Handbuch Rechnungswesen

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Quästur / E010A
Karlsplatz 13
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SAP Schulungsunterlagen der
Technischen Universität Wien
(Stand 28.03.2014)
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Inhalt
1 Einführung .................................................................................................................... 5
1.1
Aufbau der Quästur und deren Aufgabenbereiche ................................................. 5
1.1.1
Organigramm der Quästur ............................................................................... 5
1.1.2
Abteilungsleitung .............................................................................................. 5
1.1.3
Team Anlagenbuchhaltung, Zahlungsverkehr & FWF ...................................... 5
1.1.4
Team Girokontenbetreuung & Debitorenbuchhaltung ...................................... 6
1.1.5
Team Kreditorenbuchhaltung, Barzahlungsverkehr & SAP Support ................ 6
1.1.6
Team Lehrabgeltung & Reisemanagement ...................................................... 7
1.1.7
Team Steuern, Bilanzierung, Beteiligungsbuchhaltung & EU Audit Support .... 7
1.2
Kontierungsobjekte – Globalbudget, Drittmittel & Ad Personam Projekte ............... 8
1.2.1
Eckpunkte des Globalbudgets.......................................................................... 8
1.2.2
Eckpunkte des Drittmittelbudgets ..................................................................... 8
1.2.3
Kontierungsobjekte im Globalbudgetbereich .................................................... 8
1.2.4
Gegenüberstellung §27 und §26 ...................................................................... 9
1.2.5
Kontierungsobjekte im Drittmittelbereich ........................................................ 10
1.3
Die verschiedenen User-Varianten in SAP ........................................................... 11
1.4
Allgemeine Grundlagen der Umsatzbesteuerung und Steuerkennzeichen ........... 11
1.4.1
Grundlagen Umsatzbesteuerung ................................................................... 12
1.4.2
Die Steuerkennzeichen .................................................................................. 14
1.5
Notwendige Rechnungsmerkmale gemäß § 11 UStG .......................................... 15
1.6
Grundlagen der Buchhaltung ................................................................................ 16
1.6.1
Rechtliche Grundlagen ................................................................................... 16
1.6.2
Buchhaltungs- und Bilanzierungsgrundsätze ................................................. 18
1.6.3
Das System der doppelten Buchführung ........................................................ 19
1.6.4
Zweck der Buchhaltung .................................................................................. 21
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2
3
1.6.5
Muster einer Bilanz ........................................................................................ 22
1.6.6
Muster einer Gewinn und Verlustrechnung (GuV) .......................................... 22
1.6.7
Exkurs: Anlagenbuchhaltung.......................................................................... 24
1.6.8
Exkurs: Zahllauf ............................................................................................. 25
1.6.9
Exkurs: Bankkontoführung ............................................................................. 25
Basisschulung SAP Modul MM (Material Management) ............................................. 27
2.1
Allgemeines / Technisches zum SAP-Programm und dessen Handhabung ........ 27
2.2
Erklärung des Aufbaues der Bestellmaske ........................................................... 33
2.3
Anlegen einer Bestellung – Kreditor im System angelegt ..................................... 34
2.4
Anlegen einer Bestellung – CPD-Lieferant ........................................................... 43
2.5
Anlegen einer Bestellung – EU-Lieferant .............................................................. 49
2.6
Anlegen einer Bestellung – Kreditkartenabrechnung ............................................ 55
2.7
Anlegen einer Bestellung mit Anlage + Zukauf zur bestehenden Anlage ............. 57
2.8
Anlegen einer Bestellung mit Teilrechnungsplan .................................................. 68
2.9
Anlegen einer Bestellung mit periodischen Rechnungsplan ................................. 71
2.10
Ausdruck, Freigabe und Storno einer Bestellung .............................................. 72
2.11
Erfassung der Eingangsrechnungen zu den Bestellungen (Storno) .................. 79
2.12
Erfassen einer Gutschrift zu einer Bestellung .................................................... 85
2.13
Ablage, Ansicht und Druck gescannter Rechnungen ........................................ 89
Basisschulung SAP Modul SD (Sales & Distribution) ................................................. 98
3.1
Anlegen eines Auftrages ....................................................................................... 98
3.2
Anlegen eines Auftrages mit Bezug .................................................................... 114
3.3
Erstellen einer Faktura mit div. Texten ............................................................... 137
3.4
Anlegen eines Auftrages mit Teilrechnungsplan ................................................. 144
3.5
Anlegen einer Gutschriftsanforderung ................................................................ 152
3.6
Erstellung einer Gutschrift .................................................................................. 156
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3.7
Storno und Ausdruck einer Faktura/Gutschrift .................................................... 158
3.8
Ausdruck einer Faktura/Gutschrift ...................................................................... 159
Übersicht: Berichte, Dienstreisen, Personalkosten im Drittmittelbereich .................. 164
4.1
Übersicht zu Dienstreisen und das ESS-Portal .................................................. 164
4.1.1
Grundlagen der Dienstreisen ....................................................................... 164
4.1.2
Prozessdarstellung: Dienstreisen ................................................................. 166
4.1.3
Übersicht zur Reiseabwicklung in ESS ........................................................ 167
4.1.4
American Express Kreditkarte für MitarbeiterInnen ...................................... 168
4.2
Übersicht zu Personalkosten im Drittmittelbereich.............................................. 169
4.2.1
Datenabgleich .............................................................................................. 169
4.2.2
Gesperrte Innenaufträge .............................................................................. 170
4.2.3
Einstieg in die TISS Projektdatenbank ......................................................... 170
4.2.4
Einziehung der Drittmittelpersonalkosten von den Girokonten der Institute . 175
4.2.5
Einziehung der Drittmittelpersonalkosten für FWF Projekte ......................... 176
4.2.6
FWF-Forschungsbeihilfe .............................................................................. 176
4.3
Übersicht zu SAP Berichten ............................................................................... 177
4.3.1
PC-PIO Bericht............................................................................................. 177
4.3.2
KOB1 Bericht ............................................................................................... 182
4.3.3
Anlagenbericht ............................................................................................. 186
4.3.4
Personalkostenbericht .................................................................................. 190
5
Glossar Rechnungswesen ........................................................................................ 195
6
Anhang ..................................................................................................................... 204
6.1
Die Warengruppen.............................................................................................. 204
6.2
Die SD-Materialen .............................................................................................. 222
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1
Einführung
1.1
Aufbau der Quästur und deren Aufgabenbereiche
1.1.1 Organigramm der Quästur
1.1.2 Abteilungsleitung
 Leitung der Organisationseinheit
 Liquiditätsmanagement
 Wesentliche Aufgaben im Zuge der Erstellung des Rechnungsabschlusses
(Jahresabschluss)
 Abwicklung von Sonderprojekten
 Eröffnung und Schließung von Girokonten im §27 Bereich
 Abwicklung der Anträge für Institutskreditkarten
 Allgemeine Administration
1.1.3 Team Anlagenbuchhaltung, Zahlungsverkehr & FWF
 Anlagenkontrolle und -korrekturen, Auskunftserteilung bezüglich Anlagen,
Evidenthaltung der Anlagen im Bau, Abwicklung des Verkaufs von Anlagen und
GWGs, Anlagenetikettendruck, Verwaltung der Investitionszuschüsse und
Anlagenschenkungen, Erstellung von Anlagenauswertungen für die
Quartalsbilanzen und die Jahresbilanz. Vorbereitung der Inventur für die OEs
 Durchführung des Zahllaufs, Durchführung der Banküberträge, Bearbeitung aller
innerbetriebliche Verrechnungen und Kostenmitteilungen, Durchführung der
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Bankeinzüge aller Kassa-, Erwerbsteuer-, Kreditkarten- und
Bahnkontokartenbuchungen, quartalsmäßige Kontrolle der offenen Obligos aller
Bestellungen
 Verbuchung aller FWF-Sachmittel und Scannen dieser Belege, Bearbeitung der
FWF-Forschungsbeihilfen und §26-Stipendien, Eröffnung der §26-Girokonten,
Bearbeitung der End- und Jahresabrechnungen der FWF-Projekte
1.1.4 Team Girokontenbetreuung & Debitorenbuchhaltung
 Bearbeitung /Zuordnung/Verbuchung aller §27 Girokonten und Hauptkonto TUWien
 Kongresse, Tagungen, Seminare
 Exkursionen
 Mahnwesen
 Kautionen
 Quartalskontoabschluss
 Forderungsabschreibung
 Debitorenstammdatenverwaltung
 Ansprechpartner im Bereich Debitorenbuchhaltung (Fakturierung, Erlöskonten)
1.1.5 Team Kreditorenbuchhaltung, Barzahlungsverkehr & SAP Support
 Verwaltung der Kreditoren- und Bankenstammdaten
 Ein- und Auszahlungen
 Buchen der Handverläge der OE
 Buchen von Eingangsrechnungen der zentralen Verwaltung
 Scannen der Rechnungen aller OE
 Archivierung
 Kontrolle der Warengruppen, Sach- und Bestandskonten
 Unterstützung bei der Bedienung von SAP (First Level Support)
 Abhalten von SAP-Schulungen an der TU Wien
 User-Administration im Portal Austria und ESS Portal
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 Vergabe von Benutzerrollen (Berechtigungen)
 Analyse, Aufbereitung und Weiterleitung von technischen Problemen und
Entwicklungsanfragen an das SAP Development (Second Level Support)
1.1.6 Team Lehrabgeltung & Reisemanagement
 Ansprechpartner für Fragen bezüglich der Drittmittelpersonalkosten
 Abwicklung des Reisemanagements und Unterstützung bei der
Reisekostenabrechnung und der Bedienung des ESS-SAP Portals
 Abwicklung der Anträge für die kostenlose American Express Kreditkarte
 Abwicklung der Lehrabgeltung und Kollegiengelder
 Erstellung von Entgeltbestätigungen für TutorInnen
 Abwicklung des Entgelts für Nebentätigkeiten
 An- und Abmeldung der TutorInnen bei der zuständigen Krankenkasse
1.1.7 Team Steuern, Bilanzierung, Beteiligungsbuchhaltung & EU Audit Support
 Wesentliche Aufgaben im Zuge der Erstellung des Rechnungsabschlusses
(Jahresabschluss) sowie der Quartalsberichte
 Expertise bei steuer- und abgabenrechtlichen Fragestellungen, insbesondere der
Umsatzsteuer und Einkommensteuer/Lohnsteuer
 Laufende Buchhaltung und operative Tätigkeiten der TU GIB GmbH und TU Wien
Holding GmbH
 Mitarbeit bei der Erstellung der Jahresabschlüsse der TU GIB GmbH und TU Wien
Holding GmbH
 EU Projekte Audit Support durch unterstützende Vorlagen und Dokumente, sowie
die Vorabprüfung bereitgestellter Unterlagen hinsichtlich Vollständigkeit und
Gliederung
 Unterstützung der Quästurleitung bei allen Aufgaben im Besonderen rund um
Sonderprojekte
 Erteilung von Bonitätsauskünften aus den Datenbanken der Creditreform
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1.2
Kontierungsobjekte – Globalbudget, Drittmittel & Ad Personam
Projekte
Die Finanzierung der TU Wien unterscheidet sich grob in die drei Bereiche:
 „Globalbudget“ (auch „§28 Bereich“ nach dem entsprechenden Paragraphen im
Universitätsgesetz genannt)
 Drittmittelbudget (auch „§27 Bereich“ nach dem entsprechenden Paragraphen im
Universitätsgesetz genannt)
 Ad Personam Projekte der Dienstnehmer (auch „§26 Bereich“ nach dem
entsprechenden Paragraphen im Universitätsgesetz genannt; Den Löwenanteil
bilden hier die Projekte des Wissenschaftsfonds, kurz FWF)
1.2.1 Eckpunkte des Globalbudgets
 „Hoheitlicher“ Bereich der Universität, geregelt im Universitätsgesetz
 Höhe wird durch Leistungsvereinbarungen mit dem Bundesministerium für
Wissenschaft und Forschung für eine 3-Jahres-Periode festgelegt
 Deckt vor allem die Gehälter der Beamten, Vertragsbediensteten und Angestellten,
die Mieten an die Bundesimmobiliengesellschaft sowie die Ausgaben des
Lehrbetriebes
1.2.2 Eckpunkte des Drittmittelbudgets
 Auftragsforschungs- und Forschungsförderungsbereich der Universität, nur sehr
knapp im Universitätsgesetz geregelt, basiert hauptsächlich auf durch die
WissenschaftlerInnen eingeworbene Projekte aus verschiedenen Bereichen (z.B.
Privatwirtschaft, Forschungsfonds, Mittel der Europäischen Union)
 Vertragliche Verpflichtung zur Erbringung einer bestimmten Forschungsleistung
 Die Durchführung der Projekte erfolgt im Namen der TU Wien
 Deckt vor allem Gehälter von reinen ProjektmitarbeiterInnen und mitwirkenden
MitarbeiterInnen sowie Sachmittel, Dienstleistungen und Investitionen im
Drittmittelbereich
1.2.3 Kontierungsobjekte im Globalbudgetbereich
 OE-Nr.+000 (z.B. 134000) Kostenstellen: Kostenstellen sind die Kontierungsobjekte
der Organisationseinheiten. Jeder Organisationseinheit ist eine Kostenstelle
zugeordnet, auf welcher die Kosten erfasst werden.
 BER* Innenaufträge: Berufungszusagen
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 EIN* Innenaufträge: Einnahmen im hoheitlichen Bereich
 EXK* Innenaufträge: Exkursionen im hoheitlichen Bereich
 GEV* Innenaufträge: Projekte / besondere Vorhaben in der Hoheit
 GIN* Innenaufträge: UNI-Infrastruktur-Projekte
 GIP* Innenaufträge: Innovative Projekte
 GLV* Innenaufträge: Kosten / Budget bestimmter Bereiche der Lehre
 EUM* Innenaufträge: Abwicklung von Bildungsprojekte
 GFT* / GCF* Innenaufträge: Budget / Investitionen im Forschungsbereich
 GSV* Innenaufträge: Immerwährende Vorhaben in der Hoheit
 INV* Innenaufträge: Anlagenkäufe im hoheitlichen Bereich
 KTG* Innenaufträge: Konferenzen, Tagungen und Seminare
 KTS* Innenaufträge: Konferenzen, Tagungen und Seminare, eigenes Girokonto
 ULA* Innenaufträge: Ausgaben bei UNI-Lehrgang
1.2.4 Gegenüberstellung §27 und §26
Drittmittel § 27
Ad-personam Projekte § 26
Voraussetzungen
Leiter der Organisationseinheit
sind ex lege zum Abschluss
von bestimmten
Rechtsgeschäften
bevollmächtigt;
Voraussetzungen lediglich im
Innenverhältnis durch
Richtlinien, Weisungen oder
Satzungsbestimmungen
Keine Beeinträchtigung der
.) Rechte und Pflichten anderer
Universitätsangehöriger,
.) der Aufgaben der betreffenden
Organisationseinheit in Lehre und
Forschung,
.) der Pflichten aus dem
Arbeitsverhältnis.
Meldung
Bericht über die Durchführung
der abgeschlossenen
Rechtsgeschäfte an das
Rektorat gem. § 27 Abs. 5 UG
2002
Meldung an das Rektorat vor
Übernahme und Durchführung
gem. § 36 Abs. 4 UG 2002
Untersagung
Entzug der Berechtigung bei
Untersagung nur wenn:
Missbrauch der Vollmacht gem. .) Obige Voraussetzungen nicht
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§ 27 UG 2002
erfüllt und
.) Keine Vereinbarung über
Kostenersatz
Anstellung und
Verwaltung von
Personal
Arbeitsverhältnis mit der
Universität
Arbeitsverhältnis mit der
Universität gem. § 26 Abs. 6 UG
2002 auf Vorschlag des
Projektleiters
Auftrag-,
Fördernehmer
Universität
Projektleiter
Haftung
Universität, mit
Regressmöglichkeit auf
Projektleiter
Projektleiter
Vertragsabschluss
Im Namen der Universität
durch Leiter der jeweiligen
Organisationseinheit
Im Namen des Projektleiters
Rechnungsadresse Muss auf „Technische
Universität Wien“ oder „TU
Wien“ lauten
Muss auf den Namen des/der
Projektleiters/in lauten, eine
zusätzliche Nennung der
Technischen Universität Wien ist
möglich
Abwicklung
Treuhändisch geführtes
Bankkonto durch die
Finanzabteilung (Quästur)
Über ein universitäres
Bankkonto durch die
Finanzabteilung (Quästur)
1.2.5 Kontierungsobjekte im Drittmittelbereich
 D* Innenaufträge: Forschungsprojekte des Drittmittelbereichs
 S*, SAM* Innenaufträge: Sammler
 T* Innenaufträge: §26 ad Personam Projekt
 T*100 Innenaufträge: Abwicklung von EU-Projekten
 T*200 Innenaufträge: §26 ad Personam Projekt – FWF
Eine detaillierte Übersicht über alle Innenauftäge finden Sie auf der Homepage der
Controllingabteilung unter http://www.tuwien.ac.at/dle/controlling/sap_rechnungswesen/.
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1.3
Die verschiedenen User-Varianten in SAP
Die Benutzer (engl. User) in SAP besitzen je nach ihren Aufgaben unterschiedliche
Funktionen und Berechtigungen. Folgende Varianten an SAP Usern sind an der TU Wien
vertreten:
 Berichts-User: Ihnen steht die Nutzung aller Berichte einer Organisationseinheit zur
Verfügung (ausgenommen Personalkostenberichte), es ist jedoch nicht möglich mit
diesem User Buchungen vorzunehmen oder Bestellungen freizugeben.
 Berichts-User mit Zusatzberechtigung für Personalkostenberichte (§27 und §26):
Wie oben angeführt, jedoch auch mit der Möglichkeit die Personalkosten
abzufragen.
 Instituts-User: Der klassische „Buchhaltungs-User“, neben der Nutzung aller
Berichte einer Organisationseinheit (ausgenommen Personalkostenberichte),
können diese User auch die gesamte Beschaffung und Fakturierung der
Organisationseinheit durchführen, jedoch keine Bestellungen freigeben.
 Instituts-User mit zusätzlicher Freigabeberechtigung für Bestellungen (§28
Anweisungsberechtigter): Alle Rechte wie der Instituts-User, jedoch auch mit der
Möglichkeit Bestellungen freizugeben.
 Professional-User: Hierbei handelt es sich um User bestimmter MitarbeiterInnen der
zentralen Verwaltung, denen ihren Aufgaben entsprechend verschiedene weitere
Funktionen und SAP-Module zur Verfügung stehen (z.B. der Quästur und der
Controllingabteilung das Modul SAP CO, der Personalabteilung und der
Personalverrechnung das Modul SAP HR)
Die Vergabe der verschiedenen User erfolgt je nach Position und Aufgabenbereich durch
den SAP Support der Quästur nach erfolgreich absolvierter SAP Schulung.
Die SAP-User Anforderung finden Sie unter:
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/SAP/Formulare/SAP_Useranforderung.pdf
Allgemeine Informationen rund um den SAP Support an der TU Wien finden Sie unter:
http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/sap_call_center/
1.4
Allgemeine Grundlagen der Umsatzbesteuerung und
Steuerkennzeichen
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1.4.1 Grundlagen Umsatzbesteuerung
Der Umsatzsteuer unterliegen grundsätzlich die Lieferungen und sonstigen Leistungen die
Unternehmer (im Sinne des Umsatzsteuergesetzes) im Inland gegen Entgelt im Rahmen
ihres Unternehmens ausführen, zudem auch der Eigenverbrauch, die Einfuhr von
Gegenständen aus einem Drittland ins Inland und der innergemeinschaftliche Erwerb.
Die Umsatzsteuer ist einer Verbrauchersteuer, entsprechend haben Unternehmer, bis auf
einige Ausnahmen, neben der Pflicht zur Verrechnung von Umsatzsteuer für ihre
Lieferungen und Leistungen auch das Recht ihnen verrechnete Umsatzsteuer als
sogenannte „Vorsteuer“ beim Finanzamt in Abzug zu bringen, und so rückerstattet zu
bekommen.
Bestimmte Unternehmer, Waren oder Dienstleistungen werden gemäß § 6 UStG von der
Pflicht zur Verrechnung der Umsatzsteuer befreit, besitzen dementsprechend jedoch fast
überwiegend auch nicht das Recht zum Vorsteuerabzug.
Die TU Wien ist als Körperschaft des öffentlichen Rechts nur mit den Umsätzen aus ihren
Betrieben gewerblicher Art umsatzsteuerpflichtig (§ 2 Abs 3 UStG; z.B. Untervermietung
Räumlichkeiten an die Mensa; Allgemein Tätigkeiten die außerhalb der hoheitlichen
Tätigkeit anfallen), hat jedoch auch nur in diesem Bereich das Recht auf einen
Vorsteuerabzug. Aus diesem Grund bildet die der TU Wien verrechnete Umsatzsteuer
bzw. anfallende Erwerbsteuer, Einfuhrumsatzsteuer oder Reverse Charge (hierzu Details
in Folge) in den allermeisten Fällen einen Kostenfaktor.
Das österreichische Steuerrecht kennt 4 verschiedene Umsatzsteuersätze:
 20% Umsatzsteuer (§ 10 Abs 1 UStG): Der Standard-Steuersatz in Österreich, ihm
unterliegen fast alle Lieferungen und Leistungen.
 10% Umsatzsteuer (§ 10 Abs 2 UStG): Der ermäßigte Steuersatz in Österreich,
ihm unterliegen einige ausgewählte Lieferungen und Leistungen. Die häufigsten
Anwendungsfälle sind: Nahrungsmittel, Bücher, Zeitungen, Vermietung zu
Wohnzwecken, Beherbergung und Personenbeförderung.
 12% Umsatzsteuer (§ 10 Abs 3 UStG): Ein Sondersteuersatz speziell für den AbHof-Verkauf von Wein, Most, Sturm und dergleichen.
 19% Umsatzsteuer (§ 10 Abs 4 UStG): Ein Sondersteuersatz speziell für die in den
Gebieten Jungholz und Mittelberg bewirkten Umsätze durch Unternehmer, die
einen Wohnsitz (Sitz), gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte in diesen
Gebieten haben.
Erfolgt eine Lieferung (Waren) oder Leistung aus dem Ausland findet ebenfalls eine
Umsatzbesteuerung statt, je nachdem worum es sich handelt, woher die Lieferung oder
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Leistung stammt und zwischen wem der Geschäftsfall entsteht kommen unterschiedliche
Steuern und Regelungen zur Anwendung.
 20% Erwerbsteuer: Fällt an bei Lieferungen (Waren) aus dem EU-Ausland an einen
österreichischen Unternehmer iSd UStG, für die in Österreich 20% Umsatzsteuer
gelten würden. Der liefernde Unternehmer darf seine nationale Umsatzsteuer nicht
in Rechnung stellen, der empfangende Unternehmer muss auf die
Rechnungssumme 20% Erwerbsteuer aufschlagen, und diese direkt an das für ihn
zuständige Finanzamt abführen.
 10% Erwerbsteuer: Fällt an bei Lieferungen (Waren) aus dem EU-Ausland an einen
österreichischen Unternehmer iSd UStG, für die in Österreich 10% Umsatzsteuer
gelten würden. Der liefernde Unternehmer darf seine nationale Umsatzsteuer nicht
in Rechnung stellen, der empfangende Unternehmer muss auf die
Rechnungssumme 10% Erwerbsteuer aufschlagen, und diese direkt an das für ihn
zuständige Finanzamt abführen.
 20% Einfuhrumsatzsteuer: Fällt an bei Lieferungen (Waren) aus Drittländern an
einen österreichischen Unternehmer iSd UStG, für die in Österreich 20%
Umsatzsteuer gelten würden. Der liefernde Unternehmer darf seine nationale
Umsatzsteuer nicht in Rechnung stellen, der empfangende Unternehmer muss auf
die Rechnungssumme 20% Einfuhrumsatzsteuer aufschlagen, und diese direkt an
das für ihn zuständige Finanzamt abführen.
 10% Einfuhrumsatzsteuer: Fällt an bei Lieferungen (Waren) aus Drittländern an
einen österreichischen Unternehmer iSd UStG, für die in Österreich 10%
Umsatzsteuer gelten würden. Der liefernde Unternehmer darf seine nationale
Umsatzsteuer nicht in Rechnung stellen, der empfangende Unternehmer muss auf
die Rechnungssumme 10% Einfuhrumsatzsteuer aufschlagen, und diese direkt an
das für ihn zuständige Finanzamt abführen.
Bei Leistungen aus dem EU-Ausland oder aus Drittländern ist es entscheidend, worum es
sich handelt und ob der Empfänger ein Unternehmer iSd UStG oder ein Verbraucher ist.
Bei Leistungsbeziehungen (Dienstleistungen) zwischen Unternehmern gilt mittlerweile fast
ausschließlich die sogenannte „Generalklausel“ gemäß §3a Abs 6 UStG welche die
Versteuerung der Leistung am Empfängerort vorsieht. Es existieren hierzu einige wenige
Ausnahmen, weitere Details finden Sie unter
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Steuerrichtlinien.pdf
 20% Reverse Charge: Fällt bei Leistungen aus dem EU-Ausland oder aus
Drittländern an einen österreichischen Unternehmer iSd UStG an, für die in
Österreich 20% Umsatzsteuer gelten würden. Der leistende Unternehmer darf seine
nationale Umsatzsteuer nicht in Rechnung stellen, der empfangende Unternehmer
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muss auf die Rechnungssumme 20% Reverse Charge aufschlagen, und diese
direkt an das für ihn zuständige Finanzamt abführen
 10% Reverse Charge: Fällt bei Leistungen aus dem EU-Ausland oder aus
Drittländern an einen österreichischen Unternehmer iSd UStG an, für die in
Österreich 10% Umsatzsteuer gelten würden. Der leistende Unternehmer darf seine
nationale Umsatzsteuer nicht in Rechnung stellen, der empfangende Unternehmer
muss auf die Rechnungssumme 10% Reverse Charge aufschlagen, und diese
direkt an das für ihn zuständige Finanzamt abführen.
Rechnungen, für die 10% Reverse Charge anfallen würden kommen aufgrund des
sehr engen Bereichs an möglichen Leistungen an der TU Wien kaum vor.
Die UID Nummer der TU Wien: ATU37675002
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz UID, dient zur eindeutigen Kennzeichnung
von Umsatzsteuerpflichtigen innerhalb der EU und ermöglicht die Abrechnung der
Umsatzsteuer zwischen den verschiedenen Finanzämtern. Sie ist für
innergemeinschaftliche Geschäfte der Indikator der Unternehmereigenschaft,
entsprechend gilt die TU Wien bei innergemeinschaftlichen Geschäften als Unternehmer
gemäß UStG (entscheidend für die Frage nach dem Leistungsort bei Reverse-Charge
Fällen).
Hinweis: Bei Bestellungen im §27 und §28 Bereich muss die UID Nummer der TU Wien
immer angegeben werden, auch wenn die Bestellung per Telefon oder über das Internet
durchgeführt wird.
EORI Nummer der TU Wien: ATEOS1000012831
Die EORI-Nummer dient seit 01.01.2010 zur exakten Identifizierung der
Wirtschaftsbeteiligten im Zusammenhang mit Zollangelegenheiten innerhalb der EU.
1.4.2 Die Steuerkennzeichen
Die Steuerkennzeichen müssen je nach Art und Gestaltung des Geschäftsfalles (Lieferung
oder Leistung, Lieferung aus EU Land oder aus Drittland, etc.) ausgewählt werden.
Steuercode in SAP
Bedeutung
V3
Vorsteuer 0% Universität (Lieferung oder Leistung aus dem
Inland, für die keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt wird)
V4
Vorsteuer 10% Universität – kein Abzug bei Verbuchung
V5
Vorsteuer 20% Universität – kein Abzug bei Verbuchung
V9
Einfuhrumsatzsteuer – kein Abzug bei Verbuchung – durch
Spedition verrechnet
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E3
innergemeinschaftlicher Erwerb 10% - Abfuhr ans Finanzamt
E4
innergemeinschaftlicher Erwerb 20% - Abfuhr ans Finanzamt
R4
Reverse Charge 20% - Abfuhr ans Finanzamt
N0
EU-Land ausländische Steuer – kein Abzug bei Verbuchung
NK
EU-Land , Drittland, sonstige Leistung 0%
Detaillierte und laufend aktualisierte Informationen zur Umsatzsteuer finden Sie unter
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Steuerrichtlinien.pdf
1.5
Notwendige Rechnungsmerkmale gemäß § 11 UStG
Damit Vorsteuerabzugsberechtigte die ihnen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als
Vorsteuer abziehen können müssen eine Reihe von Rechnungsmerkmalen erfüllt sein,
welche in § 11 UStG normiert sind.
 Name und Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmens
 Name und Anschrift des Empfängers
o Muster für die TU:
Technische Universität Wien
Anschrift der Organisationseinheit
 Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Art und Umfang der
Leistung
 Tag bzw. Zeitraum der Leistung (Bei Lieferungen oder Leistungen, die
abschnittsweise abgerechnet werden genügt die Angabe des
Abrechnungszeitraumes, soweit dieser ein Kalendermonat nicht übersteigt)
 Nettobetrag (Entgelt) für die Lieferung oder Leistung
 Umsatzsteuerbetrag (wird die Rechnung in einer anderen Währung als Euro
ausgestellt zusätzlich auch der Umsatzsteuerbetrag in Euro mit
Umrechnungsmethode, so dieser noch nicht feststeht die Umrechnungsmethode
gemäß § 20 Abs 6 UStG)
 anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
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 Ausstellungsdatum
 fortlaufende Nummerierung, welche zur Identifizierung der Rechnung einmalig
vergeben wird
 UID-Nummer des leistenden Unternehmens (bei Rechnungen über € 10.000,Gesamtbetrag zusätzlich auch die UID-Nummer des zahlenden/empfangenden
Unternehmens)
Für Kleinbetragsrechnungen bis € 400,- (§ 11 Abs 6 UStG) genügen folgende Angaben:
 Name und Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmens
 Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Art und Umfang der
Leistung
 Tag der Lieferung bzw. Tag oder Zeitraum der Leistung
 Nettobetrag der Rechnung und Umsatzsteuerbetrag in einer Summe
 anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
Obwohl die TU Wien nur für Rechnungen im Rahmen ihrer Betriebe gewerblicher Art das
Recht auf Vorsteuerabzug besitzt hat sich die Einhaltung dieser Rechnungsmerkmale im
allgemeinen Geschäftsgebaren fest etabliert, da fast alle diese Merkmale auch
unabhängig von einem möglichen Vorsteuerabzug für die korrekte Verbuchung eines
Beleges notwendig sind.
1.6
Grundlagen der Buchhaltung
Die Buchhaltung oder Buchführung, aufgrund ihrer „Außenwirkung“ auch „externes
Rechnungswesen“ genannt, umfasst die schriftliche Aufzeichnung und systematische
Gliederung aller Geschäftsfälle eines Unternehmens.
