Prozessdarstellung mit Visio

Anleitung
Prozessdarstellung mit Visio
an der Julius-Maximilians-Universität Würzburg
[23. September 2013]
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Inhaltsverzeichnis
Prozessdarstellung mit Visio ......................................................................................................................... 1
1
Farbskala ............................................................................................................................................. 3
2
Symbole im Prozess ............................................................................................................................. 3
3
Eigenschaften der Shapes (Symbole)....................................................................................................4
4
Erstellen eines Prozessdiagramms........................................................................................................ 5
4.1 Mastervorlage der Julius-Maximilians-Universität Würzburg .......................................................... 5
4.2 Julius-Maximilians-Universität Shapes (JMU-Shapes) ................................................................... 6
5
Tipps und Tricks ................................................................................................................................... 7
5.1 Arbeiten im Zeichenblatt-Fenster .................................................................................................. 7
5.1.1
Ziehen und Verbinden von Shapes.................................................................................... 7
5.1.2
Kontextmenü Zeichenblatt-Register ................................................................................. 8
5.1.3
Ändern der Ansicht mithilfe der Navigationstools Statusleiste .......................................... 9
5.2 Registerkarte „Entwicklertools“ ................................................................................................... 9
5.3 Hyperlink ................................................................................................................................... 10
5.3.1
Innerhalb eines Zeichenblattes ....................................................................................... 10
5.3.2
Hyperlink Aufruf externe Adressen .............................................................................. 11
5.3.3
Hyperlink als Navigationselement ............................................................................... 12
5.4 Öffnen von Schablonen .............................................................................................................. 13
5.5 Arbeiten mit dem Acrobat Reader ............................................................................................... 14
6
5.5.1
Voreinstellungen Acrobat PDFMaker ............................................................................... 14
5.5.2
Visio-Datei in Adobe PDF konvertieren ........................................................................ 15
5.5.3
Acrobat PDFMaker nicht verfügbar .................................................................................. 16
Neues Prozessdiagramm in Visio erstellen .......................................................................................... 16
6.1 Was sind Shapes? ...................................................................................................................... 17
6.2 Was sind Schablonen? ............................................................................................................... 17
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1
Farbskala
Die Universität Würzburg benutzt standardisierte Farben für die Darstellung ihrer Prozesse. Andere Farben
sollen daher nicht verwendet werden.
Farbscala „Visio“
Rot
Grün
Blau
Hinweis
1.0
15
50
115
Start und Ende Prozess
1.1
101
159
202
Beschreibung Aufgabe
1.2
198
229
236
Verantwortliche(r)
1.3
225
235
243
Hintergrund
Standard Weiß
Entscheidung
Schwarz, heller 50%
Verweis
2 Symbole im Prozess
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3
Eigenschaften der Shapes (Symbole)
Symbol
Höhe
Breite
Farbe
1,50 cm
2,50 cm
Standard
Weiß
1,00 cm
skalierbar
2,50 cm
Dokument
Standard
Weiß
Link
1,00 cm
skalierbar
2,50 cm
Standard
Weiß
1,00 cm
4,00 cm
1.0
Start oder Ende
eines Prozesses
1,50 cm
4,00 cm
1.1
Prozessschritt
1, 50 cm
2,50 cm
1.2
Verantwortliche(r)
Schwarz,
heller 50%
Sprungmarke (Verweis
auf einen Prozess, der
auf der nächsten /
vorhergehenden Seite
fortgesetzt wird).
1.3
Sprungmarke auf einen Unterprozess
(Subprozess)
Entscheidung
Start oder Ende eines
Prozesses
Prozessschritt
Verantwortliche(r)
Standard
Verweis
Unterprozess
1,50 cm
Nächster
Arbeitsschritt
Linie Stärke 1 Pt.
Wer? An Wen?
Linie Stärke 1 Pt.
Wer? An Wen?
