Mach Web InformationManager: Prüfbericht

Transcrição

Prüfbericht
Zertifizierung von Produkten zur ITgestützten Vorgangsbearbeitung nach
dem DOMEA®-Konzept
für
Web InformationManager
Version 1.5x
der MACH AG
aus 23558 Lübeck
20. Oktober 2004
Prüfbericht
Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung
nach dem DOMEA®-Konzept
Inhalt
1
Zusammenfassung .................................................................................... 4
1.1. Zertifizierung und Zertifizierungsverfahren ................................................... 4
1.1.1 Ergebnis der Prüfung....................................................................... 4
1.1.2 Zertifizierungsverfahren................................................................... 4
1.2. Kerninformationen über das Unternehmen .................................................. 5
1.3. Kerninformationen über die evaluierte Lösung............................................. 6
1.4. Gesamteindruck ........................................................................................... 7
1.5. Hauptgruppe 2 „ IT-gestützte Schriftgutverwaltung/Registratur“ .................. 9
1.5.1 AG 4: Objekte und Objekthierarchien .............................................. 9
1.5.2 AG 5 : Elektronischer Aktenplan.................................................... 11
1.5.3 AG 6: Geschäftszeichen, Vorgangskennzeichen,
Dokumentnummer ........................................................................ 11
1.5.4 AG 7: Adressverwaltung................................................................ 12
1.5.5 AG 8: Löschen, Umstrukturieren des Aktenbestands und
Umschreiben ................................................................................. 13
1.5.6 AG 9: Manueller Verbleibsnachweis und Wiedervorlagen............. 14
1.5.7 AG 10 Verschlagwortung, Verweise .............................................. 16
1.5.8 AG 11: Barcode ............................................................................. 17
1.6. Hauptgruppe 3: Aufbau des elektronischen Aktenbestands....................... 18
1.6.1 AG 12: Elektronischer Aktenbestand............................................. 18
1.6.2 AG 13: Scannen und Viewen ........................................................ 19
1.6.3 AG 14: Integration von Vorlagen und automatisches Einfügen von
Metadaten ..................................................................................... 21
1.6.4 AG 15. OCR-Wandlung und Umwandlung in das TIFF-Format..... 22
1.7. Hauptgruppe 4: Vorgangsbearbeitung ....................................................... 24
1.7.1 AG 16: Definition des Laufwegs für unstrukturierte Vorgänge....... 24
1.7.2 AG 17: Definition des Laufwegs für strukturierte Vorgänge........... 26
1.7.3 AG 18: Zeichnungsverfahren......................................................... 27
1.7.4 AG 19: Bearbeitungs- und Protokollinformationen ........................ 28
1.7.5 AG 20: Medien- und Systembruch................................................. 28
1.7.6 AG 21: Versionsverwaltung ........................................................... 30
1.7.7 AG 22: Web-Client......................................................................... 30
1.8. Hauptgruppe 5: Elektron. Schreibtisch, Ablagestruktur und Recherche..... 32
1.8.1 AG 23: Elektronischer Schreibtisch ............................................... 32
1.8.2 AG 24: Ablagestrukturen des elektronischen Schreibtisches ........ 33
1.8.3 AG 25: Recherche ......................................................................... 35
Seite 2
Prüfbericht
1.8.4
AG 26: Informations- und Wissensmanagement ........................... 38
1.9. Hauptgruppe 6: Archivierung und Aussonderung....................................... 39
1.9.1 AG 27: Aufbewahrungsfristen........................................................ 39
1.9.2 AG 28: Weglegesachen................................................................. 39
1.9.3 AG 29: Aussonderung ................................................................... 40
1.10. Hauptgruppe 7 Hilfe, Handbuch, Schulung ................................................ 42
1.10.1 AG 30: Hilfe- und Erläuterungstexte, Online-Hilfe ......................... 42
1.10.2 AG 31. Handbuch und Schulung ................................................... 43
1.11. Hauptgruppe 8: Administration und Parametrisierung................................ 45
1.11.1 AG 32: Integrationstiefe der Administration und
Administrationsaufwand ................................................................ 45
1.11.2 AG 33: Abbildung der Aufbauorganisation .................................... 45
1.11.3 AG 34: Vertreterregelung .............................................................. 47
1.11.4 AG 35: Zugriffsrechte, Zugriffsprofile, Rollen................................. 49
1.11.5 AG 36: Datenstruktur und Layout der Bildschirmmasken .............. 50
1.11.6 AG 37: Konfiguration der Dokumentennummer, des
Vorgangskennzeichens und Geschäftszeichens ........................... 51
1.11.7 AG 38: Aktenplan .......................................................................... 51
1.11.8 AG 39: Verfügungen, Ablagestrukturen und Vorlagen................... 52
1.12. Hauptgruppe 9 ........................................................................................... 53
1.12.1 AG 40: Plattformen und Integrationstiefe....................................... 53
1.12.2 AG 41: Integration von Fachverfahren........................................... 54
1.12.3 AG 42: Übernahme von Alt-Datenbeständen ................................ 55
1.12.4 AG 43: Vorgangsbearbeitung an verteilten Standorten ................. 55
1.12.5 AG 44: Skalierbarkeit..................................................................... 55
1.12.6 AG 45: ASP, Mandantenfähigkeit .................................................. 56
1.12.7 AG 46: Speicherung und Datensicherung ..................................... 56
Seite 3
Prüfbericht
1
Zusammenfassung
1.1.
Zertifizierung und Zertifizierungsverfahren
1.1.1 Ergebnis der Prüfung
Der vorliegende Bericht wurde im Auftrag der Koordinierungs- und Beratungsstelle
der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung im Bundesministerium des Innern (KBSt) erstellt und fasst die Ergebnisse der Prüfung der angebotenen Lösung Web InformationManager 1.5x der Firma MACH AG aus Lübeck zusammen. Die Prüfung erfolgte auf Basis des DOMEA®-Anforderungskatalogs in der
Version 1.2. Die angebotene Lösung wurde als DOMEA®-konzeptkonform bewertet.
Das Zertifikat wurde am 20.Oktober 2004 ausgestellt und gilt für die o. g. Produktversion sowie die benannte Version des DOMEA®-Anforderungskatalogs.
1.1.2 Zertifizierungsverfahren
Das Zertifizierungsverfahren gliedert sich in drei Teile:
•
Vorprüfung durch die KBSt
•
Bewertung der schriftlichen Unterlagen des Anbieters durch eine unabhängige
Prüfstelle
•
Verifizierung der Ergebnisse der Bewertung der schriftlichen Unterlagen durch
eine Präsentation
Vorprüfung durch die KBSt
Der Antragssteller muss Inhaber der gewerblichen Schutzrechte des zu prüfenden
Produkts sein. Er reicht bei der KBSt einen Antrag auf Zertifizierung ein. Die KBSt
prüft diesen Antrag auf wesentliche Merkmale des Systems, auf die Möglichkeit einer
stufenweisen Nutzung, auf die Referenzen des Antragstellers u. ä. Nach erfolgreicher
Vorprüfung erhält der Antragsteller den DOMEA®-Anforderungskatalog den er schriftlich beantwortet.
Bewertung der schriftlichen Unterlagen
Die schriftliche Beantwortung des DOMEA®-Anforderungskatalog wird durch eine unabhängige Prüfstelle bewertet. Inhalt dieser Prüfung sind der Erfüllungsgrad der Anforderungen sowie die Softwareergonomie. Der Mindesterfüllungsgrad je Hauptgruppe beträgt 60 %. Die Hauptgruppe 1 „System- und Unternehmensdarstellung“
wird nicht bewertet.
Seite 4
Prüfbericht
Verifizierung durch eine zweitägige Präsentation
Dem Antragssteller wird ein Präsentationsszenario vorgegeben, durch das die Bewertung der schriftlichen Unterlagen überprüft und ggf. korrigiert wird. Das Präsentationsszenario gibt ein Musterorganigramm sowie definierte Nutzer und Zugriffsrechte
vor. Anhand branchentypischer Abläufe wird die Lösung praktisch geprüft und bewertet. Fragen, die im Rahmen der Bewertung der schriftlichen Unterlagen offen blieben, werden in der Präsentation geklärt.
Nach Abschluss der Präsentation wird die Bewertung der schriftlichen Unterlagen
durch die unabhängige Prüfstelle erneut durchgeführt. Die Erkenntnisse aus der Präsentation führen dabei ggf. zu Auf- oder Abwertungen der Erstbewertung der Einzelanforderungen.
Lösungen, die nach dieser erneuten Bewertung in allen Hauptgruppen (mit Ausnahme der Hauptgruppe 1 vgl. oben) mindestens einen Erfüllungsgrad von 60 %
aufweisen, werden von der KBSt als DOMEA®-konzeptkonform zertifiziert.
1.2.
Kerninformationen über das Unternehmen
Die MACH AG wurde 1985 als MACH Software GmbH + Co.KG von Dr. Jan MüllerOntjes in Haffkrug gegründet. Der Hauptsitz der MACH AG ist in Lübeck, an den
Standorten Berlin, Düsseldorf und München befinden sich weitere Niederlassungen.
Die MACH AG beschäftigt bundesweit z. Zt. 122 Mitarbeiter.
Die MACH AG ist Anbieter von Software für Finanzmanagement, Informationsmanagement, Personalmanagement sowie Controlling und Logistik. Der Vertrieb des Web
InformationManagers erfolgt ausschließlich über die MACH AG und ihre Niederlassungen im Direktvertrieb.
Seite 5
Prüfbericht
1.3.
Kerninformationen über die evaluierte Lösung
Der Web InformationManager 1.5x von der MACH AG ist eine rein web-basierte Lösung für die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung. Dabei wurde der Web InformationManager 1.5x als Standardlösung für den öffentlichen Sektor konzipiert. Der Lösung
liegt eine 4-Tier-Architektur zugrunde, die aus den Komponenten Datenbankserver,
Applicationserver, Web-Server und Web-Clients besteht und bei Bedarf um ScanClients und Optische Speichersysteme ergänzt werden kann.
Die Datenhaltung erfolgt in einem relationalen Datenbankmanagementsystem auf einem Datenbankserver. Unterstützt werden relationale Datenbankmanagementsysteme wie Oracle, Informix und MS SQL. Als Applikationsserver werden Borland,
Oracle sowie JBoss unterstützt. Unterstützt werden Web-Server von Borland sowie
Apache (mit Servlet-Engines Tomcat und Jserv).
Für die Zertifizierung lag der Web InformationManager in der Version 1.5x vor. Bestandteil der Zertifizierung war der Scheduler "Jobrunner" sowie die integrierten
Schnittstellen „MACH Connect“ zu Drucker, Barcodedrucker, Scanner und Bürokommunikationssoftware (MS Office, OpenOffice).
Seite 6
Prüfbericht
1.4.
Gesamteindruck
Web InformationManager 1.5x ist eine vollständig webbasierte Lösung, welche die