1.6.1 Rechtliche Grundlagen
Die folgenden gesetzlichen Regelungen bilden die Eckpunkte und Grundsätze des
täglichen Arbeitens in der Buchhaltung der TU Wien:
 § 15 Universitätsgesetz 2002: Trifft eine Reihe von allgemeinen Regelungen zur
Gebarung der Universitäten:
o Normierung der Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit,
Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit, Transparenz und Sorgfalt
o Die Gebarung der Universitäten erfolgt im eigenen Namen und auf eigene
Rechnung
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o Der Rechnungshof besitzt ein Prüfungsrecht für die Gebarung der
Universitäten, sowie für alle gegründeten Gesellschaften, Stiftungen und
Vereine, deren Geschäftsanteile die Universität mittelbar oder unmittelbar zu
mehr als 50% hält
 §16 Universitätsgesetz 2002: Trifft eine Reihe weiterer Regelungen etwas spezieller
zum Rechnungswesen:
o Für das Rechnungswesen der Universitäten sind die Regelungen des ersten
Abschnitts des dritten Buches des Unternehmensgesetzbuches maßgeblich
(unter anderem Pflicht zur doppelten Buchführung)
o Das Rechnungsjahr der Universitäten entspricht dem Kalenderjahr
o Die Universitäts-Rechnungsabschlussverordnung trifft spezielle Regelungen
zur Gestaltung der Rechnungsabschlüsse (= Jahresabschlüsse) der
Universitäten
o Die Rechnungsabschlüsse der Universitäten unterliegen der Prüfungspflicht
durch einen Wirtschaftsprüfer
o Der geprüfte und vom Universitätsrat genehmigte Rechnungsabschluss
muss bis Ende Mai des Folgejahres an das Bundesministerium für
Wissenschaft und Forschung übermittelt werden
 §§ 189 bis 216 Unternehmensgesetzbuch: Regeln alle wesentlichen Grundsätze
der Buchhaltung und Bilanzierung:
o Grundsätze zur Buchführung
o Inventaraufzeichnung und Inventurverfahren
o Regelungen und Inhalte des Jahresabschlusses
o Diverse Bewertungsregelungen
o Abschreibungen
o Rückstellungen
o Regelungen zur Dokumentaufbewahrung und Fristen
 §§ 124 bis 132 Bundesabgabenordnung: Enthalten weitere, spezielle Vorschriften
zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen:
o Regelungen zur Buchführungspflicht
o Führung und Aufbau des Wareneingangsbuches
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o Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB)
o Regelungen zur Dokumentaufbewahrung und Fristen
 Diverse weitere Paragraphen in der Bundesabgabenordnung: Enthalten
umfassende Regelungen rund um Abgaben im öffentlichen Bereich (z.B. Steuern),
von denen einige auch für die TU Wien relevant sind, z.B. Säumniszuschläge,
Fristen, Verfahrensvorschriften und Rechtsmittel.
1.6.2 Buchhaltungs- und Bilanzierungsgrundsätze
Aufgrund der oben angeführten verschiedenen gesetzlichen Regelungen lassen sich
einige fundamentale Grundsätze der Buchhaltung und Bilanzierung ableiten:
 Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (plus weitere Grundsätze): Ganz
allgemein wird an die Buchführung die Anforderung gestellt, dass „sie einem
sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die
Geschäftsvorfälle vermitteln kann. Die einzelnen Geschäftsvorfälle sollen sich in
ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen“. Im speziellen ergeben sich
daraus folgende konkrete Grundsätze:
o Bücher sollen in einer lebenden Sprache und mit den Schriftzeichen einer
solchen geführt werden, ist dies nicht die jeweils zugelassenen
Amtssprache müssen auf Verlangen der Abgabenbehörde eine beglaubigte
Übersetzung der vorgelegten Bücher, Aufzeichnungen, hierzu gehörige
Belege sowie der Geschäftspapiere und der sonstigen Unterlagen vorgelegt
werden.
o Die Buchungen sollen der Zeitfolge nach geordnet, vollständig, richtig
und zeitgerecht vorgenommen werden.
o Die Bezeichnung der Konten und Bücher soll klar sein und erkennen
lassen, welche Geschäftsvorgänge auf diesen Konten verzeichnet werden.
Buchungen sollen dementsprechend einheitlich auf den dafür vorgesehenen
Konten erfolgen.
o Die zu Büchern oder Aufzeichnungen gehörigen Belege sollen derart
geordnet aufbewahrt werden, dass die Überprüfung der Eintragungen
jederzeit möglich ist.
o Werden zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen Datenträger
verwendet, so muss die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete
Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit
gewährleistet sein.
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o Bei der Verwendung von Datenträgern (= elektronische Buchhaltung),
sollen Eintragungen oder Aufzeichnungen nicht in einer Weise verändert
werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist.
Eine Überprüfung der vollständigen, richtigen und lückenlosen
Erfassung aller Geschäftsvorfälle, beispielsweise durch entsprechende
Protokollierung der Datenerfassung und nachträglicher Änderungen, soll
möglich sein.
o Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu den Büchern und
Aufzeichnungen gehörigen Belege sind sieben Jahre aufzubewahren
(Anmerkung: Zum Teil existieren noch längere Fristen, etwa bei anhängige
Verfahren oder Dokumenten im Zusammenhang mit der
Immobilienbesteuerung). Soweit Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen
für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, sollen sie sieben Jahre
aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung kann auf Datenträgern
geschehen, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und
urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen
Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.
 Bilanzierungsgrundsätze:
o Bilanzwahrheit: Der Jahresabschluss muss richtig und vollständig sein.
o Bilanzklarheit: Der Jahresabschluss muss den gesetzlichen Form- und
Gliederungsvorgaben entsprechen, zudem müssen klare und zutreffende
Bezeichnungen gewählt werden, und einzelne Salden dürfen nicht
aufgerechnet werden (Saldierungsverbot von z.B. Forderungen und
Verbindlichkeiten gegeneinander).
o Bilanzkontinuität: Gewählte Gliederungen und Bewertungsmethoden müssen
entweder Beibehalten oder bei Abänderung entsprechend erläutert werden.
o „Vorsichtsprinzip“/Imparitätsprinzip: Vermögen und Forderungen soll nach
dem Niederstwertprinzip, Verbindlichkeiten nach dem Höchstwertprinzip
beurteilt werden. Es dürfen nur verwirklichte Gewinne ausgewiesen werden.
Als Wert dürfen maximal die Anschaffungs- oder Herstellungskosten
ausgewiesen werden.
o Prinzip der Unternehmensfortführung: Es wird davon ausgegangen, dass
das Unternehmen kontinuierlich besteht.
1.6.3 Das System der doppelten Buchführung
Das System der doppelten Buchführung geht zurück bis in das Venedig des 15. und 16.
Jahrhunderts, soweit bekannt wurde durch die damaligen venezianischen Kaufleute
erstmals die Technik der zweifachen Erfassung aller Geschäftsfälle angewandt.
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Jeder Geschäftsfall findet sich zweimal, jeweils einmal im „Soll“ und einmal im „Haben“,
zudem werden die Geschäftsfälle hierdurch sowohl auf den Bestandskonten als auch auf
den Erfolgskonten erfasst. Ausnahmen bilden erfolgsneutrale Geschäftsfälle und reine
Umbuchungen zwischen Bestands- bzw. Erfolgskonten.
Ziel ist es, die Geschäftsfälle sowohl in einer statischen Vermögensaufstellung (= Bilanz)
als auch in einer dynamischen Erfolgsrechnung (Gewinn und Verlustrechnung, kurz GuV)
zu erfassen. Durch den „Abschluss“ der Bücher (= Jahresabschluss bzw. an den
Universitäten Rechnungsabschluss genannt) zu einem bestimmten Stichtag können durch
diese Technik sowohl die Einnahmen und Ausgaben seit dem letzten Stichtag (= in
Summe also ein Gewinn oder ein Verlust) sowie der Vermögensstand (Gegenüberstellung
von Vermögen und Forderungen mit den offenen Verbindlichkeiten und Rückstellungen –
im Überbegriff als „Aktiva“ und „Passiva“ bezeichnet) festgestellt werden.
Durch die Erfassung der Geschäftsfälle auf Konten mit passender Bezeichnung und
systematischer Nomenklatur (der sogenannte „Kontenplan“ oder „Kontenrahmen“) wird
auch bei zahlreichen und vielfältigen Geschäftsfällen die Übersichtlichkeit und
Nachvollziehbarkeit gewahrt.
Jedem Unternehmen steht es frei einen gänzlich eigenen Kontenrahmen zu entwerfen, in
der Praxis hat sich in Österreich jedoch die Systematik des sogenannten
„Einheitskontenrahmen“ durchgesetzt, welcher je nach individuellem Bedarf der
Unternehmen erweitert wird.
Systematik des Einheitskontenrahmens:
Klasse
Bestands- / Erfolgsk.
Bereich
Klasse 0
Bestandskonto
Anlagevermögen
Klasse 1
Bestandskonto
Vorräte
Klasse 2
Bestandskonto
Sonstiges Umlaufvermögen,
Rechnungsabgrenzungsposten
Klasse 3
Bestandskonto
Rückstellungen, Verbindlichkeiten und
Rechnungsabgrenzungsposten
Klasse 4
Erfolgskonto
Betriebliche Erträge
Klasse 5
Erfolgskonto
Materialaufwand und sonstige bezogene
Herstellungsleistungen
Klasse 6
Erfolgskonto
Personalaufwand
Klasse 7
Erfolgskonto
Abschreibungen und sonstige betriebliche
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Aufwendungen
Klasse 8
Erfolgskonto
Finanzerträge und Finanzaufwendungen, a.o. Erträge
und a.o. Aufwendungen, Steuern vom Einkommen
und vom Ertrag, Rücklagenbewegung
Klasse 9
Eigenkapital (Bestand)
Eigenkapital, unversteuerte Rücklagen, Einlagen
Stiller Gesellschafter, Abschluss von Evidenzkonten
1.6.4 Zweck der Buchhaltung
Die Buchhaltung als schriftliche Aufzeichnung und systematische Gliederung aller
Geschäftsfälle eines Unternehmens erfüllt eine Reihe von praktischen Zwecken:
 Datenbasis für den Bereich des Controllings: Das Controlling (dt. „Steuerung“,
Bereich der Kostenrechnung), auch „internes Rechnungswesen“ genannt, gewinnt
einen Gutteil seiner Datenbasis aus den Aufzeichnungen der Buchhaltung, daher ist
eine geordnete, vollständige, richtige und zeitgerechte Buchhaltung eine essentielle
Grundlage für ein effektives Handeln einer Wirtschaftseinheit.
 Datenbasis für den Bereich der Treasury: Das Treasury (dt. direkt übersetzt
ursprünglich „Schatzamt/Schatzkammer“, Finanzbereich eines Unternehmens)
benötigt die Daten der Buchhaltung für eine möglichst exakte Liquiditätsplanung.
Um die Verfügbarkeit und den Bedarf zukünftiger Geldmittel sinnvoll planen zu
können sind verständlicher Weise vollständig, richtig und zeitgerecht erfasste
Forderungen und Verbindlichkeiten notwendig.
 Datenbasis für die Berechnung von Steuern und Abgaben: Die korrekte
Berechnung und Abfuhr von Steuern (z.B. Einkommensteuer, Körperschaftsteuer,
Umsatzsteuer) und Abgaben (z.B. Dienstgeberbeiträge an die Sozialversicherung,
Beiträge zum Familienlastenausgleichsfonds, Wiener „U-Bahn-Abgabe“) setzt eine
vollständige, richtige und zeitgerechte Erfassung der Geschäftsfälle voraus.
 Nachweis der ordnungsgemäßen Gebarung: Verschiedene Prüfinstitutionen
(Wirtschaftsprüfer, Finanzamt, Sozialversicherung, Drittmittelgeldgeber, etc.)
verlangen als Nachweis eines ordnungsgemäßen Geschäftsgebarens eine
Buchhaltung, welche nach den oben angeführten Grundsätzen durchgeführt wird.
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1.6.5 Muster einer Bilanz
Die grobe Gliederung einer Bilanz stellt sich für die TU Wien basierend auf den Vorgaben
der Rechnungsabschlussverordnung für Universitäten wie folgt dar:
Aktiva
Passiva
A. ANLAGEVERMÖGEN
A. EIGENKAPITAL
I. Immaterielle Vermögensgegenstände
II. Sachanlagen
III. Finanzanlagen
B. UNVERSTEUERTE RÜCKLAGEN
B. UMLAUFVERMÖGEN
C. INVESTITIONSZUSCHÜSSE
I. Vorräte
II. Forderungen und sonstige
Vermögensgegenstände
III. Wertpapiere und Anteile
IV. Kassenbestand, Schecks, Guthaben bei
Kreditinstituten
C. RECHNUNGSABGRENZUNGSPOSTEN
D. RÜCKSTELLUNGEN
E. VERBINDLICHKEITEN
F. RECHNUNGSABGRENZUNGSPOSTEN
1.6.6 Muster einer Gewinn und Verlustrechnung (GuV)
Die grobe Gliederung einer Gewinn und Verlustrechnung stellt sich für die TU Wien
basierend auf den Vorgaben der Rechnungsabschlussverordnung für Universitäten wie
folgt dar:
1. Umsatzerlöse
a) Erlöse auf Grund von Globalbudgetzuweisungen des Bundes
b) Erlöse aus Studienbeiträgen
c) Erlöse aus Studienbeitragsersätzen
d) Erlöse aus universitären Weiterbildungsleistungen
e) Erlöse gemäß § 27 UG
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f) Kostenersätze gemäß § 26 UG
g) Sonstige Erlöse und andere Kostenersätze
2. Veränderung des Bestands an noch nicht abrechenbaren Leistungen im Auftrag Dritter
3. Aktivierte Eigenleistungen
4. Sonstige betriebliche Erträge
a) Erträge aus dem Abgang vom und der Zuschreibung zum Anlagevermögen mit Ausnahme
der Finanzanlagen
b) Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen
c) Übrige
5. Aufwendungen für Sachmittel und sonstige bezogene Herstellungsleistungen
a) Aufwendungen für Sachmittel
b) Aufwendungen für bezogene Leistungen
6. Personalaufwand
a) Löhne und Gehälter
b) Aufwendungen für externe Lehre
c) Aufwendungen für Abfertigungen und Leistungen an betriebliche Vorsorgekassen
d) Aufwendungen für Altersversorgung
e) Aufwendungen für gesetzlich vorgeschriebene Sozialabgaben sowie vom Entgelt abhängige
Abgaben und Pflichtbeiträge
f) Sonstige Sozialaufwendungen
7. Abschreibungen
8. Sonstige betriebliche Aufwendungen
a) Steuern, soweit sie nicht unter Z 17 fallen
b) Kostenersätze an den Krankenanstaltenträger gemäß § 33 UG
c) Übrige
9. Zwischensumme aus Z 1 bis 8 (= „Betriebsergebnis“)
10. Erträge aus Finanzmitteln und Beteiligungen
a) davon aus Zuschreibungen
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b) davon von Rechtsträgern, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht
11. Aufwendungen aus Finanzmitteln und aus Beteiligungen
a) davon Abschreibungen
b) davon Aufwendungen von Rechtsträgern, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht
12. Zwischensumme aus Z 10 bis 11 (= „Finanzergebnis“)
13. Ergebnis der gewöhnlichen Universitätstätigkeit (kurz „EGT“)
14. Außerordentliche Erträge
15. Außerordentliche Aufwendungen
16. Außerordentliches Ergebnis
17. Steuern vom Einkommen und vom Ertrag
18. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag
19. Auflösung unversteuerter Rücklagen
20. Auflösung von Rücklagen
21. Zuweisung zu unversteuerten Rücklagen
22. Zuweisung zu Rücklagen
23. Gewinn- bzw. Verlustvortrag
24. Bilanzgewinn bzw.- verlust.
1.6.7 Exkurs: Anlagenbuchhaltung
Anlagen:
Unter Anlagen sind Gegenstände zu verstehen, deren Anschaffungswert über EUR
1.000,00 (inklusive Umsatzsteuer und Nebenkosten) liegt und welche der
Organisationseinheit zu einer längeren Nutzung (über ein Jahr) dienen sollen.
Software zählt bei einem Anschaffungswert ab EUR 1.000,00 (inklusive Umsatzsteuer)
zum Anlagevermögen, sofern das Institut im Besitz des Quellcodes ist – d.h. die Software
nach Bezahlung ins Eigentum des Institutes übergeht und auch verändert werden kann.
Bei Lizenzen hat das Institut nur ein Nutzungsrecht. Lizenzen gelten ab einem
Anschaffungswert von EUR 1.000,00 (inklusive Umsatzsteuer) als Anlagegut, sofern die
Laufzeit mehr als 2 Jahre beträgt.
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Wissenschaftliche Literatur:
Zum Anlagevermögen zählen – auch wenn der Anschaffungswert unter EUR 1.000,00
(inklusive Umsatzsteuer) liegt – immer wissenschaftliche Literatur und
wissenschaftliche Datenträger
Geringwertige Wirtschaftsgüter:
Gegenstände, welche zwar über einen Zeitraum von über einem Jahr genutzt werden
können, jedoch einen Anschaffungswert von bis zu EUR 1.000,00 (inklusive
Umsatzsteuer) aufweisen, sind als Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) zu
klassifizieren.
Folgende Klassifizierungen für GWG sind in den Warengruppen von SAP-MM hinterlegt:




Wissenschaftliche Kleingeräte < €1.000 (Warengruppe 538)
EDV-Kleingeräte < €1.000 (Warengruppe 539)
Einrichtungsgegenstände < €1.000 (Warengruppe 540)
Sonstige geringwertige Wirtschaftsgüter < €1.000 (Warengruppe 541)
GWGs sind grundsätzlich im Jahr der Anschaffung voll abzuschreiben. Ausnahmen
bestehen jedoch nach § 13 EStG, wenn die Vollabschreibung von geringwertigen
Vermögensgegenständen von wesentlichem Umfang ist. Dies ist dann der Fall, wenn die
GWGs mehr als 10% der Abschreibung der entsprechenden Anlagenposten betragen.
Da das Verhältnis zwischen GWGs und planmäßiger Abschreibung des Anlagevermögens
im Jahr 2010 an der TU Wien mehr als 13% betrug, werden die GWGs pauschal ab dem
Jahr 2011, von der Quästur, getrennt nach § 27 und § 28 von den Aufwandskonten in das
Anlagevermögen pro Quartal umgebucht und auf eine Nutzungsdauer von drei Jahren
1.6.8 Exkurs: Zahllauf
Der zentrale Zahllauf wird jeden Montag und Donnerstag ab 13 Uhr in der Quästur
durchgeführt (ausgenommen Feiertage). Dabei werden alle bis zu diesem Zeitpunkt
gebuchten und fälligen Rechnungen in elektronischer Form zur Bezahlung an die
Hausbank weitergeleitet.
1.6.9 Exkurs: Bankkontoführung
Jede Organisationseinheit verfügt über mindestens ein Bankkonto zur Abwicklung der
Mittel aus §27-Projekten. Der jeweilige Kontostand kann über das BusinessNet
(Onlinebanking) der UniCredit Bank Austria von den Infoberechtigten
(Unterschriftsprobenblatt) abgefragt werden.
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Die Kontoauszüge der §27 Projektkonten und §28 Globalbudget werden durch die Quästur
verbucht. Alle Zahlungseingänge werden den offenen Fakturen zugeordnet – alle
Abbuchungen mit offenen Eingangsrechnungen ausgeglichen. Kann kein entsprechender
offener Posten gefunden werden erfolgt eine Verständigung der Organisationseinheit.
Wird eine Faktura fälschlicherweise erst nach dem Zahlungseingang erstellt, muss die
Faktura auf das Datum des Zahlungseinganges rückdatiert werden.
Alle Bankspesen, Quartalsabschlüsse, Auslandszahlungsverkehr-Spesen und allfällige
Fehlüberweisungen und Banküberträge werden manuell durch die Quästur gebucht bzw.
korrigiert.
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2
Basisschulung SAP Modul MM (Material
Management)
Das Modul Material Management dient zur Durchführung und Organisation des
Beschaffungswesens. Es bildet die gesamte Beschaffungskette von Bestellung über
Waren- bzw. Lagereingang bis zur Rechnungsprüfung ab.
2.1
Allgemeines / Technisches zum SAP-Programm und dessen
Handhabung
 Anmeldung: über die Internetadresse
Arbeitsplatz!
www.portal.at -> SignON – Auf jedem
 Anmeldedaten: bestehen aus den Daten der E-Mailadresse + Passwort:
1) ID: Vorname.Nachname
2) @: tuwien.ac.at
1) PW: Das Passwort sollte zwischen 6 und 12 Zeichen lang sein und aus einer
Kombination aus Ziffern und Buchstaben bestehen (Groß/Kleinschreibung
beachten!)
 SAP – Client (Uni.verse): Portal Austria / SAP Anmeldung
1) In der Spalte „VPN“ in eine der Checkboxen klicken und abwarten bis dort ein
Hakerl erscheint (VPN-Client wurde gestartet)
2) Danach auf „Verbinden“ bei System „PU1“ klicken = Produktivsystem (QU1 =
Testsystem)
 Berechtigungen: bitte senden Sie uns das unterfertigte UseranforderungsFormular per Fax an 9411306, Sie finden es auf der Homepage der Quästur im
Unterpunkt SAP-Call Center. http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/sap_call_center/
Navigieren im SAP – Fenster
Menübereich wie Windows–Explorer - Persönliches Menü (SAP-Standardmenü)
Menü / Titelleiste
Obere Symbolleiste
gleichbleibend
Infoleiste
Untere Symbolleiste
anwendungsabhängig
Aktives Fenster
Favoriten und Eigenes Menü
Statusleiste
Systemrückmeldungen links, Systeminfo rechts
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] Menüleiste
] Systemfunktionsleiste
] Titelleiste
] Anwendungsleiste
] Dynprobereich
] Statusleiste
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Pflegen eigener Daten
Menü System  Benutzervorgaben  eigene Daten:
Wichtig sind Name, Institutsbezeichnung, Telefonnummer, Faxnummer und Emailadresse
(entspricht Ansprechpartner in Bestellung und Faktura)!
Menü Zusätze  Einstellungen  Technische Namen anzeigen:
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Menü Favoriten  Transaktion einfügen / bzw. mittels Drag&Drop in die Favoriten
ziehen:
Folgende Meldung kann auftreten wenn eine Anmeldung abbricht und Sie erneut
einsteigen:
Klicken Sie den obersten Punkt an und bestätigen Sie mit dem grünen Häkchen.
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Folgende Tabelle listet die Funktionen auf, die der Systemfunktionsleiste zugeordnet
sind:
Symbol
Im neuen visuellen
Design:
Quick-Info-Text
Tastaturbefehl
Funktion
Enter
Enter
Bestätigt die Daten,
die Sie auf dem Bild
gewählt oder
eingegeben haben.
Hat keine
Speicherfunktion.
Befehlsfeld
Kein
Tastaturbefehl
Ermöglicht die
Eingabe von Befehlen
wie
Transaktionscodes.
Sie können nur das
Befehlsfeld im neuen
visuellen Design
komprimieren und
expandieren.
Sichern
STRG+S
Sichert Ihre Arbeit.
Hat die gleiche
Funktion wie Sichern
im Menü Bearbeiten.
Zurück
F3
Kehrt auf das
vorherige Bild ohne
Datenspeicherung
zurück. Wenn es
Mussfelder auf dem
Bild gibt, müssen
diese zuvor gefüllt
werden.
Verlassen
UMSCH+F3
Beendet die aktuelle
Funktion ohne
Datensicherung. Kehrt
zum Einstiegsbild
oder Hauptmenübild
zurück.
Abbrechen
F12
Beendet die aktuelle
Anwendung ohne
Datensicherung. Hat
die gleiche Funktion
wie Abbrechen im
Menü Bearbeiten.
Drucken
STRG+P
Druckt Daten des
aktuellen Bilds.
Suchen
STRG+F
Sucht nach
Im klassischen
Design:
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erforderlichen Daten
im aktuellen Bild.
Im neuen visuellen
Design:
Im klassischen
Design:
Weiter suchen
STRG+G
Führt eine erweiterte
Suche nach
erforderlichen Daten
im aktuellen Bild
durch.
Erste Seite
STRG+BILDhoch
Springt zur ersten
Seite.
Vorherige Seite
Bild hoch
Springt zur vorherigen
Seite.
Nächste Seite
Bild runter
Springt zur nächsten
Seite.
Letzte Seite
STRG+BILDrunter
Springt zur letzten
Seite.
Neuen Modus
erzeugen
Kein
Tastaturbefehl
Legt einen neuen
SAP-Modus an. Hat
die gleiche Funktion
wie Erzeugen Modus
im Menü System.
Erstellt eine
Verknüpfung
Kein
Tastaturbefehl
Ermöglicht das
Anlegen einer
Desktop-Verknüpfung
zu einem SAP-Report,
einer Transaktion
oder Anwendung.
Hilfe
F1
Bietet Hilfe für das
Feld an, auf dem der
Cursor platziert ist.
Lokales Layout
anpassen
ALT+F12
Ermöglicht das
benutzerspezifische
Einstellen der
Anzeigeoptionen.
Ihr Benutzermenü könnte so aussehen (ist Berechtigungsabhängig):
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2.2
Erklärung des Aufbaues der Bestellmaske
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2.3
Anlegen einer Bestellung – Kreditor im System angelegt
Wählen Sie aus Ihrem Benutzermenü unter dem Kapitel „Beschaffung“, den Punkt
„Bestellung anlegen“ per Doppelklick aus.
Das Erscheinungsbild der Bestellung ist durch 3 Bildbereiche, die sich einzeln auf- bzw.
zuklappen lassen, gekennzeichnet. Somit können Sie selbst bestimmen, welche Daten Sie
angezeigt haben wollen (aufgeklappt haben wollen).
Die Bildschirmmaske ist in folgende 3 Bereiche unterteilt:
Kopf
Hier werden alle Daten erfasst, welche die gesamte Bestellung betreffen, wie
Lieferantendaten oder Konditionen.
Positionsübersicht
Hier werden die einzelnen Bestellpositionen eingetragen, wie Kontierungstyp, Kurztext,
Warengruppe, Bestellmenge, und Nettopreis.
Positionsdetail
Hier werden die zusätzlichen Daten zu einer Bestellposition erfasst, wie Kontierung und
Steuerkennzeichen (ev. auch Anlagen oder Rechnungspläne). Die Reiter des
Positionsdetails sind erst sichtbar, wenn bereits eine Position in der Positionsübersicht
eingetragen wurde.
Als Bestellform wählen Sie die Normalbestellung (bereits voreingestellt).
Tragen Sie nun im oberen weißen Feld „Lieferant“ den Namen des Kreditors (= Lieferant),
einen Teil des Namens, oder, wenn der Kreditor nicht angelegt ist, CPD ein und
drücken die ENTER-Taste. Wenn es zu Ihrer Eingabe mehrere Lieferantennamen gibt,
erhalten Sie eine Auswahlliste. Bestätigen Sie nun mit Doppelklick den passenden
Lieferanten.
Nummer und Name des Lieferanten werden in das Bestellformular übernommen.
Sie haben auch die Möglichkeit, über
eine Auswahl aus der Lieferantenliste zu treffen.
Hierfür müssen Sie den Namen, oder Teile des Lieferantennamens oder CPD mit *...* in
das Feld „Name“ eintragen und die Suche mit
starten. Mit Doppelklick übernehmen Sie
Ihre gewünschte Auswahl. Als weitere gute Suchmöglichkeit bietet sich das Feld
„Postleitzahl“ an. Tragen Sie die Postleitzahl ein und starten Ihre Suche mit ENTER oder
. Mit Doppelklick übernehmen Sie Ihre Auswahl aus der Vorschlagsliste.
Bestätigen Sie anschließend die Kreditorennummer mit ENTER, sodass
Zahlungsbedingungen und die Währung aus den Stammdaten übernommen werden.
Pflegen Sie nun im Bereich der Kopfdaten folgende Reiter:
Reiter „Lieferung/Rechnung“
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die
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Abbildung 1: Bestellung anlegen: Reiter „Lieferung und Rechnung“
Zahlungsbed
Schlüssel, über den Zahlungsbedingungen in Form von
Skontoprozentsätzen und Zahlungsfristen definiert werden. Treffen
Sie bei einem CPD-Lieferanten mit
eine Auswahl aus der
Vorschlagsliste und bestätigen diese mit einem Doppelklick.
Wenn Sie nach der Eingabe eines gepflegten Kreditors die ENTERTaste gedrückt haben, werden die Zahlungsbedingungen aus dem
Lieferantenstamm
vorgeschlagen.
Diese
Felder
können
überschrieben werden.
Zahlung in
Anzahl von Tagen, die zusammen mit dem Zahlungsbasisdatum die
jeweilige Zahlungsfrist darstellt. Diese Felder werden aufgrund der
Auswahl der Zahlungsbedingungen automatisch befüllt bzw. bleiben
frei oder können überschrieben werden.
Währung
Haben Sie nach der Eingabe des Kreditors die ENTER-Taste
gedrückt, wird die Währung aus dem Lieferantenstamm gezogen.
Ändern Sie bei Bedarf die Belegwährung vor Eingabe einer
Bestellposition.
Reiter „Texte“
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Abbildung 2: Bestellung anlegen: Reiter „Texte“
In diesem Reiter können Sie verschiedene Texte hinterlegen, die auch in der Bestellung
mitausgegeben werden (ausgenommen: Kopfnotiz, Lieferantennotiz). Dies betrifft vor
allem
folgende Kopftexte:
Ansprechpartner
Unsere Kundennummer
Ihr Angebot
Lieferadresse
Kopftext (zentral)
Lieferbedingungen
Zahlungsbedingungen
Anlage
Sonstige Vereinbarungen
Für die Eingabe der Texte wählen Sie durch einen Doppelklick im linken Teil das
gewünschte Feld aus, sodass es orange hinterlegt ist und schreiben den Text in das
rechte weiße leere Feld.
Nach der Texteingabe können Sie mit der nächsten Eingabe fortfahren und Ihr Text wird
automatisch gespeichert, was durch ein grünes Hakerl erkennbar wird.
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Reiter „Konditionen“
Abbildung 3: Bestellung anlegen: Reiter „Konditionen“
In diesem Reiter sind keine Felder zu befüllen. Der Reiter dient allerdings dazu, um nach
der Eingabe von einer oder mehrerer Positionen in der Positionsübersicht, die Bruttopreise
auf eventuelle Rundungsfehler und die Nettosumme von mehreren einzelnen Positionen,
zu kontrollieren.
Vorsicht: Ein ev. Skontobetrag wird zwar vom Nettobetrag berechnet, es wird aber bei der
Überweisung der richtige Gesamtwert vom Bruttobetrag abgezogen.
Reiter „Anschrift“
Abbildung 4: Bestellung anlegen: Reiter „Anschrift“
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Hier werden die Daten des Kreditors (Lieferant) angezeigt und können belegbezogen
geändert werden.
Im Falle eines CPD-Einmallieferanten müssen die Adressdaten hier eingegeben werden.
Im Bereich der Positionsübersicht sind folgende Spalten zu pflegen:
Abbildung 5: Bestellung anlegen – Positionsübersicht
K
Kontierungstyp
Geben Sie einen Kontierungstyp ein, oder wählen Sie diesen über
die Auswahlliste
aus und bestätigen ihre Auswahl mit Doppelklick
(K Kostenstelle, A Anlagen, F Innenauftrag).
Der Kontierungstyp ist ein Schlüssel, der angibt, auf welche
Kontierung
(Nummer
der
Kostenstelle,
Anlagennummer,
Innenauftragsnummer) eine Bestellung zu buchen ist.
Der Kontierungstyp legt den Wertefluss beim Wareneingang bzw.
Rechnungseingang fest. Folgende Kontierungstypen werden
eingesetzt:
K: Bestellung für direkten Verbrauch auf Kostenstelle (ehemals
hoheitlicher Bereich)
A: Beschaffung von Anlagen auf die Kostenstelle als auch aus
Drittmitteln. Auch von wissenschaftlichen Büchern und Zeitschriften
(siehe eigenes Kapitel: Anlagen anlegen)
F: Bestellung, die nicht direkt das Globalbudget betreffen, z.B.
Innenaufträge, Projekte
Kurztext
Geben Sie hier eine Kurzbeschreibung der bestellten Ware(n) für
den Text auf der Bestellung ein. (Es besteht die Möglichkeit, über
den Reiter „Texte“ im Positionsdetail weitere Informationen
einzugeben.)
Warengruppe
Wählen Sie eine Warengruppe aus der Vorschlagsliste
durch
Doppelklick aus (Achtung: wählen Sie bitte hier genau die passende
Warengruppe aus!
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Siehe Homepage der Quästur unter Warengruppen:
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Warengruppen_mit_Steuerkennz.xls
Bestellmenge
Geben Sie die Menge ein, die Sie bestellen möchten.
BME
Geben Sie hier die Bestellmengeneinheit ein (jene Einheit, in der das
Material bestellt wird). Für Dienstleistungen wird immer die
Leistungseinheit LE verwendet, sonst ST für Stück. Sie können auch
eine Auswahl mit aus der Vorschlagsliste treffen.
Nettopreis
Pflegen Sie hier den Nettopreis der Ware oder Dienstleistung.
