Optimale Bestellmenge

Optimale Bestellmenge
Optimal order quantity
Begriff
Bei der Planung der Bestellmengen muss die Einkaufsabteilung eines Betriebes die entstehenden Kosten grundsätzlich möglichst gering halten.
Die optimale Bestellmenge ist die Menge, bei der die
Summe aus Lager- und Bestellkosten am geringsten ist.
Zielkonflikt zwischen Lager- und Bestellkosten
Die Beschaffung größerer Mengen in größeren Zeitabständen verursacht relativ hohe Lagerkosten.
Die Beschaffung kleinerer Mengen in kleineren Zeitabständen verursacht relativ hohe Bestellkosten.
Beispiel
Die OfficeCom AG ermittelt in der Ermittlung der optimalen Bestellmenge – Laserdrucker LD 02
nachstehenden Tabelle die optimale
Bestellmenge für den Laserdrucker Mögliche Anzahl Bestellmenge Lagerkosten Bestellkosten Gesamtkosten
der BestellunPaletten
€
€
€
LD 02, der vor einiger Zeit in das Sorgen
bei
unserem
timent aufgenommen wurde, aufgrund
Lieferer pro Jahr
folgender Bedingungen:
1
400
2.000,00
40,00
2.040,00
Pro Jahr werden aufgrund der Nachfrage 20.000 Laserdrucker benö2
200
1.000,00
80,00
1.080,00
tigt. Eine Bestelleinheit umfasst
4
100
500,00
160,00
660,00
eine Palette mit 50 Laserdruckern.
8
50
250,00
320,00
570,00
Im Jahr werden somit 400 Paletten
benötigt.
10
40
200,00
400,00
600,00
Unser Lieferer berechnet bei jeder
16
25
125,00
640,00
765,00
Bestellung unabhängig von der
Menge 20,00 € für die AuftragsbeBei der Ermittlung der optimalen Bestellmenge (siehe Taarbeitung.
belle) sind für die OfficeCom AG folgende Fragen zu klären:
Die OfficeCom AG kalkuliert – ebenfalls unabhängig
a) Bei welcher Bestellhäufigkeit sind die Gesamtkosten am
von der Bestellmenge – 20,00 € für die Arbeitsvorgänge
geringsten?
beim Wareneingang und bei der Rechnungsprüfung ein.
(hier: bei 8 Bestellungen pro Jahr = 570,00 € GesamtEine Palette mit 50 Laserdruckern verursacht während
kosten)
der Lagerdauer durchschnittliche Lagerkosten (anteilige
b) Wie viel Paletten müssen jeweils bestellt werden, um die
Lagerverwaltungskosten und Zinskosten für das in der
Summe aus Lager- und Bestellkosten zu minimieren (opWare gebundene Kapital) von 5,00 €.
timale Bestellmenge)?
In einem Jahr besteht die Möglichkeit, bis zu sechzehn(hier: 50 Paletten)
n
mal zu bestellen.
€
Optimale Bestellmenge
2.500,00
Gesamtkosten
Lagerkosten
2.000,00
1.500,00
niedrigste
Gesamtkosten
1.000,00
500,00
0
3526249
0
25
40 50
100
200
Bestellkosten
400 Bestellmenge
(Paletten)
Beschaffungsprozesse planen, steuern und kontrollieren
249
ABC-Analyse
ABC-Analysis
Begriff
Die ABC-Analyse ist ein Verfahren zur wirtschaftlichen
Bewertung der zu beschaffenden und zu lagernden Güter und dient damit der Wirtschaftlichkeitskontrolle. Die
jeweiligen Artikel werden entsprechend des Verkaufs
nach ihrem Mengenanteil und nach ihrem Wertanteil am
gesamten Einkaufs- bzw. Warenvolumen des Lagers in
A-, B- und C-Güter eingeteilt.
A-Güterr haben einen hohen Wertanteil, jedoch nur einen geringen Mengenanteil am Gesamtvolumen.
B-Güterr haben einen mittleren Wert- und Mengenanteil
am Gesamtvolumen.
C-Güterr haben nur einen geringen Wertanteil, jedoch
einen hohen Mengenanteil.
Aufgrund der Einordnung in diese Klassen sollen dann entsprechend angepasste wirtschaftliche Maßnahmen für die
einzelnen Artikel angestrebt werden.
