Info:
Nähere Beschreibungen der
verschiedenen Kästchen
finden Sie im Kapitel Vorgaben.
29
4. In der gleichen Höhe wie das Sekretariatskästchen können Sie ein Kästchen für vorhandene
Stabsstellen einfügen. Dazu bewegen Sie das im rechten Auswahlbereich vorhandene
Stabsstellenkästchen in den Arbeitsbereich. Diese Kästchen sollen jedoch nur im geringen
Ausmaß verwendet werden.
5. Ein Feld für die nachgeordneten Organisationseinheiten (hellblaue Kästchen im Gesamtor-
ganigramm) ist bereits vorhanden. Hat Ihre Abteilung keine nachgeordneten Organisationseinheiten, löschen Sie dieses Feld.
Ansonsten ändern Sie den Text im Kästchen.
Sie können auch mehrere solche Felder im Arbeitsbereich positionieren. Ist nicht genügend
Platz vorhanden, schreiben Sie in das Kästchen einen Verweis auf eine Beilage, auf der Sie
die nachgeordneten Organisationseinheiten darstellen.
Info:
Nähere Informationen zu
nachgeordneten Organisationseinheiten finden Sie im
Kapitel Spezialfälle.
Info:
6. Als nächstes platzieren Sie so viele Gruppenkästchen auf dem Arbeitsblatt, wie Sie benöti-
gen. Einige sind schon vorhanden. Wenn Sie diese nicht benötigen, löschen Sie sie. Zusätzliche Kästchen finden Sie im Auswahlbereich. Danach ändern Sie den Text.
Da Sie darauf achten sollten,
dass Sie nur eine Seite für
das gesamte Organigramm
benötigen, ist es sinnvoll sich
im Übersichtsorganigramm
oben zu orientieren. Versuchen Sie nach unten möglichst viel Platz frei zu haben.
Hier werden im Aufgabenund Namensorganigramm
weitere Kästchen eingefügt.
Info:
Es stehen Ihnen genügend
Kästchen im Auswahlbereich
zur Verfügung. Es ist nicht
notwendig diese zu kopieren
oder selbst diese Kästchen
zu erstellen.
30
7. Unter den Gruppenkästchen finden Sie bereits Referatskästchen. Auch diese können gelöscht bzw. ergänzt werden. Zusätzliche Kästchen finden Sie wieder im Auswahlbereich.
Ordnen Sie diese der richtigen Gruppe zu. Ändern Sie danach wieder den Text.
Natürlich kann eine Gruppe auch mehrere Referate haben.
Info:
Wie Sie die Gruppen und
Referate anordnen können,
finden Sie im Kapitel Anordnung der Kästchen.
Wenn ein Referat direkt der Abteilung untergeordnet ist, soll dieses Referatskästchen nicht
in gleicher Höhe wie das Gruppenkästchen angeordnet werden. Es wird in gleicher Höhe
mit den anderen Referatskästchen positioniert.
8. Als nächstes richten Sie Ihre Kästchen so aus, dass eine übersichtliche Struktur entsteht.
9. Dann verbinden Sie die einzelnen Kästchen mit Linien bzw. mit Verbindern. Dazu wählen
Sie in der Werkzeugleiste das entsprechende Werkzeug aus und zeichnen auf der Arbeitsoberfläche die entsprechende Linie.
Info:
Wie Sie Objekte ausrichten,
erfahren Sie im Kapitel
Ausrichtung der Kästchen.
Info:
Wie Sie Linien und Verbinder
zeichnen, wird Ihnen im
Kapitel Linien und Verbinder
erklärt.
31
10. Zum Abschluss öffnen Sie das Menü Seite einrichten in der Werkzeugleiste.
Wechseln Sie auf die Registerkarte Kopf- und Fußzeile. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Fußzeile und ändern Sie hier den Stand und die Abteilungskurzbezeichnung.
Info:
Der Stand in der Fußzeile
soll immer auf den Monat
geändert werden, indem das
Organigramm erstellt bzw.
geändert wurde.
11. Das Übersichtsorganigramm ist somit fertig erstellt.
Info:
Hat Ihr Organigramm zu
wenig Platz auf einer Seite
beginnen Sie eine neue.
Nähere Infos dazu finden Sie
im Kapitel Spezialfälle.
32
Linien und Verbinder
Sie haben verschiedene Möglichkeiten die Verbindungen zwischen den einzelnen Kästchen zu
zeichnen.
2
1
2
2
1
3
Linie
Durch Ziehen mit der linken Maustaste können Sie eine horizontale und vertikale Linie erstellen.
Drücken Sie dazu die Umschalt-Taste, so gelingt es Ihnen leichter, dass diese gerade wird. Diese
Linie sollten Sie vorrangig zur Verbindung von Abteilung mit Sekretariat bzw. Gruppen verwenden.
Info:
Bei Kästchen die untereinander ausgerichtet sind
verlaufen die Linien grundsätzlich auf der linken Seite.
Info:
Standardmäßig sollte die
Linienstärke 0,75 pt betragen.
Gewinkelte Verbindung
Alle Kästchen sind mit mehreren Verbindungspunkten versehen. Diese erleichtern die automatische Anknüpfung der Verbindungslinien.
Haben Sie Verbindungslinien ausgewählt und bewegen Sie den Mauszeiger auf ein Kästchen,
werden die Verbindungspunkte sichtbar. Indem Sie draufklicken, wählen Sie den Punkt aus an
den Sie anknüpfen wollen. Ziehen Sie nun den Verbinder auf das Zielkästchen und klicken Sie
auch dort auf einen Verbindungspunkt.
Info:
3
Linienart und Strichart
Hier haben Sie die Möglichkeit die Stärke bzw. die Art der Linie zu verändern. Normalerweise ist
dies allerdings nicht notwendig, da standardmäßig eine durchgehende Linie mit 0,75 pt eingestellt
ist.
Ändern Sie die Position bzw.
die Größe der Kästchen erst
nach der Erstellung der
Linien, müssen Sie die Linien gegebenenfalls auch
verändern.
33
Ausrichtung der
Kästchen
Mit Hilfe dieser Schaltflächen können Sie die Kästchen einfach zueinander ausrichten.
1
2
3
4
5
1
Am Raster ausrichten
Eine große Hilfe zur besseren Ausrichtung bietet die Schaltfläche Am Raster ausrichten. Diese
Option sollten Sie immer aktiviert haben, weil Sie gewährleistet, dass die Objekte genau an den
Rasterlinien (blaues Gitternetz) ausgerichtet werden.
D.h. verschieben Sie die Kästchen mit den Cursortasten oder der Maus, springt das Objekt immer nur um ein Rasterfeld weiter.
2
Objekte markieren
Mit dem Befehl Objekte markieren können Sie durch Ziehen eines Markierungsrahmens mit der
Maus mehrere Kästchen auswählen.
3
Gruppierung
Mit der Gruppierung können Sie mehrere Kästchen zu einem Objekt zusammenschließen. Dazu
müssen Sie zuerst die gewünschten Kästchen markieren und den Befehl Gruppierung auswählen.
Um eine Gruppierung wieder aufzuheben, wählen Sie den Befehl Gruppierung aufheben.
34
Ausrichtung der
Kästchen
4
Ausrichtung
Bevor Sie Kästchen ausrichten können, müssen Sie diese wieder markieren. Wählen Sie dann im
Menü Ausrichtung die gewünschte Option aus.
Wollen Sie z.B. alle Kästchen auf gleicher Höhe ausgerichtet haben, markieren Sie diese und
wählen im Menü Ausrichtung den Befehl Oben ausrichten aus.
Soll der Abstand zwischen den Kästchen gleich groß sein, wählen Sie entweder Horizontal oder
Vertikal verteilen.
5
Reihenfolge
Mit den Befehlen unter dem Menü Reihenfolge können Sie bestimmen welche Objekte im Vordergrund bzw. im Hintergrund liegen sollen.
Z.B. können Sie bestimmen, dass die Kästchen vor den Linien angezeigt werden sollen. Somit ist
es nicht notwendig die Linien genau am Rand des Kästchens auszurichten.
35
Erstellung des Aufgabenorganigramms
Wenn Sie zum Aufgabenorganigramm übergehen, brauchen Sie nicht wieder die gesamte Abteilungsstruktur erstellen, sondern es wird das vorhandene Übersichtsorganigramm als Grundlage
genommen.
Vorgehensweise beim
1. Das Übersichtsorganigramm muss kopiert werden, um es als Vorlage für das Aufgabenorganigramm verwenden zu können. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste direkt auf
das Tabellenblatt und wählen Sie Verschieben/kopieren... aus. Um das Übersichtsorganigramm nun zu kopieren wählen Sie im folgenden Fenster die Option (ans Ende stellen) aus,
aktivieren das Häkchen im Kontrollkästchen Kopie erstellen und bestätigen mit OK.
Ein neues Tabellenblatt wird eingefügt und mit Übersichtsorganigramm(2) benannt. Um den
Namen zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neue Tabellenblatt und wählen im Kontextmenü den Befehl Umbenennen aus.
Nun überschreiben Sie den markierten Text. Benennen Sie dieses Tabellenblatt mit Aufgabenorganigramm.
Info:
2. Am Inhalt der vorhandenen Kästchen brauchen Sie nichts verändern, dieser bleibt gleich.
3. Fügen Sie unterhalb der Gruppen und der Referate nun das Aufgaben- und Mitarbei-
ter/innenkästchen ein. Dieses finden Sie rechts im Auswahlbereich und kann wieder mit den
Cursortasten oder der Maus in den Arbeitsbereich verschoben werden.
Es ist hilfreich vorher die vorhandenen Linien zwischen Gruppen und Referaten zu löschen
und die Kästchen etwas auseinander zu rücken.
Geben Sie danach die Hauptaufgaben der entsprechenden Gruppe und des entsprechenden Referates in das Aufgaben- und Mitarbeiter/innenkästchen ein.
36
Es können sowohl Gruppen
als auch Referate Aufgaben
zugeteilt haben.
Info:
Nähere Infos zum Aufgabenkästchen finden Sie im Kapitel Vorgaben.
Erstellung des Aufgabenorganigramms
Info:
Bei den nachgeordneten
Organisationseinheiten ist
es nicht notwendig Aufgaben
anzuführen.
Info:
Das Aufgabenkästchen
können Sie beliebig in der
Höhe verändern.
4. Haben Sie alle Aufgaben- und Mitarbeiter/innenkästchen eingefügt, befüllt und ausgerichtet
verbinden Sie die Kästchen wieder mit Linien. Zu den Aufgabenfeldern führen keine Linien.
5. Ändern Sie zum Schluss noch die Seitennummerierung links unten im Arbeitsbereich auf
Seite 2 um. Sollte Ihr Organigramm über mehrere Seiten gehen, lautet die Seitennummer
der 2. Seite, Seite 2a, usw.
Info:
wenig Platz auf einer Seite,
37
Erstellung des Namensorganigramms
Grundlage für das Namensorganigramm ist das Aufgabenorganigramm.
1. Kopieren Sie, wie bereits im Kapitel Erstellen des Aufgabenorganigramms beschrieben, das
Tabellenblatt Aufgabenorganigramm und fügen Sie es wieder am Ende ein.
Benennen Sie dieses Namensorganigramm.
Vorgehensweise beim
2. Im Namensorganigramm ist die Legende einzufügen. Dieses Kästchen ziehen Sie aus dem
rechten Auswahlbereich und positionieren es standardmäßig unten rechts. Wenn es aus
Platzgründen nicht möglich ist die Legende dort zu platzieren, können Sie diese an eine beliebige Position verschieben.
Info:
Bei mehrseitigen Namensorganigrammen ist die Legende auf jeder Seite anzuführen.
Info:
Die Legende kann mit speziellen Fußnoten ergänzt
werden.
3. Ergänzen Sie die Legendenangaben eventuell mit eigens verwendeten Kürzeln (z.B. Fußnoten).
4. Zunächst markieren Sie alle Objekte unterhalb des Sekretariatskästchens und verschieben
Sie diese etwas nach unten, sodass das Aufgaben- und Mitarbeiter/innenkästchen unter
dem Sekretariat Platz hat. Dieses Aufgaben- und Mitarbeiter/innenkästchen ziehen Sie sich
wieder aus dem Auswahlbereich in den Arbeitsbereich.
Info:
Es ist Ihnen überlassen, ob
Sie die Linien vor dem Verschieben löschen oder
nachher neu anpassen.
Info:
Mitarbeiter/innen werden nur
einmal im Organigramm
angeführt. Mehrfachzuteilungen können über Fußnoten
beschrieben werden. Die
Hauptanordnung des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin
erfolgt zu jenem Vorgesetzten der das Mitarbeiter/innengespräch zu führen
hat.
38
5. Fügen Sie, wenn nötig, auch noch andere Aufgaben- und Mitarbeiter/innenkästchen zum
Organigramm hinzu. Sind bereits alle Kästchen vorhanden, brauchen Sie nur mehr den Text
ändern.
Info:
6. Im Aufgaben- und Mitarbeiter/innenkästchen werden die Funktionsgruppe, Familienname,
Vorname, Titel und die Legendenabkürzung angegeben. Beachten Sie, dass Funktionsgruppen jetzt auch bei allen Leiterinnen und Leitern (Abteilung bzw. Direktion, Gruppe, Referate) hinzugefügt werden müssen.
Bei den nachgeordneten
Organisationseinheiten ist es
nicht notwendig Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter
anzuführen.
Info:
Mitarbeiter/innen werden je
nach Funktionsgruppe hierarchisch gereiht.
Lehrlinge sind keinen Funktionsgruppen zugeordnet.
Info:
Mitarbeiter/innen die sich in
Altersteilzeit befinden sind
nicht anzuführen, können
jedoch gerne ergänzt werden. Es wird dann eine
weitere Legendenabkürzung
hinzugefügt (AT = Altersteilzeit).
7. Passen Sie die Höhe der Kästchen an den Inhalt an und richten Sie die Kästchen wieder so
aus, dass eine geordnete Struktur gegeben ist.
Info:
FG 1 = LD 1 bis LD 5
39
8. Wenn Sie zuvor alle Linien gelöscht haben, zeichnen Sie diese nun wieder neu oder Sie
bearbeiten die bereits vorhandenen.
Info:
9. Ändern Sie zum Schluss noch die Seitennummerierung links unten im Arbeitsbereich auf
Seite 3 um. Sollte Ihr Organigramm über mehrere Seiten gehen lautet die Seitennummer
der 2. Seite, Seite 3a, usw.
40
wenig Platz auf einer Seite,
Papierformat
Das Papierformat der Vorlage ist standardmäßig auf A3 eingestellt. Falls Sie ihr Organigramm
auf A4 ausdrucken möchten, ist das kein Problem.
Einstellen des Papierformats
1. Um das Papierformat zu ändern, klicken Sie in der Werkzeugleiste auf den Befehl Seite
einrichten.
2. Wählen Sie im geöffneten Fenster die Registerkarte Papierformat.
3. Um das Papierformat auf A4 umzustellen wählen Sie bei Papierformat die Option A4
(210 x 297 mm) und klicken Sie auf OK.
4. Wenn Sie jetzt das Organigramm drucken, wird es auf A4 gedruckt.
41
Es ist vorgesehen, dass Sie einmal im Jahr eine PDF-Datei des Abteilungsorganigramms an das
Präsidium übermitteln. Daher ist es notwendig von der Excel-Datei einen PDF zu schreiben.
Sie können dabei wählen, ob Sie einen PDF von der gesamten Arbeitsmappe, von einem einzelnen Tabellenblatt oder von einem bestimmten Bereich machen.
1. Klicken Sie auf den Befehl Drucken in der Werkzeugleiste.
2. Wählen Sie im geöffneten Fenster unter Name die Option PDF-XChange 3.0 aus.
3. Im Bereich Druckbereich müssen Sie festlegen wie viele Seiten Sie drucken möchten. Um-
fasst Ihr Organigramm nur eine Seite, so geben Sie hier Seite 1 bis 1 ein. Hat ihr Organigramm z.B. 3 Seiten, geben Sie hier Seite 1 bis 3 an.
4. Im Bereich Drucken können Sie wählen, von welchem Bereich Ihrer Arbeitsmappe Sie einen
PDF schreiben möchten.
Um einen PDF vom aktuellen Tabellenblatt zu erstellen, wählen Sie die Option Ausgewählte
Blätter.
Wenn Sie die Option Gesamte Arbeitsmappe wählen, wird von allen Tabellenblättern ein
PDF erstellt.
Mit der Option Markierung wird nur von dem markierten Bereich ein PDF erstellt.
5. Klicken Sie anschließend auf OK.
42
Info:
Den Druckbereich brauchen
Sie nur festlegen, wenn Sie
das aktuelle Tabellenblatt
drucken möchten. Einstellungen haben keine Auswirkung auf das Drucken der
gesamten Arbeitsmappe.
6. Nach kurzer Zeit erscheint das Fenster Speichern unter. Geben Sie hier den gewünschten
Speichernamen (z.B. PräsD_Präs_2008_V1_Aufgabenorganigramm.xls) und Speicherpfad
an und klicken Sie anschließend auf Speichern.
7. Nach dem der PDF geschrieben wurde, öffnet er sich automatisch mit dem Programm
Adobe Acrobat Reader.
8. Diese PDFs können Sie nun an die Abteilung Präsidium übermitteln.
Der PDF vom Übersichtsorganigramm muss von Ihnen im Intranet publiziert werden.
43
Zusammenarbeit mit
anderen Programmen
Sie haben die Möglichkeit die erstellten Organigramme in anderen Microsoft Office Programmen
zu verwenden. Beispielsweise können Sie ein Organigramm in eine PowerPoint-Präsentation
oder in ein Word-Dokument einbinden.
1. Wollen Sie ein Organigramm in ein Word-Dokument einfügen, markieren Sie zuerst das
gesamte Organigramm. Verwenden Sie dazu am besten den Befehl Objekte markieren in
der Werkzeugleiste.
2. Kopieren Sie dann die ausgewählten Objekte mit Bearbeiten – Kopieren.
3. Öffnen Sie dann das Word Dokument.
4. Wählen Sie in Word den Befehl Bearbeiten – Inhalte einfügen.
5. Im darauf folgenden Fenster wählen Sie die Option Grafik (Windows-Metadatei) aus.
44
Verwendung der Organigramme im Word
Zusammenarbeit mit
anderen Programmen
6. Klicken Sie dann auf OK und das Organigramm wird in Word eingefügt. Sie können es hier
noch beliebig in der Größe verändern.
Genauso wie in Word können Sie ein Organigramm in PowerPoint einfügen.
1. Kopieren Sie zuerst wieder das Organigramm in Excel.
Verwendung der Organigramme im PowerPoint
2. Wechseln Sie zu PowerPoint und wählen Sie wieder den Befehl Bearbeiten – Inhalte einfügen.
3. Wählen Sie im geöffneten Fenster die Option Bild (Windows-Metadatei) aus.
4. Das Organigramm wird in Originalgröße eingefügt. Sie können aber die Größe der Grafik
beliebig verändern.
45
Spezialfälle
Wenn eine Abteilung sehr viele nachgeordnete Organisationseinheiten hat, ist es sinnvoll, diese
auf einer eigenen Seite darzustellen.
Sehr viele nachgeordnete Organisationseinheiten
Vermerken Sie im Tabellenblatt Übersichtsorganigramm, im Kästchen nachgeordnete Organisationseinheiten, wo diese angeführt worden sind.
Info:
Es ist Ihnen überlassen, ob
Sie die nachgeordneten
Organisationseinheiten auf
der nächsten Seite oder auf
einem eigenen Tabellenblatt
abbilden.
Zur besseren Übersicht muss der Kopfbereich des Organigramms (das Abteilungs- bzw. Direktionskästchen und das Landeslogo) angegeben werden.
Info:
Wenn Sie die nachgeordneten Organisationseinheiten
auf einem eigenen Tabellenblatt angeführt haben, vergessen Sie nicht auch von
diesen einen PDF zu schreiben.
46
Spezialfälle
Reicht der Platz für ein Organigramm auf einer Seite nicht aus, soll dieses auf der nächsten Seite
fortgesetzt werden. Es stehen Ihnen in der Vorlage vier Seiten zur Verfügung.
Benötigen Sie bei der Erstellung des Übersichtsorganigramms eine weitere Seite, haben Sie
folgende Möglichkeiten:
Weitere Gruppen
Organigramme mit mehreren Seiten
Info
Bevor eine zweite Seite
verwendet wird soll versucht
werden die Abstände zu
verändern damit die Organigramme auf einer Seite Platz
haben.
Info
Zur besseren Übersicht
muss der Kopfbereich des
Übersichtsorganigramms
angegeben werden.
Die Linie über den Gruppen soll auf der 1. Seite bis ganz nach rechts gezogen werden bzw. auf
der 2. Seite ganz links beginnen.
47
Spezialfälle
Weitere Referate
Info
Zur besseren Übersicht
sollen auch die übergeordneten Gruppen auf der weiteren Seite angegeben werden.
Die Linie jener Gruppen deren Referaten auf der 2. Seite fortgesetzt werden, soll auf der
1. Seite bis ganz nach unten gezogen werden.
So gehen Sie auch beim Aufgaben- und Namensorganigramm vor.
Vergessen Sie nicht, dass Sie bei der Erstellung des Aufgaben- und Namensorganigramms die
Seitennummerierung ändern.
Beim Namensorganigramm muss die Legende auf jeder Seite angegeben werden.
48
Spezialfälle
Fachbereichskästchen* sind für jene Personen vorzusehen, deren Aufgabe es ist, für eine fachliche Koordination zu sorgen und damit eine fachliche Leitung innehaben. Es ist damit keine innerdienstliche Führungsverantwortung verbunden. Es werden auch keine Mitarbeitergespräche als
Zielvereinbarungsgespräche geführt. Fachbereiche* können auf gleicher Ebene wie Gruppen
bzw. Referate angesiedelt werden. Die fachliche Koordination ist mit einer strichlierten Linie im
Namensorganigramm darzustellen.
49
Häufig gestellte
Fragen
Warum wird die Werkzeugleiste in der Vorlage nicht angezeigt? Wie kann ich diese wieder
einblenden?
Die Symbolleiste ist ausgeblendet. Sie können diese wieder unter dem Menü Ansicht – Symbolleisten – Werkzeugleiste für Organigramme einblenden.
Darf das Landeslogo in der Größe verändert werden?
Es ist nicht notwendig die Größe bzw. die Position des Landeslogos zu verändern.
Darf das Abteilungslogo verwendet werden?
Grundsätzlich ist kein Platzhalter für ein Abteilungslogo vorgesehen. Wird ein Abteilungslogo
verwendet, so kann dieses im rechten unteren Rand positioniert werden.
Ist es möglich hochformatige Organigramme zu erstellen?
Die Vorlage ist standardmäßig auf Querformat eingestellt (kann nicht geändert werden).
Sind Gruppensekretariate möglich?
Sind Gruppensekretariate vorgesehen, dann sind die Aufgaben und Personen in der Gruppe und
nicht als Stabsstelle auszuführen.
Können der Stand und die DVR-Nummer (Fußzeile) in der Position verändert werden?
Der Stand und die DVR-Nummer werden standardmäßig in der Fußzeile rechts unten angezeigt
und sollen nicht verändert werden.
Wo ist die Legende zu positionieren?
Standardmäßig wird die Legende unten rechts positioniert. Wenn es aus Platzgründen nicht möglich ist, die Legende dort zu platzieren, können Sie sie an eine beliebige Position verschieben.
Kann ich die Farbe der Kästchen verändern?
Die Farbe ist standardisiert und soll deshalb nicht verändert werden.
Dürfen die Kästchen in der Größe verändert werden?
Es sollten nur die Gruppen-, Referats- und Aufgaben- und Mitarbeiter/innenkästchen in der Größe verändert werden.
Darf ich eigene Kästchen zeichnen?
Es ist nicht notwendig eigene Kästchen zu zeichnen. Es sind genügend im Auswahlbereich verfügbar.
Sind Stabsstellen auf Gruppenebene möglich?
Auf Gruppen- und Referatsebene können keine Stabsstellen eingerichtet werden.
50
Häufig gestellte
Fragen
Wie viele Stabsstellen sind möglich?
Die Anzahl und die Bezeichnung der Stabsstellen ist vom Abteilungsleiter festzulegen. Erfahrungen zeigen, dass mind. eine Stabsstelle „Sekretariat“ standardmäßig eingerichtet ist.
Dürfen auch Amtstitel angeführt werden?
Aus Platzgründen wurde bei der Standardvorlage auf die Amtstitel verzichtet. Eine Abteilung
kann selbstverständlich auch die Amtstitel im Namensorganigramm vermerken. Wichtig ist, dass
dann durchgängig alle Amtstitel angeführt und aktuell gehalten werden.
Können nachgeordnete Organisationseinheiten auch Gruppen oder Referaten nachgeordnet werden?
Formal sind die nachgeordneten Organisationseinheiten der Abteilung nachgeordnet. Um die
Hierarchie besser darzustellen, ist es allerdings im Abteilungsorganigramm durchaus auch möglich diese Organisationseinheiten der jeweiligen Gruppe oder dem jeweiligen Referat nachzuordnen, falls diese auch tatsächlich eine Art „Vorgesetztenfunktion“ wahrnehmen.
Dürfen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Namensorganigramm mehrmals angeführt
werden?
Grundsätzlich soll das Namensorganigramm für die Mitarbeiter/innen Klarheit bringen, wer mit
wem Mitarbeiter/innengespräche führt und somit organisatorisch Vorgesetzte/Vorgesetzter ist.
Deswegen sind MA im Namensorganigramm dort anzuführen, wo das MA-Gespräch geführt wird.
Arbeiten MA fachlich auch in anderen Gruppen mit, so ist dies in erster Linie in der Stellenbeschreibung festzuhalten. Es kann auch durch eine Fußnote im Namensorganigramm bei der
jeweiligen Person vermerkt werden.
Wie groß müssen Gruppen oder Referate sein?
Die Größe von Gruppen und Referaten werden von der Abteilungsleiterin/vom Abteilungsleiter
bestimmt. Es gibt dazu keine allgemein gültige Festlegung. Gruppen und Referate bedeuten aber
immer eine Führungsfunktion, weshalb „Einpersonenreferate“ nicht möglich sind.
In welcher Reihenfolge sind die Personen in den Gruppen und Referaten anzuführen?
Es wird vorgeschlagen zuerst die Reihung nach FG; dann nach Alphabet (Nachname) vorzunehmen.
Muss jede Gruppe oder jedes Referat eine eigene Leiterin/einen eigenen Leiter haben?
Nein, es kann auch ein Referat z.B. vom Gruppenleiter/Gruppenleiterin mitgeleitet werden oder
eine Gruppe vom Abteilungsleiter/in. Ist dies der Fall ist im Übersichts-, Aufgaben- und Namensorganigramm kein Name bei der hierarchisch unteren Einheit einzufügen (z.B. Leitet die/der Abteilungsleiter/in die Gruppe 1 ist bei der Gruppe 1 kein Name im färbigen Kästchen anzuführen).
Was tun, wenn von den Standards abgewichen werden muss oder soll?
Es kann vorkommen, dass die Standardvorgaben für Organisationseinheiten nicht passen. Für
Ausnahmen in der Darstellung ist mit der Abteilung Präsidium Kontakt aufzunehmen.
51
Häufig gestellte
Fragen
Für wen gelten die Organigrammstandards?
Die Standards gelten für alle Organisationseinheiten des Amtes der Oö. Landesregierung (Direktionen, Abteilungen), nicht jedoch für nachgeordnete Organisationseinheiten. Sonderbehörden,
Bezirkshauptmannschaften und die Agrarbezirksbehörde sind von diesen Standards ebenfalls
nicht betroffen.
Wie stelle ich die Stabsfunktionen ohne einer eigenen Stabsstelle dar (z.B. Controller,
Organisationsentwickler, ...)?
Am besten im Form einer Fußnote bei derjenigen Person, die diese Funktion inne hat. Die Person ist bei der Gruppe oder bei dem Referat anzusiedeln, wo sie in der Linie die Aufgaben wahrnimmt.
Was mache ich, wenn in einem Referat oder einer Gruppe sehr viele Personen zugeordnet
sind und dadurch der Platz zu wenig wird?
Aus Platzgründen kann dann auch eine Summe angeführt werden z.B. 51 Portiere. Es wird empfohlen dann auf der Seite zwei des Namensorganigramms die Namensliste der Personen anzuhängen.
Wer macht MA-Gespräch mit den Fachbereichsleitern* und den zugeordneten Mitarbeitern?
Üblicherweise der in der Linienfunktion verantwortliche Vorgesetzte. Die/Der Fachbereichsleiterin/Fachbereichsleiter* führt keine MA-Gespräche (die Linienfunktionen sind für die Führung der
MA-Gespräche entscheidend). Die Fachbereichsleitung* ist subsidiär zur Gruppenleitung oder
Referatsleitung.
Können einem Fachbereich* Referate bzw. nachgeordnete OE zugeordnet werden?
Nur im Rahmen der fachlichen Aufsicht, nicht in der Linienorganisation.
Wo sind Fachbereiche* anzusiedeln?
Auf Gruppenebene bzw. auf Referatsebene.
Was ist der Unterschied zwischen einer Stabsstelle und einer Fachbereichsleitung*?
Die Stabsstelle unterstützt die Linienvorgesetzten. Die Fachbereichsleitung* kann in fachlicher
Hinsicht direkt Vorschriften im Rahmen ihrer Befugnis erteilen.
Kann statt der Stabsstelle "Sekretariat" wenn diese extra ausgewiesen ist auch als "Direktionssekretariat" benannt werden?
Ja, wenn es sich um eine Direktion handelt bzw. wenn die Abteilung von einer/einem Direktorin/Direktor geleitet wird.
52
Organisation und Aufgabenstellung
der Büros der Mitglieder der Oö. Landesregierung 1
1.
Die Büros der Mitglieder der Oö. Landesregierung (im folgenden kurz als Büros bezeichnet)
sind Teil des Amtes der Landesregierung. Innerorganisatorisch sind sie der Abteilung Präsidium angegliedert (siehe Organisationsplan des Amtes der Oö. Landesregierung).
Jedes Büro ist Geschäftsapparat des Mitgliedes der Oö. Landesregierung, dem es zugeordnet
ist. Daraus ergibt sich, dass die Bediensteten, die einem Büro zur Dienstleistung zugeteilt
sind, in sachlicher Hinsicht ausschließlich dem betreffenden Mitglied der Oö. Landesregierung
nachgeordnet sind und unter deren bzw. dessen Weisung und Verantwortung tätig werden.
2.
Für die Büros als Geschäftsapparat des betreffenden Mitgliedes der Oö. Landesregierung ist
von besonderer Bedeutung, dass die Mitglieder der Oö. Landesregierung – soweit im gegebenen Zusammenhang von Bedeutung – in zwei Bereichen tätig werden, und zwar
1. in einem Bereich, der durch die verfassungsrechtlichen Grundlagen (§ 3 des Bundesverfassungsgesetzes vom 30. Juli 1925, BGBl. Nr. 289, betreffend Grundsätze für die Einrichtung und Geschäftsführung der Ämter der Landesregierungen außer Wien; Art. 43 L-VG.
1971 2 in Verbindung mit der Geschäftsordnung der Oö. Landesregierung und der Geschäftsordnung des Amtes der Oö. Landesregierung gesehen, bestimmt und abgegrenzt
wird (in der Folge kurz Funktionsbereich genannt) und
2. in einem Bereich, der alle übrigen Aktivitäten umfasst.
3.
Soweit ein Büro im Bereich gemäß Z. 2 lit. b tätig wird, stehen solche Tätigkeiten in keinem
unmittelbaren sachlichen Zusammenhang mit den Aufgaben der sonstigen Organisationseinheiten des Amtes der Oö. Landesregierung, ausgenommen allenfalls Büros anderer Mitglieder
der Oö. Landesregierung.
4.
Tätigkeiten eines Büros im Funktionsbereich (Z. 2 lit. a) stehen in aller Regel im sachlichen
Zusammenhang mit den Aufgaben der jeweils zuständigen Organisationseinheit des Amtes
der Oö. Landesregierung. Die Bearbeitung von Geschäftsfällen im Rahmen des Funktionsbereiches ist jedoch – nach Maßgabe erteilter Weisungen bzw. unter der Verantwortung des zuständigen Mitgliedes der Oö. Landesregierung – ausschließlich Aufgabe der sachlich zuständigen Organisationseinheit des Amtes der Oö. Landesregierung. Soweit ein Büro in diesem
Zusammenhang gegenüber der zur Bearbeitung sachlich zuständigen Organisationseinheit
des Amtes der Oö. Landesregierung tätig wird, kann diese Tätigkeit nur im Rahmen des Weisungsrechtes bzw. der Verantwortung des Mitgliedes der Oö. Landesregierung liegen und
muss bei der Bearbeitung des Geschäftsfalles in der sachlich zuständigen Organisationseinheit des Amtes der Oö. Landesregierung gegebenenfalls entsprechend beachtet werden.
5.
Daraus ergibt sich, dass jedes Geschäftsstück im Bereich der für die Bearbeitung zuständigen
Organisationseinheit des Amtes der Oö. Landesregierung evident zu führen ist und die Geschäftsstücke bzw. Akten – nach Maßgabe der einschlägigen innerdienstlichen Vorschriften –
dort zu verwahren sind; dies unbeschadet einer Aktenvorlage an ein Mitglied der Oö. Landesregierung im Rahmen des normalen Geschäftsganges und des Rechtes des sachlich zuständigen Mitgliedes der Oö. Landesregierung, einzelne Geschäftsstücke bzw. Akten vorübergehend an sich zu ziehen.
1
Wurde von der Oö. Landesregierung in ihrer Sitzung am 13. Oktober 1980 einstimmig zur Kenntnis
genommen.
Nunmehr: Art. 53 L-VG 1991.
2
53
6.
Die für das Amt der Oö. Landesregierung maßgeblichen innerdienstlichen Vorschriften hinsichtlich der Evidenthaltung von Geschäftsstücken bzw. Akten.
7.
Einschließlich der Verwahrung und Skartierung gelten für die Büros sinngemäß, soweit nicht
das Mitglied der Oö. Landesregierung eine andere Regelung trifft.
54
Sachverständige – Weisungen
1. Allgemeines:
Sachverständige sind (physische) Personen, die aufgrund ihres besonderen fachlichen Wissens
über für die behördliche Entscheidung erheblichen Tatsachen (in Form eines Befundes bzw. Gutachtens) Auskunft erteilen können. Die bzw. der Sachverständige ist dabei ein Hilfsorgan des zur
Entscheidung berufenen Organwalters; sie bzw. er darf sich grundsätzlich nicht die Lösung von
Rechtsfragen anmaßen, die in der rechtsstaatlichen Verwaltung dem Organwalter obliegen.
Das Gutachten der bzw. des Sachverständigen hat den Befund und das Urteil (= Gutachten im
engeren Sinne) zu enthalten und muss begründet sein. Darüber hinaus hat es nach der Judikatur
dem letzten Stand der Wissenschaft zu entsprechen.
Gemäß § 52 Allgemeines Verwaltungsverfahrensgesetz 1991 (AVG) sind zwei verschiedene Formen des Sachverständigen zu unterscheiden, nämlich einerseits Amtssachverständige und andererseits nichtamtliche Sachverständige.
§ 52 Abs. 1 AVG geht davon aus, dass sich die Behörde primär einer bzw. eines (beigegebenen
oder zur Verfügung stehenden) Amtssachverständigen zu bedienen hat. Nur wenn eine bzw. ein
Amtssachverständiger nicht zur Verfügung steht oder es mit Rücksicht auf die Besonderheit des
Falles geboten ist, kann die Behörde ausnahmsweise eine andere geeignete Person – dh. eine
nichtamtliche Sachverständige bzw. einen nichtamtlichen Sachverständigen – heranziehen (§ 52
Abs. 2 AVG).
Liegen die eben geschilderten Voraussetzungen des § 52 Abs. 2 AVG nicht vor, kann sich die
Behörde trotzdem einer bzw. eines nichtamtlichen Sachverständigen bedienen, wenn davon eine
wesentliche Beschleunigung des Verfahrens zu erwarten ist. Dabei ist zu beachten, dass diese
Heranziehung nur dann zulässig ist, wenn sie von demjenigen, über dessen Ansuchen das Verfahren eingeleitet wurde, angeregt wird und die daraus entstehenden Kosten einen von dieser
Partei bestimmten Betrag voraussichtlich nicht überschreiten.
Gemäß § 52 Abs. 4 AVG hat der Bestellung zur bzw. zum nichtamtlichen Sachverständigen Folge
zu leisten, wer zur Erstattung von Gutachten der erforderten Art öffentlich bestellt ist oder wird die
Wissenschaft, die Kunst oder das Gewerbe, deren Kenntnis die Voraussetzung der geforderten
Begutachtung ist, öffentlich als Erwerb ausübt oder zu deren Ausübung öffentlich angestellt oder
ermächtigt ist. Nichtamtliche Sachverständige sind zu beeiden, wenn sie nicht schon für die Erstattung von Gutachten der erforderlichen Art im allgemeinen beeidet sind. Die §§ 49 und 50 AVG
gelten auch für nichtamtliche Sachverständige.
Für die Qualifikation als Amtssachverständige bzw. Amtssachverständiger ist nach § 52 Abs. 1
AVG nur entscheidend, ob die bzw. der Sachverständige der Behörde beigegeben ist oder ihr zur
Verfügung steht. Auf die rechtliche Qualifikation der Organisation, der die bzw. der Sachverständige angehört und auf ihre bzw. seine dienstrechtliche Stellung kommt es nicht an. Der Einordnung
unter die Amtssachverständigen ist es nicht hinderlich, wenn kein Dienstverhältnis als öffentlich
Bedienstete bzw. öffentlicher Bediensteter vorliegt. Gleiches gilt für die rechtliche Art der Organisation, der die bzw. der Sachverständige angehört (so der Verwaltungsgerichtshof vom 23. Jänner
2002, 2001/07/0139).
2. Zur Frage der Weisungsgebundenheit:
Grundsätzlich normiert Art. 20 Abs. 1 B-VG, dass die Organe der Verwaltung an die Weisungen
der ihnen vorgesetzten Organe gebunden und diesen für ihre amtliche Tätigkeit verantwortlich
55
sind. Dieser Bestimmung unterliegen auch Bedienstete, die einem Sachverständigendienst angehören oder als Sachverständige bzw. Sachverständiger einer Abteilung bzw. einer Landeseinrichtung zugeteilt sind.
Hinsichtlich der Frage der Weisungsgebundenheit bei der Gutachtenserstellung ist zu unterscheiden, ob eine Amtssachverständige bzw. ein Amtssachverständiger persönlich mit der Gutachtenserstellung beauftragt wurde und ein ihr bzw. ihm persönlich zurechenbares Gutachten zu erarbeiten hat oder ob der Sachverständigendienst als solcher beauftragt wurde.
Wird einer bzw. einem Amtssachverständigen durch das zuständige Organ der Auftrag erteilt, in
einem Verfahren ein persönlich zurechenbares Gutachten zu erstellen, so besteht keine Gehorsamspflicht (im Übrigen ist im Sinne des Art. 20 Abs. 1 B-VG von einer umfassenden Gehorsamspflicht auszugehen). Das bedeutet, dass eine Amtssachverständige bzw. ein Amtssachverständiger, der einer Behörde beigegeben ist oder ihr im Sinne des § 52 Abs. 1 AVG zur Verfügung steht,
bei ihrer bzw. seiner durch die förmliche Beiziehung zu einem Verfahren nach dem AVG begründeten Tätigkeit – Erstattung eines Gutachtens bzw. Befundes – von der Gehorsamspflicht gemäß
Art. 20 Abs. 1 B-VG nicht (mehr) erfasst, sondern in ein besonderes Auftragsverhältnis zur verfahrensführenden Behörde eingebunden ist, das eine Weisungsbeziehung, wie sie ansonsten die
Situation der Verwaltungsorgane mit Ausnahme der obersten Organe des Bundes, der Länder und
Gemeinden kennzeichnet, nicht umfasst (vgl. dazu Verwaltungsgerichtshof vom 26. April 2006,
2005/12/0019 ua.).
In diesem Zusammenhang ist auch auf die Bestimmung des § 289 StGB zu verweisen, wonach
wer vor einer Verwaltungsbehörde als Zeugin bzw. Zeuge bei ihrer bzw. seiner förmlichen Vernehmung zur Sache falsch aussagt oder als Sachverständige bzw. Sachverständiger einen falschen Befund oder ein falsches Gutachten erstattet, mit einer Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr zu
bestrafen ist. Allein schon im Hinblick auf diese Bestimmung hätte eine Amtssachverständige bzw.
ein Amtssachverständiger die Befolgung einer Weisung abzulehnen, wenn sie ihrer bzw. seiner
(subjektiven) Überzeugung nach zu einem falschen Gutachten führen würde (vgl. Art. 20 Abs. 1
letzter Satz B-VG).
56
Anordnung von Überstunden
1.
Die Vorgesetzten haben darauf hinzuwirken, dass die Dienstgeschäfte nach Möglichkeit in der
normalen Dienstzeit abgewickelt werden.
2.
Überstunden können nur auf Anordnung 1, 2 geleistet werden; die Befugnis zur Anordnung
richtet sich nach den einschlägigen Bestimmungen der Dienstbetriebsordnung.
3.
Den auf Anordnung geleisteten Überstunden sind Überstunden gleichzuhalten, wenn
a. die bzw. der Bedienstete eine zur Anordnung der Überstunde Befugte bzw. einen zur Anordnung der Überstunde Befugten nicht erreichen konnte,
b. die Leistung der Überstunde zur Abwehr eines Schadens unverzüglich notwendig war,
c. die Notwendigkeit der Leistung der Überstunde nicht auf Umstände zurückgeht, die von
der bzw. dem Bediensteten, die bzw. der die Überstunde geleistet hat, hätte vermieden
werden können, und
d. die bzw. der Bedienstete diese Überstunde spätestens innerhalb einer Woche nach der
Leistung schriftlich meldet; ist die bzw. der Bedienstete durch ein unvorhergesehenes oder
unabwendbares Ereignis ohne ihr bzw. sein Verschulden verhindert, diese Frist einzuhalten, so verlängert sie sich um die Dauer der Verhinderung.
4.
Sofern der Organisationseinheit kein Überstundenkontingent zur Verfügung steht, bedarf die
Anordnung von Überstunden zur Bewältigung vorübergehender Arbeitsspitzen der Zustimmung der Abteilung Personal des Amtes der Landesregierung, wenn die Überstunden finanziell abgegolten werden sollen.
5.
Detaillierte Regelungen über die Vergütung von Überstunden und die Gewährung von Freizeitausgleich enthält der Erlass vom 15. Februar 1993, PersR-450003/56-1993/G. Die Abgeltung von Überstunden, die durch den Besuch von Aus- und Fortbildungsveranstaltungen anfallen, ist im Anhang 1 zu § 28 Abs. 1 und 2 (Punkt 4.1.4., "Besuch von Veranstaltungen der
Aus- und Fortbildung") geregelt.
1
Die Gewährung einer Verwendungszulage mit Mehrleistungsanteil inkludiert die Anordnung zur Leistung von Überstunden sowie die allenfalls erforderliche Zustimmung der Abteilung Personal zu dieser
Anordnung. Dies gilt sinngemäß für die Leistung von Überstunden im Rahmen der in einem sogenannten "Überstundenpauschale" (Pauschalvergütung für Überstunden) festgelegten Überstundenanzahl.
Teilzeitbeschäftigte Bedienstete dürfen über die für sie maßgebliche Wochendienstzeit hinaus zur
Dienstleistung nur herangezogen werden, wenn diese Dienstleistung zur Vermeidung eines Schadens
unverzüglich notwendig ist und eine Bedienstete bzw. ein Bediensteter, deren bzw. dessen Wochendienstzeit nicht herabgesetzt ist, nicht zur Verfügung steht. Diese zusätzlichen Dienstleistungen sind
jedoch nach den besoldungsrechtlichen Vorschriften nur dann als Überstunden auszugleichen bzw. abzugelten, wenn sie die volle Wochendienstzeit von 40 Stunden überschreiten.
2
57
Hauptaufgaben der Direktorinnen bzw. Direktoren und
der Abteilungsleiterinnen bzw. Abteilungsleiter
A. Direktorin bzw. Direktor eines Querschnittsbereichs
1. Planungen
Strategische Ausrichtung des Querschnittsbereichs
Konzipieren und Planen der mittel- und langfristigen fachlichen Grundausrichtung für die gesamte Direktion in Abstimmung mit den zuständigen politischen Referentinnen und Referenten. Ermitteln, Beurteilen und Integrieren von Vorschlägen der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter zur fachlichen Ausrichtung der Abteilung(en). 1
Fachliche Koordination
Abstimmen und Koordinieren der unternehmensweiten strategischen Planung und Steuerung
mit den anderen Direktorinnen und Direktoren. Koordinieren der fachlichen Planung und
Steuerung der nachgeordneten Organisationseinheiten.
Zielvereinbarungen und Planungen
Vorbereiten und Abschließen von Zielvereinbarungen für die Direktion mit den politischen Referentinnen und Referenten und der Landesamtsdirektorin bzw. dem Landesamtsdirektor (im
inneren Dienst) unter Beteiligung der betroffenen Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter1.
Durchführen von Zielvereinbarungen mit den Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleitern1, den
unmittelbar zugeordneten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Verfolgen der Zielerreichung.
2. Ressourcensteuerung
Infrastruktur
Entwickeln von Vorschlägen für die Bedarfsplanung der Infrastruktur (Räume, IT, Büroeinrichtung und Dienstkraftwagen) unter Einbeziehung von Vorschlägen der Abteilungsleiterinnen
und Abteilungsleiter1 zur Entscheidungsvorlage bei der Direktion Präsidium. Entscheiden über
den direktions-internen Ausgleich von Infrastrukturressourcen im Rahmen der vereinbarten
und geltenden Standards.
Budget und Finanzen
Führen von Koordinierungsgesprächen mit der Direktion Finanzen unter Einbeziehung der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter1 zur Vorbereitung der Budgets. Vorgeben und Planen
der Budgetdetails für die Direktion sowie Sicherstellen der Durchführung durch die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter. Einbringen von Vorschlägen zu finanziellen Umschichtungen
sowie zu Beratungen und Gesprächen über die allgemeine Budgetplanung.
Personal
Entscheiden über Personalanforderungen nach Vorlage durch die betreffenden Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter1 sowie über Besetzungsvorschläge. Mitwirken bei Entscheidungen über Personalaufnahmen. Entscheiden über Personalausgleich innerhalb der Direktion
über Abteilungsgrenzen hinaus (max. 90 Tage) sowie über den Einsatz von Kontingenten
(z.B. Überstunden, Aus- und Fortbildung, Belohnungen, Reisegebühren, etc.) unter Einbeziehung der nachgeordneten Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter1. Führen und Sorge für
Motivation der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter2 und der zugeordneten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Entscheiden über grundsätzliche Personalentwicklungskonzepte in
der Direktion.
1
Nur wenn die Direktion eine Abteilungsgruppe ist.
59
3. Leitung der Organisationseinheit
Standards und Dienstleistungen
Festlegen von Standards und Richtlinien für die verantworteten Ressourcen für das Gesamtunternehmen und Sicherstellen von deren Umsetzung. Ermitteln des Ressourcenbedarfs des
gesamten Unternehmens sowie Planen und Sicherstellen der entsprechenden Dienstleistungen entsprechend den definierten Aufgaben im gesetzlich vorgegebenen Rahmen.
Organisatorische Gestaltung
Entwickeln der Organisation in der Direktion im Rahmen der Unternehmensstandards sowie
von Prozessen und Systemen im Sinne der Querschnittsfunktion für das gesamte Unternehmen. Umsetzen von Unternehmensstandards sowie Konzipieren und Sicherstellen von Standards in der Direktion. Gestalten der Kommunikations- und Informationsprozesse in der Direktion im Rahmen von Unternehmensstandards.
Operative Steuerung und Controlling
Sicherstellen einer ordnungsgemäßen und zeitgerechten Durchführung der operativen fachlichen Tätigkeiten in den unterstellten Abteilungen2 entsprechend den definierten Aufgaben.
Koordinieren und Vernetzen von abteilungsübergreifenden2 Themen (fachlich, infrastrukturell,
und innerdienstlich). Sicherstellen eines umfassenden und leistungsfähigen Controllings hinsichtlich Berichtswesen, Budgetierung, der kontinuierlichen Verbesserung der Informationssysteme sowie der laufenden betriebswirtschaftlichen Analyse der Ergebnisse der Direktion.
Erstellen von Quartals- und Jahresreports für die Ressourcensteuerer und die politischen Referentinnen und Referenten.
Berichtswesen und -pflicht
Informieren der politischen Referentinnen und Referenten über fachübergreifende Angelegenheiten entsprechend der Informations- und Berichtspflicht.
Öffentlichkeitsarbeit
Wahrnehmen von Öffentlichkeitsarbeitsaufgaben hinsichtlich Themen der verantworteten Direktion (in fachlicher Abstimmung mit der zuständigen unterstellten Abteilungsleiterin bzw.
dem zuständigen unterstellten Abteilungsleiter) 2 , wie z.B. Interviews mit Presse, Rundfunk,
TV, sowie Erfüllung von Repräsentationsaufgaben gegenüber der Öffentlichkeit, den Medien,
Verbänden, etc. im Einvernehmen mit dem jeweils zuständigen Mitglied der Landesregierung.
Die zuständige Abteilungsleiterin bzw. der zuständige Abteilungsleiter ist zu informieren.
B. Direktorin bzw. Direktor eines Lebensbereichs
1. Planungen
Strategische Ausrichtung des Lebensbereichs
Konzipieren und Planen der mittel- und langfristigen fachlichen Grundausrichtung für den gesamten Lebensbereich in Abstimmung mit den zuständigen politischen Referentinnen und Referenten. Ermitteln, Beurteilen und Integrieren von Vorschlägen der Abteilungsleiterinnen und
Abteilungsleiter2 zur fachlichen Ausrichtung der einzelnen Abteilungen.
Fachliche Koordination
Abstimmen und Koordinieren der fach- und fachübergreifenden strategischen Planung und
Steuerung mit den Direktorinnen und Direktoren der anderen Lebensbereiche. Koordinieren
der fachlichen Planung und Steuerung der nachgeordneten Organisationseinheiten.
Zielvereinbarungen und Planungen
Vorbereiten und Abschließen von Zielvereinbarungen für die Direktion mit den politischen Referentinnen und Referenten und der Landesamtsdirektorin bzw. dem Landesamtsdirektor (im
inneren Dienst) unter Beteiligung der betroffenen Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter3.
Durchführen von Zielvereinbarungen mit den Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleitern, den
unmittelbar zugeordneten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Verfolgen der Zielerreichung.
2
60
Infrastruktur
Entwickeln von Vorschlägen für die Bedarfsplanung der Infrastruktur (Räume, IT, Büroeinrichtung und Dienstkraftwagen) unter Einbeziehung von Vorschlägen der Abteilungsleiterinnen
und Abteilungsleiter 3 zur Entscheidungsvorlage bei der Direktion Präsidium. Entscheiden über
den direktions-internen Ausgleich von Infrastrukturressourcen im Rahmen der vereinbarten
und geltenden Standards.
Budget und Finanzen
Führen von Koordinierungsgesprächen mit der Direktion Finanzen unter Einbeziehung der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter3 zur Vorbereitung der Budgets. Vorgeben und Planen
der Budgetdetails für die Direktion sowie Sicherstellen der Durchführung durch die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter1. Einbringen von Vorschlägen zu finanziellen Umschichtungen
sowie zu Beratungen und Gesprächen über die allgemeine Budgetplanung.
Personal
Entscheiden über Personalanforderungen nach Vorlage durch die betreffenden Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter3 sowie über Besetzungsvorschläge. Mitwirken bei Entscheidungen über Personalaufnahmen. Entscheiden über Personalausgleich innerhalb der Direktion
über Abteilungsgrenzen hinaus (max. 90 Tage) sowie über den Einsatz von Kontingenten
(z.B. Überstunden, Aus- und Fortbildung, Belohnungen, Reisegebühren, etc.) unter Einbeziehung der nachgeordneten Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter3. Führen und Sorge für
Motivation der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter3 und der zugeordneten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Entscheiden über grundsätzliche Personalentwicklungskonzepte in
der Direktion.
Organisatorische Gestaltung
Entwickeln der Organisation im Lebensbereich im Rahmen der Unternehmensstandards. Mitwirken bei der Entwicklung von Unternehmensstandards (z.B. WOV 2015, Qualitätsmanagement, Controlling, Wissensmanagement). Umsetzen von Unternehmensstandards sowie Konzipieren und Sicherstellen von Standards in der Direktion. Gestalten der Kommunikations- und
Informationsprozesse in der Direktion im Rahmen von Unternehmensstandards.
Operative Steuerung und Controlling
Sicherstellen einer ordnungsgemäßen und zeitgerechten Durchführung der operativen fachlichen Tätigkeiten in den unterstellten Abteilungen3 entsprechend den definierten Aufgaben.
Koordinieren und Vernetzen von abteilungsübergreifenden Themen3 (fachlich, infrastrukturell,
und innerdienstlich). Sicherstellen eines umfassenden und leistungsfähigen Controllings hinsichtlich Berichtswesen, Budgetierung, der kontinuierlichen Verbesserung der Informationssysteme sowie der laufenden betriebswirtschaftlichen Analyse der Ergebnisse der Direktion.
Erstellen von Quartals- und Jahresreports für die Ressourcensteuerer und die politischen Referenten.
Berichtswesen und -pflicht
Informieren der politischen Referentinnen und Referenten über fachübergreifende Angelegenheiten entsprechend der Informations- und Berichtspflicht.
Öffentlichkeitsarbeit
Wahrnehmen von Öffentlichkeitsarbeitsaufgaben hinsichtlich Themen der verantworteten Direktion (in fachlicher Abstimmung mit der zuständigen unterstellten Abteilungsleiterin bzw.
dem zuständigen unterstellten Abteilungsleiter), wie z.B. Interviews mit Presse, Rundfunk, TV,
sowie Erfüllung von Repräsentationsaufgaben gegenüber der Öffentlichkeit, den Medien, Verbänden, etc. im Einvernehmen mit dem jeweils zuständigen Mitglied der Landesregierung. Die
zuständige Abteilungsleiterin bzw. der zuständige Abteilungsleiter ist zu informieren.
3
61
C. Abteilungsleiterin bzw. Abteilungsleiter (sofern nicht Direktorin bzw. Direktor)
1. Planungen
Ausrichtung der Abteilung
Konzipieren und Planen der fachlichen Grundausrichtung der Abteilung in Abstimmung mit
der Direktorin bzw. dem Direktor. Einbringen von Vorschlägen über die fachliche Koordination
mit den anderen Abteilungen in der Direktion sowie über die strategische Ausrichtung der Direktion.
Ziele und Grundsätze
Festlegen von Zielen und Definieren der Grundsätze für den Verantwortungsbereich im Rahmen der vom Direktor und dem Gesetz definierten Vorgaben. Entscheiden über Konzepte zur
Implementierung der strategischen Ausrichtung sowie Steuerung der landesweiten Umsetzung.
Infrastruktur
Einbringen von Vorschlägen für die Bedarfsplanung von Infrastrukturressourcen (Räume, IT,
Büroeinrichtung, Dienstkraftwagen). Entscheiden über die Zuteilung von Infrastrukturressourcen im Rahmen der Abteilung. Entscheiden über Maßnahmen im Zusammenhang mit laufenden Kosten (z.B. Telefon, Büromaterial, etc.).
Finanzen
Sicherstellen der Planung abteilungsweiter Budgets sowie Informieren des Direktionscontrollers über sämtliche budgetbezogenen Vorgänge. Einbringen von Vorschlägen für die mittelfristige Budgetvorschau und die Koordinierungsgespräche zwischen Direktion Finanzen und
Direktion sowie für die Durchführung des Berichtwesens.
Personal
Erstellen von Anforderungsprofilen und von Besetzungsvorschlägen für Stellen in der Abteilung. Mitwirken bei der Aufnahme von neuem Personal, dem Personalausgleich in der Direktion sowie bei der Verteilung von Kontingenten. Konzipieren von Personalentwicklungsmaßnahmen in Abstimmung mit der Direktorin bzw. dem Direktor und der Direktion Personal. Führen und Sorge für Motivation der unterstellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Operative Steuerung
Sicherstellen einer ordnungsgemäßen und zeitgerechten Durchführung der operativen fachlichen Tätigkeiten in der unterstellten Abteilung entsprechend den definierten Aufgaben. Sicherstellen eines funktionalen operativen Controllings hinsichtlich der von der Abteilung zu erfüllenden Aufgaben.
Information
Sicherstellen der Abhaltung regelmäßiger Dienstbesprechungen und der Aufrechterhaltung
des Informationsflusses in der Abteilung.
Optimierung
Identifizieren von Optimierungspotentialen im Verantwortungsbereich sowie Erarbeiten von
Vorschlägen zu deren Realisation. Ableiten und Sicherstellen der Umsetzung entsprechender
Maßnahmen nach Genehmigung durch die Vorgesetzte bzw. den Vorgesetzen.
62
Anhang 1 zu § 28 Abs. 1 und 2
Flexible Arbeitszeit mit elektronischer Zeiterfassung 1
1. Geltungsbereich:
1.1. Sachlicher Geltungsbereich:
Dieser Anhang regelt die flexible Arbeitszeit und die Erfassung der Dienstzeit der Bediensteten
des Amtes der Oö. Landesregierung, der Bezirkshauptmannschaften und des Unabhängigen Verwaltungssenates, sofern ein elektronisches Zeiterfassungssystem installiert ist. Sonstige dienstrechtliche und inner-dienstliche Regelungen (z.B. über die Anordnungen von Überstunden) bleiben unberührt.
1.2. Persönlicher Geltungsbereich:
Die Regelung der flexiblen Arbeitszeit mit elektronischer Zeiterfassung gilt für die Bediensteten
des Amtes der Oö. Landesregierung, der Bezirkshauptmannschaften und des Unabhängigen
Verwaltungssenates, sofern sie ihren Arbeitsplatz in einer Dienststelle haben, in der ein elektronisches Zeiterfassungssystem installiert ist; ausgenommen hievon sind jedoch nachstehende Bedienstetengruppen:
* Reinigungsdienst
* Gebäudeaufsicht
* Portierdienst
* sonstige Bedienstete mit Schicht- oder Wechseldienst
* Bedienstete der Landesmusikschulen
* Bedienstete der Agrarbezirksbehörde
* Bedienstete des Werkhofes und des LKW-Betriebes
* Bedienstete der Telefonzentrale
* Bedienstete des Dienstkraftwagen-Betriebes
* Bedienstete der Straßen-, und Brückenmeistereien sowie der Betriebswerkstätten
* VB II und handwerkliches Personal (soweit sie nicht bereits unter die vorstehenden Bedienstetengruppen fallen)
* Ferialkräfte
Für diese Bedienstetengruppen bestehen eigene Arbeitszeitregelungen.
2. Allgemeine Bestimmungen:
2.1. Sprachliche Gleichbehandlung:
Personenbezogene Bezeichnungen in dieser Regelung gelten jeweils auch in ihrer weiblichen
Form.
2.2. Technisch-organisatorische Grundlagen des Zeiterfassungssystems:
Je Dienststelle wird grundsätzlich mindestens ein Zeiterfassungsgerät installiert (es sei denn, eine
sinnvolle Zuordnung zu anderen Dienststellen ist möglich).
Ein Zeiterfassungsgerät besteht aus
a. mindestens einem Zeiterfassungs-Terminal und
b. einem Personalcomputer (PC).
1
Diese Regelung beruht auf dem Erlass vom 9. Jänner 2006, PersR-45003/796-2006-Kop/Hoe.
63
Aktivitäten, die durch die Zeitbeauftragten der Dienststelle erfolgen müssen, werden ausschließlich auf einem zum Zeiterfassungssystem zugehörigen PC vorgenommen.
Wesentliche Informationen (Datum, Uhrzeit, Über- bzw. Unterzeiten, noch verfügbarer Urlaub)
sowie angeführte Funktionen (Kommen, Gehen, Dienstgang/Dienstreise, Auskunft) werden den
Bedienerinnen und Bedienern des Zeiterfassungs-Terminals bei Benutzung angezeigt.
2.3. Zeitbeauftragte:
Zeitbeauftragte sind die Dienststellenleiterin bzw. der Dienststellenleiter bzw. die bzw. der von ihr
bzw. ihm dazu beauftragte Bedienstete.
2.4. Amtsstunden und Regeldienstzeit:
2.4.1. Amtsstunden:
Innerhalb des durch die wöchentliche Gesamtarbeitszeit vorgegebenen Rahmens werden von
der Landesamtsdirektorin bzw. vom Landesamtsdirektor (Bezirkshauptfrau bzw. Bezirkshauptmann, Amtsvorständin bzw. Amtsvorstand der Agrarbezirksbehörde für OÖ , Präsidentin bzw.
Präsidenten des Oö. Verwaltungssenates) die Amtsstunden verfügt; in den Amtsstunden muss
der Dienstbetrieb – vorbehaltlich dienstlich erforderlicher Sonderregelungen – gewährleistet
sein. Derzeit gelten beim Amt der Landesregierung folgende Amtstunden:
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag
7:30 - 13:00 Uhr und 14:00 - 18:00 Uhr
7:30 - 13:00 Uhr und 14:00 - 18:00 Uhr
7:30 - 13:30 Uhr und 13:30 - 17:00 Uhr
7:30 - 13:00 Uhr und 14:00 - 18:00 Uhr
7:30 - 13:00 Uhr
Bei den Bezirkshauptmannschaften und der Agrarbezirksbehörde sind die Amtsstunden unterschiedlich geregelt und werden daher in diesem Erlass nicht wiedergegeben.
Sowohl beim Amt, beim Unabhängigen Verwaltungssenat und auch bei den Bezirkshauptmannschaften findet am Mittwoch ein eingeschränkter Dienstbetrieb im Zeitraum von 13.30
(bzw. bei den Bezirkshauptmannschaften ab dem Ende der jeweiligen Regeldienstzeit) bis
17.00 Uhr statt.
In diesem Zeitraum muss im Rahmen einer Mindestbesetzung die telefonische Erreichbarkeit
der Dienststelle durch eine in der Dienststelle anwesende kompetente Ansprechperson sichergestellt sein und müssen allfällige Auskünfte erteilt werden können. Darüber hinaus wird Parteienverkehr nur nach vorheriger Terminvereinbarung angeboten. Den genauen Umfang sowie
die Ausgewogenheit bei der Einteilung der Mindestbesetzung bestimmt die Dienststellenleiterin
bzw. der Dienststellenleiter.
2.4.2. Regeldienstzeit:
Innerhalb des durch die wöchentliche Gesamtarbeitszeit vorgegebenen Rahmens ist die Regeldienstzeit festgelegt.
Die Regeldienstzeit beträgt 40 Stunden gem. § 64 Abs. 2 OÖ.LBG bzw. § 23 Abs. 2 OÖ.LVBG.
Montag
7:30 - 13:00 Uhr und 14:00 - 18:00 Uhr
Dienstag
7:30 - 13:00 Uhr und 14:00 - 18:00 Uhr
Mittwoch
7:30 - 13:30 Uhr
Donnerstag 7:30 - 13:00 Uhr und 14:00 - 18:00 Uhr
Freitag
7:30 - 13:00 Uhr
64
Bei den Bezirkshauptmannschaften ist jedenfalls eine mindestens halbstündige Mittagspause
an jedem langen Arbeitstag vorzusehen.
Gesonderte Dienstpläne bzw. gesonderte Dienststundeneinteilungen sind der Regeldienstzeit
gleichzuhalten (Sonderregelung siehe 3.9.)
Zusätzlich findet am Mittwoch ein eingeschränkter Dienstbetrieb im Zeitraum von 13:30 ( bzw.
bei den Bezirkshauptmannschaften ab dem Ende der jeweiligen Regeldienstzeit) bis 17:00 Uhr
statt.
Die Dienstleistung am Mittwoch Nachmittag ist eine angeordnete Mehrleistung (und daher keine Regeldienstzeit), für die gemäß Punkt 3.6.6. der Arbeitszeitregelung des Amtes Zeitausgleich (ZA 1:1) anfällt, bei Bezieherinnen bzw. Beziehern von Verwendungszulagen oder Überstundenpauschalien Gleitzeitplus. Dies gilt nicht, wenn im Rahmen einer gesonderten
Dienststundeneinteilung Dienst am Mittwoch Nachmittag versehen wird.
2.5. Schriftlichkeit:
Anordnungen der Dienstvorgesetzten bzw. des Dienstvorgesetzten sind auf Verlangen schriftlich
zu erteilen.
3. Flexible Arbeitszeit:
Die Bediensteten des Amtes der Oö. Landesregierung, der Bezirkshauptmannschaften und des
Unabhängigen Verwaltungssenates (Ausnahme siehe jedoch 1.2.) können – soweit nicht wichtige
dienstliche Gründe entgegenstehen – eine von der Regeldienstzeit abweichende Dienststundeneinteilung (= flexible Arbeitszeit) in Anspruch nehmen. Arbeitszeiteinheit ist die Minute, flexibler
Arbeitszeitraum je nachdem der Kalendermonat bzw. das Kalenderjahr.
Dabei gilt folgendes:
3.1. Dienstzeitrahmen:
Grundsätzlich können die Bediensteten ihren Dienstverrichtungen innerhalb des folgenden Dienstzeitrahmens nachkommen:
Montag bis Donnerstag
6:30 - 20:00 Uhr
Freitag
6:30 - 16:00 Uhr
Innerhalb dieses Dienstzeitrahmens können die Bediensteten bei Einhalten der Kernzeit (3.2.) den
Beginn und das Ende ihrer Arbeitszeit frei wählen. Der außerhalb der Kernzeit gelegene Zeitraum
wird im folgenden als "flexibler Arbeitszeitrahmen" bezeichnet.
Innerhalb des Dienstzeitrahmens fallen keine Überstunden an.
Für Dienstleistungen aus "dienstlichen Notwendigkeiten" während des Dienstzeitrahmens aber
außerhalb der Regeldienstzeit wird innerhalb eines einjährigen Durchrechnungszeitraumes grundsätzlich Zeitausgleich 1:1 gewährt. Die Eingabe hat mittels Korrekturbeleg zu erfolgen.
Der Durchrechnungszeitraum umfasst ein Kalenderjahr
3.2. Kernzeit:
Für alle Bediensteten – ausgenommen Sonderregelungen nach 3.9. – besteht an allen Arbeitstagen Anwesenheitspflicht von 9:00 bis 11:45 Uhr. Die Kernzeit ist, soweit nicht Ausnahmeregelungen getroffen wurden, lückenlos einzuhalten.
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3.3. Mittagspause:
Die Inanspruchnahme einer Ruhepause (von Ruhepausen) ist in der Zeiterfassung jedenfalls als
Abwesenheit (siehe 4.) zu registrieren.
Auch wenn die Betriebsküche im Amtsgebäude untergebracht ist, ist die Einnahme des Mittagessens als private Abwesenheit in der Zeiterfassung zu buchen.
Wird (werden) bei Beendigung der Tages-Ist-Arbeitszeit ab 15.00 und einer Gesamttages-IstArbeitszeit von mehr als 6,5 Stunden keine Ruhepause(n) in der Zeiterfassung registriert, so wird
die Ist-Zeit (3.5.) um eine halbe Stunde bzw. um jenes Ausmaß gekürzt, das bei einer allfälligen
(kürzeren) Arbeitsunterbrechung auf eine halbe Stunde fehlt. Anstelle einer halbstündigen Ruhepause können zwei Ruhepausen von je einer Viertelstunde oder drei Ruhepausen von je zehn
Minuten verbraucht werden.
Zeitbonus:
Für alle Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter gilt ein "Zeitbonus" in Höhe von 1/40stel der jeweiligen
Monats-Soll-Arbeitszeit reduziert um die Abwesenheiten (insbesondere Urlaub, Sonderurlaub,
Kur- und Erholungsaufenthalt, Genesungsaufenthalt, Rehabilitation, Krankenstand, Pflegefreistellung, Beschäftigungsverbot, Suspendierung). Bei Teilzeitkräften wird der "Zeitbonus" aliquot dem
Beschäftigungsausmaß errechnet.
Der Zeitbonus wird am Ende jeden Kalendermonates auf das Gleitzeitkonto (nach einer allfälligen
Saldokappung ) gutgeschrieben.
3.4. Soll-Zeit:
Die Soll-Zeit ist die fiktive Dienstzeit pro Tag; sie richtet sich nach der Regeldienstzeit und beträgt
daher Montag, Dienstag und Donnerstag 9,5 Stunden, Mittwoch 6 Stunden und Freitag 5,5 Stunden. Die Soll-Zeit pro Kalendermonat in Stunden ergibt sich aus der Summe der Soll-Zeiten der
jeweiligen Arbeitstage des Kalendermonats.
Bei Teilzeitbeschäftigten ergibt sich die Soll-Zeit aus der gesonderten Dienststundeneinteilung.
Die Soll-Zeit ist Grundlage für die Berechnungen bei Abwesenheit vom Dienst wegen Urlaub,
Krankheit etc.
3.5. Ist-Zeit:
Die Ist-Zeit ist die tatsächlich erbrachte Dienstzeit pro Tag bzw. pro Kalendermonat einschließlich
der der Ist-Zeit zuzurechnenden Abwesenheiten.
3.6. Über- und Unterzeit:
Die Differenz zwischen Soll- und Ist-Zeit sind Über- bzw. Unterzeiten.
3.6.1. Überzeiten:
Überzeiten können durch die Inanspruchnahme der flexiblen Arbeitszeit (= Gleitzeitplus) durch
Überstunden, durch die Leistung von angeordneten Mehrleistungen innerhalb des Dienstzeitrahmens oder durch den Anfall von Reisezeiten entstehen.
3.6.2. Überstunden:
Überstunden sind die als solche angeordneten bzw. angeordneten gleichzuhaltenden Dienstzeiten, die außerhalb des Dienstzeitrahmens geleistet werden.
Überschreitet das Zeitausgleichskonto 1:1 – ausgenommen Reisezeiten – am Ende eines Kalendermonates den Wert von plus 20 Stunden, so sind die über 20 Stunden hinausgehenden
Stunden mit dem Faktor 1:1,5 aufzuwerten oder finanziell als Überstunden abzugelten.
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Die Anordnung der Überstunden ist durch die Zeitbeauftragte bzw. den Zeitbeauftragten in die
Zeiterfassung einzugeben. Bei Überstunden, die angeordneten gleichzuhalten sind, hat die
Eingabe nachträglich zu erfolgen.
Generelle Überstundenberechtigungen dürfen im Zeiterfassungssystem nicht vergeben werden.
Geleistete Überstunden dürfen erst nach Genehmigung durch die zuständige Vorgesetzte bzw.
den zuständigen Vorgesetzten (Vermerk am Zeitbeleg) in das Zeiterfassungssystem übernommen werden.
Die Gewährung einer Verwendungszulage mit Mehrleistungsanteil schließt die Anordnung von
Überstunden sowie die allenfalls erforderliche Zustimmung der Abteilung Personal zu dieser
Anordnung mit ein. Dies gilt sinngemäß für die Leistung von Überstunden im Rahmen eines
"Überstundenpauschales" (Pauschalvergütung von Überstunden). Überstunden, die durch eine
Verwendungszulage oder ein "Überstundenpauschale" abgegolten sind, können daher nicht zu
Zeitausgleich oder einer gesonderten Überstundenvergütung führen.
