Webkonferenz mit Cisco WebEx Meeting Center

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Benutzerhandbuch: Webkonferenz mit Cisco WebEx Meeting Center
BENUTZERHANDBUCH
Webkonferenz
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l
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M
ti
C
t
Webkonferenz mit
Cisco WebEx Meeting Center
Dieses Benutzerhandbuch zum Cisco WebEx Meeting Center beschreibt, wie Sie auf den Cisco WebEx Meeting Center-Service
direkt über die WebEx-Website, seine Integration in den Instant Meeting-Audiokonferenzservice und die entsprechende
Interaktion mit dem WebEx Hosted Net Replay zugreifen. Dieses Handbuch ist eine Ergänzung zu den Cisco WebExBenutzerhandbüchern. Im WebEx Meeting Center-Benutzerhandbuch für Hosts, Konferenzleiter und Teilnehmer auf Ihrer
WebEx-Site finden Sie weitere Informationen über die Cisco WebEx Meeting Center-Funktionen.
So greifen Sie auf Ihre Webkonferenz zu:
Um auf Ihre Webkonferenz zuzugreifen, öffnen Sie die URL direkt über Ihre Favoriten, und melden Sie sich an.

https://<Firmenname>.webex.com
Einrichten Ihres Profils
Mein WebEx
Verwenden Sie Ihre Registerkarte Mein WebEx, um Ihr Profil, Audiokontoinformationen, Kontakte usw. einzurichten oder zu
ändern. Über die Registerkarte „Mein WebEx“ können Sie auch Ihre Konferenzen starten, auf Ihre Berichte zugreifen, an
Schulungen teilnehmen oder sogar Support in Anspruch nehmen. Mein WebEx enthält am linken Rand die folgenden
Kategorien:
Mein Profil
Mein Profil enthält die Informationen Ihres persönlichen Kontos. Sie können die Funktion Rückruf auswählen und angeben,
welches Telefon in erster Linie zur Teilnahme am Telekonferenzteil Ihrer Konferenz verwendet werden soll.
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Mein Audio
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Mit „Mein Audio“ können Sie Ihr Instant Meeting-Audiokonferenzabonnement mit WebEx Meeting Center
einrichten:
Klicken Sie auf Telefonkonferenzkonto hinzufügen.
Geben Sie die Abonnementdaten Ihrer Instant Meeting-Audiokonferenz ein.
Geben Sie Ihre gebührenfreie Einwahlnummer (Call-In), die gebührenpflichtige Einwahlnummer, den HostZugriffscode sowie den Teilnehmer-Zugriffscode ein.
Mit „Mein Audio“ können Sie bis zu drei unterschiedliche Instant Meeting-Nummern eingeben, die als separate
Konten gespeichert werden sollen.
Hinweis: Wenn Sie keine gebührenpflichtige Nummer haben, geben Sie Ihre gebührenfreie Nummer ein. Lassen
Sie die gebührenpflichtige Einwahlnummer nicht leer.
Wählen Sie den Typ der für die ausgehende Nummer (Dial-Out) zur Aufnahme zu verwendenden
Einwahlnummer aus. (HINWEIS: WebEx Hosted Network–based Recording verwendet unabhängig von
Ihrem Standort nur US-basierte Audioverbindungen.)
Klicken Sie auf OK.
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Einrichten des Telekonferenzkontos zur Verwendung mit WebEx Hosted Net Replay für US-Instant MeetingKonten
•
Richten Sie in Mein Audio mindestens ein Telekonferenzkonto mit einer gebührenfreien US-Instant MeetingNummer für die Verwendung durch den WebEx Recorder ein. Wenn Sie das bereits im Rahmen der Einrichtung
Ihres Telekonferenzkontos durchgeführt haben, ist dieser Schritt nicht nötig.
–
Wählen Sie „Land/Region“ aus, und geben Sie die gebührenfreie US-Nummer in Gebührenfreie
Einwahlnummer ein.
–
Wählen Sie „Land/Region“ aus, und geben Sie die gebührenpflichtige lokale Rufnummer in
„Einwahlnummer“ ein.
»
Wenn Sie keine gebührenpflichtige Nummer haben, geben Sie Ihre gebührenfreie Nummer ein.
Lassen Sie kein Feld leer, weil andernfalls ein Fehler gemeldet wird.
–
Geben Sie die Zugangscodes für Abonnenten und Teilnehmer ein.
–
Wählen Sie Gebührenfreie Einwahlnummer für die ausgehende Nummer (Dial-Out) zur Aufnahme aus.
–
Klicken Sie auf OK, wenn Sie ein neues Konto hinzufügen, oder auf Aktualisieren, um ein vorhandenes
Konto zu ändern.
Gebührenfreie USRufnummer
Fügen Sie Nummern
ohne Bindestriche
oder Pluszeichen
hinzu.
Einrichten des Telekonferenzkontos zur Verwendung mit WebEx Hosted Net Replay außerhalb der USA
•
•
•
Richten Sie zunächst in Mein Audio ein Telekonferenzkonto für die Verwendung durch den WebEx Recorder ein.
Sie können dann dieses Telekonferenzkonto beim Planen von Konferenzen auswählen.
Richten Sie mindestens ein Telekonferenzkonto mit einer gebührenfreien US-Instant Meeting-Nummer für die
Verwendung durch den WebEx Recorder ein.
–
Wählen Sie „Land/Region“ aus, und geben Sie die gebührenfreie US-Nummer in Gebührenfreie
Einwahlnummer ein.
–
Wählen Sie „Land/Region“ aus, und geben Sie die gebührenpflichtige lokale Rufnummer in
Einwahlnummer ein.
»
Wenn Sie keine gebührenpflichtige Nummer haben, geben Sie Ihre gebührenfreie Nummer ein.
Lassen Sie kein Feld leer, weil andernfalls ein Fehler gemeldet wird.
–
Geben Sie die Zugangscodes für Abonnenten und Teilnehmer ein.
–
Wählen Sie Gebührenfreie Einwahlnummer für die ausgehende Nummer (Dial-Out) zur Aufnahme aus.
–
Klicken Sie auf OK, wenn Sie ein neues Konto hinzufügen, oder auf Aktualisieren, um ein vorhandenes
Konto zu ändern.
Fügen Sie Nummern ohne
Bindestriche oder
Pluszeichen hinzu.


