Im Gespräch: die besten Tools furs Online-Meeting

IT-STRATegIen Online-Meetings
Einsatzbereiche
von Online-Meetings
Mit Online-Meetings lassen sich aufwendige Besprechungstermine und lange Anreisen vermeiden. Sie helfen Geld zu sparen
und sorgen gleichzeitig für eine höhere
Produktivität der Mitarbeiter. Zu den wichtigsten Einsatzszenarien gehören:
die Integration dezentral arbeitender Mitarbeiter in die Geschäftsprozesse,
die interne Abstimmung von Dokumenten und Präsentationen,
spontane Brainstormings zur Ideen- und
Lösungsfindung
sowie die Abstimmung und Zusammenarbeit mit entfernten Niederlassungen,
Kunden und Geschäftspartnern.
So fern und
doch so nah
Die meisten Business-Meetings erfüllen ihren Zweck – aber
sie sind oft zeit- und kostenintensiv. Wenn die Teilnehmer aus
unterschiedlichen Standorten an Reisen, fällt die Bewertung der
Effizienz nicht immer positiv aus. Angesichts des Termin- und
Kostendrucks suchen viele Unternehmen nach Alternativen.
Eine Lösung sind Web-basierte Online-Meetings. Wir haben
uns einmal die gängigsten Tools dafür näher angeschaut.
Björn Lorenz
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Business&IT 11.2012
die Reiseplanung. Ebenso entfallen
Leerzeiten, die unterwegs nicht immer produktiv genutzt werden. Ein
Meeting dauert die hierfür benötigte
Zeit und keine Minute länger.
In Unternehmen mit verteilten Standorten verkürzen Online-Meetings Abstimmungsprozesse und erhöhen die
Produktivität der Mitarbeiter. Kurze
Entscheidungswege erhöhen die Reaktionsfähigkeit.
Weil ein Teil der Geschäftsreisen entfällt, sinkt der CO2-Ausstoß. Langfristig reduzieren Web-Konferenzen den
Raumbedarf, was eine geringere Bodenversiegelung zur Folge hat. Beides
kommt der Umwelt zugute und lässt
sich werbewirksam vermarkten.
O
nline-Meetings oder Web-Konferenzen sind virtuelle Treffen
mehrerer Teilnehmer. Gemeinsam werden zum Beispiel Präsentationen betrachtet, Dokumente bearbeitet oder per Chat, Voice over IP
(Internet-Telefonie) und Video diskutiert. Das Marktforschungsinstitut Frost
& Sullivan geht in der Studie „European
Web Conferencing Services Market“ davon aus, dass der Markt für Web-Konferenz-Lösungen jährlich um rund 26,4
Prozent wächst und 2015 weltweit die
Milliardengrenze überschreitet. Eine Annahme, für die es gute Gründe gibt:
Online-Meetings haben für Unternehmen handfeste finanzielle Vorteile. Direktes Einsparpotenzial lässt sich nicht
nur bei den Reise-, sondern auch bei
Kommunikationskosten realisieren.
Web-Konferenzen senken den oft hohen organisatorischen Aufwand für
Lange Zeit herrschten bei Live-Konferenzen sündhaft teure, fest installierte
Systeme vor, die jedoch – technisch limitiert – in den Chefetagen großer Unternehmen oft Dornröschen-ähnlich vor
sich hin schlummerten. Die meisten Mittelständler waren ohnehin von den hohen Investitionskosten abgeschreckt.
Eine Marktlücke, in die – befeuert vom
leistungsstarken Breitbandnetz – immer
mehr Dienstleister stoßen, die OnlineMeetings als Cloud-Service anbieten. Ihre Systeme sind einfach zu bedienen, es
ist nur ein Internet-Anschluss und eine
Web-Cam erforderlich.
Für die Nutzung fällt ja nach Lösung
lediglich eine geringe monatliche Gebühr an. Anders als bei der klassischen
Videokonferenz liegt der Fokus beim
Online-Meeting weniger auf Diskussion,
als vielmehr auf Zusammenarbeit. Gute
Beispiele sind:
die gemeinsame Betrachtung von
Präsentationen,
die gemeinsame Bearbeitung von
Dokumenten
und das gemeinsame Brainstorming
mithilfe von Whitebords.