Die Gewährung einer Verwendungszulage mit Mehrleistungsanteil bzw. eines Überstundenpauschales schließt die Inanspruchnahme der flexiblen Arbeitszeit nicht aus.
Allerdings wird von Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern mit einer Verwendungszulage oder einem Überstundenpauschale erwartet, dass sie im mehrmonatigen Schnitt zeitliche Mehrleistungen erbringen.
3.6.3. Überstunden-Zeitausgleich:
Angeordnete oder solchen gleichzuhaltende Überstunden sind – ausgenommen 3.6.2. dritter
Absatz – grundsätzlich durch Freizeit auszugleichen. Dieser Überstunden-Zeitausgleich ist von
der Dienststellenleiterin bzw. vom Dienststellenleiter unter Berücksichtigung der dienstlichen
Erfordernisse zu gewähren und kann sich auch auf die Kernzeit erstrecken. Der ÜberstundenZeitausgleich hat in der Regel Vorrang vor dem "Zeitausgleich 1:1" (3.6.6.) und dem Gleitzeitplus-Ausgleich, ausgenommen der vorrangige Gleitzeitplus-Ausgleich (3.6.8.).
3.6.4. Mehrleistungen von Teilzeitbeschäftigungen (bis 40 Wochenstunden):
Mehrleistungen von Teilzeitbeschäftigten sind die als solche angeordneten bzw. solchen
gleichzuhaltenden Dienstzeiten ausgehend vom festgesetzten Beschäftigungsausmaß bis zum
Erreichen der 40 Wochenstunden.
Mehrleistungen von Teilzeitbeschäftigten, die durch eine Verwendungszulage abgegolten sind,
können nicht zu Zeitausgleich oder einer gesonderten Vergütung führen.
3.6.5. Reisezeiten:
Reisezeiten sind Zeiten einer Reisebewegung, um die sich eine Dienstreise über die Regeldienstzeit hinaus erstreckt.
Reisezeiten von Bezieherinnen bzw. Beziehern einer Verwendungszulage oder eines "Überstundenpauschales" können nicht zu Zeitausgleich führen.
3.6.6. "Zeitausgleich 1:1":
Dienstleistungen aus "dienstlichen Notwendigkeiten" innerhalb des Dienstzeitrahmens aber außerhalb der Regeldienstzeit, Mehrleistungen von Teilzeitbeschäftigten (bis 40 Wochenstunden)
und Reisezeiten sind - ausgenommen 3.6.4. und 3.6.5. jeweils letzter Absatz - durch Zeitausgleich im Ausmaß 1:1 auszugleichen. Dieser "Zeitausgleich 1:1" hat in der Regel Vorrang vor
dem Gleitzeitplus-Ausgleich, ausgenommen der vorrangige Gleitzeitplus-Ausgleich (3.6.8.).
Festlegen der "dienstlichen Notwendigkeit":
Zur Abgrenzung wird festgehalten, dass die Anordnung von Dienstleistungen außerhalb der
Regeldienstzeit nur aus Gründen die bzw. der "dienstlichen Notwendigkeit" erfolgen darf. Ob
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die "dienstliche Notwendigkeit" gegeben ist, entscheidet die bzw. der zuständige Dienstvorgesetzte.
Die Anordnung von Mehrleistungen aus "dienstlichen Notwendigkeiten" innerhalb des Dienstzeitrahmens aber außerhalb der Regeldienstzeit ist durch die Zeiterfassungsbeauftragte bzw.
den Zeitbeauftragten in die Zeiterfassung einzugeben.
Abbau von Zeitausgleichsguthaben 1:1:
Der Abbau von Zeitausgleichsguthaben hat grundsätzlich im Einvernehmen zwischen der bzw.
dem Bediensteten und der bzw. dem Vorgesetzten zu erfolgen.
Weist das Zeitausgleichsguthaben 1:1 entsprechende Pluswerte auf, dann kann die bzw. der
Bedienstete von diesem Zeitausgleichsguthaben pro Kalenderhalbjahr einen geschlossenen
Block von mindestens einer Kalenderwoche konsumieren, wenn die Inanspruchnahme dieses
Zeitausgleichsguthabens mit einer mindestens einwöchigen Vorankündigungsfrist angemeldet
wird (Vereinbarungsprinzip wie beim Erholungsurlaub).
Zeitausgleich bis zu einem Arbeitstag ist zu gewähren wenn nicht zwingende dienstliche Gründe (insbesondere die Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes) dagegen sprechen.
Aufwertung von Zeitausgleichsguthaben:
Kann innerhalb eines einjährigen Durchrechnungszeitraumes aus dienstlichen oder gesundheitlichen Gründen der Abbau des Zeitausgleichsguthaben 1:1 nicht zur Gänze erfolgen, dann
werden die am Ende dieses Durchrechnungszeitraumes verbliebenen Zeitausgleichsstunden
1:1, ausgenommen Reisezeiten, mit dem Faktor 1:1,5 in Form einer Zeitgutschrift auf das Konto 1:1 in den nächsten Durchrechnungszeitraum übertragen oder finanziell als Überstunden abgegolten.
Die Aufwertung des Zeitausgleichsguthabens am Ende des Kalendermonats (3.6.2, 2. Absatz)
sowie am Ende des Durchrechnungszeitraumes findet dann nicht statt, wenn der bzw. dem Bediensteten nachweislich die Gelegenheit zum Abbau des Zeitausgleichsguthabens eingeräumt
wurde, und sie bzw. er davon aus privaten - ausgenommen gesundheitlichen - Gründen keinen
Gebrauch gemacht hat.
3.6.6.1. Eingeschränkter Übertrag:
Nach Ablauf von zwei Jahren können ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind, nur noch die Hälfte der noch nicht verbrauchten Zeitausgleich 1:1-Guthaben sowie
die Hälfte der noch nicht verbrauchten Reisezeit-Guthaben (Punkt 3.6.5) verbraucht werden,
der Rest erlischt nach Ablauf von drei Jahren ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie
entstanden sind.
Abweichend von dieser Bestimmung können in speziellen Arbeitszeitmodellen andere Regelungen über den Abbau von Zeitausgleichsguthaben (insb. Anordnungsrechte des Dienstgebers) vorgesehen werden.
3.6.7. Gleitzeitplus:
Die durch die Inanspruchnahme der flexiblen Arbeitszeit erworbene Überzeit (= Gleitzeitplus)
soll am Ende eines Kalendermonats nicht mehr als 50 Stunden betragen. Es dürfen daher maximal 50 Gleitzeitplus-Stunden von einem Kalendermonat in den nächsten übertragen werden
(sogenannte Saldokappung). Eine Überschreitung dieser Grenze ist nur wegen außergewöhnlichen Gründen (z.B. außergewöhnlicher Arbeitsbelastung) mit Zustimmung der Dienststellenleiterin bzw. des Dienststellenleiters zulässig und sobald wie möglich auf die zulässige Differenz
von 50 Stunden zu reduzieren. Wird die Saldokappung länger als 6 Kalendermonate aufgehoben, hat die Dienststellenleitung die Abteilung Personal (zentrale Zeiterfassung) zu informieren.
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Beträgt für Bezieherinnen bzw. Bezieher einer Verwendungszulage bzw. eines Überstundenpauschales die gesamte Überzeit (3.6.1.) am Ende eines Kalendermonats mehr als 50 Stunden, so können nur 50 Stunden als Gleitzeitplus in den nächsten Kalendermonat übertragen
werden (sog. Saldokappung). Zeitliche Mehrleistungen sind durch diese Zulagen pauschal abgegolten.
Diese Bestimmung gilt auch für Teilzeitbeschäftigte.
3.6.8. Gleitzeitplus-Ausgleich:
Gleitzeitplus-Stunden sind in der Regel innerhalb der Regeldienstzeit auszugleichen.
Ein Kernzeit-Gleitzeitplus-Ausgleich bzw. ein vorrangiger Gleitzeitplus-Ausgleich kann nur im
Ausmaß der vorhandenen Gleitzeitplusstunden in Anspruch genommen werden und muss bei
der oder dem Vorgesetzten beantragt und von dieser oder diesem genehmigt werden.
Mit Zustimmung der Dienststellenleiterin bzw. des Dienststellenleiters können - soweit dienstliche Erfordernisse nicht entgegenstehen - insgesamt maximal 15 Gleitzeitplus-Stunden im Kalendermonat, maximal aber 5 ganze Arbeitstage in einem Kalendermonat
a) in der Kernzeit (Kernzeit-Gleitzeitplus-Ausgleich) oder
b) vorrangig gegenüber Überstundenzeitausgleich ( 3.6.3) bzw. Zeitausgleich 1:1
(3.6.6) bei Guthaben von Überstunden-Zeitausgleich bzw. Zeitausgleich 1:1
(vorrangige Gleitzeitplus-Ausgleich) ausgeglichen werden.
Soweit einem Gleitzeitplus-Ausgleich dienstliche Gründe entgegenstehen bzw. eine Mindestbesetzung nicht mehr gewährleistet ist, darf Zeitausgleich nicht in Anspruch genommen werden.
Die Regelung betreffend die Erreichbarkeit (§ 30 Abs. 1) wird dadurch nicht berührt. An einem
Tag sind alle Zeitausgleichsarten grundsätzlich miteinander frei kombinierbar. Die Kombination
von stundenweisem Urlaub und Gleitzeitplus-Ausgleich ist nur dann möglich, wenn vor oder
nach der Abwesenheit Dienst geleistet wird.
3.6.9. Unterzeiten (Gleitzeitminus):
Die durch die Inanspruchnahme der Gleitdienstzeit entstandene Unterzeit (Gleitzeitminus) darf
am Ende eines Kalendermonats nicht mehr als 30 Stunden betragen.
Ein allfälliges Gleitzeitminus ist jedenfalls zunächst durch bereits geleistete Überstunden und in
weiterer Folge durch bereits erworbenen "Zeitausgleich 1:1" auszugleichen. Dieser Ausgleich
von Gleitzeitminus-Stunden erfolgt – mit allenfalls auf Grund dienstrechtlicher Vorschriften bestehenden Umrechnungsfaktoren – automatisch beim periodischen Buchungsabschluss.
Jegliches sodann verbleibendes Gleitzeitminus, das über 30 Stunden hinausgeht, gilt als unerlaubte Abwesenheit vom Dienst, sofern es nicht zum Ende des Kalendermonats (nachträglich)
durch Erholungsurlaub ausgeglichen wird.
Auf Ansuchen der oder des Bediensteten können Unterzeiten (Gleitzeitminus) auch innerhalb
des zulässigen Rahmens von 30 Stunden am Ende des Kalendermonats mit Zustimmung der
Dienststellenleiterin bzw. des Dienststellenleiters durch entsprechende Urlaubsguthaben ausgeglichen werden. Diese Bestimmung gilt auch für Teilzeitbeschäftigte.
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3.7. Mindestbesetzung:
Die Dienststellenleiterin bzw. der Dienststellenleiter bestimmt nach den bei der Dienststelle gegebenen Notwendigkeiten, welche Stellen während der Regeldienstzeit besetzt sein müssen, damit
ein ordnungsgemäßer Dienstbetrieb gewährleistet ist.
Wenn sowohl die Dienststellenleiterin bzw. der Dienststellenleiter als auch deren bzw. dessen
Stellvertreterin bzw. Stellvertreter die Gleitdienstzeit in Anspruch nimmt, ist darauf zu achten, dass
während der Regeldienstzeit für eine ausreichende Vertretung gesorgt wird.
3.8. Teilzeitbeschäftigte:
Für Teilzeitbeschäftigte gelten die Bestimmungen über die Gleitdienstzeit - unter besonderer Berücksichtigung der Mindestbesetzung der Dienststelle - sinngemäß. Die gesonderte Dienststundeneinteilung ist der Regeldienstzeit gleichzuhalten.
3.9. Sonderregelungen:
Werden Sonderregelungen gemäß § 28 Abs. 1 letzter Satz erlassen, die auch auf Bedienstete
anzuwenden sind, für die die Regelung über die Gleitdienstzeit gilt, so wird in diesen Sonderregelungen bestimmt, welche Dienststunden der Regeldienstzeit gleichzuhalten sind und welcher Sonder-Dienstzeitrahmen und welche Sonder-Kernzeit gilt.
Bei Lehrlingen bestehen ebenfalls Sonderregelungen.
4. Abwesenheiten:
Für dienstliche und private Abwesenheiten gelten grundsätzlich die §§ 28 bis 35.
Alle Bediensteten sind verpflichtet, das Zeiterfassungs-Terminal zu bedienen. Jedes Betreten bzw.
Verlassen des Dienstgebäudes (bzw. des Gebäudekomplexes) muss jedenfalls zu einer Eintragung im Zeiterfassungssystem führen; ausgenommen sind lediglich rein private Anwesenheiten im
Dienstgebäude (z.B. außerhalb der Regeldienstzeit oder während des Urlaubs).
4.1. Dienstliche Abwesenheiten:
4.1.1. Außendienst (Dienstreise):
Ein Außendienst (Dienstreise) im Sinne der Gleitzeitregelung ist eine Dienstverrichtung außerhalb oder innerhalb des Dienstortes, die einen Anspruch auf Reisegebühren begründet.
Bei Außendiensten ist die tatsächliche Ausbleibezeit – abzüglich der (tatsächlichen) Mittagspause (3.3.) – als Ist-Zeit zu erfassen. Die Berechnung der Ausbleibezeit richtet sich nach den
hiefür geltenden dienstlichen Bestimmungen. Überzeiten (3.6., insbesondere Reisezeiten
(3.6.5.)) auf Grund von Außendiensten sind nach Maßgabe der dienstrechtlichen Bestimmungen zu genehmigen bzw. anzurechnen.
Falls in die tatsächliche Ausbleibezeit auch Zeiten für private Besorgungen fallen oder sich die
Bediensteten am Ort der auswärtigen Dienstverrichtung länger aufhalten als dienstlich erforderlich ist (z.B. gesellschaftliche Anlässe im Anschluss an eine dienstliche Verpflichtung), sind die
dadurch anfallenden Zeiten nicht in der Ist-Zeit zuzurechnen.
Wenn eine Zeiterfassung am Arbeitsplatz nicht möglich war (z.B. Fahrt zum Außendienst direkt
vom Wohnort aus), sind Beginn und Ende des Außendienstes sowie allfällige Über- und Unterzeiten am nächstfolgenden Innendiensttag bekanntzugeben. Die erforderlichen Eintragungen
und Änderungen sind von der bzw. dem Zeitbeauftragten durchzuführen, sofern die Eingabe
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durch die Bedienstete bzw. den Bediensteten im elektronischen Gleitzeitsystem (SAP-ESSCATS) nicht vorgesehen ist.
Wenn die bzw. der Bedienstete noch innerhalb der Kernzeit vom Außendienst zurückkehrt, ist
zumindest bis zum Ende der Kernzeit (siehe Regelung: 4.1.2. "Innendienst mit Außendienst")
noch Innendienst zu versehen.
4.1.2. Innendienst mit Außendienst:
Wenn an einem Tag neben dem Außendienst auch Innendienst verrichtet wird, ist die tatsächliche Ausbleibezeit der Anwesenheitszeit im Innendienst zuzurechnen. Die Regelung für die Berechnung von Außendienstzeiten gilt sinngemäß.
4.1.3. Dienstgang:
Ein Dienstgang im Sinne der Gleitzeitregelung ist eine Dienstverrichtung außerhalb der Dienststelle, aber am Dienstort, die keinen Anspruch auf Reisegebühren begründet. Auch das Verlassen eines Dienstgebäudes als Dienstgang (z.B. zur Teilnahme an Besprechungen etc. bei
Dienststellen in einem anderen Dienstgebäude/-komplex am Dienstort) ist im Zeiterfassungssystem einzutragen.
Fallen auf dem Weg zum oder vom Besprechungsort Zeiten für private Besorgungen an, sind
diese Zeiten von der Dienstzeit abzuziehen.
4.1.4. Besuch von Veranstaltungen der Aus- und Fortbildung:
Aus- und Fortbildungsveranstaltungen werden sowohl innerhalb der Regeldienstzeit als auch
außerhalb der Regeldienstzeit angeboten. Für die Anrechnung auf die Dienstzeit gelten die Regelungen des Erlasses vom 1. September 2002, PersI-010005/1500-2002-Rs/Ker über die
Dienstzeitregelung für interne und externe Aus- und Fortbildung.
4.1.5. Einschränkung des Dienstbetriebes:
Wird der Dienstbetrieb aus besonderen Anlässen eingeschränkt, gelten die entsprechenden
Zeiten im Sinne der Zeiterfassung als dienstfrei (keine Soll-Zeit). Die von den Bediensteten, die
in diesem Fall zum Dienstbetrieb herangezogen werden, erbrachte Dienstzeit ist "Zeitausgleich
1:1", bei Bezieherinnen bzw. Beziehern einer Verwendungszulage bzw. eines Überstundenpauschales Gleitzeitplus. Für den Dienstbetrieb am Tag des Betriebsausfluges gilt die Sonderregelung 4.1.6.
4.1.6. Betriebsausflug:
Der Tag des Betriebsausfluges wird für die Teilnehmerinnen bzw. Teilnehmer mit der Soll-Zeit
des jeweiligen Tages gerechnet. Der Erwerb von Über- und Unterzeiten ist an diesem Tag
grundsätzlich nicht möglich; Bedienstete, die jedoch ausdrücklich zur Aufrechterhaltung des
Dienstbetriebes (4.1.5.) eingeteilt werden, erwerben aber "Zeitausgleich 1:1", bei Bezieherinnen
bzw. Beziehern einer Verwendungszulage bzw. eines Überstundenpauschales Gleitzeitplus im
Ausmaß der erbrachten Dienstzeit.
Nehmen Teilzeitbeschäftigte an Tagen, an denen sie aufgrund der gesonderten Dienststundeneinteilung keinen Dienst zu leisten hätten, am Betriebsausflug teil, dann ist Ihnen ein Fünftel
des festgesetzten Beschäftigungsausmaßes als "Zeitausgleich 1:1", bei Bezieherinnen bzw.
Beziehern einer Verwendungszulage bzw. eines Überstundenpauschales als Gleitzeitplus auf
die Ist-Zeit anzurechnen.
Wird der Betriebsausflug an einem Samstag durchgeführt, sind den Teilnehmerinnen bzw. Teilnehmern 9,5 Stunden (Teilzeitbeschäftigten jedoch ein Fünftel des festgesetzten Beschäftigungsausmaßes) als "Zeitausgleich 1:1" bei Bezieherinnen bzw. Beziehern einer Verwendungszulage oder eines "Überstundenpauschales" als Gleitzeitplus, der Ist-Zeit zuzurechnen.
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4.1.7. Personalvertretung:
Die Tätigkeit als Personalvertreterin bzw. Personalvertreter (§ 3 Abs. 7 und § 24 Abs. 7 O.ö. LPVG) ist der dienstlichen Tätigkeit gleichzuhalten (§ 28 Abs. 1 O.ö. L-PVG). Bei Verlassen des
Dienstge-bäudes für die Ausübung dieser Funktion gelten die Regelungen 4.1.1., 4.1.2. und
4.1.3.; die Abwesenheitszeit während der Regeldienstzeit wird der Ist-Zeit zugerechnet.
4.2. Private Abwesenheiten:
4.2.1. Urlaub und Dienstbefreiung:
Erholungsurlaub, Sonderurlaub und sonstige Dienstbefreiungen (Pflegefreistellung, Kuraufenthalte etc.) werden mit der jeweiligen Soll-Zeit pro Arbeitstag der Ist-Zeit zugerechnet.
Werden Erholungsurlaub, Sonderurlaub und sonstige stundenweise konsumierbare Dienstbefreiungen (z.B. Pflegefreistellung) während der Regeldienstzeit stundenweise in Anspruch genommen, sind die dafür aufgewendeten Stunden der Ist-Zeit zuzurechnen.
4.2.2. Dienstverhinderung:
Sind die Bediensteten während der Regeldienstzeit infolge Erkrankung oder aus anderen - ihre
Person betreffenden – wichtigen Gründen ohne ihr Verschulden an der Ausübung ihres Dienstes verhindert (Dienstverhinderung: z.B. Krankheit, Unfall, Gebrechen; Arztbesuch oder wichtige Behördengänge, soweit nicht außerhalb der Dienstzeit möglich; Vorladungen als Zeugin
bzw. Zeuge, Schöffin bzw. Schöffe, Geschworene bzw. Geschworener, fachkundige Laienrichterin bzw. fachkundiger Laienrichter), so ist diese Zeit nach Maßgabe des Erlasses PersI450003/137-1994/G, vom 27. Juli 1995 der Ist-Zeit zuzurechnen (ausgenommen in Fällen von
nicht gerechtfertigter Abwesenheit vom Dienst). Die Dienststellenleiterin bzw. der Dienststellenleiter ist von diesen Abwesenheiten zu informieren.
Der Jahreszeit entsprechende – witterungsbedingte – Umstände (z.B. Schneefall, Glatteis etc.)
bzw. übliche, durch das Verkehrsaufkommen (z.B. Stau im Frühverkehr) bedingte Behinderungen am Arbeitsweg, die eine Verspätung nach sich ziehen, sind kein Elementarereignis und
daher keine gerechtfertigte Dienstverhinderung.
Außerhalb der Regeldienstzeit sind solche Abwesenheitszeiten nicht der Ist-Zeit zuzurechnen.
Fallen neben diesen gerechtfertigten Abwesenheiten Zeiten für private Besorgungen an, sind
diese Zeiten von der Ist-Zeit abzuziehen.
4.2.3. Sonstige private Abwesenheiten:
Unter Berücksichtigung der Mindestbesetzung sind sonstige im privaten Interesse gelegene
Besorgungen im unumgänglichen Ausmaß während der Regeldienstzeit zulässig; sie sollen
grundsätzlich außerhalb der Kernzeit vorgenommen werden.
Während der Kernzeit ist für solche privaten Wege die Zustimmung der Dienststellenleiterin
bzw. des Dienststellenleiters erforderlich, die für bestimmte Fälle, soferne die Abwesenheit 15
Minuten nicht übersteigt, auch generell erteilt werden kann. Als sonstige private Abwesenheiten
sind u.a. Bankbesuch und das Besorgen der Jause anzusehen.
Beim Verlassen und Betreten des Amtsgebäudes ist jeweils zu buchen.
Sonstige private Abwesenheit während der Kernzeit sind, sofern sie 15 Minuten übersteigen,
von der bzw. dem Vorgesetzten im Einzelfall zu genehmigen, und zur Gänze mittels Abwesenheitsantrag mit Zeit- bzw. Urlaubsguthaben zu belegen.
Die entsprechenden Abwesenheitszeiten zwischen dem Beginn und dem Ende der Regeldienstzeit – einschließlich der allfälligen Mittagszeit zwischen 13:00 und 14:00 Uhr verkürzt um
die einzuhaltende Mittagspause (3.3.) – werden bis zum Ausmaß von maximal zwei Stunden
pro Kalendermonat der Ist-Zeit zugerechnet.
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5. Sonstiges:
a. Betriebsfeiern in Amtsgebäuden (PersR-450003/136 vom 5. Dezember 1994) dürfen nur nach
Genehmigung durch die Dienststellenleiterin bzw. den Dienststellenleiter und nur im unbedingt notwendigen Ausmaß während der Dienstzeiten stattfinden und sollten grundsätzlich
nicht vor 16:00 Uhr (an langen Arbeitstagen) beginnen.
Dauern sie über das Ende der Regeldienstzeit (bzw. gesonderte Dienststundeneinteilung)
hinaus, so ist mit dem Ende der Regeldienstzeit (bzw. gesonderten Dienststundeneinteilung)
auszubuchen, wobei dies zweckmäßigerweise in Form einer Sammelbuchung über die Zeitbeauftragten erfolgt.
Durch die Teilnahme an Betriebsfeiern können keine Überzeiten bzw. kein Gleitzeitplus entstehen.
b. Zeitbelege, die insbesondere für das Dienstabwesenheitsblatt relevante Daten enthalten
(Krankenstand samt allfälliger ärztlicher Bestätigung, Sonderurlaub, Pflegefreistellung), weiters Überstundenanordnungen und Seminarbesuche sind das gesamte Kalenderjahr aufzubewahren und werden erst mit Löschung der Dezemberbuchungen, d.h. mit Beginn April des
Folgejahres, vernichtet.
Alle übrigen Zeitbelege, insbesondere Korrekturbuchungen sind solange von den Zeitbeauftragten aufzubewahren, als die entsprechenden Buchungen im Zeiterfassungssystem gespeichert sind (3 Monate); anschließend sind sie zu vernichten.
Soweit aufgrund des elektronischen Zeiterfassungsystems (SAP/CATS/ESS) nicht ohnedies
vorgesehen ist, dass die bzw. der Bedienstete Korrekturbuchungen vornehmen darf und soweit Korrekturbuchungen durch die Zeitbeauftragten nicht ohnedies durch die Anomalienliste
vorgegeben sind, dürfen Korrekturbuchungen nur aufgrund von vorhandenen Zeitbelegen
durchgeführt werden (keine Buchung ohne Beleg).
c. Die Zeitnachweise (Monatsjournale) sind regelmäßig (monatlich) auszudrucken und von der
Dienststellenleiterin bzw. vom Dienststellenleiter zu kontrollieren.
Übergangsbestimmungen:
"In-Kraft-Treten: Die Neuregelung des Punktes 3.6.6.1 gilt erstmals für Zeitausgleichs-Guthaben
1:1 und Reisezeiten, die ab dem 1.1.2006 angefallen sind."
Die übrigen Änderungen treten mit 1.2.2006 in Kraft.
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Anhang 2 zu § 28 Abs. 1 und 2 DBO
Flexible Arbeitszeit mit händischer Zeiterfassung 1
1. Geltungsbereich:
1.1. Sachlicher Geltungsbereich:
Dieser Anhang regelt die flexible Arbeitszeit und die Erfassung der Dienstzeit der Bediensteten
des Amtes der Landesregierung, der Bezirkshauptmannschaften und des unabhängigen Verwaltungssenates, soweit kein elektronisches Zeiterfassungssystem installiert ist. Sonstige dienstrechtliche und inner-dienstliche Regelungen (z.B. über die Anordnung von Überstunden) bleiben unberührt.
1.2. Persönlicher Geltungsbereich:
Die Regelung der flexiblen Arbeitszeit mit händischer Zeiterfassung gilt – sofern nicht wichtige
dienstliche Gründe entgegenstehen – für die Bediensteten des Amtes der Landesregierung, der
Bezirkshauptmannschaften, der Agrarbezirksbehörde und des unabhängigen Verwaltungssenates,
sofern sie ihren Arbeitsplatz in einer Dienststelle haben, in der kein elektronisches Zeiterfassungssystem installiert ist.
2. Allgemeine Bestimmungen:
2.1. Sprachliche Gleichbehandlung:
Personenbezogene Bezeichnungen in dieser Regelung gelten jeweils auch in ihrer weiblichen
Form.
2.2. Amtsstunden:
Innerhalb des durch die wöchentliche Gesamtarbeitszeit vorgegebenen Rahmens wird vom Landesamtsdirektor (Bezirkshauptmann, Amtsvorstand, Präsidenten des Oö. Verwaltungssenates)
eine allgemeine Dienststundeneinteilung (Amtsstunden) verfügt; in den Amtsstunden muss der
Dienstbetrieb – vorbehaltlich dienstlich erforderlicher Sonderregelungen – gewährleistet sein. Derzeit gelten beim Amt der Landesregierung folgende Amtsstunden (40 Wochenstunden):
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag
7.30 - 13.00 Uhr und 14.00 - 18.00 Uhr
7.30 - 13.00 Uhr und 14.00 - 18.00 Uhr
7.30 - 13.30 Uhr
7.30 - 13.00 Uhr und 14.00 - 18.00 Uhr
7.30 - 13.00 Uhr
Gesonderte Dienstpläne bzw. gesonderte Dienststundeneinteilungen sind den Amtsstunden
gleichzuhalten (Sonderregelungen siehe 3.9.).
2.3. Schriftlichkeit:
Anordnungen der Dienstvorgesetzten bzw. des Dienstvorgesetzten sind auf Verlangen schriftlich
zu erteilen.
1
Diese Regelung beruht auf dem Erlass vom 6. Juli 1998, PersR-450003/373-1998/G.
75
3. Flexible Arbeitszeit:
Für die Inanspruchnahme der flexiblen Arbeitszeit gilt Folgendes:
3.1. Dienstzeitrahmen:
Grundsätzlich können die Bediensteten ihre Dienstverrichtungen innerhalb des folgenden Zeitraumes (Dienstzeitrahmen) nachkommen:
Montag, Dienstag, Donnerstag
Mittwoch, Freitag
6.30 - 20.00 Uhr
6.30 - 16.00 Uhr
Innerhalb dieses Dienstzeitrahmens können die Bediensteten bei Einhaltung der Kernzeit (3.2.)
den Beginn und das Ende ihrer Arbeitszeit frei wählen. Der außerhalb der Kernzeit gelegene Zeitraum wird im folgenden als "flexibler Arbeitszeitrahmen" bezeichnet.
Innerhalb des Dienstzeitrahmens fallen keine Überstunden an.
Für Dienstleistungen aus "dienstlichen Notwendigkeiten" während des Dienstzeitrahmens aber
außerhalb der Amtsstunden wird innerhalb eines einjährigen Durchrechnungszeitraumes grundsätzlich Zeitausgleich 1:1 gewährt.
Die Anordnung ist auf dem Gleitzeitblatt zu vermerken.
Der Durchrechnungszeitraum umfasst ein Kalenderjahr.
3.2. Kernzeit:
Für alle Bediensteten – ausgenommen Sonderregelungen nach 3.9. – besteht an allen Arbeitstagen Anwesenheitspflicht von 9.00 bis 12.00 Uhr sowie zusätzlich am Montag und Dienstag von
14.00 bis 16.00 Uhr. Die Kernzeit ist, soweit nicht Ausnahmeregelungen getroffen wurden, lückenlos einzuhalten.
3.3. Flexible Arbeitszeiteinheit und Flexibler Arbeitszeitraum:
Die Zeiteinheit ist die Viertelstunde.
Jeder Zeitteil darf nur
a. zum vollen Stundenviertel (z.B. 7.00 Uhr, 7.15 Uhr) beginnen und
b. die Zeiteinheit oder ein Vielfaches derselben (z.B. eine Viertelstunde, eine halbe Stunde) umfassen.
Der flexible Arbeitszeitraum beträgt vier aufeinanderfolgende Kalenderwochen.
3.4. Über- und Unterzeiten:
Die durch die Inanspruchnahme der flexiblen Arbeitszeit erworbene Überzeit (= Gleitzeitplus) soll
am Ende eines aus drei aufeinanderfolgenen Kalendermonaten bestehenden Beobachtungszeitraumes (jeweils ein Kalenderquartal gerechnet ab dem 1. 1. des jeweiligen Jahres) nicht mehr als
30 Stunden betragen. Während des Beobachtungszeitraumes kann der Übertrag der durch die
Inanspruchnahme der flexiblen Arbeitszeit erworbenen Überzeit auf + 50 Stunden erhöht werden.
Es dürfen daher während des Beobachtungszeitraumes maximal 50 Gleitzeitplus-Stunden und am
Ende des Beobachtungszeitraumes maximal 30 Gleitzeitplus-Stunden von einem Kalendermonat
in den nächsten übertragen werden.
Beträgt für Bezieherinnen bzw. Bezieher einer Verwendungszulage bzw. eines Überstundenpauschales die gesamte Überzeit (3.6.1.) am Ende eines Kalendermonats innerhalb des Beobachtungszeitraumes mehr als 50 Stunden oder am Ende des Beobachtungszeitraumes mehr als 30
76
Stunden, so können nur 50 bzw. 30 Stunden als Gleitzeitplus in den nächsten Kalendermonat übertragen werden. Zeitliche Mehrleistungen sind durch diese Zulagen pauschal abgegolten.
Das Gleitzeitminus (das weniger an geleisteter Dienstzeit gegenüber den Amtsstunden) darf am
Ende eines Gleitzeitraumes nicht mehr als 30 Stunden betragen.
Jegliches sodann verbleibendes Gleitzeitminus, das über 30 Stunden hinausgeht, gilt als unerlaubte Abwesenheit vom Dienst, sofern es nicht zum Ende des Gleitzeitraumes (nachträglich)
durch Erholungsurlaub ausgeglichen wird.
Diese Bestimmungen gelten gleichermaßen für Teilzeitbeschäftigte.
Innerhalb eines flexiblen Arbeitszeitraumes kann an Tagen, an denen kein Dienst geleistet wird
(z.B. Dienstverhinderung 2 infolge Erkrankung, ganztägiger Urlaub, Betriebsausflug udgl.) und an
Tagen, an denen eine Dienstreise durchgeführt wird, für die nach den einschlägigen Vorschriften
eine Reisezulage gebührt, weder ein Gleitzeitplus noch ein Gleitzeitminus anfallen. Solche Tage
sind hinsichtlich der flexiblen Arbeitszeit neutral.
3.5. Mittagspause:
Die Inanspruchnahme einer Ruhepause (von Ruhepausen) ist im Gleitzeitblatt jedenfalls als Abwesenheit einzutragen.
Auch wenn die Betriebsküche im Amtsgebäude untergebracht ist, ist die Einnahme des Mittagessens als private Abwesenheit zu vermerken.
Bei Beendigung der Tages-Ist-Arbeitszeit ab 15.00 und einer Gesamttages-Ist-Arbeitszeit von
mehr als 6,5 Stunden ist eine Ruhepause von einer halben Stunde einzuhalten.
Anstelle einer halbstündigen Ruhepause können zwei Ruhepausen von je einer Viertelstunde oder
drei Ruhepausen von je zehn Minuten eingehalten werden.
Für alle Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter gilt ein "Zeitbonus" in der Höhe von 1/40stel der jeweiligen Monats-Soll-Arbeitszeit reduziert um die Abwesenheit (Urlaub, Sonderurlaub, Kur- und Erholungsaufenthalt, Genesungsaufenthalt, Rehabilitation, Krankenstand, Pflegefreistellung, Beschäftigungsverbot, Suspendierung). Die Abwesenheiten bleiben unberücksichtigt, wenn die Mitarbeiterin
bzw. der Mitarbeiter innerhalb einer Kalenderwoche zumindest an drei Arbeitstagen zumindest
teilweise Dienst verrichtet. Sollte die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter innerhalb einer Kalenderwoche drei oder mehr Arbeitstage abwesend sein, so entsteht für diese Woche kein Zeitbonus.
Bei Teilzeitkräften wird der "Zeitbonus" aliquot dem Beschäftigungsausmaß errechnet. Bei Teilzeitkräften bleiben Abwesenheiten dann unberücksichtigt, wenn sie an mindestens der Hälfte der
Arbeitstage, die für sie festgelegt sind, Dienst verrichten. Sollte die teilzeitbeschäftigte Mitarbeiterin bzw. der teilzeitbeschäftigte Mitarbeiter innerhalb einer Kalenderwoche an mehr als der Hälfte
der Arbeitstage, die für ihn festgelegt sind, abwesend sein, so entsteht für diese Woche kein Zeitbonus.
Der Zeitbonus wird am Ende jeden Kalendermonates auf das Gleitzeitkonto des Gleitzeitblattes
des darauffolgenden Monats (Gleitzeitsaldo) gutgeschrieben.
2
Bezüglich der Definition der Abwesenheitsgründe "Arztbesuch" und "(wichtiger) Behördengang" siehe
den Anhang zu § 32 Abs. 1.
77
3.6. Aufzeichnung:
a. Gleitzeitblatt:
Wer die Gleitdienstzeit in Anspruch nehmen will, hat die beabsichtigten flexiblen Arbeitszeiten
in dauerhafter Schrift in der Regel für mindestens eine Woche im voraus in das Gleitzeitblatt
einzutragen.
Sind die beantragten flexiblen Arbeitszeiten für eine Kalenderwoche gleich den beantragten flexiblen Arbeitszeiten einer oder mehrerer Vorwochen im selben Gleitzeitraum, so genügt ein
entsprechender Hinweis auf dem Gleitzeitblatt.
b. Dauer-Gleitzeitblatt:
Die flexible Arbeitszeit kann auch für mehrere aufeinanderfolgende flexible Arbeitszeiträume
angesprochen werden. Dies setzt allerdings voraus, dass die flexiblen Arbeitszeiten innerhalb
der aufeinanderfolgenden flexiblen Arbeitszeiträume gleich sind und dass die beantragte flexible Arbeitszeit innerhalb eines flexiblen Arbeitszeitraumes kein Zeitplus oder Zeitminus ergibt.
In diesem Fall ist das Gleitzeitblatt als "Dauer-Gleitzeitblatt" zu bezeichnen; die flexible Arbeitszeit gilt solange, bis entweder eine flexible Arbeitszeit nicht mehr angesprochen oder eine geänderte flexible Arbeitszeit beantragt wird.
c. Genehmigung:
Das Gleitzeitblatt ist vor Inanspruchnahme des ersten Gleitzeitteiles der Dienststellenleiterin
bzw. dem Dienststellenleiter zur Genehmigung der beantragten flexiblen Arbeitszeit vorzulegen.
Die Genehmigung darf nur aus gewichtigen dienstlichen Gründen versagt werden.
d. Kontrolle:
Nach erfolgter Genehmigung der flexiblen Arbeitszeit ist das Gleitzeitblatt für Kontrollzwecke
leicht einsehbar auf dem Arbeitsplatz aufzulegen.
Die Kontrolle hinsichtlich der Einhaltung der flexiblen Arbeitszeit obliegt der Dienststellenleiterin
bzw. dem Dienststellenleiter. Sie erfolgt überdies durch die Amtsleitung im Rahmen der übergeordneten Dienstaufsicht.
e. Änderung der beantragten flexiblen Arbeitszeit:
Beabsichtigt eine Bedienstete bzw. ein Bediensteter eine Änderung der bereits genehmigten
flexiblen Arbeitszeit, so gelten a) und c) sinngemäß. Aus wichtigen dienstlichen Gründen kann
auch die Dienststellenleiterin bzw. der Dienststellenleiter die Genehmigung der flexiblen Arbeitszeit zur Gänze oder zum Teil widerrufen; gegebenenfalls kann ein Tag auch Arbeitstzeitneutral werden (siehe 3.4. letzter Absatz).
f. Gleitzeitplus-Ausgleich:
Gleitzeitplus-Stunden sind in der Regel innerhalb der Amtsstunden auszugleichen.
Ein Kernzeit-Gleitzeitplus-Ausgleich bzw. ein Vorrangiger Gleitzeitplus-Ausgleich muss mit einem Zeitbeleg beantragt werden.
Mit Zustimmung der Dienststellenleiterin bzw. des Dienststellenleiters können – soweit dienstliche Erfordernisse nicht entgegenstehen – insgesamt maximal 15 Gleitzeitplus-Stunden im Kalendermonat, maximal aber 3 ganze Arbeitstage in einem Kalendermonat
• in der Kernzeit (Kernzeit-Gleitzeitplus-Ausgleich) oder
• vorrangig gegenüber Überstundenzeitausgleich (3.6.3.) bzw. Zeitausgleich 1:1 (3.6.6.) bei
Guthaben von Überstunden-Zeitausgleich bzw. Zeitausgleich 1:1 (vorrangiger GleitzeitplusAusgleich)
ausgeglichen werden.
78
Darüber hinaus kann innerhalb des Beobachtungszeitraumes (Pkt 3. 6. 7) einmal ein maximal 5
ganze Arbeitstage umfassender zusammenhängender Zeitraum
• in der Kernzeit (Kernzeit-Gleitzeitplus-Ausgleich) oder
• vorrangig gegenüber Überstundenzeitausgleich bzw. Zeitausgleich 1:1 (3.6.6.) bei Guthaben
von Überstunden-Zeitausgleich bzw. Zeitausgleich 1:1 (vorrangiger Gleitzeitplus-Ausgleich)
ausgeglichen werden.
Der Ausgleich nach den vorhergehenden Absätzen darf innerhalb des Beobachtungszeitraumes (Pkt. 3. 6. 7) nicht mehr als 9 ganze Arbeitstage umfassen.
Soweit einem Gleitzeitplus-Ausgleich dienstliche Gründe entgegenstehen bzw. eine Mindestbesetzung nicht mehr gewährleistet ist, darf Zeitausgleich nicht in Anspruch genommen werden.
Die Regelung betreffend die Erreichbarkeit (§ 30 Abs. 1) wird dadurch nicht berührt. An einem
Tag sind alle Zeitausgleichsarten grundsätzlich miteinander frei kombinierbar. Die Kombination
von stundenweisem Urlaub und Gleitzeitplus-Ausgleich ist nur dann möglich, wenn vor oder
nach der Abwesenheit Dienst geleistet wird.
g. Ende des flexiblen Arbeitszeitraumes:
Nach Ablauf des flexiblen Arbeitszeitraumes hat die Bedienstete bzw. der Bedienstete das
Gleitzeitblatt abzuschließen und der Dienststellenleiterin bzw. dem Dienststellenleiter vorzulegen. Das Gleitzeitblatt kann auch vor Ablauf des flexiblen Arbeitszeitraumes vorgelegt werden,
wenn die genehmigte flexible Arbeitszeit absolviert ist. In diesem Fall endet der flexible Arbeitszeitraum mit der Vorlage des Gleitzeitblattes. Ein Dauer-Gleitzeitblatt ist der Dienststellenleiterin bzw. dem Dienststellenleiter vorzulegen, wenn die Dauer-flexible Arbeitszeit endet.
h. Fortschreibung eines Gleitzeitplus/-minus:
Ergibt sich beim Abschluss des Gleitzeitblattes ein Gleitzeitplus oder eine Gleitzeitminus, so ist
dieses Gleitzeitplus oder Gleitzeitminus
• wenn die flexible Arbeitszeit innerhalb von vier Wochen neuerlich beantragt wird, mitzuberücksichtigen;
• in allen anderen Fällen durch Gleitzeitplus-Ausgleich bzw. Einarbeitung auszugleichen.
Im Fall der lit. b) ist beim Abschluss des Gleitzeitblattes der Zeitpunkt der Inanspruchnahme
des Gleitzeitplus-Ausgleiches bzw. der Einarbeitung zu beantragen. Dieser Antrag ist von der
Dienststellenleiterin bzw. vom Dienststellenleiter zu genehmigen, wenn nicht wichtige dienstliche Gründe entgegenstehen. Kann die Genehmigung nicht erteilt werden, so hat die Dienststellenleiterin bzw. der Dienststellenleiter, der Organisationseinheit, und zwar soweit als möglich im
Einvernehmen mit der Bediensteten bzw. dem Bediensteten, den Zeitpunkt des GleitzeitplusAusgleiches bzw. der Einarbeitung festzulegen.
Dies gilt sinngemäß bei Inanspruchnahme einer "Dauer-flexiblen Arbeitszeit", wenn ein Gleitzeitplus oder ein Gleitzeitminus innerhalb eines flexiblen Arbeitszeitraumes durch neutrale Tage
anfal-en, und zwar mit der Maßgabe, dass ein Gleitzeitplus oder ein Gleitzeitminus innerhalb
von acht Wochen auszugleichen ist. Gleitzeitplus-Ausgleich bzw. Einarbeitung sind auf einem
Beiblatt zum Dauer-Gleitzeitblatt anzuführen.
3.7. Mindestbesetzung:
Die Dienststellenleiterin bzw. der Dienststellenleiter bestimmt nach den bei der Dienststelle gegebenen Notwendigkeiten, welche Stellen während der Amtsstunden besetzt sein müssen, damit ein
ordnungsgemäßer Dienstbetrieb gewährleistet ist.
79
Wenn sowohl die Dienststellenleiterin bzw. der Dienststellenleiter als auch deren Stellvertreterin
bzw. dessen Stellvertreter die flexible Arbeitszeit in Anspruch nehmen, ist darauf zu achten, dass
während der Amtsstunden für eine ausreichende Vertretung gesorgt wird.
3.8. Teilzeitbeschäftigte:
Für Teilzeitbeschäftigte gelten die Bestimmungen über die flexible Arbeitszeit – unter besonderer
Berücksichtigung der Mindestbesetzung der Dienststelle – sinngemäß. Die gesonderte Dienststundeneinteilung ist den Amtsstunden gleichzuhalten.
3.9. Sonderregelungen:
Werden Sonderregelungen gemäß § 28 Abs. 1 letzter Satz erlassen, die auch auf Bedienstete
anzuwenden sind, für die die Regelung über die flexible Arbeitszeit gilt, so wird in diesen Sonderregelungen bestimmt, welche Dienststunden den Amtsstunden gleichzuhalten sind und welcher
Sonder-Dienstzeitrahmen und welche Sonder-Kernzeit gilt.
80
Anhang zu § 28 Abs. 5 DBO bzw.
Dienstzeitregelung:
24. und 31. Dezember und Karfreitag 1
Am 24. Dezember (Heiliger Abend) ist ganztägig dienstfrei; es sind keine Amtsstunden. Am
31. Dezember endet der Dienst um 12.00 Uhr, es sind Amtsstunden laut Kundmachung gemäß
§ 13 AVG, längstens jedoch bis 12.00 Uhr.
Am Karfreitag sind Amtsstunden laut Kundmachung gemäß § 13 AVG, längstens jedoch bis 12.00
Uhr. Am Karfreitag ist der Dienstbetrieb soweit aufrecht zu erhalten (Journaldienst), dass die unaufschiebbaren Amtsgeschäfte erledigt werden können und Parteienverkehr im notwendigen Umfang möglich ist.
Bedienstete, die dem Evangelischen Glaubensbekenntnis, der Altkatholischen Kirche oder der
Methodistenkirche angehören, sind am Karfreitag nicht zu diesem Dienstbetrieb heranzuziehen.
Den Bediensteten, die zur Dienstleistung an einem Karfreitag herangezogen werden, ist Zeitausgleich zu gewähren. Es ist dafür zu sorgen, dass diese Heranziehung – langfristig gesehen – nicht
zu einer unterschiedlichen Belastung der einzelnen Bediensteten führt.
Bedienstete, die dem Evangelischen Glaubensbekenntnis angehören, erhalten am 31. Oktober
(Reformationstag) die für den Besuch des Gottesdienstes erforderliche freie Zeit.
1
Diese Regelung beruht auf den Erlässen vom 25. Oktober 1971, PräsI-8464/2 (Beschluss der Oö. Landesregierung vom 18. Oktober 1971), vom 7. April 1987, PräsI-121039/11, und vom 19. Juli 2000,
PräsI-121039/88.
81
Dienstverhinderungen; Definition der Abwesenheitsgründe
"Arztbesuch" und "(wichtiger) Behördengang" 1
Im Zusammenhang mit der händischen/elektronischen Zeiterfassung taucht immer wieder die Frage auf, was unter "Arztbesuch" und "(wichtigem) Behördengang" zu verstehen ist.
Nach den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen (§ 52 Abs. 1 Oö. Landesbeamtengesetz und
§ 13 Abs. 1 Oö. Landes-Vertragsbedienstetengesetz) liegt eine Dienstverhinderung dann vor,
wenn eine Beamtin bzw. ein Beamter infolge Erkrankung oder aus anderen wichtigen Gründen an
der Ausübung ihres bzw. seines Dienstes verhindert ist.
Arztbesuche und Behördengänge sind daher als Dienstverhinderungen "aus anderen wichtigen
Gründen" unter folgenden Voraussetzungen anzusehen:
Arztbesuch:
Arztbesuche sind grundsätzlich in der dienstfreien Zeit durchzuführen. Eine entsprechende Terminvereinbarung außerhalb der Amtsstunden (bei Teilzeitbeschäftigten: der gesonderten Dienststundeneinteilung) ist, soweit die Ordinationszeiten des Arztes dies ermöglichen, allen Dienstnehmerinnen bzw. Dienstnehmern zumutbar. Ausgenommen davon sind lediglich Arztbesuche aus
akuten Anlassfällen.
Soweit ein Arztbesuch dann dennoch in die Amtsstunden (bei Teilzeitbeschäftigten: die gesonderte Dienststundeneinteilung) fällt, ist er als "gerechtfertigte Abwesenheit vom Dienst" anzuerkennen. Dies gilt auch für die unbedingt notwendige Begleitung von Kindern zum Arztbesuch.
Der Grundsatz der freien Arztwahl wird durch diese Regelung nicht betroffen.
Sucht die bzw. der Bedienstete während der Amtsstunden (bei Teilzeitbeschäftigten: der gesonderten Dienststundeneinteilung) einen Arzt seines Vertrauens auf, so ist
die tatsächliche Dauer des Arztbesuches als gerechtfertigte Abwesenheit vom Dienst anzuerkennen,
die Fahrtzeit allerdings nur insoweit, als für eine Fahrtstrecke nicht mehr als 30 Minuten benötigt werden. Beginnt der Arztbesuch vor Dienstbeginn (Amtsstunden/Regeldienstzeit), so können maximal 45 Minuten für die Anreise zur Dienststelle berücksichtigt werden. Darüber hinausgehende Fahrtzeiten gehen zu Lasten der Dienstnehmerin bzw. des Dienstnehmers.
Fällt der Arztbesuch bzw. die Fahrtzeit nur zum Teil in die Amtsstunden (gesonderte Dienststundeneinteilung), so sind nur die darauf entfallenden Teile als Dienstzeit anzuerkennen.
Über Verlangen der Dienststellenleiterin bzw. des Dienststellenleiters ist eine Bestätigung über
den Arztbesuch vorzulegen.
Wichtiger Behördengang:
Als gerechtfertigte Abwesenheiten vom Dienst sind beispielsweise folgende wichtige Behördengänge anzuerkennen:
1
Diese Regelung beruht auf dem Erlass vom 27. Juli 1995, PersI-450003/137-1994/G.
83
1. Vorladung als Zeugin bzw. Zeuge:
Der Vorladung vor ein Gericht oder eine Verwaltungsbehörde als Zeugin bzw. Zeuge ist Folge zu
leisten. Die Nichtbefolgung der Ladung steht unter Strafsanktion (vgl. die entsprechenden Bestimmungen ZPO, StPO, AVG). Die Erfüllung der Zeugnispflicht stellt eine (unverschuldete)
Dienstverhinderung dar. Der Dienstgeber kann Bediensteten, die als Zeugin bzw. Zeuge vor Gericht oder eine Verwaltungsbehörde geladen sind, das Erscheinen dort nicht verwehren. Diese
Dienstverhinderung ist rechtzeitig zu melden.
2. Ladung oder Tätigwerden als Partei:
Die Ladung oder das Tätigwerden von Bediensteten vor Gericht oder vor einer Verwaltungsbehörde als Partei ist in der Regel keine gerechtfertigte Abwesenheit vom Dienst, da es zumeist im privaten Interesse liegt. Bedienstete haben die dafür erforderliche freie Zeit daher durch Urlaub, Zeitausgleich oder Gleitzeitausgleich hereinzubringen.
Ausgenommen ist die Teilnahme als Partei an Verfahren, an deren Verwirklichung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht (z.B. Enteignungsverfahren nach dem Oö. Straßengesetz,
Wasserrechtsverfahren für Kanal-Wasserleitungsvorhaben; darunter fallen jedoch nicht sogenannte "Anrainerverfahren" wie z.B. Nachbar im Bau-, Gewerbeverfahren). In diesen Fällen ist die Zeit,
die zur Geltendmachung der Parteiinteressen der bzw. des Bediensteten unbedingt notwendig ist,
als Behördengang anzuerkennen.
3. Vorsprache beim Finanzamt (einschließlich Familienbeihilfenstelle):
Da auch diese Erledigungen im privaten Interesse der Dienstnehmerin bzw. des Dienstnehmers
liegen, ist die dafür erforderliche freie Zeit durch Erholungsurlaub, Zeitausgleich oder Gleitzeitausgleich hereinzubringen.
Zu 2. und 3.:
Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass Behördengänge – sofern deren Befolgung nicht eine
gesetzliche Verpflichtung darstellt – grundsätzlich im privaten Interesse der Bediensteten liegen
und daher die dafür erforderliche freie Zeit entsprechend hereinzubringen ist.
Dabei darf allerdings nicht übersehen werden, dass in den meisten Fällen ein berechtigtes Interesse der bzw. des Bediensteten an der persönlichen Teilnahme an der betreffenden Amtshandlung bzw. dem Behördengang vorliegen wird und daher die Teilnahme nicht verwehrt werden
kann, allerdings gegen Hereinbringung der dafür erforderlichen Zeit.
84
Anhang zu § 34 DBO
Richtlinien für die Gewährung von Sonderurlaub1
A. Allgemeine Bestimmungen
(1) Der bzw. dem Bediensteten kann auf ihr bzw. sein Ansuchen aus wichtigen persönlichen oder
familiären Gründen oder aus einem sonstigen besonderen Anlass ein Sonderurlaub gewährt werden.
(2) Der Sonderurlaub darf nur gewährt werden, wenn keine zwingenden dienstlichen Erfordernisse
entgegenstehen; er darf die dem Anlass angemessene Dauer nicht übersteigen.
(3) Der Sonderurlaub darf nur für einen Zeitraum gewährt werden, der mit dem Anlass unmittelbar
zusammenhängt. Ein mehrtägiger Sonderurlaub ist für einen zusammenhängenden Zeitraum zu
gewähren, soweit nicht der Anlass oder dienstliche Interessen die Teilung notwendig machen.
(4) Fällt ein Ereignis, für welches Sonderurlaub nach P. 1 oder 2 der "Besonderen Bestimmungen"
gewährt werden kann, auf einen dienstfreien Tag, so gebührt Sonderurlaub nur dann, wenn der
Anlass (Eheschließung, Geburt eines Kindes) die bzw. den Bediensteten direkt (selbst) betrifft.
(5) Ein dienstfreier Tag liegt vor:
a. bei Fünftagewoche an Samstagen sowie Sonn- und Feiertagen,
b. bei Schicht- und Wechseldienst an einem Tag, an dem keine Dienstleistung anfällt,
c. bei Herabsetzung der Wochendienstzeit an einem Tag, an dem im Rahmen der Dienststundeneinteilung kein Dienst verrichtet wird.
(6) Bei Bediensteten, bei denen die Wochendienstzeit herabgesetzt ist, ist das Ausmaß des Sonderurlaubes, soweit dieser in Stunden festgesetzt ist, entsprechend zu aliquotieren.
(7) Für die Gewährung des Sonderurlaubes ist zuständig, soweit dies in den "Besonderen Bestimmungen" vorgesehen ist:
a. die Dienststelle (DSt): Dienststellen im Sinne dieser Verfügung sind die Abteilungen des Amtes der Oö. Landesregierung, die Bezirkshauptmannschaften und die Agrarbezirksbehörde, für
die Bediensteten der Anstalten und Betriebe deren Direktionen bzw. Verwaltungen bzw. Leitungen, für die übrigen Landesbediensteten die Stellen, bei denen sie verwendet werden;
b. die Abteilung Gebäude- und Beschaffungs-Management (GBM) für die Bediensteten der Anstalten und Betriebe; sie kann, soweit dies zweckmäßig ist, die Zuständigkeit an die Direktionen bzw. Verwaltungen bzw. Leitungen delegieren und – im Rahmen dieser Richtlinien – die
Gewährung von Sonderurlaub näher regeln;
c. die Abteilung Personal (Pers) für die übrigen Fälle.
(8) Über einen Antrag der bzw. des Bediensteten auf Gewährung von Sonderurlaub soll binnen
drei Arbeitstagen entschieden werden.
(9) Die Gründe für eine ablehnende Entscheidung bzw. die Gründe für die nur teilweise Anrechnung als Sonderurlaub (nach Z. 11 bzw. 12 der Richtlinien) sind der bzw. dem Bediensteten
gleichzeitig schriftlich bekanntzugeben.
1
Diese Regelung beruht auf den Erlässen vom 20.Mai 1996, PersR-230011/94-1996/G, vom 6. Mai
1997, PersR-230011/108-1997/G, geändert mit Sammelerlass PersR-490000/561-2006-Kop/Gi vom
30. Oktober 2006.
85
(10) Bei einer Bewilligung für Aus- und Fortbildungszwecke ist zuvor noch die Kostentragung für
die Teilnahme an dieser Veranstaltung abzuklären.
(11) In Zweifelsfällen ist vor der Genehmigung des Sonderurlaubes das Einvernehmen mit der
Personlabteilung herzustellen.
(12) Für Sonderurlaube nach Punkt 11 der Richtlinien ist das Formblatt für die Teilnahme an Schulungen und Tagungen zu verwenden.
(13) Für den Fall, dass seitens der Amtsleitung (Abteilung Präsidium) festgestellt wird, dass ein
Katastrophenfall in einem Teil des Bundeslandes bzw. im gesamten Bundesland Oberösterreich
vorliegt, (Elementarereignisse wie z.B. Hochwasserkatastrophe 2002, Schneechaos 2006) gilt
abweichend von lit. B. Z. 13 Folgendes:
a. Rettungseinsatz
Angehörigen von Organisationen gemäß § 176 Abs. 1 Z. 7 lit. a ASVG, die im Katastrophenbzw. Rettungseinsatz stehen (insbesondere Feuerwehr, Rotes Kreuz, udgl.) kann für die gesamte Dauer des Einsatzes Sonderurlaub gewährt werden. Über das Ausmaß des Sonderurlaubs entscheidet im Einzelfall die Dienststellenleitung, an die die entsprechenden Ansuchen
zu richten sind.
b. Unzumutbarkeit der Dienstausübung
Die Dienststellenleitungen werden ermächtigt, im Falle der Unzumutbarkeit des Dienstantritts
auf Grund des Katastrophenfalles, insbesondere wegen unpassierbaren Verkehrswegen (
Straßen, Brücken, Bahntrassen) bzw. Ausfall öffentlicher Verkehrsmittel, Sonderurlaub im
zwingend erforderlichen Ausmaß zu gewähren.
c. Schutz des Eigentums
Die Dienstellenleitungen werden ermächtigt, im Katastrophenfall betroffenen Bediensteten zur
Ermöglichung von Maßnahmen zur unmittelbaren Gefahrenabwehr bzw. zur Wiederherstellung
eigener Güter wie zB. Schneebeseitigung bei Lawinen, Auspumpen des eigenen Kellers bei
Hochwasser udgl., bis zu drei Tage Sonderurlaub zu gewähren.
Eine Befassung der Abteilung Personal ist in den Fällen der lit. a, b und c nicht erforderlich.
B. Besondere Bestimmungen
Anlass
1.
2.
Eheschließung
a) der Bediensteten
b) eines Kindes, eines Elternteiles
oder von Geschwistern des Kindes der Lebensgefährtin bzw.
des Lebensgefährten
Geburt eines Kindes
Dauer des
Sonderurlaubes
3 Arbeitstage
1 Arbeitstag
2 Arbeitstage
DSt
DSt
3.
Betreuung naher
Angehöriger
bis zu 40 Stunden jährlich
4.
Todesfall (oder Tod)
a) der Ehegattin oder des Ehegatten oder von Kindern
3 Arbeitstage
86
Zuständigkeit
DSt
DSt
Besondere Voraussetzungen;
Anmerkungen
Der Sonderurlaub kann entweder bei der kirchlichen oder bei
der standesamtlichen Eheschließung gewährt werden.
Zur Erfüllung einer familiären
Pflicht der bzw. des Bediensteten, soweit dafür nicht grundsätzlich Pflegefreistellung vorgesehen ist.
Ist das Ausmaß der Pflegefreistellung bereits erschöpft, so
gebührt kein Sonderurlaub nach
diesem Tatbestand.
Anlass
5.
6.
7.
8.
9.
Dauer des
Sonderurlaubes
Zuständigkeit
b) von anderen nahen Angehöribis zu 1 Argen
beitstag
(Eltern; Lebensgefährtin bzw.
Lebensgefährte; Verwandte in
der "Seitenlinie" wie Onkel, Tante, Nichte u. dgl.;
Angehörige im Rahmen der
"Schwägerschaft")
bis zu 3 Arbeitstagen
1 Arbeitstag;
DSt
Übersiedlung
2 Arbeitstage,
wenn die Übersiedlung aus
dienstlichen
Gründen erfolgt
Teilnahme oder Mitwirkung von
bis zu 80 StunPers
den jährlich; bei
Spitzensportlerinnen und Spitzensportlern an TrainingslehrgänTeilnahme an
gen, Vorbereitungskursen sowie an Trainingslehrsportlichen Bewerben (Wettkämpgängen oder
fen) von wenigstens landesweiter
VorbereitungsBedeutung (z.B. Landesmeisterkursen dann,
schaft)
wenn für denselben Zweck ebensoviel Erholungsurlaub aufgewendet wird
wie Sonderurlaub
Teilnahme oder Mitwirkung an kulturellen Bewerben von mindestens
landesweiter Bedeutung
bis zu 40 StunPers
den jährlich,
wenn die Bediensteten für
denselben Zweck
ebensoviel Erholungsurlaub aufwenden wie
Sonderurlaub
Teilnahme an Veranstaltungen der
bis zu 40 StunPers
Betriebssportgemeinschaft (Club
den jährlich; weiAktiv) als Betreuerin oder Betreuer
tere 20 Stunden
oder Mannschaftsmitglied
jährlich, wenn die
Bediensteten für
denselben Zweck
soviel Erholungsurlaub aufwenden wie Sonderurlaub
Tätigkeit als Betreuerin oder Betreu- bis zu 20 StunDSt
er bei Veranstaltungen für Juden jährlich,
gendliche (Jugendlager u.dgl.)
denselben Zweck
doppelt soviel
Erholungsurlaub
aufwenden wie
Sonderurlaub
Anmerkungen
1 Arbeitstag zur Erfüllung einer
familiären Pflicht der bzw. des
Bediensteten, insbesondere
wenn sie bzw. er mit der bzw.
dem Verstorbenen im gemeinsamen Haushalt lebte
wenn der bzw. dem Bediensteten die Besorgung des Begräbnisses obliegt
Darunter fallen nicht Veranstaltungen des Dienstgebers oder
der Betriebssportgemeinschaft
(Club Aktiv).
Sonderurlaub wird nicht gewährt, wenn die Bediensteten
für die Teilnahme eine Vergütung (ausgenommen Ersatz von
Reise- und Aufenthaltskosten)
erhalten.
Der Kreis der Spitzensportlerinnen und Spitzensportler wird im
Einvernehmen mit der Landessportdirektion festgelegt.
Sonderurlaub wird nicht gewährt, wenn die Bediensteten
für die Teilnahme eine Vergütung (außer für tatsächlichen
Aufwand) erhalten.
Veranstaltungen der Betriebssportgemeinschaft (Club Aktiv),
auch wenn die Bedienstete
bzw. der Bedienstete als
Betreuerin bzw. Betreuer tätig
ist, fallen nicht unter diesen
Sonderurlaubstatbestand.
87
Anlass
10.
a) Vorbereitung auf Ablegung der
- schriftlichen Dienstprüfung
(Modul 2)
- mündlichen Fachprüfung (Modul 3)
b) Staatsprüfung für den Försterdienst (Modul 3)
c) Physikatsprüfung (Modul 3)
Dauer des
Sonderurlaubes
Zuständigkeit
DSt
Anmerkungen
Der Sonderurlaub wird für die
jeweilige Prüfung nur einmal
gewährt. Soweit er nicht beansprucht wurde, kann er für eine
spätere Prüfung gewährt werden. Unterziehen sich die bzw.
der Bedienstete der Prüfung
nicht, so gilt der beanspruchte
Sonderurlaub als Erholungsurlaub.
bis 25
jährlich:
DSt
darüber
hinaus:
Pers
GBM/Anst
DSt
Pers ist auch für die Bediensteten der Anstalten und Betriebe
zuständig, wenn mit dem Sonderurlaub Folgen für das
Dienstverhältnis verbunden
sind.
40 Std.
20 Std.
20 Std.
20 Std.
11.
Teilnahme an Veranstaltungen zur
Aus- und Fortbildung, Tagungen,
Konferenzen und sonstigen Veranstaltungen, wenn dienstliche Interessen vorliegen
bis zu 80 Stunden jährlich je
nach dem Grad
des dienstlichen
Interesses
12.
Sonstige Aufgaben im öffentlichen
Interesse, insbesondere Teilnahme
an Aus- und Fortbildungsveranstaltungen für Mitglieder von freiwilligen
Feuerwehren, Rettungs- oder sonstigen Hilfsorganisationen
bis zu 40 Stunden jährlich, je
nach dem Grad
des öffentlichen
Interesses ist
dafür anteilig
Erholungsurlaub
aufzuwenden,
zumindest aber
im Verhältnis 1:1
13.
Sonstige besondere Anlässe (z.B.
Soforteinsätze von Mitgliedern der
freiwilligen Feuerwehren und Rettungsorganisationen)
Absolvierung einer "ambulanten"
Kurbehandlung
bis zu 1 ArDSt
beitstag
über 1 Arbeitstag Pers
Der Geburtstag der Bediensteten ist kein besonderer Anlass
im Sinn dieser Bestimmung
bis zu 60 StunDSt
den jährlich,
denselben Zweck
ebensoviel Erholungsurlaub aufwenden wie Sonderurlaub
Voraussetzung für die Gewährung von Sonderurlaub ist, dass
der Sozialversicherungsträger
bzw. die KFL den Bediensteten
eine vom Arzt verordnete "ambulante Kurbehandlung"
bewilligt hat.
14.
88
Mitglieder von freiwilligen Feuerwehren und Rettungsorganisationen kann der Sonderurlaub
für die Teilnahme an einem
Ausbildungslehrgang pro Kalenderjahr zur Gänze, darüber
hinaus anteilig mit Erholungsurlaub gewährt werden. Kein
Sonderurlaub gebührt für die
Teilnahme an Leistungswettbewerben.
Anhang 1 zu § 35 Abs. 2 DBO
Pflegefreistellung
1. Die Voraussetzungen für Pflegefreistellungen sind im § 50 Oö. LVBG und im § 84 Oö. LBG
geregelt. Die Erlässe vom 30. April 1990, PersR-230011/4-1990/Bum, vom 2. Februar 1993,
PersR-230011/37-1993/G und vom 25. Juni 1993, PersR-230011/46-1993/G gelten darüber
hinaus weiter. 1
2. Für die Genehmigung der Pflegefreistellung ist jene bzw. jener Vorgesetzte zuständig, der bzw.
dem die Bewilligung des Erholungsurlaubs obliegt.
3. Für die Antragstellung und die Genehmigung ist das von der Abteilung Personal aufgelegte
Formular zu verwenden.
4. Pflegefreistellungen sind in das Dienstabwesenheitsblatt einzutragen bzw. in der elektronischen
Zeiterfassung zu vermerken.
5. Bei der Genehmigung oder Versagung der Pflegefreistellung gibt es kein Ermessen. Sind die
Voraussetzungen gegeben, so ist die Pflegefreistellung zu genehmigen, sonst zu versagen.
6. Wenn der Anspruch auf Pflegefreistellung nach Punkt 1. erschöpft ist und ein noch nicht 12jähriges Kind der bzw. des Bediensteten erkrankt, besteht nunmehr die Möglichkeit, dass die
bzw. der Bedienstete einen noch nicht verbrauchten Erholungsurlaub zur Pflege des Kindes antreten kann, ohne vorher den Urlaubsantritt mit dem Dienstgeber zu vereinbaren. Allerdings ist
der Dienstgeber in geeigneter Weise vom Urlaubsantritt und der voraussichtlichen Dauer in
Kenntnis zu setzen. Ein solcher Urlaub darf den Zeitraum der notwendigen Pflege nicht überschreiten.
Nach Dienstantritt ist für den zu Pflegezwecken konsumierten Erholungsurlaub umgehend ein
Urlaubsantrag vorzulegen. Über Verlangen des Dienstgebers ist die Notwendigkeit der Pflege
des im gemeinsamen Haushalt lebenden erkrankten noch nicht 12-jährigen Kindes nachzuweisen.
7. Für Auskünfte steht die Abteilung Personal zur Verfügung.
1
Im Erlass vom 25. Juni 1993, PersR-230011/46-1993/G, wurde festgehalten, dass es nicht zulässig ist,
für denselben Verhinderungsfall unmittelbar anschließend an die erste Woche eine zusammenhängende Pflegefreistellung bis zum Höchstausmaß von 2 Wochen in Anspruch zu nehmen. Der Anspruch auf
die weitere Woche bedingt einen neuerlichen Verhinderungsfall.
89
Genehmigung von Kuraufenthalten und Sonderurlauben
für ambulante Kurbehandlungen
Diese Regelung beruht auf den Erlässen PersR-230011/41-1993/S vom 2. April 1993 und PersR230011/108-1997-G (geändert mit Sammelerlass PersR-490000/561-2006-Kop/Gi vom 30. Oktober 2006).
Für die Genehmigung von Kuraufenthalten sowie von "ambulanten Kurbehandlungen" ist die
Dienststellenleiterin bzw. der Dienststellenleiter zuständig.
1. Die Dienstbefreiung für die Dauer eines Kuraufenthaltes oder für die Dauer der Unterbringung
in einem Genesungsheim (zur völligen Herstellung der Gesundheit) darf nur dann gewährt werden, wenn der Dienststellenleiterin bzw. dem Dienststellenleiter die Kurbewilligung bzw. schriftliche Einweisung in ein Kur- oder Genesungsheim durch einen Sozialversicherungsträger bzw.
die KFL vorgelegt wird.
Die Genehmigung darf nur für den im Bewilligungsschreiben angegebenen Zeitraum oder auf
die entsprechende Anzahl von Kalendertagen erstreckt werden, wobei bei der zeitlichen Einteilung der Dienstbefreiung auf zwingende dienstliche Gründe Rücksicht zu nehmen ist.
2. Zur Absolvierung einer "ambulanten Kurbehandlung" ist der bzw. dem Bediensteten Sonderurlaub zu gewähren, wenn der Sozialversicherungsträger bzw. die KFL der bzw. dem Bediensteten eine vom Arzt verordnete "ambulante Kurbehandlung" bewilligt hat.
In diesem Fall kann der bzw. dem Bediensteten auf seinen Antrag hin bis zu 60 Stunden Sonderurlaub jährlich gewährt werden, wenn die bzw. der Bedienstete für denselben Zweck ebensoviel Erholungsurlaub aufwendet als er Sonderurlaub erhält.
Die Dauer eines Kur- bzw. Genesungsaufenthalts ist im Dienstverhinderungsformular (Sammelmeldung für Krank- bzw. Gesundmeldungen) einzutragen und im Dienstabwesenheitsblatt
vorzumerken.
Für die Genehmigungen ist das Formblatt zu verwenden. Für Auskünfte steht die Abteilung Personal zur Verfügung.
91
Anhang zu § 37 Abs. 7 DBO bzw.
Rufbereitschaft beim Amt der Oö. Landesregierung
Beim Amt der Oö. Landesregierung sind in verschiedenen Bereichen Rufbereitschaftsdienste eingerichtet.
Die für die Rufbereitschaft eingeteilte Bedienstete bzw. der für die Rufbereitschaft eingeteilte Bedienstete versieht für die Dauer einer Woche Rufbereitschaft. Die Rufbereitschaft erstreckt sich
auf die gesamte Zeit außerhalb der Regeldienstzeit.