Anforderungen der behördlichen Schriftgutverwaltung und Vorgangsbearbeitung in
hohem Maße erfüllt. Die zertifizierte Lösung ist äußerst flexibel und verfügt über eine
hohe Anzahl von Funktionalitäten, mit denen auch spezifische Problemstellungen mit
vertretbarem Aufwand gelöst werden können. Das System ist an den Bedarf einer
Einzelbehörde im Rahmen von Customizing, Konfiguration oder auch Routineadministration anpassbar.
Im Bereich der IT-gestützten Schriftgutverwaltung liegen die Stärken des Systems vor
allem in den funktionalen Eigenschaften sowie in der ergonomischen und intuitiven
Benutzeroberfläche.
Für den Aufbau des elektronischen Aktenbestands erfüllt der Web InformationManager 1.5x die Anforderungen. Die Verwaltungsmöglichkeiten elektronischer Akten,
Vorgänge und Dokumente sowie der Hybridakten sind umfassend im System abgebildet. Die Integration von Bürokommunikationswerkzeugen wie Microsoft Office oder
OpenOffice Writer ist ergonomisch gut realisiert. Eine Stärke der zertifizierten Lösung
ist deren Einbindung in eine Produktpalette, die vom Verwaltungsmanagement bis
zum Personalmanagement reicht und von der MACH AG entwickelt und vertrieben
wird. Dieser ganzheitliche Ansatz sichert einen friktionsarmen Betrieb der zertifizierten Lösung im Gesamtkontext und bietet damit die notwendige Zukunftsfähigkeit bei
immer stärker ineinander greifenden Anforderungen.
Es stehen Funktionalitäten zum Scannen von Dokumenten bereit. Ein eigener Viewer
ist nicht Bestandteil des Systems, jedoch können die in der Systemumgebung installierten Viewer in dem Web InformationManager 1.5x integriert werden.
Die geforderten Funktionalitäten der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung wie das
Erstellen, Bearbeiten und Versenden von Schriftgut im Geschäftsgang werden im
System angeboten. Eigene Modellierungswerkzeuge zur grafischen Unterstützung
bei der Abbildung von Prozessmodellen sind nicht Bestandteil der zertifizierten Lösung.
Der elektronische Schreibtisch des Web InformationManagers 1.5x erfüllt die ergonomischen Anforderungen in hohem Maße, insbesondere die Gestaltungsmöglichkeiten der Oberfläche ermöglichen individuelle Anpassungen. Der positive GesamtSeite 7
Prüfbericht
eindruck des Systems wird insbesondere durch die umfangreichen Recherche- und
Suchmöglichkeiten des Systems gestützt.
Im Bereich Archivierung und Aussonderung folgt der Web InformationManager 1.5x
dem Konzept zur Aussonderung elektronischer Akten in hohem Maße. Das System
bietet für jede der vier Phasen des Aussonderungsprozesses überzeugende Umsetzungen.
Die systemtechnischen Anforderungen werden von dem Web InformationManager
1.5x erfüllt. Als Server-Plattformen und Server–Betriebssystem werden Windows NT,
Windows 2000, Solaris, HP-UX, AIX und Linux unterstützt. Datenbankseitig wird IBM
Informix DS 9.40, MS SQL-Server 2000 inkl. SP 3a, Oracle8i Rel. 3 (8.1.7) und
Oracle9i Rel. 2 (9.2.0) unterstützt.
Prüfergebnis
Übersicht: Erfüllungsgrad der Anforderungen der einzelnen Hauptgruppen1
HG 2 „IT-gestützte Schriftgutverwaltung/Registratur“:
in vollem Umfang
HG 3 „Aufbau des elektronischen Aktenbestands“:
in vollem Umfang
HG 4 „Vorgangsbearbeitung“:
in vollem Umfang
HG 5 „El. Schreibtisch, Ablagestruktur und Recherche“:
in vollem Umfang
HG 6 „Archivierung und Aussonderung“:
hervorragend
HG 7 „Hilfe, Handbuch, Schulung“:
in vollem Umfang
HG 8 „Administration und Parametrisierung“:
in vollem Umfang
HG 9 „Systemtechnische Anforderungen“:
befriedigend
Die Hauptgruppe 1 ist nicht Bestandteil der Prüfungen.
1
Es werden folgende Erfüllungsgrade unterschieden: im Allgemeinen, befriedigend, in vollem
Umfang, hervorragend.
Seite 8
Prüfbericht
1.5.
Hauptgruppe 2 „ IT-gestützte Schriftgutverwaltung/Registratur“
Ziele der IT-gestützten Schriftgutverwaltung/Registratur sind der Nachweis von
Schriftgut und das Erfassen aller geforderten Metainformationen sowie die Unterstützung der Wiedervorlage und Recherche. In dieser ersten Stufe werden die Objekte
der Vorgangsbearbeitung lediglich mit ihren Metainformationen erfasst und verwaltet.
Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden in vollem Umfang erfüllt.
1.5.1 AG 4: Objekte und Objekthierarchien
Die Anforderungsgruppe prüft die Eigenschaften der in der Lösung angebotenen Objekte der Schriftgutverwaltung (Akte, Vorgang, Dokument und ggf. andere) und die
Möglichkeiten der Verknüpfung dieser Objekte zu Objektstrukturen.
Bewertung:
Die Verwaltung von Papierakten und -vorgängen, Hybridakten und -vorgängen und
elektronischen Akten und Vorgängen wird von dem Web InformationManager 1.5x
überzeugend unterstützt.
Dokumente, Vorgänge und Akten werden durch alle in den Anforderungen genannten
Metadaten beschrieben und können behördenspezifisch erweitert werden. Die Erfassung der Metadaten kann dabei arbeitsteilig (z. B. zwischen Registratur und Poststelle) erfolgen.
Abbildung 1 – Metadatenmaske der Akten
Seite 9
Prüfbericht
Abbildung 2 – Metadatenmaske der Vorgänge
Abbildung 3 – Metadatenmaske für Dokumente
Neben Akten und Vorgängen können in dem Web InformationManager 1.5x weitere
Container-Objekte, wie Teilakte, Ordner oder Bände angelegt werden. Zur Akte können Vorgänge, Teilakten und Bände mit gleichen Geschäftszeichen zugeordnet werSeite 10
Prüfbericht
den. Vorgänge können mit Prioritäten besonders gekennzeichnet werden und der
Bearbeiter wird auf diese Vorgänge besonders hingewiesen.
Die Tiefe der Objekthierarchie unterliegt keiner Beschränkung. Der Web InformationManager 1.5 x ermöglicht unterzuordnende Container-Objekte aus dem übergeordneten Container-Objekt anzulegen.
1.5.2 AG 5 : Elektronischer Aktenplan
Die Anforderungsgruppe befasst sich mit der Darstellung und Nutzung eines elektronischen Aktenplanes innerhalb des vorgestellten Systems. Die Nutzbarkeit von Teilaktenplänen sowie eine mögliche hierarchieübergreifende Suche werden als Kernanforderungen überprüft.
Bewertung:
Der Verwendung und Verwaltung von elektronischen Aktenplänen bzw. Teilaktenplänen ist mit dem Web InformationManager 1.5x anschaulich und ergonomisch gelöst.
Eine Suche nach den Einträgen des Aktenplans sowie deren textliche Beschreibung
wird unterstützt.
1.5.3 AG 6: Geschäftszeichen, Vorgangskennzeichen, Dokumentnummer
Die Bildung von eindeutigen Kennzeichen der Objekte spielt in der behördlichen
Schriftgutverwaltung eine zentrale Rolle. Die Anforderungsgruppe prüft die Möglichkeiten der Abbildung von diesen Kennzeichen (z. B. Aktenzeichenbildung).
Bewertung:
Die Bildung eindeutiger Zeichen für Systemobjekte wie Akten, Vorgänge oder Dokumente ist mit dem Web InformationManager 1.5x überzeugend realisiert. Dokumentnummer, Vorgangskennzeichen und Geschäftszeichen entsprechen dem vorgegebenen Aufbau. Darüber hinaus kann der Aufbau behördenspezifisch parametrisiert werden.
Jede Akte wird eindeutig mit einem Geschäftszeichen identifiziert und entspricht dem
vorgegebenen Aufbau (Kürzel der aktenführenden Organisationseinheit, Aktenplankennzeichen, feste und freie Ableitungen, laufende Nummer der Sachakte, Sondersachaktenzeichen). Die Vergabe von Geschäftszeichen kann systemgestützt oder
manuell erfolgen. Die Eindeutigkeit des Geschäftszeichens ist bei der manuellen Eingabe gewährleistet. Jedoch werden bei manueller Eingabe für das Geschäftszeichen
keine Plausibilitätsprüfungen vorgenommen.
Seite 11
Prüfbericht
Jeder Vorgang kann mit einem unifizierenden Vorgangskennzeichen versehen werden, welches durch das Geschäftszeichen und eine laufende Nummer des Vorgangs
definiert wird. Die Eingabe des Vorgangskennzeichens erfolgt systemunterstützt. Eine
manuelle Vergabe des Vorgangskennzeichens ist nicht vorgesehen.
Der Web InformationManager 1.5x kennzeichnet jedes Dokument mit einer unifizierenden Dokumentennummer, bestehend aus einer laufenden Nummer, einer Zeitkomponente und einer laufenden Versionsnummer. Es wird eine automatische und
manuelle Vergabe der Dokumentennummer unterstützt. Die Eindeutigkeit bei manueller Vergabe ist dabei gewährleistet.
Auch alle übrigen definierbaren Objekte, wie Mappe, Band, Teilakte oder Vorgangshefte, können mit einem unifizierenden Kennzeichen versehen werden.
1.5.4 AG 7: Adressverwaltung
In der Anforderungsgruppe wird ermittelt, in welchem Zusammenhang das Adressverzeichnis in der Anwendung genutzt werden kann. Ebenso soll der Antragsteller
Auskunft über Integrations- und Synchronisationsmöglichkeiten mit externen Adressverzeichnissen geben. Neben einer Minimalforderung an Aufbau und Inhalt eines Adressfeldes werden Funktionalitäten wie die Zuordnung von Adressen zu Verteilern
und das Anlegen von individuellen Verzeichnissen geprüft.
Bewertung:
Für die Adressverwaltung im Web InformationManager 1.5x existiert ein allgemeines
Adressverzeichnis sowie ein Einsendeverzeichnis. Zur Erfassung der Metainformationen des Einsenders/Adressaten wird die Adressverwaltung direkt aus der Erfassungsmaske der Metainformationen aufgerufen, welches die Erfassung von Adressdaten erleichtert. Der Mindestmetadatensatz des DOMEA®-Konzepts ist erfüllt. Die
Adressfelder können innerhalb der Anwendung behördenspezifisch erweitert oder
eingeschränkt werden.
Die Adressverwaltung des Web InformationManagers 1.5x unterstützt einen Abgleich
mit oder eine Übernahme aus bestehenden Adressverzeichnissen. Die Adressverwaltung insgesamt erfolgt in dem zentralen Datenbestand des Systems.
Seite 12
Prüfbericht
Abbildung 4 – Adressverzeichnis
Eine durch den Benutzer definierbare Verteilerliste von Adressen kann im Web InformationManager 1.5x ebenso eingerichtet werden, wie öffentliche oder private Adressverzeichnisse.
1.5.5 AG 8: Löschen, Umstrukturieren des Aktenbestands und Umschreiben
Fälschlich im Vorgangsbearbeitungssystem angelegte Objekte müssen kontrolliert
gelöscht werden können. Darüber hinaus machen insbesondere organisatorische
Änderungen einer Behörde die Umbenennung u. U. großer Teile des Aktenbestands
notwendig. Die entsprechenden Möglichkeiten werden geprüft.
Bewertung:
Das Löschen von Objekten, das Umstrukturieren des Aktenbestands und das Umschreiben sind mit dem Web InformationManager 1.5x überzeugend realisiert.
Der Benutzer hat die Möglichkeit, öffentliche Objekte zum Löschen zu kennzeichnen.
Die Löschung selbst darf nur durch autorisierte Personen mit Löschrechten erfolgen.
Zum Löschen gekennzeichnete Objekte sind durch andere Benutzer nicht recherchierbar.
Daneben können von dem Ersteller private Objekte ohne Einschränkungen gelöscht
werden.
Bei organisatorischen Änderungen kann die Federführung einzelner Objekte und
Objektmengen an einen Bearbeiter oder eine Organisationseinheit abgegeben werden. Bei der Übergabe werden die Zugriffsrechte automatisch geändert und die Änderung entsprechend protokolliert.
Seite 13
Prüfbericht
Globale Umschreibungen des Aktenbestandes sind möglich. Bei der Umschreibung