Wirtschaftliche Maßnahmen als Konsequenz aus der ABC-Analyse
6
Bei der Gruppe A ist aus wirtschaftlichen Gründen eine gründliche Marktanalyse und Lieferantensuche sowie -auswahl erforderlich, um Fehlinvestitionen zu vermeiden. Weiterhin sollte eine genaue Warendisposition und Bestandsführung sowie
-überwachung angestrebt werden.
Bei der Gruppe C sollte die Senkung der Beschaffungs- und Lagerkosten im Vordergrund stehen (z. B. durch Sammelbestellungen oder telefonische Bestellungen).
Güter der Gruppe B, die weder der Gruppe A noch der Gruppe C zugeordnet werden, sollten entsprechend mit möglichst
geringem wirtschaftlichen und organisatorischen Aufwand betreut werden.
Beispiel
Die OfficeCom AG will das Lager für die Bauteilkomponenten einer umfangreichen Modellserie (Serie 501) wirtschaftlich optimieren. Zu diesem Zweck soll zu Beginn eines neuen
Quartals u. a. für flexible Verbindungselemente eine ABCAnalyse zur Wirtschaftlichkeitskontrolle durchgeführt wer-
Art.-Nr.
501-01
501-02
501-05
501-12
501-23
Gesamt
den. Dazu soll zunächst der Anteil der einzelnen Artikel an
der Gesamtverbrauchsmenge und am Gesamtverbrauchswert ermittelt werden, um eine entsprechende Rangfolge
für die Einordnung in die A-, B-, und C-Klasse festlegen zu
können (siehe Tabelle).
– Modellserie 501 / Flexible Verbindungselemente –
Artikel nach Verbrauchsmengen und Verbrauchswerten
Verbrauchsmengen
Verbrauchswerte
Einheiten
Anteil %
Rangfolge Stückpreis € Warenwert €
Anteil %
Stück
46
4,55
4
165,00
7.590,00
38,24
15
1,48
5
450,00
6.750,00
34,00
120
11,87
3
29,90
3.588,00
18,07
350
34,62
2
3,45
1.207,50
6,08
480
47,48
1
1,49
715,20
3,60
1 011
100,00
19.850,70
100,00
Rangfolge
Artikelgruppe
1
2
3
4
5
A
A
B
C
C
Wertanteil in %
100
90,31 90
80
72,24 70
60
50
40
30
20
10
C-Güter
B-Güter
A-Güter
0
250
6,03
10
17,90
20
30
40
50
Beschaffungsprozesse planen, steuern und kontrollieren
60
70
80
90
100 Mengenanteil in %
3526250
Bestellverfahren der Vorratsbeschaffung
Bestellpunktverfahren
Bestellrhythmusverfahren
Die Bestellung erfolgt beim Erreichen eines bestimmten Lagerbestandes (Bestellpunkt). Wird er erreicht, erfolgt eine
Meldung zur Nachbestellung vom Lager an den Einkauf.
Daher wird dieser Bestellpunkt auch als Meldebestand und
das Verfahren als Meldebestandsverfahren bezeichnet.
Stück
Different kinds of reordering goods
Höchstbestand
Die Bestellung erfolgt jeweils in einem festen zeitlichen
Rhythmus, also in gleichbleibenden Zeitintervallen, so
dass die Bestellmengen zur Erreichung des Höchstbestandes je nach gerade erreichtem Lagerbestand unterschiedlich hoch sein können.
Stück
Höchstbestand
Bestellpunkt:
bei Erreichen des
Meldebestandes (MB)
Mindestbestand
Zeit
Bei der Festlegung des Bestellpunktes, also des entsprechenden Lagerbestandes, müssen Lieferzeit, Tagesverbrauch sowie ein Mindestbestand (eiserne Reserve) des
Artikels berücksichtigt werden. Das Bestellpunktverfahren
ist bei unregelmäßigem Verbrauch sinnvoll, wenn der Bestellpunkt (Meldebestand) fortlaufend angepasst wird, um
zu niedrige bzw. zu hohe Bestände zu vermeiden.
Bestellrhythmus:
Bestellung in regelmäßigen Zeitintervallen
Zeitraum
Zeitraum
Bestellung Bestellung Bestellung
Mindestbestand
Zeit
Das Bestellrhythmusverfahren ist nur bei relativ konstantem
Verbrauch sinnvoll. Bei wechselnden Verbrauchsmengen
aufgrund von Nachfrageschwankungen besteht schnell das
Risiko zu geringer oder zu hoher Lagerbestände.