Für Fälle, in denen während der Regeldienstzeit schon Umstände bekannt werden, die darauf
schließen lassen, dass außerhalb der Regeldienstzeit die Notwendigkeit besteht, erforderlichenfalls unaufschiebbare Maßnahmen treffen zu müssen, oder wenn aus dienstlichen Gründen die
Notwendigkeit besteht (z.B. Sachverständige), ist die Erreichbarkeit des Rufbereiten bzw. der Rufbereiten auch während der Amtsstunden sicher zu stellen.
Zur Vermeidung einer übergroßen zeitlichen Belastung der rufbereiten Bediensteten hat die Inanspruchnahme außerhalb der Regeldienstzeit nur in solchen Fällen zu erfolgen, die keinen Aufschub bis zum nächsten Arbeitstag dulden.
Diese Rufbereitschaft ist insbesondere für Unfälle, Katastrophen- oder Krisenfälle, außergewöhnliche Ereignisse etc. eingerichtet, nicht jedoch etwa, um den Ursachen weniger gravierender Belästigungen und dergleichen nachzugehen.
Die jeweils rufbereite Bedienstete bzw. der jeweils rufbereite Bedienstete ist innerhalb und außerhalb der Regeldienstzeit über die
Landeswarnzentrale OÖ
Petzoldstraße 43, 4020 Linz
Tel. 0732.770.122 – 101
anzufordern.
Eine Kontaktaufnahme auf direktem Weg (persönlich oder über andere Kommunikationsmittel)
bleibt nach wie vor unbenommen.
Die anfordernde Stelle hat für die Freihaltung der Rückrufnummer für die Rufbereite bzw. den
Rufbereiten zu sorgen. Für die entsprechende Ausstattung für die Rufbereite bzw. den Rufbereiten
ist vorgesorgt.
Für abgehende Gespräche von Endgeräten, die nicht vom Dienstgeber zur Verfügung gestellt
werden, können nur in begründeten Ausnahmefällen Gebühren verrechnet werden.
Von der Landeswarnzentrale OÖ wird jeden Freitag in der Zeit zwischen 12.00 – 13.00 Uhr ein
Proberuf durchgeführt. Der Proberuf unterscheidet sich von anderen Rufen durch die optische
Meldung "Proberuf" am Display.
Sollte kein Proberuf ankommen, ist mit der Landeswarnzentrale OÖ Kontakt aufzunehmen.
Die für die Rufbereitschaft eingeteilte Bedienstete bzw. der für die Rufbereitschaft eingeteilte Bedienstete hat sich bei Beginn der Rufbereitschaft von der Funktionalität des Pagers (Batteriezustand, Empfangssymbol) zu überzeugen.
93
Die zur Rufbereitschaft eingeteilten Bediensteten sind mittels Formblatt (Anhang) im Vorhinein bis
spätestens zum 25. des Vormonats für das kommende Kalendermonat per E-Mail der
Landeswarnzentrale Oö. (e-Mail: [email protected])
bekannt zu geben.
Diese Einteilung der Rufbereitschaft hat jeweils Montags ab Beginn der Regeldienstzeit für die
Dauer einer Woche zu erfolgen.
Fällt ein Feiertag auf einen Montag, kann die Einteilung der bzw. des Rufbereiten auch am darauffolgenden Werktag erfolgen.
Bei etwaigen Änderungsmeldungen ist das gesamte Formular per E-Mail als Austauschblatt zu
übermitteln.
Die Anfahrt der rufbereiten Bediensteten bzw. des rufbereiten Bediensteten zum Einsatzort erfolgt
innerhalb der Dienstzeit mit dem Dienstkraftfahrzeug und außerhalb der Regeldienstzeit grundsätzlich mit dem eigenen PKW gegen Verrechnung des jeweils geltenden Kilometer-Geldes. In
Ausnahmefällen besteht auch die Möglichkeit, dass die rufbereite Bedienstete bzw. der rufbereite
Bedienstete mit einem Dienstkraftwagen der jeweiligen Bezirkshauptmannschaft, mit dem
Einsatzwagen des Landes-Feuerwehrkommandos oder – wenn sich hiezu eine besondere Notwendigkeit ergibt – auch mit dem Taxi fährt.
94
RUFBEREITSCHAFTSEINTEILUNG
Meldung
Formular per E-Mail übermitteln.
Landeswarnzentrale OÖ
Petzoldstraße 43
4020 Linz
E-Mail: [email protected]
PräsD-Präs/I-1
Abteilung/Bezirkshauptmannschaft
Bezeichnung der Abteilung/Bezirkshauptmannschaft
Fachbereich
Anschrift
Mobiltelefon Rufbereitschaft
Meldezeitraum
Rufbereitschaft für den Monat
Die Rufbereitschaft beginnt jeweils am Montag ab Beginn der Regeldienstzeit für die Dauer einer Woche.
Personen
KW
Datum (von - bis)
Name
Private Erreichbarkeit
Anmerkungen
Rufnummerncode (Ric-Code)
Ric-Code (7-stellig)
Datum
Unterschrift
95
Expertenkonferenzen der Bundesländer – Richtlinien 1
Dem gesteigerten Informationsaustausch unter den Ländern, der Vorbereitung gemeinsamer Länderstellungnahmen sowie dem sonstigen Koordinieren von Ländermaßnahmen dienen in erster
Linie schriftliche Länderumfragen über die Verbindungsstelle der Bundesländer; in zweiter Linie
Länderexpertenkonferenzen.
Länderexpertenkonferenzen müssen nach den Grundsätzen der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit
und Zweckmäßigkeit ausgerichtet sein. Länderexpertenkonferenzen zum gleichen Fachbereich
sollen nur einmal jährlich und nur eintägig – allenfalls an zwei aneinanderfolgenden Halbtagen –
stattfinden. Ein Abweichen von dieser Grundregel ist ausdrücklich zu begründen.
Es muss erwartet werden, dass Abteilungen bei Stellungnahmen zu Länderexpertenkonferenzen,
die von anderen Bundesländern ausgerichtet sind, auf diesen Umstand hinweisen. Die Länderexpertenkonferenzen sind über die Verbindungsstelle abzuwickeln.
Wird die Verbindungsstelle ersucht, eine Länderkonferenz in die Wege zu leiten, so ist zumindest
a. Beratungsort,
b. Beratungszeitraum,
c. Beratungsgegenstand (aufgegliedert in Tagesordnungspunkte, versehen mit Sachverhaltsdarstellungen) und
d. ein Land zur Vorsitzführung vorzuschlagen.
Die bzw. der Vorsitzende in Länderexpertenkonferenzen soll das Beratungsergebnis je Tagesordnungspunkt möglichst in Empfehlungen zusammenfassen. Für Länderexpertenkonferenzen gilt
das Einstimmigkeitsprinzip; divergierende Stellungnahmen können als Empfehlungsvarianten
festgehalten werden. Das Konzept für das Empfehlungsprotokoll soll ehestens, spätestens binnen
vier Wochen der Verbindungsstelle zur Vervielfältigung und Verteilung an alle Länder zugeleitet
werden.
In letzter Zeit haben Expertenkonferenzen wieder ein Ausmaß angenommen, das mit dem Gebot
der Sparsamkeit nur mehr schwer in Einklang zu bringen ist. Dieser in allen Bundesländern festgestellte Umstand hat Anlass gegeben, die Landesamtsdirektoren- und Landeshauptmännerkonferenz damit zu befassen.
Dieser Erlass setzt die bisherigen Richtlinien für Expertenkonferenzen hiemit außer Kraft und wird
mit dem Ersuchen um strikte Beachtung zur Kenntnis gebracht.
Es wird darauf hingewiesen, dass auch die Amtsleitung die Notwendigkeit der Abhaltung, der
Dauer, der Entsendungen udgl. von Expertenkonferenzen künftig strenger prüfen wird.
1
Diese Regelung beruht auf dem Erlass vom 5. Jänner 1995, PräsI-052127/26-Sch/K.
97
Richtlinien für die gemeinsamen Ländervertreterinnen
bzw. Ländervertreter 1
1. Gemeinsame Ländervertreterinnen bzw. Ländervertreter werden bestellt, um rasch, einfach und
wirtschaftlich die gemeinsamen Länderinteressen zu vertreten.
2. Gemeinsame Ländervertreterin bzw. gemeinsamer Ländervertreter ist, wer durch Auftrag aller
neun Länder im Voraus bestellt wurde, z.B. als Sachverständige bzw. Sachverständiger Auskunft in parlamentarischen Unterausschüssen zu geben oder die gemeinsamen Länderinteressen in einem österreichinternen oder internationalen Gremium zu vertreten.
Als gemeinsame Ländervertreterinnen bzw. Ländervertreter können auch externe Sachverständige fallweise bestellt werden. Vor jedem Tätigwerden haben diese das Einvernehmen mit
den Ländern im Wege der Verbindungsstelle herzustellen. Ist die Bestellung einer gemeinsamen Ländervertreterin bzw. eines gemeinsamen Ländervertreters sehr rasch erforderlich, dann
kann dies mit Zustimmung der Vorsitzenden bzw. des Vorsitzenden der Landesamtsdirektorenkonferenz durch die Leiterin bzw. den Leiter der Verbindungsstelle geschehen.
3. Gemeinsame Ländervertreterinnen bzw. Ländervertreter haben klarzustellen, dass sie als solche für alle Länder auftreten; dies gilt insbesondere für externe Sachverständige.
4. Gemeinsame Ländervertreterinnen bzw. Ländervertreter haben zweckdienliche Informationen
und Unterlagen zu dem von ihnen bearbeiteten Sachgebiet ergänzend zu den offiziell übermittelten Unterlagen zu beschaffen, für eine unverzügliche Weitergabe an die Länder zu sorgen
und nachhaltig und rechtzeitig die Standpunkte aller neun Länder zu akkordieren. Diese Akkordierung ist im Wege der Verbindungsstelle herzustellen, wobei zur Verbesserung des Informationsflusses auch vom jeweiligen Amt der Landesregierung genannte Kontaktpersonen um Unterstützung ersucht werden können. Dabei ist grundsätzlich die Einheit des Amtes der Landesregierung und im Falle von Angelegenheiten der europäischen Integration Art. 23d B VG und
die Kooperationsvereinbarung, BGBl. 775/1992, zu beachten.
Gemeinsame Ländervertreterinnen bzw. Ländervertreter haben den akkordierten Standpunkt
mit den zur Verfügung stehenden Möglichkeiten nachdrücklich gegenüber dem Bund und internationalen Institutionen, insbesondere der EU, zu vertreten. Richtschnur für die Akkordierung
der Länderinteressen ist Lösungen zu suchen, die die Länder in die Lage versetzen, möglichst
im eigenen Verantwortungsbereich zu entscheiden, soweit sich dies weder auf die Interessen
der Republik Österreich noch auf die einzelnen Länder nachteilig auswirkt.
5. Gemeinsame Ländervertreterinnen bzw. Ländervertreter sind zunächst für die einmalige Vertretung der Länder bestellt. Bei länger dauernden Vertretungen hat die gemeinsame Ländervertreterin bzw. der gemeinsame Ländervertreter an sie bzw. ihn gerichtete Sitzungseinladungen der
Verbindungsstelle und allfällige Kontaktpersonen bekannt zu geben, um die laufende Kooperation der Länder zu ermöglichen.
6. Gemeinsame Ländervertreterinnen bzw. Ländervertreter haben über ihre Vertretungstätigkeit
selbst verfasste Berichte (Tagungsbehelfe genügen nicht) den Ländern im Wege der Verbindungsstelle ehestens vorzulegen.
Gemeinsame Ländervertreterinnen bzw. Ländervertreter, die an Sitzungen der EU teilnehmen,
legen innerhalb einer Arbeitswoche einen schriftlichen Bericht im Wege der Verbindungsstelle
1
Diese Regelung beruht auf dem Beschluss der Landesamtsdirektorenkonferenz vom 23. März 2001.
99
vor. Derartige Berichte umfassen nur die wesentlichen Verhandlungsergebnisse und zeigen vor
allem länderrelevante Vorgänge auf.
Sollten von derartigen Sitzungen verschiedene Berichte erstellt werden, insbesondere durch die
Delegationsleitung oder die Ständige Vertretung, ist darauf in den Berichten der gemeinsamen
Ländervertreterinnen bzw. Ländervertreter hinzuweisen. Gemeinsame Berichte sind anzustreben, sofern darin die Länderinteressen Berücksichtigung finden.
7.
a. Den Personalaufwand und den Sachaufwand, insbesondere Reisegebühren im Inland, für
die Vertretung durch gemeinsame Ländervertreterinnen bzw. Ländervertreter, die Landesbedienstete sind, trägt ausschließlich jenes Land, dessen Personalstand die gemeinsame
Ländervertreterin bzw. der gemeinsame Ländervertreter angehört.
b. Reisegebühren von gemeinsamen Ländervertreterinnen bzw. Ländervertretern, die Landesbedienstete sind, werden bei Vertretungen im Ausland von allen Ländern (zur Hälfte
nach Volkszahl, zur Hälfte linear) getragen.
Dauert die Dienstreise länger als 2 Tage, dann wird den Reisegebühren ein pauschaliertes
Verwaltungsgemeinkostenpauschale von 10 % des Gebührenansatzes der Dienstklasse V,
Gehaltsstufe 2, hinzugerechnet.
c. Anträge auf Reisegebührenersatz von externen Sachverständigen werden, wenn der Bericht im Sinne des Punktes 6. vorliegt, von Niederösterreich nach den niederösterreichischen Reisegebührenvorschriften überprüft. Sie werden von allen Ländern nach lit. b) getragen. Für die Versteuerung und Versicherung sorgt der externe Sachverständige selbst.
d. Reisegebühren für Ausbildungsveranstaltungen und Seminare können nicht als Kosten
gemeinsamer Ländervertreterinnen bzw. Ländervertreter angesehen werden.
8. Dienstreisen von gemeinsamen Ländervertreterinnen bzw. Ländervertretern außerhalb von
Europa bedürfen jeweils der ausdrücklichen Zustimmung aller Länder.
9. Die nach diesen Grundsätzen von den einzelnen Ländern bei der Verbindungsstelle geltend
gemachten Reisegebühren sind von dieser mit der Jahresrechnung der Kosten der Verbindungsstelle abzurechnen, wenn ein Bericht im Sinne des Punktes 6. vorliegt.
100
Externe fachliche Fortbildungen 1; Tagungen etc.;
Genehmigung
Die Leiterin bzw. der Leiter einer Abteilungsgruppe bzw. die Leiterin bzw. der Leiter einer Abteilung, die nicht einer Abteilungsgruppe zugeordnet ist, bzw. die Bezirkshauptfrau bzw. der Bezirkshauptmann bzw. die Amtsvorständin bzw. der Amtsvorstand ist ermächtigt, die Teilnahme von
Bediensteten an externen fachlichen Schulungen und an sonstigen Veranstaltungen, Tagungen,
Konferenzen, Workshops, Exkursionen, Messebesuchen, Studienreisen und dgl. zu genehmigen,
wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
1. die Teilnahmegebühr (Tagungsbeitrag, Seminarbeitrag ohne Reisegebühren usw.) für alle teilnehmenden Bediensteten der Abteilungsgruppe bzw. der Abteilungen, die keiner Abteilungsgruppe zugeordnet sind, bzw. der Bezirkshauptmannschaft bzw. der Agrarbezirksbehörde darf
nicht mehr als 500,-- Euro (inkl. USt.) betragen,
2. es nehmen nicht mehr als 2 Bedienstete, die der Abteilungsgruppe bzw. den Abteilungen, die
keiner Abteilungsgruppe zugeordnet sind, bzw. der Bezirkshauptmannschaft bzw. der Agrarbezirksbehörde angehören, teil,
3. das Kontingent der Abteilungsgruppe bzw. der Abteilungen, die keiner Abteilungsgruppe zugeordnet sind, bzw. der Bezirkshauptmannschaft bzw. der Agrarbezirksbehörde darf nicht überschritten werden,
4. die Schulung/Veranstaltung findet im Inland oder in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union statt,
5. es sind keine Flugreisen erforderlich und
6. die Inhalte der externen fachlichen Schulung/Veranstaltung werden nicht durch interne Schulungsmaßnahmen oder Veranstaltungen abgedeckt.
Wenn eine Voraussetzung der Z. 1 bis 6 nicht erfüllt ist, sowie für die Teilnahme der Abteilungsgruppenleiterin bzw. des Abteilungsgruppenleiters bzw. der Leiterin bzw. des Leiter einer Abteilung, die nicht einer Abteilungsgruppe zugeordnet ist, bzw. der Bezirkshauptfrau bzw. des Bezirkshauptmannes bzw. der Amtsvorständin bzw. des Amtsvorstandes selbst, bleibt die Genehmigungszuständigkeit bei der Abteilung Personal.
Im Fall der Genehmigung durch die Abteilungsgruppenleiterin bzw. den Abteilungsgruppenleiter
bzw. die Leiterin bzw. der Leiter einer Abteilung, die nicht einer Abteilungsgruppe zugeordnet ist,
bzw. die Bezirkshauptfrau bzw. den Bezirkshauptmann bzw. die Amtsvorständin bzw. den Amtsvorstand, übermittelt diese bzw. dieser bei externen fachlichen Fortbildungen das ausgefüllte
Formblatt samt Beilagen (Rechnungen, Zahlscheine, Originalbelege) an die Abteilung Personal.
Teilnahmebeiträge bis 70,-- Euro sind zunächst von den Bediensteten selbst zu bezahlen und
werden dann rückerstattet. Die Abteilungsgruppenleiterinnen bzw. Abteilungsgruppenleiter bzw.
die Leiterin bzw. der Leiter einer Abteilung, die nicht einer Abteilungsgruppe zugeordnet ist, bzw.
die Bezirkshauptfrau bzw. der Bezirkshauptmann bzw. die Amtsvorständin bzw. der Amtsvorstand
haben Aufzeichnungen über die verbrauchten Mittel zu führen.
1
Dieser Anhang gilt sinngemäß auch für Dienstreisen.
101
Auswärtige Dienstverrichtungen; Außendiensttagebuch
In einzelnen Bereichen der Landesverwaltung werden derzeit schon sogenannte "Außendiensttagebücher" bei auswärtigen Dienstverrichtungen (außerhalb des Dienstortes) geführt. Die (laufend
zu führenden) Außendiensttagebücher haben sich auch als geeignete Grundlage für das Erstellen
der Reiserechnungen erwiesen, das oft erst Wochen nach der Dienstreise erfolgt. Mit Wirkung
vom 1. März 1988 wird daher Folgendes angeordnet:
1. Alle Bediensteten, die regelmäßig Außendienst 1 leisten, haben jede auswärtige Dienstverrichtung, für die Reisegebühren beansprucht werden können, in einem Außendiensttagebuch festzuhalten.
Ausgenommen hievon sind Dienstreisen im Zusammenhang mit Veranstaltungen der
Dienstausbildung und Fortbildung und im Zusammenhang mit dienstlichen Tätigkeiten (insbesondere Verhandlungen), über die eine Niederschrift im Sinne des AVG oder sonstiger gesetzlicher Vorschriften abzufassen ist.
2. Das Außendiensttagebuch ist in gebundener Form (seitennummeriert) so zu führen, dass keine
Leerräume (Leerzeilen) entstehen. Jede auswärtige Dienstverrichtung ist fortlaufend im Außendiensttagebuch zu nummerieren; die jeweilige Nummer ist auch in der Reiserechnung (unter
"Post-Nr.") anzuführen.
3. Die Angaben im Außendiensttagebuch haben jedenfalls zu umfassen:
a. Name der bzw. des Bediensteten und Bezeichnung der Organisationseinheit bzw. der
Dienststelle,
b. Datum der Dienstverrichtung,
c. Beginn und Ende der jeweiligen auswärtigen Dienstverrichtung (genaue Zeitangabe) 2,
d. Ort der auswärtigen Dienstverrichtung sowie
e. stichwortartig die dienstliche Tätigkeit im Außendienst.
4. Die Form der Außendiensttagebücher wird im Übrigen nicht vorgegeben; Außendiensttagebücher können auch (im Dienstweg) bei der Abteilung Gebäude- und Beschaffungs-Management
angefordert werden.
5. Das Außendiensttagebuch ist laufend zu führen und dient als Grundlage für das Erstellen der
Reiserechnungen, wobei durch dieses Außendiensttagebuch die Eintragungen in der Reiserechnung nicht ersetzt werden. Das laufende Führen des Außendiensttagebuches bedingt,
dass es zur auswärtigen Dienstverrichtung mitgenommen wird. Das Außendiensttagebuch dient
auch Kontrollzwecken im Rahmen der übergeordneten Dienstaufsicht, die in diesem Zusammenhang nur aus besonderen Gründen angeordnet werden wird.
6. Ausgeschriebene Außendiensttagebücher sind mindestens sechs Monate lang (gerechnet ab
der letzten Eintragung) aufzubewahren.
7. Jene Gruppen von Bediensteten, die schon vor dem 1. März 1988 Außendiensttagebücher zu
führen hatten, haben die Außendiensttagebücher in der bisherigen Form weiterzuführen.
1
2
Ein regelmäßiger Außendienst liegt dann vor, wenn (voraussichtlich) an mehr als 40 Tagen pro Kalenderjahr Außendienst geleistet wird.
Werden zB. im Zuge eines Außendienstes mehrere Baustellen aufgesucht, so ist die Tätigkeit auf jeder
Baustelle zeitlich (und inhaltlich / siehe lit. e) zu erfassen.
103
8. Jene Bediensteten, die als Bauarbeiterin bzw. Bauarbeiter in den Außendienststellen der Direktion Straßenbau und Verkehr beschäftigt sind, sind vom Führen dieses Außendiensttagebuches
entbunden. Sollte dies auch für andere Bedienstetengruppen sachlich gerechtfertigt sein, so ist
der Abteilung Präsidium im Dienstweg ein entsprechender Antrag zu übermitteln.
104
Anhang zu § 43 DBO
Richtlinien für den Ausgleich von Reisezeiten
außerhalb der Amtsstunden durch Freizeit 1
1. Für Reisezeit, um die sich eine Dienstreise über die Amtsstunden hinaus erstreckt, ist Freizeit
im Ausmaß von 100 v.H. der Reisezeit zu gewähren.
1.1 Diese Regelung gilt für Beamte und Vertragsbedienstete.
2. Diese Regelung gilt für alle Tage der Woche gleich.
3. Zeitausgleich wird nicht gewährt, wenn
a. Anspruch auf eine Verwendungszulage gemäß § 30a Abs. 1 Z. 3 oder Abs. 2 Oö. LandesGehaltsgesetz oder eine Überstundenpauschale gebührt;
b. eine Tätigkeit das Überschreiten der Amtsstunden verursacht, welche keine Dienstverrichtung darstellt; in diesem Fall ist jener Zeitraum als Reisezeit zu berücksichtigen, um den
sich die Dienstreise über die Amtsstunden hinaus erstreckt hätte, wenn eine solche Tätigkeit nicht stattgefunden hätte;
c. die Tätigkeit, wie insbesondere die Teilnahme an Empfängen und gesellschaftlichen Veranstaltungen, keinen Anspruch auf Überstundenvergütung begründet; oder
d. die Reisezeit durch die Teilnahme an Tagungen, sonstigen Veranstaltungen oder an Veranstaltungen der dienstlichen Aus- und Fortbildung verursacht wird.
4. Die abgeltungsfähigen Reisezeiten sind in den bestehenden Aufzeichnungen über die Gewährung von Zeitausgleich festzuhalten; darin ist auf den Beleg über die Dienstreise im Sinne des §
42 DBO (Außendiensttagebuch, Fahrtenbuch, Aktenvermerk udgl.) zu verweisen.
5. Diese Regelung ist mit 1. Jänner 1993 in Kraft getreten.
1
Diese Regelung beruht auf dem Erlass vom 23. November 1992, PersR-450003/46-1992/G.
105
Anhang 1 zu § 51 DBO
Elektronische Datenverarbeitung in der Landesverwaltung;
organisatorische Regelungen
A. Grundsätzliche Angelegenheiten der EDV
Die grundsätzlichen Angelegenheiten des Einsatzes und der Entwicklung der elektronischen Datenverarbeitungen werden in der Abteilung Präsidium unter der Oberleitung der Landesamtsdirektorin bzw. des Landesamtsdirektors besorgt.
B. Organisationsgrundsätze für die Abteilung Informationstechnologie
I. Zur Durchführung der elektronischen Datenverarbeitung in der Landesverwaltung ist die Abteilung Informationstechnologie eingerichtet.
II. Aufgaben:
1. Einsatz der elektronischen Datenverarbeitung bei der Aufgabenerledigung in den von der
Amtsleitung bestimmten Aufgabenbereichen nach folgenden Bestimmungen:
a. Während der Organisations- bzw. Voruntersuchung sowie während der gesamten Abwicklung eines EDV-Projektes haben die Abteilung Informationstechnologie und die jeweils
fachlich zuständige Organisationseinheit zusammenzuarbeiten;
b. Die Verantwortung dafür, dass die gemäß lit. a gemeinsam erarbeiteten Ergebnisse den
Erfordernissen des Sachgebietes gerecht werden, fällt in den Aufgabenbereich der fachlich zuständigen Organisationseinheit;
c. Die Verantwortung für die auftragsgemäße Erstellung und Durchführung von EDVAnwendungen fällt in den Aufgabenbereich der Abteilung Informationstechnologie; die
Verantwortung für die Richtigkeit der Eingabedaten und die Beurteilung der Auswertungsergebnisse 1 fällt in den Aufgabenbereich der fachlich zuständigen Organisationseinheit;
d. Die fachlich zuständige Organisationseinheit hat Änderungen von Grundlagen (insbesondere Rechtsvorschriften), die Abänderungen von EDV-Anwendungen nach sich ziehen
können, rechtzeitig wahrzunehmen und zu interpretieren; die auftragsgemäße Abänderung von EDV-Anwendungen obliegt der Abteilung Informationstechnologie.
2. Erstellen von Leitlinien und Konzepten für den Einsatz von Informationstechnik in der Oö.
Landesverwaltung; die Genehmigung dieser Leitlinien und Konzepte obliegt der Landesamtsdirektorin bzw. dem Landesamtsdirektor bzw. der Abteilung Präsidium.
3. Auslösen von Initiativen zur Umstellung der Verwaltungstätigkeit auf elektronische Datenverarbeitung. 2
4. Erstellen, Erwerb 3, Lizenznahme3 und Adaptieren von Programmen sowie Dokumentation
erstellter Programme.
5. Mitwirkung 4 in den Angelegenheiten des Formularwesens, soweit es Durchführungen mit elektronischer Datenverarbeitung betrifft.
6. Mitwirkung4 beim Verfassen automationsgerechter Rechtsvorschriften. Um diese Aufgabe
erfüllen zu können, ist die Abteilung Informationstechnologie von der fachlich zuständigen Or1
2
3
4
Durch den Einsatz der elektronischen Datenverarbeitung werden gegebene Verantwortlichkeitsbereiche nicht verschoben. Das Maß für die Verantwortung und die Beurteilung der Auswertungsergebnisse
richtet sich im Einzelnen nach den einschlägigen materiellen und verfahrensrechtlichen Vorschriften.
Dies schließt nicht aus, dass auch von anderer Seite Initiativen gesetzt werden sollen.
Siehe Anhang 2 zu § 51 Abs. 1.
Die Mitwirkung an den Maßnahmen der fachlich zuständigen Organisationseinheiten schließt die Mitbeteiligung im Sinne des § 57 DBO ein; die Zuständigkeit der Abteilung Präsidium zur Oberleitung des
EDV-Einsatzes im Landesbereich bleibt davon unberührt.
107
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
ganisationseinheit im frühest möglichen Stadium über Entwürfe von Vorschriften (Gesetze,
Verordnungen, Förderungsrichtlinien u.a.), die zu einem Einsatz von EDV oder zur Abänderung bestehender EDV-Anwendungen führen können, zu informieren.
Herausgabe von Publikationen über den Einsatz der Abteilung Informationstechnologie.
Fortlaufende Aus- bzw. Weiterbildung der Bediensteten der Abteilung Informationstechnologie
durch interne Schulung und Kursbesuche5.
Ausbildung von Bediensteten anderer Dienststellen für den EDV-Einsatz. Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter sind jedoch verpflichtet, dafür Sorge zu tragen, dass nur solche
Bedienstete EDV-Anwender-Schulungen besuchen, die über ausreichende Basiskenntnisse
(Umgang mit Personalcomputer, Tastatur und Maus) verfügen. Die Basiskenntnisse können
entweder durch die EDV-Koordinatoren oder – nach Rücksprache mit der Abteilung Informationstechnologie – über Lisa vermittelt werden.
Vertretung der Landesinteressen bei anderen Körperschaften (z.B. auf Bundesebene), soweit
dies EDV-Angelegenheiten betrifft und sofern die Amtsleitung keine andere Regelung trifft.
Mitwirkung4 bei allen Geschäftsstücken anderer Organisationseinheiten, die sich auf Informationstechnik beziehen.
In diesem Zusammenhang wird klargestellt, dass auch Sitzungsprotokolle über Angelegenheiten der Informationstechnik vor ihrer Aussendung der Abteilung Informationstechnologie zur
Mitzeichnung zu geben sind, sofern in diesen Protokollen Aussagen über Informationstechnik
festgehalten werden.
Die Abteilung Informationstechnologie ist auch dann mitzubeteiligen4, wenn Organisationseinheiten Aufträge für die Untersuchung bzw. Veränderung der Aufbau- und Ablauforganisation
an Dritte vergeben, sofern dabei Fragen des Einsatzes von Informationstechnik berührt sein
könnten.
Vor einer Anschaffung (Erwerb des Eigentums oder Gebrauchsrechts) von Hard- und Software ist – unabhängig aus welchen Haushaltsansätzen dies vorgesehen ist – die Abteilung Informationstechnologie zu befassen.
Mitwirkung4 beim Installieren und Benützen von Hard- und Software.
Abschluss von Verträgen über Lizenzvergaben für erstellte Programme4, 5.
III. Beim Einsatz elektronischer Datenverarbeitung hat die in den Handbüchern für EDV-Projekte in
der oö. Landesverwaltung und im Anhang 2 zu § 51 festgelegte Zusammenarbeit zwischen der
Abteilung Präsidium, der Abteilung Informationstechnologie und den fachlich zuständigen Organisationseinheiten besondere Bedeutung. Die Notwendigkeit ständiger gegenseitiger Information und Mitbeteiligung wird besonders unterstrichen.
Wenn sich die Abteilung Informationstechnologie zur Erfüllung ihrer Aufgaben an eine andere
Organisationseinheit wendet, hat diese die benötigten Auskünfte, vor allem für die Erstellung
von Kosten-Nutzen-Analysen, zu geben.
IV. Zur Durchführung der Aufgaben der Abteilung Informationstechnologie können Sonderarbeitskreise unter deren Leitung eingerichtet werden; in diesen sind Organisationseinheiten des Amtes je nach ihrem Aufgabenbereich vertreten. Die Einrichtung solcher Sonderarbeitskreise bedarf der Zustimmung der Abteilung Präsidium; der Abteilung Präsidium ist in regelmäßigen Abständen zu berichten.
V. Schriftliche Erledigungen der Abteilung Informationstechnologie führen im Geschäftszeichen
(Aktenzeichen "IT"). Im Übrigen gelten die innerdienstlichen Vorschriften.
5
108
Hierdurch werden jedoch einschlägige innerdienstliche Bestimmungen wie zB. über die Zuständigkeit
der Abteilung Personal nicht berührt.
Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik (IKT)
A. Verfahren
Für den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) gelten folgende Regeln:
1. Initiative:
Die Initiative für den Einsatz von IKT geht primär von der betroffenen Organisationseinheit aus.
Die Organisationseinheiten sind verpflichtet, sich mit der Abteilung Präsidium in Verbindung zu
setzen, sobald sich absehen lässt, dass (aus welchen Gründen immer) eine Änderung oder Neukonzeption von Datenanwendungen der Organisationseinheit erforderlich werden könnte.
Insbesondere bei bevorstehenden Gesetzesänderungen hat die betroffene Organisationseinheit
mit der Abteilung Präsidium den Kontakt herzustellen, sobald sich Auswirkungen auf die IKTUnterstützung von Arbeitsabläufen erkennen lassen.
Der EDV-Koordinator der Organisationseinheit ist in alle diesbezüglichen Schritte einzubeziehen.
Die Initiative für den Einsatz von IKT kann subsidiär auch von der Abteilung Informationstechnologie oder der Abteilung Präsidium ausgehen.
2. Entscheidung über die weitere Vorgangsweise:
Nach einer ersten Analyse trifft die Abteilung Präsidium die Entscheidung über die weitere Vorgangsweise:
Die Bandbreite der Möglichkeiten reicht von weiteren Analysen über die Durchführung eines EDVProjekts bis hin zum unmittelbaren Ankauf von Hard- und Software, der Vergabe von EDVLeistungen oder der Zustimmung zu Programmierleistungen durch die Abteilung Informationstechnologie.
Soweit Ressourcen der Abteilung Informationstechnologie bei einem Vorhaben gebunden werden,
entscheidet die Abteilung Präsidium gemeinsam mit der Abteilung Informationstechnologie über
die Priorität der Bearbeitung durch die Abteilung Informationstechnologie.
Soweit EDV-Projekte durchgeführt werden, sind diese nach den Handbüchern für EDV-Projekte in
der oö. Landesverwaltung abzuwickeln. Es wird in aller Regel ein Lenkungsausschuss eingerichtet, dem neben Vertreterinnen bzw. Vertretern der betroffenen Organisationseinheit(en) auch
Vertreterinnen bzw. Vertreter der Abteilung Informationstechnologie und der Abteilung Präsidium
angehören. Falls ein Lenkungsausschuss eingerichtet wird, trifft dieser die wesentlichen weiteren
Projektentscheidungen.
3. Gemeinsame Realisierung der zu ändernden oder neuen Datenanwendung:
In dieser Phase ist die intensive Zusammenarbeit zwischen der betroffenen Organisationseinheit
und der Abteilung Informationstechnologie der entscheidende Erfolgsfaktor. Die Organisationseinheit hat die Richtigkeit der fachlichen Inhalte zu verantworten (einschließlich der erforderlichen
Überlegungen, wie die Arbeitsabläufe zeitlich und qualitativ optimiert werden können). Die Abteilung Informationstechnologie verantwortet die möglichst zweckmäßige technische Unterstützung.
Darüber hinaus berät die Abteilung Informationstechnologie die Organisationseinheit bezüglich der
Optimierung von Arbeitsabläufen.
109
4. Datenschutz- und Datensicherheitsmaßnahmen:
Spätestens zu Beginn des Vollbetriebes einer Datenanwendung müssen von der Organisationseinheit die erforderlichen Datenschutz- und Datensicherheitsmaßnahmen (siehe den Anhang 5 zu
§ 51) getroffen werden.
Bei personenbezogenen Datenanwendungen ist eine Meldung an das Datenverarbeitungsregister
(DVR) zu erstatten; unterliegt eine Datenanwendung der Vorabkontrolle im Sinn des Datenschutzgesetzes 2000, so darf der Vollbetrieb der Datenanwendung erst nach Zustimmung der Datenschutzkommission aufgenommen werden. Die DVR-Meldung erfolgt durch die zuständige Organisationseinheit unter Mitbeteiligung ("zur Mitzeichnung") der Abteilung Präsidium. Die Abteilung
Präsidium unterstützt die Organisationseinheit bei der Administration der DVR-Meldungen.
Die Verantwortung für die Datenschutz- und Datensicherheitsmaßnahmen liegt bei der Organisationseinheit.
5. Laufender Betrieb:
Ab Inbetriebnahme einer Datenanwendung liegt die Verantwortung für diese Datenanwendung
(insbesondere für die fachliche Richtigkeit) bei der Organisationseinheit. Die EDV-Koordinatorin
bzw. der EDV-Koordinator der Organisationseinheit und die Abteilung Informationstechnologie
verantworten im jeweiligen Zuständigkeitsbereich den technischen Betrieb der Datenanwendung.
Änderungen von bestehenden Programmen sind von der Abteilung Präsidium zu genehmigen.
Ausgenommen von dieser Genehmigungspflicht sind
- Programmänderungen, die auf Grund gesetzlicher Vorgaben zwingend erforderlich sind, und
- Programmänderungen, die einen Programmieraufwand von zwei Personenmonaten voraussichtlich nicht übersteigen.
Detaillierte Regelungen über die Abwicklung von EDV-Vorhaben enthalten die Handbücher für
EDV-Projekte in der oö. Landesverwaltung. Weitere Regelungen enthalten Handbücher für bestimmte Bereiche der Datenverarbeitung wie z.B. das Handbuch für Internetanwender, das Corporate Design für die Internet-Präsentation, das Handbuch für GIS-Projekte in der oö. Landesverwaltung (Regelhandbuch DORIS), die Digitialisiervorschrift udgl. Diese Handbücher können – sofern
sie nicht im Intranet publiziert sind – bei Bedarf in der Abteilung Informationstechnologie bzw. in
den Organisationseinheiten, die die genannten Spezialbereiche betreuen (DORIS, DTP-Center
etc.), angefordert werden.
B. Umgang mit Programmen und Daten
1. Allgemeine Regelungen:
Sofern Organisationseinheiten selbst Programme erstellen wollen, haben sie vorher das Einvernehmen mit der Abteilung Informationstechnologie herzustellen. Ausgenommen von dieser Verpflichtung sind lediglich Programmierungen mit Hilfe von Standard-Büroautomationswerkzeugen
(z.B. Access).
Vor dem Erwerb von Programmen bzw. der Vergabe von Programmierleistungen ist jedenfalls mit
der Abteilung Informationstechnologie das Einvernehmen herzustellen (auch wenn die Programme
unentgeltlich angeboten oder aus Budgetmitteln der Organisationseinheit bezahlt werden).
Die Weitergabe von Programmen an Dritte ist nur mit Zustimmung der Abteilung Präsidium zulässig.
110
Zur Einsicht in von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verwendete Daten und Programme durch
den Dienstgeber siehe auch die Punkte B) 2. bis 4. sowie die Vereinbarung vom 22. März 2004,
PräsI-068003/97-2004-Heu/Win.
2. Nicht lizenzierte Software:
Auf EDV-Geräten des Landes Oberösterreich dürfen nur Programme eingesetzt werden, an denen
das Land Oberösterreich ein Nutzungsrecht hat.
Der Einsatz von sogenannten "Raubkopien" von Computerprogrammen ist sowohl auf dienstlichen
als auch auf allenfalls für dienstliche Zwecke verwendeten privaten Computern ausdrücklich untersagt. Urheberrechtsverletzungen können für die Unternehmensleitung, aber auch für einzelne
Bedienstete zivil- und strafrechtliche Konsequenzen haben.
Über Auftrag der Abteilung Präsidium prüft die Abteilung Informationstechnologie stichprobenartig,
ob in den Organisationseinheiten nicht lizenzierte Software eingesetzt wird.
Die Einsichtnahme in Daten und Programme ist dabei nur zulässig, wenn
- der Auftrag durch die Abteilung Präsidium schriftlich angeordnet wurde,
- die Personalvertretung zu Beginn der stichprobenartigen Prüfung verständigt wird,
- der bzw. die Bedienstete über die Einsichtnahme informiert wird. Diese Information hat – sofern
sie nicht mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden ist – bei anwesenden Bediensteten spätestens zu Beginn der Einsichtnahme, bei abwesenden Bediensteten spätestens unmittelbar
nach deren Rückkehr durch die Vorgesetzte bzw. den Vorgesetzten zu erfolgen.
Die Einsichtnahme ist entsprechend zu protokollieren (Datum, Name oder User-ID des bzw. der
Bediensteten).
3. Einsichtnahme in Daten und Programme:
Für die Datenorganisation auf dem EDV-Arbeitsplatz gilt die grundsätzliche Regelung der DBO,
nach der – ausgenommen die Fälle einer strengeren Regelung – Geschäftsstücke (hier: Daten
bzw. EDV-Dokumente) so zu verwahren sind, dass sie zwar anderen Bediensteten auch in Abwesenheit des Verwahrers zugänglich sind, Unbefugten jedoch ein Zugriff verwehrt ist (§ 51).
Eine Einsichtnahme in Daten und Programme, die Bedienstete verwenden, ist ohne deren Zustimmung nur dann zulässig, wenn
- die Einsichtnahme im Rahmen der Dienstaufsicht von der Dienststellenleiterin bzw. vom
Dienststellenleiter (bzw. im Rahmen der übergeordneten Dienstaufsicht) schriftlich angeordnet
wird und
- gleichzeitig die Personalvertretung von dieser Anordnung verständigt wird und
- wenn die bzw. der Bedienstete über die Einsichtnahme informiert wird. Diese Information hat –
sofern sie nicht mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden ist – bei anwesenden Bediensteten spätestens zu Beginn der Einsichtnahme, bei abwesenden Bediensteten spätestens unmittelbar nach deren Rückkehr durch die Vorgesetzte bzw. den Vorgesetzten zu erfolgen.
Diese Einsichtnahme ist entsprechend zu protokollieren (Datum, Name oder User-ID der bzw. des
Bediensteten, Begründung der Einsichtnahme). Der bzw. dem Bediensteten ist eine Ausfertigung
des Protokolls zu übergeben.
4. Internet-Nutzung, Kontrollmaßnahmen:
Die Abteilung Präsidium beauftragt in monatlichen Abständen bei der Abteilung Informationstechnologie eine Auswertung, welche Internet-Server von der Gesamtheit der Landesbediensteten am
111
häufigsten angewählt werden. Diese Auswertung ist anonym; sie gibt über das grundsätzliche Internet-Verhalten der oö. Landesbediensteten Aufschluss.
Den Dienststellenleiterinnen und Dienststellenleitern wird in regelmäßigen Abständen von der Abteilung Informationstechnologie eine Auswertung zur Verfügung gestellt, welche Internet-Server in
der Gesamtheit der Bediensteten der Dienststelle am häufigsten angewählt wurden ("Hitliste").
Diese Auswertung ist anonym.
Die Abteilung Präsidium überprüft gemeinsam mit dem Landespersonalausschuss in unregelmäßigen Abständen, welche Internet-Server von einem EDV-Arbeitsplatz (= IP-Adresse) aus angewählt wurden. Diese Auswertung ist auf einen konkreten EDV-Arbeitsplatz bezogen.
Eine solche Überprüfung findet sowohl über begründetes Ersuchen einer Dienststellenleiterin bzw.
eines Dienststellenleiters als auch – auf begründetem Verdacht – von Amts wegen im Rahmen der
übergeordneten Dienstaufsicht statt.
Die Überprüfung ist nur dann zulässig, wenn je eine Vertreterin bzw. ein Vertreter der Abteilung
Präsidium und des Landespersonalausschusses gleichzeitig anwesend ist.
Die Überprüfungsergebnisse sind schriftlich festzuhalten; dieses Überprüfungsprotokoll ist von der
Vertreterin bzw. vom Vertreter der Abteilung Präsidium und von der Vertreterin bzw. vom Vertreter
des Landespersonalausschusses zu unterzeichnen.
Auch im Rahmen der erlaubten Verwendung von dienstlichen Geräten für die private InternetNutzung außerhalb der Dienstzeit ist das Betrachten von verfänglichen Inhalten (Pornografie, politischer Extremismus, Gewalt etc.) jedenfalls verboten und unterliegt den gleichen Kontrollmechanismen wie die Internet-Nutzung während der Dienstzeit.
112
Dienstvergütung für IT-Koordinatorinnen bzw. IT-Koordinatoren,
IT-Leitkoordinatorinnen bzw. IT-Leitkoordinatoren und IT-Leitanwenderinnen
bzw. IT-Leitanwender; Neuregelung aber 1. Jänner 2006 1
Die Dienstvergütung für IT-Koordinatorinnen bzw. IT-Koordinatoren, IT-Leitkoordinatorinnen bzw.
IT-Leitkoordinatoren und IT-Leitanwenderinnen bzw. IT-Leitanwendern wurde mit Erlass vom
18. Februar 2000, PersR-111008/119-1999-Vo/Pe, sowie mit dem Durchführungserlass vom
22. Mai 2000, PersR-111008/130-2000-Ka, geregelt. Beide Erlässe waren bis 31. Dezember 2005
befristet.
Das Land Oberösterreich anerkennt die Notwendigkeit, IT-Koordinatorinnen bzw. ITKoordinatoren, IT-Leitkoordinatorinnen bzw. IT-Leitkoordinatoren und IT-Leitanwenderinnen bzw.
IT-Leitanwender auch nach dem 31. Dezember 2005 eine Dienstvergütung – auch unter Berücksichtigung der "Besoldung Neu" – für ihre besonders anspruchsvollen Dienste zu gewähren.
Diese Regelung ist aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung nicht mehr befristet. Die geänderten Rahmenbedingungen der letzten Jahre im Informationstechnologie-Bereich (IT) des Landes
Oberösterreich und die Erfahrungen bei der Handhabung der bisherigen Regelungen in diesem
Bereich sollen jedoch Berücksichtigung finden. Dazu erfolgt eine permanente Leistungsüberprüfung durch die Abteilung Informationstechnologie.
Aus diesem Anlass werden alle IT-Koordinatorinnen bzw. IT-Koordinatoren, IT-Leitanwenderinnen
bzw. IT-Leitanwender und IT-Leitkoordinatorinnen bzw. IT-Leitkoordinatoren neu durchgerechnet.
Die in diesem Erlass genannten neuen informationstechnologischen Begriffe (IT-Koordination, ITLeitanwendung, Ist-IT, Soll-ITA, Profil) werden im Anhang erläutert.
Dieser Erlass gilt NICHT für den Bereich der Oö. Gesundheits- und Spitals-AG.
1. Anträge:
Diese sind im Dienstweg über die Abteilung Informationstechnologie an die Abteilung Personal zu
richten.
Die Abteilung Informationstechnologie prüft, ob die von den Dienststellen gemeldeten Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter tatsächlich IT-Koordinatorinnen bzw. IT-Koordinatoren oder ITLeitanwenderinnen bzw. IT-Leitanwender oder IT-Leitkoordinatorinnen bzw. IT-Leitkoordinatoren
sind, beurteilt mittels Profilen und Soll-ITAs deren Tätigkeit quantitativ und qualitativ und leitet den
Antrag mit der Stellungnahme an die Abteilung Personal weiter.
Die Abteilung Personal berechnet die Höhe der Dienstvergütung und weist sie an.
Ansprechpartner sind in der Abteilung Informationstechnologie die zuständigen Kundenbetreuerinnen bzw. Kundenbetreuer, in der Abteilung Personal die zentrale Bearbeiterin bzw. der zentrale
Bearbeiter.
2. Grundlagen der Tätigkeits- und Leistungsbeurteilung
bei IT-Koordinatorinnen bzw. IT-Koordinatoren:
• Anzahl ITAs (= Ist-ITAs = informationstechnologische Arbeitsplätze; siehe Anhang)
• Höhe der Soll-ITAs (siehe Anhang)
1
Diese Regelung beruht auf dem Erlass PersR-111008/174-2005-Ka vom 18. November 2005.
113
• Erfüllung der vorgegebenen Profile (siehe Anhang)
• ev. Aufteilung der Tätigkeit auf mehrere Personen und in welchem Ausmaß
• Zu- und Abschläge je nach Beurteilung (Pkt. 13)
3. Grundlagen der Tätigkeits- und Leistungsbeurteilung bei
IT-Leitanwenderinnen bzw. IT-Leitanwendern:
a) Applikation MIT Projektstruktur:
• Projektleiterin bzw. Projektleiter und die Abteilung Informationstechnologie klären gemeinsam die Notwendigkeit einer Leitanwendung und schlagen sodann ein Ausmaß als Höchstrahmen vor
• Kenntnisnahme und Zustimmung durch den zuständigen Lenkungsausschuss und die Abteilung Präsidium
• Zustimmung durch die Abteilung Personal, die die Höhe der Dienstvergütung festsetzt
• prozentueller Anteil oder Stundenanteil des durchschnittlichen Arbeitsaufwandes für diese
Tätigkeit pro Woche
b) Applikation OHNE Projektstruktur:
• verantwortliche Abteilungsleiterin bzw. verantwortlicher Abteilungsleiter und die Abteilung Informationstechnologie klären im Einvernehmen mit der Abteilung Präsidium gemeinsam die
Notwendigkeit einer Leitanwendung und schlagen sodann ein Ausmaß als Höchstrahmen
vor
• Zustimmung durch die Abteilung Personal, die die Höhe der Dienstvergütung festsetzt
• prozentueller Anteil oder Stundenanteil des durchschnittlichen Arbeitsaufwandes für diese
Tätigkeit pro Woche
4. Grundlagen der Tätigkeits- und Leistungsbeurteilung
bei IT-Leitkoordinatorinnen bzw. IT-Leitkoordinatoren:
• prozentueller Anteil oder Stundenanteil des durchschnittlichen Arbeitsaufwandes für diese Tätigkeit pro Woche
5. Härteausgleich:
(gilt nur bei gleichbleibenden Voraussetzungen):
Da es durch die Neuregelung auch zu einer Verringerung der bisherigen Dienstvergütung kommen
kann, ist es erforderlich, für Betroffene einen Härteausgleich vorzusehen.
a) Für Personen, die nach der "Besoldung alt" entlohnt werden:
Die Dienstvergütung wird auf der Basis des neuen Erlasses berechnet. Sollte sich dabei ein geringerer Betrag ergeben gilt Folgendes:
• IT-Koordinatorinnen bzw. IT-Koordinatoren/IT-Leitanwenderinnen bzw. IT-Leitanwender/ITLeitkoordinatorinnen bzw. IT-Leitkoordinatoren, die am 1. Jänner 2006 länger als 5 Jahre
diesen Dienst verrichten, erhalten jene Dienstvergütung, die zum Dezember 2005 gewährt
wurde, mit dem gleichen Betrag (also ohne weitere Valorisierung) weiterhin, solange die Tätigkeit unverändert ausgeübt wird.
114
• bei IT-Koordinatorinnen bzw. IT-Koordinatoren/IT-Leitanwenderinnen bzw. IT-Leitanwender /
IT-Leitkoordinatorinnen bzw. IT-Leitkoordinatoren, die am 1. Jänner 2006 weniger als 5
Jahre, aber länger als 1 Jahr diesen Dienst verrichten, wird eine Deckelung der Verschlechterung vorgesehen.
Diese beträgt (abhängig von der Grundeinstufung):
Einstufung
d/D oder VB II
c/C
b/B
a/A
maximale Verschlechterung
1% von V/2
2% von V/2
3% von V/2
4% von V/2
Der sich aus der Deckelung ergebende Restbetrag wird für die Dauer der Verwendung als
IT-Koordinatorinnen bzw. IT-Koordinatoren / IT-Leitanwenderinnen bzw. IT-Leitanwender /
IT-Leitkoordinatorinnen bzw. IT-Leitkoordinatoren in der jeweiligen Dienststelle ohne jährliche Valorisierung (also starr) weiterbezahlt.
• bei IT-Koordinatorinnen bzw. IT-Koordinatoren / IT-Leitanwenderinnen bzw. IT-Leitanwender
/ IT-Leitkoordinatorinnen bzw. IT-Leitkoordinatoren, die am 1. Jänner 2006 weniger als
1 Jahr diesen Dienst verrichten, wird die Dienstvergütung neu berechnet.
b) Für Personen, die nach der "Besoldung neu" entlohnt werden:
Die Dienstvergütung wird auf der Basis des neuen Erlasses berechnet. Sollte sich dabei ein geringerer Betrag ergeben, gilt Folgendes:
• IT-Koordinatorinnen bzw. IT-Koordinatoren / IT-Leitanwenderinnen bzw. IT-Leitanwender /
IT-Leitkoordinatorinnen bzw. IT-Leitkoordinatoren, die am 1. Jänner 2006 länger als 5 Jahre diesen Dienst verrichten, erhalten jene Dienstvergütung, die zum Dezember 2005 gewährt wurde mit dem gleichen Betrag (also ohne weitere Valorisierung) weiterhin, solange
die Tätigkeit unverändert ausgeübt wird.
• bei IT-Koordinatorinnen bzw. IT-Koordinatoren /I T-Leitanwenderinnen bzw. IT-Leitanwender
/ IT-Leitkoordinatorinnen bzw. IT-Leitkoordinatoren, die am 1. Jänner 2006 weniger als 5
Jahre, aber länger als 1 Jahr diesen Dienst verrichten, wird eine Deckelung der Verschlechterung vorgesehen.
Diese beträgt (abhängig von der Grundeinstufung):
Einstufung
LD 25 bis 20
LD 19 bis 16
LD 15 bis 12
ab LD 11
maximale Verschlechterung
1% von V/2
2% von V/2
3% von V/2
4% von V/2
Im neuen Besoldungssystem ist der mit V/2 identische Betrag nach § 32 Abs.3 Z.2 GG 2001
als Basis zu verstehen.
Der sich aus der Deckelung ergebende Restbetrag wird für die Dauer der Verwendung als
IT-Koordinatorinnen bzw. IT-Koordinatoren / IT-Leitanwenderinnen bzw. IT-Leitanwender /
IT-Leitkoordinatorinnen bzw. IT-Leitkoordinatoren in der jeweiligen Dienststelle ohne jährliche Valorisierung (also starr) weiterbezahlt.
• bei EDV-Koordinatorinnen bzw. EDV-Koordinatoren / EDV-Leitanwenderinnen bzw. EDVLeitanwendern / EDV-Leitkoordinatorinnen bzw. EDV-Leitkoordinatoren, die am 1. Jänner
2006 weniger als 1 Jahr diesen Dienst verrichten, wird die Dienstvergütung neu berechnet.
Ab 1.1.2006 bestellte IT-Koordinatoren / IT-Leitanwenderinnen bzw. IT-Leitanwender / ITLeitkoordinatorinnen bzw. IT-Leitkoordinatoren und Änderungen bei den Voraussetzungen ab diesem Zeitpunkt unterliegen nicht dem Härteausgleich und werden nach den Richtlinien des neuen
Erlasses berechnet und entlohnt.
115
6. Anfall/Neuberechnung der Dienstvergütung:
Ab 2006 werden aus verwaltungsökonomischen Gründen alle Änderungen bei Anfall, Wegfall oder
Änderung der Höhe der Dienstvergütung nur mehr mit Beginn eines Kalenderjahres, frühestens
jedoch nach einem Beobachtungszeitraum eines halben Jahres, durchgeführt. Zum gleichen Zeitpunkt erfolgt ev. auch eine dynamische Anpassung der ITAs.
Ausnahmen bilden Beginn oder Ende einer Koordinatoren- oder Leitanwendertätigkeit bzw. Organisationsänderungen (dabei ist der nächstfolgende Monatserste maßgebend).
7. IT-Projektarbeiten:
Arbeiten im Rahmen von IT-Projekten mit Personen, die keine anerkannten IT-Koordinatorinnen
bzw. IT-Koordinatoren/IT-Leitanwenderinnen bzw. IT-Leitanwender sind, werden in Hinkunft nicht
mehr über Dienstvergütungen des IT-Bereichs entlohnt. In solchen Fällen können Belohnungen für
Projektarbeiten beantragt werden.
8. Stellvertreterin bzw. Stellvertreter:
Für zeitlich begrenzt tätige Stellvertreterinnen bzw. Stellvertreter von IT-Koordinatorinnen bzw. ITKoordinatoren / IT-Leitkoordinatorinnen bzw. IT-Leitkoordinatoren / IT-Leitanwenderinnen bzw. ITLeitanwender (z.B. während eines Urlaubs oder Krankenstandes) ist eine Dienstvergütung grundsätzlich nicht vorgesehen.
9. Sockelbetrag:
IT-Koordinatorinnen bzw. IT-Koordinatoren / IT-Leitkoordinatorinnen bzw. IT-Leitkoordinatoren /
IT-Leitanwenderinnen bzw. IT-Leitanwender erhalten einen Sockelbetrag von 2,0 % der Dienstklasse V der Gehaltsstufe 2 eines Beamten der allgemeinen Verwaltung als Dienstvergütung bei
Vorliegen folgender Voraussetzungen:
• bei Erreichen von 8 Wochenstunden der ITAs für 1 IT-Koordinatorinnen bzw. IT-Koordinatoren /
IT-Leitkoodinatorinnen bzw. IT-Leitkoordinatoren,
mindestens 8 Wochenstunden der Wochenarbeitszeit für 1 IT-Leitanwenderin bzw. ITLeitanwender,
• bei Erreichen von 20 Wochenstunden der ITAs für 2 EDV-Koordinatorinnen bzw. EDVKoordinatoren / EDV-Leitkoordinatorinnen bzw. EDV-Leitkoordinatoren
mindestens 20 Wochenstunden der Wochenarbeitszeit für 2 IT-Leitanwenderinnen bzw. ITLeitanwender,
• bei Erreichen von 40 Wochenstunden der ITAs für 3 EDV-Koordinatorinnen bzw. Koordinatoren
/ EDV-Leitkoordinatorinnen bzw. Leitkoordinatoren
40 Wochenstunden der Wochenarbeitszeit für 3 IT-Leitanwenderinnen bzw. IT-Leitanwendern.
• Der Sockelbetrag unterliegt keinen Kürzungen!
10. Zusammenfallen mehrerer Dienstvergütungen im IT-Bereich:
Übt eine Person gleichzeitig zwei oder mehrere IT-Tätigkeiten aus, werden die anfallenden finanziellen Besserstellungen getrennt berechnet und dann addiert. Die Summe für alle Vergütungen
zusammen darf jedoch die Gesamthöchstgrenze von 18,0 % (maximal 22,5 % mit Zuschlägen)
nicht übersteigen.
116
11. Richtlinien für Bedienstete, für die die Bestimmungen des Oö. Gehaltsgesetzes gelten:
(Besoldung "ALT")
IT-Koordinatorinnen bzw. IT-Koordinatoren/IT-Leitkoordinatorinnen bzw. IT-Leitkoordinatoren / ITLeitanwenderinnen bzw. IT-Leitanwender in allen Landesdienststellen (ohne GESPAG-Bereich)
erhalten zur Abgeltung ihrer besonders anspruchsvollen Dienste unter erschwerten Umständen
eine Dienstvergütung gemäß § 20e Abs.1, Z.1 Oö. Landes-Gehaltsgesetz in der geltenden Fassung.
Der Rahmen dieser Dienstvergütung ist zwischen 2,0 % und 18,0 % (höchstens bis 22,5 % bei
größtmöglichem Zuschlag) von V/2 festgelegt. Die individuelle Höhe der Dienstvergütung richtet
sich nach den unten angeführten Berechnungsformeln und den unter Pkt. 13 geregelten Zu- bzw.
Abschlägen.
a) Berechnungsformel für IT-Koordinatorinnen bzw. IT-Koordinatoren:
Die Anzahl der Ist-ITAs dividiert durch die festgelegten Soll-ITAs mal 18 ergibt die Obergrenze
der Summe der Dienstvergütungen für eine Organisationseinheit, die sodann auf eine oder
mehrere Personen aufgeteilt wird.
b) Berechnungsformel für IT-Leitkoordinatorinnen bzw. IT-Leitkoordinatoren:
Aus dem prozentuellen / stundenmäßigen Anteil dieser Tätigkeit an der gesamten Wochenarbeitszeit errechnet sich die Höhe der Dienstvergütung für die betroffene Person.
c) Berechnungsformel für IT-Leitanwenderinnen bzw. IT-Leitanwender:
Grundlage ist die Vorgabe eines maximalen Rahmens (vorgeschlagen durch den Lenkungsausschuss für die betroffene Applikation oder durch die verantwortliche Abteilungsleiterin bzw.
den verantwortlichen Abteilungsleiter im Einvernehmen mit der Abteilung Informationstechnologie, der Abteilung Präsidium und der Abteilung Personal), sodann ergibt der prozentuelle /
stundenmäßige Anteil der Tätigkeit an der Gesamt-Wochenarbeitszeit einer vollbeschäftigten
Person die Höhe der Dienstvergütung.
d) Kürzungen:
Eine Kürzung der Dienstvergütung erfolgt grundsätzlich, wenn eine Arbeitsaufteilung zwischen
zwei oder mehreren Personen vorliegt, diese Person einen bewerteten Posten besetzt oder bereits eine Verwendungszulage, Gehaltszulage oder Dienstvergütung (z.B. Baudienstzulage)
bezieht, wobei auch mehrere Kürzungspunkte zusammentreffen können und dann zusammengerechnet werden (Prozentpunkte jeweils von V/2):
• bei mit A-VIII bewerteten Dienstposten: - 5,0 %
• bei mit B-VII bewerteten Dienstposten: - 3,0 %
• bei N1-Zulagen in A-Verwendung: - 5,0 %
• bei N1-Zulagen in B-Verwendung: - 3,0 %
• bei Verwendungszulagen, Gehaltszulagen oder Dienstvergütungen (ev. kumuliert)
- ab 10 % von V/2: - 1,0 %
- ab 16 % von V/2: - 2,0 %
- ab 24 % von V/2: - 3,0 %
- ab 32 % von V/2: - 4,0 %
- ab 40 % von V/2: - 5,0 %
e) Qualitätszu-/-abschläge sind immer erst nach vollständiger Durchrechnung der Dienstvergütung
(lit. a - d) zu berücksichtigen.
f) Die ev. Teilbeschäftigung einer IT-Koordinatorin bzw. eines IT-Koordinators / einer ITLeitkoordinatorin bzw. eines IT-Leitkoordinators / einer IT-Leitanwenderin bzw. eines ITLeitanwenders findet nur in einer Aliquotierung der Höchstbemessung der Dienstvergütung ihren Niederschlag.
117
g) Dienstpostenbewertungen (C-V):
Die bisher möglichen Dienstpostenbewertungen für in C eingestufte IT-Koordinatorinnen bzw.
IT-Koordinatoren / IT-Leitkoordinatorinnen bzw. IT-Leitkoordinatoren / IT-Leitanwenderinnen
bzw. IT-Leitanwendern auf CN2V haben sich als wenig zielführend erwiesen und werden ab
1.1.2006 nicht mehr durchgeführt. Für Vertragsbedienstete der Entlohnungsgruppen d, e und
p1 - p5 ist jedoch die Zuerkennung einer Zulage auf die jeweiligen Bezugsansätze der Entlohnungsgruppe c für die Dauer der überwiegenden Tätigkeit im IT-Bereich möglich. Ansuchen
sind gesondert im Wege der Abteilung Informationstechnologie an die Abteilung Personal zu
richten.
h) Zu- und Abschläge:
Zur Berücksichtigung der Leistungsqualität der IT-Koordinatorinnen bzw. IT-Koordinatoren / ITLeitkoordinatorinnen bzw. IT-Leitkoordinatoren / IT-Leitanwenderinnen bzw. IT-Leitanwendern
ist bei ausgezeichneter oder unterdurchschnittlicher Arbeitsleistung ein Zu- bzw. Abschlag von
der errechneten Dienstvergütung vorgesehen, und zwar für eine ausgezeichnete Leistung ein
25%iger Zuschlag, für eine unterdurchschnittliche Leistung ein 50%iger Abschlag.
Die ausgezeichnete bzw. unterdurchschnittliche Arbeitsleistung ist besonders zu begründen
sowie von der Abteilung Informationstechnologie und von der Dienststellenleiterin bzw. vom
Dienststellenleiter zu überprüfen und zu bestätigen. Bei IT-Koordinatorinnen bzw. ITKoordinatoren werden die im Anhang detailliert umschriebenen Profile zur Beurteilung herangezogen.
Die bewertete Arbeitsleistung muss nicht mit der Dienstbeurteilung der betroffenen Person ident sein und ist in regelmäßigen Abständen von der Abteilung Informationstechnologie zu überprüfen.
12. Richtlinien für Bedienstete, für die die Bestimmungen
des Oö. Gehaltsgesetzes 2001 gelten:
(Besoldung "NEU")
IT-Leitanwenderinnen bzw. IT-Leitanwender in allen Landesdienststellen (ohne gespag-Bereich)
erhalten zur Abgeltung ihrer besonders anspruchsvollen Dienste unter erschwerten Umständen
eine Dienstvergütung gemäß § 38 Abs.1 Z.1 Gehaltsgesetz 2001 in der für Landesbeamtinnen
bzw. Landesbeamte geltenden Fassung.
Der Rahmen dieser Dienstvergütung ist zwischen 2,0 % und 18,0 % (höchstens bis 22,5 % bei
größtmöglichem Zuschlag) von V/2 festgelegt. Die individuelle Höhe der Dienstvergütung richtet
sich nach den unten angeführten Berechnungsformeln und den später näher beschriebenen Zubzw. Abschlägen.
a) Berechnungsformel für IT-Koordinatorinnen bzw. IT-Koordinatoren:
Die Anzahl der Ist-ITAs dividiert durch den festgelegten Soll-ITA mal 18 ergibt die Obergrenze
der Summe der Dienstvergütungen für eine Organisationseinheit, die sodann auf eine oder
mehrere Personen aufgeteilt wird.
b) Berechnungsformel für IT-Leitkoordinatorinnen bzw. IT-Leitkoordinatoren:
Aus dem prozentuellen / stundenmäßigen Anteil dieser Tätigkeit an der gesamten Wochenarbeitszeit errechnet sich die Höhe der Dienstvergütung für die betroffene Person.
c) Berechnungsformel für IT-Leitanwenderinnen bzw. IT-Leitanwender:
Grundlage ist die Vorgabe eines maximalen Rahmens (vorgeschlagen durch den Lenkungsausschuss für die betroffenen Applikationen im Einvernehmen mit der Abteilung Informationstechnologie, der Abteilung Präsidium und der Abteilung Personal), sodann ergibt der prozentuelle / stundenmäßige Anteil der Tätigkeit an der Gesamt-Wochenarbeitszeit einer vollbeschäftigten Person die Höhe der Dienstvergütung.
118
d) Kürzungen:
Eine Kürzung der Dienstvergütung erfolgt grundsätzlich, wenn eine Arbeitsaufteilung zwischen
zwei oder mehreren Personen vorliegt oder bereits eine Gehaltszulage (prozentuelle Aufzahlung auf die nächste gehaltsmäßig höhere LD) oder eine andere Dienstvergütung (z.B. Erschwernisabgeltung) bezogen wird, wobei auch mehrere Kürzungspunkte zusammentreffen
können und dann zusammengerechnet werden (Prozentpunkte jeweils von V/2).
• Bei Gehaltszulagen, die eine Aufzahlung auf die nächste nummerisch niedrigere LD darstellen, ist wie folgt zu kürzen:
bis einschließlich 50 % um 1,0 % von V/2 und
zwischen 51 % und 100 % um 2,0 % von V/2.
• Bei anderen Dienstvergütungen ist wie folgt zu kürzen (ev. kumuliert):
- ab 10 % von V/2: - 1,0 %
- ab 16 % von V/2: - 2,0 %
- ab 24 % von V/2: - 3,0 %
- ab 32 % von V/2: - 4,0 %
- ab 40 % von V/2: - 5,0 %
• Die zu gewährende Dienstvergütung für IT-Koordinatorinnen bzw. IT-Koordinatoren / ITLeitkoordinatorinnen
bzw.
IT-Leitkoordinatoren / IT-Leitanwenderinnen
bzw.
ITLeitanwendern beträgt maximal 18,0 % von V/2 des alten Entlohnungsschemas bei einer
Einreihung in LD 18 und gehaltsmäßig höher,
in der LD 17 beträgt sie maximal 16,0 %,
in der LD 10 beträgt sie maximal 2,0 % und
ab der LD 9 und niedriger wird keine Dienstvergütung mehr ausbezahlt.
e) Qualitätszu-/-abschläge sind immer erst nach vollständiger Durchrechnung der Dienstvergütung
(lit. a - d) zu berücksichtigen.
f) Die ev. Teilbeschäftigung von IT-Koordinatorinnen bzw. IT-Koordinatoren / ITLeitkoordinatorinnen bzw. IT-Leitkoordinatoren / IT-Leitanwenderinnen bzw. IT-Leitanwendern
findet nur in einer Aliquotierung der Höchstbemessung der Dienstvergütung ihren Niederschlag.
g) grundsätzliche Einreihung:
IT-Leitanwenderinnen bzw. IT-Leitanwender bleiben grundsätzlich in ihrer Stammverwendung
eingereiht. Für die Dauer einer überwiegenden IT-Tätigkeit ist aber eine Mindesteinstufung in
der LD 18 vorgesehen:
Dafür ist aber ein gesondertes und begründetes Ansuchen im Wege der Abteilung Informationstechnologie an die Abteilung Personal erforderlich. Die höhere Einreihung gilt nur für die
Dauer dieser besonderen Verwendung.
h) Zuschläge/Abschläge:
Zur Berücksichtigung der Leistungsqualität der IT-Koordinatorin bzw. des IT-Koordinators / der
IT-Leitkoordinatorin bzw. des IT-Leitkoordinators / der IT-Leitanwenderin bzw. des ITLeitanwenders ist bei ausgezeichneter oder unterdurchschnittlicher Arbeitsleistung ein Zu- bzw.
Abschlag von der errechneten Dienstvergütung vorgesehen, und zwar für eine ausgezeichnete
Leistung ein 25%iger Zuschlag, für eine unter-durchschnittliche Leistung ein 50%iger Abschlag.
Die ausgezeichnete bzw. unterdurchschnittliche Arbeitsleistung ist besonders zu begründen
sowie von der Abteilung Informationstechnologie und von der Dienststellenleiterin bzw. vom
Dienststellenleiter zu überprüfen und zu bestätigen. Bei IT-Koordinatorinnen bzw. IT-
119
Koordinatoren werden die im Anhang detailliert umschriebenen Profile zur Beurteilung herangezogen.
Die bewertete Arbeitsleistung muss nicht mit der Dienstbeurteilung der betroffenen Person ident sein und ist in regelmäßigen Abständen von der Abteilung Informationstechnologie zu überprüfen.
120
Richtlinien für den Einsatz von Einrichtungen
der Informations- und Kommunikationstechnologie
Informationen und die sie unterstützenden Prozesse, Systeme und Netzwerke sind wichtige Unternehmenswerte. Ihre Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit tragen wesentlich zum Erfolg
und zur Qualität unserer Leistungen für unsere Kundinnen und Kunden, zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und zum Ansehen des Landes Oberösterreich bei.
Informationssysteme und -netzwerke sehen sich Sicherheitsbedrohungen unterschiedlichster Herkunft gegenüber. Das kann Computerbetrug, Spionage oder Sabotage sein, aber auch Feuer, Überschwemmungen oder Stromausfall. Gefahrenquellen wie Computerviren oder Hackerattacken
werden immer verbreiteter und raffinierter. Einen großen Anteil an der Bedrohung haben aber
auch unabsichtliche oder absichtliche Fehlbehandlungen der Benutzerinnen und Benutzer.
Sicherheit ist dabei ein kritisches und wesentliches Element der Unternehmensphilosophie des
Landes Oberösterreich. Dies spiegelt sich in der Leitrichtlinie für die Informationssicherheit beim
Land Oberösterreich wieder. Je komfortabler die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten können,
umso mehr Rechte benötigen sie und umso mehr potentielle Gefahren für die Sicherheit sind damit verbunden. Sicherheit ist auch immer ein Kompromiss zwischen Komfort und Eigenverantwortung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Letztendlich muss daher jede Mitarbeiterin und jeder
Mitarbeiter zur Sicherheit beitragen.