eines Objektes werden alle unterordneten Objekte automatisch umgeschrieben und
den Anforderungen entsprechend protokolliert; das alte Geschäftzeichen wird in das
Feld "Alt-Geschäftszeichen" eingetragen.
Eine Ex- und Import-Schnittstelle ist im Web InformationManager 1.5x realisiert. Der
Ex- und Import wird protokolliert. Als Exportformate werden Metadaten im XML-Format bereitgestellt, die Primärdaten der Dokumente im Originalformat oder wahlweise
im TIFF-Format.
1.5.6 AG 9: Manueller Verbleibsnachweis und Wiedervorlagen
Das Produkt soll einen bestimmten Mindestdatensatz als Verbleibsnachweis erfassen
und führen können. Weiterhin werden Wiedervorlagefunktionalitäten überprüft. Eine
besondere Bedeutung haben die verschiedenen Erfassungsmöglichkeiten für einen
Wiedervorlagetermin.
Bewertung:
Mit dem Web InformationManager 1.5x kann der Verbleib für alle Objekte nachgewiesen werden. Der Verbleib der Objekte kann manuell und systemgestützt erfasst werden.
Der Verbleib für die einzelnen Objektarten kann getrennt selektiert, nachgewiesen
und angezeigt werden. Ebenso besteht die Möglichkeit, eine Übersichtsliste über den
Verbleib eines Objekts und der zugeordneten Objekte für jede Objektart separat zu
erstellen. Verbleibsnachweise werden historisiert.
Abbildung 5 – Verbleibsnachweis von Papierschriftgut
Seite 14
Prüfbericht
Wiedervorlagen können für alle Objekte mit den geforderten Angaben definiert werden. Wiedervorlagefristen werden vom System in ein Wiedervorlagedatum umgerechnet. Auch sich wiederholende Vorlagentermine oder Vorlagefristen werden vom
Web InformationManager 1.5x unterstützt. Die Definition von Wiedervorlagen geschieht dabei unter Berücksichtigung von Nichtarbeitstagen.
Abbildung 6 – Definition von Wiedervorlagen
Seite 15
Prüfbericht
Abbildung 7 – Berücksichtigung von Feiertagen bei Wiedervorlageterminen
1.5.7 AG 10 Verschlagwortung, Verweise
Die Möglichkeiten zur Vergabe von Schlagwörtern sowie die Flexibilität der Schlagwortkataloge werden geprüft. Darüber hinaus werden die Möglichkeiten beleuchtet
zwischen Objekten Verweise anlegen zu können.
Bewertung:
Der Web InformationManager 1.5x stellt einen zentralen Schlagwortkatalog für die
Verwaltung von Akten, Vorgängen und Dokumenten zur Verfügung. Der Schlagwortkatalog im Web InformationManager 1.5x ist in bis zu sechs hierarchischen Ebenen
gliederbar. Dabei ist auch der parallele Einsatz verschiedener Schlagwortkataloge
möglich.
Benutzer können diesen Schlagwortkatalog je nach Berechtigung erweitern. Synonyme können in den Schlagwortkatalog aufgenommen werden, die Suche kann
wahlweise mit oder ohne Beachtung der Synonyme erfolgen. Die Eingabe neuer
Schlagwörter wird durch eine Terminologiekontrolle im Rahmen der Volltextanalyse,
durch eine Negativliste mit verbotenen Schlagwörtern (Stoppwortliste) und eine Reihe
von Regeln zur Grundformreduktion unterstützt.
Zwischen den im Anforderungskatalog geforderten Objekten können Verweise angelegt werden. Das Anlegen eines Verweises zieht die automatische Hinterlegung eines
Seite 16
Prüfbericht
Rückverweises nach sich. Über einen Verweis kann ein Objekt unmittelbar aufgerufen werden.
1.5.8 AG 11: Barcode
In einem Barcode sollen ausgewählte Metainformationen von Dokumenten erfasst
und übertragen werden können. Hierdurch unterstützte Funktionalitäten wie
Verbleibsnachweis und Zuordnung werden ebenso überprüft wie die unterstützten
Hardwaresysteme.
Bewertung:
Der Web InformationManager 1.5x unterstützt den Ausdruck von Barcodes als unifizierendes Kennzeichen aller Objekte. Die Barcodeetiketten enthalten neben dem
Strichcode die Übersetzung in Klarschrift. Der Web InformationManager 1.5x unterstützt den Druck von Endlosetiketten entweder über Etikettendrucker oder über entsprechende Officevorlagen auf Standarddruckern. Der auf dem Papierschriftgut aufgebrachte Barcode kann anhand des aufgedruckten Klartextes direkt oder mit Hilfe
eines Barcode-Lesegeräts zur Standortverfolgung des Objekts genutzt werden.
Durch Metadaten nachgewiesene Papierdokumente, auf denen ein Barcode aufgebracht ist, können nachgescannt werden.
Die genutzte Scan-Software unterstützt die Identifikation des Dokuments anhand eines mit Barcode versehenen Trennblattes sowie die Erkennung eines Barcodes auf
der Rückseite eines Dokuments.
Der Web InformationManager 1.5x unterstützt alle Barcode-Lesegeräte, die über die
Tastatur- oder RS-232-Schnittstelle genutzt werden können.
Seite 17
Prüfbericht
1.6.
Hauptgruppe 3: Aufbau des elektronischen Aktenbestands
Für die Verwaltung elektronischer Dokumente sind zahlreiche Funktionalitäten zur
Verfügung zu stellen. Scannen und Viewen sind zentrale Teile der Prozesskette und
ergonomisch und leistungsfähig umzusetzen. Weitere wichtige Funktionalitäten sind
die effiziente Integration von Vorlagen und das automatisierte Einfügen von Metadaten.
Ebenso sind die Möglichkeiten der OCR-Wandlung und verfügbare Konvertierungsmöglichkeiten darzustellen.
Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden im vollem Umfang erfüllt.
1.6.1 AG 12: Elektronischer Aktenbestand
Für die Verwaltung elektronischer Dokumente stehen Funktionen zum Erstellen, Viewen, Import, Export, Check out/Check in und der Replikation zur Verfügung.
Bewertung:
Elektronische Dokumente beliebiger Formate können im Web InformationManager
1.5x verwaltet werden. Dabei erfolgt die Speicherung im Originalformat, die Wiederanzeige oder Weiterbearbeitung erfolgt aus dem System heraus mit passenden Viewern bzw. mit den entsprechenden Office-Anwendungen. Der Web InformationManager 1.5x beinhaltet eine integrierte Schnittstelle zu Textverarbeitungssystemen, wie
beispielsweise MS Word oder OpenOffice Writer.
Der Import existierender Dokumente ist ebenfalls möglich. Dabei kann auf unterschiedliche Quellsysteme (Filesystem, Dokumente aus dem E-Mail-System oder vom
Scanner) zugegriffen werden. Jedes beliebige Dateiformat kann importiert werden.
Die Ablage von E-Mails wird ergonomisch unterstützt. Der Anwender kann dabei
wählen, ob der Text und der Anhang der E-Mail zusammen oder als separate Dokumente abgelegt werden. Aus E-Mail-Eingängen werden Metadaten wie Betreff, Einsender oder Briefdatum in die Metadatenerfassungsmaske des Dokuments übernommen. Die Übernahme ist parametrisierbar.
Nach Beendigung der Arbeit im Bürokommunikationswerkzeug (z. B. Textverarbeitung, E-Mail-System) kann der Benutzer dieses wahlweise aktiv lassen oder schließen.
Seite 18
Prüfbericht
Elektronische Dokumente können vom Bearbeiter aus dem Web Information Manager
1.5x exportiert, gemailt und gefaxt werden.
Neben dem gleichzeitigen Druck mehrere Dokumente ist ein zentraler Druck von jedem Arbeitsplatz im System realisiert.
Der Web InformationManager 1.5x erfüllt die Anforderungen des DOMEA®-Konzepts
zur Check-in-/Check-out-Funktion für Akten, Vorgänge und Dokumente. Mit dem
Check-Out kann ein Export angestoßen werden, der Primär- und Metadaten des Objekts und ggf. aller untergeordneten Objekte für die mobile Bearbeitung bereitstellt.
Das Auschecken von Objekten berücksichtigt die Auswirkungen auf Zugriffsrechte,
Versionierung und Schreibschutz.
Für den Auscheckenden bzw. seinen Vertreter besteht die Option, die ausgecheckten
Objekte zur weiteren Bearbeitung jeder Zeit freizugeben. Werden die ausgecheckten
Objekte nach der Freigabe im System weiterbearbeitet, so protokolliert der Web InformationManager 1.5x dies mit Datum und Uhrzeit. Bei einem auftretenden Versionskonflikt durch den Import eines weiterbearbeiteten Dokuments wird der importierende Benutzer auf einen Versionskonflikt hingewiesen.
Zur Replikation von Daten an verteilten Standorten wird auf Verfahren des jeweils
eingesetzten Datenbankmanagementsystems zurückgegriffen (vgl. AG 43).
Für die mobile Bearbeitung werden eigene Funktionen, wie Export, offline Bearbeitung und Re-Import bereitgestellt.
1.6.2 AG 13: Scannen und Viewen
Die Einzelschritte beim Scannen und Erfassen sind näher zu beschreiben. Der Antragsteller erteilt Auskunft über Nachscanverfahren, unterstützte Formate und Trennmöglichkeiten. Für den Viewer sind Funktionen für Anzeige und Bearbeitung von Dokumenten zu beschreiben.
Bewertung
Sowohl das Massengeschäft bei der Posteingangserfassung mit separaten Scan- und
Indizierungsarbeitsplätzen als auch das bedarfsbezogene Erfassen und Scannen
einzelner Dokumente an einem Arbeitsplatz werden vom Web InformationManager
1.5x unterstützt. Ein Ersatz- und Nachscannen von fehlenden Seiten und Seiten unzureichender Qualität ist möglich. Für das Scannen von Altbeständen wird die automatische Zuordnung über einen Barcode unterstützt.
Seite 19
Prüfbericht
Gescannte Dokumente können in den Formaten TIFF 6.0, JPEG, PCX oder PDF abgelegt werden. Es wird auch mehrseitiges TIFF CCITT Gruppe 4 (auch unkomprimiert
oder mit JPEG-Komprimierung) vom System unterstützt. Das Standardformat ist einstellbar.
Die Trennung mehrseitiger Dokumente kann über Trennblatt, Barcode, Seitenzahl
und Patch Code erfolgen.
Ein eigner Viewer ist nicht Bestandteil des Systems, jedoch können Dokumente mit
den Viewern angezeigt werden, die in der Systemumgebung installiert sind. In den
Web InformationManager 1.5x können Viewer wie Acrobat Reader, ACDSee, MS
Word-Viewer, MS Excel-Viewer, MS PowerPoint-Viewer, Vallen JPegger, Jasc Software Quick View Plus, auto-desk Volo View Express integriert werden.
Eine automatisierte Verteilung von Posteingängen aufgrund von automatisch aus
dem Dokument ausgelesenen Metadaten und aufgrund von Mustererkennung und
Formularvorlagen ist möglich.
Die Module der integrierten Scan-Software stellen die gescannte Eingangspost als
Thumb Nails dar und erlauben dem Bearbeiter über Funktionen wie Vorheriges /
Nächstes Dokument, Erstes / Letztes Dokument, Vorherige Nächste Seite und Erste /
Letzte Seite ein schnelles Sichten der durch Formularerkennung und Trennseitenerkennung automatisch zusammengestellten Dokumente. Die Darstellungsgrößen können angepasst werden.
Seite 20
Prüfbericht
Abbildung 8 – Erkennung von vordefinierten Formularfeldern
für die Sichtung der Eingangspost
1.6.3 AG 14: Integration von Vorlagen und automatisches Einfügen von Metadaten
Das Vorgangsbearbeitungssystem verwaltet verschiedene Dokumentenvorlagen
(Briefbögen, Fax u. ä.). Die im System erfassten Metadaten sollen selektiv in die Dokumente eingefügt werden können.
Bewertung:
Dokumentvorlagen können im Web InformationManager 1.5x verwaltet werden. Nach
Auswahl einer Dokumentvorlage startet die angesprochene Anwendungssoftware
automatisch. Bei der Erstellung eines Dokuments werden nach Auswahl der entsprechenden Dokumentvorlage die Metadatenfelder sowie die Adressdatenfelder automatisch übernommen. Darüber hinaus können mit geringem Anpassungsaufwand