Neben Funktionen für Telefon- und
Videokonferenzen stellen Online-Meeting-Plattformen dafür weitere Werkzeuge bereit. Hierzu gehören etwa Marker,
Stifte oder spezielle Funktionen für
die Gesprächssteuerung. Ein weiterer
wichtiger Aspekt ist die Integration in
Office-Programme, Web-Browser und
den Desktop, um Konferenzen schnell
und komfortabel zu starten.
Für unsere Marktübersicht haben wir
vier der führenden Web-Conferencing-
Eine Frage der Sicherheit
Bei Meetings geht es häufig um Interna, was zwangsläufig die Frage nach der
Sicherheit aufwirft. Kein Unternehmen
möchte heimliche Lauscher an Bord haben,
wenn über neue Produkte, Börsengänge
oder existenzielle Schwierigkeiten diskutiert wird.
Bei modernen Web-Conferencing-Lösungen
können sich Nutzer bequem zurücklegen.
Sie gelten unter Experten als „abhörsicher“.
Um auf Nummer sicher zu gehen, sollte ein
Anbieter die folgenden Kriterien erfüllen:
Datenverschlüsselung auf https/
SSL-Niveau,
dynamische Sitzungskennwörter,
Bestätigungen beim Datentransfers
und optionale Einschränkung der Benutzerrechte.
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IT-STRATegIen Online-Meetings
Dank der fast schon spartanischen Oberfläche ist Citrix GoTo­
Meeting einfach und intuitiv zu bedienen. [ Foto: Citrix Online ]
Auch bei Videokonferenzen via Internet ist HD-Qualität heute
bereits Standard. [ Foto: Cisco Deutschland ]
Systeme genauer unter die Lupe genommen. Die wesentlichen Parameter
– Videokonferenzen, Collaboration und
Cloud-Infrastuktur – stimmen bei allen
überein. Deutliche Unterschiede gibt es
hingegen mit Blick auf Ausstattung, Benutzerführung und Preis.
Citrix GoToMeeting
Schlank, übersichtlich, einfach zu bedienen: Citrix GoToMeeting stellt alle
relevanten Funktionen für das OnlineMeeting auf einer kleinen Randleiste
zur Verfügung. Um ein Meeting zu starten, ist ein Desktop- oder Web-Client
erforderlich. Teilnehmer können sich
auch per Smartphone und Tablet einklinken. Citrix GoToMeeting unterstützt
mobile Endgeräte unter Apple iOS und
Android.
Besonders effizient ist der Dienst in
Unternehmen mit etablierter Web-Conferencing-Kultur: Citrix GoToMeeting lässt
sich direkt aus Office-Programmen wie
Outlook starten, was Ad-hoc-Meetings
per Mausklick erleichtert. Auch bei der
Terminplanung hilft die Software, etwa
indem die Zugangsdaten zum Meeting
automatisch in Outlook-Terminanfragen
übernommen werden.
Bis zu 25 Teilnehmer lassen sich für eine Web-Konferenz zusammentrommeln.
Positiv ist die Flexibilität der Technologie: Wer an einem Online-Meeting teilnehmen möchte, braucht weder einen
PC noch ein mobiles Endgerät. Zur Not
reicht auch das gute alte Telefon. Das
erleichtert es, Spezialisten, Vertriebler
und Entscheidungsträger einzubinden,
die nur selten am Arbeitsplatz sind.
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Die Tagesordnung des Online-Meetings lässt sich frei gestalten. Entsprechend flexibel sind die Werkzeuge: So
können Moderatoren beispielsweise
entscheiden, ob nur ein bestimmtes Programmfenster oder der gesamte Desktop des Präsentationsrechners übertragen wird. Mit der Screen Clean-Funktion
lassen sich zudem Icons, Hintergründe
und die Taskleiste ausblenden, um die
Privatsphäre zu gewährleisten. Während eines Meetings kann man Maus
und Tastatur an Kollegen übergeben,
um die Moderatorenrolle zu wechseln
und gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten.