Linie Striche
4,00 cm
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4
Erstellen eines Prozessdiagramms
Erläutert wird in dieser Kurzbeschreibung die Erstellung von Prozessdiagrammen mit Typ „Flowchart“, welche mit Hilfe von Visio 2010 erstellt werden.
4.1
Mastervorlage der Julius-Maximilians-Universität Würzburg
Das Original „Visio_Mastervorlage_2010_JMU“ steht zum Download bereit.
Die Mastervorlage enthält sechs Zeichenblätter:
•
•
Erstes Zeichenblatt „Legende“
-
„Definition der Symbole im Prozess“: Darunter werden die verwendeten Symbole, sowie Linien
/ Pfeile (sog. Connectoren) erläutert. Es werden alle Shapes aufgeführt, die zur Erstellung eines
Standardflussdiagrammes für die JMU benötigt werden (siehe unter 2. Symbole im Prozess)
-
„Verfahrensbeteiligte im Prozess“. Aufgeführt werden die Beteiligten (Akteure / Rollen). Es
werden nur die Beteiligten gelistet die in der Visio-Zeichnung genannt werden.
Zweites Zeichenblatt „Prozessablauf“
-
•
•
Meistens können nicht alle zu betrachtenden Prozesse in einem einzigen Prozessmodell abgebildet werden. Aus diesem Grund werden im Zeichenblatt „Prozessablauf“ in einer Übersichtsdarstellung die Kernschritte dargestellt.
Ab den dritten Zeichenblatt „Teilprozess 1….n“ (Vorgabe 4 Zeichenblätter „Teilprozess“)
-
Dargestellt wird der Prozessablauf mit den Tätigkeiten in einer logischen Abfolge der Aufgaben.
Es wird ersichtlich in welcher Reihenfolge die Beteiligten bestimmte Aufgaben tätigen und an
welchen Verantwortlichen/Beteiligten der nachfolgende Bearbeitungsschritt (Prozess) übergeben wird.
-
In der 2. Spalte (grau hinterlegt) werden die Dokumente verknüpft, die für den jeweiligen Prozessschritt relevant sind.
-
In der 3. Spalte (blau hinterlegt) können die Zeitabschnitte eingetragen werden.
Hintergrund-Zeichenblätter
Die letzten drei Zeichenblätter enthalten die Layouts für den Hintergrund(kursiv dargestellt):
-
„JMU_Hintergrund_S0“ : Hintergrund für Titelblatt „Legende“
-
„JMU_Hintergrund_S2“ : Hintergrund für zweites Zeichenblatt „Prozessablauf“
-
„JMU_Hintergrund_S1“ : Hintergrund ab drittes Zeichenblatt „Teilprozess 1….n“
Ein Hintergrund-Zeichenblatt ist ein Zeichenblatt, das hinter einem anderen Zeichenblatt angezeigt
wird. Die angezeigten Elemente (Shapes) können nicht verändert werden. Die Hintergrund-Zeichenblätter werden immer auf der rechten Seite im Register angezeigt. Die Reihenfolge kann nicht geändert werden.
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Die Hintergrund-Zeichenblätter dürfen nicht gelöscht werden, da diese mit einem oder mehreren
Vordergrundblättern verknüpft sind. Das Löschen bewirkt, dass z. B. auf den Zeichenblättern „Legende“, „Prozessablauf“, sowie bei den Teilprozessen 1 bis n der Hintergrund nicht mehr dargestellt
wird und das Zeichenblatt weiß wäre.
4.2
Julius-Maximilians-Universität Shapes (JMU-Shapes)
Die JMU-Shapes stehen zum Download unter „JMU-Shapes“ bereit. Empfohlen wird die Shape-Schablone in
den Ordner „Meine Shapes“ nach dem Download zu kopieren. Empfohlen wird von Microsoft z. B. der standardmäßig vorgesehene Ordner [Laufwerk]:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Eigene Dokumente\Meine Shapes. Es kann alternativ jeder beliebige Ordner gewählt werden, z. B. auch der Ordner, in welchem die Visio-Diagramme gespeichert werden.
