Elektronische Rechnungen

Elektronische Rechnungen
Mainaschaff, 10.04.2013
Bettina Rachor, Steuerberaterin
2
Stand elektronische Rechnungen

die Nutzung elektronischer Rechnungen wird stetig zunehmen

im nationalen und internationalen Handel wird seit vielen Jahren der elektronische
Datenaustausch für Handelsvorgänge wie: Bestellung, Lieferavis, Zahlungsavis usw. genutzt

Nutzung bisher vorwiegend durch Großunternehmen, im Mittelstand bisher geringe Akzeptanz
wegen der bisher erforderlichen qualifizierten elektronischen Signatur

Tendenz nach der Gesetzesänderung: auch im Mittelstand nimmt die Nutzung zu, Kosten- und
Effizienzvorteile sind immer wichtiger

Und: Die Kostenvorteile werden größer durch leistungsfähigere Software und Hardware zur
elektronischen Dokumentenverwaltung und Handhabung
3
Stand elektronische Rechnungen

Kurz:
Mit Hilfe der elektronischen Rechnung sparen Empfänger und Sender Zeit und Geld, weil
Medienbrüche, langwierige manuelle Prozesse wie das Einscannen und Ausdrucken der
Rechnungen aber auch Versand einschließlich Porti entfallen.
Für den Mittelstand wären realistische 10-20 % Kostenersparnis schon ordentlich Geld.
Ein weiterer wichtiger Vorteil der elektronischen Rechnungsstellung für den Unternehmer ist
sicherlich

die Möglichkeit (oder der Wettbewerbsvorteil), Zugang zu einem größeren Markt potenzieller
Kunden und Lieferanten zu haben, da vor allem Großunternehmen es vorziehen, mit e-fähigen
Geschäftspartnern zu arbeiten
4
Neuregelung E-Rechnungen
Neue Rechtslage
rückwirkend zum 01.07.2011
 Wegfall der Verpflichtung zur qualifizierten elektronischen Signatur
 bislang
für
elektronische
Rechnungen
vorgeschriebene
Verfahren
fortgeschrittene elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren können aber weiter
angewendet werden
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Neuregelung elektronische Rechnungen
Die bisherige Regelung des § 14 Absatz 3 UStG sah für auf elektronischem Weg übermittelte
Rechnungen bei B2B (Business to Business) Umsätzen, hohe technische Anforderungen vor.
Deshalb wurden die Anforderungen an eine elektronische Rechnung für die Belange der
Umsatzsteuer deutlich reduziert. Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurde bereits
rückwirkend ab 01.07.2011 die elektronische Rechnungsstellung auf möglichst unbürokratische
Weise ermöglicht.
Rechnungen auf Papier und elektronische Rechnungen sollen gleichbehandelt werden und der
Verwaltungsaufwand bei der Ausstellung von Rechnungen auf Papier sollte nicht zunehmen
Im Ergebnis berechtigen auch elektronische Rechnungen, die z.B. per E-Mail, als PDF-, Exceloder Textdatei (als E-Mail-Anhang oder Web-Download) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug,
ohne dass es einer Signatur bedarf.
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Neuregelung E-Rechnungen
Gesetzliche Regelung § 14 UStG in der Neufassung:
„Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung
abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet
wird.
Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit des Inhalts und ihre
Lesbarkeit müssen gewährleistet werden.
Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers.
Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach dem Gesetz erforderlichen
Angaben nicht geändert wurden.
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Neuregelung E-Rechnungen
Gesetzliche Regelung § 14 UStG in der Neufassung:
Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die
Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden.
Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die
einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können.
Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers
elektronisch zu übermitteln.
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format
ausgestellt und empfangen wird.“
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Neuregelung E-Rechnungen
Wichtiger Grundsatz:
Dokumentation des betrieblichen Kontrollverfahrens, Stichwort Prüfpfad im
Unternehmen
 Grundsätzlich erwünscht: Dokumentation
Medienbrüche vermieden werden sollten.
elektronisch
durchzuführen,
da
 nach der Gesetzesbegründung soll aber auch die manuelle Kontrolle, z.B. durch
Abgleich mit den vorhandenen Unterlagen (z.B. Auftrag, Bestellung, Vertrag)
ausreichend sein
 es gilt die Vermutung:
Kein Unternehmen, ob klein oder groß, zahlt Rechnungen ohne vorherige Prüfung
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Betriebliches Kontrollverfahren

Als Nachweis für das innerbetriebliche Kontrollverfahren, muss der Unternehmer daher
künftig im Besitz einer Rechnung sein, die alle nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG zum
Vorsteuerabzug erforderlichen Angaben enthält und

die Rechnung muss auf ihre inhaltliche Richtigkeit hin überprüft worden sein (richtige
Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger).

