Lohn- und Gehaltsabrechn... ein FAQ | Gründerszene

24.01.13
Lohn- und Gehaltsabrechnung: ein FAQ | Gründerszene
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ÜBER DEN AUTOR MICHAEL BAUR
Lohn-­ und Gehaltsabrechnung: ein FAQ
Michael Baur ist seit 2000 bei der
24. Januar 2013, von Michael Baur | Keine Kommentare
Haufe-­Lexware GmbH & Co. KG,
einem Unternehmen der Haufe
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Gruppe, tätig. Aktuell zeichnet er
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bei Haufe-­Lexware als Teamleiter
für das Produktmanagement der
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Lexware Produktlinien Standard +
Die monatlichen Lohn-­ und Gehaltsabrechnungen im Unternehmen sind ebenso notwendig wie
aufwändig. Ein FAQ zu Pflichten und Hilfen.
Plus im Bereich Small Business Entrepreneur
verantwortlich. Vorangegangene Stationen im
Unternehmen sind: Produktmanager für
Personalsoftware und Internet-­Lösungen. Bevor
Michael Baur zu Haufe-­Lexware kam, war er bei
Siemens ElektroCom und der IMAC tätig. Baur hat an
der Universität Konstanz Informationswissenschaft und
an der Berufsakademie Stuttgart
Betriebswirtschaftslehre studiert.
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Tipps für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
Für viele Startups und kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) zählen die monatlichen
Lohn-­ und Gehaltsabrechnungen für die Angestellten zu den zeitaufwändigsten, lästigsten Pflichten.
Insbesondere deshalb, weil aufgrund häufiger Änderungen Standard-­Prozesse oft nicht machbar
sind – neue Gesetzesvorgaben müssen ebenso berücksichtigt werden wie private Veränderungen
im Leben der Mitarbeiter wie Hochzeit oder die Geburt eines Kindes. Tipps und Tricks, wie
EMPFEHLUNGEN DER REDAKTION
Unternehmen den Überblick über die Zahlenkolonnen behalten und effizient verwalten.
Die größten Finanzierungsrunden 2012
Welche Pflichten haben Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Erstellung von Lohn-­ und
Gehaltsabrechnungen?
Rocket und die Börse
Sie müssen zunächst einmal die Lohnabrechnung und -­zahlungen an die Mitarbeiter ausgeben.
Dann müssen sie die Meldepflichten gegenüber den Sozialversicherungsträgern – dies erfolgt
meistens elektronisch – und gegenüber den Finanzämtern (LStA und LStB) erfüllen. Weiterhin haben
Die Brückentage 2013
sie die Pflicht, die Abgaben rechtzeitig abzuführen, entsprechende Bescheinigungen zu erstellen,
und sie müssen die Aufbewahrungspflichten einhalten.
Welche Mindestangaben müssen Arbeitgeber in der Gehaltsabrechung machen?
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Nach Paragraf 108 der Gewerbeordnung hat jeder Mitarbeiter bei der Zahlung seines Arbeitsentgelts
Anspruch auf eine schriftliche Auskunft in Textform. Die verpflichtenden Inhalte sind in der
Entgeltbescheinigungsverordnung geregelt. Dazu zählen Aussagen über den Abrechnungszeitraum
und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts. Des Weiteren Informationen über Art und Höhe von
Zuschlägen, Zulagen oder sonstige Vergütungen, die der Arbeitnehmer erhält, sowie Angaben zu Art
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und Höhe von Abzügen, Abschlägen oder Vorschüssen.
Was sind die Konsequenzen, wenn dem Arbeitgeber Fehler bei der Abrechnung unterlaufen?
Der Arbeitgeber ist zum Beispiel für das korrekte Abführen der Lohnsteuer zuständig. Führt er zu viel
ab, kann er diesen Betrag im Fall des Falles vom Arbeitnehmer zurückholen. Anders verhält es sich
bei der Sozialversicherung: Hier ist der Arbeitgeber Schuldner gegenüber den
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Lohn- und Gehaltsabrechnung: ein FAQ | Gründerszene
Sozialversicherungsträgern. Vergisst er den Abzug der Sozialversicherungsbeiträge vom
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Arbeitsentgelt seines Arbeitnehmers, darf er den Betrag im Allgemeinen nur innerhalb der folgenden
drei Lohn-­ oder Gehaltszahlungen nachträglich abziehen. Danach besteht für ihn nur noch dann
Hoffnung auf das Geld, wenn er nicht selbst schuld an der Panne war.