Beachten Sie im Zusammenhang mit der Eingabe des Nettopreises
das Feld pro in der Spalte davor. Hier besteht die Möglichkeit
anzugeben, für welche Menge der Nettopreis gilt.
Kostenlos
Handelt es sich um eine Position, für die nichts verrechnet wird, ist
ein Hakerl in diesem Feld zu setzen (keine Eingabe eines
Nettopreises möglich). z.B. für kostenlose Optionen
Alle anderen Felder werden normalerweise nicht befüllt und bleiben leer.
Mit ENTER werden die eingegebenen Daten bestätigt.
Die auftretende rote Fehlermeldung „Bitte Kostenstelle eingeben“ oder
„Das Konto ...... erfordert eine kostenrechnungsrelevante Kontierung“ soll Sie nicht
irritieren. Fahren Sie fort und befüllen Sie die Pflichtfelder im Positionsdetail.
Im Bereich des Positionsdetails sind folgende Reiter zu pflegen:
Reiter „Kontierung“
Abbildung 6: Bestellung anlegen - Positionsdetail: Reiter „Kontierung“ (Kostenstelle)
Abbildung 6.1.: Bestellung anlegen – Positionsdetail: Reiter „Kontierung“ (Innenauftragsnr.)
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KontTyp
Der Kontierungstyp wird automatisch aus Ihrer Eingabe in der
Positionsübersicht im Feld „Kontierungstyp“ übernommen.
Kostenstelle
Erscheint bei Kontierungstyp K für Kostenstelle:
Geben Sie die Kostenstellennummer Ihres Instituts ein.
ODER
Innenauftrag
Erscheint bei Kontierungstyp F für einen Innenauftrag:
Geben Sie die Innenauftragsnummer ein.
Sie haben die Möglichkeit diese über die Auswahlliste zu suchen.
Klicken Sie dazu
an und tragen im Feld „Auftrag“ *...* ein und
starten die Suche mit
. Wählen Sie aus der Vorschlagsliste die
passende Auftragsnummer und übernehmen diese mit einem
Doppelklick.
Die weiteren Felder sind nicht zu pflegen. Drücken Sie ENTER und wechseln in folgenden
Reiter:
Reiter „Konditionen“
Abbildung 7: Bestellung anlegen - Positionsdetail: Reiter „Konditionen“
KArt
Die Konditionsart gibt z.B. an, ob das System bei der Preisfindung
einen Preis, Zu- oder Abschlag oder andere Preiselemente wie
Frachtkosten und Steuern verwenden soll. Für jedes dieser
Preiselemente ist im System eine Konditionsart definiert. Die
Standardpositionen sind vorhanden. Es können vor allem Rabatte
fehlen.
In diesem Reiter müssen normalerweise KEINE FELDER befüllt werden.
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Reiter „Rechnung“
Abbildung 8: Bestellung anlegen – Positionsdetail: Reiter „Rechnung“
RechnEingan Legt fest, ob mit der Bestellposition ein Rechnungseingang verbunden ist.
g
Wenn das Kennzeichen
nicht gesetzt ist, erfolgt die Lieferung der
Waren kostenlos (wird in der Positionsübersicht das Häkchen bei
Kostenlos gesetzt, scheint es hier auch nicht mehr auf). Standard: Hakerl
gesetzt
Endrechnung
Kennzeichen , das angibt, dass die abschließende Lieferantenrechnung
für diese Position bereits eingegangen ist bzw. dass keine weitere
Rechnung mehr erwartet wird. Um nach einer bereits erfolgten Teilzahlung
das Rest-Obligo abzubauen, ist beim Ändern der Bestellung das Häkchen
bei Endrechnung zu setzen. Standard: Hakerl nicht gesetzt.
Steuerkennz
Das
Umsatzsteuerkennzeichen
steht
stellvertretend
für
eine
Steuerkategorie, die bei der Steuermeldung an die Finanzbehörde
berücksichtigt werden muss. Das Steuerkennzeichen muss angegeben
werden, weil für die Budgetprüfung der Bruttobetrag herangezogen wird.
Es werden für Bestellungen aus Österreich die Steuerkennzeichen V (V3,
V4, V5) und für EU-Lieferanten die Steuerkennzeichen E (E0, E3, E4)
verwendet. Für Lieferanten aus Drittländern verwenden Sie das
Steuerkennzeichen V9.
Wählen Sie die passende Steuer aus der Vorschlagsliste
aus und
bestätigen diese mit einem Doppelklick.
Siehe Homepage der Quästur unter Steuerrichtlinien bzw. Warengruppe:
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Warengruppen_mit_Steuerkennz.xls
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Reiter „Texte“
Abbildung 9: Bestellung anlegen - Positionsdetail: Reiter „Texte“
Ebenso wie im Kopfbereich, können auch auf Positionsebene Texte eingegeben werden,
von denen einige mit der Bestellung mit ausgegeben werden.
Texte, die unterhalb der Positionsbezeichnung angezeigt werden (auf der ausgedruckten
Bestellung), sind:
Materialbestelltext
Infobestelltext
Positionstext
Anlieferungstext
Reiter „Anlieferadresse“
Abbildung 10: Bestellung anlegen – Anlieferadresse
Wenn Sie eine einmalige Anlieferadresse angeben möchten, können Sie alle Angaben
händisch überschreiben. Vor allem Institute mit Außenstellen sollten manuell die
Lieferadresse eingeben. Die Adresse sollte die Angabe des Instituts enthalten, damit der
Lieferant die Ware auch zustellen kann. Sollen alle Positionen an die Außenstelle geliefert
werden, empfiehlt sich aber die Verwendung der Lieferadresse auf Kopfebene.
Wenn Sie alle notwendigen Daten eingetragen und Pflichtfelder befüllt haben, können Sie
nun Ihre Bestellung mit
speichern. Von einer oder mehreren gelben Hinweismeldungen
lassen Sie sich bitte nicht verwirren, lesen Sie diese und fahren Sie mit der Sicherung
Ihrer Bestelldaten fort.
Sie sehen nun unten in der grauen Informationszeile eine 10-stellige Bestellnummer
(45........). Diese Nummer wird für die Weiterverarbeitung unbedingt benötigt, deshalb
sollten Sie sich diese notieren.
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2.4
Anlegen einer Bestellung – CPD-Lieferant
Für Kreditoren (=Lieferanten), die nur einmal vorkommen, können Sie den Stammsatz für
CPD-Konten verwenden. Im Unterschied zu anderen Stammsätzen werden im Stammsatz
für CPD-Konten keine lieferantenspezifischen Daten gespeichert, da das Konto für
mehrere Lieferanten benutzt wird. Die jeweils für den Kreditor relevanten Daten, wie etwa
die Anschrift oder die Bankverbindung, müssen Sie bei der Belegerfassung
(Bestellung/Eingangsrechnung) jedes Mal selbstständig eingeben.
Dazu gehen Sie im Benutzermenü im Feld „Beschaffung“ auf den Punkt „Bestellung
anlegen“ und öffnen diesen mit Doppelklick.
Tragen Sie im weißen Lieferantenfeld cpd* (Wichtig: setzen Sie bei jeder Abfrage einen *
hinten dran) ein und drücken die ENTER-Taste. Es öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem
Sie den für Sie passenden CPD-Lieferanten auswählen und durch Doppelklick in das
Lieferantenfeld übernehmen.
Unterscheiden Sie bitte zu jedem CPD-Kreditor zwischen Inland, dem jeweiligen EU-Land
und Drittland.
Abbildung 1: Bestellung anlegen: Anlegen eines CPD-Kreditors
Nun ist es bei einem CPD-Kreditor wichtig, die Felder im Reiter „Anschrift“ zu befüllen.
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Abbildung 2: Bestellung anlegen/Reiter: Anschrift
Möchten Sie die Lieferantendaten verfeinern, klicken Sie auf das Feld
und befüllen Sie die für Sie notwendigen Felder.
Beachten Sie bitte, dass das Feld „Hausnummer“ ein eigenes Feld ist und nicht im Feld
„Straße“ einzutragen ist.
Beenden Sie Ihre Eingaben mit
.
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Abbildung 3: Bestellung anlegen/Reiter: Anschrift – Details Anschrift
Wenn Sie mit der Bestellung fertig sind, speichern Sie diese per Klick auf .
Nun werden Sie 3 gelbe Fehlermeldungen bekommen, was bei CPD-Bestellungen
immer der Fall ist:
Abbildung 4: 3 gelbe Fehlermeldungen bei CPD-Bestellung
Sie können diese ignorieren und per Klick auf
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bestätigen und die Bestellung speichern.
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Eingangsrechnung erfassen für CPD
Nachdem Sie eine Bestellung angelegt haben, und diese freigegeben worden ist, können
Sie die Eingangsrechnung erfassen.
Gehen Sie auf „Eingangsrechnung“  „Eingangsrechnung erfassen“ und geben Sie wie
gewohnt das Rechnungsdatum, die Referenz, den Betrag (brutto), das Hakerl bei „Steuer
rechnen“ und die Bestellnummer ein. Durch Drücken der ENTER-Taste werden die Daten
aus der Bestellung übernommen. Wenn nun der Saldo 0,00EUR anzeigt und die Ampel
auf Grün ist, können die Bankdaten wie folgt eingegeben werden:
Drücken Sie auf die Schaltfläche
und ein neues Fenster öffnet sich.
Abbildung 5: CPD-Bankdaten pflegen in Eingangsrechnung
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Abbildung 6: CPD-Eingangsrechnung: Sprache und Bankdaten
Geben Sie rechts oben die Sprache ein (DE od. EN) und gehen Sie ganz unten rechts auf
„IBAN“. [Falls kein IBAN bekannt und auch nicht notwendig ist (Inland, USA, usw.), können
Sie die Felder Bankschlüssel (= Bankleitzahl) und Bankkonto direkt befüllen und ENTER
drücken.]
Abbildung 7: IBAN eingeben
Geben Sie den IBAN Code ein und drücken Sie anschließend auf
.
Falls die Eingabe falsch ist, kommt zwar keine Fehlermeldung, aber es werden Ihre
Eingaben gelöscht und keine Bankdaten generiert (Kontonummer und Bankleitzahl in die
betreffenden Felder geschrieben).
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Falls die Bank als solche von der Quästur noch nicht in SAP angelegt ist (kann
vorkommen bei exotischen Banken), dann fordern Sie bitte unter Angabe der Bankdaten
(mindestens Name, Land, SWIFT Code, ev. IBAN) per Email die Anlage der Bank bei Frau
North in der Quästur an.
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/Bank_anlegen.pdf
In diesem Fall müssen Sie die Eingabe abbrechen.
Ob die Bank schon angelegt ist oder nicht, können Sie auch feststellen, indem Sie im
unteren Bereich auf den Button „Bank“
klicken und nach Ihrer Bank suchen.
Abbildung 8: Bank suchen
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Abbildung 9: Anschrift und Bankdaten pflegen
Auch in diese Maske wurden nun die Bankdaten übertragen.
Hinweis:
Bei CPD-Lieferanten aus einem EU-Land ist die UID-Nr. des Lieferanten
in diesem Fenster im Feld „USt-Id.Nr.“ einzugeben!
Wenn alle Daten vorhanden sind, bestätigen Sie mit
Damit kommen Sie zurück in die Hauptmaske.
links unten.
Nun wie gewohnt mit dem Diskettensymbol
die Eingangsrechnung sichern, und den
Barcode eingeben. Links unten erscheint die Belegnummer, die Sie bitte auf der
Rechnung (Kontierungsstempel) vermerken.
2.5
Anlegen einer Bestellung – EU-Lieferant
Zusätzlich zu den gewohnten Pflichtfeldern in der Bestellung müssen bei einem
Lieferanten, der aus einem EU-Land stammt, die Importdaten gepflegt werden.
Es ist hierbei zwischen Warenlieferungen und Dienstleistungen zu unterscheiden, da die
Importdaten auf unterschiedliche Weise gepflegt werden:
Bei Dienstleistungen ist sowohl im Kopf als auch im Positionsdetail im Reiter „Import“ das
Ausschlusskennzeichen 01 zu setzen (siehe weiter unten).
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Bei Warenlieferungen ist nicht das Ausschlusskennzeichen zu setzen! Dafür müssen
andere Importfelder gepflegt werden, wie Sie der untenstehenden Doku entnehmen
können.
Einzige Ausnahme: die Beförderungsdaten müssen auf jeden Fall gepflegt werden.
Dazu öffnen Sie bitte den Reiter „Import“ und pflegen im Subreiter „Beförderung“ folgende
Felder:
Abbildung 1: Bestellung anlegen/Reiter: Import
Spezifisch müssen Sie nun die Beförderung Ihrer bestellten Ware (bzw. Dienstleistung)
angeben.
Verkehrszweig Grenze Klicken Sie
an, um das Pulldown-Menü (Verkehrszweig
für Außenhandel) zu öffnen und wählen Sie mit Doppelklick
die passenden Transportart.
Verkehrszweig Inland
Gehen Sie wie im Feld „Verkehrszweig Grenze“ vor.
Zusätzlich ist hier bei Dienstleistungen im nächsten Subreiter „Abschlüsse“ das IntrastatAusschlusskennzeichen „01“ zu setzen. Somit wird eine Intrastatmeldung verhindert.
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Abbildung 2: Reiter „Import/Subreiter: Abschlüsse: Ausschlusskennzeichen 01
Geben Sie nun in der Positionsübersicht die Daten Ihrer Bestellung wie gewohnt ein und
bestätigen diese mit ENTER.
Anschließend müssen Sie im Positionsdetail die Pflichtfelder wie gewohnt befüllen. Dazu
zählen die Kostenstelle bzw. Innenauftragsnummer und das jeweilige Steuerkennzeichen.
Bei Dienstleistungen (z.B. Tagungs-, Seminar-, oder Kongressgebühren,
Mitgliedsbeiträgen, Leistungen, welche im Ausland erbracht wurden, wie
Hotelrechnungen, Bus- und Bahnkarten) im EU-Raum fällt keine Erwerbssteuer an. Daher
wird das Steuerkennzeichen N0 (0%) verwendet.
Bei Warenlieferungen aus dem EU-Raum (Innergemeinschaftliche Lieferung) wird auf
der Rechnung keine landesspezifische MWSt verrechnet, sondern es müssen die UIDNummern angeführt sein. Sowohl jener der TU als auch die vom Lieferanten. Das
Steuerkennzeichen ist nun spezifisch zur Ware auszuwählen: E3 (10%) bei Büchern, oder
E4 (20%) bei allen anderen Waren.
Weiters müssen Sie auch unten im Positionsdetail die Importdaten pflegen. Wählen Sie
dazu den Reiter „Import“. Hier gibt es weitere Reiter in denen Daten einzutragen sind:
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Abbildung 3: Bestellung anlegen/Positionsdetail: Reiter: Import, Subreiter: Gesetzliche Kategorisierung
Subreiter: Gesetzliche Kategorisierung
WarenNr/Imp.CodeNr
Wählen Sie mit
eine entsprechende Warengruppe aus
und übernehmen diese mit Doppelklick.
(Bei Dienstleistungen muss dieser Subreiter nicht befüllt
werden!)
Abbildung 4: Bestellung anlegen/Positionsdetail: Reiter: Import, Subreiter: Ursprung/Bestimmung/Geschäft
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Subreiter: Ursprung/Bestimmung/Geschäft
Ursprungsland
Importverfahren
Wählen Sie mit
das entsprechende Ursprungsland aus
und übernehmen diese mit Doppelklick.
Wählen Sie mit
den innergemeinschaftlicher Erwerb
40000 aus und übernehmen diesen mit Doppelklick.
(Bei Dienstleistungen muss dieser Subreiter nicht befüllt
werden!)
Bei Dienstleistungen müssen Sie im Subreiter „Abschlüsse/Werte“ im Feld
„Ausschluß/Einschluß“ das Ausschlusskennzeichen „01“ eintragen oder über die
Vorschlagsliste unter auswählen (Abbildung 9).
Abbildung 5: Positionsdetail: Reiter Abschlüsse/Werte
Bleibt die Ampel links rot, ist es sinnvoll, eine Unvollständigkeitsprüfung durchzuführen.
Klicken Sie dazu auf das Icon
. Es erscheint ein neues Feld, in dem alle noch zu
befüllenden Felder angezeigt werden.
Abbildung 6: Unvollständigkeitsprüfung
Mit Doppelklick in die jeweilige Zeile, gelangt man zu jenem Feld, welches noch zu
befüllen ist (Feld ist dann weiß hinterlegt). Drücken Sie nach dem Befüllen des Feldes die
ENTER-Taste. So gelangen Sie wieder in das Fenster der Unvollständigkeitsprüfung
zurück und können mit dem Befüllen der noch fehlenden Felder auf die gleiche Art weiter
verfahren.
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Bei einer grünen Ampel (links)
sind alle Felder vollständig gepflegt.
Hinweis:
Bei einer Dienstleistung wird die Ampel im Positionsdetail ignoriert und es können auch
bei einer roten Ampel
die Daten abgespeichert werden (aber nur bei gesetztem
Ausschlusskennzeichen - siehe Abbildung 2 und 5).
Zusätzlich müssen noch im Positionsdetailreiter „Mengen/Gewichte“ (nicht im Reiter
Import) die Felder des Nettogewichts und die Mengeneinheit befüllt werden.
Abbildung 7: Positionsdetail: Reiter: Mengen/Gewichte
Wenn Sie alle notwendigen Daten eingegeben haben, werden diese anschließend mit
zusammen mit der Bestellung gespeichert und Sie erhalten eine Bestellnummer.
Mögliche Fehlermeldungen:
Falls Sie die Importdaten nicht gleich richtig gepflegt haben, könnten folgende
2 Fehlermeldungen auftreten:
1.) Incoterms betreffend: Gehen Sie im Kopf in den Reiter „Lieferung/Rechnung“ und
geben Sie im Feld „Incoterms“ FH ein.
Abbildung 8: Incoterms-Fehlermeldung
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2.) GRWR (Grenzübergangswert) betreffend: Gehen Sie im Positionsdetail in den
Reiter „Konditionen“ und scrollen Sie in der Tabelle so lange hinunter bis Sie die
erste freie Zeile sehen. Hier klicken Sie in das Feld in der ersten Spalte
Abbildung 9: GRWR-Fehlermeldung
2.6
Anlegen einer Bestellung – Kreditkartenabrechnung
Um eine Kreditkartenabrechnung im SAP zu buchen, wählen Sie aus Ihrem Benutzermenü
unter dem Kapitel „Beschaffung“, den Punkt „Bestellung anlegen“ durch Doppelklick
aus.
Eine Kreditkartenabrechnung ist wie eine Bestellung anzulegen, mit Ausnahme der im
folgenden Kapitel beschriebenen Felder.
Tragen Sie im weißen Lieferantenfeld „Kreditkarten“ ein und drücken anschließend die
ENTER-Taste. Die Nummer wird in das Bestellformular übernommen. Der Reiter
„Anschrift“ wird mit keinen Daten befüllt.
Hinweis:
Der Kreditor „Kreditkarten“ gilt für die Institutskreditkarten VISA und DINERS CLUB.
Verwenden Sie bei Diners Club nicht den Kreditor „AirPlus Air Travel Card
Vertriebsges.m.b.H.“.
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Abbildung 1: Kopfdaten
Tragen Sie in der Positionszeile wie gewohnt die Daten der Kreditkartenabrechnung lt. den
Originalbelegen in die einzelne(n) Positionszeile(n) ein und bestätigen Ihre Daten mit
ENTER, sodass Sie dann im Positionsdetail die Kostenstellen oder Innenauftragsnummer
eintragen können. Beachten Sie weiters das Steuerkennzeichen und wählen das richtige
aus. Speichern Sie anschließend Ihre Bestellung mit
.
Achtung: zu jedem Kreditkartenkontoauszug müssen auch die passenden Originalbelege
vorhanden sein. Bei Kongress- oder Tagungsgebühren gelten die entsprechenden
Einladungen bzw. Registrierungsformulare als Originalbeleg.
Eingangsrechnung erfassen:
Nachdem die Bestellung freigegeben wurde, können Sie die Eingangsrechnung wie
gewöhnlich erfassen.
Der Unterschied zur "normalen" Eingangsrechnung besteht darin, daß Sie im Reiter
„Zahlung“ das Feld „Zahlsperre“ auf „Abbucher“ umändern.
Abbildung 3: Reiter „Zahlung“
Pflegen Sie anschließend im gleichen Reiter die Partnerbank – PartnBank (fiktive
Bankverbindung).
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Wechseln Sie anschließend zurück in den Reiter „Grunddaten“ und überprüfen Sie, ob der
Saldo 0,00 beträgt und die Ampel grün
ist. Sind diese Vorraussetzungen erfüllt,
speichern Sie die Eingangsrechnung mit
ab und tragen die Belegnummer in die erste
Zeile des Kontierungsstempels ein.
2.7
Anlegen einer Bestellung mit Anlage + Zukauf zur bestehenden
Anlage
Anlagen anlegen
Was fällt unter den Begriff „Anlage“
Waren mit einem Anschaffungswert von über 1.000,-- Euro inkl. MwSt. (PC, Drucker,
wissenschaftliche Apparate, Büroausstattung, …).
Aber auch wissenschaftliche Bücher/Zeitschriften (siehe unten).
Hinweis
Auf der Homepage der Quästur finden Sie unter „Anlagenklassen“ in einer pdf-Datei alle
aktuellen Anlagenklassen inkl. Beispielen aufgelistet.
Anlage anlegen
SAP Benutzermenü  „Beschaffung“  „Bestellung anlegen“  Bestellung wie
gewohnt anlegen.
In der Positionszeile sind folgende 6 Pflichtfelder (Spalten) zu befüllen:
K (= Kontierungstyp), Kurztext, Warengruppe, Bestellmenge, BME (ST), Nettopreis
 2 Felder sind anders als bei „normaler“ Bestellung zu befüllen:
Kontierungstyp
Warengruppe
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Der Kontierungstyp ist mit A für Anlage anzugeben, sowohl
im hoheitlichen als auch im Drittmittelbereich.
Es ist die Warengruppe 535 für Anlagen auszuwählen.
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Abbildung 1: Bestellung anlegen: Anlagen
 ENTER.
Anschließend gehen Sie hinunter ins Positionsdetail  Reiter „Kontierung“  auf
Button
klicken  Popup-Fenster „Auf Anlagen verteilen“ geht auf, in dem
die folgenden drei rot markierten Felder wichtig sind:
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Abbildung 2: Anlage anlegen: Auf Anlagen verteilen
Anlagenklasse
Die Anlage muss einer Anlagenklasse zugeordnet werden. Bei
Unkenntnis der Anlagenklasse kann eine Auswahl mit
getroffen
werden. (siehe auch pdf-Datei der Quästur)
Es öffnet sich ein neues Fenster:
Hier können Sie im Reiter „Buchungskreis und Klassen“ Ihre
Suche mit
starten. Wählen Sie aus der Vorschlagsliste eine
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passende Anlagenklasse aus und übernehmen Sie Ihre Auswahl
mit Doppelklick oder . Oder Sie klicken im Reiter „Buchungskreis
und Klassen“ neben dem Feld „Anlagenklasse“ auf
und
bestätigen Ihre Auswahl der Anlagenklasse durch Doppelklick oder
. Wählen Sie genau aus, da diese Wahl die Abschreibungsdauer
und die Finanzkonten bestimmt.
ACHTUNG: Drücken Sie bitte NICHT die ENTER-Taste!
Buchungskreis/
Anlage
Der richtige Buchungskreis TUW1 wird automatisch gewählt und
soll nicht verändert oder gelöscht werden!
Anzahl
gleichartiger
Anlagen
Das Anlegen mehrerer gleicher Anlagen wird im nachfolgenden
Kapitel „Anlegen mehrerer Anlagen“ genau beschrieben.
Vorlage
Es kann eine bereits existierende Anlage als Vorlage (d. h.
bestimmte Daten werden von der bestehenden Anlage
übernommen) herangezogen werden. Im Regelfall wird dieses
Feld nicht befüllt.
Inventarnummer
Hier könnte die Inventarnummer aus dem Altsystem eingetragen
werden.
Kostenstelle
Tragen sie in diesem Feld vorläufig NICHTS ein.
Werk
Es wird TUW1 automatisch vorgeschlagen.
Standort
Bitte wählen Sie den Standort der Anlage aus der Auswahlliste
über
aus. Bei Geräten, die auch außer Haus Verwendung
finden, den gewöhnlichen Aufbewahrungsort. Übernehmen Sie
Ihre Auswahl mit Doppelklick oder .
ACHTUNG: Bitte NICHT die ENTER-Taste drücken!
 Auf den Button
klicken  Sie gelangen zu „Anlagen anlegen:
Stammdaten“ in den Reiter „Allgemein“  hier müssen Sie nichts befüllen
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Abbildung 3: Anlage anlegen: Stammdaten: Reiter: Allgemein
Sie können die Felder „Serialnummer“ und „Inventarnummer“ befüllen:
Bezeichnung
Die Bezeichnung der Anlage wird automatisch aus dem Kurztext in
der Positionszeile hineingezogen und erscheint auch automatisch im
Feld "Text Anlagenhauptnr".
Serialnummer
Hier könnte eine eventuell vorhandene
Gegenstandes eingegeben werden.
Inventarnummer
Hier könnte die Inventarnummer aus dem Altsystem eingetragen
werden.
Weitere Felder
Alle anderen Datenfelder müssen nicht verpflichtend befüllt werden.
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Wechseln Sie in den Reiter „Zeitabhängig“ 
Abbildung 4: Anlage anlegen: Stammdaten: Reiter: Zeitabhängig
Hier müssen Sie folgende Felder befüllen:
Kostenstelle
Die Anlage ist im Hinblick auf die kommende Verbuchung von
Abschreibungsbeträgen einer Kostenstelle (Globalbudget)
ODER
Innenauftrag
einem Innenauftrag zuzuordnen (Drittmittelbereich). Befüllen Sie
eines der beiden Felder mit der jeweiligen Nummer.
Weitere Felder
Die übrigen Datenfelder müssen Sie nicht befüllen.
Wechseln Sie in den Reiter „Herkunft“ 
Abbildung 5: Anlage anlegen: Stammdaten: Reiter: Herkunft
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Investitionsauftrag
Befüllen Sie dieses Feld folgendermaßen:
Entweder:
 Wenn Sie im Reiter „Zeitabhängig“ die Nummer Ihrer
Kostenstelle eingetragen haben, müssen Sie nun INV +
Kostenstelle eingeben. Bsp: INV527000
ODER:
 Wenn Sie im Reiter „Zeitabhängig“ die Nummer eines
Innenauftrags eingetragen haben, müssen Sie nun die
gleiche
Innenauftragsnummer
eingeben.
Bsp:
D52700040001
Nun haben Sie alle Pflichtfelder im Fenster „Anlage anlegen: Stammdaten“ befüllt und
können mit dem Button
zurückgehen.
Sie gelangen wieder in folgendes Fenster:
Abbildung 6: Anlage anlegen: Folgebild
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Bestätigen Sie die Daten mit
oder der ENTER-Taste.
Jetzt können Sie auf
klicken und somit die Bestellung (inkl. Daten der Anlage)
speichern.
Sie erhalten wie gewohnt eine Bestellnummer (45xxxxxxxxx).
Fachliteratur und wissenschaftliche Zeitschriften
werden immer als Anlagen verbucht, auch wenn sie weniger als 1000€ kosten.
Hinweis:
Für sonstige nicht wissenschaftliche Bücher/Zeitschriften ist die Warengruppe 537
(„sonstige Bücher/Zeitschriften“) zu verwenden.
 Achtung: Steuer von Büchern beträgt 10%  Steuerkennzeichen V4 (Österreich) oder
E3 (EU-Ländern)
2 Anlagenklassen bei Fachliteratur:
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Abbildung 7: Anlagenklassen bei Büchern und wissenschaftlichen Zeitschriften
40000
41000
Wissenschaftliche Fachbücher (auch auf Datenträger)
Wissenschaftliche Zeitschriften (auch auf Datenträger)
Wenn Sie ein Buch oder eine Zeitschrift im SAP gebucht haben, wenden Sie sich bitte
mit dem Exemplar und der Rechnung an die Bibliothek, um das Werk in das
Bibliotheksprogramm ALEPH eintragen zu lassen.
Storno einer Anlage
Funktioniert wie bei einer „normalen“ Bestellung, aber:
bei Stornierung einer Bestellung zu einer Anlage ist zu berücksichtigen, dass die dabei
angelegte Anlage weiterhin bestehen bleibt und nicht automatisch gelöscht wird. Das
hat u.a. zur Folge, dass nicht bebuchte Anlagen im Anlagenverzeichnis aufscheinen und
dafür auch Etiketten gedruckt und den Instituten zugestellt werden.
Um dies zu vermeiden, sollte man die bereits angelegte Anlagennummer für die korrigierte
Bestellung wiederverwenden bzw. bei etwaigen Problemen Kontakt mit der Quästur (Frau
Schmidhofer DW41115) aufnehmen.
Anlegen mehrerer gleicher Anlagen
Im folgenden Beispiel werden 10 PC´s als Anlage in einer Position gebucht:
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Abbildung 8: Anlegen mehrerer Anlagen
Nehmen Sie folgende Änderungen im Positionsdetail im Reiter „Kontierung“ vor:
1.) Im Feld „Verteilung“ wählen Sie „Mengenmäßige Verteilung“ aus statt
„Einfachkontierung“ 
Danach in der Spalte „Menge“ die Mengenangabe von 10 auf 1 ändern (NICHT
ENTER drücken!)  die 2.Zeile auch mit 1 befüllen  ENTER drücken (rote
Fehlermeldungen ignorieren)
2.) 2. Zeile links außen markieren (wird orange hinterlegt)
3.) Feld „Kontierungsposition kopieren“
anklicken
4.) Daneben erscheint nun das Feld „Kontierungsposition einsetzen“
auf den
kleinen schwaren Pfeil klicken 
 „mehrfach einsetzen“ auswählen 
Abbildung 9: Mengenmäßige Verteilung
Nun öffnet sich das Fenster „Kontierungspositionen mehrfach einsetzen“:
Abbildung 10: Kontierungspositionen mehrfach einsetzen
Hier tragen Sie die Anzahl der noch verbleibenden Positionen ein (in unserem Bsp. sind
das
noch 6 Stück PC’s)  NICHT ENTER drücken, sondern klicken Sie auf
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Durch klicken auf
können Sie alle Zeilen markieren (werden orange hinterlegt) um
anschließend für alle eine Anlage anzulegen, indem Sie auf den Button
klicken.
Abbildung 11: Positionsdetail-Maske
Daraufhin öffnet sich das Fenster „Auf Anlagen verteilen“:
Abbildung 12: Auf Anlagen verteilen
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Jetzt sollte sich im Feld „Anzahl gleichartiger Anlagen“ bereits die jeweilige Anzahl der
Anlagen (in unserem Bsp. 8) befinden.
Nun können Sie weiter, wie oben beschrieben unter „Anlage anlegen“, vorgehen um alle
Anlagen gemeinsam anzulegen.
Hinweis:
Beim Anlegen von nur 2 Anlagen wird automatisch, wenn Sie im Positionsdetail in der
Spalte „Menge“ die Anzahl von 2 auf 1 korrigieren, und eine zweite Zeile pflegen, die
Verteilung auf „mengenmäßige Verteilung“ umgestellt. Anschließend wie gewohnt die
Anlage über den Button
anlegen. Im Popup-Fenster „Auf Anlagen verteilen“
ist im Feld „Anzahl gleichartiger Anlagen“ bereits mit der Menge 2 befüllt.
2.8
Anlegen einer Bestellung mit Teilrechnungsplan
Allgemeines zum Rechnungsplan
Der Rechnungsplan bietet Ihnen die Möglichkeit, wiederholte Zahlungen zu einem
Geschäftsfall (z. B. Kopierkosten, Mieten, Telefongebühren, Anschaffung mit höherem
Wert bzw. Teillieferungen) über eine Bestellung bzw. Bestellposition abzuwickeln.
