Handbuch für Clubausschüsse
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Handbuch für Clubausschüsse
Handbuch für Clubausschüsse Dies ist die Ausgabe 2003 des Handbuchs für Clubausschüsse (226-GE). Sie dient als Anleitung für aktive Clubausschüsse der Jahre 2004/05, 2005/06 und 2006/07. Die in dieser Publikation enthaltenen Informationen stützen sich auf die Einheitliche Verfassung und die empfohlene Clubsatzung für Rotary Clubs, die Verfassung und Satzung von Rotary International sowie auf den Rotary Code of Policies (Rotary-Richtlinien). Änderungen im Zuge des 2004 stattfindenden Gesetzgebenden Rates oder durch Beschlüsse des Zentralvorstands ersetzen selbstverständlich jegliche Formulierungen in dieser Publikation. Inhalt Einleitung Diskussionsfragen der Distriktversammlung 1 3 1 Wahl der Ausschussmitglieder und Zielsetzung Auswahl und Anleitung der Clubausschussmitglieder Setzen und Erreichen von Zielen Identifizierung und Nutzung von Ressourcen 11 11 13 15 2 Mitgliedschaft Mitgliederbezogene Clubausschüsse Richtlinien zur Mitgliedschaft Ressourcen für die Mitgliedschaft Rekrutierung und Einführung neuer Mitglieder Orientierung neuer Mitglieder Mitgliederbindung 17 17 21 22 24 26 28 Anhänge 1. Aufnahme und Einführung neuer Mitglieder 2. Orientierung neuer Mitglieder — Strategien für den Erfolg 3. Willkommen bei Rotary — Arbeitsblatt für Mentoren 4. Informationsprogramme 5. STAR (Spezialtraining für Aktionen in Rotary) 6. Umfrage zur Mitgliederzufriedenheit 7. Umfrage unter ehemaligen Mitgliedern 29 31 33 35 38 39 42 Dienstprojekte Projektbezogene Clubausschüsse Richtlinien für Dienstprojekte Ressourcen für die Projektarbeit Erfolgreiche Dienstprojekte Bedarfsermittlung Planung und Realisierung von Projekten Auswertung Internationale Dienstprojekte 45 45 48 50 52 54 56 58 59 Anhänge 8. Wahl eines Dienstprojektes 60 3 4 5 6 7 Fundraising für Dienstprojekte Bildung eines Organisationskomitees für Fundraising Richtlinien für das Spendenwesen des Clubs Planung einer Spendenaktion Zusammenarbeit mit ehrenamtlichen Helfern Ordnungsgemäße Verwaltung der Gelder Werbung für Spendenaktionen Auswertung von Spendenaktionen 63 64 65 67 68 69 70 71 Anhänge 9. Maßnahmen für eine erfolgreiche Spendenaktion 10. Fundraising (Arbeitsblatt) 73 75 Die Rotary Foundation Stiftungsbezogene Clubausschüsse Teilnahme an Programmen: Bildungsprogramme und humanitäre Zuwendungen PolioPlus Finanzielle Unterstützung der Rotary Foundation Unterstützung der Rotary Foundation auf allen Ebenen Distriktressourcen der Rotary Foundation 77 77 (Öffentlichkeitsarbeit) Public Relations Ausschuss für Öffentlichkeitsarbeit. Richtlinien für die Öffentlichkeitsarbeit des Clubs Ressourcen für die PR-Arbeit Erhöhung von Rotarys Ansehen in der Öffentlichkeit Planung einer PR-Kampagne 89 89 91 93 94 96 81 83 84 86 87 Anhänge 11. Medienarbeit 12. Kernbotschaften von Rotary 98 100 Clubverwaltung Verwaltungsbezogene Clubausschüsse Ressourcen für die Clubverwaltung Präsenz Wöchentliche Clubprogramme Fellowship-Aktivitäten Informationsaustausch: Clubbulletin-Ausschuss Informationsaustausch: Zeitschriften-Clubausschuss 101 101 104 106 109 111 112 114 Anhang 13. Richtlinien zur Planung der wöchentlichen Meetings 115 Einleitung Rotary International ist die internationale Vereinigung aller Rotary Clubs und kann als Dachorganisation nur so erfolgreich sein wie seine Clubs. Das Handbuch für Clubausschüsse (226-GE) bietet Ausschussvorsitzenden Anleitungen und Impulse zur Zielsetzung, Aufgabenverteilung und effektiven Organisation der Clubarbeit. Lesen Sie vor der Distriktversammlung die für Ihren Ausschuss relevanten Abschnitte, damit Sie mit Ihren zukünftigen Aufgaben vertraut sind. Um Ihnen die Vorbereitung auf die Distriktversammlung zu erleichtern, haben wir am Ende des Handbuchs ausgewählte Diskussionsfragen eingefügt, die auf der Distriktversammlung höchstwahrscheinlich zur Sprache kommen werden. Eine vorherige Auseinandersetzung mit diesen Fragen verstärkt den Lerneffekt der angeleiteten Diskussionen auf der Distriktversammlung. Während der Distriktversammlung dient das Handbuch für Clubausschüsse als Begleitmaterial für die Ausbildung. Da während der Schulung oft darauf Bezug genommen wird, empfehlen wir Ihnen, die auf Ihren Ausschuss zutreffenden Seiten aus dem Handbuch zur Distriktversammlung mitzubringen. Ebenso hoffen wir, dass das Handbuch für Clubausschüsse auch nach der Distriktversammlung als Nachschlagewerk weiterhin gute Dienste leisten wird. Aufbau des Handbuchs Das Handbuch für Clubausschüsse orientiert sich am empfohlenen Lehrinhalt der Distriktversammlung. Die Einleitung und Kapitel 1 richten sich an die Vorsitzenden aller Clubausschüsse. Hier werden der Aufbau des Handbuchs, das Setzen von Zielen und die Auswahl der Ausschussmitglieder erläutert. Diese Abschnitte können nach Bedarf vervielfältigt werden, damit jeder Ausschussvorsitzende ein Exemplar zur Verfügung hat. Kapitel 2 bis 7 behandeln jeweils einen wichtigen Aspekt der Clubleitung und -verwaltung und enthalten die folgenden Informationen: • Eine Aufzählung der Clubausschüsse und ihrer Hauptaufgaben. • Sonderseiten zu einem ganz bestimmten Thema. So wird zum Beispiel in Kapitel 3, „Dienstprojekte“, die Durchführung einer Bedarfsanalyse auf einer Seite im Detail beschrieben. Diese themenspezifischen Seiten umfassen im Allgemeinen 1-3 Seiten und können schnell vervielfältigt und auf Ausschusssitzungen verteilt werden. Die Themen sind im Inhaltsverzeichnis angegeben. • Anhänge mit Arbeitsblättern oder zusätzlichen Informationen zur Unterstützung der Ausschussarbeit. Handbuch für Clubausschüsse 1 Ausschussvorsitzende, die an der Distriktversammlung teilnehmen, sollten feststellen, welches Kapitel ihrem Aufgabenbereich im kommenden Jahr am ehesten entspricht. Falls mehrere Clubmitglieder, die für einen bestimmten Aspekt der Clubarbeit verantwortlich sind, die Distriktversammlung besuchen, sollten zusätzliche Exemplare der betreffenden Materialien zur Verfügung gestellt werden. Zusätzliche Exemplare des Handbuchs für Clubausschüsse können kostenlos von der RI-Website heruntergeladen oder über den RI-Katalog bestellt werden. Fragen? Hinweise? Das Handbuch für Clubausschüsse (226-GE) ist ungebunden, damit sich die einzelnen Kapitel leichter an die jeweiligen Ausschussvorsitzenden verteilen lassen. Außerdem können so einzelne Seiten schneller an Ausschussmitglieder weitergereicht werden. 2 Falls Sie Fragen oder Kommentare zu diesem Handbuch haben, können Sie diese gern an folgende Adresse richten: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA E-Mail: [email protected] Telefon: (847) 866-3000 Fax: (847) 866-0974 Handbuch für Clubausschüsse Diskussionsfragen der Distriktversammlung Beantworten Sie die folgenden Fragen mit Hilfe dieses Handbuchs, um sich auf die angeleiteten Diskussionen der Distriktversammlung vorzubereiten. Die Lektüre des Handbuchs für Clubausschüsse (226-GE) und das Nachdenken über diese Fragen erhöhen den Lerneffekt der Schulung. Rollen und Aufgaben (für alle Ausschüsse) 1. Waren Sie schon einmal in einem Ausschuss tätig, der mit dem Ausschuss, in den Sie jetzt berufen wurden, in Verbindung steht? 2. Was waren die größten Herausforderungen? 3. Was haben Sie dabei gelernt? Verwaltungsbezogene Clubausschüsse 1. Welche Aufgaben stehen im Zusammenhang mit der Clubverwaltung? 2. Wie kann die Präsenz verbessert werden? 3. Was bewirken gehaltvolle wöchentliche Meetings? 4. Welche kreativen Strategien nutzt Ihr Club zur Entwicklung von relevanten und informativen Programmen? 5. Wie können freundschaftliche Beziehungen im Club gefördert und verbessert werden? Handbuch für Clubausschüsse 3 6. Wie kann das Clubbulletin eine effektive Clubverwaltung fördern? 7. Wie kann THE ROTARIAN oder die offizielle Rotary-Regionalzeitschrift für den Club genutzt werden? Clubausschüsse für Fundraising 1. Was garantiert den Erfolg einer Spendenaktion? 2. Welche Schritte sind für die Planung einer Spendenaktion wichtig? 3. Was sollte bei der Festlegung des Spendenziels berücksichtigt werden? 4. Wie können Sie die ehrenamtlichen Helfer motivieren? 5. Wie kann der Club für die Spendenaktion werben? 6. Warum sollte die Spendenaktion des Clubs unbedingt ausgewertet werden? 7. Welche Spendenaktionen hat Ihr Club bereits organisiert oder für dieses Jahr geplant? PR-bezogene Clubausschüsse 1. 4 Handbuch für Clubausschüsse Welche Aufgaben stellen sich dem Club im Hinblick auf die Öffentlichkeitsarbeit? 2. Wie können Sie gute PR-Beziehungen im Gemeinwesen fördern? 3. Wie können die Clubmitglieder die Bemühungen um eine gute Öffentlichkeitsarbeit unterstützen? 4. Wie können die Clubamtsträger mit den Medien in Kontakt kommen? 5. Welche Aktivitäten sind für die Medien interessant? 6. Welche grundlegenden Schritte sind bei der Kontaktaufnahme mit den Medien zu beachten? Ausschüsse für die Rekrutierung und Einführung von neuen Mitgliedern 1. Welche Schritte helfen bei der Rekrutierung und Einführung neuer Mitglieder? 2. Wie kann die Klassifikation bei der Rekrutierung neuer Mitglieder genutzt werden? 3. Wie können die anderen Clubmitglieder Ihre Arbeit unterstützen? 4. Welche Vorzüge und Verpflichtungen bringt die Mitgliedschaft in Ihrem Club mit sich? 5. Welche Dienstmöglichkeiten bietet Ihr Club seinen Mitgliedern? Handbuch für Clubausschüsse 5 6. Wie beantworten Sie die Frage „Warum Rotarier werden“? 7. Welche Informationen erhalten potenzielle Mitglieder von Ihrem Club? 8. Wie erfolgt die Aufnahme neuer Mitglieder? 9. Wie kann eine gebührende Aufnahmezeremonie gestaltet werden? Ausschüsse für die Orientierung und Betreuung neuer Mitglieder 6 1. Warum sind die Orientierung und Betreuung neuer Mitglieder so wichtig? 2. Welche Themen sollte ein solches Programm behandeln? 3. Welche Vorzüge und Verpflichtungen bringt die Mitgliedschaft in Ihrem Club mit sich? 4. Welche Dienstmöglichkeiten bietet Ihr Club seinen Mitgliedern? 5. Welche Komponenten enthält das Orientierungsprogramm Ihres Clubs? 6. Wie können Neumitglieder in die Clubarbeit einbezogen werden? 7. Welche Orientierungsmaßnahmen zeigten in Ihrem Club Erfolg? Handbuch für Clubausschüsse 8. Warum eignet sich der Einsatz von Betreuern für die Orientierung von Neumitgliedern? 9. Wie setzt Ihr Club Betreuer zur Integration neuer Mitglieder ein? Projektbezogene Clubausschüsse 1. Wie profitiert der Club von erfolgreichen Dienstprojekten? 2. Welche Aufgaben sind mit der Projektarbeit verbunden? 3. Wie stellen Sie fest, was das Gemeinwesen braucht? 4. Welche Schritte sind für die Planung und Durchführung eines erfolgreichen Projektes erforderlich? 5. Welche strukturierten Programme von RI können Clubs für Projekte innerhalb und außerhalb ihres Gemeinwesens nutzen? 6. Wie werden Clubdienstprojekte von der Rotary Foundation unterstützt? 7. Wie macht der Club mit seinen Projekten die Öffentlichkeit auf Rotary aufmerksam? 8. Welche Fragen sollten Sie stellen, um den Erfolg von Clubprojekten zu beurteilen? Handbuch für Clubausschüsse 7 Stiftungsbezogene Clubausschüsse 1. Welche Aufgaben hat der Rotary-Foundation-Ausschuss des Clubs? 2. Was bringt die Teilnahme an Rotary-Foundation-Projekten für Clubs? 3. Welche Bildungsprogramme bietet die Rotary Foundation? 4. Was haben alle Bildungsprogramme gemein? 5. Was sind die humanitären Zuwendungen (Humanitarian Grants) der Rotary Foundation? 6. Welche Voraussetzungen müssen für humanitäre Zuwendungen erfüllt sein? 7. Wie können Rotarier das Ziel der globalen Polioausrottung unterstützen? 8. Wie wird das jährliche Spendenziel festgelegt? Zusammenarbeit mit den Ausschussmitgliedern (für alle Ausschüsse) 8 1. Über welche Kenntnisse und Fähigkeiten sollten die Ausschussmitglieder verfügen? 2. Wie können Sie die Ausschussmitglieder motivieren? Handbuch für Clubausschüsse 3. Wie können Sie mit anderen Clubführungskräften zusammenarbeiten, um die Ziele Ihres Ausschusses zu verwirklichen? 4. Wodurch zeichnet sich ein effizientes Team aus? 5. Welche Strategien helfen bei der Erarbeitung eines Aktionsplanes zum Erreichen der Clubziele? 6. Wie können Sie effizient mit den Teammitgliedern kommunizieren? Mit anderen Clubmitgliedern? Mit dem Clubpräsidenten und Clubvorstand? 7. Wen können Sie auf Clubebene zur Unterstützung heranziehen? 8. Wen können Sie auf Distriktebene um Unterstützung bitten? Ziele (für alle Ausschüsse) 1. Welche Ziele verfolgt Ihr Ausschuss? 2. Welche Strategien werden Sie zum Erreichen diese Ziele einsetzen? Handbuch für Clubausschüsse 9 Bitte Kapitel kopieren und an Ausschussvorsitzende verteilen. 1 Falls Ihre Clubsatzung keine derartigen Informationen enthält, sollte sie entsprechend geändert werden. Ein Ausschuss, der keinen klar definierten Auftrag erfüllt, ist überflüssig und sollte aufgelöst werden. Zur Änderung der Clubsatzung müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: • Der Club ist beschlussfähig. • Zwei Drittel der Mitglieder stimmen den Änderungen zu. • Alle Mitglieder werden 10 Tage vor dem Meeting über die vorgeschlagenen Änderungen informiert. • Alle Änderungen stehen im Einklang mit der Clubverfassung sowie mit der Verfassung und Satzung von RI. Wahl der Ausschussmitglieder und Zielsetzung Auswahl und Anleitung der Clubausschussmitglieder Die Zusammenstellung eines effektiven Teams ist eine der wichtigsten Aufgaben der Vorsitzenden von Clubausschüssen. Als Leiter eines Clubausschusses haben Sie dafür zu sorgen, dass der Ausschuss gut funktioniert, damit die Ziele des Clubs und des Ausschusses erreicht werden. Aufgaben des Ausschussvorsitzenden • Auswahl von Mitgliedern mit den entsprechenden Fähigkeiten, Kenntnissen, Erfahrungen und hoher Einsatzbereitschaft • Anleitung und Einweisung der Ausschussmitglieder • Planung und Durchführung von produktiven Sitzungen • Kontrolle der Tätigkeit der Ausschussmitglieder • Information des Clubpräsidenten und Clubvorstands über den Fortschritt der Ausschussarbeit • Anerkennung guter Leistungen. Effektiv arbeitende Ausschüsse haben außerdem Folgendes gemeinsam: • Klar definierter Zweck • Gut formulierte Ziele • Detaillierter Aktionsplan • Gute Kommunikation zwischen den Ausschussmitgliedern und mit anderen Clubführungskräften • Gut informierte und motivierte Teammitglieder. Ziel und Zweck des Ausschusses Die Ausschussmitglieder müss über den Zweck des Ausschusses voll informiert sein, um erfolgreich Ziele festlegen und verfolgen zu können. Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Zweck des Ausschusses zu bestimmen: • Lesen Sie die Clubsatzung, die Sinn und Zweck jedes Ausschusses klar beschreiben sollte. • Prüfen Sie die Ziele des Clubs im kommenden Jahr, um zu gewährleisten, dass der Ausschuss seine Ziele darauf abstimmt. • Besprechen Sie mit dem Vorstand und Präsidenten des Clubs, wie der Ausschuss die Ziele des Clubs unterstützen kann. Handbuch für Clubausschüsse 11 Vorbereitung und Motivierung der Ausschussmitglieder Als Ausschussvorsitzender bereiten Sie die Mitglieder Ihres Ausschusses folgendermaßen auf ihre Tätigkeit vor: • Geben Sie den neuen Mitgliedern Hintergrundinformationen über den Ausschuss und seine Aktivitäten. • Geben Sie den Mitgliedern eine Liste der Distriktaktivitäten und – zusammenkünfte. • Fördern Sie die Zusammenarbeit mit den Amtskollegen in anderen Clubs (siehe Distriktverzeichnis). • Lassen Sie neue Mitglieder mit erfahrenen Mitgliedern zusammenarbeiten. • Stellen Sie fest, welche Ressourcen für Ihr Team zur Verfügung stehen. Ausschussmitglieder müssen motiviert sein, um erfolgreich zu arbeiten. Die folgenden Schritte sollen gewährleisten, dass Ausschussmitglieder mit Engagement und Begeisterung im Ausschuss mitarbeiten: • Fördern Sie Eigeninitiative, indem Sie die Teammitglieder in die Planung einbeziehen. • Zollen Sie den Bemühungen und Erfolgen des Teams regelmäßig Anerkennung. • Machen Sie deutlich, wie sehr Sie die Meinung der Teammitglieder schätzen, indem Sie sie um Vorschläge bitten und diese auch nutzen. • Stellen Sie anspruchsvolle Aufgaben. • Erklären Sie, auf welche Weise das Team dazu beiträgt, dass die vom Club, Distrikt und Rotary International gesetzten Ziele erreicht werden. 12 Handbuch für Clubausschüsse Setzen und Erreichen von Zielen Ein effizient arbeitender Club setzt sich Ziele und erarbeitet Strategien, um diese Ziele zu verwirklichen. Als Vorsitzender eines Clubausschusses tragen Sie gemeinsam mit dem Clubpräsidenten und anderen Clubamtsträgern dafür Sorge, dass die Ziele des Ausschusses die Clubziele unterstützen. Merkmale eines effektiven Ziels Achten Sie darauf, dass die Ziele Ihres Ausschusses mit den Clubzielen übereinstimmen und für Ihren Ausschuss von Bedeutung sind. Der Ausschuss sollte Ziele setzen, die folgende Ansprüche erfüllen: • Das Ziel wird gemeinsam getragen. Mitglieder, die Ziele und Strategien mittragen, werden alles tun, um diese Ziele zu erreichen. • Das Ziel ist messbar. Ein messbares Ziel kann in Zahlen ausgedrückt und dementsprechend objektiv bewertet werden. • Das Ziel ist eine Herausforderung. Anspruchsvolle Ziele bedürfen der fleißigen Teamarbeit, Vision, Planung und Kontrolle durch Sie und die Ausschussmitglieder. Ziele, die zu niedrig angesetzt werden, stoßen auf mangelndes Interesse und geringe Begeisterung der Mitglieder. • Das Ziel ist erreichbar. Darunter versteht man realistische Ziele, die auf die vorhandenen Ressourcen und Kapazität der ehrenamtlichen Helfer abgestimmt sind und im gesetzten Zeitrahmen verwirklicht werden können. Unrealistische Ziele können zu Frustration führen. • Das Ziel ist zeitlich abgesteckt. Ein Zeitrahmen mit festen Terminen sorgt dafür, dass der Fortschritt der Ausschussarbeit genau verfolgt werden kann. Formulieren von erreichbaren Zielen Ihr Ausschuss wird je nach Zweck unterschiedliche Ziele setzen. Damit die gesteckten Ziele der Kapazität und den Interessen des Clubs entsprechen, müssen Sie Folgendes tun: • Vergleichen Sie die Ziele mit denen vergangener Jahre, die vom Ausschuss und Club erreicht wurden. • Beraten Sie sich mit Clubamtsträgern und anderen erfahrenden Clubmitgliedern. • Bitten Sie die zuständigen Distriktamtsträger um Hilfe. Verwendung der Richtlinien für erfolgreiche Rotary Clubs Die Richtlinien für erfolgreiche Rotary Clubs dienen dem Clubpräsidenten und anderen Clubamtsträgern als Hilfsmittel, um Ziele in den Schlüsselbereichen der Clubarbeit zu setzen. Sie enthalten auch Tipps, wie Clubs diese Ziele am besten verwirklichen können. Auf der Distriktversammlung werden Sie gemeinsam mit dem Clubpräsidenten und anderen Clubamtsträgern an den Richtlinien arbeiten. Die Richtlinien für erfolgreiche Rotary Clubs sind auch nützlich, um im Verlaufe des Jahres die erzielten Fortschritte zu messen. Die hier formulierten Ziele werden in regelmäßigen Abständen vom Clubpräsidenten sowie vom Assistant Governor oder Governor während des offiziellen Besuchs überprüft. 1 Wahl der Ausschussmitglieder und Zielsetzung Handbuch für Clubausschüsse 13 Erarbeitung eines Aktionsplans Die erste Amtshandlung eines Ausschussvorsitzenden sollte sein, Ziele für den Ausschuss zu formulieren. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass der Ausschuss im kommenden Jahr effektiv und erfolgreich arbeitet. Ein Aktionsplan stellt die Verbindung zwischen dem gesetzten Ziel und seiner praktischen Verwirklichung dar. Aktionspläne fördern die Verwirklichung von Clubzielen auf folgende Weise: • Die Ausarbeitung eines Aktionsplans fördert die Bereitschaft der Ausschussmitglieder zum Mitmachen und erhöht das Interesse der Clubmitglieder an den Aktivitäten der Ausschüsse und des Clubs. • Ausschussmitglieder sind eher bereit, sich an der Ausschussarbeit und Diskussionen zu beteiligen, wenn ein gut organisierter Plan vorhanden ist. • Anhand von Strategien zur Planumsetzung können die Ausschüsse den bisher erreichten Fortschritt messen und wirksame Praktiken für den Club entwickeln. Planung von Aktionsschritten Die Ausschussvorsitzenden müssen gemeinsam mit den anderen Clubamtsträgern und Ausschussmitgliedern dafür sorgen, dass die gesetzten Ziele nach und nach erfüllt werden. Mit den folgenden Maßnahmen können Ausschussvorsitzende die Mitglieder ihres Ausschusses dazu motivieren, auf ein bestimmtes Ziel hinzuarbeiten: • Beschreiben Sie die einzelnen Aktionen, die durchzuführen sind. • Legen Sie für jede Aktion einen Zeitrahmen fest. • Bestimmen Sie, wer für jeden Schritt verantwortlich ist. • Legen Sie die Kriterien zum Messen des bisher Erreichten fest. • Überlegen Sie, welche Ressourcen und Hilfsmittel Sie einsetzen könnten. • Beurteilen Sie die Wirksamkeit Ihrer Strategie, um daraus Konsequenzen für zukünftige Ziele zu ziehen. Bedeutung der Kommunikation Ein Ausschuss, der sich isoliert fühlt, kann nicht effizient arbeiten. Um richtig entscheiden und handeln zu können, muss er wissen, was der Club will und braucht. Ebenso wichtig ist die Kommunikation zwischen den einzelnen Ausschussmitgliedern. Nur so lassen sich Missverständnisse und unnötige Dopplungen vermeiden. Die übrigen Clubmitglieder sollten regelmäßig über den Stand der Ausschussarbeit informiert werden. Vor allem müssen der Clubpräsident und der Clubvorstand über den Stand der Ausschussarbeit auf dem aktuellen Stand gehalten werden. • Teilen Sie Aktionspläne aus. Diese sollten genau angeben, welches Mitglied für welche Aufgaben verantwortlich ist. • Informieren Sie regelmäßig über die vom Ausschuss erzielten Fortschritte. • Bitten Sie die anderen um Ratschläge und Meinungen, damit Probleme und Schwierigkeiten besser bewältigt werden können. 14 Handbuch für Clubausschüsse Identifizierung und Nutzung von Ressourcen Es ist wichtig zu wissen, welche Ressourcen bei der Umsetzung der Ausschusspläne genutzt werden können. Die Ausschussmitglieder erwarten von Ihnen Anleitung und Antworten. Auch wenn Sie nicht alle Antworten kennen mögen, sollten Sie doch wissen, wo diese zu finden sind. Clubressourcen Nutzen Sie unbedingt den Erfahrungsschatz, der in Ihrem und anderen Clubs vorhanden ist. Dazu gehören u. a.: • Ehemalige Clubamtsträger • Clubmitglieder • Ehepartner und Familienangehörige der Clubmitglieder • Amtsträger und Mitglieder anderer Clubs • Websites oder Publikationen anderer Clubs. Distriktressourcen Der Distrikt ist zur Unterstützung der Clubs da und bietet verschiedene Möglichkeiten und Ressourcen an, um dem Club bei seiner Arbeit zu helfen. Dazu gehören: • Governor • Assistant Governor • Vorsitzende und Mitglieder von Distriktausschüssen • Schulungsleiter des Distrikts (Distrikttrainer) • Ehemalige Distriktamtsträger • Monatsbrief • Distrikt-Website. Am besten erkundigen Sie sich beim Clubpräsidenten, Assistant Governor oder Governor danach, welcher Distriktamtsträger Ihnen die größte Unterstützung geben könnte. Viele Distrikte geben auch ein eigenes Verzeichnis oder eine eigene Website heraus, wo Namen und Kontaktinformationen der Distriktamtsträger zu finden sind. Ressourcen von Rotary International Rotary International gibt verschiedene Publikationen heraus, mit denen Sie in Ihrer Amtszeit arbeiten werden, darunter die Folgenden: Official Directory (007-EN) : Enthält die Namen, Adressen und Telefonnummern der Amtsträger, Ausschüsse und Verwaltungsmitarbeiter von RI; weltweites Verzeichnis der Distrikte und Governors; alphabetisches Verzeichnis der Clubs jedes Distrikt mit Angabe der Präsidenten, Sekretäre, Treffzeiten und -orte. Verfahrenshandbuch (035-GE): Vom Zentralvorstand und Kuratorium der Rotary Foundation nach der Tagung des Gesetzgebenden Rates aller drei Jahre herausgegebene Richtlinien und Verfahren. Katalog (019-GE): Verzeichnis der erhältlichen RI-Publikationen, Ton- und Videobänder, Formulare und anderer Artikel. Wird jährlich überarbeitet. Auch online auf der RI-Website verfügbar. 1 Wahl der Ausschussmitglieder und Zielsetzung Handbuch für Clubausschüsse 15 RI-Website (www.rotary.org): Die RI-Website wird ständig aktualisiert und bietet allgemeine Informationen, Nachrichten und Materialien über RI. Viele Publikationen, die im RI-Katalog aufgeführt sind, können auch kostenlos von der RI-Website heruntergeladen werden. Im Official Directory (007-EN) finden Sie Kontaktinformationen für RIVorstandsmitglieder, Kuratoren der Rotary Foundation, Arbeitsgruppen und Ausschüsse von RI und der Rotary Foundation sowie für RI-Mitarbeiter. THE ROTARIAN oder die Rotary-Regionalzeitschrift: Monatlich herausgegebene offizielle Zeitschrift von Rotary International mit aktuellen Informationen zu den Programmen von RI und der Rotary Foundation, mit offiziellen Mitteilungen und Artikeln über das Geschehen in Clubs und Distrikten. Mehr als 30 Regionalzeitschriften in insgesamt 22 Sprachen werden weltweit von Rotariern gelesen. Rotary News Basket (546-EN): Wöchentlicher vierseitiger Bericht mit aktuellen Meldungen und Kurzartikeln über Rotary, erhältlich als Druck- und OnlineVersion. Rotary World – Die Welt von Rotary (050-GE): Achtseitiges Journal im Zeitungsformat für rotarische Führungskräfte mit aktuellen Informationen zu den Programmen von RI und der Rotary Foundation und Artikeln über das Geschehen in Clubs und Distrikten. Erscheint fünfmal jährlich. Neben diesen Publikationen stehen die folgenden Personenkreise von RI als Informationsquelle zur Verfügung: • RI-Zentralvorstand (Board of Directors) und Kuratorium der Rotary Foundation • Arbeitsgruppen und Ausschüsse von RI und der Rotary Foundation • RI-Mitarbeiter im RI-Zentralbüro in Evanston (Illinois/USA) und in den internationalen Büros in aller Welt (das Büro Europa/Afrika in Zürich ist u.a. für Deutschland, Österreich und die Schweiz zuständig). 