Für die Einhaltung der entsprechenden Maßnahmen wurden folgende Richtlinien und Merkblätter
für die Informationssicherheit definiert:
•
Richtlinie "Festlegungen"
•
Richtlinie "Passwörter"
•
Merkblatt "Computerviren"
•
Merkblatt "Behandlung von Spam"
•
Richtlinie "Arbeitsplatz/Arbeitsmittel"
•
Richtlinie "Daten"
•
Richtlinie "Desktops"
•
Richtlinie "Notebooks"
•
Richtlinie "E-Mail (elektronische Post)"
•
Merkblatt "E-Mail Verschlüsselung"
•
Richtlinie "Internet"
•
Richtlinie "Outlook"
•
Richtlinie "Blackberry"
Die Nichteinhaltung der Informationssicherheits-Richtlinien kann zu dienstrechtlichen aber auch zu
zivil- oder strafrechtlichen Konsequenzen führen.
Weiterführende Informationen enthält die Information "Tipps im Umgang mit E-Mail und Internet"
(siehe im Intranet unter <Service von A–Z><IKT-Service><Tipps im Umgang mit E-Mail und Internet>).
121
Leitrichtlinie für Informationssicherheit beim Land Oberösterreich
1. Grundsatz
1.1. Was ist die Informationssicherheit
Das Land Oberösterreich ist, wie jede Behörde und jedes Unternehmen, von Informationen abhängig. Informationen können in vielen Formen vorliegen. Sie können ausgedruckt, auf Papier
geschrieben, elektronisch gespeichert, auf dem Postweg oder elektronisch übermittelt, in Filmen gezeigt oder in Gesprächen mündlich weitergegeben werden. Informationen müssen, unabhängig von der dargebotenen Form, der gemeinsamen Nutzung oder der Speicherung immer
angemessen geschützt werden.
Informationssicherheit wird hier verstanden als Sicherung der
Vertraulichkeit: Sicherstellung des Zugangs zu Informationen nur für Berechtigte
Integrität:
Sicherstellung der Richtigkeit und Vollständigkeit von Informationen und Verarbeitungsmethoden
Verfügbarkeit: Sicherstellung des bedarfsorientierten Zugangs zu Informationen und zugehörigen Werten für berechtigte Benutzer.
1.2. Warum ist Informationssicherheit notwendig
Informationen und die sie unterstützenden Prozesse, Systeme und Netzwerke sind wichtige
Unternehmenswerte. Ihre Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit tragen wesentlich zum Erfolg und zur Qualität unserer Leistung für unsere Kunden, zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und zum Ansehen des Landes Oberösterreich bei.
Informationssysteme und -netzwerke sehen sich Sicherheitsbedrohungen unterschiedlichster
Herkunft gegenüber. Das kann Computerbetrug, Spionage oder Sabotage sein, aber auch
Feuer, Überschwemmung oder Stromausfall. Gefahrenquellen wie Computerviren oder Hackerattacken werden immer verbreiteter und raffinierter. Einen großen Anteil an der Bedrohung
haben aber auch unabsichtliche oder absichtliche Fehlhandlungen der Benutzer.
Die Benutzerinnen und Benutzer haben mehr Rechte, damit aber auch viel mehr Verantwortung. Dieser Verantwortung müssen sie sich bewusst sein.
Gegen die allgemeinen Gefahren werden vielfältige technische Maßnahmen gesetzt. Die besten Maßnahmen bleiben aber wirkungslos, wenn sich nicht jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter der Notwendigkeit der Informationssicherheit bewusst ist und entsprechend handelt.
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter des Landes Oberösterreich muss sich daher an diese
Leitrichtlinie und die daraus abgeleiteten Standards und Richtlinien halten und ein entsprechendes Sicherheitsbewusstsein entwickeln.
1.3. Sicherheitsbewusstsein
Sicherheitsbewusstsein ist durch folgendes Verhalten gekennzeichnet:
• Verstehen, dass Sicherheit ein kritisches und wesentliches Element der Unternehmensphilosophie ist.
• Persönliche Verantwortlichkeit für proaktive Maßnahmen in Bezug auf Risiken für Mitarbeiter, Informationen, ideelle und materielle Werte und die Fortführung der Geschäftstätigkeit im
Notfall.
• Handeln nach den Sicherheitskriterien und Regeln bei allen täglich anfallenden Tätigkeiten.
2. Erfordernisse
Die Informationen müssen so geschützt werden, dass
• die Vertraulichkeit in angemessener Weise gewahrt ist,
• die Integrität der Informationen sichergestellt ist,
122
• sie bei Bedarf verfügbar sind,
• die Beteiligung an einer Transaktion nicht geleugnet werden kann,
• gesetzliche Verpflichtungen erfüllt werden können.
Es ist erforderlich, dass
• für Informationen (Daten, unterstützende Systeme und Verfahren) namentlich Informationseigentümer ernannt werden und dass diese für die Festlegung des erforderlichen Kontrollumfangs verantwortlich sind,
• der jeweils für die Informationen geltende Sicherheits- und Kontrollumfang am jeweiligen Risiko
für das Land Oberösterreich ausgerichtet ist,
• die einzelnen Benutzer für die Nutzung der Informationen verantwortlich sind,
• falls nötig durch Erzeugung zusätzlicher Informationen und durch zusätzliche Verfahren die
Nachvollziehbarkeit von Transaktionen gewährleistet ist,
• es eine unabhängige Überprüfung der Verwaltung und Nutzung von Informationen gibt.
2.1. Informationsklassifizierung und -kontrolle
Für alle Informationen (Dokumente, Dateien, Datenbanken) und für die Infrastruktur (Netzwerke, Server) muss es benannte Eigentümer geben.
Der Informationseigentümer muss sicherstellen, dass
• geeignete Sicherheitsgrundsätze, Standards und entsprechende Richtlinien für die Informationsteile, die er direkt oder durch Ernennung zum Treuhänder besitzt, eingehalten werden,
• der für den Schutz spezifischer Informationen oder Verfahren insgesamt geltende Sicherheits- und Kontrollumfang der Sensitivität, dem Wert und der Bedeutung der Informationen (z. B. Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit, Authentizität, Verantwortlichkeit und Verbindlichkeit) der Maßgabe eines festgelegten Klassifizierungsverfahrens entspricht.
2.2. Systemzugangskontrolle
Es werden logische und physische Zugangskontrollen eingesetzt. Soweit möglich werden Abläufe in Informationssystemen und Verfahren in Log-Dateien mitgeschrieben.
• Die Verantwortlichkeit und Rechenschaftspflicht für die Festlegung von Zugriffsrechten liegen bei den Informationseigentümern.
• Der Zugriff auf Informationen darf Benutzern nur für den definierten Zuständigkeitsbereich
gewährt werden.
2.3. Sicherheit der Informationssysteme während des Lebenszyklus
• Eine Sicherheitsrisikoanalyse muss ein fester Bestandteil bei der Entwicklung, bei Einführungs- und bei Wartungsverfahren von Informationssystemen sein, und zwar ab Beginn des
Lebenszyklus.
• Neue Hardware und/oder Software muss den geltenden Informationssicherheitsstandards
entsprechen.
3. Verantwortlichkeiten
3.1. Informationseigentümer
Bei Datenanwendungen in der oö. Landesverwaltung ist im Regelfall die jeweilige Abteilung
bzw. Bezirkshauptmannschaft oder andere Sonderbehörden sowie sonstige Einrichtungen, vertreten durch die Dienststellenleiterin bzw. den Dienststellenleiter als Informationseigentümer
anzusehen.
Der Informationseigentümer ist verantwortlich für:
• die Festlegung der Relevanz seiner Informationen für das Land Oberösterreich,
• die Festsetzung und Genehmigung des Sicherheits- und Kontrollumfangs, um in angemessener Weise die Sensitivität, den Wert und die Bedeutsamkeit seiner Informationen zu
schützen,
123
• die Sicherstellung, dass Verantwortlichkeiten explizit definiert und Sicherheits- und Kontrollmaßnahmen zur Verwaltung und zum Schutz seiner Informationen implementiert werden,
• die Sicherstellung, dass die Systeme, mit denen seine Informationen bearbeitet werden, regelmäßig hinsichtlich der Einhaltung der Richtlinien zur Informationssicherheit und der damit
verbundenen Standards geprüft werden.
Bei den Informationseigentümern muss es sich nicht notwendigerweise um eine Einzelperson
handeln.
Vielmehr kann diese Funktion durchaus auch von einem Lenkungsausschuss, einer Prüfkommission oder einer anderen offiziellen Einrichtung übernommen werden. Dabei sollte ebenfalls
berücksichtigt werden, dass die Verwendung und das Sammeln von Informationen im Zuge der
Bearbeitung oder Übertragung derselben in verschiedene Bereiche zu einem neuen Informationseigentümer führen kann.
3.2. Informationstreuhänder
Der Informationstreuhänder ist im Land Oberösterreich die Abteilung Informationstechnologie.
Es ist für die Wahrung der Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Authentizität, der elektronisch verarbeiteten und /oder gespeicherten Informationen in dem vom Informationseigentümer festgelegten Umfang und nach Maßgabe der Bestimmungen dieser Leitrichtlinie verantwortlich. Der Informationstreuhänder ist verpflichtet, den Informationseigentümer über die Risiken zu informieren, die sich durch eine vom Informationseigentümer getroffenen Sicherheitsentscheidung ergeben können.
3.3. Benutzer
Benutzer (Mitarbeiter, Vertragspartner, Berater) sind bei der Erstellung, Nutzung und Verwaltung von Informationen verpflichtet, die Richtlinien zur Informationssicherheit und die damit verbundenen Informationssicherheitsstandards sowie die allgemeinen Richtlinien des Landes Oberösterreich einzuhalten. Die einzelnen Benutzer sind für sämtliche Maßnahmen verantwortlich, die sie bei der Nutzung von Informationen und der damit verbundenen Systeme ergreifen.
Die Benutzer müssen verstehen, wann und warum Informationen durch angemessene Kontrollen geschützt werden sollten. Um diese Kontrollen durchführen zu können, sind sie verpflichtet,
adäquate Unterstützung einzuholen.
Benutzer, die eine Verletzung der Richtlinien für Informationssicherheit und der damit verbundenen Informationssicherheitsstandards vermuten oder Kenntnis davon erlangt haben bzw. annehmen, dass Informationen nicht in geeigneter Weise geschützt sind, haben unverzüglich geeignete Schritte zur Behebung des Sicherheitsrisikos zu setzen.
3.4. Informations-Sicherheitsmanagement
Das Informations-Sicherheitsmanagement des Landes Oberösterreich ist für eine sichere Bearbeitung sämtlicher Transaktionen nach Maßgabe der festgelegten Standards sowie für die Sicherstellung des Schutzes der elektronisch verarbeiteten und / oder gespeicherten Informationen des Landes Oberösterreich verantwortlich.
Das Sicherheitsmanagement stellt die Entwicklung der Richtlinien zur Informationssicherheit
und der damit verbundenen Standards, ihre ständige Fortschreibung und Veröffentlichung sicher. Es ist sowohl für die Einführung von Sicherheitsprogrammen sowie für die Bereitstellung
globaler Sicherheitsdienstleistungen zum Schutz der Informationen des Landes Oberösterreich
verantwortlich.
Dazu zählen auch das Sicherheitsbewusstsein der Mitarbeiter, die Sicherheitsanalyse und die
technische Überwachung. Das Sicherheitsmanagement versichert sich ständig über die Einhaltung dieser Richtlinie.
3.5. Unabhängige Prüfung
Die Verwaltung, Nutzung und Kontrolle von Informationen sollen von unabhängiger Seite überprüft werden. Bei dieser Prüfung soll die Stichhaltigkeit der Sicherheitsklassifizierung der Informationen festgestellt werden in Bezug auf
• Zugriffsmöglichkeit zu den Informationen,
124
• Kontrollen im Zusammenhang mit den Informationen,
• Verwaltung der Informationen, einschließlich der Trennung von Rollen und unabhängige
Genehmigung / Überprüfung von Transaktionen,
• Maßnahmen zur Wiederherstellung von Information und Verfahren.
4. Durchsetzung
4.1. Verstöße
Als Verstöße gelten beabsichtigte oder grob fahrlässige Handlungen, die
• dem Ansehen des Landes Oberösterreich schaden,
• die Sicherheit der Mitarbeiter, Vertragspartner oder Berater gefährden,
• dem Land Oberösterreich durch die Kompromittierung der Sicherheit von Daten oder Geschäftsinformationen tatsächlichen oder potentiellen finanziellen Verlust einbringen,
• den unberechtigten Zugriff auf Informationen, deren Preisgabe und/oder Änderung beinhalten,
• die Nutzung von Behördeninformationen für illegale Zwecke beinhalten.
4.2. Strafen
Die Nichteinhaltung der Informationssicherheits-Richtlinien kann zu dienstrechtlichen aber auch
zu zivil- oder strafrechtlichen Konsequenzen führen.
125
Richtlinie "Festlegungen"
1. Grundlagen zur Bewertung der Informationssicherheit
Zur Betrachtung der Sicherheit eines Informationssystems sowie zur Einführung eines Informationssicherheits-Management-Systems (ISMS) haben sich verschiedene Standards herausgebildet:
• ISO/IEC 17799:2005 (ident mit ÖNORM ISO/IEC 17799)
Informationsverarbeitung – Leitfaden für das Management von Informationssicherheit
• ISO/IEC 27001:2005, entwickelt aus BS 7799-2:2002 (ÖNORM A 7799) Informationssicherheits-Managementsysteme – Spezifikation und Hinweise zur Nutzung
• IT-Grundschutzhandbuch
Herausgegeben vom Deutschen Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
• Österreichisches Informationsicherheitshandbuch
Teil 1: Informations-Sicherheitsmanagement
Teil 2: Informations-Sicherheitsmaßnahmen
Herausgegeben vom Chief Information Office beim Österreichischen Bundeskanzleramt
Während das IT-Grundschutzhandbuch konkrete Maßnahmen und Verfahren zum Erreichen einer
Grundsicherheit der Informationstechnologie beschreibt, befasst sich ISO/IEC 17799 und BS 7799
mit dem Aufbau eines IT-Sicherheitsmanagements und seiner Verankerung in der Organisation.
Das Österreichische IT-Sicherheitshandbuch versucht, beides zu kombinieren, folgt aber im Wesentlichen dem IT-Grundschutzhandbuch.
Das Land Oberösterreich beabsichtigt, die Leitlinien und Empfehlungen von ISO/IEC 17799 bzw.
BS 7799 umzusetzen. Überall dort, wo sie praktikabel sind, wird auf die Maßnahmen des Österreichischen Informationssicherheitshandbuches zurückgegriffen.
Alle Maßnahmen, die durch die Standards vorgeschlagen werden, die aber vom Land Oberösterreich nicht umgesetzt werden, sollen mit Anführung der Gründe dokumentiert werden.
2. Grundsätzliches zur Informationssicherheit:
Die Anforderungen an die Informationssicherheit lassen sich in nachfolgende Bereiche unterteilen:
• Vertraulichkeit
Information darf nur dem Personenkreis zugänglich gemacht werden, der befugt ist, darauf zuzugreifen.
• Integrität
beschreibt die Forderung, dass Daten, Applikationen oder Systeme nicht unberechtigt geändert
werden können bzw. dass jede Änderung erkannt wird.
• Verfügbarkeit
Sagt aus, dass Daten und Applikationen vereinbarungsgemäß zur Verfügung stehen. Entsprechende Vereinbarungen sind von besonderer Wichtigkeit, weil eine hundertprozentige Verfügbarkeit praktisch nicht machbar ist.
• Authentizität
In manchen Quellen wird als vierter Bereich von IT-Sicherheit noch Authentizität, d.h. gesicherte Herkunft, genannt. Die Authentizität kann mit besonderen Verfahren sichergestellt werden
(PKI, Signatur) und muss im Einzelfall behandelt werden.
Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, sind technische und organisatorische Maßnahmen
vorzusehen.
Da diese Maßnahmen in der Regel einen nicht unerheblichen Aufwand verursachen und gegebenenfalls sogar einander entgegenwirken, ist ein Klassifizierungsschema vorgesehen, das die Anwendung der Maßnahmen auf die Daten und Informationen beziehungsweise auf die verarbeitenden Systeme einschränkt.
126
3. Klassifizierungsschemata
3.1. Vertraulichkeitsstufe
Vertraulichkeitsstufen sind auch in der Kanzleiordnung bzw. in ELVIS geregelt. Während dort
der Fokus auf Dokumenten und den Zugriffsrechten der Bearbeiter liegt, steht in diesen Richtlinien die Information, also der Inhalt z.B. von Dokumenten im Vordergrund. Wo es sinnvoll ist
gilt die im Folgenden genannte Zuordnung.
• offen:
Information, die ausdrücklich zur Veröffentlichung bzw. Informationsweiterverwendung freigegeben wurde oder deren Bekanntgabe von jedermann verlangt werden kann (Auskunftspflicht). Dabei muss weder der Nachweis des berechtigten Interesses erbracht werden, noch
ist die Behörde zur Prüfung verpflichtet. Dazu zählen etwa Gesetze, Verordnungen, Pressemitteilungen, aber auch „freie“ Daten beispielsweise nach dem Oö. Auskunftspflicht-, Datenschutz- und Informationsweiterverwendungsgesetz bzw. dem Umweltinformationsgesetz.
• intern:
Daten, die keinen besonderen Vertraulichkeitsstatus besitzen, die aber nicht ausdrücklich
zur Veröffentlichung bzw. Informationsweiterverwendung beispielsweise nach dem Oö.
Auskunfts-pflicht-, Datenschutz- und Informationsweiterverwendungsgesetz freigegeben
sind.
• vertraulich (entspricht vertraulich in ELVIS bzw. Kanzleiordnung):
Information, die nur für die Erfüllung des Aufgabenbereiches bestimmt ist. Dabei kann es
sich sowohl um fachlichen Aufgabenbezug laut Geschäftseinteilung als auch um die Erfüllung innerdienstlicher oder dienstrechtlicher Aufgaben handeln. Für die Weitergabe von vertraulichen Daten ist jedenfalls einerseits der Nachweis des berechtigten Interesses durch
den Empfänger zu erbringen und andererseits die Zulässigkeit der Übermittlung in rechtlicher Hinsicht oder gemäß innerdienstlicher Vorschriften zu überprüfen. In diese Kategorie
fallen alle personenbezogenen Daten, deren Veröffentlichung gesetzlich nicht zulässig ist,
sicherheitsrelevante Daten etc.
Im Unterschied zu internen Informationen ist der Personenkreis, der Zugang zu vertraulichen
Daten hat, identifizierbar.
• streng vertraulich (entspricht streng vertraulich und Verschluss im ELVIS bzw. der Kanzleiordnung):
Information, deren Offenlegung nur auf Grund von besonderen Vereinbarungen oder unter
besonderen Umständen erfolgen darf, Informationen, die laut Datenschutzgesetz als besonders schutzwürdig gelten und daher unter die „sensiblen“ Daten eingereiht sind (Daten natürlicher Personen über deren rassische und ethnische Herkunft, politische Meinung, Gewerkschaftszugehörigkeit, religiöse oder philosophische Überzeugung, Gesundheit oder Sexualleben) sowie Verschlusssachen.
3.2. Integrität
Grundsätzlich darf die Integrität von Daten und Informationen nicht unter ein bestimmtes Niveau fallen, da andernfalls die durchgängige Verarbeitung unmöglich wird. In der Regel wird
dieses Niveau durch einen ordnungsgemäß durchgeführten IT-Betrieb gewährleistet. Höhere
Anforderungen sind vorzusehen, wenn einerseits die Wiederherstellung des Informationswertes
sehr aufwändig wird, oder andererseits, wenn geringfügige Änderungen von Daten und Informationen starke Auswirkungen im weiteren Verarbeitungsprozess verursachen.
• Integritätsklasse 1:
Standardklasse, die durch den Normalbetrieb abgedeckt wird. Betrifft in der Regel den Großteil der Daten und Informationen.
Erhöhte Integritätsanforderungen, etwa für Daten, deren ursprünglicher Zustand nur schwer
ermittelt werden kann (z.B. Angebotsdaten oder wirtschaftlich relevante Daten, die ausschließlich in elektronischer Form hinterlegt sind).
127
Hohe Integritätsanforderung. Betrifft Daten, die Urkundencharakter besitzen, gegebenenfalls
auf Grund gesetzlicher Anforderungen über längeren Zeitraum elektronisch archiviert werden und nicht wieder herstellbar sind (Gutachten von Ziviltechnikern, Notariatsakte und ähnliches).
3.3. Verfügbarkeit
• Verfügbarkeitsklasse 1:
Die Applikation / der Dienst / die Daten müssen nach einer Störung innerhalb von 3 Tagen
wieder verfügbar sein.
Die Applikation / der Dienst / die Daten müssen nach einer Störung innerhalb von 1 Tag
Die Applikation / der Dienst / die Daten müssen nach einer Störung innerhalb von 1 Stunde
Die Wiederherstellungszeiten gelten nicht im Katastrophenfall.
4. Maßnahmen
Um die jeweils angestrebten Klassen zu erreichen, stehen organisatorische und technische Maßnahmen zur Verfügung.
4.1. Vertraulichkeit:
• Bewusstseinsbildung
• Kennzeichnung der Schriftstücke
• Regelungen über Umgang und Weiterleitung von Dokumenten in elektronischer Form
• Verschlüsselung (Mail, Speicher)
4.2. Integrität:
• „Vier Augen“ – Prinzip
• Signatur, Prüfsummenverfahren
4.3. Verfügbarkeit von Daten:
• Datensicherung nach einem geeigneten Konzept
• Sichere Verwahrung der Sicherungsmedien
• Datenarchivierung
• Abklärung der notwendigen Aufbewahrdauer für Daten
4.4. Verfügbarkeit von Applikationen / Diensten:
• Verwendung hochwertiger Hardware
• Redundanz von wichtigen Bauteilen (Power Supply, Lüfter)
• Redundante Speicher
• Redundante Anbindung an das Netzwerk
• Redundante Auslegung wichtiger Netzwerkkomponenten
• Betrieb mehrerer Rechner mit Lastausgleich
• Verteilung der Rechner auf mehrere, baulich getrennte Räume
• Cluster
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Die verschiedenen Bedürfnisse der Rechnerverfügbarkeit werden derzeit mit drei Klassen von
Hardwareeinrichtungen abgebildet:
Server ohne besondere Anforderungen an die Verfügbarkeit:
No-Name-Server oder Server ohne redundante Teile wie Netzgerät, Lüfter, Netzwerkkarten oder RAID-Systemen. Entspricht der Verfügbarkeitsklasse 1.
Server mit hoher Verfügbarkeit:
Markengeräte mit Management und Fehlerfrüherkennung, redundante Netzteile mit getrennter
Stromversorgung, mindestens eine davon unterbrechungsfrei, redundante Lüfter, redundante
Netzwerkzugänge, Festplatten mit RAID-Systemen.
Oder
Rechnerverbund aus mehreren Rechnern ohne besondere Anforderungen an die Verfügbarkeit.
Entspricht Verfügbarkeitsklasse 2.
Weitgehend ausfallsichere Server:
Rechnerverbund aus mindestens zwei Rechnern mit hoher Verfügbarkeit in getrennten Räumlichkeiten mit automatischer Lastübernahme im Fehlerfall.
Entspricht Verfügbarkeitsklasse 3.
129
Richtlinie Passwörter
1. Ziel:
Passwörter nehmen, solange sicherere Methoden wie Chipkarten oder biometrische Verfahren
(sofern rechtlich zulässig) nicht mit vertretbarem Aufwand zu implementieren sind, eine zentrale
Stellung unter den Sicherheitsvorkehrungen ein, die für IT-Systeme eingerichtet werden können.
Durch Passwörter wird nicht nur generell der Zutritt in ein System geregelt (in ein Netzwerk oder in
einen Netzwerkabschnitt, zu einem Arbeitsplatzrechner bzw. einem Notebook, zu einem Server,
zu besonderen Funktionen, zu bestimmten Daten). Die richtige und sorgfältige Verwendung von
Passwörtern ist auch von großer Bedeutung für die IT-Sicherheit.
Zum Schutz der Passwörter gehört ganz wesentlich eine Kultur, in der von allen Betroffenen sichergestellt wird, dass Passwörter nicht ausgespäht werden können. Das geschieht durch
- Verwenden von guten Passwörtern, um die Erkennung durch Passwort-Crack-Programme zu
erschweren.
- aktives und offensichtliches Abwenden oder Wegtreten, wenn von jemand anderem eine Passworteingabe durchgeführt wird.
- ausdrückliches und energisches Einfordern eines solchen Verhaltens, wenn es nicht von vorne
herein angeboten wird.
2. Geltungsbereich:
Diese Richtlinie gilt für alle Bediensteten des Landes Oberösterreich, die unter den Geltungsbereich der DBO fallen, bzw. alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Organisationen, denen die in
diesem Zusammenhang maßgeblichen Bestimmungen (vertraglich) überbunden wurden.
3. Verantwortlichkeit:
Die Wirksamkeit dieser wichtigen Einrichtung für die Sicherheit der IT kann nur durch verantwortungsvollen Umgang und damit auch genauer Befolgung der nachfolgenden Regeln durch alle
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sichergestellt werden.
Eine besondere Bedeutung haben Passwörter für Benutzer mit höheren Rechten (Administratorenpasswörter) – das sind alle, die über die Rechte der allgemeinen Benutzer hinausgehen. Inhaber dieser Passwörter unterliegen einer besonderen Verantwortung.
4. Begriffe:
Log-In:
Anmelden an ein IT-System oder eine IT-Anwendung. Die einfachste Methode ist die Eingabe von
Benutzerkennung und Passwort. Besser, aber zur Zeit noch sehr aufwendig, sind Chipkarten oder
biometrische Verfahren (Fingerprinterkennung, Retinaerkennung etc.), sofern letztere (datenschutz-)rechtlich zulässig sind.
Passwort:
Mittel zur Authentifizierung eines Benutzers in einem System durch eine eindeutig diesem Benutzer zugeordnete Information. Die Authentisierung ist nur so lange sichergestellt, als das Passwort
nur diesem Benutzer bekannt ist.
Administratoren:
Verwalter von IT-Systemen, die zur Wahrnehmung dieser Tätigkeit höhere Rechte bzw. Zugriff auf
weitere Daten haben müssen als normale Benutzer.
130
Benutzer:
Sind Personen, die mit Hilfe eines Computers (bzw. anderen durch Passwort schützbaren Geräten
der Informations- und Kommunikationstechnologie) und den darauf laufenden Programmen arbeiten.
5. Regeln für allgemeine Benutzer-Passwörter:
5.1.
Das Passwort darf keinen „sinnvollen“ (= lexikalischen) Begriff beinhalten und muss aus
einer Kombination von Buchstaben (Groß- und Kleinschreibung), Ziffern und Sonderzeichen bestehen. Methoden, solche Passwörter zu erstellen, die dennoch merkbar sind,
können im Intranet unter <Service A-Z><IKT Service><Hinweise zu Passwörtern> nachgelesen werden.
5.2.
Keinesfalls dürfen im Passwort Begriffe aus der eigenen Lebensumwelt verwendet werden:
Namen, Vornamen, Geburtsdaten, Autokennzeichen, Namen von Haustieren etc. All diese
Daten sind durch „Social Engineering“ – d.h. Nachforschen im Umfeld des Betroffenen –
leicht zu erheben.
5.3.
Ein schriftliches Festhalten des Passworts in unmittelbarer Nähe des Rechners, offen oder
versteckt, (Schreibtischunterlage, Bildschirm, Notebookunterseite etc.) ist grob fahrlässig!
5.4.
Die Passwort-Speicherfunktion von EDV-Applikationen darf keinesfalls verwendet werden,
da so gespeicherte Passwörter durch Schadensoftware jederzeit ausgelesen und an unbefugte Personen weitergeleitet werden könnten.
5.5.
Das Passwort darf nur der Inhaberin bzw. dem Inhaber der Benutzerkennung bzw. in Ausnahmefällen („Gruppenpasswörter“) den Mitgliedern einer bestimmten Gruppe bekannt
sein.
Das Passwort darf in keinem Fall anderen Personen (auch Vorgesetzten, IT-Koordinatoren
etc.) mitgeteilt werden. Ausgenommen davon sind Passwörter, die durch berechtigte Personen neu vergeben oder zurückgesetzt wurden.
5.6.
Passwörter, die im dienstlichen Bereich verwendet werden, dürfen nicht für private Benutzerkennungen verwendet werden.
5.7.
Voreingestellte (Installations-) Passwörter oder solche, die durch berechtigte Personen
zurückgesetzt wurden, sind beim ersten Log-In zu ändern.
5.8.
Passwörter dürfen auf keine programmierbare Funktionstaste gelegt werden.
5.9.
Sollte ein Benutzer den Verdacht haben, eines seiner Passwörter könnte einem anderen
bekannt geworden sein, ist er verpflichtet, dieses Passwort sofort zu ändern.
5.10. Falls die jeweilige Software es unterstützt, wird die Änderung des Passworts nach 3 Monaten erzwungen.
6. Regeln für Passwörter für Benutzer-ID mit erweiterten Rechten (Administratorenpasswörter):
6.1.
Alle Bestimmungen aus Pkt 5. „Regeln für allgemeine Benutzerpasswörter“ gelten, soweit
sie nicht durch spezielle Anweisungen überschrieben werden.
6.2.
Um größtmögliche Sicherheit zu erlangen müssen Administratoren-Passwörter die vorher
beschriebenen Bedingungen in einem derart hohen Maß erfüllen, dass sie sich nur mehr
sehr schwer merken lassen.
Weil ein so gewähltes Passwort einen sehr hohen Schutz gegen Ausspähung von außen
und – bei Einhaltung der geltenden Regeln – einen ebenso hohen Schutz gegen Ausspähung von innen besitzt, wird die Laufzeit eines solchen Passworts nicht begrenzt. Die Inhaberin bzw. der Inhaber von Administratorrechten ist jedoch verpflichtet, auf die Geheimhaltung des Passwortes besonders zu achten und das Passwort schon beim geringsten
Verdacht, dass es anderen bekannt geworden sein könnte, zu ändern.
Sofern es sich dabei um Gruppenpasswörter handelt, muss beim Verdacht, dass dieses
Passwort außerhalb der Gruppe bekannt geworden ist, entsprechend verfahren werden.
6.3.
Ein Log-In als Administrator darf nur für die Dauer der Tätigkeit erfolgen, für die das normale Benutzer-Log-In nicht ausreicht.
131
6.4.
Für sehr hoch berechtigte Administratorenkennungen (z.B. in der obersten Hierarchiestufe)
gibt es im allgemeinen nur eine oder zwei Personen, die im Besitz des zugehörigen Passworts sind. In dem Fall ist das entsprechende Passwort in einem verschlossenen Kuvert
bei der Leitung der Abteilung Informationstechnologie zu hinterlegen, dass diese Kennungen auch in Ausnahme- bzw. Notfällen zur Verfügung stehen.
7. Zurücksetzung von Passwörtern:
Ein Zurücksetzen des Passwortes darf nur auf Anforderung des Passworteigentümers und nach
eindeutiger Feststellung der Identität, im Ausnahmefall auch durch die Abteilung Informationstechnologie, erfolgen. In jedem Fall darf das neue Passwort ausschließlich dem Passworteigentümer
mitgeteilt werden.
8. Referenzen
Intranet: <Service A-Z><IKT Service><Hinweise zu Passwörtern>
132
Merkblatt "Computerviren"
1. Einleitung:
Die Bezeichnung Computervirus ist zum Überbegriff für die ganze Palette von Schadensoftware
geworden. Die Unterscheidung in „echte“ Computerviren, Trojanische Pferde, Würmer oder Spyware ist nur für den Fachmann und für strategische Überlegungen wichtig, für den normalen Benutzer ist sie nicht von Belang.
All diesen verschiedenen Typen von Computerviren ist gemein, dass sie über verschiedene Wege
(Internet-Surfen, Mail, Wechseldatenträger etc.) in ein IT-System eindringen und in irgendeiner
Weise Schaden anrichten. Mögliche Schäden können dabei sein:
• Verfälschung von Daten
• Zerstörung von Daten
• Unkontrollierte Weitergabe von Daten
• Ausspionierung von wichtigen Informationen (z.B. Passwörter)
• Störung des normalen Rechnerverhaltens
• Rechnerabstürze
• Blockieren der Netzverbindungen
• Selbständiges Einwählen an kostenpflichtige Telefonnummern
2. Maßnahmen:
Computerviren stellen eine große Gefahr für den geregelten Ablauf der IT des Landes Oberösterreich dar. Mit verschiedenen Maßnahmen wird versucht, dieser Gefahr zu begegnen.
2.1. Virenscanner auf Arbeitsplatzrechnern und Servern
Jeder Arbeitsplatzrechner, jedes Notebook und jeder Server ist durch einen Virenscanner geschützt. Das Update dieser Virenscanner erfolgt automatisch und zentral gesteuert.
Die Einstellungen des Virenscanners dürfen nicht eigenmächtig verändert werden. Ebenso darf
der Virenscanner keinesfalls deaktiviert werden. Sollte der Verdacht bestehen, dass das Update oder der Virenscanner insgesamt nicht einwandfrei funktionieren, ist umgehend mit der ITKoordinatorin bzw. dem IT-Koordinator Kontakt aufzunehmen.
Trotz des automatischen Updates kann es vorkommen, dass neue Viren in das Intranet (Landesdatennetz) gelangen, bevor ein Update der Scanner durchgeführt werden konnte. Es ist daher, besonders beim Öffnen von E-Mail-Attachments, immer Vorsicht walten zu lassen, siehe
Punkt 3.
2.2. Filterung und Prüfung von E-Mails
Am Übergang von Internet zum Intranet (Landesdatennetz) ist ein weiterer Virenscanner eingeschaltet, ein so genannter Virengateway. Dieser Scanner überprüft jede ein- und ausgehende
E-Mail auf Viren, prüft die E-Mails auf unerwünschte Inhalte und sperrt Mails, die nicht erwünschte Anhänge haben (z.B. ausführbare Dateien).
2.3. Filterung des Inhalts von Internet-Seiten
In jüngster Zeit werden zunehmend mehr Schadenprogramme beim einfachen Surfen im Internet übertragen. Aus diesem Grund wird ein weiterer Scanner zentral zwischen Internet und Internetbrowsern installiert, der diese Daten prüft.
3. Richtiges Verhalten beim Umgang mit E-Mails
Die meisten Viren verbreiten sich heute per E-Mail. Virenfilter und Scanner können keinen vollständigen Schutz bieten und müssen durch problembewusstes und sorgfältiges Verhalten des
Anwenders unterstützt werden. Daher sind folgende Hinweise zu beachten:
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• Öffnen Sie nicht unbedacht Attachments, die Sie per E-Mail erhalten haben, egal woher! Auch
Hinweise in den Nachrichten, wie "Virus Checked" oder Ähnliches, bieten keinerlei Schutz vor
Viren, Würmern und trojanischen Pferden. Der beste Schutz ist nach wie vor ein gesundes
Misstrauen des Benutzers. Dies gilt insbesondere für Nachrichten mit Attachments, die unerwartet eintreffen und nicht einer plausiblen Kommunikationsbeziehung, z.B. im Rahmen eines
Projektes, bei dem Dokumente ausgetauscht werden, zuzuordnen sind. Allerdings ist auch hier
Sorgfalt geboten, einige Würmer produzieren Nachrichten, die den Anschein erwecken sollen,
zu einer solchen Beziehung zu gehören. Das Fälschen von Absenderangaben bei E-Mails ist
sehr einfach.
• Erhalten Sie eine E-Mail mit einem Attachment oder einem anklickbaren Link, die angeblich von
Bekannten stammt und Sie auch nur die geringste Merkwürdigkeit an dieser E-Mail finden,
dann öffnen Sie das Attachment oder den Link auf keinen Fall. Antworten Sie auch nicht auf
derartige Mails, sondern rufen Sie stattdessen den vorgeblichen Absender an und vergewissern
Sie sich, dass er Ihnen tatsächlich diese E-Mail geschickt hat.
Solche Merkwürdigkeiten können sein: Unübliche Anrede oder Grußformel, Fremdsprache, obwohl mit dem Betreffenden normal nur deutsch gesprochen wird, ungewöhnlicher Stil, z.B. sehr
saloppe Redeweise einem Vorgesetzten gegenüber etc.
• Kein ernstzunehmender Hersteller von System- oder Antivirussoftware verschickt Werkzeuge
zur Entfernung irgendwelcher Malware, Updates oder Patches per E-Mail. Insbesondere verschickt auch die Firma Microsoft Sicherheitsupdates (Hotfixes) niemals per E-Mail. Sollten Sie
also eine solche Nachricht erhalten, können Sie davon ausgehen, dass es sich um eine gefälschte Nachricht handelt.
4. Verhalten bei vermutetem Virenbefall
• RUHE bewahren – es handelt sich vorerst nur um einen Verdacht
• Rechner vom Netzwerk trennen, Netzwerkkabel (nicht Stromkabel!) herausziehen
• IT-Koordinatorin bzw. IT-Koordinator verständigen, die bzw. der – allenfalls gemeinsam mit der
Abteilung Informationstechnologie – die entsprechenden Schritte einleitet
5. Begriffe:
Attachment:
Beilage zu einer E-Mail, z.B. Dokumente, Bilder etc. Bei Viren verbergen sich dahinter oft ausführbare Daten (Programme) die beim Anklicken ablaufen und den Rechner verseuchen.
134
Merkblatt "Behandlung von Spam"
1. Was ist Spam?
Spam ist die unverlangte und unerwünschte Zusendung von E-Mails.
Zum einen Teil handelt es sich um Werbung für verschiedene Produkte, die über verschiedene
Wege millionenfach versandt werden, zum anderen Teil sind es Mails, die durch Schadensoftware
automatisch an alle Adressaten versandt werden, die auf einem befallenen Computer gespeichert
sind.
2. Überblick
• Spam kann nicht verhindert werden, aber der Umgang damit kann organisiert werden
(Spamfilter, Outlookregeln).
• Die letzte Entscheidung darüber, was mit einer Mail zu geschehen hat, liegt immer beim
Empfänger der Mail (außer, es handelt sich um gefährlichen oder schädlichen Inhalt)!
• Bei Fragen im Zusammenhang mit Spam wenden Sie sich bitte an Ihre IT-Koordinatorin
bzw. Ihren IT-Koordinator.
• Versuchen Sie keinesfalls, vermeintliche Absender von Spam anzuschreiben oder auf
Spam zu antworten.
• Versuchen Sie niemals, gegen Spammer vorzugehen, auch dann nicht, wenn Sie diese
im Landesdienst vermuten. Informieren Sie in so einem Fall Ihre IT-Koordinatorin bzw.
ihren IT-Koordinator.
3. Wie kommt der Spammer zu meiner Adresse?
Die Adressen werden durch automatisch ablaufende Programme aus allen möglichen Quellen, z.
B. aus Webseiten gesammelt und werden regelrecht gehandelt. CDs mit etlichen Millionen Mailadressen sind um wenig Geld erhältlich. Die Wahrscheinlichkeit, dass die eigene Mailadresse in solchen Sammlungen enthalten ist, ist umso höher, je mehr sie verwendet wird und je öffentlicher sie
ist.
4. Was kann gegen Spam getan werden?
Spam kann grundsätzlich nicht verhindert werden.
Derzeit ist die einzige Methode, sich gegen Spam zu wehren, so genannte Spamfilter (Programme, die Spam erkennen sollen) zu verwenden. Auch im Bereich des Landes Oberösterreich wird
so ein Filter eingesetzt, der jede Mail nach verschiedenen Methoden und auf verschiedene Merkmale hin überprüft und bei Verdacht in den Betreff der Mail die Kennzeichnung „[spam]“ setzt. Die
so gekennzeichnete Mail wird an den Adressaten weitergeleitet.
5. Warum werden Spam-Mails nicht sofort gelöscht?
Der Spamfilter ist ein Programm, das nach bestimmten Regeln vorgeht. Die Trefferrate ist bei derartigen Produkten, wie sie auch beim Land Oberösterreich eingesetzt werden zwar sehr hoch,
doch eine hundertprozentige Erkennung kann es aber nicht geben. Ebenso wird es immer wieder
vorkommen, dass eine Mail, die kein Spam ist, doch als solche gekennzeichnet wird, weil sie eben
bestimmte Merkmale aufweist.
Eine automatische Löschung würde also „richtige“, unter Umständen auch wichtige Mails treffen.
Mails unterliegen – ebenso wie Telefonate oder Faxe – dem Telekommunikationsgeheimnis auf
Grund des Telekommunikationsgesetzes, sodass ein Löschen auch diesbezüglich rechtlich äußerst problematisch ist. Mails dürfen daher generell dem Adressaten nicht vorenthalten werden, es
sei denn, sie würden eine Gefahr darstellen (Viren etc.).
135
Die letzte Entscheidung darüber, was mit einer Mail zu geschehen hat, liegt daher immer
beim Adressaten!
6. Was empfiehlt die Abteilung Informationstechnologie?
Eine sehr bewährte Vorgangsweise ist das Setzen einer Regel im Outlook, die alle Mails, in deren
Betreff die Kennzeichnung „[spam]“ vorkommt, in einen eigenen Ordner verschiebt. Die Mails in
diesem Ordner können von Zeit zu Zeit sehr rasch überblickt werden, Nicht-Spam kann gegebenenfalls herausgesucht und der Rest in einem gelöscht werden.
Durch die geringe Größe der Spam-Mails (im Allgemeinen 3 – 5 KB) sollte es dadurch zu keinen
Problemen mit dem im Postfach zur Verfügung stehenden Speicherplatz kommen.
Vielfach hat sich auch bewährt, die mit [spam] gekennzeichneten Mails sofort automatisch in den
Ordner "gelöschte Objekte" zu verschieben. Dabei wird allerdings auf eine Einzelprüfung auf "false
positives", also fälschlich als Spam gekennzeichnete Mails, verzichtet.
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Richtlinie "Arbeitsplatz/Arbeitsmittel"
1. Ziel:
Diese Richtlinie fasst die Grundregeln zur Informationssicherheit am Arbeitsplatz sowie bei der
Nutzung von Arbeitsmitteln innerhalb und außerhalb der Diensträume zusammen.
Beim Umgang mit Informationen und Informationssystemen bestehen Risiken hinsichtlich
• Unerwünschtes Offenlegen interner Informationen
• Zugriff von Unbefugten
• Verlust oder Verfälschung von Informationen
• Einschleppen von Schadensoftware
Diese Risiken gilt es sowohl im Umgang mit IKT-Ausstattung als auch mit generellen Verhaltensweisen zu minimieren.
2. Geltungsbereich:
Für die Wahrung der Informationssicherheit ist die Mitwirkung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der Führungskräfte erforderlich.
4. Begriffe:
Arbeitsmittel:
Arbeitsmittel im Sinn dieser Regeln sind in Büro- oder Arbeitsbereichen eingesetzte technische
Hilfsmittel, mit deren Hilfe organisationsinterne Informationen aufbewahrt, bearbeitet, weitergeleitet oder vernichtet werden (z.B. Computer, CD/DVD-Laufwerke, Datenträger, Schreibtisch,
Schränke).
Datenträger:
Neben analogen Medien zum Speichern von Daten wie z.B. Schriftstücken in Papierform (Dokumente, Akten, etc.) oder Karteikarten sind unter Datenträger insbesondere technische Einrichtungen wie z.B. Festplatten, Disketten, CD/DVD-ROM, Magnetbänder, USB-Sticks, Memorykarten
etc. zu verstehen.
Informationen:
Inhalt aller Quellen und Medien, mit denen Wissen über Personen, Sachen oder Geschehnisse
erzeugt und weitergegeben oder gespeichert wird.
PIN:
Personal Identification Number. Nummer, die das "Wissen" darstellt, durch das gemeinsam mit
dem "Besitz" z.B. einer Chipkarte (bekanntes Beispiel: Bankomatkarte) die Authentizität einer Person nachgewiesen wird.
PDA:
Personal Digital Assistent.
137
5. Regeln:
Verhalten am Arbeitsplatz innerhalb und außerhalb von Diensträumlichkeiten; Umgang mit
Unterlagen/Datenträger
5.1.
Organisationsinterne Informationen dürfen nicht in die Hände Unbefugter gelangen, in Gesprächen an Unbefugte weitergegeben oder von Unbefugten mitgehört werden.
5.2.
Die nicht organisationsinternen Informationen müssen entsprechend ihrer Schutzwürdigkeit
eingestuft und behandelt werden. Siehe dazu auch die Richtlinie „Festlegungen“.
5.3.
Vertrauliche und streng vertrauliche Unterlagen bzw. Datenträger mit solchen Inhalten dürfen nicht unbeaufsichtigt offen liegen und sind stets unter Verschluss zu halten, wenn sie
nicht benötigt werden.
5.4.
Bei auch kurzfristigem Verlassen des Arbeitsplatzes, ist der Arbeitsplatzrechner zu sperren
(Tastenkombination <Strg>+<Alt>+>Entf> und „Lock Workstation“). Diese Maßnahme ist
zum Schutz der Integrität und der Vertraulichkeit der Informationen (Änderung bzw. Einsicht durch Unbefugte) unbedingt nötig.
5.5.
Nach Besprechungen müssen alle Unterlagen mit vertraulichem oder streng vertraulichem
Inhalt (Flipcharts etc.) aus Besprechungszimmern entfernt bzw. dort unter Verschluss gebracht werden.
5.6.
Unterlagen / Datenträger müssen immer, vor allem auch beim Versand, so behandelt werden, dass sie gegen Verlust, Beschädigung und Zerstörung ausreichend gesichert sind.
5.7.
So weit dies möglich ist, müssen Datenträger so eindeutig gekennzeichnet sein, dass der
Inhalt und die Art der Daten eindeutig erkenntlich ist.
5.8.
Der Versand oder die elektronische Übertragung von vertraulichen oder streng vertraulichen Informationen muss so erfolgen, dass unerwünschte Offenlegung, Verlust oder fehlerhafte Weiterleitung verhindert wird.
5.9.
Für den Transport vertraulicher / streng vertraulicher Unterlagen / Datenträgern müssen
speziell gesicherte Behältnisse verwendet werden. Der Transport soll persönlich überwacht
werden.
5.10. Nicht mehr benötigte Unterlagen / Datenträger müssen in dafür bereitgestellten Entsorgungseinrichtungen vernichtet werden. Siehe auch Kanzleiordnung.
5.11. Zur Wiederverwendung vorgesehene, ausgebaute Festplatten müssen so gelöscht werden,
dass keine organisationsinternen Daten auf dem Datenträger verbleiben.
5.12. Arbeitsmittel, Informationen oder Software dürfen nicht ohne Genehmigung aus dem jeweiligen Amtsgebäude entfernt werden. Im Bedarfsfall müssen Arbeitsmittel abgemeldet und
bei der Rückbringung wieder angemeldet werden. Die unberechtigte Entfernung von Eigentum des Landes Oberösterreich wird mittels Stichproben überprüft.
Sicherheitszonen
5.13. Bestimmte Örtlichkeiten können zu Sicherheitszonen erklärt werden. Der Zugang zu solchen Bereichen wird mit Zutrittskontrolle eingeschränkt und protokolliert. Die Identifikation
bzw. Authentisierung für den Zutritt zu geschützten Bereichen erfolgt im allgemeinen mittels Zeiterfassungskarte.
5.14. Die Zugangsrechte zu Sicherheitszonen sind regelmäßig, mindestens jährlich, zu überprüfen.
5.15. Fremde Personen, das sind solche, die nicht Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter des Landes
Oberösterreich sind oder deren Tätigkeitsbereich nicht in den besonders geschützten Bereichen liegt, dürfen diese nur in Begleitung von Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern mit Zutrittsberechtigung betreten bzw. sich darin bewegen.
5.16. Besucher haben sich im Zweifelsfall zu legitimieren. In einem Besuchsbuch ist jeder Besucher mit der Zeit seines Kommens und Gehens sowie dem Zweck seines Besuches oder
dem Namen des Besuchten einzutragen.
5.17. Die Verwendung von Fotoapparaten (auch von Mobiltelefonen mit entsprechender Ausstattung als Kamera) sowie von Video-, Audio- oder anderen Aufzeichnungseinrichtungen in
Sicherheitszonen ist an die ausdrückliche Genehmigung durch die Dienststellenleiterin
bzw. den Dienststellenleiter gebunden.
138
Zugangsschutz bei Möbeln und Räumen
5.18. Schreibtische und Schränke müssen bei Verlassen des Raumes verschlossen werden,
falls sie vertrauliche / streng vertrauliche Unterlagen / Datenträger enthalten oder wenn lokale Regelungen dies erfordern.
5.19. Für Unbefugte zugängliche Arbeitsräume, in denen sich niemand befindet, müssen auch
bei kurzzeitigem Verlassen des Raumes abgeschlossen und der Schlüssel abgezogen
werden. Dies gilt auch für Neben-, Akten- und Betriebsräume.
5.20. Schlüssel müssen sicher aufbewahrt werden.
Informationssicherheit beim Telefonieren
5.21. Bei dienstlichen Telefongesprächen, insbesondere außerhalb der Arbeitsräume oder in der
Öffentlichkeit, muss darauf geachtet werden, dass keine Unbefugten vertrauliche oder
streng vertrauliche Informationen mithören können.
Schutz vertraulicher / streng vertraulicher Faxinhalte
5.22. Wenn vertrauliche / streng vertrauliche Unterlagen durch Fax übermittelt werden, muss
sichergestellt sein, dass keine Unbefugten Zugriff auf die Unterlagen erhalten. Durch ein
Testfax kann sichergestellt werden, dass die Adressatin bzw. der Adressat auch tatsächlich
erreicht wird.
5.23. Aufgrund des Abhörrisikos sollen vertrauliche Informationen nur dann mittels Fax versendet werden, wenn sie verschlüsselt sind. Streng vertrauliche Informationen dürfen mit Fax
nur verschlüsselt übertragen werden.
5.24. Damit eingehende, vertrauliche Faxsendungen Unbefugten nicht zugänglich werden, müssen solche Faxgeräte zutrittsgeschützt aufgestellt werden. Darüber hinaus muss, soweit
technisch möglich, ein mittels PIN steuerbarer Speicherschutz aktiviert sein.
Informationssicherheit beim Drucken, Kopieren und Scannen
5.25. Vertrauliche / streng vertrauliche Unterlagen dürfen auf frei zugänglichen Druckern nur
ausgegeben werden, wenn sichergestellt ist, dass die Unterlagen Unbefugten nicht zugänglich sind, z.B. durch persönliches Überwachen des Druckvorganges.
5.26. Nach dem Kopieren / Scannen von vertraulichen / streng vertraulichen Unterlagen muss
darauf geachtet werden, dass keine Vorlagen im Kopierer / Scanner zurückgelassen werden.
5.27. Fehlkopien von vertraulichen / streng vertraulichen Unterlagen müssen vernichtet werden.
5.28. Vergessene Vorlagen, Kopien oder Ausdrucke anderer Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter
müssen diesen zugestellt oder, falls diese nicht ermittelt werden können, vernichtet werden.
Zugang / Zugriff bei IT-Systemen
5.29. Soweit zum Zugang zu informationstechnischen Systemen, einzelnen Anwendungen oder
auch schützenswerten Dateien Schutzmechanismen wie z.B. Kennungen mit Passwort,
PIN oder Chipkarte bestehen, müssen diese entsprechend der dafür im einzelnen vorgegebenen Regelungen eingesetzt werden.
5.30. Die Deaktivierung oder Umgehung von voreingestellten Sicherheitseinstellungen, Schutzmechanismen, Filtern oder ähnlichem ist untersagt.
Nutzung von Internet / Intranet
5.31. Siehe dazu die Richtlinie „Internet“
Schutz vor Computerviren
5.32. Die im Merkblatt „Computerviren“ gegebenen Hinweise sind zu beachten.
Datensicherung
5.33. Daten auf Servern oder Serversystemen werden regelmäßig gesichert. Daten, die sich auf
Festplatten von Arbeitsplatzrechnern oder Notebooks befinden, werden grundsätzlich nicht
139
zentral gesichert. Eine allfällige Sicherung dieser Inhalte (dazu zählen auch Favoritenlisten
etc.) ist Sache der jeweiligen Anwenderin bzw. des jeweiligen Anwenders.
Elektronische Kommunikation
5.34. Regelungen zur Informationssicherheit bei der Nutzung von E-Mail befinden sich in der
Richtlinie „E-Mail (elektronische Post)“.
Nutzung von IT-Systemen außerhalb der organisationseigenen Räumlichkeiten
5.35. Der Einsatz dienstlicher IT-Systeme außerhalb der organisationseigenen Räumlichkeiten
muss vorab genehmigt werden.
5.36. Regeln für den Einsatz mobiler IT-Systeme befinden sich in den Richtlinien „Notebooks“
und dem Standard für den „Einsatz von Organizern und PDAs“ (im Intranet unter <Service
A-Z > <IKT-Service>)
5.37. Für Fernzugänge zum Intranet dürfen nur die im konkreten Fall genehmigten und eingerichteten Dienste verwendet werden. Siehe auch Richtlinie „Desktops“.
6. Referenzen:
Richtlinie „Festlegungen“
Richtlinie „Internet“
Merkblatt „Computerviren“
Richtlinie „E-Mail (elektronische Post)“
Richtlinie „Desktops“
Richtlinie „Notebooks“
Standard für den „Einsatz von Organizern und PDAs“
Standard für den „Einsatz von Multifunktionsgeräten (MFGs)“
140
Richtlinie "Daten"
1. Ziel:
Die Speicherung von Daten ist unter verschiedenen Aspekten zu sehen:
•
Datenschutzgesetz
•
E-Government-Gesetz
•
Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit
•
Dateneigentümerschaft
•
„private“ und "dienstliche" (persönliche bzw. Dienststellen-) Daten
•
Kosten der Speicherung
Der Datenhaltung ist daher in dem Maß Aufmerksamkeit zu schenken, dass dem Land Oberösterreich kein Schaden in ideeller und / oder materieller Hinsicht entstehen kann.
2. Geltungsbereich:
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Führungskräfte.
4. Begriffe:
Dienstliche Daten:
Dienstliche Daten sind persönliche Daten und Dienststellendaten.
• Dienststellendaten:
Sämtliche Daten, die in Vollziehung der dienstlichen Aufgaben entstehen (z.B. aktenrelevantes
Schriftgut) und daher weder persönlich noch privat sind.
• Persönliche Daten:
Dienstliche Daten, die für den persönlichen Gebrauch bestimmt sind und daher auch nicht stellvertretungsrelevant sein können (z.B. Daten, die noch im Entwurfstadium stehen).
Private Daten:
Daten, die der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter persönlich gehören und in die sonst grundsätzlich niemand Einsicht nehmen darf.
5. Regeln:
Eigentümer:
5.1.
Daten haben grundsätzlich einen Eigentümer. Generell ist der Eigentümer aller nicht privaten Daten (dienstliche Daten) das Land Oberösterreich. In der Praxis werden die Dienststellenleiterinnen und Dienststellenleiter oder von ihnen beauftragte Personen als Dateneigentümer tätig.
5.2.
Der Dateneigentümer (Dienststellenleiterin bzw. Dienststellenleiter oder von ihr bzw. ihm
beauftragte Person) muss für jede Art der in seinem Bereich anfallenden oder verarbeiteten Daten nach den Anforderungen an Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit eine
Klassifikation vornehmen. Die Klassifikation erfolgt im Rahmen der Risikoanalyse gemeinsam mit der der Abteilung Informationstechnologie und hat direkte Auswirkung auf die Verarbeitung, Speicherung und Sicherung der Daten.
141
5.3.
5.4.
5.5.
5.6.
Die Speicherung von privaten Daten auf Speichermedien, die dem Land Oberösterreich
gehören, ist grundsätzlich nicht zulässig. Die Speicherung von privaten Daten im geringen
Umfang wird jedoch im Rahmen des Punktes 5.10. geduldet. Von der Duldung sind jedenfalls Daten, die geltendes Recht verletzen (Urheberrecht, Lizenzrecht etc.) ausgenommen.
Eine Einsichtnahme in Daten und Programme, die Bedienstete verwenden, ist ohne deren
Zustimmung nur dann zulässig, wenn
• die Einsichtnahme im Rahmen der Dienstaufsicht von der Dienststellenleiterin bzw. dem
Dienststellenleiter (bzw. im Rahmen der übergeordneten Dienstaufsicht) schriftlich angeordnet wird,
• gleichzeitig die Personalvertretung von dieser Anordnung verständigt wird,
• die Personalvertretung bei der Dateneinsicht anwesend ist und
• die bzw. der Bedienstete über die Einsichtnahme informiert wird.
Diese Information hat – sofern sie nicht mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden ist –
bei anwesenden Bediensteten spätestens zu Beginn der Einsichtnahme, bei abwesenden
Bediensteten spätestens unmittelbar nach deren Rückkehr durch die/den Vorgesetzte/n zu
erfolgen. (Siehe dazu auch Anhang 6 zu § 51)
Daten werden, zu Zwecken der Datensicherung und Archivierung, immer mehrfach gespeichert. Die Speichermedien verursachen hohe Kosten. Es ist daher dafür Sorge zu tragen,
dass keine unnötigen Daten abgelegt werden. Unnötige Daten wären z.B. jederzeit aus
anderen Quellen re-konstruierbare Daten oder primär mehrfach gespeicherte Daten.
Aus technischen Gründen ist für Systemadministratorinnen und Systemadministratoren der
volle Zugriff auf alle Daten möglich, allerdings nicht erlaubt, es sei denn, ein derartiger
Zugriff ist für die Aufrechterhaltung des Betriebs unabdingbar. Dies ist nur dann der Fall,
wenn Gefahr im Verzug vorliegt. Jeder in diesem Zusammenhang missbräuchliche Zugriff
stellt eine Dienstpflichtverletzung dar. Sollen Daten abgespeichert werden, bei denen auch
eine unabsichtliche Einsichtnahme verhindert werden muss, stehen dafür grundsätzlich
Möglichkeiten mit Verschlüsselungstechniken zur Verfügung.
„I: Laufwerk“:
5.7.
Das im Bereich der IT des Landes Oberösterreich so genannte „I: Laufwerk“ dient der
Speicherung von „persönlichen“ Daten, nicht von „privaten“ Daten. Dateneigentümer ist die
Dienststelle bzw. das Land Oberösterreich.
5.8.
Bei Wechsel einer Mitarbeiterin bzw. eines Mitarbeiters von einer Dienststelle in eine andere geht das Zugriffsrecht auf das jeweilige „I: Laufwerk“ zur alten Dienststelle über. Der
Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter wird in der neuen Dienststelle ein neues „I: Laufwerk“
zur Verfügung gestellt.
5.9.
Beim Ausscheiden einer Mitarbeiterin bzw. eines Mitarbeiters aus dem Landesdienst geht
das Zugriffsrecht auf ihr bzw. sein „I: Laufwerk“ auf die Dienststelle über.
Private Daten:
5.10. Private Daten dürfen nur – in geringem Umfang – auf lokalen Datenträgern („C:Laufwerk“)
gespeichert werden bzw. sind allenfalls als E-Mail im Netzwerk vorhanden. Private E-Mails
dürfen nicht auf einen anderen Datenträger, der im Eigentum des Landes Oberösterreich
steht, ausgelagert und in der Mailbox nicht in größerem Umfang gespeichert werden.
5.11. Dem Land Oberösterreich ist der Zugriff auf die Mailboxen seiner Bediensteten – unter
Wahrung des Telekommunikationsgeheimnisses laut Telekommunikationsgesetz – eingeräumt. Dies kann z.B. im Fall einer längeren Abwesenheit vom Dienst zum Zweck der Sichtung von dienstlichen Daten (nicht private Mails) oder im Rahmen einer Einsicht nach Anhang 6 zu § 51 erforderlich sein. Private E-Mails sind daher auf das Nötigste zu beschränken. Zur Wahrung des Telekommunikationsgeheimnisses laut Telekommunikationsgesetz
wird daher empfohlen, private Mails eindeutig als privat zu kennzeichnen. Dies kann durch
voranstellen von "Privat:" im Betreff erfolgen. Eine Einsichtnahme in solche Daten ist ohne
Zustimmung der Bediensteten nur unter den in Punkt 5.4. genannten Bedingungen zulässig. Die dienstliche Notwendigkeit des Zugriffs auf die Mailboxen der Bediensteten bzw.
des Bediensteten muss durch die Dienststellenleiterin bzw. den Dienststellenleiter, die Abteilung Präsidium und die Personalvertretung gemeinsam festgestellt werden. Vorher muss
142
jedoch versucht werden die Zustimmung der bzw. des Bediensteten einzuholen. Eine Einsichtnahme in Daten nach Punkt 5.11. ist im Übrigen nur unter den im Punkt 5.4. genannten Voraussetzungen zulässig.
6. Referenzen:
• Einsicht in von Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern verwendete Daten und Programme (26. Februar 2004)
143
Richtlinie "Desktops"
1. Ziel:
Desktop-PCs (standortfeste Arbeitsplatzrechner) haben einerseits unter Umständen sensible Daten, wenigstens vorübergehend, lokal gespeichert, stellen andererseits durch die ihre Einbindung
in das interne Netzwerk für mögliche Angreifer den Zugang zur gesamten IT des Landes Oberösterreich dar.
Die Desktop-PCs stellen weiters eine wichtige Basis für die Tätigkeit der Bediensteten der Landesverwaltung dar. Ein falscher Umgang kann zu Ausfall an Arbeitszeit führen und zudem die
Ressourcen der für diese Geräte zuständigen Mitarbeiter einschränken.
Die hier angeführten Richtlinien sind strikt einzuhalten, um die Datensicherheit und die Qualität
sowie die Produktivität der Arbeit der Bediensteten des Landes Oberösterreich zu gewährleisten.
2. Geltungsbereich:
Alle Benutzer eines Desktop-PC.
4. Begriffe:
Dienstliche Geräte: IT-Systeme und zugehörige Komponenten, die der Dienstnehmerin bzw. dem
Dienstnehmer vom Land Oberösterreich zur Erledigung ihrer bzw. seiner Aufgaben zur Verfügung
gestellt werden.
5. Regeln:
5.1.
Arbeitsplatzrechner dürfen nur in der von der Abteilung Informationstechnologie vorgegebenen Konfiguration ohne Aktivierung zusätzlicher oder Deaktivierung vorgesehener Komponenten verwendet werden. Die eigenmächtige Installation oder Deinstallation von Software, Treibern etc. ist – sofern sich aus anderen Richtlinien bzw. Standards nicht anderes
ergibt - untersagt.
5.2.
Die Nutzung eines dienstlichen Arbeitsplatzrechners für private Zwecke während der
Dienstzeit ist grundsätzlich untersagt.
Eine private Verwendung im geringen Ausmaß, wobei die Speicherung der Daten lokal
erfolgen muss, wird geduldet. Die Verwendung von Outlook zur Speicherung auch privater
Termine, Kontakte oder Notizen sowie die Verwendung von E-Mail wird ebenfalls im geringen Umfang geduldet. Siehe auch die Richtlinie „E-Mail“.
5.3.
Die Verwendung eines dienstlichen Arbeitsplatzrechners durch Personen, die nicht Bedienstete des Landes Oberösterreich sind, ist untersagt, sofern diese Verwendung nicht in
dienstlichem Zusammenhang erfolgt.
5.4.
Die Verwendung von nicht dienstlichen Geräten am Desktop-PC ist nicht gestattet. Ausgenommen davon sind USB-Geräte zum Datenaustausch im dienstlichen Interesse.
Für kleine, mobile Datenendgeräte (PDAs, Handhelds, Smart Phones) etc. gilt der im Intranet unter <Service A-Z > <IKT-Service> dargestellte Standard für den „Einsatz von Organizern und PDAs“.
5.5.
Bildschirme sind vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen.
5.6.
Bei auch kurzfristigem Verlassen des Arbeitsplatzes, ist der Arbeitsplatzrechner zu sperren
(Tastenkombination <Strg>+<Alt>+>Entf> und „Lock Workstation“). Diese Maßnahme ist
144
5.7.
5.8.
zum Schutz der Integrität und der Vertraulichkeit der Informationen (Änderung bzw. Einsicht durch Unbefugte) unbedingt nötig.
Wenn Daten vom Arbeitsplatzrechner auf Wechseldatenträger (Disketten, USB-Speicher)
oder PDAs gespeichert werden, sind im Umgang bzw. der Verwendung dieser Datenträger
die Anforderungen der Vertraulichkeit und des Datenschutzes zu berücksichtigen (siehe
die Richtlinie „Arbeitsplatz / Arbeitsmittel“).
Diese Standards gelten ebenso für Arbeitsplatzrechner von Tele-Arbeitern, sofern diese
Geräte vom Land Oberösterreich beigestellt wurden.
6. Referenzen:
Standard für den „Einsatz von Organizern und PDAs“
Richtlinie „Arbeitsplatz / Arbeitsmittel“
Richtlinie „E-Mail (elektronische Post)“
145
Richtlinie "Notebooks"
1. Ziel:
Durch die Verwendung von Notebooks (mobilen Personalcomputern) kann die Produktivität der
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitunter stark erhöht werden.
Gleichzeitig entsteht dadurch aber ein erhöhtes Sicherheitsrisiko.
Bei mobilen Computern sind vor allem drei Sicherheitsbereiche zu berücksichtigen:
- Schutz vor Diebstahl des Gerätes, das einen erheblichen Wert darstellt, dadurch, dass es tragbar ist, aber leicht entwendet werden kann.
- Schutz vor ungesichertem Andocken an fremde Netze und damit der Gefahr der Verseuchung
durch Schadensoftware.
- Schutz der Daten, die auf der Festplatte gespeichert sind, vor Verlust, Diebstahl oder unberechtigtem Zugriff.
Durch die Einhaltung der folgenden Regeln werden die angeführten Risiken beim Betrieb von
Notebooks minimiert.
2. Geltungsbereich:
Alle Benutzer eines Notebooks, Leiterinnen und Leiter von Dienststellen, in denen Notebooks verwendet werden.
4. Regeln:
4.1.
Alle Regeln für die Verwendung von Desktop Geräten sind sinngemäß einzuhalten, siehe
die Richtlinie „Desktops“.
4.2.
Notebooks sind empfindlich gegen mechanische Einwirkung und sind daher nach Möglichkeit nur in einer dafür vorgesehenen Tasche zu transportieren und entsprechend aufzubewahren (z.B. Schutz vor Erschütterung, Staub, Hitze, Feuchtigkeit, …).
4.3.
Die Herstellerangaben zum richtigen und sicheren Gebrauch des Notebooks sind zu beachten.
4.4.
Unbeaufsichtigte Notebooks sind gesichert zu verwahren, z. B. durch Absperren des Zimmers, Einschließen des Notebooks in Schreibtisch oder Kasten oder Verwendung eines
Kensington-Schlosses.
Beim Transport in einem Kraftfahrzeug soll, und wenn das Fahrzeug unbeaufsichtigt ist,
darf das Notebook von außen nicht sichtbar sein (Abdecken bzw. Einschließen in den Kofferraum. Hier ist jedoch zu beachten, dass das Einschließen des Notebooks in den Kofferraum beim endgültigen Abstellen des Fahrzeuges z.B. auf einem Parkplatz beobachtet
werden kann und Diebe gerade dadurch zu einem Einbruch motiviert werden können).
4.5.
Im mobilen Betrieb des Notebooks ist die bzw. der jeweilige Bedienstete persönlich für die
Aktivierung des Virenscanners und die regelmäßige Überprüfung der Aktualität der Signaturdateien bzw. für das entsprechende Update verantwortlich.
4.6.
Daten, die im Außendienst auf dem Notebook entstanden sind oder abgespeichert wurden
sind so schnell als möglich auf ein geeignetes Netz-Laufwerk zu übertragen, oder, falls
dies nicht möglich ist, anders zu sichern (z.B. USB-Stick). Daten, die für das konkrete Arbeiten außerhalb des festen Arbeitsplatzes nicht benötigt werden, sind zu löschen.
4.7.
Notebooks, auf denen sich sensible Daten befinden, deren Missbrauch durch Dritte zu
großen Schäden führen könnte (personenbezogene Daten, Finanzdaten, Daten politischer
146
4.8.
4.9.
4.10.
4.11.
Büros etc.), sind mit einer Zusatz-Software auszustatten, die die gesamte Festplatte verschlüsselt. Die Fest-platte kann dann nur gelesen werden, wenn ein entsprechendes
Passwort eingegeben wird.
Bei Notebooks, die nicht mit einer Festplattenverschlüsselung betrieben werden, ist das
Start-Up Passwort zu aktivieren. Als Passwort kann ein Gruppenpasswort verwendet werden, das von der IT-Koordinatorin bzw. dem IT-Koordinator für die Abteilung festgelegt
wird.
Allfällige im Notebook eingebaute Netzwerkkomponenten (W-LAN, Modem, Blue Tooth)
dürfen nur mit ausdrücklicher, schriftlicher Genehmigung der Abteilung Präsidium und nach
der Installation allfälliger zusätzlicher Schutzprogramme aktiviert bzw. betrieben werden.
Ohne besondere Genehmigung durch die Abteilung Präsidium darf das Notebook ausschließlich im Netzwerk des Landes Oberösterreich betrieben werden. Der Betrieb des Notebooks in einem fremden Netz ohne eine durch die Abteilung Informationstechnologie installierte und konfigurierte Personal Firewall ist in jedem Fall untersagt.
Ein Verlust des Notebooks ist umgehend der Abteilung Informationstechnologie / Servicedesk zu melden.
5. Referenzen
147
1. Ziel:
E-Mail (elektronische Post) ist zu einem wichtigen Kommunikationsmedium geworden. Wegen der
Effektivität und der Geschwindigkeit soll dem E-Mail-Verkehr der Vorrang gegenüber Briefpost
oder Fax (sofern dem nicht technische, rechtliche oder wirtschaftliche Gründe entgegenstehen)
eingeräumt werden.
Durch falschen oder fahrlässigen Gebrauch dieses Mediums kann aber großer Schaden für das
Land Oberösterreich entstehen. Die Einhaltung der hier beschriebenen Regeln ist daher unbedingt
erforderlich.
2. Geltungsbereich:
Alle Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter und Führungskräfte.
4. Begriffe:
Attachments:
Beilagen, die mit E-Mails versandt werden.
Mailserver:
IT-System, das für den Empfang und den Versand von E-Mails verantwortlich ist.
Dienstliche E-Mail-Adressen:
Dienstliche E-Mailadressen sind persönliche E-Mailadressen und Organisationspostfächer.
•
Organisationspostfach:
E-Mail-Adresse einer Dienststelle (i.d.R. [email protected]) bzw. sonst für den offiziellen Kundenverkehr bestimmte E-Mail-Adressen (z.B. [email protected]), die keiner natürlichen Person zugeordnet sind.
•
Persönliche E-Mailadressen:
E-Mailadressen der Domäne des Landes Oberösterreich, die Einzelpersonen (Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) zugeordnet sind z.B. [email protected]
Spam-Mails:
Unverlangt versandte Mails, die in Massen auftreten. Meist Werbung
5. Regeln:
5.1.