Hinweis:
Wenn Sie eine normale Bestellung angelegt haben und der Lieferant stellt Teilrechnungen,
dann ist die nachträgliche Definition eines Rechnungsplanes für diese Bestellung die
einzige Möglichkeit, die Teilzahlungen abzuwickeln
Die folgenden 2 Rechnungsplanarten sind vorgesehen:
 periodischer Rechnungsplan (für wiederkehrende Beträge pro Periode)
 Teilrechnungsplan (für unterschiedliche Beträge zu bestimmten oder beliebige
Termine)
Mit dem Button
im Reiter „Rechnung“ des Positionsdetails wählen Sie die
entsprechende Rechnungsplanart aus der Vorschlagsliste aus:
Abbildung 1: Rechnungsplan auswählen
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Abbildung 2: Muster period. Rechnungsplan
Abbildung 2.1.: MusterTeilrechnungsplan
und bestätigen Ihre Wahl mit
.
Achtung: Man kann die Rechnungsplanart, wenn einmal ausgewählt, nicht mehr ändern!
Der Teilrechnungsplan
Der Teilrechnungsplan ist einsetzbar für die Bezahlung aller Geschäftsfälle, die in
Teilschritten abgerechnet werden; z.B. bei Projekten im Anlagenbau, bei der Berechnung
einzelner Abschnitte eines Bauvorhabens jeweils nach ihrer Fertigstellung oder wenn der
Lieferant – auch unvorhersehbar – Teilzahlungen fordert (Definition eines Teiles).
Beim Teilrechnungsplan pflegen Sie die mit dem Lieferanten vereinbarten
Rechnungstermine selbst, deshalb ist keine Systemunterstützung für Terminvorschläge
vorgesehen.
Im Unterschied zum periodischen Rechnungsplan tragen Sie in der Positionszeile in der
Spalte „Nettopreis“ den Gesamtpreis ein. Der Gesamtwert der Bestellposition wird auf die
einzelnen Termine des Rechnungsplans aufgeteilt.
Abbildung 6: Positionszeile
Nach Eingabe aller relevanten Daten wählen Sie aus der Auswahlliste für die
Rechnungsplanart „Muster Teilrechnungsplan“.
Füllen Sie in der Tabelle die Spalten „REdatum“ (Rechnungsdatum) und „%“ bzw.
„Rechnungswert“ mit jenen Daten, die für die einzelnen Zahlungen relevant sind. Wenn
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Sie die Option „Rechnungswert“ wählen, müssen Sie in der Spalte „F“ den Wert von 1 auf
2 ändern, weil das System sonst den eingetragenen Betrag rundet.
Abbildung 7: Teilrechnungsplan
Gehen Sie nach Eingabe aller relevanter Daten mit
zurück. (es erscheint in den
meisten Fällen der Hinweis, dass es nicht fakturierte Termine in der Vergangenheit gibt →
diese Meldung bestätigen) und sichern die Bestellung anschließend mit
.
Hinweis:
Ein Sonderfall eines Teilrechnungsplanes liegt vor, wenn weder Zahlungszeitpunkte noch
Beträge bekannt sind (typisches Bsp.: Mobiltelefonrechnungen). In diesem Fall definieren
Sie als Rechnungszeitpunkt den 1.1. des laufenden Jahres und tragen in das Prozentfeld
100 ein. Damit teilen Sie dem System mit, dass der definierte Nettobetrag zu beliebigen
Zeitpunkten über beliebig viele Zahlungen zu beliebigen Teilbeträgen abgezahlt
werden kann.
Abbildung 8: Sonderfall des Teilrechnungsplans
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2.9
Anlegen einer Bestellung mit periodischen Rechnungsplan
Nach Eingabe aller relevanten Daten der Bestellung, also bevor Sie im Normalfall die
„Sichern“ – Taste wählen, wählen Sie aus der Auswahlliste „Muster period.
Rechnungsplan“. Sie können auch die Bestellung ohne Rechnungsplan sichern und über
„Bestellung ändern“ diese Änderung im Nachhinein durchführen.
Wichtig: Beim periodischen Rechnungsplan wird der Wert der Bestellposition zu jedem
Fälligkeitstermin eingegeben, d.h. wie im unten angeführten Beispiel, dass Sie in die
Spalte „Nettopreis“ z.B.: 100 EUR eintragen, wenn Sie pro Monat ca. diesen Betrag
bezahlen möchten.
In der Positionszeile geben Sie in den Spalten „Bestellmenge“ und „pro“ die gewünschte
Anzahl der Zahlungen im laufenden Jahr ein. Ein periodischer Rechnungsplan sollte
prinzipiell nur für ein Kalenderjahr angelegt werden, auch wenn der korrespondierende
Miet- oder Leasingvertrag selbst unterjährig abgeschlossen wurde.
Abbildung 3: Positionszeile – period. Rechnungsplan
Im jeweiligen Rechnungsplan tragen Sie nun die folgenden Werte ein:
Beginndatum
Endedatum
Zahlungshäufigkeit (monatlich, quartalsweise)
Häkchen in Feld „Im voraus“
Abbildung 4: period. Rechnungsplan – Angaben – monatlich zum Ersten
Nach Bestätigen der eingegebenen Daten mit ENTER, schlägt das System die für die
Werte gültigen frühesten Termine der jeweiligen Zahlungen vor.
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Abbildung 5: period. Rechnungsplan – Angaben – quartalsweise
Gehen Sie nach Eingabe aller relevanter Daten mit
zurück. (es erscheint in den
meisten Fällen der Hinweis, dass es nicht fakturierte Termine in der Vergangenheit gibt →
diese Meldung bestätigen) und sichern Sie die Bestellung anschließend mit .
2.10 Ausdruck, Freigabe und Storno einer Bestellung
Bestellfreigabe
Um eine angelegte Bestellung freizugeben, wählen Sie bitte aus dem Benutzermenü den
Menüpunkt „Freigabe Bestellung“, und daraus mit Doppelklick den Punkt „Bestellung
freigeben“.
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Abbildung 1: Einkaufsbelege freigeben
Freigabecode
Wählen Sie mit
den Code 01 aus der Vorschlagsliste
und bestätigen Ihre Auswahl mit
, oder tragen Sie den
Wert 01 direkt in das Feld ein.
Im Feld „Einkäufergruppe“ tragen Sie Ihre Institutsnummer ein.
Klicken Sie anschließend auf
(ausführen) oder die F8-Taste.
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem alle offenen Bestellungen
Organisationseinheit aufgelistet sind, für die Sie die Freigabe durchführen können.
der
Abbildung 2: Freigeben Einkaufsbelege mit Freigabecode 01
Mit einem Doppelklick auf die Bestellnummer links außen können Details der Bestellung
angesehen werden.
Um wieder in das Menü der Freigabe zurück zu kommen, klicken Sie auf
in der oberen
Symbolleiste.
Um die Bestellung freizugeben, klicken Sie einmal in die betreffende Zeile (Zeile wird
dunkelblau hinterlegt) und drücken anschließend den Button
wird grün hinterlegt und als „freigegeben“ klassifiziert.
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. Die Bestellung
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Abbildung 3: freigegebene Bestellung
Wenn alle gewünschten Bestellungen freigegeben sind, schließen Sie den Vorgang mit
dem Button
(sichern) ab.
Sie haben auch die Möglichkeit, die Positionen nach dem Markieren (blau) direkt über den
Button
einzeln freizugeben und zu sichern. Nach diesem Vorgang
kommen Sie automatisch wieder in das Einstiegsfenster zurück.
Möchten Sie die Bestellung in der Druckansicht ansehen, markieren Sie die gewünschte
Bestellung und klicken auf
ausgeben“.
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. Es öffnet sich ein neues Fenster: „Nachricht
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Abbildung 4: Nachricht ausgeben
Markieren Sie die gewünschte Position links außen im grauen Bereich (wird orange
hinterlegt; dabei steht „INFO“ für die Bestellkopie und „NEU“ für die Originalbestellung)
und drücken Sie den Button
Druckversion angezeigt.
am unteren Rand. Anschließend wird Ihnen die
Nachdem Sie alle gewünschten Bestellungen freigegeben haben, gehen Sie mit
in ihr SAP-Benutzermenü zurück.
wieder
Bestellung drucken
Nachdem Sie eine Bestellung gebucht haben und diese auch freigegeben wurde, können
Sie diese ausdrucken. Dazu wählen Sie im Benutzermenü unter dem Punkt „Beschaffung“
die Funktion „Nachrichtenausgabe Bestellungen“.
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Abbildung 1: Nachrichtenausgabe Bestellungen
Einkaufsbelegdaten
Belegnummer
Es wird automatisch die zuletzt bearbeitete Bestellung angezeigt.
Belassen Sie die entsprechende Bestellnummer nur dann im Feld,
wenn Sie nur diese ausdrucken möchten. Ansonsten entfernen Sie
die Bestellnummer und drücken anschließend
.
Einkäufergruppe
Ein weiteres Selektionskriterium ist die Einkäufergruppe
(Organisationseinheit). Wenn Sie alle noch offenen Bestellungen
des Instituts ausdrucken wollen, geben Sie bitte Ihre
Institutsnummer ein und lassen gegebenenfalls das Feld
„Belegnummer“ (falls eingetragen) leer.
Belegdatum
Eine Selektion nach dem Belegdatum ist ebenfalls möglich
(Einzelwerte oder Intervall)
Drücken Sie anschließend
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oder die Taste F8.
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Abbildung 2: Nachrichtenausgabe Bestellungen
Sie können die Liste mit
sortieren, mit
filtern oder mit
Felder ein/ausblenden.
Markieren Sie bitte links außen die Nachricht (NEU) die Sie ausgedruckt haben wollen
(Ankreuzfeld). Nachdem Sie die Nachricht selektiert haben kann diese angezeigt werden.
Drücken Sie in diesem Fall den Button
.
Möchten Sie vor dem eigentlichen Ausdruck einen Probeausdruck durchführen, drücken
Sie bitte nach dem Markieren den Button
. Wir empfehlen zudem, nach längeren
Druckpausen einen Probedruck zu starten, um sicher zu gehen, dass die
Druckereinstellungen passen.
Um die Nachricht auszugeben, betätigen Sie den Button
.
Die Bestellung unter der Bezeichnung „NEU“ gehört an den Lieferanten gesendet, die
Bestellung „INFO“ dient für Ihre Ablage.
Bestellung stornieren
Hinweis: Bestellungen bzw. Bestellpositionen können nur so lange storniert werden als es
dazu keine gebuchte Eingangsrechnung gibt.
Möchten Sie eine bereits gespeicherte Bestellung stornieren, wählen Sie aus Ihrem
Benutzermenü unter dem Kapitel „Beschaffung“ den Punkt „Bestellung ändern“ durch
Doppelklick aus.
Beim Aufrufen dieser Transaktion wird der zuletzt bearbeitete Beleg automatisch
angezeigt.
Wollen Sie sich einen anderen Beleg ansehen, drücken Sie
(siehe Kapitel „Bestellung
anzeigen“).
Eine Bestellung können Sie nie ganz aus dem System löschen, nur die betreffende
Positionszeile. Dazu markieren Sie die zu löschende Positionszeile in der
Positionsübersicht links außen, sodass sie orange hinterlegt ist.
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Abbildung 1: Storno einer Bestellung/Positionszeile
Klicken Sie anschließend unten auf
um die Position zu löschen (kübeln).
Es erscheint folgendes Optionsfeld, welches Sie mit „Ja“ bestätigen.
Abbildung 2: Bestätigung einer zu stornierenden Positionszeile
Nach dem erfolgreichen Storno sehen Sie in der betreffenden Positionszeile ein
Kübelsymbol, welches Ihnen anzeigt, dass diese Position storniert wurde und nicht mehr
budgetrelevant ist.
Abbildung 3: Storno einer Positionszeile
Nicht vergessen:
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Sichern Sie Ihr Storno mit
. Das System überprüft Ihre Änderungen und gibt
gegebenenfalls eine Änderungsnachricht aus. Die Bestellnummer ändert sich jedoch
NICHT.
2.11 Erfassung der Eingangsrechnungen zu den Bestellungen (Storno)
Eingangsrechnung erfassen
Wenn Sie eine Eingangsrechnung erfassen wollen, rufen Sie in Ihrem Benutzermenü den
Punkt „Eingangsrechnung“„Eingangsrechnung erfassen“ auf.
Achten Sie darauf, dass die dazu passende Bestellung bereits freigegeben ist.
Folgende Belegkopfdaten müssen eingegeben werden:
Abbildung 1: Rechnungserfassung Einstieg
Vorgang
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Hier wählen Sie mit
den Vorgang für die Eingangsrechnung aus, die
Sie erfassen möchten:
Rechnung:
Sie haben eine Lieferantenrechnung erhalten. Der Lieferant verrechnet
Ihnen, z.B. die Ware, die Sie bei ihm bestellt haben..
Gutschrift:
Der Lieferant hat Ihnen bei der letzten Lieferung zuviel berechnet, z.B.
wurde weniger geliefert als vereinbart war und das zum vereinbarten
Gesamtpreis, oder Sie haben die gesamte Lieferung wegen
Qualitätsmängeln an den Lieferanten zurückgesendet.
Nachträgliche Entlastung:
Im Nachhinein sollen Ihnen z.B. die Frachtkosten gutgeschrieben
werden, dabei soll die Rechnungsmenge jedoch unverändert bleiben.
(siehe Kapitel: Gutschrift und nachträgliche Entlastung)
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Für eine „normale“ Eingangsrechnung befüllen Sie nun folgende Pflichtfelder im Reiter
„Grunddaten“:
Rechnungsdatum
Gibt das Rechnungsdatum des Originalbelegs an. Von diesem Datum
an beginnt die Zahlungsfrist zu laufen.
Referenz
Die Referenznummer entspricht der Rechnungsnummer des
Lieferanten (Ausnahme: wenn auf einem mitgelieferten Zahlschein
oder auf der Rechnung auf „Kundendaten“ hingewiesen wird muss
dieser Wert hier eingetragen werden).
Buchungsdatum
Datum, unter dem der Beleg in der Buchhaltung bzw. in der
Kostenrechnung erfasst wird. Es wird das aktuelle vorgeschlagen,
bitte nicht ändern.
Betrag
Hier wird der Bruttobetrag (ohne Berücksichtigung etwaiger Skonti)
eingetragen.
(Das Feld rechts daneben – Währung – nicht befüllen, Daten werden
aus Bestellung übernommen)
Steuer rechnen
Wenn Sie „Steuer rechnen“ markieren, dann berechnet das System
den Steuerbetrag auf Basis der Steuerkennzeichen der Bestellung.
Standard: Hakerl setzen
Wird das Hakerl nicht gesetzt, muss der Steuerbetrag in das Feld
„Steuerbetrag“ selbst eingegeben werden.
Steuerbetrag
Betrag der Umsatzsteuer in der Belegwährung. (Sollte nur verwendet
werden, wenn durch Rundungsfehler in der Lieferantenrechnung die
Steuer falsch berechnet wird
Text
Hier können Sie einen erklärenden Text zur Belegposition eingeben.
Wenn Sie vor den Text „* „ (Stern und Leerzeichen) eingeben, wird
diese Zeile auch bei der Bezahlung dem Kreditor (Lieferant) als
Information zusätzlich zur Referenznummer übermittelt. Ansonsten
dient diese Zeile nur als Information für Sie.
Bestellnummer
Geben Sie in das weiße mittlere Feld die Bestellnummer ein, die Sie
mit dieser Rechnung bezahlen wollen.
Bestätigen Sie anschließend Ihre Eingaben mit ENTER.
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Abbildung 2: Rechnungserfassung mit Bestellbezug
Nun müssen Sie die Bankverbindung des Kreditors definieren, über welche Sie die
Rechnung bezahlen möchten. Dieser Punkt ist ein Mussfeld, ohne diese Angabe ist keine
weitere Aktion möglich! Dazu gehen Sie in den Reiter „Zahlung“.
Abbildung 3: Überprüfung der Bankverbindung
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Öffnen Sie im Feld „Partnerbank“ (PartnBank) die Auswahlliste mit
eine Auflistung aller zum Kreditor angegebenen Bankverbindungen.
und Sie erhalten
Abbildung 4: Auswahlliste der möglichen Bankverbindungen
Wenn die Firma mehrere Bankverbindungen hat, müssen Sie hier die richtige auswählen.
Auch wenn nur eine Bankverbindung angegeben ist, muss diese über die Partnerbank
gepflegt werden.
Hinweis: Wenn Sie eine falsche Partnerbank wählen, kann es geschehen, dass Sie trotz
Überweisung von der Lieferfirma eine Mahnung bekommen, weil diese Überweisung auf
einem falschen Konto gelandet ist!
Markieren Sie die richtige Bankverbindung (orange hinterlegen) und übernehmen diese
mit
oder mit Doppelklick. Das Feld „PartnBank“ muss mit einer Zahl befüllt sein.
Sollte die Bankverbindung auf Ihrer Rechnung nicht in der Liste aufscheinen oder Fehler
beinhalten, ersuchen Sie die Quästur um Aufnahme der Bankdaten in die
Kreditorstammdaten!
Im Feld „Zahlsperre“ (Standardeinstellung: Zur Zahlung frei) können Sie Zahlungen im
Falle von Abbuchungen (Kreditkarte, Einziehungsauftrag) verhindern. Soll die
Eingangsrechnung zwar gebucht aber noch nicht überwiesen werden, wählen Sie in
diesem Feld „Gesperrt durch Institut“.
Hinweis: In diesem Fall liegt es an Ihnen, die endgültige Überweisung durch einen Anruf
in der Quästur durchzuführen.
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Abbildung 5: Gesperrt d. Institut
Beachten Sie abschließend das Rechnungsprüfungssymbol. Dieses ist wie eine Ampel
aufgebaut:
rot - Saldo ist ungleich Null
gelb - ungeprüfter Zustand (Einstiegsstatus) bzw. Rechnung wurde zur Zahlung gesperrt
grün- Saldo ist nahe Null (Vorsicht: kleine Salden werden ebenfalls durch eine grüne
Ampel angezeigt; es muss jedoch vor Abspeichern der Eingangsrechnung gewährleistet
sein, dass der Saldo wirklich 0,00 € beträgt!
Wenn der Beleg in Ordnung ist, d.h. wenn die Ampel grün ist, die Partnerbank gepflegt
wurde und der Saldo 0,00€ entspricht, können Sie nun mit
die Rechnung buchen.
Abbildung 6: Eingabe Barcode
Mit dem Barcodescanner lesen Sie nun den am Rechnungsbeleg befindlichen Strichcode
ein. Sie haben auch die Möglichkeit die Strichcodenummer einzutippen. Achten Sie
darauf, dass Sie zu Beginn des Strichcodes TU in Großbuchstaben schreiben.
Hinweis: Das jeweilige Strichcodeetikett kleben Sie auf die erste Seite der Rechnung des
Lieferanten.
um die Eingangsrechnung abzuspeichern und Sie erhalten
links unten eine Rechnungsbelegnummer (5105_________), welche Sie in die erste Zeile
des Kontierungsstempels schreiben.
Saldo ungleich Null:
Wenn der Beleg nicht in Ordnung ist und ein Saldo ≠ 0€ (ungleich Null)
aufscheint, kann es sein, dass ein Rundungsfehler
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aufgetreten ist oder dass der Bruttobetrag nicht mit dem Bestellwert übereinstimmt. In
diesem Fall überprüfen Sie bitte die dazugehörige Bestellung.
Handelt es sich nur um eine Rundungsdifferenz im Cent-Bereich löschen Sie das Hakerl
im Kästchen „Steuer rechnen“
und tragen den Steuerbetrag lt. Ihrem
Rechnungsbeleg selbst in das Feld „Steuerbetrag“
ein. Drücken
Sie anschließend die ENTER-Taste und überprüfen Sie, ob der Saldo auf 0,00€ korrigiert
wird und die Ampel grün ist. Speichern Sie anschließend die Eingangsrechnung mit
ab,
lesen/tragen den Strichcode ein (s.o.) und schreiben Sie die Belegnummer in die erste
Zeile des Kontierungsstempels.
Storno Rechnungsbeleg
Sollte eine Rechnung falsch verbucht worden sein, können Sie diese stornieren.
Achtung: ein Storno einer Eingangsrechnung kann nur nach Absprache mit der Quästur
durchgeführt werden. Weiters ist zu beachten, dass, wenn möglich, die Eingangsrechnung
als auch das Storno am selben Tag durchgeführt werden sollten. Die Auszifferung des
Buchhaltungsbelegs muss manuell von der Quästur durchgeführt werden. Bitte melden
Sie jedes Storno der Quästur!
Dazu rufen Sie in Ihrem Benutzermenü
„Eingangsrechnung stornieren“ auf.
den
Punkt
„Eingangsrechnung“
Zuerst erfolgt die Auswahl des Beleges über folgende Maske:
Abbildung 1: Rechnungsbeleg stornieren
RechnungsBelegnummer Geben Sie die Belegnummer Ihres Rechnungsbeleges
ein. Hier ist keine Suchhilfe möglich.
Geschäftsjahr
Geben Sie das Geschäftsjahr des Beleges ein. Die
Rechnungsbelegnummern
sind
eindeutig
pro
Geschäftsjahr. Dieses Feld ist optional zu befüllen.
Stornogrund
Wählen Sie mit Hilfe der Eingabemöglichkeiten den
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richtigen Eintrag.
Standard: 03 - echter Storno in laufender Periode
Achtung: liegt die Eingangsrechnung in einer anderen
Buchungsperiode als das Storno, wird die Stornierung
nicht durchgeführt, da die Buchungsperiode bereits
geschlossen ist.
Buchungsdatum
Optional: Geben Sie das Datum ein mit dem der Beleg
in der Buchhaltung gebucht wird.
Wenn Sie sich vor dem Stornieren den Beleg noch einmal ansehen wollen drücken Sie
. Um in den Storno-Bildschirm zurückkehren, verwenden Sie .
Durch drücken von
wird der Rechnungsbeleg storniert und es wird ein StornoRechnungsbeleg erzeugt.
Nach dem Drücken von
(Strichcode).
erscheint ein neues Fenster zum einlesen des Barcodes
Mit dem Barcodescanner lesen Sie nun einen ihrer Strichcodes ein. Sie haben auch die
Möglichkeit die Strichcodenummer einzutippen.
Stornobelegnummer.
um den Stornobeleg abzuspeichern und Sie erhalten eine
2.12 Erfassen einer Gutschrift zu einer Bestellung
Hinweis:
Bei Erfassung der Daten im Reiter „Zahlung“ beachten Sie bitte, dass Sie nicht nur die
Partnerbank pflegen, sondern auch die Zahlungsbedingungen. Ändern Sie diese bei
Erfassung einer Gutschrift immer auf „sofort zahlbar ohne Abzug“ (0001). Es kann sonst
vorkommen, dass der Gutschriftsbetrag um Skonto vermindert wird, und ein geringerer
Betrag von der Eingangsrechnung abgezogen wird.
Weiters erfassen Sie im Feld „RechnBezug“ (Rechnungsbezug) nur dann eine
Rechnungsnummer, wenn diese Eingangsrechnung noch nicht ausgeglichen wurde, und
wenn die Zahlungsbedingung (ZahlBed) „sofort zahlbar ohne Abzug“ (0001) lautet. In allen
anderen Fällen wird die Gutschrift von der Quästur einer Eingangsrechnung zugeordnet.
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Gutschrift direkt auf das Girokonto:
Bei einer Rücküberweisung des gutzuschreibenden Betrages (tatsächlicher Eingang am
Girokonto  der Lieferant überweist die Gutschrift direkt aufs Girokonto zurück) muss die
Gutschrift oder nachträgliche Entlastung mit ZAHLSPERRE (Abbucher) erfasst werden
(Achtung: das Feld Rechnungsbezug muss leer bleiben!).
Beim Erfassen einer Gutschrift gibt es zwei Möglichkeiten:
1. Gutschrift
Sie erhalten eine mengenmäßige Gutschrift (z.B. wenn Sie einen Teil der Ware wieder an
den Lieferanten zurückgeschickt haben). Die Originalrechnung, auf die sie sich bezieht, ist
bereits bezahlt.
Korrigieren Sie das Feld „Vorgang“ auf „Gutschrift“ und befüllen Sie die Felder
„Belegdatum“ und „Referenz“. Weiters schreiben Sie in das Feld „Betrag“ den Bruttowert
der Gutschrift hinein. Befüllen Sie das weitere Feld mit der entsprechenden Währung und
setzen Sie das Hakerl bei „Steuer rechnen“ Rufen Sie nun die Originalbestellung auf, auf
die sich die Gutschrift bezieht, indem Sie die Bestellnummer in das weiße Feld eingeben
und anschließend die ENTER-Taste drücken. Es werden die Daten der Bestellung
eingespielt.
Abbildung 1: Gutschrift
Korrigieren Sie in den weißen freien Feldern der Positionszeile die Menge und den
Nettobetrag auf den Wert, der auf der Gutschrift angeführt ist. Drücken Sie anschließend
ENTER.
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Wechseln Sie nun in den Reiter „Zahlung“ und pflegen Sie dort die Partnerbank. Tragen
Sie weiters in das Feld „RechnBezug“ (Rechnungsbezug) die Rechnungsnummer und das
Jahr ein (auf welche sich die Gutschrift bezieht) –
nur wenn die Eingangsrechnung noch nicht ausgeglichen wurde!
Weiters ändern Sie das Feld „Zahlsperre“ immer auf „Sofort
Abbildung 2: Gutschrift, Reiter: Zahlung, Rechnungsbezug
Drücken Sie anschließend die ENTER-Taste. Beträgt Ihr Saldo 0,00€ und ist die Ampel
auf grün
können Sie die Gutschrift mit
sichern.
Barcodes (Strichcode).
erscheint ein neues Fenster zum einlesen bzw. eintippen des
Möglichkeit die Strichcodenummer einzutippen. Achten Sie darauf, dass Sie zu Beginn
des Strichcodes TU in Großbuchstaben schreiben.
Das jeweilige Strichcodeetikett kleben Sie auf die erste Seite der Gutschrift des
Lieferanten.
Hinweis:
Auf der Homepage der Quästur finden Sie unter dem ersten Punkt „Anbringung von
Barcodes“ Hinweise dazu wie Sie Barcodes richtig anbringen.
um die Gutschrift abzuspeichern und Sie erhalten links
unten eine Belegnummer, welche Sie in die erste Zeile der Kontierungsstempels
schreiben.
Achtung: Beachten Sie, dass Sie nach dem Speichern das Feld „Vorgang“ wieder auf
„Rechnung“ umstellen, sonst kann es Ihnen passieren, dass Sie die nächste Rechnung
irrtümlich als Gutschrift buchen!
2. Nachträgliche Entlastung
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Sie erhalten nachträglich eine wertmäßige Gutschrift. Die Originalrechnung, auf die sie
sich bezieht, ist bereits bezahlt (die Menge bleibt gleich, nur der Betrag ändert sich).
Korrigieren Sie das Feld „Vorgang“ auf „nachträgliche Entlastung“ und befüllen Sie die
Felder „Belegdatum“ und „Referenz“. Weiters schreiben Sie in das Feld „Betrag“ den
Bruttowert der Gutschrift hinein. Befüllen Sie das weitere Feld mit der entsprechenden
Währung und setzen Sie das Hakerl bei „Steuer rechnen“ Rufen Sie nun die
Originalbestellung auf, auf die sich die Gutschrift bezieht, indem Sie die Bestellnummer in
das weiße Feld eingeben und anschließend die ENTER-Taste drücken. Es werden die
ursprünglichen Daten der Bestellung eingespielt.
Abbildung 4: nachträgliche Entlastung
Tragen Sie in das weiß hinterlegte Feld „Betrag“ den Nettobetrag pro Einheit der Gutschrift
ein, der auf der nachträglichen Entlastung angeführt ist. Drücken Sie anschließend die
ENTER-Taste.
Wechseln Sie nun in den Reiter „Zahlung“ und pflegen Sie dort die Partnerbank. Tragen
Sie weiters in das Feld „RechnBezug“ (Rechnungsbezug) die Rechnungsnummer und das
Jahr ein, auf welche sich die nachträgliche Entlastung bezieht.
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Abbildung 5 nachträgliche Entlastung, Reiter: Zahlung, Rechnungsbezug
Drücken Sie anschließend die ENTER-Taste. Beträgt Ihr Saldo 0,00 EUR und ist die
Ampel auf grün
können Sie die nachträgliche Entlastung mit
sichern.
Barcodes (Strichcode).
erscheint ein neues Fenster zum einlesen bzw. eintippen des
Möglichkeit die Strichcodenummer einzutippen. Achten Sie darauf, dass Sie zu Beginn
des Strichcodes TU in Großbuchstaben schreiben.
Das jeweilige Strichcodeetikett kleben Sie auf die erste Seite der Gutschrift des
Lieferanten.
um die nachträgliche Entlastung abzuspeichern und Sie
erhalten links unten eine Belegnummer, welche Sie in die erste Zeile der
Kontierungsstempels schreiben.
Achtung: Beachten Sie, dass Sie nach dem speichern das Feld „Vorgang“ wieder auf
„Rechnung“ korrigieren, sonst kann es Ihnen passieren, dass Sie die nächste Rechnung
irrtümlich als nachträgliche Entlastung buchen!
2.13 Ablage, Ansicht und Druck gescannter Rechnungen
Liste gescannter Belege
Für die gesammelte Anzeige und Download von gescannten Belegen wurde in den bereits
vorhandenen Bericht "Profit Center Plan/Ist/Obligo" eine zusätzliche Funktionalität
eingebaut.
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1. Starten des Berichtes
Starten Sie zunächst wie in Abb. 1 gezeigt den Bericht über den Eintrag "PC Plan Ist".
Abb. 1: Start des Berichtes "PC Plan Ist"
2. Selektionen des Berichtes
Geben Sie nun die gewünschten Selektionen ein, für die Sie nach zugehörigen Scans
suchen wollen:
Für die Anzeige der gescannten Rechnungen geben Sie in den Selektionen das Layout
"/SCANLISTE" ein (Abb. 2 ganz unten), damit nur die für Scans relevanten Belege
angezeigt werden.
Die Planversion ist für die Suche nach Scans irrelevant. Sie können hier z.B: "ZI"
eingeben (Abb. 2)
Im Beispiel Abb. 2 sehen Sie wie z.B. nach allen Belegen der Kostenstelle 527000 des
Jahres 2007 gesucht wird. Für Details zu den weiteren Selektionen siehe auch die
Dokumentationen
der
CE-Abteilung
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Abb. 2: Selektionen im Bericht "PC Plan Ist". Wichtig: Layout "/SCANLISTE"
Nachdem Sie Ihre Selektionen eingegeben haben klicken Sie auf "ausführen"
.
3. Ergebnisliste des Berichtes
Sie erhalten nun eine Liste aller für Scans relevanten Belege, d.h. Rechnungen, interne
Leistungsverrechnungen und Barrechnungen (Abb. 3)
Das Ergebnis ist sortiert nach
Profit Center
CO-Objekt (d.h. Kostenstelle oder Innenauftrag)
Buchungsdatum.
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In der Spalte "Scan" sehen Sie ein "X", wenn für diesen Beleg ein gescanntes Dokument
vorhanden ist. Bei erst kürzlich erfassten Belegen (Abb. 3 die untere Hälfte ohne "X" bei
"Scan") sind noch keine gescannten Dokumente vorhanden.
Abb. 3: Ergebnis des Berichtes - Liste aller für Scans relevanten Belege. Vorhandene Scans mit "X" markiert
4. Anzeige / Download der gescannten Dokumente
a) Anzeigen der gescannten Dokumente zum Beleg
Wollen Sie sich zu einem Beleg z.B. einer Eingangsrechnung die gescannten Dokumente
ansehen, klicken Sie einmal irgendwo in der gewünschte Zeile und wählen Sie danach
oben rechts den Button "Scanliste zum Beleg" aus.
Im Beispiel Abb. 4 wurde in die zweite Zeile geklickt, erkennbar an dem gelb markierten
Feld.
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Abb. 4: Klick in eine Zeile und Auswahl von "Scanliste zum Beleg"
Sie kommen in die Ansicht der Liste der gescannten Dokumente (Abb. 5). Hier können Sie
durch Doppelklick auf die Zeile das gescannte Dokument anzeigen lassen.