Eigenfertigung oder Fremdbezug?
Make or buy?
Insourcing/Outsourcing
Unternehmen entscheiden, ob sie Güter und Dienstleistungen selbst erstellen oder einkaufen. Entscheidet man sich dafür,
bisher im eigenen Unternehmen erstellte Leistungen von anderen erstellen zu lassen, spricht man von Outsourcing. Umgekehrt bedeutet die Erstellung bisher fremder Leistungen in eigener Regie Insourcing.
Einflussgrößen und Kostenvergleich
Kosten
Sicherheit (Unabhängigkeit vom Lieferanten)
betriebliche Einflussnahme auf Endleistung
ökologische Aspekte (z. B. Entsorgung)
organisatorischer Aufwand
Qualifikation des Personals
Werden nur die Kosten zur Entscheidung herangezogen,
kann ab einer bestimmten Menge (kritische Menge) die Eigenfertigung günstiger sein als der Fremdbezug (Fixkostendegression durch Auslastung der teuren Maschinen).
Beispiel: Das Unternehmen kann ein bisher selbst gefertigtes Teil auch von einem Lieferanten beziehen:
Kosten der Eigenfertigung:
Kosten des Fremdbezugs:
Kf = 12.000,00 €; kv = 20,00 € Bezugspreis: 50,00 €
→ KE = 12.000 + 20 x
→ KF = 50 x
3526251
Bei der Entscheidung „Eigenfertigung oder Fremdbezug“
spielen neben den Kosten auch die übrigen Einflussgrößen
und deren Gewichtung eine Rolle. Die kritische Menge
ist die Menge, bei der die Kosten von Eigenfertigung und
Fremdbezug gleich hoch sind und bei der langfristig über
die Beschaffungsalternative entschieden werden muss.
KF
Kosten (€)
KE
Kritische Menge:
12.000 + 20 x = 50 x
x = 400
400
Menge (Stück)
Beschaffungsprozesse planen, steuern und kontrollieren
251
Anfrage
Enquiry/Inquiry
Anfrage
Betriebswirtschaftliche und rechtliche Bedeutung
der Anfrage
Eine Anfrage dient der Geschäftsanbahnung und Information und ist unverbindlich.
Allgemeine Anfrage:
Bitte um Zusendung von allgemeinem Informationsmaterial (z. B. Katalog), gegebenenfalls mit Mustern.
Spezielle Anfrage:
Bitte um spezielle Informationen über die Lieferung von bestimmten Artikeln, ggf. mit Mustern.
Aufbau und Inhalt einer Anfrage
1. Grund der Anfrage
2. Nennen der gewünschten Ware
3. Angabe der erforderlichen Menge
4. Erfragen der Preise, Lieferungs- und Zahlungsbedingungen
5. Hinweis auf gewünschten Liefertermin
aus: Bentin, Margit u. a.: Beschaffungsprozess, 5. Aufl., Braunschweig 2012,
S. 18
Textbausteine zur Anfrage
Anfrage
Aufbau und Inhalt
Formulierungvorschläge
1. Grund der Anfrage
Ihre Erzeugnisse sind uns von einem anderen Unternehmen
empfohlen worden. Wir werden in nächster Zeit mehrfach
Bedarf an … haben und bitten um ein Angebot.
Wir haben Ihre Anzeige in der Fachzeitschrift … vom … gelesen
und bitten um ein Angebot über: …
2. Nennen der gewünschten Ware
Wir erwarten ein ausführliches Angebot über: …
Wir interessieren uns für …
Für eine Sonderaktion benötigen wir …
3. Angabe der erforderlichen Menge
Wir benötigen … Stück.
Beachten Sie bitte, dass für unser Unternehmen nur große
Mengen infrage kommen.
4. Erfragen der Preise, Lieferungs- und Zahlungsbedingungen
Bitte schreiben Sie uns, ob Sie die Artikel … in der erforderlichen Menge binnen … Tagen liefern können.
Informieren Sie uns auch über Ihre Lieferungs- und Zahlungsbedingungen.
