Advanced und Customized Net Conference powered by Cisco

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Benutzerhandbuch: Advanced und Customized Net Conference powered by
Cisco WebEx Technology Productivity Tools
BENUTZERHANDBUCH
Verizon Net Conferencing
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M
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C
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Advanced und Customized Net Conference
powered by Cisco WebEx Technology
Installation und Verwendung von Productivity Tools
So können Sie Ihren WebEx Net Conferencing-Dienst aus täglich genutzten Anwendungen heraus
verwenden:
Installieren Sie WebEx Productivity Tools, um Konferenzen über One-Click, Microsoft Office, Webbrowser, Microsoft Outlook, IBM Lotus
Notes und Instant Messenger sofort zu starten oder beizutreten oder um Konferenzen mithilfe von Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes
zu planen, ohne die Service-Website von WebEx aufrufen zu müssen. Nach der Installation von WebEx Productivity Tools können Sie sich
anmelden und die Optionen für Ihr WebEx-Konto konfigurieren, Einstellungen für Instant Meetings und geplante Konferenzen vornehmen,
die Einstellungen für die One-Click-Seite vornehmen und auswählen, welche Produktivitäts-Tools Sie mit WebEx verwenden werden.
Dieses Benutzerhandbuch beschreibt das Herunterladen und die Verwendung des Plug-Ins Productivity Tools. Das Plug-In ermöglicht die
Planung Ihrer Internet-Konferenzen (inklusive Audio) aus täglich genutzten Anwendungen heraus.
Hinweis: Befolgen Sie die Anweisungen im Benutzerhandbuch für Advanced und Customized Net Conference, um Ihr Abonnement für
Advanced und/oder Customized Net Conference einzurichten, damit Sie Internet-Konferenzen über „Meine Konferenzen verwalten“ oder
Ihre WebEx-Homepage planen und durchführen können.
Productivity Tools ist über folgende Anwendungen in die WebEx-Dienste integriert:

Microsoft Outlook

Lotus Notes

One-Click

Instant Messenger:
o
Yahoo Messenger
o
Google Talk
o
Skype
o
AOL
o
Windows Messenger
o
Lotus Sametime

Microsoft Office-Anwendungen:
o
Word
o
Excel
o
PowerPoint

Microsoft Internet Explorer

Mozilla Firefox
Herunterladen von Productivity Tools:
Prüfen Sie vor der Installation von WebEx Productivity Tools, ob Ihr Computer die folgenden Mindestvoraussetzungen erfüllt:

Microsoft Windows 2000, XP, 2003, Vista

Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 oder 7.0 oder Firefox 2.0 oder 3.0

Intel x86 (Pentium mit mindestens 400 MHz) oder vergleichbarer Prozessor

JavaScript und Cookies im Browser aktiviert
Um die Software „Productivity Tools“ zu installieren, befolgen Sie folgende Anweisungen:

Wechseln Sie zu: http://e-meetings.verizonbusiness.com

Wechseln Sie zu Leader Tools (Konferenzleiter-Tools) und klicken Sie im Drop-Down-Menü auf Net Conferencing Plug-Ins
(Plug-Ins für Net Conferencing).

Laden Sie das Plug-In Productivity Tools herunter:

Klicken Sie auf Run (Ausführen) und befolgen Sie die Anweisungen.