Abb. 5: Liste der gescannten Dokumente
b) Download aller im Bericht vorhandenen gescannten Dokumente
Ausgehend von der Ergebnisliste des Berichtes können Sie sich auch alle gescannten
Dokumente zu hier angezeigten Belegen in ein Verzeichnis auf Ihren Computer
runterladen.
Wählen Sie dazu den Button "Alle Scans Downloaden" (Abb. 6). In diesem Fall muss
keine Zeile gewählt werden.
Abb. 6: Alle Scans Downloaden
Wählen Sie nun das gewünschte Verzeichnis aus, in dass Sie die gescannten
Dokumente speichern wollen (Abb. 7).
Wichtig:
Bereits vorhandene Dateien werden überschrieben. Sie können somit von Zeit zu Zeit
Ihre heruntergeladenen gescannten Dokumente im selben Verzeichnis "aktualisieren",
d.h. bereits vorhandene Scans werden überschrieben und mittlerweile neu
hinzugekommene Scans werden hinzugefügt.
Beim "Alle Scans Downloaden", werden zusätzliche Filter im Layout des Berichtes nicht
berücksichtigt, d.h. es werden immer alle Scans, die zu den zuvor gewählten Selektionen
gefunden wurden, runtergeladen.
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Achtung: Das Downloaden eines gescannten Dokumentes kann bis zu einige Sekunden
dauern. Wenn Sie umfangreiche Selektionen gewählt haben wie z.B. eine Profit Center
Gruppe, kann dieser Vorgang wegen der großen Anzahl an gescannten Dokumenten sehr
lange dauern.
Abb. 7: Verzeichnis für den Download auswählen
Während des Downloads können Sie ganz unten in der Statusleiste den Fortschritt
mitverfolgen (Abb. 8).
Abb. 8: Statusleiste mit Information über den Fortschritt
Nach dem Download können Sie nun mit dem Windows-Explorer in ihr Verzeichnis
wechseln und sehen dort die heruntergeladenen Scans (Abb. 9)
Der Dateiname der gescannten Dokumente setzt sich folgendermaßen zusammen (Abb.
9):
Belegnummer und Jahr, damit können Sie in SAP Ihren Beleg wieder finden
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Scan + laufende Nummer, in wenigen Ausnahmefällen existieren zwei gescannte
Dokumente zu einem Beleg. Meistens werden Sie hier also "Scan0001" sehen.
Modul, hier sehen Sie entweder "MM", falls es sich um eine Eingangsrechnung handelt,
oder "FI", falls es sich um einen durch die Quästur gebuchten FI-Beleg handelt.
Abb. 9: Windows-Explorer mit dem Verzeichnis der gescannten Dokumente
Wichtiger Hinweis:
Die Anzahl der Zeilen im Bericht mit einem "X" in der Spalte "Scan" wird in der Regel nicht
mit der Anzahl der heruntergeladenen gescannten Dokumente übereinstimmen.
Der Grund liegt darin, dass der Bericht auch die einzelnen Zeilen von Belegen anzeigt.
Somit hängt hinter diesen Zeilen in der Regel dasselbe gescannte Dokument des Beleges.
In diesem Beispiel sehen Sie in Abb. 3 elf Zeilen mit einem "X" und in Abb. 9 nur sieben
gescannte Dokumente. An den mehrfach vorkommenden Belegnummern in der Spalte
"RefBelegnr" erkennen Sie, welche Zeilen zusammen gehören und daher das gleiche
gescannte Dokument hinterlegt haben.
Anzeige von eingescannten Rechnungen
Wenn Sie sich zu einer Eingangsrechnung die eingescannte Originalrechnung ansehen
möchten, wählen Sie als ersten Schritt aus Ihrem Benutzermenü unter dem Kapitel
„Eingangsrechnung“ den Punkt „Rechnungsbeleg anzeigen“ durch Doppelklick aus.
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Abbildung 1: Rechnungsbeleg anzeigen
Tragen Sie in das Feld „RechnungsBelegnummer“ jene Belegnummer ein, zu welcher
Eingangsrechnung Sie die eingescannte Originalrechnung am Bildschirm sehen möchten.
Drücken Sie anschließend die ENTER-Taste.
Nun haben Sie die gewünschte Eingangsrechnung aufgerufen.
Abbildung 2: Rechnungsbeleg anzeigen, Dienste zum Objekt
Öffnen Sie links oben das Icon „Dienste zum Objekt“
. Klicken Sie den rechten Teil
des Icons an . Dabei öffnet sich ein Pull-down-Menü. Aus diesem wählen Sie
„Anlagenliste“ durch einen Klick aus. Sollte der Begriff „Anlagenliste“ hellgrau
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geschrieben sein
noch nicht eingescannt.
, ist das Dokument zur gewünschten Eingangsrechnung
Abbildung 3: Anlagenliste
In der Anlagenliste öffnen Sie mit einem Doppelklick auf die Positionszeile das
eingescannte Dokument.
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3
Basisschulung SAP Modul SD (Sales & Distribution)
Das Modul Sales & Distribution dient zur Abwicklung der Fakturierungstätigkeiten.
3.1
Anlegen eines Auftrages
Hinweis: http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/
Auf der Homepage der Quästur unter SD-Materialien
finden Sie beim Punkt „SD-Materialien“ in einem PDF alle Materialien inkl. Erklärungen in
einer Tabelle aufgelistet.
Ebenso hilfreich bei der Entscheidung welches Material Sie auswählen sollen, ist
die Prozessdarstellung „dezentrale Projektabwicklung“ auf der Homepage der Quästur.
Auftrag anlegen
Die Erfassung der Einnahmen erfolgt in zwei Teilschritten: zuerst wird ein Auftrag
angelegt, darauf aufbauend die Faktura erstellt.
Für die Erstellung eines Auftrags klicken Sie bitte im Benutzermenü auf den Punkt
„Auftrag“ und anschließend auf „Kundenauftrag anlegen“.
Abbildung 1: Kundenauftrag anlegen: Einstieg
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Auftragsart
Wählen Sie eine Auftragsart aus. Im System gibt es folgende
3 für Sie relevante Auftragsarten:
TA für einen Terminauftrag (wenn Geld auf den hoheitlichen Bereich
überwiesen wird),
Z27 für ein Drittmittelprojekt (wenn Geld auf ein Drittmittelkonto
überwiesen werden soll),
G2 für eine Gutschriftanforderung, (in diesem Fall kontaktieren Sie bitte
das SAP Call Center unter 42710)
Die anderen Felder sind voreingestellt; überprüfen Sie das Feld „Verkaufsbüro“, ob es mit
Ihrer Kostenstelle übereinstimmt!
Mit der ENTER-Taste gelangen Sie in das nächste Fenster:
Abbildung 2: Kundenauftrag Detailansicht
Auftraggeber
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Geben Sie in dieses Feld die Nummer eines gepflegten Kunden ein.
Wenn Sie die Kundennummer nicht wissen, drücken Sie den Button
neben dem Feld Auftraggeber, um in die Suchmaske zu gelangen.
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Abbildung 3: Suchfunktion „Wertebereich einschränken“
Tippen Sie in das Suchfeld „Name“ zwischen zwei Sternen einen
charakteristischen Teil des Debitorennamens (*xxx*) ein und drücken
anschließend die ENTER-Taste oder
.
Zur weiteren oder alternativen Eingrenzung können Sie über die
Postleitzahl oder den Ort nach dem passenden Debitor suchen.
Wenn der gesuchte Debitor bzw. mehrere auf die Suchkriterien
zutreffende Einträge angezeigt werden, wählen Sie den richtigen durch
einen Doppelklick aus und übernehmen ihn im Auftragsfenster durch
Klick auf die ENTER-Taste.
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Abbildung 4: Ergebnisliste zur Selektion
Abbildung 5: Übernahme der gepflegten Debitorenstammdaten
Pflegen Sie im nächsten Schritt die Zahlungsbedingung im Feld „Zahlungsbed“ und
wählen Sie eine Zahlungsbedingung aus der Vorschlagsliste aus, welche Sie über
öffnen.
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Abbildung 11: Auswahlliste Zahlungsbedingungen
Übernehmen Sie Ihre Auswahl mit einem Doppelklick oder
.
Hinweis: Bitte wählen Sie ein sinnvolles Zahlungsziel: bei größeren Firmen können 30
Tage Zahlungsziel zu kurz sein (internen Rechnungslauf), andererseits verfälscht ein
Zahlungsziel größer als 60 Tage Ihre SAP – Berichte insofern, als der Betrag zwar als
verfügbar angezeigt wird, am Bankkonto jedoch eventuell länger nicht eintrifft.
Wenn Ihr Debitor im Stammsatz vorhanden ist, Sie aber einen Ansprechpartner bei der
Firma/Institut im Namensfeld hinzufügen bzw. für diesen einen Geschäftsfall eine andere
Rechnungsadresse definieren wollen, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie im Feld „Auftraggeber“ die übernommene Nummer doppelt an. Es öffnet sich
ein neues Fenster. Gehen Sie in den Reiter „Partner“. Klicken Sie nun in der zweiten, weiß
hinterlegten Zeile von oben, die Nummer in der Spalte „Partner“ doppelt an, sodass sich
das Adressfeld öffnet. Nun können sie den Ansprechpartner im Namensfeld eintragen.
Speichern Sie mit
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Ihre Eingabe ab.
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Abbildung 6: gepflegter Debitor – Hinzufügen eines Ansprechpartners, Reiter „Partner“
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Abbildung 7: gepflegter Debitor – hinzufügen eines Ansprechpartners im Namensfeld
Gehen Sie anschließend mit
in das Übersichtsfeld zurück.
Wollen Sie die Belegwährung ändern, gehen Sie wie folgt vor:
Folgen Sie in der oberen blauen Menüleiste dem Pfad Springen → Kopf →Verkauf oder
klicken
an und gehen in den Reiter „Verkauf“.
Abbildung 12: Belegwährung ändern: Pfad Springen → Kopf →Verkauf
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Abbildung 13: Belegwährung ändern: Kopfteil: Reiter „Verkauf“
Wählen Sie nun im Feld „Belegwährung“ aus der Auswahlliste
die passende Währung
aus.
Hinweis: Pflegen Sie die Belegwährung vor Eingabe einer Auftragsposition, weil ein
nachträgliches Ändern Falschberechnungen mit sich bringen kann.
Mit
kommen Sie wieder in das Hauptmenü zurück.
Debitor anlegen lassen:
Sollte der gesuchte Debitor nicht im Stammsatz angelegt sein und Sie mehrmals von
diesem Debitor Geld erwarten, müssen Sie den Auftraggeber von der Quästur anlegen
lassen. Dazu füllen Sie das Formular auf der Homepage der Quästur aus und faxen es der
Quästur. Zu finden auf Quästur-Homepage unter dem Punkt „Debitor anlegen“.
CPD-Debitor:
Für die Eingabe eines CPD-Debitors drücken Sie den Button
neben dem Feld
Auftraggeber, um in die Suchmaske zu gelangen. Tippen Sie in das Suchfeld „Name“ cpd*
ein und drücken anschließend die ENTER-Taste oder
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.
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Abbildung 8: Suchfunktion cpd
Anschließend öffnet sich ein neues Fenster mit einer Auswahlliste an möglichen CPDDebitoren. Wählen Sie den für Sie richtigen Vorschlag aus und übernehmen die Daten mit
Doppelklick oder
.
Abbildung 9: Auswahlliste CPD-Debitoren
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Drücken Sie anschließend die ENTER-Taste, sodass sich ein neues Fenster öffnet
(Adresse aus Stammdaten für den Auftraggeber), in dem Sie den Namen und die Adresse
des Debitors eingeben können.
Möchten Sie in den einzelnen Bereichen mehrere Zeilen befüllen als veranschlagt sind,
drücken Sie auf das Icon . Es werden weitere Zeilen hinzugefügt.
Abbildung 10: Adresseingabe des CPD-Debitors
In diesem Stammdatenfenster für den Auftraggeber haben Sie auch die Möglichkeit, die
Sprache zu ändern, sodass Ihre Rechnung z.B. in Englisch ausgedruckt wird. Derzeit ist
es neben deutschen Rechnungen nur noch möglich, Rechnungen in englischer Sprache
auszudrucken.
Dazu wählen Sie im Feld „Sprache“ aus der Auswahlliste „Englisch“ aus.
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Abbildung 11: Feld "Sprache"
Im Abschnitt „weitere Attribute“ müssen Sie im Fall eines CDP-Debitors aus dem EURaum die UID-Nummer (des Debitors) in das Feld „Ust.ld.Nr“ eintragen. Auf der
Rechnung wird Ihnen automatisch der Hinweis „Steuerfrei nach § 6a UstG“ angedruckt.
Abbildung 12: Feld "Ust.Id.Nr"
Hinweis: Wenn Sie es verabsäumen, bei der Eingabe der Adressdaten die
UID – Nummer einzugeben, besteht im Nachhinein keine Möglichkeit mehr
diese einzugeben!
Drücken Sie nach Ihrer vollständigen Eingabe die ENTER-Taste oder
. Sie kommen so
in das Hauptmenü zurück. Auch hier werden Sie aufgefordert, Zahlungsbedingungen
einzugeben.
Bestellnummer und Bestelldatum:
Wenn vorhanden, geben Sie in die Felder „Bestellnummer“ und „Bestelldatum“ die
entsprechenden Daten ein (besonders wichtig im öffentlichen Bereich und bei großen
Firmen; ohne diese Daten kann es vorkommen, dass die Überweisung des geforderten
Betrages nicht erfolgen kann).
Tragen Sie nun die Daten in die Positionszeile ein.
Abbildung 14: Positionszeile
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Material
Über das Kontextmenü
kommen Sie in ein Auswahlmenü, in
dem Sie die Suche einschränken oder sich alle Materialien anzeigen
lassen können.
Abbildung 15: Material -Suchfunktion
Abbildung 16: Material
Ohne die Eingabe eines Materialkurztextes können Sie sich über
die gesamte Liste
anzeigen zu lassen. Wählen Sie mit Doppelklick das für Ihren Auftrag passende Material
aus.
Hinweis: Hier ist es besonders wichtig, zwischen Auftragsforschung §27 (1) und
Forschungsförderung (12) zu unterscheiden.
Befüllen Sie nun folgende Felder:
Bezeichnung
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Tragen Sie in dieses Feld den genauen Materialtext (eventuell auch
Bezeichnung des Projektes) ein, um die Dienstleistung zu
beschreiben. Der Text wird auf der Faktura angedruckt. Sollte der
Platz (32 Zeichen) nicht reichen, können über Positionstexte beliebig
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weitere Texte eingegeben werden
Auftragsmenge
Tragen Sie die gewünschte Auftragsmenge ein.
ME
Geben Sie in dieser Spalte die MengenEinheit LE (Leistungseinheit)
ein.
Betrag
Tragen Sie hier den Preis ein (brutto = netto).
Währung
Bereits voreingestellt (EUR bzw. gewählte Belegwährung)).
Auftrag
Tragen Sie in dieser Spalte die Innenauftragsnummer ein, auf welche
das Geld überwiesen (kontiert) werden soll. Im hoheitlichen Bereich
tragen Sie z.B. für den Skriptenverkauf EIN + die Kostenstelle ein
(Bsp.: EIN527000)
Wenn Sie die genaue Innenauftragsnummer nicht kennen, haben Sie
die Möglichkeit, diese zu suchen: Öffnen Sie über das Kontextmenü
das Auswahlfenster.
Abbildung 17: Auftrag - Auswahlfenster
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Abbildung 18: Auftrag – Auswahlfenster – Auswahl einschränken
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Abbildung 19: Auftrag – Auswahlfenster – Suchergebnisse
Suchen Sie nun im Suchfeld „Auftrag“ nach dem gewünschten Innenauftrag, indem Sie
z.B. Ihre Institutsnummer und * (Stern) eingeben. Drücken Sie dann
, sodass Ihnen
eine Liste mit den gesuchten Innenauftragsnummer erscheint. Wählen Sie die für Sie
passende Innenauftragsnummer mit Doppelklick oder per Markierung (orange hinterlegt)
aus und drücken
.
Die Innenauftragsnummer wird in das Feld „Auftrag“ übernommen.
Die restlichen Spalten sind nicht zu befüllen.
Drücken Sie anschließend die ENTER-Taste.
Sie bekommen eine grüne Meldung am unteren Bildrand
(Bsp.:
).
Mahnsperre manuell setzen
Wenn Sie nicht möchten, dass die Quästur automatisch eine Mahnung an den
Auftraggeber schickt, wenn dieser nicht innerhalb der von Ihnen vorgegebenen
Zahlungsfrist (Zahlungsbedingungen) bezahlt, haben Sie die Möglichkeit eine manuelle
Mahnsperre zu setzen.
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Dazu folgen Sie in der oberen blauen Menüleiste dem Pfad Springen → Kopf →
Buchhaltung.
Abbildung 20: Mahnsperre setzen: Pfad: Springen → Kopf → Buchhaltung
In dem von Ihnen aufgerufenen Reiter „Buchhaltung“ wählen Sie nun im Feld
„Mahnsperre“ aus der Auswahlliste „Manuelle Sperre durch Institut“ aus.
Abbildung 21: Reiter Buchhaltung: Mahnsperre
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Hinweis: Es ist in diesem Fall Ihre Pflicht, den Eingang der geforderten Summe zu
überprüfen bzw. bei Nichtzahlung diese zu urgieren!
Ihr Auftrag ist nun fertig und Sie können ihn mit
5-stellige Auftragsnummer.
sichern und erhalten eine
Sie haben nun noch die Möglichkeit, sofern Sie diese nicht schon im Zuge der Erstellung
des Auftrags getan haben, Änderungen vorzunehmen oder Zusatzinformationen
einzufügen.
Siehe dazu die Doku „Auftrag anzeigen und ändern“.
Hinweis: Nur im Falle eines Fakturaplanes (Erstellen mehrerer Fakturen aus einem
Auftrag) ist es sinnvoll, Zusatztexte (wie z.B.: Ansprechparnter) bereits im Auftrag
einzufügen!
3.2
Anlegen eines Auftrages mit Bezug
Kundenauftrag anlegen
Im Feld Auftragsart wird TA für Terminauftrag (Globalbudget) ausgewählt.
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Im Feld Verkaufsbüro wird die Org.Einheit ausgewählt.
Mit
bestätigen
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Auftraggeber auswählen
Mit
wird der Suchmodus geöffnet.
Im Feld Name cpd* eintragen und mit
bestätigen.
Es erscheint folgende Trefferliste:
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Mit Doppelklick wird CPD KTS/KTG ausgewählt.
Mit „Enter“ bestätigen.
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Adresse aus Stammdaten für den Auftraggeber
Hier wird CPD KTS/KTG überschrieben und die Daten der teilzunehmenden Person zur
Tagung/Kongress/Seminar eingetragen.
Beispiel:
Mit
bestätigen.
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Zahlungsbedingungen
Zunächst werden die Zahlungsbedingungen hinterlegt, d.h. im welchem Zeitraum die
Tagungsgebühren einbezahlt werden müssen.
z.B. 0015 innerhalb von 7 Tagen ohne Abzug
Positionszeile
In der Positionszeile werden folg. Daten erfasst:
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 Spalte Ptyp wird TAD (Dienstleistung) ausgewählt.
 Material 22 „Kurse und Lehrgänge“ für Teilnahmegebühr oder
 Material 29 „Skriptenverkauf“ für Unterlagen zur Kongress/Tagung/Seminar
(z.B.Proceedings)
 Bezeichnung: Teilnahmegebühr oder Proceedings zur Tagung XXY
 Auftragsmenge: 1
 ME: LE (Leistungseinheit)
 Betrag: je Teilnehmer zu bezahlende Teilnahmegebühr
 Währg.: EUR
 Auftrag: KTS******** oder KTG********
 Mit „enter“ bestätigen.
Details zum Belegkopf anzeigen
Weiter mit
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„Details zum Belegkopf anzeigen“ .
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Mahnsperre
Im Karteireiter Buchhaltung gibt es die Möglichkeit eine Mahnsperre zu hinterlegen, falls
es nicht gewünscht wird, dass die Faktura an den Teilnehmer gemahnt
wird.
Referenz
Und im Feld „Referenz“ auch im Karteireiter Buchhaltung wird der Nachname des
Teilnehmers, zwecks ordnungsgemäßer Zuordnung bei der Einzahlung, eingetragen.
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Danach mit
sichern.
Unten Links erscheint die Terminauftragsnummer, bitte diese notieren.
Faktura anlegen
Im Benutzermenü wird nun „Anlegen Faktura“ ausgewählt.
Es erscheint automatisch die Terminauftragsnummer zu dem Kundenauftrag der zuletzt
angelegt wurde.
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Überprüfung ob diese Terminauftragsnummer korrekt ist, danach mit
sichern.
Unten Links erscheint die Belegnummer zur Faktura, diese bitte notieren.
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Faktura ausdrucken
Zum Ausdrucken der Faktura wird folgende, schnelle Vorgehensweise verwendet.
Im Benutzermenü „Anzeigen Faktura“ auswählen.
Falls im Feld Faktura die Fakturanummer nicht automatisch übernommen wurde, diese
hier einsetzen.
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In der blauen Menü-Leiste „Faktura“ anklicken. Es erscheint eine Auswahlliste.
„Ausgeben“ klicken.
Mit
sofort drucken oder
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Kundenauftrag anlegen mit Bezug
Für weitere Fakturen für Teilnehmergebühren zum selben Kongress/Tagung/Seminar wird
die schnelle und einfache Vorgehensweise „Anlegen mit Bezug“ verwendet.
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Im Feld Auftragsart wieder TA für Terminauftrag (Globalbudget)
auswählen.
Im Feld Verkaufsbüro wieder die Org.Einheit einsetzen.
Jetzt wird „Anlegen mit Bezug“ ausgewählt.
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Es erscheint ein neues Fenster, hier auf Reiter „Auftrag“ klicken.
Im Feld Auftrag wird die Nummer des Kundenauftrags eingetragen, welche notiert wurde.
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Mit
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bestätigen.
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Es wurden alle Daten automatisch übernommen.
Wählen Sie
„Details zum Belegkopf anzeigen“ aus.
Jetzt muss nur mehr der weitere Teilnehmer eingetragen werden.
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Den Karteireiter „Partner“ auswählen.
Erste Zeile Auftraggeber, Spalte Partner auf Debitorennummer doppelklicken.
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Hier die Daten des weiteren Teilnehmers eintragen.
Unter „Kommunikation“ bei „Sprache“ ist auszuwählen, in welcher Sprache die Faktura
ausgestellt werden soll.
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Mit
bestätigen.
Im Karteireiter „Buchhaltung“, Feld „Referenz“ wird wieder der Nachname des weiteren
Teilnehmers, zwecks ordnungsgemäßer Zuordnung bei der Einzahlung, eingetragen.
Und eventuell setzen der Mahnsperre.
Danach mit „enter“ bestätigen und mit
sichern.
Unten links erscheint die neue Terminauftragsnummer, diese bitte wieder notieren.
Danach wieder Faktura anlegen und ausdrucken wie bei S.10-13 beschrieben.
Für einen weiteren Teilnehmer wieder „Kundenauftrag anlegen mit Bezug“ (s.S.14-20)
erstellen.
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Spenden/Sponsoring
Wenn Spenden oder Sponsoring für den Kongress/Tagung/Seminar eingenommen
werden, wird ein eigener Forderungsaufbau erstellt.
Auftraggeber aus den Debitoren-Stammdaten auswählen (falls Debitor nicht vorhanden –
Formular http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/Debitor_anlegen.pdf
ausfüllen und an die Quästur senden)
Beispiel:
Die UniCredit Bank Austria AG sponsert die Tagung XXY.
Suchmodus , wie auf S.2 beschrieben, öffnen, im Feld „Name“ z.B. *Unicre* eingeben und
in der Trefferliste die UniCredit Bank Austria AG mit Doppelklick auswählen.
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Unter „Zahlungsbedingungen“ wird der Zeitraum ausgewählt, wann Zahlungseingang des
Sponsorings erwartet wird.
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Die Positionszeile im Feld Material wird entweder mit
Material 31 „Sponsoring“ für Einnahmen mit Gegenleistung (z.B. Werbung) oder
Material 30 „Spenden, Schenkungen, Nachlässe“ für Einnahmen ohne Gegenleistung
ausgefüllt.
Alle weiteren Felder wie gewohnt ausfüllen, eventuell Mahnsperre setzen (s.S.9)
Danach mit
sichern.
Faktura anlegen und ausdrucken wie oben angeführt.
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3.3
Erstellen einer Faktura mit div. Texten
Nach dem Anlegen eines Kundenauftrages wird darauf beruhend eine Ausgangsrechnung
(Faktura) erstellt.
Um eine Faktura anzulegen öffnen Sie im Benutzermenü den Punkt „Faktura“ „Faktura
anlegen“.
Abbildung 1: Faktura anlegen
Fakturadatum
Sollte das Fakturadatum ungleich dem Auftragsdatum sein
(wenn der Auftrag früher angelegt wurde), geben Sie in dieses Feld
das Datum ein, an welchem Sie die Faktura erstellen.
Beleg
In dieser Spalte geben Sie die Auftragsnummer ein, die Sie
fakturieren wollen. (Wenn Ihr zu fakturierender Auftrag jener war,
den Sie zuletzt bearbeitet haben, wird die Nummer automatisch in
der Spalte angezeigt.)
Drücken Sie die ENTER-Taste, es öffnet sich ein Fenster mit den relevanten Daten zur
Überprüfung.
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Abbildung 2: Faktura anlegen - Übersicht
Nun können Sie etwaige Zusatztexte einfügen.
Kopftexte
Dazu wählen Sie den Menüpunkt Springen  Kopf  Kopftexte.
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Abbildung 3: Faktura anlegen - Kopftexte
Im sich öffnenden Fenster können Sie über einen Doppelklick die entsprechenden
Textarten auswählen und im rechten weißen Feld befüllen.
Abbildung 3.1: Faktura anlegen - Kopftexte
z.B.: Ansprechpartner
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Wenn auf der Faktura nicht wie standardmäßig definiert der Faktura-Ersteller sondern der
Verantwortliche (Projektleiter, Institutsvorstand o.ä.) ersichtlich sein soll, werden dessen
Daten in folgender Reihenfolge eingegeben:
Institutsbezeichnung
Name des Verantwortlichen
Telefon-Nr.
Fax-Nr.
E-Mail-Adresse
Abbildung 3.2: Faktura anlegen – Kopftexte - Ansprechparnter
Gehen Sie mit
in die Faktura-Übersicht zurück.
Positionstexte
Markieren Sie die Position, in der Sie Texte einfügen wollen und gehen Sie analog über
den Menüpunkt Springen  Position  Positionstexte in das Menü für Positionstexte.
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Abbildung 3: Faktura anlegen - Positionstexte
Tragen Sie die gewünschten Textbereiche, wie oben beschrieben, ein.
z.B.: Positionsnotiz
Diese wird dann auf der fertigen Faktura unterhalb des Positionstextes etwas kleiner
angedruckt. (siehe dazu auch Doku „Faktura ändern“)
Abbildung 4: Faktura anlegen – Positionstexte – Positionsnotiz
Gehen Sie mit
in die Faktura-Übersicht zurück.
Hinweis: Nur im Falle eines Fakturaplanes (Erstellen mehrerer Fakturen aus einem
Auftrag) ist es sinnvoll, Texte wie oben beschrieben bereits im Auftrag einzufügen!
Abschließend sichern Sie die Faktura mit
(Rechnungsnummer) in der Form 900xxxxx.
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und Sie erhalten eine Faktura-Nr.
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3.4
Anlegen eines Auftrages mit Teilrechnungsplan
Um einen Auftrag mit einer Teilfaktura anzulegen, steigen Sie über das SAP
Benutzermenü über den Punkt „Auftrag“  „Kundenauftrag anlegen“ ein. Geben Sie wie
bei einem normalen Auftrag die Daten wie beschrieben ein.
Vor der Eingabe der Auftragsposition wählen Sie in der Spalte „Ptyp“
Auswahlliste ZTF für Teilfaktura aus.
aus der
Abbildung 1: Auftrag anlegen: Positionstyp ändern, Teilfaktura
Drücken Sie die ENTER-Taste.
Geben Sie nun die Werte der Auftragsposition wie üblich ein und betätigen Sie nach
Eingabe der Innenauftragsnummer die ENTER – Taste.
Über die Menüleiste folgen Sie dem Pfad Springen → Position → Fakturierungsplan.
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Abbildung 2: Auftrag anlegen, Springen → Position → Fakturierungsplan
Oder Sie wählen den Karteireiter „Faktur.Plan“, welchen Sie durch Doppelklick in eines der
Positionsfelder erhalten.
Abbildung 3: Auftrag anlegen: Reiter: Faktur.plan
Fakturadatum
Tragen Sie hier das Datum der ersten Teilfaktura ein.
TBez.
Wählen Sie mit Hilfe der Auswahlliste
die für den Auftrag
(Terminbezeichnung) passende Terminbezeichnung aus und übernehmen Sie die
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Fakturawert
FakR
(Fakturierungsregel)
Auswahl mit einem Doppelklick oder mit
.
Tragen Sie hier den Wert der ersten Teilfaktura ein.
Überschreiben Sie mit Hilfe der Auswahlliste
die voreingestellte
Einstellung 1 (prozentuale Teilfakturierung) mit 2 (wertmäßige
Teilfakturierung), um den Betrag nicht in Prozent vom
Gesamtbetrag darzustellen, sondern den Betrag auf Cent genau
anzugeben. Übernehmen Sie die Auswahl mit einem Doppelklick
oder mit
.
Nachdem Sie die Pflichtfelder befüllt haben gehen Sie mit
zurück.
wieder ins Übersichtsbild
Bestätigen Sie die Informationsmeldung
mit
Speichern Sie nun den Auftrag mit Teilfaktura mit
Auftragsnummer.
.
ab und notieren Sie sich die
Es gibt 2 Möglichkeiten, einen Fakturaplan abzuarbeiten:
1.) Immer nur die zu verrechnende Rate im Fakturaplan eingeben und anschließend die
Faktura dazu erstellen (wie oben beschrieben).
2.) Gleich alle Raten mit den voraussichtlichen Daten eingeben.
Möglichkeit 1:
Änderungen im Fakturaplan/Hinzufügen einer weiteren Teilfaktura
Um Änderungen in der Teilfaktura im Auftrag durchzuführen bzw. weitere Teilfakturen
hinzuzufügen gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie im Benutzermenü „Auftrag“ und daraus den Punkt „Kundenauftrag ändern“.
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Abbildung 4: Kundenauftrag ändern
Auftrag
Tragen Sie hier die Nummer des Auftrags ein, in welchen Sie
eine weitere Teilfaktura hinzufügen wollen.
Drücken Sie anschließend die ENTER-Taste oder
um ins Übersichtsfeld zu gelangen.
Für Änderungen in der Teilfaktura folgen Sie nun dem Pfad über die obere blaue
Menüleiste:
Springen → Position → Fakturierungsplan
Abbildung 5: Auftrag ändern, Springen → Position → Fakturierungsplan
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Oder Sie wählen den Karteireiter „Faktur.Plan“, welchen Sie durch Doppelklick in eines der
Positionsfelder erhalten.
Abbildung 6: Auftrag ändern – Faktur.plan
Befüllen Sie die nächste freie Positionszeile mit:
Fakturadatum
Tragen Sie hier das Datum der nächsten (oder letzten) Teilfaktura
ein.
TBez.
Wählen Sie mit Hilfe der Auswahlliste
die für den Auftrag
(Terminbezeichnung) passende Terminbezeichnung aus und übernehmen Sie die
Fakturawert
FakR
(Fakturierungsregel)
Auswahl mit einem Doppelklick oder mit
.
Tragen Sie hier den Wert des nächsten (oder letzten) Teilfaktura
ein.
Überschreiben Sie mit Hilfe der Auswahlliste
die voreingestellte
Einstellung 1 (prozentuale Teilfakturierung) mit 2 (wertmäßige
Teilfakturierung) um den Betrag nicht in Prozent vom
Gesamtbetrag darzustellen, sondern den Betrag auf Cent genau
anzugeben. Übernehmen Sie die Auswahl mit einem Doppelklick
oder mit
.
