Web-Anleitung

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SCV – Schweizerische Chorvereinigung
SCV ADB WEB – Anleitung
V 2012 - Feb
Inhaltsverzeichnis
Generelles ................................................................................................................................. - 1 1 - Allgemeine Programmfunktionen ......................................................................................... - 2 2 - Einstieg..................................................................................................................................... - 2 Anmelden................................................................................................................................... - 3 3 - Passwort .................................................................................................................................. - 3 Passwort anfordern .................................................................................................................. - 3 Passwort ändern....................................................................................................................... - 4 4 - Übersicht .................................................................................................................................. - 5 Übersicht Files und Programme ............................................................................................ - 5 Übersicht Files und Programme Chor............................................................................... - 5 Übersicht Files und Programme Verband ........................................................................ - 8 Logo in der Willkommensmaske ............................................................................................ - 8 5 - Benutzerebenen...................................................................................................................... - 9 Benutzerebene 1 – SCV ......................................................................................................... - 9 Benutzerebene 2 – Kantonalverbände ............................................................................... - 10 Benutzerebene 3 – Bezirksverbände .................................................................................. - 10 Benutzerebene 4 – Vereine .................................................................................................. - 11 Vereinsverwaltung .............................................................................................................. - 11 Vereinsadresse ................................................................................................................... - 12 Benutzerebene 5 – Adressen ............................................................................................... - 13 Mitgliederdaten ................................................................................................................... - 14 Bemerkungen ...................................................................................................................... - 14 Mails direkt an Programmierer ......................................................................................... - 15 Stammblatt drucken ............................................................................................................... - 15 6. Hilfen ........................................................................................................................................ - 16 -
Generelles
Sie halten die Dokumentation der WEB-Adressverwaltung der SCV in Ihrer Hand.
Die WEB-Adressenverwaltung ist die Internetlösung der SCV zur Information von Verbands-,
Vereins- und Adress-Daten. Die Datenbank ist für SCV-Mitglieder zugänglich und zeigt, was in der
Adressdaten-bank auf Verbandsebene vorhanden ist. Für Chöre kann sie zur Kontrolle der
übermittelten Daten an den Verband genutzt werden.
Die Nutzung dieses Systems hilft auch, ortsunabhängig auf die Daten eines Verbandes oder eines
Vereins zuzugreifen.
Die WEB-Datenbank des SCV ist beim schweizerischen Provider www.globalpoint.ch eingerichtet.
Globalpoint garantiert einen einwandfreien Service und einen optimalen Virenschutz.
Obwohl die Bedienung des SCV-Programms sehr einfach ist und die Bildschirmmasken einfach
dargestellt sind, kann man sich bei Unklarheiten über gewisse Funktionen mit Hilfe informieren.
1 - Allgemeine Programmfunktionen
Anmelden
Sie gehen zur Maske für die Anmelden in das Programm.
Abmelden
Sie verlassen die Programmfunktionen, welche durch das Login ermöglicht
wurden. Sie kehren zurück zu Homepag, wo Sie sich erneut anmelden
können.
x
Programm verlassen.
weiter >>>
Programm fortsetzen – zur nächsten Bildschirmmaske.
<<< zurück
zurück zur letzten Bildschirmmaske – falls Sie Daten eingegeben haben,
entscheiden Sie sich, ob die Daten abgespeichert werden sollen oder nicht.
Wenn ja, veranlassen die
entsprechende Schaltfläche:
das
Abspeichern
durch
Klick
auf
die
2 - Einstieg
Beim ersten Mal rufen Sie das
Programm über den InternetExplorer auf. Speichern Sie
anschliessend die WEB-Adresse
unter Favoriten.
WEB-Adresse: www.ifv-scv.ch
Wählen
Sie
zuerst
die
gewünschte Sprache. Diese
kann nur hier gewählt werden –
später nicht mehr. Als Standard
ist Deutsch vorgegeben.
Weiter mit Anmelden
Wenn Sie Ihr Passwort nicht
kennen
oder
dasselbe
vergessen haben, fordern Sie es
via
Klick
auf
Passwort
anfordern an.
SCV Adressdatenbank WEB Anleitung V2012-Feb
-2-
Anmelden
Benutzer-ID:
Mitgliednummer SCV
Falls Sie die Mitgliednummer bei der SCV nicht mehr oder noch nicht
kennen, fordern Sie dieselbe bitte bei Ihrem Kantonalverband oder
im Generalsekretariat SCV (per E-Mail) an. Vereine erfragen dies beim
nächsthöheren Verband – Einzelmitglieder bei ihren Vereinen.
Passwort:
Achten Sie auf die Gross- und Kleinschreibung!
3 - Passwort
Passwort anfordern
Das Passwort wird
vom Programm sofort
ge-neriert und Ihnen
auto-matisch per EMail zuge-stellt.