Bei Videokonferenzen lassen sich bis
zu sechs Personen live auf dem Bildschirm nebeneinander darstellen. Die
Übertragung der Bilder läuft in HDQualität. Der aktive Sprecher wird automatisch dezent markiert, was die Orientierung der Teilnehmer erleichtert.
Citrix GoToMeeting ist ein CloudDienst. Die Miete beläuft sich auf 39
Euro pro Monat, die Anzahl der Sitzungen ist unbegrenzt. Unterstützt werden
telefon und VoiP, teuere Premiumeinwahlnummern sind nicht erfoderlich. So
bleibt die volle Kostenkontrolle erhalten, versteckte Kosten, die den günstigen Grundpreis in die Höhe trieben gibt
es bei GoToMeeting nicht.
Fazit: Hersteller Citrix hat bei GoTo­
Meeting den richtigen Mix aus Leistungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit
gefunden. Der Web-ConferencingDienst ist umfassend ausgestattet, aber
dennoch übersichtlich und einfach zu
bedienen. Ein Alleinstellungsmerkmal
Business&IT 11.2012
der Citrix-Lösung ist die flexible Kombinierbarkeit von Telefon und VoIP,
die in dieser Form bei keinem anderen Angebot zufinden ist. Weitere Pluspunkte sind die flexible Einladung der
Teilnehmer und Videokonferenzen in
HD-Qualität.
Cisco WebEx
Cisco WebEx gehört zu den alten Haudegen unter den Online-Meeting-Lösungen. Die Technologie ist ausgereift, der
Funktionsumfang über Jahre gewachsen. Allerdings ist die Software nicht
ganz so leicht zu bedienen wie etwa
GoToMeeting. Dafür werden neben
Windows und Mac OS X auch Linux
unterstützt.
Ähnlich wie TeamViewer (siehe unten)
und GoToMeeting arbeitet auch webex
mit gängigen Office- und Kommunikations-Anwendungen zusammen. Meetings lassen sich etwa aus Outlook, Lotus
Notes oder gängigen Instant-MessagingTools heraus starten. Bei langfristig vorbereiteten Terminen arbeitet der Service
eng mit den jeweiligen Kalendern zusammen. Interessant ist die Call meFunktion, die Teilnehmer selbstständig
anruft. Letztere ersparen sich dadurch
die Einwahlprozedur. Allerdings entstehen hier extra Kosten und das nicht zu
knapp. Die Stärken von WebEx liegen
vor allem im Bereich der Collaboration:
So können gemeinsam Dokumente erstellt, Dateien getauscht oder Ideen auf
Whiteboards gesammelt werden. Während des Meetings kann die Rolle des
Moderators laufend getauscht werden,
sodass jeder Teilnehmer die Chance bekommt, aktiv zum Ergebnis beizutragen.
Auch bei WebEx lassen sich wahlweise
der gesamte Desktop oder einzelne Programme veröffentlichen.
Bei Videokonferenzen werden bis
zu sieben Teilnehmer gleichzeitig auf
dem Bildschirm angezeigt. Die Active
Speaking-Technologie markiert, wie bei
GoToMeeting auch, den gerade sprechenden Kollegen. Bei heftigen Wortwechseln kann das gut gemeinte Feature allerdings auch irritieren.
Der Meeting-Bereich ist das zentrale
Element bei WebEx. Hier sind nicht nur
sämtliche Zusammenarbeitsfunktionen,
sondern auch Werkzeuge zur Vor- und
Nachbereitung der Termine zu finden.
Die Folge des hohen Funktionsumfangs
ist indes eine gewisse Komplexität. Der
Preis für den Cloud Service beträgt 38
Euro im Monat. Kleinere Teams mit
maximal acht Teilnehmern schlagen
lediglich mit 19 Euro zu Buche. Hinzu
kommen Kosten für extra VoIP-Pakete (sollten die vorhandenen Minuten
nicht ausreichen) oder wie für die Rückruffunktion call me, die eine Kostenkontrolle deutlich erschweren.