Nachdem Sie die notwendigen Felder befüllt haben gehen Sie mit
Übersichtsbild zurück.
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wieder ins
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Bestätigen Sie die Informationsmeldung
mit
.
Wenn Sie alle Änderungen im Fakturierungsplan durchgeführt haben, speichern Sie nun
den Auftrag mit der geänderten Teilfaktura mit
ab. Die Auftragsnummer bleibt
unverändert.
Anschließend müssen Sie wie gewohnt eine weitere Faktura zu diesem Auftrag (neue
Teilfaktura) erstellen, welche Sie ebenfalls ausdrucken können.
WICHTIG: Sollten die schlussendlich verrechneten Teilbeträge nicht der Gesamtsumme
entsprechen, welche Sie zu Beginn in der Einstiegsmaske in der Spalte „Betrag“
eingegeben haben, muss dieser Wert auf die Summe der Teilbeträge
korrigiert werden, da sonst die Differenz in den Berichten in den VA-Einnahmen hängen
bleibt!
Möglichkeit 2:
Sie wissen bereits im Vorhinein wann und über welche Beträge Sie Fakturen erstellen
wollen, haben schon einen kompletten Fakturaplan angelegt und möchten nun zu den
jeweiligen Terminen die Teilfakturen anlegen.
Gehen Sie hierzu im SAP Benutzermenü auf „Faktura“  „Fakturavorrat bearbeiten“.
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Abbildung 7: Fakturavorrat bearbeiten
Löschen Sie hier das
„Auftragsbezogene“ an.
Hakerl
bei
„Lieferbezogene“
und
haken
stattdessen
Anschließend oben auf den Button „Fakturav.anz“ klicken.
Nun werden alle fälligen Fakturen angezeigt  die richtige links außen markieren, sodass
sie orange hinterlegt wird und oben auf den Button „Einzelfaktura“ klicken:
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Abbildung 8: Fakturavorrat bearbeiten - Einzelfaktura
Wenn beispielsweise das Fakturadatum angepasst werden muss, klicken Sie (nachdem
die richtige Faktura markiert ist) im Menü oben auf „Springen“  „Kopfdetails“ und
stellen Sie anschließend das Fakturadatum auf Tagesdatum um.
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Abbildung 9: Übersicht – Fakturapositionen
Nun kann die Faktura per Klick auf das Diskettensymbol
3.5
gespeichert werden.
Anlegen einer Gutschriftsanforderung
Gutschriften zur Ausgangsfaktura
Nachdem Sie einen Auftrag und eine Faktura (= Ausgangsrechnung) erstellt haben,
können Sie wie folgt eine Gutschrift buchen. Auch hier sind zwei Schritte notwendig.
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Gutschriftsanforderung anlegen
Gehen Sie unter „Auftrag“ zu „Kundenauftrag anlegen“ und wählen Sie als Auftragsart
„G2“ aus:
Abbildung 1: Kundenauftrag anlegen: Gutschriftsanforderung
Klicken Sie anschließend links oben auf die Schaltfläche
.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier wählen Sie den Reiter „Auftrag“ aus und geben
die Auftragsnummer ein, auf die sich die Gutschriftsanforderung beziehen soll.
Abbildung 2: Anlegen mit Bezug
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Klicken Sie links unten auf den Button
Positionszeile ist als Zielmenge „1“ einzugeben.
, ein neues Fenster öffnet sich. In der
Abbildung 3: Zielmenge eingeben
Sollte der vorgeschlagene Betrag nicht dem gewünschten Gutschriftsbetrag entsprechen,
wählen Sie im Menü ganz oben den Pfad „Springen“  „Position“  „Konditionen“.
Abbildung 4: Pfad Springen  Position  Konditionen
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Abbildung 5: Gutschriftsbetrag ändern
In der Spalte „Betrag“ können Sie den Gutschriftsbetrag nach Belieben überschreiben.
Bestätigen Sie mit ENTER und kehren Sie mit
oben zurück.
Ob Sie nun den Betrag geändert haben oder nicht, wechseln Sie nun in den Reiter
„Verkauf“ und wählen Sie für das Feld „Fakturasperre“ den letzten Eintrag (nämlich
„blank“) aus.
Abbildung 6: Feld „Fakturasperre“
Danach ändern Sie das Feld „Auftragsgrund“ auf „Gutschriftsverfahren“.
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Abbildung 7: Feld „Auftragsgrund“
Nun ist die Gutschriftsanforderung fertig und kann mit
gespeichert werden. Die
Nummer der Gutschriftsanforderung, die nun links unten am Bildschirm angezeigt wird,
notieren Sie bitte auf dem Gutschriftsbeleg.
3.6
Erstellung einer Gutschrift
Gutschrift buchen
Gehen Sie zurück ins Hauptmenü und wählen Sie bei „Faktura“ nun „Anlegen Faktura“.
Abbildung 8: Faktura anlegen
Die Belegnummer der Gutschriftsanforderung (60000xxx) wird angezeigt bzw. muß –
wenn Sie in der Zwischenzeit andere Tätigkeiten in SAP erledigt haben – eingegeben
werden.
Mit ENTER werden die Daten vervollständigt und Sie gelangen in die Übersicht:
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Abbildung 9: Übersicht – Fakturapositionen
Mit
kommen Sie wieder zurück und können nun die fertige Faktura per Klick auf
speichern.
Abbildung 10: Faktura mit vervollständigten Daten
Die Nummer der Gutschrift, die nun links unten am Bildschirm angezeigt wird, notieren Sie
bitte auf dem Gutschriftsbeleg.
Gutschrift ausdrucken:
Der Ausdruck der Gutschrift erfolgt wie der Ausdruck einer Faktura über „Faktura“ 
„Nachrichten aus Fakturen“.
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3.7
Storno und Ausdruck einer Faktura/Gutschrift
Um eine Faktura zu stornieren, öffnen Sie im Benutzermenü den Punkt „Faktura“ und
weiters „Stornieren Faktura“.
Abbildung 1: Faktura stornieren
Beleg
In dieser Spalte geben Sie die Nummer der Faktura ein,
die Sie stornieren wollen.
Fakturadatum
Geben Sie immer das aktuelle Tagesdatum ein!
Sichern Sie das Storno der Faktura mit . Sie erhalten eine Storno-Belegnummer.
Verlassen Sie die Fakturabearbeitung mit , um ins Hauptmenü zu gelangen.
Wenn Sie Fakturen aus Vorperioden (aus dem letzten Jahr) stornieren, ist es besonders
wichtig, dass Sie das tagesaktuelle Datum eintragen und anschließend die Quästur
benachrichtigen.
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Einzelne Positionen stornieren
Wenn Sie nur einzelne Positionen stornieren möchten, wählen Sie
klicken doppelt auf die Fakturanummer.
oder
Abbildung 2: Storno von einzelnen Positionen
Markieren Sie nun links außen die Position (Zeile wird orange hinterlegt) der Faktura, die
Sie stornieren möchten und wählen Sie
.
Speichern Sie nun das Storno der ausgewählten Position mit
Stornonummer.(
)
3.8
ab und Sie erhalten eine
Ausdruck einer Faktura/Gutschrift
Möchten Sie eine Faktura ausdrucken, sodass Sie diese verschicken können, wählen Sie
im Benutzermenü den Punkt „Faktura“, und daraus den Menüpunkt „Nachrichten aus
Fakturen“.
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Abbildung 1: Nachrichten aus Fakturen
Verarbeitungsmodus
Fakturabeleg
Voreingestellt: 1
Wenn Sie die Faktura zum ersten Mal ausdrucken, belassen
Sie die 1 in dem Feld (Erstverarbeitung). Ist die Faktura
bereits ausgeruckt und Sie möchten diese nochmals
drucken, wählen Sie 2 (Wiederholverarbeitung).
Tragen Sie in dieses Feld die Faktura- oder
Stornonummer ein, oder überschreiben gegebenenfalls
eine bestehende Nummer mit der, die Sie ausdrucken
möchten..
Alle weiteren Felder müssen nicht befüllt werden.
und Sie erhalten folgende neue Anzeige:
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Abbildung 2: Nachrichten aus Fakturen, auszudruckende Rechnung
Setzen Sie linkes außen in das Kästchen durch anklicken ein Hakerl, um die Rechnung zu
markieren.
Nun können Sie die Faktura entweder gleich ausdrucken oder davor noch einmal
anschauen.
Ausdruck
Um die Faktura auszudrucken, drücken Sie
.
Ansicht
Um sich die Faktura am Bildschirm anzusehen, drücken Sie
.
Auf dem gleichen Weg ist es auch möglich, einen Stornobeleg auszudrucken, indem Sie
in das Feld „Fakturabeleg“ die Stornonummer eintragen.
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Andere Möglichkeit um Faktura auszudrucken
Zu beachten ist, dass diese Möglichkeit nur bei einer Erstverarbeitung der Faktura
möglich ist. Dazu öffnen Sie im Benutzermenü den Punkt „Faktura“  „Ändern Faktura“.
Abbildung 3: Faktura ändern
Faktura
Tragen Sie hier die Fakturanummer ein, welche Sie
ausdrucken wollen.
Drücken Sie anschließend NICHT die ENTER-Taste!
Sondern folgen Sie in der oberen blauen Menüleiste dem Pfad Faktura → Ausgeben:
Abbildung 4: Faktura ausgeben, Pfad Faktura → Ausgeben
Es öffnet sich das Fenster „Nachricht ausgeben“:
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Abbildung 5: Nachricht ausgeben
Die auszudruckende Faktura ist bereits orange markiert.
Um die Faktura auszudrucken, klicken Sie auf .
Um sich die Faktura am Bildschirm anzusehen, klicken S
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4
Übersicht: Berichte, Dienstreisen, Personalkosten
im Drittmittelbereich
4.1
Übersicht zu Dienstreisen und das ESS-Portal
Dienstreisen an der TU Wien werden über das SAP-Portal ESS (= Employee Self Service)
abgewickelt, und können von jedem Reisenden selbst oder durch definierte
Sekretariatsuser erfasst und abgerechnet werden.
Der Einstieg ins Portal erfolgt über folgenden Web-Link: http://ess.tuwien.ac.at
Die Zugangsdaten können Sie vom SAP Support der Quästur
(http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/sap_call_center/) per Email erhalten.
Im SAP-ESS gibt es folgende Berechtigungsrollen:
 Institutsuser: Alle Mitarbeiter an der TU-Wien mit einem aufrechten
Dienstverhältnis, diese können selbständig ihre Reisen beantragen und abrechnen.
 Sekretariatsuser: Mitarbeiter an der TU-Wien, die für ihre Kollegen am Institut bzw.
in der Organisationseinheit Reisen beantragen und abrechnen können.
 Genehmiger: Leiter eines Instituts oder einer Organisationseinheit und/oder
Projektverantwortliche. Es können zwei Formen des Genehmigers unterschieden
werden:
Budgetverantwortliche: Jede Kostenstelle und jedem Innenauftrag ist ein
Budgetverantwortlicher zugeordnet, dieser erteilt die budgetrechtliche Freigabe
eines Reiseantrags oder einer Reiseabrechnung.
Dienstvorgesetzte: Der Dienstvorgesetzte erteilt die dienstrechtliche Freigabe eines
Reiseantrags, sprich die Abwesenheit des Mitarbeiters wird genehmigt.
4.1.1 Grundlagen der Dienstreisen
Für jene MitarbeiterInnen, die unter den Kollektivvertrag fallen trat mit 01.08.2010 eine
entsprechende Betriebsvereinbarung in Kraft. Sie finden die aktuellste Fassung der
Betriebsvereinbarung online unter:
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Betriebsvereinbarung_Dienstreisen.pdf
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Betriebsvereinbarung_Dienstreisen_Anhän
ge.pdf
Für alle Beamten und Vertragsbediensteten besitzen die entsprechenden Bestimmungen
der RGV weiterhin ihre Gültigkeit, ergänzend dazu finden Sie die Reiserichtlinie über die
Abwicklung der Dienstreisen in der aktuellsten Fassung auf der Homepage der Quästur
unter: http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/ReiseRL_B_VB_TU_Wien.pdf
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Die wichtigsten Grundlagen der Dienstreisen an der TU Wien sind:
 Die Entscheidungsmacht über Mittel ruht bei den Organisationseinheiten (somit
auch die Verantwortung).
 Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und Rechtmäßigkeit stehen im
Vordergrund.
 Die RGV und die Betriebsvereinbarung geben den Rahmen vor, die Entscheidung
über die Mittel liegt darüber hinaus beim Budgetverantwortlichen.
 Bei Bedarf wird dem Reisenden eine Kreditkarte unentgeltlich zur Verfügung
gestellt (Abrechnung über das Privatkonto).
 Die Abrechnung der Verpflegungsaufwendungen ist nur nach Pauschalen möglich.
 Die Abrechnung der Nächtigungsaufwendungen nach Belegen oder Pauschalen
möglich.
 Die Zwischenabrechnung von Belegen ist jederzeit möglich.
 Die Überprüfung der Reisekostenabrechnungen seitens der Quästur erfolgt
ausschließlich nach buchhalterischen und steuerrechtlichen Vorschriften
(Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung).
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4.1.2 Prozessdarstellung: Dienstreisen
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4.1.3 Übersicht zur Reiseabwicklung in ESS
Vor Antritt einer Dienstreise muss ein genehmigter Reiseantrag vorliegen. Mit dem Auftrag
eine Dienstreise durchzuführen, erfasst der Mitarbeiter oder eine dafür berechtigte
Sekretärin einen Reiseantrag mittels ESS im SAP-System. Dieser Reiseantrag wird an
den Dienstvorgesetzten und dem Budgetverantwortlichen zur Genehmigung weitergeleitet.
Beide können den Reiseantrag auch ablehnen bzw. zur Korrektur zurücksenden.
Abrechnung von Belegen (Alle Belege außer Essensbelege):
Nach erfolgter Reise wird vom Mitarbeiter oder einer dafür berechtigten Sekretärin eine
Reiseabrechnung im ESS erstellt. Die Reiseunterlagen sollen auf Vollständigkeit und
rechnerische Richtigkeit überprüft werden. Die vollständige Reiserechnung wird an den
Budgetverantwortlichen zur Freigabe weitergeleitet. Die Originalrechnung(en) und das
ausgedruckte PDF-Formular sind im Reisemanagement der Quästur abzugeben. Diese
werden durch das Reisemanagement der Quästur gescannt und an die
Organisationseinheit retourniert.
Bedenken Sie bitte, dass jede Änderung Ihrer Reisekostenabrechnung nach der
Versendung zur Genehmigung den Genehmigungsprozess neu startet.
Abrechnung nach Pauschalen (Tages- und Nächtigungsgebühren):
Nach erfolgter Reise wird vom Mitarbeiter oder einer dafür berechtigten Sekretärin eine
Reiseabrechnung im ESS erstellt. Die Reiseunterlagen sollen auf Vollständigkeit und
rechnerische Richtigkeit überprüft werden. Die Originalrechnung(en) und das
ausgedruckte PDF-Formular sind im Reisemanagement der Quästur abzugeben, erst
dann können die notwendigen steuerlichen Eintragungen erfolgen, anschließend wird die
vollständige Reiserechnung an den Budgetverantwortlichen zur Freigabe weitergeleitet.
Alle Originalrechnungen werden durch das Reisemanagement der Quästur gescannt und
an die Organisationseinheit retourniert.
Bedenken Sie bitte, dass jede Änderung Ihrer Reisekostenabrechnung nach der
Versendung zur Genehmigung den Genehmigungsprozess neu startet.
Bitte beachten Sie:
Es ist natürlich nur möglich entweder Pauschalen oder Belege für die Nächtigungskosten
geltend zu machen, nicht beides.
Auszahlung der Reisekostenabrechnungen:
Die Auszahlung der refundierten Reisekosten erfolgt für Vertragsbedienstete und
Angestellte an jedem 15. und 30. des Monats. Die Auszahlung ist nicht an die
Gehaltsauszahlung gebunden. Um den jeweiligen Auszahlungstermin zu erreichen muss
die Reisekostenabrechnung mindestens 5 Arbeitstage davor durch den
Budgetverantwortlichen freigegeben worden sein.
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Für Beamte erfolgt die Auszahlung zentral über das BRZ, weswegen wir gezwungen sind
eine leicht abweichende zeitliche Regelung zu wählen. Die Auszahlung der refundierten
Reisekosten erfolgt für Beamte an jedem 2. und 4. Montag des Monats. Um den jeweiligen
Auszahlungstermin zu erreichen muss die Reisekostenabrechnung mindestens 5
Arbeitstage davor durch den Budgetverantwortlichen freigegeben worden sein.
Detaillierte und laufend aktualisierte Informationen zur Dienstreisen finden Sie im
Handbuch ESS-SAP Reisemanagement
(http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Handbuch_ESS_ReisemanagementStand29032011.pdf) sowie auf der Homepage der Quästur unter
http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/reisemanagement/
4.1.4 American Express Kreditkarte für MitarbeiterInnen
Zur Vorfinanzierung der Reisekosten steht den TU MitarbeiterInnen eine kostenlose
American Express Kreditkarte zur Verfügung, die wichtigsten Eckdaten hierzu:
 Die Abrechnung erfolgt über das inländische Girokonto der MitarbeiterInnen
 Der Vertrag orientiert sich stark am Rahmenvertrag des Bundes
 Es fällt keinerlei Jahresgebühr an
 Es gibt keinen Mindestumsatz
 Die elektronische Spesenabrechnung und elektronische Berichte sind kostenlos
 Für die Versicherungsleistungen fallen keinerlei Extrakosten an
 Die Verrechnung erfolgt in Euro
 Die Karte hat ein Limit von € 3.000,- je Abrechnungsperiode, dieses kann auf €
6.000,- oder € 9.000,- erhöht werden
Weiterführende Informationen sowie die Antragsformulare finden Sie auf der Homepage
der
Quästur
unter
http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/reisemanagement/
und
http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/formulare_lohnverrechnung/
Kosten können in folgenden Fällen entstehen:
 Eine maximale Haftung von 25,- € bei Verlust/Diebstahl der Kreditkarte, wenn dies
nicht sofort gemeldet wird
 Bei verspäteter Zahlung fallen Verzugszinsen an
 Für Zahlungen in fremder Währung (= alle außer Euro) fallen Gebühren in Höhe
von 2% der Transaktionssumme an
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Vorteile für die MitarbeiterInnen:
 MitarbeiterInnen in bestimmten Anstellungsverhältnissen erhalten (auf Wunsch!)
eine eigene, kostenlose Kreditkarte, die auch privat verwendet werden kann
 Die Abrechnung erfolgt mittels Lastschriftverfahren bis zu 58 Tagen nach dem
Datum der Belastung
 Die Ersatzkartenausstellung erfolgt binnen 24 Stunden und kostenlos
 Kostenlose Reiseversicherung bei Bezahlung einer Reise mit der American Express
Kreditkarte
4.2
Übersicht zu Personalkosten im Drittmittelbereich
Herr Lipp vom Team Lehrabgeltung & Reisemanagement steht Ihnen zur Verfügung für:
 Fragen bezüglich der gebuchten und von den Girokonten eingezogenen
Personalkosten im Drittmittelbereich.
 die Zusammenstellung von Lohnkonten für Audits
 prognostizierte Berechnungen der Personalkosten (da sich sowohl die
Dienstgeberbeiträge als auch die Bezüge laufend ändern können ist eine ganz
exakte Berechnung jedoch nicht möglich)
4.2.1 Datenabgleich
Vor der Abrechnung der Gehälter der TU Wien Bediensteten (Angestellte) wird die
Innenauftragszuordnung des Projektpersonals in SAP mit jener der Projektdatenbank
verglichen. Ist bei einem Dienstnehmer in der Projektdatenbank eine andere
Innenauftragszuordnung hinterlegt als in SAP, wird diese mit jener der Projektdatenbank
überschrieben.
Ist in SAP ein FWF-Innenauftrag oder eine Kostenstelle hinterlegt, wird diese nicht
angetastet. Nur Änderungen bezüglich §27 Innenaufträge und §26 Innenaufträge (nicht
FWF) werden von der Projektdatenbank in SAP übernommen.
Zusätzlich wird der Lehranteil (IA LER…) errechnet, und in SAP erfasst. Die anderen
Projekt(e) bei welchen der Dienstnehmer beschäftigt ist, werden um den errechneten
prozentuellen Lehranteil verringert.
Da die Arbeitsstunden in der Lehre aus der TISS Abhaltemeldung gewonnen
werden, wird der Lehranteil in SAP erst erfasst wenn die Abhaltemeldung durch den
Dienstnehmer durchgeführt wurde.
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Derzeit wird der Datenabgleich nach dem Erhalt einer Abgleichliste von der
Controllingabteilung manuell vorgenommen.
Die Automatisierung dieses Abgleiches befindet ist derzeit noch in Arbeit.
Es ist sehr wichtig, dass die Zuordnungen in der Projektdatenbank regelmäßig (am
besten einmal im Monat) vom Institut auf ihre Richtigkeit überprüft werden, da diese
Daten ins SAP eingegeben und später eingespielt werden.
4.2.2 Gesperrte Innenaufträge
Es kommt bei manchen Rückrechnungen (z.B. Dienstgeberbeiträge an die
Pensionskassa) vor, dass bereits geschlossene Innenaufträge mit Dienstgeberbeiträgen
belastet werden, oder aber eine Gutschrift dieser erfolgen würde. In beiden Fällen werden
die Personalkosten zunächst von SAP auf eine Dummykostenstelle oder eine
Institutskostenstelle gebucht.
Diese Buchungen werden nach der Abrechnung aus der Buchungsüberleitung gefiltert,
und von der Finanzbuchhaltung auf die Nachfolgeinnenaufträge der gesperrten
Innenaufträge umgebucht. Diese Kosten werden dem Girokonto des
Nachfolgeinnenauftrags anschließend angelastet oder gutgeschrieben.
4.2.3 Einstieg in die TISS Projektdatenbank
Um zur TISS Projektdatenbank zu gelangen sind folgende Schritte notwendig.
1. Ins TISS einloggen
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Die Berechtigung um in die Projektdatenbank einsteigen zu können erhalten Sie vom
TISS-Team ([email protected]).
2. Projektdatenbank anklicken
3. Auf „Login über das ZID-Authentifizierungsportal
klicken“
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4. Nochmals
5.
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Beim Punkt Personalkosten auf Zuordnen klicken
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6. Das Institut auswählen
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7. Name des Dienstnehmers dessen Zuordnung abgefragt werden soll auswählen
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8. Abschließend das Jahr auswählen, die Personalkostenzuordnung des
Dienstnehmers wird nun angezeigt und kann geändert werden
Bei Fragen die tiefer ins Detail gehen kontaktieren Sie bitte das TISS-Team
(http://www.zid.tuwien.ac.at/ueber_tiss/)
In der Projektdatenbank können immer für jeweils 2 Monate rückwirkend Änderungen
durchgeführt werden. Zusätzlich wird im September immer für zwei Wochen das erste
Halbjahr und im November das zweite Halbjahr zur Korrektur für die Institute geöffnet.
4.2.4 Einziehung der Drittmittelpersonalkosten von den Girokonten der Institute
Alle Personalkosten (Bruttogehälter und Dienstgeberbeiträge) werden zunächst vom
Hauptgirokonto der TU Wien abgebucht. Eine Ausnahme bilden die Beamten, diese
werden vom Bundesrechenzentrum abgerechnet, ebenso wird die Auszahlung der
Beamtengehälter zunächst durch das Bundesrechenzentrum vorgenommen und
anschließend an die TU Wien weiterverrechnet.
Nachdem die Reisen und die Gehälter von der Lohnverrechnung der TU Wien
abgerechnet und gebucht, und auch vom Bundesrechenzentrum der Buchungslauf für die
an der TU Wien beschäftigen Beamten zugesandt und in SAP gebucht wurde, kann mit
der Abfrage der Drittmittelpersonalkosten begonnen werden.
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Einmal im Monat werden die Personalkosten im Drittmittelbereich von den jeweiligen
Girokonten der Institute eingezogen.
Hierfür wird für die Finanzbuchhaltung jeweils eine Excel Tabelle für den §27-, §28, und
§26 Bereich (ausgenommen FWF) erstellt, mit welcher diese die Gelder von den
jeweiligen Girokonten auf das Hauptgirokonto der TU Wien überweisen.
4.2.5 Einziehung der Drittmittelpersonalkosten für FWF Projekte
Die Personalkosten werden vorerst immer vom Hauptgirokonto der TU Wien getragen, da
diese nicht direkt von einem Girokonto des FWF eingezogen werden können. Aus
diesem Grund wird durch die Quästur einmal im Monat eine speziell formatierte Liste mit
den Personalkosten (ohne Bearbeitungskosten) die bei FWF-Projekten angefallen sind
erstellt und an den FWF gesendet, welcher den Gesamtbetrag nach Überprüfung an das
Hauptgirokonto der TU Wien überweist.
Für die Bearbeitungskosten wird halbjährlich eine eigene Liste an den FWF zu gesendet,
nach Überprüfung durch den FWF werden auch diese vom FWF an das Hauptgirokonto
der TU Wien überweist.
4.2.6 FWF-Forschungsbeihilfe
Studierende können vom FWF eine Forschungsbeihilfe in Höhe von € 440,- pro Monat
erhalten. Will der Projektleiter eines FWF-Projektes eine Forschungsbeihilfe für einen
Studierenden anfordern, so muss das entsprechende Formular
(http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/FWF_Forschungsbeihilfe.pdf)
ausgefüllt und an das Team Anlagenbuchhaltung, Zahlungsverkehr & FWF übermittelt
werden.
Bewilligt der FWF die Forschungsbeihilfe, wird diese monatlich ohne Abzüge („brutto für
netto“) von der Finanzbuchhaltung an das Girokonto des Studierenden überwiesen.
Die Anforderung der Forschungsbeihilfebeträge erfolgt gemeinsam mit den anderen
Personalkosten bei FWF-Projekten. (siehe Einziehung der Drittmittelpersonalkosten für
FWF-Projekte)
Achtung: Dienstnehmer der TU Wien (z.B. TutorInnen, Studienassistenten/innen) können
keine Forschungsbeihilfe erhalten, ihnen kann jedoch ein zusätzlicher Bezugsteil
(„Nebentätigkeit“) ausbezahlt werden, wenn der FWF dies genehmigt.
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4.3
Übersicht zu SAP Berichten
4.3.1 PC-PIO Bericht
Profit Center Plan/Ist/Obligo (nur im Kalenderjahr selektierbar)
Transaktionscode:
ZZUNI_CCC_PCPIOJAHR
(Menü: „Berichte“ / PCPLAN/IST/OBLIGO – nur im Kalenderjahr selektierbar)
Zweck:
Differenzierte Übersicht für ganze Bereiche:
1. Plan-Ist-Übersicht /“Budgetrest pro Fachbereich/Abteilung“)
2. Kostenrechnungssicht
Eingabemaske:
Unter Planversion können Sie die Version „0“ („offizielle“ Version, gekoppelt an
Budget) eingeben. Dann haben Sie die Planwerte, welche in Summe das
Budget ergeben (bei Plan-Ist-Übersicht). Haben Sie diese auf
Fachbereichsebene aufgeteilt und der CO-Abteilung diese Aufteilung mitgeteilt,
dann sehen Sie in der Planversion „0“ die Plan/Ist-Werte und somit den
Verfügungsrest auf Abteilungsebene.
Mögliche
Eingabewerte (für
beide
Berichtsvarianten) Als Zeitraum ist immer von 01 bis 16 (für vollständige Planwerte in der
Budgetsicht) und das entsprechende Jahr einzugeben.
Bei Kostenart können Sie eine bestimmte Kostenart (oder mehrere einzelne
Kostenarten, oder bestimmte Intervalle auswählen, z.B. Reisekosten 736000737999) oder Sie geben eine Kostenartengruppe ein, wie z.B.:
TUW-CO: dann sehen Sie alle Kostenarten der Kostenrechnung (inkl.
Abschreibung, exkl. Investition).
TUW-FM: hier werden die Kostenarten exkl. Abschreibung angezeigt; entspricht
der Zahlungssicht (Einnahmen und Ausgaben) und ist für Drittmittel-Abfragen
erforderlich.
TUW-BUDGET: schließt die Abschreibungen und die Personalkosten aus und
ist für Budgetabfragen im hoheitlichen Bereich erforderlich.
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Bei der Selektion nach CO-Objekten kann nach Bereichen (Profit Center) oder
einzelnen Kontierungsobjekten abgefragt werden.
Nach Profit-Center-Gruppe:
ALL_212000 (ALL_Kostenstelle) umfasst alle Kontierungsobjekte des gesamten
Institutes (z.B.: E212).
X28_212000 beinhaltet nur die hoheitlichen Kontierungsobjekte.
X27_212000 umfasst den Drittmittelbereich mit all seinen Projekten.
Bei Profit Center können einzelne Profit Center eingegeben werden. Ab
01.01.2007 gibt es pro Fachbereich ein Profit Center: PC_21200, PC_212010,
PC_212020 …..
Nach Kontierungsobjekten:
Nach Kostenstellengruppe oder Kostenstelle.
Nach Innenauftragsgruppe oder Innenauftrag.
Je nachdem ob eine Budget- oder Kostenrechnungssicht erwünscht ist, kann
das entsprechende Layout ausgewählt werden:
/FMÜBERSICHT – Budget-Abteilungsübersicht ohne GIN, GIP
Budget-Abteilungsübersicht ohne Innenaufträge für innovative Projekte, UNIInfrastrukturprojekte.
/FMSICHT+GI* - FM-Abteilungsübersicht mit GIN, GIP
Budget-Abteilungsübersicht mit Innenaufträgen für innovative Projekte, UNIInfrastrukturpojekte.
/KLR-DETAIL1 – Kosten-Leistungsrechnungssicht gruppiert nach Kostenart.
Eingabemaske:
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1. Plan-Ist-Übersicht /“Budgetrest pro Fachbereich/Abteilung“)
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Zum Ausführen des Berichtes müssen Sie diesen Icon
und Hakerl) klicken.
(Symbolbild mit Uhr
Bericht:
Sie können sich auch die Einzelbuchungen anzeigen lassen. Öffnen Sie diese
mit Hilfe des Druckknopfsymboles
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.
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Beispiel für Budgetsicht ohne Exkursions- & Berufungszusage-Innenaufträge:
Eingabemaske:
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2. Kostenrechnungssicht
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und Hakerl) klicken.
(Symbolbild mit Uhr
Bericht:
In den Spalten „CO-Objekt“ und „Bezeichnung CO-Objekt“ finden Sie die
Innenauftragsnummer und die Bezeichnung des Innenauftrages, bzw. die
Abteilungskostenstelle und deren Bezeichnung.
In den Spalten 4-8 finden Sie die Bezeichnungen der Kostenartengruppen und
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der einzelnen Kostenarten.
ACHTUNG: Bei den Beträge in der Spalte „Ist-Werte“ sind + und – vertauscht
(steht hinter dem Betrag ein Minuszeichen ist dies ein positiver Wert, und
umgekehrt.)
Eigenes Layout:
Sollten Sie für Ihre eigenen Berichtszwecke zusätzliche Spalten, weniger
Spalten, andere Spaltensortierungen, etc. benötigen, können Sie ganz einfach
eigene Layouts (Anzeigenvarianten) erstellen und für Sie selbst abspeichern.
Eine ausführlichere Doku hierzu finden Sie auf der Homepage der Quästur.
4.3.2 KOB1 Bericht
Einzelpostenbericht (IST) Aufträge
Transaktionscode:
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KOB1 (Menü: „Berichte“ / „Aufträge Einzelposten Ist“)
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Zweck:
Zeigt alle einzelnen Kosten (Buchungen) eines Innenauftrages innerhalb einer
ausgewählten Periode.
Eingabemaske:
Unter Auftrag geben Sie bitte Ihre Innenauftragsnummer(n) ein.
Bei Kostenart können Sie eine bestimmte Kostenart auswählen oder Sie geben
eine Kostenartengruppe ein.
TUW-FM zeigt die budgetwirksamen Einzelposten und somit das
budgetwirksame Ergebnis dieses Projektes.
