Die wichtigsten Word-Tipps für die Textgestaltung mit Word 2007
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Die wichtigsten Word-Tipps für die Textgestaltung mit Word 2007
Die wichtigsten Word-Tipps für die Textgestaltung mit Word 2007, 2010, 2013und 2016 von Burkhard Oerttel © 1 »Word ist keine Schreibmaschine!« Die Idee zu dieser Überschrift kam mir, als ich immer wieder beobachten musste, wie Kolleginnen und Kollegen typische Bedienweisen der Schreibmaschine 1:1 auf ihre Technik beim Schreiben mit Textprogrammen übertragen. Sie machen sich damit das Leben unnötig schwer, denn mit diesem Vorgehen kommen sie nicht in den Genuss vielfältiger Hilfestellungen, die so eine Software der Schreibmaschine nun mal voraushat. Dieses Script entstand aus den Erfahrungen in einer Schulungsreihe, bei der die Teilnehmerinnen und Teilnehmer selbst die Probleme benennen durften, die in den Veranstaltungen gelöst werden sollten. Es fasst die „typischen“ Anwenderprobleme zusammen, die sich in folgende Kategorien gliedern lassen: Fehlende Kenntnis: „Ich wusste gar nicht, dass es so eine Funktion gibt.“ Optionen nicht gefunden: „Ich habe diese Funktion schon einmal ausprobiert, aber sie entsprach nicht meinen Bedürfnissen.“ Fehlender Kontext: „Ich wusste gar nicht, in welchem Zusammenhang diese Funktion steht.“ Ich hoffe, dass Ihnen dieses Heftchen hilft, besser mit Ihrer Schreibhilfe auszukommen. © Burkhard Oerttel, Juli 2007 (zuletzt aktualisiert im Juli 2016) Hinweise zu den Darstellungen in diesem Heft: Die Beschreibungen gelten für die Word-Versionen ab 2007. Das Arbeiten ist in den Versionen ab 2007 fast identisch. Beachten Sie, dass in Version 2007 die Funktionen der Registerkarte DATEI mit dem Office-Button aufgerufen werden. Die Abfolge der aufzurufenden Menübefehle ist in KAPITÄLCHEN geschrieben; aufeinander folgende Befehle sind durch | voneinander getrennt. Ein hilfreiches Instrument ist das Kontextmenü, das die meisten in einer bestimmten Situation benötigten Funktionen bereitstellt. Sie öffnen das Kontextmenü mit einem Rechtsklick der Maus oder mit der Taste . 2 1 Zeichen und Wörter........................................................................................................... 4 1.1 Autokorrektur ....................................................................................................................... 5 1.2 Silbentrennung ..................................................................................................................... 6 1.3 Textattribute und Hervorhebungen ..................................................................................... 7 1.4 Anführungszeichen ............................................................................................................... 8 2 Zeilen und Absätze ............................................................................................................ 9 2.1 Der kleine Unterschied ......................................................................................................... 9 2.2 Zeilenorientierung ................................................................................................................ 9 2.3 Absatz-Formatierungen ...................................................................................................... 10 2.4 Aufzählungen, Nummerierungen, Gliederungen ............................................................... 11 2.5 Einrückungen, Tabulatoren ................................................................................................ 13 2.6 Absätze einrahmen und farbig unterlegen ........................................................................ 15 3 Seiten............................................................................................................................... 