beliebige Metadatenfelder in das Dokument übernommen werden. Das Einfügen der
Metadaten erfolgt dabei nur statisch. Auch der Barcode kann in Dokumente automatisch eingefügt werden. Eine Rückführung von geänderten Primärdaten in die Metadaten, d. h. ein wechselseitiger Abgleich, ist nicht realisiert.
Dokumentvorlagen können durch die Behörde konfiguriert werden. In den benutzerspezifischen Eigenschaften eines MS Word Dokumentes können die im Web Infor-
Seite 21
Prüfbericht
mationManager 1.5x zur Verfügung stehenden Felder mit den Formularfeldern der
MS Word Vorlage verknüpft werden.
Die Erzeugung von Serienbriefen wird von dem Web InformationManager 1.5x unterstützt. Als Datenquelle für die Adressen wird auf das zentrale Adressverzeichnis zurückgegriffen.
Abbildung 9 – Erstellung einer MS Word Vorlage
1.6.4 AG 15. OCR-Wandlung und Umwandlung in das TIFF-Format
Im Zuge der OCR Wandlung werden (gescannte) Image-Dokumente oder definierte
Bereiche in Textdokumente gewandelt. Hierzu sind systemtechnische Automatismen,
Arbeitsschritte und die verfügbaren Konvertierungsmöglichkeiten zu erläutern.
Bewertung:
Mit dem Web InformationManager 1.5x ist eine OCR-Wandlung von NCI-Dokumenten
möglich. Standardmäßig wird die OCR-Software RecoStar von Kofax sowie die Volltext-Engine ABBYY FineReader eingesetzt. Diese sind Bestandteil des Erkennungsund des OCR-Volltext-Moduls von Ascent Capture.
Die OCR-Wandlung sowie damit verbundene Arbeitschritte sind in den integrierten
Scan-Prozess eingebunden. Die OCR-Wandlung kann für den gesamten Text oder
für einzelne Dokumententeile erfolgen. Die OCR-Wandlung erfolgt in Abhängigkeit
des bearbeiteten Dokumententyps und kann somit standardmäßig oder auch nur für
Seite 22
Prüfbericht
ausgewählte Dokumente erfolgen. In den Dokumenten (z. B. Formulare) können Bereiche definiert werden, die beim Scannen automatisch ausgelesen und anschließend
an die entsprechenden Metadatenfelder im Web InformationManager 1.5x übergeben
werden.
Abbildung 10 – OCR-Wandlung, Umwandlung in TIFF
Das Dokument kann als unveränderbares Image (NCI) und als CI-Dokument gespeichert werden. CI-Dokumente können in NCI-Dokumente konvertiert werden. Die Konvertierung kann automatisiert und durch den Benutzer bezogen auf ein Einzeldokument und eine Menge von Dokumenten erfolgen.
Seite 23
Prüfbericht
1.7.
Hauptgruppe 4: Vorgangsbearbeitung
Bei der stufenweisen Einführung erfolgt in der dritten Stufe auch das Erstellen, Bearbeiten und Versenden von Schriftgut im Geschäftsgang ausschließlich systemunterstützt. Die Hauptgruppe dient der Überprüfung der Möglichkeiten zur Abbildung von
behördlichen Geschäftsprozessen sowie der gängigen Verfügungen im Rahmen des
behördlichen Geschäftsgangs.
1.7.1 AG 16: Definition des Laufwegs für unstrukturierte Vorgänge
Insbesondere die ministerielle Arbeit ist geprägt durch nicht vorhersagbare, ad hoc zu
definierende Laufwege (unstrukturierte Prozesse). In dieser Anforderungsgruppe stehen die Anforderungen für die Laufwegsdefinition entsprechender Vorgänge im Mittelpunkt.
Bewertung:
Ein Laufweg kann im Web InformationManager 1.5x für alle Geschäftsobjekte definiert werden, indem die einzelnen Bearbeitungsstationen und die Bezeichnung der
Verfügung angegeben werden. Dabei umfasst die Weiterleitung eines Container-Objektes die Weiterleitung der darin enthaltenen untergeordneten Objekte. Alle in der
Anforderung geforderten Verfügungen werden im Web InformationManager 1.5x angeboten, weitere Verfügungen können hinterlegt werden, jedoch können die entsprechenden Prozessmodelle nur durch die MACH AG erstellt werden, da keine grafische
Entwicklungsumgebung für die Behörde angeboten wird.
Als Bearbeitungsstationen eines Laufwegs können Bearbeiter, Organisationseinheiten und Rollen definiert werden. Zur Spezifikation können ebenfalls Stellenzeichen
verwendet werden. Zur Auswahl von Mitarbeitern und Organisationseinheiten bestehen im Web InformationManager 1.5x Navigations- und Suchmöglichkeiten in der
Aufbauorganisation.
Seite 24
Prüfbericht
Abbildung 11 – Auswahl Mitarbeiter einer Organisationseinheit
Die parallele und sequentielle Anordnung von Bearbeitungsschritten und/oder Bearbeitungsstationen ist möglich. Die verschiedenen Bearbeitungsstationen müssen in
der Eingabemaske jedoch durch Semikolon bzw. Komma getrennt angegeben werden. Eine intuitive Nutzung dieser Funktionalität ist daher nur eingeschränkt gewährleistet.
Zu den Bearbeitungsschritten können im System Termine und Fristen gesetzt werden. Bei der Überschreitung des Termins bzw. der Frist wird ein Hinweis an den aktuellen Bearbeiter sowie an den Federführenden gegeben. Ein Hinweis an den folgenden Bearbeiter erfolgt jedoch nicht.
Der Federführende kann die zukünftigen Bearbeitungsschritte ändern oder löschen
und der aktuelle Bearbeiter kann zusätzliche Bearbeitungsschritte einfügen. Unzureichend gelöst ist jedoch, dass der im weiteren Mitzeichnungsverfahren beteiligte Bearbeiter ebenfalls zukünftige Bearbeitungsschritte löschen kann.
Zu Bearbeitungsschritten können vom Bearbeiter Geschäftsgangvermerke angelegt
werden, die nicht verändert oder gelöscht werden können. Ebenfalls können im Web
InformationManager 1.5x zu zukünftigen Bearbeitungsschritten und/oder Bearbeitungsstationen Notizen/Hinweise angelegt werden, diese müssen jedoch als eigenes
Objekt mit dem betreffenden Dokument verknüpft und dann weitergeleitet werden.
Seite 25
Prüfbericht
Am Wiedervorlagetermin werden dem definierten Bearbeiter die Geschäftsobjekte
automatisch in der Bearbeitungsliste vorgelegt. Auf Wiedervorlagen wird der Bearbeiter besonders hingewiesen.
Die Wiedervorlagen sind durch den Mitarbeiter und durch berechtigte Dritte recherchierbar. Die Geschäftsobjekte können vor dem Wiedervorlagetermin wieder in Bearbeitung genommen werden.
1.7.2 AG 17: Definition des Laufwegs für strukturierte Vorgänge
Für die Bearbeitungsunterstützung sind die Definitionsmöglichkeiten unterschiedlicher
Laufwege und die Spezifikationsmöglichkeiten angesteuerter Bearbeitungsstationen
darzustellen. Weitere Kriterien sind die grafische Darstellbarkeit von Prozessen, die
Integrationsmöglichkeiten von Unterprozessen und Programmen sowie die Protokollierung von Änderungen im Prozessmodell.
Bewertung:
Der Web InformationManager 1.5x unterstützt die Bearbeitung strukturierter Vorgänge. Der Laufweg eines Vorgangs wird durch die Abfolge beliebig vieler Laufwegstationen (Aktionen) beschrieben. Dabei können Aktionen sequentiell und parallel
ausgeführt werden. Iterationen, bedingte Aktionsfolgen, parallele Verzweigungen,
asynchrone Zusammenführungen und Synchronisationen werden vom Web InformationManager 1.5x unterstützt. Die geforderten Bearbeitungsstationen können dabei
mit den beschriebenen Spezifikationen definiert werden. Innerhalb des Prozesses
ermöglicht es der Web InformationManager 1.5x dass Unterprozesse, Funktionen,
Client- und Serverprogramme gestartet werden. Zahlreiche Standardkomponenten
(Digitale Signatur, MACH-Produktwelt) sind bereits integriert.
Der Web InformationManager 1.5x bietet keine grafische Unterstützungen zur Modellierung der Prozesse. Neue Prozessmodelle müssen durch die MACH AG erstellt
werden. Ergebnisse grafischer Modellierungswerkzeuge können jedoch theoretisch
über eine zu integrierende XML-Schnittstelle übernommen werden.
Änderungen im Prozessmodell werden protokolliert. Die Versionierung von Prozessmodellen gewährleistet die Konsistenz von sich in Bearbeitung befindlichen Objekten
bei der Veränderung des Prozessmodells.
Die Bedienoberflächen im Web InformationManager 1.5x ist für strukturierte und unstrukturierte Vorgänge sowie für die Darstellung der Protokoll- und Bearbeitungsinformationen identisch. Der Bearbeiter kann beim Anlegen eines Vorgangs nicht ausSeite 26
Prüfbericht
wählen, ob er einen unstrukturierten Vorgang oder durch Auswahl eines Vorgangstyps einen strukturierten Vorgang bearbeiten will, sondern muss auf einen entsprechend vorkonfigurierten Vorgangstyp zurückgreifen.
1.7.3 AG 18: Zeichnungsverfahren
Die Mit- und Schlusszeichnung von Vorgängen unterliegt vorgegebenen Regeln, die
sich u. a. aus der GGO ergeben. Die Anforderungsgruppe beinhaltet die Realisierung
von Mit- und Schlusszeichnung im System.
Bewertung:
Zeichnungsverfahren werden im Web InformationManager 1.5x in Mitzeichnung und
Schlusszeichnung differenziert. Die Zeichnung kann dabei einzeldokumentbezogen
erfolgen.
Abbildung 12 – Mitzeichnung
Dem Mitzeichnenden stehen als Reaktionsmöglichkeiten „Mitzeichnung“, „Ablehnung
der Mitzeichnung“ oder „Unzuständig“ zur Verfügung. Es besteht darüber hinaus die
Möglichkeit auf Änderungswünsche, Vorbehalte, Ablehnungsgründe etc. in einem gesonderten Feld hinzuweisen.
Seite 27
Prüfbericht
Gemäß der Voreinstellung durch den Federführenden kann bei einer Ablehnung der
Mitzeichnung das Mitzeichnungsverfahren abgebrochen oder weitergeführt werden.
Der Mitzeichnende kann nach Ablehnung der Mitzeichnung den Fortgang nicht fallspezifisch selbst definieren.
Das Zeichnungsverfahren kann durch jeden Mitzeichner und den Initiator abgebrochen werden. Die Beteiligten werden hierüber entsprechend informiert.
Der Web InformationManager 1.5x bietet im Rahmen der Systemeinrichtung die Option, ob bei Zeichnung ein Kennwort abgefragt wird. Das Kennwort kann dem LoginKennwort entsprechen, ein spezielles Zeichnungskennwort sein oder über eine Chipkarte erfolgen.
1.7.4 AG 19: Bearbeitungs- und Protokollinformationen
Zu den Anforderungen zählen die Protokollierung der Erstellung von Objekten, des
Laufwegs mit zugehörigen Angaben und der Ausführung bestimmter Funktionen. Um
Übersichtlichkeit zu gewährleisten, sollen Anzeigen durch den Benutzer konfigurierbar sein.
Bewertung:
Die Anforderungen zu den Bearbeitungs- und Protokollinformationen werden von
Web InformationManager 1.5x weitestgehend erfüllt. Das Erstellen sowie der ändernde Zugriff auf Akten, Vorgänge und Dokumente werden automatisch und verschlüsselt (manipulationssicher) mit Ersteller, Datum und allen weiteren geforderten
Angaben protokolliert. Die Protokollinformationen werden dargestellt; jedoch ist eine
konsolidierte Sicht auf die geforderten Informationen nicht realisiert, da hierzu zwischen verschiedenen Fenstern gewechselt werden muss, um sich die Protokollinformationen der einzelnen Objekte und Aktionen anzeigen zu lassen.
Die in der Anforderung genannten wichtigen Funktionen sowie weitere Funktionen
können im Web InformationManager 1.5x protokolliert werden Lediglich die Zuordnung von Vorgängen zu einer Akte wird nicht protokolliert. Eine Ein- und AusblendeOption wird vom Web Information Manager 1.5x nicht unterstützt.
1.7.5 AG 20: Medien- und Systembruch
Die Einführung einer IT-gestützten Vorgangsbearbeitung verläuft i. d. R. sukzessive
