Accounts Receivable Invoicing Services Ausgangsrechnungs

Accounts Receivable
Invoicing Services
Ausgangsrechnungsservices
Flexible Rechnungsstellung für moderne
Unternehmen
Durch Ricohs Ausgangsrechnungsservices
können kleine und mittelständische
Unternehmen die sich ändernden
Rechnungsstellungsanforderungen
von modernen Kunden erfüllen.
Revolutionierung eines wichtigen Geschäftsprozesses
Rechnungen sind und bleiben ein grundlegender
Bestandteil der Geschäftstätigkeiten auf der ganzen
Welt für Unternehmen jeder Größe, vom kleinsten
Startup bis zu den größten Konglomeraten. Billentis
schätzt sogar, dass allein in Europa jedes Jahr
33 Milliarden Rechnungen erstellt werden.
Als wichtiges rechtliches Dokument bei jeder
Handelstransaktion unterliegen Rechnungen häufig
umfassenden lokalen, regionalen und nationalen
Vorschriften. Dieser Papierberg steht aber in immer
größerem Gegensatz zu einer Welt, die sich immer
stärker einem papierlosen Modell zuwendet.
E-Government-Initiativen und -Richtlinien der Europäischen
Kommission schreiben neuerdings immer häufiger
die Verwendung von elektronischen Rechnungen in
der modernen Geschäftswelt vor. Unternehmen erkennen
immer mehr, wie die elektronische Rechnungsstellung eine
wichtige Rolle bei der Optimierung ihrer Backoffices, der
Modernisierung der Betriebsabläufe und Reduzierung von
Verzögerungen, doppelten Vorgängen und Kosten spielt,
während gleichzeitig rechtliche Vorgaben eingehalten
werden.
Ricohs Ausgangsrechnungsservices sind speziell für
kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert.
Dieses flexible Rechnungsstellungssystem ermöglicht
es modernen Unternehmen, der immer größeren
Kundennachfrage nach elektronischen Rechnungen
gerecht zu werden und gleichzeitig solche Kunden
zu bedienen, die die traditionellere Papierrechnung
bevorzugen.
Europäische Unternehmen könnten bis zu
243 Milliarden Euro sparen, indem sie bei
Transaktionen zwischen Unternehmen auf die
elektronische Rechnungsstellung umstellen.
57 % der Unternehmen haben noch immer keine
Strategie vollständig entwickelt und umgesetzt,
mit der sie geschäftskritische Dokumente, zu denen
auch Rechnungen zählen, verwalten können.
Quelle: E-Invoicing/E-Billing: The catalyst for AR/AP automation, Billentis. Gesponsert von Ricoh.
2 - Ricohs Ausgangsrechnungsservices
Wesentliche
Vorteile
Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen kundenorientiert ist
Durch Ricohs Ausgangsrechnungsservices (AR Invoicing) können Unternehmen Ihren Kunden,
Partnern und Händlern prüffähige Rechnungsstellungsoptionen anbieten. Diese Lösung bietet
die Praktikabilität und Geschwindigkeit elektronischer Rechnungen und gleichzeitig ganz nach
Bedarf eine traditionelle, papierbasierte Rechnungsstellung, alles unter Einhaltung der rechtlichen
Vorschriften.
Speziell entwickelt für kleine und mittelständische Unternehmen arbeitet AR Invoicing mit einem
praktischen, flexiblen „Pay as you go“-Modell, das sich an die moderne Geschäftsumgebung
anpasst. Es ist ein einfach zu konfigurierendes und benutzerfreundliches Rechnungsstellungs-Tool,
mit dem Unternehmen ihre Buchhaltung mit Zuversicht und Leichtigkeit auf die elektronische
Rechnungsstellung umstellen können.
Die Rechnungen können den Kunden auf verschiedene Arten, zum Beispiel elektronisch oder
per Post, übermittelt werden, wobei ihre Anforderungen und Ansprüche berücksichtigt werden.
Sie können auch für den direkten Download über ein sicheres Portal verfügbar gemacht werden
und alle Rechnungen werden in der sicheren Ricoh-Cloud gespeichert.
Ricoh kann Rechnungen auch auf kundenspezifischem Papier ausdrucken und über ein lokales
Ricoh-Druckcenter an diejenigen ausliefern, die Papierkopien benötigen, was Kosten reduziert
und die Geschwindigkeit erhöht, mit der Kunden ihre Rechnung erhalten.
Bei AR Invoicing handelt es sich um ein Self-Service-System, das vollständig angepasst werden
kann, sodass Unternehmen ihr Branding beibehalten und Vorlagen in einem dynamischen,
flexiblen elektronischen Format verwenden können. Es bietet Einsparungen von bis zu 80 % durch
Kostenreduzierung und Prozessautomatisierung, sowie umfangreiche Vorteile für den Umweltschutz
in Form reduzierter Dokumententransportanforderungen und eines geringeren Papierverbrauchs.