Nach Fertigstellung der Installation werden in Microsoft Outlook die WebEx-Integrationsoptionen angezeigt, über die OnlineKonferenzen schnell geplant werden können.
1
Die folgende Tabelle beschreibt die Symbolleiste der WebEx-Integration.
Schaltfläche
Beschreibung
One-Click Meeting (One-ClickKonferenz)
Startet eine One-Click-Konferenz. Bei einer One-Click-Konferenz handelt es sich um ein Instant Meeting, das
Sie jederzeit ohne vorherige Planung starten können. Detaillierte Informationen hierzu finden Sie im One-Click
User's Guide (Benutzerhandbuch zu One-Click) auf Ihrer Service-Website von WebEx. Auf der Registerkarte
„Instant Meeting“ des Dialogfelds „WebEx Settings“ (WebEx-Einstellungen) können Sie Optionen für Instant
Meetings einstellen.
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird das Fenster „Termin“ in Outlook angezeigt. In diesem Fenster
finden Sie Optionen zur Planung einer Online-Konferenz. Auf der Registerkarte „Scheduled Meetings“
(Geplante Konferenzen) des Dialogfelds „WebEx Settings“ (WebEx-Einstellungen) können Sie Optionen für
geplante Meetings einstellen.
Hinweis: Das Fenster in Outlook für die Konferenz enthält auch die WebEx-Integrationsoptionen.
Über diese Schaltfläche öffnen Sie ein Menü mit folgenden Optionen:
Schedule Meeting (Konferenz
planen)
WebEx Settings (WebExEinstellungen)
My WebEx (Mein WebEx): Greifen Sie auf Ihrer Service-Website von WebEx auf „My WebEx“ (Mein
WebEx) zu. Dort können Sie Ihre Kontoinformationen und geplante Konferenzen planen. Detaillierte
Informationen zu „My WebEx“ (Mein WebEx) finden Sie in der Online-Hilfe auf Ihrer Website.
Account Settings (Kontoeinstellungen): Öffnet die Registerkarte Account (Konto) des Dialogfelds „WebEx
Settings“ (WebEx-Einstellungen). Dort können Sie die Benutzerdaten für Ihr WebEx-Konto eingeben, also die
URL Ihrer Service-Website von WebEx, sowie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort. Außerdem können Sie
im Dialogfeld „WebEx Settings“ (WebEx-Einstellungen) zusätzliche Optionen wie beispielsweise Optionen für
Instant Meetings und geplante Konferenzen einstellen.
Meeting Templates (Konferenzvorlagen): Ermöglicht die Anzeige von Vorlagen, die Sie oder Ihr WebsiteAdministrator auf Ihrer Service-Website für WebEx gespeichert haben. Die Vorlagen enthalten Einstellungen
für Konferenzen. Wählen Sie die für Ihr Vorhaben geeignetste Vorlage aus. Die Konferenzvorlagen stehen nur
dann zur Verfügung, wenn in den Einstellungen des Website-Administrators die Verwendung von Vorlagen für
Outlook durch Hosts gestattet ist.
Set Scheduling Permission (Planungsberechtigungen festlegen): Öffnet die Seite „My WebEx Profile“ (Mein
WebEx-Profil), auf der Sie Personen die Planung oder Bearbeitung von Konferenzen in Ihrem Namen gestatten
können.
Help (Hilfe): Zeigt Informationen zur Verwendung der WebEx-Integratino in Outlook an.
About (Info): Zeigt die Versionsnummer sowie Lizenz- und Patentinformationen zur WebEx-Integration in
Outlook an.
Einrichten von Productivity Tools

Öffnen Sie Microsoft Outlook.

Wählen Sie im Drop-Down-Menü WebEx den Menüpunkt Account Settings (Kontoeinstellungen).
2
Konto
Die Kontooptionen ermöglichen Ihnen die Anmeldung bei Ihrer Service-Website für WebEx mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem
Kennwort.

Öffnen Sie die Registerkarte Account (Konto) im Fenster WebEx Account Settings (WebEx-Kontoeinstellungen).

Geben Sie in das Feld Site URL (Website-URL) die URL Ihres Servers für Advanced Net oder Customized Net Conference ein.

Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort für Manage My Meetings (Meine Konferenzen verwalten) ein.

Klicken Sie auf Remember my password (Mein Kennwort speichern). Ihr Benutzername und Ihr Kennwort werden daraufhin
gespeichert und Sie müssen bei der nächsten Anmeldung Ihren Benutzernamen und die Website-URL nicht erneut eingeben.

Language (Sprache): Prüfen Sie, welche Sprache derzeit für Ihre Service-Website für WebEx eingestellt ist.

Locale (Standort): Prüfen Sie, welches Land bzw. welcher Standort derzeit für Ihre Service-Website für WebEx eingestellt
ist.

Time Zone (Zeitzone): Prüfen Sie, welche Zeitzone derzeit für Ihre Service-Website für WebEx eingestellt ist.