16 3.1 Seitenformat ....................................................................................................................... 16 3.2 Seitenrahmen ..................................................................................................................... 16 3.3 Seitennummerierung.......................................................................................................... 16 4 Längere Werke ................................................................................................................. 17 4.1 Abschnitte........................................................................................................................... 17 4.2 Verweise und Verzeichnisse ............................................................................................... 17 4.3 Formatvorlagen .................................................................................................................. 21 Hinweis: Für die Bearbeitung von Tabellen gibt es ein eigenes Script. 3 1 Zeichen und Wörter Werte und Maßeinheiten wie 300 € oder 25 m³ dürfen nie getrennt werden; zwischen Wert und Maßeinheit gehört ein Leerschritt. Automatischer Zeilenumbruch erkennt aber einen Leerschritt als Möglichkeit zum Zeilenumbruch. Abhilfe schafft der »geschützte Leerschritt« mit der Tastenkombination S+H+K Ebenso wirkt ein verlorener Bindestrich am Zeilenende unprofessionell und lässt sich beim Teil-Zeugma wie „Abteilungsleiterinnen und leiter“ durch den »geschützten Trennstrich« vermeiden: S+H+Der geschützte Bindestrich hat auch den Vorteil, dass die „Parenthese1-Automatik“ ihn nicht berührt, die sonst Bindestriche - in Halbgeviertstriche (Gedankenstriche) — umwandelt. Anderseits ist diese Automatik sehr sinnvoll, denn Sie erspart beim Schreiben, einen Gedankenstrich mittels EINFÜGEN | SYMBOL in den Text zu bringen. Diese Automatik arbeitet nach folgender Logik: Hinweis: Folgt auf einen Bindestrich ein Leerschritt, wird der Bindestrich nach Abschluss des darauf folgenden Wortes in einen Halbgeviertstrich umgewandelt. Beim nachträglichen Einfügen des Bindestriches funktioniert die Automatik nicht! Dann müssen Sie den Gedankenstrich tatsächlich als Symbol einfügen. EINFÜGEN | SYMBOL | WEITERE SYMBOLE | Registerkarte SONDERZEICHEN Weitere Sonderzeichen finden Sie in der Tabelle des Registers SYMBOLE. 1 Parenthese: in Gedankenstriche eingeschlossener Nebensatz. 4 1.1 Autokorrektur Sofern Sie Symbole und Sonderzeichen häufiger benötigen, hilft die Autokorrektur: In der Sonderzeichenauswahl klicken Sie auf AUTOKORREKTUR; das zuvor gewählte Sonderzeichen wird in das Feld DURCH: übernommen. Im Feld ERSETZEN tragen Sie die Zeichenkombination ein, die durch das Sonderzeichen ersetzt werden soll — im Fall der Parenthese eignet sich z.B. ein doppelter Bindestrich — und bestätigen mit HINZUFÜGEN. Hinweis: Das Promillezeichen ‰ finden Sie im Bereich „Allgemeine Interpunktion“; eine Autokorrektur ist dafür leider nicht vorgegeben, Sie müssen Sie also selbst definieren, z.B. für %o und/oder %0. Optionen: NUR TEXT für Sonderzeichen derselben Schriftart (normaler Text), FORMATIERTEN Text für Sonderzeichen aus Symbolschriftarten. Einige häufig benötigte Symbole sind schon als Standardeinträge vorhanden, z.B. Eingabe wird zu Eingabe wird zu Eingabe wird zu 1/4 ¼ 1/2 ½ 3/4 ¾ --> ==> (c) © <-- <== (r) ® <=> (tm) ™ sowie zahlreiche „gebräuchliche“ Tippfehler. Die Autokorrektur-Einstellungen finden Sie auch unter DATEI | OPTIONEN | DOKUMENTPRÜFUNG | AUTOKORREKTUR-OPTIONEN. Unerwünschte Autokorrekturen können mit der Rücktaste R oder der Schaltfläche oder S + z zurückgenommen werden oder mit dem Smarttag, das beim Berühren eines autokorrigierten Wortes mit dem Textcursor aufleuchtet: Einige Sonderzeichen lassen sich über voreingestellte Tastenkombinationen erzeugen, hier die am häufigsten benötigten: 5 Symbol Tastenkombination Symbol Tastenkombination µ G+m ² G+2 ø S+H+7,o ³ G+3 Im Dialog AutoKorrektur lassen sich eigene Tastenkürzel und Ersetzungen nachrüsten. 