Voraussetzung dafür
ist aber, dass Ihre EMail-Adresse in der
SCV-Datenbank
gespeichert ist. Ist
dies nicht der Fall
muss dies durch den
Verband oder Verein
erfasst werden.
-3-
Mitgliednummer SCV und E-Mail-Adresse:
-
des Kantonalverbandes
Eingabe:
-
des Bezirksverbandes
Eingabe:
(in)
- des Vereins
Mitgliednummer des Kantonalverbandes
E-Mailadresse von Präsident(in) oder Aktuar(in)
Mitgliednummer des Bezirksverbandes
E-Mailadresse von Präsident(in) oder Aktuar
Eingabe:
Mitgliednummer des Vereins
E-Mailadresse von Präsident(in) oder Aktuar
Eingabe:
Mitgliednummer der Person
Eigene E-Mail-Adresse
(in)
Nicht in Betrieb
- der Einzelperson
Nach Ihrem Klick auf die Schaltfläche Passwort anfordern wird Ihnen Ihr Passwort innert weniger
Sekunden per E-Mail zugestellt. Je nach Erfolg der Anforderung werden folgende Meldungen auf
dem Bildschirm generiert.
Passwort ändern
Nach dem „Einloggen“ kann das
Passwort geändert werden. Das vom
Programm automatisch generierte
Passwort können Sie mit Ihrem
eigenen überschreiben.
Geben Sie ein neues Passwort ein
und bestätigen Sie dasselbe.
Anschliessend klicken Sie auf die
Schaltfläche Passwort ändern
-4-
4 - Übersicht
Es werden 2 Einstiegsmasken angeboten, je nach dem, ob es sich um einen Chor oder um einen
Verband handelt. Damit kann den unterschiedlichen Bedürfnissen dieset Typen Rechnung
getragen weden.
a)
Version Chor
b) Version Verband oder Unterverband:
Übersicht Files und Programme
Übersicht Files und Programme Chor
Linke Tabelle: Programmversionen
je nachdem welche MS Office Anwendung benutzt werden:
vor und bis 2003
Starter-Paket: Alle aktuellsten Chorprogramme für die Erstanwendung m. Office 2003
ab 2007
Starter-Paket: Alle aktuellsten Chorprogramme für die Erstanwendung m. Office 2007
Einzelnes Chorprogramm, wenn Aktualisierungen vorhanden sind
vor und bis 2003
Chorprogramm m. Office 2003
ab 2007
Chorprogramm m. Office 2003
-5-
Buchhaltungsprogramm
Office versionenunabhängig
Programm Chor-Datenabgleich
Wird eigentlich nicht mehr verwendet, da nur in
Zusammenhang mit der Erstinstallation verwendet wird
Programm Adressenaustausch
Dient zur Datenübertragung der Mitgliederadressen im
Chor an weitere Programmnutzer. Siehe Verwendung im
Chor Manual Seite 78
Programm SUISA-LIederimport
Dient zur Aktualisierung der Liedertabellen im
Chorprogramm. Dies ist nützlich, wenn für ein neues Jahr
neue Lieder erfasst werden müssen. Die SUISA
aktualisiert ihrerseits nach jeder Jahresprüfung diese
Liste und stellt sie der SCV zur Verfügung.
Programm AdressenDownload
Dient zur Aktualisierung von Adressen zur Erfassung
neuer Mitglieder; damit verbunden eine Vermeidung von
Doppel-erfassung im Gesamtsystem.Siehe separates
Manual. Vorgängig siehe Verwendung im Chor Manual
Seite 41-42
Mittlere Tabelle: Textdokumente, Anleitungen, Manuals
Wichtige Mitteilung an die Benutzer
Basisinformation an die Benutzer des Systems und des
WEB.
Installationshinweise allgemein
Vorgehen bei der Installation. Dabei wir auf 2 Seiten die
einzlenen Schritte einer Erstinstallation und nur der
Installation des Chorprogrammes beschrieben. Diese
Information ist zum Teil in der Chor Info 4, vorallem aber
im Installationsmanual zu finden (ab Seite 7).
SCV ADB Info für Chöre Nr. 4
SCV ADB Info für Chöre Nr. 3
SCV WEB Anleitung
Manual zur Benutzung des WEB
SCV ADB Chorprogramm
Installation
Manual zur Erstinstallation mit erstem und einzigem
Datenabgleich via WEB. Dann wird auch die Re-Installatin
oder die Installation nur des Chorprogrammes
beschrieben.
Handbuch Chorprogramm
Manual, welches das Chor-Adress-Programm mit allen
Menupunkten beschreibt.
Handbuch Buchhaltungsprogramm
Manual, welches das Buchhaltungs-Programm mit allen
Menupunkten beschreibt.