In der Praxis werden sich die Durchführung des Kontrollverfahrens und die Prüfung der
Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs in weiten Teilen überschneiden.

Wenn der Nachweis erbracht ist, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs gegeben
sind, ist Frage der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens ohne
eigenständige Bedeutung

insbesondere führt die fehlende Dokumentation des Kontrollverfahrens nicht zur Versagung des
Vorsteuerabzugs.
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Betriebliches Kontrollverfahren
Prüfpfad Rechnung – Leistung

nicht der komplette Emailverkehr zu einer Bestellung muss aufbewahrt werden aber für den
Vorsteuerabzug gemäß § 15 Abs.1 Nr.1 UStG gilt:
nur wenn die Leistung ausgeführt und Unternehmer im Besitz einer ordnungsgemäßen
Rechnung im Sinne des § 14 Abs.4, § 14a UStG ist , kann Vorsteuerabzug in Anspruch
genommen werden.

Praxis: Unternehmer muss dem Finanzamt den Eingang der Rechnung nachweisen
(elektronsicher Eingangsstempel, manueller Eingangsstempel, Email mit
Rechnungseingang abgespeichert)
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Betriebliches Kontrollverfahren
Handhabung mit DMS:

Dokumenten-Management-Systeme (= DMS) haben bereits die Möglichkeit der automatischen
Erfassung von elektronischen Dokumenten

an die Email angehängte elektronische Rechnung (z.B. im pdf-Format) wird direkt in das DMS
importiert, wo es dann einen sogenannten Zeitstempel bekommt

In diesem Fall wäre der elektronische Rechnungseingang genau nachweisbar, so dass die Email
hier nicht aufbewahrt / archiviert werden müsste

Die Abspeicherung der Email ist aber trotzdem zu empfehlen zur Dokumentation des
Rechnungsausstellers
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Betriebliches Kontrollverfahren
Nachweis des Eingangs bei Web-Download:

beim Web-Download (z.B. Download Telefonrechnung) ist auch der Eingang der elektronischen
Rechnung nachzuweisen

gemäß § 87a AO gilt ein elektronisches Dokument erst dann als zugegangen, wenn die für den
Empfang bestimmte Einrichtung (z.B. Emailprogramm) es in für den Empfänger bearbeitbarer
Weise aufgezeichnet hat (§ 87a Abs. 1 Satz 2 AO)

Unternehmer ist daher erst im Besitz der Rechnung und somit auch erst dann zum
Vorsteuerabzug berechtigt, wenn er tatsächlich den Web-Download vollzogen hat

reine Email-Benachrichtigung über das Vorhandensein der aktuellen Rechnung auf dem Server
des Anbieters (Telefonprovider) reicht hierfür nicht aus

Eingang kann m.E. nach bisher nur über die Spalte Erstellungsdatum nach dem Download der
Rechnung vom Server des jeweiligen Anbieters erfolgen
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weitere Anforderungen:
Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung:

Neben dem Eingang der Rechnung ist auch die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit
des Inhalts zu dokumentieren.

Dies erfolgt z.B. durch Abspeicherung der Email mit dem Rechnungseingang. Bei EDI oder
qualifizierter elektronischer Signatur sind Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit immer
gegeben.

Die Speicherung/Sicherung des Emailverkehrs muss im Hinblick auf die zu beachtenden
Vorschriften (GoBS, GDPdU) im Original Outlook Datei-Format (.msg) erfolgen.

Die Rechnung darf unter einem anderen Namen abgespeichert werden, z.B. zur Anpassung an
innerbetriebliche Ablage-Ordnung. Dabei sollte die Email nach dem gleichen Index wie die
Rechnung verwaltet werden.
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weitere Anforderungen:
Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung:

Wichtig: keinesfalls darf der Inhalt der Rechnung verändert werden, z.B. auch bei WordDokumenten

fehlende oder unrichtige Rechnungsangaben dürfen ausschließlich vom Aussteller der
Rechnung ergänzt oder geändert werden.