16 Handbuch für Clubausschüsse 2 Mitgliedschaft Mitgliederbezogene Clubausschüsse Die Entwicklung einer umfassenden Strategie zur Mitgliederentwicklung bedarf der Mitarbeit aller. Clubausschüsse müssen eng mit Clubamtsträgern zusammenarbeiten, damit Clubmitglieder erfolgreich gewonnen, orientiert und an den Club gebunden werden. Kriterien für Ausschussmitglieder In den Ausschüssen, die sich mit Fragen der Mitgliederentwicklung beschäftigen, sollten Rotarier mitwirken, deren Alter, Berufe und Erfahrungen den Club und das Gemeinwesen am besten repräsentieren. Außerdem sollten sie folgende Voraussetzungen erfüllen: • Einschlägige Berufserfahrung (z. B. Personalwesen, Handel) • Gute Kontakte zu einem breiten Personenkreis im Gemeinwesen: — Unternehmen — Berufsverbände — Bürgerinitiativen — Medienvertreter — Vertreter örtlicher Behörden — Andere gemeinnützige Organisationen • Berufserfahrung im Bereich Aus- und Weiterbildung • Gründliche Kenntnis der Rechte und Pflichten eines Rotariers und der Möglichkeiten zur Hilfe für andere • Aufgeschlossener und umgänglicher Charakter. Die nachfolgend behandelten Ausschüsse beschäftigen sich hauptsächlich mit Fragen der Mitgliedschaft. Klassifikation • Erstellt zu Beginn des Jahres (bis spätestens 31. August) ein Gutachten zu den im Gemeinwesen vertretenen Berufen und Unternehmen • Legt auf Grundlage dieses Gutachtens ein Verzeichnis der im Club besetzten und unbesetzten Berufsklassen an • Prüft die bisher im Club vertretenen Berufsklassen • Bespricht alle mit der Klassifikation zusammenhängenden Probleme mit dem Clubvorstand. Handbuch für Clubausschüsse 17 Der Ausschuss sollte ein eigenes Gutachten zu den im Gemeinwesen vertretenen Berufsklassen erstellen. Das örtliche Telefonverzeichnis, die Handelskammer und andere Firmenverzeichnisse eignen sich als Ausgangspunkt. Derartige Erhebungen können nie endgültig sein, da die berufliche und wirtschaftliche Zusammensetzung des Gemeinwesens einem ständigen Wandel unterliegt. Nehmen Sie das Gutachten als Grundlage, um ein Verzeichnis der besetzten und unbesetzten Berufsklassen im Club zu erstellen. Der Ausschuss hat auch die Aufgabe, die Clubmitglieder über den Sinn und Zweck des Berufsklassenprinzips aufzuklären. Dabei muss betont werden, dass Rotarys Stärke auf folgenden Eigenschaften basiert: • Vielfalt der im Club vertretenen Unternehmenszweige und Berufe • Inklusive statt exklusive Mitgliedschaft • Vertrautheit mit der Tätigkeit der anderen Mitglieder • Freundschaftliche Beziehungen als Resultat unterschiedlicher (anstatt gleicher) Interessen. Mitgliedschaft Der Ausschuss sollte sofort auf alle Vorschläge für neue Mitglieder reagieren. In seinem Bericht an den Clubvorstand sollte der Ausschuss erklären, welche Entscheidung bzgl. der Aufnahme des/der Kandidaten getroffen wurde und was ihn zu dieser Entscheidung bewegt hat. Der Ausschuss • Hilft dem Clubvorstand, den Charakter, den Beruf oder das Unternehmen, das Ansehen im Gemeinwesen und die allgemeine Eignung von Kandidaten für die Aufnahme in Rotary zu überprüfen. • Teilt dem Vorstand die Entscheidung des Ausschusses zu allen Kandidaten mit. Bei der Prüfung eines Aufnahmeantrages sollten folgende Punkte berücksichtigt werden: • Genießt die Person oder Firma ein makelloses Ansehen? • Ist der Kandidat zur Hilfe für andere bereit? • Kann der Kandidat die finanziellen Verpflichtungen der Mitgliedschaft erfüllen und die wöchentlichen Meetings besuchen? • Ist der Kandidat bereit, an den Projekten, Programmen und in den Ausschüssen des Clubs mitzuwirken? Mitgliederentwicklung • Legt zusammen mit dem Clubpräsidenten das Ziel für das Mitgliederwachstum fest. • Hilft dem Präsidenten bei der Planung der Mitgliederentwicklung des Clubs. • Entwickelt Strategien zur Verwirklichung der Wachstumsziele und zur Erhöhung der Mitgliederzufriedenheit. • Sucht Mittel und Wege zur stärkeren Mitgliederbindung. • Fordert alle Mitglieder auf, neue Mitglieder vorzuschlagen. • Wirbt für die Teilnahme am Distriktseminar für Mitgliederentwicklung bzw. an Mitgliedschaftsseminaren, die von den Mitgliederkoordinatoren und Zonenkoordinatoren von Rotary International organisiert werden. 18 Handbuch für Clubausschüsse • Leitet eine Clubversammlung zum Thema Mitgliedschaft, nachdem die Ziele, Pläne und Strategien zur Mitgliederentwicklung feststehen. • Überprüft regelmäßig das Clubverzeichnis der besetzten und unbesetzten Berufsklassen. • Gestaltet ein Programm zur Mitgliederentwicklung und Mitgliederbindung. • Schlägt dem Clubvorstand geeignete Kandidaten für noch unbesetzte Berufsklassen vor. • Plant eine Aktivität im Monat August, der unter dem Motto „Mitgliedschaft und Erweiterung“ steht. • Erinnert die Clubmitglieder regelmäßig an die Wachstumsziele des Clubs. Der Ausschuss für Mitgliederentwicklung schlägt geeignete Kandidaten für die Aufnahme in Rotary vor. Eine wachsende Mitgliederbasis ermöglicht den Ausbau des kommunalen und internationalen Dienstes und sorgt dafür, dass das Gemeinwesen in seiner gesamten Breite im Club vertreten ist. Der geplante Mitgliederzuwachs muss realistisch sein. Dazu muss zunächst ein Plan für Mitgliederentwicklung und -wachstum aufgestellt werden. Zeichen Sie dazu den jährlichen Gesamtmitgliederbestand in den letzten fünf bis zehn Jahren auf. Wenn Ihr Club in der Vergangenheit erfolgreich neue Mitglieder rekrutiert hat, sind wahrscheinlich nur geringe Änderungen in der Mitgliederpolitik erforderlich. Wenn sich jedoch herausstellt, dass der Club immer mehr Mitglieder verloren hat, sollte die Mitgliederentwicklung und -bindung aggressiver angegangen werden. Eine wachsende und stabile Mitgliederbasis bedarf der Mitarbeit aller Clubmitglieder – die Anstrengungen einiger weniger Rotarier reichen dazu nicht aus. Jeder im Club hat die Aufgabe, neue Mitglieder vorzuschlagen. Wenn allerdings Mitglieder dem Club treu bleiben, brauchen nicht ständig neue Mitglieder rekrutiert zu werden und gewinnt der Club immer mehr an Erfahrung. Rotary-Information • Informiert potenzielle, neue und gestandene Mitglieder des Clubs über die Rechte und Pflichten eines Rotariers. • Leitet die Orientierung neuer Mitglieder im ersten Jahr ihrer Clubzugehörigkeit. • Informiert die Mitglieder über Rotary, seine Geschichte, Ziele, den Umfang seines Wirkens und seine Aktivitäten. • Informiert die Mitglieder über administrative Änderungen bei Rotary International. • Plant eine Aktivität im Monat Januar, der unter dem Motto „RotaryBewusstsein“ steht. Dieser Ausschuss informiert potenzielle und neue sowie gestandene Mitglieder über all das, was bei Rotary geschieht. Der Ausschuss sollte informative Treffen für neue Mitglieder planen und außerdem erfahrene Mitglieder mit der Betreuung neuer Mitglieder beauftragen, um ihre Integration im Club zu erleichtern. Handbuch für Clubausschüsse 19 Dieser Ausschuss sollte die Clubmitglieder über alle neuen und geänderten Richtlinien und Programme von Rotary informieren. Wenn Mitglieder stets über die neuesten Entwicklungen Bescheid wissen, können sie im Gemeinwesen und Club bessere Arbeit leisten. Zusammenarbeit mit anderen Clubausschüssen Obgleich die in diesem Abschnitt beschriebenen Ausschüsse in erster Linie für Mitgliederfragen zuständig sind, können auch andere Clubausschüsse zur Mitgliederentwicklung beitragen. Dazu gehören u.a.: • Ausschuss für Öffentlichkeitsarbeit: Eine gute Öffentlichkeitsarbeit begünstigt die Gewinnung neuer Mitglieder. • Programm-Ausschuss: Interessante Clubprogramme wirken dem Austritt von Mitgliedern entgegen. • Alle Dienstausschüsse: Die Einbeziehung von Nicht-Rotariern in Dienstprojekte zum Wohle des Gemeinwesens verdeutlicht potenziellen Mitgliedern, welche Möglichkeiten Rotary für die gemeinnützige Arbeit bietet. 20 Handbuch für Clubausschüsse Richtlinien zur Mitgliedschaft Potenzielle Mitglieder sind: • Charakterfeste Frauen und Männer, die ein hohes Ansehen in ihrem Beruf genießen. • Personen, deren Geschäfts- oder Wohnsitz sich in der Nähe zur Lokalität des Clubs befindet. Weitere Informationen zu den Voraussetzungen für die Mitgliedschaft in Rotary finden Sie im Verfahrenshandbuch (035-GE). Klassifikation Mit dem Klassifikationssystem soll gewährleistet werden, dass die Mitglieder eines Rotary Clubs die Berufs- und Geschäftswelt des Gemeinwesens widerspiegeln. Die Klassifikation eines Mitglieds beschreibt die anerkannte Haupttätigkeit der Firma, des Unternehmens oder der Institution, in der bzw. dem das Mitglied arbeitet, oder auch die anerkannte Hauptgeschäfts- oder Hauptberufstätigkeit des Mitglieds. Wenn bereits fünf oder mehr Mitglieder des Clubs einer bestimmten Klassifikation angehören, sollten keine weiteren Personen aus dieser Klassifikation für den Club gewonnen werden, es sei denn, der Club hat mehr als 50 Mitglieder. Mitglieder im Ruhestand werden nicht zur Klassifikation dazugezählt. Wenn ein Mitglied seine Tätigkeit und damit die Klassifikation wechselt, kann der Club das Mitglied unter der neuen Klassifikation ohne Rücksicht auf die o.g. Einschränkungen weiterführen. Der Club sollte jedes Jahr ein Gutachten anfertigen, das die im Gemeinwesen vertretenen Klassifikationen erfasst. Diese Liste sollte mit der bisherigen Klassifikationsliste des Clubs verglichen werden, um zu sehen, auf welche Unternehmen und Berufe sich der Club bei der Rekrutierung konzentrieren sollte. Ziel ist es, die Geschäfts- und Berufswelt des Gemeinwesens im Club adäquat zu vertreten. Arten der Mitgliedschaft Rotary erkennt zwei Arten der Mitgliedschaft an: Aktivmitglied und Ehrenmitglied. • Aktivmitglieder werden nach Geschäfts- oder Berufstätigkeit einer Klassifikation des Clubs zugeordnet und können sich an allen Aspekten des Clubs beteiligen. • Ehrenmitglieder haben sich durch ihren Dienst im Sinne der rotarischen Ideale ausgezeichnet. Sie sind im Club nicht stimmberechtigt und können auch nicht in ein Clubamt gewählt werden. Sie werden keiner Klassifikation zugeordnet und zahlen weder Mitgliedsbeiträge noch Aufnahmegebühren. 2 Mitgliedschaft Handbuch für Clubausschüsse 21 Ressourcen für die Mitgliedschaft Für neue und potenzielle Mitglieder sowie für Rotarier, die sich für die Mitgliederentwicklung engagieren, hält Rotary International viele Infomaterialien bereit. Materialien für neue und potenzielle Mitglieder Rotary ABC: In Deutschland erschienene Zusammenfassung der wichtigsten Elemente und Aspekte rotarischen Clublebens. The ABCs of Rotary (363-EN): Sammlung von Kurzartikeln über die Geschichte, Traditionen, Struktur und Programme von Rotary. Rotary Grundlagen (595-GE): Achtseitige Zusammenfassung der wichtigsten Fakten über Rotary. Take a Look at Rotary (867-EN): Sechsminütiges Video für potenzielle Rotarier. Das ist Rotary (001-GE): Diese Broschüre gibt einen kurzen Überblick über Rotary. This Is Rotary (449-EN): Dieses Video liefert einen umfassenden Überblick über Rotary, seine Mission und seine Dienstprogramme. Was ist Rotary? (419-GE): Handliche Karte im Kreditkartenformat, die Antwort auf häufig gestellte Fragen über Rotary gibt. Materialien für die Mitgliederentwicklung Effective Public Relations: A Guide for Rotary Clubs (257-EN): Tipps und Vorschläge zur Werbung für Clubaktivitäten. Wie schlage ich ein neues Mitglied vor (254-GE) — Broschüre über das grundsätzliche Vorgehen für Vorschlag und Wahl eines Neumitglieds. Membership Development Pack (916-GE): Ideen, Hilfsmittel und Vorschläge für eine wirksame Mitgliederentwicklung. Materialien zur Mitgliedschaftsentwicklung (417-GE): Broschüre über die grundlegenden Verfahren für den Ausbau der Clubmitgliedschaft mit Tipps für die stärkere Bindung von Mitgliedern. RI-Website (www.rotary.org): Enthält viele unterschiedliche Informationen zur Mitgliederentwicklung und Orientierung sowie Strategien für die Mitgliederbindung, die sich in anderen Clubs bewährt haben. Rotary News Basket (546-EN): Wöchentliches Mitteilungsblatt, das per E-Mail verschickt und auf der RI-Website (www.rotary.org) veröffentlicht wird. Weitere Publikationen und Materialien zum Thema Mitgliedschaft finden Sie im Katalog von Rotary International (019-GE). 22 Handbuch für Clubausschüsse 2 Mitgliedschaft Personelle Ressourcen Die folgenden Personenkreise und Gruppen stehen Clubs mit ihrem Können und Erfahrungen hinsichtlich der Mitgliederentwicklung, -orientierung und -bindung zur Verfügung: • Distriktführungskräfte: Governor, Assistant Governor und Mitglieder von Distriktausschüssen, insbesondere des Distriktausschusses für Mitgliederentwicklung • Mitgliederkoordinatoren von Rotary International (RIMCs) und Zonenkoordinatoren von Rotary International (RIMZCs) stehen Clubs und Distrikten bei Mitgliederfragen zur Verfügung. • Ausschüsse oder Arbeitsgruppen (Task Forces) von Rotary International • Gedanken- und Erfahrungsaustausch mit anderen Clubs, die vor ähnlichen Mitgliederproblemen stehen. Handbuch für Clubausschüsse 23 Rekrutierung und Einführung neuer Mitglieder Die Rekrutierung erstklassiger Mitglieder ist für einen gut funktionierenden Rotary Club von größter Bedeutung. Da die Aufnahme in Rotary nur auf Einladung erfolgt, müssen Rotarier Freunde, Familienangehörige, Geschäftspartner und andere Mitglieder des Gemeinwesens ansprechen und zum Eintritt auffordern. Die für die Mitgliederentwicklung des Clubs verantwortlichen Rotarier müssen allen Mitgliedern immer wieder klarmachen, wie wichtig es ist, potenzielle Mitglieder ausfindig zu machen und einzuladen. Aufgaben • Sie sind gründlich mit den Richtlinien für die Rekrutierung neuer Mitglieder vertraut. • Sie erarbeiten gemeinsam mit dem Clubpräsidenten einen Plan zur Mitgliederrekrutierung. • Sie identifizieren potenzielle Kandidaten. • Sie gehen mit gutem Beispiel voran: die für die Mitgliederentwicklung des Clubs verantwortlichen Rotarier sollten im ersten Monat des neuen Rotary-Jahres ein neues Mitglied gewinnen. • Sie teilen potenziellen Mitgliedern relevante Informationen über den Club und Rotary International mit. Entwicklung einer effektiven Rekrutierungsstrategie Eine wirksame Rekrutierungsstrategie enthält verschiedene Komponenten, darunter auch die folgenden Schritte: 1. Identifizieren Sie potenzielle Kandidaten. Ziehen Sie alle Personen in Betracht, die für eine Mitgliedschaft in Frage kommen. Führen Sie evtl. neue Klassifikationen ein, wenn die Tätigkeit eines Kandidaten nicht in der Klassifikationsliste des Clubs erfasst ist. Bei der Suche nach neuen Mitgliedern sollten sich Clubs bei folgenden Gruppen und Organisationen umschauen: — Führende Unternehmen im Einzugsgebiet des Clubs — Berufs- und Handelsverbände — Handelskammer — Örtliche und regionale Behörden — Geschäftspartner — Führende Vertreter anderer Gemeinnütziger Organisationen — Alumni der Rotary Foundation — Rotaracter und ehemalige Rotaracter. 2. Informieren Sie die potenziellen Mitglieder über Rotary, seine Geschichte, Ideale sowie über den Club und seine Aktivitäten. Gehen Sie besonders auf die Vorzüge und die Verpflichtungen ein, die sich aus der Mitgliedschaft ergeben, sowie auf die Möglichkeiten, anderen zu helfen (siehe auch die Informationen zur Orientierung neuer Mitglieder). 24 Handbuch für Clubausschüsse 2 Mitgliedschaft Weitere Informationen zur Betreuung neuer Mitglieder finden Sie in Anhang 2 und 3.Orientierung neuer Mitglieder 3. Laden Sie die Kandidaten zum Eintritt in Rotary ein. Heben Sie dabei ihre persönlichen Interessen und Motive für diese Entscheidung hervor, und nicht die des Rotariers, der den Kandidaten vorgeschlagen hat. Die Aufnahme in Rotary erfolgt nur auf Einladung. Rotarier müssen andere zum Eintritt in die Organisation auffordern. Die Einladung potenzieller Mitglieder zu einem Clubmeeting ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, um sie mit Rotariern in Kontakt zu bringen. Dabei können sie sich ein eigenes Bild vom Clubleben und der Mitgliedschaft machen. 4. Nehmen Sie die neuen Mitglieder mit einer würdevollen Zeremonie in Ihre Reihen auf. Weisen Sie jedem Neumitglied einen Betreuer zu, der ihm hilft, sich schnell im Club einzuleben. 5. Orientieren Sie das potenzielle Neumitglied mit relevanten Informationen über den Club und RI. Die gründliche Einweisung potenzieller Mitglieder ist wichtig für ihre Entwicklung als Rotarier und ermöglicht ihnen den vollen Einstieg in die Clubarbeit. Handbuch für Clubausschüsse 25 Orientierung neuer Mitglieder Das Orientierungsprogramm Ihres Clubs muss den neuen Mitgliedern die Kenntnisse und das nötige Selbstvertrauen geben, um aktiv als Rotarier tätig zu werden. Weitere Informationen zur Orientierung neuer Mitglieder finden Sie in Anhang 2. Vorzüge einer wirksamen Orientierung und Anleitung: • Neue Mitglieder, die gut über Rotary informiert sind, können sofort in die Clubarbeit einsteigen. • Gut informierte Mitglieder haben weniger Hemmungen gegenüber erfahreneren Rotariern. Am schnellsten leben sich neue Mitglieder im Club ein, wenn sie sofort an Programmen und Aktivitäten beteiligt werden. Aufgaben • Entwickeln und realisieren Sie gemeinsam mit dem Clubpräsidenten ein Programm für die Orientierung und Betreuung neuer Mitglieder • Vermitteln Sie den Clubmitgliedern die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten, damit sie bei der Orientierung der Neumitglieder mithelfen können.. • Stellen Sie jedem Neumitglied einen „Betreuer“ zur Seite. • Beziehen Sie die Neumitglieder von Anfang an in Projekte und Aktivitäten ein, die ihren Interessen entsprechen. Die Orientierung von Neumitgliedern sollte auf die Informationen aufbauen, die potenziellen Mitgliedern vermittelt werden. Entwickeln Sie in Zusammenarbeit mit dem Clubpräsidenten und den relevanten Club- und Distriktamtsträgern Ziele und Strategien, um die problemlose Integration der Neumitglieder im Club zu gewährleisten. Grundlegende Informationen für Neumitglieder Gleich zu Beginn der Orientierung sollten die neuen Mitglieder über die Rechte, Pflichten und Möglichkeiten zur Hilfe für andere informiert werden, die sich aus der Mitgliedschaft in Rotary ergeben. Jeder Rotarier genießt folgende Vorzüge: • Teilnahme an Aktivitäten, die das Leben von Menschen im eigenen und anderen Gemeinwesen positiv verändern • Kennenlernen von Menschen aus unterschiedlichen Tätigkeitsfeldern • Zugehörigkeit zu einer Gruppe von Menschen mit hohen Ansprüchen an Charakter und Integrität. Die Mitgliedschaft bringt bestimmte finanzielle und zeitliche Verpflichtungen mit sich. Von jedem Rotarier wird erwartet, dass er folgende Pflichten erfüllt: • Einhaltung der Präsenzvorschriften des Clubs • Zahlung der Beiträge an Rotary International und den Club • Teilnahme an Projekten, Programmen und Aktivitäten des Clubs • Vorschlag von geeigneten Kandidaten für die Aufnahme in den Club. 26 Handbuch für Clubausschüsse 2 Mitgliedschaft Aus den Verpflichtungen ergeben sich auch Möglichkeiten. Mit seiner Präsenz in Tausenden von Gemeinwesen in aller Welt ist Rotary in der Lage, Änderungen herbeizuführen, indem Rotarier durch ihren persönlichen Einsatz das Leben von Menschen verbessern. • Clubmitglieder können eigene Hilfsprojekte entwickeln und durchführen. • Rotary bietet die Möglichkeit, Menschen vor Ort und in anderen Ländern der Welt zu helfen. • Die Rotary Foundation bietet Möglichkeiten zur Teilnahme an Bildungsund humanitären Programmen. • Mit ihren Spenden an die Rotary Foundation können Rotarier wichtige Änderungen im Leben anderer bewirken. Einbeziehung der neuen Mitglieder Neue Mitglieder werden schneller integriert, wenn sie vom ersten Tag an in die Aktivitäten des Clubs einbezogen werden. Aktive und engagierte Mitglieder sind stolz auf ihren Beitrag und entwickeln eine starke Verbundenheit mit dem Club. So tragen Sie dazu bei, die neuen Mitglieder im Club zu integrieren: • Berufen Sie Neumitglieder sofort nach ihrer Aufnahme in einen aktiven Ausschuss, der den Interessen des Mitglieds entspricht (gehen Sie sicher, dass der Ausschussvorsitzende dem neuen Mitglied eine ganz bestimmte Verantwortung überträgt und ihm erklärt, in welchem Zeitrahmen und in welcher Größenordnung diese Aufgabe zu erledigen ist). • Fordern Sie die Neumitglieder zur Mitarbeit an einem Dienstprojekt auf. • Beauftragen Sie ein Neumitglied damit, einen Gastreferenten zu begrüßen oder vorzustellen. • Weisen Sie jedem neuen Mitglied einen Betreuer zu. Handbuch für Clubausschüsse 27 Mitgliederbindung Es ist elementar wichtig, neue Mitglieder für den Club zu gewinnen. Genauso wichtig ist es jedoch auch, dafür zu sorgen, dass die Mitglieder dem Club treu bleiben und sich voll für ihn engagieren. Die hohe Mitgliederfluktuation vieler Clubs ist eines der dringlichsten Mitgliederprobleme, vor denen Rotary heute steht. Sie sollten das Präsenzverhalten und die Teilnahme an Clubaktivitäten aufmerksam verfolgen, da diese oft latente Probleme erkennen lassen. Halten Sie die Mitglieder stets über alle Änderungen und Angebote auf dem Laufenden, damit sie sich weiter mit ganzem Herzen im Club engagieren. Hochmotivierte und engagierte Mitglieder tragen zu einem gut funktionierenden Club bei und sind eher in der Lage, andere für die Mitgliedschaft zu begeistern. Strategien für die Mitgliederbindung • Fordern Sie jeden Rotarier dazu auf, sich persönlich an Clubprojekten und -aktivitäten zu beteiligen. • Sorgen Sie dafür, dass die Projekte und Programme des Clubs für alle Mitglieder relevant und interessant sind. • Fördern Sie die breite Teilnahme der Mitglieder an Gemeindienstprojekten und Programmen der Rotary Foundation. • Führen Sie Umfragen durch, um festzustellen, was für die Mitglieder wichtig ist und ob ihre Interessen und Erwartungen erfüllt werden. • Ermitteln Sie den Bedarf im Gemeinwesen, um wirksame Projekte zu entwickeln. • Kümmern Sie sich um Mitglieder, die nicht zu Meetings kommen. • Widmen Sie ein Clubprogramm im Monat aktuellen Informationen über Rotary International und die Rotary Foundation, um die Mitglieder auf dem Laufenden zu halten. • Führen Sie Meetings gemeinsam mit anderen Clubs durch, damit die Mitglieder Ihres Clubs aus den Erfahrungen anderer Rotarier lernen können. • Gestalten Sie relevante und professionelle Clubmeetings. • Nehmen Sie an vom Distrikt organisierten Meetings und Veranstaltungen zur Weiterbildung der Rotarier teil, wie der Distriktversammlung, dem District Leadership Seminar, dem Distriktseminar zur Mitgliedschaft und dem Distriktseminar der Rotary Foundation. • Empfehlen Sie den Mitgliedern die Lektüre der rotarischen Informationen im Monatsbrief des Governors, Rotary News Basket, THE ROTARIAN und Rotary World. • Gestalten Sie interessante Clubmeetings, die Spaß machen, und suchen Sie nach Möglichkeiten, um Familienangehörige einzubeziehen. • Erörtern Sie Fragen der Mitgliederentwicklung im Clubbulletin. Befragen Sie ausgetretene Clubmitglieder nach dem Grund ihrer Entscheidung. Dies hilft der Clubleitung zu verstehen, in welchen Bereichen der Club erfolgreich ist und wie Austritten von Mitgliedern in Zukunft vorgebeugt werden kann. 28 Handbuch für Clubausschüsse 2 Mitgliedschaft Anhang 1: Aufnahme und Einführung neuer Mitglieder Aufnahme eines neuen Mitglieds Kandidaten werden nur in die Organisation aufgenommen, wenn sie alle Voraussetzungen für die Mitgliedschaft erfüllen und ihre Aufnahme vom Clubvorstand befürwortet wird. Die Aufnahme neuer Mitglieder sollte nach dem folgenden Verfahren erfolgen: 1. Ein Sponsor (ein Aktivmitglied des Clubs) reicht den Namen des potenziellen Mitglieds über den Clubsekretär beim Clubvorstand ein. Ein umgezogenes oder ehemaliges Mitglied eines anderen Clubs kann von seinem alten Club oder einem Mitglied dieses Clubs dem neuen Club für die aktive Mitgliedschaft vorgeschlagen werden. 2. Der Clubvorstand prüft, ob der Kandidat alle Voraussetzungen für die Mitgliedschaft und Klassifikation entsprechend der Clubverfassung erfüllt. 3. Der Clubvorstand berät über die Befürwortung oder Ablehnung des Kandidaten (nicht länger als 30 Tage) und teilt dem Sponsor über den Clubsekretär seine Entscheidung mit. 4. Falls die Aufnahme befürwortet wird, wird der Kandidat über die Rechte und Pflichten eines Rotariers informiert. 5. Der Kandidat muss den Antrag auf Mitgliedschaft unterschreiben und sich damit einverstanden erklären, dass sein/ihr Name und seine/ihre Klassifikation im Club bekannt gegeben wird. 6. Wenn kein aktives Clubmitglied innerhalb von sieben Tagen schriftlich gegen die Aufnahme des Kandidaten Einspruch erhebt und die Aufnahmegebühr bezahlt wurde, gilt der Kandidat als offiziell in den Club aufgenommen. 7. Falls schriftlich gegen die Aufnahme des Kandidaten Einspruch erhoben wird, stimmt der Vorstand auf seiner nächsten Sitzung darüber ab. Prüfen Sie die Satzung Ihres Clubs, um festzustellen, wie viele Stimmen für die Ablehnung des Einspruchs erforderlich sind. 8. Wenn der Clubvorstand die Aufnahme des Kandidaten trotz der Einwände befürwortet und die Aufnahmegebühr bezahlt wurde, gilt der Kandidat als offiziell in den Club aufgenommen. Einführung neuer Mitglieder Eine würdige und bedeutungsvolle Aufnahmezeremonie bildet oft den Anfang einer langjährigen, dem Dienst und der Freundschaft verpflichteten Mitgliedschaft. Damit die Aufnahmezeremonie einen bleibenden Eindruck hinterlässt, sollte der Club folgendermaßen vorgehen: • Heben Sie die Vorteile und Verpflichtungen eines Rotariers hervor. • Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um das neue Mitglied angemessen vorzustellen und willkommen zu heißen. • Laden Sie die Angehörigen des neuen Mitglieds zur Aufnahmezeremonie ein. • Nehmen Sie mehrere Mitglieder in einer Gruppenzeremonie auf. • Überreichen Sie dem neuen Rotarier eine Anstecknadel und andere sorgfältig ausgesuchte Materialien, soweit angemessen. 2 Mitgliedschaft Handbuch für Clubausschüsse 29 Beispiel für eine Aufnahmezeremonie Die nachfolgende Rede könnte auf einer rotarischen Aufnahmezeremonie gehalten werden. Sie kann je nach Club geändert, gekürzt oder verlängert werden. Sie werden in den Rotary Club aufgenommen, weil Ihre Clubfreunde der Meinung sind, dass Sie in allen Aspekten Ihrer beruflichen Tätigkeit ein Vorbild sind und menschlich und beruflich alle Anforderungen erfüllen, die an einen Rotarier gestellt werden, um die Botschaft von Rotary weiterzutragen. Sie vertreten Ihren Beruf in diesem Club und machen andere im Club mit diesem bekannt. Als Rotarier vertreten Sie jedoch auch unsere Organisation und haben Sie die Pflicht, die Ideale und Prinzipien des Dienstes für andere an Ihrem Arbeitsort zu verkörpern. Das Ziel von Rotary besteht darin, das Ideal des Dienens als Grundlage des Geschäfts- und Berufslebens zu fördern, indem seine Mitglieder: 1. freundschaftliche Beziehungen entwickeln, um sich anderen nützlich zu erweisen, 2. hohe ethische Grundsätze im Geschäfts- und Berufsleben verwirklichen, den Wert jeder nützlichen Tätigkeit anerkennen und die berufliche Tätigkeit jedes Rotariers als Möglichkeit zum Dienst an der Gesellschaft würdigen, 3. das Ideal des Dienens in der privaten, beruflichen und öffentlichen Tätigkeit jedes Rotariers verwirklichen, 4. Völkerverständigung und Frieden durch eine im Ideal des Dienens vereinte Weltgemeinschaft aus Geschäfts- und Berufsleuten fördern. Ich fordere Sie auf, alles, was Sie denken, sagen oder tun, an der Vier-FrageProbe zu messen: 1. Ist es wahr, bin ich aufrichtig? 