Ändern der Einstellungen der Service-Website für WebEx: Öffnen Sie auf Ihrer Service-Website für WebEx die Seite
My WebEx > My Profile (Mein WebEx > Mein Profil) und nehmen Sie Änderungen an Ihren Profileinstellungen vor.

Refresh (Aktualisieren): Aktualisieren Sie das Dialogfeld „WebEx Settings“ (WebEx-Einstellungen) mit den aktuellen
Einstellungen von der Service-Website für WebEx. Wenn Sie Ihre bevorzugten Einstellungen bereits auf der Advanced oder
Customized Net WebEx-Website vorgenommen haben, werden diese Einstellungen automatisch übernommen.

Klicken Sie auf Apply (Übernehmen) und anschließend auf OK.
Geben Sie die URL für Ihren Server ein.
Advanced Net: https://van.webex.com
Customized Net: https://<companyname>.webex.com
Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr
Kennwort für Meine Konferenzen
verwalten ein.
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Instant Meetings:
Die Optionen auf dieser Registerkarte gelten für Konferenzen, die ohne vorherige Planung über One-Click, Microsoft Office, Browser, Instant
Messenger, Kontextmenüs und Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes gestartet werden.

Die Optionen auf der Registerkarte Instant Meetings gelten für Konferenzen, die ohne vorherige Planung über One-Click,
Microsoft Office, Browser, Instant Messenger, Kontextmenüs und Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes gestartet werden.

Service type (Serviceart): Wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü die Serviceart für Ihre Instant Meetings.

Meeting Topic (Konferenzthema) und Meeting Password (Konferenzkennwort) sind Pflichtfelder.

Audio Conference (Audiokonferenz):
o
Die Angaben unter „Audio Conference“ (Audiokonferenz) werden automatisch gemacht, sobald Sie sie auf der WebExHomepage unter My Audio (Mein Audio) eingegeben haben.
o
Wählen Sie in der Drop-Down-Liste Conference Type (Konferenzart) die Konferenzart aus.
o
Über die Option Participants receive a call back (Rückruf für Teilnehmer) kann der Konferenzleiter festlegen, ob die
Konferenzteilnehmer einen Rückruf erhalten.
o
Über die Option Allow access to global numbers (Zugriff auf globale Nummern zulassen) kann der Konferenzleiter den
Zugriff auf globale Nummern erlauben.
4
Scheduled Meetings (Geplante Konferenzen):
Die Optionen auf dieser Registerkarte gelten für Konferenzen, die aus Microsoft Office oder IBM Lotus Notes heraus geplant werden.

Die Optionen auf der Registerkarte Scheduled Meetings (Geplante Konferenzen) gelten für Konferenzen, die aus Microsoft
Office oder IBM Lotus Notes heraus geplant werden.

Service type (Serviceart): Wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü die Serviceart für Ihre geplanten Konferenzen. Diese Option
führt nur diejenigen Sitzungstypen auf, die für Ihre Website und Ihr Benutzerkonto verfügbar sind.

Meeting password (Konferenzkennwort): Um an Ihrer Konferenz teilnehmen zu können, müssen die Teilnehmer das von
Ihnen festgelegte Kennwort eingeben. Ihre Website setzt unter Umständen voraus, dass alle Kennwörter bestimmten
Sicherheitskriterien entsprechen, also beispielsweise eine Mindestlänge oder eine Mindestanzahl an Buchstaben, Zahlen
oder Sonderzeichen haben müssen.
Exclude password from email invitation (Kennwort nicht in der E-Mail-Einladung anzeigen): Wenn Sie diese Option
wählen, wird das Konferenzkennwort in den E-Mail-Einladungen an die Konferenzteilnehmer nicht angezeigt.
List this meeting on the WebEx site (Diese Konferenz auf der WebEx-Website anzeigen): Nehmen Sie diese Konferenz
in die Konferenzkalender auf der Service-Website für WebEx auf. Nur verfügbar für Konferenzen, Verkaufsseminare,
Veranstaltungen und Schulungen.
Audio Conference (Audiokonferenz):
o Die Angaben unter „Audio Conference“ werden automatisch gemacht, sobald Sie sie auf der WebEx-Homepage unter My
Audio (Mein Audio) eingegeben haben.
o Über die Option Participants receive a call back (Rückruf für Teilnehmer) kann der Konferenzleiter festlegen, ob die
Konferenzteilnehmer einen Rückruf erhalten.
o Über die Option Allow access to global numbers (Zugriff auf globale Nummern zulassen) kann der Konferenzleiter den
Zugriff auf globale Nummern erlauben.
o Der Konferenzleiter kann auswählen, dass die Teilnehmer der Telefonkonferenz auch vor der Startzeit beitreten können.
Tracking Code (Verfolgungscode): Der Konferenzleiter kann für die Rechnungslegung ihren Verfolgungscode eingeben. Geben
Sie Ihre Abteilung, das Projekt oder andere Informationen an, die Ihr Unternehmen Ihrer Konferenz zuordnen können
möchte.