Achtung: Straftatbestand der Urkundenfälschung droht!
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Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten
Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten nach verschiedenen gesetzlichen Vorgaben:

Neben den generellen Aufbewahrungspflichten des Kaufmanns (§ 257 HGB) und der

Aufbewahrungspflicht für steuerlich relevante Unterlagen (§ 146 und 147 AO) sind für die

Aufbewahrung von Rechnungen die spezifischen Regelungen des § 14b UStG zu
berücksichtigen.
Die Aufbewahrungspflicht nach § 14b UStG ist eine öffentlich rechtliche Verpflichtung für
steuerrechtliche Prüfungszwecke. Der Unternehmer muss die dafür notwendigen Vorkehrungen
treffen, um insbesondere die Lesbarkeit und die Vorlegbarkeit der Unterlagen zu gewährleisten
(z.B. bei ausgelagerter elektronischer Aufbewahrung, Stichwort „Cloud“).
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Aufbewahrungspflichten
Verletzung von Aufbewahrungspflichten:

Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt nach § 15 Abs. 1 UStG voraus, dass der
Unternehmer eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt.

Dass der Unternehmer hinsichtlich der Rechnung auch die Anforderungen an die Aufbewahrung
nach § 14b UStG, § 147 AO einschließlich GoBS und GDPdU erfüllt, ist nicht Voraussetzung
für den Vorsteuerabzug.

Verletzt der Unternehmer aber seine Aufbewahrungspflichten nach § 14b UStG, kann dies als
eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des § 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden.

bei Verletzung der Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO drohen weitere Sanktionen, z.B. auch
Zuschätzung
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Aufbewahrungspflichten
Ausdrucken von elektronischen Rechnungen – Scannen:

Originär digitale Belege müssen digital archiviert und verwaltet werden, Ausdruck und danach
Behandlung wie Papierrechnung ist nicht ausreichend.

Werden Unterlagen, die das Unternehmen originär in Papierform erhalten hat, aus
betrieblichen Gründen digitalisiert, sind diese in dieser digitalen Form (z.B. in Bildformaten
wie pdf oder tiff) vorzuhalten.

Soweit das Verfahren und die Prozesse den GoB/GoBS entsprechen und nicht nach anderen
Rechtsvorschriften die Aufbewahrung im Original vorgeschrieben ist, ist theoretisch auch
die anschließende Vernichtung der Originaldokumente zulässig.

Die Vernichtung ist sicher nicht empfehlenswert, aber ggf. die vereinfachte Handhabung der
Papierablage im Rahmen einer sog. „chaotischen Ablage“.
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Aufbewahrungspflichten
Ausdrucken von elektronischen Rechnungen – Scannen:

Aufbewahrungspflicht
Papierrechnungen

Aufbewahrung erfolgt grundsätzlich im Inland, bei jederzeit möglichem Online-Zugriff des
Finanzamts auch im EU-Ausland. Außerhalb des Gemeinschaftsgebiets nur mit Zustimmung
des Finanzamts.

Lesbarkeit der Rechnung ist für den Aufbewahrungszeitraum sicherzustellen
von
10
Jahren
gilt
für
elektronische
Rechnungen
und
für
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Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten
Elektronische Ausgangsrechnungen:

Das Verfahren zum Versand elektronischer Rechnungen muss so dokumentiert werden, dass
das Finanzamt die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen prüfen kann.

Insbesondere die Vorschriften des § 144 AO über die Aufzeichnung des Warenausgangs
müssen erfüllt sein (z.B. Vollständigkeit, Journalfunktion)

Buch- und Belegnachweise für z.B. Innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen und
Ausfuhrlieferungen sind zu beachten.

Gelangensbestätigung ist künftig elektronisch möglich, PDF-Beleg aus ATLAS/EDIFACT

Verbindung mit elektronischer Ausgangsrechnung muss darstellbar sein.

Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten analog der Eingangsrechnungen
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Anforderungen an Archivierung
An die Abspeicherung der elektronischen Rechnungen schließt sich die Archivierung an. Die
archivierten Unterlagen sind darüber hinaus aufzubewahren (§§ 146, 147 AO)

Die Archivierungspflicht beinhaltet die regelmäßige zeitnahe Festschreibung der Archivierung
(mindestens jährlich) in einem unveränderbaren Format.

Die Speicherung elektronischer Unterlagen hat auf einem Datenträger zu erfolgen, der keine
Änderungen zulässt. In Betracht kommen z.B. nicht wiederbeschreibbare DVD´s (DVD-R) und
CD-ROM´s (CD-R), aber auch veränderungsgeschützte Serverspeicherplätze

Darüber hinaus besteht im Rahmen der GDPdU, der „elektronischen Betriebsprüfung“ die
Verpflichtung, digitale Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger und in einem
elektronisch auswertbaren Format vorzulegen.