2. Ist es fair für alle Beteiligten? 3. Wird es Freundschaft und guten Willen fördern? 4. Wird es dem Wohl aller Beteiligten dienen? Das Gemeinwesen wird Rotary an Ihrem Auftreten messen. Wir nehmen Sie als Mitglied auf, weil wir glauben, dass Sie die Prinzipien und den Charakter unserer Organisation bestens vertreten. Wir erhoffen uns auch von Ihnen neue Anregungen und Impulse, um bessere Rotarier zu werden. In diesem Sinne reichen wir Ihnen die Hand der rotarischen Freundschaft. 30 Handbuch für Clubausschüsse 2 Mitgliedschaft Anhang 2: Orientierung neuer Mitglieder: Strategien für den Erfolg Die sofortige Einbeziehung neuer Mitglieder in die Clubarbeit ist zweifellos sehr wichtig. Genauso wichtig ist die Gestaltung von Programmen zur Anleitung der neuen Mitglieder. Eine wirksame Orientierung beinhaltet folgende Elemente: • Betreuerprogramme (Mentoren) • Informationsprogramme • Programme für Neumitglieder, in deren Rahmen alle Clubmitglieder, die im selben Zeitraum eingetreten sind, an einem Projekt arbeiten oder gemeinsame Freizeitaktivitäten unternehmen • Verteilung von rotarischen Publikation an die Neumitglieder. Orientierungsprogramme können zwar unterschiedliche Formen annehmen, erfüllen jedoch alle dieselbe Funktion: Sie geben den Neumitgliedern die nötigen Kenntnisse und das Selbstvertrauen, um mit Herz und Hand Rotarier zu werden. Es muss unbedingt darauf hingewiesen werden, dass der Club sich nicht auf eine einzige Strategie versteifen braucht, sondern die o.g. Strategien nach Bedarf kombinieren und anpassen kann. Betreuerprogramme (Mentoren) Betreuerprogramme sind sehr beliebt und äußerst effektiv. Die rotarischen Betreuer können amtierende oder ehemalige Club- oder Distriktamtsträger sein. Noch wichtiger ist jedoch, dass sie: • gut über den Club und Rotary Bescheid wissen und motiviert sind • bereit und in der Lage sind, die Zeit und Energie aufzubringen, um dem betreuten Neumitglied die Integration im Club zu erleichtern. Betreuer können dem Neumitglied vor oder unmittelbar nach der Aufnahme zugewiesen werden und sollten im Allgemeinen folgende Aufgaben wahrnehmen: • Sie treffen sich regelmäßig mit dem Neumitglied, um festzustellen, ob er/sie sich im Club wohl fühlt und einbezogen wird. • Sie begleiten das Neumitglied zu Clubzusammenkünften und stellen es den anderen Mitgliedern vor. • Sie erläutern dem Neumitglied die verschiedenen Clubausschüsse und schlagen ihm die Mitarbeit in einem Ausschuss vor, der seinen Interessen entspricht. • Sie informieren das Neumitglied über Sonderveranstaltungen, wie z. B. Meetings für Neumitglieder und rotarische Veranstaltungen im Laufe des Jahres. Der Betreuer sollte möglichst viele dieser Veranstaltungen mit dem Neumitglied besuchen und das neue Mitglied und seine Angehörigen den anderen Mitgliedern vorstellen und dafür sorgen, dass sie sich wohl fühlen. • Sie erklären dem Neumitglied alle Regeln des Clubs, einschließlich der Präsenzvorschriften. • Sie kontrollieren die Präsenz des Neumitglieds. Falls er oder sie ein reguläres Meeting versäumt, sollten sie das Neumitglied zu einem Meeting in einem anderen Club begleiten. 2 Mitgliedschaft Handbuch für Clubausschüsse 31 • Sie beobachten, wie das Neumitglied die Ausschussaufgaben erfüllt. • Sie antworten auf alle Fragen und stehen mit Rat und Tat zur Seite. Informationsprogramme Viele Clubs bieten auch spezielle Programme für Neumitglieder an, in denen sie über Rotary informiert werden. Dabei werden sie mit der Struktur, Geschichte und den Idealen von Rotary sowie mit den Clubprogrammen vertraut gemacht. Im Allgemeinen sollten Informationsprogramme für Neumitglieder folgende Themen behandeln: • Richtlinien und Verfahren von Rotary • Dienstmöglichkeiten • Geschichte und Traditionen von Rotary International und des Clubs. Programme für Neumitglieder Bei der Orientierung von Neumitgliedern hat sich auch ein Programm bewährt, bei dem alle Neumitglieder als Gruppe den Club näher kennen lernen und an Aktivitäten oder Projekten teilnehmen. Dazu gehört u.a. das STAR-Programm (Spezialtraining für Aktionen in Rotary). Es wurde vom Rotary Club El Paso (Texas/USA) entwickelt und hat sich als äußerst wirksames Mittel für die Anleitung neuer Mitglieder und für die Vorbereitung von Mitgliedern auf die Übernahme von Leitungsfunktionen im Club erwiesen. Im Rahmen des STAR-Programms bilden alle Neumitglieder, die im selben Jahr in den Club aufgenommen wurden, den STAR-Ausschuss zusammen mit ehemaligen und/oder amtierenden Clubamtsträgern, von denen einer die Rolle des Ausschussvorsitzenden übernimmt. Dieser Ausschuss trifft sich einmal im Monat zum gemeinsamen Frühstück, um sich gegenseitig und andere erfahrene Clubamtsträger näher kennen zu lernen. Außerdem werden dabei die Aktivitäten des Clubs besprochen sowie Probleme, vor denen der Club, der Distrikt und Rotary International stehen. Weitere Informationen zum STAR-Programm finden Sie in Anhang 5. Materialien von Rotary International Rotary International bietet eine Reihe von Publikationen und anderen Informationsmaterialien über Rotary. Wir empfehlen nachdrücklich, eine Auswahl dieser Publikationen den potenziellen Mitgliedern vor der Aufnahme in Rotary zum Lesen zu geben. Dies erleichtert neu aufgenommenen Mitgliedern das Einleben im Club. 32 Handbuch für Clubausschüsse Anhang 9: Anhang 3:bei Willkommen Willkommen Rotarybei– Rotary – Arbeitsblatt für Mentoren Arbeitsblatt für Mentoren Name Die Mitglieder des Rotary Clubs vielen Fakten und Aspekte von Rotary näher zu bringen. freuen sich, Ihnen die wird als Mentor für Sie zur Verfügung stehen, Ihre Fragen über Vorgehensweisen und Daten beantworten und Ihnen dabei helfen, erfolgreich für andere zu dienen. Erfüllen Sie die in der nachfolgenden Liste aufgeführten Aufgaben innerhalb von sechs Monaten – so erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Möglichkeiten des rotarischen Dienstes! Erfüllt (Datum) 1. Teilnahme am Orientierungstreffen oder an durch den Club festgelegten Versammlungen 2. Lektüre von zwei oder mehreren der folgenden Broschüren (vorzugsweise alle lesen) A. Rotary-Grundlagen B. ABC von Rotary C. Menü von Dienstmöglichkeiten D. Rotary Foundation-Kurzübersicht 3. Darstellung des Zieles von Rotary und der Vier-Fragen-Probe an Ihrem Arbeitsplatz 4. Teilnahme an einem oder mehreren der folgenden Club-Anlässe A. Kameradschaftliche Aktivitäten B. Vorstandssitzung (geplantes Datum ___________) C. Ausschusssitzung D. Projekt-Aktivität E. Anderes 5. Erledigung einer oder mehrerer der folgenden Aufgaben A. Die offizielle Begrüßung bei einer Clubzusammenkunft übernehmen B. Vortrag über Ihre Berufsklasse bei einer Clubzusammenkunft C. Teilnahme an einem Dienstprojekt des Clubs 6. Nachholen eines Meetings bei einem andern Club 36 Rotary International 2 Mitgliedschaft (417-I) Handbuch für Clubausschüsse 33 7. Andere Menschen über Rotary informieren (mindestens 1 Person) A. Einen Gast zu Rotary einladen B. Ein neues Mitglied vorschlagen 8. Internationalität von Rotary erfahren (mindestens 1 Punkt) A. Einen Studenten des Jugendaustauschs bei sich empfangen B. Einen Stipendiaten der Stiftung bei sich sich empfangen C. Ein Teammitglied eines Studiengruppenaustauschs bei sich empfangen D. Einen Rotarier aus einem andern Land bei sich zu Hause empfangen E. Eine nicht-rotarische Berufs- oder Geschäftsperson dazu einladen, sich für einen Studiengruppenaustausch zu bewerben F. 9. Einen Nicht-Rotarier dazu einladen, sich um ein Stipendium der Stiftung zu bewerben Teilnahme an einem oder mehreren Distriktversammlungen (aufgelistet nach Priorität) A. Distriktkonferenz (geplantes Datum ___________) B. Distriktversammlung (geplantes Datum ___________) C. Stiftungsseminar (geplantes Datum ___________) D. Andere Distriktversammlungen (geplantes Datum ___________) 10. Einen Ausschuss auswählen, in dem Sie tätig sein möchten 11. Eine Aufgabe innerhalb eines Ausschusses übernehmen ZU BEACHTEN: Dieses Formular wird einmal pro Monat mit Ihrem Mentor überprüft und sollte sechs Monate nach Ihrer Einführung in den Club an den Clubsekretär übergeben werden. 34 Handbuch für Clubausschüsse Materialien zur Mitgliedschaftsentwicklung 37 Anhang 4: Informationsprogramme Informationsprogramme über Rotary geben neuen Mitgliedern einen Einblick in den Club, Distrikt und Rotary insgesamt. Die Clubs sollten die Themen der Informationsveranstaltungen selbst bestimmen. Dabei sollten auch Informationsmaterialien an die Teilnehmer ausgeteilt werden, die diese nach der Schulung weiter nutzen können. Nachfolgend sehen Sie den empfohlenen Inhalt für drei Informationsveranstaltungen über Rotary mit den zugehörigen Infomaterialien. Clubs sollten versuchen, die Angehörigen der Neumitglieder in der Orientierungsphase einzubeziehen. Eine weitere Möglichkeit wäre es, den Assistant Governor, Governor oder Vorsitzende von Distriktausschüssen als Gastreferenten für Informationsveranstaltungen über Rotary zu gewinnen. Richtlinien und Verfahren von Rotary 1. 2. 3. 4. Wie man ein neues Mitglied vorschlägt Struktur des Clubs Struktur des Distrikts Club-Meetings — Reguläre Meetings — Ausschusssitzungen — Clubversammlungen — Vorstandssitzungen — Gesellige Veranstaltungen 5. Präsenzvorschriften 6. Nachholen versäumter Meetings 7. Finanzen (Teilnahme, Spenden) Dienstmöglichkeiten (im Club, Distrikt und international) 1. Laufende Projekte des Clubs und Distrikts 2. Programme von RI 3. Programme der Rotary Foundation 4. Bestandsaufnahme der vorhandenen Interessen Neumitglieder sollten sich von ihrem Betreuer beraten lassen und angeben, in welchem Clubausschuss sie gern mitarbeiten würden. Außerdem sollten die Neumitglieder Rotariern vorgestellt werden, die aktiv in Programmen mitwirken, für die sich auch die Neumitglieder interessieren. Geschichte und Traditionen von Rotary International 1. Entstehung, Entwicklung und Erfolge von RI 2. Tradition hoher ethischer Normen 3. Geschichte und Erfolge des Clubs 4. Einbeziehung der (Ehe-) Partner und Familienangehörigen 2 Mitgliedschaft Handbuch für Clubausschüsse 35 Die Informationsmaterialien sollten interessant und interaktiv gestaltet werden. Arbeitsblätter und Fragen-und-Antworten-Sitzungen halten das Interesse der Teilnehmer aufrecht. Besonders innovative Clubs entwickeln sogar CD-ROMs für die Orientierung von Neumitgliedern. Weiterbildung von Mitgliedern Untersuchungen haben gezeigt, dass die fortlaufende Aus- und Weiterbildung von Mitgliedern dazu beitragen kann, die Mitgliederzahlen zu stabilisieren. Die folgenden Komponenten sind Teil der Weiterbildungsmaßnahmen im Club: • Mitteilung von aktuellen rotarischen Nachrichten und Informationen • Festgelegte Zahl an Clubprogrammen pro Jahr zur Weiterbildung • Teilnahme an Multi-Distrikt-Meetings zur rotarischen Weiterbildung • Mindestens zwei informative Clubversammlungen pro Jahr • Persönliche Mitarbeit von Rotariern an Projekten und Aktivitäten des Clubs und Distrikts, vor allem solchen, die ein praktisches Handanlegen erfordern • Distriktseminare zur Fortbildung • Interessante und gut organisierte wöchentliche Meetings • Ideen- und Informationsaustausch zu rotarischen Programmen, Projekten und Aktivitäten im Rahmen von regulären Ausschusssitzungen und informellen Meetings • Besuch von Meetings anderer Clubs. Mitglieder fühlen sich dem Club (und Rotary) stärker verbunden, wenn sie über alle aktuellen Änderungen und Ereignisse informiert sind. Veröffentlichen Sie Mitteilungen des Governors oder RI-Sekretariats auf der Club- oder Distrikt-Website, den wöchentlichen Meetings, in E-MailRundschreiben und Clubbulletins. Informieren Sie alle Clubmitglieder über den Jugendaustausch, Auslandsstipendien und den Weltgemeindienst. Die Teilnahme an diesen Programmen kann die lebenslange Verbundenheit mit Rotary fördern. Fordern Sie alle Mitglieder auf, an der Distriktkonferenz und dem Jahreskongress teilzunehmen, um sich über das rotarische Geschehen und Handeln in aller Welt zu informieren. Die von RI herausgegebenen Publikationen eignen sich hervorragend zur Mitgliederfortbildung. Durch die Lektüre von Zeitschriften wie THE ROTARIAN, den Regionalzeitschriften und der Online-Publikation Rotary News Basket erfahren Clubmitglieder, wie sich Rotarier in aller Welt engagieren. Und natürlich finden sie aktuelle Informationen auf der RIWebsite (www.rotary.org), die sie regelmäßig besuchen sollten. 36 Handbuch für Clubausschüsse Den Clubs wird empfohlen, eine eigene Bibliothek mit den aktuellen Publikationen von RI anzulegen. Diese könnte u.a. die folgenden Titel enthalten: • Official Directory (007-EN) • Katalog (019-GE) • Verfahrenshandbuch (035-GE) • Rotary Fact Pack (267-GE) * • Handbuch für den Stiftungsausschuss des Distriktes (300-GE) • This Is Rotary (449-EN), Videokassette oder DVD • Rotary in an Hour (512-EN), Hörkassette • Rotary Grundlagen (595-GE) • Take a Look at Rotary (867-EN), Videokassette • My Road to Rotary (922-EN) * Faktenblätter und andere Infomaterialien sind von der RI Public Relations Division im Zentralbüro erhältlich oder über die RI-Website (www.rotary.org). Handbuch für Clubausschüsse 37 ��������� Anhang 5: STAR (Special Training for Action in Rotary) �������������������������������������������� �������������������������������������������������������������������������������� �������������������������������������������������������������������������������������� ��������������������������������������������������������������������������������������� ����������������������������������������������������������������������������������� ����������������������������������������������������������������������������������� �������������������������������������������������������������������������������������� �������������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������������ ��������������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������ ����������������������������������������������������������������������������������� � � � � � � � � � � ������� 38 ������������������������������������������������������������������������� �������������������������������������������������������������������� ��������������������������������������������������������������������������������� ��������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������ ���������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������� ��������������������� ���������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������������� ��������������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������� �������������������������������������������������������������������������������� ����������������������������������������������������������������������������������� ����������������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������������������������������������� ���� ������������������������������������������������������������������� �������������������������������������������������������������������������� �������������������������������������������������������������������������������� ����������������������������������������������������������������������� ���� ���������������������������������������������������������������������������� ����������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������������ ������������������������� �������������������������������������������������������������������������� ���������������������������������� ��������������������������������������������������������������������� ��������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������� �������������������������������� �������������������������������������������������������������������� ���������������������������������������� Handbuch für Clubausschüsse ������������������������������������������ �� 2 Mitgliedschaft Anhang 1: Anhang 6: Umfrage zur Mitgliederzufriedenheit Fragebogen zur Zufriedenheit der Mitglieder Diese Umfrage ist für Clubzwecke bestimmt. Alle Clubmitglieder werden gebeten, diesen Fragebogen auszufüllen. Damit soll abgeklärt werden, ob sie mit den Aktivitäten des Clubs und seinen Projekten zufrieden sind. Bitte übergeben Sie die ausgefüllten Fragebogen an Ihren Clubsekretär. Ihre Antworten werden vertraulich behandelt. Fühlen Sie sich in unserem Rotary Club willkommen? Ja Nein Wenn nein: Weshalb nicht? (Bitte alle zutreffenden Antworten ankreuzen) Ich fühle mich demographisch isoliert (bitte Zutreffendes einkreisen): andere Mitglieder sind älter / jünger / vom andern Geschlecht / anderer demographischer Grund (bitte angeben) Ich habe mich nicht darum bemüht, andere Mitglieder zu treffen. Andere Mitglieder haben sich nicht bemüht, mit mir Kontakt aufzunehmen. Können Sie Ihre Anliegen gut mit der Club-Führung besprechen? Ja Nein Wenn nein: Weshalb nicht? (Bitte alle zutreffenden Antworten ankreuzen) Clubleitung haben so viele Aufgaben. Ich will Sie nicht noch mehr belasten. Clubleitung haben Ihre eigenen Vorstellungen und sind nicht an anderen Ideen interessiert. Ich bin noch nicht so lange Mitglied, um die Führung des Clubs problemlos ansprechen zu können. Ich will nicht als jemand betrachtet werden, der sich ständig beklagt. Andere Wie sehen Sie das Engagement Ihres Clubs in bezug auf die folgenden Aktivitäten? (Zutreffendes ankreuzen.) Mitgliedschaftsentwicklung zu groß angemessen ungenügend weiß nicht Orientierung und Schulung der Mitglieder zu groß angemessen ungenügend weiß nicht Lokale Dienstprojekte zu groß angemessen ungenügend weiß nicht Internationale Dienstprojekte zu groß angemessen ungenügend weiß nicht Club-PR zu groß angemessen ungenügend weiß nicht Fundraising zu groß angemessen ungenügend weiß nicht Rotary Foundation zu groß angemessen ungenügend weiß nicht Kameradschaft zu groß angemessen ungenügend weiß nicht Haben Sie sich an Club-Projekten und Aktivitäten beteiligt? 2(417-A) Mitgliedschaft Ja Nein Materialien zur Mitgliedschaftsentwicklung Handbuch für Clubausschüsse 395 Wie sind Sie involviert worden? Ich habe mich freiwillig gemeldet Ich wurde gefragt Bitte geben Sie Ihr Engagement bei den folgenden Aktivitäten an: Mitgliedschaftsentwicklung Ich bin momentan engagiert Ich möchte mich gerne engagieren Orientierung und Schulung der Mitglieder Ich bin momentan engagiert Ich möchte mich gerne engagieren Örtliche Dienstprojekte Ich bin momentan engagiert Ich möchte mich gerne engagieren Internationale Dienstprojekte Ich bin momentan engagiert Ich möchte mich gerne engagieren Club-PR Ich bin momentan engagiert Ich möchte mich gerne engagieren Fundraising Ich bin momentan engagiert Ich möchte mich gerne engagieren Rotary Foundation Ich bin momentan engagiert Ich möchte mich gerne engagieren Kameradschaft Ich bin momentan engagiert Ich möchte mich gerne engagieren Sonstige Ich bin sehr zufrieden / zufrieden / unzufrieden mit meiner Beteiligung an Aktivitäten und Projekten des Clubs. (Zutreffendes einkreisen.) Falls Sie unzufrieden sind: Weshalb? (Bitte alle zutreffenden Antworten ankreuzen.) ungenügendes Wissen Persönlichkeitskonflikte Kosten persönliche zeitliche Konflikte zu wenig Ressourcen zu geringer Einbezug der Familie zu wenig Unterstützung von andern Mitgliedern Andere Wie beurteilen Sie die folgenden Kosten, die mit einer Mitgliedschaft in unserem Club verbunden sind: Club-Gebühren zu hoch angemessen zu niedrig Kosten der wöchentlichen Zusammenkünfte zu hoch angemessen zu niedrig Höhe der Club-Bussen zu hoch angemessen zu niedrig Freiwillige Beiträge an Dienstprojekte zu hoch angemessen zu niedrig Freiwillige Beiträge an die Rotary Foundation zu hoch angemessen zu niedrig 40 Handbuch für Clubausschüsse 6 Rotary International Genießen Sie die wöchentlichen Zusammenkünfte? Ja Nein Bitte kreisen Sie bei den folgenden Aussagen die zutreffende Antwort ein: An unseren Zusammenkünften wird angemessen / zu viel / zu wenig über rotarische Themen gesprochen. Die Dauer der Zusammenkünfte ist angemessen / zu lang / zu kurz. Unsere Club sollte mehr / gleich viele / weniger kameradschaftliche Aktivitäten durchführen. Unser Club-Bulletin enthält genügend / zu viel / zu wenig Rotary-Informationen. Unser Club-Bulletin ist (bitte alle zutreffenden Antworten einkreisen) interessant / nützlich / informativ / langweilig / mässig / nicht informativ. Unsere Zusammenkünfte sind gut organisiert / schlecht organisiert. Die Zeit der Zusammenkünfte ist günstig / ungünstig. Falls ungünstig, bitte bessere Zeit angeben: Der Ort der Zusammenkünfte ist günstig / ungünstig. Falls ungünstig, bitte anderen Ort angeben Welchen Aspekt in bezug auf unseren Treffpunkt finden Sie unbefriedigend (bitte alle zutreffenden Antworten ankreuzen) Bedienung Qualität des Essens Parkmöglichkeiten Dekor / Atmosphäre Menuauswahl Sicherheit der Gegend, in der das Lokal liegt Andere Vorschläge für Änderungen Die folgenden Änderungen wurden unsere Clubzusammenkünfte verbessern: bessere Redner eine grösse Vielfalt an Programmthemen stärkerer Einbezug der Familie mehr Dienstmöglichkeiten mehr Schwergewicht auf Kameradschaft mehr Schwergewicht auf berufliche Informationen besseres Zeit-Management mehr Führungsmöglichkeiten Möchten Sie sonst etwas ändern? Wie sehen Ihre Gatten / Gattinnen / Partner / Partnerinnen / Familie Ihr Engagement bei Rotary? stolz auf mein Engagement möchte mehr darüber wissen / mehr einbezogen werden findet, dass Rotary zu viel von meiner Zeit beansprucht findet Engagement zu kostspielig sucht Kontakt mit andern Gatten / Gattinnen / Familien von Rotariern Anderes Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, um auf diese Fragen zu antworten. Sie haben damit einen wertvollen Beitrag zur Verbesserung unseres Clubs geleistet. Handbuch für Clubausschüsse 41 Materialien zur Mitgliedschaftsentwicklung 7 Anhang 7: Umfrage unter ehemaligen Mitgliedern ��������� ��������������������������������������� ����������������������������������������������������������������������������������������������������� �������������������������������������������������������������������������������������������������� ��������������������������������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������������������������������������� ������������������������� ����������������������������������������������������� �������� ���������� �������������������������������������������������� ��������������������� ������������������ ������������������������������������������������ �������������� ������������������ ��������������������������������� ������� ��������������������������������������������������������������������������������� ����������������������� �������� ���� ������������������������������������������������������������ ������ ���� ������������������������� ��������������������������������������������� ����������������������������������������������������������������������� ����������������������������������������������������������������� ������������������������������ ��������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������� �������������������������������������������������������������������������� �������� ���� ����������������������������������������������������������������������� �������������������������������������������������������������������������������������������� ��������� ����������������������������������������������������������������������������������������������� ������������� ���������������������������������������������������������������������������������������������� ���������� ������������������������������������ ������� 42 Handbuch für Clubausschüsse ������� 2 Mitgliedschaft ������������������������������������������ �� Haben Sie sich an Clubprojekten und -aktivitäten beteiligt? Ja Nein Wie sind Sie einbezogen worden? Ich habe mich freiwillig gemeldet Ich wurde angesprochen. Ich bin mit meiner Beteiligung an den Clubaktivitäten und -projekten sehr zufrieden/zufrieden/ unzufrieden. Falls Sie unzufrieden sind: Weshalb? (Bitte alle zutreffenden Antworten ankreuzen.) ungenügendes Wissen zu wenige Ressourcen Persönlichkeitskonflikte zu wenig Unterstützung von anderen Mitgliedern Kosten zu geringe Einbeziehung der Familie persönliche Zeitkonflikte Andere Wie sehen Sie das Engagement Ihres Clubs in Bezug auf die folgenden Aktivitäten? Mitgliedschaftsentwicklung übermäßig angemessen ungenügend weiß nicht Orientierung & Schulung der Mitglieder übermäßig angemessen ungenügend weiß nicht Örtliche Serviceprojekte übermäßig angemessen ungenügend weiß nicht Internationale Serviceprojekte übermäßig angemessen ungenügend weiß nicht Öffentlichkeitsarbeit des Clubs übermäßig angemessen ungenügend weiß nicht Spendengewinnung (Fundraising) übermäßig angemessen ungenügend weiß nicht Rotary Foundation übermäßig angemessen ungenügend weiß nicht Geselligkeit (Fellowship) übermäßig angemessen ungenügend weiß nicht Wie beurteilen Sie die folgenden Extrakosten, die mit einer Mitgliedschaft in unserem Club verbunden sind: Mitgliedsbeitrag zu hoch angemessen zu niedrig Kosten der wöchentlichen Zusammenkünfte zu hoch angemessen zu niedrig Höhe der Verwarnungsgelder und Umlagen zu hoch angemessen zu niedrig Freiwillige Beiträge für Serviceprojekte zu hoch angemessen zu niedrig Freiwillige Beiträge für die Rotary Foundation zu hoch angemessen zu niedrig Hatten Sie Freude an den wöchentlichen Zusammenkünften? Ja Nein Bitte kreisen Sie bei den folgenden Aussagen die zutreffende Antwort ein: An unseren Zusammenkünften wurde ausreichend / zu viel / zu wenig über rotarische Themen gesprochen. Die Dauer der Zusammenkünfte war angemessen / zu lang / zu kurz. Unser Club sollte mehr / gleich viele /weniger gesellige Aktivitäten durchführen. Unser Club-Bulletin enthielt genügend / zu viel / zu wenig Rotary-Informationen. Unser Club-Bulletin war (bitte alle zutreffenden Antworten einkreisen) interessant / nützlich / informativ / langweilig / mäßig / nicht informativ. Unsere Zusammenkünfte waren gut organisiert / schlecht organisiert. Die Zeit der Zusammenkünfte war günstig / ungünstig. Vorschlag für eine bessere Zeit Handbuch für Clubausschüsse 14 Rotary International 43 Der Ort der Zusammenkünfte war günstig / ungünstig. Falls ungünstig, bitte einen anderen Ort vorschlagen Welche der folgenden Aspekte bzgl. unserer Tagungsstätte fanden Sie unbefriedigend (Bitte alle zutreffenden Antworten ankreuzen)? Bedienung Ausgestaltung / Atmosphäre Qualität des Essens Menuauswahl Parkmöglichkeiten Sicherheit der Gegend, in der das Lokal liegt Andere Vorschläge für Änderungen Die folgenden Veränderungen würden zu einer Verbesserung unserer Clubzusammenkünfte beitragen: bessere Redner mehr Schwergewicht auf Geselligkeit eine größere Vielfalt an Programmthemen stärkere Betonung der beruflichen Informationen stärkerer Einbeziehung der Familie besseres Zeitmanagement mehr Dienstmöglichkeiten mehr Führungsmöglichkeiten Wie sah Ihr Ehe- bzw. Lebenspartner / Ihre Familie Ihr Engagement bei Rotary? stolz auf mein Engagement Rotary nimmt zu viel meiner Zeit in Anspruch möchte mehr darüber wissen / stärker einbezogen werden findet Engagement zu kostspielig sucht den Kontakt mit andern Ehe- bzw. Lebenspartner / Familien von Rotariern Sonstiges Was könnte der Club anders gemacht haben, um Ihre Erwartungen zu erfüllen? Möchten Sie, dass wir uns mit dem Rotary Club an Ihrem neuen Wohnort in Verbindung setzen, Ja Nein um zu signalisieren, dass Sie Interesse am Beitritt hätten? Neue Adresse 44 Handbuch für Clubausschüsse Materialien zur Mitgliedschaftsentwicklung 15 3 Dienstprojekte Projektbezogene Clubausschüsse Die Entwicklung von Dienstprojekten bedarf der Mitarbeit vieler Rotarier. Viele unterschiedliche Clubausschüsse arbeiten gemeinsam mit den Clubamtsträgern daran, ein Dienstprojekt auszuwählen, zu planen, zu realisieren und auszuwerten. Kriterien für Ausschussmitglieder In den Ausschüssen, die sich mit der Projektarbeit beschäftigen, sollten Rotarier mitwirken, die mit den sozioökonomischen Bedingungen des Gemeinwesens bestens vertraut sind. Außerdem sollten Ausschussmitglieder folgende Kriterien erfüllen: • Ausübung von dienstorientierten Berufen, wie z. B.: — Tätigkeit im medizinischen Bereich — Lehrende und Ausbildende — Polizeibeamte — Kirchenvertreter — Leiter von Gemeinnützigen Organisationen — Mitarbeiter in örtlichen staatlichen Behörden • Erfahrung in der Jugendarbeit und/oder Seniorenbetreuung • Auslandserfahrung (falls erforderlich) • Weitreichende ehrenamtliche Erfahrung • Enthusiasmus Dienstprojekte stehen im Mittelpunkt der Arbeit der folgenden Ausschüsse: Entwicklung des Gemeinwesens • Kümmert sich um Fragen, die mit dem physischen Zustand des Gemeinwesens und seiner Einrichtungen zusammenhängen. • Konzentriert sich auf Projekte, die mit Gemeindezentren, Gesundheits einrichtungen, Verbesserung der Infrastruktur, Bibliotheken, Park- und Freizeiteinrichtungen, öffentlichen Einrichtungen, Sicherheit, Hygiene, Schulen und der städtischen und ländlichen Revitalisierung zu tun haben. Gemeindienst • Koordiniert die Arbeit der Ausschüsse, die sich mit Fragen des Gemeindienstes befassen oder daran arbeiten, das örtliche Gemeinwesen zu verbessern. • Plant Gemeindienstprojekte, in die alle Mitglieder einbezogen werden. Handbuch für Clubausschüsse 45 Umweltschutz • Prüft den Zustand der Umwelt im Gemeinwesen. • Entwickelt Projekte, die dem Tierschutz dienen, Aktionen zur Verschönerung des Stadtbildes, Aufräumaktionen, Aktionen zur Verbesserung der Luftqualität und zum Schutz von Energiequellen, Bepflanzungen, Aktionen zur Lärmverringerung, Bodenschutz, Beseitigung giftiger Abfälle, Abfall- und Wasserwirtschaft. Lebensqualität • Fördert das Wohlergehen aller Bürger im Gemeinwesen. • Entwickelt Projekte und Aktionen, die mit allen Aspekten der Lebensqualität zusammenhängen und bedürftigen Menschen helfen. • Plant eine Aktivität anlässlich des Familienmonats (Dezember). Internationaler Dienst • Berät und unterstützt die Mitglieder bei der Ausübung ihrer internationalen Dienstpflichten. • Plant internationale Dienstprojekte, in die alle Mitglieder einbezogen werden. • Unterstützt RI-Programme mit internationalem Rahmen, z. B. Jugendund Freundschaftsaustausch. • Plant eine Aktivität anlässlich des Weltverständigungs-Monats (Februar) und des Weltverständigungs- und Friedenstages (23. Februar) Partner im Dienen • Fördert alle Bemühungen zur Verbesserung der Beziehungen zwischen Rotariern und von Rotary gesponserten Organisationen wie Rotaract (Dienstclub für junge Erwachsene zwischen 18 und 30 Jahren), Interact (Dienstclub für Jugendliche zwischen 14 und 18 Jahren) und den Rotary Community Corps (Gruppen von Nicht-Rotariern, die gemeinnützige Hilfe im Gemeinwesen leisten möchten). • Führt Kurse zum Führungskräftetraining für von Rotary gesponserte Gruppen durch, die diesen bei der Organisation und Durchführung von kommunalen Entwicklungsprojekten helfen. • Plant eine Aktivität anlässlich der Welt-Rotaract-Woche (um den 13. März). • Plant eine Aktivität im Monat September, der unter dem Motto „Neue Generationen“ steht. • Plant eine Aktivität anlässlich der Welt-Interact-Woche (um den 5. November). Rotary Volunteers • Sucht geeignete örtliche Projekte, die ehrenamtliche Helfer brauchen. • Fungiert als Unterausschuss des Berufsdienst-Ausschusses. • Optimiert die Nutzung der Dienste von Rotary Volunteers. • Entwickelt örtliche Gemeindienstprojekte, bei denen Rotary Volunteers eingesetzt werden können. 46 Handbuch für Clubausschüsse Berufsdienst • Fördert hohe ethische Normen in allen Berufen und Tätigkeiten. • Plant Berufsdienstaktivitäten für alle Mitglieder und im Club vertretenen Berufe. • Plant eine Aktivität anlässlich des Berufdienst-Monats (Oktober). Weltgemeindienst (WCS) • Fungiert als Unterausschuss des Ausschusses für internationalen Dienst. • Informiert die Rotarier über das WCS-Programm und die von Rotary International und der Rotary Foundation erhältlichen Mittel und Ressourcen. • Sendet Projekte, die Unterstützung benötigen, an die WCS-Projektbörse ein, bzw. sucht dort Projekte, die der Club unterstützen möchte. Jugend • Koordiniert Clubaktivitäten für Jugendliche. • Fördert die Teilnahme an Veranstaltungen der Rotary Youth Leadership Awards (RYLA). • Fördert die Teilnahme am RI-Jugendaustauschprogramm. Zusammenarbeit mit anderen Ausschüssen Um Dienstprojekte erfolgreich leiten zu können, sollten sich die Ausschüsse regelmäßig mit anderen Clubausschüssen und Führungskräften beraten, insbesondere im Hinblick auf folgende Aspekte: • Fundraising: Besprechen Sie die Projektziele und Möglichkeiten zur Mittelbeschaffung mit den Clubverantwortlichen für Fundraising. • Rotary Foundation: Erkundigen Sie sich bei den Verantwortlichen für die Rotary Foundation, welche Ressourcen die Stiftung zur Unterstützung der Clubprojekte bereitstellen kann. • Öffentlichkeitsarbeit (Public Relations): Organisieren Sie gemeinsam mit den Verantwortlichen für Öffentlichkeitsarbeit PR-Maßnahmen zur Durchführung und Teilnahme an Dienstprojekten, die Rotarys Ansehen in der Öffentlichkeit erhöhen. • Clubverwaltung: Informieren Sie die für Verwaltungsfragen zuständigen Clubverantwortlichen über geplante und laufende Dienstprojekte, damit entsprechende Meldungen im Clubbericht, im THE ROTARIAN oder der Rotary-Regionalzeitschrift veröffentlicht werden. • Mitgliedschaft: Arbeiten Sie mit den für die Mitgliederentwicklung zuständigen Clubverantwortlichen zusammen, um das rotarische Ideal des selbstlosen Dienens zur Orientierung und Gewinnung von neuen Mitgliedern zu nutzen. Handbuch für Clubausschüsse 47 Richtlinien für Dienstprojekte Dienstprojekte • Clubs sollten sich in ihrer gemeinnützigen Arbeit auf die Deckung echter Bedürfnisse des Gemeinwesens konzentrieren. Durch die regelmäßige Prüfung ihrer Dienstaktivitäten können sie gewährleisten, dass ihre Projekte dem jeweiligen Gemeinwesen wirklich helfen. • Die gemeinnützige Arbeit der Clubs muss sich auf alle vier Zweige des Dienstes – Clubdienst, Berufsdienst, Gemeindienst und internationaler Dienst – gleichmäßig erstrecken. • Clubs sollten Dienstprojekte planen und durchführen, an denen auch Familienangehörige der Rotarier problemlos teilnehmen können. • Jeder Club sollte eine Dienstaktivität durchführen, an der sich alle Clubmitglieder beteiligen. • Den Clubs wird empfohlen, die Präsidenten anderer Rotary Clubs zu ihren regulären Meetings einzuladen. Dies gibt den Clubpräsidenten die Möglichkeit, — sich über die Projekte und Aktivitäten der Clubs auszutauschen — gute Beziehungen zu anderen Clubs aufzubauen. • Clubs werden aufgefordert, internationale Projekte und Austauschreisen mit Clubs in neuen Rotary-Ländern zu organisieren, um diese neuen Clubs über Rotary und die unterschiedlichen Dienstmöglichkeiten aufzuklären. • Clubs können zur Unterstützung von Projekten zusammenarbeiten. Die Verfassungsdokumente von RI erlauben jedoch nicht die Vereinigung von Clubs außerhalb von RI. Dienstmöglichkeiten • Der Gemeindienst fördert die Verwirklichung des Dienstideals in der privaten, beruflichen und öffentlichen Tätigkeit jedes Rotariers. • Der internationale Dienst zielt darauf ab, die Völkerverständigung zu fördern. • Im Rahmen des Weltgemeindienstes (WCS) werden internationale Dienstaktivitäten durchgeführt, die: — Leben verbessern — Humanitäre Bedürfnisse decken — Völkerverständigung fördern — Technische und berufliche Hilfe leisten. 48 Handbuch für Clubausschüsse 3 Dienstprojekte Öffentlichkeitsarbeit und Clubprojekte Jeder Club sollte: • jedes Jahr ein größeres Gemeindienstprojekt durchführen • die Öffentlichkeit über die laufenden Projekte des Clubs aktiv informieren • negative Meinungen über Rotary durch positive Dienstprojekte abbauen • jährliche oder langfristige Projekte durchführen (sofern machbar), durch die der Club öffentlich bekannt wird und die eindeutig mit dem Club in Verbindung gebracht werden. Kommunale, nationale und internationale Angelegenheiten Das allgemeine Wohlergehen des Gemeinwesens, des Landes und der Welt ist ein wichtiges Anliegen für jeden einzelnen Rotarier. Fragen im Zusammenhang mit dem öffentlichen Wohlergehen müssen gründlich und objektiv diskutiert und untersucht werden. Clubs sollten jedoch nicht: • Meinungen zu ungeklärten kontroversen öffentlichen Maßnahmen kundtun • Kandidaten für ein öffentliches Amt unterstützen oder vorschlagen bzw. die Vorzüge oder Nachteile solcher Kandidaten diskutieren • Resolutionen oder Ansichten zu internationalen Angelegenheiten oder zur internationalen Politik annehmen oder verbreiten, noch konzertierte Aktionen hinsichtlich solcher Angelegenheiten oder Politik durchführen • weder Aufrufe an einen Club, an die Bevölkerung oder an eine Regierung richten, noch Briefe, Reden oder Vorschläge zur Lösung bestimmter internationaler politischer Probleme veröffentlichen. Handbuch für Clubausschüsse 49 Ressourcen für die Projektarbeit Verschiedene Mittel und Ressourcen stehen dem Club für die Bedarfsermittlung und zur Planung, Realisierung und Auswertung von Dienstprojekten zur Verfügung: • Dienstbezogene Clubausschüsse • Ausschuss für Projektorganisation • Andere Humanressourcen • Informationsmaterialien • Finanzierungshilfe. Ausschuss für Projektorganisation Der Erfolg eines Dienstprojektes wird von der Arbeit und dem Engagement vieler Mitwirkender bestimmt. Die empfohlene Ausschussstruktur für Clubs enthält verschiedene Ausschüsse, die sich mit Aspekten des Dienstes beschäftigen. Allerdings könnte auch ein Ausschuss für Projektorganisation für die Zusammenarbeit bei bestimmten Projekten gebildet werden. Der Organisationsausschuss arbeitet eng mit anderen Clubmitgliedern zusammen und hat folgende Aufgaben: • Hilft bei der Festlegung der Projektziele. • Hält den Kontakt mit wichtigen Vertretern und Organisationen des Gemeinwesens aufrecht. • Wirbt im Club und im Gemeinwesen für das Projekt. • Fördert eine breite Beteiligung von Clubmitgliedern und Bürgern am Projekt. • Verwaltet Ressourcen wie Finanzmittel, Materialien und Zeit der Clubmitglieder. • Kontrolliert den Fortschritt auf dem Weg zum Projektziel. • Führt eine Auswertung durch und fertigt einen schriftlichen Auswertungsbericht an. Im Projektorganisationsausschuss sollten Personen mitarbeiten, deren Interessen und Fähigkeiten am besten den Projektanforderungen entsprechen. Die folgenden Personenkreise eignen sich besonders für die Arbeit in diesem Ausschuss: 50 Handbuch für Clubausschüsse 3 Dienstprojekte • Nicht-Rotarier aus dem Gemeinwesen • Mitglieder anderer dienstbezogener Ausschüsse • Örtliche Interacter, Rotaracter oder Mitglieder eines Rotary Community Corps. Die strukturierten Programme von RI und das Menü von Dienstmöglichkeiten helfen Clubs und Distrikten, ihre Ziele in Bezug auf den Dienst im eigenen und in anderen Gemeinwesen zu erreichen. Strukturierte Programme • • • • • Interact Rotaract Rotary Community Corps Rotary Fellowships RotaryFreundschaftsaustausch • Rotary Volunteers • Rotary Youth Leadership Awards (RYLA) • Weltgemeindienst (WCS) • Jugendaustausch Menü von Dienstmöglichkeiten • • • • Gefährdete Kinder Behinderte Personen Gesundheitsfürsorge Völkerverständigung und guter Wille • Lesen, Schreiben und Rechnen • • • • Bevölkerungsfragen Armut und Hunger Schutz des Planeten Erde Probleme der städtischen Entwicklung Andere Humanressourcen Die Menschen sind der Schlüssel zum Erfolg eines Dienstprojektes. Sie leisten ehrenamtliche Arbeit, setzen die Projektziele fest, ermitteln die Bedürfnisse des Gemeinwesens und helfen bei der Bewertung eines Projekts. Folgende Personen könnten Projekte unterstützen: • Rotarier und ihre Familien • Distriktausschüsse (insbesondere der WCS-Ausschuss und der RotaryFoundation-Ausschuss) • Kommunale Organisationen und andere interessierte Bürger • Alumni der Rotary Foundation • Jugendaustauschschüler • Partner im Dienen (Rotaracter, Interacter, Rotary Community Corps) • Andere Rotary Clubs (auf diese Weise lassen sich Ressourcen zusammenlegen). Informationsmaterialien Eine breite Palette an Infomaterialien zum Thema Dienstprojekte ist von Rotary International erhältlich, darunter die Folgenden: • Richtlinien für erfolgreiche Projekte in Gemeinwesen (605A-GE) • Interact Handbook (654-EN) • International Service in Action: A WCS Video Workshop (753-EN) • Menü von Dienstmöglichkeiten (605B-GE) • RI-Website: www.rotary.org • Rotaract Handbook (562-EN) • Rotary Community Corps Handbook (770-EN) • Rotary Volunteers: Hand in Hand (386-EN), Video • Vocational Service in Your Community (509-EN) • World Community Service Handbook: A Guide to Action (742-EN) • WCS-Projektbörse auf der RI-Website. Weitere Publikationen und Materialien zum Thema Dienstprojekte finden Sie im Katalog von Rotary International (019-GE). Finanzielle Ressourcen Viele Clubs führen Spendenaktionen oder Benefizveranstaltungen durch, um Dienstprojekte zu finanzieren. Daneben gibt es noch folgende Finanzierungsquellen: • Spenden von Personen oder örtlichen Unternehmen • Zuwendungen von anderen Stiftungen • Zuwendungen der Rotary Foundation. Handbuch für Clubausschüsse 51 Erfolgreiche Dienstprojekte Ein wichtiges Ideal von Rotary wird durch das Motto der Organisation – Selbstloses Dienen – verkörpert. Mit Dienstprojekten, die dem eigenen Gemeinwesen und Gemeinwesen in anderen Ländern helfen, setzen Clubs dieses Motto in die Tat um. Die beispiellosen Anstrengungen Tausender von Rotariern und ihrer Clubs tragen entscheidend dazu bei, das Leben vieler Menschen zu verbessern. Das erste Dienstprojekt von Rotary im Jahre 1907 bestand in der Errichtung von öffentlichen Toiletten in der Innenstadt von Chicago (Illinois/USA). Dieses nicht gerade glanzvolle Projekt war nichtsdestotrotz erfolgreich, weil es einen echten Bedarf im Gemeinwesen deckte. Wenn Sie mehr über die Zusammenarbeit zwischen Club und Gemeinwesen bei der Entwicklung von Dienstprojekten erfahren möchten, lesen Sie die Broschüre Richtlinien für erfolgreiche Projekte in Gemeinwesen (605A-GE). 52 Ein erfolgreiches Dienstprojekt erfüllt folgende Kriterien: • Es nimmt sich eines echten Bedürfnisses oder Problems an. • Es verbessert das Leben der Menschen im Gemeinwesen. • Es bezieht die Nutznießer des Projekts mit ein (Hilfe zur Selbsthilfe). • Es macht deutlich, dass die Arbeit jedes Mitwirkenden zählt. • Es basiert auf einer realistischen Einschätzung der vorhandenen Ressourcen. • Es verfolgt ganz bestimmte Ziele mit messbaren Ergebnissen. • Es baut Projektnetzwerke auf. Wie profitiert der Club von Dienstprojekten? Von Dienstprojekten profitieren nicht nur die Gemeinwesen, denen sie helfen, sondern auch der Club, der sie durchführt. Ein erfolgreiches Dienstprojekte bringt folgende Vorteile: • Es inspiriert und motiviert die Mitglieder, sich noch stärker am Clubund Gemeindienst zu beteiligen. • Es zeigt, dass sich der Einsatz von Zeit und Ressourcen lohnt, und weckt daher das Interesse potenzieller Mitglieder. Allgemeine Kriterien Um erfolgreich zu sein, sollten folgende Prinzipien bei der Projektarbeit beachtet werden: • Ausgeglichenheit: Der Club sollte Projekte in allen vier Dienstzweigen – Clubdienst, Berufsdienst, Gemeindienst und internationaler Dienst – durchführen. • Relevanz: Kontrollieren Sie regelmäßig die Projektarbeit des Clubs, um sicherzustellen, dass sie für das Gemeinwesen und die Nutznießer der Projekte relevant bleibt. • Zusammenarbeit: Führen Sie Dienstprojekte durch, an denen sich viele Clubmitglieder und ihre Angehörigen beteiligen können. • Kommunikation: Tauschen Sie sich über Dienstprojekte mit anderen Clubpräsidenten aus (indem Sie diese z. B. zu Ihren Clubmeetings einladen) und informieren Sie den Distrikt und Rotary International über erfolgreiche Projekte, damit diese von anderen Rotary Clubs nachgeahmt werden können. Handbuch für Clubausschüsse 3 Dienstprojekte Aufgaben Dienstprojekte erfordern ein systematischen Herangehen, um den größtmöglichen Effekt zu erzielen. Die für Dienstprojekte verantwortlichen Rotarier sollten daher folgende Maßnahmen treffen: • Wählen Sie gemeinsam mit den Clubamtsträgern und den Clubmitgliedern Projekte aus, die interessant sind und echte Hilfe bringen. • Erkundigen Sie sich nach den zahlreichen Ressourcen, die vom Distrikt, Rotary International und der Rotary Foundation zur Verfügung gestellt werden. • Machen Sie sich mit den Hauptbestandteilen eines erfolgreichen Projekts vertraut: — Bedarfsermittlung — Planung — Implementierung — Auswertung. Handbuch für Clubausschüsse 53 Bedarfsermittlung Was kennzeichnet ein erfolgreiches Gemeindienstprojekt? Relevanz. Ein erfolgreiches Gemeindienstprojekt deckt einen echten und dringenden Bedarf im Gemeinwesen. Das Projekt muss weder teuer noch komplex sein – sondern notwendig. Als Verantwortlicher für den Clubdienst haben Sie dafür zu sorgen, dass Dienstprojekte sowohl auf die Bedürfnisse des Gemeinwesens als auch auf die Kapazitäten und Interessen des Clubs abgestimmt sind. Zu diesem Zweck ergreifen Sie zusammen mit den für Clubdienst verantwortlichen Clubamtsträgern die folgenden Maßnahmen: • Ermitteln Sie die Interessen und Kapazitäten der Clubmitglieder, um festzustellen, welche Art von Dienstaktivitäten auf das größte Interesse stößt. • Stellen Sie fest, welche Ressourcen im Club und außerhalb des Clubs für mögliche Projekte zur Verfügung stehen. • Überlegen Sie, welche Anliegen im Gemeinwesen sich am besten mit den Interessen der Clubmitglieder und verfügbaren finanziellen und personellen Ressourcen vereinbaren lassen. Die Bedarfsermittlung besteht aus zwei Teilen: einer internen Analyse der Clubsituation und einer externen Analyse des Gemeinwesens, dem mit dem Projekt geholfen werden soll. Interne Analyse Für den Erfolg eines Projekts ist ausschlaggebend, ob es den Interessen, Fähigkeiten und Fertigkeiten der Clubmitglieder entspricht. Durch eine interne Analyse können die Clubmitglieder folgende Faktoren untersuchen: • Fähigkeiten und Talente der Mitglieder • Erfahrungen aus früheren Projekten • Zusammensetzung des Clubs: — Anzahl der teilnahmewilligen Mitglieder — Vorhandene Fähigkeiten und Fertigkeiten — Mitgliederinteresse an potenziellen Projekten — Bereitschaft der Mitglieder, sich im Gemeinwesen zu engagieren — Zufriedenheit mit früheren Projekten. Die Untersuchung dieser Faktoren zeigt Stärken und Schwächen auf und hilft Ihnen festzustellen, welche Arten von Dienstprojekten sich am besten für den Club eignen. Um die Chancen für den Erfolg weiter zu erhöhen, sollte ein Projekt gewählt werden, dass sich des breitestmöglichen Spektrums an Interessen und Kapazitäten bedient. Externe Analyse Ein weiterer wichtiger Schritt bei der Bedarfsermittlung ist die Untersuchung der Situation im Gemeinwesen. Sie trägt dazu bei, dass Rotarier ihrem Gemeinwesen besser dienen können. 54 Handbuch für Clubausschüsse 3 Dienstprojekte Untersuchen Sie die folgenden Aspekte, um festzustellen, welche Probleme im Gemeinwesen am dringendsten einer Lösung bedürfen: • Wirtschaftliche Situation • Geographische Lage • Stärken und Schwächen der Bildungssituation • Demographisches Profil • Politische Situation. Für eine gründliche externe Analyse sollten sich die Clubamtsträger mit führenden Kommunalvertretern aus den unterschiedlichsten Bereichen beraten: • Örtliche staatliche Behörden und Sozialleistungsanbieter • Kommunale Organisationen und Bürgerinitiativen, Polizei und Feuerwehr • Lehrende und Ausbildende • Kirchenvertreter. Auf diese Weise kann sich der Club ein genaues Bild vom Gemeinwesen und seiner Probleme machen und enge Beziehungen mit führenden Kommunalvertretern und Organisationen aufbauen. Diese Gruppen können dem Club Zugang zu Personen verschaffen, die fachgerechte Auskünfte über kommunale Fragen, Projektstrategien und zukünftige Dienstprojekte geben können. Die Zusammenarbeit mit Kommunalvertretern zur Entwicklung und Durchführung von Dienstprojekten gibt dem Club außerdem die Möglichkeit, potenzielle neue Rotarier zu finden. Handbuch für Clubausschüsse 55 Planung und Realisierung von Projekten Als Vorsitzender des Clubdienstausschusses leiten und kontrollieren Sie den Planungsprozess und erarbeiten gemeinsam mit den Mitgliedern Ihres Ausschusses und anderen Clubamtsträgern Projektpläne, die sich echter Bedürfnisse des Gemeinwesens annehmen. Achten Sie bei der Planung von Projekten auf Folgendes: • Motivieren und involvieren Sie die Clubmitglieder während der gesamten Planungs- und Realisierungsphase. • Stellen Sie ein detailliertes Budget und einen Arbeitsplan auf, der die Verantwortung jedes einzelnen im Detail festlegt. • Beschaffen Sie zusätzliche Gelder durch gut organisiertes Fundraising. • Erarbeiten Sie eine ausführliche PR-Strategie, um Unterstützung für das Projekt zu bekommen, neue Mitglieder anzuwerben und das Ansehen von Rotary in der Öffentlichkeit zu verbessern (siehe hierzu auch Kapitel 6, „Öffentlichkeitsarbeit“). Anfängliche Überlegungen Vor Beginn eines Dienstprojekts sollten Sie sich folgende Fragen stellen: An welchen Projekten wirken Clubmitglieder derzeit mit? Prüfen Sie sorgfältig, wie sich ein neues Projekt auf die Mitarbeit des Clubs an laufenden Projekten auswirken könnte. Welches Ziel verfolgt das Projekt? Stellen Sie sicher, dass das Projekt ein gemeinsames, messbares, anspruchsvolles, realistisches, zeitlich abgestecktes Ziel hat, das den Bedürfnissen des Gemeinwesens entspricht. Wer nimmt am Projekt teil? Clubmitglieder? Kommunalgruppen? Interacter, Rotaracter, Mitglieder eines Rotary Community Corps? Familien, Freunde und Kollegen? Wie soll die Arbeit der ehrenamtlichen Helfer anerkannt werden? Wann wird das Projekt durchgeführt? Wie viel Vorbereitungszeit ist nötig? Sind bei der zeitlichen Planung Feiertage oder Ferienzeiten zu beachten? Wo wird das Projekt durchgeführt? Sind besondere Punkte im Zusammenhang mit dem Projektstandort zu berücksichtigen (Transportkosten, Sicherheits- und Haftungsfragen usw.)? Warum führt der Club das Projekt durch? Das Projekt muss die Erfüllung eines kommunalen Bedarfs mit den Interessen und Kapazitäten des Clubs vereinen, damit die Mitglieder bereit sind, Zeit und Geld für das Projekt aufzubringen. Wie plant der Club, seine Projektziele zu erreichen? Werden zusätzliche ehrenamtliche Helfer benötigt? Muss sich der Club um zusätzliche Finanzierung bemühen? Wie wird der Club für das Projekt werben? Nachdem diese wichtigen Fragen beantwortet sind, kann der Club damit beginnen, einen Plan für die Projektrealisierung zu erarbeiten. 