Konto 1 ist ein Beispiel eines normalen britischen Instant Meeting-Kontos, das mit britischen gebührenpflichtigen
und gebührenfreien Rufnummern eingerichtet wurde.
Konto 2 ist ein Beispiel eines britischen Instant Meeting-Kontos, das mit einer gebührenfreien US-Rufnummer für
die Verwendung durch den WebEx Recorder eingerichtet wurde.
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Meine Berichte
Nutzungsberichte sind für Ihre Konferenzen für bis zu drei Monate rückwirkend verfügbar.
Schulungen
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Cisco WebEx-Lernprogramme zum Selbststudium befinden sich unter:
https://www.mymeetings.com/custom/res/content/crc/guides.php
Cisco WebEx-Wie kann ich-Lernprogramme zum Selbststudium befinden sich unter:
https://support.webex.com/MyAccountWeb/howDoI.do?root=Tools&parent=How%20Do%20I
Zusätzliche Schulungen sind auch bei der WebEx University verfügbar:
http://university.webex.com/training/student/content/login.do?action=autoLogin
Geben Sie
Benutzername,
Kennwort und URL
für Ihre WebExWebsite ein, um auf
WebEx University
zuzugreifen.
Support
Hilfe zu Cisco WebEx ist verfügbar unter: https://www.mymeetings.com/custom/res/content/resNumbers.php
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WebEx Meeting Center-Startseite
Über die Meeting Center-Startseite können Sie Konferenzeinstellungen einrichten, Unterstützung anfordern oder eine Konferenz
abhalten. Jeder Abschnitt enthält zusätzliche Optionen, um Ihre Einstellungen noch mehr anzupassen. Im weiteren Verlauf
dieses Benutzerhandbuchs finden Sie einen allgemeinen Überblick über die Meeting Center-Funktionen sowie Einzelheiten zur
Integration Ihres Instant Meeting-Audiokonferenzabonnements in Meeting Center.
Im WebEx Meeting Center-Benutzerhandbuch für Hosts, Konferenzleiter und Teilnehmer auf Ihrer WebEx-Site finden Sie
weitere Informationen über die Cisco WebEx Meeting Center-Funktionen.
Einrichten
Einrichten stellt Anpassungs- und Berichtanzeigeoptionen mit Funktionen wie diesen zur Verfügung:

Meeting Manager/Meeting Center – Um an einer Konferenz teilnehmen zu können, müssen Sie auf Ihrem
Computer die WebEx Meeting Manager-Software einrichten. Wenn Sie eine Konferenz zum ersten Mal planen,
starten oder an ihr teilnehmen, startet Ihre Konferenzservice-Website den Einrichtungsvorgang. Um Zeit zu
sparen, können Sie Meeting Manager jederzeit einrichten, bevor Sie eine Konferenz planen, starten oder an ihr
teilnehmen.

Einstellungen – Ermöglicht die Änderung der Einstellungen Ihrer Startseite und Zeitzone.
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Mein Profil – Ermöglicht die Änderung Ihrer persönlichen Informationen, Ihres Begrüßungstextes und Ihrer
Audiokonferenzdaten.
Konferenz abhalten
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Konferenz abhalten bietet drei Optionen zur Vereinfachung Ihrer Konferenzplanung:
Konferenz planen – Beinhaltet einen Schnellplaner und einen Erweiterten Planer, um Konferenzen zu planen
und zu starten.
Meine Konferenzen – Zeigt eine vollständige Liste Ihrer Konferenzen an.
Konferenz mit einem Klick – Ermöglicht die Einrichtung einer Verknüpfung zu Ihrer Konferenz, mit der Sie von
hier, Ihrem Desktop oder Microsoft® Office darauf zugreifen können.
Unter Meine aufgenommenen Konferenzen können Sie auf Ihre aufgezeichnete Konferenz zugreifen. Dieses
Thema wird ausführlicher im Benutzerhandbuch behandelt.
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Konferenz planen
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Zum Planen einer Konferenz gehören ein Schnellplaner und ein Erweiterter Planer. Damit können Sie
Konferenzen planen und starten.
Klicken Sie im Abschnitt „Konferenz abhalten“ auf Konferenz planen.
Schnellplaner:
Eingabe:
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Konferenzthema
Kennwort (muss mindestens 6 Zeichen enthalten)
Datum und Uhrzeit mit Zeitzone
Namen der eingeladenen Teilnehmer
Audioinformationen auswählen
Klicken Sie auf Audiooption ändern, um Audioeinstellungen einzurichten.
Klicken Sie auf JETZT STARTEN.
Audiooption ändern

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Sie können ändern, wie Teilnehmer den Audioteil der Konferenz verwenden. Außerdem können Sie Ihre
Audiokontoinformationen ändern.
Ohne Änderung gelten die Standardeinstellungen von Mein Audio.
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Teilnehmer-E-Mail
Sobald der Konferenzleiter die Konferenz geplant hat, erhält jeder Teilnehmer eine E-Mail mit den Konferenzdetails.
Erweiterter Planer:
Der Erweiterte Planer bietet zusätzliche Konferenzoptionen, darunter:

Ein erforderliches Informationsfeld
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Einstellungen für Datum und Uhrzeit
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Telekonferenzoptionen