innerhalb einer Behörde. Damit ist die Notwendigkeit gegeben, Organisationseinheiten, die nicht mit dem System arbeiten sowie ggf. Externe, geregelt und nachvollziehbar in die Prozesse einbeziehen zu können.
Seite 28
Prüfbericht
Bewertung:
Die Anforderungen an den Umgang mit Medien- und Systembrüchen werden von
dem Web InformationManager 1.5x in hohem Maße erfüllt. Alle Dokumente einer
Akte bzw. eines Vorgangs können durch Markierung der Akte bzw. des Vorgangs
ausgedruckt werden. Eine Selektion der einzelnen Dokumente ist nicht erforderlich.
Die Initiierung des Medienbruchs erfordert nur wenige Arbeitsschritte und ist intuitiv
gestaltet.
Dokumente verschiedener Vorgänge können zu einem gemeinsamen Medienbruchvorgang zusammengefasst werden. Es bestehen für den Benutzer zahlreiche weitere
Steuerungsmöglichkeiten für die weitere Behandlung des Medienbruchs.
Die Weiterleitung des Medienbruchsvorgangs kann auf Papier, per E-Fax oder per EMail erfolgen. Der Nutzer kann zwischen den genannten Alternativen wählen, wenn
der Adressat kein Nutzer des Vorgangsbearbeitungssystems ist.
Alle in der Anforderung genannten Primär- und Metainformationen können in einer
Form, die weitgehend den konventionellen Gepflogenheiten entspricht, in einem separaten Dokument ausgedruckt werden.
Elektronische Vorgänge können für die Dauer eines Medienbruchvorgangs im Web
InformationManager 1.5x für die Bearbeitung gesperrt werden. Ein Lesezugriff ist
aber weiterhin gewährleistet. Die gesperrten Vorgänge können durch den Initiator
oder den Stellvertreter des Medienbruches zur Bearbeitung freigegeben werden.
Abbildung 13 – Medienbruch/Sonderrecht Freigabe
Seite 29
Prüfbericht
Während des Medienbruchs erfolgte Zeichnungsvermerke und Kenntnisnahmen, die
außerhalb des Systems abgearbeitet wurden, können in der Vorgangshistorie nachträglich manuell übernommen werden.
Der in der Anforderung geforderte Metadatensatz kann im TXT- oder XML-Format
exportiert werden. Der Metadatensatz wird als separate Datei mit dem elektronischen
Dokument exportiert und gemailt, untergeordnete Dokumente werden dabei in den
Export mit einbezogen.
1.7.6 AG 21: Versionsverwaltung
Die Anforderungsgruppe beinhaltet die Verfolgbarkeit und Nachweisführung von Änderungen an Dokumenten. Hierzu soll durch den Antragsteller das jeweilige Konzept
der Versionsverwaltung erläutert werden. Betroffen sind neben Änderungen im Dokument auch die zugehörigen Metadaten. Bewertet wird zusätzlich die Ergonomie der
Versionsverwaltung.
Bewertung:
Im Web InformationManager 1.5x werden Änderungen in den Primärinformationen
durch Anlegen einer neuen Version protokolliert. Beim Wechsel des Bearbeiters und
Änderungen, die dieser an einem Dokument vornimmt, wird automatisch eine neue
Version angelegt. Das Anlegen einer neuen Version ist auch manuell möglich. Ein
Versionsvergleich kann nur im Rahmen eines direkten Versionsvergleiches von MS
Word erfolgen.
Im System können die Änderungen in den Metainformationen einer Akte, eines Vorgangs und/oder eines Dokuments optional versioniert werden. Dabei kann die Versionierung der Metadaten jedoch nicht auf die Änderung ausgewählter Metadaten beschränkt werden.
Die Versionsnummer, das Erstellungsdatum der Version und der Name des Erstellers
der Version werden beim Anlegen einer neuen Version gespeichert. Vorangegangene
Versionen werden automatisch gegen Änderungen geschützt. Es erfolgt eine Zuordnung der neuen Version zu den früheren Versionen.
1.7.7 AG 22: Web-Client
Insbesondere zur schrittweisen Einführung der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung
kommt dem Recherchezugriff auf den elektronischen Aktenbestand über Web-Technologie eine besondere Bedeutung zu. Der Funktionsumfang des Web-Clients wird in
dieser Anforderungsgruppe überprüft.
Seite 30
Prüfbericht
Bewertung:
Der Web InformationManager 1.5x ist eine komplett web-basierte Lösung, die die
Anforderungen an einen Web-Client in vollem Umfang erfüllt.
Das System basiert auf der Java 2 Enterprise Edition-Plattform (J2EE). Es werden
sowohl JDK1.2.2 als auch JDK1.3 unterstützt. Auf den Web-Clients werden weder
eine Java Virtual Machine (JVM) noch ActiveX-Komponenten benötigt. Die Anwendungslogik wird durch Enterprise Java Beans (EJBs) realisiert, die auf einem Application Server installiert sind. Für die Bedienung des Web-Clients werden die Browser,
Microsoft Internet Explorer ab Version 5.01,Mozilla ab 1.6 und Netscape Navigator ab
7.x unterstützt.
Das Login ist mit Passwort, Benutzerkennung und Smart Card möglich. Weitere Optionen sind vorhanden (z. B. wahlweise Single-Logon oder separates Logon).
Alle Basisfunktionalitäten der Vorgangsbearbeitung (ehemals DOMEA-Stufe 3) stellt
der Web InformationManager 1.5x zur Verfügung. Eine sukzessive Freischaltung von
Funktionalitäten ist möglich.
Auf Grund der web-basierten Technologie des Web InformationManagers 1.5x ist
eine Publikation von Dokumenten im Internet/Intranet möglich und benutzerfreundlich
realisiert. Die Freischaltung von Rechten bzw. Integration in Portale und Content Management Systeme wird über eine Standard-Exportfunktion unterstützt.
Der Web InformationManager 1.5x unterstützt die Antragstellung im Internet mit allen
in der Anforderung geforderten Funktionalitäten. Ebenfalls wird die Integration der
qualifizierten elektronischen Signatur gewährleistet. Für Nutzer ohne Signaturkarte
wird ein Alternativmechanismus mit Kennwort angeboten.
Seite 31
Prüfbericht
1.8.
Hauptgruppe 5: Elektron. Schreibtisch, Ablagestruktur und Recherche
Der elektronische Schreibtisch stellt die Schnittstelle zum Benutzer dar. So sind insbesondere eine benutzerdefinierte, speicherbare Konfiguration sowie strukturierbare
Ablagen wichtig. Zur Suche innerhalb definierbarer Bereiche sind komplexe, individualisierte Recherchemöglichkeiten bereitzustellen. Das Vorgangsbearbeitungssystem
soll die Rolle eines Enablers für ein Informations- und Wissensmanagement übernehmen. Das zugrundeliegende Lösungskonzept wird vom Antragsteller dargestellt.
1.8.1 AG 23: Elektronischer Schreibtisch
Der Antragsteller hat nachzuweisen, dass eine Konfigurierbarkeit der Anzeige der
Metadaten der Objekte durch den Bearbeiter möglich ist. Weiterhin werden die Persistenz der benutzerspezifischen Konfiguration und Kriterien bzgl. der Benutzerfreundlichkeit abgefragt.
Bewertung:
Der elektronische Schreibtisch des Web InformationManagers 1.5x erfüllt die ergonomischen Anforderungen an Übersichtlichkeit, Handhabbarkeit, intuitive Verständlichkeit in hohem Maße. Hierbei werden bekannte Strukturen aus Standardanwendungen (z. B. Explorer) übernommen. Der Eingangsbildschirm erlaubt die individuelle
Konfiguration einer benutzerbezogenen Darstellung.
Abbildung 15 – Benutzerbezogene Darstellung des Eingangsbildschirms
Der elektronische Schreibtisch ermöglicht optional eine gleichzeitige und übersichtliche Darstellung von auf den Schreibtisch geleiteten Container-Objekten und PosteinSeite 32
Prüfbericht
gängen sowie sonstiger Objekte. In die Darstellung des Arbeitskorbs können beliebige Metainformationen der Objekte als Spalteneinträge aufgenommen werden. Für
die Darstellung bestehen benutzerseitig vielseitige Konfigurationsmöglichkeiten. Die
benutzerspezifischen Einstellungen des elektronischen Schreibtischs werden arbeitsplatzunabhängig gespeichert.
Der Web InformationManager 1.5x ermöglicht auch eine benutzerfreundliche Navigation zwischen den unterschiedlichen Objekthierarchien. Für den Benutzer ist damit
jederzeit leicht erkennbar, auf welcher Ebene der Objekthierarchie er sich befindet.
Abbildung 16 – Elektronischer Schreibtisch - Objekthierarchie
Bei Eingang neuer Objekte wird der Benutzer lediglich bei der Anmeldung am System
auf diese besonders hingewiesen, später eingehende Objekte werden weder optisch
noch akustisch angezeigt.
1.8.2 AG 24: Ablagestrukturen des elektronischen Schreibtisches
Über die ohnehin vorgegebene Ablagestruktur in Akte, Vorgang, Dokument werden in
dieser Anforderungsgruppe die Möglichkeiten zur Definition weitere z. B. persönlicher
Ablagen oder Projektgruppenablagen geprüft.
Bewertung:
Die Objekte können in einer mehrstufigen Ablagestruktur abgelegt werden, die Gliederungstiefe ist hierbei auf 6 Ebenen begrenzt. Neben den öffentlichen Ablagen kann
der Bearbeiter eine persönliche Ablage einrichten, die individuell strukturierbar ist.
Seite 33
Prüfbericht
Zusätzlich können Verweise auf Referenzdokumente empfangen bzw. selbst erstellt
und dort hinterlegt werden.
Es können sowohl Ablagen mit einem speziellen Zugriffskreis (Gruppenablagen) als
auch allgemeine Ablagen ("Schwarzes Brett") eingerichtet werden. Die Objekte können als Original, als Referenz und als Kopie dargestellt werden. Die entsprechenden
Verweise und Bezeichnungen werden systemseitig erstellt.
Abbildung 17 – Ablagestrukturen (Verwaltungsmaske)
Seite 34
Prüfbericht
Abbildung 18 – Ablagestrukturen (Benutzersicht)
1.8.3 AG 25: Recherche
Recherchemöglichkeiten umfassen die Suche nach Metadaten, Verbleib, Verfügungen / Bearbeitungsschritten oder Wiedervorlagen. Eine Volltextsuche und das zugehörige Suchverfahren mit seinen Funktionalitäten sind darzustellen. Dies betrifft
Suchkriterien bei Eingabe in eine Suchmaske und die Definition des Suchbereiches
ebenso wie die Möglichkeit der späteren Einengung einer Treffermenge und der persönlichen Konfiguration der Anzeige des Suchergebnisses. Überprüft wird an dieser
Stelle der direkte Aufruf eines Objektes aus der Treffermenge sowie die Möglichkeit
der Definition von Standardauswertungen.
Bewertung:
Das Recherchesystem des Web InformationManagers 1.5x ist sehr überzeugend realisiert, da zahlreiche Funktionalitäten für die Suche zur Verfügung stehen. So ist eine
Recherche nach der aktuellen Bearbeiterstation eines Objektes und nach Objekten
mit einer bestimmten Verfügung möglich.
Seite 35
Prüfbericht
Abbildung 19 – Suchmaske für Metadaten
Des weiteren ist eine Suche nach Wiedervorlagen für ein bestimmtes Datum, einen
bestimmten Zeitraum oder einen bestimmten Bearbeiter möglich.
Abbildung 20 – Suchmaske für Wiedervorlagen
Seite 36
Prüfbericht
Eine Volltextsuche in den Primär- und Metadaten ist Bestandteil des Web InformationManagers 1.5x. Die Treffer werden optional in der Textumgebung hervorgehoben.
Eine Verknüpfung einer Volltextrecherche mit einer Suche in den Metainformationen
(sowohl sequentiell als auch gleichzeitig) wird ebenfalls angeboten.
Abbildung 21 – Suchmaske Volltext und Metadaten
Das Suchergebnis wird sowohl als Trefferquote als auch als Trefferliste dargestellt.
Die Sortierung sowie Breite und Anzahl der Spalteneinträge können benutzerspezifisch konfiguriert und die Objekte unmittelbar aus der Trefferliste geöffnet werden.