Handbuch Chorgemeinschaften
Zusatz-Manual, welches die Besonderheiten von
Chorgemeinschaften beschreibt. Dies vorallem auch
dann, wenn mehrere Vereine von einem Benutzer geführt
werden.
-6-
Ablauf Chor Update 04
Kurz-Manual für Update-Programm um ältere Datenfiles
auf die neue herunterzuladende Chorversion auf die neue
Filestruktur anzupassen. Dieses Update-Programme sind
vor dem erneuten Einstieg ins Programm durchzuführen
SUISA Lieder-Import
Kurz-Manual für das SUISA-Programm um die Liederliste
im Programm mit einer neuen Liste der SUISA zu
aktualisieren. Das kommt aber höchstens einmal im Jahr
vor.
Adressen Download
Kurz-Manual für das Adressen-Download-Programm um
die Adressen bei Neuerfassungen im Chorprogramm die
Auswahl aktualisiert zu haben, damit Doppelerfassung im
Gesamtsystem vermieden werden können. Das kann
jederzeit wiederholt werden.
Rechte Tabelle: Hilfs-Programme
Access Runtime 2000
Wer kein Access-Programm hat und das MS Office vom
Jahre 2003 stammt, klickt am Ende der Installation an um
dieses Progamm zu installieren. Es kann hier aber auch
einzeln vom WEB geholt werden.
Access Runtime 2007
Wer kein Access-Programm hat und das MS Office von
2007 oder jünger ist, lässt das Feld am Ende der
Installation offen. Danach wird das notwendige Programm
vom WEB geholt und installiert. Daran muss auch
gedacht werden, wenn bei einem Neu-PC vom alten
einfach alle Datenfiles übertragen werden.
Remote Supportprogramm
(egpclient)
Dient dem Programmierer zum Zugriff auf einen NutzerPC. Dabei ist der Programmierer und er Nutzer in
telefonischem Kontakt. Der Nutzer kann alle Schritte des
Programmierers verfolgen und eingreifen.
WinRAR (winrar351d.exe)
(Comprimieren / Extrahieren)
(winrar-64x-391d.exe)
Dient zur kompakten Datenübertragung von Files via
E-Mail. Es funktioniert gleich wie ZIP und ist gratis. Es ist
Programmfiles so verpackt im WEB zum Download
notwendig, weil bereitstehen. Diese müssen dann immer
mit der rechten Maustaste und „hier entpacken“ ausgepackt und verfügbar gemacht werden.
Chor Datenbank Update 04
Update-Programm um ältere Datenfiles auf die neue
herunterzuladende Chorversion auf die neue Filestruktur
anzupassen. Dieses Update-Programme sind vor dem
erneuten Einstieg ins Programm durchzuführen. Dazu gibt
es ein Kurz-Manual (siehe oben)
-7-
Übersicht Files und Programme Verband
Remote Supportprogramm
(egpclient)
Dient zur Datenübertragung der Mitgliederadressen
im Chor an weitere Programmnutzer. Siehe
Verwendung im Chor Manual Seite 78
WinRAR (winrar351d.exe)
(Comprimieren / Extrahieren)
(winrar-64x-391d.exe)
SCV ADB Verband Handbuch D
SCV WEB Anleitung
USC Gestion des Adresses Mode d‘emploi
SCV ADB Info Verbände D Nr. 1
USC ADB Info Associations F Nr. 1
SCV ADB Info Verbände D Nr. 2
USC ADB Info Associations F Nr. 2
Logo in der Willkommensmaske
Die Verbands- und Vereins-Logos können in der Willkommensmaske angezeigt werden.
Dazu wird das Logo im JPG-Format benötigt. Senden Sie dieses als Anhang zu einem E-Mail an:
[email protected]
-8-
5 - Benutzerebenen
Erste Bildschirmmaske der Datenbank
Je nach Benutzerebene wird als Erstes eine Auswahlliste der Verbände und Vereine oder direkt
die Maske für die Vereins- oder Adressenverwaltung angezeigt.
Benutzerebene 1 – SCV:
1. Anzeige der Kantonalverbände
2. Anzeige der Bezirksverbände und Vereine
3. Anzeige und Verwaltung der Vereins- und
Adressdaten
Benutzerebene 2 – Kantonalverbände
1. Anzeige der Bezirksverbände und Vereine
2. Anzeige der Vereins- und Adressdaten
Benutzerebene 3 – Bezirksverbände
Anzeige der Vereins- und Adressdaten
Benutzerebene 4 – Vereine
Anzeige der Vereins- und Adressdaten
Benutzerebene 5 – Adressen
Anzeige von Adressdaten
Benutzerebene 1 – SCV
Durch Klick auf den Verbandscode (links in rot) wählen Sie die Benutzerebene 2.