1.2 Silbentrennung Wenn als Ausrichtung „Blocksatz“ gewählt wird, ist die automatische Silbentrennung zwingend, um Textlöcher zu vermeiden. erreichbar mit: SEITENLAYOUT | SILBENTRENNUNG Vortrennung zur Umgehung unschöner Automatik-Trennungen: Setzen Sie den Textcursor zwischen die zu trennenden Buchstaben und betätigen Sie S + -. Damit setzen Sie eine „Trennfuge“ in das Wort, an der sich die Silbentrennung orientiert. 6 Unterdrückung der automatischen Silbentrennung Die Trennautomatik orientiert sich an der Regel, dass auch nach Einzelbuchstaben getrennt werden darf. Um das zu vermeiden, markieren Sie das Wort und klicken Sie in der Statuszeile unten links auf die Sprachanzeige. Im daraufhin öffnenden Dialog SPRACHE aktivieren Sie die Option RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK NICHT PRÜFEN; damit wird die Trennautomatik in diesem Wort abgeschaltet. Ganze Absätze können Sie von der automatischen Silbentrennung ausnehmen im Absatz-Dialog START |ABSATZ , Register ZEILEN- UND SEITENUMBRUCH, Option KEINE SILBENTRENNUNG. 1.3 Textattribute und Hervorhebungen erreichbar mit: START | SCHRIFTART Einige Funktionen sind bereits im Menüband anzutreffen, nach Klick auf wird der volle Funktionsumfang zugänglich. Textattribute fett oder kursiv Bitte beachten Sie, dass Fettdruck ein Blickfänger ist, der den Blick beim Lesen zu einer bestimmten Stelle im Text lenken soll, während Kursivdruck im Fließtext den Lesefluss unterbricht, das Auge „stolpern lässt“. Unterstreichungen jeder Art (es gibt Variationen) bitte auf Ausnahmefälle beschränken. 7 1.4 Anführungszeichen Typografische Anführungszeichen aktivieren: DATEI | OPTIONEN | DOKUMENTPRÜFUNG | AUTOKORREKTUR-OPTIONEN Register: AUTOKORREKTUR und AUTOKORREKTUR WÄHREND DER EINGABE Guillemets (»französische« Anführungszeichen) erreichbar mit EINFÜGEN | SYMBOL Hinweis: Im Deutschen stehen die Spitzen der Guillemots zum eingeschlossenen Text hin! Wenn Sie die MATHEMATISCHE AUTOKORREKTUR aktiviert haben, ersetzt Word >> durch » und << durch «. 8 2 Zeilen und Absätze 2.1 Der kleine Unterschied Diese dicke Taste Ü verführt dazu, sie wie bei der Schreibmaschine am Zeilenende zu drücken. Inzwischen haben wir zwar gelernt, dass Textprogramme einen automatischen Zeilenumbruch besitzen, aber am Ende eines Absatzes benötigen wir sie schon. Doch warum immer gleich doppelt? Den Abstand zwischen zwei Absätzen bekommen Textprogramme automatisch viel besser in den Griff. Aber nur dann, wenn der Absatz entsprechen formatiert wird (siehe Seite 10). Also: Mit 1 x Ü wird ein Absatz eingefügt, der Abstand zwischen den Absätzen ergibt sich aus den Einstellungen im Absatz-Dialog. Wird innerhalb eines Absatzes ein Zeilenumbruch benötigt, benutzen Sie H + Ü, das fügt einen zwingenden Zeilenwechsel ein, aber die neue Zeile gehört weiter zu diesem Absatz. Bei eingeschalteter Wechsel Sonderzeichenanzeige Zeilenwechsel erkennen Sie den Unterschied. Absatzwechsel erzeugen mit Darstellung H+ Ü Ü 2.2 Zeilenorientierung Übliche Korrespondenz wird entweder linksbündig oder im Blocksatz ausgerichtet. Beim Blocksatz erweitert Word die Wortzwischenräume so, dass auch rechts ein glatter Rand entsteht. Diese Formatierung hat folgende Tücken: Ist keine automatische Silbentrennung (Seite 6) eingeschaltet, kommt es bei Zeilen mit langen, ungetrennten Wörtern evtl. zu unschönen, langen Lücken. Beim manuellen Zeilenwechsel mit H + Ü wird die Zeile ebenfalls gestreckt, wie die Abbildung unten links zeigt. Tipp: Setzen Sie vor den Zeilenwechsel einen Tab-Sprung. 