Einander über- und untergeordnete Objekte können unmittelbar ohne Recherche aus
dem aktuellen Objekt aufgerufen werden.
Die Treffermenge kann durch eine erneute Suche in der Ergebnismenge weiter eingeschränkt werden, dabei erfolgt die zweite Suche ausschließlich in dem Datenbe-
Seite 37
Prüfbericht
stand der ersten Trefferliste. Die angezeigte Trefferquote ist gleich 0, wenn die entsprechenden Zugriffsrechte nicht vorhanden sind.
Eine Trefferliste kann im System gespeichert oder gedruckt werden. Ebenfalls können Suchkriterien gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt erneut zur Recherche
verwendet werden. Die Einschränkung und Erweiterung des Suchbereiches auf einen
Organisationsbereich wird unterstützt. Die Integration eines elektronischen Archivs in
die Recherche ist wahlweise möglich.
1.8.4 AG 26: Informations- und Wissensmanagement
Informations- und Wissensmanagement (IWM) ist eine wichtige Aufgabe im Rahmen
des E-Government. Funktionalitäten zur automatisierten Klassifikation von Inhalten
sowie zur „intelligenten“ Suche im Aktenbestand und auch ggf. über den Aktenbestand des Vorgangsbearbeitungssystems hinaus werden in dieser Anforderungsgruppe geprüft.
Bewertung:
Die Klassifikation von Dokumenten im Web InformationManager 1.5x erfolgt über
Klassifizierungsmechanismen im Rahmen der Posteingangsbehandlung. Dazu werden im OCR/ICR Verfahren regelbasierte Werte aus dem eingehenden Schriftgut
ausgelesen und an die Vorgangsbearbeitung weitergegeben. Die ausgelesenen
Werte können z. B. für die automatische Klassifikation der Dokumente oder die Besetzung von Metadaten verwendet werden. Darüber hinaus kann die automatisierte
Verteilung von Posteingängen gesteuert werden.
.
Seite 38
Prüfbericht
1.9.
Hauptgruppe 6: Archivierung und Aussonderung
Das DOMEA®-Konzept befasst sich in einem wesentlichen Aspekt mit der Verwaltung
des „lebenden“ Schriftguts. Unabhängig davon ist es wichtig, dass die DOMEA®-zertifizierten Systeme auch grundlegende Anforderungen, die sich aus dem Konzept des
Bundesarchivs zur Aussonderung elektronischer Akten ergeben, erfüllen.
Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden hervorragend erfüllt.
1.9.1 AG 27: Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfrist soll der Akte und zugeordneten Vorgängen und Dokumenten
als Metainformation zugeordnet werden können. Hierfür ist die Möglichkeit der Vordefinition von editierbaren Fristen im Aktenplan vorgesehen. Neben dem Zeitpunkt
der Anlage einer Akte sind weitere Daten im Lebenszyklus der Akte für die Festlegung des Aufbewahrungsfrist vorgesehen.
Bewertung:
Im Web InformationManager 1.5x können die Aufbewahrungsfristen als Metainformation zur Akte gespeichert werden, die den zugeordneten Dokumenten und Vorgängen
vererbt werden. Die Aufbewahrungsfristen können im Aktenplan vordefiniert oder zur
einzelnen Akte erfasst werden. Im Aktenplan erfasste Aufbewahrungsfristen werden
beim Anlegen der Akte in die Metainformationen editierbar übertragen. Die Festlegung der Aufbewahrungsfrist kann zu den in der Anforderung geforderten Zeitpunkten
erfolgen.
1.9.2 AG 28: Weglegesachen
Teile des behördlichen Schriftguts, deren Inhalt keine Aktenrelevanz haben, werden
nach einer bestimmten Frist (i. d. R. ein Jahr) vernichtet. Die Möglichkeit zur Markierung solcher sog. Weglegesachen sowie zur automatisierten Löschung werden geprüft.
Bewertung:
Der Web InformationManager 1.5x unterstützt die Kennzeichnung von Dokumenten
als Weglegesache und deren Aufbewahrung in bestimmten Ablagen. Weglegesachen
werden nach einer parametrisierbaren Frist automatisch oder nach Vorschlag gelöscht und stehen somit folgerichtig für die Aussonderung nicht zur Verfügung.
Seite 39
Prüfbericht
Abbildung 22 – Definition von Weglegesachen
1.9.3 AG 29: Aussonderung
Es ist das Aussonderungskonzept des Antragstellers mit Referenz auf den vierstufigen Aussonderungsprozess elektronischer Akten darzustellen. Hierbei ist das durch
RegR beschriebene Verfahren zu unterstützen. Die zugehörigen verfügbaren Metadaten sind mit den Dokumenten zu speichern. Die Anforderungen an den Aussonderungsvorgang werden durch eine zu spezifizierende Reorganisation der Speichermedien ergänzt.
Bewertung:
Der Web InformationManager 1.5x unterstützt eine regelmäßige, fristengesteuerte
Aussonderung von Vorgängen und Dokumenten mit allen zugehörigen Meta- und
Kontextinformationen. Dabei wird der vierstufigen Aussonderungsprozess des Konzepts zur Aussonderung elektronischer Akten (Band 40 der KBSt-Schriftenreihe) berücksichtigt:
Vorgänge, die auf Grund Ihrer Aufbewahrungsregel (gemäß Aussonderungskatalog,
Weglegesachen) nicht anzubieten sind werden gelöscht.
Seite 40
Prüfbericht
Akten mit den zugehörigen Vorgängen und Dokumenten werden gemäß den in den
Akten hinterlegten Fristen und Regeln selektiert. Für das Anbieterverzeichnis können
Aussonderungsportionen mit zugehörigen Datensatzbeschreibungen gebildet werden. Das Anbieteverzeichnis kann gemäß den Anforderungen der Archivbehörde
mittels der verwendeten Bürokommunikationssoftware (MS Office, OpenOffice) angepasst werden.
Nach Übersendung und Prüfung durch das Bundesarchiv kann anhand des Bewertungsverzeichnisses der Export der auszusondernden Objekte einschließlich der zugehörigen Metadaten mit der entsprechenden Umwandlung der Daten in das vorgegebene Format (z. B. XML) erfolgen.
Der webbasierte Web InformationManager 1.5x ermöglicht, dass die Archivbehörde
direkt per Web-Client auf die Objekte zugreifen kann.
Seite 41
Prüfbericht
1.10. Hauptgruppe 7 Hilfe, Handbuch, Schulung
Die Nutzung des Systems soll durch die Bereitstellung von Hilfe- und Erläuterungstexten sowie einer Online-Hilfe unterstützt werden. Diese sollen sich maßgeblich an
Nutzeranforderungen orientieren. Ebenso ist für das Gesamtsystem ein nutzerspezifisch strukturiertes Benutzerhandbuch bereitzustellen. Verwaltungsspezifische Schulungsunterlagen und Inhouse-Schulungen vervollständigen den Support durch den
Antragsteller.
1.10.1 AG 30: Hilfe- und Erläuterungstexte, Online-Hilfe
Die Hilfe- und Erläuterungstexte sollten komfortabel an organisatorische, funktionale
oder nutzergruppenspezifische Besonderheiten angepasst werden können. Die Online-Hilfe muss in allen Anwendungssituationen verfügbar sein, um dem Benutzer auf
Anforderung praktische Hilfestellung zu geben.
Bewertung:
Der Web InformationManager 1.5x verfügt über ein einheitliches Online-Hilfesystem.
Das Hilfesystem beschreibt alle Teilsysteme, Komponenten und Module und ist aus
allen Anwendungen und Masken über ein Symbol aufrufbar. Das Hilfesystem ist
kontextsensitiv angelegt. Neben der Navigation aus dem Kontext kann die Hilfe über
eine themenorientierte hierarchische Struktur sowie über ein Stichwortverzeichnis
genutzt werden.
Seite 42
Prüfbericht
Abbildung 23 – Online-Hilfe des Web InformationManagers 1.5x
In den allgemein verständlich formulierten Hilfetexten wird eine verwaltungsspezifische Terminologie verwendet. Die Schaltflächen bieten eine aussagefähige QuickInfo. Hilfetexte können durch behördliche Administratoren beliebig modifiziert werden.
1.10.2 AG 31. Handbuch und Schulung
Für das System wird ein umfassendes Benutzerhandbuch gefordert, dessen nutzerspezifischer Aufbau erläutert werden soll. Ergänzend sollen verwaltungsspezifische
Unterlagen sowie Schulungen des Antragstellers angeboten werden. Der voraussichtliche Schulungsaufwand sowie die Unterstützung von CBTs (Computer Based
Trainings) sind durch den Antragsteller nachzuweisen.
Bewertung:
Für das Gesamtsystem steht eine einheitliche und vollständige elektronische Programmdokumentation (Benutzerhandbuch) auf HTML-Basis zur Verfügung. Neben
einem Standardhandbuch existiert ein Administratorenhandbuch. Das Benutzerhandbuch ist nutzergruppenspezifisch untergliedert.
Seite 43
Prüfbericht
Es besteht ein umfangreiches Schulungsangebot mit verwaltungsspezifischen Schulungsunterlagen für das zertifizierte System. Der Hersteller führt behördenspezifische
Inhouse Schulungen sowie Schulungen beim Kunden zu der angebotenen Lösung
durch. Der Schulungsaufwand wurde nutzergruppenspezifisch angegeben.
Es werden keine Computer Based Trainings angeboten.
Seite 44
Prüfbericht
1.11. Hauptgruppe 8: Administration und Parametrisierung
Ein Vorgangsbearbeitungssystem muss als ein behördenweit nutzbares System über
ein durchdachtes Konzept zur Administration und Parametrisierung verfügen, das der
Behörde die Pflege des Systems und die tägliche Aktualisierung von Nutzern, Organisationseinheiten, Zugriffsrechten etc. flexibel und einfach ermöglicht. Entsprechende Funktionalitäten werden in dieser Hauptgruppe geprüft. Ziel ist es dabei, eine
Behörde möglichst unabhängig vom Lösungsanbieter hinsichtlich des laufenden Betriebs sowie der Anpassung des Systems an sich ändernde Bedürfnisse der Behörde
zu machen.
1.11.1 AG 32: Integrationstiefe der Administration und Administrationsaufwand
Die Administration des Vorgangsbearbeitungssystems soll für die Behörde von einer
zentralen Stelle aus möglich sein. Die Anforderungsgruppe prüft Funktionalitäten, die
auf die Integrationstiefe der Administration und den Administrationsaufwand abzielen.
Bewertung:
Für alle Teilsysteme und Komponenten können Benutzer, Zugriffsrechte und
Zugriffsprofile an einer Stelle einheitlich administriert werden. Es sind keine weiteren
Tools oder Zusatzmodule notwendig, vielmehr erfolgt dies innerhalb der eigentlichen
Anwendung.
Die behörden- und benutzerspezifischen Einstellungen und Anpassungen bleiben
beim Releasewechsel erhalten.
Administration und Konfiguration können losgelöst vom Produktivbetrieb erfolgen. Die
entsprechende Aktivierung muss jedoch teilweise manuell vorgenommen werden.
Abhängig vom Nutzungsgrad und Größe der Installation können nach Aussage der
MACH AG von einem Administrator bis zu 400 Nutzer betreut werden.
1.11.2 AG 33: Abbildung der Aufbauorganisation
Die Aufbauorganisation ist grafisch zu hinterlegen. Hierbei soll eine Über- und Unterordnung von Organisationseinheiten, eine Zuweisung von Merkmalen zu Mitarbeitern
und Organisationseinheiten gewährleistet sein. Weiterhin sind administrative Funktionalitäten wie Änderung der Aufbauorganisation, Deaktivierung von Mitarbeitern, Einrichtung von Projektgruppen und die Übernahme von Merkmalen aus Verzeichnisdiensten darzustellen.
Seite 45
Prüfbericht
Bewertung:
Im Web InformationManager 1.5x kann die Aufbauorganisation zum einen in Form einer Baumstruktur (ähnlich der Dateistruktur im Windows-Explorer), in der jeweils im
linken Bildschirmteil die Strukturelemente und rechts die entsprechenden Detailinformationen (z. B. Bezeichnung, Kennung, zugeordnete Mitarbeiter etc.), abgebildet
werden. Zum anderen kann zur Gesamtübersicht die Aufbauorganisation grafisch in
einem Organigramm dargestellt werden.