Teilnehmer einladen
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Registrierung
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Optionen für Agenda und Begrüßung
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Konferenzoptionen
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Teilnehmerberechtigungen
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Übersicht
Klicken Sie auf der Registerkarte Konferenz planen auf Erweiterter Planer.
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Erforderliche Informationen
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Für den Zugriff auf die Datum-und-Uhrzeit-Seite sind ein Konferenzthema und ein Kennwort erforderlich.
Sie können auch Ihren internen Nachverfolgungscode eingeben.
Falls Sie Datum oder Zeit nicht ändern, lautet die Beschriftung der Schaltfläche unten Jetzt starten.
Wenn Sie auf die Schaltfläche „Jetzt starten“ klicken, beginnt Ihre Konferenz sofort.
Um eine Konferenz in der Zukunft zu planen, klicken Sie auf die Schaltfläche Datum und Uhrzeit.
Datum und Uhrzeit
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Datum und Uhrzeit ermöglicht die Eingabe des Datums und der Uhrzeit Ihrer Konferenz sowie einer geschätzten
Dauer. Es gibt folgende Einrichtungsoptionen:
Konferenzbeginn (Uhrzeit) – Wählen Sie aus, wann die Konferenz beginnt. Standardmäßig ist die Zeitzone des
Konferenzleiters eingestellt.
Wählen Sie „Konferenzzeitzonen planen“ aus. Wählen Sie die Zeitzonen für Ihre Teilnehmer aus, und klicken Sie
auf „Uhrzeit auswählen“.
Geschätzte Dauer – Wählen Sie die Dauer der Konferenz in Stunden und Minuten aus.
Wiederholung – Sie können die Konferenz täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholen lassen.
Standardmäßig ist „Ohne“ für eine einmalige Konferenz eingestellt.
Teilnehmerstartzeit – Wählen Sie aus, ab wann Teilnehmer an der Sitzung teilnehmen dürfen. Standardmäßig
sind 5 Minuten eingestellt.
E-Mail-Erinnerung – Wählen Sie diese Option aus, damit an alle Teilnehmer eine E-Mail-Erinnerung gesendet
wird.
Klicken Sie auf Weiter, wenn alle Einstellungen vorgenommen wurden.
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Telekonferenzeinstellungen
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Wählen Sie die Optionsschaltfläche Telekonferenzservice aus, um Ihre Instant Meeting-Audiokonferenznummer
für die Konferenz zu verwenden.
Wenn Sie Ihre Instant Meeting-Audiokonferenznummer weder über Mein Audio noch bei einem vorhergehenden
Anruf hinzugefügt haben, wird die Schaltfläche Telefonkonferenzkonto hinzufügen angezeigt.
Klicken Sie darauf. Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie Ihre Audioinformationen eingeben können.
Telefonkonferenzkonto hinzufügen
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Geben Sie Ihre Instant Meeting-Audiokonferenzabonnementnummer ein. Sie müssen sowohl die
gebührenpflichtige als auch die gebührenfreie Einwahlnummer eingeben.
Der Host-Zugangscode ist der Konferenzleiter-Zugangscode, der Teilnehmer-Zugangscode gilt für Teilnehmer.
Klicken Sie zum Speichern auf OK.
Dieses Fenster wird geschlossen, und Ihre Kontonummer wird auf der Registerkarte
„Telekonferenzeinstellungen“ angezeigt.
Hinzufügen Ihrer Instant MeetingAudiokonferenzabonnementnummern
In den Telekonferenzeinstellungen können Sie Folgendes auswählen:
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

Teilnehmer rufen an – Teilnehmer wählen die veröffentlichte Audiokonferenznummer.
Teilnehmer erhalten Rückruf – Die Audioverbindung wählt die Teilnehmer an und synchronisiert die Audio- und
Websitzungen in der Konferenzkonsole.
Zugang zur Telekonferenz über internationale Nummern zulassen – Teilnehmer haben Zugriff auf eine Liste
internationaler Zugangsnummern, die sie für die Audiokonferenzsitzung wählen können.
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Nachdem Sie Ihre Instant Meeting-Audiokonferenznummer entweder auf dieser Seite für
Telekonferenzeinstellungen oder über „Mein Audio“ eingegeben haben, wird sie auf der Registerkarte
„Telekonferenzeinstellungen“ angezeigt.
Wenn Sie mehr als ein Konto eingegeben haben, können Sie es in den Telekonferenzeinstellungen auswählen,
indem Sie auf die Optionsschaltfläche neben dem betreffenden Konto klicken. Wenn die Informationen falsch
sind oder aktualisiert werden müssen, können Sie sie ändern, indem Sie unterhalb der Audioinformationen auf
die Schaltfläche Bearbeiten klicken.
Klicken Sie auf Weiter, nachdem Sie Ihre Telekonferenzeinstellungen ausgewählt haben.
WebEx Hosted Net Replay – Planung für Telekonferenzkonten in den USA
•
•
•
WebEx Hosted Net Replay verwendet unabhängig von Ihrem Standort nur US-basierte Audioverbindungen.
Wenn Sie Ihr Konto 1 nicht mit einer anderen als der gebührenfreien US-Rufnummer eingerichtet haben, sollten Sie
Konto 1 für die Planung von Konferenzen verwenden, für die Sie den WebEx Recorder verwenden möchten.
Sie können dieses Telekonferenzkonto auswählen, wenn Sie Ihre Konferenz im Schnellplaner oder im Erweiterten
Planer planen. Der WebEx Recorder verwendet dann das richtige Verizon-Telekonferenzkonto.
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E-Mail-Einladung