9 Text drehen Text zu drehen funktioniert nur in Textfeldern und Tabellen. 1. EINFÜGEN | TEXTFELD Gedrehter Text 2. Schreiben Sie den zu drehenden Text in das Textfeld. 3. Benutzen Sie den Dreh-Anfasser bzw. oder die Funktion ZEICHENTOOLS FORMAT | DREHEN, um das Textfeld zu drehen. Der Text dreht sich mit. Eine weitere Möglichkeit, Text zu drehen, gibt es sowohl in den ZEICHENTOOLS als auch in den TABELLENTOOLS | LAYOUT. Dort finden Sie bei markiertem Textfeld oder markierter Tabellenzelle die Funktion TEXTRICHTUNG. 2.3 Absatz-Formatierungen Mit START | ABSATZ oder KONTEXTMENÜ | ABSATZ gelangen Sie zu allen Einstellungen, die für die Abstände von Zeilen und Absätzen zueinander nötig sind. 10 Absatz-Automatik Die »Absatzkontrolle« vermeidet einzeln stehende Zeilen eines Absatzes vor oder nach einem Seitenumbruch, in der SetzerFachsprache als „Schusterjunge“ (Einzelzeile auf Vorseite) und „Hurenkind“ (Einzelzeile auf Folgeseite) bezeichnet. 2.4 Aufzählungen, Nummerierungen, Gliederungen Sie aktivieren die automatische Vergabe von Aufzählungszeichen und Nummerierungen auf unterschiedliche Weise: Registerkarte START benutzen: 1. Schreiben Sie den Text ohne Nummerierung oder Aufzählungszeichen. 2. Markieren Sie die zu nummerierenden Absätze. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche für Nummerierungen oder für Aufzählungszeichen. 4. Stufen Sie Unterpunkte tiefer, indem Sie sie markieren und anschließend die Schaltfläche klicken. Aufzählungs- und Nummerierungsautomatik verwenden: 1. Beginnen Sie einen mit Aufzählungszeichen zu versehenden Absatz mit einem Spiegelstrich (Tasten Bindestrich - und Leer K nacheinander); schreiben Sie dann den Text Ihres Absatzes ohne Einrückungen. oder Beginnen Sie einen zu nummerierenden Absatz mit „1. “ (mit Leerschritt nach dem Punkt) und schreiben Sie dann den Text Ihres Absatzes ohne Einrückungen. 2. Beim Betätigen der Absatzschaltung Ü wird der fertige Absatz eingerückt und der neue Absatz mit Spiegelstrich / fortlaufender Nummerierung und Einrückung begonnen. 3. Beenden Sie den Aufzählungsmodus, indem Sie beim ersten nicht mehr zur Aufzählung gehörenden Absatz die Rück-Taste R betätigen. 11 Wollen Sie einzelne Absätze aus dieser Gliederung ausnehmen, so deaktivieren Sie für diese Absätze die Automatik mit einem Klick auf oder . In der Aufzählungsautomatik sind einige Funktionen voreingestellt, die bei komplexeren Texten störend wirken. Hier Abhilfe zu schaffen, klicken Sie auf die Symbole neben den Schaltflächen oder . Damit gelangen Sie zu Varianten der Zeichen/Zählung und mit NEUES AUFZÄHLUNGSZEICHEN/ZAHLENFORMAT definieren zu erweiterten Einstellungen. Bei LISTE MIT MEHREREN EBENEN finden Sie verschiedene hierarchische Nummerierungssysteme, die Sie nach Klick variieren können. Per Kontextmenü lässt sich die Zählung beeinflussen. 12 2.5 Einrückungen, Tabulatoren Zur Gliederung von Texten dienen Einzüge — auch ohne Nummerierungen oder Aufzählungszeichen. Wo welcher Einzug steht, zeigt das Symbol im Zeilenlineal an. Sobald Sie eines der Symbole anklicken, wird eine gepunktete Linie eingeblendet, die Ihren Text durchzieht und Ihnen die Lage des Einzugs im Bezug zu Ihrem Text zeigt. Alternativ lassen sich die Einzüge auch im Absatz-Dialog (START | ABSATZ oder Kontextmenü ABSATZ) einstellen: Der Sondereinzug gibt an, ob die erste Zeile (OHNE) mit den Folgezeilen in einer Flucht steht, ERSTE ZEILE gegenüber den Folgezeilen nach rechts eingerückt ist (z.B. zur Verdeutlichung eines neuen Absatzes), HÄNGEND gegenüber den Folgezeilen nach links ausgerückt ist (für Aufzählungszeichen, Nummerierungen, Distanzierungen wie in dieser Aufzählung). 