Ausgabe 3/2000 (PDF-Format

Dokumentenmanagement und Archivierung
Bereits mehrfach wurde - auch in diesem Medium - über die Arbeiten des KRZ in Archiv- bzw.
Dokumentenmanagement-Systemen berichtet.
Anlässlich der letzten Sitzung des Verwaltungsrates am 06.09.2000 in Minden und während des
Info-Tages am 19.09.2000 im KRZ konnten die
folgenden Lösungen präsentiert werden.
Unterstützt wurde das KRZ-Team am 19.09. durch
namhafte Referenten von Kooperationsfirmen
(CE AG, DIGISYS, Metastorm).
Hier nun eine kurze Zusammenfassung der Archiv-Lösungen:
Kommunal-Archiv
Unter diesem Schlagwort bietet das KRZ eine umfassende Palette von Produkten und Dienstleistungen für die Archivierung und Bereitstellung
von Dokumenten an.
Produkte
Das beginnt bei spezieller Hardware wie: leistungsfähigen Scannern und Jukeboxen zur Aufnahme von nicht löschbaren, optischen Speichern
(CD-ROM, WORM). Dazu gehört aber insbesondere das Archivsystem der CE AG aus Bielefeld.
Dieses System kann sehr große Datenmengen
aus allen Verwaltungsbereichen aufnehmen.
Kommunale Anwendungen
Neben der Technik stehen kommunale Anwendungen bereit, damit die Dokumente so aufgenommen und verwaltet werden, wie sie bei der
kommunalen Aufgabenerledigung anfallen, bzw.
für diese benötigt werden.
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GBA Archiv
KFZ Archiv
PASS Archiv
FINANZ Archiv
PERS Archiv
KonText Archiv
Aber auch aus Standardanwendungen wie Outlook oder Exchange kann archiviert und auf den
Dokumentenbestand im Archivsystem zugegriffen werden.
Archiv Center
Für Verwaltungen, die die notwendigen Investitionen in die Servertechnik (noch) nicht realisieren können, bietet das KRZ einen
Fullservice an, der eine zentrale Archivierung
im KRZ ermöglicht. In diesem Fall wird die gesamte Servertechnik im KRZ vorgehalten und
administriert.
Nutzen
Kein Abheften von Computerausdrucken mehr!
Das ist das dickste Plus, was uns alle Nutzer
als Erstes nennen!
Bis zu 25% Rabatt - das sind schon nennenswerte Beträge - die unsere Mitgliedsverwaltungen beim Einkauf der Archiv Hardware
und Software erhalten. Entwicklungskosten
werden durch Lizenzeinnahmen gedeckt.
Kompetenz
Die Technik (DB-, Archivserver, Spezial-Hardware) wird von extra dazu ausgebildeten Mitarbeitern des KRZ im lokalen Netzwerk der Verwaltung installiert und einsatzbereit gehalten.
Bei der Beratung und Anwendungsunterstützung wird festgestellt, dass das kommunale Fachwissen der KRZ-Mitarbeiter sehr wichtig ist und bei vielen anderen Anbietern am
Markt fehlt.
Unsere Entwickler sind mit den speziellen Sprachen, Tools und Schnittstellen vertraut.
Alle Mitarbeiter des Archivteams besuchen
mehrmals jährlich spezifische Seminare und
Workshops.
Erfolgskriterien
Unser Angebot aus bewährter Technik +
kommunalen Anwendungen + kompetenten
Dienstleistungen mit der Erfahrung von 5 Jahren
ist auch außerhalb des Verbandsgebietes
inzwischen gefragt. So empfehlen die meisten
kommunalen Datenzentralen in NRW ihren fast
300 angeschlossenen Kommunen den Einsatz
von CE Archiv. Auf diesem Sektor ist das KRZ
führend.
Jedoch: ‚Nobody is perfect‘ – deshalb haben wir
einige kompetente Partner, die von uns eingeschaltet werden, wenn es die Situation einmal erfordern sollte.
Ziele
Dass wir in diesem Bereich ‚state of the art‘ sind,
lässt sich auch daran erkennen, dass von den
hier einsetzten Finanzmitteln 100 % in die ClientServertechnologie (inklusive Internet) geflossen
sind bzw. dafür verwendet wurden, neue
innovative Techniken für den Verwaltungsbetrieb
einsetzbar zu machen.
Jedoch wird auch hier bis zum Ausbau der
Produktpalette zur vollelektronischen Arbeit mit
Dokumenten die Entwicklung fortgesetzt (z.B.
Workflow, Autosignatur). Es empfiehlt sich, nicht
darauf zu warten ‚bis alles fertig ist‘. Bewährte
Dinge sollten auch jetzt schon genutzt werden.
Ansprechpartner im KRZ:
Herr Häcker (Tel.: 05261/252-150)
[email protected]
Frau Boberg (Tel.: 05261/252-199)
[email protected]
Digitale Karte soll amtliche Karte werden (Liegenschaftskataster)
Das seit ca. 10 Jahren laufende ALK-Projekt (automatisiertes Liegenschaftskataster ALK) zahlt
sich endlich aus!
Der Prototyp eines ALK-ALB- Auskunftssystems,
bestehend aus
den Programmen:
der Hersteller:
SICAD SD
(Sicad Geomatics)
LIGA geonavigator (TOPO graphics)
ALB-Info
(KRZ)
wurde bei der Kreisverwaltung Minden-Lübbecke
beim „Tag der offenen Tür“ am 26.08.2000 vorgestellt.
Dieser Prototyp dient der Verknüpfung der Daten
aus dem Buchwerk und dem Kartenwerk des Katasters. Beide Teile werden historisch bedingt
noch in getrennten Verfahren auf dem Zentralrechner verwaltet.
Direkt auf dem Auskunftsplatz sorgt eine Kopie
der Datenbestände für komfortable Auswertemöglichkeiten z. B.:
·
Suchen nach dem Eigentümer
(Grundbuch = Buchwerk)
· Zeigen in der Karte (Kartenwerk) .
Die Integration weiterer Daten in das Kartenbild,
z. B. aus dem Tiefbauamt, ist möglich. Die ALKDaten des Katasteramtes stehen damit als Basisdaten zur Verfügung, um Daten der kommunalen
Fachämter im Zusammenhang darzustellen.
Am 27.09.2000 wurde dieses Verfahren in Minden vor Vertretern der Kommunen vorgeführt und
stieß dort auf großes Interesse.
Durch diese „Auskunft“ wird die „digitale Karte“
verfügbar. Das ist Voraussetzung für die Abschaffung der analogen, d. h. auf Karton gezeichneten Karten.
Ansprechpartner im KRZ:
Herr Hemeke (Tel.: 05261/252-188)
[email protected]
Herr Jäger (Tel.: 05261/252-185)
[email protected]