Sie können die E-Mail an Ihre
Teilnehmer bearbeiten, um
zusätzliche Anweisungen für die
Teilnahme am Audioteil der
Konferenz hinzuzufügen. Senden
Sie die Konferenzeinladung
zuerst an sich selbst, und
bearbeiten Sie sie, bevor Sie sie
an Ihre Teilnehmer senden.
Teilnehmer können eine andere
lokale, eine gebührenfreie
Rufnummer oder eine
internationale Nummer oder die
Rückruffunktion verwenden.
Andernfalls werden die
ausgewählten
Kontoinformationen einschließlich
der gebührenfreien USEinwahlnummer in die E-Mailaufgenommen.
Für den WebEx Recorder
verwendete gebührenfreie USRufnummer
Einrichten von Telekonferenzkonten zur Verwendung mit WebEx Hosted Net Replay außerhalb der USA


Konto 1 ist ein Beispiel eines normalen britischen Instant Meeting-Kontos, das mit britischen gebührenpflichtigen
und gebührenfreien Rufnummern eingerichtet wurde.
Konto 2 ist ein Beispiel eines britischen Instant Meeting-Kontos, das mit einer gebührenfreien US-Rufnummer für
die Verwendung durch den WebEx Recorder eingerichtet wurde.
Planen von Konferenzen mit WebEx Hosted Net Replay außerhalb der USA
•
WebEx Hosted Net Replay verwendet unabhängig von Ihrem Standort nur US-basierte
Audioverbindungen.
•
Konto 2 im Screenshot unten ist ein Beispiel eines britischen Instant Meeting-Kontos, das mit einer
gebührenfreien US-Rufnummer für die Verwendung durch den WebEx Recorder eingerichtet wurde.
•
Sie wählen das Telekonferenzkonto mit der gebührenfreien US-Rufnummer aus, wenn Sie Ihre Konferenz mit
dem Schnellplaner oder dem Erweiterten Planer planen.
•
So ist sichergestellt, dass der WebEx Recorder in der Lage ist, sich mit dem entsprechenden Verizon Instant
Meeting-Telekonferenzkonto zu verbinden.
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E-Mail-Einladung

Sie können die E-Mail an Ihre
Teilnehmer bearbeiten, um zusätzliche
Anweisungen für die Teilnahme am
Audioteil der Konferenz hinzuzufügen.
Senden Sie die Konferenzeinladung
zuerst an sich selbst, und bearbeiten Sie
sie, bevor Sie sie an Ihre Teilnehmer
senden.

Teilnehmer können eine andere lokale,
eine gebührenfreie Rufnummer oder
eine internationale Nummer oder die
Rückruffunktion verwenden.