13 Solange sich solche Einrückungen in nur einer Zeile abspielen, reicht natürlich auch ein Tabulator. Sie können Tabulatoren setzen, indem Sie auf die gewünschte Stelle im Lineal klicken. Den Dialog TABSTOPPS öffnen Sie durch Doppelklick auf das Tabstopp-Symbol im Lineal. Hier stellen Sie Tabulatoren numerisch ein und können Optionen zur Ausrichtung und zu Hilfslinien wählen. Die Ausrichtung des Tabulators lässt sich auch beim Anlegen per Mausklick beeinflussen, wenn Sie das Symbol in der linken oberen Ecke des Lineals „durchklicken“. Ändern lassen sich Tabulatoren durch Bearbeiten der Tabulatordaten im Dialog oder Ziehen mit der Maus. Ziehen Sie einen Tabulator aus dem Lineal ins „Blatt“, wird er gelöscht. Hinweis: Formatieren mit Tabulatoren ist nur dann sinnvoll, wenn es sich nur um einzelne Zeilen handelt. Sobald Inhalte eines Eintrags über mehrere Zeilen gehen, werden Tabstopp-Formatierungen zur Quälerei, wie dieses Negativbeispiel einer „Hoppelformatierung“ zeigt: Für komplexe Tabellen mit mehrzeiligen Einträgen in den Spalten stellt Word den überaus bequemen Tabellenmodus ( Seite Fehler! Textmarke nicht definiert.) zur Verfügung. 14 2.6 Absätze einrahmen und farbig unterlegen Die Schaltflächen und in START, Gruppe ABSATZ, erlauben Ihnen, Teile Ihres Textes farbig zu unterlegen oder einzurahmen. Ein Klick auf das Symbol wendet die angezeigte Formatierung auf die markierten Absätze an. Klicken Sie auf die Schaltfläche daneben, gelangen Sie zur Auswahl. Hinweis: Steht der Textcursor ohne Markierung in einem Absatz, wird der komplette Absatz formatiert. Die Rahmung und Färbung von Absätzen ist nahezu identisch mit jener der Tabellenzellen und ausführlich ab Seite Fehler! Textmarke nicht definiert. beschrieben. 15 3 Seiten 3.1 Seitenformat Im Dialog SEITE EINRICHTEN, erreichbar über SEITENLAYOUT | SEITE EINRICHTEN oder Doppelklick auf die grauen Enden des Lineals finden Sie einen Dialog mit mehreren Registern, in denen alle Einstellungen zur Seitengestaltung vorgenommen werden können: 3.2 Seitenrahmen Konsequent stehen die Rahmen- und Schattierungsmöglichkeiten (Seite Fehler! Textmarke nicht definiert.) auch für ganze Seiten zur Verfügung. Benutzen Sie dafür das Register SEITENRAND im Dialog RAHMEN UND SCHATTIERUNG. 3.3 Seitennummerierung Eine automatische Seitennummerierung stellt Word in der Registerkarte KOPF- UND FUßZEILE ganz links zur Verfügung; sie erscheint, wenn Sie in den Kopfbereich der Seite doppelklicken. Die in der Kopf- oder Fußzeile eingefügte Seitennummer wird auf jeder Seite an dieser Stelle angezeigt. Um sie zu unterdrücken, muss der Text in Abschnitte (SEITENLAYOUT | UMBRÜCHE | ABSCHNITTSUMBRUCH …) gegliedert und in den Kopf- und Fußzeilenwerkzeugen die Option MIT VORIGER VERKNÜPFEN deaktiviert sein. Hinweis: Eine Sonderstellung nimmt die erste Seite ein. Mit der Option ERSTE SEITE ANDERS wird der ersten Seite eines jeden Abschnitts ein eigenes Layout und damit auch eine eigene Gestaltung von Kopf- und Fußzeilen zugeteilt. 16 4 Längere Werke 4.1 Abschnitte Mit SEITENLAYOUT | UMBRÜCHE können Sie Ihren Text in Abschnitte gliedern, die jeweils unterschiedliche Zählweise, Formatierungen, Seitenausrichtungen, Kopf- und Fußzeilen etc. besitzen. Die Optionen GERADE SEITE und UNGERADE SEITE sind vor allem dann wichtig, wenn Sie mit den Abschnitten Kapitel gliedern, die immer wieder auf derselben Seite des Layouts beginnen sollen. Fortlaufende Abschnittswechsel kommen vorwiegend beim Dokumentschutz (z.B. für Formulare) zum Einsatz. Sie können z.B. geschützte Start- und EndeBereiche eines Dokuments vor Veränderung schützen, während der Platz dazwischen frei gestaltbar bleibt. 4.2 Verweise und Verzeichnisse Um einen längeren Text übersichtlich zu gestalten, ist in erster Linie eine Struktur durch Überschriften nötig. Die Formatvorlagen ( Seite 21) für Überschriften helfen dabei, eine einheitliche Gestaltung der Überschriften und Überschriftenebenen beizubehalten und dem Text ein Inhaltsverzeichnis voranzustellen. 