56 Handbuch für Clubausschüsse 3 Dienstprojekte Das Arbeitsblatt zur Auswahl eines Dienstprojektes und zum Fundraising sollen Ihnen die Planung von Dienstprojekten erleichtern. Für eine erfolgreiche Planung sind folgende Schritte notwendig: • Setzen Sie klar formulierte und messbare Ziele. • Stellen Sie fest, was realistisch erreicht werden kann und unterteilen Sie das Projekt ggf. in kleinere Teilprojekte. • Legen Sie fest, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. • Setzen Sie alle verfügbaren Ressourcen ein. • Arbeiten Sie mit den für Öffentlichkeitsarbeit zuständigen Clubamtsträgern zusammen, um in der Öffentlichkeit für das Projekt zu werben und auf die Rolle des Clubs hinzuweisen. • Halten Sie die Rotarier, Bürger und Nutznießer des Projekts auf dem Laufenden. • Halten Sie den Kontakt zwischen Rotariern, Bürgern und Nutznießern des Projekts aufrecht. Handbuch für Clubausschüsse 57 Auswertung Die Auswertung ist für das laufende Projekt und für zukünftige Projekte des Clubs von großer Bedeutung. Als Vorsitzender des Clubdienstausschusses sollten Sie alle Projektaktivitäten, an denen Ihr Club beteiligt ist, auswerten. Eine gründliche Auswertung ermöglicht es dem Club: • Erfolge und Misserfolge zu bewerten und aus Fehlern zu lernen • Festzustellen, ob Ziele und Anliegen des Projekts erreicht wurden • die gesammelten Erfahrungen auf zukünftige Projekte anzuwenden. Bitten Sie alle Clubmitglieder, die am Projekt teilgenommen haben, um eine präzise, leicht verständliche und praktische schriftliche Einschätzung. Eine Kopie dieser Einschätzung kann dann an die für Programme zuständigen RI-Mitarbeiter geschickt und später in RIPublikationen eingearbeitet werden. Die Broschüre Richtlinien für erfolgreiche Projekte in Gemeinwesen (605A-GE) enthält einen entsprechenden Mustervordruck. Bei der Auswertung eines Dienstprojektes ist es besonders wichtig, die folgenden Fragen zu beantworten: • Hat das Projekt die bei der Bedarfsermittlung erkannten Bedürfnisse des Gemeinwesens gedeckt? Falls nicht, warum nicht? • Wurden die Clubmitglieder und Bürger ausreichend in das Projekt einbezogen? • Wurden finanzielle Mittel und personelle Ressourcen in ausgeglichenem Maße eingesetzt? • Wurde in den Medien ausreichend über das Projekt berichtet? • Waren ausreichend Club- und Projektmittel für das Projekt vorhanden? Für die Auswertung könnten folgende Methoden eingesetzt werden: • Datenanalyse: Vergleichen Sie die Daten vor und nach dem Projekt. Teilnehmer an einem Schreib- und Lesekurs für Erwachsene könnten beispielsweise zu Beginn und am Ende des Kurses getestet und die Testergebnisse verglichen werden. • Umfrage: Diese Methode eignet sich für Ergebnisse, die sich schwer quantifizieren lassen. Die Umfragen sollten so gestaltet werden, dass sie Änderungen im Verhalten oder Wissensstand messen. Bei einem Projekt, das der AIDS-Aufklärung im Gemeinwesen dient, könnte der Club beispielsweise Umfragen vor und nach dem Projekt durchführen, die den Aufklärungsgrad der Bürger messen. • Fallstudie: Eine Fallstudie zeichnet die Auswirkungen eines Projekts auf eine begrenzte Anzahl von Personen auf und kann Details liefern, die mit anderen Auswertungsformen eventuell nicht möglich sind. So könnten nach einem Projekt zur Einrichtung eines Rotary Community Corps die Teilnehmer befragt werden, wie das Projekt ihr Leben und Gemeinwesen beeinflusst hat. Wenn alle drei Auswertungsmethoden kombiniert werden, erhalten die Clubmitglieder den größtmöglichen Einblick. Je mehr der Club über die Auswirkungen seiner Dienstprojekte erfährt, desto bessere Hilfe kann er in der Zukunft leisten. 58 Handbuch für Clubausschüsse 3 Dienstprojekte Internationale Dienstprojekte Bei Rotary beschränkt sich das Konzept des Gemeinwesens nicht auf den Heimatort eines einzelnen Rotary Clubs, sondern erfasst alle Menschen der Welt. In der heutigen Zeit ist das ganz besonders der Fall, denn superschnelle Kommunikations- und Verkehrsformen bringen Menschen aus allen Teilen der Welt zusammen. Die grundlegenden Strategien für internationale Dienstprojekte sind dieselben wie für lokale Projekte. Da bei internationalen Projekten aber mindestens zwei Clubs aus unterschiedlichen Ländern zusammenarbeiten, spielt die Kommunikation eine besonders wichtige Rolle. Die Broschüre World Community Service Handbook: A Guide to Action (742-EN) enthält weiterführende Informationen über den Weltgemeindienst. Schauen Sie sich auch die WCS-Projektbörse auf der RI-Website an. Hier können Sie Projekte, die Unterstützung benötigen, nach Projektart suchen. Wenn Sie einen internationalen Partner für Ihr Projekt suchen, schicken Sie eine Beschreibung Ihres Projekts an RI und bitten Sie darum, diese in die Projektbörse aufzunehmen. Clubs, die ein internationales Projekt durchführen möchten, müssen zunächst einen Partner im Ausland finden. Dies kann auf unterschiedliche Weise geschehen: • Schauen Sie sich die WCS-Projektbörse auf der RI-Website an. • Sprechen Sie mit dem Vorsitzenden des WCS-Distriktausschusses. • Kontaktieren Sie den Vorsitzenden des Rotary-FoundationDistriktausschusses und erkunden Sie die Programme für humanitäre Zuwendungen der Stiftung. • Suchen Sie die Kontaktinformationen der Mitglieder verschiedener RIAusschüsse und Arbeitsgruppen im Official Directory (007-EN) heraus, die sie um Hilfe bei Projekten bitten könnten. • Knüpfen Sie auf Rotary-Veranstaltungen Beziehungen mit Rotariern aus anderen Distrikten und Ländern. • Beobachten Sie die Tätigkeit und das Vorgehen anderer Organisationen in der Welt. • Nutzen Sie das Internet, um Kontakte mit anderen Rotariern zu knüpfen. Weltgemeindienst (World Community Service WCS) und Programme der Rotary Foundation Der Weltgemeindienst (World Community Service WCS) ist eine ausgezeichnete Möglichkeit für Clubs, die sich an internationalen Projekten beteiligen möchten. Der WCS findet immer dann statt, wenn ein Rotary Club eines Landes einen Club in einem anderen Land bei einem Dienstprojekt unterstützt. Die WCS-Projektbörse steht allen Rotary Clubs offen, die öffentliche Dienstprojekte durchführen und einen internationalen Partner suchen, und auch allen Clubs, die ein Projekt in einem anderen Land unterstützen möchten. Denken Sie bei der Planung eines WCS-Projektes daran, dass für viele Projekte Finanzmittel von der Rotary Foundation erhältlich sind. Überlegen Sie, ob für ein geplantes Projekt folgende humanitäre Zuwendungen der Foundation beantragt werden könnten, um dessen Wirkung zu erhöhen: • District Simplified Grants • Individual Grants • Matching Grants. Weitere Informationen zur Finanzierung von internationalen Dienstprojekten mit humanitären Zuwendungen finden Sie in Kapitel 5, „Die Rotary Foundation“. 3 Dienstprojekte Handbuch für Clubausschüsse 59 Anhang 8: Wahl eines Dienstprojekts 1. Bedarfsermittlung im Gemeinwesen Welche sozialen, kommunalen oder internationalen Entwicklungsprobleme könnten die Mitglieder Ihres Clubs zu lösen versuchen? Gibt es ein Projekt, das sich eines der im Menü der Dienstmöglichkeiten beschriebenen Probleme annimmt? Welche dieser Aufgaben wäre für die Mitglieder Ihres Clubs von größtem Interesse? • Der Problemkreis Gefährdete Kinder beschäftigt sich mit Nachhilfeunterricht, Betreuung von Straßenkindern, Kampf gegen Misshandlung, Vernachlässigung, Mobbing, Kinderarbeit und Hilfe für Waisenkinder. • Der Problemkreis Behinderte Personen beschäftigt sich mit Fragen der Zugänglichkeit, Prothesen, Rollstühlen und Berufsausbildung. • Der Problemkreis Gesundheitsfürsorge beschäftigt sich mit Krankheitsverhütung, Immunisierung, vermeidbarer Blindheit, Operationen im Ausland, kostenloser Bereitstellung/Lieferung von Medizintechnik, Kliniken, Drogen- und Alkoholmissbrauch, Altenpflege, Betreuung von geistig Behinderten. • Der Problemkreis Völkerverständigung und guter Wille beschäftigt sich mit Friedenserhaltung, Konfliktlösung, Flüchtlinge, Entminung. • Der Problemkreis Lesen, Rechnen und Schreiben beschäftigt sich mit der Erwachsenenalphabetisierung, Bildung von Mädchen, Schenkung/Verteilung von Büchern, Computer- und Technikkenntnissen. • Der Problemkreis Bevölkerungsfragen beschäftigt sich mit Reproduktionsgesundheit, Familienplanung, Aufklärung der Bevölkerung, Schwangerenbetreuung. • Der Problemkreis Armut und Hunger beschäftigt sich mit Sozialunterkünften, Obdachlosigkeit, Sammlung und Verteilung von Lebensmitteln, Nahrungsmittelproduktion, Tierhaltung, Mikrokrediten, Berufsausbildung. • Der Problemkreis Schutz des Planeten Erde beschäftigt sich mit nachhaltiger Wassernutzung, Abwasser, Brunnen, Bewässerungssysteme, Recycling, Bepflanzung und Gartengestaltung, Kochen mit Sonnenenergie, Verschmutzung, kommunalen Aufräumaktionen, Anlegen und Pflegen von Wegen. • Der Problemkreis Probleme der städtischen Entwicklung beschäftigt sich mit Verbrechensverhütung, Gewalteindämmung, Hilfe für Einwanderer, Gefängnissen, Verkehrssicherheit, Bandenkriminalität. 2. Durchführung einer internen Analyse Über welche Ressourcen verfügt der Club? Welche besonderen Talente und Fähigkeiten haben die Clubmitglieder? Welche Mittel sind zur Finanzierung des Projekts vorhanden? Welche internationalen Kontakte haben Rotarier im Club oder Distrikt? 60 Handbuch für Clubausschüsse 3 Dienstprojekte 3. Durchführung einer externen Analyse Über welche Ressourcen verfügt das Gemeinwesen? Mit welchen anderen kommunalen Organisationen könnte der Club zusammenarbeiten? 4. Ermittlung der Ressourcen von Rotary International und der Rotary Foundation Welche RI-Programme könnten das geplante Projekt unterstützen? Die Teilnehmer und Ressourcen dieser Programme könnten dem Club bei der Erfüllung seiner Dienstziele helfen. • Interact: Die Dienstclubs für Jugendliche zwischen 14 und 18 Jahren bzw. Oberschüler bilden verantwortliche Bürger und Führungskräfte heran. • Rotaract: Die Dienstclubs für junge Leute zwischen 18 und 30 Jahren fördern die berufliche Entwicklung und Führungsqualitäten. • Rotary Community Corps (RCC): Die Gruppen aus NichtRotariern arbeiten mit Unterstützung von Rotary Clubs daran, die Lebensbedingungen im Gemeinwesen zu verbessern. • Rotary-Freundschaftsaustausch: Gegenseitige Besuche von Rotariern. • Rotary Fellowships: Gruppen von Rotariern mit gemeinsamen Interessen. • Rotary Volunteers: Im Ausland tätige ehrenamtliche Helfer. • Rotary Youth Leadership Awards (RYLA): Führungstraining für junge Leute. • Weltgemeindienst: Unterstützung eines Dienstprojektes in einem anderen Land. • Jugendaustausch: Kurz- und langfristige (Schuljahr) Auslandsreisen von Oberschülern. 5. Prüfung der verfügbaren Finanzierungshilfen der Rotary Foundation für den Club Kann eine humanitäre Zuwendung für das Projekt beantragt werden? • Matching Grants • Individual Grants • District Simplified Grants 6. Auswahl und Planung des Projekts Setzen Sie einen Projektorganisationsausschuss ein, legen Sie die Projektziele fest, stellen Sie ein Budget und einen Terminplan auf und beginnen Sie mit der Realisierung. Handbuch für Clubausschüsse 61 4 Fundraising für Dienstprojekte Die Beschaffung von Mitteln ist für viele Clubaktivitäten von großer Bedeutung, ganz besonders jedoch zur Finanzierung von Dienstprojekten und für die finanzielle Unterstützung der Rotary Foundation. Spendenaktionen des Clubs sind eine kollektive Anstrengung und erfordern die Mitarbeit von Clubamtsträgern, Clubsekretär und/oder Clubschatzmeister und meistens auch mehrerer Clubausschüsse. Die Clubausschussvorsitzenden müssen mit den Prinzipien des Fundraising vertraut sein, um erfolgreiche Spendenaktionen zur Finanzierung ihrer Projekte durchführen zu können. Kriterien für die Mittelbeschaffung Die folgenden Voraussetzungen müssen erfüllt werden, damit die Mittelbeschaffung zur Finanzierung laufender und künftiger Clubprojekte erfolgreich ist: • Fördern Sie die Beteiligung möglichst vieler Clubmitglieder an Spendenaktionen. • Gewährleisten Sie die sorgfältige Verwaltung der Spendengelder. Handbuch für Clubausschüsse 63 Bildung eines Organisationskomitees für Fundraising Alle Clubmitglieder sollten in die Mittelbeschaffung einbezogen werden, nicht nur die Ausschüsse, deren Projekte von der Spendenaktion profitieren. Es empfiehlt sich, ein Ad-hoc-Organisationskomitee zu bilden, das für die Planung, Durchführung und Auswertung jeder Spendenaktion des Clubs verantwortlich ist. Kriterien für Ausschussmitglieder Im Ad-hoc-Organisationskomitee sollten Rotarier mitarbeiten, die folgende Kriterien erfüllen: • Berufliche oder ehrenamtliche Fundraising-Erfahrungen • Verkaufserfahrung • Buchhaltungskenntnisse • Juristische oder Versicherungskenntnisse • Erfahrung mit logistischer Planung • Gute Kontakte zu einem breiten Personenkreis im Gemeinwesen: — Geschäftspartner — Berufsverbände — Bürgerinitiativen — Medienvertreter — Vertreter örtlicher Behörden — Andere gemeinnützige Organisationen. Zusammenarbeit mit anderen Clubamtsträgern In die Vorbereitung und Durchführung von Spendenaktionen sollten auch die folgenden Clubamtsträger einbezogen werden: • Verantwortliche für Öffentlichkeitsarbeit, die dafür sorgen, dass die Spendenaktion in der Öffentlichkeit bekannt ist • Verantwortliche für Clubverwaltung, die im Clubbulletin auf die Spendenaktion aufmerksam machen • Verantwortliche für Dienstprojekte und Unterstützung der Rotary Foundation, die: — die Dienstziele des Clubs erläutern — sicherstellen, dass die Spendenaktion zielorientiert ist — dafür sorgen, dass Clubprojekte einander ergänzen und sich nicht gegenseitig Mittel streitig machen. Schlüssel für eine erfolgreiche Spendenaktion Zweck und Methoden von Spendenaktionen können zwar unterschiedlich sind, doch haben erfolgreiche Spendenaktionen Folgendes gemein: • Gründliche Planung und Vorbereitung im Vorfeld • Zusammenarbeit mit ehrenamtlichen Helfern • Ordnungsgemäße Verwaltung der Gelder • Werbung • Auswertung. 64 Handbuch für Clubausschüsse 4 Fundraising für Dienstprojekte Richtlinien für das Spendenwesen des Clubs Haftpflichtschutz – Versicherung und amtliche Eintragung • Die Clubs sollten sich unbedingt bezüglich der Notwendigkeit eines Schutzes vor einer aus Clubprojekten und -aktivitäten erwachsenden Haftung mit einem Rechtsbeistand oder Haftpflichtversicherungsexperten besprechen. • Es kann ratsam sein, diesen Schutz durch amtliche Eintragung des Clubs oder einer Aktivität dieses Clubs sicherzustellen. • Ob sich ein Club amtlich eintragen lässt, sollte vom Club mit Rücksicht auf die örtlichen Gegebenheiten selbst entschieden werden. Wenn Sie weitere Informationen zur amtlichen Eintragung in Ihrem Gebiet wünschen, wenden Sie sich bitte an den Vertreter der Club- und Distriktadministration bei RI. • Wenn der Club eine ungewöhnliche Aktivität durchführt, ist es möglicherweise besser, die Aktivität statt den Club amtlich eintragen zu lassen. • Der Zentralvorstand hat gegen die amtliche Eintragung eines Rotary Clubs nichts einzuwenden, sofern sich der Club im Rahmen der Eintragungsbestimmungen ausdrücklich zur Verfassung und zur Satzung von RI in deren heutigen und in jeder künftigen abgeänderten Form bekennt. Die Statuten sollten dem Zentralvorstand durch den zuständigen CDA-Vertreter vorgelegt werden. Ihr Club erhält anschließend ein Schreiben vom Zentralvorstand, in dem dieser sich mit der Eintragung des Clubs einverstanden erklärt. • Clubs sollten außerdem eine für ihre Region angemessene Haftpflichtversicherung abschließen. Kommerzielle Nutzung und Rundschreiben • Das Official Directory von Rotary International darf nicht als Versandliste zu kommerziellen Zwecken verwendet werden. • Rotarier dürfen das Official Directory keiner Person für kommerzielle Zwecke zur Verfügung stellen. • Keine Organisation darf Rundschreiben an Mitgliedsclubs von Rotary International richten. • Unter bestimmten Umständen ist es erlaubt, Rundschreiben an andere Clubs zu richten, wenn diese Angelegenheiten betreffen, die keine Geschäftsinteressen beeinflussen. Dabei gelten folgende Bestimmungen: — Ein Mitgliedsclub, der einen anderen Club in irgendeiner Angelegenheit um Zusammenarbeit ersuchen möchte, muss zunächst den Zweck und die Pläne dieser Zusammenarbeit einreichen und die Genehmigung des oder der betreffenden Governor(s) einholen. 4 Fundraising für Dienstprojekte Handbuch für Clubausschüsse 65 • • • • • — Kein Mitgliedsclub darf einen anderen Rotary Club oder einzelne Rotarier – von den eigenen Mitgliedern abgesehen – um finanzielle Unterstützung bitten, bevor er die entsprechende Genehmigung des Zentralvorstandes von RI erhalten hat. Offizielle Verzeichnisse von RI, eines Landes, Distrikts oder Clubs dürfen Distrikten, Clubs oder Rotariern nicht als Grundlage für Rundschreiben zur Verfügung gestellt werden. Der RI-Zentralvorstand lehnt den Einsatz von kommerziellem Telemarketing durch Rotary Clubs und Distrikte, für welchen Zweck auch immer, ab. Normalerweise stellt RI keine Listen von Rotariern, zu welchem Zweck auch immer, ohne ausdrückliche Genehmigung des RI-Zentralvorstandes anderen zur Verfügung. Wer eine Liste der Mitglieder eines Clubs wünscht, muss den jeweiligen Club um Erlaubnis bitten. Der Generalsekretär stellt dem Governor auf dessen Ersuchen Mitgliederlisten zur Verfügung. Aktivitäten zur Mittelbeschaffung • Bei der Planung und Durchführung von Aktionen zur Mittelbeschaffung oder anderen Aktivitäten müssen Club jegliche Praktiken vermeiden, die das Ansehen des Clubs beeinträchtigen könnten. • Das Versenden von Spendenaufforderungen per E-Mail ist zwar nicht verboten, doch sollten die Clubs daran denken, dass diese Methode in manchen Ländern abgelehnt wird. Aus diesem Grund wird den Clubs davon abgeraten, unerwünschte E-Mail-Nachrichten mit Spendenaufforderungen zu verschicken. • Falls die örtliche Gesetzgebung die Aufnahme einer Klausel zur Mittelbeschaffung in der Clubverfassung vorschreibt, muss der Club dafür erst die Genehmigung des RI-Zentralvorstandes einholen. Einhaltung nationaler Gesetze durch die Clubs • Von jedem Rotary Club wird erwartet, dass er die Gesetze seines Landes befolgt. • Wenn örtlich geltende Gesetze eine mit den Verfassungsdokumenten von RI unvereinbare Bedingung auferlegen, sollten die betroffenen Clubs das Problem dem Zentralvorstand vorlegen und ihn um Rat bitten. 66 Handbuch für Clubausschüsse Planung einer Spendenaktion Vor jeder Spendenaktion sind folgende Schritte durchzuführen: • Stellen Sie fest, welche Finanzmittel der Club für seine laufenden und geplanten Dienstprojekte benötigt. • Bestimmen Sie den Zweck einer möglichen Spendenaktion. • Setzen Sie ein Spendenziel. • Stellen Sie fest, wie viele freiwillige Helfer zur Verfügung stehen und wie viele Helfer zusätzlich benötigt werden. • Ziehen Sie Konsequenzen aus früheren Aktionen. Aufstellung eines Budgets Die für Gemeindienstprojekte erforderlichen Mittel können als Richtlinien für Umfang und Ausmaß der geplanten Spendenaktionen dienen. Die folgenden Fragen können dem Organisationskomitee bei der Aufstellung des Budgets und Festlegung des Spendenzieles helfen: • Welchem Projekt oder welchen Projekten sollen die Spendengelder zugute kommen? • Wie viel Geld steht derzeit im Clubbudget für das (oder die) Projekt(e) zur Verfügung? • Hat der Club ausreichend Mittel zur Verfügung, um die Organisationskosten der Spendenaktion zu decken? • Wie viel wird für das/die Projekt(e) zusätzlich benötigt? • Wie werden die Gelder für das/die Projekt(e) verwendet? • Gibt es externe Quellen, aus denen das/die Projekt(e) finanziert werden könnte(n)? Das Budget sollte alle geschätzten Ausgaben für die Durchführung der Spendenaktion sowie die antizipierten Einnahmen enthalten. Logistische Überlegungen Unter „Maßnahmen für eine erfolgreiche Spendenaktion“ finden Sie eine detaillierte Checkliste, die Ihr Club zur Planung von Spendenaktionen verwenden kann. Das „Arbeitsblatt zum Fundraising“ hilft Ihnen, Spendenziele aufzustellen und das erforderliche Budget zu ermitteln. Bei der Planung einer Spendenaktion sind folgende Faktoren zu berücksichtigen: • Veranstaltungsort • Personelle und materielle Ressourcen • Zeitpunkt der Veranstaltung. Der Zeitpunkt für eine Spendenaktion sollte von folgenden Faktoren bestimmt werden: • Es muss ausreichend Zeit zur Planung und Werbung für die Veranstaltung vorhanden sein. • Die Wetterbedingungen sind zu berücksichtigen und Schlecht-WetterVarianten sollten eingeplant werden. • Der Termin der Spendenaktion sollte so gelegt werden, dass sie sich nicht mit anderen geplanten Veranstaltungen im Gemeinwesen überschneidet. • Die Termine wichtiger Feiertage oder Sportveranstaltungen sind zu vermeiden. • Wenn der Governor oder andere Distriktamtsträger an der Spendenaktion teilnehmen sollen, darf sie sich nicht mit Distrikt- oder Zonenveranstaltungen überschneiden. 4 Fundraising für Dienstprojekte Handbuch für Clubausschüsse 67 Zusammenarbeit mit ehrenamtlichen Helfern Eine erfolgreiche Spendenaktion erfordert den koordinierten Einsatz vieler motivierter Helfer. Koordination des Einsatzes freiwilliger Helfer Bei der Koordination des Helfereinsatzes ist Folgendes zu beachten: • Bilden Sie Arbeitsausschüsse, die dem Organisationskomitee unterstehen. Diese Ausschüsse zur Organisation, Planung und Durchführung der Veranstaltung treffen sich in regelmäßigen Abständen und um so häufiger, je näher der Termin rückt. • Die Vorsitzenden jedes Arbeitsausschusses treffen sich regelmäßig mit dem Organisationskomitee, um über ihre Arbeit zu berichten und Aktivitäten zu koordinieren. • Weisen Sie jedem Helfer einen klar umrissenen Aufgabenbereich zu. • Sorgen Sie dafür, dass genügend Helfer für die endgültigen Vorbereitungen unmittelbar vor der Veranstaltung zur Verfügung stehen. • Bitten Sie die Helfer um Vorschläge, wie die Spendenaktion noch verbessert werden könnte. Motivation der ehrenamtlichen Helfer Das Organisationskomitee sollte die ehrenamtlichen Helfer richtig motivieren: • Beziehen Sie die Helfer (Clubmitglieder oder Bürger des Gemeinwesens) von Anfang an in die Arbeit ein. Dadurch fühlen sie sich für den Erfolg der Spendenaktion mitverantwortlich und sind eher bereit, Zeit und Energie zu investieren. • Bitten Sie die Helfer um Vorschläge, wie die Spendenaktion noch verbessert werden könnte. Die Erfahrungen der Helfer können dem Club wichtige Impulse verleihen. • Bedanken Sie sich nach der Veranstaltung mit Dankschreiben, Fotos, Plaketten oder kleinen Geschenken bei den Helfern für ihren Einsatz. Wo findet man ehrenamtliche Helfer? Clubmitglieder und Bürger des Gemeinwesens können bei Spendenaktionen um Mithilfe gebeten werden. Durch die Zusammenarbeit mit Mitgliedern des Gemeinwesens und anderer Organisationen kann Rotary stärker auf sich aufmerksam machen und Kontakte mit potenziellen Mitgliedern knüpfen. Folgende Personenkreise außerhalb des Clubs könnten angesprochen werden: • Familienangehörige und Freunde • Rotaracter und Interacter • Alumni der Rotary Foundation • Teilnehmer am Jugendaustausch und RYLA • Mitglieder anderer gemeinnütziger Organisationen im Gemeinwesen • Vertreter öffentlicher Behörden (z. B. ein Mitarbeiter der Gesundheitsbehörde) • Vertreter örtlicher kirchlicher (oder anderer religiöser) Einrichtungen • Oberschüler und Studenten. 68 Handbuch für Clubausschüsse 4 Fundraising für Dienstprojekte Ordnungsgemäße Verwaltung der Gelder Mit Finanzmitteln sollte geschäftsmäßig umgegangen werden. Dazu gehört eine Gegenzeichnung auf allen ausgestellten Schecks und eine jährliche Buchprüfung. Der Schatzmeister, der für die Verwaltung der Gelder zuständig ist, sollte eng mit den für Spendenaktionen zuständigen Clubausschüssen zusammenarbeiten. Falls der Club keinen Schatzmeister hat, werden diese Aufgaben zumeist vom Clubsekretär übernommen. Ihr Ausschuss kann auf folgende Weise die finanzielle Integrität der Spendenaktion sichern helfen: • Stellen Sie ein Budget für die Spendenaktion auf, in dem die geplanten Ausgaben und Einnahmen aufgeführt sind. • Richten Sie ein separates Bankkonto für alle Gelder in Verbindung mit der Spendenaktion ein. Dies erleichtert die Buchführung und bietet Gewähr für eine getrennte Verwaltung von Spendeneinnahmen und Clubvermögen. • Alle Einnahmen und Ausgaben müssen verbucht werden. • Schließen Sie eine Versicherung für den (unwahrscheinlichen) Fall von Sachschäden, Unfällen oder Personenschäden ab (je nach Art der geplanten Veranstaltung). Es sollte außerdem überlegt werden, ob der Clubschatzmeister über die Verwendung der für Projekte gesammelten Gelder Rechenschaft ablegt. Es empfiehlt sich auch, im Zusammenhang mit steuerlichen oder anderen Verpflichtungen einen Finanzberater zu konsultieren. Handbuch für Clubausschüsse 69 Werbung für Spendenaktionen Wie viele Menschen an einer Spendenaktion teilnehmen, hängt zum großen Teil davon ab, wie gut der Club dafür wirbt. Eine groß angekündigte Veranstaltung zieht nicht nur ein großes Publikum und viele ehrenamtlichen Helfer an, sondern erhöht auch den Bekanntheitsgrad von Rotary und das Ansehen für seine kommunale Arbeit. Das Organisationskomitee sollte deshalb alle Aktivitäten mit dem Clubausschuss für Öffentlichkeitsarbeit koordinieren. Das Rotary-Logo sollte gut auf allen Werbemitteln zu sehen sein, damit klar ist, dass das Projekt von einem Rotary Club organisiert wird. Einzelheiten zum Gebrauch des Rotary-Logos finden Sie im Visual Identity Style Manual (547-EN). Tipps zur Werbung für Spendenaktionen des Clubs: • Ankündigung der Veranstaltung im Clubbulletin und Monatsbrief des Governors • Verteilung von Flugblättern im Gemeinwesen • Anbringen von Plakaten an gut sichtbarer Stelle • Bedrucken von T-Shirts, die von den ehrenamtlichen Helfern getragen werden • Annoncen in den Medien zur großflächigen Werbung • Berichte in den örtlichen Medien (Lokalzeitungen, Rundfunksender und/oder Fernsehstationen), falls die Veranstaltung für die Medien von Interesse ist. Weitere Informationen zur effektiven Werbung für Clubprojekte und Clubaktivitäten finden Sie in Kapitel 6, „Öffentlichkeitsarbeit“ oder in der Broschüre Effective Public Relations:A Guide for Rotary Clubs (257-EN). 70 Handbuch für Clubausschüsse 4 Fundraising für Dienstprojekte Auswertung von Spendenaktionen Es ist wichtig, die Stärken und Schwächen der Spendenaktion möglichst bald nach der Veranstaltung zu erörtern. Auf diese Weise kann der Club aus Fehlern lernen und zukünftige Aktionen besser organisieren. Besonders erfolgreiche Spendenaktionen könnten wiederholt oder ausgeweitet und anderen Rotary Clubs, dem Distrikt und RI zur Nachahmung empfohlen werden. Wenn das Spendenziel nicht erreicht wird Falls die Spendenaktion nicht die benötigten Mittel einbringt, kann der Club folgendermaßen vorgehen: • Er kann andere Gruppen im Gemeinwesen, die das Projektziel der Spendenaktion unterstützen, um finanzielle Hilfe bitten (dieses Problem lässt sich wahrscheinlich vermeiden, wenn solche Gruppen von Anfang an mit einbezogen werden). • Er kann das ursprüngliche Spendenziel revidieren. Die Auswertung ist besonders wichtig, wenn das geplante Spendenziel der Aktion nicht erreicht wurde. Wenn klar ist, was zum Scheitern geführt hat, lassen sich diese Fehler in der Zukunft vermeiden. Wenn das Spendenziel übertroffen wird Wenn die Spendenaktion besonders erfolgreich ist, werden möglicherweise mehr Gelder als geplant eingenommen. Es ist wichtig, bereits in der Vorbereitungsphase über die Verwendung eines eventuellen Überschusses zu entscheiden. Folgendes Vorgehen ist möglich: • Zahlen Sie die überschüssigen Gelder in einen Fonds zur Finanzierung zukünftiger Gemeindienstprojekte ein • Bauen Sie fortlaufende Projekte aus • Finanzieren Sie neue Projekte • Überweisen Sie den Überschuss an die Rotary Foundation. Vorteile einer erfolgreichen Spendenaktion Die Mittelbeschaffung bringt viele Vorteile mit sich. Erfolgreiche Spendenaktionen, die von Rotariern und anderen Helfern organisiert werden, können Projekte finanzieren, die das Leben anderer Menschen nachhaltig verbessern. Sie haben aber auch viele weniger offensichtliche Vorteile: • Sie zeigen, dass die von Rotariern und freiwilligen Helfern geleistete Arbeit das Leben anderer Menschen entscheidend verändern kann. • Sie stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl der Clubmitglieder. • Sie bieten Nichtrotariern Gelegenheit, mehr über Rotary und seine Tradition des selbstlosen Dienens zu erfahren. • Sie bieten die Gelegenheit zur Zusammenarbeit mit anderen Organisationen im Gemeinwesen, um so Ressourcen gemeinsam zu nutzen und Kosten gemeinsam zu tragen, das gegenseitige Verständnis zu fördern und den Zusammenhalt im Gemeinwesen zu stärken. 