Andernfalls werden die ausgewählten
Kontoinformationen einschließlich der
gebührenfreien US-Einwahlnummer in
die E-Mail-aufgenommen.
Für den WebEx Recorder
verwendete gebührenfreie USRufnummer
Einladen von Teilnehmern
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Geben Sie im Fenster „Teilnehmer“ die E-Mail-Adressen der Teilnehmer getrennt von einem Komma oder
Semikolon ein.
Wählen Sie die Option Teilnehmer auswählen aus, um aus einer Liste auszuwählen.
Andere Möglichkeiten zum Einladen von Teilnehmern sind die Weiterleitung des Bestätigungslinks per E-Mail
oder die Planung der Konferenz mit Outlook.
Diese zusätzlichen Optionen sind: Teilnehmer müssen vor der Teilnahme an Ihrer Konferenz prüfen, ob ihre
Media Player die Qualitätsanforderungen erfüllen, Nichtaufnahme des Konferenzkennworts in die E-MailEinladung und Voraussetzung, dass Teilnehmer ein Konto auf dieser Website haben müssen, um an Ihrer
Konferenz teilnehmen zu dürfen.
Nachdem Sie den Link Teilnehmer auswählen ausgewählt haben, wird ein neues Fenster geöffnet.
Der Link Teilnehmer auswählen ermöglicht die Auswahl bereits vorhandener Namen und E-Mail-Adressen, das
Hinzufügen neuer Adressen, die Suche nach bestimmten Namen sowie die Einladung einer Einzelperson als
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normaler Teilnehmer oder als alternativer Host. Wählen Sie Neuer Kontakt aus, um einen neuen Kontakt
hinzuzufügen.
Neuer Kontakt
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Wenn das Fenster „Neuer Kontakt“ geöffnet ist, können Sie eine eigene Kontaktliste erstellen, indem Sie den
Namen und die E-Mail-Adresse eingeben. Sie können auch eine Telefonnummer hinzufügen.
Wählen Sie die Schaltfläche Hinzufügen aus, um diesen Vorgang abzuschließen.
Nachdem Sie die Teilnehmer ausgewählt haben, erhalten diese eine E-Mail-Einladung, die Informationen über
die Konferenz und einen direkten Link zur Website enthält.
Wenn Sie den Abschnitt „Teilnehmer einladen“ ausgefüllt haben, können Sie mit der Registrierung fortfahren
oder auf Weiter klicken.
Registrierung
Im Abschnitt „Registrierung“ können Sie die Informationen anpassen, die von Ihren Teilnehmern abgefragt werden. Wenn
Keine ausgewählt ist, werden Teilnehmer nur nach ihrem Vor- und Nachnamen sowie ihrer E-Mail-Adresse gefragt.
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Wenn Sie Teilnehmerregistrierung erforderlich auswählen, können Sie die in der Tabelle unten aufgeführten
zusätzlichen Informationen abfragen:
Wenn Sie Alle Registrierungsanfragen automatisch akzeptieren auswählen, werden Teilnehmer direkt in die
Konferenz aufgenommen, nachdem sie die erforderlichen Felder ausgefüllt haben. Wenn diese Option nicht
ausgewählt ist, werden Teilnehmer auf die Registrierungsseite aus dem E-Mail-Link weitergeleitet.
Wenn Sie die Registrierungsseite ausgefüllt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf „Weiter“ oder auf die
Schaltfläche „Agenda und Begrüßung“.
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Registrierung – Akzeptieren von Teilnehmern
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Wenn sich ein Teilnehmer registriert hat, erhält er eine Bestätigungs-E-Mail und wird informiert, dass er auf eine
weitere E-Mail vom Konferenzleiter mit dem Konferenzkennwort warten muss. So kann der Konferenzleiter
entscheiden, wer an der Konferenz teilnehmen soll.
Um Registrierende zu genehmigen, müssen Konferenzleiter die Seite Mein WebEx öffnen und zu ihrem Meine
Konferenzen-Konto gehen.
Auf der Seite „Meine Konferenzen“ zeigt die Spalte mit der Überschrift ? ausstehende Registrierungen an.
Die Spalte mit der Überschrift √ zeigt die Anzahl der akzeptierten Teilnehmer an.
Die Spalte mit der Überschrift X zeigt die Anzahl der abgelehnten Teilnehmer an.
Wenn für eine Konferenz keine Registrierung eingerichtet ist, enthält sie --.
Wenn der Konferenzleiter auf eine Zahl in einer Spalte klickt, wird die Liste der Teilnehmer, die in diese
Kategorie fallen, angezeigt.
Um die Teilnahme einer Person zu genehmigen, muss der Konferenzleiter das Kontrollkästchen vor dem Namen
des Teilnehmers in der Liste mit ausstehenden Registrierungen aktivieren. An den Teilnehmer wird dann ein Link
zur Teilnahme an der Konferenz gesendet.
Nachricht an Teilnehmer
Seite „Meine Konferenzen“
Registrierungsliste
Agenda und Begrüßung
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Auf der Seite „Agenda und Begrüßung“ können Konferenzleiter eine Nachricht für Teilnehmer ihrer Konferenz
anpassen.
Klicken Sie auf „Agenda“, und fügen Sie Ihre Nachricht hinzu. Diese Funktion kann verwendet werden, um
Teilnehmer über die Konferenzagenda zu informieren, eine Begrüßungsnachricht zu verfassen oder weitere
Informationen aufzunehmen, die Teilnehmer Ihrer Ansicht nach kennen sollten, bevor Sie Ihre Konferenz starten.
Die Nachricht kann maximal 2500 Zeichen umfassen.
Vorlagen für Info-Registerkarte – Enthalten konferenzspezifische Informationen einschließlich
Konferenznummer, Telefoninformationen und Host-Schlüssel (wird nur dem Host angezeigt). Diese
Informationen werden aus dem Zeitplan extrahiert; Konferenzleiter müssen keinerlei Informationen eingeben.
Präsentation automatisch freigeben – Damit können Konferenzleiter eine Präsentation hochladen, die
Teilnehmern angezeigt wird, sobald sie die Konferenz betreten. Der Konferenzleiter kann so einleitende
Informationen präsentieren, um das Zielpublikum während der Aufnahme in die Konferenz zu motivieren.
(Hinweis: Präsentationen müssen als UCF-Datei hochgeladen und gespeichert werden, während Sie sich in
einer früheren WebEx-Konferenz befinden. Um Dateien im UCF-Format speichern zu können, muss der
Konferenzleiter das WebEx Universal Communications Format Toolkit herunterladen. Den Link für den Download
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des UCF-Toolkits finden Sie auf der Support-Seite dieser Website. Der Konferenzleiter kann mit diesem Toolkit
auch Multimediafolien erstellen, die während der Konferenz gemeinsam genutzt werden.
Der Konferenzleiter kann festlegen, dass die Präsentation automatisch startet, wenn ein Teilnehmer der
Konferenz beitritt, oder Teilnehmern erlaubt ist, die Präsentation zu steuern. Der Konferenzleiter kann festlegen,
dass sich die Präsentation endlos wiederholt oder am Ende stoppt.
Der Konferenzleiter kann auch festlegen, wie schnell die Folien gewechselt werden. Hinweis: Wenn der
Konferenzleiter der Konferenz beitritt, sieht er immer nur die gleiche Folie. (Dem Konferenzleiter wird ein Fenster
angezeigt, in dem er die Folien anhalten kann, sobald es Zeit zum Starten der Konferenz ist.)
Schnellstart – Eine Informationsfolie mit Verknüpfungen zum Freigeben von Präsentationen, Anwendungen
oder dem Desktop. Teilnehmer sehen diese Folie nicht.
Klicken Sie auf Weiter, oder wählen Sie Konferenzoptionen aus, nachdem Sie Ihre Wahl getroffen haben.
Konferenzoptionen
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Mit Konferenzoptionen können Konferenzleiter auswählen, welche Optionen beim Start der Konferenz aktiviert
sind. Der Konferenzleiter hat aber auch nach Beginn der Konferenz die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen.
Es gibt die folgenden Konferenzoptionen:
Chat – Ermöglicht Teilnehmern das Verfassen von Nachrichten an den Konferenzleiter (Host), den Moderator
(derjenige, der die Präsentation aktiv steuert) und andere Teilnehmer.
Video – Ermöglicht die Integration einer Webkamera in die Konferenz. Der Konferenzleiter hat die Möglichkeit,
High-Quality (HQ)- und High-Definition (HD)-Video auszuwählen oder die Auswahl rückgängig zu machen.
o
HQ-Video einschalten
o
HD-Video einschalten
o
Videominiaturbilder anzeigen
Notizen – Öffnet ein Fenster, in dem Teilnehmer ihre eigenen Notizen eingeben und auf ihrem eigenen PC
speichern können. Es besteht auch die Möglichkeit, dass ein einzelner Teilnehmer Notizen für die ganze Gruppe
macht.
Untertitelung erlauben – Untertitelung ist ähnlich wie Notizen. Eine Person bekommt das Recht, das
Gesprochene für Hörgeschädigte aufzuschreiben. Diese Notizen werden auf den PCs der Teilnehmer
veröffentlicht, sobald der Notierende die Eingabetaste drückt.
Dateiübertragung – Ermöglicht Teilnehmern das Herunterladen von Dokumenten vom Moderator-PC auf ihren
eigenen PC.
Aufnehmen – Ermöglicht Teilnehmern die Aufnahme einer Konferenz auf dem PC der Person, die die Aufnahme
vornimmt, zu starten und zu stoppen.
UCF-Rich Media für Teilnehmer aktivieren – Ermöglicht Teilnehmern das Freigeben von UCF-Dateien während
einer Konferenz. Falls der Konferenzleiter ein Moderator ist, kann er UCF-Dateien sogar freigeben, wenn diese
Option nicht ausgewählt ist.
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Teilnehmerberechtigungen
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
Teilnehmerberechtigungen ist ähnlich wie Konferenzoptionen. Auf der Seite „Teilnehmerberechtigungen“ können
Konferenzleiter auswählen, welche Funktionen aktiviert sind, wenn die Konferenz beginnt. Sobald die Konferenz
angefangen hat, kann der Konferenzleiter die Funktionen ändern. Ein Moderator kann Teilnehmern während
einer Konferenz Berechtigungen erteilen oder entziehen.
Es gibt die folgenden Teilnehmerberechtigungen:
Speichern – Teilnehmer können alle in ihren Content Viewern angezeigten freigegebenen Dokumente,
Präsentationen oder Whiteboards speichern.
Drucken – Teilnehmer können alle in ihren Content Viewern angezeigten freigegebenen Dokumente,
Präsentationen oder Whiteboards drucken.
Anmerken – Teilnehmer können mithilfe der Symbolleiste oberhalb des Viewers jedes in ihren Content-Ansichten
angezeigte Material kommentieren. Die Anmerkungen eines Teilnehmers werden allen Teilnehmern angezeigt.
Teilnehmerliste anzeigen – Teilnehmer dürfen die Namen der anderen Teilnehmer sehen.
Miniaturbilder anzeigen – Teilnehmer sehen eine Miniversion der Folien.
Anwendungen steuern – Teilnehmer dürfen den Moderator bitten, ihnen die Steuerung der Anwendung zu
überlassen.
Alle Dokumente anzeigen.
Teilnehmer im privaten Chat mit – Host (Konferenzleiter), Moderator oder allen Teilnehmern
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Übersicht
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