•
Alle Daten werden in
der sicheren Ricoh-Cloud
gespeichert
•
Vollständig prüffähige
Rechnungsstellungsfunktion
•
Vereinfachung
des Rechnungsdrucks
und der Auslieferung
•
Bereitstellung von
Informationen für
das Management
zur Unterstützung
des Prozesses
•
Sichtbarkeit der Rechnungen und anderer
Dokumente aus der
Ferne in Echtzeit
•
Verbesserung der
Kundenzufriedenheit
Ricohs leistungsstarke und vielseitige AR Invoicing-Lösung ermöglicht modernen Unternehmen die Optimierung
der Rechnungslegung, den schnellen Überblick über den gesamten Rechnungsstellungsprozess und eine höhere
Personalproduktivität.
Ricoh AR Invoicing
INVOICE
RECHNUNG
INVOICE
RECHNUNG
Speichern
Archiv
Post
Verarbeiten
PDF
XML
RicohKunde
ERP-System
Digitale
Umwandlung
Elektronisch
Rechnungsempfänger
Abbildung 1: Elektronische AR Invoicing-Lösung
Durch AR Lite können Unternehmen Rechnungen digitalisieren, speichern, verarbeiten und im bevorzugten Format
der Kunden ausstellen.
3 - AR Invoicing
Über Ricoh
Als globales Unternehmen, das sich auf Office-Systeme, Produktionsdrucklösungen, Dokumentenmanagementsysteme,
Netzwerkgeräte und IT-Services spezialisiert hat, bietet Ricoh Ihnen echte End-to-End-Lösungen, die die Produktivität
und Kosteneffizienz steigern.
Effizienz und Einsparungen für Backoffice-Prozesse
Vorteile
Ein Unternehmen, das man eng mit Erfolg im Sport sowie der Herstellung und dem Vertrieb von
Sportbekleidung auf der ganzen Welt in Verbindung bringt, wollte von Papierrechnungen auf die
elektronische Rechnungsstellung umstellen, die Verwaltung optimieren und die Zahlungseingänge
verbessern.
•
Kostenreduzierung
•
Skalierbare Lösung
•
Rechtssichere Dokumente
•
Kürzere Verarbeitungszeit
•
Besserer Cash-Flow
•
Höhere BackofficeEffizienz
Ricoh führte eine sorgfältige Prüfung des Backoffice des Unternehmens durch und stellte fest, dass
extrem viele Vorgänge manuell durchgeführt wurden. Dokumente wurden intern mit SchwarzweißDruckern ausgedruckt. Vorbedrucktes Briefpapier und Umschläge mussten bevorratet werden, sodass
die gedruckten Dokumente in Umschläge gesteckt und nach Ländern sortiert für den Postversand
vorbereitet werden konnten. Die Portokosten für einen globalen Kundenstamm stellten einen großen
Kostenfaktor dar.
Die Lösung bestand darin, den Rechnungsstellungsprozess an Ricoh auszulagern. Statt papierbasierte
Dokumente zu verschicken, versendet Ricoh elektronische Rechnungen an die Mehrheit der Kunden.
Die umfassende Lösung stellt sicher, dass die elektronischen Rechnungen rechtssicher sind, indem
eine sichere digitale Signatur verwendet wird, die von den Steuerbehörden vor Ort authentifiziert
werden kann. Kopien der elektronischen Rechnungen verbleiben bei Ricoh in einem digitalen Archiv,
über das sie bei Bedarf ganz einfach abgerufen werden können.
Ricoh bietet dem Sportbekleidungshersteller einen End-to-End-Service und verwaltet den
Rechnungsstellungsprozess vom Eingang der Transaktionsdaten bis zu dem Punkt, an dem
die Rechnung in elektronischer oder papierbasierter Form an den Kunden geliefert wird.
Der Dienst ist vollständig integriert und wird so umgesetzt, als ob er durch die eigene
Rechnungsabteilung des Herstellers erfolgen würde.
Die elektronische Rechnungsstellung ist zu einem wesentlichen Bestandteil des herstellereigenen
Serviceangebots geworden. Man geht davon aus, dass sich im Endeffekt 80 % der Kunden für eine
elektronische Rechnungsstellung entscheiden werden. Gleichzeitig wird davon ausgegangen, dass
die Anzahl der papierbasierten Transaktionsdokumente, die von Ricoh im Namen des Herstellers
versendet werden, weiter sinken wird, was zu einer erheblichen Kosteneinsparung führen wird.
www.ricoh-europe.com
Die in dieser Broschüre dargestellten Zahlen und Fakten beziehen sich auf spezifische Geschäftsfälle. Individuelle Umstände können
zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Sämtliche Unternehmens-, Marken-, Produkt- und Dienstleistungsnamen sind Eigentum
und eingetragene Warenzeichen der entsprechenden Eigentümer. Copyright © 2014 Ricoh Europe PLC. Alle Rechte vorbehalten.
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4 - AR Invoicing