Nachdem die
„Visio_Mastervorlage_2010_JMU“
geöffnet ist, wird die Schablone im Fenster
„Shapes“ durch Öffnen von „Weitere Shapes“ unter „Schablone öffnen…“ ausgewählt. In den entsprechenden Ordner wechseln in dem die Schablone kopiert wurde.
Wenn die Schablone unter „Meine Shapes“
gespeichert ist, in der Auswahl „Meine
Shapes“ markieren. Die JMU-Schablone
(JMU_Shapes) wird zum Öffnen angeboten.
Im Fenster “Shapes” wird die Schablone
„JMU-Shapes“ zu den anderen Shapes hinzugefügt.
Eigene Schablonen / Shapes werden gelb
hinterlegt.
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5
5.1
Tipps und Tricks
Arbeiten im Zeichenblatt-Fenster
In Visio 2010 gibt es die Registerkarte „Zeichenblatt einfügen“ (1). Ein Klick auf das Zeichen (1) öffnet ein
neues Zeichenblatt. Auch das Kontextmenü bietet diese Funktion über die Option „Einfügen“ (2), aktiviert
durch die rechte Maustaste in der Liste mit den Zeichenblättern.
5.1.1
Ziehen und Verbinden von Shapes
Sie können Shapes problemlos durch Drag and Drop verschieben.
Das Shape mit dem Mauszeiger markieren, damit die blauen Autoverbinden-Pfeile eingeblendet werden. Den Mauszeiger auf den
blauen Pfeil bewegen, der in die Richtung zum nächsten Shape
zeigt. Mit der rechten Maustaste die Position bestätigen, die beiden
Shapes werden miteinander verbunden.
Alternativ können die Shapes mit Hilfe der Funktion „Verbinder“
verbunden werden. In der Menüleiste „Start“ die Funktion „Verbinder“ anklicken. Den Mauszeiger auf einen Punkt am Shape setzen
(eine rote Markierung wird sichtbar), die linke Maustaste halten und
den Zeiger auf den zu verbindenden Punkt setzen. Linke Maustaste
loslassen.
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Das Layout eines Verbinders kann geändert werden.
Nach der Anwahl des zu ändernden Verbinders im Menü „Start“ unter „Format“ auf „Linie“ klicken.
Unter „Striche“ wird das Layout einer Linie (Strich) gewählt:
Unter „Pfeile“ werden alle möglichen Verbinder mit den entsprechenden Linienenden aufgeführt.
5.1.2
Kontextmenü Zeichenblatt-Register
Im Kontextmenü können folgende Funktionen aufgerufen werden:
-
„Einfügen“: ein neues Zeichenblatt mit dem Hintergrund des vorhergehenden Zeichenblattes wird geöffnet.
-
„Löschen“: das gewählte Zeichenblatt wird gelöscht.
-
„Umbenennen“: das neue Zeichenblatt wird mit dem Namen „Zeichenblatt-n“ angelegt und kann mit
einem sprechenden Namen überschrieben werden. Zu beachten ist, dass der Name keine Leerstellen
enthalten darf. Es darf mit Sonderzeichen gearbeitet werden.
-
„Seite einrichten“: u. a. ändern der Größe des Druckerpapiers, ändern der Seitenausrichtung (Hochbzw. Querformat), im Register „Zeichenblatteigenschaften“ kann das Hintergrund-Layout gewählt werden, falls dieses vom Standard abweicht.
-
„Zeichenblätter neu ordnen“: mithilfe dieser Funktion kann die Reihenfolge der Zeichenblätter geändert
werden. Das gewünschte Zeichenblatt markieren und entscheiden, ob diese nach oben bzw. nach unten verschoben werden soll. Mit „OK“ die Eingaben bestätigen.