E-Mail dient der Kommunikation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter untereinander sowie
mit externen Stellen. Eine private Verwendung des dienstlichen Mail-Systems hat sich auf
das Nötigste zu beschränken und darf den Dienstbetrieb nicht beeinträchtigen.
5.2.
Die Definition zusätzlicher, privater Mailserver in Mailclients auf dienstlichen Arbeitsplatzrechnern oder Notebooks ist nicht gestattet (z.B. POP3 Mail von privaten Providern).
5.3.
Auf der E-Mail-Adresse, die jeder Mitarbeiterin bzw. jedem Mitarbeiter des Landes Oberösterreich zugeteilt wird, scheint neben dem Namen oder der Dienststelle auch das Land Oberösterreich selbst auf. Dienstliche E-Mail-Adressen dürfen daher niemals für Zwecke
verwendet werden, die dem Ansehen des Landes Oberösterreich schaden könnten.
148
5.4.
5.5.
Das Auftreten von so genannten Spam-Mails kann nicht verhindert werden. Der Umgang
mit Spam ist im Merkblatt „Behandlung von Spam“ ausgeführt. Die dort abgegebenen Empfehlungen sind nach Möglichkeit zu befolgen.
Der elektronische Briefkasten ist vom Benutzer regelmäßig (wenn möglich wenigstens
einmal täglich) auf den Eingang von E-Mails zu kontrollieren.
Die Organisationspostfächer müssen, soweit möglich, mehrmals täglich überprüft werden.
„Irrläufer“, also Mails, die von einem falschen oder unzuständigen Adressaten empfangen
wurden, sind entsprechend weiterzuleiten. Lässt sich die richtige Adresse nicht feststellen,
sind solche Mails an den Absender zurückzusenden.
5.7.
Streng vertrauliche Inhalte dürfen per Mail nur verschlüsselt versendet werden. Siehe dazu
Merkblatt „E-Mail-Verschlüsselung“.
5.8.
Die Identität des Absenders ist nur dann gesichert, wenn die E-Mail mit einer elektronischen Signatur versehen ist und diese verifiziert wurde.
5.9.
Empfangsbestätigungen, wie sie im Mailclient konfiguriert werden können, sind nur intern
wirksam und auch da nur, wenn der Empfänger dem Versand einer Empfangsbestätigung
zustimmt.
Da durch so eine Konfiguration aber das Datenaufkommen deutlich erhöht werden kann,
ist davon abzusehen.
5.10. Automatisch versendete Mitteilungen über Dienstabwesenheit („Out of Office Notifications")
werden nur intern weitergegeben, um der Verbreitung von verifizierten Adressen für
Spammer nicht Vorschub zu leisten oder möglichen Angreifern zeitweilig unbenützte UserAdressen zur Verfügung zu stellen. Der Versand solcher Mitteilungen ins Internet wird am
Mailserver blockiert.
Für längere Abwesenheiten ist eine entsprechende Vertretungsregel zu etablieren.
5.11. Die Weitersendung von Kettenbriefen gleich welcher Art („echte“ Kettenbriefe, Falschmeldungen über Viren, „Tränendrüsen-Briefe“, Spendenaufrufe aller Art etc.) mit der dienstlichen E-Mail-Adresse ist grundsätzlich verboten. Im Zweifelsfall bietet die Webseite der TU
Berlin weiterführende Information:
http://www.tu-berlin.de/www/software/hoax.shtml
Eine Ausnahme von dieser Regel kann nur durch die Abteilung Präsidium genehmigt werden.
5.12. Der Versand von E-Mails an alle Bediensteten darf nur über ausdrückliche Genehmigung
der Abteilung Präsidium erfolgen. Diese kann im Einzelfall oder für bestimmte Benutzer erteilt werden.
E-Mails, die an alle Bediensteten einer oder mehrerer Dienststellen gerichtet sind, dürfen
nur von der Dienststellenleiterin bzw. dem Dienststellenleiter oder von ihr bzw. ihm autorisierten Personen (z.B. Sekretariat, IT-Koordinator, Personalvertretung, etc.) versandt werden.
5.13. Mails im HTML-Format können versteckte Schadensfunktionen enthalten. Die Annahme
solcher Mails wird daher von vielen Organisationen verweigert. Aus diesem Grund sind bei
der Erstellung von dienstlichen E-Mails ausschließlich die Formate „Nur Text“ und „Rich
Text“ erlaubt. Die Erstellung dienstlicher Mails im HTML-Format ist nicht gestattet.
5.14. Dienstliche E-Mails müssen mit einer Absenderangabe versehen sein. Der Mailabsender,
der vom Clientprogramm angezeigt wird, ist nicht ausschlaggebend, weil er leicht gefälscht
werden kann. Die Absenderangabe (Signatur) hat jedenfalls Name, Dienststelle, Adresse
der Dienststelle, E Mail-Adresse der Dienststelle (Post-Adresse), dienstliche Telefonnummer, dienstliche Fax-Nummer und die jeweilige DVR-Nummer zu enthalten. Weiters ist der
Hinweis aufzunehmen, dass eine Übermittlung von rechtsgültigen Erklärungen nur über
Organisationspostfächer möglich ist. Private Daten wie Wohnadresse, private Telefonnummern, Adressen privater Homepages etc. dürfen nicht enthalten sein. Die Absenderabgabe ist nach folgendem dem Corporate Design entsprechenden Muster durchzuführen.
5.15. Bei externen Erledigung soll u.a. aus Gründen der Rechtsicherheit ein unveränderliches
Dokumentenformat (z.B. PDF oder signierte Officedokumente) verwendet werden. Proprietäre Formate wie Office-Dokumente sollen nur dann verwendet werden, wenn der Empfänger die Dokumente weiter bearbeiten soll.
5.6.
149
5.16.
5.17.
5.18.
5.19.
5.20.
5.21.
5.22.
5.23.
Werden Schriftstücke (z.B. PDF-Dokumente) mit versandt, die zuvor elektronisch erzeugt
wurden, ist der Zusatz „Dieses Schriftstück wurde elektronisch beurkundet“ anzubringen.
Dienstlichen E-Mail-Adressen dürfen für News-Groups, Mailinglisten, Bestellungen, Versteigerungen etc. nur dann verwendet werden, wenn die Aktivitäten in diesen Bereichen
ausschließlich im dienstlichen Interesse stehen und wenn damit dem Ansehen des Landes
nicht geschadet wird.
Bestimmte Dokumentenformate dürfen für Beilagen zu E-Mails (Attachments) nicht verwendet werden (z.B. ausführbare Programme etc.). Ebenso ist die zulässige Größe von
ein- bzw. ausgehenden E-Mails und die maximale Anzahl von Attachments beschränkt.
Genaueres ist der E-Mail-Policy der oö. Landesverwaltung und den Kommunikationsformaten der oö. Landesverwaltung (siehe www.land-oberoesterreich.gv.at → Kontakt → Kommunikationsformate) zu entnehmen.
Wenn einer E-Mail Beilagen (Attachments) angefügt werden, so soll in der E-Mail auf diese
Beilage ausdrücklich hingewiesen werden (Name, Dokumentenformat, Inhalt).
Wenn einer empfangenen E-Mail Beilagen (Attachments) angefügt sind, auf die in der EMail nicht ausdrücklich und in plausibler Form eingegangen wurde, so ist beim Öffnen dieser Beilagen mit erhöhter Vorsicht vorzugehen.
Bei dienstlichen Mails ist die Betreff-Angabe immer auszufüllen. Falls vorhanden ist die
Aktenzahl der Erledigung anzuführen.
Falls es im einzelnen Fall notwendig ist, soll der Adressat aufgefordert werden, eine Empfangsbestätigung per E-Mail (z.B. mit Hilfe der „Reply“-Funktion) zu senden.
Die Größe einer Mailbox, d.h. der Platz, der für die Mails einer Mitarbeiterin bzw. eines
Mitarbeiters am Mailserver benötigt wird, ist beschränkt. Alte E-Mails, gleich ob empfangene oder versendete, sind daher immer wieder zu löschen. Sollten sie noch benötigt werden, so können sie auf einem Datenträger gesichert oder in einen so genannten "persönlichen Ordner" übertragen werden.
6. Referenzen:
Merkblatt „Behandlung von Spam“
Merkblatt „E-Mail-Verschlüsselung“
Information über Kettenbriefe: http://www.tu-berlin.de/www/software/hoax.shtml
E-Mail-Policy und Kommunikationsformate der oö. Landesverwaltung
150
Merkblatt "E-Mail Verschlüsselung"
1. Einleitung:
E-Mails, die über das Internet versandt werden, können grundsätzlich an jedem Knotenpunkt gelesen bzw. auch verändert werden. Aus diesem Grund ist das Versenden von Mails mit vertraulichem oder streng vertraulichem Inhalt nicht zulässig.
Solche Inhalte dürfen nur per Post, durch Boten oder per verschlüsseltem E-Mail übermittelt werden.
2. Verschlüsselungsverfahren:
Für das Verschlüsseln von E-Mails gibt es mehrere Methoden, verwendet wird allerdings fast ausschließlich das Private-Public-Key Verfahren. Zum Verschlüsseln und Entschlüsseln werden dabei
verschiedene Schlüssel (Key's) verwendet. Der zum Verschlüsseln dienende öffentliche Schlüssel
(Public Key) kann über beliebige unsichere Kanäle übermittelt werden (Datenträger, E-Mail, Internet etc.). Zum Entschlüsseln, also Lesen einer Nachricht wird der private Schlüssel (Private Key)
verwendet. Dieser verbleibt beim Besitzer und wird niemals an andere übermittelt.
3. Vorgang bei der Verschlüsselung:
Um verschlüsselte E-Mails austauschen zu können, muss jeder Mail-Partner ein Schlüsselpaar
bestehend aus einem geheimen und einem öffentlichen Schlüssel besitzen. Während der geheime
Schlüssel sorgfältig geschützt nur dem Anwender selbst zur Verfügung stehen sollte, ist der öffentliche Schlüssel an alle Kommunikationspartner zu verteilen.
Wenn „Anton“ eine verschlüsselte E-Mail an „Beatrice" senden will, nimmt er den öffentlichen
Schlüssel von „Beatrice“. „Beatrice“ kann mit ihrem privaten Schlüssel, den nur sie besitzt, die
Nachricht entschlüsseln.
Ebenso im umgekehrten Fall. Wenn „Beatrice“ eine verschlüsselte Nachricht an „Anton“ senden
will, nutzt sie den öffentlichen Schlüssel von „Anton“, um die Nachricht zu chiffrieren. Nur „Anton“
kann diese E-Mail mit seinem geheimen Schlüssel dechiffrieren und lesen.
4. Schlüsselgenerierung:
Für das Private-Public-Key Verfahren gibt es verschiedene Implementierungen wie PGP (Pretty
Good Privacy), GNU-PG (GNU Privacy Guard) oder X 509 Zertifikate. Während PGP und GNUPGP, bei dem die Schlüssel vom Benutzer generiert werden, vor allem im privaten Bereich verwendet wird, kommen im Unternehmensbereich, so auch beim Land Oberösterreich, vor allem X
509 Zertifikate zum Einsatz.
Die Zertifikate müssen von einer so genannten CA (Certificate Authority) ausgestellt werden.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Landes Oberösterreich erhalten für Verschlüsselung geeignete X 509 Zertifikate durch die Abteilung Informationstechnologie.
Die Partner, mit denen der verschlüsselte Mailverkehr durchgeführt werden soll, müssen sich ein
geeignetes Zertifikat bei einem Trust-Center ausstellen lassen (z.B. a-trust, Verisign etc.). Die Zertifikate sind im Allgemeinen kostenpflichtig, es gibt jedoch einige Zertifizierungsdiensteanbieter,
die diesen Dienst kostenlos anbieten.
Auf der Bürgerkarte ist ebenfalls ein Verschlüsselungszertifikat enthalten. Hier muss allerdings
darauf geachtet werden, dass im Zertifikat die Mailadresse vermerkt ist, zu der verschlüsselte
Mails gesandt werden können. Bei einer privaten Bürgerkarte wird das im Normalfall die private
Mailadresse sein. Solche Bürgerkarten wären daher nicht geeignet.
151
Richtlinie "Internet"
1. Ziel:
Das Internet spielt eine sehr wichtige Rolle in der Kommunikation sowie der Beschaffung von Information.
Gleichzeitig birgt das Internet aber auch große Gefahren für die innere Sicherheit der IT, für das
Ansehen des Landes Oberösterreich und für die Privatsphäre.
Durch das Einhalten dieser Regeln werden die Voraussetzungen für einen sicheren Betrieb des
Internets geschaffen.
2. Geltungsbereich:
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Führungskräfte.
4. Begriffe:
Abrufen:
Aus dem Intranet des Landes Oberösterreich auf im Internet vorhandene Informationen zugreifen.
Herunterladen:
Englisch „Download“. Übertragung von Daten von der angewählten Internetseite auf den eigenen
Rechner.
Internet Browser (Webbrowser):
Computerprogramm zum betrachten von Web-Seiten im Internet.
5. Regeln:
5.1.
Die Nutzung der Internet-Dienste dient dem Zugriff auf weltweit verfügbare Informationen
und Daten, die für die Bewältigung der dienstlichen Aufgaben nötig sind.
5.2.
Die private Nutzung von Internetdiensten während der Dienstzeit ist grundsätzlich untersagt. Eine geringfügige Nutzung in der Dienstzeit wird aber toleriert.
In der Freizeit (Ausstempeln!) steht der Zugriff zu den Internetdiensten allen Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern zur Verfügung. Es gelten jedoch die unten beschriebenen Einschränkungen auch in der Freizeit.
5.3.
Internet ist nicht anonym! Bei jeder Verbindung zu einem Webserver im Internet wird diesem bekannt, dass der Zugriff aus dem Netz des Landes Oberösterreich kommt. Jede Nutzung des Internets, die geeignet erscheint, den Interessen oder dem Ansehen des Landes
Oberösterreich zu schaden oder die gegen geltende Gesetze verstößt, ist daher nicht zulässig.
5.4.
Beim Zugriff auf das Internet werden von verschiedenen Servern (Proxy, Firewall, Router)
Verbindungsinformationen mitprotokolliert. Eine personenbezogene Auswertung dieser Dateien findet nur über begründetes Ersuchen einer Dienststellenleiterin bzw. eines Dienststellenleiters als auch – auf begründeten Verdacht – von Amts wegen im Rahmen der übergeordneten Dienstaufsicht statt (siehe dazu auch den Anhang 6 zu § 51).
5.5.
Die Internet-Browser schreiben während der Verbindung zum Internet vielfache Informationen auf die Festplatte. Eine Auswertung dieser Daten ist nur nach den Regeln für die Ein-
152
5.6.
5.7.
5.8.
5.9.
sicht in von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verwendeten Daten und Programmen zulässig (siehe dazu auch den Anhang 6 zu § 51).
Grundsätzlich untersagt (auch in der Freizeit) ist beispielsweise der Zugriff auf Seiten
mit/über
1. Kriminelle Aktivitäten
2. Glücksspiel
3. Chat (mit Ausnahme des Chats des Landes Oberösterreich)
4. Verfassungsfeindliche Inhalte
5. Pornographie
6. Rassistische oder sexistische Äußerungen
Das Herunterladen (Download) von ausführbaren Dateien (Programmen) und MultimediaDateien (Musik, Filme) ist, auch in der Freizeit, nicht gestattet.
Um die missbräuchliche Verwendung des Internet einzuschränken, ist der Internetzugang
des Landes Oberösterreich mit einem Filter abgesichert, der den Zugriff auf viele Server,
die nicht erwünschte Inhalte anbieten, sperrt. Sollte es aus dienstlichen Gründen notwendig sein, trotzdem auf solche Seiten zuzugreifen, so ist dazu eine Freischaltung durch die
Abteilung Informationstechnologie erforderlich.
Wenn Seiten vom Filter nicht gesperrt werden, kann daraus nicht abgeleitet werden, dass
der Zugriff auf diese Seiten gestattet ist. Eine Umgehung des Filters ist nicht zulässig.
Von der Abteilung Informationstechnologie voreingestellte Parameter des InternetExplorers dürfen nicht verändert werden.
6. Referenzen:
Anhang 6 zu § 51
153
Richtlinie Outlook – Kalender (Terminführung)
1. Ziel:
Die elektronische Terminvereinbarung und Kalenderführung ist wie E-Mail (beides wird in der oö.
Landesverwaltung durch das Softwareprodukt Microsoft Outlook zur Verfügung gestellt) zu einem
wichtigen Kommunikationsmedium geworden. Die elektronische Terminvereinbarung sollte von
den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für dienstliche Termine verwendet werden. Damit verbunden
ist freilich auch die elektronische Kalenderführung durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wobei hier auch die Möglichkeit gegeben sein soll, unter Beachtung der Privatsphäre, private Termine ebenfalls zu führen.
2. Geltungsbereich:
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Führungskräfte.
4. Begriffe:
Attachments:
Beilagen, die mit Terminanfragen versandt bzw. die Termineinträgen beigefügt werden.
Dienstliche Termineinträge:
Das sind jene Termineinträge, die zu dienstlichen Zwecken via Terminanfrage in Outlook eingetragen werden bzw. die die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter selbst einträgt und jeweils nicht als
„privat“ gekennzeichnet sind.
Dienstliche Abwesenheit:
Jede Abwesenheit während der Regeldienstzeit sowie alle Abwesenheiten, die in Erfüllung der
Dienstpflicht auch außerhalb der Regeldienstzeit erfolgen.
Exchange Central:
Exchange Central ist ein Zusatzprodukt für Outlook-Kalender, das eine bessere Übersichtlichkeit
bei der Führung von Gruppenkalendern ermöglicht. Für Exchange Central gelten die gleichen Bestimmungen wie für Outlook-Kalender.
Kalendereinsicht:
Outlook ermöglicht durch Vergabe von Zugriffsrechten, dass andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Termine im Kalender einer Mitarbeiterin bzw. eines Mitarbeiters einsehen (bzw. wenn gewünscht bei entsprechenden Rechten auch verändern) können. Damit ist ein dienstlicher Termin
auch inhaltlich (Betreff, Ort, Anmerkungen, ...) sichtbar.
Private Termineinträge:
Das sind jene Termineinträge, die via Terminanfrage in Outlook eingetragen werden bzw. die die
Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter selbst einträgt und als „privat“ gekennzeichnet sind.
Terminanfragen:
Unter Terminanfragen sind Anfragen zur Besprechungsteilnahme zu verstehen, die mittels Outlook-Kalender an potentielle Teilnehmerinnen und Teilnehmer eines Termins (z.B.: einer Besprechung) via E-Mail versandt werden. Zum Zwecke der Terminanfrage werden die eingetragenen
154
Termine aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Balkenansicht als belegt ("abwesend", "gebucht", "mit Vorbehalt") oder nicht belegt "frei" angezeigt. Inhalte der Termine werden dabei nicht
angezeigt.
5. Regeln:
5.1.
Die elektronische Terminanfrage dient der dienstlichen Terminabstimmung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter untereinander. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben ihr EMail-Postfach regelmäßig (wenn möglich wenigstens einmal täglich) auf den Eingang von
Terminabfragen (wie E-Mails) zu kontrollieren.
5.2.
Wenn dies die jeweilige Dienststellenleitung zum Zweck der Erleichterung von Terminanfragen für zweckmäßig hält und die örtliche Personalvertretung zustimmt, sind sämtliche
dienstliche Abwesenheiten von den Bediensteten im Outlook-Kalender einzutragen.
5.3.
Durch Zustimmung des jeweiligen Mitarbeiters bzw. der jeweiligen Mitarbeiterin kann den
Vorgesetzten und/oder den jeweiligen Sekretariaten (Vorzimmer) bzw. den sonstigen mit
der Terminkoordination befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Outlook-Kalender
einsehbar gemacht werden. Diese Rechtevergabe durch die Bediensteten ist nicht verpflichtend. Bei der entsprechende Rechtevergabe sind die IT-Koordinatorinnen und Koordinatoren behilflich.
5.4.
Sofern eine Rechtevergabe gemäß Punkt 5.3. nicht erfolgt, sind die Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter verpflichtet, ihre dienstlichen Abwesenheiten im jeweiligen Sekretariat (Vorzimmer) bzw. bei sonstigen mit der Terminkoordination befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bekannt zu geben, um eine allfällige Erreichbarkeit sicher zu stellen.
5.5.
Eine nachträgliche Erfassung bzw. die Korrektur dienstlicher Kalender ist nicht erforderlich.
5.6.
Sofern eine Rechtevergabe gemäß Punkt 5.3. erfolgt ist, sind bei dienstlichen Terminen
der Betreff und der Ort anzugeben.
5.7.
Outlook-Kalender dient der Terminkoordination der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter untereinander sowie mit externen Stellen. Die Verwendung von Outlook-Kalender zur Führung
von privaten Terminen wird zum Zwecke der gemeinsamen und koordinierten Terminverwaltung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gestattet.
5.8.
Bei Terminen und Terminanfragen sind Attachments tunlichst zu vermeiden, da diese zusätzlichen Speicherplatz in der Mailbox belegen. Sind zu Terminen etc. Beilagen erforderlich, sollen diese getrennt per E-Mail versandt werden. Umfangreiche Beilagen bzw. solche
mit großem Speicherplatzbedarf sind gesondert (z.B. Netzlaufwerke, Tauschserver, CD,
etc.) unter Hinweis auf die Fundstelle zur Verfügung zu stellen.
6. Referenzen:
155
Richtlinie "Blackberry-Endgeräte"
1. Ziel:
Durch die Verwendung von Blackberry-Endgeräten (im Folgenden Blackberrys genannt) kann die
Produktivität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitunter stark erhöht werden.
Gleichzeitig entsteht dadurch aber ein erhöhtes Sicherheitsrisiko.
Bei mobilen Computern sind vor allem drei Sicherheitsbereiche zu berücksichtigen:
- Schutz vor Diebstahl des Gerätes, das einen erheblichen Wert darstellt, dadurch, dass es tragbar und klein ist und dadurch leicht entwendet werden kann.
- Schutz vor ungesichertem Andocken an fremde Netze und damit der Gefahr der Verseuchung
durch Schadensoftware.
- Schutz der Daten, die auf dem Gerät lokal gespeichert sind, vor Verlust, Diebstahl oder unberechtigtem Zugriff.
Durch die Einhaltung der folgenden Regeln werden die angeführten Risiken beim Betrieb von
Blackberrys minimiert.
2. Geltungsbereich:
Alle Benutzer von Blackberrys, Leiterinnen und Leiter von Dienststellen, in denen Blackberrys
verwendet werden.
4. Regeln:
4.1
Alle Regeln für die Verwendung von Desktop Geräten sind sinngemäß einzuhalten, siehe
die Richtlinie "Desktops“ und die Richtlinie "Notebooks".
4.2
Blackberrys sind empfindlich gegen mechanische Einwirkung und sind daher nach Möglichkeit nur in einer dafür vorgesehenen Tasche zu transportieren und entsprechend aufzubewahren (z.B. Schutz vor Erschütterung, Staub, Hitze, Feuchtigkeit, …).
4.3
Die Herstellerangaben zum richtigen und sicheren Gebrauch des Blackberrys sind zu beachten.
4.4
Blackberrys sind zu beaufsichtigen. Soweit eine Beaufsichtigung aus zwingenden Gründen
ausnahmsweise nicht möglich ist, sind alle erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, um einen Diebstahl des Blackberrys zu vermeiden.
4.5
Da sich auf Blackberrys so wie auf Mobiltelefonen unter anderem vertrauliche Daten (personen-bezogene Daten wie Telefonnummern, Mailadressen, Daten politischer Büros, etc.)
befinden können, deren Missbrauch durch Dritte zu großem Schaden führen könnte, werden alle Daten die sich auf dem Gerät befinden automatisch verschlüsselt.
4.6
Blackberryanwender/innen können selbst auswählen, ob sie ihr Gerät entweder versperrt
und damit geschützt (und durch Eingabe eines Passworts wieder entsperrbar) oder permanent entsperrt benutzen. In der Standardeinstellung ist der Blackberry passwortgeschützt!
Wird der Blackberry mit aktivierter Sicherheitsfunktion betrieben, dann wird er nach Ablauf
von 30 Minuten automatisch gesperrt.
Beim ungeschützten Betrieb können bei Verlust oder Diebstahl des Geräts die darauf
gespeicher-ten Daten (E-Mails, Dateien, Adressen, Kalendereinträge) in die Hände von
Unbefugten geraten können. Die Verantwortung trägt der/die Anwender/in.
156
4.7
4.8
4.9
4.10
Allfällige im Blackberry eingebaute Netzwerkkomponenten (W-LAN, Modem, Blue Tooth)
dürfen nur mit ausdrücklicher, schriftlicher Genehmigung der Abteilung Informationstechnologie und nach der Installation allfälliger zusätzlicher Schutzprogramme aktiviert bzw. betrieben werden. Die Verwendung von Blue Tooth ist ausschließlich zum Betreiben der Telefon-Freisprecheinrichtung erlaubt und daher entsprechend konfiguriert.
Ohne besondere Genehmigung durch die Abteilung Informationstechnologie darf der
Blackberry ausschließlich mit der voreingestellten Systemkonfiguration betrieben werden.
Ein Verlust des Blackberry ist umgehend der Abteilung Informationstechnologie / Servicedesk zu melden. In diesem Falle werden sämtliche Daten auf diesem Gerät per Fernwartung komplett gelöscht.
Die eigenmächtige Installation von Software wird durch Systemeinstellungen unterbunden.
Wird eine zusätzliche Software benötigt, ist diese im Dienstweg anzufordern.
5. Referenzen:
Richtlinie "Notebook"
157
Vorkehrungen für Datenschutz und Datensicherheit
1. Grundsätze:
•
Daten-Verantwortung der Dienststellenleiterin bzw. des Dienststellenleiters:
Die Verantwortung für die Daten und Informationen, die von einer Dienststelle verarbeitet
werden, liegt bei der Dienststellenleiterin bzw. beim Dienststellenleiter.
Die Dienststellenleiterin bzw. der Dienststellenleiter trägt somit insbesondere die Verantwortung,
- dass in der Dienststelle Daten rechtmäßig im Sinne des Datenschutzgesetzes verarbeitet
werden,
- dass nur jene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Daten zugreifen können, die sie auch
wirklich zur Erfüllung der ihnen übertragenen Aufgaben benötigen,
- dass Daten nur unter den gesetzlichen Voraussetzungen des Datenschutzgesetzes 2000
verwendet und insbesondere an andere übermittelt werden dürfen,
- dass Daten ausreichend gesichert werden, wenn in der Dienststelle eine dezentrale Datenverarbeitungsanlage (Rechenanlage, Fileserver etc.) installiert ist und die Daten nicht ohnehin als Dienstleistung von der Abteilung Informationstechnologie gesichert werden,
- dass die Richtlinien zur Informationssicherheit eingehalten werden,
- dass nur Programme verwendet werden, an denen das Land Oberösterreich das Nutzungsrecht hat,
- dass alle in der Dienststelle bestehenden Verarbeitungen dokumentiert sind (bei regelmäßiger Verwendung personenbezogener Daten muss die Dokumentation in Form einer Datenverarbeitungsregister-Meldung erfolgen) und
- dass die DVR-Meldungen zum Zweck der Registrierung im Datenverarbeitungsregister
(DVR) an die Datenschutzkommission erstattet werden.
Die Dienststellenleiterin bzw. der Dienststellenleiter hat in Wahrnehmung dieser Verantwortung entsprechende Dienstanweisungen zu treffen.
•
Abgrenzung zu den Aufgaben der Abteilung Informationstechnologie und der Abteilung
Präsidium:
Aufgabe der Abteilung Informationstechnologie ist es, technische und organisatorische Hilfestellung zu leisten. Die Abteilung Informationstechnologie ist in diesem Zusammenhang ausschließlich als Dienstleister (im Auftrag der jeweiligen Dienststelle) tätig.
Die Abteilung Präsidium
- berät auf Anforderung der Dienststelle in datenschutzrechtlichen Fragen,
- unterstützt die Organisationseinheiten bei der Administration der DVR-Meldungen (DVRMeldung erfolgt durch die Organisationseinheit unter Mitbeteiligung der Abteilung Präsidium) und
- fungiert als Kontrollinstanz bezüglich der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften beim Amt der Oö. Landesregierung, bei den Bezirkshauptmannschaften und der Agrarbezirksbehörde.
Abgesehen von diesen Aufgaben der Abteilung Informationstechnologie und der Abteilung
Präsidium liegt die Verantwortung für wirksame Vorkehrungen für Datenschutz und Datensicherheit letztlich bei der Dienststellenleiterin bzw. beim Dienststellenleiter.
•
Abgrenzung zu den Aufgaben der IT-Koordinatorin bzw. des IT-Koordinators:
Falls sich die Dienststellenleiterin bzw. der Dienststellenleiter durch eine IT-Koordinatorin bzw.
einen IT-Koordinator unterstützen lässt, kann diese bzw. dieser die operative Tätigkeit auch
im Zusammenhang mit Datenschutz, Datensicherheits- bzw. Informationssicherheitsvorkeh159
rungen übernehmen; die Verantwortung für die Richtigkeit und Zweckmäßigkeit dieser Maßnahmen liegt aber weiterhin bei der Dienststellenleiterin bzw. beim Dienststellenleiter.
•
Daten-Verantwortung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter:
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der oö. Landesverwaltung haben Daten aus Datenanwendungen, die ihnen ausschließlich aufgrund ihrer berufsmäßigen Beschäftigung anvertraut
wurden oder zugänglich geworden sind, unbeschadet der Amtsverschwiegenheit und sonstiger gesetzlicher Verschwiegenheitspflichten, geheim zu halten, soweit kein rechtlich zulässiger Grund für eine Übermittlung der anvertrauten oder zugänglich gewordenen Daten besteht
(Datengeheimnis).
Das Datengeheimnis ist auch nach Beendigung des Dienstverhältnisses zum Land Oberösterreich einzuhalten.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dürfen Daten nur aufgrund einer generellen oder konkreten
(im Einzelfall erteilten) Anforderung der Vorgesetzten bzw. des Vorgesetzten übermitteln.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben die Richtlinie zur Informationssicherheit einzuhalten.
2. Datenschutz und Datensicherheit im Online-Betrieb:
Unter Online-Betrieb versteht man die Arbeit von Anwenderinnen bzw. Anwendern an einem Bildschirm oder Personalcomputer. Im Online-Betrieb werden Informationen unmittelbar verarbeitet
(Abfragen, Erstellung eines Bescheides, Erfassen von Daten usw.).
a.
Benutzerberechtigung (User-ID) und Passwort:
Um sicherzustellen, dass nur solche Anwenderinnen und Anwender Zugang zu den Daten
haben, zu deren Nutzung sie auch berechtigt sind, stellen Informationssysteme (Datenverarbeitungsanlagen, Netzwerke usw.) technische Hilfsmittel zur Verfügung, mit deren Hilfe ein
solcher Zugang gestattet, aber auch verwehrt werden kann.
Gegenüber solchen Systemen identifiziert sich eine Anwenderin bzw. ein Anwender mit ihrer
bzw. seiner Benutzeridentifikation, die einen symbolischen Namen, den die Benutzerin bzw.
der Benutzer im System trägt, darstellt. Solche Benutzeridentifikationen werden eingerichtet
um einerseits eine eindeutige Identifikation gegenüber einem Informationssystem zu gewährleisten (mehrere natürliche Personen könnten den gleichen Familiennamen haben) und andererseits den Änderungsaufwand in Grenzen halten zu können (Namensänderung bei Verehelichung usw.).
Da eine solche Benutzeridentifikation wie ein Name öffentlich bekannt ist, ist ein weiteres
Merkmal nötig, das in der Lage ist, einem Informationssystem zu zeigen, dass es wirklich die
berechtigte Anwenderin bzw. der berechtigte Anwender ist, der Zugang zu den Daten sucht.
Zu diesem Zweck wird bei einer Anmeldung bei einem Informationssystem (das ist der Vorgang, bei dem sich die Anwenderin bzw. der Anwender gegenüber dem System identifiziert
und bei dem seine Berechtigungen mit bestimmten Daten zu arbeiten, überprüft werden) zusätzlich zu der Benutzeridentifikation der Anwenderin bzw. des Anwenders ein Merkmal, das
nur sie bzw. er selbst kennen kann, verlangt. Dieses zusätzliche Merkmal ist ein Passwort.
Passwörter nehmen, solange sicherere Methoden wie Chipkarten oder biometrische Verfahren (sofern rechtlich zulässig) nicht mit vertretbarem Aufwand zu implementieren sind, eine
zentrale Stellung unter den Sicherheitsvorkehrungen ein, die für IT-Systeme eingerichtet werden können. Durch Passwörter wird nicht nur generell der Zutritt in ein System geregelt (in ein
Netzwerk oder in einen Netzwerkabschnitt, zu einem Arbeitsplatzrechner bzw. einem Notebook, zu einem Server, zu besonderen Funktionen, zu bestimmten Daten). Die richtige und
sorgfältige Verwendung von Passwörtern ist auch von großer Bedeutung für die IT-Sicherheit.
160
Mit Angabe dieser zwei Identifikationsmerkmale (Benutzeridentifikation und Passwort) kann
eine Anmeldung beim Informationssystem durchgeführt werden. Bei diesem Vorgang wird die
Zusammengehörigkeit und Richtigkeit der beiden Merkmale überprüft und der Zugang zu Anwendungen und Daten gestattet oder, wenn Benutzeridentifikation oder Passwort falsch sind,
verweigert.
Eine Benutzeridentifikation wird über Auftrag der Dienststellenleiterin bzw. des Dienststellenleiters von der Abteilung Informationstechnologie oder nach einem von dieser Abteilung zur
Verfügung gestellten Standardverfahren für die eigene Dienststelle von der IT-Koordinatorin
bzw. vom IT-Koordinator eingerichtet. Dabei wird von der Abteilung Informationstechnologie
gleichzeitig ein Passwort, das der Benutzeridentifikation entspricht, vergeben. Diese Kombination erlaubt es einer neuen Anwenderin bzw. einem neuen Anwender nach vorheriger expliziter Freischaltung, sich bei einem Informationssystem anzumelden. Sie bzw. er wird dann vom
System aufgefordert, ihr bzw. sein Passwort zu ändern, sodass ab diesem Zeitpunkt sichergestellt ist, dass nur mehr sie bzw. er die richtige Kombination kennt.
Auch der Abteilung Informationstechnologie ist es nicht möglich, ein Passwort einer Anwenderin bzw. eines Anwenders auszulesen, ausgewählte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der IT
und IT-Koordinatorinnen bzw. IT-Koordinatoren für ihre Dienststelle sind aber in der Lage, ein
Passwort neu zu vergeben. Dies geschieht dann, wenn eine Anwenderin bzw. ein Anwender
ihr bzw. sein Passwort vergessen hat.
Verbunden mit einer Benutzeridentifikation ist das Recht, bestimmte Anwendungen auf einem
bestimmten Rechner (Großrechner, Personalcomputer, Fileserver, …) zu benützen und bestimmte Daten zu verarbeiten. Dabei kann es Abstufungen geben. Es kann etwa einer Anwenderin bzw. einem Anwender nur das Lesen (ansehen) der Daten gestattet werden, während eine andere bzw. ein anderer diese Daten erfassen, ändern und löschen darf. Auch diese (unterschiedlichen) Rechte werden von der Abteilung Informationstechnologie auf Anforderung der Dienststellenleiterin bzw. des Dienststellenleiters eingerichtet. Da es dafür erforderlich ist, Kenntnis über die technischen Zusammenhänge hinsichtlich der Zugriffsmethode und
der Art der Speicherung der Daten zu haben, wird die Dienststellenleiterin bzw. der Dienststellenleiter bei der Anforderung entweder von der zuständigen Kundenbetreuerin bzw. vom zuständigen Kundenbetreuer oder von der zuständigen Projektleiterin bzw. vom zuständigen
Projektleiter der Abteilung Informationstechnologie oder von der IT-Koordinatorin bzw. vom ITKoordinator der Dienststelle unterstützt.
Für den Umgang mit Passwörtern ist die Informationssicherheits-Richtlinie "Passwörter" anzuwenden.
b.
Verantwortung der Dienststellenleiterin bzw. des Dienststellenleiters bei EDVAnwendungen im Online-Betrieb:
- Die Dienststellenleiterin bzw. der Dienststellenleiter hat die Abteilung Informationstechnologie (oder die IT-Koordinatorin bzw. den IT-Koordinator) mit der Einrichtung der erforderlichen Benutzeridentifikation schriftlich zu beauftragen und die damit verbunden Zugriffsberechtigungen festzuhalten.
- Es liegt in der Verantwortung der Dienststellenleiterin bzw. des Dienststellenleiters für die
Einhaltung der Informationssicherheits-Richtlinie "Passwörter" zu sorgen.
3. Datenschutz und Datensicherheit im Stapel-Betrieb:
Bestimmte EDV-Anwendungen, die Rechenanlangen stark belasten und allenfalls mehrere Stunden dauern, laufen nicht im Online-Betrieb oder in lokalen Netzwerken, sondern meist in betriebsarmen Zeiten (Nacht, Wochenende etc.) im so genannten Stapelbetrieb am Großrechner ("BatchBetrieb").
Im Unterschied zum Onlinebetrieb werden dabei Datenerfassung, Verarbeitung und Auswertung
der Daten nicht durch die Dienststelle sondern durch die Abteilung Informationstechnologie vorgenommen.
161
a.
Auftrag für Arbeiten der Abteilung Informationstechnologie:
Die Dienststelle gibt eine Verarbeitung im Stapelbetrieb mit dem "Anforderungs- und Begleitschein " in Auftrag. Mit diesem Anforderungs- und Begleitschein werden auch Auswertungen
beauftragt.
Falls auch Datenerfassungsarbeiten durch die Abteilung Informationstechnologie durchzuführen sind, beauftragt die Dienststelle diese Arbeiten, indem sie die Erfassungsbelege mit einem
"Belegübernahmeschein" an die Abteilung Informationstechnologie übermittelt.
Die beiden Formulare werden von der Abteilung Informationstechnologie nach Bedarf zur Verfügung gestellt.
Jede Dienststellenleiterin bzw. jeder Dienststellenleiter hat schriftlich festzulegen, welche Bediensteten die genannten Formulare verwenden und damit Aufträge an die Abteilung Informationstechnologie erteilen dürfen.
b.
Auslieferung von Auswertungen, die von der Abteilung Informationstechnologie erteilt
wurden:
EDV-Auswertungen aus dem Stapelbetrieb werden von der Abteilung Informationstechnologie
auf zwei verschiedene Arten zur Verfügung gestellt:
- Bereitstellung von EDV-Auswertungen über das Schließfach:
Die Dienststelle erhält einen Schlüssel zu einem Schließfach, über das die EDVAuswertungen für die jeweilige Dienststelle zur Verfügung gestellt werden. Ab der Zurverfügungstellung im Schließfach trägt die Dienststelle die Verantwortung für die Auswertungen.
Diese Form kommt für Dienststellen mit häufigen aber geringen Auswertungsmengen und
mit kurzem Weg in die Abteilung Informationstechnologie in Betracht.
- Versand von EDV-Auswertungen mit der Dienstpost:
Die angeforderten EDV-Auswertungen werden auf Gefahr der Dienststelle mit der Dienstpost übermittelt.
- Ausnahmen:
Dienststellen, die über ein Schließfach verfügen, können ausnahmsweise Auswertungen
auf eigene Gefahr auch mit der Dienstpost erhalten. In diesem Fall ist der Vermerk "MIT
DIENST-POST" auf dem Anforderungs- und Begleitschein anzubringen oder die Arbeitsvorbereitung tele-fonisch (0732/7720-13111) zu verständigen.
Dienststellen, die üblicherweise EDV-Auswertungen mit der Dienstpost erhalten, können
diese ausnahmsweise unmittelbar in der Abteilung Informationstechnologie abholen. In
diesem Fall ist der Vermerk "WIRD ABGEHOLT" auf dem Anforderungs- und Begleitschein
anzubringen oder die Arbeitsvorbereitung telefonisch zu verständigen. Soll eine Auswertung durch eine Bedienstete bzw. einen Bediensteten abgeholt werden, der nicht anforderungsberechtigt ist, so hat die bzw. der anforderungsberechtigte Bedienstete eine Vollmacht auszustellen. Die Vollmacht ist bei der Abholung vorzuweisen; sie verbleibt in der
Abteilung Informationstechnologie.
c.
162
Verantwortung der Dienststellenleiterin bzw. des Dienststellenleiters bei EDVAnwendungen im Stapelbetrieb:
- Änderungen der Berechtigung gemäß Z 1 erfolgen ebenfalls durch eine von der Dienststellenleiterin bzw. vom Dienststellenleiter unterschriebene Änderungsmeldung.
- Falls Auswertungen über das Schließfach abgeholt werden, hat die Dienststellenleiterin
bzw. der Dienststellenleiter festzulegen, welche Bedienstete bzw. welcher Bedienstete sie
bzw. er zur Verfügung über das Schließfach ermächtigt.
- Falls der Schlüssel für ein Schließfach verloren geht, hat die Dienststelle die Abteilung Informationstechnologie unverzüglich darüber zu informieren.
Einsicht in von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verwendete
Daten und Programme durch den Dienstgeber
Die Unterzeichner dieser Regelung weisen darauf hin, dass Daten über Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch die beteiligten Organisationseinheiten nur nach Treu und Glauben und auf rechtmäßige Weise verwendet werden (§ 6 Abs. 1 Z. 1 DSG 2000).
Die folgenden Regelungen präzisieren diesen gesetzlich angeordneten Grundsatz des Vertrauensschutzes und der Rechtmäßigkeit. Verstöße gegen diese Regelung stellen eine Dienstpflichtverletzung dar.
A) Allgemeine Regelungen
1. Verwahrung von Geschäftsstücken
Sofern nicht eine strengere Regelung gilt (z.B. über streng verrechenbare Drucksorten und Gegenstände, vertrauliche Geschäftsstücke, Verschlusssachen), sind Geschäftsstücke nach Möglichkeit so zu verwahren, dass sie zwar anderen Bediensteten auch in Abwesenheit der Verwahrerin bzw. des Verwahrers zugänglich sind, Unbefugten jedoch ein Zugriff verwehrt ist.
2. Allgemeine Regeln für den Zugriff auf Daten und Programme
a.
Verwendung von Protokoll- und Dokumentationsdaten
Protokoll- und Dokumentationsdaten dürfen nicht für Zwecke verwendet werden, die mit ihrem
Ermittlungszweck – das ist die Kontrolle der Zulässigkeit der Verwendung des protokollierten
oder dokumentierten Datenbestandes – unvereinbar sind. Unvereinbar ist insbesondere die
Weiterverwendung zum Zweck der Kontrolle von Betroffenen, deren Daten im protokollierten
Datenbestand enthalten sind oder zum Zweck der Kontrolle jener Personen, die auf den protokollierten Datenbestand zugegriffen haben, aus einem anderen Grund als jenem der Prüfung ihrer Zugriffsberechtigung, es sei denn, dass es sich um die Verwendung zum Zweck der
Verhinderung oder Verfolgung eines Verbrechens nach § 278a StGB (Kriminelle Organisation) oder eines Verbrechens mit einer Freiheitsstrafe, deren Höchstmaß fünf Jahre übersteigt,
handelt.
b) Einsichtnahme in Daten und Programme
Für die Datenorganisation auf dem EDV-Arbeitsplatz gilt die grundsätzliche Regelung der
DBO, nach der - ausgenommen die Fälle einer strengeren Regelung - Geschäftsstücke (hier:
Daten bzw. EDV-Dokumente) so zu verwahren sind, dass sie zwar anderen Bediensteten
auch in Abwesenheit des Verwahrers bzw. der Verwahrerin zugänglich sind, Unbefugten jedoch ein Zugriff verwehrt ist (§ 46).
Eine Einsichtnahme in Daten und Programme, die Bedienstete verwenden, ist ohne deren
Zustimmung nur dann zulässig, wenn
- die Einsichtnahme im Rahmen der Dienstaufsicht von der Dienststellenleiterin bzw. vom
Dienststellenleiter (bzw. im Rahmen der übergeordneten Dienstaufsicht) schriftlich angeordnet wird und
- gleichzeitig die Personalvertretung von dieser Anordnung verständigt wird und
- wenn die Bedienstete bzw. der Bedienstete über die Einsichtnahme informiert wird. Diese
Information hat – sofern sie nicht mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden ist – bei
anwesenden Bediensteten spätestens zu Beginn der Einsichtnahme, bei abwesenden Be163
diensteten spätestens unmittelbar nach deren Rückkehr durch die Vorgesetzte bzw. den
Vorgesetzten zu erfolgen.
Diese Einsichtnahme ist entsprechend zu protokollieren (Datum, Name oder User-ID der Bediensteten bzw. des Bediensteten, Begründung der Einsichtnahme). Der Bediensteten bzw.
dem Bediensteten ist eine Ausfertigung des Protokolls zu übergeben.
c)
Einsatz von Werkzeugen für die Anwenderinnenbetreuung bzw. Anwenderbetreuung
Die Verwendung von Werkzeugen für die Anwenderinnenbetreuung bzw. Anwenderbetreuung, die die Spiegelung des Bildschirminhaltes von EDV-Arbeitsplätzen zur jeweiligen Betreuerin bzw. zum jeweiligen Betreuer, Leitanwenderin bzw. Leitanwender bzw. EDVKoordinatorin bzw. EDV-Koordinator ermöglichen (wie z.B. Netop, Citrix Spiegel-Konsole
etc.), ist unter der Bedingung zu-lässig, dass dieser Einsatz nur nach vorangegangener ausdrücklicher Zustimmung seitens der jeweiligen Anwenderin bzw. des jeweiligen Anwenders
bzw. nach persönlicher Freigabe des PCs durch die Anwenderin bzw. den Anwender selbst
erfolgt.
d) Überprüfung auf Verwendung nicht lizenzierter Software
Auf EDV-Geräten des Landes Oberösterreich dürfen nur Programme eingesetzt werden, an
denen das Land Oberösterreich ein Nutzungsrecht hat.
Der Einsatz von so genannten "Raubkopien" von Computerprogrammen ist sowohl auf dienstlichen als auch auf allenfalls für dienstliche Zwecke verwendeten privaten Computern ausdrücklich untersagt.
Urheberrechtsverletzungen können für die Unternehmensleitung, aber auch für einzelne Bedienstete zivil- und strafrechtliche Konsequenzen haben.
Über Auftrag des Präsidiums prüft das Rechenzentrum stichprobenartig, ob in den Organisationseinheiten nicht lizenzierte Software eingesetzt wird. Die Vorgangsweise erfolgt dabei
analog Punkt A) 2. b) dieser Vereinbarung.
3. Verwertungsverbot für personenbezogene Mitarbeiterdaten
Personenbezogene Mitarbeiterdaten, die entgegen den Bestimmungen dieser Vereinbarung bekannt werden, dürfen nicht gegen die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter verwendet werden.
4. Vorgangsweise bei eventuellem Änderungsbedarf der Regelungen
Wird erkennbar, dass auf Grund der technisch-organisatorischen Umsetzung der gegenständlichen Reglungen oder auf Grund der technisch-organisatorischen Weiterentwicklung Änderungen
der gegenständlichen Regelungen erforderlich werden könnten, so hat das Präsidium auf Grund
einer Information durch die zu-ständige Organisationseinheit den Landespersonalausschuss darüber umgehend zu informieren.
Die weitere Vorgangsweise ist daraufhin mit dem Landespersonalausschuss zu vereinbaren.
B) Spezielle Regelungen
1. Zeiterfassung
Für Korrektur und Abfragen von Zeitbelegen ohne Zustimmung der Dienstnehmerin bzw. des
Dienstnehmers wird Folgendes festgelegt:
164
wer
Dienstnehmerin bzw.
Dienstnehmer
korrigieren
abfragen
•
•
laufendes Kalendermonat
zwei vorangegangene Kalendermonate
•
unbeschränkt (solange die Daten
im direkten Zugriff der Datenbank
liegen)
Zeiterfassungsbeauftragte
bzw. Zeiterfassungsbeauftragter bzw. Dienststellenleiterin bzw. Dienststellenleiter
•
•
•
•
laufendes Kalendermonat und
zwei vorangegangene Kalendermonate ohne Einschränkung
laufendes und vorangegangenes
Kalenderjahr (nur nach Information der örtlichen Personalvertretung und des Dienstnehmers)
Zentrale Zeiterfassungsbeauftragte bzw. Zeiterfassungsbeauftragter
•
zwei vorangegangene Kalendermonate (nur nach Information des
Dienstnehmers)
Kalenderjahr (nur nach Information des Dienstnehmers und nach
Information der örtlichen Personalvertretung)
wie Zeiterfassungsbeauftragte
bzw. Zeiterfassungsbeauftragter
im Rahmen ihrer/seiner Befugnis
als Leitanwenderin bzw. Leitanwender
---
Zeiterfassungskontrolle
•
•
•
•
•
•
unbeschränkt im Rahmen ihrer
Befugnis als Leitanwenderin bzw.
Leitanwender (solange die Daten
liegen)
zwei vorangegangene Kalendermonate ohne Einschränkung
Kalenderjahr (nur nach Information der Dienstnehmerin bzw. des
Dienstnehmers und Einhaltung
des in § 10 Oö. L-PVG vorgesehenen Verfahrens)
Die Zeiterfassungsdaten werden zentral gespeichert. Korrekturen durch zentrale Zeitbeauftragte
werden elektronisch protokolliert, die Protokolle werden dem LPA monatlich zur Einsicht übermittelt. Abfragen der zentralen Zeitbeauftragten, die länger als zwei vorangegangene Kalendermonate betreffen und berechtigte Interessen der Betroffenen berühren können, müssen von den zentralen Zeitbeauftragten protokolliert und die Protokolle dem LPA monatlich zur Einsicht übermittelt
werden.
Technisch werden die informations- bzw. mitwirkungsbedürftigen Korrekturen bzw. Abfragen folgendermaßen eingerichtet: Der Dienststellenleiter bzw. die Dienststellenleiterin genehmigt (nach
Information des Dienstnehmers bzw. der Dienstnehmerin bzw. der örtlichen Personalvertretung)
den Auftrag der Dienststelle an die Abteilung Informationstechnologie betreffend Datenfreigabe.
Die Abteilung Informationstechnologie schaltet auf Grund dieses Auftrages die Arbeitszeitdaten
(ohne Einschränkung auf eine bestimmte Personalnummer) für den Zeitbeauftragten bzw. die
Zeitbeauftragte für drei Arbeitstage frei. Zulässig ist die Kontrolle der zeitlichen Mehrleistungen
von Bezieherinnen bzw. Beziehern von Verwendungszulagen (mit zeitlichen Mehrleistungsanteil)
oder pauschalierten Überstundenvergütungen für das vorangegangene Kalenderjahr bzw. die letzten 12 Monate. 1
2.Personalressourcenerfassung (PRE/CATS)
Die geltenden Vereinbarungen bezüglich der Zeiterfassung werden nicht berührt.
Aus technischen Gründen (Wartbarkeit, Schnittstelle, Redundanzen, Datensicherheit) ist es erforderlich, so wie auch bei der Zeiterfassung die Daten zentral zu speichern.
Die Daten der einzelnen Dienststellen sind so abgeschottet, dass nur berechtigte Personen aus
der jeweiligen Dienststelle Zugriff auf die personenbezogenen Daten haben. Der "Supervisor" (der
1
Diese Ergänzung beruht auf dem Erlass vom 23. Juli 2007, PersI-450003/1065-2007-Kop/Pum.
165
Berechtigte pro Produktzentrum) muss die Möglichkeit haben, händische Eingaben (Programmabschluss) zu machen.
Innerhalb der Dienststellen muss den Führungskräften zur Wahrnehmung der Dienstaufsicht der
Zugang zu den Ressourcenzuordnungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu den einzelnen
Leistungen und Aufträgen über den "Supervisor" ermöglicht werden. Nur dadurch kann auch dem
Auftrag zur Dienstaufsicht und zur gezielten Steuerung des Personaleinsatzes durch die Führungskräfte nachgekommen werden. Daher sind innerhalb der Dienststellen zum Zwecke der
Dienstaufsicht und für die Steuerung des Personaleinsatzes Auswertungen zulässig. Zum Zwecke
der Steuerung von Wirtschaftlichkeit und der Wirksamkeit der Dienststellen sollen Auswertungen
jedoch aus der Kostenrechnung (CO-Modul von SAP/R3) herangezogen werden.
Der "Supervisor" wird über allgemeinen Auftrag des Dienststellenleiters bzw. der Dienststellenleiterin (Leiter/in des Produktzentrums) tätig. Es ist dies eine analoge Vorgangsweise wie bei der
Zeiterfassung.
Alle in PRE/CATS erfassten Daten werden monatlich vom "Supervisor" ausgewertet (standardisiert):
- Verteilung pro MA auf Produkt und Aufträge
- Produktauswertungen inkl. der einzelnen MA-Zeiten darauf
- Auftragsauswertungen inkl. der einzelnen MA-Zeiten
Die Daten in PRE/CATS werden vier Monate nach Jahresabschluss gelöscht.
Der Administrator als übergeordneter Koordinator hat Zugriff auf alle Daten in PRE/CATS. Er ist in
der Finanzabteilung angesiedelt und wird im Auftrag der Abteilungsleiterin bzw. des Abteilungsleiters tätig. Die Aufgaben sind auf administrative Tätigkeiten (Anlegen neuer Produktzentren für
PRE/CATS; Vergabe von Berechtigungen für "Supervisor" etc.) beschränkt, die auf Grund technischer Notwendigkeit erforderlich sind (analog der bestehenden Praxis bei der Zeiterfassung). Der
Administrator ist nicht berechtigt, die personen-bezogenen Daten durch Verknüpfungen produktzentrumsübergreifend für eine übergeordnete Dienstaufsicht zu verwerten.
Dem jeweiligen Personalvertretungsorgan sind die PRE/CATS-Daten zugänglich zu machen bzw.
bekannt zu geben, wenn auf Grund dieser Daten vom Dienstgeber bzw. von der Dienststellenleiterin bzw. vom Dienststellenleiter oder der Vorgesetzten bzw. dem Vorgesetzten Maßnahmen getroffen werden sollen.
3. Leistungserfassung
Für Korrektur und Abfragen von Leistungserfassungsbelegen werden folgende Fristen festgelegt:
wer
Dienstnehmerin bzw. Dienstnehmer
Kostenrechnungsbeauftragte
bzw. Kostenrechnungsbeauftragter bzw. Dienststellenleiterin bzw. Dienststellenleiter
korrigieren
•
•
zwei vorangegangene Kalendermonate (ausschließlich für
Ergänzungen)
•
•
laufendes Kalenderjahr
vorangegangenes Kalenderjahr
Zentrale Kostenrechnungsbetreuung – Leitanwender
---
Kontrolle
---
Die Leistungserfassungsdaten werden zentral gespeichert.
166
abfragen
•
im direkten Zugriff der Datenbank liegen)
•
•
laufendes Kalenderjahr
vorangegangenes Kalenderjahr
•
im direkten Zugriff der Datenbank liegen)
---
Die Daten der einzelnen Dienststellen sind so abgeschottet, dass nur berechtigte Personen aus
der jeweiligen Dienststelle Zugriff auf die personenbezogenen Daten haben. Der/Die vom Dienststellenleiter bzw. der Dienststellenleiterin für die Leistungserfassung beauftragte Bedienstete (in
aller Regel die Kostenrechnungsbeauftragte bzw. der Kostenrechnungsbeauftragte) muss die
Möglichkeit haben, manuelle Eingaben (zum Periodenabschluss) zu machen.
Innerhalb der Dienststellen muss den Führungskräften zur Wahrnehmung der unmittelbaren Führungsverantwortung der Zugang zu den Ressourcenzuordnungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu den einzelnen Produkten und Aufträgen über die "Kostenrechnungsbeauftragte" bzw.
den "Kostenrechnungsbeauftragten" ermöglicht werden. Nur dadurch kann auch dem Auftrag zur
Dienstaufsicht und zur gezielten Steuerung des Personaleinsatzes durch die Führungskräfte
nachgekommen werden. Daher sind innerhalb der Dienststellen zu Zwecken der Dienstaufsicht
und für die Steuerung des Personaleinsatzes durch die Führungskräfte Auswertungen zulässig.
Personenbezogene Daten aus solchen Auswertungen dürfen nicht veröffentlicht oder an Dritte
weitergegeben werden.
Zum Zweck der Steuerung von Wirtschaftlichkeit und der Wirksamkeit der Dienststellen sollen
Auswertungen aus der Kostenrechnung (und nicht aus der Leistungserfassung) herangezogen
werden.
Die/Der "Kostenrechnungsbeauftragte" wird über allgemeinen Auftrag des Dienststellenleiters/der
Dienststellenleiterin (Leiterin/Leiter des Produktzentrums) tätig.
Alle Leistungserfassungsdaten werden in periodischen Abständen in Bezug auf die Verteilung der
Kostenträgerelemente je Mitarbeiter ausgewertet und in die Kostenrechnung übergeleitet.
Die Leistungserfassungsdaten stehen maximal 24 Monate für Auswertungen direkt aus der Leistungserfassung zur Verfügung.
Die Leitanwenderinnen bzw. Leitanwender der Finanzabteilung als übergeordnete Koordinatorinnen bzw. Koordinatoren haben Zugriff auf alle Daten im Arbeitszeitblatt; sie werden im Auftrag der
Abteilungsleiterin bzw. des Abteilungsleiters tätig. Die Aufgaben sind auf fachliche und technische
Unterstützung der Kostenrechnungsbeauftragten beschränkt. Aus technischer Sicht ist der Zugriff
auf die Arbeitszeitdaten anderer Produktzentren durch die Leitanwenderinnen bzw. Leitanwender
möglich. Die Leitanwenderinnen bzw. Leit-anwender sind aber nicht berechtigt, die personenbezogenen Daten im Arbeitszeitblatt durch produktzentrumsübergreifende Verknüpfungen auszuwerten bzw. zu verwerten.
4. Reisemanagement
Für Korrekturen und Abfragen von Reisemanagement-Belegen (Reiserechnungen) werden folgende Fristen festgelegt:
Wer
Dienstnehmerin bzw.
Dienstnehmer
Personalabteilung (Reisestelle)
Zentrale Besoldungsstelle,
Abteilung Bau-Services
korrigieren
•
bis 6 Monate nach Einreichung
(einschließlich Nachreichung von
Unterlagen)
•
laufendes Kalenderjahr und vorangegangenes Kalenderjahr
---
abfragen
•
•
•
liegen)
liegen)
liegen)
Die Reisemanagement-Daten werden zentral gespeichert.
5. Einsatz der elektronischen Verfahrensinformation (EVI)
a. EVI-Einsatz für Betriebsanlagenverfahren
167
Der Landespersonalausschuss stimmt dem Einsatz der elektronischen Verfahrensinformation
(EVI) als Instrument der Verfahrensverfolgung und -steuerung im Bereich der Betriebsanlagengenehmigungen bei den Bezirkshauptmannschaften zu (Basis ist das vom Rechenzentrum
entwickelte Programm sowie das dazu erstellte Anwenderhandbuch).
b) Steuerung der Verfahren auf den BHen
Auf den Bezirkshauptmannschaften haben alle zuständigen Bearbeiterinnen bzw. Bearbeiter
(Schreibkräfte) sowie deren Vorgesetzte Zugang zu den Daten des EVI, um die Verfahren
selbst und den damit verbundenen Personaleinsatz zu steuern. Unter Steuerungsmaßnahmen
sind auch BH-interne Auswertungen zu verstehen. Eine Abstimmung der einzelnen internen
Auswertungen der BHen ist sicherzustellen.
c) Gemeinsame Auswertung
Die Daten des EVI sind physisch auf die für die einzelnen BHen getrennten Datenbanken in der
Abteilung Informationstechnologie abgelegt. Diese Daten der EVI-Anwendung für die einzelnen
Bezirkshauptmannschaften werden auch - mit Ausnahme der Datenfelder Bearbeiter und Notizfeld der Oberbehörde (Abteilung Wirtschaft) zu Auswerte- und Analysezwecken zur Verfügung
gestellt. Die Abteilung Wirtschaft wird im Einvernehmen mit Vertreterinnen bzw. Vertretern der
Bezirkshauptmannschaften standardisierte Auswertungen (Berichtswesen) erstellen und diese
Auswertungen den Bezirkshauptmannschaften regelmäßig zur Verfügung stellen. Zudem sind
weitere Analysen und Auswertungen aus dem EVI-Datenbestand zulässig, Schlussfolgerungen
aus dem standardisierten Berichtswesen und den zusätzlichen Auswertungen werden partnerschaftlich zwischen Vertretern der Bezirkshauptmannschaften und der Oberbehörde im Sinn
eines Lernens vom Besten (Bench-Learning) gezogen.
d) Umgang mit wettbewerbsrelevanten Daten
Die Landesamtsdirektorin bzw. der Landesamtsdirektor strebt zudem eine Vereinbarung mit
den Bezirkshauptleuten über den Umgang mit wettbewerbsrelevanten Daten (aus dem EVI und
generell) an. Dadurch soll sichergestellt werden, dass es keine negativen Nebeneffekte durch
das Bekannt-werden von wettbewerbsrelevanten Daten gibt (Alleingänge einzelner BHen, Profilierung auf Kosten anderer BHen).
e) Weiterer EVl-Einsatz
Die elektronische Verfahrensinformation (EVI) wurde als Programm so erstellt, dass es auch für
an-dere Verwaltungsbereiche zur Steuerung und Lenkung der Verwaltungsverfahren Einsatz
finden kann. Der LPA stimmt einem weiteren Einsatz von EVI in anderen Verfahrensbereichen
zu, wenn folgende Vorgangsweise eingehalten wird:
- Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der betroffenen Verwaltungseinheiten und der LPA
werden zeitgerecht über den geplanten Einsatz des EVI für ihre Verwaltungsverfahren informiert.
- Vor Einsatz des EVI in weiteren Verwaltungsverfahren muss das Anwenderhandbuch entsprechend adaptiert sein und vorliegen.
- Für den Einsatz von EVI in anderen Verwaltungsverfahren gelten dieselben Rahmenbedingungen wie für den Einsatz von EVI im Bereich der Betriebsanlagenbewilligungen, insbesondere was die Auswertung und Analyse von Daten der Bezirkshauptmannschaften durch
Oberbehörden (Fachabteilungen des Amtes der Oö. Landesregierung) betrifft.
- Verwaltungseinheiten können auf freiwilliger Basis einen EVI-Einsatz für ihren Verwaltungsbereich in Pilotprojekten testen; dieser Piloteinsatz wird aber auf maximal ein Jahr beschränkt. Darüber hinausgehende EVI-Anwendungen haben entsprechend den unter e) angeführten Punkten zu erfolgen.
6. Dokumentenmanagement in betriebswirtschaftlichen Systemen (wie z.B. SAP)
Generell sind alle Prozessschritte in mehreren Protokolltabellen technisch in der SAP-Datenbank
abgelegt. Die Auswertung dieser technischen Protokolle ist nur mit speziellen Berechtigungen
(Transaktionen SWI* - System Workflow Information) möglich.
168
Diese technische Berechtigung wird benötigt, um Programm-, Ablauf- und Bedienungsfehler evaluieren
zu können. In diesen SWI-Transaktionen werden auch verschiedene Auswertetransaktionen angeboten z.B.: durchschnittliche Liegezeit, durchschnittliche Bearbeitungsdauer, etc. pro User ID.
SWI*-Transaktions-Berechtigungen sind nur für die Anwendungsbetreuerinnen bzw. Anwendungsbetreuer der Abteilung Informationstechnologie vorgesehen.
Den Benutzern stehen zur Workflowsteuerung zwei verschiedene SAP-Zugänge zur Verfügung:
a) WEB-User (Employee Self Service)
Beim Workflow-unterstützten Arbeiten über WEB (Abwesenheiten, Reiseanträge, Arbeitszeitblatt,...) wird in zwei Aufgabenkategorien unterschieden:
- Eigen gestartete Aufgabe: Hier kann der durchgängige Workflowprozess aller am Workflow
beteiligten Benutzer angezeigt werden.
- Fremd gestartete Aufgabe: Hier kann nur der eigene durchgeführte Prozessschritt angezeigt werden (von Fremden zugewiesenes Work-Item)
b) SAP R/3 User (SAPGui)
Auch hier sind so wie beim WEB die Aufgaben in zwei Kategorien unterteilt, wobei es jedoch
zusätzliche Möglichkeiten der Workflowanzeige gibt. Hier können zusätzlich zu den zwei Kategorien auch noch die Belegnummer, Objektdienste und spezielle Transaktionen einzelner
Workflowschritte oder Aufgaben ausgewertet werden.
Innerhalb der Dienststellen ist den Führungskräften zur Wahrnehmung der unmittelbaren Führungsverantwortung und zur gezielten Steuerung des Personal- und Ressourceneinsatzes sowie für Benchmarking-Zwecke eine personenanonymisierte Auswertung möglich.
Eine personenbezogene Auswertung der technischen Protokolle (SWI*-Transaktionen) ist ohne
Zustimmung der Bediensteten nur dann zulässig, wenn
die Einsichtnahme im Rahmen der Dienstaufsicht von der Dienststellenleiterin bzw. vom
Dienststellenleiter (bzw. im Rahmen der übergeordneten Dienstaufsicht vom Präsidium)
angeordnet wird und
gleichzeitig die örtliche Personalvertretung von dieser Anordnung verständigt wird und
wenn die/der Bedienstete über die Einsichtnahme informiert wird. Diese Information hat sofern sie nicht mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden ist - bei anwesenden Bediensteten spätestens zu Beginn der Einsichtnahme, bei abwesenden Bediensteten spätestens unmittelbar nach deren Rückkehr durch die Vorgesetzte bzw. den Vorgesetzten zu
erfolgen.
Diese Einsichtnahme ist entsprechend zu protokollieren (Datum, Name oder User-ID des/der
Bediensteten, Begründung der Einsichtnahme). Der bzw. dem Bediensteten ist eine Ausfertigung des Protokolls zu übergeben.
7. Internet-Nutzung
Die Abteilung Präsidium beauftragt in monatlichen Abständen bei der Abteilung Informationstechnologie eine Auswertung, welche Internet-Server von der Gesamtheit der Landesbediensteten am
häufigsten angewählt werden. Diese Auswertung ist anonym; sie gibt über das grundsätzliche Internet-Verhalten der oö. Landesbediensteten Aufschluss.
Den Dienststellenleiterinnen bzw. Dienststellenleitern wird in regelmäßigen Abständen von der
Abteilung Informationstechnologie eine Auswertung zur Verfügung gestellt, welche Internet-Server
von der Gesamtheit der Bediensteten der Dienststelle am häufigsten angewählt wurden ("Hitliste").
Diese Auswertung ist anonym.
169
Die Abteilung Präsidium überprüft gemeinsam mit dem Landespersonalausschuss in unregelmäßigen Abständen, welche Internet-Server von einem EDV-Arbeitsplatz (= IP-Adresse) aus angewählt wurden. Diese Auswertung ist auf einen konkreten EDV-Arbeitsplatz bezogen.
Eine solche Überprüfung findet sowohl über begründetes Ersuchen einer Dienststellenleiterin bzw.
eines Dienststellenleiters als auch - auf begründeten Verdacht - von Amts wegen im Rahmen der
übergeordneten Dienstaufsicht statt.
Die Überprüfung ist nur dann zulässig, wenn je ein Vertreter des Präsidiums und des LandesPersonalausschusses gleichzeitig anwesend ist.
Die Überprüfungsergebnisse sind schriftlich festzuhalten; dieses Überprüfungsprotokoll ist vom
Vertreter des Präsidiums und vom Vertreter des Landespersonalausschusses zu unterzeichnen.
Auch im Rahmen der erlaubten Verwendung von dienstlichen Geräten für die private InternetNutzung außerhalb der Dienstzeit ist das Betrachten von verfänglichen Inhalten (Pornographie,
politischer Extremismus, Gewalt etc.) jedenfalls verboten und unterliegt den gleichen Kontrollmechanismen wie die Internet-Nutzung während der Dienstzeit.
8. Kontrolle von Telefondaten
Die in der Telefondatenbank gespeicherten Telefondaten über dienstliche Gespräche (sowohl im
Festnetz als auch im Mobilnetz) können vom Dienstgeber - sowohl nach Organisationseinheiten
als auch nach einzelnen Nebenstellen (dies geschieht in Abstimmung mit der Personalvertretung)
geordnet - im Rahmen der übergeordneten Dienstaufsicht (Amtsinspektion) kontrolliert werden.
Dabei wird geprüft, ob
- Dienstgespräche so ökonomisch wie möglich (§ 2 Abs. 2 Fernsprechordnung) geführt und
- als dienstlich gekennzeichnete Gespräche tatsächlich in Erfüllung dienstlicher Aufgaben getätigt wurden.
Die gemeinsame Kontrollmöglichkeit der Dienstgespräche durch Amtsleitung und Dienstnehmervertretung ist folgendermaßen ausgestaltet:
Bei Bedarf kann in die in der Datenbank verzeichneten Dienstgespräche (bzw. der als Dienstgespräche deklarierten Privatgespräche) einer Mitarbeiterin bzw. eines Mitarbeiters Einsicht genommen werden. Dafür ist es notwendig, dass sowohl seitens der Abteilung Präsidium beim Amt der
Oö. Landesregierung als auch seitens des Landespersonalausschusses der ihnen jeweils zustehende Code zur Öffnung der elektronischen Datenbank gemeinsam eingegeben wird. Über jede
Einsichtnahme in eine Datenbank ist vom Präsi-dium ein Aktenvermerk anzulegen, wenn nicht
ohnehin eine schriftliche Erledigung erfolgt. Über Ersuchen des Landespersonalausschusses ist
diesem eine Ausfertigung der schriftlichen Erledigung bzw. des Aktenvermerks zur Verfügung zu
stellen.
Nach Einführung einer zentralen Telefongebührenabrechnung bei den Bezirkshauptmannschaften
gelten die oben angeführten Punkte sinngemäß. In diesem Fall kann die Abteilung Präsidium seine Kontrollfunktion an die jeweilige Bezirkshauptfrau bzw. den jeweiligen Bezirkshauptmann delegieren; der Landespersonalausschuss kann seine Kontrollfunktion an die jeweilige Obfrau bzw.
den jeweiligen Obmann des örtlichen Dienststellenausschusses delegieren.
9. eLearning
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern werden Werkzeuge für computerunterstütztes Lernen (eLearning, web-based-tranining, etc.) zur Verfügung gestellt.
Die in diesen Systemen automatisch mitprotokollierten Daten über die Absolvierung von Lektionen
bzw. Tests dürfen vom Dienstgeber nicht ausgewertet werden.
Soweit der Dienstgeber für die Zulassung zu Präsenzkursen oder Prüfungen die vorherige erfolgreiche Absolvierung von Online-Kursen festlegt, hat die Dienstnehmerin bzw. der Dienstnehmer
170
die erforderlichen Auswertungen aus dem eLearning-System selbst vorzunehmen (Ausdrucken
von Zertifikaten, etc.)