Abbildung 24 – Baumstruktur der Organisation
Abbildung 25 – Darstellung als Organigramm
Seite 46
Prüfbericht
Die Konzeption wird verständlich und übersichtlich erläutert und ist an behördenspezifische Anforderungen angepasst. Die Aufbauorganisation wird durch Mitarbeiter/Stellen und Organisationseinheiten dargestellt. Die hierarchischen Über- und Unterordnungen von Organisationseinheiten sind ersichtlich, innerhalb der Aufbauorganisation kann auf der Benutzeroberfläche navigiert werden. Ebenso ist eine strukturierte Suche nach den hinterlegten Attributen möglich.
Die Umbenennung von Organisationseinheiten und der Wechsel der übergeordneten
Organisationseinheit sind im System ergonomisch realisiert. Der Web InformationManager 1.5x ermöglicht auch die Neubildung bzw. Auflösung von Organisationseinheiten verbunden mit einer Aufgabenübertragung auf andere Organisationseinheiten.
Für die Aufgabenübertragung muss jedoch jede einzelne Organisationseinheit individuell angepasst werden. Beim Einfügen von Hierarchieebenen müssen Referate einzeln den neuen Hierarchieebenen zugeordnet werden, die den Referaten untergeordneten Stellen passen sich automatisch an.
Für den Zugang von Benutzern zum Web InformationManager 1.5x müssen Gültigkeitszeiträume definiert werden. Ein Zugriff des Benutzers auf Primär- oder Metadaten außerhalb des definierten Zeitraums ist nicht möglich.
Es können keine Änderungen in den Meta- bzw. Protokoll- und Bearbeitungsinformationen abgeschlossener Vorgänge, Akten etc. erfolgen, wenn Benutzer deaktiviert
bzw. gelöscht werden. Mittels Kontrolllauf für alle noch nicht abgeschlossenen Aktionen kann eine Übertragung auf einen anderen Benutzer erfolgen.
Die Einrichtung von Projektgruppen ist möglich. Mitarbeiter können einzelnen oder
mehreren Projektgruppen für einen bestimmten Zeitraum zugeordnet werden. Die
originäre Zuordnung bleibt hiervon unberührt.
Über LDAP werden Daten aus Verzeichnisdiensten übernommen. Unterstützt werden
X.500-Verzeichnisdienste, u. a. auch MS Active Directory.
1.11.3 AG 34: Vertreterregelung
Die Lösung muss ein geeignetes Konzept zur Vertretung von Mitarbeitern aufweisen,
mit dem der Zugriff auf Daten eines Mitarbeiters in bekannten und unvorhersehbaren
Fällen durch Vertreter möglich ist.
Bewertung:
Seite 47
Prüfbericht
Die personenbezogene und funktions-/rollenbezogene Vertretung ist im Web InformationManager 1.5x möglich, die stellenbezogene Vertretung ist im Systemstandard
nicht realisiert. Das Vertreterkonzept des Web InformationManagers 1.5x ist schlüssig
und wird den Praxisanforderungen voll gerecht.
Abbildung 26 – Vertreterreglung
Ein Bearbeiter kann sowohl mehrere Mitarbeiter vertreten als auch von mehreren
Mitarbeitern vertreten werden. Die Vertretung kann durch die geforderten drei genannten Möglichkeiten (Abwesenheit, berechtigte Person, Stellvertreter) aktiviert
werden. Bei der Weiterleitung eines Objekts an einen abwesenden Mitarbeiter erhält
der Absender jedoch keine Abwesenheitsnotiz bzw. Hinweis, dass das Objekt an den
Stellvertreter (Name und Telefonnummer) weitergeleitet wurde. Der Vertreter kann
festlegen, ob er als Vertreter agiert oder Aktionen in eigenem Namen ausführen will.
Bestimmte Dokumente, Vorgänge, Akten, Funktionalitäten u. ä können von der Vertretung ausgeschlossen werden.
Die Ausführung einzelner Arbeitsschritte wird mit Benutzer und Datum automatisch
protokolliert und im Datensatz angezeigt, so dass ersichtlich ist, wer zu welchem
Zeitpunkt welchen Arbeitsschritt durchgeführt hat. Wenn ein Benutzer als Vertreter
eine Aktion abschließt, wird dies im Protokoll der Aktion vermerkt.
Seite 48
Prüfbericht
Nach Ablauf des angegebenen Zeitraums wird die Vertretung automatisch deaktiviert.
Eine vorzeitige Deaktivierung kann durch den Vertretenen als auch vom Vertreter
oder dessen Vorgesetzen vorgenommen werden.
1.11.4 AG 35: Zugriffsrechte, Zugriffsprofile, Rollen
Für das beschriebene System ist darzustellen, wie der Zugriff Unberechtigter systemseitig verhindert wird. In diesem Zusammenhang ist das Prinzip der Definition von
Zugriffsrechten, Zugriffsprofilen und Rollen zu erläutern. Ein definierter Bestand an
Rechten ist als Standard zu erfüllen, die Vergabe dieser Rechte kann auf mehreren
Ebenen erfolgen. Weitere Kriterien sind die Differenzierbarkeit der Rechtevergabe
unterstützt durch Zugriffsprofile u.ä. sowie der Schutz persönlicher Dokumente.
Bewertung:
Die gesamte Rechte- und Zugriffsverwaltung im Web InformationManager 1.5x gewährleistet den ordnungsgemäßen Zugriff der Berechtigten bzw. den Schutz vor unberechtigtem Zugriff. Das Berechtigungskonzept ist umfassend, schlüssig und wird
den Praxisanforderungen in jeder Hinsicht gerecht. Die Administration erscheint einfach handhabbar. Anzumerken ist, dass in der Posteingangsstelle im Rahmen der
Posteingangsbeteiligung Rechte für eingegangene Objekte vergeben werden können,
d.h., dass im Rahmen der Zuordnung von Posteingangsstücken das behördenspezifische Rechtekonzept nicht hinreichend berücksichtigt wird.
Die in der Anforderung geforderten Rechte (Erstellen, Suchen, Lesen, Ändern, Löschen) können vergeben und modifiziert werden. Zugriffsrechte können objektbezogen, ablagebezogen, funktionsbezogen, organisationsbezogen und rollenbezogengewährt werden. Die Beschreibung der Rechteabbildung ist ausführlich und vermittelt
hohen Praxisbezug. Im Web InformationManager 1.5x hat der Administrator die Möglichkeit, die Zugriffsberechtigung für Benutzer bis auf Feldebene zu differenzieren.
Auch ist der differenzierte Zugriff auf Teilaktenpläne mit Hilfe der Zuordnung von
Rechten möglich.
Die Zugriffsrechte sind an bestimmte Prozessaktivitäten anpassbar. Dies ist insbesondere für zdA-Verfügungen durch die Aktivierung des Schreibschutzes vorgesehen.
ZdA-Verfügungen bewirken einen Schreibschutz. Nach einer zdA-Verfügung können
Vorgänge und Akten wieder aufleben. Die neuen Dokumente des betreffenden VorSeite 49
Prüfbericht
gangs sind veränderbar, die vor der zdA-Verfügung enthaltene Dokumente sind weiterhin schreibgeschützt. Der Schreibschutz kann auch für andere Funktionen konfiguriert werden. Auf Benutzer, die nach ihrem Rechteprofil keinen Zugriff auf bestimmte
Objekte besitzen, kann das Zugriffsrecht durch Weiterleiten des Objekts übertragen
werden.
Für die Administration und Verwaltung des Schlagwortkatalogs, des Aktenplans und
der Adressverzeichnisse können differenzierte und von anderen Administratorrechten
unabhängige Rechte vergeben werden. Dies kann auch durch berechtigte Mitarbeiter
geschehen.
Persönliche Dokumente sind gegen den Zugriff anderer Benutzer geschützt. Ein Dokument kann nur als persönlich geschützt werden, wenn es nach der Erstellung noch
nicht weitergeleitet worden ist. Eingänge können nicht als persönliches Dokument
geschützt werden. Auf Akten, Vorgänge, Dokumente und andere Objekte, die sich auf
den elektronischen Schreibtischen anderer Benutzer befinden, hat der Benutzer nur
Leserechte. Für Akten, Vorgänge, Dokumente und andere Objekte, die sich in allgemeinen Ablagen befinden, ist gewährleistet, dass jeweils nur ein Benutzer das Objekt
schreibend öffnen kann.
1.11.5 AG 36: Datenstruktur und Layout der Bildschirmmasken
Im Rahmen der Parametrisierung ist eine möglichst einfache Modifikation der Datenstruktur und der Erfassungs- und Suchmasken zu gewährleisten, um Anpassungserfordernissen ohne weitreichende Programmeingriffe entsprechen zu können.
Bewertung:
Im Web InformationManager 1.5x können die Fachadministratoren die Feldbezeichnungen der Erfassungs- und Suchmasken behördenspezifisch anpassen. Die Auswahllisten sind änderbar und erweiterbar. Eine einmal geänderte Feldbezeichnung
wird automatisch in allen Erfassungs- und Suchmasken sowie Listen (Arbeitskorb,
Trefferlisten etc.) geändert. Die Vorbelegung von Feldern sowie die feldbezogenen
Auswahllisten sind änder- und erweiterbar.
Nicht benötigte Felder können ausgeblendet werden. Die Maske wird dabei dynamisch angepasst. Über den Standardmetadatensatz hinaus sind freie Felder unterschiedlicher Feldtypen definierbar, die behördenspezifisch verwendet werden können. Die Anzahl der Datenfelder und die Feldlänge, die ohne Programmieraufwand
hinzugefügt werden können, unterliegen keiner Begrenzung.
Seite 50
Prüfbericht
1.11.6 AG 37: Konfiguration der Dokumentennummer, des Vorgangskennzeichens und
Geschäftszeichens
Die Syntax unifizierender Kennzeichen ist abzubilden. Hierbei soll eine Konfiguration
durch die Behörde möglich sein. Im Falle einer stationären Erfassung sind Nummernkreise für die automatische Vergabe von Dokumentennummern zu vergeben.
Bewertung:
Die Syntax des Geschäftszeichens, des Vorgangskennzeichens, der Dokumentnummer und anderer unifizierender Kennzeichen von Objekten wird im Web InformationManager 1.5x anforderungsgerecht abgebildet. Das Geschäftszeichen kann aus den
geforderten Bestandteilen gebildet werden. Neben den aufgeführten Komponenten
der Dokumentnummer, des Vorgangskennzeichens und des Geschäftszeichens können weiterer Komponenten Bestandteil der unifizierenden Kennzeichen der Objekte
sein (z. B. aktenführende Organisationseinheit, freie und feste Ableitung). Zusätzlich
können konstante Zeichenfolgen oder manuelle Erweiterungen eingefügt werden.
Die Konfiguration kann durch die Behörde mit geringem Aufwand erfolgen.
Für die Erfassung an Einzelarbeitsplätzen und in Teilregistraturen mit eigenem Server
können entsprechende Nummernkreise definiert werden.
1.11.7 AG 38: Aktenplan
Zentrales Ordnungsmittel der behördlichen Schriftgutverwaltung ist der Aktenplan.
Dieser muss elektronisch verfügbar und komfortabel änderbar sein.
Bewertung:
Ein elektronisch vorliegender Aktenplan kann in das Vorgangsbearbeitungssystem
importiert als auch exportiert werden. Beim Import wird die Eindeutigkeit des Aktenplankennzeichens gewährleistet und ein Hinweis auf doppelte Aktenplankennzeichen
gegeben. Der zu importierende Aktenplan muss in den Formaten MS Excel, MS Access oder dBase vorliegen. Das Format für den Aktenplan-Export ist XML, wahlweise
kann ein Export auch im DBase- bzw. Excel-Format erfolgen.
Der Aktenplan des Web InformationManagers 1.5x kann ebenso wie beliebige Aktenplanteile ausgedruckt werden.
Seite 51
Prüfbericht
Der berechtigte Benutzer kann Aktenplaneinträge ändern, löschen und hinzufügen.
Die Eindeutigkeit des Aktenzeichens wird bei der Erfassung automatisch durch den
Web InformationManager 1.5x gewährleistet.
Die Verwaltung von Teilaktenplänen wird vom Vorgangsbearbeitungssystem unterstützt. Teilaktenpläne können durch eine entsprechende Rechtevergabe bestimmten
Organisationseinheiten zugeordnet werden.
1.11.8 AG 39: Verfügungen, Ablagestrukturen und Vorlagen
Definierte Verfügungen und Ablagestrukturen sollen durch die Behörde geändert und