Die Seite „Übersicht“ enthält eine Zusammenfassung aller für diese Konferenz ausgewählten Optionen. Wenn
Änderungen erforderlich sind, können Sie einfach zur entsprechenden Registerkarte zurückgehen.
Um diese Einstellungen für künftige Konferenzen zu speichern, klicken Sie unten auf der Seite oder und links
unten auf dem Bildschirm auf Als Vorlage speichern. Die Vorlage wird auf der ersten Seite angezeigt und
vermeidet, dass Sie sämtliche Schritte für die meisten künftigen Konferenzen erneut durchlaufen müssen.
Die Einrichtung ist abgeschlossen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Konferenz planen.
Konferenzbestätigung
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
Nachdem Sie Ihre Konferenz mit dem Erweiterten Planer erfolgreich geplant haben, wird das
Bestätigungsfenster angezeigt.
Bestätigen Sie die Details Ihrer Konferenz, und wählen Sie „OK“ oder zu „Zu meinem Kalender hinzufügen“ aus.
Zu meinem Kalender hinzufügen speichert die Konferenzinformationen und sendet die Details automatisch per
E-Mail. Beim Öffnen der E-Mail werden die Konferenzdetails automatisch in Ihren Microsoft Outlook®-Kalender
eingetragen.
Wenn Sie beim Empfang feststellen, dass die Konferenzinformationen fehlerhaft sind, können Sie Änderungen
vornehmen, indem Sie im Planungstool zurückgehen.
Klicken Sie einfach auf Bearbeiten, um den Erweiterten Planer zu starten, und ändern Sie die ausgewählten
Informationen.
Nach dem Speichern der Änderungen kehren Sie zu diesem Fenster zurück, und Ihre Konferenz wird auf Ihrer
Mein WebEx-Seite angezeigt.
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Die WebEx Meeting Center-Konferenzleiterkonsole
Die Konsole des Konferenzleiters weist eine bedienungsfreundliche Oberfläche auf, mit der die Steuerung einer Konferenz
intuitiv möglich ist. Der Konferenzleiter kann nur die Fenster geöffnet lassen, die ihm während der Konferenz besonders
wichtig sind. Darin können Teilnehmer, Chat, Notizen oder Video angezeigt werden. Über Registerkarten kann einfach
zwischen Präsentationen umgeschaltet werden.
Symbolleiste
Chat
Recorder
Teilnehmerliste
Video-Fenster
Video-Schaltfläche
Schnellstart
Der Schnellstart wird angezeigt, wenn der Konferenzleiter einer Webkonferenz beitritt. Damit hat er schnellen Zugriff auf
die am häufigsten benötigten Funktionen. So können Dokumente, Anwendungen oder sogar der eigene Desktop
problemlos mit Teilnehmern noch einfacher gemeinsam genutzt werden. Sie können darüber auch eine kurzfristige
Einladung versenden. Der Schnellstart bietet eine einfach zu verwendende grafische Benutzeroberfläche, um schnell
Inhalte mit Ihren Teilnehmern auszutauschen. Diese Funktionen stehen auch über das Dropdown-Menü „Freigeben“ zur
Verfügung. Sie können Teilnehmer per E-Mail, IM oder Telefon einladen oder erinnern.
Einladen und erinnern
Nachdem Sie Ihre Konferenz gestartet haben, fällt Ihnen vielleicht auf, dass Sie vergessen haben, einen Betroffenen oder
eine andere Person, die an der Konferenz teilnehmen sollte, einzuladen.