10. Kontrolle der Abfragen aus Datenbanken außerhalb der oö. Landesverwaltung
a) Online-Zugriff auf Daten des Hauptverbandes der österreichischen Sozialversicherungsträger
Das Präsidium führt in unregelmäßigen Abständen Stichprobenüberprüfungen betreffend Abfragen auf Daten des Hauptverbandes der österreichischen Sozialversicherungsträger durch
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bezirkshauptmannschaften und einiger Abteilungen des
Amtes der Oö. Landesregierung durch. Bei diesen Stichprobenüberprüfungen wird erhoben:
User-ID des anfragenden Bediensteten, Abfragedatum und Zeit, Name des Versicherten und
Anfragegrund. Diese Stichproben werden der jeweiligen Dienststellenleiterin bzw. dem jeweiligen Dienststellenleiter übermittelt, der anschließend anhand des konkreten Verwaltungsaktes
zu überprüfen hat, ob ausreichende Rechtsgrundlagen für eine solche Abfrage vorlagen.
b) Online-Abfragen aus dem Elektronischen krimmalpolizeilichen Informationssystem (EKIS)
Das Bundesministerium für Inneres überprüft mit Hilfe eines Zufallsgenerators Anfragen an die
zentralen Anwendungen des BMI (insbesondere EKIS-Abfragen). Das BMI übermittelt solche
Protokolldatensätze an die jeweiligen Dienststellen. Von den Dienststellenleiterinnen bzw.
Dienststellenleitern ist zu prüfen, ob ausreichende Rechtsgrundlagen für eine Abfrage vorlagen.
171
Einsatz von Telefax-Geräten
1. Versand von Schriftstücken
a. Gemäß § 18 (1) AVG hat die Behörde die Sache möglichst zweckmäßig, rasch, einfach und
kostensparend zu erledigen.
Gemäß § 37 Zustellgesetz sind Zustellungen ohne Zustellnachweis – Fax-Zustellungen – möglich.
Von der Bearbeiterin bzw. vom Bearbeiter ist auf dem Erledigungsentwurf der Übermittlungsmodus mit dem Vermerk "FAX" festzulegen. Die Kanzlei hat die Ausfertigung der Erledigung –
wenn sie diese nicht ohnehin selbst versendet – an die in Betracht kommenden Telefaxstellen
zur Absendung zu übergeben.
Es wird empfohlen, ein Telefax-Begleitblatt zu verwenden, das die notwendigen Angaben enthält, die erforderlich sind, um
1. die Empfängerin bzw. den Empfänger, die Absenderin bzw. den Absender und deren bzw.
dessen Telefaxnummer identifizieren,
2. das Schriftstück unverzüglich und fehlerfrei im Rahmen einer Organisationseinheit weiterleiten und
3. die Vollständigkeit der Übertragung, insbesondere die Seitenzahl, überprüfen zu können.
Nach Absendung retourniert die Telefax-Stelle die Originalschriftstücke (samt TelefaxBegleitblatt) zusammen mit dem jeweiligen Übertragungsprotokoll an die in Betracht kommende
Kanzlei.
b. Diese Regelung ist sinngemäß für den Versand von sonstigen Schriftstücken, Zeichnungen
udgl. anzuwenden.
2. Empfang von Schriftstücken
a. Über Telefax einlangende Schriftstücke sind – ausgenommen die unter lit. b und c angeführten
Fälle – unverzüglich von der Telefaxstelle der in Betracht kommenden Kanzlei zu übergeben.
Die Kanzlei hat in diesem Fall funktionell die Aufgaben der Poststelle wahrzunehmen; sie ist für
die weitere kanzleimäßige Behandlung des Schriftstückes (z.B. Evidenthalten, Vergebühren
udgl.) verantwortlich.
Im Zusammenhang mit Amtsstunden, Fristenlauf und Identität der Einschreiterin bzw. des
Einschreiters bzw. Authentizität des Anbringens wird auf § 13 AVG verwiesen.
Gemäß § 13 Abs. 5 AVG gelten mit Telefax, binnen offener Frist, eingebrachte Anbringen, die
außerhalb der Amtsstunden bei der Behörde einlangen, als rechtzeitig eingebracht. Behördliche
Entscheidungsfristen beginnen jedoch erst mit dem Wiederbeginn der Amtsstunden zu laufen.
Hat die Behörde Zweifel darüber, ob das per Telefax eingebrachte Anbringen von der darin genannten Person stammt, kann eine Bestätigung durch ein schriftliches Anbringen mit eigenhändiger und urschriftlicher Unterschrift aufgetragen werden (§ 13 Abs 4 AVG).
b. Über Telefax einlangende Schriftstücke von der Verbindungsstelle der Bundesländer und der
Volksanwaltschaft sind – soweit nicht eine andere Regelung getroffen ist – unmittelbar der Abteilung Präsidium vorzulegen.
173
c. Sofern über Telefax einlangende Schriftstücke an eine namentlich bezeichnete Bedienstete
bzw. einen namentlich bezeichneten Bediensteten adressiert sind, hat die Telefaxstelle dieses
Schriftstück der bzw. dem Bediensteten (bzw. der Vertreterin bzw. dem Vertreter) zu übergeben. Die Empfängerin bzw. der Empfänger ist (analog zur persönlichen Übergabe von Schriftstücken) für die weitere kanzleimäßige Behandlung bzw. Bearbeitung im Sinn der Dienstbetriebsordnung verantwortlich.
3. Das Verwenden von Telefax-Geräten zu privaten Zwecken ist unzulässig.
174
Anhang zu § 53 DBO
Einsatz von Kraftfahrzeugen im Dienstbetrieb
§1
Zuständigkeit; Allgemeins
(1) Beim Amt der Landesregierung ist – soweit nicht besondere Zuständigkeiten festgelegt sind 1 –
für den Einsatz von Kraftfahrzeugen im Bereich des Amtes der Landesregierung die Abteilung
Präsidium zuständig.
Für Lastkraftfahrzeuge, selbstfahrende Arbeitsmaschinen udgl., die im Bereich der Abteilungsgruppe Direktion Straßenbau und Verkehr eingesetzt sind, gelten die nachfolgenden Bestimmungen nur soweit, als nicht im Rahmen dieser Abteilungsgruppe besondere Regelungen bestehen.
(2) Bei den Bezirkshauptmannschaften bzw. der Agrarbezirksbehörde hat die Bezirkshauptfrau
bzw. der Bezirkshauptmann bzw. die Amtsvorständin bzw. der Amtsvorstand den Einsatz der
Dienstkraftfahrzeuge, die der Bezirkshauptmannschaft bzw. der Agrarbezirksbehörde zur Verfügung stehen, zu regeln.
Sofern es notwendig ist, kann das Amt der Landesregierung (Abteilung Präsidium bzw. – insbesondere für Lastkraftwagen – die Abteilung Gebäude- und Beschaffungs-Management) um vorübergehende Beistellung von Dienstkraftwagen ersucht werden.
Änderungen des Dienstkraftfahrzeuges bzw. seiner Ausstattung sind nur mit Zustimmung des Amtes der Landesregierung (Abteilung Präsidium) zulässig).
§2
Dienstfahrt, Fahrtauftrag
(1) Dienstkraftfahrzeuge dürfen nur zu Fahrten zur Besorgung von Dienstgeschäften und zu Fahrten, die sonst im überwiegenden dienstlichen Interesse gelegen sind, eingesetzt werden (Dienstfahrten).
(2) Dienstfahrten dürfen – auf den Bezirkshauptmannschaften bzw. der Agrarbezirksbehörde mit
Ausnahme der Fahrten der Bezirkshauptfrau bzw. des Bezirkshauptmannes bzw. der Amtsvorständin bzw. des Amtsvorstandes und der Fahrten für Zwecke der Amtsleitung – nur auf Grund
eines schriftlichen Fahrtauftrages durchgeführt werden.
(3) Beim Amt der Landesregierung ist der Antrag auf Beistellung eines Dienstkraftfahrzeuges (siehe das in der Textverarbeitung zur Verfügung gestellte Muster) nach Möglichkeit, soweit nicht besondere Anweisungen über eine Antragstellung zu periodischen Zeitpunkten bestehen, spätestens
am dritten Arbeitstag vor der beabsichtigten Dienstfahrt beim Dienstkraftwagenbetrieb möglichst
über E-Mail einzubringen.
Die einlangenden Anträge werden unter Berücksichtigung der Dringlichkeit für die beantragte Zeit
vorgemerkt. Ergeben diese Vormerkungen einen ungedeckten Bedarf, so hat die Abteilung Präsidium wegen einer Terminverlegung bei der antragstellenden Organisationseinheit rückzufragen.
Auf Grund der Anträge wird der Fahrtauftrag nach Maßgabe der vorhandenen Dienstkraftfahrzeuge erteilt. Kann kein Dienstkraftfahrzeug zur Verfügung gestellt werden, so ist die antragstellende
Organisationseinheit zu verständigen.
Kann ausnahmsweise der Antrag auf Beistellung eines Dienstkraftfahrzeuges für eine unbedingt
notwendige Dienstfahrt nicht mehr rechtzeitig schriftlich gestellt werden, so kann dieser Antrag unmittelbar bei der Abteilung Präsidium - mündlich gestellt und der Fahrtauftrag auch mündlich
erteilt werden. In diesen Fällen ist der Antrag unverzüglich schriftlich nachzureichen.
1
ZB. die Zuständigkeit der Abteilung Gebäude- und Beschaffungs-Management für Lastkraftfahrzeuge
im Bereich des Amtes der Landesregierung (ausgenommen den Bereich der Abteilungsgruppe Direktion Straßenbau und Verkehr) oder die Zuständigkeit der Abteilung Präsidium für den Bereich sonstiger
Verwaltungsstellen des Landes.
175
(4) Bei den Bezirkshauptmannschaften bzw. der Agrarbezirksbehörde ist der Antrag auf Beistellung eines Dienstkraftfahrzeuges rechtzeitig schriftlich zu stellen. Ist dies ausnahmsweise nicht
möglich, so kann dieser Antrag bei der Amtsleitung mündlich gestellt und der Fahrtauftrag auch
mündlich erteilt werden. In diesen Fällen ist der Antrag unverzüglich schriftlich nachzureichen.
Die Bezirkshauptfrau bzw. der Bezirkshauptmann bzw. die Amtsvorständin bzw. der Amtsvorstand
kann einen Fahrtauftrag für regelmäßig wiederkehrende Dienstfahrten erteilen, wenn ein Dienstkraftfahrzeug vorwiegend für einen bestimmten Aufgabenbereich (zB. forsttechnischer Dienst) zur
Verfügung gestellt wurde.
§3
Durchführung der Dienstfahrt, Allgemeines
(1) Jede Dienstfahrt ist grundsätzlich nach dem erteilten Fahrtauftrag durchzuführen. Die jeweils
kürzeste oder nach den besonderen Umständen zweckmäßigste Fahrtstrecke zu den einzelnen
Fahrtzielen ist zu wählen.
(2) Die Rückkehr hat zum frühest möglichen und zumutbaren Zeitpunkt zu erfolgen.
(3) Die Fahrtteilnehmerinnen bzw. Fahrtteilnehmer können zu Beginn der Dienstfahrt von der
Wohnung abgeholt und nach Erledigung der Dienstgeschäfte zur Wohnung zurückgebracht werden, wenn
a. entweder die Wohnung im Dienstort oder an der Fahrtstrecke liegt, oder
b. aus einem anderen Grund die Teilnahme an der Dienstfahrt andernfalls nicht zumutbar wäre; in
diesem Fall muss der Fahrtauftrag ausdrücklich darauf abgestellt sein.
§4
Fahrerinnen bzw. Fahrer und Fahrtteilnehmerinnen bzw. Fahrtteilnehmer
(1) Die bzw. der für die Dienstfahrt eingeteilte Kraftfahrerin bzw. Kraftfahrer ist für die Einhaltung
der verkehrsrechtlichen Vorschriften sowie für die erforderliche technische und sonstige Betreuung
des Dienskraftwagens allein verantwortlich.
(2) Wird für die Dienstfahrt keine Kraftfahrerin bzw. kein Kraftfahrer eingeteilt, so ist die bzw. der
im Fahrtauftrag als Fahrerin bzw. Fahrer ("Selbstlenker") angeführte Bedienstete für die Einhaltung der verkehrsrechtlichen Vorschriften verantwortlich; zur Betreuung des Dienstkraftwagens ist
sie bzw. er nur soweit verpflichtet, als es um die Verkehrs- und Betriebssicherheit sowie Betriebsbereitschaft des Fahrzeuges geht (diese Pflichten obliegen aufgrund der verkehrsrechtlichen Vorschriften jeder Lenkerin bzw. jedem Lenker eines Kraftfahrzeuges).
(3) Abgesehen von Abs. 1 und 2 sind die Fahrtteilnehmerinnen bzw. Fahrtteilnehmer für die ordnungsgemäße Durchführung der Dienstfahrt verantwortlich. Die Kraftfahrerin bzw. der Kraftfahrer
ist insoweit an die Weisungen der Fahrtteilnehmerinnen bzw. Fahrtteilnehmer gebunden. Diese
haben auch dafür zu sorgen, dass der Kraftfahrerin bzw. dem Kraftfahrer die Möglichkeit zur Einnahme der üblichen Mahlzeiten geboten wird.
(4) Amtsfremde Personen dürfen beim Amt der Landesregierung nur mit Zustimmung der Abteilung Präsidium, bei den Bezirkshauptmannschaften bzw. der Agrarbezirksbehörde nur mit Zustimmung der Bezirkshauptfrau bzw. des Bezirkshauptmannes bzw. der Amtsvorständin bzw. des
Amtsvorstandes bei einer Dienstfahrt mitgenommen werden. Ohne eine solche Zustimmung ist die
Mitnahme von amtsfremden Personen nur zulässig,
a. wenn sich bei der Durchführung des Dienstgeschäftes ein besonderes dienstliches Interesse
dafür ergibt oder
b. zwischen Dienstort und Wohnort, wenn entsprechend den geltenden Regelungen der Dienstkraftwagen benützt wird und die Person dem Lenker bekannt ist.
(5) Tiere dürfen in Dienstkraftfahrzeugen nur mitgenommen werden, wenn es aus dienstlichen
Gründen geboten ist.
176
§5
Nachträgliche Änderungen
(1) Tritt nach Erteilung des Fahrtauftrages aber noch vor Fahrtbeginn eine wesentliche Änderung
ein (Verhinderung, andere Fahrtstrecken, andere Abfahrtszeit u.dgl.), so hat die antragstellende
Organisationseinheit bzw. die eingeteilte Kraftfahrerin bzw. der eingeteilte Kraftfahrer beim Amt
der Landesregierung unverzüglich die Abteilung Präsidium bzw. bei den Bezirkshauptmannschaften bzw. der Agrarbezirksbehörde unverzüglich die Amtsleitung zu verständigen.
(2) Tritt die wesentliche Änderung nach Fahrtbeginn ein, so ist die Entscheidung, die dieser Änderung zugrundeliegt, im Fahrtnachweis festzuhalten.
§6
Verhalten bei Verkehrsunfällen
(1) Bei Verkehrsunfällen anlässlich einer Dienstfahrt hat die Kraftfahrerin bzw. der Kraftfahrer bzw.
wenn diese bzw. dieser dazu nicht in der Lage ist, eine der Fahrtteilnehmerinnen bzw. einer der.
Fahrtteilnehmer die nächste Sicherheitsdienststelle 2 wegen der Aufnahme des Unfalles zu verständigen sowie alles sonst nach den einschlägigen Vorschriften (insbesondere der Straßenverkehrsordnung) Erforderliche zu veranlassen.
(2) Aussagen an Ort und Stelle zur Verschuldensfrage sind zu unterlassen.
(3) Erforderlichenfalls ist das Dienstkraftfahrzeug zur Beförderung von verletzten Personen zur
Verfügung zu stellen.
(4) Vom Hergang des Unfalles und den im Zusammenhang damit getroffenen Veranlassungen ist
beim Amt der Landesregierung die Abteilung Präsidium bzw. bei den Bezirkshauptmannschaften
bzw. der Agrarbezirksbehörde die Bezirkshauptfrau bzw. der Bezirkshauptmann bzw. die Amtsvorständin bzw. der Amtsvorstand ehestmöglich zu verständigen. Von Unfällen, bei denen schwerer Personen- oder Sachschaden verursacht wurde, ist die Abteilung Präsidium überdies sofort
(Telefon, Funk u.dgl.) zu verständigen.
(5) Für die Schadensanzeige ist das in der Kfz-Haftpflichtversicherung übliche Formular zu verwenden. Diese Schadensanzeige ist unverzüglich an die Abteilung Präsidium zu übermitteln.
§7
Fahrtnachweisbuch
(1) Für jedes Dienstkraftfahrzeug ist ein Fahrtnachweisbuch zu führen.
(2) Die Kraftfahrerin bzw. der Kraftfahrer bzw. die Selbstlenkerin bzw. der Selbstlenker hat für jede
Dienstfahrt einen Fahrtnachweis (mit Durchschlag) auszufüllen und zu unterschreiben; eine bzw.
einer der Fahrtteilnehmerinnen bzw. Fahrtteilnehmer hat die Angaben zu bestätigen. Die Kraftfahrerin bzw. der Kraftfahrer bzw. die Selbstlenkerin bzw. der Selbstlenker hat den Durchschlag des
Fahrtnachweises nach Beendigung der Dienstfahrt bzw. der Dienstfahrten dieses Tages ihrer bzw.
seiner Organisationseinheit zu übermitteln. Die Fahrtnachweise sind in der jeweiligen Organisationseinheit 7 Jahre aufzubewahren.
2
Falls eine Landesbedienstete bzw. ein Landesbediensteter ein privates Kraftfahrzeug bei einer Dienstfahrt verwende, ist der Schaden nur dann der nächsten Polizeidienststelle zu melden, wenn
- ein Personenschaden,
- ein größerer Sachschaden oder
- ein Sachschaden eingetreten ist, bei dem der Unfallhergang nicht einwandfrei nachvollziehbar ist.
177
Benutzung von Dienstkraftwagen zum Selbstlenken 3
1. Sonderbestimmungen für Dienststellen-Selbstlenkerfahrzeuge
Für die Auslastung der zugeteilten Dienstkraftwagen ist die Abteilung bzw. Dienststelle verantwortlich. Dem Einsatz von Dienstkraftwagen zum Selbstlenken kommt gegenüber der Nutzung von
Privat-PKWs gegen Verrechnung des km-Geldes jedenfalls Priorität zu.
Für die reibungslose Abwicklung der zugeteilten Fahrzeuge gilt weiterhin die von der Dienststellenleitung der Abteilung Präsidium/Dienstkraftwagenbetrieb namhaft gemachte Person. Die Gesamtverantwortung für den wirtschaftlichen Einsatz liegt jedoch bei der Dienststellenleitung.
Die den Dienststellen zugewiesenen Dienstkraftfahrzeuge zum Selbstlenken und die beim Dienstkraftwagenbetrieb der Abteilung Präsidium zur Verfügung stehenden Selbstlenkerfahrzeuge sind
bei einer geplanten Fahrtstrecke von über 50 km vorrangig vor Privat-PKWs in Anspruch zu
nehmen.
Es sind also primär die einer Dienststelle zugewiesenen Dienstkraftwagen – bei entsprechender
Verfügbarkeit auch bei Dienstreisen unter 50 km – zu benützen, wobei die Dienststellen auf
einen möglichst wirtschaftlichen Einsatz der Dienstkraftwagen zum Selbstlenken vor allem durch
Abdeckung von Reisebewegungen mit hoher Kilometerauslastung zu achten haben.
2. Bestimmungen für alle Selbstlenkerfahrzeuge
2.1: 50-Km-Grenze
Beim Dienstkraftwagenbetrieb der Abteilung Präsidium (DKW-Betrieb) stehen Selbstlenkerfahrzeuge zur Verfügung, die bei einer Fahrtstrecke von über fünfzig (50) Kilometer vorrangig vor dem
Privat-PKW in Anspruch zu nehmen sind.
Können Dienstreisen mit einer geplanten Fahrtstrecke über 50 km nicht mit zugewiesenen Dienstkraftwagen abgedeckt werden oder stehen solche einer Dienststelle nicht zur Verfügung, ist ein
Dienstkraftwagen beim Dienstkraftwagenbetrieb der Abteilung Präsidium anzufordern.
Dies gilt sowohl für Dienststellen, denen keine Selbstlenkerfahrzeuge zugeteilt sind, als auch für
Dienststellen mit Selbstlenkerfahrzeugen an Tagen, an denen diese zur Gänze im Einsatz sind
(bzw. gewartet werden und dgl.).
Ausgenommen von dieser Bestimmung sind Dienststellen, deren Dienstort nicht Linz ist und denen ein Zugriff auf einen Dienstkraftwagen vom Dienstkraftwagenbetrieb nicht möglich ist.
Werden bei einer Dienstreise mit einer geplanten Fahrtstrecke von über 50 km Dienstkraftwagen
nicht angefordert oder zugeteilte Dienstkraftwagen nicht benützt, so werden nur die Kosten des
billigsten öffentlichen Verkehrsmittels ersetzt (Pauschaliert 0,11 Euro/Kilometer oder der niedrigste
Tarif des öffentlichen Verkehrsmittels).
Keinesfalls zulässig ist es, statt der tatsächlichen Fahrtstrecken, die in Summe über 50 km betragen, dem Dienstgeber "nur" 50 km gegen das Kilometergeld für Privat-PKW (0,420 €/km) zu verrechnen.
2.2 Abwicklung
Auf § 2 Abs. 3 des Anhangs zu § 53 wird hingewiesen, wonach grundsätzlich spätestens am dritten Arbeitstag vor der beabsichtigten Dienstfahrt ein Antrag auf Bestellung eines Dienstkraftwagen
einzubringen ist, um rechtzeitige Zusagen des DKW-Betriebs und entsprechende Planungen gewährleisten zu können.
Bei späterem Einlangen von Fahrtanträgen, die nicht erfüllt werden können, kann für die Benützung eines Privat-PKW lediglich eine Entschädigung von 0,11 Euro pro Kilometer verrechnet wer3
178
Diese Regelung beruht auf dem Erlass PersR-230000/1601-2008-Ra/Pal vom 1. August 2008.
den, es sei dem, es wird vom Dienstnehmer bzw. von der Dienstnehmerin nachgewiesen, dass die
Dienstreise kurzfristig und unvorhersehbar erforderlich war (zB Vertretung einer/eines erkrankten
Kollegin/Kollegen oder behördliche Maßnahmen bei Gefahr in Verzug). Im letzteren Fall gebührt
das amtliche Kilometergeld.
Liegen die Voraussetzungen für die Benützung eines Selbstlenkers nicht vor bzw. steht ein Selbstlenkerfahrzeug nicht zur Verfügung, so gebührt für das Lenken des eigenen Personenkraftwagens
das amtliche Kilometergeld.
2.3 Mitnahme zur Wohnung
Nach § 3 Abs. 3 des Anhangs zu § 53 können die Fahrtteilnehmer/innen zu Beginn der Dienstfahrt
von der Wohnung abgeholt und nach Erledigung der Dienstgeschäfte zur Wohnung zurückgebracht werden, wenn
a. entweder die Wohnung im Dienstort oder an der Fahrtstrecke liegt oder
b. aus einem anderen Grund die Teilnahme an der Dienstfahrt andernfalls nicht zumutbar wäre; in
diesem Fall muss der Fahrtauftrag ausdrücklich darauf abgestellt sein.
Um den zweckmäßigen und wirtschaftlichen Einsatz der Selbstlenkerfahrzeuge zu garantieren,
können diese Fahrzeuge, wenn die Dienstreise von der Wohnung aus angetreten wird (siehe unten Punkt 3) und der bzw. die Bedienstete an der Fahrtstrecke der Dienstreise wohnt, grundsätzlich am Vortag für die Nutzung zur Fahrt in den Wohnort verwendet werden.
Ist der Wohnort in der Nähe des DKW-Standortes (siehe Punkt 3), so ist das Mitnachhausenehmen des DKW am Vortag auch zulässig, wenn der Ort der Dienstverrichtung (Dienstreiseziel) am
nächsten Tag nicht auf der direkten Strecke zwischen Dienstort und Einsatzort liegt. In beiden
Fällen ist eine Abstimmung mit dem Dienstkraftwagenbetrieb bzw. mit der von der Dienststelle für
die Verwaltung der Selbstlenkerfahrzeuge namhaft gemachten Person vorzunehmen.
Unter den selben Voraussetzungen ist die Rückgabe erst am Folgetag zulässig. Dies gilt auch,
wenn aufgrund der Rückkehr zur Dienststelle in der Nachtzeit kein zumutbares öffentliches Verkehrsmittel zum Wohnort mehr zur Verfügung steht.
Für den DKW-Betrieb der Abteilung Präsidium ist eine Rückgabe des DKW am darauffolgenden
Tag bis 7:00 Uhr erforderlich, um eine reibungslose Dienstverrichtung der Nachnutzer zu ermöglichen.
Ausnahmen sind nur zulässig, sofern in begründeten Ausnahmen eine Vereinbarung mit dem
Dienstkraftwagenbetrieb getroffen wurde.
Auf der Fahrtstrecke zwischen Dienststelle und Wohnung wird also nur die oben genannte Nutzung des Dienstkraftwagens erlaubt. Nicht erlaubt sind wie bisher weitergehende Privatnutzungen
wie Ausflüge, Einkaufstouren und dgl. sowie Fahrten, die über die oben genannten Fahrtstrecken
hinausgehen.
Bei der Mitnahme von amtsfremden Personen ist nach § 4 Abs. 4 vorzugehen.
2.4 Mehrtägige Dienstreisen
Der Dienstnehmervertretung wurde eine großzügigere Prüfung der Genehmigung der Dienstreisen
mit dem Privat-PKW zugesagt, sofern sich die Dienstreise auf mehr als zwei Kalendertage erstreckt und es sich um keine Maßnahme der Aus- und Fortbildung handelt (zB mehrtägige Prüfung
von Außendienststellen durch die Landesbuchhaltung und dergleichen).
3. Wohnung als Ausgangspunkt der Dienstreise
Nach § 5 Abs. 1 Oö. LRGV darf die Dienstreise von der Wohnung aus angetreten bzw. beendet
werden, wenn dadurch niedrigere Reisegebühren anfallen. Dies ist der Fall, wenn die Strecke zum
Ort der Dienstverrichtung von der Wohnung aus kürzer ist als vom Dienstort.
179
Liegt diese Voraussetzung vor, war bisher geregelt, dass Dienstnehmer/innen verpflichtet sind, bis
zu 25 km vom Wohnort zum DKW-Standort zurückzulegen und vom DKW-Standort aus die
Dienstreise zum Ort der Dienstverrichtung anzutreten. Nunmehr wird diese Entfernung auf
15 Kilometer verkürzt.
Beispiel:
Ein Bediensteter wohnt in Neuhofen, sein Dienstort ist Linz und der Ort der Dienstverrichtung (Lokalaugenschein mit z.B. mündlicher Verhandlung) ist Weyer. Da die Strecke Neuhofen – Weyer
kürzer ist als die Strecke Linz – Weyer und die Entfernung Neuhofen zum DKW-Betrieb in Linz
mehr als 15 km (konkret: 20 km) ausmacht, kann er mit dem Privat-PKW nach Weyer fahren und
Kilometergeld für Privat-PKW (derzeit 0,376 Euro/km) verrechnen. Wäre die Entfernung vom
Wohnort (z.B. Leonding) zum DKW-Standort kürzer als 15 km, so müsste der Dienstnehmer den
DKW (in Linz) abholen und kann in der Folge die Selbstlenkerentschädigung (0,037 Euro/km) von
Linz nach Weyer (und retour) verrechnen.
4. Grundsätzliches
Wir bieten auch weiterhin als Anreiz jenen Bediensteten, die die höchsten Kilometerleistungen mit
einem Dienstkraftwagen zurückgelegt haben, eine Einladung zu einem eintägigen Fahrtechnikkurs
auf Kosten des Dienstgebers an.
Für den Fall eines Schadensfalls im Zusammenhang mit Dienstverrichtungen gilt weiterhin der
Erlass "Schadensfälle" Fin-050058/31-Roi vom 21. Dezember 2001.
In der Beilage ist ein Merkblatt für die Benutzung von Selbstlenkerfahrzeugen angeschlossen.
Bei fix an Bedienstete zugeteilten Selbstlenkerfahrzeugen wird die Frage der lohnsteuerrechtlichen Sachbezugsbewertung jeweils im Einvernehmen mit dem DKW-Betrieb und der PVR geprüft.
180
Beilage zu PersR-230000/1601-2008-Ra
Benützung von Selbstlenkerfahrzeugen
(Dienstkraftfahrzeuge)
Für die Benützung von Selbstlenkerfahrzeugen (Dienstkraftfahrzeugen) gelten die Bestimmungen
des § 53 und Anhang zu § 53.
Als Selbstlenkerfahrzeuge stehen generell Fahrzeuge der Typen VW Golf/Opel Astra/VW Passat/VW Bus zur Verfügung.
In Ausnahmefällen (z.B. Auslandsfahrten) können auch andere Fahrzeuge zur Verfügung gestellt
werden.
Die Selbstlenkerfahrzeuge werden ab sofort mit folgender Mindestausstattung ausgestattet:
- ABS
- Klimaanlage
- Außenspiegel von innen verstellbar
- Nebelscheinwerfer
- RDS-Radio
- Airbag für Fahrer und Beifahrer
- Servolenkung
- Zentralverriegelung
- Verbandspaket
- Warndreieck
- Feuerlöscher
- Autobahnvignette
- Sicherheitswarnweste
- Bluetooth Freisprecheinrichtung für Mobiltelefon (Bedienungsanleitung / Kurzbeschreibung in
der blauen Ringmappe)
In jedem Fahrzeug befindet sich eine blaue Ringmappe (A6), in der sich folgende Unterlagen befinden:
- Zulassungsschein
- Abschnitt Autobahnvignette
- Karte für Versicherungspolizzennummer
- Hinweise, wo sich Verbandszeug, Warndreieck und Feuerlöscher befinden
- Hinweis für Verhalten bei Unfällen
- Liste der Kontaktpersonen (Telefonnummern) bei Unklarheiten, Störungen und Unfällen etc.
- Fahrtenbuch
- Liste der Tankstellen in den Straßenmeistereien
Gemäß § 7 des Anhanges zu § 53 ist für jede Dienstfahrt ein Fahrtnachweis auszufüllen (vollständig und leserlich – bei unleserlicher Unterschrift Namen in Druckschrift ergänzen) und zu unterschreiben.
Aus organisatorischen Gründen ersuchen wir, die Fahrtnachweisbücher für die bei den Dienststellen eingesetzten Dienstkraftfahrzeuge in der Dienststelle zu hinterlegen. Die Fahrtenbücher sind
mindestens sieben Jahre so aufzubewahren, dass in sie jederzeit Einsicht genommen werden
kann.
Die Prüfung der ordnungsgemäßen Führung der Fahrtnachweise sowie eine erforderliche Überprüfung im Zusammenhang mit der Vorlage von Reiserechnungen ist von der Dienststellen wahrzunehmen.
181
Selbstlenkerfahrzeuge, die beim Dienstkraftwagenbetrieb der Abteilung Präsidium (DKW-Betrieb),
Promenade, stationiert sind, können täglich (Montag bis Freitag) ab 06.30 Uhr übernommen werden. Die Rückgabemöglichkeit besteht Montag, Dienstag und Donnerstag bis 22.00 Uhr und Mittwoch und
Freitag bis 21.00 Uhr. Fahrzeuge, die zu einem späteren Zeitpunkt zurückgebracht werden, können auf dem Parkplatz beim Dienstkraftwagenbetrieb gegenüber der Garage (Parkplätze Nr. 47
bis 51) abgestellt werden. Der Schlüssel ist in einem dafür vorgesehenen Schlüsseleinwurf zu
deponieren.
Bei den in den Abteilungen/Dienststellen stationierten Selbstlenkerfahrzeugen ist Folgendes zu beachten:
a. Wahrnehmung der Serviceintervalle im Einvernehmen mit dem Garagenmeister
b. Betankung der Fahrzeuge bei der eigenen Betriebstankstelle bei der Garage Promenade
(Schlüsseltankstelle – gelegentlich soll einen Motorölstandskontrolle durchgeführt werden, sie
wird erforderlichenfalls vom Werkstättenpersonal vorgenommen). Die Betankungsmöglichkeit
besteht Montag, Dienstag und Donnerstag bis 22.00 Uhr und Mittwoch und Freitag bis 21.00
Uhr.
Weitere Betankungsmöglichkeit in 8 Straßenmeistereien.
Sollte im Ausnahmefall eine Betankung auswärts erforderlich sein, wird gegen Vorlage des
Zahlungsbelegs der Betrag beim Dienstkraftwagenbetrieb ausbezahlt.
c. Die Reinigung der Fahrzeuge kann bei der in der Garage vorhandenen Autowaschanlage vorgenommen werden. Die dazu erforderliche Karte ist beim Garagenmeister bzw. Stellvertreter
erhältlich.
Im Besonderen wird darauf hingewiesen, dass bei Unfällen grundsätzlich eine Aufnahme
durch die Polizei (auch bei Bagatellschäden) erforderlich ist. Für Dienstkraftfahrzeuge der Gebietskörperschaften ist keine "Blaulichtsteuer" zu entrichten.
Probleme/Mängel an Fahrzeugen sind umgehend dem Garagenmeister bzw. seinem Stellvertreter zu melden.
Versicherung:
Durch die KFZ-Haftpflichtversicherung sind alle Schäden, welche durch die Haltung und Verwendung der Fahrzeuge entstehen, abgesichert. Haftpflichtansprüche der Beifahrer sind somit (Abwehr und Befriedigung) über die KFZ-Haftpflichtversicherung gedeckt.
Dies bedeutet auch, dass Schäden an den Insassen des Fahrzeuges – jedoch immer ausgenommen der Lenker und der Halter – durch die KFZ-Haftpflichtversicherung abgedeckt sind, sofern
das Verschulden beim Lenker des Fahrzeuges liegt. In jenen Fällen, wo das Verschulden bei einem anderen Fahrzeug liegt, ist die Absicherung der Haftpflichtansprüche durch die gegnerische
KFZ-Haftpflichtversicherung gegeben.
Reifenpannen:
Im Falle einer Reifenpanne wird wenn erforderlich während der Regeldienstzeit über den DKWBetrieb (Telefonnummern Kontaktpersonen siehe blaue Ringmappe) Hilfe über die nächstgelegene Straßenmeisterei oder Betriebswerkstätte organisiert. Außerhalb der Dienstzeiten kann erforderlichenfalls Hilfe über einen Pannendienst gegen Rechnungslegung in Anspruch genommen
werden.
182
Bibliotheksordnung für die Amtsbibliothek des
Amtes der Oö. Landesregierung
(einschließlich Sonderbehörden und sonstigen Einrichtungen)
1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
§ 1 Zweck und Geltungsbereich
§ 2 Benützungsbedingungen
2. Abschnitt: Bestand der Amtsbibliothek
§ 3 Örtlicher Bestand
§ 4 Materielle Zusammensetzung des Bibliotheksbestandes
3. Abschnitt: Bestellwesen
§ 5 Zuständigkeit
§ 6 Anforderung von Druckwerken/digitalen Medien
§ 7 Evidenthaltung angekaufter Produkte
4. Abschnitt: Katalogisierung bzw. Recherche mittels Bibliothekssoftware ALEPH
§ 8 Katalogisierung
§ 9 Recherche
5. Abschnitt: Benutzung, Entlehnung und Fristen
§ 10 Benutzung
§ 11 Einsichtnahme
§ 12 Dauerentlehnung
§ 13 Kurzfrist(Kurzzeit-)entlehnung
§ 14 Entlehnfristen
6. Abschnitt: Rückgabe nicht mehr benötigter Literatur, Überprüfung der Aktualität und
Skartierung
§ 15 Rückgabe nicht mehr benötigter Literatur
§ 16 Überprüfung der Aktualität
§ 17 Skartierung
7. Abschnitt: Schlussbestimmungen
§ 18 Behandlung entlehnter Druckwerke/digitaler Medien
§ 19 Zuständigkeiten
§ 20 Inkrafttreten
1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
§ 1 Zweck und Geltungsbereich
(1) Der Zweck der Amtsbibliothek ist die bedarfsgerechte Versorgung der Bediensteten des Amtes
der Oö. Landesregierung (einschließlich der Sonderbehörden und sonstigen Einrichtungen) mit
Fachliteratur und sonstigen Informationen. Damit verbunden ist es Aufgabe der Amtsbibliothek
Fachliteratur und Wissensquellen zur Verfügung zu stellen sowie die Bediensteten zu beraten und
beim Auffinden von Literatur zu unterstützen. Nähere Details und die Inanspruchnahme von Leistungen der Amtsbibliothek werden mit dieser Bibliotheksordnung geregelt.
(2) Der Betrieb und die Führung der Amtsbibliothek obliegen der Abteilung Gebäude- und Beschaffungs-Management.
183
(3) Die Aufgabenstellung der Oö. Landesbibliothek bleibt von den Bestimmungen der Bibliotheksordnung unberührt.
§ 2 Benützungsbedingungen
Die Benützung des Bibliotheksbestandes respektive der Serviceleistungen der Amtsbibliothek ist
für die Bediensteten des Amtes der Oö. Landesregierung (einschließlich der Sonderbehörden und
sonstigen Einrichtungen) unter Einhaltung der Bestimmungen der Bibliotheksordnung, insbesondere auch der Bestimmungen des § 18 unter gleichen Bedingungen möglich.
2. Abschnitt: Bestand der Amtsbibliothek
§ 3 Örtlicher Bestand
Der Bestand der Amtsbibliothek setzt sich in örtlicher Hinsicht aus folgenden Standorten zusammen:
1. Bestand in den Räumlichkeiten der Amtsbibliothek sowie
2. dislozierter Bestand in den Organisationseinheiten des Amtes der Oö. Landesregierung (einschließlich der Sonderbehörden und sonstigen Einrichtungen).
§ 4 Materielle Zusammensetzung des Bibliotheksbestandes
(1)Den Bestand in den Räumlichkeiten der Amtsbibliothek bilden folgenden Medien:
a. Bundesgesetzblätter, Landesgesetzblätter, amtliche Mitteilungsblätter aus den Bundesländern
b. Gesetzeskommentare (zu aktuellen Gesetzeskommentaren vgl. § 4 Abs. 3)
c. (Kommentierte) Loseblattsammlungen diverser Rechtsbereiche
d. Normen sowie nationale und internationale Regelwerke
e. Digitale Medien bzw. Online-Produkte
f. Fachzeitschriften
g. Sonstige Literatur (wissenschaftliche Publikationen, Fachbücher, Nachschlagewerke etc.)
(2) Teilbestände der Amtsbibliothek befinden sich in den verschiedenen Organisationseinheiten
des Amtes der Oö. Landesregierung (einschließlich Sonderbehörden und sonstigen Einrichtungen). Diese Teilbestände setzen sich aus folgenden Medien zusammen:
a. Fachbücher in Printform (in thematischer Abhängigkeit von der jeweiligen Aufgabenstellung der
Organisationseinheit) und
b. digitale Medien bzw. Online-Produkte
(3) Zum Bestand der Amtsbibliothek (im Sinne einer Nutzungsvereinbarung) zählen ebenfalls literarische Online-Datenbanken wie das Normenmanagement (ON) und insbesondere auch die juristischen Online-Datenbanken Rechtsdatenbank (RDB), LexisNexis, Lexunited und Rechts-IndexDatenbank (RIDA). Diese enthalten neben zahlreichen juristischen Fachzeitschriften, deren Inhalt
von jedem EDV-Arbeitsplatz im Volltext abrufbar ist, auch Entscheidungssammlungen und vor
allem Online-Gesetzeskommentare, die einen repräsentativen Querschnitt der Aufgaben der Landesverwaltung reflektieren.
(4) Unbeschadet der Verwahrung von Teilbeständen der Amtsbibliothek bei anderen Organisationseinheiten ist die Transparenz über den Bibliotheksbestand und den physischen Standort desselben durch das Bibliotheksprogramm ALEPH gewährleistet (vgl. insofern §§ 7 und 8).
(5) Zum Bestand der Amtsbibliothek gehören nicht
a. amtsinterne Arbeitsbehelfe wie etwa gedruckte Telefonverzeichnisse, Telefon-bücher, Ausgaben der Dienstbetriebsordnung und des Organisationsplanes etc.
b. Tageszeitungen, Prospekte udgl.
c. Online-Datenbanken ohne literarischen Bezug, wie etwa Grundstücksdatenbank und Firmenbuch
184
3. Abschnitt: Bestellwesen
§ 5 Zuständigkeit
Für den Ankauf von Druckwerken und digitalen Medien, die in den Bestand der Amtsbibliothek
aufzunehmen sind, ist ausschließlich die Abteilung Gebäude- und Beschaffungs-Management
zuständig.
§ 6 Anforderung von Druckwerken/digitalen Medien
(1) Um den allgemeinen verwaltungsökonomischen Grundsätzen der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit gerecht zu werden ist vor Anforderung (Ankauf) eines Bibliotheksprodukts mittels des Bibliotheksprogramms ALEPH (vgl. §§ 7 Abs. 2 und 9 Abs. 3) abzuklären, ob ein
bestimmter Bedarf nicht durch (amtsinterne) Ausleihe, Einsichtnahme, Anfertigen von Kopien etc.
gedeckt werden kann.
(2) Kann ein entsprechender Bedarf auf diese Weise (Abs. 1) nicht befriedigt werden, ist folgende
Vorgangsweise einzuhalten:
1. Anforderung mittels entsprechendem Bestellschein; dieser hat neben verschiedenen bibliothekarischen Angaben vor allem eine begründete Ankaufsnotwendigkeit zu enthalten.
2. Die Anforderung ist von der Abteilungsleitung bzw. der Dienststellenleitung mit Budgetverantwortung zu unterfertigen.
3. Ein Neuankauf von Literatur ist nur im Rahmen des der jeweiligen Organisati-onseinheit zugewiesenen Budgets möglich.
4.
Der Ankauf von Literatur erfolgt gem. § 5 ausschließlich durch die Amtsbibliothek (Abteilung Gebäude- und Beschaffungs-Management). Von Organisationseinheiten autonom beschaffte
Literatur kann aus dem Budget der Amtsbibliothek nicht beglichen werden.
§ 7 Evidenthaltung angekaufter Produkte
(1) Neu angekaufte Produkte sind von den Bediensteten der Amtsbibliothek mittels Bibliothekssoftware ALEPH zu erfassen (Katalogisierung). Sie sind an die bestellende Organisationseinheit
zu übermitteln, falls eine physische Präsenz des angekauften Produkts in der jeweiligen Organisationseinheit aus dienstlichen Gründen unabdingbar ist.
(2) Besteller/innen von Bibliotheksprodukten, die neu angekaufte Produkte an ihrem jeweiligen
örtlichen Standort aufbewahren (Abs. 1) trifft die Obliegenheit, auch anderen Bediensteten/Organisationseinheiten Einsicht in diese zu gewähren oder allenfalls kurzfristig zu leihen, falls
dies aus dienstlichen Gründen erforderlich ist.
(3) Bei einzelnen Produkten (insbesondere Gesetzes- und Verordnungsblätter, Ergänzungslieferungen zu Loseblattsammlungen, amtlichen Mitteilungsblättern, Normblättern, Fachzeitschriften)
kann seitens der Amtsbibliothek auf eine Katalogisierung (und das Anbringen eines Stempelaufdrucks nach § 8 Abs. 3) verzichtet werden, wenn eine Evidenthaltung auf andere Art und Weise
sichergestellt wird.
4. Abschnitt: Katalogisierung bzw. Recherche mittels Bibliothekssoftware ALEPH
§ 8 Katalogisierung
(1) Die Katalogisierung von gedruckten und digitalen Medien erfolgt mittels Bibliothekssoftware ALEPH durch die Bediensteten der Amtsbibliothek unter Beachtung des internationalen Bibliotheksregelwerks RAK (Regeln für angewandte Katalogisierung).
(2) Das RAK-Regelwerk hat jedenfalls Angaben über Verfasser und Herausgeber, Titel, Medieninhaber, Verlag, Erscheinungsort und -jahr des Werks und als Annex den Standort (= Abteilung/Organisationseinheit oder Amtsbibliothek) zu enthalten.
185
(3) Auf den katalogisierten Druckwerken und digitalen Medien ist mittels Stempelaufdruck ein
Vermerk anzubringen, der insbesondere Bibliotheksnummer, Datum der Katalogisierung und
Standort des Werks zu enthalten hat.
(4) Nach Abschluss der Katalogisierung sind die in den Bestand der Amtsbibliothek aufgenommenen Druckwerke/digitalen Medien in der Amtsbibliothek zur Benutzung bereitzuhalten bzw. an die
anfordernde Organisationseinheit weiterzuleiten (vgl. insofern die korrespondierenden Bestimmungen in § 7 Abs. 1 und 3).
§ 9 Recherche
(1) Nutzer/innen des Intranets sind auch potenzielle Nutzer/innen des Bibliothekssystems ALEPH.
Über dieses ist eine erschöpfende Abfrage über beim Amt der Oö. Landesregierung (einschließlich Sonderbehörden und sonstigen Einrichtungen) verfügbare Literatur und deren Standort möglich.
(2) Nach erfolgreicher Recherche von Literatur in ALEPH bestehen – in Abhängigkeit vom Standort des Werkes – verschiedene Möglichkeiten, das Werk zu entlehnen bzw. Einsicht zu nehmen,
vgl. dazu §§ 7 Abs. 2 und 13 Abs. 1 lit. a. und b.
(3) Wird nach Recherche in ALEPH festgestellt, dass ein bestimmtes Werk im Organisationsbereich des Amtes der Oö. Landesregierung (einschließlich Sonderbehörden und sonstigen Einrichtungen) nicht vorhanden ist oder dass trotz Vorhandenseins ein weiteres Exemplar dieses Werkes
benötigt wird, besteht im Rahmen des der jeweiligen Organisationseinheit zugewiesenen Bibliotheksbudgets die Möglichkeit eines Ankaufs durch die Amtsbibliothek (§ 6 Abs. 2).
5. Abschnitt: Benutzung, Entlehnung und Fristen
§ 10 Benutzung
Die Benutzung des Bestandes der Amtsbibliothek kann entweder durch zweckentsprechende Einsichtnahme in die Bibliotheksprodukte, durch Kurzfrist- (Kurzzeit-)entlehnung oder durch Dauerentlehnung erfolgen.
§ 11 Einsichtnahme
Druckwerke und digitale Medien, die in den Räumen der Amtsbibliothek verwahrt werden, können
während der Öffnungszeiten der Amtsbibliothek eingesehen werden.
§ 12 Dauerentlehnung
(1) Wenn es dienstliche Gründe rechtfertigen, dass einzelne Druckwerke/digitale Medien ständig
im unmittelbaren Arbeitsbereich einer Organisationseinheit des Amtes der Oö. Landesregierung
(einschließlich Sonderbehörden und sonstigen Einrichtungen) zur Verfügung stehen, können diese
auch dauernd entlehnt werden.
(2) Für Dauerentlehnungen gilt § 6 Abs. 2 Z. 1 – Z. 4 sinngemäß. Demnach ist eine Dauerentlehnung von den Abteilungsleitungen bzw. Dienststellenleitungen mit Budgetverantwortung unter Vorlage des entsprechenden Bestellscheines zu beantragen. Zur Dauerentlehnung vorgesehene
Druckwerke werden von der Amtsbibliothek gegen Übernahmebestätigung ausgefolgt.
(3) Dauerentlehnte Druckwerke/digitale Medien verbleiben im Bestand der Amtsbibliothek. Ungeachtet der dauernden Verwahrung in der anfordernden Organisationseinheit ist bei Bedarf auch
Bediensteten anderer Organisationseinheiten Einsicht/Kurzzeitentlehnung in dauerentlehnte Medien zu gewähren (vgl. insofern § 7 Abs. 2). Die Entlehnung ist nachvollziehbar zu dokumentieren
(Entlehnschein).
186
(4) Nicht mehr benötigte dauerentlehnte Medien sind an die Amtsbibliothek zurückzustellen.
§ 13 Kurzfrist(Kurzzeit-)entlehnung
(1) Bei der Abwicklung von Kurzfristentlehnungen ist nach (Dauer)Standort des Werkes zu unterscheiden:
a. Ist als Standort in ALEPH die Amtsbibliothek ausgewiesen: Anforderung der benötigten Literatur bei den Bediensteten der Amtsbibliothek und nachfolgend persönliche oder auf sonstige
Weise zweckmäßige (z.B. Dienstpost) Übergabe des Werkes gegen Unterfertigung eines Entlehnscheines.
b. Ist als Standort in ALEPH eine andere Organisationseinheit ausgewiesen: Anforderung der benötigten Literatur direkt beim/bei der (Dauer)entlehner/in oder im Wege der Amtsbibliothek.
Vorab ist abzuklären, ob nicht eine kurzfristige Einsichtnahme in das Werk vor Ort (in den
Amtsräumen der jeweiligen Dauerentlehner/innen) zweckmäßig und ausreichend ist. Bei allenfalls auftretenden Interessenskonflikten entscheidet die Abteilung Gebäude- und BeschaffungsManagement. Die Entlehnung ist nachvollziehbar zu dokumentieren (Entlehnschein).
(2) Die Möglichkeit zur kurzfristigen Entlehnung besteht grundsätzlich nur für Bedienstete des
Landes Oberösterreich. Die Entlehnung von Druckwerken oder jede andere Nutzung des Bestandes der Amtsbibliothek durch Dritte bedarf der Zustimmung der Abteilung Gebäude- und Beschaffungs-Management.
(3) Ausnahmen von Abs. 2 ergeben sich lediglich durch besondere Bestimmungen der Rechtsordnung. So ist z.B. nach § 11 des Oö. Kundmachungsgesetzes, LGBl. Nr. 55/1998, einem bestimmten Personenkreis die Einsicht in Gesetzblätter oder sonstige Druckwerke ex lege zu ermöglichen.
§ 14 Entlehnfristen
(1) Kurzfristentlehnung:
a. Die Entlehnfrist bei kurzfristiger Entlehnung beträgt drei Wochen.
b. Entlehnte Druckwerke/Medien sind vor Ablauf der Entlehnfrist zurückzugeben. Eine Verlängerung der Entlehnfrist ist möglich.
c. Aus besonderen Gründen ist auch eine Verkürzung der Entlehnfrist möglich.
(2) Dauerentlehnung: Dauerentlehnte Druckwerke/Medien sind zurückzugeben, wenn diese nicht
mehr benötigt werden oder nicht mehr weiter verwendbar sind (z.B. durch Verlust der Aktualität),
insbesondere auch bei Verwendungsänderung/ Versetzung oder Ausscheiden eines/einer Bediensteten.
6. Abschnitt: Rückgabe nicht mehr benötigter Literatur,
Überprüfung der Aktualität und Skartierung
§ 15 Rückgabe nicht mehr benötigter Literatur
Dauerentlehnte Druckwerke/digitale Medien, die von der jeweiligen Organisationseinheit nicht
mehr benötigt werden, sind an die Amtsbibliothek zurückzugeben. Vor Rückgabe größerer Mengen nicht mehr benötigter Literatur (etwa aus Anlass einer Übersiedlung) ist das Einvernehmen
mit der Amtsbibliothek herzustellen.
§ 16 Überprüfung der Aktualität
Zurückgestellte Druckwerke/digitale Medien sind von der Amtsbibliothek auf ihre Aktualität zu prüfen. Medien, die für die Erfüllung der Aufgaben des Amtes der Oö. Landesregierung (einschließlich Sonderbehörden und sonstigen Einrichtungen) nicht mehr von Belang sind, können aus dem
Bestand der Amtsbibliothek ausgeschieden werden.
187
§ 17 Skartierung
Kommt eine sinnvolle Weiterverwendung von Druckwerken/digitalen Medien bei den Dienststellen
des Landes Oberösterreich nicht mehr in Betracht und ist auch eine wirtschaftliche Weiterveräußerung (z.B. an Antiquariate) nicht möglich, sind diese unter Beachtung der einschlägigen Bestimmungen durch die Amtsbibliothek zu skartieren. Jedenfalls ist vor Skartierung von Werken, die von
archivarischer Relevanz sein könnten, das Einvernehmen mit dem Oö. Landearchiv herzustellen.
7. Abschnitt: Schlussbestimmungen
§ 18 Behandlung entlehnter Druckwerke/digitaler Medien
(1) Die entlehnten (Teil)bestände der Amtsbibliothek sind von den Nutzerinnen/Nutzern schonend
zu behandeln. Beschädigungen von Medien sind der Amtsbibliothek anzuzeigen, in Verlust geratene Druckwerke/Medien sind ebenfalls der Amtsbibliothek zu melden.
(2) Bei dauerentlehnten Druckwerken ist es zulässig, durch Unterstreichen von Textstellen oder
Anbringung von Anmerkungen, eine bessere Benutzbarkeit sicherzustellen.
(3) Dem Bestand der Amtsbibliothek zugeordnete Druckwerke dürfen Geschäftsstücken bzw. Akten nicht dauernd angeschlossen werden.
§ 19 Zuständigkeiten
(1) Für die zweckentsprechende Verwahrung, Behandlung, Bestellung, Evidenthaltung und Rückgabe von dislozierten Amtsbibliotheksbeständen sind die Abteilungsleiter/innen bzw. Leiter/innen
der jeweiligen Organisationseinheiten verantwortlich (vgl. dazu insbesondere die §§ 6 Abs. 2, 7
Abs. 2, 12 Abs. 2, 14 Abs. 2 und 18 Abs. 1).
(2) Die Gesamtverantwortung für die Einhaltung der Bibliotheksordnung fällt in die Zuständigkeit
der Abteilung Gebäude- und Beschaffungs-Management.
§ 20 Inkrafttreten
Die Bibliotheksordnung tritt mit 1.1.2008 in Kraft.
188
Bürgernahe Verwaltung – Verständigung der betroffenen Personen 1
1. Eine Person, deren Eingabe innerhalb von drei Wochen nach dem Einlangen nicht erledigt
(Enderledigung, Zwischenerledigung, telefonische Rücksprache) werden kann, ist, sofern sich
aus Z. 2 nichts anderes ergibt,
a. vom Einlangen ihrer Eingabe in Kenntnis zu setzen,
b. auf das Bemühen hinzuweisen, dass ihre Angelegenheit so rasch wie möglich bearbeitet
wird, und
c. gegebenenfalls darauf hinzuweisen, dass das vor der Enderledigung durchzuführende Verfahren einige Zeit in Anspruch nehmen wird.
Werden Eingaben mündlich eingebracht bzw. persönlich abgegeben, ist in der Regel eine Mitteilung im Sinn der lit. b. und lit. c. erforderlich.
2. Eine solche Vorgangsweise scheidet dann aus, wenn eine Mitteilung über das Einlangen der
Eingabe bzw. allenfalls über die zu erwartende Bearbeitungsdauer von der betroffenen Person
missverstanden werden könnte (z.B. in Straf- und Vollstreckungsverfahren; bei von Amts wegen eingeleiteten Verfahren, die einen Entzug von Rechten betreffen udgl.). Mitteilungen dieser
Art können daher nur Eingaben betreffen, in denen Wünsche geäußert oder Rechte geltend
gemacht werden.
Weiters ist von einer Mitteilung dieser Art dann abzusehen, wenn die Annahme gerechtfertigt
ist, dass die betroffene Person Klarheit darüber besitzt, dass wegen der Besonderheiten des
Verfahrens (z.B. Anhörungsrechte von Interessenvertretungen; Anbote) von vornherein die Bearbeitung der Eingabe längere Zeit in Anspruch nehmen wird. Dies gilt jedenfalls für Eingaben
von Gebietskörperschaften, Interessenvertretungen udgl.
1
Diese Regelung beruht auf dem Erlass vom 8. Februar 1983, PräsS-30310/3-PesW/Di/S.
189
Schriftverkehr; Anrede und Grußformel
Schriftverkehr ist eine Anrede ("Sehr geehrte Frau ...", "Sehr geehrter Herr ..." etc.) und eine Grußformel ("mit den besten Grüßen", "mit freundlichen Grüßen" oder ähnliche Grußformeln) zu verwenden.
Ausgenommen sind nur solche Erledigungen, in denen eine persönliche Anrede in stilistischer
Hinsicht störend oder zu kompliziert wäre (z.B. mehrere Adressaten eines Bescheides) oder wenn
eine Grußformel missverstanden werden könnte (z.B. Aufforderung zum Antritt einer Freiheitsstrafe). Dabei ist ein strenger Maßstab zugunsten der Anrede und Grußformel anzulegen: Erledigungen, in denen Zwangsmittel nicht unmittelbar angeordnet werden (z.B. Anonymverfügungen,
Straferkenntnisse etc.), haben eine Anrede und Grußformel zu enthalten.
Regelungen über Amtsbezeichnungen und Unterschriftsklauseln bleiben unberührt: Die Grußformel ist vor die Unterschriftsklausel zu setzen.
191
Behörden- bzw. Dienststellenbezeichnungen und Unterschriftsklauseln im Bereich der Hoheitsverwaltung bzw. der
Privatwirtschaftsverwaltung
A) Amt der Oö. Landesregierung
I. Hoheitsverwaltung
Behörden- bzw. Dienststellenbezeichnung
1. "Oberösterreichische Landesregierung"
2. "Der Landeshauptmann von Oberösterreich"
3. "Der Landeshauptmann von Oberösterreich"
Unterschriftsklauseln
"Für die Oö. Landesregierung:
....................
Landeshauptmann"
Landeshauptmann-Stellvertreterin bzw.
Landeshauptmann-Stellvertreter"
Landesrätin bzw. Landesrat"
Landesamtsdirektorin bzw. Landesamtsdirektor"
Landesamtsdirektor-Stellvertreterin bzw.
Landesamtsdirektor-Stellvertreter"
"Der Landeshauptmann:
In Vertretung
....................
a)
"Der Landeshauptmann:
...................."
b)
"Für den Landeshauptmann:
....................
Anmerkungen über den Anwendungsbereich
kommt nur in Betracht bei Erledigungen, die in Ausführung eines Beschlusses der Landesregierung
bzw. ergehen und die von einem Mitglied der Landesrebzw. gierung oder von der Landesamtsdirektorin bzw.
vom Landesamtsdirektor (bzw. Landesamtsdirektorbzw. Stellvertreterin bzw. Landesamtsdirektor-Stellvertreter) genehmigt werden.
bzw.
Vertretungsweise Unterfertigung einer Verordnung
des Landeshauptmannes
bei Erledigungen, die der Landeshauptmann selbst
genehmigt,
aa) in den Angelegenheiten als Vorstand des Amtes
der Landesregierung (bzw. in Ausübung der Aufsicht
über den inneren Dienst),
bb) in den Angelegenheiten der mittelbaren Bundesverwaltung und in den Angelegenheiten der
Landesverwaltung, für die gemäß ausdrücklicher
Verfassungsbestimmung der Landeshauptmann
zuständig ist,
bei obigen Erledigungen (aa bis bb), die in Vertretung des Landeshauptmannes von der Landeshauptmann-Stellvertreterin bzw. vom Landeshauptmann-Stellvertreter genehmigt werden.
193
4. "Amt der Oö. Landesregierung" bzw.
Dienststellenbezeichnung
194
bei allen Erledigungen, die nicht gemäß Z. 1, 2 oder 3
ausgefertigt werden, soweit nicht die Bestimmungen
unter Z.5 zutreffen,
a)
* "Für den Landeshauptmann:
....................
bei Erledigungen in Angelegenheiten der mittelbaren
Bundesverwaltung, die von einem Mitglied der Landesbzw. regierung oder von der Landesamtsdirektorin bzw. vom
Landesamtsdirektor
(bzw.
Landesamtsdirektorbzw. Stellvertreterin bzw. Landesamtsdirektor-Stellvertreter)
genehmigt werden.
bzw.
b)
* "Für die Oö. Landesregierung:
....................
Landeshauptmann"
bei Erledigungen in Angelegenheiten der Landesverwaltung, die von einem Mitglied der Landesregierung
bzw. oder von der Landesamtsdirektorin bzw. vom Landesamtsdirektor
(bzw.
Landesamtsdirektor-Stellbzw. vertreterin bzw. Landesamtsdirektor-Stellvertreter)
bzw. genehmigt werden,
bzw.
c)
* "Für den Landeshauptmann:
Im Auftrag
...................."
bei Erledigungen in Angelegenheiten der mittelbaren
Bundesverwaltung, soweit die Genehmigung nicht
gemäß Z. 4 lit. a erfolgt,
d)
* "Für die Oö. Landesregierung:
Im Auftrag
...................."
bei Erledigungen in Angelegenheiten der Landesverwaltung, soweit die Genehmigung nicht gemäß Z. 4 lit.
b erfolgt,
e)
"Die Landesamtsdirektorin bzw. Der Landesamtsdirektor:
...................."
"Die Landesamtsdirektor-Stellvertreterin
bzw. Der Landesamtsdirektor-Stellvertreter
...................."
"Im Auftrag:
...................."
"Für den Landesamtsdirektor:
...................."
bei Erledigungen
aa) in Angelegenheiten gemäß Z. 3 in den Fällen lit.aa
bzw. und
bb) in den Angelegenheiten des inneren Dienstes,
bzw. die von der Landesamtsdirektorin bzw. vom Landesamtsdirektor (bzw. Landesamtsdirektor-Stellvertreterin
bzw. Landesamtsdirektor-Stellvertreter) bzw. von Beoder diensteten, die hiezu berufen sind, genehmigt werden.
5.
"....................
beim Amt der Oö. Landesregierung"
z.B.
"Oö. Landesagrarsenat
.
"Landesgrundverkehrskommission
a)
"Landeswahlbehörde
b)
bei Erledigungen der beim bzw. im Amt der Oö.
Landesregierung eingerichteten Sonderbehörden
(§ 4 Abs. 1 DBO-A)
"Die Vorsitzende bzw. Der Vorsitzende:
....................."
die Unterschriftsklausel richtet sich nach der Bebzw. zeichnung des genehmigenden Organes; ist die
bzw. der Genehmigende Mitglied der Landesregie" Die Stellvertreterin bzw. Der Stellvertrerung, so ist unter die Unterschrift die entsprechende
Funktionsbezeichnung (Landeshauptmann, Landester der bzw. des Vorsitzenden
...................."
bzw. hauptmann-Stellvertreterin bzw. LandeshauptmannStellvertreter, Landesrätin bzw. Landesrat) zu setzen; dies gilt sinngemäß auch für die Unterschrift
"Für die Vorsitzende bzw. den Vorsitzender Landesamtsdirektorin bzw. des Landesamtsdiden:
rektors (bzw. Landesamtsdirektor-Stellvertreterin
...................."
bzw. Landesamtsdirektor-Stellvertreters),
"Für die Landeswahlbehörde:
....................
Landeswahlleiterin bzw. Landeswahlleiter"
Landeswahlleiter-Stellvertreter in bzw.
Landeswahlleiter-Stellvertreter "
bei Erledigungen in Angelegenheiten, deren Wahrnehmung in den Wirkungsbereich der Wahlleiterin
bzw. des Wahlleiters fällt,
bzw.
c)
"Für die Landeswahlbehörde:
....................
Vorsitzende bzw. Vorsitzender"
Stellvertreterin bzw. Stellvertreter der
bzw. des Vorsitzenden"
bei Erledigungen in Angelegenheiten, deren Wahrnehmung in die Zuständigkeit der Wahlbehörde (als
bzw. Kollegialorgan) fällt,
d)
"Für die Kreiswahlbehörde:
...................."
Kreiswahlleiterin bzw. Kreiswahlleiter"
Kreiswahleiter-Stellvertreterin bzw.
Kreiswahlleiter-Stellvertreter"
bei Erledigungen in Angelegenheiten, deren Wahrbzw. nehmung in den Wirkungsbereich der Wahlleiterin
bzw. des Wahlleiters fällt,
195
e)
"Amt der Oö. Landesregierung"
....................
"Für das Amt der Oö. Landesregierung:
...................."
bei Erledigungen, die vom Amt der Oö. Landesregierung in Wahrnehmung der Aufgaben als Abgabenbehörde erster Instanz im Sinne des § 48 der
Oö. Landesabgabenordnung 1996 ergehen,
Anmerkungen:
a. Die Unterschriftsklauseln der Hoheitsverwaltung gelten auch dann, wenn in Ausnahmefällen Angelegenheiten der Privatwirtschaftsverwaltung
erledigt werden und eine Unterschriftsklausel laut II. (Privatwirtschaftsverwaltung) nicht in Betracht kommt.
b. Für den Schriftverkehr im Rahmen des Funktionsbereiches der Mitglieder der Landesregierung bzw. der Büros der Mitglieder der Landesregierung (siehe Z. 2 lit. a des Anhanges zu § 10 Abs. 5 DBO-A) mit Organisationseinheiten des Amtes der Landesregierung wurde davon abgesehen, einschlägige Formvorschriften zu erlassen. In jenem Bereich, der alle übrigen Aktivitäten umfasst, ist keine Zuständigkeit im Rahmen des
inneren Dienstes gegeben.
c. Hinsichtlich der Behörden(Amts-)bezeichnung und Unterschriftsklausel bei Erledigungen der überörtlichen Kontrollorgane wie zB. der Aufsichtsorgane nach dem Lebensmittelsicherheits- und Verbraucherschutzgesetz und bei Vorladungen gemäß § 56 KFG gelten gesonderte Verfügungen der Abteilung Präsidiums.
196
II. Privatwirtschaftsverwaltung
Organe bzw. Dienststellenbezeichnung
1.
"Der Landeshauptmann
von Oberösterreich"
bzw.
"Amt der Oö. Landesregierung“
bzw.
"Für die Republik Österreich: 1)
....................
Landeshauptmann"
Landeshauptmann-Stellvertreterin bzw. Landeshauptmann-Stellvertreter"
Bei Erledigungen, die vom Landeshauptmann oder von
der Landeshauptmann-Stellvertreterin bzw. vom Lanbzw. deshauptmann-Stellvertreter unterschrieben werden
2.
"Der Landeshauptmann
von Oberösterreich"
bzw.
bzw.
bei Erledigungen, die von einem sonstigen Mitglied der
Landesregierung unterschrieben werden
"Für die Republik Österreich: 1)
....................
3.
bzw.
"Für die Republik Österreich:
...................."
bei allen übrigen Erledigungen;
1)
4
"Oberösterreichische
Landesregierung"
bzw.
bzw.
"Für das Land Oberösterreich: 2)
....................
Landeshauptmann"
bei Erledigungen, die von einem Mitglied der Landesregierung unterschrieben werden,
bzw.
bzw.
5.
bzw.
"Für das Land Oberösterreich:
...................."
2)
bei allen übrigen Erledigungen;
6.
"Amt der Oö. Landesregierung
Verwaltung des (der) ....."
Verwaltung des (der) ...
bzw.
bei Erledigungen in Angelegenheiten der Verwaltung
jener juristischen Personen des öffentichen Rechts,
deren Geschäfte auf Grund gesetzlicher Vorschriften
durch das Amt der Oö. Landesregierung, die Oö. Landesregierung oder den Landeshauptmann besorgt
werden,
197
Organe bzw. Dienststellenbezeichnung
z.B.
"Amt der Oö. Landesregierung
Verwaltung
des
Oö.
LandesWohnungs- und Siedlungsfonds"
bzw.
"Für den Fonds:
....................
Landeshauptmann"
z.B.
"Abteilung Wohnbauförderung
Verwaltung
des
Oö.
LandesWohnungs- und Siedlungsfonds"
bei Erledigungen, die von einem Mitglied der Landesregierung unterschrieben werden,
bzw.
bzw.
bei allen übrigen Erledigungen.
Für den Fonds:
...................."
Anmerkungen:
1)
In den Angelegenheiten, in denen der Bund Träger von Privatrechten ist.
2)
In den Angelegenheiten, in denen das Land Träger von Privatrechten ist.
B) Bezirkshauptmannschaften und Agrarbezirksbehörde für Oberösterreich
I. Hoheitsverwaltung
Behördenbezeichnung
1. "Bezirkshauptmannschaft ............................"
a)
"Die Bezirkshauptfrau bzw. der Bezirkshauptmann:
...................."
b)
"Für die Bezirkshauptfrau bzw. den Bezirkshauptmann:
...................."
2. Außenstellen der Bezirkshauptmannschaften
führen je nach dem Inhalt ihrer Tätigkeit nachstehende Bezeichnungen (beispielsweise Aufzählung):
a) Bezirkshauptmannschaft...............................
Jugendwohlfahrt-Außenstelle........................
b) Bezirkshauptmannschaft...............................
Forstaufsichtsstelle .......................................
198
"Für die Bezirkshauptfrau bzw. den Bezirkshauptmann:
...................."
bei Erledigungen, die von der Bezirkshauptfrau bzw.
vom Bezirkshauptmann genehmigt werden,
bei Erledigungen, die von anderen Bediensteten genehmigt werden.
3. " .........................................................................
bei der Bezirkshauptmannschaft ..................... "
z.B.
"Kreiswahlbehörde für den Wahlkreis ..............
bei der Bezirkshauptmannschaft ..................... "
a)
....................
Kreiswahlleiterin bzw. Kreiswahlleiter"
Kreiswahlleiter-Stellvertreterin bzw.
Kreiswahlleiter-Stellvertreter "
bei Erledigungen in Angelegenheiten, deren Wahrnehmung in den Wirkungsbereich der Wahlleiterin
bzw. bzw. des Wahlleiters fällt,
b)
....................
a)
"Für die Bezirkswahlbehörde:
....................
Bezirkswahlleiterin bzw. Bezirkswahlleiter "
Bezirkswahlleiter-Stellvertreterin bzw.
Bezirkswahlleiter-Stellvertreter "
bei Erledigungen in Angelegenheiten, deren Wahrnehmung in den Wirkungsbereich des Wahlleiters fällt
"Bezirkswahlbehörde.........................................
bei der Bezirkshauptmannschaft...................... "
b)
4. "Agrarbezirksbehörde für Oberösterreich"
bei Erledigungen der bei einer Bezirkshauptmannschaft in gesetzlich bestimmten Einzelfällen eingerichteten Sonderbehörden
a)
"Für die Bezirkswahlbehörde:
....................
Stellvertreterin bzw. Stellvertreter des
Vorsitzenden"
"Für die Agrarbezirksbehörde:
....................
Amtsvorständin bzw. Amtsvorstand"
die technische Leiterin bzw. der technische Leiter"
bzw.
bzw. Kollegialorgan) fällt.
bzw.
bei Erledigungen, die von der Amtsvorständin bzw.
vom Amtsvorstand bzw. von der technischen Leiterin
bzw. vom technischen Leiter der Agrarbezirksbehörde
genehmigt werden,
b)
"Für die Agrarbezirksbehörde:
Im Auftrag
...................."
bei Erledigungen, die von anderen Bediensteten genehmigt werden.
199
II. Privatwirtschaftsverwaltung
1. "Bezirkshauptmannschaft ....................................
"Für das Land Oberösterreich1
....................
Bezirkshauptfrau bzw. Bezirkshauptmann"
"Für die Republik Österreich2
....................
Bezirkshauptfrau bzw. Bezirkshauptmann"
2. "Agrarbezirksbehörde Oberösterreich"
Die Ausführungen unter Z. 1 gelten sinngemäß
Anmerkungen:
1)
In den Angelegenheiten, in denen der Bund Träger von Privatrechten ist.
2)
In den Angelegenheiten, in denen das Land Träger von Privatrechten ist.