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Die Zeichenblätter mit den Hintergrund-Layouts werden nicht angeboten, da diese immer als die
letzten Zeichenblätter (rechts im Zeichenblattregister) verankert sind.
5.1.3
Ändern der Ansicht mithilfe der Navigationstools Statusleiste
Es kann zwischen Vollbild (1), den Zoomregler (2), Zoom (3), die Schaltfläche „Zeichenblatt an aktuelles
Fenster anpassen“ (4), eine Schaltfläche zum Öffnen des Fensters „Verschieben und Zoom“ (5), sowie die
Schaltfläche für „Fenster wechseln“ (6) gewählt werden.
5.2
Registerkarte „Entwicklertools“
Standardmäßig wird die Registerkarte „Entwicklertools“ nicht angezeigt. Die Entwicklertools werden benötigt, um den Namen des Shapes unter „Shape-Name“ aufrufen zu können. In der Registerkarte „Datei“ auf
die Funktion „Optionen“ gehen und „Menüband anpassen“ wählen. Unter „Menüband anpassen“ und unter
„Hauptregisterkarten“ das Kontrollkästchen „Entwicklertools“ aktivieren.
Um innerhalb der Zeichenblätter oder der Zeichnung von einem Shape zum nächsten zu springen, wird der
Name des Shapes benötigt. Nachdem das Shape markiert ist, unter Shape-Design den Shape-Namen wählen.
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Visio vergibt automatisch bei der Erstellung
eines Shapes eine eindeutige (fortlaufende)
Bezeichnung. In diesem Fall „Benutzerdef.
4.43“.
Die ID wird oben im Dialogfeld „Shape-Name“
aufgeführt und kann nicht geändert werden.
Der Name des Shapes darf geändert werden.
Der Shape-Name wird für die Erstellung eines
Hyperlinks benötigt. Der Name dieses Shapes
wird als Sprungpunkt innerhalb der Zeichnung
oder eines anderen Zeichenblatts angegeben.
5.3
Hyperlink
5.3.1
Innerhalb eines Zeichenblattes
Mit der rechten Maustaste auf das Shape oder auf die Textbox klicken und „Hyperlink“ wählen. Die Dialogbox öffnet sich. Für einen Link innerhalb eines Visio-Diagrammes bleibt das erste Eingabefeld „Adresse“
leer. Stattdessen wird „Durchsuchen…“ neben dem Feld „Unteradresse“ aktiviert.
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Als Erstes wird das Zeichenblatt
gewählt zu welchen verlinkt werden soll. Hierfür auf den Auswahlbutton klicken und das gewünschte Zeichenblatt markieren. Dann wird der Name des
Shapes eingetragen auf dem der
Link verweisen soll. Keine Eingabe hat zur Folge, dass auf das
gewünschte Zeichenblatt gewechselt wird, aber ohne jegliche Positionierung. Vorgegeben
wird der Anzeigemodus „Standardzoom“. Mit „OK“ die Eingabe(n) speichern.
Aktiviert wird der Hyperlink mit
der Tastenkombination CTRL
(STRG) innerhalb des Shapes
und einem Klick auf die linke
Maustaste.
Das ein Link eingetragen ist, wird
durch eine kleine weiße Hand
angezeigt, wenn die STRG-Taste
gehalten wird.
5.3.2
Hyperlink Aufruf externe Adressen
Externe Adressen, z. B. Verweis auf Homepage oder einer anderen Internetadresse, werden neben dem Feld
„Adresse“ nach Aufruf der Dialogbox „Hyperlink“ eingetragen. Ist die Adresse bekannt, kann diese direkt
eingetragen werden oder unter „Durchsuchen“ gewählt werden:
•
Internetadresse: Im Internet nach der gewünschten Homepage (Adresse) suchen. Diese wird automatisch in den Dialog übernommen, ebenso wie die Beschreibung. Mit „OK“ speichern.