Registration (Registrierung): Der Konferenzleiter kann Optionen auswählen, die die Genehmigung der
Teilnehmerregistrierungen betreffen.
Resources (Ressourcen): Der Konferenzleiter kann Optionen auswählen, die die Verwendung von Ressourcen während der
Konferenzen steuern. (Informationen und Präsentation vor Beitritt des Host)
5
One-Click
Die Optionen auf dieser Registerkarte wirken sich auf die Funktionen auf der One-Click-Seite aus.

Die Optionen auf dieser Registerkarte One-Click wirken sich auf die Funktionen auf der One-Click-Seite aus.

Program Behavior (Programmverhalten): (auswählen)

o
Immer im Vordergrund anzeigen
o
One-Click zusammen mit Windows starten
o
One-Click in der Symbolleiste anzeigen
o
Planungsfunktion anzeigen; geplante Konferenzen starten und Konferenzen planen
Default Address Book (Standardadressbuch):
o
Wählen Sie ein E-Mail- und Planungsprogramm als Standardadressbuch aus (entweder Microsoft Outlook oder IBM Lotus
Notes).
o
Wählen Sie das E-Mail-Programm, aus dem Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Kontakte abrufen möchten. Wenn Sie auf die
WebEx One-Click-Seite klicken, wird ein Adressbuch des hier ausgewählten E-Mail-Programms geöffnet.
Start Meeting Options (Optionen für Konferenzstart):
o
Wählen Sie Allow me to change meeting topic when meeting starts (Beim Start der Konferenzen Änderung des
Konferenzthemas zulassen).
o
Wählen Sie Allow me to change password when meeting starts (Beim Start der Konferenz Änderung des Kennworts
zulassen).
6
Tools
Die Optionen auf dieser Registerkarte legen fest, in welchen Programmen WebEx-Integrationen und -Shortcuts enthalten sein werden.

Die Optionen auf der Registerkarte „Tools“ legen fest, in welchen Programmen WebEx-Integrationen und -Shortcuts
enthalten sein werden.

E-Mails und Planung mit Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes: Zeigen Sie WebEx-Schaltflächen und -Befehle zur
Planung von Konferenzen oder zum Starten von One-Click-Konferenzen mit Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes an,
wobei die Kontakte und der Kalender von Microsoft Outlook verwendet werden.

Mit One-Click zu verwendende Anwendungen von Microsoft: Zeigen Sie WebEx-Schaltflächen an, um aus folgenden
Microsoft Office-Anwendungen heraus One-Click-Konferenzen zu starten und automatisch ausgewählte Dateien oder
Dokumente weiterzugeben:
o
Excel, PowerPoint und Word
o
Internet Explorer
o
Windows-Kontextmenüs (Neustart erforderlich)

Show toolbar in Internet Explorer (Schaltfläche in Symbolleiste von Internet Explorer anzeigen): Zeigt eine WebExSchaltfläche an, über die Sie One-Click-Konferenzen über die Symbolleiste von Microsoft Internet Explorer starten
können.

Show in Windows right-click menus (requires reboot) (In Windows-Kontextmenüs anzeigen (Neustart erforderlich)):
Zeigen Sie einen WebEx-Befehl an, über den Sie aus dem Kontextmenü in Windows Explorer heraus eine One-ClickKonferenz starten und automatisch ausgewählte Dateien oder Dokumente weitergeben können.