4 Fundraising für Dienstprojekte Handbuch für Clubausschüsse 71 Wahrung der Kontinuität Damit die bei Spendenaktionen gesammelten Erfahrungen der Clubmitglieder auch in der Zukunft genutzt werden können, ist Folgendes zu beachten: • Bewahren Sie alle Finanzunterlagen sorgsam auf und übergeben Sie diese den bzw. dem nachfolgenden Ausschussmitgliedern oder Schatzmeister. • Übergeben Sie alle Mittel, Kontobücher, Unterlagen zum Clubeigentum oder elektronischen Dateien an die verantwortlichen Clubmitglieder. • Besprechen Sie ungelöste Fragen, die vom neuen Schatzmeister und den für Fundraising zuständigen Mitgliedern angesprochen werden müssen. 72 Handbuch für Clubausschüsse Anhang 9: Maßnahmen für eine erfolgreiche Spendenaktion Die folgende Liste beschreibt die wichtigsten Schritte, die für eine erfolgreiche Spendenaktion notwendig sind. Eventuell müssen Sie die Reihenfolge der einzelnen Schritte an die Gegebenheiten Ihres Clubs anpassen. 1. Bestimmen Sie das Spendenziel. — Legen Sie das Spendenziel in enger Zusammenarbeit mit den Vorsitzenden des Dienstprojekt- und des Rotary-FoundationAusschusses fest. — Entscheiden Sie, welche Art von Veranstaltung am besten geeignet ist, um das Spendenziel zu erreichen. — Stellen Sie fest, ob die geplante Veranstaltung amtlich eingetragen werden sollte. 2. Stellen Sie ein Budget auf. — Erkundigen Sie sich beim Clubpräsidenten, Schatzmeister (oder Clubsekretär) und anderen Clubamtsträgern, wie viel Mittel der Clubhaushalt bereitstellen kann. — Kalkulieren Sie die für die Durchführung der Spendenaktion benötigten Ausgaben. — Kalkulieren Sie die antizipierten Einnahmen. — Setzen Sie das Spendenziel fest. 3. Stellen Sie fest, welche Ressourcen vorhanden sind und welche Ressourcen zum Erreichen des Spendenziels noch benötigt werden. — Stellen Sie fest, wie viele Einsatzkräfte für die Planung und Durchführung der Spendenaktion benötigt werden. — Fertigen Sie eine Liste der gespendeten Artikel und Dienstleistungen für die Spendenaktion an. 4. Planen Sie die logistischen Aspekte. — Wählen Sie einen geeigneten Termin und Ort für die Veranstaltung. — Nehmen Sie die erforderlichen Reservierungen und Absprachen vor. — Stellen Sie einen Zeitplan für jeden einzelnen Schritt auf. — Vergewissern Sie sich, dass alle geltenden örtlichen und nationalen Vorschriften eingehalten werden. 5. Organisieren Sie den Einsatz der ehrenamtlichen Helfer. — Legen Sie die Rollen und Aufgaben der Helfer fest. Achten Sie darauf, dass jeder Helfer eine Aufgabe hat. — Beziehen Sie möglichst auch die Bürger des Gemeinwesens ein. — Bitten Sie nach Möglichkeit Freunde, Angehörige und Geschäftspartner um Mithilfe. 4 Fundraising für Dienstprojekte Handbuch für Clubausschüsse 73 6. Werben Sie für die Veranstaltung. — Erarbeiten Sie gemeinsam mit dem Ausschuss für Öffentlichkeitsarbeit Werbestrategien. — Überlegen Sie, wie die Veranstaltung am wirksamsten angekündigt werden kann. — Bestimmen Sie das Zielpublikum im Club und Gemeinwesen. — Kündigen Sie die Veranstaltung evtl. über die örtlichen Medien an. 7. Führen Sie die Spendenaktion durch. — Führen Sie die Veranstaltung nach Plan durch. — Bitten Sie die Helfer darum, den planmäßigen Ablauf zu kontrollieren und Erfolge und Misserfolge zur späteren Auswertung zu notieren. 8. Stellen Sie fest, wie viel Geld gesammelt wurde. — Legen Sie ein Verfahren zur Kontrolle der Einnahmen fest, bevor Sie mit dem Sammeln beginnen. — Zahlen Sie alle Spenden in ein Konto ein, das speziell für diesen Zweck angelegt wurde. — Verbuchen Sie alle Einnahmen und Ausgaben. — Legen Sie über die Verwendung der gesammelten Gelder Rechenschaft ab. 9. Bedanken Sie sich bei den Helfern und Spendern. — Danken Sie den ehrenamtlichen Helfern vor, während und nach der Veranstaltung. — Loben Sie öffentlich die Arbeit der Helfer auf Clubmeetings und auf der Veranstaltung selbst. — Bedanken Sie sich nach der Veranstaltung mit Dankschreiben, Fotos, Plaketten oder kleinen Geschenken bei den Helfern für ihren Einsatz. Bedanken Sie sich evtl. bei den Spendern über die Medien. 10. Werten Sie die Aktion aus. — Besprechen Sie den Ablauf und Erfolg der Spendenaktion mit dem Organisationskomitee, Clubpräsidenten und anderen Clubamtsträgern. — Halten Sie schriftlich fest, welche Konsequenzen für zukünftige Aktionen zu ziehen sind. — Tauschen Sie Ihre Gedanken und Erfahrungen mit anderen Clubs und Rotary International aus. 11. Sorgen Sie für die kontinuierliche Entwicklung der Mittelbeschaffung im Club. — Prüfen Sie alle Unterlagen zu Spendenaktionen mit den/dem nachfolgenden Clubamtsträgern bzw. Schatzmeister. — Übergeben Sie alle Mittel, Kontobücher, Unterlagen zum Clubeigentum oder elektronischen Dateien an die verantwortlichen Clubmitglieder. — Besprechen Sie alle ungelösten Fragen mit dem nachfolgenden Schatzmeister und den neuen Mitgliedern des Organisationskomitees für Spendenaktionen. 74 Handbuch für Clubausschüsse Anhang 10: Fundraising (Arbeitsblatt) Die Spendenaktion/Benefizveranstaltung dient zur Unterstützung von (bitte nachfolgend angeben): Benötigte Summe 1. Benötigte Gesamtspendensumme Erforderliche Summe zur Durchführung der Spendenaktion Werbung (T-Shirts, öffentliche Werbung, Medien usw.) Materialien (Einladungen, Eintrittskarten, Dekorationen usw.) Ausgaben der ehrenamtlichen Helfer (Beförderung, Mahlzeiten usw.) Sonstige (bitte angeben) 2. Benötigte Gesamtsumme zur Durchführung der Spendenaktion 3. Posten 1 und 2 für erforderliche Gesamtsumme addieren 4. Rückstellung aus dem Clubbudget 5. Zur Ermittlung des Spendenziels Posten 4 von Posten 3 subtrahieren Handbuch für Clubausschüsse 75 5 Die Rotary Foundation Stiftungsbezogene Clubausschüsse Die Mission der Rotary Foundation besteht darin, die Anstrengungen von Rotary International zur Erfüllung des Zieles von Rotary, bei der rotarischen Aufgabe und dem Beitrag zu Völkerverständigung und Frieden durch humanitäre, kulturelle und Bildungsprogramme auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene zu unterstützen. Clubausschüsse und Unterausschüsse sind ein wichtiger Bestandteil der Clubaktivitäten zur Unterstützung der Rotary Foundation. Die Ausschüsse und Unterausschüsse im Club richten sich nach der Struktur der Rotary-Foundation-Ausschüsse und -Unterausschüsse des Distrikts. Sie sollte jedoch an die jeweiligen Anforderungen Ihres Clubs angepasst werden. Wenn ein Club zum Beispiel vorhat, eine humanitäre Zuwendung zu beantragen, sollte er einen Unterausschuss für Zuwendungen bilden. In einem kleineren Club kann der Vorsitzende des Rotary-FoundationAusschusses für alle Aspekte der Unterstützung der Stiftung (Spenden und Programmteilnahme) verantwortlich sein. Oder die Aufgaben des Rotary-Foundation-Ausschusses und des WCS-Ausschusses werden zusammengelegt. Behalten Sie bei der Planung von Ausschüssen die Clubziele im Auge und achten Sie darauf, dass Programmteilnahme und Spenden gleich viel Gewicht beigemessen wird. Orientieren Sie sich bei der Planung von Ausschüssen an den Zielen des Clubs. Nehmen Sie hierzu den Abschnitt zur Rotary Foundation der Richtlinien für erfolgreiche Rotary Clubs (222-GE) zu Hilfe. Handbuch für Clubausschüsse 77 Rotary-Foundation-Ausschuss • Koordiniert die Aktivitäten der Rotary-Foundation-Unterausschüsse (oder Beauftragten). • Fördert die aktive Teilnahme an Programmen der Rotary Foundation. • Wirbt für die finanzielle Unterstützung der Rotary Foundation. • Macht das Werk der Rotary Foundation innerhalb und außerhalb des Clubs bekannt. • Plant eine Aktivität anlässlich des Rotary-Foundation-Monats (November). Der Rotary-Foundation-Ausschuss kann die nachfolgend behandelten Unterausschüsse (bzw. Beauftragte) haben. Alumni • Stellt fest, welche Alumni potenzielle Rotarier sind. • Unterhält eine vollständige Liste aller ehemaligen Teilnehmer an Stiftungsprogrammen im Gemeinwesen. • Meldet alle Änderungen der Kontaktinformationen der Alumni dem Distrikt und RI. • Lädt Alumni ein, an Clubaktivitäten teilzunehmen und vor dem Club über ihre Erfahrungen zu berichten. Jährliche Spenden • Erläutert den Zusammenhang zwischen den Spenden für den Jährlichen Programmsfonds und den Programmen der Rotary Foundation. • Ruft alle Rotarier auf, jährlich 100 USD oder mehr für den Jährlichen Programmfonds zu spenden. • Konzipiert und realisiert ein Programm zur Erreichung des jährlichen Spendenziels des Clubs. Zuwendungen • Ist mit jedem Zuwendungsprogramm vertraut und weiß, wo Informationen über Teilnahmekriterien und Antragsverfahren zu finden sind. • Kennt sich mit dem District Designated Funds (DDF) aus und weiß, wie DDF-Mittel für Zuwendungen verwendet werden können und wie die Bewilligung des Rotary-Foundation-Distriktausschusses zur Unterstützung von Clubprojekten eingeholt wird. • Arbeitet eng mit internationalen Dienstausschüssen (z. B. WCSAusschuss und Berufsdienst-Ausschuss) zusammen. • Arbeitet eng mit dem Vorsitzenden des Distriktunterausschusses für Zuwendungen zusammen, um zu gewährleisten, dass alle Zuwendungsanträge ordnungsgemäß ausgefüllt werden. • Stellt sicher, dass Berichte für Zuwendungen, die der Club von der Stiftung erhalten hat, fristgemäß eingereicht werden. 78 Handbuch für Clubausschüsse Studiengruppenaustausch (GSE) • Ist mit den Zielen und Antragsverfahren des Programms vertraut. • Teilt dem Distrikt die Kandidaten für den GSE-Austausch mit, die vom Club unterstützt werden. • Informiert öffentlich über die Erfahrungen früherer Teammitglieder aus dem Gemeinwesen und lädt sie ein, auf Clubmeetings darüber zu sprechen. • Bittet Clubmitglieder um die Unterbringung der GSE-Gäste und fördert die Gestaltung von Berufstagen. • Informiert das Gemeinwesen über den Besuch und die Aktivitäten der Gäste. Permanenter Fonds • Sichert Großspendenzusagen (Vermächtnisse und Schenkungen in Höhe von 1.000 USD oder mehr für den Permanenten Fonds). • Steht regelmäßig mit dem Vorsitzenden des Distriktausschusses für Spenden an den Permanenten Fonds in Kontakt und teilt diesem mit, welche Clubmitglieder als Großspender in Frage kommen, und hilft beim Ansprechen dieser Kandidaten. • Überzeugt Rotarier und Freunde, die zum Eintritt in die Bequest Society in der Lage sind, der Rotary Foundation 10.000 USD oder mehr testamentarisch zu hinterlassen und die Stiftung von dieser Absicht schriftlich zu informieren. PolioPlus • Betreut eine örtliche Aktion, in deren Rahmen die Kinder im Gemeinwesen gegen Polio schutzgeimpft werden. • Unterstützt ein PolioPlus-Partner-Projekt. • Wirbt um die Teilnahme an PolioPlus-Spendenaktionen. • Gestaltet ein Clubprogramm zu PolioPlus. • Informiert den Club regelmäßig über den Stand der globalen Anstrengungen zur Ausrottung der Kinderlähmung. Stipendien • Ist mit den Programmzielen und Antragsverfahren für Auslandsstipendien (Ambassadorial Scholarships), RotaryWeltfriedensstipendien und Zuwendungen für Dozenten vertraut. • Erkundigt sich beim Rotary-Foundation-Distriktausschuss nach der Art und Zahl der verfügbaren Stipendien und Zuwendungen sowie nach dem Abgabetermin für vom Club befürwortete Anträge. • Macht öffentlich bekannt, welche Auslandsstipendien, Zuwendungen für Dozenten und Rotary-Weltfriedensstipendien erhältlich sind, und teilt dem Distrikt mit, welche Kandidaten der Club unterstützt. • Informiert die vom Club unterstützten Stipendien- und Zuwendungsempfänger über Rotary. • Bestimmt Gastbetreuer für die Auslandsstipendiaten, Hochschuldozenten und Rotary-Weltfriedensstipendiaten, die in Ihrem Distrikt studieren oder unterrichten, und hilft ihnen auf Bitte der Distriktleitung bei ihrer Tätigkeit. Handbuch für Clubausschüsse 79 Kriterien für Ausschussmitglieder In den Ausschüssen zur Unterstützung der Rotary Foundation sollten Rotarier mitwirken, die folgende Kriterien erfüllen: Unterausschüsse mit dem Schwerpunkt auf Programmteilnahme • Ehemaliger Teilnehmer an einem Stiftungsprogramm (z. B. Stipendiat, GSE-Teammitglied, Rotary Volunteer) • Interesse an der Unterstützung der Rotary Foundation • Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten • Ehrenamtliche Erfahrung im In- oder Ausland Unterausschüsse mit dem Schwerpunkt auf Spenden • Persönliche Spendenverpflichtung zugunsten der Rotary Foundation • Fundraising- oder Verkaufserfahrung • Gute rhetorische Fertigkeiten • Erfahrung im Finanzbereich (z. B. Buchhaltung) 80 Handbuch für Clubausschüsse Teilnahme an Programmen: Bildungsprogramme und humanitäre Zuwendungen Die Rotary Foundation bietet Bildungsprogramme und humanitäre Zuwendungen an. Bildungsprogramme: • Ambassadorial Scholarships (Auslandsstipendien) • Studiengruppenaustausch (GSE) • Rotary-Zuwendungen für Dozenten • Studium an den Rotary-Zentren für Internationale Studien zur Friedensforschung und Konfliktlösung Humanitäre Zuwendungen: • District Simplified Grants • Individual Grants • Matching Grants Jede Art der Bildungsprogramme und humanitären Zuwendungen hat eigene Kriterien und Antragsformulare, die über den RI-Katalog, auf der RI-Website (www.rotary.org) oder beim Rotary-FoundationDistriktausschuss erhältlich sind. 5 Die Rotary Foundation Bildungsprogramme Mit ihren Bildungsprogrammen leistet die Rotary Foundation einen wichtigen Beitrag zur Völkerverständigung. Dabei erhalten Lernende, Lehrende, Geschäftsleute und Berufstätige die Gelegenheit, eine andere Kultur kennen zu lernen und lang andauernde Beziehungen aufzubauen. Die Bildungsprogramme fördern die Mission der Rotary Foundation, indem die Teilnehmer die Bedürfnisse der örtlichen und internationalen Gemeinwesen kennen lernen und durch Rotary die Möglichkeit erhalten, bei der Deckung dieser Bedürfnisse mitzuhelfen. Das neueste Bildungsprogramm der Stiftung – die Rotary-Zentren für Internationale Studien – verfolgen dasselbe Ziel: Durch ein Hochschulstudium und Praktika im Bereich Internationale Beziehungen, Frieden und Konfliktlösung erwerben die Stipendiaten die erforderlichen Kenntnisse und Mittel zur Lösung von friedensgefährdenden Problemen. Rotarier wirken bei der Auswahl, Orientierung und Betreuung der Teilnehmer an Bildungsprogrammen mit. Außerdem wird von den Rotariern erwartet, dass sie einen lebenslangen Kontakt mit den Teilnehmern an Stiftungsprogrammen pflegen. Oft führt die Patenschaft oder Betreuung von Empfängern eines Auslandsstipendiums, Weltfriedensstipendiums, GSE-Austauschmitgliedern oder Hochschuldozenten zum Aufbau von Beziehungen mit Clubs in anderen Ländern, was wiederum zu Partnerschaften bei humanitären Projekten führt. Humanitäre Zuwendungen Humanitäre Zuwendungen dienen zur Finanzierung von Rotary Club- und Distriktprojekten zur Verbesserung der Lebensqualität, Bereitstellung von Gesundheitsfürsorge, sauberem Wasser, Lebensmitteln, Bildung und anderen wichtigen Aspekten in einem bedürftigen Gemeinwesen. Die Hauptkriterien für die Bewilligung von humanitären Zuwendungen sind: • Das Projekt deckt ein humanitäres Bedürfnis und verbessert die Lebensbedingungen für die Bürger eines Gemeinwesens im Sinne der Mission der Rotary Foundation. • Das Projekt trägt zum Aufbau starker rotarischer Netzwerke bei, und zwar durch die Zusammenarbeit mit einer anderen Gruppe, die zu weiteren Dienstprojekten in der Zukunft führt. • Das Projekt bezieht aktive Rotarier ein und: — erweitert den Horizont der Clubmitglieder durch die Interaktion mit anderen Projektteilnehmern — fördert das Verantwortungsbewusstsein der Teilnehmer — fordert die Mitglieder zu kreativen Problemlösungen heraus — erhöht das Profil des Clubs — erfüllt die Teilnehmer mit Stolz auf das Erreichte — fördert die Mitgliederbindung durch die Teilnahme an nützlichen Projekten. Handbuch für Clubausschüsse 81 • Das Projekt demonstriert den verantwortungsbewussten Umgang mit den von der Rotary Foundation bereitgestellten Mitteln, die den Spenden Tausender Rotarier zu verdanken sind. Die Broschüre Rotary Foundation Kurzinformationen (219-GE) gibt einen Überblick darüber, wie sich Clubs an den Programmen der Rotary Foundation beteiligen können. 82 Handbuch für Clubausschüsse PolioPlus Weitere Informationen über die Geschichte, Erfolge und letzten Hindernisse des PolioPlus-Programms finden Sie auf der RIWebsite (www.rotary.org) oder erhalten Sie von den zuständigen RI-Mitarbeitern unter polioplus@rotaryintl .org. Die bestbekannte humanitäre Initiative von Rotary unterstützt die Anstrengungen zur weltweiten Ausrottung der Kinderlähmung und trägt den Namen PolioPlus. Bis zum Jahre 2005 wird Rotary mehr als 500 Millionen US-Dollar für den Kampf gegen Polio bereitgestellt haben. Außerdem sind Rotarier in aller Welt als freiwillige Helfer in Kliniken im Einsatz und mobilisieren die Bürger in den betroffenen Gebieten für die Immunisierung und andere Maßnahmen zur Polioausrottung. Clubs können diese Anstrengungen unterstützen, indem sie dafür sorgen, dass PolioPlusAktivitäten Bestandteil der Teilnahme des Clubs an Programmen der Rotary Foundation sind. Kurzer historischer Überblick 1985 begann Rotary International mit PolioPlus – einer 20-jährigen Verpflichtung zur weltweiten Ausrottung der Kinderlähmung. Mit der Ausweitung des Polioausrottungsprogramms stiegen auch das Engagement und die Bemühungen von Rotary. Während bis 1990 Rotarys Beitrag darin bestand, Kinder in Entwicklungsländern gegen Poliomyelitis zu impfen, wurde nun damit begonnen, Gesundheitsarbeitern vor Ort zu helfen, Labormitarbeiter in der Überwachung des Polio-Virus auszubilden und Regierungen in aller Welt um die Unterstützung dieser historischen Aufgabe zu bitten. 1995 wurde das PolioPlus-Partnerprogramm eingerichtet, das Rotariern in polio-freien Ländern eine Möglichkeit bietet, die Eradikationsmaßnahmen in polio-endemischen Ländern direkt durch die Bereitstellung von Bedarfsmitteln zu unterstützen. Erreichung des Zieles Mit den folgenden Aktivitäten kann Ihr Club dabei helfen, das Ziel der weltweiten Ausrottung der Kinderlähmung zu erreichen: • Verringern Sie das Risiko von Polioerkrankungen in Ihrem Gemeinwesen, indem Sie gemeinsam mit den öffentlichen Gesundheitsbehörden daran arbeiten, dass der Immunisierungsgrad hoch bleibt. • Klären Sie gemeinsam mit den Gesundheitsvertretern die Bevölkerung darüber auf, wie wichtig die Meldung von allen Fällen der akuten schlaffen Lähmung ist. • Unterstützen Sie das PolioPlus-Programm mit Spenden, damit wichtige Eradikationsmaßnahmen in den am schlimmsten betroffenen Ländern finanziert werden können. • Nehmen Sie am PolioPlus-Partnerprogramm teil, um Rotarier, die aktiv an der Polioausrottung beteiligt sind, mit Bedarfsmitteln auszustatten. • Stellen Sie ein wöchentliches Clubmeeting unter das Thema „Ausrottung der Kinderlähmung“. • Sorgen Sie dafür, dass die Clubmitglieder informiert und motiviert bleiben, bis die Welt offiziell als poliofrei erklärt ist. 5 Die Rotary Foundation Handbuch für Clubausschüsse 83 Finanzielle Unterstützung der Rotary Foundation Wenn Rotarier sehen, welche enormen Ergebnisse durch Bildung, Austauschreisen und humanitäre Projekte erzielt werden, und wenn sie eine aktive Rolle bei der Verbesserung der Welt spielen können, dann verstehen sie auch, wie wichtig die finanzielle Unterstützung dieser Bemühungen ist. Eine wichtige Aufgabe des Rotary-Foundation-Ausschusses (und insbesondere der Spenden-Unterausschüsse) besteht darin, den Clubmitgliedern den grundlegenden Zusammenhang zwischen der Teilnahme an Stiftungsprogrammen und der finanziellen Unterstützung deutlich zu machen. Im Allgemeinen sind drei Formen der finanziellen Unterstützung möglich: • Spenden für den Jährlichen Programmfonds • Zweckgebundene Spenden für ganz bestimmte Programme oder Projekte • Spenden für den Permanenten Fonds. Jährlicher Programmfonds: Hilfe in der Gegenwart Mit den Spenden an den Jährlichen Programmfonds werden alle Bildungsprogramme und humanitären Zuwendungen der Rotary Foundation zum größten Teil finanziert. Fordern Sie jeden Rotarier zu einer Spende für den Jährlichen Programmfonds auf, um das Fortbestehen der Stiftungsprogramme zu gewährleisten. Denken Sie daran, dass man spendet, weil man darum gebeten wird. Spenden in jeder Höhe werden dankbar entgegengenommen und anerkannt. Alle Rotarier werden aufgerufen, jedes Jahr 100 USD oder mehr zu spenden und damit den Status eines Sustaining Member der Rotary Foundation zu erlangen. Zweckungebundene Spenden. Schenkungen für den Jährlichen Programmfonds werden oft als zweckungebundene Spenden bezeichnet, für die Folgendes gilt: • Sie werden auf drei Jahre angelegt. • Mit den Zinseinnahmen werden die Verwaltungskosten bestritten. Zweckgebundene Spenden. Spenden von Clubs für ganz bestimmte Programme der Rotary Foundation, insbesondere für Matching Grants und PolioPlus, gelten als zweckgebundene Spenden, weil ihr Verwendungszweck von vornherein feststeht. Die Rotary Foundation darf zweckgebundene Spenden nicht anlegen und dementsprechend auch keine Zinseinnahmen verwenden, sondern die Spenden werden direkt an den vom Club angegebenen Verwendungszweck überwiesen. Wenn sich Ihr Club beispielsweise an einem Projekt beteiligt, das mit Matching-Grant-Mitteln finanziert wird, würden Sie die Spende an die Rotary Foundation überweisen, mit der Auflage, dass sie diesem spezifischen Projekt zur Verfügung gestellt wird. Da die Schenkung einen feststehenden Verwendungszweck hat, wird sie lediglich über die Rotary Foundation geleitet und geht direkt an den Projektveranstalter. Obwohl die Stiftung zu Spenden aller Art aufruft, sollten Clubs in erster Linie die Spenden für den Jährlichen Programmfonds fördern. 84 Handbuch für Clubausschüsse 5 Die Rotary Foundation Der Permanente Fonds: Für eine sichere Zukunft Spenden für den Permanenten Fonds sind eine Investition in die Zukunft von Rotary. Während Spenden für den Jährlichen Programmfonds die laufenden Programme der Rotary Foundation sichern, kann die Stiftung mit Spenden an den Permanenten Fonds die Deckung zukünftiger Bedürfnisse sicherstellen. Die meisten Schenkungen für den Permanenten Fonds sind Großspenden oder testamentarisch festgelegte Vermächtnisse in Höhe von 10.000 USD oder mehr. • Spenden für den Permanenten Fonds werden nicht ausgezahlt, sondern angelegt. • Ein Teil der Zinseinnahmen wird für Stiftungsprogramme verwendet. • Mit wachsendem Eigenkapital des Permanenten Fonds steigt auch die Höhe der für Programme verfügbaren Mittel. Was geschieht mit Spenden für die Rotary Foundation? Zweckungebundene Spenden für den Jährlichen Programmfonds Zweckgebundene Spenden 1. Die Rotary Foundation erkennt die Spende auf 1. Die Rotary Foundation erkennt die Spende auf folgende Weise an: folgende Weise an: — mit einer schriftlichen Bestätigung oder Quit— mit einer schriftlichen Bestätigung oder Quittung (der Mindestspendenbetrag ist je nach tung (der Mindestspendenbetrag ist je nach Land unterschiedlich) Land unterschiedlich) — mit der Registrierung für die Anerkennung — mit der Registrierung für die Anerkennung als Sustaining Member der Rotary Foundaals Sustaining Member der Rotary Foundation, Paul-Harris-Fellow, Mehrfacher Paultion, Paul-Harris-Fellow, Mehrfacher PaulHarris-Fellow und Großspender Harris-Fellow und Großspender — mit der Ausstellung einer Steuergutschrift — mit der Ausstellung einer Steuergutschrift (sofern möglich). (sofern möglich). 