Die Eingabe des Buchungsdatums (von – bis) ermöglicht eine Einschränkung
des Betrachtungszeitraumes. Bei Projekten mit Beginn vor 2004 sollte
31.12.2003 bis aktuelles Datum eingegeben werden. Bei allen anderen
Projekten das tatsächliche Beginn Datum bis zum aktuellen Datum.
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Die Anzeigenvariante Ihrer Wahl eingeben:
 /DM-Bericht1: dieses Layout beinhaltet die wichtigsten Spalten.
 /Ausgleich: dieses Layout soll zur Hilfestellung bei erhaltenen
Mahnungen dienen (Ergänzung zu Offenen Posten Liste).
und Hakerl) anklicken.
(Symbolbild mit Uhr
Einzelpostenbericht IST:
Auftrag
Innenauftrag des Projektes.
Kostenart- & -bezeichnung Die Spalten „Kostenarten“ und „Kostenartenbezeichnung“ geben
Auskunft über die Kostenart.
Wert/Berichtswährung
Betrag in Euro (Brutto incl. Ust).
ACHTUNG: Bei den einzelnen Beträgen sind + und – vertauscht (steht
hinter dem Betrag ein Minuszeichen ist dies ein positiver Wert, und
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umgekehrt).
Gegenkonto- &
-bezeichnung
„Gegenkonto“ und „Gegenkontobezeichnung“ informieren, woher die
Buchungen stammen (Debitor/Kreditor) und wen oder was sie betreffen.
Belegnummer
Kostenrechnungsbeleg
Referenzbelegnummer
Beleg, der CO-Beleg auslöst, z.B. Bestellung oder Faktura.
Belegkopftext
Bestelltext
Hinweis auf Beleg (Buchungstext) + Bestelltexte.
Belegkopftext: Text von manueller Umbuchung.
Buchungsdatum
Das Buchungsdatum ist das Datum der Buchung der Rechnung in SAP.
Ausgleich
Das Ausgleichsdatum entspricht dem Datum des Ausgleichs der
Rechnung. Bei Eingangsrechnungen entspricht es dem Datum des
Zahllaufes. Bei Ausgangsrechnungen entspricht es dem Datum des
Einganges am Girokonto der Organisationseinheit.
Bei Ausgangsrechnungen scheint das Ausgleichsdatum erst dann im
SAP auf, wenn der Kontoauszug durch die Quästur eingebucht wurde.
Bei Personalkosten, Handverlägen und anderen internen
Leistungsverrechnungen wird kein Ausgleichsdatum angezeigt, da diese
Kosten mittels einer Sammelbuchung von der Quästur vom jeweiligen
Institutskonto abgebucht werden.
Durch Klicken auf einzelne Zellen in den Spalten Referenz, Einkaufsbeleg, bzw. Referenzbelegnummer, gelangen Sie direkt zur jeweiligen Bestellung, Eingangsrechnung, bzw. Faktura.
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4.3.3 Anlagenbericht
Inventurliste mit der alten Inventarnummer aufrufen, mit
verschiedenen Selektionen und Filter
Da Anlagen vor dem Jahr 2004 auf den Etiketten nur mit der alten Inventarnummer aus
TUWIS und natürlich nicht mit der neuen Anlagennummer aus SAP gekennzeichnet sind,
wurde eine Variante in den Berichten für Anlagen erstellt. Zusätzlich wird die alte
Inventarnummer eingeblendet und man kann jetzt mittels Filter abfragen, bzw. die Liste
nach eigenen Wünschen sortieren. Untenstehend die Vorgangsweise:
1
2
Die Liste in SAP auswählen (ZZUNI_ANLBEST_EP):
Es ist die Kostenstelle von xxx000 bis xxx999 einzusetzen, damit auch
Subkostenstellen angezeigt werden. Diese Liste beinhaltet auch Innenaufträge. Das
Berichtsdatum von 31.12.2010 auf das jeweilige Jahr ändern. Dieser Bericht kann
nur mit einem Berichtsdatum 31.12.JJJJ abgerufen werden:
Sobald die Liste erscheint, kann man mit dem Icon
Layout „ALTINVENTAR“ klicken:
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„Layout auswählen“ auf das
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Die Liste wird um das Feld Inventarnummer, Kostenstelle, Innenauftrag und
Investitionsauftrag ergänzt:
Jetzt kann die Liste sortiert
(aufsteigend oder absteigend), oder mittels Filter
eine bestimmte Inventarnummer gesucht werden.
Sollten Felder in der Spalte „Inventarnummer“ leer sein, so handelt es sich um Anlagen,
welche ab dem 1.1.2004 (also über SAP) angeschafft wurden. Diese haben natürlich keine
alte Inventarnummer mehr.
Wenn man mit Filter arbeitet, ist vorher die gewünschte Spalte zu markieren, dann wird
diese orange hinterlegt:
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Es sind allerdings ein paar Kriterien für die Eingabe der alten Inventarnummern zu
beachten: Die Kennzahl (100-41) muss mit Schrägstrichen getrennt, dann die Jahreszahl
vierstellig (1996) und zum Schluss die laufende Zahl ohne Nullen (also: 194 und nicht
00194) eingegeben werden – und nicht wie auf der alten Inventaretikette angeführt.
Wenn man Anlagenbezeichnungen durchsucht, sollte man beim Text immer nur einen
Teil eingeben, vorher und nachher mit * eingrenzen:
So erhält man z.B. alle Anlagen, welche in der Bezeichnung den Teil *book*
enthalten.
Sucht man ein bestimmtes Jahr, ist ein Filter im Feld „Aktivierungsdatum“ zu setzen:
Man kann diese Liste auch um Felder erweitern und zwar mit dem Icon
ändern“:
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„Layout
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Hier kann vom Spaltenvorrat in die angezeigten Spalten verschoben werden und natürlich
auch retour.
Listen können auch in Excel exportiert werden:
 Entweder über das Icon
„Microsoft Excel“
 Oder über das Menü: Liste – Exportieren – Lokale Datei – Tabellenkalkulation
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in ein gewünschtes Verzeichnis mit Dateinamen speichern:
4.3.4 Personalkostenbericht
Personalkostenbericht (pro Projekt / Person)
Für diesen Bericht ist eine separate Berechtigung erforderlich die Sie mittels
Useranforderungsformular (zu finden auf der Homepage der Quästur) anfordern können:
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Sie finden diesen Bericht nicht im üblichen Benutzermenü im Punkt „Berichte“. Sie müssen
sich die Transaktion zum Aufruf des Berichtes erst in Ihrem Benutzermenü abspeichern:
EINSTIEGSMASKE mit den notwendigen Daten für den Aufruf des Berichtes:
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1. Personalkosten für Projekte:
2. Projekt-Personalkosten pro Person:
Abweichend von den üblichen SAP-Berichten erhalten Sie keine Maske mit den relevanten
Daten, sondern ein „Formular“, dass Sie sich über das „Druckpopup“ ansehen oder gleich
ausdrucken können:
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Das Formular / Ergebnis zu 1. Personalkosten für Projekte:
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1. Das Formular / Ergebnis zu 2. Projekt-Personalkosten pro Person:
Bedenken Sie, dass darauf sensible persönliche Daten (darum auch die
Zusatzberechtigung) stehen und gehen Sie vertraulich damit um!
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5
Glossar Rechnungswesen
Quellen:
 Eigenformulierungen der Quästur
 http://www.steuerverein.at/buchhaltung/Rechnungswesen.htm
 http://www.ifm.tuwien.ac.at/cms/uploads/documents/SAP_Begriffe.pdf
Abschreibungen (für Abnützung), AfA
Abschreibungen stellen den Aufwand für den Werteverzehr des Anlagevermögens für eine
Rechnungsperiode (i.d.R. ein Jahr) in der Gewinn- und Verlustrechnung dar.
Abschreibungen bezeichnen jenen Vorgang, mit dem die Anschaffungskosten auf die
vorgesehene (mehrjährige) Nutzungsdauer verteilt werden.
Abschreibungen, kumuliert
Kumulierte Abschreibungen bezeichnen den Werteverzehr einer Anlage seit Beginn der
Inbetriebnahme. Sie scheinen in der Anlagenbestandsliste für jedes Anlagegut auf und
geben Auskunft über die Abnützung der Anlage.
Abgrenzung
Bei der Erstellung des Jahresabschlusses sowie bei der Übernahme der Daten von der
Finanzbuchhaltung in die Kostenrechnung werden die Buchungsdaten bei Bedarf
wertmäßig angepasst. Dabei spricht man von Abgrenzung. Die Abgrenzung dient der
sach- und periodengerechteren Darstellung von Aufwänden und Erträgen.
Aktiva
Die Aktiva bezeichnen die Summe aller Vermögenspositionen einer Bilanz, während im
Gegensatz dazu die Passiva die Summe des Kapitaleinsatzes zur Finanzierung der
Vermögenspositionen darstellen. Die Summe der Aktiva ist immer gleich der Summe der
Passiva.
Anlagevermögen
Unter Anlagevermögen versteht man jene Vermögensteile, die zum Abschlussstichtag
dazu bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb, d.h. der Leistungserbringung zu
dienen. Diese Begriffsbestimmung verlangt, dass am Abschlussstichtag die Absicht
besteht, die Vermögensteile dauernd, d.h. nicht einmalig zu nutzen und nicht ungenutzt zu
verkaufen. Das Anlagevermögen besteht aus immateriellen Vermögensgegenständen,
Sachanlagen und Finanzanlagen.
Anschaffungswert
Der Anschaffungswert einer Anlage ist jener Wert, mit dem eine Anlage im
Anlagevermögen verbucht wird. Der Anschaffungswert stellt die Basis für die Berechnung
der Abschreibungen dar und entspricht im Normalfall den Anschaffungskosten sowie jenen
Kosten, die für die Inbetriebnahme der Anlage erforderlich sind.
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Aufwand
Als Aufwand wird der in Geldeinheiten bewertete Verbrauch an Wirtschaftsgütern einer
Organisationseinheit je Abrechnungsperiode bezeichnet. Aufwände werden in der
Finanzbuchhaltung in den Aufwandskonten der Gewinn- und Verlustrechnung verbucht.
Aufwands- bzw. Ertragskonten
Aufwands- und Ertragskonten bilden die Bestandteile der Gewinn- und Verlustrechnung.
Die Verbuchung von Aufwänden führt zu einer Verminderung des Saldos der Gewinn- und
Verlustrechnung und somit zu einer Minderung des Eigenkapitals, während die
Verbuchung von Erträgen eine Erhöhung des Saldos der Gewinn- und Verlustrechnung
und damit eine Mehrung des Eigenkapitals nach sich zieht.
Ausgaben
Ausgaben bezeichnen die Summe aller Auszahlungen sowie die in einer Periode
eingegangenen Verbindlichkeiten.
Bestandskonto
Bestandskonten bilden die Bestandteile der Bilanz und zeigen Vermögens- und
Kapitalstände an. Bestandskonten auf der Aktivseite der Bilanz zeigen das Vermögen
(z.B. Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Bankguthaben), während Bestandskonten auf
der Passivseite Auskunft über die Finanzierung des Vermögens (z.B. durch Eigen- oder
Fremdkapital) geben.
BIC (Alternativname: SWIFT-Code)
Die Abkürzung BIC steht für Bank Identifier Code, es handelt sich dabei um einen
internationalen, standardisierten Code für Teilnehmer im weltweiten Interbank Netzwerk.
Alternativ wird auch die Bezeichnung SWIFT-Code verwendet, die Abkürzung SWIFT
steht für Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication.
Die Form eines BIC sieht wie folgt aus:
BBBBCCLLbbb
B = der vierstellige Bankcode
C = der zweistellige Ländercode
L = die zweistellige Ortscodierung
b = die dreistellige Zusatzkennzeichnung für Filialen, Abteilungen, etc. (ist optional)
Bilanz
Als Bilanz versteht man die Vermögensaufstellung, die zu einem bestimmten Stichtag
(i.d.R. dem Abschlussstichtag) durchzuführen ist. Sie ist zusammen mit der Gewinn- und
Verlustrechnung Teil des Jahresabschlusses. Die Bilanz repräsentiert das Vermögen und
gibt Auskunft, auf welche Weise das Vermögen finanziert wird.
Buchungskreis (Finanzkreis)
Ein Buchungskreis ist eine organisatorische Einheit innerhalb einer Organisation, für die
eine vollständige, in sich geschlossene Finanzbuchhaltung durchgeführt werden kann.
Die Technische Universität Wien verwendet 2 Buchungskreise:
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TUW1 - für das Globalbudget und Drittmittel aus § 27 Projekten
PAR261 - für Drittmittel aus § 26 Projekten (ad personam Projekte)
Buchwert
Der Buchwert einer Anlage bezeichnet die Differenz zwischen Anschaffungswert und
kumulierten Abschreibungen. Er gibt Auskunft über den Restwert und somit das Alter einer
Anlage.
Controlling
Controlling ist eine Form der Führungsunterstützung, die durch die Bereitstellung von
Informationen und Methoden den verschiedenen Ebenen des politisch-administrativen
Führungssystems die Steuerung der Effektivität, der Effizienz und des
Finanzmittelbedarfes ermöglicht.
Dem Controlling obliegen u.a. die Durchführung der Kosten- und Leistungsrechnung, die
Erstellung der jährlichen Budgetplanung, die Überwachung des Budgetvollzugs sowie das
Berichtswesen im Bereich des Rechnungswesens.
CO Istbuchungen (SAP Modul CO)
Diese Buchungen werden im FM-Bericht in der Spalte CO Istbuchungen dargestellt.
Customizing (SAP Begriff)
Unter Customizing versteht man alle Aktivitäten, die für die Einstellungen des SAP R/3
Systems vor Aufnahmen des Produktivbetriebes notwendig sind. Auch bestimmte
Anpassungen während des Produktivbetriebes sind Customizingeinstellungen.
Debitor
Debitor = Kunde
Debitoren werden für die Verbuchung von Ausgangsrechnungen/Fakturen benötigt.
Einnahmen
Einnahmen bezeichnen die Summe aller Einzahlungen sowie die in einer Periode
fakturierten Forderungen.
Einzahlungen
Unter Einzahlungen versteht man alle reinen Zahlungsvorgänge in Form von
Geldmitteleingängen.
Eigenkapital, Eigenmittel
Als Eigenmittel (auch Eigenkapital) bezeichnet man die Höhe der finanziellen Beteiligung
eines Unternehmers an einem Unternehmen. Im Fall von Universitäten umfasst das
Eigenkapital laut „Verordnung der Bundesministerin für Wissenschaft und Forschung über
den Rechnungsabschluss der Universitäten“ (Univ. RechnungsabschlussVO) die
Positionen Universitätskapital, Rücklagen und Bilanzgewinn/verlust.
Erlöse
Unter Erlösen versteht man in der Kostenrechnung die Erträge der operativen Tätigkeit
nach Vornahme von Abgrenzungsbuchungen.
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Erträge
Erträge bezeichnen in der Finanzbuchhaltung alle in Geld bewerteten Gegenleistungen für
erbrachte Leistungen. Erträge können in operative, finanzielle und außerordentliche
Erträge unterteilt werden, wobei die operativen Erträge nach Abgrenzung in der
Kostenrechung als Erlöse definiert sind.
Finanzanlagen
Finanzanlagen sind Teil des Anlagevermögens. Darunter fallen z.B. Beteiligungen an
anderen Unternehmen und längerfristig gehaltene Wertpapiere.
Forderungen
Unter Forderungen versteht man Ansprüche aufgrund von Lieferverträgen,
Dienstleistungsverträgen, Werkverträgen etc. Forderungen sind Bestandteil des
Umlaufvermögens und daher der Aktivseite der Bilanz zuzuordnen.
Fremdkapital
Als Fremdkapital werden langfristige Schulden (insbesondere langfristige Lieferanten- und
Bankkredite) zu einem bestimmten Stichtag bezeichnet. Im Gegensatz zu den
Eigenmitteln (Eigenkapital) stellt das Fremdkapital Verbindlichkeiten gegenüber externen
Geschäftspartnern (Banken, Lieferanten,...) dar.
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
Die Gewinn- und Verlustrechnung ist neben der Bilanz der zweite Bestandteil des
Jahresabschlusses gemäß UGB. Während die Bilanz ein Abbild der Vermögenslage zum
Abschlussstichtag darstellt, liegt der Zweck der Gewinn- und Verlustrechnung in der
Darstellung der Erlöse und Aufwendungen, d.h. der Ertragslage über die gesamte
Abrechnungsperiode.
IBAN
Die Abkürzung IBAN steht für International Bank Account Number, es handelt sich dabei
um eine internationale, standardisierte Notation für Bankkontonummern. Die Form einer
österreichischen IBAN sieht wie folgt aus:
ATpp bbbb bkkk kkkk kkkk
AT = das Länderkennzeichen für Österreich
p = die zweistellige Prüfziffer
b = die fünfstellige österreichische Bankleitzahl
k= die elfstellige österreichische Kontonummer
Immaterielle Vermögensgegenstände
Als immaterielle Vermögensgegenständen bezeichnet man Vermögenswerte wie Patente
und Lizenzen, die im dauerhaften Besitz eines Unternehmens sind.
Innenauftrag (SAP Modul CO)
Innenaufträge sind, ebenso wie Kostenstellen und PSP-Elemente,
Kostenzuordnungsobjekte in SAP. Auf einem Innenauftrag können Kosten und Erlöse
gebucht, als auch ein Planwert hinterlegt werden.
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An der TU Wien gibt es Innenaufträge für den hoheitlichen Bereich als auch für den
Drittmittelbereich.
Innenaufträge im hoheitlichen Bereich:
INV+Kostenstelle für die Abbildung der hoheitlichen Investitionen am Institut
EXK+Kostenstelle für die Abbildung der Exkursionen
EIN+Kostenstelle für die Abbildung der Einnahmen (z.B. aus Skriptenverkauf)
G* - diverse Innenaufträge für die Abbildung von „Sonderprojekten“ (z.B. Innovative
Projekte)
Innenaufträge im Drittmittelbereich:
D* Innenenauftrag für die Abbildung von Drittmittelprojekten (z.B.
Auftragsforschungsprojekte/Forschungsförderungsprojekte)
S*/SAM* = Sammelinnenauftrag für das Institut/die Abteilung,
Innenauftragsgruppe (SAP Modul CO)
Eine Innenauftragsgruppe ist die Zusammenfassung über mehrere Innenaufträge. Eine
Innenauftragsgruppe wird verwendet, um hierarchische Verdichtungen oder eine
Zusammenfassung unterschiedlicher Aufträge zu erzeugen (z.B. alle Innenaufträge eines
Institutes)
Innerbetriebliche Verrechnung
Mithilfe der innerbetrieblichen Verrechnung werden Leistungsbeziehungen zwischen den
einzelnen Organisationseinheiten der TU Wien verrechnet.
Inventar
Als Inventar bezeichnet man die Zusammenfassung aller Anlagen in Form der
Anlagebestandliste. Um dieses gesamte Verzeichnis über das Anlagevermögen auf den
aktuellen Stand zu halten, ist regelmäßig eine Erfassung der Anlagen, in Form einer
Inventur notwendig.
Inventur
Die Inventur ist die Erfassung aller vorhandenen Bestände. Durch die Inventur werden
Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag
ermittelt und schriftlich niedergelegt. Das Ergebnis einer Inventur ist das Inventar, ein
Bestandsverzeichnis, das alle Vermögensteile und Schulden nach Art, Menge und Wert
aufführt.
Jahresabschluss
Der Jahresabschluss setzt sich aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zusammen.
Kontenplan
Der Kontenplan bildet die Basis der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung. Er stellt das
Verzeichnis aller bebuchbaren Konten dar und wird von der Kostenrechnung (CO-Modul in
SAP) gemeinsam mit der Finanzbuchhaltung (FI-Modul in SAP) genutzt. Der Kontenplan
besteht in der Finanzbuchhaltung aus Sachkonten, die in Bestandskonten (für die Bilanz)
und Aufwands- und Ertragskonten (für die Gewinn- und Verlustrechnung) unterteilt
werden.
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Kontierungstyp (SAP Modul CO)
Im Rahmen der Bestellung steuern Sie über das Feld Kontierungstyp die Zuordnung zu
den Bereichen hoheitlich/Drittmittel bzw. Investition/Aufwand. Der Kontierungstyp legt fest,
welche Kontierungsdaten (z.B. Kostenstelle, Innenauftrag usw.) für die Position
erforderlich sind.
Kontierungstyp A: Bestellung einer Anlage mit einem Anschaffungswert > 1.000 EUR inkl.
USt) bzw. wissenschaftliche Bücher und Zeitschriften (unabhängig vom Wert).
Kontierungstyp F: Bestellungen über einen Innenauftrag (hoheitlicher + Drittmittelbereich)
Kontierungstyp K: Bestellungen über eine Kostenstelle (hoheitlicher Bereich)
Kostenarten (SAP Modul CO)
Jede Kostenart in der Kostenrechnung entspricht einem Sachkonto in der
Finanzbuchhaltung, z.B. Kostenart 764000 Reinigungsmaterial.
Kostenartengruppen (SAP Modul CO)
Unter Kostenartengruppen versteht man Gruppierungen von Kostenarten zur
Übersichtlichkeit im Berichtswesen (z.B. die Kostenartengruppe „TUW-Pers für die
gesamten Personalausgaben).
Kostenrechnungskreis (SAP Modul CO)
Ein Kostenrechnungskreis ist eine organisatorische Einheit innerhalb einer Organisation,
für die eine vollständige, in sich geschlossene Kostenrechnung durchgeführt wird.
Kostenstelle (SAP Modul CO)
Unter Kostenstelle versteht man einen Ort der Kostenentstehung in einer Organisation.
Auf eine Kostenstelle können nur Kosten, aber keine Erlöse gebucht werden! An der TU
Wien gibt es Kostenstellen für die Verbuchung von Kosten im hoheitlichen Bereich. Es
besteht die Möglichkeit, Kostenstellen für einzelne Abteilungen anzulegen.
Kreditor
Kreditor = Lieferant
Kreditoren werden für die Verbuchung von Eingangsrechnung benötigt.
Leistung
Als Leistung bezeichnet man das Ergebnis des operativen Handels, also die
Aufgabenerfüllung der Universität. Leistungen können in Form von Dienstleistungen oder
Sachleistungen erbracht werden.
Liquide Mittel
Als liquide Mittel werden sofort verfügbare Geldmittel bezeichnet, die unmittelbar zur
Verfügung stehen, und daher zur Bedeckung von Zahlungsverpflichtungen oder für
Veranlagungen herangezogen werden können.
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Nutzungsdauer
Die Nutzungsdauer gibt an, über welche Zeitspanne die Anschaffungskosten eines
Anlagegutes verteilt werden. Sie ist damit maßgeblich für die Höhe der Abschreibungen.
Passiva
Die Passiva bezeichnen die Summe des Kapitaleinsatzes zur Finanzierung der
Vermögenspositionen, während im Gegensatz dazu die Aktiva die Summe aller
Vermögenspositionen einer Bilanz darstellen. Die Summe der Passiva ist immer gleich der
Summe der Aktiva.
Plan / Ist / Obligo
Die Plankostenrechnung ist ein zukunftsbezogenes Verfahren der Kosten- und
Leistungsrechnung und besonders geeignet zur Lösung von Planungs- und
Kontrollaufgaben (Plan-Ist-Vergleich). Die relevanten Plandaten werden über Schätzungen
oder Berechnungen ermittelt.
Der Planwert ist der geschätzte Wert der erwarteten Ausgaben. Im SAP-Bericht PCPlan/Ist/Obligo findet sich in der Spalte Planwert entsprechend die Budgetzuteilung.
Der Istwert ist der tatsächliche Wert der jeweiligen Ausgaben und Einnahmen. Beinhaltet
sämtliche Bewegungen auf dem jeweiligen Kontierungsobjekt. Im SAP-Bericht PCPlan/Ist/Obligo finden Sie in der Spalte Istwert die, auf das jeweilige Kontierungsobjekt
gebuchten Eingangs- und Ausgangsrechnungen, sowie die Personalkosten etc.
Das Obligo stellt eine Mittelreservierung für zukünftige Zahlungen dar. Ein Obligo
bezeichnet somit eine offene Bestellung. Durch die Verbuchung der Eingangsrechnung
zur Bestellung wird das Obligo abgebaut. Obligo ist ein Begriff aus dem Fonds
Management.
Profitcenter
Das Profitcenter ist ein organisatorischer Teil eines Unternehmens, für den ein eigener
Periodenerfolg ermittelt wird.
Neben der Gewinn- und Verlustrechnung wird im Rahmen der Profitcenter-Rechnung
(abgekürzt: PCR) manchmal auch auf der Ebene einzelner Profitcenter bilanziert.
Rechnungsabgrenzung
Gemäß den im UGB begründeten Grundsätzen ordentlicher Buchführung sind
Aufwendungen und Erträge jenen Perioden zuzurechnen, in denen sie unabhängig vom
Zahlungszeitpunkt angefallen sind. Bei periodenübergreifenden Geschäftsfällen sind
Abgrenzungen durchzuführen, die in der Bilanz in den aktiven bzw. passiven
Rechnungsabgrenzungsposten verbucht werden.
Rückstellungen
Rückstellungen werden in der Bilanz für jene Verpflichtungen gebildet, deren
Entstehungsgrund zwar bekannt, deren Höhe und Fälligkeit aber am Ende des
Geschäftsjahres noch ungewiss ist. Aufgrund dieser Unsicherheiten ist der Betrag der
verschiedenen Rückstellungen für den Ansatz in den Passivposten der Bilanz zu
schätzen. Typische Rückstellungen, die gemäß UGB verpflichtend anzusetzen sind,
betreffen nicht konsumierte Urlaube, Abfertigungs- und Pensionsansprüche,
Prozesskostenrückstellungen für schwebende Verfahren oder Verlustrückstellungen bei
drohenden Verlusten.
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SAP R/3
Betriebswirtschaftliche Standardsoftware der Firma SAP. SAP R/3 ist sowohl im privaten
als auch im öffentlichen Bereich im Einsatz, hinter dem Kürzel SAP R/3 verbirgt sich
„Systeme, Anwendungen, Produkte, Realtime, 3“
SAP R/3 – Modul CO
„Controlling Modul von SAP R/3": dieses Modul dient der Durchführung der Kosten- und
Leistungsrechnung. Wichtige Strukturierungselemente sind Kostenzuordnungsobjekte
(Kostenstellen, Innenaufträge), die Standardhierarchie der Kostenstellen und Kostenarten.
Als technisch-organisatorische Gliederung fungiert der Kostenrechnungskreis.
SAP R/3 – Modul FI
„Financials Modul von SAP R/3": dieses Modul dient der Durchführung der
Finanzbuchhaltung mit Hauptbuch und Nebenbüchern. Führendes Strukturierungselement
ist das Sachkonto. Als technisch-organisatorische Gliederung fungiert der Buchungskreis.
SAP R/3 – Modul MM
"Material Management Modul von SAP R/3": dieses Modul dient zur Durchführung und
Organisation des Beschaffungswesens. Es bildet die gesamte Beschaffungskette von
Bestellung über Waren- bzw. Lagereingang bis zur Rechnungsprüfung ab.
SAP R/3 – Modul SD
"Sales & Distribution Modul von SAP R/3": dieses Modul dient zur Abwicklung der
Fakturierungstätigkeiten.
Sachanlagen
Sachanlagen sind Teil des Anlagevermögens. Darunter fallen z.B. Grundstücke und
Gebäude, Maschinen und Büro- und Geschäftsausstattung.
Aufgrund der Verordnung zum Rechnungsabschluss der Universitäten wird
wissenschaftliche Literatur ebenfalls als Sachanlage klassifiziert.
Sachkonto
Sachkonten sind Gliederungselemente in der Finanzbuchhaltung, um Buchungen nach
unterschiedlichen Kriterien zu sammeln. Alle Sachkonten werden im Kontenplan
dargestellt. Den Sachkonten in der Finanzbuchhaltung entsprechen die Kostenarten in der
Kostenrechnung. Somit ist eine Konsistenz zwischen der Darstellung von wertmäßigen
Veränderungen in der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung gewährleistet.
SD-Materialien (SAP Modul SD)
Bei der Anlage einer Faktura (Ausgangsrechnung) muss in SAP u.A. ein SD-Material
ausgewählt werden. Dieses entspricht einem FIBU-Konto/Sachkonto in der Buchhaltung
(z.B. Material 442000 = Erlöse aus Auftragsforschung). Die Beschreibung zu allen
verwendbaren SD-Materialen finden Sie auf der Homepage der Quästur.
Stammdaten
Unter Stammdaten versteht man wichtige Grunddaten im Rechnungswesen eines
Betriebes, die über einen gewissen Zeitraum nicht verändert werden. Wichtige
Stammdaten in der Finanzbuchhaltung sind Sachkonten, aber auch Kreditoren- und
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Debitorenstammdaten sowie in der Kostenrechnung Kostenstellen, Innenaufträge und
Kostenarten.
Umlaufvermögen
Unter Umlaufvermögen versteht man jene Wirtschaftsgüter, die nicht dazu bestimmt sind,
dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen. Zum Umlaufvermögen zählen beispielsweise
Vorräte, Forderungen, aber auch kurzfristig angelegte Wertpapiere sowie Bankguthaben.
Mit anderen Worten werden alle Vermögensgegenstände, die nicht zum Anlagevermögen
zählen, dem Umlaufvermögen zugeordnet. In der Bilanz wird das Umlaufvermögen den
Aktiva zugeordnet.
Umsatz, Erlöse
Als Umsatz bezeichnet man allgemein alle Erlöse für Lieferungen und Leistungen. Im Fall
der Technischen Universität Wien setzen sich die Umsätze aus den
Globalbudgetzuweisungen des Bundes, den Studienbeiträgen, den universitären
Weiterbildungsleistungen, den Forschungsleistungen sowie sonstigen Erlösen und
Kostenersätzen zusammen.
Verbindlichkeiten
Unter Verbindlichkeiten versteht man kurzfristige Bankverbindlichkeiten oder
Bankdarlehen sowie Verpflichtungen gegenüber Dritten (Lieferanten etc.), die eindeutig
feststehen. Sie werden in der Bilanz den Passiva zugeordnet.
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6
Anhang
6.1
Die Warengruppen
In der Materialwirtschaft von SAP werden Eingangsrechnungen auf Warengruppen
erfasst, welchen bestimmte Aufwands- oder Bestandskonten zugeordnet sind.
Tabelle der Warengruppen: (Immer aktuell online unter
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Warengruppen_mit_Steuerkennz.xls)
War Warengruppenbe
engr zeichnung
p
Warengruppenbeschreibun
g
Sachk
onto
FIPO
S
Steuer
kennz
eichen
Inland
EULand
Drittl
and
E4
V9
001
Anlagenverrechnu
ng
diese Warengruppe dient nur
zur Verwendung durch die
Quästur
07300
0
09AIB
V5
101
Wasser/Kanalgebühr
zur Verwendung durch
Gebäude und Technik
72030
0
72GEB
V4
102
Stromkosten
Gebäude
72000
0
72GEB
V5
104
Müllabfuhr
72040
0
72GEB
V4
105
Material
f.Gebäude
76490
0
75MAT
V5
106
Gas/Sonstige
Energie
72020
0
72GEB
V5
107
Verbrauch
v.Treibstoffen
Treibstoffe für Kraftfahrzeuge
und sonstige Zwecke. Der
Treibstoff für Dienstfahrzeuge
ist aus dem gleichen
73200
0
75MAT
V5
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Budgetbereich zu finanzieren,
aus dem auch die
Anschaffung des Fahrzeugs
erfolgt ist. Kosten für
Leihwagen oder
Kilometergeld von TU
MitarbeiterInnen sind über
ESS abzurechnen.
108
Sondermüllentsor
gung
Grundsätzlich wird die
Entsorgung von Bauschutt
von der Abteilung Gebäude
und Technik durchgeführt.
Die Entsorgung von
Problemstoffen kann jedoch
auch über die
erfolgen.