erweitert werden können. Ebenso ist die Möglichkeit der Hinterlegung von behördenspezifischen Dokumentenvorlagen zu schaffen. Der Prozess der Erstellung, Hinterlegung und Einbindung solcher Vorlagen ist durch den Antragsteller zu beschreiben.
Bewertung:
Die Verfügungen können behördenspezifisch geändert und erweitert werden. Die
Hinterlegung ist einfach innerhalb der Anwendung möglich, die zugehörigen Prozessmodelle bei einer Änderung oder Erweiterung sind jedoch mit einem zusätzlichen
Programmieraufwand verbunden. In der Standardversion sind neben den eigentlichen
Verfügungen bereits zahlreiche Prozesse aus der behördlichen Arbeitspraxis hinterlegt.
Im Web InformationManager 1.5x kann die Ablagestruktur behördenspezifisch im
Rahmen der Administration festgelegt werden. Die Ergonomie für den Benutzer ist
gut und die Bedienung intuitiv, der Änderungs- und Anpassungsaufwand ist gering.
Für MS Word und für OpenOffice Writer können im Vorgangsbearbeitungssystem
Vorlagen zentral hinterlegt werden. Das Einfügen der Metadaten erfolgt durch direkten Zugriff des Systems auf die XML-Vorlage bzw. RTF-Vorlage.
Seite 52
Prüfbericht
1.12. Hauptgruppe 9
Die Unterstützung von Standards und Quasistandards bzgl. Server-Hardware, Betriebssystemen, Datenbanken, Netzwerkprotokollen, Integration von Fremdanwendungen und Fachverfahren etc. werden überprüft. Eine wesentliche Bedeutung hat
die Unterstützung von Vorgangsbearbeitung an verteilten Standorten. Weiterhin ist
die Skalierbarkeit des Systems, ASP-Planung sowie ein Lösungskonzept zur Speicherung und Datensicherung durch den Antragsteller nachzuweisen.
Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden befriedigend erfüllt.
1.12.1 AG 40: Plattformen und Integrationstiefe
Die Anforderungsgruppe hinterfragt sowohl die systemtechnischen Grundlagen der
Lösung als auch Möglichkeiten der Einbindung externer Programme sowie die Authentifizierung des Nutzers am System.
Bewertung:
Das System unterstützt Plattformen Windows NT, Windows 2000, Solaris, HP-UX,
AIX und Linux. JBoss als EJB-Container, Tomcat in Verbindung mit JServ als Servlet
Engine und Apache als Web-Server sind unter Windows NT, Windows 2000, OS/390,
OS/400, Netware, Solaris, HP-UX und Linux einsetzbar. Außerdem wird der ORACLE
Internet Application Server auf den von ORACLE autorisierten Plattformen u. a. Windows Server 2003 eingesetzt.
Bei den Web-Clients werden die Clients Windows XP ab Service Pack 1, Windows
2000 ab Service Pack 4, Windows NT 4.0 ab Service Pack 6a, Windows ME sowie
Linux Clients unterstützt.
Datenbankseitig wird
IBM Informix DS 9.40, MS SQL-Server 2000 inkl. SP 3a,
Oracle8i Rel. 3 (8.1.7) und Oracle9i Rel. 2 (9.2.0) unterstützt.
Als Netzwerkprotokolle wird TCP/IP unterstützt. Es werden alle Netzwerkbetriebssysteme unterstützt, die TCP/IP verwenden.
MS Office Professional (2000, XP u. 2003), MS Outlook (2000, 2002, 2003), MS Exchange, LDAP Verzeichnisdienste und M1 können integriert werden. Zu Modulen der
Firma SAP besteht im Standard keine Integrationsmöglichkeit.
Basis der Integration der Digitalen Signatur in den Web InformationManager 1.5x ist
das OPENCARD Framework von IBM.
Seite 53
Prüfbericht
Der Benutzer meldet sich am Web InformationManager (WIM) mittels Benutzernamen
und Kennwort an. Über einen Systemparameter wird wahlweise die Anmeldung mittels Smart-Card ermöglicht. Darüber hinaus ist Single Sign on möglich.
1.12.2 AG 41: Integration von Fachverfahren
Es sind die Möglichkeiten der Integration von Fachverfahren bzw. des Austauschs
von Daten(-sätzen) und Metadaten nachzuweisen und hinsichtlich der unterstützten
Schnittstellen und Datenbanken zu spezifizieren. Ebenso ist ein Konzept für die Administration von Zugriffsrechten im System und den Fachverfahren sowie den Aufruf
des entsprechenden Verfahrens aus dem System heraus darzustellen.
Bewertung:
Es stehen Mechanismen zur Integration von Fachverfahren bzw. zum Austausch von
Daten und zur Speicherung von Fachverfahrensdokumenten zur Verfügung. Das
Konzept zur Integration der Fachverfahren ist im wesentlichen schlüssig, praxisgerecht und mit akzeptablem Aufwand umsetzbar. Standard-Schnittstellen zur Übergabe von Metadaten (ODBC und XML) und Dokumenten (verschiedene Formate)
werden unterstützt. Darüber hinaus existiert die Möglichkeit der Anbindung über
J2EE-Technologien, CORBA oder DCOM.
Je nach Gestaltung der Schnittstelle und der vom Fachverfahren eingesetzte Technologie kann aus dem Fachverfahren das zugehörige Objekt im Vorgangsbearbeitungssystem aufgerufen werden. Ebenfalls kann aus dem Objekt des Vorgangsbearbeitungssystems der zugehörige Datensatz im Fachverfahren aufgerufen werden. Bei
Erstellung eines Datensatzes im Fachverfahren kann automatisch ein entsprechendes Objekt im Vorgangsbearbeitungssystem erstellt werden. Auch ist der Import von
Dokumenten, die im Fachverfahren erstellt wurden, in das Vorgangsbearbeitungssystem realisiert. Die Datenkonsistenz zwischen Fachverfahren und dem Vorgangsbearbeitungssystem kann über DB-Mechanismen (Trigger) realisiert werden. Eine Lösung
auf Applikationsserver-Ebene ist ebenfalls möglich.
Das Fachverfahren kann aus dem Web InformationManager 1.5x aufgerufen werden.
Standardmäßig erfolgt der Aufruf durch den Benutzer, es ist aber auch ein automatisierter Aufruf für bestimmte Verfahren möglich. Die Gegenrichtung wird durch ebenfalls von dem zertifizierten Produkt unterstützt, dies hängt aber vom Fachverfahren
ab.
Seite 54
Prüfbericht
1.12.3 AG 42: Übernahme von Alt-Datenbeständen
In der Regel existieren bei Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems in einer
Behörde Altdatenbestände aus „Vorläufererfassungssystemen“ beliebigen Formats.
Diese müssen komfortabel migriert werden können. Dazu gehören z. B. Aktenbestandsverzeichnisse, Schlagwortkataloge, Adressverzeichnisse u. ä.
Bewertung:
Es können alle in der Anforderung genannten Alt-Datenbestände importiert werden.
Der Web InformationManager 1.5x unterstützt dazu das XLS und XML-Format und
Daten in einem RDBMS. Plausibilitätsprüfungen können beim Import berücksichtigt
werden.
1.12.4 AG 43: Vorgangsbearbeitung an verteilten Standorten
Im Zusammenhang des dezentralen Einsatzes des Systems ist das allgemeine Konzept zu erläutern. Ergänzend ist die Möglichkeit einer zentralen Sicht auf dezentrale
Bestände, eines Datenabgleichs, der Einrichtung von lokalen Speichermedien und
die standortbezogene und standortunabhängige Administration zu erläutern.
Bewertung:
Ein Arbeiten an verteilten Standorten ist dem Web InformationManager 1.5x sowohl
als zentrale als auch als dezentrale Systemlösung möglich. Die Metadaten werden
dabei immer zentral gehalten.
Für den Abgleich verteilter Datenbestände setzt MACH® die Replikationsmechanismen der Datenbank ein. Cache-Server können an lokalen Standorten für Dokumente
eingerichtet werden. Eine standortbezogene und eine standortübergreifende Administration des Systems ist für alle Systemkomponenten möglich.
Die Webbasierung des Web InformationManagers 1.5x stellt die Grundlage für die
Telearbeit dar. Der Zugang ist mit umfangreichen Sicherheitsvorkehrungen geschützt.
Dies kann der Einsatz einer Digitalen Signatur auf Anwendungsebene oder ein Virtual
Private Network auf Netzwerkebene sein. Ein Offline-Client wird vom System nicht
unterstützt.
1.12.5 AG 44: Skalierbarkeit
Mit Blick auf eine schrittweise Einführung des Systems von der Posteingangsstelle
über die Registratur bis zur sukzessiven Einbeziehung aller Organisationseinheiten
Seite 55
Prüfbericht
muss das System organisatorisch skaliert werden können. Darüber hinaus muss das
System auch im Hinblick auf die Einbindung von Clients, Servern, etc. technisch skalierbar sein, um beliebige Anzahlen von Nutzern ohne Performanzverlust einbinden
zu können.
Bewertung:
Das Konzept zur Skalierung des Systems anhand dieser Stufen wird ausführlich erläutert und ist in höchstem Maße praxisgerecht. Die hardwaretechnische Minimalkonfiguration und die empfohlene Konfiguration für die Nutzung an Scan-, Registrator-,
Bearbeiter-, Administrator- und Webclient-Arbeitsplatz wird dargestellt und ist angemessen. Die empfohlene Konfiguration des Servers auf der Basis von Mengengerüsten wird nicht dargestellt. Die angebotene Lösung ist hardwareseitig skalierbar.
Einzelne Arbeitsplätze und Server können erweitert werden. Es besteht die Möglichkeit, den Applikationsserver als Serverfarm zu realisieren, wobei eingehende Tasks
zur Ausführung auf eine jeweils freie Maschine geleitet werden können.
1.12.6 AG 45: ASP, Mandantenfähigkeit
Die momentanen Möglichkeiten und die strategische Fortentwicklung des Produktes
hinsichtlich ASP sollen beschrieben werden. Weiter sind Lösungskonzepte für die parallele Verwaltung von Daten und Dokumenten verschiedener Behörden darzustellen.
Bewertung:
ASP wird bereits unterstützt. Das System kann zur parallelen Verwaltung von Daten
und Dokumenten verschiedener Behörden (Mandantenfähigkeit) eingesetzt werden.
Hohe Sicherheit ist dabei nur beim Einsatz einer Oracle Datenbank gewährleistet.
1.12.7 AG 46: Speicherung und Datensicherung
Die Speicherung aller Informationen bildet die gesicherte Grundlage eines Vorgangsbearbeitungssystems. Die Anforderungsgruppe hinterfragt die notwendigen bzw.
möglichen Speichermedien, die Verfügbarkeit, Möglichkeiten zur Verschlüsselung
sowie Mechanismen und konzeptionelle Ansätze zur Ausfallsicherheit.
Bewertung:
Als Archivsystem werden NMS (DVD-Jukebox) sowie Centerra (Magnetplatten) unterstützt.
Der Wechsel von Speicherformaten wird systemtechnisch unterstützt. Konvertierungen können durch eine pre-/post-Funktion oder eine adäquate Funktion durchgeführt
Seite 56
Prüfbericht
werden. Bei Wechsel von Programmversionen kann eine automatische Konvertierung
erfolgen.
Das System gewährleistet eine gemeinsame Ablage auf optischen Medien, eine entsprechende Unterstützung durch das Archivsystem vorausgesetzt. Eine Verschlüsselung ist möglich, wurde im Standard aber nicht umgesetzt. Der Benutzer kann nicht
entscheiden, welche Dokumente verschlüsselt werden. Im Rahmen der Darstellung
der Sicherungs- bzw. Recoverymechanismen wird lediglich auf Betriebssystemfunktionalitäten und Datensicherungssoftware verwiesen. Ein eigenes Ausfallkonzept wird
nicht dargestellt.
Seite 57

Mach Web InformationManager: Prüfbericht

Transcrição

Documentos relacionados

CHECKLISTE FÜR DIE FOLGEZERTIFIZIERUNG

LKT 81T Kurzbericht.p65

Zertifikat Nr - Zertifizierung Bau

Auflistung vorhandener Zulassungen und Genehmigungen

Klassische IEC-Maschine ist ungeeignet

nachhaltigkeitsprogramm - nachhaltigkeit.dzbank.de

GW 301 GW 302 - Zertifizierung Bau

Orientalischer Tanz mit - Janas orientalische Seiten

abrufen - DIA Consulting AG

des Informationsflyer für Schulen