2. Die Spende wird auf drei Jahre angelegt. Die 2. Die Spende wird an den angegebenen Nutznießer daraus resultierenden Zinseinnahmen werden weitergeleitet. Zweckgebundene Spenden umzur Deckung der Verwaltungskosten der Rotary fassen beispielsweise die folgenden bewilligten Foundation verwendet. Vorhaben: 3. Nach drei Jahren: — Matching-Grant-Projekt — werden 50 Prozent des ursprünglichen Spen— PolioPlus-Partner-Projekt denbetrags in den District Designated Funds — Personengebundenes Stipendium. (DDF, auch als SHARE-Fonds bezeichnet) des Distrikts eingezahlt. Diese Mittel können vom Distrikt und den Clubs für Bildungsprogramme und humanitäre Projekte verwendet werden. — werden 50 Prozent des ursprünglichen Spendenbetrags in den Weltfonds eingezahlt. Der Weltfonds steht allen Distrikten offen und finanziert ganz bestimmte Programme, die von der Rotary Foundation angeboten werden. Handbuch für Clubausschüsse 85 Unterstützung der Rotary Foundation auf allen Ebenen Durch die direkte Teilnahme an den Stiftungsprogrammen können Clubmitglieder aktiv das Ziel der Rotary Foundation verfolgen und die Ergebnisse ihrer Arbeit hautnah miterleben. Dies wiederum inspiriert viele Rotarier dazu, die Rotary Foundation mit Spenden zu unterstützen. Dank ihrer Spenden kann die Stiftung mehr Programme im Sinne ihrer Mission anbieten und damit die Programmteilnahme erhöhen. Dies wiederum trägt dazu bei, die Zukunft der Rotary Foundation zu sichern. Die Mission der Rotary Foundation besteht darin, die Anstrengungen von Rotary International zur Erfüllung des Zieles von Rotary, bei der rotarischen Aufgabe und dem Beitrag zu Völkerverständigung und Frieden durch humanitäre, kulturelle und Bildungsprogramme auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene zu unterstützen. Die Rotary Foundation gibt Clubs die Möglichkeit zur Teilnahme an bzw. zur finanziellen Unterstützung von Programmen, die das Leben von Menschen in aller Welt verbessern. Daneben ermöglicht sie den Rotariern, durch Zusammenarbeit mit anderen Clubs rund um die Welt einen Beitrag zu Völkerverständigung und Frieden zu leisten. Und nicht zuletzt fördert die Teilnahme an den Programmen der Rotary Foundation auch die Mitgliedergewinnung und -bindung. Erfolgreiche Clubs unterstützen die Rotary Foundation finanziell und durch Beteiligung an Programmen. Der Rotary-Foundation-Ausschuss des Clubs und seine Unterausschüsse sollten die Clubmitglieder zur Unterstützung der Rotary Foundation in diesen wichtigen Bereichen anhalten. Sie sollten die Clubmitglieder auch umfassend informieren, damit diese wissen, wie die Rotary Foundation am wirksamsten unterstützt werden kann. ���������� ��������� ����������������� ����������������� ������������������� �������������������� ��������������� ������������� ������������������� ������������� ��������������� ��������������� ������������������� ����������������� ��������� ��������� ������������������ ��������������� �������������� ������������������� ����������������������� 86 Handbuch für Clubausschüsse 5 Die Rotary Foundation Distriktressourcen der Rotary Foundation Distriktausschüsse Ihr Distrikt sollte für jeden Rotary-Foundation-Clubunterausschuss einen gleichwertigen Distriktunterausschuss haben. Die meisten Mitglieder in Distriktausschüssen verfügen über die Erfahrungen und Fähigkeiten, um problemspezifische Anleitungen und Ratschläge zu erteilen, die in Publikation oft nicht zu finden sind. Die Mitglieder von Distriktausschüssen können auch Kontakte zu anderen Clubs im Distrikt vermitteln, die Ihrem Club möglicherweise helfen können. Wenden Sie sich an den Vorsitzenden des Rotary-Foundation-Distriktausschusses, wenn Sie allgemeine Fragen haben oder Anleitung benötigen. District Designated Funds Der District Designated Fund (DDF) besteht zu 50 Prozent aus den vor drei Jahren an den Jährlichen Programmfonds überwiesenen Spenden von Einzelpersonen und Clubs. Diese Mittel werden dem Distrikt zur Finanzierung unterschiedlicher Stiftungsprogramme zur Verfügung gestellt. Dazu gehören u.a. Auslandsstipendien, District Simplified Grants oder der Sponsorenanteil für einen Matching Grant. Der Rotary-Foundation-Distriktausschuss trifft meist nach Rücksprache mit den Clubs im Distrikt die generelle Entscheidung darüber, wie der Distrikt die DDF-Mittel in einem bestimmten Jahr einsetzen wird. Der Vorsitzende des Rotary-Foundation-Distriktausschusses unterzeichnet Anträge auf Fördermittel entsprechend dieser Entscheidungen. Ihr Distrikt hat möglicherweise Mittel zur Finanzierung von stiftungsbezogenen Aktivitäten Ihres Clubs zur Verfügung. Erkundigen Sie sich beim Vorsitzende des RotaryFoundation-Distriktausschusses, welche DDF-Mittel erhältlich sind. Der Prozess zur Bewilligung von DDF-Mitteln ist je nach Distrikt unterschiedlich. Allerdings muss die Verwendung von DDF-Mitteln in allen Distrikten schriftlich vom Vorsitzende des Rotary-Foundation-Distriktausschusses genehmigt werden. 5 Die Rotary Foundation Handbuch für Clubausschüsse 87 6 Öffentlichkeitsarbeit (Public Relations) Ausschuss für Öffentlichkeitsarbeit Das hohe öffentliche Ansehen von Rotary ist für den Erfolg eines Clubs von entscheidender Bedeutung. Eine gute Öffentlichkeitsarbeit kann die Wirkung von Clubaktivitäten, – von der Mitgliederrekrutierung bis hin zum Gemeindienst – entscheidend verstärken. Obwohl sich mehrere Gruppen im Club mit der Öffentlichkeitsarbeit beschäftigen können, ist der Ausschuss für Öffentlichkeitsarbeit für die Koordination der PR-Arbeit verantwortlich. Kriterien für Ausschussmitglieder Im Clubausschuss für Öffentlichkeitsarbeit sollten redegewandte Rotarier mitwirken, die umfassend über Rotary International und den Club informiert sind und den Medien gegenüber als kompetente Clubsprecher auftreten können. Für diese Aufgabe kommen folgende Rotarier in Frage: • Rotarier mit Berufserfahrung in der Medienarbeit • Rotarier, die berufs- oder geschäftsmäßig mit den Medien zu tun haben (z. B. in der Werbebranche arbeiten) • Rotarier, die gut sprechen, schreiben und fotografieren können • Führende kommunale, Hochschul- oder Kirchenvertreter des Gemeinwesens • Rotarier, die über fundierte Kenntnisse über Rotary International und den Club verfügen • Webdesigner. Aufgaben des Ausschusses für Öffentlichkeitsarbeit • Informiert die Öffentlichkeit über den Club und Rotary – seine Geschichte, Ziele und Erfolge – vor allem im Monat des RotaryBewusstseins (Januar). • Bleibt mit den Medien in Kontakt, um eine angemessene Berichterstattung in den Medien über die Clubaktivitäten abzusichern. • Arbeitet mit Clubausschüssen zusammen, die Dienstaktivitäten durchführen, um erfolgreiche Clubprojekte über die örtlichen Medien bekannt zu machen. • Stellt eine Liste der Medienkontakte auf und aktualisiert diese regelmäßig. • Antwortet schnell und präzise auf Fragen von Medienvertretern über den Club. • Berät den Clubpräsidenten in Fragen der Öffentlichkeitsarbeit. Handbuch für Clubausschüsse 89 • Steht mit wichtigen Organisationen und führenden Vertretern des Gemeinwesens in Kontakt. • Informiert den Vorsitzenden des Distriktausschusses für Öffentlichkeitsarbeit über wichtige Ereignisse, die möglicherweise im größeren Rahmen interessant sein könnten. • Arbeitet mit dem Zeitschriftenausschuss zusammen, um RI über veröffentlichungswürdige Clubprojekte zu informieren. Anleitung der Ausschussmitglieder Der Ausschussvorsitzende sollte die Ausschussmitglieder entsprechend vorbereiten, damit diese wirksam die PR-Arbeit des Clubs leiten: • Informieren Sie die Ausschussmitglieder über die Aufgaben im Zusammenhang mit der PR-Arbeit des Clubs. • Nennen Sie Beispiele für erfolgreiche und erfolglose PR-Kampagnen in der Vergangenheit und erörtern Sie die Gründe für den Erfolg bzw. Misserfolg, um daraus Konsequenzen für die aktuelle Arbeit zu ziehen. • Stellen Sie den Ausschussmitgliedern einen Veranstaltungskalender mit kommunalen und Clubterminen zwecks Planung zur Verfügung. • Stellen Sie eine Liste mit Clubgästen zusammen, die für die Lokalmedien interessant sein könnten, z. B.: — Stipendiaten der Rotary Foundation — Teilnehmer am Jugendaustausch — GSE-Teilnehmer — Governor — interessante oder prominente Gastreferenten für die wöchentlichen Programme. Zusammenarbeit mit anderen Clubamtsträgern Der Ausschuss für Öffentlichkeitsarbeit ist zwar der Hauptverantwortliche für die Koordination von PR-Kampagnen des Clubs, doch können andere Clubausschüsse und Clubamtsträger die Bemühungen um ein positives Image von Rotary wirksam unterstützen. Folgende Clubausschüsse unterstützen die PR-Arbeit des Clubs: • Ausschuss für Mitgliederentwicklung: durch die Rekrutierung von neuen Mitgliedern, die im Medienbereich arbeiten. • Ausschuss für Rotary-Information: durch die Bereitstellung aktueller Informationen über Rotary und den Club. • Zeitschriften-Ausschuss: durch Verteilung der Zeitschrift The Rotarian oder der Rotary-Regionalzeitschrift an örtliche Medien und kommunale Einrichtungen. • Alle dienstbezogenen Ausschüsse: die berichtenswerte Aktivitäten durchführen. 90 Handbuch für Clubausschüsse Richtlinien für die Öffentlichkeitsarbeit des Clubs Anliegen der Öffentlichkeitsarbeit von Rotary • Ziel der Öffentlichkeitsarbeit von Rotary ist es, das Verständnis, die Wertschätzung und die Unterstützung der Aufgaben und Programme von Rotary zu fördern. • Die PR-Arbeit sollte bei allen Rotariern die Überzeugung fördern, dass gute Werbung und Öffentlichkeitsarbeit und ein positives Image für Rotary erstrebenswerte und unerlässliche Ziele sind. PR-Aufgaben des einzelnen Rotariers • Rotarier sollten sich umfassend über Ziele, Programme und Aktivitäten von Rotary informieren. • Sie sollten persönliche und berufliche Kontakte nutzen, um die Ziele und Erfolge von Rotary bekannt zu machen. • Sie sollten dafür sorgen, dass ihr Club im Gemeinwesen gut bekannt ist, indem sie andere persönlich darüber informieren, was Rotary ist und tut. Umgang mit Vorurteilen und negativen Meinungen • Ein Club sollte negativen Meinungen und Vorurteilen durch gezielte Informationskampagnen entgegenwirken und sein Dienstprogramm möglichst ausbauen. • Falls ein Problem oder eine Situation entsteht, das oder die sich auch auf andere Clubs oder RI auswirken könnte, sollte der Club den Governor so schnell wie möglich darüber informieren, um ein gemeinsames Handeln zu ermöglichen. • Der Governor hat die Pflicht, die Clubs bei der Verhinderung oder Lösung von lokalen Problemen auf dem Gebiet der Öffentlichkeitsarbeit zu beraten und zu unterstützen. Der Generalsekretär unterstützt die Governors und die Clubs und informiert regelmäßig den Präsidenten und den Zentralvorstand und legt ihnen diejenigen Probleme vor, die ihrer Aufmerksamkeit bedürfen. Öffentlichkeitsarbeit und Clubprojekte • Führen Sie jedes Jahr ein größeres Gemeindienstprojekt durch. • Informieren Sie die Öffentlichkeit aktiv über die erfolgreichen Projekte des Clubs. • Wirken Sie negativen Meinungen und Vorurteilen über Rotary durch positive Dienstprojekte entgegen. • Führen Sie jährliche oder langfristige Projekte durch (sofern machbar), durch die der Club öffentlich bekannt wird und die eindeutig mit dem Club in Verbindung gebracht werden. 6 Public Relations (Öffentlichkeitsarbeit) Handbuch für Clubausschüsse 91 Rotary und die Beziehung zu den Medien • Treffen Sie geeignete Maßnahmen, um die Beziehungen zwischen Rotary und den Nachrichtenmedien zu verbessern. • Führen Sie unter Berücksichtigung der sozialen und kulturellen Bedingungen und der Beziehungen zu den örtlichen Medien die folgenden Club- und Distriktaktivitäten durch, um die Beziehungen zwischen Rotary und den Nachrichtenmedien zu verbessern: — Bitten Sie Medienvertreter darum, auf Clubmeetings über die Rolle der Medien zu sprechen. — Organisieren Sie Diskussionsrunden zwischen Rotariern und Medienvertretern. — Fordern Sie die Rotarier auf, an Schulungsseminaren zur Medienund PR-Arbeit teilzunehmen. — Helfen Sie jungen Journalisten mit Zuwendungen zur beruflichen Fortbildung mit der Verpflichtung, dem Club über ihre Erfahrungen und Entwicklung zu berichten. — Lassen Sie Medienvertreter am GSE-Austausch teilnehmen. — Bemühen Sie sich um die Aufnahme von Mitgliedern, die im Medienbereich tätig sind. Clubsprecher Zum Clubsprecher sollten Rotarier gewählt werden, die das Gemeinwesen kompetent über Rotary informieren können. RI-Auszeichnung für Öffentlichkeitsarbeit (Public Relations Award) Diese Auszeichnung wird an Clubs und Distrikte vergeben, die herausragende Medienarbeit leisten und deren Programme das öffentliche Ansehen von Rotary sichtbar erhöhen. Gewinnung neuer Mitglieder durch die Öffentlichkeitsarbeit Rotary Clubs sollten: • Eine Öffentlichkeitsarbeit betreiben, die den Eintritt in Rotary für die wachsende Anzahl junger Berufstätiger in verantwortlichen Positionen attraktiv macht. • Maßnahmen treffen, damit die wöchentlichen Programme besser in der Öffentlichkeit bekannt gemacht werden und ihr Zusammenhang mit dem Ziel von Rotary verdeutlicht wird. • Gezielt relevante Gemeindienstprojekte durchführen, die eine große Wirkung auf die Öffentlichkeit haben. Die PR-Arbeit ist wichtig, um neue Mitglieder zu gewinnen und Austritten vorzubeugen. Die Bedeutung der PR-Arbeit muss jedem Rotary Club und insbesondere den Ausschüssen für Mitgliederentwicklung klar sein. 92 Handbuch für Clubausschüsse Ressourcen für die PR-Arbeit RI-Ressourcen Die folgenden Publikationen, Materialien und anderen Hilfsmitteln für die Öffentlichkeitsarbeit sind von Rotary International erhältlich. Weitere Informationen finden Sie im RI-Katalog (019-GE). Effective Public Relations: A Guide for Rotary Clubs (257-EN) Promoting Rotary on the Web (271-EN) PR Tips: Regelmäßig herausgegebenes E-Mail-Mitteilungsblatt mit erfolgreichen PR-Beispielen von Rotary Clubs, Pressemitteilungen, aktualisierten Faktenblättern und wertvollen Tipps für die PR-Arbeit (kann im Abschnitt „Effective Public Relations“ auf der RI-Website abonniert werden) . RI-Website (www.rotary.org): Enthält viele Informationen zur Öffentlichkeitsarbeit: Beispiele erfolgreicher PR-Kampagnen aus aller Welt, Musterpressemitteilungen und zahlreiche Tipps und Vorschläge. Rotary Public Relations for the 21st Century (269-EN): Videokassette Rotary-PSAs: Zur Veröffentlichung in Presse, Rundfunk und Fernsehen, produziert von Rotary International. Personelle Ressourcen • RI-Abteilung für Öffentlichkeitsarbeit (Public Relations Division): Bietet allgemeine Ratschläge zur Öffentlichkeitsarbeit, gibt Faktenblätter zur Geschichte, wichtigen Programmen und Dienstaktivitäten von Rotary heraus, stellt Grafiken zur Verfügung und veröffentlicht örtliche Storys von nationalem oder internationalem Interesse. Telefon: (847) 866-3000 Fax: (847) 866-8237 E-Mail: [email protected] • Distriktausschüsse (v. a. der Distriktausschuss für Öffentlichkeitsarbeit) • Rotary-Sprecher: Internationale, Distrikt- und Clubamtsträger; Alumni und Stipendiaten der Rotary Foundation; Teilnehmer am Rotary-Jugendaustausch 6 Public Relations (Öffentlichkeitsarbeit) Handbuch für Clubausschüsse 93 Erhöhung von Rotarys Ansehen in der Öffentlichkeit Die Methoden und Praktiken der Öffentlichkeitsarbeit sind von Land zu Land unterschiedlich. Ungeachtet der kulturellen Unterschiede zwischen einzelnen Ländern sollten alle Rotary Clubs mit dem Gemeinwesen in Kontakt treten. Clubs müssen dafür Sorge tragen, dass Rotary und seine Aktivitäten im Gemeinwesen bekannt sind und ein hohes Ansehen genießen. Alle Clubmitglieder haben diese Aufgabe. Eine wirksame Öffentlichkeitsarbeit kann die verschiedensten Formen annehmen: von der Werbung für die Dienstaktivitäten des Clubs im Clubbulletin bis hin zu Zeitungsartikeln über ein interessantes Referat, das im Club gehalten wurde. Ein positives Echo in der Öffentlichkeit unterstützt die Anstrengungen zur Rekrutierung neuer Mitglieder und erhöht die Bereitschaft der Bevölkerung, Clubdienstaktivitäten finanziell oder durch ehrenamtliche Arbeit zu unterstützen. Aufgaben des Ausschusses für Öffentlichkeitsarbeit In Bezug auf die Öffentlichkeitsarbeit verlangt der Zentralvorstand von den Clubs, dass sie: • gute Kontakte mit den Nachrichtenmedien pflegen • erfolgreiche kommunale Dienstprojekte und -aktivitäten publik machen • die Ziele und Erfolge von Rotary in THE ROTARIAN bzw. der Regionalzeitschrift, Rotary World und anhand anderer Hilfsmittel und Techniken in der Öffentlichkeit bekannt machen • Rotarier dazu auffordern, ihre Freunde und Mitarbeiter über Rotary zu informieren • führende Kommunalvertreter, junge Leute und andere Zielgruppen von besonderem Interesse auf Rotary aufmerksam machen • durch positives Herangehen negative Meinungen im Gemeinwesen unterbinden oder korrigieren, die dem Ruf von Rotary schaden oder Rotarys Wirksamkeit beeinträchtigen könnten • die Mitgliederentwicklung durch gute Öffentlichkeitsarbeit fördern • die Vertretung aller Medien in der Clubmitgliedschaft anstreben. Aufgaben des Ausschusses für Öffentlichkeitsarbeit Das bewusste Zugehen von Rotariern auf Nicht-Rotarier ist eine Möglichkeit, die Öffentlichkeit über Rotary zu informieren. Die Imagepflege muss im Club und im Gemeinwesen stattfinden. Im Club sollte dies folgendermaßen geschehen: • Fordern Sie die Mitglieder dazu auf, sich gründlich mit dem Ziel von Rotary, den rotarischen Programmen und den Clubaktivitäten vertraut zu machen. • Bitten Sie die Clubmitglieder darum, ihre persönlichen und beruflichen Kontakte zu nutzen, um die Ziele und Erfolge von Rotary bekannt zu machen. 94 Handbuch für Clubausschüsse 6 Public Relations (Öffentlichkeitsarbeit) Im Gemeinwesen können Sie das Ansehen des Clubs und von Rotary International fördern, indem Sie: • Clubprojekte und Clubaktivitäten bekannt machen, die für die örtlichen Medien von Interesse sind. • eine Clubbroschüre oder Club-Website gestalten, die über Rotary International und Ihren Club informiert. • Beziehungen mit den örtlichen Medien pflegen. Handbuch für Clubausschüsse 95 Planung einer PR-Kampagne Eine wirksame PR-Kampagne braucht Zeit, Arbeit und eine gute Planung. Dabei sollte in enger Zusammenarbeit mit dem Clubpräsidenten und anderen Ausschussmitgliedern eine Strategie vor oder zu Beginn des neuen Rotary-Jahres entwickelt werden. Ein praktischer Ausgangspunkt für eine solche Strategie ist ein Kalender, in dem die wichtigsten Termine für das Jahr eingetragen sind. Eine wirksame Methode zur Erarbeitung eines PR-Plans besteht darin, sich einen leeren Kalender zur Hand zu nehmen und die Tage zu markieren, an denen Ihr Club „berichtswürdige“ Aktivitäten durchführen wird. Dies könnten z. B. Dienstprojekte sein, die dem Gemeinwesen direkt zugute kommen. Zielpublikum Um ein positives Image von Rotary im Gemeinwesen zu schaffen, muss die Öffentlichkeitsarbeit auf unterschiedliche Gruppen zugeschnitten sein, zum Beispiel: • örtliche Medien (Presse, Rundfunk, Fernsehen) • Fachjournalisten, die sich bestimmten Themen (Bildung, Gesundheit usw.) widmen • Mitarbeiter von örtlichen staatlichen Behörden • Geschäftsleute • Lernende und Lehrende • führende Kommunalvertreter • kommunale Organisationen • Menschen, denen mit Rotary-Projekten geholfen wird. Was ist berichtenswert? Welche Informationen und Meldungen Journalisten und andere Medienvertreter interessiert, ist je nach Land unterschiedlich. Die folgenden Themen gelten im Allgemeinen als berichtenswert: • Projekte und Aktivitäten im Gemeinwesen • Notfälle und Notsituationen im Gemeinwesen • zeitgemäße Berichte über andere Menschen (Human-Interest-Storys) • Berichte über örtliche Geschehen, die einen nationalen oder globalen Trend deutlich machen • Aktivitäten von prominenten Bürgern des Gemeinwesens • Storys mit starker optischer Ausstrahlung. Im Folgenden sehen Sie eine Auswahl an rotarischen Storys, die wirksam veröffentlicht werden könnten: • vorbildliche ehrenamtliche Arbeit • Zusammenarbeit von Menschen aus unterschiedlichen Ländern und Kulturen • örtliche Projekte von Rotary bzw. der Rotary Foundation • Teilnahme an rotarischen Austauschprogrammen (Jugendaustausch, Stipendien, GSE usw.) • Human-Interest-Storys über Menschen, denen Rotary geholfen hat 96 Handbuch für Clubausschüsse 6 Public Relations (Öffentlichkeitsarbeit) • PolioPlus-Aktivitäten, insbesondere in polio-endemischen Gebieten • Projekte, bei denen ortsansässige Jugendliche oder ein prominenter Vertreter des Gemeinwesens mitwirken • Storys mit starker optischer Ausstrahlung. Anhang 11 („Medienarbeit“) und Anhang 12 („Kernbotschaften von Rotary“) enthalten weitere Informationen über die Zusammenarbeit mit den Medien. Zusammenarbeit mit den Medien Wenn Sie eine Story in den Medien veröffentlichen möchten, sollten Sie sich gut vorbereiten, um nicht unnötig Zeit Ihres Kontaktpartners in Anspruch zu nehmen. Dabei bietet sich folgendes Vorgehen an: • Informieren Sie sich über alle Fakten des Berichts, der veröffentlicht werden soll. • Setzen Sie einen redegewandten und gut informierten Sprecher ein. • Bereiten Sie ein Faktenblatt vor. • Schreiben Sie eine Pressemitteilung oder Medienmeldung. Aufbau von Beziehungen mit den Medien Journalisten stehen meist unter Zeitdruck. Nichtsdestotrotz ist die gute Kontaktpflege mit den Medien für eine wirksame Öffentlichkeitsarbeit des Clubs unabdingbar. Die folgenden Methoden haben sich dabei als nützlich erwiesen: • Nehmen Sie Medienvertreter als Mitglieder in den Club auf. • Stiften Sie Preise für Journalisten. • Laden Sie Medienvertreter als Gastreferenten in den Club ein. • Organisieren Sie Diskussionsrunden oder Seminare und laden Sie Rotarier und Medienvertreter dazu ein. Medienarten In den meisten Orten sind unterschiedliche Medienarten vertreten: • Zeitungen (Papier- und Online-Version) • örtliche Rundfunksender • öffentliches Fernsehen und Kabelfernsehen. Sie sollten sich überlegen, welche Medienart sich am besten für das Projekt oder die Aktivität eignet, die publik gemacht werden soll. Wenn der Bericht beispielsweise eine starke optische Komponente hat, könnte er besonders für den örtlichen Fernsehsender von Interesse sein. Angesichts des starken Andrangs auf Platz und Zeit in den Medien ist es mitunter besser, die folgenden unkonventionelleren Medienformen für die Berichterstattung über Projekte, Aktivitäten und die Arbeit Ihres Rotary Clubs zu wählen: • Online-Publikationen • Fachzeitschriften • öffentliche Kabelstationen • öffentlich-rechtliche Radioprogramme und Talk-Radio • Mitteilungsblätter von Unternehmen und Berufsverbände • Hochschulpublikationen (z. B. Uni-Zeitung) • Mitteilungsblätter anderer gemeinnütziger Organisationen Handbuch für Clubausschüsse 97 Anhang 11: Medienarbeit Sie können eine Reihe von Medienformen dazu nutzen, das Ansehen des Clubs in der Öffentlichkeit zu erhöhen. Pressesprecher: Für diese Funktion eignen sich zugängliche, gut informierte und redegewandte Rotarier, die mit allen Aspekten von Rotary und des Clubs vertraut sind. Obwohl diese Aufgabe in erster Linie vom Clubpräsidenten übernommen wird, kann der Ausschuss für Öffentlichkeitsarbeit andere Clubmitglieder auf diese Rolle vorbereiten. Manchmal sind die besten Clubsprecher Personen, denen Rotary geholfen hat. Pressemitteilung: Ein kurzer Bericht, der die grundlegenden Fragen nach dem Wer, Was, Wo, Wann, Wie und Warum beantwortet. Damit sollten den Medien kurz und bündig Informationen mitgeteilt werden, die sich als Ausgangspunkt für einen Artikel oder Bericht eignen. Fotos: Fotos in hoher Qualität erhöhen die Chancen, dass Ihre Pressemitteilung von den Medien verwendet wird. Am besten eignen sich kreative Fotos, die eine Aktion darstellen oder eine Geschichte erzählen. Für Zeitungsberichte werden in der Regel Schwarzweiß-Fotos benötigt. Legen Sie eine Bildunterschrift bei, die das fotografierte Ereignis beschreibt oder abgebildete Personen benennt. Beauftragen Sie möglichst immer professionelle Fotografen mit den Aufnahmen. Faktenblätter: Faktenblätter liefern wertvolle Hintergrundinformationen zu einem bestimmten Thema, die den Zusammenhang zwischen einem lokalen Beispiel und der ehrenamtlichen Arbeit von Rotariern in aller Welt verdeutlichen. Rotary gibt zahlreiche Faktenblätter über Rotary-Programme heraus. Legen Sie diese Ihrem Medienkit bei oder fertigen Sie eigene Faktenblätter an. Ideenvorschlag: Ein Ideenvorschlag ist persönlicher als eine Pressemitteilung. Er stellt eine Idee für einen Beitrag vor und bietet Hilfe für die weitere Verarbeitung an. Wichtig ist, den Vorschlag sorgfältig auf einen bestimmten Journalisten und ein bestimmtes Medium auszurichten. Pressekonferenz: Eine Konferenz mit örtlichen Journalisten sollte nur dann einberufen werden, wenn der Club ein Ereignis ankündigen möchte, das für das Gemeinwesen von sehr großem Interesse ist. Im Allgemeinen reichen Pressemitteilungen und der persönliche Kontakt mit Journalisten aus. Rotary-PSAs (Public Service Announcements): In einigen Ländern müssen Rundfunk- und Fernsehstationen Sendezeit für öffentliche Ankündigungen (PSAs) bereitstellen. Diese werden kostenlos und in erster Linie von Gemeinnützigen Organisationen ausgestrahlt, um besondere Ereignisse anzukündigen oder Mitteilungen von besonderem Interesse zu veröffentlichen. In anderen Ländern besteht wiederum die Möglichkeit für gemeinnützige Organisationen, Sendezeit zu diesem Zweck verbilligt zu kaufen. Eine Reihe unterschiedlicher PSAs sind bei Rotary International erhältlich (siehe RI-Katalog (019-GE). 98 Handbuch für Clubausschüsse 6 Public Relations (Öffentlichkeitsarbeit) Medienkit: Das Medienkit ist eine Sammlung von Hintergrundinformatio nen, die insbesondere für Veranstaltungen und andere geplante Aktivitäten nützlich sind. Im Idealfall ist das Medienkit ein Ordner mit Seitentaschen und einem Rotary-Kennzeichen (z. B. Logo) und enthält allgemeine Materialien über den Club und Rotary sowie Informationen über die jeweilige Veranstaltung bzw. Aktivität. Grundlegende Informationen über Rotary: Denken Sie daran, bei jeder Kommunikation mit der Öffentlichkeit oder den Medien grundlegende Informationen über Rotary einfließen zu lassen. Allzu oft wird nur über die eigentliche Rotary-Aktivität berichtet, ohne über Rotary selbst zu informieren. Handbuch für Clubausschüsse 99 Anhang 12: Kernbotschaften von Rotary Die folgenden Aussagen können in dieser oder in abgewandelter Form für Interviews mit Medienvertretern verwendet werden: • Rotary ist ein globales Netz aus ehrenamtlichen Helfern. • Rotary möchte die Lebensqualität aller Menschen verbessern. • Rotary ist eine internationale Dienstorganisation, deren 1,2 Millionen Mitglieder geschäftlich und beruflich tätige Frauen und Männern sind, die ehrenamtliche Arbeit leisten, um Bedürfnisse in ihren und anderen Gemeinwesen zu decken. • Rotary ist da, um Gutes in der Welt zu leisten. Rotary initiiert örtliche und internationale Dienstprojekte, um Völkerverständigung und Frieden zu fördern und die Lebensbedingung von Menschen jedes Alters und aller Kulturen zu verbessern. Rotarys Stärke liegt in der ehrenamtlichen Arbeit seiner Mitglieder, einem internationalen Netz aus Geschäftsleuten und Berufstätigen in führenden Positionen, die vielfältigste Programme zur Deckung menschlicher Bedürfnisse realisieren. • Rotarier sind Frauen und Männer mit Integrität aus den unterschiedlichsten Bereichen der Geschäfts- und Berufswelt. Sie sind ehrenamtliche Helfer jedes Alters, die Probleme im eigenen und anderen Gemeinwesen zu lösen versuchen. • Rotarys Stärke liegt in seiner lokalen und internationalen Ausstrahlung. Mit über 30.000 Dienstclubs in mehr als 160 Ländern ist Rotary bestens in der Lage, die Lösung dringlicher Probleme wie schlechte Gesundheit und Hygiene, Hunger und Umweltzerstörung in Angriff zu nehmen. • Mit seinen ehrenamtlichen Helfern und durch die finanzielle Unterstützung von Impfaktionen hilft Rotary, ein Land nach dem anderen und eine Region nach der anderen von der Kinderlähmung zu befreien. Die Kinderlähmung ist erst dann vollständig ausgerottet, wenn alle Länder und Regionen poliofrei sind. • Rotarys kommunal verankerte Führungsrolle in betroffenen Ländern gab den Ausschlag bei der Entscheidung der World Health Assembly, die Polioausrottung zum Ziel zu erklären. Rotary International ist der wichtigste private Partner im weltweiten Kampf gegen die Kinderlähmung. 