200
bei Erledigungen, die von der Bezirkshauptfrau bzw.
vom Bezirkshauptmann gezeichnet werden. Zeichnet
eine andere bevollmächtigte Bedienstete bzw. ein
anderer bevollmächtigter Bediensteter, entfällt die
Funktionsbezeichnung "Bezirkshauptfrau bzw. Bezirkshauptmann".
Vermerke auf dem Erledigungsentwurf
Folgende Vermerke für die kanzleimäßige Behandlung kommen insbesondere in Betracht:
a) die Ordnungszahlen miterledigter Geschäftsstücke
b) die Ordnungszahlen miterledigter Geschäftsstücke bzw. der Vermerk "offene Subzahlen" sind
unmittelbar unter dem Geschäftszeichen nach dem Ausdruck "miterl." anzuführen;
c) Vermerke über die vertrauliche Behandlung des Geschäftsstücks oder Aktes bzw. deren Bezeichnung als Verschlusssache (siehe den Anhang zu § 70 Abs. 1);
d) Dringlichkeitsvermerke ("SOFORT", "AM ... ABSENDEN"): Der Dringlichkeitsvermerk "SOFORT" soll die beschleunigte Ausfertigung, Weiterleitung oder Zusendung einer Erledigung
bewirken. Ein mit "SOFORT" gekennzeichnetes Geschäftsstück hat Vorrang in der kanzleimäßigen Behandlung vor anderen Geschäftsstücken. Dieser Dringlichkeitsvermerk darf von der
Bearbeiterin bzw. vom Bearbeiter nur in begründeten Fällen verwendet werden. Darüber hinaus
kann die Bearbeiterin bzw. der Bearbeiter einen bestimmten Termin für das Absenden festsetzen, wenn sie bzw. er erwarten bzw. dafür sorgen kann, dass die kanzleimäßige Behandlung
termingerecht erfolgen kann (z.B. "AM ... ABSENDEN");
e) Zustellvermerke ("RSa", "RSb", "Einschreiben") und Übermittlungsvermerke ("FAX", "EDV"):
Die Zustellung mittels Rückschein ist nur in begründeten Fällen durch einen Zustellvermerk
("RSa", "RSb", "Einschreiben") festzulegen; sie ist innerhalb der Behörde unzulässig. Durch
Vermerk ist ferner festzulegen, ob eine Erledigung mit Telefax ("FAX", siehe Anhang zu § 52
Abs. 1) oder mit E-Mail weiterzuleiten ist. Bezüglich der Zustellung von Verschlusssachen siehe
Anhang zu § 70 Abs. 1;
f) Vermerke, die die Ausfertigung betreffen ("unter Abschrift von ..."; "auf Eingangsstück", "mit
Formular ..." u.dgl.);
g) soll eine Erledigung, die an mehrere Empfänger gerichtet ist, an die einzelnen Empfänger gesondert ergehen, so ist der Vermerk "je gesondert" zu setzen;
h) Vermerke über anzuschließende Beilagen (siehe § 58 Abs. 6);
i) Vermerke über die Mitbeteiligung ("zK", "zM");
j) Vorlage der Reinschrift zur Unterschrift ("RzU");
k) Hinweise für die kanzleimäßige Behandlung, dass der Bezug zu anderen Akten herzustellen ist
oder solche Akten anzuschließen sind;
l) Verwendung von Briefmarken oder Stempelmarken;
m) Wiedervorlage ("Wv") bzw. Sammelvorlage ("Sv");
n) Bei Verwendung der EDV-Textverarbeitung: "Löschen" für nicht mehr benötigte bzw. "Auslagern" für in absehbarer Zeit wieder benötigte Texte.
201
Anhang zu § 64 DBO
Amtssiegel; Landessiegel
(1) Das Amtssiegel ist rund und zeigt das Landeswappen (LGBl. Nr. 126/1997). Weiters zeigt es
beim Amt der Oö. Landesregierung die Nummer des Amtssiegel-Stempels (im Folgenden kurz:
Stempel) und die Bezeichnung "Amt der Oö. Landesregierung", bei den Bezirkshauptmannschaften bzw. bei der Agrarbezirksbehörde in Umschrift die Bezeichnung der Behörde sowie die Nummer des Stempels.
(2) Das Amtssiegel kann entweder durch Aufdruck mit einem Rundstempel oder durch Eindruck
mit einem Prägestempel (Hochdruckstempel) auf den in Betracht kommenden Schriftstücken angebracht werden. Soweit nicht Rechtsvorschriften eine dieser Arten vorschreiben, stehen beide
zur Wahl. Die erforderlichen Stempel (Rundstempel und Prägestempel) sind bei der Abteilung
Gebäude- und Beschaffungs-Management anzufordern.
(3) Das Amtssiegel darf, soweit die Verwendung in den einschlägigen Rechtsvorschriften nicht
ausdrücklich näher geregelt ist, nur auf Schriftstücken angebracht werden, die öffentliche oder
privatrechtliche Urkunden sind und wegen ihrer Bedeutung einer besonderen Hervorhebung bedürfen (z.B. Zeugnisse, Legitimationen, Bestätigungen udgl.), oder wenn es aus anderen Gründen
zweckmäßig oder geboten ist.
(4) Nach Erfordernis sind die einzelnen Stempel jenen Bediensteten zu überantworten, die Schriftstücke gemäß Abs. 3 ausfertigen. Jede bzw. jeder dieser Bediensteten übernimmt mit der Ausfolgung eines Stempels die Verantwortung für den ordnungsgemäßen Gebrauch und für die gesicherte Verwahrung des Stempels. Unter ihrer bzw. seiner Verantwortung kann sie bzw. er auch
anderen Bediensteten den Stempel zur Ausfertigung von Schriftstücken gemäß Abs. 3 benützen
lassen. Festzulegen ist ferner, wer die Verantwortung und die Verpflichtung gemäß Abs. 6 im Verhinderungsfall übernimmt.
(5) Bei der Übergabe eines Stempels (Abs. 4) ist die bzw. der Bedienstete über ihre bzw. seine
Verantwortung und die damit verbundenen Pflichten zu belehren. Dies gilt sinngemäß für die Übergabe im Verhinderungsfall. Die Übernahme des Stempels und die erfolgte Belehrung hat die
bzw. der Bedienstete schriftlich zu bestätigen; diese Bestätigung ist beim Vormerk (Abs. 7) zu hinterlegen.
(6) Beim Amt der Oö. Landesregierung ist das Abhandenkommen eines Stempels sowie jede
missbräuchliche Verwendung unverzüglich der Abteilung Präsidium zu melden. Von der Abteilung
Präsidium wird dann im Wege der Abteilung Presse eine Ungültigkeitserklärung in der Amtlichen
Linzer Zeitung veranlasst. Ist ein Stempel unbrauchbar geworden oder ist die Voraussetzung für
seine Überantwortung an eine bestimmte Mitarbeiterin bzw. einen bestimmten Mitarbeiter nicht
mehr gegeben, so ist der Stempel ohne Verzug rückzustellen bzw. einzuziehen.
Bei den Bezirkshauptmannschaften bzw. der Agrarbezirksbehörde ist das Abhandenkommen eines Stempels sowie jede missbräuchliche Verwendung unverzüglich der Amtsleitung zu melden.
Ist ein Stempel unbrauchbar geworden oder ist die Voraussetzung für seine Überantwortung an
eine bestimmte Mitarbeiterin bzw. einen bestimmten Mitarbeiter nicht mehr gegeben, so ist der
Stempel ohne Verzug rückzustellen bzw. einzuziehen. Bei Verlust eines Amtssiegels hat die Bezirkshauptmannschaft bzw. die Agrarbezirksbehörde eine Ungültigkeitserklärung in der Amtlichen
Linzer Zeitung (im Wege der Abteilung Presse beim Amt der Landesregierung) veröffentlichen zu
lassen.
(7) Beim Amt der Landesregierung die Abteilung Gebäude- und Beschaffungs-Management, bei
den Bezirkshauptmannschaften bzw. der Agrarbezirksbehörde die Amtsleitung hat einen Vormerk
darüber zu führen, welchen Bediensteten (Abs. 4) die einzelnen Stempel überantwortet wurden
203
und welche Stempel bzw. wann sie wegen Unbrauchbarkeit vernichtet wurden (AmtssiegelStempelvormerk).
(8) Die Abs. 1 bis 7 gelten für das Landessiegel (Umschrift "Land Oberösterreich") sinngemäß mit
der Maßgabe, dass der Vormerk im Sinne des Abs. 7 im Bereich der Direktion Finanzen zu führen
ist.
204
Verschlusssachen; vertrauliche Geschäftsstücke
§1
Verschlusssachen
(1) Verschlusssachen sind alle Geschäftsstücke, die
a) als Verschlusssachen an das Amt der Landesregierung bzw. die Bezirkshauptmannschaft bzw.
die Agrarbezirksbehörde gelangen oder
b) im Verlauf der Bearbeitung beim Amt der Landesregierung bzw. der Bezirkshauptmannschaft
bzw. der Agrarbezirksbehörde wegen ihres Inhaltes, insbesondere weil sie
• Grundsätze über die Umfassende Landesverteidigung zum Inhalt haben,
• die Funktionsfähigkeit staatlicher Organe und besonders wichtiger Einrichtungen staatlicher
und nichtstaatlicher Art betreffen,
• staatspolitisch bedeutsame Richtlinien der Regierungspolitik enthalten, soweit sie nicht in
den gesetzgebenden Organen behandelt werden oder zur Information der Öffentlichkeit bestimmt sind,
zur Verschlusssache erklärt werden müssen.
(2) Die Erklärung eines Geschäftsstückes zur Verschlusssache im Verlauf der Bearbeitung beim
Amt der Landesregierung bzw. bei der Bezirkshauptmannschaft bzw. bei der Agrarbezirksbehörde
hat die zuständige Bearbeiterin bzw. der zuständige Bearbeiter bzw. ein dieser bzw. diesem Vorgesetzte bzw. ein dieser bzw. diesem Vorgesetzter durch Anbringen des entsprechenden Vermerks (§ 2) vorzunehmen. Der Widerruf dieser Erklärung ist beim Wegfall der Voraussetzungen
von der Abteilungsleiterin bzw. vom Abteilungsleiter bzw. von der Bezirkshauptfrau bzw. vom Bezirkshauptmann bzw. von der Amtsvorständin bzw. vom Amtsvorstand bzw. einer sachlich übergeordneten Behörde (Dienststelle) vorzunehmen, sofern nicht durch eine zulässige Veröffentlichung bzw. Bekanntgabe der Zweck der Verschlusshaltung bereits weggefallen ist.
§2
Kennzeichnung
Alle Verschlusssachen müssen durch den Vermerk "Verschluss" deutlich gekennzeichnet sein.
Dieser Vermerk ist auf allen als Verschlusssache zu behandelnden Geschäftsstücken deutlich
erkennbar und nach Möglichkeit rechts oben anzubringen, soweit dieser Vermerk nicht bereits
durch externe Stellen angebracht wurde.
§3
Besondere Verpflichtung
(1) Der Inhalt von Verschlusssachen darf – außer der Abteilungsleiterin bzw. dem Abteilungsleiter
bzw. der Leiterin bzw. dem Leiter der Abteilungsgruppe bzw. der Bezirkshauptfrau bzw. dem Bezirkshauptmann bzw. der Amtsvorständin bzw. dem Amtsvorstand – nur jenen namentlich benannten Bediensteten zur Kenntnis gelangen, die unmittelbar damit befasst sind; dieser Personenkreis
ist möglichst klein zu halten.
(2) Der in Abs. 1 genannte Personenkreis hat dafür Sorge zu tragen, dass der Inhalt von Verschlusssachen unbefugten Personen nicht zur Kenntnis gelangt; insbesondere ist sicherzustellen,
dass Verschlussakten bzw. Verschlusssachen so aufbewahrt werden, dass nur befugte Personen
Zugang haben.
205
(3) Die kanzleimäßige Behandlung von Verschlusssachen hinsichtlich des Anlegens und der Evidenz der Akten ist in der Kanzleiordnung 1 geregelt.
(4) Auskünfte in Verschlussangelegenheiten dürfen nur nach den Anordnungen der Abteilungsleiterin bzw. des Abteilungsleiters bzw. der Bezirkshauptfrau bzw. des Bezirkshauptmannes bzw. der
Amtsvorständin bzw. des Amtsvorstandes von den zuständigen Bearbeiterinnen bzw. Bearbeitern
bzw. Vorgesetzten erteilt werden.
§4
Weitergabe
(1) Sind Verschlusssachen (Verschlussakten) innerhalb des Amtes bzw. der Bezirkshauptmannschaft bzw. der Agrarbezirksbehörde weiterzugeben, so hat diese Weitergabe in der Regel unmittelbar (von Hand zu Hand) zwischen befugten Bediensteten zu erfolgen.
(2) Erfolgt die Weitergabe unter Heranziehung von anderen Bediensteten (Botin bzw. Boten), so
ist die Verschlusssache (der Verschlussakt) in einem verschlossenen Kuvert weiterzugeben.
§5
Beförderung durch die Post
(1) Sollen Verschlusssachen durch die Post befördert werden, so sind sie
a. nur an namentlich benannte Personen oder an deren Vertreterin bzw. Vertreter ("zu eigenen
Handen"),
b. gegen Zustellnachweis und
c. mit zweifachem Umschlag zu versenden.
(2) Hiebei ist folgende Vorgangsweise einzuhalten:
Der innere Umschlag mit den zu befördernden Schriftstücken ist mit dem Vermerk "Verschlusssache" zu kennzeichnen. Wenn es die besondere Bedeutung der Verschlusssache erforderlich
macht, ist in den inneren Umschlag ein vorbereiteter Empfangsnachweis einzulegen, um dessen
Rücksendung nach eigenhändiger Bestätigung die Adressatin bzw. der Adressat zu ersuchen ist.
Der verschlossene innere Umschlag ist der Poststelle bzw. der Auslaufstelle mit den erforderlichen
Aufträgen zuzuleiten. Die weitere Vorgangsweise der Poststelle bzw. der Auslaufstelle ist in der
Kanzleiordnung1 geregelt.
§6
Vertrauliche Geschäftsstücke
(1) Ist für Geschäftsstücke eine Erklärung als Verschlusssache auf Grund des Inhaltes nicht erforderlich, die vertrauliche Behandlung dieser Geschäftsstücke jedoch trotzdem geboten, sind diese
Geschäftsstücke unter sinngemäßer Anwendung des § 2 durch den Vermerk "Vertraulich" zu
kennzeichnen.
(2) Für vertrauliche Geschäftsstücke gelten § 1 Abs. 2 und § 3 Abs. 3 und 4 sinngemäß.
(3) Im Übrigen hat die Abteilungsleiterin bzw. der Abteilungsleiter bzw. die Bezirkshauptfrau bzw.
der Bezirkshauptmann bzw. die Amtsvorständin bzw. der Amtsvorstand erforderlichenfalls durch
Dienstanweisung sicherzustellen, dass die Vertraulichkeit gewisser Geschäftsstücke gewahrt
bleibt; in diesen Dienstanweisungen kann insbesondere eine sinngemäße Anwendung weiterer
Bestimmungen dieses Anhanges angeordnet werden.
1
206
Bei den Bezirkshauptmannschaften und der Agrarbezirksbehörde ist bis zum Inkrafttreten einer Kanzleiordnung in diesem Bereich wie immer vorzugehen.
Vertraulichkeit von Schriftstücken – Schutz berechtigter
Interessen von Personen 1
Der überwiegende Anteil unserer Geschäftsstücke betrifft Vorgänge, die zwar unter die Amtsverschwiegenheitspflicht fallen, darüber hinaus aber zu keinen besonderen Vorkehrungen Anlass
geben. Ein eher kleiner Anteil ist gemäß DBO zu Verschlusssachen zu erklären oder als "Vertraulich" zu bezeichnen.
Darüber hinaus ist jedoch denjenigen Geschäftsstücken, die Informationen über Personen enthalten, die zum Schutz berechtigter Interessen der Betroffenen nur einem auf die unmittelbar dienstliche Notwendigkeit abgestimmten Personenkreis zugänglich sein sollten, besondere Aufmerksamkeit zu schenken. Darunter fällt auch ein Teil des in der Personalverwaltung anfallenden Schriftverkehrs.
Es wird daher ersucht, in Hinkunft gerade diesem Bereich hinsichtlich der Zugänglichkeit zu den
darin enthaltenen Informationen gerade auf dem Übermittlungsweg auch innerhalb einer Organisationseinheit besonderes Augenmerk zu schenken und den Kreis der damit befassten Mitarbeiter
zu überprüfen und so klein wie möglich zu halten. Geschäftsstücke mit entsprechendem Inhalt
sollten grundsätzlich im Einzel- oder Sammelkuvert versandt und sowohl die Berechtigung zum
Öffnen und Verteilen sowie die Zugriffsberechtigungen und der Zugang zu den Akten, soweit die
Notwendigkeit solche anzulegen überhaupt gesehen wird, restriktiv gehandhabt werden.
1
Diese Regelung beruht auf dem Erlass vom 10. April 2000, PräsI-120010/15-2000-Ri/Bi.
207
Anhang zu § 71 DBO
Äußere Form der Regierungssitzungsstücke; Arbeitsablauf vor und nach der
Behandlung in der Sitzung der Oö. Landesregierung
I.
Äußere Form der Regierungssitzungsstücke
(1) Das Regierungssitzungsstück ist im äußeren Aufbau wie folgt zu gliedern:
1. Abteilung, Geschäftszeichen und Bezeichnung des Gegenstandes sowie rechts oben ein großes rotes "V" (Vortrag in der Regierungssitzung),
2. Amtsvortrag (Abs. 2),
3. Antrag (Abs. 3),
4. Zeichnungsvermerk (Abs. 4),
5. Allfällige Geschäftsgang- und Kanzleivermerke (Abs. 5).
(2) Der Amtsvortrag ist als solcher zu bezeichnen und hat die Sachverhaltsdarstellung einschließlich der allfälligen rechtlichen Begründung des Antrages übersichtlich und kurz gefasst zu enthalten. Der Antrag muss aus dem Amtsvortrag schlüssig sein. Für die Erstellung des Amtsvortrages
sind ausschließlich die allen Abteilungen des Amtes der Oö. Landesregierung zur Verfügung gestellten Vorlagen ("Smiley") zu verwenden. Der Amtsvortrag ist – außer in begründeten Ausnahmefällen – in schwarz-weiß auszudrucken und das "V" in rot nachzuziehen.
(3) Für den Antrag gilt Folgendes:
1. Er ist als solcher zu bezeichnen und durch die Wendung "Die Oö. Landesregierung möge beschließen:" einzuleiten.
2. Er ist so zu formulieren, wie der Beschluss der Landesregierung erfolgen soll; zB. "Dem Verein
N.N. wird für … eine Förderung von Euro … gewährt."
3. Werden Geldbeträge angeführt, so sind diese in Ziffern und in Worten darzustellen.
4. Wird eine Gemeinde genannt, so ist in Klammer der politische Bezirk, dem die Gemeinde zugehört, anzuführen.
5. Kann der Antrag nicht in wenigen klaren Sätzen gefasst werden (zB. bei einer Gesetzesvorlage an den Landtag, bei einem Vertragsabschluss) oder ist es aus anderen Gründen zweckmäßig, so ist der wesentliche Inhalt des Antrages in einer (mehreren) Beilage(n) zu umschreiben. In diesem Fall ist der Inhalt der Beilage (Beilagen) in den Antrag etwa durch folgende
Formulierung einzubeziehen: "Die Verordnung der Oö. Landesregierung … wird in der aus der
Beilage ersichtlichen Fassung erlassen."
6. Z. 5 gilt sinngemäß für den Fall, dass Berichte, Sachverhaltsdarstellungen udgl. im unmittelbaren Zusammenhang mit einem Antrag stehen, jedoch nicht im Wortlaut Beschlussinhalt sein
sollen, sondern nur Voraussetzung für den beantragten Beschluss bilden. Der Antrag hat gegebenenfalls zu lauten: "Der aus der Beilage ersichtliche Bericht betreffend … wird zur Kenntnis genommen." Dies gilt sinngemäß auch, wenn im Antrag auf Ausführungen im Amtsvortrag
hingewiesen wird (zB. "Der im Amtsvortrag dargelegte Sachverhalt wird zur Kenntnis genommen.").
(4) Auf das Regierungssitzungsstück ist unterhalb des Textes des Antrages – allerdings noch in
klarem Zusammenhang mit dem Text (jedenfalls nicht allein auf einer Seite) – mit Textverarbeitung folgender Zeichnungsvermerk anzubringen.
209
Dieser hat bei Abteilungen, die keiner Abteilungsgruppe zugeordnet sind, wie folgt auszuschauen:
Vorsitzende bzw. Vorsitzender in der Regierungssitzung:
Mitglied der Oö. Landesregierung:
Abteilungsleiterin bzw. Abteilungsleiter:
Bearbeiterin bzw. Bearbeiter:
×
Dieser Bereich ist für Geschäftsgangsvermerke
(siehe I. Abs. 5) und für Vermerke der Schriftführerin
bzw. des Schriftführers über die Beschlussfassung
(siehe III. Abs. 3) freizuhalten.
Bei Abteilungen, die einer Abteilungsgruppe zugeordnet sind, hat der Zeichnungsvermerk wie folgt
auszuschauen:
Leiterin bzw. Leiter der Abteilungsgruppe:
Abteilungsleiterin bzw. Abteilungsleiter:
×
210
Bei Abteilungen, die einer Abteilungsgruppe zugeordnet sind und von der Abteilungsgruppenleiterin bzw. vom Abteilungsgruppenleiter selbst geleitet werden, hat der Zeichnungsvermerk wie folgt
auszuschauen:
Leiterin bzw. Leiter der Abteilungsgruppe und Abteilungsleiterin bzw. Abteilungsleiter:
×
Der Zeichnungsvermerk ist folgendermaßen auszufüllen, wobei die jeweils nicht benötigte Genderform entfallen kann.
1. In die Zeile "Bearbeiterin bzw. Bearbeiter:" ist aufzunehmen:
a. Name der Bearbeiterin bzw. des Bearbeiters und
b. datierte Unterschrift der Bearbeiterin bzw. des Bearbeiters.
2. In die Zeile "Abteilungsleiterin bzw. Abteilungsleiter:" ist aufzunehmen:
a. Name der Abteilungsleiterin bzw. Abteilungsleiters bzw. im Fall der Verhinderung Name
der Vertreterin bzw. des Vertreters mit vorangestelltem "i.V.",
b. datierte Unterschrift der Abteilungsleiterin bzw. Abteilungsleiters 1 bzw. der Vertreterin bzw.
des Vertreters,
c. lit. a und lit. b gelten sinngemäß zum Beispiel für die Leiterin bzw. den Leiter von Abteilungsgruppen und für die Landesamtsdirektorin bzw. den Landesamtsdirektor (Landesamtsdirektor-Stellvertreterin bzw. Landesamtsdirektor-Stellvertreter), wenn eine bzw.
einer dieser Bediensteten das Regierungssitzungsstück selbst abgefasst hat.
d. Für den Sonderfall, dass ein Amtsvortrag von einem Büro eines Mitglieds der Oö. Landesregierung erstellt wird, tritt anstelle der Abteilungsleiterin bzw. des Abteilungsleiters die Leiterin bzw. der Leiter des Büros des Mitglieds der Oö. Landesregierung. In diesem Fall ist
der Zeichnungsvermerk für Abteilungen, die keiner Abteilungsgruppe zugeordnet sind, zu
verwenden und in der Zeile "Abteilungsleiterin bzw. Abteilungsleiter:" stattdessen die Leiterin bzw. der Leiter des Büros aufzunehmen; in diesem Fall ist die Zeile mit "Dienststellenleiterin bzw. Dienststellenleiter:" zu bezeichnen. Alle Bestimmungen dieses Anhangs gelten
sinngemäß.
3. In die Zeile "Leiterin bzw. Leiter der Abteilungsgruppe:" ist aufzunehmen:
a. Name der Leiterin der Abteilungsgruppe bzw. des Leiters der Abteilungsgruppe bzw. im
Fall der Verhinderung Name der Vertreterin bzw. des Vertreters mit vorangestelltem "i.V.";
b. datierte Unterschrift der Leiterin bzw. des Leiters der Abteilungsgruppe1 bzw. der Vertreterin bzw. des Vertreters;
1
Diese Aufgabe ist nicht delegierbar.
211
c. in besonders begründeten Fällen kann die Leiterin bzw. der Leiter einer Abteilungsgruppe1
mit Zustimmung der Landesamtsdirektorin bzw. des Landesamtsdirektors verfügen, dass
ihr bzw. ihm bestimmte Kategorien von Amtsvorträgen nicht zur Mitzeichnung vorzulegen
sind. In diesen Fällen ist statt des Namens der Leiterin bzw. des Leiters der Abteilungsgruppe sowie ihrer bzw. seiner Unterschrift ein Verweis auf diese Ausnahmeregelung aufzunehmen;
d. lit. a und lit. b gelten sinngemäß zum Beispiel für die Leiterin bzw. den Leiter von Abteilungsgruppen und für die Landesamtsdirektorin bzw. den Landesamtsdirektor (Landesamtsdirektor-Stellvertreterin bzw. Landesamtsdirektor-Stellvertreter), wenn eine bzw.
einer dieser Bediensteten das Regierungssitzungsstück selbst abgefasst hat.
4. In die Zeile "Mitglied der Oö. Landesregierung:" ist der Name des nach der Geschäftsverteilung der Landesregierung zuständigen Mitglieds der Oö. Landesregierung einzusetzen.
5. In die Zeile "Vorsitzende bzw. Vorsitzender in der Regierungssitzung:" ist der Name des Landeshauptmannes einzusetzen.
(5) Mitbeteiligungsvermerke und sonstige Geschäftsgangs- und Kanzleivermerke sind unterhalb
des Antragstextes anzubringen.
II.
Arbeitsablauf vor der Behandlung in der Sitzung
der Oö. Landesregierung; Sitzungsbogen
(1) Das Regierungssitzungsstück ist mit den allfälligen Beilagen und dazugehörigen Akten dem
zuständigen Mitglied der Oö. Landesregierung vorzulegen.
(2) Sofern das Mitglied der Oö. Landesregierung das Regierungssitzungsstück in einer der nächsten Sitzungen der Landesregierung vortragen will, setzt sie bzw. er in den Zeichnungsvermerk ihre
bzw. seine datierte Unterschrift und gibt das Regierungssitzungsstück samt allfälligen Beilagen an
die zuständige Abteilung zurück.
(3) Die zuständige Abteilung hat die vorbereiteten Anträge der Mitglieder der Oö. Landesregierung
aus ihrem Aufgabenbereich – für jedes Mitglied der Landesregierung gesondert – auf einem Sitzungsbogen zusammenzufassen; dabei ist ausschließlich die allen Abteilungen des Amtes der Oö.
Landesregierung zur Verfügung gestellte Vorlage zu verwenden. Es liegt in der alleinigen Verantwortlichkeit der zuständigen Abteilung, dass nur Regierungssitzungsstücke, die die notwendigen
Voraussetzungen erfüllen (insbesondere alle Unterschriften aufweisen), in den Sitzungsbogen
aufgenommen werden und dass der Antrag auf dem Regierungssitzungsstück und dem Sitzungsbogen vollkommen ident ist.
(4) Die Sitzungsbogen sind nach folgendem Muster zu erstellen:
Regierungssitzung
am ….
Seite … von …
Antrag
Lfd.Nr.
Anmerkungen:
Aktenzahl:
Gegenstand:
Die Oö. Landesregierung möge beschließen:
(5) In den Regierungssitzungsbogen sind einzutragen:
a. Datum der Regierungssitzung;
b. Name des Mitglieds der Oö. Landesregierung;
212
c. Geschäftszeichen des Regierungssitzungsstückes und Gegenstandsbezeichnung;
d. Antrag des Regierungssitzungsstückes, und zwar – außer im Falle offenkundiger Tippfehler –
buchstabengetreu.
Die Spalte "Anmerkungen" ist ausschließlich von der Schriftführerin bzw. vom Schriftführer zu befüllen.
(6) Das Regierungssitzungsstück samt dazugehörigen Beilagen im Original ist in einem entsprechend gekennzeichneten Aktenumschlag von der zuständigen Abteilung der Poststelle zu übermitteln; die Verantwortung dafür, dass alle Beilagen dem jeweiligen Regierungssitzungsstück korrekt
angeschlossen werden, trägt die zuständige Abteilung. Der Sitzungsbogen ist von der zuständigen
Abteilung – für jedes Mitglied der Landesregierung gesondert – dem Lis@-Zentrum elektronisch
zu übermitteln. Die Übermittlung an das Lis@-Zentrum darf ausschließlich vom offiziellen Abteilungspostfach an die bekannt gegebene Postadresse für Regierungssitzungen (vgl. II. Abs. 8) erfolgen.
(7) Jedem Sitzungsbogen sind die dazugehörigen Beilagen anzuschließen (Abschnitt I Abs. 3 Z. 5
und 6). Wird im Antrag auf den Amtsvortrag hingewiesen, ist eine Ausfertigung des Amtsvortrages
als Beilage anzuschließen. Soweit Beilagen nicht in der erforderlichen Anzahl von den Abteilungen
übermittelt werden, sind sie von der Poststelle anzufertigen. Im Sitzungsbogen ist die Kennzeichnung etwa durch Unterstreichen des Wortes "Beilage" zu gewährleisten oder durch sonstige Unterstreichungen deutlich kenntlich zu machen.
(8) Da die Sitzungen der Oö. Landesregierung üblicherweise an Montagen nachmittags abgehalten werden, sind die Sitzungsbogen samt allfälligen Beilagen von der Poststelle am vorhergehenden Donnerstag während der Amtsstunden an alle Mitglieder der Oö. Landesregierung sowie an
die sonstigen Empfänger (zB. Schriftführerin bzw. Schriftführer) nach einem von der Landesamtsdirektorin bzw. vom Landesamtsdirektor zu bestimmenden Verteiler zuzustellen. Daher haben alle
Abteilungen die Regierungssitzungsstücke samt Beilagen bis spätestens am vorhergehenden
Mittwoch bis 12.00 Uhr mittags der Poststelle zu übergeben. Die von den Abteilungen erstellten
Regierungssitzungsbogen sind ebenfalls bis spätestens am vorhergehenden Mittwoch bis 12.00
Uhr mittags per Mail an "[email protected]" (im Adressbuch als "Post, Regierungssitzung" dargestellt) zu übermitteln. In beiden Fällen liegt das Risiko für die vollständige und
rechtzeitige Übermittlung ausschließlich bei der zuständigen Abteilung; sie kann vom Lis@Zentrum eine Lesebestätigung anfordern. Findet eine Sitzung der Oö. Landesregierung ausnahmsweise nicht an einem Montag statt, so ist nach § 9 Abs. 2 der Geschäftsordnung der Oö.
Landesregierung vorzugehen.
(9) Die für eine Regierungssitzung vorbereiteten Sitzungsbogen sind vom Lis@-Zentrum nach
Geschäftsgruppen zusammenzufassen und wie folgt zu nummerieren:
a. fortlaufende Nummerierung der Sitzungsbogen, und zwar jeweils für jede Geschäftsgruppe
gesondert (unter Seite … von …);
b. fortlaufende Nummerierung der einzelnen Anträge (auf einem oder mehreren Sitzungsbogen
angeführt), die im Rahmen einer Geschäftsgruppe gestellt werden (unter "Lfd.Nr. …").
(10) Regierungssitzungsstücke, deren Anträge nicht mehr in den Sitzungsbogen aufgenommen
werden können, sind unverzüglich dem Mitglied der Oö. Landesregierung zurückzugeben. Dieses
entscheidet, ob sie bzw. er den Antrag in der bevorstehenden Sitzung der Oö. Landesregierung
unter dem Tagesordnungspunkt "Allfälliges" vorbringt. Soll der Antrag in den Sitzungsbogen für
eine der darauffolgenden Sitzungen der Oö. Landesregierung aufgenommen werden, gilt Abs. 2
sinngemäß.
(11) Die Abteilung, in der das Regierungssitzungsstück erstellt wurde, hat dafür zu sorgen, dass
dem Mitglied der Oö. Landesregierung bei Behandlung des Antrages in der Sitzung der Landesregierung das Regierungssitzungsstück samt allfälligen Beilagen (allenfalls auch die dazugehörigen
Akten) vorliegt.
213
III.
Arbeitsablauf nach der Behandlung
in der Sitzung der Oö. Landesregierung
(1) Die von der Oö. Landesregierung gefassten Beschlüsse werden von der Vorsitzenden bzw.
vom Vorsitzenden beurkundet. Die Beurkundung (durch Unterschrift) erfolgt entweder in der Zeile
"Vorsitzende bzw. Vorsitzender in der Regierungssitzung:" des Zeichnungsvermerkes (jedenfalls
bei den unter "Allfälliges" vorgetragenen Regierungssitzungsstücken) oder auf dem Sitzungsbogen eines Mitglieds der Oö. Landesregierung (bei mehreren Sitzungsbogen eines Mitglieds der
Oö. Landesregierung auf dem letzten dieser Sitzungsbogen).
(2) Abgesehen von der Beurkundung gemäß Abs. 1 und der Anfertigung einer Niederschrift über
die Sitzung der Oö. Landesregierung durch die Schriftführerin bzw. den Schriftführer hat diese
bzw. dieser auf jedem Regierungssitzungsstück, und zwar einschließlich der unter "Allfälliges"
vorgetragenen Regierungssitzungsstücke, zu vermerken, ob die Oö. Landesregierung einen antragsgemäßen oder einen den Antrag abändernden Beschluss gefasst hat.
Sie bzw. er kann überdies vermerken, ob
die Oö. Landesregierung einen den Antrag ablehnenden Beschluss gefasst hat, oder
die Entscheidung über den Antrag zurückgestellt oder den Antrag ohne Beschlussfassung beraten hat, oder
das antragstellende Mitglied der Oö. Landesregierung den Antrag zurückgezogen hat.
(3) Erfolgt die Beurkundung durch die Vorsitzende bzw. den Vorsitzenden (Abs. 1) auf dem Sitzungsbogen (dies ist üblicherweise der Fall), so ist in den Vermerk folgender Satz aufzunehmen:
"Die Beurkundung durch den Vorsitzenden erfolgte auf dem entsprechenden (bzw. letzten) Sitzungsbogen des Mitglieds der Oö. Landesregierung; die Sitzungsbogen sind Bestandteil der Amtlichen Niederschrift über die heutige Sitzung."
(4) Die Schriftführerin bzw. der Schriftführer stellt überdies die in den Zeichnungsvermerken eingetragenen Namen der Mitglieder der Oö. Landesregierung richtig, wenn der Vorsitz nicht vom Landeshauptmann geführt bzw. wenn ein Antrag nicht vom zuständigen Mitglied der Oö. Landesregierung gestellt wurde ("In Vertretung beantragt von …").
(5) Die Schriftführerin bzw. der Schriftführer veranlasst abschließend, dass die Anträge der unter
"Allfälliges" vorgetragenen Regierungssitzungsstücke in nachträglich zu erstellende Sitzungsbogen aufgenommen werden (Abschnitt II Abs. 3 bis 8 gilt sinngemäß). Dazu ist vom Lis@-Zentrum
ein Nachtragsbogen zu erstellen. Die Regierungssitzungsstücke sind dem Lis@-Zentrum nach der
Regierungssitzung ehebaldigst zu übermitteln und vom Lis@-Zentum sofort, längstens aber bis
zum darauffolgenden Dienstag 12.00 Uhr zu erstellen und gemeinsam mit den zugehörigen Regierungssitzungsstücken samt allfälligen Akten der Schriftführerin bzw. dem Schriftführer zu übermitteln.
(6) Die Schriftführerin bzw. der Schriftführer veranlasst über Kanzlei bzw. Poststelle die Rückübermittlung der Regierungssitzungsstücke samt Akten an die Abteilungen.
214
Anhang zu § 76 DBO
Verbesserungsvorschläge
Richtlinien
Unser Ziel ist die wirkungsorientierte Verwaltung, bei der das gewünschte Ergebnis unser Handeln
bestimmt. Wir bemühen uns, unsere Produkte und Dienstleistungen auf die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger auszurichten. Ein Verbesserungsvorschlag sollte daher eine Verbesserung in
einem der folgenden Bereiche bringen:
• Arbeitseffizienz bzw. interne Abläufe
• Arbeitsergebnisse bzw. Qualität unserer Produkte und Dienstleistungen
• Bürgerfreundlichkeit
• Image der Landesverwaltung in der Öffentlichkeit
• Kosteneinsparung
• Mitarbeiterzufriedenheit
Eine Prämierung ist dann möglich, wenn der Vorschlag
• neu ist,
• den Pflichten und Befugnisbereich einer bzw. eines einzelnen Bediensteten überschreitet und
über ihre bzw. seine Dienstpflichten hinausgeht 1,
• umgesetzt wird.
Verfahren
1. Dezentral:
Einbringung des Verbesserungsvorschlags bei der Abteilungsleiterin bzw. beim Abteilungsleiter
Diese oder dieser kann, wenn der Vorschlag nicht über den Bereich der eigenen Abteilung hinausgeht und eine Prämierung mit bis zu 250,-- Euro angemessen scheint, den Vorschlag sofort umsetzen und zur Prämierung vorschlagen. Andere Vorschläge sind unverzüglich an die
Abteilung Präsidium zur Prüfung weiterzuleiten.
Ist das Ergebnis der dezentralen Prüfung negativ, kann die bzw. der Bedienstete den Vorschlag
bei der Abteilung Präsidium nochmals einbringen.
Die dezentralen Prämierungsvorschläge sind der Abteilung Präsidium mit Vorschlag, Ergebnis
der Prüfung und Prämienhöhe mitzuteilen. Bei schwerwiegenden Bedenken nimmt die Abteilung Präsidium nochmals Kontakt mit der Abteilungsleiterin bzw. dem Abteilungsleiter auf, ansonsten wird der Vorschlag zur Anweisung der Prämie an die Abteilung Personal weitergeleitet.
2. Zentral:
Einbringung der Verbesserungsvorschläge bei der Abteilung Präsidium
Die Einhaltung des Dienstweges ist nicht nötig. Der Verbesserungsvorschlag kann auf Wunsch
auch vertraulich behandelt werden. Die Abteilung Präsidium prüft den Vorschlag bzw. leitet ihn
zur Prüfung an eine Abteilung weiter.
Eine Kommission bestehend aus
• Landesamtsdirektorin bzw. Landesamtsdirektor
• Landesfinanzdirektorin bzw. Landesfinanzdirektor
1
Verbesserungen im eigenen Arbeitsbereich sind Aufgabe jeder bzw. jedes Bediensteten.
215
• Landespersonaldirektorin bzw. Landespersonaldirektor
• Rechnungshofdirektorin bzw. Rechnungshofdirektor
• Obfrau bzw. Obmann des Landespersonalausschusses
beurteilt den Verbesserungsvorschlag.
Prämierung durch Landeshauptmann Dr. Josef Pühringer und Landeshauptmann-Stellvertreter
Franz Hiesl.
Prämien der Kommission bis 2.200,-- Euro!
216
Anhang zu § 77 Abs. 1 und 2 DBO
Entbindung von der Amtsverschwiegenheitspflicht
und Amtshilfeersuchen
A. GRUNDSÄTZE BETREFFEND DIE AMTSVERSCHWIEGENHEIT
Gemäß Art. 20 Abs. 3 B-VG sind alle mit Aufgaben der Bundes-, Landes- und Gemeindeverwaltung betrauten Organe sowie die Organe anderer Körperschaften des öffentlichen Rechts – soweit
gesetzlich nichts anderes bestimmt ist – zur Verschwiegenheit über alle ihnen ausschließlich aus
ihrer amtlichen Tätigkeit bekanntgewordenen Tatsachen verpflichtet, deren Geheimhaltung
- im Interesse der Aufrechterhaltung der öffentlichen Ruhe, Ordnung und Sicherheit,
- im Interesse der umfassenden Landesverteidigung,
- im Interesse der auswärtigen Beziehungen,
- im wirtschaftlichen Interesse einer Körperschaft des öffentlichen Rechts,
- zur Vorbereitung einer Entscheidung oder
- im überwiegenden Interesse der Parteien
geboten ist.
Schutzobjekt der Amtsverschwiegenheit sind dabei "Tatsachen"; dieser Begriff wird weit interpretiert und umfasst etwa Akten, Aktenteile und noch nicht erlassene normative Akte. Allgemein
kommen als Gegenstand der Amtsverschwiegenheit nicht nur Ereignisse in der Außenwelt, wie
zB. mündliche Äußerungen, sondern auch interne Vorgänge, wie – etwa aus Gesprächen erschließbare – Absichten in Betracht; gleiches gilt für die Äußerung von Meinungen, die zweifelsfreie Rückschlüsse auf bestimmte Tatsachen zulassen.
Zu beachten ist auch, dass einem Organ "aus seiner amtlichen Tätigkeit" nicht nur jene Tatsachen
bekannt geworden sind, die ihm aufgrund seiner zugewiesenen Tätigkeit bekannt sind, sondern
auch jene, die ihm nur deshalb bekannt sind, weil der Organwalter seine amtliche Tätigkeit ausübt.
Daher gehört zur "amtlichen Tätigkeit" nicht nur die unmittelbare Amtsausübung, sondern jegliches
Verhalten, das einen Konnex zur Dienstverrichtung aufweist, wie etwa informelle Gespräche mit
anderen Organwaltern im Rahmen der Dienstausübung.
Grundsätzlich keine Verschwiegenheitspflicht besteht aber, wenn ein Organwalter im privaten
Kreis von irgendwelchen amtlichen Vorgängen erfährt. Da nur Tatsachen der Amtsverschwiegenheit unterliegen, die dem Organwalter ausschließlich aus seiner amtlichen Tätigkeit bekannt geworden sind, unterliegen Tatsachen, von denen der Organwalter verlässlich (keine bloßen Vermutungen) zuvor privat Kenntnis erlangt hat, prinzipiell nicht der Amtsverschwiegenheit.
Weiters unterliegen nur geheime Tatsachen der Amtsverschwiegenheit. Das bedeutet, dass die
Geheimhal-tung dieser Tatsachen aufgrund der in Art. 20 Abs. 3 B-VG angegebenen Interessen
geboten sein muss.
Keine Amtsverschwiegenheit besteht weiters, wenn Gesetze ausdrücklich die Verpflichtung zur
Auskunftserteilung über bestimmte Tatsachen vorsehen.
Im Zusammenhang mit Auskunftserteilung und Amtsverschwiegenheit ist weiters auf die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes 2000 Bedacht zu nehmen.
Hat eine Vorgesetzte oder ein Vorgesetzter nach den Bestimmungen des § 82 einen Sachverhalt
gemäß § 78 StPO angezeigt, so unterliegen Bedienstete im nachfolgenden Gerichtsverfahren
grundsätzlich nicht der Amtsverschwiegenheit, soweit das Verfahren diesen Sachverhalt betrifft.
217
In allen anderen Fällen ist über die Frage der Entbindung von der Amtsverschwiegenheit zu entscheiden. Dabei ist das Interesse an der Geheimhaltung gegen das Interesse an der Aussage
abzuwägen, wobei der Zweck des Verfahrens, sowie der der bzw. dem Bediensteten allenfalls
drohende Schaden zu berücksichtigen sind. Die Entbindung von der Amtsverschwiegenheit kann
unter der Voraussetzung ausgesprochen werden, dass die Öffentlichkeit von dem Teil der Aussage, der den Gegenstand der Entbindung bildet, ausgeschlossen wird.
Grundsätzlich sollen Bedienstete aus Zeitgründen nur im unvermeidbaren Ausmaß zur Aussage
als Zeugen oder Sachverständige herangezogen werden. Wenn die Beweisthemen, zu denen das
Gericht oder die Verwaltungsbehörde eine Bedienstete bzw. einen Bediensteten einvernehmen
will, ohnehin aus dem Akt hervorgehen oder die Fragen schriftlich beantwortet werden können, so
soll der Aktenübersendung bzw. einem Schreiben an das Gericht oder an die Verwaltungsbehörde
der Vorrang gegeben werden. Nur in Ausnahmefällen (z.B. schriftliche Beantwortung der Fragen
würde einen höheren Zeitaufwand erfordern als die Aussage) soll eine an sich mögliche schriftliche Erledigung unterbleiben. Die Amtsleitung ist im Hinblick auf diesen Grundsatz auch bereits an
das Oberlandesgericht Linz herangetreten, wobei festzuhalten ist, dass im Zweifelsfall dem
Grundsatz der Mündlichkeit im Gerichtsverfahren Rechnung zu tragen ist.
B. ENTBINDUNG VON DER AMTSVERSCHWIEGENHEIT – ABLAUF
Die folgende Vorgangsweise ist auf Einvernahmen durch Gerichte zugeschnitten. Sie ist jedoch
auch auf Einvernahmen durch Verwaltungsbehörden sinngemäß anzuwenden:
Wenn das Gericht eine Bedienstete bzw. einen Bediensteten als Zeugin bzw. Zeugen oder Sachverständige bzw. Sachverständigen einvernehmen will, kann es
a) ein ausdrückliches Ersuchen übermitteln (und zwar bevor eine Ladung ausgefertigt wird),
b) die Vorgesetzte bzw. den Vorgesetzten der bzw. des Bediensteten gemäß StPO oder ZPO verständigen oder
c) die Bedienstete bzw. den Bediensteten laden.
Wenn eine solche beabsichtigte Einvernahme der bzw. dem Vorgesetzten oder der bzw. dem Bediensteten (diese bzw. dieser hat übrigens eine direkt an sie bzw. ihn gerichtete Ladung unverzüglich der bzw. dem Vorgesetzten vorzulegen) bekannt wird, ist zunächst zu prüfen, ob überhaupt –
insbesondere im Hinblick auf die Fassung des Art. 20 Abs. 3 B-VG – eine Verpflichtung zur Amtsverschwiegenheit vorliegt. Diese Prüfung ist von der Abteilungsleiterin bzw. vom Abteilungsleiter
durchzuführen. Wird durch die Aussage der bzw. des Bediensteten die Verpflichtung zur Amtsverschwiegenheit nicht berührt, ist außer der Eintragung der Abwesenheit im Dienstabwesenheitsverzeichnis nichts weiteres zu veranlassen.
Berührt die gewünschte Aussage die Verschwiegenheitspflicht oder kann dies nicht mit Sicherheit
ausgeschlossen werden, so ist grundsätzlich in folgender Weise weiter vorzugehen:
1. Wenn das Gericht das Beweisthema nicht ausreichend konkretisiert hat, ist es aufzufordern,
dieses genauer zu umschreiben (diese genauere Umschreibung kann auch notwendig sein, um
überhaupt feststellen zu können, ob eine Verpflichtung zur Amtsverschwiegenheit durch die
Aussage berührt werden könnte).
2. Nach Möglichkeit sollen von der jeweiligen Verwaltungsbehörde Akten übersendet bzw. Fragen
schriftlich beantwortet werden, wenn dadurch das vorgegebene Beweisthema ausreichend behandelt werden kann. Das Gericht ist in einem solchen Fall auch zu ersuchen, eine eventuell
schon ausgefertigte Ladung zu widerrufen und dies der Verwaltungsbehörde bekanntzugeben.
3. Wenn nach Ansicht der Verwaltungsbehörde zum Beweisthema ein anderer bzw. eine andere
als die bzw. der geladene Bedienstete zweckmäßiger aussagen kann, ist das Gericht davon zu
informieren und gleichzeitig zu ersuchen, die getroffenen Verfügungen entsprechend zu ändern. Ähnlich liegt der Fall, wenn die bzw. der Bedienstete von einem nicht am Dienstort eingerichteten Gericht vernommen werden soll. In diesem Fall soll darauf hingewirkt werden, dass
218
4.
5.
6.
7.
8.
9.
ein "ersuchter Richter" bei einem Gericht am Amtssitz der Behörde die Einvernahme durchführt.
Wenn nach dieser Prüfung eine Einvernahme einer bzw. eines Bediensteten notwendig ist oder
das Gericht auf eine Einvernahme besteht, so hat die Abteilungsleiterin bzw. der Abteilungsleiter bzw. die Bezirkshauptfrau bzw. der Bezirkshauptmann bzw. die Amtsvorständin bzw. der
Amtsvorstand über die Entbindung von der Amtsverschwiegenheitspflicht zu entscheiden,
soweit nicht Bedienstete generell von der Amtsverschwiegenheitspflicht entbunden sind (siehe
Abschnitt "C"). Sofern die Abteilungsleiterin bzw. der Abteilungsleiter bzw. die Bezirkshauptfrau
bzw. der Bezirkshauptmann bzw. die Amtsvorständin bzw. der Amtsvorstand selbst betroffen
ist, entscheidet die Abteilung Präsidium.
Gelangt die Abteilungsleiterin bzw. der Abteilungsleiter bzw. die Bezirkshauptfrau bzw. der Bezirkshauptmann bzw. die Amtsvorständin bzw. der Amtsvorstand zur Auffassung, dass die Entbindung nicht ausgesprochen wird, so hat sie bzw. er das Gericht um Widerruf der Ladung zu
ersuchen. Wird diese nicht widerrufen, hat die bzw. der Geladene zwar eine Verpflichtung
zum Erscheinen vor Gericht (wenn sie bzw. er nicht durch einen Auftrag zur Besorgung unaufschiebbarer Dienstgeschäfte auch davon entbunden wird), sie bzw. er hat aber auf die
Nicht-Entbindung hinzuweisen. Aussagen darf sie bzw. er nur dann, wenn der Richter protokolliert, dass nach Ansicht des Gerichtes das Beweisthema nicht der Amtsverschwiegenheitspflicht unterliegt.
Lässt sich aus der Ladung nicht erkennen, dass der Gegenstand der Aussage der Amtsverschwiegenheit unterliegen könnte und stellt sich dies erst bei der Aussage heraus, so hat die
bzw. der Bedienstete die Beantwortung weiterer Fragen zu verweigern. Die vernehmende Behörde hat – wenn sie die Aussage für erforderlich hält – die Entbindung von der Amtsverschwiegenheitspflicht zu beantragen.
Gemäß Gebührenanspruchsgesetz 1975 besteht für Zeuginnen bzw. Zeugen und Sachverständige ein Anspruch auf Reiseauslagenersatz. Reisekosten für das Erscheinen vor Gericht
sind gemäß § 19 bzw. § 38 Gebührenanspruchsgesetz 1975 binnen 14 Tagen nach der Beweisaufnahme beim zuständigen Gericht geltend zu machen. Es ist daher keine Reiserechnung
an das Amt der Landesregierung zu übermitteln.
Die in diesem Abschnitt beschriebene Vorgangsweise ist auch anzuwenden, wenn Gerichte um
Namhaftmachung von informierten Vertreterinnen bzw. Vertretern als Zeuginnen bzw. Zeugen
oder Sachverständige ersuchen oder informierte Vertreterinnen bzw. Vertreter laden bzw. Bedienstete in eigener Sache (etwa als Beschuldigte bzw. Beschuldigter) geladen werden. Diese
Vorgangsweise ist auch dann sinngemäß anzuwenden, wenn Bedienstete von Sicherheitsbehörden als Auskunftspersonen über strafbare Handlungen vernommen werden.
Schriftliche Erledigungen in diesen Angelegenheiten sind mit der Unterschriftsklausel "Für die
Landesamtsdirektorin" bzw. "Für den Landesamtsdirektor" zu versehen.
C. GENERELLE ENTBINDUNG VON DER AMTSVERSCHWIEGENHEIT
Aus verwaltungsökonomischen Überlegungen werden verschiedene Gruppen von Bediensteten in
unterschiedlichem Ausmaß von der Amtsverschwiegenheitspflicht für gleichartige Fälle generell
entbunden. Allerdings muss auch in diesen Fällen das Beweisthema konkret bekanntgegeben und
auch geprüft werden, ob nicht schriftliche Erledigungen im oben angeführten Sinn ausreichend
sind (siehe "Grundsätze – Punkt 5"). Bestehen im Rahmen dieser Prüfung für den konkreten Einzelfall Bedenken wegen dieser generellen Entbindung von der Amtsverschwiegenheitspflicht, kann
– in sinngemäßer Anwendung von Abschnitt "B. Ablauf" – beantragt werden, die Entbindung rückgängig zu machen.
Folgende Gruppen sind im geschilderten Umfang von der Amtsverschwiegenheitspflicht
generell entbunden:
a) Bedienstete der Bezirkshauptmannschaften, die in Angelegenheiten der Jugendwohlfahrt
mit der Durchführung von Rechtshilfeersuchen nach dem Jugendgerichtsgesetz 1988 betraut
219
b)
c)
d)
e)
sind, soweit sie vor Gericht als Zeuginnen bzw. Zeugen über sachliche Wahrnehmungen in
Durchführung der Jugend-gerichtshilfe befragt werden.
Jene Bediensteten der Aufgabengruppen Jugendwohlfahrt und Sozialhilfe, die in Strafverfahren gemäß §§ 195 bis 200 StGB aussagen sollen, soweit sich ihre Aussagen auf sachliche
Wahrnehmungen beschränken, die sie bei der Besorgung von Angelegenheiten dieser beiden
Aufgabengruppen im Zusammenhang mit den betreffenden Tatbeständen des Strafgesetzbuches gemacht haben.
Diese Regelung gilt auch für Bedienstete der Bezirkshauptmannschaften, die mit Angelegenheiten der Aufgabengruppe Sozialhilfeverband-Geschäftsstelle betraut sind, wenn aus der
Sicht des Sozialhilfeträgers keine sachlichen Bedenken gegen eine Entbindung bestehen. Bestehen solche Bedenken, ist ein Antrag auf Entbindung von der Amtsverschwiegenheitspflicht
an das Amt der Landesregierung (Abteilung Präsidium) zu übermitteln.
Alle Bediensteten, die zu "Aufsichtsorganen" gemäß §§ 24 ff des Bundesgesetzes über Sicherheitsanforderungen und weitere Anforderungen an Lebensmittel, Gebrauchsgegenstände
und kosmetische Mittel zum Schutz der Verbraucherinnen und Verbraucher (Lebensmittelsicherheits- und Verbraucherschutzgesetz - LMSVG) bestellt sind, wenn sie als Zeuginnen bzw.
Zeugen in Gerichts- oder Verwaltungsstrafverfahren einvernommen werden sollen, soweit sich
ihre Aussagen auf sachliche Wahrnehmungen im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit als Aufsichtsorgane beschränken.
Alle Bediensteten, die in Verfahren vor dem Unabhängigen Verwaltungssenat des Landes Oberösterreich als Zeuginnen bzw. Zeugen bzw. Beteiligte aussagen sollen, soweit sich ihre
Aussage auf die von ihnen zu besorgenden Aufgaben im Zusammenhang mit dem Anlassfall
beschränken.
Bedienstete der Landesbuchhaltung, soweit sie in Gerichtsverfahren zur Eintreibung offener
Forderungen des Landes Oberösterreich Auskünfte aus der Buchhaltung (wie z.B. über Darlehens- und Mietzinsberechnungen) erteilen.
D. AMTSHILFEERSUCHEN
1. Gemäß Art. 22 B-VG sind alle Organe des Bundes, der Länder und der Gemeinden im Rahmen
ihres gesetzmäßigen Wirkungsbereiches zur wechselseitigen Hilfeleistung verpflichtet.
2. Diese Verpflichtung zur Amtshilfe ist auf Grund der Judikatur des Verfassungsgerichtshofes
unmittelbar anwendbar und bedarf keiner ausdrücklichen einfachgesetzlichen Konkretisierung.
Damit ist eine Hilfeleistungspflicht gegenüber den Organen des Bundes und der Gemeinden
dem Grunde nach jedenfalls auch ohne weitere einfachgesetzliche Regelung gegeben. Wie
weit diese Hilfeleistungspflicht reicht, muss jedoch im Einzelfall jeweils konkret unter Heranziehung – allenfalls vorhandener – einfachgesetzlicher Ausführungen dieser verfassungsmäßigen
Hilfeleistungspflicht beurteilt werden.
3. Vielfach enthalten die einfachen Verwaltungsgesetze Konkretisierungen des Art. 22
B-VG, die den Umfang der Amtshilfepflicht jedenfalls abstecken. Insbesondere ist in diesem
Zusammenhang auf die Bestimmung der §§ 76 f der Strafprozessordnung hinzuweisen.
4. Die Prüfung der Frage, wie weit der Umfang der Amtshilfeleistungspflicht reicht, ist im Einzelfall
von der jeweiligen Bearbeiterin bzw. vom jeweiligen Bearbeiter bzw. in Zweifelsfragen von der
Abteilungsleiterin bzw. vom Abteilungsleiter – für die Abteilungen des Fachdienstes von den für
sie zuständigen Rechtsabteilungen –, allenfalls unter Mitbeteiligung der Direktion Verfassungsdienst, zu beurteilen.
5. Innerhalb des Amtshilfeverkehrs ist die Amtsverschwiegenheit (siehe oben A.) sowie der Datenschutz zu beachten. Die Beurteilung der Amtsverschwiegenheit und des Datenschutzes hat
durch die jeweilige Bearbeiterin bzw. den jeweiligen Bearbeiter bzw. in Zweifelsfragen durch die
Abteilungsleiterin bzw. durch den Abteilungsleiter bzw. die Bezirkshauptfrau bzw. den Bezirkshauptmann bzw. die Amtsvorständin bzw. den Amtsvorstand zu erfolgen.
220
Einsicht in Verwaltungsvorgänge im Zusammenhang mit
Diplomarbeiten, Forschungsaufträgen udgl.
Es ersuchen immer wieder insbesondere amtsfremde Personen um Einsicht in Verwaltungsvorgänge um Diplomarbeiten zu erstellen, Forschungsaufträge zu erfüllen udgl. Ebenso vergibt die
oö. Landesverwaltung aktiv Diplomarbeits- und Dissertationsthemen udgl. Beim Bearbeiten solcher Aufgabenstellungen ergeben sich einerseits vielfältige Probleme für den Amtsbetrieb (Verpflichtung zur Amtsverschwiegenheit, Datenschutz, aber auch Belastung der Landesbediensteten
durch die Unterstützung von solchen Arbeiten), andererseits können solche Arbeiten natürlich
auch positive Anregungen enthalten und somit Auswirkungen auf die Verbesserung des Verwaltungsbetriebes haben.
Unter Berücksichtigung dieser Aspekte wird die Einsicht in Verwaltungsvorgänge im Zusammenhang mit Diplomarbeiten udgl. folgendermaßen geregelt:
A. Formelle Erfordernisse:
1. Die Zustimmung zur Einsichtnahme in Verwaltungsvorgänge obliegt beim Amt der Landesregierung der Abteilungsleiterin bzw. dem Abteilungsleiter jener Abteilung, die auf Grund der Geschäftseinteilung des Amtes der Oö. Landesregierung und des Kompetenzen-Katalogs mit der
Wahrnehmung der Angelegenheit betraut ist, auf die sich das Einsichtsbegehren bezieht.
Bei den Bezirkshauptmannschaften bzw. der Agrarbezirksbehörde obliegt die Zustimmung zur
Einsichtnahme in Verwaltungsvorgänge der Bezirkshauptfrau bzw. dem Bezirkshauptmann
bzw. der Amtsvorständin bzw. dem Amtsvorstand unter Einbeziehung der Abteilungsleiterin
bzw. des Abteilungsleiters jener Abteilung, die auf Grund der Geschäftseinteilung des Amtes
der Oö. Landesregierung und des Kompetenzen-Katalogs mit der Wahrnehmung der Angelegenheit betraut ist, auf die sich das Einsichtsbegehren bezieht.
Sind mehrere Organisationseinheiten von einem solchen Begehren betroffen, wird die Entscheidung von der Leiterin bzw. vom Leiter derjenigen Organisationseinheit getroffen, die
hauptsächlich von diesem Ersuchen betroffen bzw. an die das Begehren gerichtet ist. Diese
Abteilungsleiterin bzw. dieser Abteilungsleiter bzw. die Bezirkshauptfrau bzw. der Bezirkshauptmann bzw. die Amtsvorständin bzw. der Amtsvorstand sorgt auch für die Koordination mit
den anderen Abteilungen bzw. Organisationseinheiten.
2. Soll eine Diplomarbeit bzw. Dissertation oä. erstellt werden, ist der Abteilungsleiterin bzw. dem
Abteilungsleiter bzw. der Bezirkshauptfrau bzw. dem Bezirkshauptmann bzw. der Amtsvorständin bzw. dem Amtsvorstand eine Bestätigung der Universität bzw. Fachhochschule udgl. vorzulegen; aus dieser Bestätigung muss hervorgehen, dass das Diplomarbeits- bzw. Dissertationsthema anerkannt wird.
3. Die Abteilung Präsidium ist sowohl über die Entscheidung als auch vom Abschluss der Diplomarbeit schriftlich zu verständigen.
B. Materielle Erfordernisse:
Bei der Zustimmung ist darauf zu achten, dass
1. die Verpflichtung zur Amtsverschwiegenheit und das Datenschutzgesetz sowie allfällige weitere
gesetzliche Geheimhaltungspflichten nicht verletzt werden,
221
2. für das Land Oberösterreich keine Kosten durch die Diplomarbeit udgl. entstehen dürfen (ausgenommen sind Entgelte für eine befristete Tätigkeit als Ferialpraktikantin bzw. Ferialpraktikant
bzw. wenn auf Initiative der oö. Landesverwaltung eine Diplomarbeit bzw. Dissertation in Auftrag gegeben wird.) und die Diplomarbeit udgl. von den Bediensteten außerhalb der Dienstzeit
erstellt wird,
3. kein zusätzlicher Arbeitsaufwand für Bedienstete des Landes Oberösterreich entsteht, der sie
an ihrer eigentlichen Arbeit hindert,
4. dem Land Oberösterreich ein kostenloses Exemplar der Arbeit zur Verfügung gestellt wird.
222
Oö. Auskunftspflicht-, Datenschutz- und
Informationsweiterverwendungsgesetz
Das Landesgesetz über die Auskunftspflicht, den Datenschutz und die Weiterverwendung von
Informationen öffentlicher Stellen (Oö. Auskunftspflicht-, Datenschutz- und Informationsweiterverwendungsgesetz), LGBl.Nr. 46/1988 idF. LGBl.Nr.86/2006, gliedert sich in vier Abschnitte: Abschnitt 1 betrifft die Auskunftspflicht, Abschnitt 2 den Datenschutz und Abschnitt 3 die Informationsweiterverwendung; der vierte Abschnitt betrifft gemeinsame Bestimmungen.
A. Auskunftspflicht
1. Allgemeines
Die Pflicht zur Erteilung von Auskünften trifft aufgrund des § 1 Abs. 1 des Oö. Auskunftspflicht-,
Datenschutz- und Informationsweiterverwendungsgesetzes die Organe des Landes, der Gemeinden, der Gemeindeverbände und der durch Landesgesetz geregelten Selbstverwaltung. Aufgrund
des Umstandes, dass es sich beim Oö. Auskunftspflicht-, Datenschutz- und Informationsweiterverwendungsgesetz um eine organisationsrechtliche Regelung im weiteren Sinn (also nicht um
eine lediglich den inneren Dienst betreffende Regelung) handelt, ist dieses Gesetz für alle jene
Organe verpflichtend, die in Abs. 1 angeführt werden, und zwar unabhängig davon, wem sie funktionell – dem Bund oder dem Land – zuzuordnen sind. Es unterliegen daher auch jene Landesorgane (organisatorisch) diesem Gesetz, die (auch) in der mittelbaren Bundesverwaltung tätig sind
(Bezirksverwaltungsbehörde, Landeshauptmann etc.).
Wie sich schon aus der Bestimmung des Art. 20 Abs. 4 erster Satz B-VG ("alle mit Aufgaben der
Bundes-, Landes- und Gemeindeverwaltung betrauten Organe ...") ergibt, gilt das Oö. Auskunftspflicht-, Datenschutz- und Informationsweiterverwendungsgesetz sowohl für die Hoheits- als
auch für die Privatwirtschaftsverwaltung.
Mit dem Begriff "Organ" wird lediglich eine rechtlich geregelte Einrichtung und nicht eine bestimmte Person bezeichnet, die deren Funktionen als Amts- oder Organwalter wahrnimmt. Dies
bedeutet – geht man von dieser Begriffsbestimmung aus –, dass nicht eine bestimmte Person
zur Auskunftserteilung verhalten ist, sondern nur das (abstrakte) Organ. Es hat daher ein Auskunftswerber keinen Rechtsanspruch darauf, dass die gewünschte Auskunft von einer bestimmten
Person, d.h. also von einem bestimmten Organwalter (dem Landeshauptmann, der Bezirkshauptfrau bzw. dem Bezirkshauptmann, der Abteilungsleiterin bzw. dem Abteilungsleiter usw.) erteilt
wird. Ungeachtet dessen kann jedoch durch innerdienstliche Anordnungen festgelegt sein, dass
nur bestimmte Personen bzw. nur eine bestimmte Organisationseinheit mit der Auskunftserteilung
betraut wird. Zu verweisen ist in diesem Sinn auf § 3 des Auskunftspflicht-Grundsatzgesetzes,
wonach besondere Einrichtungen mit der Erfüllung der Auskunftspflicht betraut werden können.
Im § 1 Abs. 2 des Oö. Auskunftspflicht-, Datenschutz- und Informationsweiterverwendungsgesetzes ist der Begriff "Auskunft" definiert. Entsprechend dem allgemeinen Sprachgebrauch ist unter
Auskunft die Mitteilung gesicherten Wissens, nicht aber von Meinungen, Auffassungen und Mutmaßungen zu verstehen. So betrachtet sind insbesondere nur Ergebnisse eines abgeschlossenen Willensbildungsprozesses beim zuständigen Organ und damit Tatsachen Gegenstand einer
Auskunft.
Wie die Erfahrung zeigt, ergeben sich besondere Probleme im Zusammenhang mit Rechtsauskünften. Auch dabei wird zwischen der Mitteilung gesicherten Wissens und der Äußerung einer
bloßen Rechtsmeinung zu unterscheiden sein: Wissensmitteilungen in Rechtsfragen (z.B. die Mitteilung des Inhalts einer bestimmten Vorschrift; der Hinweis, in welcher Rechtsvorschrift eine An223
gelegenheit geregelt ist etc.) fallen unter die gesetzliche Auskunftspflicht. Die Äußerung einer
Rechtsmeinung dagegen, etwa in dem ein fiktiver Sachverhalt zur Beurteilung vorgetragen wird,
ist nicht Gegenstand der Auskunftspflicht.
Zum Verhältnis zwischen der Auskunftspflicht und dem Recht auf Akteneinsicht ist zu bemerken,
dass das Auskunftspflichtgesetz keinen Rechtsanspruch auf Akteneinsicht vermittelt. Vielmehr ist
unter "Auskunft" nur die allfällige Mitteilung über den Inhalt von Akten zu verstehen, nicht aber
auch die Verpflichtung, der bzw. dem Fragenden Gelegenheit zu geben, sich selbst ein Urteil über
den Akteninhalt zu geben. Im Übrigen werden die verfahrensrechtlichen Regelungen über die Akteneinsicht durch das Auskunftspflichtgesetz in keiner Weise berührt.
Ähnliches gilt auch für die in den Verfahrensgesetzen vorgesehene Manuduktionspflicht. Auch sie
steht neben der Auskunftspflicht und wird von letzterer in keiner Weise berührt.
2. Rechtliche Grenzen der Auskunftspflicht
a. Die Organe des Landes sind gemäß § 1 Abs. 1 des Oö. Auskunftspflicht-, Datenschutz- und
Informationsweiterverwendungsgesetzes verhalten, über Angelegenheiten ihres Wirkungsbereiches Auskünfte zu erteilen. Eine Auskunftspflicht besteht sohin nur im Rahmen der sachlichen Zuständigkeit des jeweils befragten Organs des Landes (zum Organbegriff vgl. oben).
Sind in einer Angelegenheit mehrere Landesorgane zuständig, so ist jedes Organ hinsichtlich
des von ihm gesetzten oder zu setzenden Teilaktes auskunftspflichtig.
Im Interesse der Verwaltungsvereinfachung sollte ein Organ, das um eine Auskunft ersucht
wurde, zu deren Erteilung es aber nicht zuständig ist, in der Regel so vorgehen, dass unter Erteilung einer Abgabenachricht das Auskunftsbegehren der zuständigen Stelle übermittelt wird
(§ 2 Abs. 3 Oö. Auskunftspflicht-, Datenschutz- und Informationsweiterverwendungsgesetzes).
Sollte die Auskunftswerberin bzw. der Auskunftswerber allerdings gegenüber dem unzuständigen Organ auf einer Auskunftserteilung bestehen, so müsste auf Verlangen auch ein die Auskunft mangels Zuständigkeit ablehnender Bescheid erlassen werden.
b. Eine Auskunft ist nicht zu erteilen, wenn dem eine gesetzliche Verschwiegenheitspflicht entgegensteht (§ 3 Abs. 1 Oö. Auskunftspflicht-, Datenschutz- und Informationsweiterverwendungsgesetz).
Eine solche "gesetzliche Verschwiegenheitspflicht" ist vor allem die in Art. 20 Abs. 3
B-VG geregelte Amtsverschwiegenheit; Verschwiegenheitspflichten können sich aber etwa
auch aus dem Datenschutzgesetz 2000 ergeben.
Eine gesetzliche Verschwiegenheitspflicht im Sinne des Oö. Auskunftspflicht-, Datenschutzund Informationsweiterverwendungsgesetzes besteht nicht nur dann, wenn die Amtsverschwiegenheit zum Tragen kommt, sondern auch dann, wenn besondere gesetzliche Vorschriften bestehen, die die Weitergabe bestimmter Tatsachen untersagen. In diesem Zusammenhang sei
etwa auf § 13 Preisgesetz, § 9 Krankenanstalten- und Kuranstaltengesetz, §§ 54 und 89 Ärztegesetz etc. hingewiesen.
c. Eine Grenze der Auskunftspflicht ist das mutwillige Auskunftsbegehren. § 3 Abs. 2 lit. a Oö.
Auskunftspflicht-, Datenschutz- und Informationsweiterverwendungsgesetz bestimmt, dass
Auskünfte verweigert werden können, wenn sie "offenbar mutwillig verlangt" werden.
Auch in diesem Fall lässt sich keine allgemeine Umschreibung dafür geben, unter welchen
Voraussetzungen ein Auskunftsbegehren als mutwillig anzusehen ist. In diesem Zusammenhang sei aber etwa auf VwSlg. 8448A/1973 hingewiesen. Dieses Erkenntnis erging zwar zu §
35 AVG 1950; es kann aber auch im vorliegenden Zusammenhang als eine gewisse Richtlinie
gelten. Mutwillig handelt danach, "wer sich in dem Bewusstsein der Grund- und Aussichtslosig224
keit, der Nutz- und Zwecklosigkeit seines Anbringens an die Behörde wendet, sowie wer aus
Freude an der Behelligung der Behörde handelt". Ein Indiz kann im gegebenen Zusammenhang auch sein, dass etwa eine Person immer wieder Auskünfte in der erkundbaren Absicht
verlangt herauszubekommen, wie lange die Behörde zur Erledigung braucht. Ein anderes Indiz
kann darin bestehen, dass Auskünfte über Tatsachen verlangt werden, die auf anderem Wege
relativ einfach zugänglich sind.