-9-
Benutzerebene 2 – Kantonalverbände
Es werden die Bezirksverbände und alle Vereine (Mitglieder) angezeigt.
Durch Klick auf die SCV-Nr. wird das Verwaltungsprogramm für Bezirksverbände und Vereine
geöffnet. Es gibt keine weiteren Übersichten z.B. derChöre eines Bezirkes. In der Übersicht hier ist
allerdings die Zugehörigkeit eines Chores zum jeweiligen Bezirk angezeigt.
Benutzerebene 3 – Bezirksverbände
Es werden die Bezirksverbände und alle Vereine
(Mitglieder) angezeigt.
Der Einstieg erfolgt direkt
mit der SCV-Nr. des
Bezirkes
Durch Klick auf die SCV-Nr.
öffnen die das Verwaltungsprogramm für die Vereine.
- 10 -
Benutzerebene 4 – Vereine
Vereinsverwaltung
Auf der Benutzerebene 4 werden die Daten der Vereine und die dazugehörigen Adressen
angezeigt. Hier werden auch die Kantonal- oder Bezirksverbände mit den Zuständigkeiten des
Vorstandes angezeigt.
Alle Angaben stammen aus der SCV ADB Verbandsebene. Führen Chöre keine Datenabgleiche
mit den Verbänden durch und verändert der Mutationsverantwortliche auch keine Angaben, so
werden die Chor- und Mitgliederangaben hier auch nicht verändert. Anpassungen geschehen
immer nach einer Datensynchronisation auf Verbandsebene – generell jeden Monat.
Alle rot markierten Texte/Nummern führen zur nächsten Detailebene.
Mutationen können keine vorgenommen werden.
- 11 -
Vereinsadresse
Beim Verein ist wichtig, dass der Name eindeutig ist. Dies vorallem dann, wenn verschiedene
Vereine denselben Anfang haben: z.B. Männerchor Frohsinn oder Cäcilienverein. Dann wird
diesem Namen die dazugehörige Ortschaft beigefügt.
Adresse: in den seltensten Fällen hat ein Verein eine eigene Adresse. Die Post wird an einen
Chargeninhaber weitergeleitet. Deshalb ist nur die Ortschaft des Vereines oder Präsidentens hier
angezeigt.
Eine E-Mailadresse ist dann erforderlich, wenn der Chor mit dem Chorprogramm arbeitet und für
die Übermittlung mit dem Verband eine E-Mailadresse benötigt.
- 12 -
Benutzerebene 5 – Adressen
In der SCV-Datenbank gilt die Adresse als Basis für
-
alle Verbände
alle Vereine
alle Einzelpersonen
Hinweis des
Administrators
Sollten Mitglieder gelöscht werden, tauchen hier aber wieder auf, so ist die
Begründung zu dieser Nicht-Ausführung in diesem Feld ersichtlich. Der Verband
muss dann die noch bestehenden Verlinkungen eliminieren.
- 13 -
Mitgliederdaten
In dieser Maske werden alle Selektionsmöglichkeiten des Verbandes über eine Person angezeigt.
Auf Stufe Verein, werden diese Daten im Chorprogramm erfasst.
Bemerkungen
Zu jeder Adresse können durch
den Chor oder den Verband in
ihren Programmen Bemerkungen eingegeben werden, die
dann hier angezeigt werden.
Die Bemerkungen können für
verschiedene Zwecke verwendet
werden.
Grundsätzlich
dienen sie aber zur Information
innerhalb der Vereine und
Verbände.
Angaben unter History werden
mit den übrigen Datenbanken
innerhalb der SCV nicht abgeglichen.
Die Möglichkeit hier E-Mails zu
versenden wurde unterbunden.
Kontakte werden via Supporter
oder das Sekretariat SCV direkt
geführt.
- 14 -
Mails direkt an Programmierer
Stammblatt drucken
Es kann sowohl ein Stammblatt eines Vereines wie auch einer Einzelperson von der jeweiligen
Auswahl (Vereinsverwaltung, Vereinsadresse oder Adressenverwaltung) gedruckt werden. Dies
entspricht in etwa dem Drucken eines Stammblattes aus dem Verbands- wie auch des
Chorprogrammes.
- 15 -
6. Hilfen
Auf verschiedenen Masken werden Hilfen angeboten:
Zum Passwort bei der
Anmeldung
Zur
Erfassung
von
Daten in der Vereinsverwaltung.
Die
Zulassung
von
Dateneingaben
wurde
allerdings unterbunden.
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Zur
Erfassung
von
Daten in der Vereinsadresse.
Die
Zulassung
von
Dateneingaben
wurde
Zur
Erfassung
von
Daten in der Adressenverwaltung.
Die
Zulassung
von
Dateneingaben
wurde
- 17 -

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