Mit One-Click zu verwendende Instant Messenger: Zeigt WebEx-Schaltflächen und -Befehle an, über die aus einem
Instant Messenger heraus eine One-Click-Konferenz gestartet werden kann. Sie können einen oder mehrere der
folgenden Instant Messenger auswählen:
o

Yahoo, Skype, AOL, Lotus Sametime, Windows Messenger und Yahoo Messenger
Show toolbar in Firefox (Schaltfläche in Symbolleiste von Firefox anzeigen): Zeigt eine WebEx-Schaltfläche an, über die
Sie Instant Meetings über die Symbolleiste von Firefox anzeigen können.
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Planen einer Konferenz mithilfe der Produktivitäts-Tools
Beginnen Sie die Planung von Konferenzen über die Symbolleiste von Outlook.

Klicken Sie hierfür auf folgende Option: Schedule Meeting (Konferenz planen)

Klicken Sie auf Add WebEx Meeting (WebEx-Konferenz hinzufügen).

Das Dialogfeld WebEx Settings (WebEx-Einstellungen) wird geöffnet und Ihre Standardeinstellungen aus „Meine
Konferenzen verwalten“ werden angezeigt.

Wählen Sie unter Service type (Serviceart) die Serviceart aus.

Geben Sie unter Meeting password (Konferenzkennwort) das Kennwort für die Konferenz ein (erforderlich).

Ändern Sie falls erforderlich die Standardeinstellungen für diese spezielle Konferenz.

Klicken Sie auf OK.
8

Sie gelangen wieder zurück zur Einladung für die Konferenz.
Füllen Sie die Zeilen To (An), Subject (Betreff) und Location (Standort) aus.
Klicken Sie auf Send (Senden).
Dadurch wird Ihre Service-Website für WebEx kontaktiert, die geplante Konferenz wird in Ihren Outlook-Kalender und in Ihre
Liste von Konferenzen auf Ihrer Seite My WebEx Meetings (Meine WebEx-Konferenzen) eingetragen und Ihre Einladung
zur Konferenz wird an die Teilnehmer gesendet.
Starten der Konferenz
Um Ihre Internet-Konferenz zu starten, klicken Sie einfach auf die Erinnerungsfunktion im Kalender von Outlook.

Klicken Sie auf den Link unter To start this meeting (Konferenz starten) und melden Sie sich an Ihrem Konto an.

Klicken Sie auf Start Now (Jetzt starten) und Ihre Konferenz wird gestartet.
9
Einer Konferenz beitreten (Teilnehmer)

Klicken Sie auf den Link unter To join this meeting (Konferenz beitreten) und geben Sie das Konferenzkennwort ein.

Klicken Sie auf Join Now (Jetzt beitreten) und die Konferenz wird gestartet.
Einige Tipps zur Präsentation

Laden Sie die Folien vorher hoch.
Üben Sie die Präsentation.
Bereiten Sie eine Agenda und eine Prüfliste vor.
Halten Sie die Konferenz an einem ruhigen Ort ab.
Verwenden Sie ein Headset, um die Hände frei zu haben.
Nutzen Sie Umfragen, damit sich die Teilnehmer einbringen können.
Verwenden Sie das Frage-und-Antwort-Tool, damit Teilnehmer Fragen stellen können. So ist eine besonders intensive
Interaktion möglich.
Verwenden Sie die Anmerkungstools, um die Präsentation attraktiver zu gestalten.
Kontaktieren Sie uns
Wenn Sie technische Unterstützung zu Net Conferencing benötigen, können Sie sich telefonisch unter +1 (866) 449-0701 oder +1 (773)
864-4972 an uns wenden.
Oder senden Sie eine E-Mail an [email protected].
Wenden Sie sich an einen Conferencing-Experten, wenn Sie sofort mit jemandem sprechen möchten.
Wenn Sie eine Reservierung vornehmen oder ändern möchten, rufen Sie bitte ein Reservierungscenter in Ihrer Nähe an.

USA: +1-800-475-5000

Europa +44 207 950 9950

Hongkong: +852-2802-5100

Japan: +813-5539-5100

Australien 1-800-505-020

Singapur: +65-6883-9144
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