Manche Besprechungen erfordern
persönliche Anwesenheit. Doch viele
Meetings sind auch online möglich.
Fazit: Cisco WebEx ist ein etablierter
Service mit hohem Funktionsumfang.
Der umfangreich ausgestattete MeetingBereich ist allerdings komplex und nicht
ganz so intuitiv gestaltet wie bei den
Wettbewerbern. Durch versteckte Zusatzkosten ist die Kostenkalkulation
nicht so einfach wie beispielsweise bei
GoToMeeting.
TeamViewer 7
TeamViewer ist vor allem im Serviceund Support-Umfeld eine bekannte
Per Smartphone
lassen sich auch Teilnehmer einbinden,
die gerade unterwegs
sind. [ Foto: Cisco Deutschland ]
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IT-STRATegIen Online-Meetings
Flexibilität ist Trumpf:
Online-Meetings lassen
sich unabhängig von
Zeit und Ort durchführen.
Größe. Viele Software-Hersteller nutzen das Tool für die Fernwartung. In
den letzten Jahren wurde die Software
schrittweise erweitert und bietet nun
auch Web-Conferencing-Funktionen.
Nehmen allerdings mehrere Personen
an einem Onlinemeeting teil, kommt es
zu Problemen bei der VoIP- und Videoübertragung. So gesehen ist TeamView­
er 7 eher ein erweitertes Supporttool als
eine vollwertige Collaboration-Lösung.
Um an einem Meeting teilzunehmen,
genügt ein handelsüblicher Browser. Eine Client-Software wird nicht installiert.
Zusätzliche Apps gibt es für mobile Geräte unter iOS und Android.
Auch mit TeamViewer lassen sich Meetings spontan durchführen: So zeigt
beispielsweise eine Präsenzliste, welche Kollegen derzeit online sind. Allerdings müssen sich die Teilnehmer vor
dem Meeting festlegen, ob sie Telefon
oder VoIP verwenden wollen. Auf Teilnehmerseite genügt ein Klick, um der
Diskussion beizutreten.
Bei langfristigen Planungen arbeitet
TeamViewer Hand in Hand mit Outlook,
sodass die Zugangsdaten zusammen mit
der Terminanfrage übertragen werden.
Ähnlich wie bei GoToMeeting veröffentlicht auch TeamViewer wahlweise den
kompletten Bildschirm oder einzelne
Fenster. Default-mäßig ist der Screen
eingeschaltet und muss extra ausgeschaltet werden, wenn die anderen Teilnehmer nicht alles sehen sollen.
Für Brainstormings stehen neben einem Whiteboard verschiedene StrukturZeichenwerkzeuge zur Verfügung. Ein
interessanter Ansatz ist die gemeinsame Dateibox, über die man Dokumen44
te zwischen den Teilnehmern verteilen
kann. TeamViewer-Konferenzen können online, per VoIP oder am Telefon
verfolgt werden, allerdings lässt sich
das nicht frei kombinieren, wie zum
Beispiel bei Citrix. Außerdem muss
beim Telefon der Teilnehmer für kostenpflichtige 01805-Nummen freigeschaltet sein, was in vielen Unternehmen erst gar nicht der Fall ist. Für einen
Cloud-Dienst ist die Preisgestaltung eigenwillig: Statt der sonst üblichen monatlichen Miete fällt eine Einmalgebühr
von 479 Euro für die Einstiegslösung
für bis zu 15 Teilnehmer und eine
Workstation an. Die Premiumvariante
für bis zu 25 Teilnehmer und beliebig
viele Workstations schlägt mit 998 Euro
zu Buche. Hinzu kommen häufige und
kostenpfilchtige Updates, die in Verbindung mit den teueren Einwahlnummern ebenfalls eine Kostenkalkulation
unmöglich machen.