Worauf sollten Unternehmen bei der Gehaltsabrechung besonders achten?
Verständlichkeit ist A und O einer ordentlichen Abrechnung. Für ein gutes Betriebsklima ist es zudem
vorteilhaft, wenn der Arbeitnehmer sieht, wie viel vom Brutto an das Finanzamt geht, welche Beiträge
zum Beispiel an die Krankenkasse fließen und welchen Gesamtaufwand der Arbeitgeber tatsächlich
NEUESTE BILDERGALERIEN
erbringt.
Pünktlichkeit ist ebenfalls sehr wichtig: “Aufschieberitis” – auch bei veränderten
Rahmenbedingungen – gilt nicht. Nachlässigkeiten sollte sich eine Firma in diesem Bereich auf gar
keinen Fall leisten. Denn unpünktliche und unübersichtliche Abrechnungen demotivieren und
frustrieren die Mitarbeiter. Und tauchen sogar Fehler auf, rückt ein Betrieb schnell in schlechtes Licht
– nicht nur bei seinen Angestellten.
Welche Alternativen zur internen Lohnbuchhaltung gibt es für KMUs?
Die zeitaufwändigen Lohn-­ und Gehaltsabrechnungen lassen sich natürlich jeder Zeit zum Beispiel
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an ein Lohnbüro auslagern. Aber das kostet Geld. Im Durchschnitt zwischen zirka 6,50 Euro bis zu
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13 Euro pro Monat und Arbeitnehmer je nach Zahl der Mitarbeiter und Komplexität der Abrechnung.
Außerdem bleibt der Unternehmer verantwortlich für richtige und pünktliche Lohnabrechnungen,
haftet gegenüber Mitarbeitern, Finanzamt und weiteren Behörden. Deckt eine Betriebsprüfung Fehler
auf, kann es zu hohen Nachzahlungsforderungen kommen.
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Wie lässt sich die interne Entgelt-­Abrechnung für KMUs sinnvoll optimieren?
Sinnvoll ist der Einsatz einer leistungsstarken und flexiblen Entgeltabrechnungs-­Software.
Leistungsstarke Programme in diesem Bereich sind übersichtlich in der Handhabung und
Es geht auch ohne Büro -­ fünf Tipps
berücksichtigen stets die neuesten gesetzlichen Regelungen. Mit einer internen
Abrechnungssoftware haben Unternehmer ihre Lohn-­ und Gehaltskosten zudem immer tagesaktuell
im Blick – und können somit ihre Preiskalkulation bei diesen Ausgaben besser anpassen.
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Welche Funktionen sollten effiziente Entgeltabrechnungs-­Lösungen enthalten?
Mit der Software sollten sich alle wichtigen Unterlagen für den Betrieb, das Finanzamt und die
Krankenkassen schnell und komfortabel erstellen lassen. Ebenso ist es wichtig, dass die Lösung alle
für 2013 relevanten gesetzlichen Änderungen berücksichtigt. Praktisch sind des Weiteren Module für
das direkte Übermitteln der Steuerdaten an das Finanzamt (ELSTER) und aller wichtigen Meldungen
an die Sozialversicherungsträger (dakota).
BELIEBTESTE INTERVIEWS
Dazu gehören zum Beispiel die Beitragsnachweise, DEÜV-­Meldungen (Datenerfassungs-­ und
Übermittlungsverordnung), Sofortmeldungen und Erstattungsanträge für die Umlage bei Krankheit
oder Mutterschutz. Verfügt die Lösung über einen derartigen Funktionsumfang, können kleine
Unternehmen oder Handwerksbetriebe die anfallenden Aufgaben einfach und rechtssicher mit ihrem
eigenen Computer erledigen und damit Kosten sparen.
Stepmap: Karten nach dem Lego-­
Prinzip
Bild: KFM / pixelio.de
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steht fest: Kritische Diskussionen sind
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wird von der Big Head Labs, Inc. aus San
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