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Mit der rechten Maustaste den Dialog öffnen und „Hyperlink“ wählen.
Auf den Button „Durchsuchen…“
gehen und „Internet-Adresse“ suchen markieren.
Wenn die Adresse gefunden ist, zurück in den Dialog wechseln. Automatisch werden die InternetAdresse und die Beschreibung eingetragen.
Mit „OK“ den Dialog schließen.
•
5.3.3
Lokale Datei: Der Explorer öffnet sich. Die gewünschte Datei auswählen. Anschließend mit „OK“ die
Eingabe(n) speichern.
Hyperlink als Navigationselement
Hyperlinks werden unter anderem dazu genutzt von einer Position in der Zeichnung zu einer anderen Position zu wechseln z. B. vom aktiven Zeichenblatt auf das nächste oder auf das vorhergehende. Hierfür werden
diese beiden Shapes genutzt:
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•
Pfeil nach links: eine Seite zurückblättern
•
Pfeil nach rechts: auf die nachfolgende Seite wechseln.
Anzugeben ist bei der Erstellung des Hyperlinks als „Unteradresse“ der Name des Zeichenblattes und der
Name des Shapes (falls bekannt).
Nachdem im Dialog „Hyperlink“
gewählt wird, über „Durchsuchen….“ in den Dialog „Unteradresse“ wechseln.
Auf den „Dropdown-Button“ klicken und alle Zeichenblätter werden zur Auswahl angeboten. Das
gewünschte Zeichenblatt markieren. Eventuell den Shapenamen
als Sprungpunkt angeben.
Mit zweimal „OK“ den Hyperlink
speichern.
5.4
Öffnen von Schablonen
Standardmäßig sind die Schablonen am linken Rand des Visio-Fensters verankert. Die Schablonennamen
stehen untereinander. Durch Markieren der jeweiligen Schablone werden diese aktiviert und die dazugehörenden Shapes angezeigt.
Wird die Schablone „Standardflussdiagramm-Shapes“ nicht angezeigt wird unter „Weitere Shapes“, „Flussdiagramme“ und anschließend „Standardflussdiagramm-Shapes“ ausgewählt.
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5.5
Arbeiten mit dem Acrobat Reader
Standardmäßig wird die Adobe Acrobat PDFMaker-Symbolleiste unter Visio 2010 angeboten.
5.5.1
Voreinstellungen Acrobat PDFMaker
Generell unter „Voreinstellungen“ Acrobat Reader prüfen, ob „Alle Seiten der Zeichnung konvertieren“ gesetzt ist. Nur in diesem Fall werden alle Zeichenblätter in eine PDF-Datei zusammengefasst. Alternativ wird
immer nur die im Zeichenblatt aktive Zeichnung als PDF-Datei ausgegeben.
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5.5.2
Visio-Datei in Adobe PDF konvertieren
Um die benutzerdefinierte Einstellungen, durchsuchbaren Text, Hyperlinks, Lesezeichen und Kommentare zu
unterstützen ist es erforderlich diese über „PDF erstellen“ in der „Adobe PDF-Werkzeugleiste“ zu erzeugen
bzw. unter „Datei“ die Option „Als PDF speichern“.
Bevor mit der Konvertierung begonnen werden
kann, muss das Dokument (Zeichnung) gespeichert
werden. Die entsprechende Aufforderung wird eingeblendet.
Im Dialog das Feld neben „Dokument mithilfe des
Anwendungsdialogfelds speichern“ und als Dateityp „Zeichnung“ aussuchen.
In der Adobe PDF-Werkzeugleiste die Funktion „PDF
erstellen“ wählen.
Wenn die benutzerdefinierten Einstellungen für
Formen in die Konvertierung einbezogen werden
sollen, die Option „Benutzerdefinierte Eigenschaften einschließen“ markieren und mit „Fortfahren“
bestätigen.