100 Handbuch für Clubausschüsse 6 Public Relations (Öffentlichkeitsarbeit) 7 Clubverwaltung Verwaltungsbezogene Clubausschüsse Die Clubverwaltung bildet den Rahmen für einen gut funktionierenden Club. Für einen reibungslosen Clubbetrieb müssen folgende Verwaltungsaufgaben erledigt werden: • Förderung, Kontrolle und Meldung der Präsenz • Organisation von Programmen für die wöchentlichen und spezielle Meetings • Förderung von freundschaftlichen Beziehungen unter den Clubmitgliedern (Fellowship) • Information der Mitglieder: — über das Clubbulletin — über die offizielle Zeitschrift von Rotary, The Rotarian, oder eine anerkannte Rotary-Regionalzeitschrift. Die für Verwaltungsaufgaben zuständigen Rotarier müssen zusammenarbeiten und die Arbeit in allen der o.g. Bereichen koordinieren, um einen reibungslosen Clubbetrieb zu gewährleisten. Kriterien für Ausschussmitglieder In den für die Clubverwaltung zuständigen Ausschüssen sollten Rotarier mitwirken, die folgende Kriterien erfüllen: • Detailorientiertes Arbeiten • Gründliche Kenntnisse der Richtlinien von Rotary in Bezug auf die Clubverwaltung • Organisationstalent • Verständnis der Logistik • Kommunikations- und Schreibtalent • Design- oder Desktop-Publishing-Erfahrung • Computerkenntnisse. Die folgenden Ausschüsse beschäftigen sich hauptsächlich mit Fragen der Clubverwaltung: Präsenz • Fördert die Teilnahme der Mitglieder an den regulären Meetings des eigenen oder anderer Clubs, falls das Mitglied nicht in der Lage ist, die Meetings des Clubs zu besuchen. • Informiert alle Mitglieder über die Präsenzvorschriften. Handbuch für Clubausschüsse 101 • Unternimmt Anstrengungen, um bessere Bedingungen für eine gute Präsenz zu schaffen. • Fördert die Teilnahme aller Mitglieder auf allen Rotary-Veranstaltungen, einschl. Distriktkonferenz, Schulungsveranstaltungen des Distrikts, Intercity-Meetings und RI-Jahreskongress. Clubbulletin • Veröffentlicht Nachrichten über den Club, die Mitglieder und Rotary weltweit im wöchentlichen Clubbulletin. • Fördert das Interesse der Mitglieder an den Aktivitäten des Clubs und wirbt für bessere Präsenz. • Gibt das Programm des nächsten Clubmeetings bekannt. • Berichtet über die Höhepunkte des letzten Meetings. • Fördert den Zusammenhalt der Mitglieder. • Vertieft die Kenntnisse der Mitglieder über Rotary. Clubdienst • Berät und unterstützt die Mitglieder bei der Ausübung ihrer Clubdienstpflichten. • Beaufsichtigt die Arbeit aller Ausschüsse, die mit dem Clubdienst im Zusammenhang stehen. Fellowship-Aktivitäten • Fördert Bekanntschaft und Freundschaft unter den Clubmitgliedern. • Fordert die Mitglieder zur Teilnahme an den Freizeit- und sozialen Aktivitäten des Clubs auf. • Begrüßt rotarische und nicht-rotarische Gäste. Zeitschrift • Fördert das Interesse an der Zeitschrift The Rotarian oder der offiziellen Regionalzeitschrift von Rotary. • Plant eine Aktivität anlässlich des Zeitschriften-Monats (April). • Organisiert jeden Monat eine kurze Rezension über den Inhalt der Zeitschrift während des regulären Clubmeetings. • Fordert dazu auf, die Zeitschrift zur Einführung neuer Mitglieder zu nutzen. • Überreicht nicht-rotarischen Rednern auf wöchentlichen oder anderen Meetings ein Exemplar der Zeitschrift. • Besorgt ein Abonnement der Zeitschrift für Bibliotheken, Krankenhäuser, Schulen und andere Leseräume. • Schickt Artikel und Fotos über Clubprojekte an den Redakteur von The Rotarian oder der offiziellen Regionalzeitschrift. Programm • Plant und organisiert die Programme für alle regulären Meetings und Sonderveranstaltungen des Clubs. • Gestaltet den Inhalt der Programme so, dass sie für alle Clubmitglieder relevant und interessant sind. 102 Handbuch für Clubausschüsse Zusammenarbeit mit anderen Ausschüssen Die o.g. Ausschüsse sind zwar direkt für die verschiedenen Verwaltungsaufgaben zuständig, doch kann die Effizienz ihrer Arbeit durch die Zusammenarbeit mit anderen wichtigen Clubausschüssen und Clubamtsträgern noch gesteigert werden. Beispiel: • Die für die Orientierung und Betreuung neuer Mitglieder verantwortlichen Ausschüsse können Neumitglieder speziell auf wichtige Richtlinien und Verfahren des Clubs und von Rotary allgemein hinweisen. • Mitglieder des Ausschusses für Öffentlichkeitsarbeit könnten eine Liste von Personen und Organisationen zusammenstellen, an die The Rotarian oder die offizielle Rotary-Regionalzeitschrift verteilt werden sollte, um das Gemeinwesen auf die Ziele und Aktivitäten von Rotary aufmerksam zu machen. • Die für Dienstprojekte zuständigen Ausschüsse könnten aktuelle Informationen über Projekte und Aktivitäten im Clubbulletin veröffentlichen. Handbuch für Clubausschüsse 103 Ressourcen für die Clubverwaltung Online-Ressourcen RI-Website (www.rotary.org): Bietet eine Fülle an Informationen über RI. Rotary Business Portal: Online-Tool der RI-Website. Hier können Clubpräsidenten und -sekretäre administrative Aufgaben erledigen: Club- und Mitgliederdaten aktualisieren, Mitgliedsbeiträge zahlen, die Online-Version des Official Directory (007-EN) durchsuchen und Statistiken über Spenden für die Rotary Foundation einsehen. Empfohlene Satzung für Rotary Clubs (Online-Version): Ist auch im Verfahrenshandbuch enthalten. Einheitliche Verfassung der Rotary Clubs (Online-Version): Ist auch im Verfahrenshandbuch enthalten. Nachschlagewerke und andere Publikationen Katalog (019-GE): Verzeichnis der erhältlichen RI-Publikationen, Ton- und Videobänder, Formulare und anderer Artikel. Wird jährlich aktualisiert. Handbuch des Clubsekretärs (229-GE): Teil der Mappe für Clubausschüsse (225GE). Gibt einen Überblick über die Aufgaben des Clubsekretärs und enthält Informationen zur Rolle des Clubschatzmeisters. Verfahrenshandbuch (035-GE): Vom Zentralvorstand und Kuratorium der Rotary Foundation nach der Tagung des Gesetzgebenden Rates aller drei Jahre herausgegebene Richtlinien und Verfahren. Official Directory (007-EN): Namen, Adressen und Telefonnummern der Amtsträger, Ausschüsse und Verwaltungsmitarbeiter von RI; weltweites Verzeichnis der Distrikte und Governors; alphabetisches Verzeichnis der Clubs jedes Distrikt mit Angabe der Präsidenten, Sekretäre, Treffzeiten und -orte. Visual Identity Style Manual (547-EN): Standardwerk für die Gestaltung von rotarischen Publikationen und die richtige Verwendung des Rotary-Emblems und anderer rotarischer Zeichen. Nachrichtenpublikationen Monatsbrief des Governors: Das Schreiben des Governors dient der Information und Motivation der Clubamtsträger sowie der Anerkennung hervorragender Clubarbeit. THE ROTARIAN: Offizielle Monatszeitschrift von RI. Neben THE ROTARIAN werden weltweit über 30 Regionalzeitschriften in mehr als 20 Sprachen für Rotarier herausgegeben. Rotary News Basket (546-EN) : Wöchentlicher Bericht mit aktuellen Meldungen und Kurzartikeln über Rotary. Rotary World – Die Welt von Rotary (050-GE): Achtseitiges Journal im Zeitungsformat für rotarische Führungskräfte. Erscheint fünfmal jährlich. 104 Handbuch für Clubausschüsse 7 Clubverwaltung Mitarbeiterstab von RI Vertreter für Club- und Distriktverwaltung (CDA): Die RI-Mitarbeiter in Schlüsselpositionen im Zentralbüro und den internationalen Büros von RI sind für administrative Fragen zuständig. Ein Verzeichnis der internationalen Büros und RI-Mitarbeiter finden Sie im Official Directory (007-EN) und auf der RIWebsite. Handbuch für Clubausschüsse 105 Präsenz Förderung der Präsenz Die Präsenz (Teilnahme an Clubmeetings) ist ein wichtiger Indikator für die Vitalität des Clubs. Sinkende Präsenzraten sind oft der Hinweis auf ein größeres Problem. In diesem Fall sollten so schnell wie möglich die Ursachen für die abnehmende Präsenz aufgedeckt und etwas dagegen unternommen werden. Als Vorsitzender des Ausschusses für Clubverwaltung können Sie die regelmäßige Präsenz der Mitglieder auf folgende Weise fördern: • Verfolgen Sie Präsenztrends aufmerksam: Wenn die Präsenzraten fallen, müssen Sie herausfinden, warum das so ist. • Konzipieren Sie einen Fragebogen, um festzustellen, aus welchen Gründen Mitglieder nicht regelmäßig an den wöchentlichen Meetings teilnehmen. Die Antworten können den Clubamtsträgern wichtige Hinweise geben, wie Meetings und andere Clubaktivitäten besser gestaltet werden können, um die Präsenz zu erhöhen. • Richten Sie ein System im Club ein, das die Präsenz fördert und kontrolliert. • Arbeiten Sie mit den für Clubprogramme verantwortlichen Rotariern daran, interessante und relevante Meetings zu gestalten, zu denen die Mitglieder gern kommen. • Machen Sie den neuen Mitgliedern und ihren Betreuern klar, wie wichtig die Teilnahme an den Meetings ist. • Fordern Sie die Mitglieder auf, versäumte Meetings nachzuholen. • Veranstalten Sie eventuell „Präsenzwettbewerbe“ im eigenen Club oder mit anderen Clubs. • Zeichnen Sie Mitglieder aus, deren Präsenz mustergültig ist. Wichtig ist, dass Sie Mitglieder, die drei Meetings hintereinander versäumt haben, anrufen oder anderweitig kontaktieren und sie daran erinnern, dass sie automatisch ausgeschlossen werden können, wenn sie ein viertes Mal fehlen. Präsenzrichtlinien Der Zentralvorstand hat folgende Richtlinien für die Präsenz festgelegt: • Jedes Mitglied sollte an allen regulären Clubmeetings teilnehmen. • Ein Mitglied gilt als anwesend, wenn es an mindestens 60 Prozent des Meetings teilgenommen hat. • Ein Mitglied kann ein versäumtes Meeting in den zwei Wochen vor oder nach dem angesetzten Meeting auf folgende Weise nachholen: — Das Mitglied nimmt an mindestens 60 Prozent eines regulären Meetings in einem anderen Rotary Club teil. — Das Mitglied nimmt nach Rücksprache mit dem Club an einem regulären Meeting eines Rotaract Clubs, Interact Clubs oder Rotary Community Corps teil. — Das Mitglied besucht einen Jahreskongress von RI, eine Tagung des Gesetzgebenden Rates, die Internationale Versammlung oder eine andere rotarische Veranstaltung für ehemalige, amtierende oder zukünftige Führungskräfte von RI. 106 Handbuch für Clubausschüsse 7 Clubverwaltung — Das Mitglied erscheint zur regulären Treffzeit am regulären Treffpunkt eines anderen Clubs, obwohl der Club selbst nicht erscheint. — Das Mitglied nimmt mit Genehmigung des Clubvorstands an einem Clubdienstprojekt oder einer vom Club gesponserten kommunalen Veranstaltung teil. — Das Mitglied besucht eine Sitzung des Clubvorstands, oder (nach Genehmigung des Vorstands) eine Sitzung des Dienstausschusses, in dem das Mitglied mitarbeitet. • Ein versäumtes Meeting gilt unter folgenden Bedingungen als „nachgeholt“: — Das Mitglied war unterwegs zu oder von einer offiziellen RotaryVeranstaltung für ehemalige, amtierende oder zukünftige Führungskräfte von RI. — Das Mitglied war im dienstlichen Auftrag als Amtsträger oder Mitglied eines RI-Ausschusses oder als Kurator der Rotary Foundation unterwegs. — Das Mitglied war persönlich bei einem vom Distrikt, von RI oder von der Rotary Foundation unterstützten Dienstprojekt in einem entlegenen Gebiet im Einsatz. — Das Mitglied war im rotarischen Auftrag und mit Genehmigung des Clubvorstands anderweitig beschäftigt und konnte deshalb nicht am Clubmeeting teilnehmen. • Die Abwesenheit eines Mitglieds kann aus folgenden Gründen entschuldigt werden: — Die Abwesenheit erfüllt Bedingungen und Umstände, die vom Clubvorstand gebilligt wurden. Der Vorstand kann das Fehlen eines Mitglieds entschuldigen, wenn er die Gründe für die Abwesenheit als gut und ausreichend erachtet. — Ein Mitglied, dessen Alter und Mitgliedsdauer zusammen mindestens 85 Jahre ergeben, kann entschuldigt werden, wenn er oder sie vorher den Clubsekretär schriftlich darum gebeten hat. — Das Mitglied ist derzeit Amtsträger von RI. Präsenzberichte Der Zentralvorstand hat folgende Richtlinien für Präsenzberichte erteilt: • Jeder Club muss seinen monatlichen Präsenzbericht innerhalb von 15 Tagen nach der letzten Zusammenkunft des jeweiligen Monats an den Governor schicken. • Clubs, die keinem Distrikt zugeordnet sind, senden ihre Präsenzberichte direkt an den RI-Generalsekretär. • Alle Mitglieder, deren Abwesenheit vom Clubvorstand entschuldigt wurde, müssen in der Mitgliederstatistik für die Clubpräsenz mit erfasst werden. • Mitglieder, die deshalb entschuldigt sind, weil die Summe aus Alter und Mitgliedsdauer mindestens 85 Jahre ergibt, sollten überhaupt nicht in der Mitgliederstatistik erfasst werden (weder als anwesend noch als fehlend). Handbuch für Clubausschüsse 107 Sorgen Sie gemeinsam mit dem Clubsekretär dafür, dass der Club seinen monatlichen Präsenzbericht innerhalb von 15 Tagen nach dem letzten Meeting des Monats an den Governor schickt. 108 Beendigung der Mitgliedschaft Ein Mitglied kann aus einem oder mehreren der folgenden Gründe aus Rotary ausgeschlossen werden: • Das Mitglied war nicht mindestens zu 60 Prozent auf den regulären Clubmeetings in jeder Hälfte des Rotary-Jahres anwesend. • Das Mitglied hat nicht mindestens 30 Prozent der regulären Clubmeetings in jeder Hälfte des Rotary-Jahres besucht. • Das Mitglied hat an vier regulären Clubmeetings hintereinander unentschuldigt gefehlt und diese auch nicht nachgeholt. Wenn die Präsenzpflichten nicht erfüllt werden, kann dies zum Ausschluss des Mitglieds führen, falls dessen Abwesenheit nicht vom Vorstand aus zwingenden Gründen entschuldigt wird. Handbuch für Clubausschüsse Wöchentliche Clubprogramme Die wöchentlichen Meetings bilden den Kern der Clubaktivitäten. Sie bieten eine ideale Gelegenheit, um: • Wichtige Rotary-Informationen an die Mitglieder weiterzuleiten • Die Teilnahme an Projekten, Aktivitäten, Meetings und Veranstaltungen zu fördern • Zusammenhalt und Freundschaft zu stärken. Dabei darf nicht vergessen werden, dass die Clubmitglieder vielbeschäftigte Menschen sind, deren Zeit kostbar ist. Gut organisierte Meetings zu interessanten und relevanten Themen: • Zeigen den Mitgliedern, dass es sich lohnt, Zeit und Ressourcen für die Meetings aufzubringen • Vertiefen das persönliche Wissen über Rotary • Verdeutlichen den Wert einer kontinuierlichen Mitgliedschaft • Stellen den Bezug zur lokalen und internationalen Gemeinschaft her. Die wöchentlichen Meetings sollten gut geplant sein. Gehen Sie deshalb folgendermaßen vor: • Stellen Sie für jedes reguläre wöchentliche Meeting eine Tagesordnung auf. Räumen Sie ausreichend Zeit für einen Vortrag oder ein Programm sowie für geselliges Beisammensein (Fellowship) ein. • Planen Sie Ersatzprogramme für den Fall, dass ein geplantes Programm ausfällt oder ein Vortrag abgesagt wird. • Beginnen und beenden Sie das Meeting pünktlich. Das Programm sollte informativ und inspirierend sein, um die engagierte Teilnahme der Clubmitglieder an Aktivitäten zum Wohle des Clubs, des Gemeinwesens und anderer Länder zu stärken. Zu diesem Zweck können Sie Folgendes tun: • Achten Sie darauf, dass alle Programme im Zusammenhang mit Rotary stehen. • Legen Sie den Programminhalt so zeitig wie möglich fest (idealerweise vor Beginn des neuen Jahres). • Gestalten Sie die Programme möglichst so, dass sie sich auf aktuelle Projekte, Aktivitäten oder auch Probleme des Clubs beziehen. • Beauftragen Sie eventuell immer ein anderes Mitglied mit der Programmgestaltung. • Orientieren Sie sich bei der Planung von Sonderveranstaltungen am rotarischen Kalender. (Zum Beispiel könnte ein Vortrag eines ehemaligen Teilnehmers am Stipendienprogramm der Rotary Foundation für November, dem Monat der Rotary Foundation, geplant werden.) Die speziellen Rotary-Themen gewidmeten Tage, Wochen und Monate sind auf der hinteren Umschlagseite des Official Directory (007-EN) angegeben. • Ein Meeting pro Monat sollte der Mitteilung von Rotary-Informationen, der Weiterbildung zum Thema Rotary und dem Führungskräftetraining vorbehalten bleiben. 7 Clubverwaltung Handbuch für Clubausschüsse 109 Die „Richtlinien zur Planung der wöchentlichen Meetings“ enthalten Vorschläge zur Programmgestaltung und eine Liste der Sonderveranstaltungen im Rotary-Jahr. 110 Richtlinien für wöchentlichen Programme • Jeder Club sollte in seiner Satzung eine feststehende Geschäftsordnung für seine regulären wöchentlichen Meetings festlegen. • Jedes reguläre wöchentliche Meeting sollte ein Referat oder anderes Programm bieten und Zeit für geselliges Beisammensein lassen. • Die Referate und Programme sollten in erster Linie rotarische Themen zum Inhalt haben. • Den Clubs wird empfohlen, Präsidenten anderer Rotary Clubs zu ihren Meetings einzuladen, um die Zusammenarbeit, Kommunikation und Freundschaft mit anderen Clubs zu fördern. • Wenn Präsidenten anderer Clubs das Meeting besuchen, sollen sie Gelegenheit erhalten, kurz über die Programme und Aktivitäten ihres Clubs zu sprechen. • In regelmäßigen Abständen sollten Clubs ein reguläres Meeting abhalten, auf dem sie die Geschäfte, Aktivitäten und Angelegenheiten des Clubs besprechen. Handbuch für Clubausschüsse Fellowship-Aktivitäten Der Ruf Rotarys als hervorragende Dienstorganisation oder Verband Berufstätiger kann zwar helfen, neue Mitglieder zu gewinnen, was sie aber bleiben lässt, ist die so genannte „Fellowship“: Freundschaft und gute Beziehungen zwischen den Clubmitgliedern. Fellowship ist ein enormer Motivationsfaktor. Sie gewährleistet, dass Mitglieder aktiv bleiben und gemeinsam an den Aktivitäten und Projekten des Clubs teilnehmen. Ohne Fellowship könnten Clubs wohl kaum irgend ein Ziel erreichen. Eine bis zwei gesellige Veranstaltungen pro Jahr reichen für diesen wichtigen Aspekt nicht aus. Die Förderung von Freundschaft und Gemeinschaftssinn sollte Teil jedes Clubmeetings, jedes Projekts und jeder Aktivität sein. Auch wenn sich Freundschaft und gute Beziehungen in vielen Clubs von ganz allein entwickeln, können sie auf folgende Weise gefördert und gepflegt werden: • Geben Sie zu Beginn des Jahres ein Rundschreiben heraus, in dem der Fellowship-Ausschuss über wichtige Anlässe (Geburtstage, Jubiläen usw.) informiert wird. • Bitten Sie die Mitglieder darum, auf Zusammenkünften Namensschilder zu tragen, um das Kennenlernen zu erleichtern. • Variieren Sie die Sitzanordnung, damit sich keine festen Gruppen bilden und die Mitglieder miteinander ins Gespräch kommen. Bestimmen Sie für jeden Tisch einen „Vorsitzenden“, der für eine kameradschaftliche Atmosphäre sorgt. • Veröffentlichen Sie Neuigkeiten über Mitglieder und gesellschaftliche Anlässe im Clubbulletin. • Beauftragen Sie jede Woche ein anderes Mitglied damit, neue Mitglieder und Referenten zu begrüßen und vorzustellen. • Sorgen Sie dafür, dass neue Mitglieder und Gäste begrüßt wurden und sich zugehörig fühlen. • Pflegen Sie Beziehungen mit anderen Rotary Clubs im Distrikt, der Region und in anderen Ländern. Richtlinien für Fellowship • Die Anrede von Rotariern mit dem Vornamen ist ein Brauch, der jedem Rotary Club selbst überlassen bleibt. • Alle Rotary Clubs und Rotarier sollten die Ehepartner und Familienangehörigen der Clubmitglieder in die Planung von Aktivitäten mit einbeziehen, da sie die Ziele und die Freundschaft fördern, die sich aus der Mitgliedschaft in einem Rotary Club ergeben. Es wird beabsichtigt, dass Gruppen von Ehepartnern und anderen Familienangehörigen nur informell mit dem örtlichen Club assoziiert sind. 7 Clubverwaltung Handbuch für Clubausschüsse 111 Informationsaustausch: Clubbulletin-Ausschuss Ein wichtiger Aspekt der Clubverwaltung besteht darin, die Mitglieder auf dem Laufenden zu halten. Gut informierte Rotarier sind eher bereit, sich aktiv an der Club- und Projektarbeit zu beteiligen. Wichtige Informationen können einmal auf den wöchentlichen Clubmeetings angekündigt oder auch im Clubbulletin und der Zeitschrift THE ROTARIAN (bzw. der offiziellen Regionalzeitschrift) bekannt gegeben werden. Clubbulletin Das Clubbulletin ist eine wichtige Informationsquelle für die Clubmitglieder. Nutzen Sie das Clubbulletin für folgende Zwecke: • Geben Sie die Termine für geplante Clubaktivitäten bekannt. • Diskutieren Sie die Ziele, Pläne und Projekte des Clubs. • Berichten Sie über die Höhepunkte von Club-, Distrikt- und anderen Meetings. • Fördern Sie die Verbundenheit der Mitglieder, indem Sie über besondere Ereignisse im Leben der Mitglieder berichten. • Machen Sie auf wichtige Fragen und Probleme aufmerksam, mit denen sich der Club und Rotary International auseinandersetzen muss. Es ist wichtig, dass die für das Clubbulletin verantwortlichen Rotarier mit anderen Clubausschüssen und Clubamtsträgern in Kontakt bleiben, damit alle Clubfragen und -aktivitäten angemessen diskutiert und veröffentlicht werden. • Das Clubbulletin sollte in jeder Ausgabe über das aktuelle Clubgeschehen, die Arbeit der Ausschüsse, den Stand der Mitgliederentwicklung, Jahrestage und Geburtstage berichten und wichtige Distrikt- und Rotary-Informationen mitteilen. • Als Blickfang dienen Fotos von Mitgliedern, Veranstaltungen usw. • Achten Sie darauf, dass im Laufe des Jahres möglichst über alle Mitglieder berichtet wird. • Gestalten Sie Titel, Text und Bilder auf optisch ansprechende Weise. Produzieren Sie das Bulletin möglichst mit einem Textverarbeitungs- oder DTP-Programm. Schicken Sie das Bulletin eventuell per E-Mail an die Mitglieder oder geben Sie eine Online-Version heraus, die auf der Website des Clubs erscheint. Folgende Informationsquellen können für das Bulletin genutzt werden: • Clubvorstand und Ausschussvorsitzende • Monatsbrief des Governors • Rotary News Basket • Club-, Distrikt- und RI-Meetings • die Zeitschrift THE ROTARIAN oder die Regionalzeitschrift von Rotary • Rotary World und andere Publikationen von Rotary International • RI-Website: www.rotary.org. 112 Handbuch für Clubausschüsse 7 Clubverwaltung Richtlinien für das Clubbulletin • Das Clubbulletin sollte wöchentlich erscheinen. • Es dient dazu, die Mitglieder mit Informationen zu versorgen, die: — Interesse hervorrufen — die Präsenz verbessern — das Programm geplanter Meetings ankündigen — über Höhepunkte vergangener Meetings berichten — Freundschaft und Verbundenheit der Mitglieder fördern — die Kenntnisse der Mitglieder über Rotary vertiefen — über das aktuelle Geschehen im Club, den Mitgliedern und Rotary weltweit berichten. • Es fördert die Teilnahme an Distriktaktivitäten. • Der Zentralvorstand schlägt vor, dass ein Mitglied mit Erfahrung im Zeitungswesen mit Beiträgen und Vorschlägen zu Inhalt und Gestaltung des Bulletins behilflich ist, jedoch keine Redaktionsarbeit leisten sollte. 7 Clubverwaltung Handbuch für Clubausschüsse 113 Informationsaustausch: Zeitschriften-Ausschuss Zeitschrift Es wird vom Club erwartet, dass er das Gemeinwesen mit der Zeitschrift THE ROTARIAN oder der offiziellen Rotary-Regionalzeitschrift über die Ziele und Erfolge von Rotary aufklärt. Die Zeitschrift spielt eine wichtige Rolle, um die Mitglieder über Rotary und sein internationales Wirkungsfeld zu informieren. Der Zeitschriften-Ausschuss des Clubs kann die Wirksamkeit der Zeitschrift noch erhöhen, indem er: • den Inhalt der Zeitschrift regelmäßig auf Clubmeetings bespricht und auf Artikel hinweist, die zu neuen Programm- und Projektideen führen können. • die Zeitschrift oder ein Geschenkabo potenziellen Mitgliedern, Gästen, Referenten und Programmteilnehmern schenkt, damit sie mehr über Rotary und seine Ideale erfahren. • ältere Ausgaben der Zeitschrift archiviert, damit diese als Nachschlagematerial und für Projektideen genutzt werden können. Richtlinien für Zeitschriften • Alle Mitglieder jedes Rotary Clubs sind verpflichtet, entweder die Zeitschrift THE ROTARIAN oder die offizielle Rotary-Regionalzeitschrift zu abonnieren. • Es wird vom Club erwartet, dass er das Gemeinwesen in THE ROTARIAN oder der Regionalzeitschrift über die Ziele und Erfolge von Rotary aufklärt. • Im Zeitschriftenmonat April müssen Clubs Programme in Verbindung mit der Zeitschrift durchführen. 114 Handbuch für Clubausschüsse 7 Clubverwaltung Anhang 13: Richtlinien zur Planung der wöchentlichen Meetings Für die wöchentlichen Meetings wird der folgende Ablauf empfohlen. Er sollte jedoch an die jeweiligen Anforderungen Ihres Clubs angepasst werden. 1. Eröffnung — Nach örtlichem Brauch. 2. Essen und geselliges Beisammensein 3. Mitteilungen des Präsidenten — Vorstellung der Rotarier aus anderen Clubs und der Gäste — Mitteilung relevanter Rotary-Informationen und anderer wichtiger Ankündigungen und Erinnerungen — Möglichkeit für Ausschussvorsitzende, über ihre Aktivitäten zu berichten — Abstimmung über Clubangelegenheiten und Bericht über den aktuellen Stand von Clubprojekten. Vermeiden Sie dabei eine Diskussion von spezifischen Fragen, die eher auf Ausschusssitzungen, Clubveranstaltungen oder Tagungen des Clubvorstands besprochen werden sollten. Offene Fragen zur Clubarbeit sollten zunächst geklärt werden, ehe neue Angelegenheiten angesprochen werden. 4. Programm — Vorstellung des Redners (durch den Vorsitzenden des für das Programm verantwortlichen Ausschusses) — Vortrag des Redners — Abschließende Worte des Präsidenten 5. Beendigung des Meetings Orientierung am rotarischen Kalender Der rotarische Kalender bildet den natürlichen Rahmen für die Planung der wöchentlichen Meetings. Zu Beginn des neuen Jahres bietet es sich an, das neue RI-Motto vorzustellen. Auf anderen Meetings könnten wichtige aktuelle Veranstaltungen, wie die Distriktversammlung, Distriktkonferenz und der Jahreskongress, Vortragsthema sein. Außerdem könnten Programme so geplant werden, dass sie das Thema zum Inhalt haben, das zu diesem Zeitpunkt im Mittelpunkt steht: • Alphabetisierung (Juli) • Mitgliedschaft und Erweiterung (August) • Neue Generation (September) • Berufsdienst (Oktober) • Rotary Foundation (November) • Welt-Interact-Woche (um den 5. November) • Familie (Dezember) • Rotary-Bewusstsein (Januar) • Weltverständigung (Februar) 7 Clubverwaltung Handbuch für Clubausschüsse 115 • • • • 116 Rotary-Jahrestag und Weltverständigungs- und Friedenstag (23. Februar) Welt-Rotaract-Woche (um den 13. März) Zeitschriften (April) Rotary Fellowships (Juni) Handbuch für Clubausschüsse Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA www.rotary.org 226-GE—(603)