Wählen Sie dann auf der Seite „Schnellstart“ Einladen und erinnern aus.

Das Dialogfeld „Einladen und erinnern“ wird angezeigt. Sie haben folgende Möglichkeiten zum Einladen von
Teilnehmern:
o
E-Mail: Laden Sie über WebEx oder mit einer eigenen E-Mail ein.
o
Telefon: Geben Sie den Namen und die Rufnummer des Teilnehmers ein, und wählen Sie Anrufen
aus.
o
Textnachricht (SMS): Geben Sie die Mobiltelefonnummer des Teilnehmers ein, und wählen Sie
Senden aus.
o
IM: Laden Sie über WebEx oder mit Ihrem eigenen IM ein.
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An Telekonferenz teilnehmen
Konferenzleiter und Teilnehmer haben mehrere Möglichkeiten, um den Audioteil der Konferenz zu nutzen. Sie können die
Audioverbindungen anrufen. Die Instant Meeting-Audiokonferenz-Informationen werden Teilnehmern angezeigt, damit sie
sich mit der Konferenz verbinden können. Oder Konferenzleiter und Teilnehmer geben ihre eigene Rufnummer ein, um
einen Rückruf anzufordern.

Anrufen bei Konferenz – Wenn Teilnehmer die Konferenzkonsole öffnen, werden die Einwahlnummern auf der
Registerkarte „Info“ und im Abschnitt „Konferenzinformationen“ angezeigt. Außer gebührenpflichtigen und
gebührenfreien Nummern stehen auch internationale Nummern zur Verfügung. Als Einwahloption wird auch Dial
In User Merge (Einwahl mit Benutzerkombination) unterstützt. Weitere Informationen finden Sie im Dial In User
Merge-Benutzerhandbuch.

Rückruf: Konferenzleiter und Teilnehmer können ihre Rufnummer eingeben, um einen Rückruf vom Konferenzservice
anzufordern. Dadurch werden die Audio- und Websitzungen synchronisiert, damit jeder Benutzer im Teilnehmerfenster
mit seinem Namen identifiziert wird. Außerdem wird so die aktive Sprecherfunktion aktiviert (siehe Telefon: Abschnitt
„Aktiven Sprecher kennzeichnen“).
Zur Teilnahme an Audio 1 drücken:


Wenn der Standortadministrator für Ihren Standort die Funktion *1 drücken eingeschaltet hat, werden Teilnehmer
gebeten, „*1“ zu drücken, um am Audioteil der Konferenz teilzunehmen, wenn sie Audio nutzen, indem sie von der
Audioverbindung einen Rückruf anfordern. Dies verhindert, dass versehentlich Voicemailboxen zur Audiokonferenz
hinzugefügt werden.
Das Popup-Fenster für „An Telekonferenz teilnehmen“ zeigt 1 drücken an, der Audiobefehl für den Teilnehmer
lautet jedoch *1 drücken.
19


Folgen Sie bitte der Audioanweisung, und drücken Sie *1. Ignorieren Sie also 1 drücken im Popup-Fenster der
WebEx-Konsole.
Bei einer künftigen Version von WebEx kann der Text im Fenster An Telekonferenz teilnehmen angepasst
werden.
Hinweis: Der Host/Konferenzleiter wird nicht aufgefordert, *1 zu drücken. Wenn der Konferenzleiter die Option ausgewählt
hat, dass der erste Teilnehmer zum Moderator wird, müssen diese ebenfalls nicht *1 drücken, um den Audioteil der
Konferenz zu nutzen.
Standortadministrator-Einstellung:
Wenn der Standortadministrator für die Funktion „1 drücken“ Aus auswählt, müssen Teilnehmer *1 eingeben, um den
Audioteil der Konferenz zu nutzen, wenn sie die Audioverbindung zurückruft.
Benutzererfahrung:
Wenn die Funktion „*1 drücken“ aktiviert ist, werden Teilnehmer über die Audioverbindung gebeten, *1 zu drücken, um
bei Verwendung der Rückruffunktion den Audioteil der Konferenz zu nutzen.
Fenster „An Telekonferenz teilnehmen“:
Wenn Sie mit der Telekonferenz verbunden sind, ändert sich das Telekonferenzsymbol im Schnellstart-Fenster in
Verbunden.
Telefonie: Aktiven Sprecher kennzeichnen

Das Symbol für den aktiven Sprecher reagiert während einer Livekonferenz auf Klänge. Der Konferenzleiter wird so
informiert, wer gerade spricht. Er kann auch Teilnehmer stumm schalten, bei denen Hintergrundgeräusche die
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Konferenz stören könnten. Mit dieser Funktion können Konferenzleiter außerdem die Sprecher erkennen und mit ihrem
Namen ansprechen.
Desktop-Videooptionen




Multipoint-Video ist die Standardeinstellung, und bis zu sechs Videofenster können gleichzeitig angezeigt
werden.
Der Moderator kann das Video einfrieren, Teilnehmer können ihr eigenes Video anhalten.
Jeder Teilnehmer kann eigene Sitzungsoptionen und persönliche Optionen zur Anpassung seiner
Bandbreiteneinstellungen und der Auflösung auswählen.
Jede Webkamera ist anders, und Sie sollten die Anweisungen des Herstellers zur Verwendung beachten.
Grundsätzlich müssen Sie jedoch sicherstellen, dass sie eingesteckt und eingeschaltet ist, bevor die
Webkonferenz beginnt.
Um das Video zu aktivieren, wählen Sie das Kamerasymbol aus.
Nachdem Sie das Symbol ausgewählt haben, wird es grün und zeigt somit die Übertragung des Videos an.
Festlegen des Videos für die Hauptanzeige:
Wählen Sie das Namensschild für die Hauptanzeige aus.
Wählen Sie im Dialogfeld „Fokus auf Teilnehmer“ eine der folgenden Optionen aus:

Den aktiven Sprecher. Dies ist die Standardeinstellung. Die Anzeige richtet sich auf den aktuellen Sprecher und
ändert sich bei einem Sprecherwechsel.