Auch in diesem Zusammenhang wird nahegelegt, eine großzügige Haltung einzunehmen und
ein Auskunftsbegehren nur dann als mutwillig zu betrachten, wenn dies auf der Hand liegt.
d. Eine weitere Grenze der Auskunftserteilung ergibt sich aus § 3 Abs. 2 lit. b Oö. Auskunftspflicht-, Datenschutz- und Informationsweiterverwendungsgesetz, wonach die Erteilung einer
Auskunft verweigert werden kann, wenn die Erteilung der Auskunft umfangreiche Erhebungen
und Ausarbeitungen erfordert, die die ordnungsgemäße Besorgung der übrigen gesetzlichen
Aufgaben der Organe wesentlich beeinträchtigt. Der Grundgedanke dieser gesetzlichen Regelung besteht darin, dass die Auskunftserteilung zwar eine Serviceleistung der Verwaltung ist,
dadurch aber die eigentlichen Aufgaben des Verwaltungsorgans nicht wesentlich beeinträchtigt
werden dürfen.
Ausgehend davon könnte daher dann, wenn die Erteilung einer verlangten Auskunft einen unverhältnismäßig hohen Verwaltungsaufwand mit sich bringen würde, die Verweigerung der
Auskunft gerechtfertigt sein. Unter welchen Voraussetzungen ganz allgemein die Besorgung
der übrigen Aufgaben der Verwaltung durch die Erteilung von Auskünften "wesentlich beeinträchtigt" würde, lässt sich im allgemeinen nicht sagen. Eine Beurteilung dieser Frage ist etwa
von der Größe der Behörde und des zur Verfügung stehenden Personals ebenso abhängig, wie
von der Zahl der eingelangten Auskunftsbegehren. Es ist daher denkbar, dass unter dem hier
behandelten Aspekt Auskünfte verweigert werden müssen, weil sie in einer so großen Zahl an
das Organ herangetragen werden, dass die übrigen Verwaltungsaufgaben nicht mehr ordnungsgemäß erfüllt werden könnten, würde allen diesen Auskunftsbegehren entsprochen werden. Ebenso ist es auch denkbar, dass einem konkreten Auskunftsbegehren deshalb nicht entsprochen werden kann, weil es außerordentlich umfangreiche Vorarbeiten erfordern würde.
Grundsätzlich sollte jedoch bei der Handhabung des Auskunftspflichtgesetzes von der Überlegung ausgegangen werden, dass im Interesse des angestrebten Verwaltungsservices nur in
Ausnahmefällen die Erteilung einer Auskunft wegen einer wesentlichen Beeinträchtigung der
Besorgung der übrigen Aufgaben der Verwaltung verweigert werden sollte.
Überdies wäre auch zu prüfen, ob dem Auskunftsbegehren – mit vertretbarem Arbeitsaufwand
– wenigstens teilweise entsprochen werden könnte.
e. Weiters kann die Auskunft gemäß § 3 Abs. 2 lit. c Oö. Auskunftspflicht-, Datenschutz- und Informationsweiterverwendungsgesetz dann verweigert werden, wenn der Auskunftswerberin
bzw. dem Auskunftswerber die gewünschten Informationen anders unmittelbar zugänglich sind.
Diese, ebenfalls der Entlastung der Verwaltung dienende Bestimmung ermöglicht es, die Auskunft unter dem Hinweis zu verweigern, dass die gewünschte Information z.B. den Medien, einem Informationsblatt, einer Broschüre etc. entnommen werden kann.
3. Vorgangsweise bei der Auskunftserteilung
Hinsichtlich der Vorgangsweise bei der Auskunftserteilung ist zunächst darauf hinzuweisen, dass
die Auskunft ihrer Rechtsnatur nach – wie bereits oben erwähnt – eine Wissenserklärung ist und
somit keinen nomativen Inhalt hat. Die Auskunft gestaltet auch keine Rechtsverhältnisse und kann
solche nicht in rechtsverbindlicher Weise feststellen. Demgemäß ist eine Auskunft kein Verwaltungsakt im Sinne der österreichischen Terminologie. Für die Auskunftserteilung sind daher verfahrensrechtliche Bestimmungen – insbesondere das AVG 1991 – nicht anwendbar. Es geht ihr
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daher auch kein Verfahren voraus. Die Auskunftserteilung ist vielmehr das tatsächliche Entsprechen einem bestehenden Rechtsanspruch gegenüber.
§ 2 Abs. 1 Oö. Auskunftspflicht-, Datenschutz- und Informationsweiterverwendungsgesetz regelt
näher, wie Auskunftsbegehren zu stellen sind. Es wird dabei von dem Grundgedanken ausgegangen, dass derartige Begehren in jeder Form mündlich oder schriftlich angebracht werden können.
Im § 2 Abs. 2 leg. cit. ist festgehalten, dass verlangt werden kann, ein mündlich oder telefonisch
angebrachtes Auskunftsbegehren schriftlich auszuführen. Dies gilt dann, wenn das Auskunftsbegehren seinem Inhalt oder dem Umfang der gewünschten Auskunft nach nicht ausreichend klar
ist. Wird ein solcher Auftrag zur schriftlichen Ausführung erteilt, so liegt ein Auskunftsbegehren im
Sinne des Oö. Auskunftspflicht-, Datenschutz- und Informationsweiterverwendungsgesetz erst vor,
wenn der Auskunftswerber entsprechend diesem Auftrag die schriftliche Ausführung eingebracht
hat. Geschieht dies nicht, so ist demgemäß nichts weiter zu veranlassen.
Was die Art und Weise der Erteilung der Auskunft anlangt, so enthält das Oö. Auskunftspflicht-,
Daten-schutz- und Informationsweiterverwendungsgesetz die Regelung, dass die Auskunft soweit
wie möglich mündlich oder telefonisch zu erteilen ist (§ 4 Abs. 1 Oö. Auskunftspflicht-, Datenschutz- und Informationsweiterverwendungsgesetz). Diese Regelung entspricht auch der bisherigen Praxis; insbesondere telefonische oder mündliche Auskunftsbegehren können sofort beantwortet werden. In allen anderen Fällen wird die Auskunft in der Regel schriftlich zu erteilen sein.
§ 4 Abs. 2 Oö. Auskunftspflicht-, Datenschutz- und Informationsweiterverwendungsgesetz sieht
allerdings vor, dass Auskünfte ohne unnötigen Aufschub zu erteilen sind, tunlichst aber innerhalb
von 8 Wochen nach dem Einlangen des Auskunftsbegehrens; kann diese Frist aus besonderen
Gründen nicht eingehalten werden, ist die Auskunftswerberin bzw. der Auskunftswerber unter Angabe der Gründe zu benachrichtigen. Die Zielsetzung des Gesetzes geht also dahin, dass Auskünfte möglichst schnell erteilt werden.
Im Gegensatz zur Auskunftserteilung ist die Verweigerung einer Auskunft ein Verwaltungsakt:
§ 5 Abs. 1 Oö. Auskunftspflicht-, Datenschutz- und Informationsweiterverwendungsgesetz normiert nämlich, dass – wird eine Auskunft verweigert – die Behörde aufgrund eines schriftlichen
Antrages der Auskunftswerberin bzw. des Auskunftswerbers, in dem das Auskunftsbegehren
nochmals darzulegen ist, die Verweigerung mit schriftlichem Bescheid auszusprechen und die
dafür maßgebenden Gründe anzuführen hat.
Hinsichtlich des anzuwendenden Verfahrens sieht § 5 Abs. 2 vor, dass das AVG 1991 gilt.
Sowohl zur Auskunftserteilung als auch zur Bescheiderstellung ist jeweils die Abteilung des Amtes
der Landesregierung zuständig, die mit der Wahrnehmung jener Angelegenheit, in der die Auskunft erwünscht wurde, betraut ist (siehe insbesondere Kompetenzen-Katalog). Soweit ein Auskunftsbegehren bei einer Bezirkshauptmannschaft einlangt, ist die Auskunft von dieser zu erteilen,
wenn die Angelegenheit, auf die sich die Auskunft bezieht, von der Bezirkshauptmannschaft
wahrgenommen wird. Vor allem im Hoheitsbereich sind zuweilen mehrere Organisationseinheiten
mit der Wahrnehmung von Angelegenheiten betraut (z.B. Amt der Landesregierung - Bezirkshauptmannschaften im Gewerberecht, Wasserrecht, Naturschutz etc.). In diesem Fall trifft die
Verpflichtung zur Auskunftserteilung diejenige Organisationseinheit, an die das Auskunftsbegehren gerichtet ist. Beinhaltet jedoch das Begehren einen bestimmten "Verfahrensstand", so wird die Auskunft von jener Organisationseinheit zu erteilen sein, die mit der Durchführung des Verfahrens be-traut ist. In diesem Zusammenhang wird darauf hingewiesen, dass in den
einzelnen Organisationseinheiten einzelne oder alle Bearbeiterinnen bzw. Bearbeiter mit der Erteilung der Auskunft betraut werden können.
Gemäß § 6 Oö. Auskunftspflicht-, Datenschutz- und Informationsweiterverwendungsgesetz ist zur
Erlassung des Bescheides nach § 6 leg. cit. zuständig:
- wenn die zur Auskunftserteilung zuständige Stelle ein Gemeindeorgan ist: Die Bürgermeisterin
bzw. der Bürgermeister (Abs. 1 Z 1);
- wenn die zur Auskunftserteilung zuständige Stelle ein Organ eines Gemeindeverbandes (Abs.
1 Z 2) oder ein Organ eines sonstigen landesgesetzlich eingerichteten Selbstverwaltungskörpers (Abs. 1 Z 3) ist: Das zur Vertretung nach außen berufene Organ;
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- wenn die zur Auskunftserteilung zuständige Stelle die Bezirksverwaltungsbehörde oder die Agrarbezirksbehörde ist: Diese Behörde (Abs. 1 Z 4);
- wenn die zur Auskunftserteilung zuständige Stelle ein sonstiges dem Land organisatorisch zugeordnetes Organ ist: Die Landesregierung, sofern in Abs. 2 nichts anderes bestimmt ist (Abs.
1 Z 5);
- wenn die zur Auskunftserteilung zuständige Behörde der Unabhängige Verwaltungssenat ist, ist
dieser zur Erlassung eines Bescheides gemäß § 5 leg. cit. in erster und letzter Instanz zuständig (Abs. 2).
Gegen Bescheide, die gemäß § 6 Abs. 1 Z 1 und 2 erlassen wurden, kann unmittelbar Vorstellung
an die Aufsichtsbehörde im Sinn der jeweils maßgeblichen organisatorischen Bestimmungen erhoben werden (§ 6 Abs. 3 Oö. Auskunftspflicht-, Datenschutz- und Informationsweiterverwendungsgesetz). Über Berufungen gegen Bescheide, die gemäß § 6 Abs. 1 Z 3 bis 5 erlassen wurden, entscheidet der Unabhängige Verwaltungssenat (Abs. 4).
B. Datenschutz
Der zweite Abschnitt (§§ 8 und 9) des Oö. Auskunftspflicht-, Datenschutz- und Informationsweiterverwendungsgesetzes betrifft den Datenschutz; dabei wird grundsätzlich pauschal auf das Datenschutzgesetz 2000 verwiesen.
C. Informationsweiterverwendung
Der dritte Abschnitt (§§ 10 ff) des Oö. Auskunftspflicht-, Datenschutz- und Informationsweiterverwendungsgesetzes (LGBl. Nr. 46/1988 in der Fassung LGBl. Nr. 86/2006), der in Umsetzung der
so genannten PSI-Richtlinie (Richtlinie 2003/98/EG des Europäischen Parlaments und des Rates
vom 17. November 2003 über die Weiterverwendung von Informationen des öffentlichen Sektors –
Directive on the reuse of public sector information) ergangen ist, hat die Erschließung des wirtschaftlichen Potentials, das in den Dokumenten öffentlicher Stellen liegt, zum Ziel. Insbesondere
soll es Unternehmen erleichtert werden, neue Informationsprodukte und -dienste zu erstellen, indem ihnen die Möglichkeit geboten wird, durch die Weiterverwendung von Dokumenten öffentlicher Stellen deren wirtschaftliches Potential als Ausgangsmaterial für Produkte und Dienste, insbesondere mit digitalen Inhalten, zu nutzen und so zu Wirtschaftswachstum und zur Schaffung
neuer Arbeitsplätze beizutragen (vgl. AB zu § 10, Beilage 904/2006 zum kurzschriftlichen Bericht
des Oö. Landtags, XXVI. Gesetzgebungsperiode, unter Hinweis auf die Richtlinie).
Unter einer "öffentlichen Stelle" im Sinne des gegenständlichen Gesetzes sind das Land (darunter
fallen wohl auch die Bezirkshauptmannschaften), die Gemeinden, die landesgesetzlich eingerichteten Selbstverwaltungskörper und gewisse Einrichtungen auf landesgesetzlicher Grundlage zu
verstehen (vgl. § 11).
Eine Verpflichtung, Dokumente zur Weiterverwendung zur Verfügung zu stellen, wurde nicht normiert. Die Entscheidung, ob die Weiterverwendung genehmigt wird, ist Sache der jeweils betroffenen öffentlichen Stelle. Wird die Weitergabe von Dokumenten gestattet, hat dies nach Maßgabe
der Bestimmungen des Oö. Auskunftspflicht-, Datenschutz- und Informationsweiterverwendungsgesetzes zu erfolgen.
Zu beachten ist auch, dass Rechtsvorschriften, die den Zugang zu Dokumenten öffentlicher Stellen regeln, datenschutzrechtliche Bestimmungen und gesetzliche Verschwiegenheitsbestimmungen durch das Informationsweiterverwendungsgesetz nicht berührt werden (vgl. § 10 Abs. 3).
Der Begriff "Dokument" ist unabhängig von der Form des Datenträgers zu verstehen. Informationen können daher in Papier, in elektronischer Form oder als Ton,- Bild- oder audiovisuelles Material vorliegen.
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Nach § 15 leg. cit. können öffentliche Stellen Bedingungen für die Weiterverwendung der in ihrem
Besitz befindlichen Dokumente in einem Vertrag festlegen, in dem die wesentlichen Fragen der
Weiterverwendung geregelt werden. Diese Bedingungen dürfen die Möglichkeit der Weiterverwendung der begehrten Dokumente nicht unnötig einschränken und keine Behinderung des Wettbewerbs bewirken.
Entscheidend ist grundsätzlich, dass die Weitergabe von Dokumenten in nichtdiskriminierender
Weise geschieht (vgl. § 17). Das bedeutet einerseits, dass Dokumente, die sich im Besitz von öffentlichen Stellen befinden und zur Weiterverwendung verfügbar sind, allen potenziellen Marktteilnehmerinnen und Marktteilnehmern offen stehen müssen, und andererseits, dass die Entgelte und
sonstigen Bedingungen für die Weiterverwendung von Dokumenten, die sich im Besitz öffentlicher
Stellen befinden, für vergleichbare Kategorien der Weiterverwendung nicht diskriminierend zu sein
haben. Vergleichbare Kategorien der Weiterverwendung liegen dann vor, wenn der Zweck der
Weiterverwendung bzw. das mit der Weiterverwendung beabsichtigte Endprodukt gleich oder zumindest gleichartig ist. Für verschiedene Zwecke der Weiterverwendung können daher auch verschiedene Entgelte für ein und dasselbe Dokument verrechnet werden. Ausschließlichkeitsvereinbarungen, dh. Vereinbarungen zwischen öffentlichen Stellen und Dritten, die ausschließliche
Rechte hinsichtlich der Weiterverwendung der in den Geltungsbereich des Oö. Auskunftspflicht-,
Datenschutz- und Informationsweiterverwendungsgesetzes fallenden Dokumente festlegen, sind
daher jedenfalls unzulässig (vgl. § 18 Abs. 1). Für die kommerzielle und die nicht-kommerzielle
Weiterverwendung der Dokumente können öffentliche Stellen unterschiedliche Entgelte und unterschiedliche Nutzungsbedingungen vorsehen.
Zur Frage der Einhebung von Entgelten ist auf § 14 zu verweisen. Nach dieser Bestimmung steht
es den öffentlichen Stellen frei, ob Entgelte eingehoben werden oder nicht. Entscheiden sich die
öffentlichen Stellen für die Einhebung von Entgelten, so haben sie diese selbst festzulegen; allerdings dürfen diese Entgelte nicht willkürlich festgesetzt werden und nicht überhöht sein (nähere
Regelungen trifft § 14).
§ 16 Abs. 1 sieht vor, dass die für die Weiterverwendung von Dokumenten geltenden Standardbedingungen und Standardentgelte von den öffentlichen Stellen im Voraus festzulegen und in geeigneter Weise – nach Möglichkeit im Internet – zu veröffentlichen sind.
Zusammenfassend ist daher festzuhalten, dass die öffentlichen Stellen nicht verpflichtet sind, Dokumente, die sich in ihrem Besitz befinden, weiterzugeben und bei der Weitergabe von Daten auf
gesetzliche Bestimmungen wie etwa Datenschutz und Amtsverschwiegenheit zu achten haben.
Sofern Daten gegen Entgelt weitergegeben werden, werden entsprechende Regelungen getroffen
und entsprechend veröffentlicht.
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Umweltinformationsgesetz; Oö. Umweltschutzgesetz 1996;
Durchführung
Für die innerorganisatorische Kompetenz zur Auskunftserteilung bzw. zur Bescheiderlassung nach
dem Umweltinformationsgesetz (UIG) bzw. dem Oö. Umweltschutzgesetz 1996 gilt Folgendes:
1. Auskunftserteilung und Bescheiderlassung beim Amt der Oö. Landesregierung:
a) Grundsatz:
Wird ein Begehren auf Mitteilung von Umweltdaten beim Amt der Landesregierung eingebracht, so ist zur Auskunftserteilung bzw. Bescheiderlassung grundsätzlich jene Abteilung
zuständig, die auf Grund der Geschäftseinteilung des Amtes der Oö. Landesregierung und
des Kompetenzen-Kataloges mit der Wahrnehmung der Angelegenheit betraut ist, auf die
sich das Auskunftsbegehren bezieht.
b) Sonderregelung für die Abteilungen des "Fachdienstes":
Wird ein schriftliches Begehren auf Mitteilung von Umweltdaten nach dem UIG bei Abteilungen des "Fachdienstes" eingebracht, so hat zunächst die Abteilung des "Fachdienstes", die
aufgrund der Geschäftseinteilung des Amtes der Oö. Landesregierung und des Kompetenzen-Kataloges mit der Wahrnehmung der angefragten Angelegenheit betraut ist, festzustellen, inwieweit die angefragten Umweltdaten zur Verfügung stehen. Anschließend hat diese
Abteilung die Anfrage samt den zur Verfügung stehenden Umweltdaten bzw. samt einer Information über das Nicht-Vorhandensein von Umweltdaten an die für sie im konkreten Fall
zuständige "Rechtsabteilung" zu übermitteln.
Zur Auskunftserteilung (einschließlich des Verfahrens im Zusammenhang mit Geschäftsund Betriebsgeheimnissen gemäß § 7 UIG bzw. § 18 Oö. Umweltschutzgesetz 1996) bzw.
zur Bescheiderlassung ist in diesen Fällen die (nach der Geschäftseinteilung des Amtes der
Oö. Landesregierung und nach dem Kompetenzen-Katalog) jeweils für die angefragte Materie in Betracht kommende "Rechtsabteilung" zuständig.
Beispiel anhand der Direktion Umwelt und Wasser: Bei der Abteilung Umweltschutz werden
Umweltdaten angefragt. Die Abteilung Umweltschutz übermittelt die Anfrage samt vorhandenen Daten an die Abteilung Anlagen-, Umwelt- und Wasserrecht. Die Abteilung Anlagen-,
Umwelt- und Wasserrecht erteilt dann die Auskunft (bzw. erlässt bei angefragten Umweltdaten, die nicht vorhanden sind oder über die nicht Auskunft erteilt werden kann, den abweisenden Bescheid).
Die Verpflichtung, das Informationsbegehren ohne unnötigen Aufschub unter Berücksichtigung etwaiger von der bzw. dem Informationssuchenden angegebenen Terminen, grundsätzlich aber spätestens innerhalb eines Monats (vgl. dazu § 5 Abs. 6 UIG; § 16 Abs. 6 Oö.
Umweltschutzgesetz 1996) zu beantworten, trifft in diesen Fällen alle beteiligten Abteilungen; eine enge Zusammenarbeit zwischen den betroffenen Abteilungen des "Fachdienstes"
und den jeweils zuständigen "Rechtsabteilungen" empfiehlt sich daher.
c) Vorgangsweise, wenn mehrere Organisationseinheiten von einer Anfrage betroffen
sind:
Wenn mehrere Organisationseinheiten mit der Wahrnehmung von Angelegenheiten betraut
sind, auf die sich ein Auskunftsbegehren bezieht, trifft die Verpflichtung zur Auskunftserteilung bzw. Bescheiderlassung diejenige Organisationseinheit, an die das Auskunftsbegehren
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gerichtet ist. Falls es sich dabei um eine Abteilung des "Fachdienstes" handelt, gilt die unter
b) festgehaltene Regelung sinngemäß.
d) Vorgangsweise, wenn eine Anfrage an mehrere Organisationseinheiten gerichtet ist:
Soweit aus der Anfrage erkennbar ist, dass diese an mehrere Organisationseinheiten gerichtet wurde, hat die hauptsächlich von der Anfrage betroffene Organisationseinheit (siehe Geschäftseinteilung des Amtes der Landesregierung bzw. Kompetenzen-Katalog) neben der
Auskunftserteilung bzw. Bescheiderlassung auch die entsprechenden Koordinierungsmaßnahmen zu treffen. Falls es sich dabei um eine Abteilung des "Fachdienstes" handelt, gilt die
unter b) festgehaltene Regelung sinngemäß.
2. Auskunftserteilung und Bescheiderlassung bei den Bezirkshauptmannschaften und der
Agrarbezirksbehörde:
Sofern die Angelegenheit, auf die sich das Auskunftsbegehren bezieht, von Bezirkshauptmannschaften bzw. der Agrarbezirksbehörde wahrgenommen wird, sind diese für die Auskunftserteilung bzw. die Bescheiderlassung zuständig.
Anfragen nach dem UIG und nach dem Oö. Umweltschutzgesetz 1996 haben in einem besonderen Ausmaß fachübergreifenden Charakter; aus diesem Grund ist es notwendig, dass bei der Anfragebeantwortung zwischen den beteiligten Organisationseinheiten eine möglichst effiziente und
unbürokratische Zusammenarbeit (vor allem in Form telefonischer Absprachen und kurzer Besprechungen der beteiligten Bearbeiterinnen bzw. Bearbeiter) stattfindet.
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Anhang zu § 78 DBO
Objektive und unparteiische Entscheidungen von Landesbediensteten
Es ist in unser aller Interesse, nicht nur gesetzmäßig und objektiv zu entscheiden, sondern dies
auch für Außenstehende klar erkenntlich zu machen. Daher ist auch im Bereich der Privatwirtschaft der § 7 Abs. 1 AVG 1991 jedenfalls als Leitlinie heranzuziehen.
Von Befangenheit ist gemäß VwGH-Judikatur dann zu sprechen, wenn die Möglichkeit besteht,
dass ein Organ durch seine persönliche Beziehung zu der den Gegenstand einer Beratung und
Beschlussfassung bildenden Sache oder zu den an dieser Sache beteiligten Personen in der unparteiischen Amtsführung beeinflusst sein könnte.
Zu § 7 Abs. 1 Z. 3 hat der VwGH weiters entschieden, dass zum Beispiel die Bezeichnung einer
Partei als "lächerliche Fischereiberechtigte" die Unbefangenheit bereits in Zweifel ziehen lässt.
Auch ist die "Ausübung verschiedener Funktionen durch dieselbe Person im gleichen Falle" bedenklich, wenn es nicht andere gesetzliche Anordnungen gibt. Allerdings ist das "Du-Wort" alleine
noch kein Indiz für Befangenheit.
Im Sinne einer bürgerorientierten Verwaltung ist somit neben der objektiven Entscheidung in der
Sache immer auch die Optik für Außenstehende zu beachten. Im Zweifelsfall ist bei hoheitlichen
ebenso wie bei privatwirtschaftlichen Verfahren die Dienststellenleiterin bzw. der Dienststellenleiter zu informieren und eine Vertretung zu veranlassen.
231
Nebenbeschäftigungen von Landesbediensteten;
Genehmigungspflicht1
Nachfolgender Erlass betreffend die Genehmigungspflicht von Nebenbeschäftigungen von Landesbediensteten gilt mit Wirkung vom 8. März 1999.
A. Allgemeine Bestimmungen
1. Definition der Nebenbeschäftigung
Nebenbeschäftigung ist jede erwerbsmäßige Beschäftigung, die Landesbedienstete außerhalb
ihres Dienstverhältnisses ausüben.
Erwerbsmäßig ist jede selbständige oder unselbständige Tätigkeit, die unabhängig von Dauer, Ort
oder tatsächlichem Erfolg die Erzielung von Einnahmen bezweckt. (Entscheidend ist nicht der tatsächliche subjektive Wille der bzw. des Bediensteten, sondern der aus ihrer bzw. seiner Tätigkeit
zutage tretende objektive Erklärungswert aus der Sicht eines vernünftigen und einsichtigen Menschen in der konkreten Situation des Handelnden unter Berücksichtigung der allgemeinen Lebenserfahrung; objektiviert-subjektiver Maßstab).
Dazu zählen insbesondere der Betrieb eines Unternehmens, mag dieser im Einzelfall auch Verluste bringen, eine Tätigkeit im Vorstand, Aufsichtsrat, Verwaltungsrat oder in einem sonstigen Organ
einer auf Gewinn gerichteten juristischen Person des privaten Rechtes oder Personengesellschaft.
Dazu zählen insbesondere die Aktiengesellschaften, GmbH, OHG, KG, OEG, KEG, EEG, Genossenschaften, Stiftungen, Fonds, Vereinssparkassen.
Nicht darunter fallen Vermietung, Verpachtung oder sonstige Nutzung bzw. Verwaltung des eigenen Vermögens. (Dies gilt nicht bei gewerbsmäßigen Vermietungen wie z.B. § 4 GewO 1994 bezüglich Vermietung von Stellplätzen.)
Nicht erwerbsmäßig sind weiters ehrenamtliche Tätigkeiten wie z.B. freiwillige Rot-Kreuz-Helfer,
freiwillige Feuerwehr, etc. Dies gilt grundsätzlich für alle Funktionen in Vereinen nach dem Vereinsgesetz, selbst wenn diese mit Aufwandsentschädigungen verbunden sind.
2. Unzulässigkeit von Nebenbeschäftigungen
Die Ausübung einer Nebenbeschäftigung ist bei Vorliegen der folgenden Gründe auch dann unzulässig, wenn die Grenzen der Genehmigungspflicht (siehe Abschnitt A, Punkt 4.) nicht erreicht
werden.
Landesbedienstete dürfen keine Nebenbeschäftigung ausüben, die
a. sie an der ordnungsgemäßen Erfüllung ihrer dienstlichen Aufgaben behindern,
b. die Vermutung der Befangenheit in Ausübung ihres Dienstes hervorrufen (dies liegt dann
vor, wenn durch die Ausübung der Nebenbeschäftigung in der Bevölkerung der Eindruck erweckt werden könnte, dass Bedienstete bei der Versehung ihres Dienstes nicht völlig unbefangen und in ihrer Entscheidungsfreiheit gehemmt sind),
c. für die Landesbedienstete bzw. den Landesbediensteten eine zusätzliche Belastung schafft,
durch die eine Beeinträchtigung der vollen geistigen und körperlichen Leistungsfähigkeit im
Dienst zu erwarten ist,
d. dem Grund der gewährten Teilzeitbeschäftigung oder des gewährten Karenzurlaubs widerspricht oder
1
Diese Regelung beruht auf dem Erlass vom 3. Februar 1999, PersR-450016/143-1998/Kop, geändert
mit Sammelerlass vom 30. Oktober 2006, PersR-490000/561-2006-Kop/Gi.
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e. sonstige wesentliche Interessen des Landes Oberösterreich als Dienstgeber oder als
Träger von Privatrechten gefährdet.
Die Einhaltung dieser Bestimmungen hat jede bzw. jeder Bedienstete sowohl vor Aufnahme einer
Nebenbeschäftigung als auch während der Ausübung von genehmigten Nebenbeschäftigungen
auch für sich selber ständig zu prüfen und zu beachten. Im Fall eines Verstoßes der Nebenbeschäftigung gegen diese Regelung hat sie bzw. er die Nebenbeschäftigung entsprechend einzuschränken bzw. gänzlich zu unterlassen.
Weiters hat die bzw. der jeweilige Vorgesetzte die Einhaltung dieser Vorschriften nach bestem
Wissen und Gewissen zu kontrollieren und bei Zuwiderhandeln für die Einhaltung der Vorschriften
zu sorgen. Wird die Nebenbeschäftigung dennoch nicht eingeschränkt bzw. unterlassen, ist unverzüglich Meldung an die Abteilung Personal zu erstatten.
3. Vorrang der dienstlichen Tätigkeit
Die dienstliche Tätigkeit hat – insbesondere auch bei Diensteinteilungen, Notwendigkeiten von
Mehrdienstleistungen, etc. – Vorrang gegenüber einer Nebenbeschäftigung.
Dies gilt nicht in jenen Fällen, in denen das (zeitliche) Ausmaß der Beschäftigung im Landesdienst
im Verhältnis zur Normalarbeitszeit so gering ist, dass bei realistischer Betrachtungsweise von der
bzw. dem Be-diensteten der Vorrang des Dienstverhältnisses zum Land Oberösterreich im Hinblick auf seinen Hauptberuf in zumutbarer Weise nicht verlangt werden kann (z.B.: Konsiliarfachärztin bzw. Konsiliarfacharzt).
4. Genehmigungspflicht
Einer Genehmigung für die beabsichtigte Ausübung einer Nebenbeschäftigung bedürfen Landesbedienstete, wenn das (der) aus einer Nebenbeschäftigung erzielte Entgelt (Umsatz) bar oder in
Güterform voraussichtlich den Betrag von 291 Euro in einem Kalendermonat überschreitet. (Die
einmalige Überschreitung der Grenze von 291 Euro begründet auch dann die Genehmigungspflicht, wenn der Umsatz in einem anderen Monat diesen Wert nicht erreicht oder wenn keine Absicht besteht, die Tätigkeit zu wiederholen.)
Dies gilt nicht für Konsiliarfachärztinnen und -ärzte.
Für die Berechnung dieser Grenze (291 Euro) sind die "Brutto(Roh-)einnahmen", also das Entgelt
(der Umsatz) vor dem Abzug der Steuern bzw. Sozialversicherungsbeiträge und ohne Berücksichtigung der Betriebsaufwendungen (Werbungskosten, Investitionsaufwand, Vorsteuerabzug, etc.)
maßgebend.
Bis zur Entscheidung der Abteilung Personal darf die Nebenbeschäftigung nicht ausgeübt werden,
es ist daher rechtzeitig vor Aufnahme der geplanten Tätigkeit schriftlich, mittels des beiliegenden Formblattes um Genehmigung anzusuchen.
Dem Ansuchen sind alle zur Beurteilung der Nebenbeschäftigung und der Auswirkungen der Nebenbeschäftigung erforderlichen Angaben, wie insbesondere Angaben über die Art und die Dauer
der Nebenbeschäftigung sowie die voraussichtliche Höhe des dadurch erzielten Entgelts (Umsatzes), anzuschließen.
Die bzw. der Landesbedienstete hat eine Gleichschrift (Kopie) seines Ansuchens unverzüglich auf direktem Weg – ohne Stellungnahme seiner bzw. seines Vorgesetzten – der Abteilung
Personal zu übermitteln (Vorabinformation).
Die bzw. der Vorgesetzte (Abteilungsleiterin bzw. Abteilungsleiter, Bezirkshauptfrau bzw. Bezirkshauptmann, ärztliche Leiterin bzw. ärztlicher Leiter, Verwaltungsleiterin bzw. Verwaltungsleiter, etc.) hat eine ausführliche Stellungnahme (Unterschrift und Datum allein genügen nicht) zu
234
der in Aussicht genommenen Nebenbeschäftigung abzugeben und diese mit der bzw. dem Bediensteten zu besprechen.
Das Ansuchen (ausgefülltes Formblatt samt Stellungnahme) ist von der bzw. von dem Vorgesetzten unverzüglich, spätestens jedoch binnen vierzehn Tagen ab Einlangen an die Abteilung
Personal weiterzuleiten.
Enthält das Ansuchen die geforderten Angaben nicht oder nicht vollständig, ist der bzw. dem Bediensteten formfrei die Nachbringung fehlender Unterlagen oder Angaben binnen angemessener Frist von der Abteilung Personal aufzutragen. Kommt die bzw. der Bedienstete dieser
Aufforderung nicht fristgerecht nach, gilt ihr bzw. sein Genehmigungsansuchen als zurückgezogen. (Innerhalb der offenen Frist für die Verbesserung eines Ansuchens wird der Fristenlauf für die Nichtgenehmigung einer Nebenbeschäftigung (vgl. unten) unterbrochen.)
Die Genehmigung ist aus den in Abschnitt A, Punkt 2 aufgezählten Gründen zu versagen.
Eine Genehmigung gilt unbeschadet allenfalls erforderlicher sonstiger Voraussetzungen (zB.
Gewerbeschein, etc.) als erteilt, wenn der Dienstgeber nicht binnen zwei Monaten nach Absendung der Gleichschrift des Genehmigungsansuchens durch die Landesbedienstete
bzw. den Landesbediensteten direkt an die Abteilung Personal (Vorabinformation) die Ausübung der Nebenbeschäftigung untersagt.
Unterbleibt eine Vorabinformation, beginnt diese Frist mit Einlangen des Ansuchens in der Abteilung Personal zu laufen.
Neu in den oö. Landesdienst eintretende Bedienstete, die bereits zu diesem Zeitpunkt eine Nebenbeschäftigung ausüben, haben unverzüglich nach Dienstantritt um Genehmigung anzusuchen.
Bisher gemeldete und vom Dienstgeber zur Kenntnis genommene Nebenbeschäftigungen bedürfen nur im Fall einer wesentlichen Änderung der Tätigkeit (siehe unten Pkt. 6) einer Genehmigung.
5. Widerruf
Der Dienstgeber hat die Genehmigung einer Nebenbeschäftigung zu widerrufen, wenn nachträglich ein in Abschnitt A, Punkt 2. dieses Erlasses genannter Grund eintritt oder hervorkommt und
dieser auch durch die nachträgliche Vorschreibung einer Befristung oder von Bedingungen oder
Auflagen nicht beseitigt werden kann.
6. Veränderungen/Wegfall
Sofern sich eine gemeldete Nebenbeschäftigung hinsichtlich des Ausmaßes der zeitlichen Inanspruchnahme der bzw. des Bediensteten oder sonst wesentlich ändert (sofern keine zeitliche Einschränkung der Nebenbeschäftigung vorliegt, bedarf allerdings die Änderung der Nebenbeschäftigung einer Genehmigung), oder wenn die Nebenbeschäftigung nicht mehr ausgeübt wird, ist dies
unverzüglich im Dienstweg der Abteilung Personal zu melden.
7. Sämtliche Nebenbeschäftigungen dürfen nur (noch) außerhalb der Dienstzeit ausgeübt
werden
Ist dennoch eine Ausübung der Nebenbeschäftigung während der Dienstzeit erforderlich und stehen dem keine dienstlichen Interessen entgegen, so kann die Nebenbeschäftigung auch zu dieser
Zeit ausgeübt werden, sofern die dadurch versäumten Dienststunden durch Erholungsurlaub oder
Zeitausgleich ausgeglichen werden.
8. Konkurrenzierung
Jede Konkurrenzierung des Landes Oberösterreich im selben Geschäftszweig bzw. Aufgabengebiet wie das dienstliche Aufgabengebiet der bzw. des Bediensteten ist unzulässig, wenn dadurch
235
Interessen des Landes Oberösterreich beeinträchtigt werden könnten. (Je nach konkreter Situation können sich Nebenbeschäftigungen, die der Art nach auch durch das Land Oberösterreich
selbst erbracht werden, positiv oder negativ auf die Interessen des Landes Oberösterreich auswirken, z.B. Materialprüfungen.)
Jede bewusste solche Konkurrenzierung ist eine Dienstpflichtverletzung.
9. Werbung, Geschäftsanbahnung, etc.
Grundsätzlich ist die Entfaltung jedweder Aktivität (zB. Werbung, Geschäftsanbahnung, Vermittlung, Terminkoordination, etc.) im Zusammenhang mit der Nebenbeschäftigung während des
Dienstes und im Bereich der Dienststelle untersagt.
10. Amtseinrichtungen
Sofern im Rahmen von Nebenbeschäftigungen Amtseinrichtungen (auch Amtsräume!) verwendet
werden sollen, ist mit der Landesgebäudeverwaltung hinsichtlich einer Abgeltungsregelung das
Einvernehmen herzustellen.
Die Benützung von Amtseinrichtungen ohne entsprechende Abgeltung ist grundsätzlich unzulässig. (Diese kann allenfalls auch darin bestehen, dass die unentgeltliche Zurverfügungstellung vereinbart ist.)
B. Sonderbestimmungen
1. Privatordination von Ärztinnen und Ärzten
§ 7 Oö. Krankenanstaltenfonds-Gesetz, LGBl.Nr.42/1997, sieht das Ziel der "Eindämmung der
Nebenbeschäftigung von in Krankenanstalten beschäftigten Ärztinnen/Ärzten in Form einer Niederlassung in freier Praxis" vor. Die Bestimmungen über Nebenbeschäftigungen in den Dienstrechtsgesetzen (§ 58 Oö. LBG, § 14 Oö. LVBG) sind daher insoweit restriktiv auszulegen.
Nach der allgemeinen Lebenserfahrung ist davon auszugehen, dass mit dem Betrieb einer Privatordination eine Genehmigungspflicht (gemäß Abschnitt A, Punkt 4. dieses Erlasses) besteht.
Für künftige Neueröffnungen von Privatordinationen von Ärztinnen bzw. Ärzten gilt daher:
• Organisatorische Belange der Dienststelle dürfen nicht beeinträchtigt werden, insbesondere
müssen die Ordinationszeiten in Übereinstimmung mit den dienstlichen Erfordernissen
(Diensteinteilung, Einteilung zu Sonn-, Feiertags-, Nacht- und OP-Diensten, etc.) fixiert werden.
• Es darf keine Kassenplanstelle für die in § 2 des Gesamtvertrages (abgeschlossen zwischen
der Ärztekammer für Oberösterreich und dem Hauptverband der Österreichischen Sozialversicherungs-träger) angeführten Krankenversicherungsträger bestehen.
• Die Nebenbeschäftigung darf den Intentionen des Landes Oberösterreich als Träger der Landeskrankenanstalten nicht widersprechen. Insbesondere sind Operationen und Behandlungen (konsiliariter) von Patientinnen und Patienten der Privatordination in Krankenanstalten, Tageskliniken oder Ambulatorien, die nicht in der Trägerschaft des Landes Oberösterreich stehen,
grundsätzlich unzulässig (Ausnahme nur in Notfällen).
• Die Privatordination darf das zeitliche Ausmaß von maximal 6 Stunden pro Woche nicht überschreiten.
• Die Adresse der Privatordination sowie die (genauen) Ordinationszeiten und der Zeitpunkt
der Eröffnung der Privatordination sind der Abteilung Personal jedenfalls bekanntzugeben.
2. Amtsärzte
• Für Nebenbeschäftigungen, die – wenn es dienstlich möglich ist – während der Dienstzeit ausgeübt werden, ist Erholungsurlaub oder Zeitausgleich heranzuziehen. Für die Inanspruchnah-
236
me von Zeitausgleich während der Kerndienstzeit gelten die Bestimmungen der Gleitzeitregelung. Es ist jeweils ein Zeitbeleg auszufüllen.
• Betriebsärztliche Tätigkeiten nach dem ArbeitnehmerInnenschutzgesetz dürfen jeweils nur
außerhalb des jeweiligen örtlichen Zuständigkeitsbereichs/Bezirks der dienstlichen Zuständigkeit durchgeführt werden. (Davon ausgenommen sind lediglich Untersuchungen gemäß § 49
ArbeitnehmerInnenschutzgesetz von einzelnen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern hinsichtlich gefährlicher Arbeitsstoffe sowie generell die arbeitsmedizinische Betreuung von Betrieben der Sozialhilfeverbände).
• Führerscheinuntersuchungen als sachverständige Ärztin bzw. sachverständiger Arzt gemäß
§ 34 Führerscheingesetz i.V.m. § 22 Führerscheingesetz-Gesundheitsverordnung dürfen lediglich außerhalb des örtlichen Zuständigkeitsbereichs/Bezirks der dienstlichen Zuständigkeit durchgeführt werden. (Mit der bescheidmäßigen Bestellung zur sachverständigen
Ärztin bzw. zum sachverständigen Arzt gemäß § 34 i.V.m. mit § 8 Führerscheingesetz durch
den Landeshauptmann als Verkehrsbehörde ist keine dienstrechtliche Genehmigung dieser
Nebenbeschäftigung verbunden.)
• Sofern eine Mitwirkung von sonstigen Landesbediensteten bei Nebenbeschäftigungen erforderlich sein sollte, gelten dafür die allgemeinen Regelungen für Nebenbeschäftigungen (Abschnitt A dieses Erlasses). Eine Heranziehung von solchen Bediensteten kann nur auf freiwilliger Basis erfolgen.
Zur Klarstellung dient weiters folgende Abgrenzung:
Alle Impfungen (samt Impfberatungen) für Kinder und Jugendliche laut Impfplan sind (künftig) jedenfalls Dienst. Dies gilt auch für die FSME-Impfung.
Die Durchführung von Impfberatungen und Impfungen für Fernreisende sind jedenfalls für die
Landessanitätsdirektion dienstliche Tätigkeit. (Impfberatungen durch BH-Amtsärzte sowie Durchführung dieser Impfungen in Einzelfällen bedürfen ebenfalls keiner Meldung bzw. Genehmigung.)
3. Sachverständigen- und Planungstätigkeit
• Beabsichtigt eine Bedienstete bzw. ein Bediensteter, ihre bzw. seine Eintragung in eine der bei
den Gerichtshöfen zu führenden Sachverständigenlisten / Dolmetscherlisten zu beantragen
oder will sie bzw. er – ohne in die Liste eingetragen zu sein – bzw. soll sie bzw. er als Sachverständiger/Dolmetscher im Einzelfall bei Gericht herangezogen werden, benötigt sie bzw. er
unter den Voraussetzungen des Abschnitt A, Punkt 4. dieses Erlasses, die nach der allgemeinen Lebenserfahrung in der Regel vorliegen werden, eine Genehmigung des Dienstgebers.
• In jedem konkreten Fall einer Heranziehung in einem Gerichtsverfahren ist weiters unverzüglich eine Meldung an die jeweilige Vorgesetzte bzw. den jeweiligen Vorgesetzten, bei der
bzw. dem hierüber schriftliche Aufzeichnungen zu führen sind, im Dienstweg zu erstatten. (Die
bloße Dokumentation in Form von Gleitzeitmonatsjournalen reicht nicht.)
Sofern eine solche konkrete Nebenbeschäftigung von vornherein unzulässig ist (siehe Abschnitt A, Punkt 2. dieses Erlasses), hat die bzw. der Vorgesetzte unverzüglich der bzw. dem
Bediensteten die Ausübung der Nebenbeschäftigung zu untersagen, damit die bzw. der Bedienstete ehestmöglich die zuständige Richterin bzw. den zuständigen Richter davon in Kenntnis setzen kann (um eine Aufhebung der Bestellung als Sachverständige bzw. Sachverständiger zu bewirken).
• Sachverständigentätigkeiten dürfen nicht im selben sachlichen/fachlichen bzw. örtlichen
Zuständigkeitsbereich (vgl. Abschnitt B, Punkt 2., 3. Absatz) wie die dienstliche Tätigkeit der
bzw. des Be-diensteten ausgeübt werden, sofern die bzw. der Bedienstete durch die Ausübung
der Nebenbeschäftigung bei ihrer bzw. seiner dienstlichen Tätigkeit befangen sein könnte.
• Bei außergerichtlicher Sachverständigentätigkeit und für Planungstätigkeiten gelten die
vorgenannten Punkte gleichermaßen. (Die Pflicht zur zusätzlichen Meldung im Einzelfall – Abschnitt B, Punkt 3., 2. Absatz – besteht nicht, wenn die Genehmigung des Dienstgebers diese
Fälle abdeckt. Dies ist insbesondere bei einer Genehmigung der gewerbsmäßigen Ausübung in
Form eines eigenen Unternehmens oder bei dauerhaften Arbeitsverhältnissen zu einem bestimmten Unternehmen wie zB einem Architektenbüro, Zivilingenieurbüro regelmäßig der Fall.)
237
• Für Sachverständigentätigkeiten von Ärztinnen bzw. Ärzten in Landesanstalten und -betrieben
sowie für Sachverständigentätigkeiten oder Planungstätigkeiten von Lehrerinnen bzw. Lehrern
gilt die in den vorgehenden vier Absätzen vorgeschriebene Vorgangsweise – ohne, dass die
Genehmigungspflicht selbst davon berührt wird – nicht.
C. Evaluierung
entfällt mit Sammelerlass PersR-490000/561-2006-Kop/Gi
D. Politische Tätigkeit
Politische Funktionen i.S. der Bezügegesetze des Bundes und der Länder, insbesondere des Oö.
Landes-Bezügegesetzes 1998 bzw. des Oö. Gemeinde-Bezügegesetzes 1998, sind keine Nebenbeschäftigungen im Sinn dieses Erlasses und brauchen daher nicht gemeldet zu werden. Für diese Funktionen gelten die diesbezüglichen Bestimmungen des Oö. LVBG bzw. des Oö. LBG.
E. Abschließende Bemerkungen
Jeder Verstoß gegen die Bestimmungen dieses Erlasses ist eine Dienstpflichtverletzung und kann
neben anderen dienstrechtlichen Konsequenzen u.a. zum Widerruf der Genehmigung der Nebenbeschäftigung führen.
Alle früheren Erlässe betreffend Nebenbeschäftigungen von Landesbediensteten sind mit Inkrafttreten dieses Erlasses ersatzlos aufgehoben.
Wir ersuchen, diesen Erlass allen Bediensteten nachweislich zur Kenntnis zu bringen.
Weiters werden die dezentralen Personalstellen hiermit angewiesen, einlangende Ansuchen mit
dem Eingangsstempel (Datum!) zu versehen und (gemäß Abschnitt A, Punkt 4 dieses Erlasses)
unverzüglich an die Abteilung Personal weiterzuleiten, sowie die Bediensteten auf Ihre Verpflichtung zur Vorabinformation (gemäß Abschnitt A, Punkt 4 dieses Erlasses) hinzuweisen.
In Zweifelsfällen ist die Abteilung Personal zu befassen.
Nebentätigkeiten
1. Grundsätzliches
Gemäß § 25 Oö. Landes-Gehaltsgesetz liegt eine Nebentätigkeit vor, wenn eine Beamtin bzw.
ein Beamter (bzw. gem. § 25 Oö. Landes-Gehaltsgesetz iVm. § 28 Oö. LVBG eine Vertragsbedienstete bzw. ein Vertragsbediensteter) ohne unmittelbaren Zusammenhang mit ihrem bzw. seinem ihr bzw. ihm nach dem Dienstposten obliegenden Dienstpflichten noch eine weitere Tätigkeit
für das Land in einem anderen Wirkungskreis entfaltet, weswegen der bzw. dem Bediensteten
auch gemäß § 90 Abs. 2 Oö. LBG eine gesonderte Entschädigung (NebentätigkeitsEntschädigung) zusteht.
(Im Unterschied dazu ist eine Nebenbeschäftigung gem. § 14 Oö. LVBG bzw. § 58 Oö. LBG jede
erwerbsmäßige 2 Beschäftigung, die die Beamtin bzw. der Beamte bzw. die Vertragsbedienstete
bzw. der Vertragsbedienstete außerhalb seines Dienstverhältnisses ausübt. 3)
Im Schreiben vom 12.3.1999, PersR-450016/162-1999/Kop wurde bereits angekündigt, dass Entschädigungen für Nebentätigkeiten von Landesbediensteten – mit Ausnahme von hoheitlichen
2
3
238
Erwerbsmäßig ist jede selbstständige oder unselbstständige Tätigkeit, die unabhängig von Dauer, Ort
oder tatsächlichem Erfolg die Erzielung von Einnahmen bezweckt.
Die Nebentätigkeit wird für das Land, die Nebenbeschäftigung für andere erbracht.
Funktionen (siehe im folgenden unter Pkt 2.1.) – nicht mehr wie bisher von den einzelnen Bewirtschaftern (insb. aus dem Sachaufwand) brutto für netto angewiesen werden dürfen, sondern
zwecks sozialversicherungs- und steuerrechtlicher Behandlung künftig im Wege der Zentralen
Besoldungsstelle mit dem Monatsbezug abgerechnet werden.
2. Unterscheidung der Nebentätigkeiten
2.1. Hoheitliche Nebentätigkeiten
Nebentätigkeiten in Form von hoheitlichen Funktionen, für die der betreffende Landesbedienstete
hoheitlich (mit Bescheid bzw. Beschluss der Oö. Landesregierung) ernannt wird 4.
Dazu zählen insbesondere
behördliche Tätigkeiten wie in
•
Bezirksgrundverkehrskommissionen
•
Bezirksschulräte
•
Dienstbeurteilungs(ober)kommission(en)
•
Disziplinar(ober)kommission(en)
•
Landesagrarsenat
•
Landesgrundverkehrskommission
•
Ethikkommission
Aufsichtstätigkeiten wie zB für/bei
•
Sparkassen (Kommissär)
•
Kranken- und Unfallfürsorgeeinrichtungen
Prüfungstätigkeiten wie zB
•
Baugewerbe-Prüfung
•
Bildvorführerprüfung
•
Sonstige gewerberechtliche Prüfungen
•
Dienstprüfung 5; (Land, Gemeinden, Statutarstädte)
•
Fahrprüfung (Führerscheinprüfung 6)
•
Schiffsführerprüfung
•
Luftverkehrsprüfung
•
Jagdprüfung
•
Jagdhüterprüfung
•
Berufsjägerprüfung
•
Fischereischutzprüfung
Tätigkeiten in gesetzlich vorgesehenen (beratenden) Organen 7 wie zB
•
Landessanitätsrat
•
Raumordnungsbeirat
•
Musikschulbeirat
•
Landeskulturbeirat
•
Beirat für Sozialplanung
•
Familienbeirat
•
Fachbeirat für Bodenschutz
•
Jagdbeirat
4
5
6
7
Da der Verordnungsentwurf des Finanzministeriums zu § 25 EStG 1988 vom 20.5.1999, GZ. 07 01
03/1-IV/7/99/1, in der Folge nicht als Verordnung erlassen wurde, tritt bei dieser Art der Nebentätigkeiten keine Änderung ein.
Vortragstätigkeiten im Zuge von Dienstprüfungskursen werden ebenfalls als Funktionsgebühren anerkannt; vgl. Anhang III, Z. 9 der Einkommensteuerrichtlinien 1984; zur Sozialversicherungsbefreiung vgl.
Dienstgeberinformation der Gebietskrankenkasse, Nr. 140/98, S. 3; in diesem Sinn im Erlass vom
1.1.2000, PersR-450016/190-1999-Kop/Ehr geregelt.
Dazu zählt auch die Tätigkeit als Aufsichtsperson iSd. § 3 FSG-PV.
Die Aufzählung ist unabhängig davon, ob zur Zeit eine Entschädigung geleistet wird oder nicht.
239
•
•
Jagdschutzkommission
Naturschutzbeauftragte
Bei allfälligen für diese Tätigkeiten zu leistenden Entschädigungen handelt es sich um Funktionsgebühren iSd. § 29 Z. 4 EStG 1988, die nach wie vor einkommenssteuer-, aber nicht lohnsteuerpflichtig sind, ebenso wenig sind vom Land Oö. Sozialversicherungsbeiträge abzuführen.
Bei den hoheitlichen Nebentätigkeiten tritt somit keine Änderung ein.
2.2. "Nicht-hoheitliche" Nebentätigkeiten
2.2.1 Vortragstätigkeiten
Die weitaus überwiegende Anzahl der anfallenden Tätigkeiten sind Vorträge, Organisation und
Durchführung von Seminaren, Referaten u. dgl.
Die wichtigsten Bereiche von Vortragstätigkeiten wurden bereits mit folgenden Erlässen, welche vollinhaltlich aufrecht bleiben neu geregelt:
• Erlass über die Vortragstätigkeiten an den Gesundheits- und Krankenpflegeschulen und Akademien, der Sozialakademie und Altenbetreuungsschule; Nebentätigkeiten; freie Dienstverträge, Werkverträge; steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Neuordnung vom
16. September 1999, PersR-450016/181-1999-Kop/Ehr; ergänzt durch Erlass vom
6.10.1999, PersR-450016/184-1999-Kop/Ehr bezüglich Prüfungstätigkeiten;
• Erlass über die Vortragstätigkeiten, u. a. im Bereich der Abteilung Personal (Gruppe Bildung
und Personalentwicklung) sowie der Landesanstaltendirektion (insbesondere Aus- und Fortbildung); Nebentätigkeiten; freie Dienstverträge; Werkverträge; steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Neuordnung vom 1.1.2000, PersR-450016/190-1999-Kop/Ehr sowie
• Erlass über die Vortragstätigkeiten u.a. im Bereich der Abt. Bildung, Jugend und Sport; Nebentätigkeiten; freie Dienstverträge, Werkverträge; steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Neuordnung vom 28.3.2000, PersR-450016/213-2000-Kop/Gl.
Unter diesen Erlass fallen nunmehr alle übrigen Vortragstätigkeiten, Referate, Organisation und
Durchführung von Seminaren, u. dgl. von Landesbediensteten, soweit sie nicht bereits in den
oben genannten Erlässen geregelt worden sind. (zB im Bereich der Abteilung Jugendwohlfahrt,
der Abteilung Direktion Kultur oder der Akademie für Umwelt und Natur).
2.2.2 Sonstige, von diesem Erlass erfasste Nebentätigkeiten
Dieser Erlass betrifft alle übrigen Arten von Nebentätigkeiten, die nicht unter Pkt. 2.1. dieses Erlasses fallen.
Es sind dies insbesondere
• allgemeine Beratungs- oder Gutachtertätigkeiten
• psychologische Beratungen, Diagnostik (zB Soz.päd. Jugendwohnheim Linz)
• Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Betreuung von Info-Ständen
• Organisation und Durchführung von Exkursionen
• Unterricht, Lehrgänge, Seminare, Schulungen und dgl., soweit nicht bereits unter Pkt. 2.2.1
berücksichtigt
• Führungen, Aufsichtsdienste, Kassendienste (zB Museum)
• Auf- und Abbau von Ausstellungen (zB Museum)
• (insb. pädagog. oder psycholog.) Einzelbetreuung / Nachbetreuung von Kindern oder Jugendlichen
• Nachhilfeunterricht (zB JW)
• Sonstige Betreuung von Jugendlichen
In Zweifelsfällen ist eine Entscheidung der Abteilung Personal einzuholen.
Die Beauftragung von Landesbeamtinnen bzw. Landesbeamten bzw. -vertragsbediensteten mit
Nebentätigkeiten bedarf künftig keiner zusätzlichen Vertragsverhältnisse (zB freie Dienstverträ-
240
ge, Werkverträge), da diese Leistungen aufgrund der Dienstverhältnisse zum Land erbracht
werden.
Es ist ausreichend, dass die Beauftragung schriftlich festgehalten ist (vgl. dazu Pkt. 7 dieses
Erlasses).
3. Versteuerung; Sozialversicherungsbeiträge
Die unter Pkt 2.2.1 und 2.2.2. fallenden Nebentätigkeitsentschädigungen unterliegen derzeit bereits der Sozialversicherungspflicht und nunmehr auch der Lohnsteuer. Diese Entschädigungen
stellen künftig einen Personalaufwand dar, eine Budgetierung im Sachaufwand ist somit insoweit
nicht mehr erforderlich.
Diese Entschädigungen für Nebentätigkeiten, die bisher aus dem Sachaufwand (insb. aufgrund
eines Werk- oder freien Dienstvertrags) bezahlt wurden, werden künftig – für Beamte und Vertragsbedienstete gleichermaßen – im Wege der Zentralen Besoldungsstelle zwecks Lohnsteuerabzug angewiesen (siehe unter Pkt. 5).
Bei Vertragsbediensteten 8 unterliegt diese Nebentätigkeitsentschädigung zudem auch der Sozialversicherungspflicht gemäß § 4 Abs. 2 ASVG (VB I : Dienstnehmerbeitrag 16, 65 % und Dienstgeberbeitrag 20,45 %; VB II: Dienstnehmerbeitrag 17,20 % und Dienstgeberbeitrag 20,9 % des Monatsentgelts gemäß § 49 ASVG bis zur Höchstbeitragsgrundlage gemäß § 45 ASVG in der jeweils
geltenden Fassung 9).
4. Ausnahmen vom Geltungsbereich:
Dieser Erlass gilt nicht für Tätigkeiten von
• karenzierten oder pensionierten Landesbediensteten 10
• Landeslehrerinnen bzw. Landeslehrern, die in den Zuständigkeitsbereich des Landesschulrates
fallen, sowie
• Landesbediensteten, die in einem ABGB-Dienstverhältnis stehen.
Diese Personen sind insoweit externen Kräften (nicht im Landesdienst stehenden Personen)
gleichzuhalten (Abschluss von freien Dienstverträgen, Werkverträgen, siehe unten unter Pkt.
6).
Dieser Erlass gilt weiters nicht für Landesbedienstete, hinsichtlich deren Nebentätigkeit ein eigener Dienstvertrag abgeschlossen wurde/wird (zB Landesbeamtin bzw. Landesbeamter, der zusätzlich als Vertragslehrerin bzw. Vertragslehrer nach dem Oö. LVBG an der Sozialakademie unterrichtet).
5. Verbuchungstechnische Vorgangsweise
Künftig ist die Verrechnung zu Lasten der Personalaufwands-Posten 5640 (bei Beamtinnen bzw.
Beamten) bzw. 5641 (bei VB I) und 5642 (bei VB II), bei pragmatisierten Lehrerinnen bzw. Lehrern
5645, bei Vertragslehrerinnen bzw. Vertragslehrern (IL) 5646 vorzunehmen. 11
8
9
10
11
Bei Beamtinnen bzw. Beamten wird die NT-Entschädigung weder beim Pensionsbeitrag gem. § 22 Oö.
Landes-GehaltsG, noch beim Beitrag für die Krankenfürsorge gem. § 18 Abs. 3 Oö. Kranken- und Unfallfürsorgegesetz für Landesbeamte, noch beim Beitrag für die Unfallfürsorge gem. § 41 Oö. KFLG berücksichtigt.
Änderung ab 1.1.2001 durch Arbeitsrechtsänderungsgesetz 2000 (ARÄG), BGBl. I. Nr. 44/2000; Reduktion des Dienstgeberbeitrags zur Krankenversicherung von 3,7 % auf 3,4 %.
Weil eine Nebentätigkeit schon begrifflich nicht ohne Haupttätigkeit denkbar ist. Die Beschäftigung während des Karenzurlaubs ist bedenklich, wenn eine Karenzvertretung eingestellt wurde, deren Dienstvertrag für die Dauer der Abwesenheit des/der Karenzierten iSd § 4 Abs. 1 iVm. § 4 Abs. 5 Z. 1 Oö. LVBG
abgeschlossen wurde und bedarf der Befassung der Abteilung Personal, Gruppe Vertragsrecht und
Besoldung.
Vgl Erlass der Direktion Finanzen zur Ergänzung des Postenverzeichnisses gem Anlage 3a der VRV
vom 18.1.2000, Fin -000009/858-I-Stg/Has
241
Die Auszahlung über die Lohnverrechnung hat im Wege der Zentralen Besoldungsstelle (ZB) zu
erfolgen. Die Abrechnung erfolgt bis auf weiteres über ein Durchläuferkonto der Landesbuchhaltung:
Die die Entschädigung leistende Dienststelle übermittelt der ZB (direkt, ohne Einschaltung der
Abteilung Personal) einen Umbuchungsauftrag. Der AUSGABE-Teil enthält den anzuweisenden
Bruttobetrag aus der entsprechenden Voranschlagstelle (der Dienststelle, zu deren Gunsten die
Nebentätigkeit erfolgt) mit der entsprechenden Unterschrift des Anordnungsbefugten. Im EINNAHME-Teil ist für die Verbuchung das DurchL-Konto 3798/010 anzugeben. Gleichzeitig ist als
Namensliste das in der Beilage enthaltene Formular in zweifacher Ausfertigung (für die Landesbuchhaltung sowie die Zentrale Besoldungsstelle) dem Umbuchungsauftrag beizulegen.
Die PVR veranlasst sodann die Abrechnung der Beträge beim nächstfolgenden Lohnabrechnungstermin und die Weiterleitung des von ihr im EINNAHME-Teil unterfertigten Umbuchungsauftrages an die Landesbuchhaltung.
Erläuterung dieser Vorgangsweise aus verrechnungstheoretischer Sicht:
Bei der "normalen" Bezugsverrechnung fungiert die ZB als Zwischenglied zwischen dem jeweiligen Bewirtschafter (Zahlungsanweisung) und der Landesbuchhaltung (Zahlungsvollzug). Der Bewirtschafter erteilt anstelle der üblicherweise an die Landesbuchhaltung gerichteten Zahlungsaufträge der ZB für die Bezugsabrechnung eine Zahlungsanordnung. Die ZB übernimmt für den Bewirtschafter die Abrechnung und erteilt für ihn den Zahlungsauftrag an die Landesbuchhaltung die Anordnungsbefugnis ist zu diesem Zweck an die ZB delegiert. Für die Landesbuchhaltung hat
die ZB gleichzeitig die Anordnungskontrolle gegenüber dem Bewirtschafter auszuüben.
Im obigen Sonderfall erteilt der Bewirtschafter den Zahlungsauftrag (über den AUSGABE-Teil des
Umbuchungsauftrages) direkt an die Landesbuchhaltung, während die ZB die Einbindung in die
Lohnverrechnung mittels des gemeinschaftlichen Durchläuferkontos vornimmt.
Verbuchungstechnische Fragen sind an die Personalverrechnung zu richten.
6. Externe Kräfte (Personen, die in keinem Dienstverhältnis zum Land Oberösterreich stehen).
Hier ist – wie bisher – je nach Art der Tätigkeit ein Werkvertrag bzw. ein freier Dienstvertrag abzuschließen.
Hinsichtlich der Vorgangsweise (und der Mitwirkung der Abteilung Personal) wird auf den einschlägigen Erlass der Abteilung Personal vom 22.8.2000, PersR-450118/173-2000/Pr/Gl verwiesen.
7. Meldepflicht des beauftragten Landesbediensteten, Befassung der Abteilung Personal
Wie bisher 12 sind Nebentätigkeiten unter Verwendung des beiliegenden Formblattes (Beilage 2 13)
im Dienstweg der Abteilung Personal zu melden. (Bereits gemeldete Nebentätigkeiten brauchen
nicht erneut gemeldet zu werden).
Keiner Meldung bedürfen künftig Vortragstätigkeiten (insb. im Rahmen der Aus- und Fortbildung
für Landesbedienstete) sowie Unterrichts- und Vortragstätigkeiten an landeseigenen Einrichtungen
(wie zB an Gesundheits- und Krankenpflegeschulen und medizinisch-technischen Akademien).
12
13
242
vgl. Erlass vom 23.7.1996, PersR-450016/108-1996/Ks; vgl weiters § 74 DBO-A und § 68 DBO-B, veröffentlicht in http://intranet.ooe.gv.at/praes/normen/dbo_a/index.htm bzw dbo_b/index.htm, vgl. auch §
57 DBO-Anst und § 62 DBO-K
Das
bisherige
Formular
(intranet.ooe.gv.at/praes/normen/dbo_a/
index.htm
bzw.
intranet.ooe.gv.at/lpa/personalvertretung/dienstrecht/index.htm) kann nötigenfalls weiterhin verwendet werden.
7.1. Befassung der Abteilung Personal durch die beauftragte Dienststelle
Vor der Betrauung der bzw. des Bediensteten mit einer Nebentätigkeit ist gem. Anhang zu § 80
das Einvernehmen mit der Abteilung Personal herzustellen, soweit für die Übertragung nicht ohnehin die Zuständigkeit der Abteilung Personal gegeben ist.
Dies gilt künftig nicht mehr
• für Vortrags- und Unterrichtstätigkeiten,
• für Veranstaltungsorganisation, Ausstellungsdienste (Auf- und Abbau), Führungen, Aufsichtsdienst, Kassendienst, Betreuung von Info-Ständen, u. dgl. bei Ausstellungen und Veranstaltungen, sowie
• für sonstige Nebentätigkeiten im Sinn von Pkt. 2.2.2. dieses Erlasses, sofern die Betrauung mit
der Nebentätigkeit nicht auf Dauer (unbefristet) erfolgt und die Nebentätigkeitsentschädigung
voraussichtlich den Betrag von brutto 291,-- Euro in einem Kalendermonat nicht überschreitet. 14
8. Hinweis für den Bearbeiter durch die beauftragende Dienststelle
Zusammenfassend treffen die Bearbeiter vor der jeweiligen Betrauung von Landesbediensteten
mit Nebentätigkeiten folgende Pflichten:
• Befassung der Abteilung Personal (zB. im Mitzeichungsweg) nach Maßgabe von Pkt. 7.1 dieses Erlasses
• Hinweis an die Landesbediensteten betreffend dessen Meldepflicht iSd. Pkt. 7 dieses Erlasses
Nach der Beauftragung hat bezüglich der Abrechnung der Nebentätigkeitsentschädigung wie folgt
vorzugehen:
• Bei hoheitlichen Nebentätigkeiten iSd. Pkt. 2.1 dieses Erlasses wie bisher.
• Bei nicht hoheitlichen Nebentätigkeiten iSd. Pkt. 2.2.2 dieses Erlasses im Wege der Zentralen
Besoldungsstelle nach Pkt. 5 dieses Erlasses.
9. In-Kraft-Treten
Diese Regelung ist mit 1. 10. 2000 in Kraft getreten.
Außerkrafttreten
Mit diesem Erlass werden die Erlässe PersR - 224/2 - 1983/Hi vom 16. März 1983, PersR - 224/14
- 1988/Hi vom 23. Dezember 1988 und PersR - 450016/22 - 1992/G vom 9. November 1992 außer
Kraft gesetzt.
Beilage (Formblatt)
Mit freundlichen Grüßen!
Für die Oö. Landesregierung:
Im Auftrag
14
Es handelt sich um keine Durchschnittsberechnung. Die Abgrenzung erfolgt analog zu Pkt. A.4. (Seite
4) des Erlasses betreffend Nebenbeschäftigungen von Landesbediensteten, PersR-450016/1431998/Kop vom 3.2.1999, veröffentlicht im Intranet unter pers/normen/Erlaesse.
243
Anhang zu § 81 DBO
Vertretung in Körperschaften des öffentlichen und des privaten
Rechts, in Beräten udgl. durch Bedienstete 1
Landesbedienstete haben im Rahmen des ihnen übertragenen oder damit im Zusammenhang
stehenden Aufgabenbereiches auch Vertretungsbefugnisse in juristischen Personen des öffentlichen Rechts bzw. in deren Organen (z.B. Verwaltungskörper von Sozialversicherungsträgern,
Organe von dienstrechtlichen Krankenfürsorgeeinrichtungen mit eigener Rechtspersönlichkeit,
Anstalten und Fonds mit eigener Rechtspersönlichkeit), in juristischen Personen des privaten
Rechts bzw. in deren Organen (z.B. Vereine, Genos-senschaften, Aktiengesellschaften), in Beiräten, Ausschüssen, Kommissionen im Rahmen von Vereinbarungen gemäß Art. 15a B-VG und in
sonstigen institutionalisierten Gremien (dazu gehören in aller Regel nicht sog. "Expertenkonferenzen") wahrzunehmen.
Die Ausübung solcher Vertretungsbefugnisse berührt wesentliche innerdienstliche und personalrechtliche Belange und vielfach auch solche der Finanz- und Vermögensgebarung des Landes. Es
ist daher erforderlich, bei der Übertragung solcher Vertretungsbefugnisse die Abteilung Präsidium
und die Abteilung Personal sowie gegebenenfalls auch die Direktion Finanzen einzuschalten. Um
dies sicherzustellen, wird folgende Vorgangsweise festgelegt:
1. Die Übertragung der Vertretungsbefugnis ist eine Angelegenheit, die
a) bei Beteiligung des Landes an allen Kapital- und Personengesellschaften sowie an jenen
Genossenschaften, die ihre Geschäftstätigkeit im Bereich des Wohnungs- und Siedlungswesens haben, federführend von der Direktion Finanzen (siehe Kompetenzen-Katalog Fin),
b) in allen übrigen Fällen federführend im Rahmen der sachlich zuständigen Organisationseinheit (Aufgabengruppe bzw. Abteilung)
zu besorgen ist.
2. Die Abteilung Präsidium und die Abteilung Personal sind hierbei in jedem Fall mitzubeteiligen,
und zwar auch dann, wenn die Übertragung der Vertretungsbefugnis durch Beschluss der Oö.
Landesregierung bzw. durch Entscheidung des zuständigen Mitglieds der Oö. Landesregierung
erfolgen soll. Von der erfolgten Übertragung ist der Abteilung Personal abschriftlich Kenntnis zu
geben.
3. Wird in den Fällen der Z. 1 lit. b der Aufgabenbereich der Direktion Finanzen ("Oberleitung und
Beaufsichtigung der gesamten Finanz- und Vermögensgebarung des Landes") berührt, so ist
überdies die Direktion Finanzen mitzubeteiligen.
4. Ist es zweifelhaft, ob die Ausübung der Vertretungsbefugnis Dienst im Sinne der dienstrechtlichen Vorschriften ist, so hat die Abteilung Personal im Zuge ihrer Mitbeteiligung diese Frage zu
klären.
-------------------Die vorstehende Regelung gilt nicht in jenen Fällen, in denen
a. sich aus Gesetzen, Verordnungen, Staatsverträgen, Vereinbarungen im Sinne des Art. 15a BVG oder Beschlüssen der Oö. Landesregierung ergibt, dass die Vertretungsbefugnis mit einer
bestimmten Funktion einer bzw. eines Bediensteten bzw. mit der Wahrnehmung der Funktion
auf Grund innerdienstlicher Vorschriften verbunden ist (z.B. die "Bezirkshauptfrau" bzw. der
"Bezirkshauptmann" als Obfrau bzw. Obmann des Verbandsausschusses des Sozialhilfeverbandes) oder
b. die Vertretungsbefugnis nur für einen konkreten Vertretungsakt (z.B. Entsendung in die Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft in Vertretung des Landes als Aktionär) erteilt wird.
1
Diese Regelung beruht auf den Erlässen vom 22. Dezember 1981, PräsI-6678/2-Kr/Le/Lw und vom
29. Jänner 1997, PräsI-070016/38-HEU.
245

dienstbetriebsordnung für die oö. landesbehörden

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