Eine Markierung wird bei „Alle auf eine Ebene reduzieren“ gesetzt und mit „Fortfahren“ bestätigt.
Im nächsten Dialog werden die Optionen und Einstellungen im Überblick angezeigt. Mit „Konvertieren“ bestätigen, damit die Umsetzung erfolgt.
Zum Speichern zunächst den gewünschten Speicherort wählen, den Namen für das Dokument eingeben und anschließend mit „Speichern“ bestätigen. Das Visio-Dokument wird als PDF-Format konvertiert und gespeichert.
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5.5.3
Acrobat PDFMaker nicht verfügbar
Es kann vorkommen, dass die Office-Anwendung manchmal automatisch Add-Ins als Schutzmaßnahme deaktiviert, wenn die Anwendung unerwartet geschlossen wird (eine Umschreibung für Systemabsturz).
Sollte die Registerkarte „Acrobat“ nicht (mehr) verfügbar sein kann wie nachfolgend beschrieben zur Aktivierung des PDF-Maker Add-In vorgegangen werden:
•
Unter „Datei“, „Optionen“ den Unterpunkt „Add-Ins“ (auf der linken Seite) wählen (1).
•
Anschließend im Popupmenü „Verwalten“ unten im Dialogfenster den Eintrag „Deaktivierte Elemente“ markieren (2) und anschließend „Gehe zu“ (3) anklicken.
•
In der Liste der deaktivierten Elemente nach dem Acrobat PDFMaker Office COM Add-In suchen (4).
Ist der Acrobat PDFMaker Office COM Add-In in der Liste enthalten, diesen markieren und auf „Aktivieren“ und anschließend auf „Schließen“ klicken. Visio beenden und neu starten.
Wird der PDF-Maker nicht angeboten, erfolgt eine Suche im Windows Explorer nach der Datei
„PDFOfficeAddin.dll“ im Verzeichnis \Acrobat….\PDFMaker\Office. Hierzu wird empfohlen die Unterstützung von unserem Support in Anspruch zu nehmen.
6 Neues Prozessdiagramm in Visio erstellen
Zuerst öffnen Sie eine „Vorlage“ für den gewünschten Typ der Zeichnung. Eine Visio-Vorlage enthält sogenannte Mastershapes, die für einen bestimmten Typ von Zeichnungen benötigt werden.
Nachdem Visio gestartet ist erfolgt die Auswahl der Vorlage aus der Liste mit den Vorlagenkategorien. Der
Typ „Flowchart“ befindet sich unter „Flussdiagramme“.
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Nach der Wahl von „Standardflussdiagramm“ und der Bestätigung von „Erstellen“ wird ein neues Zeichnungsblatt geöffnet. Die Zeichnung soll im DIN A4-Format mit der Ausrichtung im Hochformat erstellt werden.
Eine Korrektur erfolgt über „Entwurf“  „Ausrichtung“ bzw. „Größe“ in der Menüleiste.
Vorlagen enthalten verwandte Shapes in Sammlungen, die „Schablonen“ genannt werden. Mit der Vorlage
Standardflussdiagramm wird beispielsweise die Schablone Standardflussdiagramm-Shapes geöffnet.
6.1
Was sind Shapes?
Shapes sind vorgefertigte Bilder, die auf das Zeichenblatt gezogen werden und stellen sozusagen die Bausteine des Diagramms dar. Das ursprüngliche Shape bleibt in der Schablone erhalten. Dieses ursprüngliche
Shape wird als „Master-Shape“ bezeichnet. Das Shape, das auf dem Zeichenblatt abgelegt wurde ist eine
Kopie vom „Master-Shape.
6.2
Was sind Schablonen?
Visio-Schablonen enthalten Sammlungen von Shapes, die jeweils gemeinsame Merkmale haben. So enthält
beispielsweise die Schablone „JMU-Shapes“ nur die Flussdiagramm-Shapes die in den Prozessdiagrammen
der Universität genutzt werden.
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