In der heutigen Zeit werden fast 90% aller pdf-Dokumente ausschließlich im Textformat
ausgegeben, und damit ist auch die maschinelle Auswertbarkeit gewährleistet.
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Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten
Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen:

bei Umwandlung (Konvertierung) der elektronischen Abrechnung in ein unternehmenseigenes
Format (sog. Inhouse-Format) sollen beide Versionen archiviert und nach den GoBS mit
demselben Index verwaltet werden sowie die konvertierte Version als solche gekennzeichnet
wird

der Eingang der elektronischen Abrechnung, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie
die weitere Verarbeitung soll protokolliert werden.
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Überblick
Schritt
Papierrechnungen
Elektronische Rechnungen
• Eingangsnachweis
• Eingangsstempel
• Zeitstempel oder
eMail/Speicherdatum
• Prüfpfad
• manuelle Prüfvermerke
• Ablaufplan im DMS,
elektronische Vermerke
• Ablage
• Ordner, „Chaotische
Ablage“ nach Scan
• Elektronisches
Verzeichnis, DMS
• Aufbewahrung
• 10 Jahre Lesbarkeit und
körperlicher Zugriff
• 10 Jahre Lesbarkeit und
elektronischer Zugriff
• Archivierung
• sofern eingescannt, muss
nicht maschinell
verwertbar sein, aber auf
unveränderbarem
Datenträger
• regelmäßige
Festschreibung auf
maschinell verwertbarem,
unveränderbarem
Datenträger
23
Ausblick

Durch diese deutliche Senkung der Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung,
rechnen die zuständigen Ressorts der Bundesregierung damit, dass künftig rund 80 Prozent
aller Rechnungen zwischen Unternehmen elektronisch versandt werden.

Dies soll insgesamt zu Einsparungen von rund 4 Mrd. Euro führen.

Wer hat da wie gerechnet und in welchem Zeitraum?

Überlegen Sie, ob die neuen Regelungen nicht auch für Ihren Rechnungsausgang
erhebliche Handling- und Kostenvorteile bringen können!

Fazit: die elektronische Revolution des Rechnungswesens kommt vielleicht nicht sofort, aber
bestimmt!

Bei anstehenden Entscheidungen über Soft- und Hardware sollten diese Faktoren bereits mit
berücksichtigt werden.
24
Ausblick
Weitere neue Verfahren – De-Mail und e-Postbrief

Sog. De-Mail Dienste ermöglichen auf einer elektronischen Kommunikationsplattform einen
sicheren, vertraulichen und nachweisbaren Geschäftsverkehr, auf Grundlage einer sicheren
Anmeldung und Identifizierung

Unter dem Begriff de-Mail Dienste fasst man momentan zwei Verfahren zusammen:
25
Ausblick

Wenn eine elektronische Rechnung über De-Mail oder den e-Postbrief übertragen werden
erübrigt sich daher für den Rechnungsempfänger eine Überprüfung der Identität des Absenders
(Echtheit der Herkunft)

Auch kann davon ausgegangen werden, dass der Rechnungsinhalt während der Übermittlung
nicht manipuliert wurde (Unversehrtheit des Inhalt)

Versand über E-Post-Brief ersetzt Unterschrift, Einschreiben und Rückschein sind auch
möglich.

Für die Zukunft gerüstet: Adresse jetzt schon sichern!
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Ausblick
ZUGFeRD

neuer Standard für elektronische Rechnungen in Entwicklung, neues PDF-Format mit
zusätzlichem .xml-Dateianhang

Einheitlicher Standard für elektronische Zusatzangaben, die von ERP-Programmen und
Buchführungsprogrammen eingelesen werden könnten.

näheres unter www.bmwi.de Stichwort ZUGFeRD

oder unter www.ferd-net.de
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Beispiel
Im Anschluss zeigen wir Ihnen noch ein Praxis-Beispiel in einer kleinen Simulation:
Wir beginnen mit dem Eingang der elektronischen Rechnung, zeigen am Beispiel unserer
hausinternen Software die anschließende Rechnungsprüfung und Abspeicherung und verfolgen den
Weg dieser Rechnung in die Finanzbuchführung.
Dort wird die Rechnung elektronisch verbucht und mit dem Buchungssatz verknüpft, es erfolgt die
Bereitstellung für den Zahlungsausgleich und der OP-Ausgleich.
Als kleinen Exkurs zeigen wir, wie Sie Papierrechnungen zur Weiterverarbeitung einfach digitalisieren
können und wie ein moderner Austausch von Massendaten über ein Webportal funktionieren kann.
28
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