17 Fuß- und Endnoten Erläuterungen, die den Lesefluss beeinträchtigen, sollten in geeigneter Form aus dem Fließtext ausgegliedert werden. (Rechts-)Quellenangaben u.ä. eignen sich dafür besonders. Wählen Sie VERWEISE | FUßNOTE EINFÜGEN, legt Word einen Fußnotenhinweis an der aktuellen Schreibmarkenposition ein und springt an den unteren Seitenrand, wo Sie den Fußnotentext eingeben können. Geben Sie den Text ein und klicken Sie anschließend doppelt auf das Notenzeichen am Beginn des Notiztextes, dann gelangen Sie zurück zu der Stelle, an der Sie die Aktion begonnen haben.2 Ebenso gelangen Sie mit einem Doppelklick auf den Notenhinweis im Text zur Notiz. Mit VERWEISE | FUßNOTEN rufen Sie einen Dialog Gestaltungsoptionen für Fuß- und Endnoten auf. Bewegen Sie beim Lesen den Mauszeiger in die Nähe des Notenhinweises, wird Ihnen der Notiztext in einer Quickhelp-Box angezeigt. Tipp: Sie können auf dieselbe Fuß- oder Endnote mehrfach verweisen, indem Sie anstelle des Notenhinweises einen Querverweis (Seite 18) des Typs FUßNOTE einfügen. Fußnotentrennlinie ändern Standardmäßig wird die Fußnote vom Text durch eine kurze gerade Linie abgetrennt. Der Weg zur Änderung ist etwas diffizil: 1. Wählen Sie ANSICHT | ENTWURF. 2. Wählen Sie VERWEISE | NOTIZEN ANZEIGEN. Die Fußnoten werden in einem separaten Fenster am unteren Ende des Textfensters angezeigt. Eine Pulldown-Liste gestattet Ihnen die Auswahl von FUßNOTENTRENNLINIE. Gestalten Sie die Trennlinie mit Textzeichen neu oder wählen Sie FORMAT | RAHMEN UND SCHATTIERUNG und klicken im dann öffnenden Dialog auf die Schaltfläche HORIZONTALE LINIE, um eine dekorative grafische Trennlinie einzufügen. 2 Eine Fuß- oder Endnote können Sie nur löschen, indem Sie das Verweiszeichen im Text löschen. 18 Querverweise Um im Text auf eine andere Textposition zu verweisen, rufen Sie EINFÜGEN |QUERVERWEIS oder VERWEISE | QUERVERWEIS auf. Sie können links auswählen, welche Strukturdaten als Ziel anzuzeigen sind und rechts, wie sie im Verweis dargestellt werden. Haben Sie am Zielort keinen strukturierten Text, können Sie ein Ziel mit Hilfe einer Textmarke erzeugen, die Sie durch Markieren der Zielposition und Aufruf von EINFÜGEN | TEXTMARKE erzeugen. Hinweis: Es wird ausschließlich das eingefügt, was Sie unter VERWEISEN AUF ausgewählt haben. Zusätzliche Hinweise wie z.B. »siehe Seite « müssen Sie von Hand dazusetzen. Wenn Sie den Text als Word-Datei weitergeben wollen, empfiehlt sich die Option ALS HYPERLINK EINFÜGEN. Beim Anklicken des Verweises wird der Leser zur verwiesenen Textstelle umgeleitet. Inhaltsverzeichnis Die Inhaltsverzeichnis-Automatik greift auf die Überschriften zurück, die Sie mit Formatvorlagen des Typs »Überschrift n« in Ihren Text eingefügt haben. Manuell formatierte Überschriften werden davon nicht erfasst, es sei denn, Sie haben dabei dieselben Formatierungen wie eine der Überschrift-Formatvorlagen erwischt und Word ordnet dieser manuellen Formatierung intern die passende Formatvorlage zu. Setzen Sie den Textcursor an die Position, wo das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll und wählen Sie VERWEISE | INHALTSVERZEICHNIS | BENUTZERDEFINIERTES INHALTSVERZEICHNIS. Die dortigen Einstellungen sind selbsterklärend; Sie bestimmen, bis zu welcher Überschriftenebene das Inhaltsverzeichnis gehen soll und wie die Einträge zu formatieren sind. 19 Mit der Schaltfläche OPTIONEN gelangen Sie zur individuellen Einstellung jener Formatvorlagen, die als Quellen für das Inhaltsverzeichnis dienen sollen. Sobald Sie in den Feldern rechts eine Zahl für die Einzugsebene im Verzeichnis eingetragen haben, wird diese Textstruktur ebenfalls erfasst. Aktualisiert wird das Inhaltsverzeichnis bei jedem Druckvorgang. Sie können es auch manuell aktualisieren, wenn