Einen bestimmten Teilnehmer. Die Anzeige richtet sich nur auf den von Ihnen ausgewählten Teilnehmer.
21
Festlegen von Webkameraoptionen:
Normalerweise können Sie Optionen für allgemeine Einstellungen wie Kontrast, Schärfe und Helligkeit festlegen. Optionen
können jedoch auch von Ihrer Webkamera abhängen.
Video im Vollbildmodus (Aktiver Sprecher)


Klicken Sie auf das Vollbild-Symbol.
Der aktive Sprecher (oder ein bestimmter Teilnehmer) wird in der Hauptanzeige angezeigt, während die Videos aller
anderen Teilnehmer in einer Reihe darunter angeordnet sind.
22
Aufnehmen auf dem Server
Klicken Sie zum Starten der Aufnahme in der Schnellstart-Konsole oder auf der Registerkarte Konferenz auf die
Schaltfläche Aufnehmen.
Der Recorder wird geöffnet. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um auf dem Server aufzunehmen.
Sie können die Aufnahme auch über die unverankerte Symbolleiste starten.
Klicken Sie zuerst in der unverankerten Symbolleiste auf die Schaltfläche „REC“ und dann im Recorder-Bedienfeld auf die
Schaltfläche „Aufnehmen“.
Die folgende Meldung wird angezeigt:
Sobald sich der Recorder in der Konferenz befindet, wird er im Teilnehmerfenster als Einwahlbenutzer angezeigt.
Sie sehen auch ein Lämpchen im unteren Bereich des Bildschirms, das darauf hinweist, dass die Aufnahme gestartet
wurde.
Sie können die Aufnahme anhalten oder beenden.
23
Aufnahme anzeigen



Gehen Sie auf der Meeting Center-Startseite zu Meine aufgenommenen Konferenzen, um Ihre Aufnahme
anzusehen.
Klicken Sie unter Thema auf die Aufnahme, um Aufnahmeinformationen anzuzeigen.
Dadurch werden zwei Links angezeigt: einer zum Streamen der Aufnahme und einer zum Herunterladen der
Aufnahme.

Sie können Ihre Aufnahme mit anderen per E-Mail teilen, indem Sie auf E-Mail senden klicken.



Fügen Sie im Feld „Senden an“ die E-Mail-Adressen der Empfänger ein.
Sie können der E-Mail auch eine persönliche Nachricht hinzufügen.
Sie können sich auch eine Kopie der E-Mail senden lassen.

Die Teilnehmer erhalten eine E-Mail, die sie einlädt, die Aufnahme anzusehen.
24


Die Wiedergabe zeigt an, wer an der Konferenz teilgenommen hat, und enthält ein Inhaltsverzeichnis.
Sie können das Inhaltsverzeichnis verwenden, um einfacher in der Aufnahme zu navigieren.
Einige Tipps zur Präsentation


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
Laden Sie die Folien vorher hoch.
Üben Sie die Präsentation.
Bereiten Sie eine Agenda und eine Prüfliste vor.
Halten Sie die Konferenz an einem ruhigen Ort ab.
Verwenden Sie ein Headset, um die Hände frei zu haben.
Nutzen Sie Umfragen, damit sich die Teilnehmer einbringen können.
Verwenden Sie das Frage-und-Antwort-Tool, damit Teilnehmer Fragen stellen können. So ist eine besonders
intensive Interaktion möglich.
Verwenden Sie die Anmerkungstools, um die Präsentation attraktiver zu gestalten.
Unterstützte Mobilgeräte:
Für die Teilnahme an oder zum Starten einer WebEx-Konferenz werden diverse Mobilgeräte unterstützt. Auf der unten
genannten Website finden Sie die aktuelle Liste mit Geräten und ihren Möglichkeiten. Beachten Sie bitte, dass zurzeit
Mobilgeräte nur für den Datenteil der WebEx-Konferenz unterstützt werden. Um an der Audiokonferenz teilzunehmen, wird
ein separates Telefon empfohlen.
http://www.webex.com/overview/mobile-meetings.html
Kontakt
Wenn Sie technische Unterstützung zu Net Conferencing benötigen, können Sie sich unter
https://www.mymeetings.com/custom/res/content/resNumbers.php an uns wenden. Telefonisch sind wir unter
(866) 449-0701 (US Only) oder (773) 864-4972 zu erreichen. Oder senden Sie eine E-Mail an
[email protected].
25
Wenden Sie sich an einen Conferencing-Experten, wenn Sie sofort mit jemandem sprechen möchten.
Rufen Sie beim nächsten Kundenservicecenter an, um eine Reservierung zu buchen oder zu ändern.

USA: +1-800-475-5000

Europa: +44 207 950 9950

Hongkong: +852-2802-5100

Japan: +813-5539-5100

Australien: 1-800-505-020

Singapur: +65-6883-9144
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Marken, Dienstleistungsmarken oder eingetragene Marken und Dienstleistungsmarken von Verizon Trademark Services LLC oder seinen Tochtergesellschaften in den USA
und/oder anderen Ländern. Microsoft und Windows sind eingetragene Marken oder Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder in anderen Ländern. Alle anderen
Marken und Dienstleistungsmarken sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber.
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Webkonferenz mit Cisco WebEx Meeting Center

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