75330
0
74FRE
V4
109
Wärmeversorg.Ge
bäude
72010
0
72GEB
V5
201
Reinigung
Gebäude
72050
0
72GEB
V5
202
Bewachung
72060
0
72GEB
V5
204
Parkplatzbetreuun
g
72100
0
73INS
V5
205
Überw/Wart.Gebä
ude
72110
0
73INS
V5
206
Techn.Betriebsfüh
rung
72070
0
72GEB
V5
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207
Porto/Dok
+Warenvers
Rechnungen der Post, von
Francotyp Postalia und
Neopost, Briefmarken,
Paketaufgabe,
Einschreibgebühr,
Dokumentenversand,
Nachnamespesen und
Ähnliches von anderen
Anbietern (z.B.UPS, DHL,
etc.), Spediteure,
Frachtführer, Fahrradkuriere
Hinweis: Warenlieferungen
an die TU Wien erhöhen den
Warenwert der gekauften
Güter - der Versand ist mit
der Warengruppe des
Warenkaufs zu erfassen
73900
0
77KOM
V5
208
Werkverträge
In einem Werkvertrag
verpflichtet sich eine Person
im eigenen Namen zur
Herstellung eines bestimmten
Werkes-Anfertigung eines
Erzeugnisses, geistige
Schöpfung z.B.
Übersetzungsarbeiten,
Softwareentwicklung,
Skripten/Konzeptausarbeitun
g, Lieferung von Entwürfen,...
(darf kein(e) Beschäftigte(r)
der TU-Wien sein)
66430
0
74FRE
V3
R4
R4
209
Stipendien/sonst.F Zahlungen an Studierende,
örderungen
Forschungsstipendiaten,
Kurs-, Tagungs- u.
Seminargebühren für Externe
(keine TU-Mitarbeiter),
Unterstützung von
gemeinnützigen Vereinen
und ähnlichen
Organisationen.
Bei der Zahlung von
77400
0
79SON
V3
NK
NK
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Stipendien an Studierende
muss das Formular der
Quästur
(http://www.tuwien.ac.at/filea
dmin/t/quaest/Formulare/Fors
chungsbeihilfe.pdf)
verwendet werden
210
Sicherheit /
Arbeitsmedizin
Aufwendungen der Abteilung
GuT für Sicherheitstechnik
und Arbeitsmedizin (z.B.
Erste-Hilfe-Kurse,
Schutzkleidung,
Warnschilder, etc.) sowie
Strahlenschutzmessungen,
aber auch Arbeitsbekleidung,
Bildschirmarbeitsplatzbrillen,
etc.
75310
0
74FRE
V5
211
Exkursionen
Ausschließlich Flug-, Bus-,
Bahn-, Hotelkosten,
Eintrittsgelder und
Verpflegung im Zuge einer
Exkursion aus Globalbudget
und nur in Verbindung mit
Verwendung des
Innenauftrags EXK....
Allfällige weiteren Kosten
müssen sachkontengerecht
auf die jeweiligen
Warengruppen verteilt
werden z.B. Gerätemiete
Warengruppe 304
77320
0
74FRE
V3,V4,
V5
NO,
NK
NO,
NK
212
gewerbl. EDVDienstleistungen
Hard- und Software Updates,
Softwareinstallationen,
Datenkonvertierungen,
Zurverfügungstellung und
Nutzung von Domains,
Webhosting, Verkabelung
ZID, etc.
75350
0
74FRE
V3, V5
R4
R4
214
Bauvorhaben GuT
72110
73-
V5
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zur Verwendung für Gebäude
und Technik
0
INS
215
gewerbl.
Dienstleistungen
Leistungen von
Gewerbetreibenden, Firmen
und juristischen Personen,
Inanspruchnahme von
Arbeitsleistungen,
Sachverständigengutachten,
Datenbankzugriffe,
Datendownload,
Internatskosten für Lehrlinge,
Busmieten, Spediteure,
Frachtführer etc.
75300
0
74FRE
V5
R4
R4
216
IH Gebäude durch
GuT
72120
0
73INS
V5
R4
R4
218
DL Externer
Ziviltechniker
Honorare für Architekten und
Technischen Büros
Hinweis: Bei Gutachten für
Umbauten ist die
Genehmigung durch die
Abteilung Gebäude und
Technik erforderlich
75320
0
74FRE
V5
R4
R4
219
Genehmigte
Bauvorhaben Inst.
Räuml.Veränderungen von
§27 nach Genehmigung
durch Gebäude und Technik
(Ansprechperson Hr.Hodecek
) und nur in Verbindung mit
Verwendung des
Innenauftrags SAM.....
72120
0
73INS
V5
R4
R4
223
Dienstleistungen
Leistungen von
Einzelpersonen(§2 Einzelpersonen (darf kein(e)
7)
Beschäftigte(r) der TU-Wien
sein) Drittmittelbudget. (z.B.:
Reparaturen, Installation von
Hard- od. Software,
Transporte...)
75340
0
74FRE
V3
R4
R4
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301
Mieten über BIG
74000
0
78MIE
V0, V5
302
Fremdmieten
Abteilung Gebäude und
Technik
Hinweis: Raummiete durch
die Organisationseinheit
werden mit der Warengruppe
304 erfasst
74000
0
78MIE
V0, V5
303
Miete
Veranstaltung
Raum- und Geräteanmietung
für Kongresse,Tagungen,
Seminare (bei Verwendung
der Innenaufträge KTS, KTG,
ULA)
74110
0
78MIE
V5
R4
R4
304
Mieten/Kopiererwa Kopierer in Miete,
rtung
Mehrkopien, Fernleihe,
Gebindemieten (z.B.
Gasflaschen), etc.
Wohnungsmieten für Externe
zu Warengruppe 551
Leihwagen im Zuge einer
Reise von Externen zu
Warengruppe 551
74100
0
78MIE
V0,
V4,V5
R4
R4
401
Hilfs/Betriebsmaterial
Verbrauchsmaterial
76490
(Lebensdauer unter 2 Jahren) 0
z.B. Fotomaterial, Bohrer,
Glühbirnen, Fotopapier,
Werkzeuge,
Einweghandschuhe,
Elektrostecker, Elektrokabel,
Kabelschienen, Drähte,
Beamerersatzlampen, USVAnlagen, Batterien, etc.
75MAT
V3,V5
E4
V9
403
Büromaterial
Verbrauchsgüter, die als
Schreib-, Zeichen- und
Büromittel verwendet werden
75MAT
V5
E4
V9
28.03.2014
76000
0
Seite 209 von 227
Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
DVR Nr. 0005886
z.B. Kopierpapier, Ordner,
Farbbänder, Einlageblätter,
Kalender/Zeitplaner,
Scheren, Stempel, Hefter,
etc.
Toner zu Warengruppe 533
Batterien zu Warengruppe
401
404
Chemikalien
76410
0
75MAT
407
Arbeitsessen/Lebe Verpflegung im
76300
nsmittel
Zusammenhang mit
0
Veranstaltungen die
Arbeitszwecken dienen z.B.
Institutsbesprechungen,
Arbeitssitzungen, interne
Besprechungen und
Schulungen.
Hinweise:
- Das Formular "Ergänzungen
für Arbeitsessen,
Lebensmittel und
Repräsentation"
dmin/t/quaest/Formulare/Erg_
AE_Rep.pdf) muss ausgefüllt
und beigefügt werden
- Arbeitsessen mit Personen
die nicht an der TU-Wien
beschäftigt sind, müssen der
Warengruppe 531 zugeteilt
werden.
75MAT
28.03.2014
Filmentwicklungsmittel,
Konservierungsmittel,
Kühlmittel, Lösungsmittel,
Säuren, etc.
Hinweis: Beim Kauf von
Chemikalien inkl. Miete für
die Leihflaschen, wenn der
Wert der Chemikalien den
Mietbetrag übersteigt
V3,V4,
V5
E3,E
4
V9
N0
N0
V3,V4,
V5
Seite 210 von 227
Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
DVR Nr. 0005886
408
Arzneimittel
Arzneimittel, Medikamente,
Kauf und Auffüllung ErsteHilfe-Kästen (Ö-Norm
gerecht!!)
76420
0
75MAT
V5
E4
V9
500
IH techn.Anlagen
u.Maschinen
Instandhaltung*³ von
Maschinen und masch.
Anlagen (ursprünglicher
Einzelanschaffungswert*²
über € 1.000,--inkl.Ust und im
Anlageverzeichnis geführt)
(Anlagenklasse
30000,32000 und 33000)
72130
0
73INS
V3,V5
R4
R4
501
IH wiss. Literatur
DT
Universitätsbibliothek
72140
0
73INS
V3,V5
R4
R4
502
IH Sammlungen
72150
0
73INS
V5
R4
R4
503
IH
Geschäftsausst.
Instandhaltung*³ von Bürou.Laborausstattung
z.B.Möbel,
Diaprojektoren,Videorecorder
(ursprünglicher
über € 1.000.- inkl.Ust und im
(Anlagenklasse 31000,
5xxxxx, 60000 bis 62100
und 65000)
72160
0
73INS
V5
R4
R4
504
IH EDV-Anlagen
Instandhaltung*³ von EDVMaschinen und Geräten
(ursprünglicher
über € 1.000,--inkl.Ust und im
(Anlagenklasse 63000)
72170
0
73INS
V5
R4
R4
505
IH von Grund u
72100
73-
V5
N0
N0
28.03.2014
Seite 211 von 227
Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
DVR Nr. 0005886
Boden
0
INS
506
IH Kfz/sonst.
Fahrz.
Instandhaltung*³ von
KFZ/sonst.Fahrzeugen die im
Anlageverzeichnis geführt
werden. (Anlagenklasse
64000)
72180
0
73INS
V3,V5
R4
R4
507
IH sonstige
Instandhaltungsarbeiten,
die nicht das
Anlagevermögen
betreffen!(GWG)
72190
0
73INS
V5
R4
R4
508
Beförderungsleist.
Personenbeförd.
Straßenbahn, Taxi (mit
Begründung), Busse im
öffentlichen Verkehr (keine
Busse über Reisebüro, dafür
Warengruppe 215)
73000
0
74FRE
V4
NK
NK
510
Telefon/Telefax/Int Telefongesprächsgebühren,
ernet
Telefaxgebühren,
Internetgebühren (jedoch:
Handys auf Warengruppe
541)
Hinweis: A1 Rechnungen aus
dem TU Wien
Rahmenvertrag können aus
dem Globalbudget bezahlt
werden, alle übrigen Anbieter
nur aus Drittmitteln
73810
0
77KOM
V5
N0
N0
513
Lizenzgebühren ≤
2 Jahre
Lizenzgebühren zur
Ausübung bestimmter
Rechte: Buchnachdruck
(Urheberrechte),
Patentnutzung,
Softwarelizenzen
(z.B.Windows), SoftwareWartung,…
74500
0
74FRE
V5
Ware
V5
Downl
oad
E4
Ware
R4
Down
load
V9
Ware
R4
Dow
nloa
d
514
Leihpersonal
Personalabteilung
75000
0
74FRE
V5
R4
R4
28.03.2014
Seite 212 von 227
Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
DVR Nr. 0005886
516
DruckKopierkosten
76020
0
75MAT
V3,
V4, V5
E4
V9
518
Reinigungsmateria Ankauf von Reinigungsmitteln 76400
l
und Reinigungsmaterialien
0
für Laborbedarf und PCArbeitsplätze (z.B. Tastaturund
Bildschirmreinigungsmittel,
Supercleanbox),
Einweghandtücher,
Müllsäcke, Reinigungstücher,
Seifen, Geschirrspülmittel,
Tabs, Spezialputzmittel,
Putztücher, etc.
75MAT
V5
E4
V9
519
Laborbedarf
75MAT
V5
E4
V9
28.03.2014
Visitenkarten, Folder,
Einladungen, Flyer, Plakate,
Poster, Kopieanfertigung von
diversen Kopieranstalten
(Gerät befindet sich nicht an
der TU Wien), Reprints,
Fernleihen, etc.
Hinweise:
- Soweit möglich soll ein
Muster (z.B. Kopie der 1.
Seite, Kopie der Visitenkarte)
dem Beleg beigelegt werden
- Kopierpapier zu
Warengruppe 403
- Kopienpauschale zu
Warengruppe 304
Verbrauchsmaterial, welches
in Chemie- oder
Physiklaboratorien zur
Verwendung kommt z.B.
Pipetten, Filter, Glasgefäße,
etc.
Hinweis: Einweghandschuhe
zu Warengruppe 401,
Spezialputzmittel und
Putztücher zu Warengruppe
518
76440
0
Seite 213 von 227
Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
DVR Nr. 0005886
520
Inserate und
Anzeigen
Veröffentlichungen in
Zeitungen / Zeitschriften /
Internet / wissenschaftliche
Veröffentlichungen (z.B. in
Proceedings, Page Charges)
76700
0
74FRE
V5
R4
R4
521
Versicherungen
Grundsätzlich besteht an der 77000
TU-Wien eine
0
Haftpflichtversicherung Details sind unter
http://www.gut.tuwien.ac.at/v
ersicherungen/ zu finden.
Darüber hinausgehende
Versicherungen sind aus dem
§27-Budget zu begleichen.
Hinweis:
Geräteversicherungen
bedürfen der Genehmigung
des Rektorats
74FRE
V3
NK
NK
522
KfzVersicherungen
Versicherungsprämien für
Kraftfahrzeuge
77010
0
74FRE
V3
NK
NK
523
Transportversicher Verrechnung von
ungen
Transportversicherung, die
beim Warenversand entsteht,
wenn Anlagen, die sich im
Eigentum der TU Wien
befinden, zur Reparatur
geschickt werden, oder beim
Transport von Leihgeräten.
Z.B. Rechnung einer
Speditionsfirma über den
Transport eines
Lasergerätes: der Transport
wird mit der Warengruppe
215 erfasst und die
Transportversicherung über €
10,- mit der Warengruppe
523.
Hinweise:
- Beachten Sie bitte den
Passus „Mitnahme
77020
0
74FRE
V3
NK
NK
28.03.2014
Seite 214 von 227
Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
DVR Nr. 0005886
(Transport) von Geräten
innerhalb Österreichs bis zu
einem Wert von € 50.000,-“
der all-risk Polizze (ggfs.
keine zusätzliche
Transportversicherung nötig)
- Beachten Sie bitte jedenfalls
auch die Details unter
http://www.gut.tuwien.ac.at/v
ersicherungen/
- Beim Kauf von Waren
erhöht die
Transportversicherung den
Einstandspreis der Ware und
ist deshalb mit der
Warengruppe des gekauften
Gegenstandes zu erfassen.
525
Aus-/ Fortbildung
Teilnahmegebühren für
MitarbeiterInnen der TU
Wien, die an einem Kurs,
Kongress, Seminar,
Workshop oder an einer
Tagung teilnehmen.
77300
0
74FRE
V3, V5
NK,
NO
NK,
NO
526
Mitgliedsbeiträge
Zahlungen von Beiträgen an
nationale und internationale
Institutionen z.B.Vereine,...
77500
0
79SON
V3, V5
NK,
R4
NK,
R4
527
Datenleitung
zur Verwendung durch den
ZID (Miete Standleitung ZID)
73811
0
77KOM
V3, V5
528
Betriebskosten
BIG-Gebäude
72080
0
72GEB
V0, V5
529
Betriebskosten
Fremdgebäude
72080
0
72GEB
V0, V5
530
Rechts-und
Beratungskosten
Wirtschaftsprüfer,
Steuerberater,
Finanzprokuratur,
77210
0
74FRE
V5
R4
R4
28.03.2014
Seite 215 von 227
Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
DVR Nr. 0005886
Beratungleistungen der
Hochschülerschaft,
Organisationsberatung,
Projektmanagement,
Prozeßoptimierung,…
531
Repräsentationssp Anlässe, die nach Außen
76600
esen
gerichtet sind. Sofern in einer 0
OE Spesen (z.B. Empfänge,
Kommissionen,
Presseveranstaltungen,
Einladungen, etc.) für
Repräsentationszwecke
anfallen, sind diese nicht aus
dem Globalbudget, sondern
ausschließlich aus dem §27Budget zu begleichen.
Ausnahme: Rektorat sowie
Dekanate, deren
Repräsentationsaufwendung
en für die Fakultät aus dem
Globalbudget finanziert
werden können.
Hinweis: Das Formular
"Ergänzungen für
Arbeitsessen, Lebensmittel
und Repräsentation"
dmin/t/quaest/Formulare/Erg_
AE_Rep.pdf) muss ausgefüllt
und beigefügt werden
79SON
V3,V4,
V5
N0
N0
533
EDVVerbrauchsmat.
75MAT
V5
E4
V9
28.03.2014
(Lebensdauer unter 2 Jahren) 76450
z.B. Toner, Kabel, Maus,
0
Tastatur, CD-Rohlinge, DVDRohlinge, CD-Rom,
Netzwerkkarten,
Arbeitsspeicher,
Motherboard, Grafikkarte,
Adapter, USB-Sticks,
Kartenleser, Laptop- und
Tablethüllen, Laserpointer,
Seite 216 von 227
Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
DVR Nr. 0005886
externe Schnittstellen,
Webcam, Cartridge, Headset,
etc.
535
537
Anlagen
Bücher/Zeitschrifte
n/besp.Datenträge
r und
sonst.Druckwerke
28.03.2014
Maschinen und masch.
Anlagen, EDV-Anlagen, KFZ,
Betriebs-u.
Geschäftsaustattung, deren
über € 1.000,-- inkl. Ust
beträgt, .z.B. Analysegeräte,
Prüfmaschinen,
Spektrometer, Elektromotore,
Bohrmaschinen, Pumpen,
Geräteausstattung, PC,
Drucker, wissenschaftliche
Apparate,
Personenkraftwagen,
Einrichtungsgegenstände wie
Schreibtische, Kästen etc.,
wissenschaftliche Bücher
(Anlagenklasse 40000) und
wissenschaftliche
Zeitschriften (Anlagenklasse
41000 - siehe
http://www.tuwien.ac.at/zv/fib
u/Anlagenklassen.xls) ohne
Betragsgrenze!
Hinweis: Kontierungstyp A
unabhängig von §27 oder
Globalbudget!
Zuteilu
ng je
Anlage
nklass
e
nicht wissenschaftliche
Bücher und Zeitschriften,
Gesetzesbücher z.B. HGB,
UG, Lohnverrechnung,
Lexika, Wörterbücher,
Vorlesungsverzeichnisse,
Normungsblätter, Atlanten,
Landkarten, Pläne, Stadt-und
Buchpläne, bespielte CDROM/DVD/Video, Online-
76030
0
Steuer
kz. für
Anl.kl.:
40000
41000
01IMM
bis
09AIB
75MAT
V5
E4
V9
V4
E3
V9
V4
E3
V9
Seite 217 von 227
Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
DVR Nr. 0005886
Zeitschriften, Online-Bücher,
etc.
538
Wiss.Kleingeräte
< € 1.000,-
Wissenschaftliche Geräte;
unter € 1.000,-- inkl.Ust,
z.B.Mikroskop, Kleingeräte…
GWGs dieser Warengruppe
werden in einer
Gesamtsumme von der
Anlagenbuchhaltung pro
Quartal auf Sammelanlagen
(Nutzungsdauer 3 Jahre) und
getrennt nach Globalbudget
und Drittmittel auf
Sammelinnenaufträge
umgebucht.
76800
0
75MAT
V5
E4
V9
539
EDV-Kleingeräte < EDV-Maschinen und Geräte
€ 1.000,mit
unter € 1.000,- inkl.Ust, z.B.
Monitor, Drucker, PC, Router,
Festplatten, MagnetbandDatenspeicher, Prozessoren,
Dockingstation, Gehäuse,
Tablets, Datenlogger
werden in einer
Gesamtsumme von der
und Drittmittel auf
umgebucht.
76801
0
75MAT
V5
E4
V9
540
Einrichtungsgeg < Büro-, Labor-,
€ 1.000,Geschäftsausstattung;
unter € 1.000,--inkl.Ust
z.B.Kleinmöbel, Tische,
76802
0
75MAT
V5
E4
V9
28.03.2014
Seite 218 von 227
Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
DVR Nr. 0005886
Drehsessel, Rollkorpus,…
werden in einer
Gesamtsumme von der
und Drittmittel auf
umgebucht.
541
GWG < € 1.000,-
Geringwertige
Wirtschaftsgüter mit
unter € 1.000,- inkl.Ust, z.B.
Diensthandy,
Bürogebrauchsgüter (z.B.
Karteikästen), etc.
werden in einer
Gesamtsumme von der
und Drittmittel auf
umgebucht.
76803
0
75MAT
542
Sozialleistungen
§27: Ausgaben aus dem
Drittmittelbudget für max. einbis zweimal jährliche
Betriebsfeste und
Betriebsausflüge zur
Mitarbeitermotivation z.B.
Weihnachtsfeier, Ehrungen,
Gutscheine, Wettbewerbe,...
(ausgenommen sind zentrale
OEs).
Hinweise:
- Es können keine Feste
75410
0
79SON
28.03.2014
V5
E4
V3,V4,
V5
Seite 219 von 227
V9
Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
DVR Nr. 0005886
oder Geschenke zu
persönlichen Anlässen
finanziert werden!
- Ausgaben für
Arbeitskleidung über
Warengruppe 210
543
Betriebsko (VST
pfl.)
72090
0
72GEB
V5
545
sonst.Gebühren
gesetzl. Vorschreibungen,
Strafen, Säumniszuschläge,
Maut, Roadpricing, Vignette,
Parkgebühren,
Patentgebühren,
Firmenbuchabfragen, ORF,
URA,
Reprographievergütung, etc.
71400
0
71STE
V3
546
Kreditkartengebüh
r
verrechnete Gebühr des
Kreditkarteninstituts
77700
0
79SON
V3
549
wiss.Dienstleistun
gen Dritter §27
Zukauf von Dienstleistung
Dritter (Firmen und
Einzelpersonen) in
Zusammenhang mit der
Erstellung von Gutachten,
Analysen, Untersuchungen
...in der Auftragsforschung
und Forschungsförderung (
D...... - Innenaufträge)
58000
0
75MAT
V5
550
Bauvorh.GuT
M.HH.
72110
0
73INS
V5
28.03.2014
NK
NK
R4
R4
Seite 220 von 227
Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
DVR Nr. 0005886
551
Reise/Aufent
Externe
Abrechnung von Reise und
Aufenthaltskosten für
Externe, z.B.
Wohnungsmiete
bzw.Zimmermiete für Externe
Es können nur belegbare
Kosten abgerechnet werden,
keine Pauschalen.
73750
0
76REI
V3,
V4, V5
76310
0
75MAT
V3,
V4, V5
Für die Bezahlung von
Kilometergeld für Externe
innerhalb von Österreich ist
eine genaue Ortsangabe
notwendig.
Reise- und Aufenthaltskosten
im Rahmen einer Exkursion
sind über die Warengruppe
211 zu verbuchen. Reiseund Aufenthaltskosten im
Rahmen eines einmaligen
Gastvortrages (Verrechnung
per Honorarnote) sind
gemeinsam mit dem
Vortragshonorar über die
Warengruppe 208 zu
verbuchen (Honorare mit R4,
Refundierung Reisekosten
mit NK).
Die Verrechnung von Reiseund Aufenthaltskosten von
TU-MitarbeiterInnen erfolgt
ausnahmslos mittels
Dienstreise über ESS.
552
Bewirtung
Kongresse
28.03.2014
Bewirtung im Zuge von
Kongressen, Tagungen,
Seminaren und
Universitätslehrgängen
(Ausschließlich
Innenaufträge KTS, KTG,
Seite 221 von 227
Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
DVR Nr. 0005886
ULA, ULG und ULZ)
553
ÖBB-Vorteilskarte
6.2
Refundierung der Kosten für
ÖBB-Vorteilskarten für TUBedienstete (diese
Reisekosten können nicht
über ESS abgerechnet
werden)
Hinweis: Der
Budgetverantwortliche
entscheidet eigenverantwortl
ich über die Höhe der
Refundierung, und ob die
Kosten überhaupt refundiert
werden.
73760
0
76REI
V3,V4
Die SD-Materialen
In der Fakturierung von SAP werden Ausgangsrechnungen auf SD-Materialien erfasst,
welchen bestimmte Ertragskonten zugeordnet sind.
Tabelle der SD-Materialen: (Immer aktuell online unter
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/SD_Materialien.pdf)
Mat.Nr. Materialkurztext
Beschreibung Material
Sachkonto
SAKO-Bezeichnung
Einnahmen/Förderungen im Rahmen
von Forschungsprojekten.
Verpflichtung eine bestimmte
vertraglich festgelegte Leistung zu
erbringen und zur Übertragung der
Verwertungs- und
Veröffentlichungsrechte. Der
Auftraggeber hat ein eigenes
konkretes Interesse an den
Forschungsergebnissen.
442000 Erlöse aus Auftragsforschung
2 AV-Medienverleih/-verkauf
Einnahmen aus dem Verleih/-Verkauf
von audiovisuellen Medien, wie z.B.
Videokassetten, DVD´s, Beamer usw.
449000
Sonstige Erlöse und
Kostenersätze
3 Einnahmen der Bibliothek
dient nur zur Verwendung durch
449000
Kostenersätze
1
Erlöse aus
Auftragsforschung
28.03.2014
Seite 222 von 227
Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
DVR Nr. 0005886
445100 Jahreskartengebühr Bibliothek
5 Erhaltene Kautionen
Einzahlungen von Kautionen
379000 Erhaltene Kautionen
7 Erlöse aus Anlagenverkauf
Erlöse aus dem Verkauf von Anlagen,
die im Anlagenverzeichnis geführt
werden.- siehe Anleitung im
Org.handbuch! Ein Anlagenverkauf ist
in der Quästur Frau Schmidhofer zu
melden.
470000
Erlöse aus dem Abgang von
Anlagen
8 Erlöse aus Bauzuschuß
449000
Kostenersätze
443000
Erlöse aus Vermietungen und
Verpachtungen
Einnahmen/Förderungen im Rahmen
von EU-Projekten im Bereich §27.
siehe Material Nr. 12
442100
Erlöse aus
Forschungsförderung
Einnahmen der Beiträge für die
Teilnahme von Studenten an einer
Exkursion
420100 Beiträge für Exkursionen
12 Forschungsförderung
Einnahmen jener Projekte, für die eine
Verpflichtung zur widmungsgemäßen
Verwendung der Fördermittel besteht.
Keine unmittelbare Gegenleistung, nur
Berichts-und
Rechnungslegungspflicht. Es besteht
ein "öffentliches Interesse" an der
Durchführung des
Forschungsprojektes.
442100
14 Gesprächskosten
Rückerstattung der Kosten für
Privatgespräche
440400 Erlöse aus Telefongesprächen
4
9
Jahreskarte UB (nicht TU
Angehörige)
Erlöse aus
Betriebskostenabrechnung
10 EU-Projekte gem. § 27
11
Exkursionsbeiträge
(Lehrveranstaltungen)
Erlöse aus
Forschungsförderung
15
Wissenschaftliche
Dienstleistungen
Einnahmen für die Erstellung von
Gutachten, Untersuchungen, Proben,
usw.
440000
Erlöse aus
wissenschaftl.Dienstleistungen
16
Infrastruktur (Strom,
Gas b. Vermietung)
449000
Kostenersätze
Einnahmen für die Verwendung von
Dienstkraftwagen für private Zwecke
443000
Verpachtungen
17 KFZ Vermietung
28.03.2014
Seite 223 von 227
Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
DVR Nr. 0005886
18 Kopienverkauf
20
Kostenersatz für ad Person
Projekte § 26
Einnahmen aus dem Verkauf von
Kopien an Dritte
Nutzung der Infrastruktur der TU-Wien
für ad personam §26-Projekte
449000
Kostenersätze
neu neues Sachkonto
Künstlerische
21
Dienstleistungen
Einnahmen für erbrachte künstlerische
Dienstleistungen z.B.
Videodokumentationen, Fotografie,
usw.
440100
Erlöse aus künstlerischen
Leistungen
22 Kurse und Lehrgänge
Einnahmen der Teilnehmergebühren
von Kongresse,Tagungen oder
Seminaren
420000
Erlöse aus universitärer
Weiterbildungsleistung
23 Lehrveranstaltungsverzeichnis
Lehrveranstaltungsverzeichnissen
449000
Kostenersätze
24 Parkplatzvermietung
443000
Verpachtungen
25 Patent- und Lizenzeinnahmen
Patent-oder Lizenzrechten
26 PR-Produkte
dient nur zur Verwendung durch die
PR-Abteilung
449000
Kostenersätze
27 Raumvermietung
Einnahmen für die Vermietung von
Hörsälen und Seminarräumen an der
TU-Wien
443000
Verpachtungen
28 Schadenersatz
Einnahmen für
Schadenersatzleistungen z.B.
Versicherungserlös
492500
Erträge aus
Schadenersatzleistungen
29 Skriptenverkauf
Skripten
444000
Erlöse aus dem Verkauf von
Lehrbehelfen
Einnahmen aus Spenden,
Schenkungen oder Nachlässen von
Firmen
490000
Spenden, Schenkungen und
Nachlässe
Einnahmen aus Sponsoring (= wird als
Geld mit Gegenleistung bezeichnet)
446100 Erlöse aus Sponsoring
30
Spenden, Schenkungen,
Nachlässe
31 Sponsoring
28.03.2014
neu neues Sachkonto
Seite 224 von 227
Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
DVR Nr. 0005886
32 Werbeeinnahmen
Einnahmen aus Werbung
ACHTUNG: bei der Verwendung
dieses Materials werden automatisch
5% Werbeabgabe berechnet!
446000 Erlöse aus Werbung
35 ZID-Dienstleistungen
dient nur zur Verwendung durch den
Zentralen Informatikdienst
440200
dient nur zur Verwendung durch den
Zentralen Informatikdienst
440300 Erlöse aus Software Lizenzen
36
ZID-Softwarelizenzen (< ein
Jahr)
42 Helium
dient nur für lagergeführtes Material
43 Chemikalien
dient nur für lagergeführtes Material
52 Papier A3
53 Papier A4 Standard
54 Papier A4 gelocht
Einnahmen aus Rückvergütungen
diverser Aufwendungen durch Dritte
56 Rückvergütungen durch Dritte
(Refundierung Reisekosten siehe
Mat.Nr.101 oder 102)
59 Budgetzuweisung BMBWK
Kostenersätze (Änderung)
Erlöse
400000 Globalbudgetzuweisungen
des Bundes
Chemikalien
neu neues Sachkonto
61 Stickstoff flüssig
Stickstoff flüssig
neu neues Sachkonto
62 Helium flüssig
Helium flüssig
neu neues Sachkonto
60
Einnahmen aus
Chemikalienverkauf
Quästur
449000
Erlöse aus EDVDienstleistungen
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Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
DVR Nr. 0005886
63 Helium gasförmig
Helium gasförmig
64 Transportkosten
Einnahmen aus erbrachten
Transporten
449000
Kostenersätze
Erlöse aus sonstigen
71
Leistungen
VERWENDEN SIE DIESES
MATERIAL NUR, WENN KEINE
ZUORDNUNG ZU EINEM ANDEREN
MATERIAL MÖGLICH IST!
449000
Kostenersätze
neu neues Sachkonto
81
Infrastruktur 10 % (Strom,
Gas b. Verm.)
449000
Kostenersätze
82
Infrastruktur 20 % (Strom,
Gas b. Verm.)
449000
Kostenersätze
83
Betriebseinn. Verm. 10 %
UST pflichtig
443100
Betriebseinnahmen
vermieteter Obj.(UST pflicht)
84
Betriebseinnahmen
Vermietung UST pflicht
443100
Betriebseinnahmen
85
Betriebsein. Verm. 20% UST
pflicht
443100
Betriebseinnahmen
86
Erlöse aus Betriebskostenabr. dient nur zur Verwendung durch
10 %
443000
Verpachtungen
Erlöse aus
87 Betriebskostenabrechnung 20
%
443000
Verpachtungen
91 Erlöse Studiengebühren
Quästur
410000 Erlöse aus Studienbeiträgen
101
Refundierung Personalkosten
§27
Einnahmen von Dritten für refundierte
Personal-/Reisekosten im Bereich §27
491000
Auftragsf.v.Dritten
102
§26
Einnahmen von Dritten für refundierte
Personal-/Reisekosten im Bereich §26
491100
§26
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Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
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Handbuch Rechnungswesen

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