Sie im Kopf des Inhaltsverzeichnisses INHALTSVERZEICHNIS AKTUALISIEREN anklicken. Schlagwortverzeichnis (Index) Um ein Schlagwortverzeichnis zu erzeugen, müssen zunächst Schlagworte erfasst werden. Markieren Sie den zu erfassenden Begriff und betätigen Sie die Tastenkombination A+H+x. Der markierte Begriff erscheint im Feld HAUPTEINTRAG. Mit einem Klick auf FESTLEGEN fügen Sie diesen Begriff als versteckten Text und der Feldkennung für einen Indexeintrag in Ihren Text ein. Untereinträge sind durch : vom Haupteintrag getrennt; bei der Erstellung werden solche Einträge eingerückt beim Haupteintrag aufgelistet. Ein Schlagwortverzeichnis erstellen Sie an der aktuellen Schreibposition mit VERWEISE | INDEX EINFÜGEN. 20 4.3 Formatvorlagen Formatvorlagen sind nicht nur ein wichtiges Instrument zum Strukturieren von Texten, sondern auch eine wesentliche Arbeitserleichterung. Sie nehmen den größten Teil der Registerkarte START ein. Vergleichen Sie nur Klickzahl einer manuellen Formatierung einer Überschrift mit der beim Verwenden einer Formatvorlage: manuell mit Formatvorlage 1. Text markieren 1. Textmarke in Absatz setzen 2. Klick auf bei Schriftart 3. ggf. Scrollbalken verschieben 2. Klick auf oder bei Formatvorlagen 4. gewünschte Schrift anklicken 3. ggf. Scrollbalken verschieben 5. Klick auf bei Schriftgröße 4. gewünschte Formatvorlage anklicken 6. ggf. Scrollbalken verschieben 7. gewünschte Schriftgröße anklicken 8. und/oder anklicken 9. Klick auf in Gruppe Absatz 10. Absatzabstand »vor« einstellen 11. Absatzabstand »nach« einstellen 12. Register ZEILENcken UND SEITENUMBRUCH ankli- 13. Häkchen bei ABSÄTZE NICHT TRENNEN setzen Dieser Unterschied spricht für sich! 14. auf klicken Word liefert einige Formatvorlagen mit, Sie können diese jederzeit ändern, löschen und ihnen weitere hinzufügen. Den kompletten Vorlagenkatalog sehen Sie, wenn Sie in der Gruppe Formatvorlagen auf klicken, dann ganz unten auf OPTIONEN und im Dialog aus der Liste Anzuzeigende Formatvorlagen auswählen: ALLE FORMATVORLAGEN. 21 Barrierefreiheit Darüber hinaus sind nur mit Formatvorlagen strukturierte Texte in barrierefreie Netzveröffentlichungen umwandelbar! Die korrekte Strukturierung eines Dokuments können Sie sehen, wenn Sie n der Registerkarte ANSICHT die Option NAVIGATIONSBEREICH (2007: DOKUMENTSTRUKTUR) aktivieren. Diese Struktur wird auch bei der Umwandlung in das PDF-Format3 als Lesezeichen übernommen und macht das Dokument so für Interpretationssoftware verwendbar. Formatvorlagen ändern Sie können mit NEUE FORMATVORLAGE am Fuß der Formatvorlagenliste eigene Formatvorlagen erstellen. Einfacher ist das Abändern bestehender Formatvorlagen an die eigenen Bedürfnisse. Der einfachste Weg geht wie folgt: 1. Formatieren Sie einen Absatz mit einer vorhandenen Formatvorlage. 2. Formatieren Sie den Absatz nach Ihren Wünschen um. 3. Rechtsklicken Sie die Formatvorlage im Menüband oder in der Liste und wählen Sie 4. ● in Word 2007 und 2010 im Kontextmenü des Textes FORMATVORLAGEN | … AKTUALISIEREN, UM DER AUSWAHL ZU ENTSPRECHEN ● in Word 2013 im Kontextmenü der Formatvorlagenschaltfläche … AKTUALISIEREN, UM DER AUSWAHL ZU ENTSPRECHEN 3 Seit Word 2007 lassen sich Word-Dokumente auch direkt aus Word ins PDF-Format exportieren. Diese Möglichkeit ist dem Adobe-AddIn und dem Distiller vorzuziehen, weil sie schneller und weniger störanfällig arbeitet. 2007: | SPEICHERN UNTER | PDF ODER XPS 2010: DATEI | SPEICHERN UND SENDEN |PDF/XPS-DOKUMENT ERSTELLEN 2013: DATEI |EXPORTIEREN |PDF/XPS-DOKUMENT ERSTELLEN 22 Index Absatz Abstand .................................................................... 10 Automatik ................................................................ 11 Absatzendemarke ........................................................... 