Fazit: Anders als bei GoToMeeting oder
WebEx ist bei TeamViewer Vorkasse angesagt – nicht für die Miete, sondern
für ein lebenslanges Nutzerrecht. Wem
der Dienst nicht mehr gefällt, der kann
rund 500 Euro abschreiben. Hinzu kommen hohe Telefonkosten durch teuere
Einwahlnummern, kostenpfichtige Updates und die bereits erwähneten Qualitätsprobleme bei mehreren Teilnehmer.
Unterm Strich reicht das nicht um Team­
viewer uneingeschränkt als Collaboration-Lösung zu empfehlen.
Google+ Hangouts
Google+ Hangouts sind eigentlich ein
Zusatzangebot für potenzielle Nutzer
Business&IT 11.2012
Fast jeder Web-KonferenzDienstleister hat auch
mobile Apps für Tablets
und Smartphones im
Programm. [ Foto: TeamViewer ]
des sozialen Netzwerks Google+. Doch
inzwischen ist der Video-Chat mit ergänzenden Business-Funktionen auch
für Nutzer von Google Apps verfügbar.
Sie können damit beispielsweise Online-Meetings organisieren, um Dokumente zu bearbeiten, Präsentationen zu
halten oder Videos auf YouTube anzuschauen. Reisende Anwender können
sich über die Google+-App mit Androidund iOS-Geräten einklinken. Die Zahl
der Teilnehmer ist auf zehn beschränkt.
Zum Vergleich: GoToMeeting verbindet
bis zu 25 Personen.
Google+ Hangouts sind eng verknüpft
mit Googles Cloud-Office-Paket. WebKonferenzen lassen sich beispielsweise
aus Google Docs oder GMail heraus starten. Collaboration und Präsentation laufen damit vor allem auf Google-Servern
im Netz. Alternativ lässt sich auch der
gesamte Desktop teilen. Eine direkte
Integration mit heimischen DesktopProgrammen ist hingegen nicht vorgesehen.
Die Arbeitsweise von Google+ Hangouts
ist dennoch komfortabel: Einladungen
zu Hangouts werden per GMail oder
Google-Kalender verteilt. Ein Google+Account und der Klick auf den jeweiligen Link genügen, um am OnlineMeeting teilzunehmen. Wer die mobile
Google+-App nutzt, bekommt die Anfrage direkt auf Smartphone oder Tablet.
Personen ohne Google+-Account lassen
sich im nordamerikanischen Raum via
Telefon hinzuschalten. Wann das Feature hierzulande verfügbar sein wird,
stand zu Redaktionsschluss noch nicht
fest. Da Hangouts automatisch im Social
Stream von Google+ erscheinen, haben
Administratoren die Möglichkeit, den
Zugang zu beschränken.
Fazit: Bei Unternehmen und Netzwerken, die ohnehin Dokumente über
Google Docs teilen und bearbeiten,
intensiviert Google+ Hangouts die Zusammenarbeit. Wenn es jedoch darum
geht, lokal installierte Programme einzusetzen oder vor größeren Gruppen zu
präsentieren, gibt es bessere Lösungen.
Die Tatsache, dass sich Teilnehmer nicht
per Telefon aufschalten lassen, kostet
jedoch Flexibilität. Als Gratis-Ergänzung
zu einer vorhandenen Cloud-basierten
Infrastruktur sind Google+ Hangouts jedoch ein respektabler Dienst.
Unterm Strich
Online-Meetings sind preiswert, leicht
zu bedienen und lassen sich flexibel
nutzen. Sie tragen vor allem unternehmensintern dazu bei, Reisekosten
zu sparen und Mitarbeiter produktiver
einzusetzen. Auch im Kundenkontakt
können sie bei Schulungen und Präsentationen eine Alternative sein.
Bei den Web-Conferencing-Diensten
hinterließ Citrix GoToMeeting den insgesamt besten Eindruck. Der Service
offenbart in puncto Ausstattung keine
Schwächen und lässt sich trotz seines
hohen Funktionsumfangs einfach und
intuitiv bedienen. Die klare Kostenstruktur ohne teure Einwahlnummern,
die flexible Kombinierbarkeit von VoIP
und Telefon sowie die Stabilität der Verbindung sprechen für Citrix,
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