5. Hinweis auf gewünschten Liefertermin
Wir benötigen die Ware bis zum …
Die Artikel müssen in der … Kalenderwoche geliefert werden.
aus: Bentin, Margit u. a.: Beschaffungsprozess, Lehrerband, 3. Aufl., Braunschweig 2012, S. 123
3526253
Beschaffungsprozesse planen, steuern und kontrollieren
253
Angebot und Angebotsvergleich
Offer/Comparison of offers
Betriebswirtschaftliche und rechtliche Bedeutung des Angebotes
Ein vollständiges Angebot enthält Angaben über: Ware,
Preis, evtl. Rabatt, Verpackungs- und Beförderungskosten,
Lieferzeit und Zahlungsbedingungen. Außerdem enthält es
den Erfüllungsort (Ort, an dem der Schuldner seine Leistungen zu erfüllen hat) und den Gerichtsstand (Sitz des Gerichtes, das im Streitfall zuständig ist).
Ein Angebot ist grundsätzlich verbindlich. Falls ein Lieferant sich nicht binden will, muss das Angebot entweder
zeitlich befristet sein oder sogenannte Freizeichnungsklauseln (z. B. „unverbindlich“, „freibleibend“) enthalten.
Widerruf
Ein Angebot kann widerrufen werden. Der Widerruf muss
vor oder gleichzeitig mit dem Angebot eintreffen (z. B. als
Fax).
Anpreisungen
Bei Schaufensterauslagen und Anzeigen in Zeitungen oder
Zeitschriften handelt es sich nichtt um Angebote, sondern
um sogenannte Anpreisungen, die sich an die Allgemeinheit richten und daher unverbindlich sind.
Aufbau und Inhalt eines Angebotes
6
Eingehen auf Anfrage (verlangtes Angebot) oder Vorstellen des Unternehmens (unverlangtes Angebot)
Nennen der Angebotsbedingungen (Preise, Lieferungsu. Zahlungsbed., Lieferzeit, Erfüllungsort, Gerichtsstand)
Beschreiben des Artikels bzw. des Sortiments
freundl. Abschlusssatz (Hoffnung auf Bestellung)
aus: Bentin, Margit u. a.: Beschaffungsprozess, 5. Aufl., Braunschweig 2012, S. 28
Beurteilungskriterien (Angebotsvergleich)
Angebotsvergleich
Ziel
Ermittlung des Lieferanten,
bei dem bestellt werden soll
Entscheidungskriterien
quantitatives Kriterium
Einstandspreis bestimmt
durch:
Listenpreis
Lieferrabatt
Lieferskonto/
Zahlungsziel
Bezugskosten
– Verpackungskosten
– Transportkosten
Es sollte ein möglichst
günstigerr Einstandspreis
erzielt werden.
qualitatives Kriterium
Qualität der Ware
Liefermenge
Lieferzeit
Zuverlässigkeit des
Lieferanten
Verhalten des Lieferanten bei Reklamationen
Kulanz des Lieferanten
Kundendienst des Lieferers
Gewährleistungsbedingungen
Qualitative Gesichtspunkte
können das Kriterium
des Einstandspreises
relativieren.
aus: Bentin, Margit u. a.: Beschaffungsprozess, Lehrerband, 3. Aufl.,
Braunschweig 2012, S. 125
254
Beschaffungsprozesse planen, steuern und kontrollieren
Beispiel für einen Preisspiegel
Artikel-Nr.: x
Artikel: Laserdrucker
Datum: x
Lieferant:
Angebot vom:
Bestellmenge:
A
x
15
B
x
15
€
I. Quantitativer Vergleich:
pro Stück
Listeneinkaufspreis
– Rabatt
= Zieleinkaufspreis
– Lieferskonto
Gesamt
€
pro Stück
Gesamt
1.290,00 19.350,00 1.325,00 19.875,00
15 %
2 %/
10 Tage
2.902,50
12 %
16.447,50
3 %/
328,95 14 Tage
2.385,00
17.490,00
524,70
= Bareinkaufspreis
16.118,55
16.965,30
+ Verpackungskosten
–
–
–
–
+ Transportkosten
frei Haus
frei Haus
= Einstandspreis
1.074,57 16.118,55 1.131,02 16.965,30
II. Qualitativer Vergleich:
(siehe auch S. 261)
Mindestbestellmenge
–
–
Lieferzeit
vier Wochen
drei Wochen
Kundendienst
unbekannt
gut
weitere
qualitative
Kriterien
neuer Anbieter
stellt zuverlässige
und langlebige
Geräte her
Bestellung bei
abhängig von der Gewichtung der Kriterien
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