9 Absatzkontrolle ............................................................. 11 Anführungszeichen französische ............................................................... 8 typografische ............................................................. 8 Aufzählung .................................................................... 11 Autokorrektur ................................................................. 5 Barrierefreiheit .............................................................. 22 Bindestrich bedingter.................................................................... 6 geschützter ................................................................ 4 Blocksatz.......................................................................... 9 Einrückung .................................................................... 13 Einzug ............................................................................ 13 Endnote ......................................................................... 18 Fettdruck ......................................................................... 7 Formatvorlagen ............................................................. 21 Fußnote ......................................................................... 18 Gedankenstrich ............................................................... 4 Gliederung ..................................................................... 11 Guillemets ....................................................................... 8 Hervorhebungen ............................................................. 7 Index.............................................................................. 20 Inhaltsverzeichnis .......................................................... 19 Kursivdruck ..................................................................... 7 Leerschritt, geschützter .................................................. 4 Nummerierung.............................................................. 11 Parenthese ...................................................................... 4 PDF ................................................................................ 22 Promille ........................................................................... 5 Querverweise ................................................................ 19 Schlagwortverzeichnis .................................................. 20 Seite Format ..................................................................... 16 Nummer................................................................... 16 Rahmen.................................................................... 16 Silbentrennung................................................................ 6 unterdrücken ............................................................. 7 Sonderzeichen............................................................. 4, 5 Symbole .......................................................................... 5 Tabstopp ....................................................................... 14 Tabulator ...................................................................... 13 Text drehen ................................................................... 10 Textattribute ................................................................... 7 Textfeld ......................................................................... 10 Trennfuge........................................................................ 6 Trennlinie für Fußnoten ................................................ 18 Unterstreichungen .......................................................... 7 Zeilenabstand................................................................ 10 Zeilenschaltung ............................................................... 9 23